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Ma n u a l d eA c c e s s

ndice

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Captulo 1: Cmo empezar en Access 2000


Introduccin ............................................................................................................................2 Cmo iniciar ACCESS 2000...................................................................................................2 La Ventana de Base de Datos ...............................................................................................4 Las Relaciones .......................................................................................................................6

Captulo 2: Tablas
Introduccin ............................................................................................................................8 Estructura lgica de las Tablas ..............................................................................................9 Creacin de Tablas ..............................................................................................................10 Tipos de datos ......................................................................................................................16 Propiedades de los campos .................................................................................................17 ndices ..................................................................................................................................21 Importacin, vinculacin y exportacin ................................................................................29

Captulo 3: Consultas
Introduccin ..........................................................................................................................34 Utilizacin de las consultas ..................................................................................................34 Creacin de consultas..........................................................................................................36

Captulo 4: Formularios
Introduccin ..........................................................................................................................41 Clasificacin de formularios .................................................................................................43 Creacin de Formularios ......................................................................................................49 Diseo ..................................................................................................................................55

Captulo 5: Informes
Introduccin ..........................................................................................................................58 Creacin de Informes ...........................................................................................................59 Contenido de informes: secciones ......................................................................................65 Informe resumen ..................................................................................................................66

Captulo 6: Macros
Introduccin ..........................................................................................................................67 Creacin de una MACRO.....................................................................................................68

EJERCICIOS ........................................................................................................................70

CAPTULO

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Cmo empezar en ACCESS 2000

Introduccin
Microsoft ACCESS 2000 es un sistema gestor de bases de datos relacional: herramienta que permite usar una base de datos (coleccin de datos relacionados) de una forma fcil, segura y eficiente. La informacin que maneja una aplicacin de base de datos en ACCESS se almacena en tablas. Dicha informacin es manipulada a travs de los diferentes objetos que este sistema nos ofrece: consultas, formularios, informes, macros y mdulos.

Cmo iniciar ACCESS 2000


Para iniciar ACCESS 2000 haremos clic en el men Inicio de la Barra de tareas de Windows y tras elegir el men Programas hacemos clic sobre el icono Microsoft Access. Aparecer entonces el cuadro de dilogo de inicio de ACCESS, vase figura 1.1, desde el cual podemos hacer una de las siguientes operaciones: Crear una base de datos en blanco Crear una base de datos con el Asistente Abrir una base de datos existente.

Figura 1.1. Cuadro de dilogo de inicio de ACCESS 2000

Barra de Mens

Si tenemos configurado el sistema para que se salte el cuadro de dilogo de inicio o elegimos Cancelar en la figura 1.1 nos encontraremos ante la ventana principal de ACCESS, vase figura 1.2. Barra de
Ttulo

Barra de Herramientas

Barra de Estado Figura 1.2. Ventana principal de ACCESS.

La Ventana de Base de Datos


Tanto al crear una nueva base de datos como al abrir una existente tendremos ante nosotros la ventana de base de datos. Estas operaciones las podemos realizar desde: El cuadro de dilogo de inicio. Seleccionando abrir/nueva del men Archivo. La barra de herramientas: icono de nueva o abrir.

La ventana de base de datos agrupa todos los objetos que permiten manejar los datos. Desde esta ventana crearemos los nuevos objetos a incluir en la base de datos as como abrir los existentes en el modo vista y diseo. La figura 1.3 muestra la ventana de base de datos correspondiente a la base de datos Libros.

Figura 1.3. Ventana de base de datos: Coleccin de libros1. Lengeta Tablas seleccionada.

A continuacin describiremos cada uno de los objetos que forman la base de datos: Tablas Las tablas son las estructuras en las que se almacenan los datos. Estn organizadas en filas y columnas. ACCESS como sistema gestor de base de datos relacional adems de guardar los datos en las tablas es capaz de almacenar una serie de parmetros de modo que cada tabla no sea una entidad aislada, sino que, por el contrario, sean elementos cohesionados entre s. La figura 1.4 muestra una tabla en vista hoja de datos.

Figura 1.4. Vista de Hoja de datos de la tabla clientes.

Consultas Mediante las consultas podremos trabajar con los datos almacenados en las tablas. No slo se utilizan para extraer la informacin que deseemos de las tablas sino que tambin podremos modificar, eliminar o agregar datos a las mismas. Podremos crear las consultas a base de clics de ratn en vista de diseo de consultas, pero tambin se puede utilizar el lenguaje de consultas SQL. Formularios La presentacin e introduccin de datos en un formato conveniente se realiza a travs de los formularios. La figura 1.5 muestra un formulario para la entrada de clientes en la tabla clientes.

Figura 1.5. Formulario entrada de datos para la tabla clientes.

Informes Los informes permiten llevar a cabo la impresin o vista previa de los datos en un formato diseado por nosotros mismos. Macros Una macro es un conjunto de instrucciones que automatizan una tarea que necesitamos realizar frecuentemente. Podemos definir macros para abrir automticamente formularios, imprimir informes... Mdulos Permiten automatizar y acomodar la aplicacin a nuestro gusto. Se requiere conocimientos en Visual Basic para su utilizacin por lo que no entraremos en ello.

Las RELACIONES
ACCESS es un gestor de bases de datos relacional, pero qu es una base de datos relacional? Es una base de datos donde las tablas se encuentran relacionadas , es decir, existe una asociacin entre las diferentes tablas que forman la base de datos. Si observamos la figura 1.6 podemos ver los datos referentes a facturas almacenados en una tabla de una base de datos. Claramente vemos que existe informacin duplicada.

Figura 1.6. Vista hoja de datos de la tabla facturas

Para modificar el DNI de algn cliente habra que modificar cada uno de los registros de la tabla que coincida con el DNI a modificar. Esto presentara un grave problema de eficiencia. Pero sera an peor si al introducir el DNI de un cliente ya existente cometiramos un error.

Mediante el modelo relacional mantendremos dos tablas diferentes relacionadas (vase figura 1.7) mediante el DNI de cliente, as ahorraramos espacio al no tener datos duplicados y la modificacin de algn campo sera mucho ms eficientes.

Figura 1.7. Relacin uno a varios entre las tablas de clientes y facturas.

De esta forma la informacin contenida en ambas tablas que reflejada en la figura 1.8.

Figura 1.7. Relacin entre los datos de ambas tablas.

Al tener una tabla Clientes y otra Facturas la base de datos debe poseer un mecanismo de unin entre ambas. Este mecanismo son las relaciones, en este caso ambas tablas se relacionan a travs del campo que representa el DNI de los clientes. De esta forma si vara algn dato de cliente no har falta cambiarlo en todos los registros, como suceda antes.

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Tablas

Introduccin
En todas las aplicaciones de bases de datos se utilizan estructuras para almacenar informacin y estructuras para manipular esa informacin. En ACCESS las estructuras utilizadas para el almacenamiento de la informacin son las tablas. En ellas se almacena la informacin de un tema especfico de forma que tendremos una tabla para clientes, proveedores, facturas... Este captulo se centra en la creacin y manipulacin de tablas. Al ser las tablas la base de los dems objetos de una base de datos debemos prestar mayor atencin en su diseo, adems, cualquier modificacin posterior de las mismas puede acarrear serios problemas. Tambin se estudia en este captulo lo referente a la importacin / exportacin y vinculacin de datos. Antes de comenzar con la creacin de tablas debemos tener creada la base de datos que va almacenar nuestras tablas. En caso de estar ya creada debemos tenerla abierta.

Estructura lgica de las Tablas


Las tablas almacenan la informacin en forma de filas y columnas, de tal forma que una fila es un conjunto de datos que tiene completo sentido; por ejemplo una fila (registro) en la tabla clientes contiene toda la informacin referente a un determinado cliente. Sin embargo una columna (campo) hace referencia a una unidad simple de informacin dentro de una fila; como ejemplo la tabla clientes est formada por los campos Nombre, Apellidos, DNI...que por solitario no tienen ningn sentido. En la figura 2.1 se muestra la estructura lgica de la tabla facturas.

Columna : Campo Fecha. Independiente de los dems no tiene sentido.

Fila: Registro correspondiente a los datos de la factura 98 realiza el 3/4/98 al cliente con DNI 789654213F, con un 16% de IVA y que no est pagada.

Figura 2.1. Organizacin de las tablas.

Como podemos observar en la figura 2.1 existen cinco campos: Num, Fecha, CodCliente, Iva y Pagada. Mientras que el nmero de registros es 10.

Creacin de Tablas
En Access podemos elegir entre crear tablas vacas o crear tablas a partir de los datos ya existentes. La creacin de tablas se puede realizar con o sin Asistente (recomendamos crearla sin Asistente, ya que nadie mejor que nosotros sabemos lo que queremos y cmo lo queremos). Nota. No debemos incluir campos calculados en las tablas, ya que derrocharemos espacio en disco, y no necesitamos realizar los clculos nosotros mismos, ya que puede dar lugar a resultados errneos basados en campos no actualizados.

Creacin de Tablas Vacas Con Asistente

1. Seleccionada la lengeta Tablas en la ventana de la Base de Datos hacemos clic en Nuevo. Esto mismo se puede hacer tambin desde la barra de herramientas o desde el men principal. 2. Aparecer el cuadro de dilogo Nueva Tabla, entonces elegimos la opcin Asistente para tablas. Aparecer el cuadro de dilogo Asistente para tablas. En este cuadro seleccionamos el tipo de tabla que deseamos Negocios o Personal (vase esquina inferior izquierda de la figura 2.3).

Figura 2.2. Cuadro de dilogo Nueva tabla.

