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Cmo se realizan los ciclos de transacciones


Onelio Agustn 1. 2. 3. !. #. %. &. ). +. 1,. 11. 12. 13. 1!. 1#. 1%. 1&. 1). 1+. 2,. 21. 22. oneagustin@hotmail.com Ciclos de transacciones Ciclos como mtodos de segmentacin Determinacin de los objeti os de la auditora Auditora del ciclo de entas " cobranza $unciones administrati as en el ciclo documentos " registros relacionados $acturacin a los clientes " registro de las entas 'rocesamiento " registro de las entradas en e(ecti o 'rocesamiento " registro de ganancias " *ro isiones de entas Auditora del ciclo de *ersonal " nminas 'ersonal " em*leo -oma de tiem*o " *re*aracin de la nmina 'ruebas de controles " *ruebas sustanti as de transacciones $ormas " *agos de im*uestos sobre nminas Consideraciones de in entarios " nminas (icticias Cantidades retenidas del *ago de los em*leados Auditora del ciclo de ad.uisiciones " *agos. /Com*ras " *agos0 'rocesamiento " registro de desembolsos en e(ecti o 'ruebas de control " *ruebas sustanti as de transacciones Auditora del ciclo de in entarios " almacenamiento 'rocesamiento de artculos Obser acin (sica del in entario Documentos *or *agar

CICLOS DE TRANSACCIONES
Las auditoras se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o componentes ms pequeos. Esta divisin permite que la auditoria sea ms manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditora. La mayora de los auditores por ejemplo tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes. !e audita cada segmento en forma separada pero no por completo independiente uno de otro. "or ejemplo al auditar los activos fijos quiz se detecte un efecto por pagar no registrado. Los resultados se combinan una vez que se termina la auditora de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

CICLOS COMO MTODOS DE SEGMENTACIN.


#na forma com$n de dividir una auditora es conservar los tipos de operaciones y saldos de cuentas relacionados estrec%amente en el mismo segmento. & esto se le llama el m'todo de ciclos. "or ejemplo las ventas los ingresos por ventas las entradas de caja y el reconocimiento de las cuentas incobrables son los cuatro tipos de operaciones que provocan aumentos o disminuciones en las cuentas por cobrar. "or lo tanto todas ellas forman parte del ciclo de ventas y cobranza. (e igual manera las operaciones de nmina y la nmina acumulada son parte del ciclo de nmina y personal.

DETERMINACIN DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORA.


Los auditores realizan las auditoras de acuerdo con el m'todo de ciclo realizando pruebas de auditoras de las operaciones que constituyen los saldos finales y tambi'n realizando pruebas de auditoria de los saldos de las cuentas. Los auditores %an determinado en general que la forma mas eficiente de realizar auditorias es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada. "ara cualquier tipo de operaciones e)isten varios objetivos de auditoria que se cumplen antes de que el auditor llegue a una conclusin que el total se presenta con imparcialidad.

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AUDITORA DEL CICLO DE VENTAS Y COBRANZA


El objetivo global en la auditoria del ciclo de ventas y cobranza es evaluar !i los saldos en cuenta afectados por el ciclo se presentan razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Las siguientes son cuentas comunes que se incluyen en el ciclo de ventas y cobranza+ , -entas. , .ebajas y devoluciones sobre ventas. . /astos de deudas incobrables. , (escuentos en efectivo tomados. , 0uentas por cobrar con cargo a clientes. , Estimacin para cuentas incobrables. , Efectivo en bancos 1cargos de las entradas de efectivo 2 1A-23A456A D54 C7C4O D5 851-A9 : CO;3A16A El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para la transferencia de la propiedad de bienes y servicios a los clientes despu's de que se ponen a disposicin para su venta. !e inicia con una peticin por parte de un diente y concluye con la conversin del material o servicio en una venta por cobrar y por ultimo en efectivo. El ciclo incluye varias clases de operaciones cuentas y funciones administrativas as como varios documentos y registros.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN EL CICLO DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS.


