Leccin 1

Uso de archivos de plantillas. Un archivo de plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de clculo, una plantilla puede incluir tanto datos como informacin de formato. Los archivos de plantilla nos ahorran mucho tiempo, tambin son una forma ideal para asegurar un aspecto consistente entre informes, facturas y otro documentos que creamos con nuestro libros de trabajo.

Este archivo plantilla sirve como base para la creacin de informes de ventas. En nuestro siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor aprender a crear lantillas. !." #bra $icrosoft E%cel. &." En un libro nuevo haga siguiente formato

'." (ealice las operaciones para sacar el resultado de total hori)ontal y vertical. *." Una ve) terminado el formato entre al men+ Archivo y ,eleccione el comando Guardar como. -." En el rea de nombre de archivo escriba Plantilla de Gastos .." En el rea de guardar como tipo Plantilla

$anual E%cel &//' #van)ado

0." 1erifique el la parte superior en el rea Guardar en este la carpeta de plantillas y presione Guardar

2." 3ierre la plantilla, 1amos a verificar si en realidad e%iste nuestra plantilla 4." Entre al men+ Archivo y seleccione el comando Nuevo en el rea de anel de tareas seleccione el comando Plantilla generales. !/." En el cuadro de dialogo de plantillas seleccione plantilla de gastos y presione Aceptar.

!!." 3apture la informacin y trate de guardar el libro, 1erifique que automticamente guarda como Libro de icrosoft !"cel. !&." 5uarde los cambios para finali)ar el ejercicio.

$anual E%cel &//' #van)ado

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#rabajo con Libros $inculados.

3rear v6nculos dinmicos entre libros de trabajo con formulas de referencias e%ternas ofrece varias ventajas. or ejemplo podemos dividir un libro grande en partes ms manejables, como presupuestos departamentales separados. #l graduar un conjunto de de libros vinculados, tenemos que guardar los libros de apoyo antes de guardar los libros dependientes. ara vincular una ubicacin en el libro actual, se puede definir un nombre para las celdas de destino o utili)ar una referencia de celda. En el siguiente ejercicio aprender a crear v6nculos en un libro de trabajo !." #bra el libro de %atlogo de &sica &." Ubique su cursor en la celda b!. '." Entre al men+ 'nsertar, nivel Nombre y seleccione el comando (efinir

*." resione el botn Agregar y posteriormente cierre el cuadro de dialogo -." Ubique su cursor en la celda )*+ .." Entre al men+ 'nsertar, nivel Nombre y comando (efinir 0." resione el botn Agregar y posteriormente cierre el cuadro de dialogo 2." #plique las misma operaciones a los grupos ', *, - y . de la hoja de calculo 4." Ubique su cursor en la celda %, !/." entre en el men+ 'nsertar y seleccione el comando -iperv.nculo !!." En el rea de $incular a seleccione Lugar de este documento !&." En el rea de lista seleccione la opcin Grupo/1 del rbol de Nombres definidos y presione Aceptar !'." Ubique su cursor en la celda %0 !*." (epita la misma operacin relativa para insertar el hiperv6nculo correspondiente !-." 7nserte los hiperv6nculos restantes !.." 3oloque su puntero sobre las celdas de la lista de grupo y pruebe la funcionalidad de los hiperv6nculos. !0." ara que regrese inserte un hiperv6nculo debajo de cada grupo para que lo lleve a la celda %+ !2." 5uarde EL libro con el nombre de copia de &sica

$anual E%cel &//' #van)ado

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!scenario. !." Elabore la siguiente plantilla

&." Elabore las frmulas para calcular los resultados de estad6stica para P12 !('2, 34' 2 8 %2N#A1. '.". 5uarde la plantilla con el nombre de Plantilla de $entas

'N' 2,

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!scenario.
La empresa de usicales, tiene la necesidad de trabajar en la organi)acin de una informacin que fue enviada de la ciudad de 5"ico a Guadalajara, para ello ser necesario el reali)ar filtros para concentrar en otras hojas la informacin requerida. !." #bra el libro con el nombre de usicales. &." Utilice la herramienta de autofiltros en la tabla de la hoja con nombre #.tulos. '." (eali)a filtros en relacin a las hojas que contiene el libro de $usicales. *." 5uarde y cierre el libro.

!scenario.
La empresa de usicales, necesita trabajar con un control de ventas por empresa y es necesario utili)ar las vinculaciones que generen un concentrado de las ventas de cada una de las cuatro empresas. !." #bra el libro de 1entas $usicales. &." (ealice una vinculacin de las ventas de cada una de las empresas. '." 5uarde y cierre el libro. Escenario. La empresa de usicales, necesita tener un control de facturacin para ello ser necesario crear una plantilla para cubrir sus necesidades. !." (ealice la siguiente Plantilla y la guarda con el nombre de 6actura r %(.

$anual E%cel &//' #van)ado

$anual E%cel &//' #van)ado

Adicin de %ometarios en las celdas.

odemos a9adir comentarios a las celdas para documento nuestro trabajo, e%plicar los clculos y los supuestos recordatorios. ,eleccionamos la celda donde deseamos anotar el comentario, entre al men+ 'nsertar y seleccione el comando %omentario. :ambin podemos pulsar el botn ;uevo comentario de la barra de herramientas de auditoria. #unque slo podemos insertar un comentario por celda, podemos introducir un te%to en la nota tan grande como sea en una celda, a9adir comentario a una celda, su nombre aparece en negritas en la parte superior del cuadro de comentario.

Propiedades de un libro de #rabajo.

Las propiedades de los libros de trabajo son datos adicionales que se pueden incluir a los libros de trabajo en forma complementario para informacin del mismo.

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En el siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor aprender a crear o insertar comentarios as6 como las propiedades del libro !." #bra un documento con el nombre 6actura &." Ubique su cursor en la celda !+ '." ,eleccione el comando 'nsertar comentario del men+ 'nsertar *." En el comentario escriba 1esultado calculado cantidad por precio -." Ubique su cursor en la celda !1+ .." <btenga el men+ conte%tual de la celda 0." ,eleccione el comando 'nsertar comentario 2." Escriba el siguiente te%to !ste es el resultado de los importes

4." Ubique su celda en la !1, !/." 7nserte un cometario con el siguiente te%to 1+7 por concepto de impuesto !!." 3oloque el comentario #otal final en la celda !10 !&." 3oloque el cursor sobre la !+ cheque que se muestra el comentario !'." <btenga el men+ conte%tual sobre la celda y seleccione el comando ostar comentario !*." <btenga el men+ conte%tual en la celda !10 !-." ,eleccione el comando eliminar comentario !.." 5uarde el libro con el nombre %opia de factura !0." Entre al men+ Archivo seleccione el comando ropiedades !2." =aga clic en la ficha Personali8ar !4." En el cuadro de Nombre, escriba un nombre para la propiedad personali)ada o bien seleccione un nombre de la lista. &/." En el cuadro #ipo9 haga clic en el tipo de datos de la propiedad que desee agregar. &!." En el cuadro $alor escriba un valor de la propiedad. &&." El valor que se introdu)ca deber coincidir con la seleccin en el cuadro #ipo. &'." or ejemplo, ,i hace clic en N&mero en el cuadro #ipo9 deber introducir un n+mero en el cuadro $alor. Los valores que o se coincidan con el tipo de propiedad se almacena como te%to. &*." =aga clic en Agregar. &-." 5uarde los cambios.