3. Podemos seleccionar los campos de varias tablas, figura 2.3, para ello elegimos la tabla y seguidamente, de la lista de campos, aadimos a la tabla en construccin los campos que deseemos mediante los botones correspondientes:

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Figura 2.3. Cuadro de dilogo para elegir los campos que formarn la nueva tabla

Aadir campo seleccionado.

Aadir todos los campos de la tabla. Con la misma facilidad que se aaden campos se eliminan: Eliminar campo seleccionado Eliminar todos los campos seleccionados Si la nueva tabla est basada en campos de dos o ms tablas tendremos que seleccionar cada tabla y aadir los campos correspondientes. 4. Una vez elegidos los campos hacemos clic en el botn Siguiente. Entraremos en la pantalla por la cual asignaremos un nombre a la tabla e indicaremos al Asistente si debe crear la clave principal o no. En caso de especificar nosotros la clave mostrar una ventana donde indicaremos el tipo de datos que contendr la clave principal. 5. Cuando se crea la tabla se deben establecer las relaciones, en caso de existir, entre las dems tablas de la base de datos (vase figura 2.4). El cuadro de dilogo de la figura 2.5 permite establecer el tipo de relacin existente entre la nueva tabla y la seleccionada del cuadro de dilogo de la figura 2.4, tras pulsar el botn Relaciones.

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Figura 2.4.Establecimiento de las relaciones.

Figura 2.5.Establecer la relacin con otra tabla.

6. Por ltimo el asistente pregunta que deseamos hacer, si abrir la tabla para comenzar la introduccin de datos, entrar en la ventana de diseo o crear un formulario para la entrada de datos en la tabla. Elegimos una opcin y Terminar.

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Creacin de Tablas Vacas Sin Asistente

1. Seleccionada la lengeta Tablas en la ventana de la Base de Datos hacemos clic en Nuevo. Esto mismo se puede hacer tambin desde la barra de herramientas o desde el men principal.
2. Aparecer el cuadro de dilogo Nueva Tabla (Vase figura 2.2), entonces

elegimos la opcin vista de Diseo. Tendremos la ventana de vista de diseo de una tabla, figura 2.6. Nos encontramos en la ventana donde indicamos a Access qu campos irn en la Tabla. Aqu especificaremos el nombre, tipo de datos y descripcin de cada campo, as como sus propiedades.

Aparecer en la barra de estado Clave principal hasta 64 caracteres incluyendo espacios en blanco

Selector de fila.

Figura 2.6. Vista de diseo de una tabla.

Estando en la vista de diseo de una tabla debemos comenzar a definir los campos de la tabla especificando su Nombre, Tipo de datos y una breve Descripcin (opcional, pero recomendable). Tambin (esto es opcional) podemos seleccionar la lengeta General o la de Bsqueda para especificar las Propiedades que deseemos para el campo que se est definiendo.

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Durante el proceso de definicin de los campos podemos tanto introducir como eliminar campos en el diseo de cualquiera de las formas que a continuacin se exponen: a) Estando en una de las filas pulsar el botn derecho del ratn y hacer clic en insertar o eliminar filas. b) Insertar fila del men Insertar Eliminar fila del men Edicin. c) Haciendo clic en el icono correspondiente de la barra de herramientas.

Insertar Fila

Eliminar Fila

Terminada la definicin de los campos o cuando se est en ello debemos especificar la clave principal de la tabla. Al ser Access un sistema gestor de bases de datos relacionales tenemos que indicar la forma de enlazar los datos de las diferentes tablas. Es por ello por lo que incluimos en cada tabla un campo, o conjunto de campos, que garanticen la exclusividad de los registros almacenados. A este campo, o conjunto de campos, se le denomina Clave Principal o Clave Primaria (Vase figura 2.7). Para establecer la clave principal seguimos los siguientes pasos: 1 Seleccionar el campo que se utilizar como clave principal haciendo clic sobre el botn selector de fila. Si la clave principal est formada por ms de un campo la seleccin de los mismos se realizar manteniendo pulsada la tecla Control y haciendo clic sobre el selector de fila de cada campo. 2 Hacer clic sobre el botn clave de principal de la barra de herramientas. O seleccionando el comando clave principal del men Edicin. O haciendo clic con el botn derecho del ratn estando en campo seleccionado y seleccionar clave principal.
Figura 2.7 Diferentes tablas con sus claves principales. (Campos en negrita)

Los valores del campo Clave Principal no se repiten, es decir, cada registro de la tabla tiene un valor diferente para el campo clave principal.

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Acabado el diseo de la tabla podemos cerrar y guardar la estructura de la tabla, para ello: 1 Hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana de diseo, o pulsando Control-W o ejecutando el comando cerrar del men Archivo o pulsando el icono de la barra de herramientas correspondiente. 2 Aparecer un cuadro de dilogo para decidir si guardar o no el diseo de la tabla. Elegiremos la opcin S. 3 Escribiremos el nombre de la tabla y en caso de no haber asignado ninguna clave principal aparecer un aviso, vase figura 2.8.

Figura 2.8. Clave principal no definida.

En el caso de aceptar la operacin ACCESS crear como clave principal un campo de tipo autonumrico, sin embargo, si no aceptamos la operacin crear una tabla sin clave principal y si cancelamos la operacin volvemos al diseo de la tabla.

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Tipos de datos
Los campos de una tabla almacenan datos de diferentes tipos. Un campo puede almacenar una cadena de caracteres tal como Jos Mara, un valor entero tal como 35. El tipo de datos determina la naturaleza del conjunto de valores que puede tomar un campo. Otro concepto importante a tener en cuenta es la representacin interna de los nmeros, o al menos el espacio ocupado. Para definir el tipo de datos haremos clic sobre la columna Tipo y a continuacin desplegamos la lista (Vase figura 2.6) de tipos y seleccionamos el correspondiente. En la tabla 2.1 se presenta una descripcin de cada uno de los tipos existentes.
Autonumrico Va asignando valores exclusivos a cada entrada que se produce secuencial o aleatoriamente. Slo uno por tabla. Si se borra una entrada el valor del campo autonumrico no se utiliza ms. Texto Almacena caracteres alfanumricos con un mximo de 255 caracteres. Tambin se utiliza para almacenar nmeros con los que no se van a realizar ningn tipo de operacin (Ejemplo: para almacenar el telfono) Memo Se utiliza para almacenar caracteres alfanumricos con un mximo de 64.000 caracteres. No se puede indexar ni ordenar lgicamente. Numrico Almacena nmeros (enteros, reales,...). Este tipo se utiliza para campos calculados, o campos que utilicemos para esos clculos, excepto los clculos de dinero para los cuales elegiremos el tipo moneda. Fecha/hora Existen varios formatos para este tipo de datos. Moneda Tipo para campos que almacenan informacin respecto a clculos de dinero. Este tipo permite trabajar con precisin decimal realizando los clculos en coma fija, que acelera las operaciones. S/No Slo almacena uno de entre los siguientes valores: S/No, Activado/Desactivado, Verdadero/Falso Objeto OLE Representa objetos creados con otros programas (un documento de Word...) y que pueden ser vinculados o incrustados a una tabla de Access. Hipervnculo Son rutas de acceso (a un servidor de una L.A.N., una direccin de objeto...) No se pueden ni indexar ni ordenar. Asistente para Crea un campo para que el valor se busque en otra tabla u otra busqueda consulta.
Tabla 2.1. Tipos de datos.

Nota. Debemos tener en cuenta que al cambiar el tipo de datos de un campo de una tabla con datos, puede dar lugar a la prdida de informacin.

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Propiedades de los campos


Las propiedades que podamos definir en cada campo dependen del tipo de datos que almacene dicho campo. Para establecer una propiedad a un campo basta con seleccionar el campo y pinchar bien la lengeta General o de Bsqueda y seguidamente situarse en la propiedad a modificar. Dependiendo de la propiedad elegida habr que escribir un valor, seleccionar una opcin de las posibles de la lista desplegable o utilizar la ayuda mediante el botn de Generar. Lengeta GENERAL Tamao del campo: longitud mxima de texto permitida, o la cantidad aceptable de nmeros. Para texto: 255 como mximo. Formato: permite definir la forma en que vamos a ver los datos, no la forma en que se van a almacenar. Utilizamos esta propiedad cuando queramos ver los datos con un formato de visualizacin determinado. Lugares decimales: nmero de dgitos a la derecha del separador decimal. Si seleccionamos Automtico el formato determina el nmero de lugares. Mscara de entrada: modelo para todos los datos introducidos. Ttulo: disponible para todos los tipos de datos. Utilizado en la Vista Hoja de Datos y como Etiqueta cuando creamos formularios e informes. Valor predeterminado: valor introducido automticamente en el campo para nuevos registros. En la tabla 2.2 se presentan algunos ejemplos para esta propiedad. Regla de validacin: expresin que limita los valores que pueden introducirse en el campo. En la tabla 2.3 presentamos varios ejemplos.

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Valores =Fecha 0 No BA

Significado Carga la fecha actual. Nmero cero Establece a Falso Las letras BA, correspondientes a un campo que almacena abreviaturas de provincias.

Tabla 2.2. Ejemplos de valores predeterminados.

Regla >Fecha() <>5 Entre 1 y 100 >=#3/2/98#

Significado Limita la entrada a fechas superiores a la actual. Permite cualquier nmero menos el cinco. Slo se aceptan valores en ese rango. No permite fechas anteriores a la especificada.

Tabla 2.3. Ejemplos de reglas de validacin.

Texto de validacin: mensaje de error que aparece cuando se introduce un valor prohibido por la regla de validacin. Requerido: el campo no puede tener un valor nulo. Permitir longitud cero: permite como dato vlido un valor vaco(). Indexado: mediante la indexacin se aceleran las bsquedas y ordenamientos, aunque las actualizaciones son ms lentas. Nuevos valores: cmo deben generarse los valores del campo autonumrico.

