Informe de Auditora M-98-10 13 de enero de 1998 MUNICIPIO DE RIO GRANDE (Unidad 4061)

Perodo auditado : 9 de enero de 1989 al 31 de diciembre de 1995

CONTENIDO Pgina Informacin sobre la unidad auditada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - - . . . . . . . . . . . Periodo cubierto y normas aplicables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Opinin . . . . . . . . . . . . . . . . . .- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Clasificacin y contenido de los hallazgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe de auditora anterior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Otros anejos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .--- :- . . . . Recomendaciones .- . . .- .-- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cartas a la gerencia . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comentarios de la gerencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Reconocimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Anejo 1 - Hallazgos: 1 - Cotizaciones fraudulentas incluidas entre las cotizaciones consideradas en la adjudicacin de contratos de obras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 2 - Contratacin de obras, compras y servicios sin subastas y sin cotizaciones; y compras en mercado abierto sin la autorizacin de la Asamblea Municipal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3 - Pagos indebidos relacionados con obras ; penalidades no impuestas a contratistas ; contratos sin estipular penalidades; recursos invertidos en obras que no haban tenido utilidad; y violaciones de ley relacionadas con las obras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 7 7 11 12 12 3 1

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4 - Gastos extravagantes e innecesarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Pgina 5 - Irregularidades en la contratacin y pago de obras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 6 - Pagos indebidos e ilegales a asesores y proveedores, y crditos no obligados para el pago de contratos formalizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 7 - Pago indebido a un asesor y contratacin ilegal de servicios relacionados con patentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 8 - Falta de clusulas e informacin importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos y contratos por servicios no esenciales formalizados en un perodo eleccionario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 9 - Plizas del Fondo del Seguro del Estado no obtenidas por los contratistas cuyas primas fueron retenidas al Municipio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 10 - Contratos con caractersticas propias de un puesto, ausencia de un Comit de Participacin y de programas de adiestramiento, y otras deficiencias relacionadas con la administracin del personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 11 - Accidente con un vehculo municipal, deficiencias en el uso de vehculos oficiales y otras relacionadas con la propiedad mueble . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Anejo 1-A - Primas de plizas del Fondo del Seguro del Estado no obtenidas por contratistas del Municipio y sufragadas por ste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Anejo 2 Anejo 3 - Funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el perodo auditado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 - Funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

13 de enero de 1998

Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes : Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de Ro Grande (Municipio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes . La misma se efectu a base de la facultad que se nos confiere en is Seccin 22 del Artculo III de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada . Emitiremos tres informes de dicha auditora. Este es el segundo informe y cubre las operaciones del Municipio relacionadas con las obras, los procesos de adjudicacin de obras, compras y servicios, la administracin del personal, la propiedad y algunas de las operaciones relacionadas con los desembolsos . El primer informe se emiti el 18 de diciembre de 1997 y cubri las operaciones del Municipio relacionadas con la administracin del presupuesto, la contabilidad, los ingresos, los controles y procedimientos y algunas de las operaciones de desembolsos (Informe de Auditora M-98-8) . INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Ricocon personalidad jurdica . Hasta el 30 de agosto de 1991 sus operaciones se regan por la Ley Nm . 146 del 18 de junio de 1980, Ley Orgnica de los Municipios de Puerto Rico (Ley Nm. 146) y el Reglamento sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico (Reglamento sobre Normas Bsicas) . La Ley Nm . 146 fue derogada por la Ley Nm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre . Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Nm. 81), que comenz a regir desde esa fecha. El Reglamento sobre

Normas Bsicas fue derogado por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 (Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas). El mismo comenz a regir el 31 de julio de 1995 . Las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por las leyes y los reglamentos mencionados. El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdiccin . Es una entidadjurdica con carcter permanente . Adems, tiene existencia ypersonalidad legal independiente ala del Gobierno Estatal . El sistema gubernamental del Municipio estcompuesto por dos poderes: el Ej ecutivoy el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas . Es electo cada cuatro aos en las elecciones generales de Puerto Rico . La Asamblea Municipal ejerce las funciones legislativas y est compuesta por 16 miembros, los cuales tambin son electos en dichas elecciones . El Municipio provee servicios a sus habitantes tales como: salud, ornato, educacin, desarrollo de obras pblicas y viviendas, programas de recreacin y deportes y seguridad. Para ofrecer dichos servicios el Municipio cuenta con las dependencias correspondientes, entre otras: Obras Pblicas, Recreacin yDeportes, Defensa Civil, y la Oficina de Programas Federales. Los presupuestos del Municipio ascendieron a $6,336,583 en el 1992-93, $7,750,500 en el 1993-94 y $8,374,385 en el 1994-95 . El Municipio tena preparados susestados financieroscertificadas por contadores pblicos autorizados independientes . '

PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditora cubri del 9 de enero de 1989 al 31 de diciembre de 1995 . En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores.

El examen se realiz de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Efectuarnos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias . OPINION Las pruebas efectuadas revelaron la comisin de irregularidades y de serias violaciones de ley y de reglamento en las operaciones relacionadas con los procesos de adjudicacin de obras, compras y servicios (hallazgos 1 y 2). Por ello, en nuestra opinin, las operaciones fiscales del Municipio sobre dicho asunto no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes. Las pruebas efectuadas sobre las dems operaciones del Municipio objeto de este informe reflejaron que las mismas se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin vigentes, excepto por las situaciones que se sealan en los hallazgos 3 al 5. A continuacin resumimos los hallazgos principales del 1 al 5: l . Entre agosto de 1990 y octubre de 1992 la Alcaldesa, Sra. Blanca Medina Urigen (Alcaldesa Medina Urigen), formaliz 13 contratos para la construccin de obras por $220,937 con Estrella Construction y Reyanes Construction . Para la adjudicacin de dichas obras se incluyeron, entre las cotizaciones consideradas, 13 cotizaciones fraudulentas . 2. Contrario a la ley y a la reglamentacin : a. En abril de 1992 y en enero y junio de 1994 se fraccionaron los costos de la construccin dedos obras por $133,93 8 en seis contratos. De esta manera, se evit que el costo individual de stos excediera de $40,000, con lo cual se obvi el requisito de celebrar subastas pblicas . b. Entre agosto 1990 y agosto de 1992 la Alcaldesa Medina Urigen formaliz con dos contratistas 11 contratos para la construccin de obras por $165,010, cuyos importes individuales no excedan de $40,000, sin solicitar cotizaciones a, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado.

c . Durante los aos econmicos 1992-93 al 1994-95 se ordenaron compras y servicios por $122,194 porlos siguientes conceptos, sin celebrar subastas : medicinas a indigentes ($50,588), uniformes escolares ($28,269), arrendamiento de vehculo ($18,000), piezas y repuestos para el equipo automotriz ($25,337) . d. Entre septiembre de 1991 y junio de 1995 se ordenaron compras de materiales y , equipos y serviciospor $124,683, cuyos importes individuales y anuales no excedan de $10,000, sin solicitar cotizaciones de precio a, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado. De dichas compras y servicios, la Alcaldesa Medina Urigen orden por $41,390 y el Alcalde Mercado Ortiz por $83,293 . e. Entre abril de 1991 y diciembre de 1994 se formalizaron 15 contratos de servicios profesionales por $266,000 con cargo a fondos federales, sin que se solicitaran cotizaciones de precio para el otorgamiento de los mismas. De dichos contratos, la Alcaldesa Medina Urigen formaliz 4 por $122,451 y el Alcalde Mercado Ortiz 11 por $143,549 . f. En los aos econmicos del 1991-92 al 1993-94 se efectuaron compras de piezas y repuestos por $71,617 en mercado abierto, sin la autorizacin de la Asamblea Municipal . 3-a. Un ingeniero perito contratado por esta Oficina determin que a un contratista se le pag indebidamente $30,586 entre febrero de 1992 y febrero de 1993 por trabajos contratados a precios excesivos. Para la adjudicacin de las obras relacionadas con dichos trabajos se incluyeron, entre las cotizaciones consideradas, ciertas cotizaciones falsas, segn se indica en el Hallazgo 1 . Adems, a dicho contratista se le pagaron $1,350 en exceso en otra obra que realiz para el Municipio, b(1) No se impusieron penalidades por $39,800 a dos contratistas por la entrega tarda de dos proyectos contratados por $2,023,371 en junio de 1991 y febrero de 1994. (2) Entre agosto de 1990 y octubre de 1994 se formalizaron 35 contratos para la construccin de obras por $695,942, en los cuales no se estipularon penalidades por la demora en la entrega de los proyectos.

e. Contrario ala ley y a normas de sana administracin, entre mayo de 1992 y abril de 1995 el Municipio incurri en desembolsos por $378,034 en la preparacin de planos y en la construccin de los siguientes proyectos que no haban tenido utilidad: construccin de columnas para un techo en el Garaje Municipal ($19,500), construccin de una cancha de baloncesto en la Urbanizacin Colinas del Yunque ($9,690), construccin de un parque pasivo en la Urbanizacin Jardines de Rio Grande ($39,800), mejoras a la Calle Pimentel ($215,474) y mejoras a la Capilla del Cementerio ($93,570). d(1) Contrario a la ley, entre agosto de 1990 y diciembre de 1992 la Alcaldesa Medina Urigen formaliz 15 contratos para la construccin de obras par $275,863 sinque los contratistas obtuvieran previamente las plizas correspondientes del Fondo del Seguro del Estado . (2) Adems, entre agosto de 1990 y junio de 1994 se formalizaron 18 contratos para la construccin de obras por $399,697 sin exigirle a los contratistas que prestaran las fianzas correspondientes para garantizar el pago de jornales, equipo y materiales utilizados en las obras. De dichos contratos, la Alcaldesa Medina Urigen formaliz 17 por $375,112 y el Alcalde Mercado Ortiz uno por $24,585 . 4 . Contrario a la ley y a normas de sana administracin, en los aos econmicos del 1989-90 al 1994-95 se incurri en gastos por $222,230 (un promedio de $37,038 anuales) en la celebracin de actividades para los maestros ($114,885) y de los riograndeos ausentes ($107,345), que a nuestro juicio, fueron extravagantes e innecesarios . S. Entre abril y mayo de 1992 la Alcaldesa Medina Urigen formaliz dos contratos y autoriz tres rdenes de compra para la construccin de obras por $38,700 aun contratista. Se determin que otro contratista fue quien realiz los trabajos, y para cobrar los mismos endos fraudulentamente los cheques expedidos por el Municipio para pagar dichas obras.