La 3unciones administrativas para un ciclo son las actividades importantes que un empresa realiza para ejecutar y registrar las operaciones administrativas. Es $til conocer estas funciones administrativas del ciclo de ventas y cobranzas para entender la forma en que se realiza la auditoria del ciclo. 0on frecuencia a los estudiantes les parece difcil determinar cules documentos e)isten en cualquier rea de auditora y cmo fluyen en la empresa del cliente. Las funciones administrativas del ciclo de venta y cobranza la mayora de los documentos comunes que se utilizan en cada funcin se e)aminan en esta seccin. '3OC59A<751-O D5 '537ODO D5 4O9 C4751-59. La peticin de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente es una oferta para comprar bienes de acuerdo con t'rminos especificados. La recepcin de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creacin inmediata de una orden de venta. 'edido del cliente= Es una peticin de mercanca por parte de un cliente. Esta puede recibirse por tel'fono o carta una forma impresa que %aya sido enviada a los clientes posibles ya e)istentes a trav's de los vendedores o en otras formas. Orden de enta= Es un documento para comunicar la descripcin cantidad e informacin relacionada de bienes solicitados por un cliente. 0on frecuencia se utiliza para indicar la aprobacin de cr'dito y la autorizacin del embarque. O-O3>A<751-O D54 C3?D7-O &ntes que se embarquen los bienes una persona debidamente autorizada debe aprobar el cr'dito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas nulas de la aprobacin de cr'dito frecuentemente ocasiona un numero e)cesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizs sean incobrables. "ara la mayora de las empresas una indicacin de la aprobacin del cr'dito en la orden de venta es la aprobacin para embarcar los bienes. 5<;A3@25 D5 4,9 ;75159 Esta funcin importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compaa son otorgados. La mayor parte de las compaas reconoce las ventas cuando los bienes %an sido embarcados. !e prepara un documento de embarque en el momento del mismo4 esto puede %acerse de manera automtica en una computadora con base en la informacin de la orden de venta. El documento de embarque que a menudo cuenta con varias copias es esencial para la facturacin adecuada de los embarques a los clientes. Las compaas que conservan registros perpetuos de inventario tambi'n los actualizan con base en la informacin del embarque. Documento de embar.ue= Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes especificando la descripcin de la mercanca la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas copias se conservan en la compaa. 5ambi'n se utiliza como una seal de facturacin para el cliente. #n tipo de documento de embarque es un conocimiento de embarque el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el embarque de los bienes. 0on
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frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el n$mero de cajas o libras embarcadas y no los detalles completos de cantidad y descripcin.

FACTURACIN A LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS VENTAS.