Lengeta Bsqueda Mediante las propiedades existentes en la lengeta bsqueda (vase figura 2.9) crearemos campos que busquen o listen valores que provengan de una tabla, una consulta o una lista de valores. Por ejemplo, en la tabla Productos de la aplicacin Neptuno en el campo IdProveedor se crea una consulta que busca los valores Nombre Proveedor para mostrarlas, cuando en realidad lo que almacena es el nmero identificador del Proveedor.

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Figura 2.9. Propiedades de la lengeta bsqueda para el campo IdProveedor.

La utilizacin de listas de valores se utiliza en casos en los que vamos a tener un pequeo conjunto de posibilidades que no va a cambiar. Por ejemplo, un campo que almacene el tamao del envase de los productos podra tener los valores: Grande, Mediano y Pequeo. En la figura 2.10, se muestra otro ejemplo.

Figura 2.10. Campo de bsqueda en una lista de valores.

Propiedades : Mostrar control: indica el tipo de control para mostrar el campo en un formulario. Tipo de origen de la fila: indicaremos si el origen ser una tabla, consulta, lista de valores o lista de campos. Origen de la fila: indicamos el origen de los datos: lista valores, consulta... Columna dependiente: columna que tiene el valor del cuadro de control. Nmero de columnas: nmero de columnas a mostrar. Encabezados de columna: ttulo de las columnas.

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Ancho de columnas: indicamos el ancho de columnas. Filas en lista: indicamos el nmero de registros a sacar en la lista. Ancho de la lista: ancho de la lista desplegable. Limitar a la lista: indicamos si los datos slo pueden originarse en la lista.

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NDICES
Los ndices permiten realizar bsquedas y ordenamientos de datos ms rpidamente, pero por el contrario ralentiza la entrada y actualizacin datos. Cada tabla puede tener hasta 32 ndices. Para aadir o eliminar un ndice: 1 Seleccionar el campo correspondiente 2 Elegir la propiedad Indexado y seleccionar una de las opciones. Existe la posibilidad de crear ndices de mltiples campos como en el caso de una biblioteca, donde la bsqueda se puede realizar tanto por Materia como por Temas. La creacin de estos se realiza: Desde la vista Diseo de la tabla correspondiente seleccionar ndices del men Ver o pulsar el icono de ndices. En la ventana de ndices, vase figura 2.10, introducimos el Nombre del ndice, los campos que lo forman y el orden. El criterio de ordenacin comienza por el primer campo, y si hay datos iguales para ese campo, a continuacin se ordena teniendo en cuenta el siguiente, etc.

Figura 2.10. Ventana de creacin de ndices.

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Trabajar con Tablas: Hoja de datos


Desde la vista hoja de datos (vase figura 2.11) podemos realizar las operaciones de aadir, modificar, ordenar, buscar y reemplazar datos de las tablas.
Selector de Tabla Selectores de registro

Botones de desplazamiento Ir al: Primero Anterior Siguiente Ultimo Nuevo Cambiar de campo

Figura 2.11. Vista Hoja de datos de la tabla Libros.

En este apartado veremos tambin la creacin de los diferentes filtros que podemos crear sobre los datos de las tablas.

La seleccin tanto de campos como de registros, e incluso de la tabla entera, van a ser operaciones a realizar con bastante frecuencia. Para realizarlas: Seleccin De registros: hacemos clic en el selector de fila, situado a la izquierda de cada registro (vase figura 2.11). Para seleccionar varios registros mantener la tecla maysculas pulsada o sin dejar de pulsar el ratn, nos desplazamos. De campos: slo hacemos clic sobre el selector de campo. Para seleccionar varios campos lo haremos igual que para los registros. Tabla: haciendo clic sobre el selector de tablas, o en el men Edicin ejecutar Seleccionar todos los registros.

Otras de las operaciones que podemos adelantar son las de mover y copiar, para las cuales seguiremos los siguientes pasos: 1 Realizar la seleccin de los registros a mover o modificar.

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Pulsar botn derecho del ratn y elegir Copiar, Mover; o mediante la combinacin de las teclas Control+C (Copiar) y Control+X (Mover). Situarse en la nueva posicin y realizar el pegado, bien con el men emergente al pulsar el botn derecho del ratn o con las combinacin de teclas Control+V.

Aadir datos a la Tabla

Para aadir datos a la tabla debemos ir a un registro nuevo y rellenar los campos. Para esto podemos realizar cualquiera de la siguientes operaciones: a) Ejecutar el comando Nuevo Registro del submen Ir a del men Edicin. b) Botn derecho del ratn y elegir la opcin Nuevo registro. c) Botn Nuevo Registro de la barra de botones de desplazamiento.

Modificar datos a la Tabla

Modificar datos: -

Situamos el cursor en el campo a modificar y utilizamos las tcnicas habituales de edicin de textos de Windows. Si el campo est seleccionado, cualquier operacin que se realice afectar al campo completo.

Eliminar datos de la Tabla

Podemos eliminar datos de un determinado campo, un campo completo y registros. Para ello: Seleccionar y pulsar la tecla Supr o Retroceso Botn derecho del ratn y Eliminar. Para el caso de registros y campos tendremos que contestar los mensajes que ACCESS presente.
Ordenar los datos. Excepto campos del tipo: hipervnculo, memo u OLE.

La ordenacin podemos realizarla sobre uno o varios campos del mismo modo, la diferencia es que para la segunda debemos desplazar hacia la izquierda todos los campos y colocarlos consecutivamente. En la figura 2.12 podemos ver los efectos de la ordenacin.

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Los pasos a seguir son: Seleccionar campo o campos. Establecer ordenacin:


Ascendente Descendente

Men Registro, Ordenar, elegir opcin. Hay que tener en cuenta que cuando se ordena por varios campos el criterio de ordenacin se establece de izquierda a derecha, es decir, se comienza ordenando los registros por el campos situado ms a la izquierda en la hoja de datos; en caso de empate se ordena por el siguiente campo.
Figura 2.12. Efectos de la ordenacin.

Tabla sin ordenar.

Tabla ordenada por Tema en sentido creciente.

Para devolver la hoja de datos a su estado original, es decir, sin ordenar hacemos clic en el botn derecho del ratn y elegimos la opcin Quitar filtro u ordenar o desde el men Registro ejecutamos el comando Quitar filtro u ordenar.

Buscar Registros. Excepto para campos del tipo: S/no, OLE o bsqueda. Para realizar la bsqueda seguiremos los siguientes pasos: 1. Seleccionar campo. 2. Hacemos clic en el botn Buscar de la barra de herramientas o ejecutamos el comando Buscar del men Edicin. 3. Rellenamos el cuadro de dilogo Buscar en campo mostrado en la figura 2.13. En el campo Buscar podemos utilizar los caracteres comodines.

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Figura 2.13. Cuadro de dilogo Buscar en Campo

Nota. Si buscamos en un campo de bsqueda y el campo Coincidir est puesto en Todo el campo o Comienzo del campo, debemos activar la opcin Buscar los campos con formato. Reemplazar los datos Excepto campos del tipo: OLE, autonumrico y Bsqueda. Para reemplazar datos seguiremos los siguientes pasos: 1. Seleccionar el campo o los campos donde se desea realizar la operacin. 2. Ejecutar el comando reemplazar del men Edicin.

Figura 2.14. Cuadro de dilogo de Reemplazar

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3. Actualizamos los campos del cuadro con los valores que deseemos y ejecutamos: a) Reemplazar todos, de forma que ACCESS no pida verificacin cada vez que aparezca la palabra a reemplazar. b) Buscar siguiente, as iremos reemplazando el que queramos con slo pulsar Reemplazar. Utilizacin de Filtros Utilizaremos los filtros para ver los datos que queramos en un momento determinado y ocultar los no deseados. Por ejemplo, podemos visualizar las facturas cuyo importe es superior a 10000 y ocultar las dems. Tenemos varias formas de crear un filtro: a) Filtro por entrada. Para crear un filtro por entrada: 1. Hacemos clic en el botn derecho del ratn sobre cualquier parte del campo que queremos utilizar para el filtrado, excepto en la cabecera del campo. 2. Introducimos un valor (podemos utilizar los comodines) en el cuadro Filtrar por y pulsamos Intro. Podemos utilizar operadores de comparacin o funciones para realizar el filtrado. Figura 2.15.

Figura 2.15. Filtro por entrada.

b) Filtrar por seleccin o exclusin.

Este filtrado consiste en seleccionar el valor de un campo (o parte del campo) de un registro cualquiera y mostrar los registros con valores coincidentes con la seleccin (Filtrar por seleccin) o no coincidentes (Filtrar excluyendo la seleccin). Para crearlo seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el valor del campo de un registro cualquiera para el cual se quiere realizar el filtrado.

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2.

Hacemos clic sobre el botn derecho del ratn y elegimos bien filtro por seleccin, aparecern todos los registros que tienen valores coincidentes con la seleccin, o bien filtro excluyendo la seleccin, aparecern todos los registros que no tienen los valores seleccionados en el paso 1.

c)

Filtrar por formulario.

Opcin que permite crear el filtro rellenando huecos en blanco. Los pasos a seguir son: 1. Haga clic sobre el botn Filtro por formulario de la barra de herramientas o seleccione del men Registros, el submen Filtro y ejecute el comando Filtro por formulario. Aparecer la hoja de datos en blanco.
2.

Sitese sobre le campo en el que va a especificar los criterios que debern cumplir los registros para estar incluidos en el filtrado. Si desea especificar valores alternativos haga clic en la lengeta O en la parte inferior de la ventana; a continuacin especifique los criterios para esa lengeta repitiendo el paso 2 tantas veces como sea necesario. Haga clic sobre el botn Aplicar Filtro de la barra de herramientas o seleccione Filtro Aplicar filtro u ordenar de los mens, una vez que desee aplicar el filtro.