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS Los hallazgos de nuestros informes de auditora se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen serias violaciones de la ley y de losreglamentos aplicables. Los mismos pueden consistir en irregularidades y errores graves o materiales determinados con motivo de las siguientes situaciones, entre otras: falsas representaciones, malversacin de activos, aplicacin incorrecta de principios de contabilidad y de disposiciones legales relevantes, fallas matemticas, o por hechos mal interpretados. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves . En la seccin anterior se ofrece informacin sobre la clasificacin de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anej o 1 de este informe estn presentados abase de atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de esta Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida . Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1 . Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios. 2 . Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor. 3 . Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informepara que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados. Cuando ello lo amerita, se incluye al foral del hallazgo infonnacin sobre la contestacin de la gerencia con respecto a los asuntos sealados.

INFORME DE AUDITORIA ANTERIOR Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 2-b, c, d y f, 3-b(1), 4, 10-a, b(1) y d, y 11-b y c(1) y (2), fueron objeto de recomendaciones en el Informe de Intervencin M-91-23 del 28 de junio de 1991 (informe de auditora anterior) . Estas no fueron atendidas. Otras recomendaciones no atendidas del informe de auditora anterior se incluyeron en el Informe de Auditora M-98-8. El no atender las recomendaciones de los informes de auditoradeesta Oficina, sinjusta causa, puede constituir una violacin al Artculo 3.2-B de la Ley Nm . 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental. A estos efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas. Vase la recomendacin 4.

OTROS ANEJOS El Anejo 2 contiene una relacin de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el periodo auditado . El Anejo 3 contiene una relacin de los funcionarios principales de la Asamblea Municipal que actuaron durante el perodo auditado. RECOMENDACIONES Al Secretario de Justicia 1 . Instar las acciones civiles y criminales que correspondan en relacin con los hechos que se comentan en los hallazgos 1 y 5. 2. Ver que el Alcalde recobre las cantidades que se indican en los hallazgos 3-a y b(1), 6-a y b, 7-a, 9 y 11-a, y ofrecerle cualquier asesoramiento para ello en caso de ser necesario.

Al Comisionado de Asuntos Municipales 3 . Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido poresta Oficina el 1 de diciembre de 1987 y con las disposiciones del Boletn Administrativo 5098-D aprobado por el Gobernador el 6 de mayo de 1988 (hallazgos 1 al 11). Al Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental 4 . Considerar los hallazgos sobre las situaciones que fueron sealadas en el informe de auditora anterior y que se repitieron en la presente auditora, y tomar las medidas correspondientes contra los funcionarios responsables (vase la seccin "Informe de Auditora Anterior" en lapgina 6 de este informe) . Al Alcalde 5. Establecer los controles internos necesarios en las operaciones relacionadas con la solicitud y adjudicacin de cotizaciones y la contratacin de obras. Ello debe incluir, entre otros, una segregacin adecuada de funciones; auditoras peridicas de dichas operaciones; rotaciny adiestramientodel personal que interviene en las mismas ; y restringir el acceso a los documentos e informacin (hallazgos 1 y 5). 6. Ver que se soliciten cotizaciones de precio a, por lo menos, tres proveedores para la contratacin de obras que no excedan de $40,000 y para las compras y servicios que no excedan de $10,000 anuales (hallazgos 1 y 2-b y d). 7. Celebrar subastas pblicas para is contratacin de obras que excedan de $40,000, y para las compras y servicios en exceso de $10,000 anuales (Hallazgo 2-a y c). 8 . Cumplir con las disposiciones de la reglamentacin federal para la contratacin de servicios profesionales, cuando ello aplique, de solicitar cotizaciones a un nmero adecuado de licitadores que cualifiquen (Hallazgo 2-e) .

9. Obtener previamente la autorizacin de la Asamblea Municipal para efectuar las compras en mercado abierto (Hallazgo 2-f) . 10 . Recobrar de los contratistas, proveedores y otros, o de las fianzas de los funcionarios responsables, las cantidades que se indican a continuacin : a. $31,936 pagados indebidamente a Estrella Construction por trabajos contratados aprecios excesivos ($30,586) .y en exceso al monto contratado ($1,350) (Hallazgo 3-a). b. $39,800 por penalidades no impuestas a los contratistas R.H . Construction ($37,250) y Constructora Valenciano ($2,550) por la entrega tarda de los proyectos [Hallazgo 3-b(1)] . c . $8,000 pagados al Sr. Francisco Garced Malav [Hallazgo 6-a(1)]. d. $1,875 pagados en exceso a Jos A. Marcano y Asociados [Hallazgo 6-a(2)] . e. $588 pagados en exceso a Comunicadores del Noreste [Hallazgo 6-a(3)] . f. $3,500 pagados indebidamente a la Sra. Mara Rodrguez Cachola [Hallazgo 6-a(4)] . g. $1,550 pagados en exceso a Transportation Services of Saint John [Hallazgo 6-a(5)] . h . $115 pagados indebidamente a A.C . Transmission Parts [Hallazgo 6-a(6)] . i . $1,250 por la publicacin de un anuncio con la fotografa del Alcalde Mercado Ortiz (Hallazgo 6-b) . j . $3,332 pagados indebidamente a Rivera-Rodrguez y Co. (Hallazgo 7-a). k. $15,289 por primas de plizas del Fondo del Seguro del Estado no pagadas por los contratistas que prestaron servicios por contrato al Municipio (Hallazgo 9). l. $2,132 por daos ocasionados a la propiedad debido a negligencia del Sr . Carlos Rivera Charbonier (Hallazgo 11-a). por servicios no prestados

11 . Ver que no se repitan situaciones como las comentadas en los hallazgos 3-a, b(1) y e, 6-a, 7-a, 9 y 11-a. 12 . Ver que en los contratos que se formalicen para la construccin de obras se estipule la penalidad por la entrega tarda de los proyectos [Hallazgo 3-b(2)]. 13 . Ver que los fondos del Municipio se utilicen diligentemente en obras y servicios que resulten en beneficio de la comunidad (Hallazgo 3-c). 14. Requerir previamente a los contratistas que realizan obras para el Municipio las primas del Fondo del Seguro del Estado y las fianzas correspondientes para garantizar el pago de los jornales, los materiales y equipo (Hallazgo 3-d) . 15 . Cumplir con la ley y la reglamentacin en lo referente a no incurrir en gastos que sean innecesarios, extravagantes y excesivos, de maneraque los recursos del Municipio se utilicenen servicios que resulten en beneficio del inters pblico (Hallazgos 4). 16. Asegurarse de que las rdenes de compra y los pagos se efecten directamente a nombre de los contratistas y proveedores que hayanprestado los servicios o suplido los suministros o materiales (Hallazgo 5). 17 . Ejercer una supervisin eficaz sobre las funciones del Director de Finanzas para asegurarse de que: a. Obligue los crditos presupuestarios necesarios para el pago de los servicios y obras por contratos al momento de formalizarse los mismos (Hallazgo 6-c). b. Corrija las deficiencias relacionadas con la propiedad (Hallazgo 11-c). 18. Abstenerse de formalizar contratos de servicios profesionales y consultivos relacionados con la identificacin de evasin, determinacin de deficiencias y cobro de patentes municipales (Hallazgo 7-b) .

19. Ver que los contratos de servicios profesionales contengan todas - las clusulas e informacin requeridas por la Carta Circular Nm. 1300-31-92 emitida por el Secretario de Hacienda el 24 de junio de 1992, por el Memoranda Circular Nm. 07-93 emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernacin y por el Memorando Circular OCAM 92-31 del 28 de octubre de 1992 (Hallazgo 8-a) . 20. Cumplir con la ley en lo referente a no formalizar contratos de servicios en perodos eleccionarios, excepto los relacionados con situaciones en que se vean amenazados de interrupcin servicios esenciales a la comunidad (Hallazgo 8-b) . 21 . Cumplir con las disposiciones de ley de no formalizar contratos de servicios cuyas funciones, tareas o caractersticas sean propias de un puesto (Hallazgo 10-a). 22 . Asegurarse de que se corrijan las deficiencias relacionadas con: a. La administracin del personal (Hallazgo 10-b al e). b . El uso de los vehculos del Municipio por los funcionarios municipales durante 24 horas del da (Hallazgo 11-b) . Al Presidente de la Asamblea Munici al 23. Informar a la Asamblea Municipal sobre las situaciones que se comentan enlos hallazgos 2-f, 3-c, 4 y 10-b, para las medidas correctivas que procedan, y establecer un plan de seguimiento para que stas se atiendan . CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe correspondientes a las administraciones de la ex Alcaldesa, Sra. Blanca Medina Urigen, y del ex Alcalde, Sr. Wilfredo Mercado Ortiz, les fueron sometidos a stos para comentarios.

COMENTARIOS DE LA GERENCIA La ex Alcaldesa Medina Urigen y el ex Alcalde Mercado Ortiz no emitieron comentarios sobre nuestros hallazgos. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleadosdel Municipio por la cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditora .

MUNICIPIO DE RIO GRANDE

Aneio 1

Hallazgos

Hallazgo 1 - Cotizaciones fraudulentas includidas entre las cotizaciones consideradas en la ad iudicacin de contratos de obras Entre agosto de 1990 y octubre de 19921a Alcaldesa Medina Urigen formaliz 13 contratos para la construccin de obras por $220,937 con Estrella Construction y/o Mr . Service (Estrella) y Reyanes Construction . Para la adjudicacin de dichas obras se consideraron 13 cotizaciones fraudulentas . A continuacin ofrecemos detalles : a. Entre agosto de 1990 y octubre de 1992 se formalizaron ocho contratos con Estrella, representada por el Sr . Pablo Estrella Reyes, parala construccin de obraspor $157,452. Para la adjudicacin de dichos contratos se consideraron igual nmero de cotizaciones fraudulentas presentadas a nombre de Constructora Rodrguez. El representantede estaConstructora, quien aparece como que firm las cotizaciones indicadas declar que no prepar, no firm, ni someti dichas cotizaciones . Declar tambin que era pariente del seor Estrella Reyes (vanse los hallazgos 3-a y 5). b. Entre agosto de 1991 y febrero de 1992 se formalizaron cinco contratos con Reyanes Construction, representada por su Presidente, Sr. Nstor Reyes del Valle, para la construccin de obras por $63,485. Para la adjudicacin de dichos contratos se consideraron cinco cotizaciones fraudulentas presentadas a nombre de Joe's & Continental Iron Work. El propietario de este taller declar que no prepar ni someti dichas cotizaciones . Declar, adems, que el seor Reyes del Valle le solicit que preparara una cotizacin para el Municipio y a cambio le subcontratara el trabajo en acero. Tambin declar que firm hojas en blanco de cotizaciones y se las entreg al seor Reyes del Valle o ste las recogi en su taller .