$anual E%cel &//' #van)ado

Proteccin de archivos.
odemos proteger archivos mediante claves con dos tipos de de contrase9a o palabras claves> (e proteccin : contra escritura. Las contrase9as tienen como m%imo !- caracteres, distinguiendo entre may+sculas y min+sculas. #l asignar una contrase9a de proteccin a un archivo y cerrarlo, E%cel nos pide que la introdu)camos antes de volver a abrirlo de nuevo. 3uando asignamos una contrase9a contra escritura, cualquiera, cualquiera puede abrir el archivo, pero nadie puede guardarlo si no lo ha abierto utili)ando la contrase9a. La tercera opcin de proteccin, se recomienda slo lectura, aumenta la seguridad ofrecida por las contrase9as. ,i necesitamos una seguridad menos estricta, podemos activar esta opcin para sugerir que el usuario abra el archivo como solo lectura, en ve) de for)arlo a utili)ar una contrase9a

!scenario
En el siguiente ejercicio aprender a proteger libros !." #bra un documento con el nombre Lista de pel.culas &." Entre al men+ Archivo y seleccione el comando de Guardar como; '." En el botn de -erramientas de un clic *." En el cuadro de dialogo de 2pciones para guardar escriba una contrase9a por ejemplo escriba para abrir 1<*= y en contrase9a de escritura escriba =*<1 y presione Aceptar en la confirmacin de las contrase9as escriba las mismas y presione Aceptar. -." 3ierre el libro y vuelva ha abrir el libro presione diferente contrase9a y verifique no que se puede abrir despus escriba las contrase9as correctas para poder abrir el libro. .." 3ierre el libro para finali)ar el ejercicio 0." #bra el libro de archivo con el nombre de Productos 2." roteja el libro con las contrase9as '%2 para las dos 4." 5uarde el libro en su carpeta de trabajo y cierre el libro !/." 1erifique las contrase9as abra el libro.

$anual E%cel &//' #van)ado

Leccin < %reacin de formatos num5ricos personali8ados.

ara crear formatos personali)ados, podemos utili)ar la ficha de numero del cuadro de dilogo formato de celdas, seleccionamos la categor6a de personali)ada e introducimos s6mbolos especiales para formatos dentro del cuadro de edicin tipo.

Aplicacin de formatos condicionales.

Los formatos condicionales permiten asignar un formato de fuentes espec6fico a datos que coincidan con una condicin por celdas individuales, para poder detectar un valor. odr6amos aplicar un formato condicional a una tabla o a un rango de celdas. ara agregar un formato condicional entre al men+ ?ormato y seleccione el comando 6ormato condicional

odemos a9adir hasta tres formatos condicionados en una celda, tabla o rango.

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En el siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor aprender a crear formatos condicionales. !." #bra un documento con el nombre %ompa>.a <??? &." ,eleccione los :otales mensuales '." Entre al men+ 6ormato y seleccione el comando 6ormato condicional *." En condicin 1 seleccione la siguientes caracter6sticas $alor de la celda entre escriba en n+mero 1 y 1???? -." resione el botn de 6ormato en el cuadro de dialogo ?ormato de celdas seleccione Negrita cursiva, color (ojo. .." En la pesta9a de #rama, seleccione un 5ris &- y resione Aceptar y luego presione Agregar 0." En la condicin & seleccione las siguientes caracter6sticas $alor de la celda entre escriba en n+mero 1???1 y <???? 2." resione el botn de 6ormato en el cuadro de dialogo ?ormato de celdas seleccione Negrita cursiva, color a)ul. 4." En la pesta9a de #rama, seleccione un #marillo y resione Aceptar y luego presione Agregar !/." En la condicin ' seleccione las siguientes caracter6sticas $alor de la celda en n+mero <???? !!." resione el botn de 6ormato en el cuadro de dialogo ?ormato de celdas seleccione Negrita cursiva, color ?ucsia. !&." En la pesta9a de #rama, seleccione un ;egro y resione Aceptar y luego presione Aceptar. !'." 1erifique que los resultados sean de acuerdo al formato que se dio a cada condicin. !*." 5uarde el libro con el nombre %opia de compa>.a <???. a:or @ue escriba

$anual E%cel &//' #van)ado

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'mprimir9 presentacin preliminar.

El botn 'mprimir de la ). -. !stndar, tiene la funcin de imprimir por omisin la hojas u hojas seleccionadas, sin dar opcin a configurar la impresin. or ejemplo, si usted tiene un libro que contenga + hojas, y & de esas hojas estn seleccionadas, al utili)ar el botn imprimir enviara a impresin una copia de cada una de las hojas seleccionadas del libro. Las grandes desventajas de utili)ar este botn serian> !." ,i e%isten ' impresoras instaladas, env6a la impresin a la impresora configurada como predeterminada. &." ;o permite enviar a impresin solo el te%to o datos seleccionados de una hoja de clculo '." ,i se desea mas una copia del mismo documento se tendr6a que utili)ar el forma repetitiva :ambin e%iste la posibilidad de configurar la impresin, utili)ando el comando imprimir del men+ archivo. En caso de utili)ar este procedimiento aparecer6a una ventana que permite especificar si se desea imprimir todo el libro, las hojas seleccionadas, las celdas seleccionadas, etc. #dems de permitir especificar la impresora y el numero de copias deseada.

$anual E%cel &//' #van)ado

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El botn $ista preliminar visuali)a una muestra del documento, el cual permite verificar y corregir en caso necesario la configuracin del documento previo a la impresin.

#l utili)ar la $ista preliminar aparece una barra de herramientas como la que se presenta a continuacin>

$anual E%cel &//' #van)ado

!'

Aiguiente> ermite despla)arse a la pgina siguiente del documento Anterior> ermite despla)arse a la pgina anterior del documento Boom> ermite acercar o alejar el documento previsuali)ado 'mprimir> $uestra la ficha de impresin antes se9alada %onfigurar> ermite configurar la hoja, tama9o, orientacin, $rgenes, encabe)ado, numeracin. rgenes> $uestra en la previsuali)acin botones para cambiar el #ncho de las celdas, as6 como la medida de los * mrgenes @el documento. Aaltos de pgina> 1isuali)a solo el rea de hoja de clculo utili)ado por La informacin, as6 como los saltos de pgina y n+mero @e las mismas %errar> 3ierra la vista preliminar y regresa al libro de trabajo A:uda> $uestra una ventana de ayuda acerca de la vista reliminar

$anual E%cel &//' #van)ado

!*

En nuestro siguiente ejercicio aprenderemos a utili)ar cada uno de los botones de esta barra de herramientas. !." #bra un libro con el nombre Acatlogo de t.tulosB &." resione el botn vista preliminar '." resione el botn configurar de la b. h. vista preliminar *." 3ambie la orientacin a hori8ontal -." 3ambie el tama9o del papel a carta .." resione un clic en la pesta>a mrgenes 0." 3ambie los * mrgenes Cinferior, superior, i8@uierdo y derechoD a & cm 2." resione un clic en la pesta>a encabe8ado y pie de pgina 4." resione el botn personali8ar encabe8ado !/." Escriba en la seccin derecha el siguiente te%to> Alista de t.tulosB y presione aceptar. !!." resione el botn personali8ar pie de pagina !&." Escriba en la seccin central el siguiente te%to> Areporte : bitcora mensualB y presione Aceptar !'." 1erifique que la muestra previa del encabe)ado y pie apare)can los datos escritos con anterioridad y presione aceptar. !*." Ubique el $ouse en el rea correspondiente al encabe8ado y presione clic para acercar el documento, y repita la misma operacin para alejar el documento !-." #hora, presione el botn mrgenes para visuali)ar los botones de ancho de celda y mrgenes !.." Ubique el !0" Ubique el ouse en la marca del margen superior y con un clic sostenido, cambie la posicin ouse en la marca del margen inferior y con un clic sostenido, cambie la posicin hasta el cm. ! hasta el cm. !.!2." resione el botn siguiente y anterior para visuali)ar las hojas restantes. !4." resione el botn saltos de pgina. &/." 5uarde el libro con el nombre Acopia de catlogo de t.tulosB. &!." %ierre el libro de trabajo.

$anual E%cel &//' #van)ado

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Uso de rango renombrados.

odemos asignar nombres a celdas ya rangos para utili)arlos en nuestra formulas. Es conveniente utili)ar nombres en ve) de referencias a celdas, ya que la necesidad de introducir referencias de celdas completas. @espus de definir nombres en una hoja de clculo estos estn disponibles para cualquier hoja de clculo del mismo libro o incluso de otros libros. ara definir un nombre a una celda o a un rango, seleccionamos el comando (efinir del subnivel Nombre que se encuentra dentro del men+ 'nsertar.