3.

4.

d) Filtro u orden avanzado.

Esta opcin se utiliza para crear filtro complejos.Los pasos a seguir son: 1. Seleccione del men Registro el submen Filtro y ejecute el comando Filtro u orden avanzado. Aparecer la ventana de diseo de filtro de la figura 2.16.
2.

Arrastre el nombre de un campo que quiera examinar o por el que quiera ordenar, de la lista situada en la zona superior de la ventana a la cuadrcula QBE situada en la zona inferior de la ventana. O haga doble clic sobre un campo para copiarlo en la siguiente celdilla Campo disponible en la cuadrcula QBE. Seleccione Ascendente o Descendente en la celdilla Orden si desea ordenar los registros por el campo especificado en el paso anterior. Escriba el valor que est buscando en la celdilla Criterios y bajo el nombre del campo correspondiente. Repita los pasos del 2 al 4 para especificar tantos criterios como desee.

3.

4.

5.

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6.

Cuando termine el filtro ejecute Aplicar filtro u ordenar de la barra de herramientas.

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Importacin, vinculacin y exportacin


Mediante la importacin, vinculacin y exportacin ACCESS puede compartir datos con otros programas. Importar: realizamos una copia de los datos de otros programas y formatos de archivos en una tabla. De esta manera las operaciones sobre los datos importados no afectan a los originales sino a la copia. Vase figura 2.17. Vincular: creamos una acceso a datos de otra base de datos. En este caso los cambios sufridos por los datos afectan a los originales ya que es con ellos con los que se trabaja directamente. Las tablas vinculadas llevan un icono especial. Exportar: realizamos una copia de los datos de nuestra base de datos a otros programas o bases de datos diferentes. Las modificaciones realizadas a los datos exportados no afectan a los originales.

Importar/Vincular

Decidir entre importar o vincular tablas a nuestra aplicacin depende de los siguientes aspectos funcionales de nuestra base de datos:

Figura 2.17. Ventana para importar objetos, en este caso la tabla Clientes.

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Si slo va a ser utilizada por nuestra base de datos. En este caso se importa la tabla, ya que es ms rpido trabajar con las bases de datos propias. Si va a ser usada por varios usuarios en un entorno de red. En este caso es mejor mantener las tablas originales en el servidor y crear vnculos desde los dems equipos, de esta manera todos los usuarios trabajan con datos actualizados. Si varias bases de datos van a usar las mismas tablas. Tambin, al igual que el anterior, es preferible crear un vnculo ya que mantenemos actualizados los datos.

Los formatos de bases de datos que se pueden importar o vincular son: DBase III,III+,IV y 5 Paradox versiones 3.x,4.x y 5.x Microsoft FoxPro versiones 2.0,2.5,2.6 y 3.0 Bases de datos ODBC, incluyendo Microsoft SQL Server (Se necesita un controlador ODBC) Bases de datos creadas con el instrumento de bases de datos Microsoft Jet, incluyendo Microsoft Access 1.x, 2.0, 7.0 y Microsoft Visual Basic. Bases de datos guardadas en hojas de trabajo de Microsoft Excel versiones 5.0 y 7.0 Tablas y listas HTML y HTX Archivos Lotus 1-2-3 (slo de lectura cuando son vinculados)

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Importar o vincular hojas de clculo

No todas las hojas de clculo pueden ser importadas o vinculadas, para ello deben cumplir las siguientes condiciones:

CONDICIONES Cada valor de un campo determinado contenga el mismo tipo de datos Cada fila debe contener el mismo nmero de campos. La primera fila tiene que contener o nombres de campos o los primeros datos a importar.
Tabla 2.4. Condiciones que deben cumplir las hojas de clculo para ser importadas.

Los pasos a seguir para importar o vincular una hoja de clculo que cumpla las condiciones anteriores son: 1. Comenzando en el cuadro de dilogo de Nueva tabla elegiremos el comando Importar o Vincular. 2. Ahora seleccionamos el formato de hoja de clculo, bien Excel o Lotus 1-2-3. 3. Localizamos la hoja de datos y hacemos doble clic sobre l en Buscar en. Ahora seleccionamos la hoja o el rango con nombre a importar o vincular y hacemos clic en Siguiente. 4. Si la hoja cumple la condicin de que su primera fila contiene los nombres de los campos marque la casilla Primera fila contiene ttulos de columnas (Vase figura 2.18). Pulsamos Siguiente.

Figura 2.18. Determinar si la primera fila contiene los ttulos de las columnas.

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5. Elegiremos una tabla de la base de datos y ejecutamos el comando siguiente, figura 2.19.

Figura 2.19. Eleccin de la tabla donde se importarn los datos.

6. Access muestra un cuadro de dilogo en el que podemos modificar algunas propiedades del campo a importar: mombre, indexado y tipo (Vase figura 2.20). Este paso se repetir tantas veces como sea necesario y finalmente pulsamos Siguiente.

Figura 2.20. Modificacin de las propiedades Nombre, Tipo e Indexado de los campos a importar.

7. Ahora podremos definir la clave principal, figura 2.21.

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Figura 2.21 Definicin de la clave principal para la nueva tabla.

8. Por ltimo asignamos un nombre a la nueva tabla. Podemos analizar la estructura de la nueva tabla. Si se utiliz una tabla existente el Asistente mostrar un cuadro de dilogo pidiendo permiso para sobreescribir. 9. Una vez terminada la operacin pulsar Aceptar.

Importar o vincular archivos HTML

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Una vez elegida la opcin Importar o Exportar del cuadro de dilogo nueva tabla seleccionar la opcin Documentos HTML de la lista Tipo de Archivo. Localizamos el archivo y hacemos doble clic sobre l en la lista situada bajo Buscar en para iniciar el Asistente para importacin de HTML. Activaremos la casilla La primera fila contiene nombres de archivos en el caso de que el sistema encuentre los nombres de los campos en el archivo HTML. A continuacin pulsaremos Siguiente. Elegimos si crear o no una tabla nueva, rellenando las opciones correspondientes. Si la opcin es utilizar una existente, seleccionarla. Especificaremos los nombres de los campos as como su tipo. Si estamos importando sobre una nueva tabla debemos asignar la clave principal, figura 2.21. Seguidamente especificaremos el nombre de la tabla y la forma de apertura de la misma.

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CAPTULO

3
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. . . . . . . . . .

Consultas

Introduccin
El gran volumen de informacin almacenado en las tablas de una base de datos no tendra significado alguno si no existiese una herramienta capaz de acceder a ellos, mostrando al usuario lo que este desea. ACCESS 2000 proporciona para tal fin una herramienta: las consultas. La capacidad de obtener respuestas a las preguntas relativas a los datos es una de las razones para la utilizacin de los gestores de bases de datos. En este captulo aprenderemos a crear los diferentes tipos de consultas que nuestro sistema ofrece; para lo cual utilizaremos la herramienta grfica QBE (Query By Example, Consulta segn ejemplo).

Utilizacin de las CONSULTAS


Algunas de las operaciones que se pueden realizar mediante la ejecucin de consultas: Seleccionar los datos que deseemos en el orden que queramos. Realizar clculos matemticos. Crear fuentes de datos para formularios, informes, grficos y otras consultas.

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Crear nuevas tablas. Aadir datos a otras tablas. Agrupar datos como una hoja de clculo.

Hoja de respuesta dinmica: visin dinmica de una o ms tablas (Vase figura 3.1). Los cambios realizados tras ejecutar una consulta normalmente afectarn a las tablas subyacentes.

Figura 3.1. Hoja de respuesta dinmica de una consulta de seleccin.

La figura 3.2. muestra el diseo de la consulta presentada en la figura 3.1.

Figura 3.2. Vista diseo: consulta de seleccin.

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Creacin de CONSULTAS
Las consultas obtienen los datos de las tablas o de otras consultas de la base de datos, por lo que lo primero que debemos tener claro es el origen de los datos que debe mostrarnos nuestra consulta. Tanto si utilizamos el Asistente como si no, el primer paso para crear la consulta ser seleccionar la pestaa consulta de la ventana de base de datos y ejecutar el comando Nuevo. A partir de aqu depende si utilizamos el Asistente o no.

Figura 3.3. Cuadro de dilogo Nueva Consulta

Creacin de Consulta con el Asistente

1. Elegimos del cuadro de dilogo nueva consulta (Figura 3.3) una de las opciones posibles: consultas sencillas: consulta de seleccin para una o ms tablas. de referencias cruzadas: crea una nica tabla de referencias cruzadas para un nica tabla o consulta. de buscar duplicados: busca registros duplicados en una nica taba o consulta. de buscar no coincidentes: busca registros en una tabla que no tengan registros relacionados en otra.

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2. Seguiremos las instrucciones del Asistente, para finalmente obtener la consulta deseada. La figura 3.4. muestra el diseo de una consulta de referencias cruzadas creadas con el Asistente. La hoja de respuesta dinmica producida por la consulta corresponde a la figura 3.5.

Figura 3.4. Diseo de consulta de referencias cruzadas realizada con el Asistente.

Figura 3.5. Hoja de respuesta dinmica resultado de la consulta de la figura 3.5. Nmero de pedidos por trimestres y total realizado por cada empleado.

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Creacin de Consulta sin Asistente

Comenzaremos con la descripcin de la ventana de diseo:


Lista de campos rea de tablas

Cuadrcula QBE
Figura 3.6. Ventana de diseo de consulta.