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(Cont. Aneio 1) En nuestra investigacinno se pudo determinar quin prepar y someti al Municipio las cotizaciones indicadas en los apartados "a" y "b". Tampoco se pudo determinar la identidad del funcionario o empleado municipal que recibi y tramit las mismas. En enero de 1993 el Municipio realiz una investigacin sobre esta situacin. El Alcalde Mercado Ortiz inform la situacin al Secretario de Justicia. En el Artculo 8 .005 de la LeyNm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sernresponsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En el Artculo 7.05 de la Ley Nm. 146 se inclua una disposicin similar. En los artculos D-17-e y H-17 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar aplicable al Director de Finanzas . En el Artculo 11.02(g) de la Ley Nm. 81 se establece que toda obra pblica de reparacin o reconstruccin debe otorgarse luego de considerar, por lo menos, tres cotizaciones para seleccionar la ms beneficiosa . En el Artculo 8 .02(i) de la Ley Nm. 146 se estableca una disposicin similar. Estas situaciones viciaron el proceso de libre competencia entre proveedores. Las mismas impidieron que el Municipio tuviera a su disposicin varias alternativas y seleccionara aqullas que le ofrecieran las condiciones ms ventajosas . La Alcaldesa Medina Urigen no cumpli con las disposiciones citadas ni protegi los intereses del Municipio .

(Cont . Aneio 1) Conforme a lo dispuesto en el Reglamento Nm . 35 sobre Audiencias, emitido el 16 de octubre de 1992 por esta Oficina, informamos los hechos comentados a los seores Estrella Reyes (Apartado a) y Reyes del Valle (Apartado b), y les concedimos audiencias sobre el particular. Estos no comparecieron. Vanse las recomendaciones 1, 3, 5 y 6. Hallazgo 2 - Contratacin de obras, compras y servicios sin subastas y sin cotizaciones, y compras en mercado abierto sin la autorizacin de la Asamblea Municipal a. En abril de 1992 y en enero y junio de 1994 se fraccionaron los costos de la construccin de dos obras por $133,938 en seis contratos para evitar que el costo individual de stas excediera de $40,000. Con ello se obvi is celebracin de subastas pblicas. A continuacin presentamos el desglose : Contratista Rodol Construction Proyecto Repavimentcin de los caminos Cristo de las Antillas, Monte Sereno, La Rueda y Tito Piz Construccin de demarcadores territoriales importe $ 86,900 Nmero de contratos 4 Fecha abr 92

Trebol Contractors, S.E

47,038 $133,938

ene y jun 94

En el Articulo 11 .001(b) de la LeyNm . 81 se dispone que losmunicipios celebrarn subasta pblica para toda obra de construccin o mejora pblica cuyo costo exceda de $40,000. En el Artculo K-17 del Reglamento sobre Normas Bsicas se estableca que bajo ninguna circunstancia el municipio debe fraccionar las compras a un proveedor o entre distintos proveedores con el propsito de no exceder los lmites fijados por ley y de esta manera evadir la subasta pblica. En el Captulo VIII, Parte 1, Seccin 3 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin

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(Cont. Aneio 1) similar. Es norma de sana administracin pblica requerir que esta reglamentacin se aplique tambin a la contratacin de obras. b. Entre agosto 1990 y agosto de 19921a Alcaldesa Medina Urigen formaliz 11 contratos para la construccin de obras por$165,010, cuyos importes individuales no excedan de $40,000, con los contratistas que se indican a continuacin, sin solicitar cotizaciones a, por lo menos, tres licitadores representativos en el. mercado: Contratista Estrella Construction Constructora Rodrguez Nmero de contratos 6 5 11 Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En el Artculo 11 .02(1) de la Ley Nm. 81 se establece que toda obra pblica de reparacin o reconstruccin debe otorgarse luego de considerar por lo menos tres cotizaciones para seleccionar la ms beneficiosa. En el Artculo 8.02(1) de la Ley Nm . 146 se estableca una disposicin similar. c. Durante los aos econmicos del 1992-93 al 1994-95 se ordenaron compras y servicios por $122,194 sin celebrar subastas pblicas. A continuacin presentamos el desglose : Concepto Medicinas a indigentes Uniformes escolares Arrendamiento de vehculo Piezas y repuestos para el equipo automotriz Aos econmicos 1992-93 al 1993-94 1993-94 al 1994-95 1994-95 1992-93 Importe $50,588 28,269 18,000 25,337 $122,194 16 Importe $126,310 38 .700 $165,010

(,Cont . Anejo 1)

De las compras y servicios sealados, la Alcaldesa Medina Urigen orden por $25,936 y el Alcalde Mercado Ortiz por $96,258 . Una situacin similar se coment en el informe de auditoria anterior En el Artculo 11 .001 (a) de la Ley Nm . 81 se establece que se celebrar subasta pblica para toda compra de materiales, equipo, comestibles y servicios que exceda de $10,000 anuales. d. Entre septiembre de 1991 yjunio de 1995 se ordenaron compras de materiales y equipos y servicios por $124,683, cuyos importes individuales y anuales no excedan de $10,000, sin solicitar cotizaciones de precio a, por lo menos, tres licitadores representativos en el mercado. De dichas compras y servicios, la Alcaldesa Medina Urigen orden por $41,390 y el Alcalde Mercado Ortiz por $83,293 . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En el Articulo K-1 8-a del Reglamento sobre Normas Bsicas se estableca que para las compras de equipo, efectos, materiales y servicios que no excedan de $10,000 las municipios deben solicitar cotizaciones deprecio a, por lo menos, tres proveedoresrepresentativos en el mercado y adjudicarlas rdenes al que ofrezca el precio y las condiciones ms ventajosas . En el Capitulo VIII, Parte IV, Seccin 4(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. e . Entre abril de 1991 y diciembre de 1994 se formalizaron 15 contratos de servicios profesionales por $266,000 con cargo a fondos federales relacionados con servicios de ingeniera y la preparacin de propuestas para la solicitud de fondos de programas federales. En el Municipio no se encontr evidencia de que se solicitaran cotizaciones a un nmero adecuado de licitadores que cualificaran para prestarlos servicios contratados. De dichos contratos, la Alcaldesa Medina Urigen formaliz 4 por $122,451 y el Alcalde Mercado Ortiz 11 por $143,549.

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(Cont. Aneio 1) En la Circular OMB A-102, Attachment O (Uniform Requirements for Assistance to State and Local Governments-Procurement Standards) de la Oficina Federal de Presupuesto y Gerencia, se establece dicho requisito para la contratacin de servicios profesionales. En el Capitulo VIII, Parte II, Seccin 3 del ReglamentoRevisado sobre Normas Bsicas seestablece que no se podrn adquirir mediante libre contratacin servicios profesionales y consultivos con cargo a fondos federales cuando las normas que rigen el uso de tales fondos en particular exigen la celebracin de competencia en la adquisicin de este tipo de servicios . Las situaciones comentadas en los apartados "a" al "e" impidieron que el Municipio tuviera a su disposicin varias alternativas y seleccionara aqullas que le ofrecieran las condiciones ms ventajosas . Adems, obviar dichos requisitos se presta para favoritismos . La Alcaldesa Medina Urigen y el Alcalde Mercado Ortiz no cumplieron conlas disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio. f. La Junta de Subasta celebr subastas para la adquisicin de piezas y repuestos para el equipo automotriz durante los aos econmicos 1991-92 y 1993-94. La Junta no adjudic dichas subastas y recomend la adquisicin de stos en mercado abierto. Esta decisin de la Junta no se someti a la consideracin de la Asamblea Municipal. En los aos indicados se ordenaron compras por $71,617 de dicho rengln en mercado abierto . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En el Artculo 11 .006(d) de la Ley Nm. 81 se establece que la Junta de Subasta podr declarar desierta una subasta y convocar a otra o recomendar a la Asamblea que autorice atender el asunto administrativamente, cuando esto resulte ms econmico y ventajoso a los intereses del Municipio.

(Cont. Aneio 1) Esta situacin impidi que la Asamblea Municipal considerara las decisiones de la Junta y adoptara las medidas que fueran necesarias para proteger los intereses del Municipio. La Junta de Subasta no cumpli con su deber. Vanse las recomendaciones 3, 6 al 9 y 23 . Hallazgo 3 - Pagos indebidos relacionados con obras, penalidades no impuestas a contratistas ; contratos sin estipular penalidades, recursos invertidos en obras Que no haban tenido utilidad violaciones de le relacionadas con las obras a(1) En febrero y octubre de 1992 la Alcaldesa Medina Urigen formaliz cuatro contratos con Estrella Construction, representada por el Sr. Pablo Estrella Reyes, para laconstruccin de obras por $80,854., Dichas obras se pagaron en su totalidad entre febrero de 1992 y febrero de 1993 . En evaluaciones realizadas porun ingenieroperito contratado porestaOficina se determin que se pagaron indebidamente $3 0,5 86 a dicho contratista por trabajos contratados aprecios en exceso al costo razonable de los mismos. En los procesos de adjudicacin de dichas obras, adems, se incluyeron entre las cotizaciones consideradas, ciertas cotizaciones falsas (vanse los hallazgo 1-a y 5) . A continuacin presentamos el desglose:

(Cont. Anejo 1) Fecha del contrato 6 feb 92 6 feb 92 15 oct 92 Costo razonable $8,414 4,800 29,400

Proyecto Instalacin de piso de vinilo en la Biblioteca Municipal Construccin de un portn en el Garaje Municipal Construccin de un Parque de Pequeas Ligas en la Urbanizacin Jardines de Ro Grande Construccin de una cancha de baloncesto en la Urbanizacin Colinas del Yunque

Importe $13,828 17,536 39,800

Exceso $ 5,414 12,736 10,400

20 oct 92

9,690

7,654

2,036

80 854

$50,268.