(ado que la facturacin a los clientes es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los bienes esto debe %acerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos ms importantes de la facturacin son asegurarse que todos los embarques %ayan sido facturados que ning$n embarque %aya sido facturado ms de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. La facturacin por el monto adecuado depende de cobrar a los clientes por la cantidad embarcada al precio autorizado. El precio autorizado incluye los cargos de flete seguro y condiciones de pago. En la mayora de los sistemas la facturacin de los clientes incluye la preparacin de una factura de ventas con varias copias y la actualizacin simultanea del arc%ivo de operaciones de ventas del arc%ivo maestro de cuentas por cobrar y el arc%ivo maestro del mayor para ventas y cuentas por cobrar. Esta informacin se utiliza para generar el diario de ventas junto con las entradas de efectivo y los cargos varios permite la preparacin del balance de comprobacin de cuentas por cobrar. $actura de entas= Es un documento en el que se indica la descripcin y cantidad de los bienes vendidos. El precio incluye el flete el seguro condiciones y otros datos pertinentes. "or lo regular la factura de ventas se prepara de forma automtica en la computadora despu's que se captura el n$mero del cliente la cantidad el destino de los bienes embarcados y las condiciones de venta. La factura de ventas es el m'todo para indicar al cliente el monto de una venta y la fec%a de vencimiento del pago. E* original se enva al cliente y se conserva una o mas copias. Diario de entas= Es un diario para registrar las operaciones de ventas #n diario de ventas detallado incluye cada una de las operaciones de venta. "or lo general indica las ventas brutas para diferentes clasificaciones tales como lneas de productos la captura en cuentas por cobrar cargos y abonos varios. El diario de ventas tambi'n puede incluir las devoluciones y rebajas sobre ventas. Este diario se elabora para cualquier periodo de las operaciones de ventas incluidas en el arc%ivo de la computadora. 3esumen de in(orme de entas= Es un documento generado por la computadora en el cual se resumen las ventas de un periodo. "or lo general el informe incluye informacin analizada por componentes importantes tales como el vendedor el producto y el territorio. Archi o maestro de cuentas *or cobrar= Es un arc%ivo para registrar las ventas individuales las entradas de efectivo y las previsiones de ganancias sobre ventas para cada cliente y para conservar los estados de cuenta de *os clientes. El arc%ivo maestro se actualiza con las ventas las ganancias y previsiones sobre ventas y las entradas de efectivo y los arc%ivos de operaciones. El total de los saldos en cuenta individuales del arc%ivo maestro es igual al balance total de las cuentas por cobrar del libro mayor. #na impresin del arc%ivo maestro de cuentas por cobrar muestra por cliente el saldo inicial en las cuentas por cobrar cada operacin de venta devoluciones y rebajas sobre ventas las entradas de efectivo y el saldo final. 0ada vez que se utilice el vocablo arc%ivo maestro en este libro se refiere ya sea al arc%ivo de computadora o a una impresin de ese arc%ivo. ;alanza de com*robacin o relacin de cuentas *or cobrar= Es una lista de los montos que debe cada cliente en determinado momento. !e prepara directamente a partir del arc%ivo maestro de cuentas por cobrar. 0on muc%a frecuencia es una balanza de comprobacin de saldos vencidos en la que se muestra la antig7edad de los componentes de las cuentas por cobrar de cada saldo del cliente a la fec%a del informe. 5stado de cuenta mensual= Es un documento enviado a cada cliente en el que se indica el saldo inicial de cuentas por cobrar el monto y la fec%a de cada venta los pagos en efectivo recibidos los memorandos de cr'ditos emitidos y el saldo final pendiente de pago. Es en esencia una copia de la porcin que corresponde a ese cliente el arc%ivo maestro de cuentas por cobrar.

PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE LAS ENTRADAS EN EFECTIVO.


Las cuatro funciones anteriores son necesarias para enviar los bienes alas manos del cliente facturarlos de forma adecuada y reflejar la informacin en los registros contables. E8 resultado de estas cuatro funciones es la operacin de ventas. Las cuatro funciones restantes implican la cobranza y el registro de efectivo las devoluciones y rebajas sobre ventas los debitos de cuentas incobrables y los gastos por deudas malas. El procesamiento y registro de las entradas de efectivo incluyen el recibir depositar y registrar el efectivo. La preocupacin mas importante es la posibilidad de robo. #n robo puede ocurrir antes que las entradas se capturen en los registros o posteriormente. La consideracin mas importante en el manejo de las entradas de efectivo es que todo el efectivo debe ser depositado en el banco en el monto adecuado en forma
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oportuna y registrado en el arc%ivo de operaciones de entradas de efectivo que se utiliza para preparar el diario de entradas de efectivo y actualizar los arc%ivos maestros de cuentas por cobrar y del libro mayor. Los avisos de remesas son importantes para este propsito. A isos de remesa+ Es un documento que acompaa a la factura de ventas enviada al cliente y que puede ser devuelta al vendedor con el pago en efectivo. !e utiliza para indicar el nombre del cliente el n$mero de factura de ventas y el monto de la factura cuando se recibe el pago. !i el cliente no incluye el aviso de remesa con su pago es com$n que la persona que abra el correo prepare uno a la vez. #n aviso de remesa se utiliza para permitir el depsito inmediato del efectivo y para mejorar el control sobre la custodia de los activos. 4istado de las entradas de e(ecti o= Es una lista que prepara una persona independiente cuando se recibe el efectivo. !e utiliza para verificar si el efectivo recibido fue registrado y depositado en los montos correctos y en forma oportuna. Diario de entradas de e(ecti o= Es un diario para registrar las entradas de efectivo por cobranzas ventas en efectivo y otras entradas de efectivo. 8ndica el total del mismo recibido el abono a las cuentas por cobrar en el monto bruto la venta original descuentos comerciales en efectivo otros abonos y cargos. En el diario de entradas de efectivo se apoyan con los avisos de remesa. El diario se genera para cualquier periodo a partir de las operaciones de entradas de efectivo incluidas en los arc%ivos de computadora.

PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE GANANCIAS Y PROVISIONES DE VENTAS


0uando un cliente no esta satisfec%o con los bienes a menudo el vendedor acepta la devolucin de bienes u otorga una reduccin en los cargos. Las devoluciones y rebajas se registran en forma correcta y oportuna en el arc%ivo de operador es de devoluciones y rebajas sobre ventas y del arc%ivo maestro te cuentas por cobrar. .egularmente se emiten notas de cr'dito por las devoluciones y rebajas para conservar un control y facilitar la contabilidad. 1ota de crdito= Es un documento que indica una reduccin en el monto a favor de un cliente debido a la devolucin de bienes o a un provisin otorgada. 0on frecuencia toma la misma forma general de una factura de ventas pero apoya reducciones en las cuentas por cobrar en lugar de aumentarlas. D?;7-O D5 4A9 C251-A9 'O3 CO;3A3A 71CO;3A;459 8ndependiente de la agresividad del departamento de cr'dito es usual que algunos clientes no paguen sus facturas. 0uando la compaa llega a la conclusin que una cantidad ya no se puede cobrar a menudo es descartada. 0om$nmente esto ocurre despu's que un cliente se declara en bancarrota o cuando la cuenta se transfiere a una agencia de cobranzas. La contabilidad adecuada requiere un ajuste para estas cuentas incobrables. $O3<A D5 A2-O376AC7B1 D5 C251-A9 71CO;3A;459. Es un documento que se utiliza en forma interna para el debito 1cargo a gastos2 de una cuenta por cobrar por considerarse incobrable. 59-7<AC7B1 'A3A C251-A9 <A4A9 La estimacin para cuentas malas debe ser suficiente para compensar en el periodo de venta actual porque la compaa no podr cobrar en el futuro4 para la mayora de las compaas las estimaciones representa un residuo que proviene del ajuste administrativo del final del periodo de la estimacin de cuentas incobrables.

AUDITORA DEL CICLO DE PERSONAL Y NMINAS.