Ventana para aadir tablas o consultas

Para crear una consulta nueva sin el asistente seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar Vista Diseo en el cuadro de dilogo Nueva Consulta (Figura 3.3). Tendremos ante nosotros la ventana de diseo de consulta, figura 3.6. 2. Para aadir las tablas/consultas necesarias al rea de tablas lo nico que hay que hacer es seleccionarlas y ejecutar el comando Agregar. Una vez agregadas todas ejecutar el comando Cerrar. 3. Ahora tendremos que seleccionar el tipo de consulta a crear: haciendo clic en el botn Tipo de consulta o desde el men Consultas. 4. Para llevar los campos a la cuadrcula QBE bien hacemos doble clic en la lista de campos de la tabla origen del mismo o lo arrastramos a la cuadrcula. 5. Rellenamos, segn necesitemos, las dems reas de la cuadrcula. 6. Ejecutamos la consulta: pulsando el icono de Admiracin o desde el men Consulta seleccionar el comando Ejecutar.

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Elementos de la cuadrcula QBE Las filas que aparecen en la cuadrcula QBE dependen del tipo de consulta que se crea: Campo: especificar el nombre del campo a mostrar en la consulta. Si queremos aadirlos todos podemos utilizar el *. Orden: sus posibles valores son Ascendente, Descendente o No ordenado. Tabla: tabla origen del campo. Criterios: estos establecen restricciones a la informacin que va a obtener la consulta: Criterios para datos de tipo texto, numrico o fecha/hora. Ejemplos :

Campo Fecha Pas Precio Nombre DNI Precio Fecha

Criterio Entre #4/5/98# y #23/10/98# Espaa >1500 Como A* Es Nulo >4000 Y <= 4500 #7/7/98# O #4/8/98#

Significado Slo mostrar registro cuyo campo fecha est comprendido en ese rango Slo cuando Pas = Espaa Mostrar productos con precio mayor a 1500 Mostrar todos los nombre que empiecen por A Slo los campos cuyo valor sea nulo Los comprendidos en ese rango Cuando coincida con uno de esos valores

Tabla 3.1. Ejemplos de criterios.

Expresiones que usan valores resultantes de un clculo o de una funcin agregada de dominio como criterio. Por ejemplo, una funcin que muestre los productos cuando el precio est por encima de la media.

Para especificar varios criterios en una consulta utilizando el operador O, se coloca cada valor del criterio en una fila diferente, debajo del campo correspondiente. Si por el contrario se trata del operador Y, se coloca cada criterio debajo del campo correspondiente en la misma fila de criterio. En las figuras 3.7 y 3.8 podemos ver un ejemplo de estas operaciones.

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Figura 3.7. Criterio mltiple con operacin Y.

Figura 3.8. Criterio mltiple con operacin O.

Total: cuando se deseen crear campos calculados hay que aadir esta lnea a la cuadrcula QBE (men Ver seleccionar Totales). El valor de esta lnea puede ser una funcin agregada, combinacin de funciones o una expresin. Tambin podemos definir los grupos para los que queremos realizar los clculos. Por ejemplo, si queremos ver los totales por categora, debemos seleccionar la opcin Agrupar por para el campo IdCategora.

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CAPTULO

4
. .

. . . . . . . . . .

Formularios

Introduccin
Los formularios permiten trabajar con los datos provenientes de las tablas y/o consultas en un formato conveniente que se asemeja a los formularios del tipo rellenar espacios en blanco. El vnculo entre un formulario y su origen de registros (tablas y/o consultas) se crea usando controles. El tipo ms comn de control que se usa para mostrar datos es un cuadro de texto. Adems, los formularios se utilizan como gestores de las operaciones en la base de datos. En la figura 4.1 podemos observar como un formulario nos ofrece una forma alternativa de ver y trabajar con datos de la tabla clientes.

Figura 4.1. Formulario para la tabla CLIENTES del tipo columna.

La figura 4.2 muestra un formulario de conmutacin para abrir otros formularios e informes. Tambin podemos utilizar los formularios para aceptar datos del usuario y realizar alguna accin basada en estos datos, como muestra la figura 4.3.

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Figura 4.2. Formulario Panel de control para la gestin de clientes.

Figura 4.3. Formulario para la impresin de facturas.

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Clasificacin de formularios
Podemos clasificar los formularios en: Dependientes : dependen de los datos de una o ms tablas y/o consultas. Independientes : utilizados para movernos por la aplicacin.

Formularios independientes: Panel de control Mediante el uso de este tipo de formulario vamos a poner movernos con mayor facilidad por una aplicacin de Access. La figura 4.4 muestra un ejemplo de un panel de control. La creacin de este tipo de formularios puede llevarse a cabo: 1. Con el Asistente para bases de datos (Vase figura 4.4). El Panel se crea automticamente. Una vez creado podremos modificar su diseo e incluso aadir o modificar las opciones contenidas en el panel.

Figura 4.4. Panel de control principal creado por el Asistente. Mediante este panel gestionaremos nuestra propia biblioteca.

2. Mediante el Administrador del panel de control. Para activar el Administrador debemos realizar lo indicado en la figura 4.5.

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Figura 4.5. Seleccin del Administrador del panel de control.

Una vez seleccionado el Administrador de control podremos realizar las operaciones necesarias con las pginas de dicho panel as como con los elementos contenidos en las pginas. La figura 4.6 muestra los cuadros de dilogos: Administrador del panel de control y Modificar pgina del panel de control.
Cuadro de dilogo Administrador del panel de Control. .

de una pgina de un panel de control

3. Crear un formulario en blanco y aadir botones de comando e hipervnculos. En la figura 4.7 podemos observar un Panel de Control creado con esta opcin en vista de diseo.

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Figura 4.7. Diseo del panel de control.

Formularios dependientes:

Con el Asistente para formularios podemos crear diferentes formatos de formularios de una manera sencilla y rpida: En COLUMNAS Cada campo aparece en una lnea separada con una etiqueta a su izquierda; slo un registro se muestra en pantalla. La figura 4.1 muestra un formulario de este tipo. TABULARES Muestra los campos en una fila horizontal con etiquetas en la parte superior del formulario. Cada fila representa un registro de la tabla o consulta en la que est basado el formulario. Estos formularios son tiles cuando queremos mostrar varios registros a la vez. La figura 4.8 muestra el formulario para la tabla CLIENTES en forma tabular.

Figura 4.8. Formulario tabular para la tabla cliente.

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Este tipo de formulario se suele utilizar cuando slo queremos mostrar algunos campos y ver varios registros en una misma pantalla.

HOJA DE DATOS Muestra los datos en hoja de datos igual que aparecen cuando abrimos una tabla. La figura 4.9 muestra el formulario de la figura 4.1 en hoja de datos.

Figura 4.9. Formulario en hoja de datos para la tabla clientes.

JERRQUICOS Los formularios jerrquicos trabajan con tablas relacionadas, por ejemplo si queremos disear el formulario de una factura que incluya informacin de cliente, empleado y de la factura, junto con detalles acerca de los productos vendidos (Vase Figura 4.10). Podemos crear formularios jerrquicos de dos formas: Un formulario principal y subformularios (formulario separado que est incrustado en un formulario principal). Un formulario principal y formularios vinculados

Figura 4.10. Formulario jerrquico que muestra campos de la tabla clientes, empleados, facturas, detalles de factura y productos.

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En la figura 4.11 observamos un formulario vinculado. Aqu en lugar de mostrar todos los campos juntos, se muestran los datos del cliente y mediante la pulsacin del botn de comando Facturas podemos ver el formulario vinculado con los datos de las facturas del cliente del formulario principal.

Figura 4.11. Haciendo clic en el botn FACTURAS muestra el formulario vinculado.

del formulario principal se

La creacin de formulario jerrquico se consigue porque el formulario principal y el subformulario se vinculan por un campo comn en una relacin uno a varios:

La tabla o consulta del lado uno, por ejemplo Facturas, proporciona datos al formulario principal. La tabla o consulta en el lado varios, por ejemplo Detalles de Facturas, proporciona datos al subformulario.

As los formularios son vinculados mediante un campo clave principal en el lado uno y el campo clave secundaria en el lado varios. En la figura 4.12 podemos observar el diseo de un formulario/subformulario con sus propiedades de datos activas.

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Figura 4.12. Vista de diseo de un formulario /subformulario. Podemos observar el campo de vinculacin entre ambos formularios (IdFactura).

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Creacin de Formularios
Utilizando el ASISTENTE

Para crear un formulario con el Asistente debemos seguir los siguientes pasos: 1. Estando en la ventana de base de datos hacemos clic en la lengeta de Formularios, y seguidamente pulsamos el botn Nuevo. Aparecer el cuadro de dilogo Nuevo formulario (Vase figura 4.13). Seleccionamos la tabla/consulta en la que deseamos basar el formulario.

Figura 4.13. Cuadro de dilogo Nuevo Formulario.

2.Hacemos clic en Aceptar. Tendremos ante nosotros el cuadro de dilogo mostrado en la figura 4.14 donde elegiremos los campos que van a formar parte del formulario.

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Botones de seleccin de campos

Figura 4.14. Cuadro de dilogo para especificar los campos que formarn parte del formulario. Podemos elegir campos de varias tablas/consultas, Access decidir cmo presentar el formulario basndose en los campos seleccionados.

3. Si seleccionamos campos de varias tablas y no tenemos definidas las relaciones Access presentar un cuadro de dilogo con las opciones: ACEPTAR : para salir del Asistente y crear las relaciones. CANCELAR: con lo cual regresamos al paso anterior para eliminar campos. 4. Seguidamente debemos seleccionar el tipo de distribucin a utilizar para el formulario: en columnas, tabular..., dependiendo de los campos seleccionados en el paso 2. Seleccionamos la opcin deseada y hacemos clic en Siguiente. 5. Ahora nos pedir el Asistente que seleccionemos un estilo (Estndar si se desea mayor facilidad de lectura). Pulsamos siguiente y aparecer el cuadro de dilogo presentado en la figura 4.15.