$30,586

(2) En abril de 1991 la Alcaldesa Medina Urigen formaliz un contrato por $7,650 con Estrella Construction para realizar trabajos de remodelacin en la Cancha Bajo Techo. Ese mismo mes el Municipio le efectu un pago parcial por $1,550 (libramiento 1927). En mayo de 1991 el Municipio le efectu otro pago por $7,450 (libramiento 2008). El importe de los pagos excedi por $1,350 el monto del contrato. En el Municipio no haba evidencia de que se enmendaran los trminos del contrato para aumentar el importe del mismo y que se realizaran trabajos adicionales que justificaran dicho exceso . En el Artculo 8.005 de la LeyNm . 81 se establece que el Alcalde o su representante autorizado ser responsable de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para pago . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Capitulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similarrespecto a laresponsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. 20

(Cont. Aneio 1) En el Artculo H-10 del Reglamento sobre Normas Bsicas se dispona que el Director de Finanzas no emitir pago alguno hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados. En el Captulo IV, Seccin 9(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Estas situaciones ocasionaron pagos indebidos por $31,936 a Estrella Construction, recursos necesarios para atender otras necesidades. .

La Alcaldesa Medina Urigen, el Director de Finanzas y los directores de obras pblicas municipal en funciones no protegieron los intereses del Municipio ni cumplieron con las disposiciones citadas . ' b(1) No se impusieron penalidades por $39,800 a dos contratistas por la entrega tarda de dos

proyectos contratados por $2,023,371 en junio de 1991 y febrero de 1994. A continuacin presentamos el desglose : Fecha del contrato 11 jun 91 17 feb 94 Das de atraso 149 34 Penalidad no impuesta $37,250 2,550 $39,800 Dichas obras se pagaron en su totalidad entre octubre de 1991 y marzo de .1995. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En los contratos formalizados con dichos contratistas se estipularon penalidades de $250 y $75, respectivamente, por cada da de atraso en la entrega de los proyectos. Estas debieron ser impuestas y sus importes debieron descontarse de cualesquiera cantidades pendientes de paga a los contratistas .

Contratista R.H . Construction Constructora Valenciano

Proyecto Terminal de Carros Pblicos Mejoras al Cementerio

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(Cont. Aneio 1) En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de los gastos que se autoricen para pago. En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre NormasBsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. No imponer penalidades por tardanzas en la entrega de proyectos derrota el objetivo que se persigue de que las obras se entreguen a tiempo o, en su defecto, obtener una retribucin razonable por los., inconvenientes causados por las tardanzas. La Alcaldesa Medina Urigen, el Alcalde Mercado Ortiz, el Director de Finanzas y los directores de Obras Pblicas Municipal en funciones actuaron en perjuicio del Municipio. (2) Entre agosto de 1990 y octubre de 1994 la Alcaldesa Medina Urigen y el Alcalde Mercado Ortiz formalizaron 35 contratos para la construccin de obras por $695,942, en los cuales no se estipularon penalidades por la demora en la entrega de los proyectos . De dichos contratos, 30 por $569,527 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y 5 por $126,415 a la del Alcalde Mercado Ortiz. Es norma de sana administracin estipular en los contratos de construccin de obras penalidades por el atraso en la entrega tarda de los proyectos. Esta omisin no permiti al Municipio imponerpenalidades en caso de que los contratistas incurrieran en atrasos en la entrega de dichos proyectos. La AlcaldesaMedina Urigen, el AlcaldeMercado Ortizy los directores de Obras Pblicas Municipal en funciones no protegieron los intereses del Municipio . 22

(Cont. Aneio 1) c. Entre mayo de 1992 y abril de 1995 el Municipio invirti fondos por $378,034 en la preparacin de planos y especificaciones y en la construccin de proyectos, que no haban tenido utilidad . Dichos proyectos, los cuales estaban en estado de deterioro a junio de 1995, fueron los siguientes : Proyecto Construccin de columnas para techar un rea del Garaje Municipal Construccin de una cancha de baloncesto en la Urbanizacin Colinas del Yunque Construccin de un parque pasivo en la Urbanizacin Jardines de Ro Grande Mejoras a la Calle Pimentel Mejoras a la Capilla del Cementerio Perodo de nado 20 may 92 22 dic 92 nov 92 a feb 93 ago 92 a ago 94 sep 93 a abr 95 Costo $ 19,500 9,690 39,800 215,474 _ 93,570 $378,034 A continuacin ofrecemos algunos detalles de dichos proyectos: (1) En el Garaje Municipal se construyeron unas columnas en hormign para techar un rea para el estacionamiento de los camiones del recogido de desperdicios slidos . El techo no se instal, por lo cual las columnas no haban tenido uso alguno . (2) La cancha de la Urbanizacin Colinas del Yunque se construy en un lugar apartado y despoblado de Ro Grande y la cidadana no utilizaba la misma. Se observ que dicha cancha estaba abandonada . (3) El parque pasivo de laUrbanizacin Jardines de Rio Grande estaba abandonado . La verj a estaba destruida. Adems, los conductores de vehculos utilizaban el parque como atrecho.

(Cont. .Anejo ) (4) En julio de 1994 el contratista Electrical Maintenance Service, Inc ., detuvo los trabajos en la Calle Pimentel . Esto porque la Autoridad de Energa Elctrica inform al Municipio que las especificaciones de la obra no cumplan con los requisitos de esa agencia . El Municipio contrat a Prez Matos & Rexach para la construccin de las fases I y II de la construccin de la Calle Pimentel en agosto de 1984 . A octubre de 1985 el Municipio haba incurrido en desembolsos por $811,098 en dicha construccin . El contratista abandon la obra en septiembre de 1985 por alegada falta de pago por parte del Municipio. Esta situacin y otras deficiencias determinadas en nuestro examen sobre dicha obra se sealaron en el informe de auditora anterior . (5) No se haba dado uso alguno a la Capilla del Cementerio Municipal. La misma estaba abandonada y deteriorada. De los desembolsos por $378,034 incurridos en las obras mencionadas, $161,271 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y $216,763 a la del Alcalde Mercado Ortiz. En elArtculo 2.001(o) de la Ley Nm . 81 se establece que el Municipio tendr los poderes necesarios y convenientes para ejercer todas las facultades correspondientes a un gobierno local y lograr sus fines y funciones. Entre stos, ejercer el poder legislativo y ejecutivo en todo asunto de naturaleza municipal que resulte en el bienestar de la comunidad y en su desarrollo econmico, social y cultural, en la proteccin de la salud y seguridad de las personas, que fomente el civismo y la solidaridad de las comunidades y el desarrollo de obras y actividades de inters colectivo. En el Artculo 8 .005 de la Ley Nm. 81 se dispone que el Alcalde o su representante autorizado ser responsable de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcaide y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del 24

(Cont. Anejo 1) Reglamento Revisado sobre NormasBsicas se incluye una disposicin similar respecto ala responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos . Corno consecuencia de estas situaciones se invirtieron recursos sustanciales en unas obras que no haban tenido utilidad, lo que representa unaplanificacin inadecuada yuna erogacin de fondos innecesaria. . Las situaciones comentadas denotan falta de planificacin y de asesoramiento adecuado por parte de la Alcaldesa Medina Urigen y del Alcalde Mercado Ortiz. ..Estos se apartaron de las normas de sana administracin y no protegieron los intereses del Municipio . d(1) Entre agosto de 1990 y diciembre de 1992 se formalizaron 15 contratos para la construccin de obras por $275,863 sinque los contratistas obtuvieran previamente lasplizas correspondientes del Fondo del , Seguro del Estado . Uno de los contratistas, con quien se formalizaron ocho contratos por $102,862, adquiri las plizas entre 14 y 40 das despus de la vigencia de los mismos. Tres contratistas, con quienes se formalizaron siete contratos por $173,001 no obtuvieron las plizas. (2) Entre agosto de 1990 yjunio de 1994 se formalizaron 18 contratos para la construccin de obras por $399,697 sin exigirle a los contratistas que prestaran las fianzas correspondientes para garantizar el pago dejornales, equipo y materiales utilizados en las obras ("Payment Bond") . De dichos contratos, la Alcaldesa Medina Urigen formaliz 17 por $375,112 y el Alcalde Mercado Ortiz uno por $24,585 . En el Articulo 8 .016(c) de la Ley Nm. 81 se establece que los contratos para la ejecucin de obras y mejoras pblicas no se suscribirn hasta tanto el contratista evidencie ante el municipio el pago de la pliza correspondiente del Fondo del Seguro del Estado y haga entrega de la fianza prestada para garantizar el pago de jornales y materiales utilizados en la obra . En el Artculo 12.01 (e) de la Ley Nm. 146 se inclua una disposicin similar.

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(Cont. Aneio 1) Estas situaciones dejaron sin garantas al Municipio para responder por los compromisos que incurrieran los contratistas con sus proveedores y empleados de stos incumplir con los mismos, y por los accidentes que pudieron ocurrir en las obras. Las mismas ocasionan que el Municipio tenga que responder con sus fondos en tales casos . La Alcaldesa Medina Urigen y el Alcalde Mercado Ortiz no protegieron los intereses del Municipio. e. En diciembre de 1992 la Alcaldesa Medina Urigen autoriz la devolucin de $73,925 a R. H. Construction, correspondientes a un pago parcial del 10 por ciento retenido de los pagos efectuados por la construccin del Terminal de Carros Pblicos . A dicha fecha se haban retenido al contratista $184,813 por dicho concepto . La obra estaba terminada en un 96 por ciento . En el Articulo 8.016(4) de la Ley Nm. 81 se establece que todo contrato de construccin de obra o de mejora pblica proveer para la retencin de un 10 por ciento de cada pago parcial hasta que se termine la obra ; sta sea inspeccionada y aceptada por el municipio, y hasta tanto el contratista evidencie que ha sido relevado de toda obligacin como patrono. Debido a esta situacin el Municipio qued sin las garantas requeridas en caso de incumplimiento por los contratistas con sus obligaciones como patronos . La Alcaldesa Medina Urigen y el Director de Finanzas no protegieron los intereses del Municipio. Vanse las recomendaciones 2, 3, 10-a y b, 11 al 14 y 23 . Hallazgo 4 - Gastos extrava antes e innecesarios En los aos econmicos del 1989-90 al 1994-95 la Alcaldesa Medina Urigen y el Alcalde Medina Ortiz incurrieron en gastos por $222,230 en la celebracin de actividades para los maestros ($114,885) y de los riograndeos ausentes ($107,345) . Dichos gastos representaban un promedio anual de $37,038 . Adems, 26

(Cont. Aneio_!) entre los gastos incurridos en la celebracin de las actividades para los maestros, $25,783 corresponden a bebidas alcohlicas. Consideramos dichos gastos extravagantes e innecesarios . De dichos gastos, $138,145 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y $84,085 a la del Alcalde Mercado Ortiz. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: - No se podr incurrir en gastos de fondos municipales que se consideren extravagantes, excesivos o innecesarios . Dicha Ley describe el gasto extravagante como uno fuera del orden y de lo comn, contra la razn, la ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento. Describe el gasto innecesario como todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempear las funciones que por ley se le han encomendado (Articulo 8 .001). En el ArtculoH-4 del Reglamento sobreNormas Bsicas se inclua una disposicin similar. - El Alcalde, los funcionarios y empleados en quien ste delegue ycualquierrepresentante del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8.005) . En el Artculo 7.05 de la Ley Nm . 146 se inclua una disposicin similar. En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos . Las situaciones comentadas, adems, son contrarias a normas de sana administracin .