El ciclo de personal y nominas involucra el empleo y pago de todos los empleados sin importar la clasificacin o m'todo con que se determine su compensacin. Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo ms bonificacin oficinistas con sueldo mensual con tiempo e)tra o vendedores a comisin y personal de fbrica y sindicalizado a los que se les paga por a%ora. El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar los sueldos salarios impuestos a los patrones y otros costos de los mismos son el gasto principal en todas las compaas. En segundo lugar la mano de obra es una consideracin tan importante en la evaluacin del inventario en compaas industriales y d' construccin que la clasificacin y adjudicacin de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocacin considerable en la utilidad neta por $ltimo las nminas son un rea donde se desperdician grandes cantidades de recursos de empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.
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En las compaas ms grandes muc%as cuentas del mayor /eneral con frecuencia se afectan por la nomina. "or ejemplo es com$n que las grandes organizaciones tengan ;< cuentas o mas de gastos de nominas. Las nominas tambi'n afectan las cuentas de inventario de produccin en proceso y artculos terminados para las empresas industriales. &l igual que en el ciclo de ventas y cobranza la auditoria del ciclo de personal nminas incluye la comprensin de la estructura interna de control evaluacin del riesgo de control pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones procedimientos de anlisis y pruebas de detalles de los saldos. E)isten varias diferencias importantes entre el ciclo de nominas y personal y otros ciclos en una auditora tipifica. E)iste una clase de transacciones para las nminas. *a mayora de los ciclos incluye por lo menos dos clases de transacciones. "or ejemplo el ciclo d' ventas y cobranza incluye tanto ventas como transacciones en que se recib efectivo y a menudo incluye tambi'n devoluciones en ventas y cancelan clones de cuentas no cobrables. En cambio la nomina tiene una clase de transacciones porque el recibo de servicios de empleados y el pago de esas servicios a trav's de la nomina ocurren en un corto periodo. Las transacciones tienen muc%o ms importancia que las cuentas relacionadas en los saldos. Las cuentas relacionadas con la nmina como nmina acumulada e 8mpuestos retenidos por lo general son pequeas en comparacin con la cantidad total de transacciones para el ao. Los controles 8nternos sobre la nmina son efectivos para casi todas las compaas %asta las pequeas. Las razones para los controles efectivos son las fuertes penalizaciones federales y estatales que se imponen por errores en la retencin y pago de impuestos sobre nminas y problemas de moral en los empleados si no se les paga o se les paga menos. "or estas tres caractersticas los auditores generalmente enfatizan por lo general pruebas de controles pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos de anlisis en la auditoria de las nminas. Las pruebas de detalles de saldos a menudo requieren unos cuantos minutos. En la mayora de los sistemas la cuenta de salarios y sueldos acumulados s utiliza al final de un periodo contable. (urante el periodo se cargan los gastos cuando se les paga realmente a los empleados y no cuando se incurre en costos por mano de obra. !e registran las acumulaciones de la mano de obra al ajustar los asientos al final del periodo por cualquier costo de mano de obra devengado pero no pagado. $21C7O159 51 54 C7C4OA DOC2<51-O9 : 35>79-3O9 354AC7O1ADO9 : CO1-3O459 71-531O9. El ciclo de nminas y personal comienza con la contratacin de personal y termina con el pago a los empleados por los servicios prestados y al gobierno y otras instituciones los impuestos retenidos y acumulados en las nominas y los beneficios. Entre tanto el ciclo involucra la obtencin de servicio de los empleados consistentes con los objetivos de la organizacin y la de los servicios de una manera correcta.

PERSONAL Y EMPLEO
El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento tambi'n es una fuente independiente de registros para la verificacin interna de la informacin sobre salarios. 3egistro de *ersonal= .egistros que incluyen datos como la fec%a de contratacin investigaciones del personal tasas de pago deducciones autorizados evaluaciones del desempeo y terminacin del empleo. $orma de autorizacin de deduccin= 3orma que autoriza las deducciones por nomina incluyendo el numero de e)enciones para la retencin de impuesto sobre ingresos bonos de a%orro de Estados #nidos y cuotas sindicales. $orma de autorizacin de tasa de *ago= 3orma que autoriza la tasa de pago. La fuente de la informacin es un contrato laboral autorizacin por la administracin o en el caso de funcionarios la autorizacin del consejo de administradores. Controles internos= (esde un punto de vista de auditora los controles internos ms importantes en el aspecto del personal involucran los m'todos formales de informar al personal de la toma de tiempo y de preparacin de nminas del ingreso de nuevos empleados la autorizacin de los cambios inciales y peridicos en las tasas de pago y la fec%a de terminacin de empleados que dejan de trabajar para la compaa. 0omo parte de estos controles es sumamente importante la separacin de responsabilidades. & ninguna persona que tiene acceso a las tarjetas de pago registros de nminas o c%eques se les permite el acceso los registros de personal. #n segundo control importante es la investigacin adecuada de la competencia y confiabilidad de los nuevos empleados.
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TOMA DE TIEMPO Y PREPARACIN DE LA NMINA.