< tambin de posesionamos el curso dentro del cuadro de nombres y escribimos el nombre y presiona enter.

odemos utili)ar el nombre de la celda o de un rango en una formula. El resultado es el mismo que si utili)ramos la referencia de la celda o el rango. or ejemplo, supongamos que va a sumar una columna de !/ filas seria la columna #' hasta #!&. ,i renombramos el rango de celdas con el nombre :rimE! la formula seria FsumaC:rimE!D, nos generar6a el mismo resultado.

$anual E%cel &//' #van)ado

!.

En el siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor aprender a nombrar y renombrar rango de celdas. !." #bra un documento con el nombre de $entas &." ,eleccione el rango de celdas de la G* hasta la G0 '." Entre al men+ 'nsertar9 seleccione el nivel Nombre y seleccione el comando (efinir. *." En el cuadro de dialogo aparecer en el ;ombres en el libro, el nombre de #rim 1 que es el encabe)ado de la columna, presione Agregar y luego %errar -." =aga lo mismo con las siguientes 3olumnas con sus respectivos nombres .." @espus de agregar todos los nombres seleccione el rango de G* hasta E* 0." Entre al men+ 'nserta9 seleccione el nivel Nombre y seleccione el comando (efinir. 2." En el cuadro de dialogo aparecer en el ;ombres en el libro, el nombre de #elevisores que es el encabe)ado de la columna, presione Agregar y luego %errar. 4." =aga lo mismo con las siguientes ?ilas con sus respectivos nombres. !/." @espus de agregar todos los nombres coloque su cursor sobre la celda G4 y escriba la siguiente formula. CsumaD#rim 1E !!." @ar el resultado haga lo mismo con cada unos de los #otales y los Promedios de cada 3olumnas y filas. !&." 5uarde el libro con el nombre de %opia de $entas @espus de agregar todos los nombres $entas.

$anual E%cel &//' #van)ado

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'mportacion de datos de archivos de te"to.

E%cel ofrece tres mtodos distintos para obtener datos de archivos de te%to uede importar simplemente de un archivo de te%to, utili)ando la orden Abrir de men+ Archivo uede usar la orden 2btener datos e"ternos del men+ (atos9 y luego elegir 'mportar datos. puede usar $icrosoft Fuer:

#unque el asistente para importar te%to de E%cel no le permite especificar que registros en concreto desea importar, le ofrece otros mtodos, le permite e%cluir columnas CcamposD determinados de la importacin, e indicarle a E%cel si cada columna importada debe tratarse como columna te%to, n+meros o fechas.

'mportacion de una tabla desde un archivo -# L.

Las consultas Heb le permiten traer informacin espec6fica, como precio de acciones, resultados deportivos o los datos de ventas de su empresa. Las pginas Heb suelen contener informacin idnea para su anlisis en $icrosoft E%cel. or ejemplo, puede anali)ar las coti)aciones del mercado de valores en E%cel utili)ando informacin que proceda directamente de una pgina Heb. ,eg+n cules sean sus necesidades, puede recuperar datos actuali)ables Cde modo que pueda actuali)arlos en E%cel con los datos ms recientes de la pgina HebD o bien obtener los datos de una pgina Heb y mantenerlos estticos en la hoja de clculo.

$anual E%cel &//' #van)ado

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En el siguiente ejercicio aprender a importar datos desde un archivo de te%to !." #bra un libro en blanco &." Entre al men+ (atos seleccione nivel 2btener datos e"ternos seleccione el comando 'mportar datos; '." Gusque un archivo de te%to en la carpeta de ejercicios con el nombre de %lientes seleccinelo y presione Abrir *." en el cuadro de dialogo del asistente para importar te%to

-." En tipo de los datos originales (elimitados y 3omen)ar en la fila 1 para inserte todos los registros, presione Aiguiente .." En el siguiente pantalla del cuadro de dialogo seleccione #abuladores y presione Aiguiente. NotaG El ejercicio que usted va abrir fue grabado por :abuladores, ,i usted importa otro archivo de te%to verifique porque tipo esta separado puede ser :abuladores, unto y coma, 3oma, Espacios u <tros.

$anual E%cel &//' #van)ado

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0." En la siguiente pantalla del asistente en 6ormato de los datos en columnas seleccione General esto un formato de de te%to o numrico en funcin de los datos.

2." resiona 6inali8ar 4." #l finali)ar el asistente aparecer un cuadro de dialogo donde desea situar la informacin importada

!/." Ubique su cursor en la celda A* y presione Aceptar. !!." $ostrar la informacin importa en la hoja de clculo de E%cel con sus respectivas columnas. !&." 5uarde el libro con el nombre de 'mportacin de informacin.

$anual E%cel &//' #van)ado

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Leccin * Uso de ordenamiento de una lista.

E%cel proporciona numerosas formas de ordenar rangos de una hoja de calculo, podemos ordenar por filas o por columnas, en orden ascendente o descendente. odemos ordenar una lista comen)ando por seleccionar una celda en cualquier lugar de la lista. Elija el comando 2rdenar del men+ (atos. La lista tiene fila de encabe)amiento est seleccionada, los encabe)amientos de columnas nos son incluidos en la ordenacin. Los encabe)ados pertenecen en la parte superior de la lista despus de producirse la ordenacin.

En el siguiente ejercicio aprender a ordenar una lista de m5todo sencillo y multiniveles. !." #bra un libro con el nombre de Libros. &." ,eleccione y toda la lista. '." Entre al men+ (atos y seleccione el comando 2rdenar. *." En el cuadro de dialogo de ordenar en la primera opcin ordenar por seleccione la columna a>o en forma (escendente. -." 1erifique que la lista se ordeno por a9o y en forma descendente. .." #hora va a ordenar por trimestre en forma @escendente. 0."Entre al men+ (atos y seleccione el comando 2rdenar. 2." En el cuadro de dialogo de ordenar en la primera opcin ordenar por seleccione la columna trimestre en forma (escendente. 4." 1erifique que la lista se ordeno por trimestre y en forma descendente. !/." #hora va a ordenar por %anal en forma Ascendente y ordenar por $entas en forma Ascendente !!." Entre al men+ (atos y seleccione el comando 2rdenar. !&." En el cuadro de dialogo de ordenar en la primera opcin ordenar por seleccione la columna %anal en forma (escendente y Luego por seleccione la columna de $entas en forma descendente. !'." 1erifique que se ordenaron por las columnas ahora ordene la lista por %anal : $entas en forma descendente. !*." 5uarde el libro con el nombre de %opia d libros.

$anual E%cel &//' #van)ado

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Uso de Aubtotales para Anali8ar una lista.

$icrosoft E%cel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. 3uando se insertan subtotales automticos, E%cel esquemati)a la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. ara insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. @espus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga n+meros. Aubtotales E%cel calcula los subtotales con una funcin de resumen, como Auma o Promedio. uede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la ve). #otales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. or ejemplo, si se utili)a la funcin de resumen Promedio, la fila :otal general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. %lculo automtico E%cel volver a calcular automticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

!scenario
En el siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor aprender a crear subtotales. !." #bra un libro con el nombre de Gastos &." #hora ordene la lista por )eneficiario '." @espus de haber ordenado la lista entre al men+ (atos y seleccione el comando Aubtotales, en el cuadro de dialogo de subtotales seleccione en el Para cambio enG %oncepto *." En usar funcin seleccione Auma -." En agregar subtotales en active la casilla de verificacin de %antidad .." #ctive la casilla de verificacin de 1eempla8ar subtotales actuales 0." #ctive la casilla de verificacin de Aalto de pginas entre grupos 2." #ctive la casilla de verificacin de 1esumen debajo de los datos y presione Aceptar. 4." 1erifique que en cada cambio tenga un subtotal por concepto !/." #hora crearemos otros subtotales pero sin reempla)ar los actuales !!." Entre al men+ (atos y seleccione el comando Aubtotales, en el cuadro de dialogo de subtotales seleccione en el Para cambio enG %oncepto !&." En usar fusin seleccione la Promedio !'." @esactive la casilla de verificacin de 1eempla8ar subtotales actuales !*." #ctive la casilla de verificacin de Aalto de pginas entre grupos y presione Aceptar. !-." Una ve) que halla reali)ado este procedimiento agregue otros subtotales como .nimo : "imo. !.." 5uarde el libro con el nombre de %opia de Gastos.