Figura 4.15. ltimo cuadro de dilogo del Asistente para formularios. Este ejemplo es para un formulario simple. Si fuera para formulario con subformularios vinculados sera similar.

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6. Hacemos clic en Terminar, y tendremos el formulario creado.

Sin el ASISTENTE

La creacin de un formulario sin Asistente conlleva la realizacin de los siguientes pasos: 1. Estando en la ventana de la base de datos podemos empezar de las dos formas siguientes: Haciendo clic en la lengeta Formularios y seguidamente pulsar el botn Nuevo de la ventana de base de datos. Haciendo clic en la lengeta Tablas o Consultas, seleccionamos la tabla o consulta que deseemos relacionar con el formulario y seguidamente pulsamos sobre la flecha desplegable del botn Nuevo Objeto de la barra de herramientas. Ahora se selecciona formulario. Aparecer entonces el cuadro de dilogo Nuevo Formulario (vase figura 4.13 Cuadro de Dilogo Nuevo Formulario).

2. Seleccionamos la tabla o consulta sobre la que basamos nuestro formulario. Si el formulario es independiente no hara falta este paso. 3. Hacemos clic sobre la opcin Vista Diseo en el cuadro de dilogo y seguidamente pulsamos Aceptar. Estamos ante la ventana de un formulario en blanco en vista de diseo (Vase figura 4.16).

Figura 4.16. Vista de diseo de formulario.

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Controles

Los controles son los objetos de la base de datos que contienen la informacin, en forma de datos, ordenes e imgenes, presentada en los formularios e informes. Pueden ser (vase figura 4.17): Dependientes: utilizados para introducir, mostrar y actualizar valores de los campos de las tablas o consultas a los que estn unidos. Independientes: no estn unidos a campos, es decir, no tiene origen de datos. Son utilizados para mostrar lneas, rectngulos, imgenes e informacin.
Control dependiente del campo Descripcin de la tabla Productos.

Cuadro, control independiente Control calculado a partir de la expresin: Unidades * PrecioUnidad Figura 4.17. Diferentes tipos de controles.

Calculados: es un control dependiente de una expresin. Una expresin puede utilizar datos de un campo de una tabla o consulta base de un formulario o informe o bien datos de otro control del formulario o informe.

La hoja de propiedades

Mediante la hoja de propiedades podemos modificar las propiedades tanto del formulario como de los controles existentes en el mismo. Para cambiar una propiedad seguiremos los siguientes pasos: 1. Abrir la hoja de propiedades del objeto a modificar. 2. Seleccionar la lengeta correspondiente al tipo de propiedad a modificar: formato, datos, eventos, otras o todas. 3. Pulsamos el cuadro de texto situado a la derecha de la propiedad a modificar. Segn lo que aparezca (lista desplegable, botn genera...) realizaremos lo siguiente: Escribir el valor de la propiedad que deseemos.

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En el caso de ser el botn desplegable, seleccionamos un valor de los que aparecen en la lista Haremos clic en Generar cuando deseemos generar una expresin Haremos doble clic sobre el cuadro de texto para seleccionar la siguiente propiedad disponible de una lista desplegable. Podemos observar las propiedades de los formularios en las figuras 4.17 y 4.18. Pasaremos a describir a continuacin algunas de estas propiedades, algunas de las cules son compartidas por varios objetos: Vista Predeterminada: permite especificar la presentacin inicial del formulario. Los valores posibles son: formulario simple (muestra un registro cada vez), formularios continuos (muestra mltiples registros) y hoja de datos (muestra los campos del formulario organizados en filas y columnas). Presentaciones Permitidas: permite especificar si los usuarios pueden o no cambiar entre vista Hoja de Datos y la vista Formulario. Los valores posibles son: ambas, formularios o hojas de datos. Selectores de Registro: permite especificar si un formulario muestra o no selectores de registros en la vista de formulario. Ajuste de tamao automtico: permite especificar si una ventana formulario se abre con su tamao ajustado automticamente para mostrar completos los registros.

Figura 4.17. Propiedades de formato.

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Figura 4.18. Propiedades de datos.

Origen del registro: permite especificar el origen de los datos para el formulario. Se pueden mostrar los datos de una tabla, consulta o instruccin SQL. Filtro: para especificar que se muestra un subconjunto de registros. Activar Filtro: permite especificar o determinar si se aplica la propiedad filtro. Entrada de datos: se utiliza para especificar si se abre un formulario dependiente para permitir slo la entrada de datos. Los posibles valores son S (se abre el formulario mostrando un registro en blanco) o No (se abre el formulario mostrando los registros existentes).

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Diseo
En la figura 4.19 podemos observar diferentes herramientas de diseo que utilizaremos para disear nuestro formulario.

Objeto Color de borde Color de fuente Color de fondo

Alineacin

Herramientas de diseo. Figura 4.19

Cuadro de dilogo de Orden de Tabulacin Diferentes controles

Orden de Tabulacin Mediante el cuadro de dilogo Orden de Tabulacin podemos controlar el orden en el cual se desplaza el cursor por los campos que forman parte del formulario cuando pulsemos las teclas Tab y Maysculas-Tab. Este cuadro de dilogo (Vase figura 4.19) lo podemos ver al seleccionarlo del men Ver en la vista de diseo del formulario (Vase figura 4.20), o seleccionando Orden de Tabulacin del Selector de formulario.

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Orden de Tabulacin desde el Men Ver

Orden de Tabulacin desde el Selector de Formulario.

Figura 4.20. Diferentes formas de establecer el orden de tabulacin

Establecer el orden de tabulacin de la seccin deseada basta con hacer clic sobre o arrastrar el selector(es) de fila de las filas que se quiera cambiar de posicin a la nueva posicin para asignar el orden de tabulacin. Una vez modificado pulsar Aceptar. Aadir controles Podemos aadir tanto controles dependientes como independientes a nuestro formulario. La diferencia a la hora de aadir ambos tipos de controles depende del lugar de donde se seleccionen. Controles independientes: 1. Mostrar la caja de herramientas (seleccionar en el men Ver la opcin Cuadro de herramientas, o pinchar el icono correspondiente) 2. Hacemos clic sobre el control a llevar a la cuadrcula y seguidamente llevamos el cursor al lugar donde queramos ponerlo y volvemos a hacer clic Controles dependientes (Vase figura 4.21): 1. Mostrar la lista de campos (seleccionarla en el men Ver). 2. De la lista podemos aadir uno o varios campos, segn convenga:

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* Para aadir un campo, arrastre el campo desde la lista hasta la cuadrcula al lugar deseado. * Para aadir todos los campos hacemos doble clic en la barra de ttulos y seguidamente arrastramos los campos seleccionados a la cuadrcula. * Para aadir varios utilizaremos las tcnicas de seleccin de Windows y luego arrastraremos los campos seleccionados a la cuadrcula.

Figura 4.21. Campos seleccionados de la lista de campos para aadir a la cuadrcula.

Dependiendo de la propiedad Mostrar control y del tipo de datos definidos para cada campo en el diseo de la tabla origen del campo, Access crear un cuadro de texto, un cuadro combinado... Cada control que se aada llevar consigo una etiqueta que mostrar el nombre del campo o el valor de la propiedad Ttulo del campo asignado en el diseo de la tabla. Existen, como ya hemos visto, algunas propiedades que son heredadas del diseo de la tabla, pero debemos tener en cuenta algunas consideraciones: 1 No veremos las configuraciones de las propiedades Valor predeterminado, Regla de validacin y Texto de validacin; por lo tanto podemos darle nuevos valores a estas propiedades. Los valores asignados en ambas partes sern utilizados por Access. 2 La propiedad valor predeterminado asignada en el formulario anular la propiedad Valor predeterminado de la tabla.

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CAPTULO

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. . . . . . . . . .

Informes

Introduccin
Una parte esencial en la utilizacin de una Base de Datos es la impresin de los datos almacenados en tablas o recopilados por consultas. Mediante los Informes de Microsoft Access obtenemos la informacin impresa organizada de forma eficiente. Podemos establecer distintos tipos de letra, cambiar tamao, insertar grficos, etc. La base de los informes al igual que ocurre con los formularios son las tablas y/o consultas.

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Creacin de Informes
Imprimir los datos almacenados en las tablas o la informacin recopilada de las consultas es una parte esencial en la utilizacin de una base de datos (Vase figura 5.1). La creacin de informes, como ocurre con los dems objetos que forman la base de datos, puede llevarse a cabo con o sin Asistente.

Figura 5.1. Vista preliminar de la pgina 1 del informe ventas por ao.

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Creacin de Informe con Asistente

La creacin de un informe con Asistente se realiza siguiendo los siguientes pasos: 1. Situados en la pestaa Informes de la ventana de la base de datos elegimos el botn nuevo. 2. Del cuadro de dilogo Nuevo Informe elegimos la opcin del Asistente y seleccionamos la consulta o tabla en la que se basar nuestro el informe.

3. Ahora nos encontramos ante el cuadro de dilogo que permite seleccionar los campos de la tabla o consulta seleccionada anteriormente y que queremos que aparezcan en nuestro informe (vase figura 5.2)

Figura 5.2. Cuadro de eleccin de campos para el informe. Podemos seleccionar campos de diferentes tablas y/o consultas.

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Cambiar prioridad de agrupamiento

Aadir o quitar niveles de agrupamientos

Figura 5.3. Cuadro de dilogo para agregar niveles de agrupamiento.

4. En el siguiente cuadro de dilogo podremos elegir la forma de ver los datos en el informe, siempre y cuando los datos se puedan agrupar (vase figura 5.3). En el caso de que los campos seleccionados en el paso 3 sean de varias tablas no relacionadas se producir el mensaje correspondiente.