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(Cont. Aneio i) Estas situaciones afectan adversamente las finanzas del Municipio y limitan sus recursos paraprestar otros servicios esenciales . La Alcaldesa Medina Urigen y el Alcalde Medina Ortiz no cumplieron con las disposiciones citadas. Vanse las recomendaciones 3, 15 y 23 . Hallazgo 5 - Irregularidades en la contratacin y pago de obras Entre abril y mayo de 1992 la Alcaldesa Medina Urigen formaliz dos contratos y autoriz tres rdenes de compra al Sr . Israel Rodrguez para la construccin de cinco obras por $38,700 . En ese mismo perodo el Municipio pag dichas obras en su totalidad. El seor RodrguezReyes declar que norealiz las obras indicadas, ni recibi, y que tampoco endos ni cambi los cheques emitidos a su nombre. Sobre el particular se determin que dichos trabajos los realiz el Sr. Pablo Estrella Reyes . Este endos fraudulentamente los cheques mediante los cuales se efectuaron los pagos y los deposit en su cuenta personal (vanse los hallazgos 1-a y 3-a). En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: - Todos los desembolsos que efecte el municipio se harn directamente a las personas o entidades que hayan prestado los servicios o suplido los suministros o materiales [Artculo 8 .004(c)] . - El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8.005) . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde ya] Directorde Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar aplicable al Director de Finanzas . 28

(Cont. Aneio 1) Esta situacin propici la comisin de dicha irregularidad, la fual refleja una imagen negativa del Municipio. La Alcaldesa Medina Urigen y el Director de Finanzas no protegieron los intereses del Municipio ni cumplieron con las disposiciones citadas. Vanse las recomendaciones 1, 3, 5 y 16. Hallazgo 6 - Pagos indebidos e ilegales a asesores y proveedores-y crditos no obligados para el pago de contratos formalizados a. Entre diciembre de 1991 y diciembre de 1994 se efectuaron pagos indebidos por $15,628 a seis asesores y proveedores, segn se indica a continuacin : (1) En diciembre de 1991 la Alcaldesa Medina Urigen contrat al Sr. Francisco Garced Malav por $8,000 para componer un himno para Ro Grande . El seor Garced Malav se comprometi a entregar la prueba de letra, la msica y la produccin de la grabacin del himno en el trmino de un mes. En diciembre de 1991 el Municipio pag dicho importe al seor Garced Malav, a pesar de que ste no haba entregado dichos trabajos. Al 30 de junio de 1995 el Municipio no haba recibido los mismos ni se haban realizado gestiones para que el seor Garced Malav reintegrara los fondos que se le pagaron. (2) Enjunio de 19921a Alcaldesa Medina Urigen formaliz un contrato por $32,500 con Jos A. Marcano y Asociados para el diseo y preparacin de planos y especificaciones y la supervisin del proyecto Mejoras a la Calle Pimentel . De dicho importe, $7,500 correspondan a la supervisin de la obra . Entre agosto de 1992 y marzo de 1993 el Municipio pag $34,375 a dicho consultor por los servicios contratados, lo cual represent un exceso de $1,875 . Dicho exceso ocurri porque en octubre de 1992 se efectu unpago parcial por $1,875 porlos servicios de supervisin y en marzo de 1993 se pag el importe total del contrato . 29

(Cont. Anejo 1) (3) En septiembre de 1992 la Alcaldesa Medina Urgen formaliz un contrato con Comunicadores del Noreste por servicios de publicidad y relaciones pblicas. Los honorarios se estipularon en $2,585 mensuales. En septiembre y octubre de 1992 se pag $3,173 a dicho asesor por los servicios prestados en septiembre de 1992 . Dicho importe exceda por $588 los honorarios estipulados en el contrato . En el Municipio no haba evidencia de que se enmendaran los trminos del contrato para aumentar los honorarios en ese mes por dicho importe. (4) En mayo de 1993 el Alcalde Mercado Ortiz formaliz un contrato por $14,000 con la Sra. Mara Rodrguez Cacho] apara corregir o actualizar direcciones de 2,380 contribuyentes de la propiedad mueble e inmueble del Municipio. La seora Rodrguez Cachola no pudo actualizar las direcciones de 600 contribuyentes . No obstante, entre mayo y agosto de 1993 el Municipio pag los honorarios en su totalidad. Consideramos que esto represent un pago indebido por $3,500 por servicios no prestados . (5) En julio de 1993 el Alcalde Mercado Ortiz formaliz un contrato con Transportation Services of Saint John por la transportacin de 175 personas, a $50 cada una, para que asistieran a las Fiestas Patronales del Municipio ese ao. Ese mismo mes el Municipio pag $7,250 a dicha compaa por la transportacin de 145 personas . Se determin que la compaa mencionada transport 114 personas, en lugar de las 145 indicadas en los documentos de desembolsos. Esto represent un pago en exceso de $1,550 . (6) En diciembre de 1994 se pag indebidamente $115 a A.C. Transmission Parts (Comprobante de Desembolso Nm. 95-1744) . Esto, porque se incluy dos veces en el pago efectuado por dicho comprobante, los servicios prestados a la ambulancia, tablilla 5860. En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste deleguey cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de 30

(Cont. Aneio 1) cualquier concepto . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde ya] Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar aplicable al Director de Finanzas . En el Artculo H-10 y 29-d del Reglamento sobre Normas Bsicas se dispona que el Director de Finanzas no emitir pago alguno hasta que el servicio que origina el desembolso. haya sido prestado o los materiales suministrados. Se dispone, adems, que se ordenarn los pagos por servicios profesionales de acuerdo con lo estipulado en el contrato . En el Captulo IV, secciones 9(1) y 21(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluyen disposiciones similares. Estas situaciones ocasionaron pagos indebidos por $15,628, recursos necesarios para atender otras necesidades del Municipio. La AlcaldesaMedina Urigen, el Alcalde Mercado Ortizy el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio. b. En junio de 1995 el Municipio pag $1,250 por la publicacin de un anuncio en la Revista Municipios , en el cual se ofreca informacin sobre el proyecto El Portal del Yunque . En dicho anuncio se incluy una fotografia del Alcalde Mercado Ortiz. En el Artculo 3 .2-C de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental, se establece que ningn funcionario o empleado pblico utilizar los deberes y facultades de su cargo ni la propiedad o fondos pblicos para obtener, directao indirectamente, para l, para algn miembro de su unidad familiar, ni para cualquier otra persona, negocio o entidad, ventaja, beneficios o privilegios que no estn permitidos por ley.

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(Cont. Aneio 1) En el Artculo 2 de la Ley Nm. 141 de] 29 de abril de 1949, segn enmendada por la Ley Nm. 52 del 6 de agosto de 1994, se prohbe el uso de las fotogra$as de los jefes de agencias y funcionarios en los anuncios relacionados con trmites administrativos, como subastas, avisos y edictos. En el Artculo 8.005 de la Ley Nm. 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste deleguey cualquier representante del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del ReglamentoRevisado sobre NormasBsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos . Esta situacin ocasion el pago ilegal de dichos fondos . El Alcalde Mercado Ortiz no cumpli con las disposiciones citadas y se apart de normas de sana administracin. c. El Director de Finanzas no oblig los crditos necesarios para el pago de 31 contratos al momento de stos formalizarse . Estos se formalizaron entre abril de 1991 y octubre de 1994 por $759,509 para la construccin de obras ($518,129) y servicios profesionales ($241,380) . Dicho funcionario registraba las obligaciones de los contratos al momento y por el monto de los pagos parciales que efectuaba de los mismos. De dichos contratos, 24 por $454,444 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y 7 por $305,065 a la del Alcalde Mercado Ortiz . En el Artculo K-14-b del Reglamento sobre NormasBsicas se dispona que los municipios debern obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propsito de que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan . En el 32

(Cont. Aneio 1} Captulo VIII, Parte IV, Seccin 2(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Esta situacin impide mantener un control efectivo del presupuesto del Municipio, lo cual puede contribuir a que se incurra en sobregiros en las partidas presupuestarias . El Director de Finanzas no cumpli con la disposicin citada . Vanse las recomendaciones 2, 3, 10-c al i, 11 y 17-a . Hallazgo 7 - Pago indebido a un asesor y contratacin ilegal de servicios relacionados con patentes a. En junio de 1991 la Alcaldesa Medina Urigen formaliz un contrato con Rivera-Rodrguez & Co. para determinar si los contribuyentes informaron y pagaron correctamente la patente municipal. Los servicios a prestarse incluan la identificacin de contribuyentes evasores y determinacin de deficiencias en el pago de patentes. Los honorarios por dichos servicios se establecieron a base de un 10 por ciento del total de la suma cobrada como resultado de las gestiones realizadas por el consultor. El consultor mencionado determin deficiencias en patentes a 30 contribuyentes por $151,200. De dichas deficiencias el Municipio recaud $117,879 entre septiembre de 1991 y febrero de 1992 . Las otras deficiencias por $33,321 estaban pendientes de cobro a agosto de 1995 . Entre septiembre de 1991 y marzo de 1992 el Municipio pag honorarios por $15,120 al consultor. Para determinar dichos honorarios utiliz el importe de las deficiencias determinadas en lugar del importe recaudado, contrario a lo que se requera en la ley y en el contrato . Ello ocasion un pago indebido por $3,332 . En el Artculo 5 de la Ley Nm. 52 del 19 de diciembre de 1990 se autorizaba a los municipios apagar a las personas contratadas por servicios relacionados con la determinacin de deficiencias en el cobro de