$anual E%cel &//' #van)ado

&&

!scenario
Una empresa dedicada al financiamiento de prstamos requiere controlar por medio de una hoja de clculo de E%cel los datos correspondientes a una corrida de ejemplo. !." 3apture la siguiente informacin en la hoja ! de un libro nuevo>

&." @efina como nombres de rango los siguientes trminos> H #AAA (! 'N#!1IA ANUAL H NU !12 (! PAG2A H ' P21#! (! UN PAG2 H NU !12 (! AJ2A H 1!N#A ANUAL '." 3alcule el #2#AL PAGA(2 con la siguiente formula Cutilice los nombres de rangoD> #2#AL PAGA(2> ;U$E(< @E #5<, I 7$ <(:E @E U; #5< NotaGI El resultado de esta formula debe ser> &//./// *." Elimine la hoja& y la hoja' -." #plique formato de moneda con una decimal a los datos correspondientes a dinero .." 5uarde el libro con el nombre %oncesin de un Pr5stamo

!scenario

!." #bra el libro con el nombre %ontrol de Libros &." #plique un subtotal a los campos Unidades y $entas para obtener la Suma, Promedio, Mnimo, Mximo y el Nmero de Valores usando %anal como campo de cambio '." $uestre +nicamente los resultados generales usando los esquemas de ,ubtotales CagrupacinD *." 5uarde los cambios Efectuados en el libro

$anual E%cel &//' #van)ado

&'

#rabajando con la herramientas de Auditoria.

icrosoft !"cel <??* ofrece varias prestaciones potentes y fle%ibles que nos ayudan a auditar y depurar las hojas de clculo y documentar nuestro trabajo. La mayor6a de las capacidades de auditoria de E%cel son accesibles a travs de la barra de herramientas Auditor.a, para presentar la barra de herramientas Auditor.a entre en el men+ $er y seleccione el comando #uditoria de ?rmulas.

PrecedentesG ,on aquellas celdas cuyos valores son usadas con una frmula de la celda seleccionada. Una celda que tenga precedentes contiene siempre una frmula. (ependienteG ,on las celdas que usan el valor de la celda elegida. Una celda con dependiente puede contener una frmula o un valor constante.

$anual E%cel &//' #van)ado

&*

)us@ueda de objetivos.
3on la orden Guscar objetivo del men+ -erramientas se puede calcular un valor desconocido que produ)ca un resultado deseado. or ejemplo, suponga que desea conocer un prstamo a '/ a9os que puede afrontar con una tasa de inters del 0.+ por 1?? si tiene que limitar las cuotas mensuales a *9???.??. Utili)ara la funcin Guscar objetivos.

$anual E%cel &//' #van)ado

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!scenario
Una conocida empresa requiere saber en formar grfica el origen y la afeccin de frmulas y celdas dentro de una hoja de clculo. En el siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor auditar hojas de clculo. !." #ra un libro con el nombre de Auditor.a &." Ubique su cursor en la celda G&. '." Entre al men+ -erramientas y seleccione el nivel Auditor.as de frmulas y seleccione el comando 1astrear dependientes. *." Ubique su cursor en la celda E-. -." Entre al men+ -erramientas y seleccione el nivel Auditor.as de frmulas y seleccione el comando 1astrear Precedentes. .." Ubique su cursor en la celda E2. 0." Entre al men+ -erramientas y seleccione el nivel Auditor.as de frmulas y seleccione el comando 1astrear error con estos rastreara los errores, y corrija los errores. 2." 5uarde el libro con el nombre de copia de Auditor.a.

!scenario
Una empresa del ramo del financiamiento econmico !." #bra el libro con el nombre )uscar 2bjetivo.

&." Gusque el objetivo para que el %apital sea afectado y el pago se ajuste a J',///.// '." #cepte los valores resultantes de la b+squeda *." 5uarde el libro con el nombre )&s@ueda de 2bjetivo Ajustada

$anual E%cel &//' #van)ado

&.

'mportar datos desde )ases de (atos ara importar datos a E%cel desde la mayor6a de las fuentes de datos, puede elegir 2btener datos e"ternos en el men+ (atos, hacer clic en 'mportar datos y, a continuacin, elegir los datos que desea importar en el cuadro de dilogo ,eleccionar archivos de origen de datos. El #sistente para la cone%in de datos, disponible al hacer clic en Nuevo origen en el cuadro de dilogo ,eleccionar archivos de origen de datos, permite importar datos desde las cone%iones de datos e%ternas no disponibles en el cuadro de dilogo ,eleccionar archivos de origen de datos. Estas fuentes pueden incluir los or6genes de datos <LE @G Cincluidos los cubos <L# y los servidores E%changeD y los or6genes de datos suministrados por un administrador del sistema. ;o es posible filtrar ni unir datos en el #sistente para la cone%in de datos. El mtodo de cone%in predeterminado al importar datos con el #sistente para la cone%in de datos es a travs de proveedores de <LE @G. Los archivos .<@3 Ccone%in de datos de <fficeD resultantes pueden abrirse para su visuali)acin en 7nternet E%plorer y modificarse en E%cel, el Gloc de notas y otras aplicaciones de $icrosoft <ffice si el archivo no se9ala un origen de datos <L# . Nota ara traer datos e%ternos a $icrosoft E%cel, es necesario tener acceso a los datos. ,i el origen de datos e%ternos al que desea tener acceso no est en el equipo local, puede ser necesario ponerse en contacto con el administrador de la base de datos para obtener la contrase9a, el permiso de usuario u otra informacin sobre la cone%in.

Actuali8acin de datos
E%cel proporciona diversas opciones para actuali)ar datos importados, entre las que se incluyen la actuali)acin de datos cada ve) que se abra el libro y la actuali)acin automtica de los mismos a intervalos de tiempo determinados. uede continuar trabajando en E%cel mientras los datos se estn actuali)ando y tambin puede comprobar el estado de la actuali)acin en todo momento. ,i el origen de datos e%terno requiere una contrase9a para tener acceso a los datos, puede hacer que sea necesario insertarla cada ve) que se actualice el rango de datos e%ternos. 3uando se ampl6a un rango de datos e%ternos y se reciben ms registros, E%cel puede copiar frmulas en columnas adyacentes o dentro del rango de datos de forma que permane)can junto a los datos correspondientes. :ambin es posible elegir cmo agregar datos nuevos a la hoja de clculo.

$anual E%cel &//' #van)ado

&0

Leccin =
icrosoft Fuer: $icrosoft Kuery proporciona un cliente sencillo, fcilmente accesible desde dentro de E%cel, para reali)ar estas tareas de consulta especiali)adas. uede utili)ar Kuery para configurar or6genes de datos <@G3 y recuperar datos. En Kuery, puede utili)ar el #sistente para consultas para crear una consulta simple, o puede emplear criterios ms avan)ados en Kuery para crear una consulta ms compleja. uede obtener acceso a Kuery desde E%cel o crear una consulta desde el #sistente para tablas y grficos dinmicos.

$anual E%cel &//' #van)ado

&2

!scenario
Una importante empresa 7nternacional requiere e%traer informacin de & fuentes diferentes, parte de esta informacin se encuentra en una Gase de @atos de #ccess y otro tanto se encuentra en una Lista de Gase de @atos de E%cel. En el siguiente ejercicio importar informacin a un libro de trabajo usando las consultas de e%traccin de datos de $, Kuery. !." #bra un libro nuevo &." Elimine la hoja' '." #signe el nombre %lientes Alemania a la hoja ! *." #signe el nombre Productos enores de <? Pesos a la hoja & -." 3oloque su celda activa en la celda G' de la hoja %lientes Alemania .." Entre al men+ (atos, seleccione el comando 2btener datos e"ternos y el subcomando Nueva consulta de )ase de (atos

0." ,eleccione la base datos %lientes Productos : Proveedores que se encuentra en la carpeta de prcticas de E%cel

$anual E%cel &//' #van)ado

&4

2." @espliegue el contenido de la tabla de %lientes para mostrar los campos de la misma dando un clic en el signo K

4." Usando el botn Agregar ane%e los campos a la %olumna de consulta usando como gu6a la ilustracin que se encuentra a continuacin, una ve) agregados presione el botn Aiguiente

$anual E%cel &//' #van)ado

'/

!/." ,eleccione el campo Pa.s para especificar que solo importe los registros correspondientes a los clientes de Alemania

!!." ,eleccione el campo Nombre de contacto y aseg+rese que se encuentre seleccionada la opcin Ascendente

$anual E%cel &//' #van)ado

'!