Figura 5.4. Establecimiento del tipo de ordenacin.

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5. Una vez seleccionados los niveles de agrupamiento podemos establecer varios niveles de ordenacin y varias opciones de resumen (vase figura 5.4)

6. Nos encontramos ahora ante el cuadro de dilogo para elegir la distribucin para el informe (vase figura 5.5).

Figura 5.5. Cuadro de dilogo para la eleccin de la distribucin. Este ejemplo es para un informe agrupado.

7. Una vez elegida la distribucin y el estilo aparecer el cuadro de dilogo que permite poner el nombre al informe. 8. Finalmente aparecer el informe en vista preliminar (vase figura 5.6).

Figura 5.6. Vista preliminar del informe Pedidos por empleados.

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Creacin de informe Sin Asistente

Para realizar un informe sin asistente elegimos la vista de diseo en la ventana Nuevo informe (Vase figura 5.7).
Lista de campos

Figura 5.7. Vista diseo de un informe. Ventana de agrupamiento

Lo nico que debemos hacer es recordar un poco el tema de los formularios ya que la construccin de informes es similar. Debemos aadir los controles que deseemos al formulario y los niveles de agrupamientos correctos. Creacin de grupos o subtotales Comenzaremos en la vista de diseo del formulario y seguiremos los pasos siguientes: 1) Seleccionamos del men Ver la opcin Ordenar y Agrupar(vase figura 5.7). En la columna Campo/Expresin seleccionamos el campo por el que agrupar, o escribimos la expresin personalizada para tal efecto. 2) La columna de la derecha Orden, indica el orden ascendente o descendente. 3) Establecemos las propiedades para cada grupo:

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Encabezado y pie de Grupo: estas propiedades tendrn el valor NO si slo queremos un orden. Agrupar en: las opciones disponibles dependen del tipo de campo por el que se est agrupando. Intervalo del grupo Mantener Juntos: para evitar que un grupo que sea menor de una pgina sea dividido en dos pginas, cambie esta propiedad de No a Grupo Entero o Con primer Detalle (mantener simplemente el encabezado del grupo y el registro del primer detalle juntos).

Una vez que sabemos realizar una agrupacin podemos establecer varios niveles de agrupamiento. Crear varios grupos Creamos otro grupo en la ventana de Ordenar/Agrupar pero en otra fila, dependiendo de donde queramos establecer el 2 criterio de agrupamiento : en la fila anterior o siguiente a la de la agrupacin establecida.

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Contenido de informes: SECCIONES


La informacin presentada en un informe se divide entre las diferentes secciones (figura 5.8) que existen: Encabezado del informe (Normalmente se coloca el logotipo de la empresa) Encabezado de pgina (Aparece en cada pgina del informe)

Figura 5.8. Secciones base de un informe

Encabezado de grupo Detalle Pie de grupo Pie de pgina (En esta parte se coloca la numeracin de cada pgina) Pie del informe (Podemos introducir en esta seccin texto de despedida)

En la figura 5.9 podemos observar un diseo de informe con ms secciones incorporadas.

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Figura 5.9 Vista de diseo del informe que presenta la lista de productos, en el apreciamos mltiples secciones.

Informe Resumen
Este tipo de informe resume los datos sin necesidad de proporcionar detalles. Para lograr este tipo de informes debemos ocultar o eliminar informacin de la seccin apropiada para el caso, utilizando uno de los siguientes mtodos: Abrir la hoja de propiedades de la seccin de detalle y poner la propiedad Visible del Formato a No. Eliminamos los controles de la seccin y modificamos el tamao de forma que no tenga altura

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CAPTULO

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Macros

Introduccin
Una macro es un conjunto de acciones que se deben ejecutar de forma nica en un instante de tiempo, es decir, son una o un conjunto de instrucciones que se ejecutan como si fuera una unidad. Las instrucciones (acciones) que se ejecutan en una macro son muy dispares, desde emitir un simple pitido hasta actualizar el contenido de una consulta o ejecutar otra macro o aplicacin.

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Creacin de una MACRO


Para crear una macro realizaremos los pasos: 1. En la pestaa Macro de la ventana de base de datos elegimos la opcin Nueva. 2. Aparece la ventana de hoja de macro nueva. 3. Seleccionamos la accin a ejecutar de la lista desplegable (vase figura 6.1).

Figura 6.1. Hoja de macro nueva en la que se ha seleccionado la accin AbrirFormulario.

4. Una vez seleccionada la accin a ejecutar debemos rellenar los argumentos de la accin seleccionada (vase figura 6.2).

Figura 6.2. Argumentos de la accin AbrirFormulario.

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5. Una vez terminado se cierra la macro y se le pone un nombre. Podemos encontrar macros que ejecuten ms de una accin como podemos observar en la figura 6.3.

Figura 6.3. Macro con varias acciones.

Tambin tenemos la posibilidad de crear macros cuyas acciones se ejecuten segn una determinada condicin. Para ello en el diseo de la macro elegimos Condicin del men Ver, y seguidamente introducimos una expresin vlida para la accin que se desee (vase figura 6.4).

Figura 6.4 Macro con una accin con condicin

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EJERCICIOS
EJERCICIO 1 Vamos a crear una nueva base de datos para almacenar informacin correspondiente de nuestra futura tienda, guardando informacin de clientes, artculos y pedidos. Si es posible realizarlo mediante la creacin de tablas por vista de diseo. 1. Crear una nueva base de datos y llamarla Cursos.mdb 2. Crear una tabla nueva para registrar la informacin de nuestros futuros clientes. La llamaremos Clientes. Estar compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo CODIGOCLIENTE NOMBRE DIRECCIN POBLACIN CODIGO POSTAL TELEFONO FAX PRODUCTOS TOTAL

Tipo de datos Numrico Texto Texto Texto Texto Texto Texto Numrico Numrico

Tamao Entero largo 200 255 125 20 9 9 Entero largo Doble

Otras

Mscara de entrada ##### Mscara de entrada (###) ## - ## - ##

Requerido

Asignar como clave principal el campo CODIGOCLIENTE. 3. Crear una tabla nueva para registrar la informacin de nuestros artculos. La llamaremos Artculos y estar compuesta por los siguientes campos: Nombre del campo CODIGOARTICULO DESCRIPCION PRECIO IVA Tipo de datos Numrico Texto Numrico Numrico Tamao Entero largo 30 Doble Doble Otras

Asignar como clave principal el campo CODIGOARTICULO. 4. Crear una nueva tabla para registrar la informacin de pedidos. La llamaremos PEDIDOS y estar compuesta por los siguientes campos: Nombre del campo NUMEROPEDIDO CODIGOPEDIDOCLIENTE CODIGOPEDIDOARTICULO UNIDADES FECHAPEDIDO Tipo de datos Numrico Numrico Numrico Numrico Fecha Tamao Entero largo Entero largo Entero largo Simple Fecha/ Hora Otras

Formato F. Corta

Asignar como clave principal el campo NUMEROPEDIDO.

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EJERCICIO 2

1. Abra la tabla Artculos, y cumplimente al menos 10 registros.

2. Abra la tabla Clientes y cumplimente al menos 15 registros.

3. Con la tabla de Clientes practique los siguientes puntos:

4. Redimensiona el tamao de las columnas a las necesidades de su contenido.

5. Ordenar todos sus registros en base a los datos de la columna Nombre Observe el efecto de la ordenacin en las otras columnas. Pruebe con otras columnas.

6. Pida que Access busque un dato cualquiera dentro de su tabla. Por ejemplo: Localice un cliente de la poblacin de Sevilla (POBLACION = Sevilla)

7. Cree y aplique un Filtro cada vez, capaz de: Mostrar solo clientes de la POBLACION de Sevilla Mostrar solo clientes de Sevilla y con un descuento asignado del 15%

8. Mueva la columna e mail a la derecha de la columna Nombre. Pruebe otros movimientos. 9. Oculte las columnas Descuento y Zona de Ventas. Vuelva a mostrarlas. Pruebe otras. 10. INMOVILICE la columna Nombre Cliente. Pruebe el efecto sobre el desplazamiento lateral de las otras columnas. Libere esta columna tras la observacin del efecto. 11. Cree un Nuevo Registro con la particularidad que el contenido del campo Cdigo Cliente ya este en uso por otro de sus registros. Observe la reaccin del sistema. (Reaccin de BLOQUEO frente la violacin de la clave principal.)

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EJERCICIO 3 1- Desde la ventana principal de Access solicite Relaciones. 2- Agregar las tablas CLIENTES, ARTICULOS, PEDIDOS y VENTAS para crear las relaciones entre las mismas. 3- Crear las siguientes relaciones entre las tablas correspondientes: Todas las relaciones se crearan EXIGIENDO INTEGRIDAD REFERENCIAL, con ACTUALIZACIN y ELIMINACIN en cascada.

Guardar el diseo de la relacin.