Esta funcin es de capital importancia en la auditoria de nminas porque afecta directamente los gastos por nomina para el periodo. 8ncluye la preparacin tarjetas de tiempo para los empleados el resumen y clculo del pago bruto deducciones y pago neto4 la preparacin de los c%eques respectivos4 y la preparacin de los registros de nmina. (eben e)istir controles adecuados para evitar clculos errneos en cada una de estas actividades. -area de tiem*o= documento que indica la %ora en que el empleado dej de trabajar en cada da y el n$mero de %oras que trabaj. "ara muc%os empleados los relojes registradores de tiempo preparan de forma automtica la tarjeta de tiempo. "or lo general las tarjetas de tiempo se entregan por semana. -arjeta de tiem*o en la obra= (ocument que indica las ordenes en las que un trabajador de fbrica %a laborado durante un periodo determinado. Esta forma se utiliza slo cuando un empleado desempea sus actividades por rdenes de produccin en diferentes departamentos. 3e*orte resumido de nmina= (ocumento generado por computadora que resume en diversas formas la nmina por un periodo. #n resumen es el total cargado a cada cuenta del mayor por cargos por la nmina. Estos sern iguales a la nomina a bruta para el periodo. =tro resumen com$n para una organizacin manufacturera son los totales cargados a diversos rdenes en un sistema de contabilidad de costos por ordenes de produccin. Diario de nmina= (iario para registrar los c%eques de nomina indican el pago bruto retenciones y pago neto. El diario de nmina se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones en nminas que se incluyen en los arc%ivos del sistema de cmputo. 5ambi'n se incluyen los detalles de diario en el arc%ivo maestro de nminas. Los totales del diario se traspasan al mayor general por la computadora. Archi o maestro de nmina= &rc%ivo donde se registran todas las transacciones de nmina para cada empleado y se mantiene el total de salarios pagados empleados durante el ao %asta la fec%a. El registro para cada empleado incluye el pago bruto por cada periodo de nmina las deducciones del pago bruto el pago neto n$mero y fec%a del c%eque. El arc%ivo maestro se actualiza con la informacin de los arc%ivos de transacciones de nminas de la computadora. El total devengado por cada empleado en el arc%ivo maestro es igual al saldo total de la nmina bruta en diversas cuentas del mayor general. Controles internos= #n control adecuado del tiempo en las tarjetas de tiempo incluye el uso de un reloj marcador u otro m'todo similar para tener la certeza que se les paga a los empleados el n$mero de %oras que laboraron. 5ambi'n se %ace el control para evitar que alguna persona inserte las tarjetas de varios empleados o que presente una tarjeta de tiempo ficticia. 'A>O D5 4A 1B<71A La firma verdadera y distribucin de los c%eques se maneja de forma correcta para evitar su robo. Che.ues de nmina+ 0%eque suscrito al empleado por los servidos que desempe. !e prepara el c%eque como parte de la funcin de formulacin de la nmina pero la firma autorizada convierte al c%eque en un activo. El importe del c%eque es el pago bruto menos impuestos y otras deducciones retenidas. (espu's que se %a cobrado el c%eque y el banco lo regresa a la empresa se le llama c%eque cancelado. Controles internos= Los controles sobre los c%eques deben incluir limitar la responsabilidad de la autorizacin para firmar los c%eques a un empleado que no tenga acceso a la toma de tiempo o a la preparacin de la nmina la disminucin de la nmina por alguien que no est' involucrado en otras funciones de la nmina y el regreso inmediato de c%eques no reclamados para su depsito nuevamente. !i se utiliza una mquina firmadora de c%eques para reemplazar una firma manual tambi'n se requieren los mismos controles4 adems se debe controlar cuidadosamente la mquina firmadora de c%eques. '35'A3AC7B1 D5 D5C4A3AC7O159 D5 7<'259-O9 9O;35 4A 1B<71A : 54 'A>O D5 4O9 <79<O9. La preparacin y envo oportuno por correo de las declaraciones de impuestos sobre nminas es un requisito establecido por las leyes federales y estatales sobre nmina. Declaraciones de im*uestos sobre nminas= 3ormas de impuestos que se presentan a las unidades locales estatales y federales del gobierno para el pago de impuestos retenidas y el impuesto del patrn. La naturaleza y fec%as de vencimiento de las formas varia dependiendo del tipo de impuestos. Controles internos= El control ms importante en la preparacin de estas declaraciones es una serie bien definida de polticas que indican dnde se arc%ivan cada forma. La mayora de los sistemas computarizados de nominas incluyen la preparacin de declaraciones de impuestos sobre nominas utilizando la informacin en los arc%ivos maestro y de transaccin de nominas.