!&." #seg+rese de seleccionar la opcin (evolver datos a

icrosoft !"cel

!'." 1erifique que se encuentre seleccionada la referencia L)L* como celda de destino en la hoja de clculo e%istente y presione aceptar

$anual E%cel &//' #van)ado

'&

!*." <bserve el resultado generado por la consulta,

!-." 3oloque su celda activa en la celda )* de la hoja Productos menores de <? pesos !.." Entre al men+ (atos, seleccione el comando 2btener datos e"ternos y el subcomando Nueva consulta de )ase de (atos !0.",eleccion la opcin correspondiente a los Archivos de !"cel y presione Aceptar

$anual E%cel &//' #van)ado

''

!2." ,eleccione el archivo Productos 'mportados de la carpeta de prcticas y presione Aceptar

!4." Es posible que apare)ca un cuadro de dilogo que especifica que no encuentra tablas visibles, en este caso presione aceptar y continu con el paso &/, en otro caso vaya al paso &!

&/."

resione el botn 2pciones, habilite la casilla con el nombre #ablas de Aistemas y presione Aceptar

$anual E%cel &//' #van)ado

'*

&!." @espliegue la lista de campos contenida en la hoja de ProductosL

&&." #gregue los campos 'mproducto9 NombreProducto9 PrecioUndad y Unidades!n!"istencia al rea de %olumnas en la consulta y presione el botn Aiguiente

$anual E%cel &//' #van)ado

'-

&'." Especifique las opciones para filtrar la importacin de registros en los que el PrecioUnidad sea menor de <? Pesos y presione el botn Aiguiente

&*." Especifique las opciones para <rgani)ar los registros resultantes de la consulta por NombreProducto en orden Ascendente

$anual E%cel &//' #van)ado

'.

&-." ,eleccione la opcin $er datos o modificar consulta en Aiguiente

icrosoft Fuer: y presione el botn

&.." $odifique la consulta y agregue el campo 'dproveedor y escriba el valor de F 1

&0." Entre al men+ Archivo y seleccione el comando (evolver datos a

icrosoft !"cel

$anual E%cel &//' #van)ado

'0

&2." <bserve los datos resultantes en la hoja de clculo de E%cel y verifique la efectividad de la filtracin de la consulta, ya que el total de registros contenidos en la hoja de clculo Productos 'mportados es de 00

&4." 5uarde el libro nuevo con el nombre %onsultas de

icrosoft Fuer:.

$anual E%cel &//' #van)ado

'2

#rabajando con !scenarios.

Un escenario es una combinacin, a la que se da un nombre, de los valores asignados a una o varias celdas variables en un modo de hiptesis CLKu pasar6a siMMMND. El administrador de escenarios identifica las celdas que contienen valores que deseamos que sean variables como celdas cambiantes. uede utili)ar el administrador de escenarios para crear cuantos escenarios requiera el modelo de hiptesisO a continuacin puede imprimir los resultados detallado todas las celdas variables y las de resultados.

En el siguiente ejercicio aprender a crear escenarios !." #bra el libro con el nombre de %reacin de escenarios &." Entre al men+ -erramientas y seleccione el comando !scenarios '." resione el botn de Agregar y escriba el nombre para escenario Presupuesto 1 *." En el rea de %eldas cambiantes Escriba el rango de L%L,GLcL1*

$anual E%cel &//' #van)ado

'4

-." En el rea de comentarios se puede agregar una nota, misma que aparecer en la ventana principal de escenarios. .." resiona el botn de Aceptar para continuar con la creacin del escenario 0." 3ambie los valores de la tabla en delacin a los datos de la informacin que se encuentra en la tabla correspondiente al primer presupuesto. 2." resione el botn de Aceptar 4." resione el botn de Agregar y repita la operacin para el segundo y tercer presupuesto !/." Una ve) terminada la operacin de los * escenarios presione el botn ostrar en cada uno de los escenarios y observe como afectan los datos correspondientes a los resultados del presupuesto.

!!." resione el botn de 1esumen y verifique que se encuentra selecciona la opcin de 1esumen

!&." 1erifique que en el rea de %eldas 1esultantes se encuentra la referencia c1M !'." resione el botn Aceptar y observe como se generan los escenarios en una nueva hoja, mostrando los ' resultados de los presupuestos a la ve) !*." 5uarde el libro con el nombre %opia de creacin de escenarios.

$anual E%cel &//' #van)ado

*/

!scenario.
!." #bra el libro Administracin de (atos

&." 5uarde el libro usando su nombre completo en su carpeta de trabajo '." (esuelva las instrucciones contenidas en el libro NotasG Lea cuidadosamente cada una de las instrucciones planteadas a travs del libro de #dministracin de @atos. ara cualquier duda apyese con su profesor con completa confian)a. :ermine de solucionar las situaciones en horas e%tra"clase.

$anual E%cel &//' #van)ado

*!

Anlisis de (atos.
icrosoft !"cel proporciona un conjunto de herramientas para el anlisis de datos Cdenominados herramientas para anlisisD que podr utili)ar para ahorrar pasos en el desarrollo de anlisis estad6sticos o tcnicos completos. 3uando utilice una de estas herramientas, deber proporcionar los datos y parmetros para cada anlisisO la herramienta utili)ar las funciones de macros estad6sticas o tcnicas correspondientes y, a continuacin mostrar los resultados en una tabla de resultados. #lgunas herramientas generan grficos adems de tablas de resultados.

En el siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor aprender a utili)ar una herramienta de anlisis usando una tabla de datos especial para aplicar esta funcin. !." #bra un libro con el nombre de !stad.stica &." Entre al men+ -erramientas y seleccione el comando %omplementos 8 seleccione -erramientas para anlisis y presione Aceptar. '." Entre al men+ -erramientas y seleccione el comando Anlisis de datos

$anual E%cel &//' #van)ado

*&

*." ,eleccione !stad.sticas descriptiva y presione Aceptar

-." En el 1ango de entrada se debe especificar el rango de datos que participar en el anlisis .." resione el botn 1eferencia para seleccionar el rango (MG-<? 0." En el rea de Agrupado porG seleccione %olumnas 2." #ctive la casilla de 1tulos en la primera fila 4." En el rea de 2pciones de salida seleccione !n una hoja nueva y escriba el nombre Anlisis de #iendas !/." #ctive la casilla de verificacin 1esumen de estad.sticas !!." resione Aceptar y observe la hoja generada por el anlisis NotaG 3ada una de las opciones de anlisis de datos requiere de datos diferentes, solamente es un estndar en cuanto al rango de datos de origen.

!&." 5uarde el libro con el nombre de %opia de !stad.stica.

$anual E%cel &//' #van)ado

*'

-istogramas Esta es otra de las herramientas de anlisis calcula las frecuencias individuales y acumulativas de rangos de celdas de datos y de clases de datos. Esa herramienta genera datos. or ejemplo, en una clase con &/ alumnos, puede determinar la distribucin de calificaciones mediante una categor6a de puntuacin por letra as6 como el n+mero de calificaciones que haya entre el l6mite m6nimo y el l6mite actual. La +nica calificacin mas frecuente es la moda de los datos.