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4- Abrir la tabla PEDIDOS y llenar 10 registros. Recordar que debido a la relacin establecida con INTEGRIDAD REFERENCIAL en los campos CODIGOPEDIDOCLIENTE y CODIGOPEDIDOARTICULO solo se admitirn aquellos cdigos existentes de la tabla CLIENTES y ARTICULOS respectivamente. 5- Probar de entrar algn CLIENTE o ARTICULO inexistente en la tabla PEDIDOS y observar el resultado. 6- Crear 2 registros en PEDIDOS con el mismo cdigo de CLIENTE, estos dos registros se modificaran y se borraran en el prximo ejercicio. 7- Cerrar la tabla PEDIDOS. 8- Abrir la tabla CLIENTES, localizar el registro correspondiente al CLIENTE baja el cual se han generado los registros del ejercicio 6, modificar el CODIGOCLIENTE de este cliente por otro Cdigo no existente. 9- Cerrar la tabla CLIENTES. 10- Abrir la tabla PEDIDOS y comprobar como los dos pedidos introducidos en el ejercicio 6 han modificado su Cdigo de Cliente. De manera anloga estos cambios podran haber sido realizados en la tabla ARTICULOS. 11- Cerrar la tabla Pedidos. 12- Abrir la tabla CLIENTES, localizar el registro del cual se ha cambiado el CODIGO y borrarlo. 13- Cerrar la tabla CLIENTES. 14- Abrir la tabla PEDIDOS y comprobar que los registros relacionados de esta tabla con el mismo cdigo de cliente eliminado, se han borrado tambin de la tabla. 15- Cerrar la tabla PEDIDOS.

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EJERCICIO 4

1. Disear una CONSULTA ZONA DE VENTAS nmero 1.

que sea capaz de devolver todos los clientes que pertenezcan a la

Adems de el criterio anterior, esta consulta solamente deber mostrarnos los campos CODIGOCLIENTE y NOMBRE, sin mostrar el campo de ZONA DE VENTAS.

2. Modificar la consulta para que nos muestre tambin los registros de la ZONA DE VENTAS nmero 3.

3. Guardar la consulta con el nombre SELECCIN ZONA DE VENTAS.

4. Modificar la consulta para hacer que cada vez que ejecutemos la consulta nos solicite la ZONA DE VENTAS que deseamos ver. Probar su funcionamiento con diferentes Zonas de ventas.

5. Modificar la consulta para que aparezcan solamente aquellos registros de la tabla CLIENTES con las condiciones actuales de la consulta pero adems solamente debern salir aquellos que hayan realizado alguna venta.

6. Guardar la consulta.

7. Crear una nueva consulta basada en la tabla CLIENTES en la cual aparezcan los campos: NOMBRE, DIRECCIN, POBLACIN, TELEFONO y FAX, debiendo aparecer solamente los registros que pertenezcan a la POBLACIN de BARCELONA.

8. Guardar la consulta con el nombre CLIENTES DE BARCELONA.

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EJERCICIO 5

1. Disear una CONSULTA del tipo TABLA DE REFERENCIAS CRUZADAS capaz de devolver a su ejecucin una lista completa del NOMBRE DEL CLIENTE (filas) con algn pedidos, mostrando el nombre de los ARTICULOS (columna) y en la interseccin de cada CLIENTE y ARTICULO representar la SUMA de Unidades Pedidas.

2. Llamar a la consulta RESUMEN PEDIDOS CLIENTE.

3. Realizar los cambios necesarios en esta consulta para invertir la salida de CLIENTES y ARTICULOS, es decir, en sentido vertical represente los ARTICULOS (filas) y en sentido horizontal los CLIENTES (columnas), adems en la interseccin de los mismos en lugar de figurar la suma de unidades de los pedidos, debe figurar el nmero de pedidos recibidos por cada CLIENTE y ARTICULO.

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EJERCICIO 6

1. Disea una consulta del tipo CREACIN DE TABLA capaz de generar una copia de los campos NUMERO PEDIDO, CODIGO ARTICULO, CODIGO CLIENTE, DESCRIPCIN y UNIDADES, pero solamente aquellos que su DESCRIPCIN este comprendida entre las letras A Y F (ambas incluidas).

Llamar a la nueva tabla NUEVA TABLA CLIENTES. Llamar a la consulta CONSULTA DE CREACIN DE CLIENTES.

2. Abrir la nueva tabla creada y observar el contenido de la misma.

3. Cerrar la tabla.

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EJERCICIO 7

1. Disear una consulta del tipo DATOS AADIDOS capaz de aadir a la tabla NUEVA TABLA CLIENTES los siguientes campos: NUMERO PEDIDO, CODIGO ARTICULO, CODIGO CLIENTE, DESCRIPCIN y UNIDADES aquellos registros que la descripcin este entre las letras L y O (ambas incluidas).

2. Ejecutar la consulta.

3. Guardar la consulta con el nombre ANADIR REGISTROS.

4. Abrir la tabla NUEVA TABLA CLIENTES y comprobar que se han agregado los registros.

5. Cerrar la tabla NUEVA TABLA CLIENTES.

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EJERCICIO 8

1. Disear una consulta del tipo ACTUALIZACIN capaz de modificar todos los valores del campo PVP de la tabla ARTICULOS, incrementando el valor de los mismos en 200 pts pero solamente a aquellos articulos cuyo valor sea menor a 5.000 pts.

2. Llamar a la consulta SUBIR PRECIOS.

3. Ejecutar la consulta y observar los cambios realizados en la tabla ARTICULOS.

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EJERCICIO 9

1. Disear una CONSULTA del tipo ELIMINACIN capaz de eliminar de la tabla CLIENTES solo aquellos registros que pertenezcan a un ZONA DE VENTAS que nos debera preguntar cada vez que ejecutemos la consulta (Parametros).

2. Guardar la consulta con el nombre BORRAR CLIENTES DE ZONAS.

3. Ejecutar la consulta.

4. Abrir la tabla CLIENTES y observar el efecto de la consulta.

5. Volver a ejecutar la consulta y razonar el mensaje de advertencia que mostrara ACCESS.

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EJERCICIO 10

1- Abre la base de datos Curs_Ma. 2- Crea una nueva consulta del tipo SELECCION en la que aparezcan los campos: NOMBRE, DESCRIPCION, PVP, DESCUENTO. Grabar la consulta con el nombre Descuento. 3- Crea un formulario para la consulta que hemos creado en el Ejercicio Anterior. El formulario deber ser de Tipo Tabular y con todos los campos de la consulta. Grabar el formulario con el nombre Descuento. 4- Crea un informe para la consulta Descuento. El informe ser de tipo tabular con todos los campos de la consulta y deber estar ordenado por Nombre. Grabar el informe con el nombre Descuento. 5- Crea una consulta de tipo seleccin en la que aparezcan los siguientes campos: NOMBRE, DIRECCION, POBLACION, TELEFONO, FAX. Esta consulta deber preguntarme el nombre del cliente que quiero visualizar cada vez que la ejecute. (Recordar los parmetros). Grabar esta consulta con el nombre Parmetros Descuento. 6- Crea una macro llamada DESCUENTO que abra la consulta que hemos creado en el ejercicio anterior llamada Parmetros Descuento. Ejecuta la macro y observa el resultado. 7- Inserta un botn de macro para la macro Descuento en el Formulario Descuento y prueba el resultado del mismo, pulsando el botn en el Formulario, para ver los datos de los clientes. Sita el botn en el pie del Formulario.

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EJERCICIO 11

1- Abre la base de datos, en la cual estn contenidas las tablas de Clientes, Artculos y Pedidos. 2- Crea una consulta de seleccin en que aparezcan: CODIGO_CLIENTE,NOMBRE,UNIDADES. 3-Modifica la consulta anterior para que aparezca tambin el campos P.V.P , y me muestre solamente aquellos que las unidades son mayores a 70. 4- Graba esta consulta con el nombre CONSULTA_SEL_1 5- Crea una consulta de CREACIN DE NUEVA TABLA en la que se creen los campos, CODIGO_ARTICULO, CODIGO_CLIENTE Y DESCRIPCION, pero solamente aquellos que la descripcin este entre las Letras A y F. Llamar a la nueva tabla DESCRIPCION y guardar la consulta con el nombre DESCRIP_NUEVA. 6- Ver el contenido de la nueva tabla creada. 7- Crea una consulta del tipo DATOS AADIDOS, en la que aparezcan los campos CODIGO_ARTICULO, CODIGO_CLIENTE Y DESCRIPCION y me agregue a la tabla con nombre DESCRIPCION aquellos registros que el PVP este entre 70 y 100. Guardarla con el nombre AADIR. Comprobar en la tabla DESCRIPCION el resultado de la consulta.

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EJERCICIO 12

- Abre la base de datos Cur_Ma. - Crea una consulta de seleccin que nos presente de la tabla Artculos todos sus campos de aquellos que el articulo sea el 00001. - Guarda la consulta con el nombre Identificacin del Articulo. - Crea un formulario de tipo simple para la consulta anterior. - Modifica el aspecto del titulo del formulario aadiendo colores, bordes y cambiando el tipo de letra. - Aade 2 registros a la tabla Artculos a travs del formulario. - Guarda el formulario con el nombre Identificacin del Articulo. - Comprueba que los registros que has aadido se encuentran en la tabla. - Modifica la consulta que habamos creado para que nos pregunte cada vez Entre el primer y el ultimo Articulo queremos ver. - Abre el formulario y comprueba artculos que estamos pidiendo. que nos muestra los cdigos de

- Ordena dentro del formulario los registros por la descripcin. - Ordena los registros por el PVP. - Cierra el formulario. - Crea una nueva siguientes campos: consulta de seleccin en la que aparezcan los

Cdigo del cliente. Nombre del cliente. Telfono del cliente. Descripcin del articulo. Unidades pedidas.

- La consulta nos deber preguntar siempre mayor de cuantas unidades queremos mostrar los datos. - Guarda la consulta con el nombre Seleccin de unidades. - Crea un formulario de tipo tabular para la consulta creada en el ejercicio anterior. - Modifica el formulario creado anteriormente para que: - Todos los campos se vean en una nica pantalla y no se deba usar la barra de desplazamiento horizontal. - Cambiar el tipo de letra de los ttulos de los campos. - Modificar el aspecto del titulo del formulario.

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- Modifica las caractersticas del formulario para que solamente se puedan leer los datos de los campos pero no se pueda modificar ni aadir nuevos registros a travs del formulario.

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