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(Cont. Anej1) patentes y de arbitrios municipales una comisin que en ningn momento exceder del 10 por ciento del total de la suma cobrada. Dicha Ley estuvo vigente hasta el 19 de diciembre de 1993 . En el Artculo 8 .005 de la Ley Nm. 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste deleguey cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sernresponsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6, del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece una disposicin similar aplicable al Director de Finanzas . En el contrato formalizado se estableca que el Municipio pagara honorarios al consultor a base de un 10 por ciento del total de la suma cobrada por las gestiones realizadas por ste . Esta situacin ocasion pagos indebidos por $3,332 al consultor . La Alcaldesa Medina Urigen y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio. b. En diciembre de 1995 el Alcalde Mercado Ortiz formaliz un contrato de servicios profesionales con MGS Consulting Group, Inc ., representado por su vicepresidente, Sr. Alcides Lpez Miranda. Este se comprometi a asesorar al Directorde Finanzas en la identificacin de casos de evasin, para la determinacin de deficiencias en patentes municipales, en el cobro de deudas, patentes, arbitrios e impuestos. Los honorarios por dichos servicios se estipularon a base del 10 por ciento de la reclamacin total que se cobrara al contribuyente o deudor como resultado de la investigacin o gestin realizada por dicho asesor . En enero de 1996 el Municipio recaud $46,236 como resultado de lasdeficiencias determinadas aun contribuyente por el asesor . Este recibi honorarios por $4,624 por dichos servicios. 34

Cont. Anejo_!) El Municipio estaba impedido legalmente de contratar dichos servicios . Esto, porque la vigencia de la Ley Nm. 52 del 19 de diciembre de 1990, que autoriz a los municipios a contratar esos servicios, haba expirado en diciembre de 1993 . El propsito para establecer dicho trmino de vigencia fue que la contratacin de los servicios que se autorizaban en la misma no excediera dicho lmite, En el Artculo 8 .005 de la Ley Nm. 81 se establece que el Alcalde o surepresentante autorizado ser responsable de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin .de los gastos que se autoricen para pago . En los artculos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente . En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye ua disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. Esta situacin ocasion pagos ilegales por $4,624 a dicho asesor. El Alcalde Mercado Ortiz y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas. Vanse las recomendaciones 2, 3, 10j, 11 y 18 . Hallazgo 8 - Falta de clusulas e informacin importantes en los contratos de servicios profesionales consultivos contratos or servicios no esenciales formalizados en un perodo eleccionario a. El examen de 16 contratosde servicios profesionales y consultivos formalizados por $393,038 entre junio de 1991 y marzo de 1995 revel que los mismos no contenan informacin y clusulas importantes para proteger los intereses del Municipio, segn se indica : (1) En once contratos por $371,521 no se incluy una certificacin del contratista indicando si tena otros contratos con municipios o dependencias del gobierno, y si stos no eran incompatibles con el nuevo contrato. 35

(Cont. Anejo 1) (2) En nueve contratos por $61,483 no se indicaba si procedan los descuentos por seguro social federal y contribucin sobre ingresos . (3) En ocho contratos por $45,703 no se incluy una clusula que indicara que el contratista no reciba paga o compensacin por servicios regulares prestados bajo nombramiento en cualquier otro municipio o entidad gubernamental . (4) En dos contratos por $1,275 no se incluy una certificacin que indicara que los contratistas haban radicado planillas de contribucin sobre ingresos para los cinco aos contributivosprevios y para el ao corriente en que se formalizaba el contrato, y que efectuaron los pagos correspondientes y no tenan deudas pendientes por dichos conceptos. De dichos contratos, ocho por $65,355 corresponden a la administracin de la Alcaldesa Medina Urigen y ocho por $327,683 a la del Alcalde Mercado Ortiz. En la Carta Circular Nm. 1300-31-92 emitida por el Secretario de Hacienda en junio de 1992 y en el Memorando Circular Nm. 07-93 emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernacin se requera que los contratos de servicios profesionales incluyeran dichas clusulas e informacin. En el Artculo 1-9-b del Reglamento sobre Normas Bsicas se incluan disposiciones similares . En el Memorando Circular OCAM 92-31 emitido el 28 de octubre de 1992 por el Comisionado de Asuntos Municipales se establece que en todo contrato que los municipios otorguen se requerir al contratista una certificacin de que ha radicado sus planillas de contribucin sobre ingresos y de patentes municipales, ha efectuado los pagos correspondientes y no tiene deudas pendientes por tales conceptos, por contribucin sobre la propiedad o por cualquier otro tipo de contribucin, arbitrio o licencia estatal o municipal.

(Cont. Aneja 1)

La exclusin de las clusulas e informacin mencionadas puede resultar perjudicial para el Municipio y el erario . Las mismas son indispensables para llevar a cabo una sana y eficiente administracin pblica. La AlcaldesaMedina Urigen y elAlcalde Mercado Ortiz no protegieron adecuadamente los intereses del Municipio. b. En el perodo eleccionario entre julio de 1992 y enero de 1993 la Alcaldesa Medina Urigen formaliz tres contratos de servicios de publicidad con Comunicadores del Noreste. Dichos contratos, a nuestrojuicio, no eran esenciales para la prestacin de servicios ala comunidad. Los contratos formalizados tenan una vigencia de uno a cuatro meses y el Municipio efectu pagos por $15,883 por dichos servicios. En el Artculo 8 .009 de la Ley Nm. 81 se dispone que durante el 1 de julio de cada ao en que se celebren elecciones generales y la fechade la toma de posesin de los nuevos funcionarios electos el Municipio no podr comprometerse en contratos de servicios, excepto en aquellos casos o situaciones en que se vean amenazados de interrupcin o se interrumpan servicios esenciales a la comunidad. Esta situacinpudo ocasionar que seutilizaran recursos del Municipio para obtenerbeneficios polticopartidista en dicho perodo. Adems, el Municipio incurri en gastos por $15,883 en servicios que no eran esenciales a la comunidad. La Alcaldesa Medina Urigen no cumpli con la disposicin citada ni protegi los intereses del Municipio. Vanse las recomendaciones 3, 19 y 20.

(Cont. Aneio 1) Hallazgo 9 - Plizas del Fondo del Seguro del Estado no obtenidas por los contratistas cuyas primas fueron retenidas_ al Municipio La Corporacin del Fondo del Seguro del Estado (FSE) realiz auditorias sobre las plizas pagadas por el Municipio y sus contratistas en los aos econmicos del 1988-89 al 1992-93 . En dichas auditoras se determin que 168 contratistas que realizaron obras y prestaron servicios al Municipio por $846,458 en esos aos no obtuvieron del FSE las plizas correspondientes. A solicitud del FSE, el Departamento de Hacienda retuvo $15,289 al Municipio por las primas correspondientes. El Municipio no les cobr dichas primas a los contratistas de los pagos que les efectu (Anejo 1-A) . En el Articulo 8.016(c)(1) de la Ley Nm. 81 se dispone que los contratos para la ejecucin de obras y mejoras pblicas no se suscribirn hasta tanto el contratista evidencie ante el Municipio el pago de la pliza correspondiente al FSE. En la Ley Nm. 45 del 18 de abril de 1935, segn enmendada, Ley de Compensaciones porAccidentes del Trabajo, se establecen las clasificaciones de oficio e industrias y los tipos de primas que deben serpagadas al FSE para cada contrato estatal o municipal. Esta situacin result perjudicial para el Municipio, ya que tuvo que asumir la responsabilidad de las personas contratadas. funcionamiento . La AlcaldesaMedina Urigen, el Alcalde Mercado Ortizyel Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas. Vanse las recomendaciones 2, 3, 10-k y 11 . Ello redujo los recursos econmicos que tena disponibles para atender su

(Cont . Aneio 1) Hallazgo 10 - Contratos con caractersticas propias de un puestoausencia de un Comit de Participacin y de nro%jramas de adiestramiento, y otras deficiencias relacionadas con la administracin del personal a. Entre abril de 1991 yjulio de 19921a Alcaldesa Medina Urigen formaliz cinco contratos con el Sr. Mercedes Rosa Cotto paraque ste prestara servicios de inspeccin y mantenimiento del equipo automotriz , en el Garaje Municipal. Entre abril de 1991 y agosto de 1992 el Municipio pag $13,600 al seor Rosa Cotto por los servicios prestados. Las funciones y deberes estipulados en los contratos tenan las caractersticas propias del puesto de Mecnico creado en el Plan de Clasificacin del Municipio . Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior. En el Artculo 12 .006 de la Ley Nm. 81 se establece que todos los puestos y cargos del municipio estarn sujetos aplanes de clasificacin ajustados alas circunstancias y necesidades del servicio . Se dispone, adems, que las autoridades nominadoras se abstendrn de formalizar contratos de servicios con personas en su carcter individual cuando las condiciones y caractersticas de la relacin que se establezca entre patrono y empleado sean propias de un puesto . En el Artculo 10.04(1) de la Ley Nm. 146 se estableca una disposicin similar. En la Carta Normativa Nm. 5-77 emitida por la Oficina Central de Administracin de Personal (OCAP) el 2 de marzo de 1977 se reitera la norma bsica del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de que los servicios pblicos que constituyen puestos deben rendirse mediante la creacin de stos y nunca mediante contratos. Esta situacin no permite una administracin adecuada del personal sobre las bases de equidad, justicia, eficiencia y productividad. Adems, impide la aplicacin del principio de mrito en la administracin del personal municipal, requisito indispensable de toda administracin en el servicio pblico.

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Cont. Aneo 1 La Alcaldesa Medina Urigen no cumpli con las disposiciones citadas y se apart de las normas de sana administracin . b. Al 30 de junio de 1995 en el Municipio no se haba establecido lo siguiente: (1) Un Comit de Participacin dirigido a desarrollarprogramas para mantener un clima de trabajo que contribuya a la satisfaccin y motivacin de los empleados. Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En el Articulo 3 .009(n) de la Ley Nm. 81 y en el Reglamento de Personal del Municipio se dispone la creacin de dicho Comit . En el Artculo 3 .02(11) de la Ley Nm. 146 se inclua una disposicin similar. . (2) Programas de adiestramiento, capacitacin y desarrollo de personal . En el Artculo 12.018(c) de la Ley Nm. 81 y en el Reglamento de Personal del Municipio se requiere el establecimiento de dichos programas. En el Artculo 10 .04(4) de la Ley Nm. 146 se inclua una disposicin similar. c. A los empleados municipales se les autorizaba a trabajar horas extras sin que mediara una autorizacin por escrito del supervisor inmediato y la aprobacin del Alcalde. En el Artculo 12.011(a)(6) de la Ley Nm. 81 se dispone que entre los deberes y obligaciones de los empleados estn los de realizar tareas durante horasno laborables cuando lanecesidad del servicio asi lo exija y previa la notificacin adecuada, con antelacin razonable. En la Seccin 13 .5 del Reglamento de Personal del Municipio se incluye una disposicin similar. d. El examen de los expedientes de personal revel que los mismos no contenan los siguientes documentos : solicitud de empleo, historial del personal, examen mdico, y certificacin de preparacin acadmica . 40

Cont. Aneo 1 Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En el Artculo 12.022 de la Ley Nm. 81 se dispone que cada municipio mantendr un expediente de sus empleados que reflejeel historial completo destos, desde la fechade ingreso original en el servicio pblico hasta el momento de su separacin definitiva del servicio . En el Artculo 15 del Reglamento de Personal del Municipio se incluyen disposiciones similares. Las omisiones sealadas en los apartados "b" al "d" ocasionan lo siguiente: - Evitan una adecuada administracin y supervisin del personal. - No permiten mantener un personal debidamente adiestrado . - Se impide mantener un historial completo de los empleados. e. Las nminas se procesaban sin que estuviesen aprobadas por los funcionarios autorizados para ello . En el Artculo I-6(a) del Reglamento sobre Normas Bsicas se dispone que a los empleados municipales se les pagar mediante nmina debidamente firmadapor el Alcalde, o su representante autorizado, despus que la nmina haya sido intervenida y certificada para el pago por el Director de Finanzas o su representante autorizado . Esta omisin propicia is comisin de irregularidades. La Alcaldesa Medina Urigen, el Alcalde Mercado Ortiz y las directoras de recursos humanos en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio. Vanse las recomendaciones 3, 21, 22-a y 23 .