En el siguiente ejercicio y con la ayuda de tu profesor aprender a utili)ar esta herramienta de anlisis !." #bra el libro con el nombre de %alificaciones &." Entre al men+ -erramientas y seleccione el comando Anlisis de datos '." ,eleccione -istograma y presione Aceptar

*." En el rea de 1ango de entrada especifique el rango (0GG1+ -." En el rea de 1ango de %lase especifique el rango )1MG)<? .." En el rea de 2pciones de salida seleccione !n una hoja nueva y escriba el nombre de 1esultado. 0." #ctive la casilla de %rear grfico y presione Aceptar. 2." 1erifique los resultados y que se haya creado el grafico. 4." 5uarde el libro con el nombre de %opia de calificaciones.

$anual E%cel &//' #van)ado

**

Leccin + Uso de #ablas Pivotes D#ablas dinmicasD

Una tabla dinmica es una herramienta anal.tica que resume la informacin de ciertos campos de una lista de !"cel, un archivo de una base de datos relacional, cuando crea una tabla dinmica, especifica los campos en los que esta interesado, la forma en que desea organi8ar la tabla, y que tipo de clculo desea que realice la tabla. @espus de construir la tabla, puede organi)arla para ver los datos desde distintas perspectivas, esta posibilidad de modificar o pivotar las dimensiones de la tabla.

En el siguiente ejercicio y con la ayuda de tu instructor aprender a crear tablas dinmicas. !." #bra el libro con el nombre de $enta de Libros. &." ,eleccione el rango A1G610?. '." Entre al men+ (atos y seleccione el comando 'nformes de tablas : grficos dinmicos.

*." ,eleccione la opcin de lista o base de datos de -." resione el botn de Aiguiente.

icrosoft !"cel.

$anual E%cel &//' #van)ado

*-

.." 1erifique que el rango de datos sea A1G610?

0." resione el botn de Aiguiente. 2." resione el botn (ise>o para configurar las caracter6sticas de la tabla dinmica.

4." 3oloque arrastrando el campo correspondiente a NN %atlogo en el rea de fila y el de %anal !/." 3oloque el campo de A>o y #rimestre en el rea de columna. !!." 3oloque el campo de $entas en el rea de @atos. !&." resione Aceptar. !'." resione 6inali8ar. !*." 1erifique que en las filas 4, !',!0, &!, &- y &4 muestra los subtotales de varios elementos del campo de n+mero de catalogo. La columna G muestra los subtotales de los cuatro trimestre de !442. En los bordes e%teriores la tabla dinmica incluye una columna y una fila de totales generales, en la columna %9 obtendr6a la facturacin total del primer trimestre de !442 para todos los t6tulos. !-." ara crear un grafico dinmico desde el asistente para tablas y grficos dinmicos presione el botn de asistente para grafico y automticamente creara un grfico.

!.." 5uarde el libro con el nombre de %opia de ventas de libros.

$anual E%cel &//' #van)ado

*.

Listas de #abla (inmicas en el Oeb.

uede guardar un informe de tabla dinmica en una pgina Oeb y publicar la pagina en una ubicacin, como un servidor Heb. En este caso, el informe se denomina lista de tabla dinmica y tiene prcticamente la misma funcionalidad interactiva que el informe de icrosoft !"cel. Una lista de tabla dinmica de una pgina Oeb tiene caracter6sticas y comandos similares a un informe de tabla dinmica de E%cel, aunque la lista no tiene los rtulos de la fila y la columna de una hoja de clculo. La ayuda para los comandos y caracter6sticas de la lista de tabla dinmica esta en el e%plorador, no en !"cel. #dems de publicar informes de tablas dinmicas como listas interactivas, el componente de listas de tablas dinmicas puede utili)arse para publicar versiones interactivas de listas de hojas de clculo de datos en filas y columnas. uede utili)ar las listas de tablas dinmicas para publicar lista de hojas de clculo de !"cel filtradas, y los usuarios de la pgina Oeb podrn tambin filtrar los datos en el e%plorador. En el siguiente ejercicio aprender a crear a utili)ar a guardar una hoja de calculo con una tabla dinmica. !." #bra un libro con el nombre de $endedores &." ,eleccione el rango de celdas A*G-1< '." Entre al men+ (atos y seleccione el comando 'nformes de tablas : grficos dinmicos *." ,eleccione la opcin de lista o base de datos de icrosoft !"cel -." resione el botn de Aiguiente .." 1erifique que el rango de datos sea A*G-1< 0." resione el botn de Aiguiente 2." resione el botn (ise>o para configurar las caracter6sticas de la tabla dinmica 4." 3oloque arrastrando el campo correspondiente a 1egin en el rea de fila !/." 3oloque los %ampos Precio : #otal en la rea de (atos. !!." resione Aceptar

$anual E%cel &//' #van)ado

*0

!&." ,eleccione -oja de clculo e"istente y seleccione la celda (1, y presione 6inali8ar !'." Entre al men+ Archivo y seleccione el comando Guardar como Pgina Oeb !*." resione el botn %ambiar #itulo9 Escriba $endedores y presione Aceptar

!-." resione el botn de Publicar

!.." En el rea !legir seleccione el elemento #abla dinmica !0." #ctive la casilla de Agregar interactividad con y seleccione el elemento #abla dinmica !2." #ctive la casilla de verificacin Abrir la pgina en el e"plorador Oeb !4." resione el botn de Publicar &/." 1erifique que se abra el e%plorador de Heb &!." 5uarden el libro con el nombre de %opia de $endedores.

$anual E%cel &//' #van)ado

*2

#rabajo con Libros %ompartidos.

%ompartir libros en una red. Es una forma ms fcil de trabajar en grupo, para no tener demasiada informacin. 3ompartir el libro permite que varios usuarios trabajen simultneamente sobre el mismo libro a la ve) o cuando sea necesario, los cambios que son hechos en los libros tienen el nombre de la persona que modifico el libro. Los libros se comparten en el men+ -erramientas y en el comando %ompartir libros.

En nuestro siguiente ejercicio aprender y con la ayuda de su instructor y compa>eros a crear libros compartidos

$anual E%cel &//' #van)ado

*4

Ejercicio para ' o mas compa9eros, solo uno de ellos abra el archivo antes de compartirlo. !." #bra un libro con el nombre de %atalogo de pel.culas &." Entre al men+ -erramientas y seleccione el comando %ompartir libro '." #parecer un cuadro de dialogo

*." #ctive la casilla de verificacin de Permitir la modificacin por varios usuarios a la ve8 8 presione Aceptar. -." #bran los dems compa9eros el mismo libro empiecen a hacer cambios en el libro y estn grabando el libro par verificar los cambios. .." ,i varios personas modifican las misma celdas, la ultima persona que guarde los cambios puede decidir los que se guardan. NotaG Use la ficha Uso Avan8ado para determinar la forma en que se manejan los cambios.

$anual E%cel &//' #van)ado

-/

%ombinacin de Libros.
uede combinar libros 3reados originalmente iguales, es decir un conjunto de libros creados del mismo original. #l combinar libros, todos los cambios reali)ados en los libros combinados son combinados en el libro maestro. La combinacin de libros, como el control de cambios, est estrechamente vinculada con la caracter6stica de compartir librosO solo que puede combinar libros guardados con la comparicin activada.

En el siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor y sus compa9eros aprendern a crear combinar libros En este ejercicio es necesario que se trabaje en grupo de ' o cuatro personas ,olo uno abra el libro !." #bra el libro con el nombre de Lista de #.tulos &." 5uarde el libro en una carpeta '." 3omparta el archivo *." 5uarde el archivo en la misma carpeta donde esta el otro con el nombre de lista < -." 5uarde el archivo en la misma carpeta donde estn los otros con el nombre de lista * .." 5uarde el archivo en la misma carpeta donde estn los otros con el nombre de lista = 0." 3ierre el libro original 2." Una ve) guardado los archivos abra cada quien uno de los archivos y modifique la lista que le corresponde 4." 5uarden los cambios en cada unos de los cambios libros compartidos !/." #bra el libro original !!." Entre al men+ -erramientas y seleccione el comando %ompartir : combinar libros !&." En el cuadro de dialogo seleccione los libros lista <9 lista * : lista = y presione Aceptar !'." 1erifique el libro original que modificado por los libros lista <9 lista * : lista = !*." Guarde los cambios.

$anual E%cel &//' #van)ado

-!

Uso de Aolver.
La orden ,olver puede manejar problemas que dependen de numerosa celdas variables, y puede ayudar a encontrar combinaciones de variables que ma%imi)an o minimi)an un celda objetivos. :ambin permite establecer restricciones Ccondicin de que cumplirse para que la solucin sea validaD. La orden solver es un complemento, si no se encuentra esta orden en el men+ -erramientas seleccione la orden de 3omplementos y seleccione solver en la lista de complementos disponibles.

En nuestro siguiente ejercicio aprender a crear el uso de solver 7magine que esta planeando una campa9a de publicidad de un producto nuevo. El presupuesto de la campa9a es de !&,///,///.// desea hacer llegar los anuncios un m6nimo de 2// millones de veces a los posibles televidentes y decide colocar anuncios en seis televisoras Ca las que llamaremos :el! a :el.D. 3ada publicacin llega a un n+mero de distintos de televidentes y cobra un precio distinto por anuncios. Au objetivo es llegar al n&mero de televidentes estipulado con el menor costo posible manteniendo las siguientes restricciones adicionales. " " " En cada televisora hay que colocar un m6nimo de seis anuncios. En una sola televisora no se debe gastar ms de un tercio del presupuesto total. El costo total de los anuncios en :el' y :el* no debe e%ceder de 0,-//,///.//

!." #bra un libro con el nombre %ampa>a<??? &." Ubique su cursor en la celda !M en el cuadro de nombre de la barra de formula escriba el nombre de %osto#otal y presione enter. '." Ubique su cursor en la celda !P en el cuadro de nombre de la barra de formula escriba el nombre de #el*:#el= y presione enter. *." Ubique su cursor en la celda GM en el cuadro de nombre de la barra de formula escriba el nombre de #elevidentes y presione enter. -." Entre al men+ -erramientas y seleccione el comando Aolver

$anual E%cel &//' #van)ado

-&

.." en el cuadro de dialogo armetros de solver seleccione m6nimo y en %ambiando las celdas seleccione el rango de (<G(0

0." resione el botn de Agregar 2." En le cuadro de dialogo #gregar restriccin en 1eferencia de celdas seleccione de (<G(09 en el botn de diferencia seleccione el int y presione Aceptar

4." resione Agregar !/." En el cuadro de dialogo en referencia de la celda seleccione el rango de J(L<GL(L0 y que sea ma:or @ue QC y en la (estriccin seleccione la celda LGL1+ y presione #ceptar, esto restringir que los anuncios sean mayores que ..

$anual E%cel &//' #van)ado

-'

!!." resione el botn de #gregar !&." En el cuadro de dialogo seleccione en 1eferencia de la celda el rango de L6L<GL6L0 y que sea RC enor o igual @ue la celda LGL1=9 esto restringir que el porcentaje sea mayor que el ''P

!'." resione #gregar !*." En el cuadro de dialogo en 1eferencia de la celda escriba el nombre de #elevidentes y que sea QC a:or o igual @ue la celda LGL1*9 y presione #ceptar, esto restringir que los televidentes sean mayor o igual que 2// millones de televidentes. !-." resione #gregar !.." En el cuadro de dialogo en 1eferencia de la celda escriba el nombre de %osto#otal y que sea RC enor o igual @ue la celda LGL119 y presione #ceptar, esto restringir que el gasto sea menor o igual que !&,///,//.// !0." resione agregar !2." En el cuadro de dialogo en 1eferencia de la celda escriba el nombre de #el*:#el= y que sea RC enor o igual @ue la celda LGL1<9 y presione #ceptar, esto restringir que el gasto de la tel'ytel* sean mayor o igual que 0,-//,///.//

!4." Una ve) que ya estn las restricciones el cuadro de dialogo tendr la apariencia de esta manera

$anual E%cel &//' #van)ado

-*

&/." resione el botn de resolver y espere unos segundos.

&!." presione Aceptar &&." 1erifique que el resultado sea el que mas conviene y que no sobre pasa las restricciones

&2." 5uarde el ejercicio con el nombre de %opia de %ampa>a<???.

$anual E%cel &//' #van)ado

--

!scenario Una empresa internacional del ramo de bebidas e%ticas requiere obtener rpidamente en forma resumida estad6sticas de los datos correspondientes a diversas reas de su empresa, por esa ra)n requiere aplicar efectivamente las :ablas @inmicas y 5rficas @inmicas. !." #bra el libro con el nombre )ebidas 'nternacionales.

&." (esuelva las instrucciones contenidas en el libro. '." 5uarde el libro con el nombre %opia de )ebidas 'nternacionales

$anual E%cel &//' #van)ado

-.

Agrupacin : !s@uemati8acin de -ojas de %lculo.

$uchos de los modelos t.picos de los modelos estn construidos de forma jerr@uica. or ejemplo, en una hoja de presupuestos mensuales, podr6amos tener una columna por cada mes del a9o, la columnas de totales suma los valores de cada columna de mes, En este tipo de estructura describimos las columnas de los meses como subordinados a la columna de los totales, ya que su valores contribuyen a la consecucin del resultado de la columna de totales.

En el siguiente ejercicio aprender a crear agrupacin y esquemati)acin de una hoja de clculo !." #bra el libro con el nombre de $entas de !@uipo <??? &." ,eleccione de la el rango de )<G11, '." Entre al men+ (atos y seleccione el nivel Agrupa : es@uema y seleccione el comando Autoes@uema *." 1erifique que en los encabe)ados de filas y columnas aparecen unos signos de menos C"D en cada uno de los totales por trimestres y por equipo para poder hacer comparaciones -." (ealice varias comparaciones en cada trimestre .." 5uarde el libro con el nombre de %opias de $entas de !@uipo <???.

$anual E%cel &//' #van)ado

-0

6ormulario de 1egistros
Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de informacin CregistroD en una lista de una sola ve).

#ntes de utili)ar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, sta deber tener rtulos en la parte superior de cada columna que contenga. icrosoft !"cel utili)a estos rtulos para crear campos en el formulario.

Notas Los formularios de datos pueden presentar '& campos como m%imo a la ve). $ientras se est agregando o cambiando un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo clic en (estaurar siempre que el registro sea el registro activo en el formulario de datos.

$anual E%cel &//' #van)ado

-2

6ormularios.
Los formularios son utili)ados para la administracin de registros de una tabla de datos, aparentando la administracin de una base de datos. #dems permiten ane%ar registros a las tablas de datos de una forma cmoda. E%isten criterios avan)ados que permiten la vista de registros espec6ficos. :ambin se pueden eliminar registros desde el formulario de E%cel.

El formulario muestra una ficha de datos que incluye una barra de t6tulo, lista de campos y registros, adems de los botones de comandos. Nuevo> ermite agregar un nuevo registro !liminar> Elimina permanentemente un registro 1estaurar> (ecupera los datos de un registro )uscar Anterior> ,elecciona el registro anterior )uscar Aiguiente> ,elecciona el registro siguiente %riterios> ermite especificar un dato de b+squeda por campo %errar> 3ierra el formulario y regresa a la hoja de clculo

$anual E%cel &//' #van)ado

-4

En nuestro siguiente ejercicio y con la ayuda de su instructor aprender a crear formulario. !." ,eleccione la hoja S)ebidas !"ticasB &." 3oloque su celda activa en cualquier celda dentro del rango de datos bMGh<, '." Entre al men+ datos *." ,eleccione el comando formulario -." #parecer una ficha como la que se muestra a continuacin .." resione el botn Nuevo y 3apture - registros nuevos 0." Una ve) capturados los - registros nuevos presione el botn de %riterios 2." En el campo origen escriba la palabra 5"ico y presione el botn buscar siguiente 4." (ealice varias b+squedas por criterio intercambiando campos !/." Guarde el libro con el nombre de %opia de bebidas e"ticas.

!scenario

El =ospital Aanta ar.a utili)a !"cel <??* para la administracin de informacin y control de inventarios, mdicos y pacientes. Este mismo libro de informacin requiere de la utili)acin de herramientas que permitan la mejor administracin y optimi)acin de informacin en la hoja de clculo usando el formulario de registros !." #bra el libro %l.nica Aanta ar.a

&." (esuelva las instrucciones contenidas en cada una de las hojas del libro. '." Guarde el libro.