(Cont . Anejo 1) Hallazgo 11 - Accidente con un vehculo municipal, deficiencias en el uso de vehculos oficiales v otras relacionadas con la propiedad mueble a. En diciembre de 1991 el Guardia Municipal, Sr . Carlos Rivera Charbonier, ocasion un accidente conunvehculo del Municipio, mientras realizaba gestiones oficiales. Segn la investigacin realizada por la Polica, el Guardia mencionado conduca bajo los efectos de bebidas alcohlicas al momento del accidente. 11 . El Municipio incurri en gastos por $2,132 en las reparaciones del vehculo. No obstante, no reclam

dichos costos al empleado mencionado, ya que fue negligente en el uso de la propiedad pblica. En el Artculo 8 .013 de la Ley Nm. 81 se dispone que la custodia, cuidado, control y contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso de las ramas Ejecutiva y Legislativa ser responsabilidad del Alcalde y de la Asamblea Municipal, o su representante autorizado . En el Artculo J-11-a del Reglamento sobre Normas Bsicas se estableca que todo funcionario o empleado municipal tiene la obligacin de cuidar el equipo y toda propiedad pblica bajo su custodia y ser responsable del valor en metlico de la misma por cualquier prdida o dao ocasionado debido a negligencia o falta de cuidado en el desempeo de sus funciones. En el Captulo VII, Seccin 11(1) del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar. Esta situacin ocasion perjuicios al Municipio, ya que incurri en gastos por $2,132 debido a la negligencia del empleado mencionado . La Alcaldesa Medina Urigen y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio. Adems, el seor Rivera Charbonier actu negligentemente.

(Cont. Aneja 1) b. El Alcalde Mercado Ortiz autoriz a los siguientes cuatro jefes de dependencia a utilizar los vehculos oficiales durante las 24 horas del da y los fines de semana y das festivos : Nombre Sr. Gabriel Daz Rivera Sr. Rey Ceballos Cepeda Sr: Jos Figueroa Bez Sra. Irma Feliciano Lpez Puesto Secretario Municipal Director de Relaciones Pblicas Director de la Oficina de Programas Federales Administradora del Centro de Envejecientes

Una situacin similar se coment en el informe de auditora anterior . En la Ordenanza Nm. 26 del 7 dejulio de 1983 se autoriza solamente el uso de losvehculos oficiales fuera de horas laborables para atender situaciones de emergencia o extraordinarias . Esta situacin propicia el uso indebido de los vehculos municipales. El Alcalde Mercado Ortiz y los directores de dependencias municipales indicados se apartaron de normas de sana administracin y no cumplieron con la reglamentacin citada . c(1) No se contabilizaron en las cuentas o tarjeteros correspondientes (antes Modelo 33, ahora Modelo OCAM FA-03), 307 unidades de propiedad valorada en $1,568,618. (2) Veinticuatro unidades de propiedad valoradas en $17,958 que estaban en uso por los

funcionarios y empleados municipales no estaban cubiertas por recibos, Modelo OCAM FA03 (antes Modelo 38) firmados por ellos. Situaciones similares a las sealadas en los incisas (1) y (2) se comentaron en el informe de auditora anterior . (3) No se haban rotulado ni numerado para fines de identificacin, cuatro unidades de propiedad adquiridas por $3,860 . 43

(Cont. Aneio 1) En el Artculo 8.013 de la Ley Nm. 81 se dispone que la custodia, cuido, control y contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso por las ramas Ejecutiva y Legislativa municipales ser responsabilidad del Alcalde y de la Asamblea Municipal, respectivamente, o sus representantes autorizados. En el Artculo Jdel Reglamento sobreNormas Bsicas se establecan los controles que se deben ej creer sobre la propiedad . En el Captulo VII dei Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluyen disposiciones similares. Las situaciones sealadas evitan que se pueda mantener un control adecuado sobre la propiedad, lo cual propicia el uso indebido o la prdida de sta . El Director de Finanzas no cumpli con su deber al respecto. Vanse las recomendaciones 2, 3, 10-1, 11, 17-b y 22-b .

MUNICIPIO DE RIO GRANDE Primas de plizas del Fondo del Seguro del Estado no obtenidas por contratistas del Municipio y sufragadas por ste (Hallazgo 9) Aos econmicos 1992-93 1992-93 1990-91 1988-89 al 1992-93 1992-93 1989-90 al 1991-92 1989-90 1991-92 y 1992-93 1988-89 y 1992-93 1992-93 1989-90 1989-90 1991-92 1989-90 al 1991-92 1989-90 al 1990-91 1988-89 y 1989-90 1988-89 1988-89 al 1990-91 1991-92 1989-90 al 1990-91 y 1992-93 1992-93 1989-90 1990-91 y 1992-93 1992-93 1991-92 1990-91 1989-90 1989-90 1992-93 1989-90 y 1991-92 1991-92 1989-90 1991-92 1992-93 Importe de los contratos $ 5,400 200 220 16,000 250 2,850 3,000 9,000 3,700 1,800 250 100 2,950 2,350 10,800 6,000 250 6,700 800 2,000 500 4,000 1,800 2,300 2,000 3,800 8,069 2,200 4,800 6,200 19,200 1,900 2,500 1,050 134,939 45

Aneio 1-A

Contratista 1 . Alex D' Castro 2. Alfredo Lpez 3 . Andrs Snchez 4. Andy Montaez 5 . Angel Delgado 6. Angel L. Estrada 7. Angel L. Hernndez 8. Antonio Hernndez 9. Arturo Rodrguez 10. A.M. Rico 11 . Ballet Folklrico Races 12. Basilio Santiago 13 . Benjamn Daz Carrasquillo 14. Bernard Rosario Escobar 15 . Bobby Valentn 16. Bonny Cepeda 17. Calypso Show - Steel Band 18. Cano Estremera y Orquesta 19. Carlos A. Cirino 20. Carlos Esquiln 21 . Carlos Fontan 22. Carmita Jimnez 23. Csar Canales 24. Chago Martnez 25. Chantelle 26. Cheo Feliciano 27 . Chico Electric Service 28 . Clarence Williams 29 . Compact Sound 30 . Conjunto Chaney 31 . Constructora Rodrguez 32 . Costa Brava 33 . David Pabn 34. Dream Sound Subtotales

Primas no tea gadas $ 8 .98 2 .93 15 .62 234.00 3 .66 46.23 27.45 131 .62 54.11 44.10 3 .66 1 .46 67.02 36.81 157.95 87 .76 3 .66 98.00 11 .70 29.26 7.31 65 .81 26.33 33 .64 29 .25 55 .58 119.85 32 .18 70 .20 90 .68 436 .22 27 .79 36 .56 15 .36 2,182.74

(Cont. Aneio 1-A) Importe de los contratos 150 3,700 8,000 10,700 1,900 200 " 2,500 1,200 3,000 139,950 2,000 3,800 5,000 4,064 2,500 350 1,900 2,000 5,500 800 300 4,500 350 3,600 400 10,200 600 1,500 1,500 300 800 1,600 900 600 1,500 2,000 14,000 378,803 46

Contratista 35 . Duo Meldico 36. Eddie Santiago y Orquesta 37. Ednita Nazario 38. El Gran Combo 39. El Grupo Ectasy 40. Electric Sound DJ's 41 . Elas Lops 42. Elliot Gmez 43. Emmanuel Logroo 44. Estrella Construction 45. Express Entertainment, Corp. 46. Famma 47 . Felipe Rodrguez 48. Flix Iron Works 49. Florentino Rodrguez 50. Francisco Miranda 51 . Gabino Velzquez 52. Genaro y Puty 53. Gilberto Santa Rosa 54 . Gloria Pagn 55. Grupo Ectasy 56. Grupo Flor de Caa 57. Grupo Heartbeat 58 . Grupo Wao 59. Ilussion Group (iris Rosario) 60. Isaas Ortiz 61 . Ivn Rijos 62. Ivonne Goderich 63 . Jack Warren Steel Band & Calypso 64. Jaime Cruz 65. Jess Arroyo Fuentes 66. Jess Cepeda & Grupo ABC 67. Jess Rosario 68. Jimmy Santiago y su Conjunto 69. Jimmy Velzquez 70. Joaqun Mouliert 71 . Jos A. Garca Subtotales

Aos econmicos 1988-89 1989-90 1992-93 1988-89 al 1989-90 1990-91 y 1992-93 1992-93 1990-91 1989-90 al 1990-91 1990-91 1990-91 al 1992-93 1988-89 1991-92 1989-90 y 1991-92 1989-90 1992-93 1988-89 1990-91 1989-90 1988-89 y 1992-93 1992-93 1989-90 1991-92 1989-90 1992-93 1988-89 1990-91 y 1992-93 1992-93 1992-93 1991-92 1989-90 1989-90 1990-91 1992-93 1989-90 1988-89 1992-93 1991-92

Primas no pagadas 2.19 54 .11 117.00 156 .49 27 .79 2 .93 36 .56 17 .56 43 .88 3,170 .50 36 .56 55 .58 73 .12 50 .80 36 .56 5 .12 51 .21 29 .25 80 .44 11 .70 4.39 65 .81 5 .12 52.65 5 .85 360.52 8.78 21 .94 21 .94 4.39 11 .70 23 .40 13 .16 8 .78 21 .94 29.25 318.08 7,219.79