$anual E%cel &//' #van)ado

./

Leccin , Uso de acros.

,i reali)a frecuentemente una tarea en icrosoft !"cel, puede automati)ar mediante una macro, Una macro consiste en una serie de comando y funciones que se almacenan en un modulo de $isual )asic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario reali)ar la tarea. !"isten < tipos de macros. $anuales #utomticas acros AutomaticasG ,on aquellas macros que se reali)an mientras el usuario se encuentra trabajando. ,e va grabando la macro con todas las acciones que reali)a, esto hasta que el usuario detiene la grabacin. En ese momento se crea una hoja de acros en el cual se genero una lista de l6neas en cdigo $isual )asic que especifica por l6nea lo que el usuario grabo el la macro. acros anualesG ara reali)ar las macros manuales es necesario reali)ar una lista de cdigo en 1isual Gasic, esto es que toda la macro que se necesario la tendr que hacer manual, utili8ando las aplicaciones de cdigo $isual. En nuestro siguiente ejercicio aprender a reali)ar una macro automtica !." #bra un libro nuevo &." Ub6quese en la celda a& '." Entre al men+ -erramientas y seleccione el ;ivel macro acro y seleccione el comando Grabar nueva

*." #parecer un cuadro de dialogo -." @a un clic en el rea de Nombre de la .." #signe el nombre %aptura 0." En el rea Guardar macro enG seleccione !ste libro acroG

$anual E%cel &//' #van)ado

.!

2." En el rea (escripcin capture el siguiente te%to> AEsta macro se encargara de reali)ar la captura de datosB 4." resione aceptar !/." #parecer una barra de dos opciones (etener la grabacin : 1eferencias relativas

!!." Elabore el siguiente formato.

!&." Una ve) que halla terminado el formato detenga la macro en botn (etener Grabacin !'." (eali)a otra macro con el nombre de 6ormulas !*." Ubique su cursor en la celda '1? ara reali)ar las formulas de '1? hasta T1M y de (<? -asta -<<

$anual E%cel &//' #van)ado

.&

!-." #l terminar las formulas detenga la grabacin.

!.." (ealice una macro con el nombre de 6ormato !0. @e formato a toda la %aptura

!2." Una ve) dado el formato detenga la macro !4." 3ambie la hoja& del libro y ejecute las macros &/." Entre al men+ -erramientas y seleccione el ;ivel

acro y seleccione el comando

acros

NotaG Ejecute las macros en donde las empe) a reali)ar para que no tenga errores. &!." 5uarde el libro con el nombre $acros de Edicin

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.'

En el siguiente ejercicio aprende a crear macro manuales !." #bra un libro nuevo &." #ctive la barra de !ditor de $isual )asic

'." En la ventana de $isual )asic de un clic sobre el botn de 'nsertar objetos *." Entre al men+ 'nsertar y seleccione el comando odulo para comen)ar a crear la macro

-." (ealice las siguientes l6neas ,ub 3apturaCD Q ;ombre > :u nombre Q ?echa> fecha en que se reali)o la macro Q Q <bjetivo de la macro (ange CR#&RD F R,UGU(G7# ,.#. @E 3.1.R (ange CR#'RD F R#v. !. de septiembre !*&R (ange CR#*RD F R:els.> '2"-'"4."4/ y '."!*"&&"!-R (ange CR#-RD F RSona 3entroR (ange CR#0RD F R3ontrol de ventasR (ange CR#4RD F R@eptosR (ange CRb4RD F RGim!R (ange CRc4RD F RGim&R (ange CRd4RD F RGim'R (ange CRe4RD F RGim*R (ange CRf4RD F RGim-R (ange CRg4RD F RGim.R End ,ub .." @espus de capturar la macro, utilice el botn para !jecutar 0." 3ambie a la hoja! de E%cel 2." 5uarde el libro con el nombre de acro manuales.

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'ntroduccin a las )arras de -erramientas.

icrosoft !"cel <??* como en las versiones anteriores ofrece una gran variedad de barras de herramientas, repletas de botones dise9ados para simplificar las operaciones repetitivas. odemos construir nuestras propias barras de herramientas, eligiendo apro%imadamente hasta +?? botones, paletas y cuadros desplegables predefinidos, o utili)ando botones creados por nosotros mismo. E%aminaremos las barras e%istentes y mostraremos como crear y personali)ar barras de herramienta que se adapten a nuestras necesidades. E%plicaremos como modificar las rdenes y men+s para un rendimiento ptimo. !"cel nos permite visuali8ar barras de herramientas adicionales en la parte superior de la ventana, junto con la barra de men+s o en otro lugar del rea de trabajo. !"cel permite visuali)ar algunas barras de herramientas automticamente cuando las necesitamos. or ejemplo 3uando tenemos un grafico visuali)a la barra de grafico. Estas son algunas barras de herramientas>

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En los siguientes ejercicios aprender a crear barras de herramientas y de men+s y asignar una macro a un botn. !." #bra el archivo con el nombre de acros de !dicin &." @e un clic derecho sobre cualquier barra de herramienta '." #parecer un men+ conte%tual donde estn todas las barras de herramientas

*." ,eleccione el comando Personali8ar -." #parecer un cuadro de dialogo

.." resione Nueva;

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..

.." En el cuadro de dialogo escriba el nombre de la barra que se va a crear Aceptar

acros y presione

0." #parecer una barra de herramientas vac6a

2." 3ambie a la pesta9a de comandos

4." En la pesta9a de comando hay un comando que dice Personali8ar botn !/." @e un clic sostenido al Personali8ar botn y arrstrelo encima de la barra de herramienta coloque ' caritas

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.0

!!." @e un clic derecho sobre uno de los botones y en el comando nombre escriba el nombre %aptura

!&." uede cambiar la imagen en el comando %ambiar imagen del botn !'." #signe la macro correspondiente al botn, seleccione el comando Asignar macro

!*." resione Aceptar !-." (ealice los mismos pasos para asignar las macros correspondientes para los siguientes botones !.." resione cerrar y ejecute las macros en otra hoja si es necesario inserte mas hojas. NotaG Las barras que se crean ya son de E%cel para eliminarlas es necesario seleccionarlas de en cuadro de dialogo personali)ar y presionar el botn eliminar.

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.2

En el siguiente ejercicio creara una barra de men+s !." #bra el men+ de ersonali)ar

&." En el la pesta9a de %omandos y en la categor6a selecciona Nuevo men& '." En el rea de %omandos seleccione el comando Nuevo men&. *." #rrastre Nuevo men& a un lado del +ltimo de men+ de la barra de men+ y colquelo ah6

-." @e clic sobre el Nuevo men& y en el nombre escriba U acros

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.4

.." 3ambie a categor6a a macros y en el rea de comando seleccione Personali8ar elementos de men& 0." #rrastre Personali8ar elementos de men& y coloque lo encima del men+ de acros saldr un cuadro gris coloque dentro

2." coloque tres Personali8ar elementos de men& dentro del men+ acros 4." Una ve) colocados los tres de un clic derecho al primero y escriba el nombre de U%aptura

!/." ,eleccione el comando Asignar macro y asign la macro correspondiente !!." (ealice los mismo pasos para cada unos de los comando de Uformato y 6Uormula y asigne la macros correspondientes. !&." Ejecute las macros desde el men+ acros. NotaG ara eliminar el men+ solo jale el men+ para abajo y se eliminara enseguida

!'." %ierre el ejercicio para finali8ar.

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En esta clase resolver los ejercicios para aplicar los conocimientos obtenidos durante el curso. !." 3reen ' macros, una con el nombre de captura, otra con el nombre de formato y otra con el nombre de formulas, para crear el siguiente formato.

&." 3ree una barra de herramientas, cree ' botones y asigne las macros creadas a cada uno de estos '." Ejecute las macros asignadas a los nuevos botones en un libro nuevo *." 3ree un men+ con el nombre de ismacros y agregue las macros a este men+ .

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