(Cont. Anejo 1-A) Importe de los contratos 1,500 2,000 63,820 2,000 1,200 2,300 . 10,000 2,200 9,100 300 1,600 850 4,400 6,000 5,700 2,800 4,500 1,500 4,000 2,200 3,000 7,800 2,000 2,500 2,350 5,200 3,200 2,000 5,500 300 13,800 6,416 2,425 7,100 _ 1,580 571,944 47

Contratista 72. Jos A . Salamn 73 . Jos C. Pizarro 74. Jos Gutirrez 75 . Jos L. Moner 76. Jos Marcano 77. Jos Medina y Orquesta 78. Jos R. Alayn & Associates 79. Jos R. Bauzo 80. Jossie Esteban y Patrulla 15 81 . Juan C. Morales 82. Juan Marn y Orquesta Puerto Rico 83. Juan R. Daz Parrilla 84. La Gran Banda 85. La Orquesta Zaperoco 86. Lalo Rodrguez y Orquesta 87 . Las Chicas del Clan 88 . Las Nenas de Ringo y Jossie 89. Lisa M. 90. Los Ases 91 . Los Dinmicos del Merengue 92. Los Electrizantes Kenton 93 . Los Hijos de Puerto Rico 94. Los Hijos del Rey de Puerto Rico 95 . Los Kenton y Orquesta 96. Los Pioneros del Merengue 97. Los Sabrosos del Merengue 98. Louie Ceballos y Orquesta 99. Lourdes Chacn 100. Lourdes Robles 101 . Luis de Jess y su Tro 102. Luis Enrique 103. Luis Rodrguez 104. Luis R. Mndez Lugo 105. Mario Ortiz 106. Martn V . Arroyo Subtotales

Aos econmicos 1989-90 1990-91 al 1991-92 1989-90 al 1992-93 1989-90 1992-93 1988-89 1991-92 1988-89 1989-90 al 1991-92 1990-91 1988-89 1988-89 y 1992-93 1988-89 al 1989-90 1989-90 al 1992-93 1988-89 al 1989-90 1991-92 1988-89 al 1989-90 1991-92 1988-89 al 1989-90 1989-90 y 1991-92 1990-91 1991-92 y 1992-93 1989-90 1988-89 1991-92 y 1992-93 1991-92 y 1992-93 1990-91 al 1992-93 1989-90 1991-92 1989-90 1989-90 y 1991-92 al 1992-93 1989-90 1989-90 1988-89, 1990-91 y 1991-92 1990-91

Primas no naeadas 21 .94 34.13 1,360.82 29.25 17 .55 33 .64 91 .50 32 .18 133 .09 4.39 23 .40 12 .43 64.35 87 .76 83 .36 40 .95 65 .82 21 .94 58 .50 32 .18 43 .88 114 .07 29 .25 36 .56 34 .37 76 .05 46.81 29 .25 80 .44 4.39 201 .82 224.56 35 .47 103 .84 35 .90 10,565 .63

(Cont. Aneio 1-A) Importe de los contratos 35,850 1,600 5,000 850 400 600 200 2,600 2,500 1,700 2,000 500 2,000 1,800 600 1,800 1,800 4,700 500 125 2,500 6,700 6,524 700 17,000 1,500 800 750 5,800 4,000 2,900 4,500 2,200 10,983 2,850 1,800 710,575 48

Contratista 107. Mechanical Construction Service 108. Mickey Cora y Orquesta Cbala 109. Milly y su Vecinos 110 . Molina Picorelli y su Tro 111 . Moonlight 112. Nacho Sanabria 113. Neftal Reyes 114. Nicols de Jess 115. Nino Segarra y su Orquesta 116. Norma Pujals 117. Orquesta Costa Brava 118 . Orquesta de Cuatros y Bordonas 119 . Orquesta de Giros y Cuerdas 120. Orquesta Experimental 121 . Orquesta La Creacin 122 . Orquesta Merencalip 123 . Orquesta Mulenze 124. Orquesta Sonido Tempo 125 . Orquesta Merengue "A" Plus 126_ Pablo Ortiz 127 . Patrulla 15 128 . Pedro Conga

Aos econmicos

Primas no pagadas 1,021 .73 23 .40 73 .13 12 .43 5 .85 8.78 2.93 38.03 36 .56 24.86 29 .25 7.31 29 .25 23 .41 8.78 26 .33 26 .33 68 .74 7 .31 1 .83 36 .56 98 .00 277 .90 10 .24 248 .60 21 .94 11 .70 10 .97 84 .82 98 .00 42 .41 65 .81 49.98 249.53 41 .68 26.33 13,416 .34

1989-90 1988-89 1991-92 1989-90 1989-90 1989-90 1992-93 1989-90 al 1992-93 1991-92 1991-92 1988-89 1992-93 1992-93 1988-89 al 1989-90 1989-90 1988-89 1989-90 1988-89 y 1992-93 1992-93 1988-89 1988-89 1988-89, 1990-91 al 1992-93 129 . Pedro Gonzlez 1990-91 1990-91 al 1991-92 130. Pedro Santos 131 . Pery Campos Snchez 1990-91 132. Pin Jimnez y su Orquesta 1988-89 Forklrico 1992-93 133 . Primer Ballet 1992-93 134. Produccin Apolo 1990-91 135 . Producciones Pepn Santaella Electric Service 1989-90 136. Quiones 1992-93 137. Rafael A. Leavitt 138. Rafael Pina y los Hermanos Rosario 1992-93 Ramn Cruz Perdomo 1990-91 139. 1991-92 140. Ral Martnez & Associates 1990-91 141 . Ral Mndez 1989-90 al 1990-91 142 . Raymond Castelln Subtotales

(Cont. Aneio 1-A) Importe de los contratos 2,100 150 1,500 1,350 8,500 470 250 7,200 40,947 2,200 7,000 3,600 5,000 6,450 6,000 2,325 4,000 3,840 2,000 300 200 1,600 11,000 7,400 2,500 8,000 $846.,458

Contratista 143 . Roberto Lugo y Orquesta 144. Rubn Sound Music 145 . Rubn Urrutia 146. Santos Matos Ortiz 147. Sonora Poncea 148. Switch Lighting 149. Taller Musical Retablo 150. Tavn Pumarejo 151 . Tecnol Air 152. Tito Rojas 153. Tommy Olivencia 154. Tony Croatto 155. Tony D'Astro Show 156 . Tony Rosario Fred 157 . Tony Vega 158 . Tony y sus Amigos del Merengue 159. Too Rosario 160. Tower Brothers 161 . Tro Cofres 162 . Tro Los Hermanos 163 . Tro Los Riograndeos 164. Trios Los Condes 165 . Wilkins Music Corp. 166. Willie Gonzlez y Orquesta 167. Willie Rosario & Orquesta 168. Yolandita Monge Totales

Aos econmicos 1988-89 1992-93 1989-90 1989-90 y 1991-92 1988-89 al 1990-91 1992-93 1991-92 1990-91 al 1992-93 1990-91 al 1991-92 1991-92 1988-89 al 1990-91 1990-91 1991-92 1989-90 al 1992-93 1991-92 al 1992-93 1989-90 al 1990-91 1992-93 1992-93 1992-93 1989-90 1988-89 1991-92 1990-91 1988-89 al 1989-90 y 1991-92 1990-91 1990-91

Primas no pagadas 30 .71 2 .19 21 .94 22 .18 124.32 6.87 3 .66 105 .30 511 .84 32.18 102.37 52.65 73 .13 94,33 87 .75 4.00 58 .50 56 .16 29 .25 4.39 2 .93 23 .40 160 .88 108 .23 36.56 117 .00 $1.5,289-06

MUNICIPIO DE RIO GRANDE

Aneio 2

Funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el periodo auditado t

Nombre Hon. Wilfredo Mercado Ortiz Hon. Blanca Medina Urigen Sr. Carlos Caraballo Marn Sr. Gabriel Daz Rivera Srta. Yelitza I. Prez Medina Sra. Iris Laureano Fuentes Sra. Mara Rodrguez Cachola Sr. Isaas Rivera Estrella Sra. Marlene Smith Bermdez Sr. Jos L. Reyes Rodrguez Sra. Genoveva Cepeda de Ceballo Sra. Migdalia Calo Rivera Sr. Marcelo Canales Velzquez Sr . Leocadio Alamo Figueroa .

Cargo Alcalde Alcaldesa Director de Finanzas Secretario Municipal Secretaria Municipal Idem
11

Perodo Desde Hasta 11 ene 93 9 ene 89 12 ene 89 12 ene 93 29 abr 91 24 oct 90 1 feb 89 3 ene 95 12 ene 93 17 ene 89 12 ene 93 12 ene 89 2 oct 89 12 ene 93 12 ene 89 31 dic 95 10 ene 93 31 die 95 31 dic 95 11 ene 93 28 abr 91 23 oct 90 31 dic 95 31 dic 94 11 ene 93 31 die 95 1 oct 89 11 ene 93 31 die 95 11 ene 93

Auditor Interno Auditora Interna Auditor Interno Directora de Recursos Humanos Idem Director de Obras Pblicas Municipal Idem

No se incluyen interinatos menores de 30 das .

50

(Cont. Aneio 2)

Nombre Sr. Jos R. Figueroa Bez Sra. Migdalia Cruz Montes Sr. Marco E. Prez Sanjurjo Sr. Ral Garca Coln

Carizo Director de la Oficina de Programas Federales Directora de la Oficina de Programas Federales Director de la Defensa Civil Idem

Desde

Perodo

Hasta

12 ene 93 16 feb 89 12 ene 93 12 ene 89

31 dic 95 11 ene 93 31 dic 95 15 dic 92

MUNICIPIO DE RIO GRANDE Funcionarios principales de la Asamblea Municipal z que actuaron durante el perodo auditado Perodo

Aneio 3

Nombre Hon. Juan L. Mndez Reyes Hon . Manuel Rivera Robledo Sra. Vivan Julin Camacho Sra. Madelina Villabol Rodrguez Sra. Elba Correa de Matos

Cargo Presidente de la Asamblea Municipal Idem Secretaria de la Asamblea Municipal Idem

Desde

Hasta

11 ene 93 9 ene 89 11 ene 93 16 ene 92 9 ene 89

31 dic 95 10 ene 93 31 dic 95 31 dic 92 15 ene 92

No se incluyen interinatos menores de 30 das .

52