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PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES


La mayora de las estructuras de control interno para las nminas est muy estructurada y bien diseada para controlar las salidas de efectivo y minimizar las quejas e insatisfaccin de los empleados. Es com$n utilizar t'cnicas electrnicas para el procesamiento de datos en la preparacin de todos los diarios y c%eques de nmina. & menudo se utilizan sistemas propios de la empresa aunque tambi'n utilizan los sistemas de centros e)ternos de servicio. "or lo general no es fcil establecer un buen control en el ciclo de nominas y personal. "ara los empleados de fbricas u oficinas es frecuente que %aya gran n$mero de transacciones relativamente %omog'neas de pequeas cantidades. ?ay menos transacciones nminas de ejecutivos pero estas son com$nmente consistentes en el momento oportuno contenido y cantidad. 0omo efecto de las preocupaciones relativamente constantes acerca de las nominas que e)isten de compaia a compaa se encuentran disponibles sistemas de alta calidad para computadora. CO1-3O459 71-531O9A '325;A9 D5 CO1-3O459 : '325;A9 929-A1-78A9 D5 -3A19ACC7O159. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de los procedimientos de transacciones son los medios ms importantes para verificar los saldos en la cuenta en el ciclo de nominas y personal. El 'nfasis sobre estas pruebas se origina en el %ec%o de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero como sera una confirmacin para verificar los salarios acumulados impuestos sobre ingresos retenidas impuestos acumulados en la nmina y otras cuentas de saldos. &dems en la mayoria de las auditoras los montos en las cuentas de saldo son pequeos y se verifican con relativa facilidad si el auditor tiene confianza en que las transacciones de la nomina se %an registrado correctamente en la computadora y se %an preparado correctamente las declaraciones de los impuestos sobre nminas.

FORMAS Y PAGOS DE IMPUESTOS S0BRE NMINAS.


En muc%as organizaciones los impuestos sobre las nminas son una 0onsideracin importante tanto porque las cantidades en ocasiones son considerables como porque pueden surgir graves responsabilidades por no presentar oportunamente las formas sobre impuestos. 're*aracin de (ormas de im*uestos sobre *agos= 0omo parte de la comprensin de la estructura de control interno el auditor revisa la preparacin por lo menos de una de cada tipo de formas de impuestos sobre nominas por las que el cliente es responsable. E)iste una responsabilidad potencial por impuestos no pagados. "enalizaciones e intereses si el cliente no prepara debidamente las formas sobre impuestos. Las formas para impuestos sobre nominas corresponden a 8mpuestos federales sobre ingresos retencin de 3=0& retencin de impuestos estatales municipales sobre impuestos e 8mpuestos federales y estatales por desempleo "uede ser necesaria una conciliacin detallada de la informacin en las formas para impuestos y los registros de nmina cuando el auditor cree que e)iste una probabilidad razonable de que las declaraciones de impuestos pueda %aberse preparado incorrectamente. Las indicaciones de posibles errores en las declaraciones incluyen el pago de multas e intereses en el pasado pagos incorrectos personal nuevo en el departamento de nmina que es responsable de la preparacin de las declaraciones la falta de verificacin interna de la informacin y la e)istencia de fuertes problemas de flujo de efectivo para el cliente. 'ago o*ortuno de los im*uestos retenidos sobre nminas " otras retenciones. Es deseable comprobar si el cliente %a cumplido con la obligacin legal presentar los pagos que corresponden a todas las retenciones de nmina como parte de las pruebas sobre nminas aunque los pagos se efect$an por lo general de los desembolsos de efectivo en general. Las retenciones que preocupan en estas pruebas son partidas como impuestos cuotas sindicales seguros y a%orr en las nominas de "ago. El auditor determina primero los requisitos del cliente para presentar los pagos. !e determinan estos requisitos al referirse a fuentes cmo las disposiciones fiscales contratos sindicales y acuerdos con los emplea dos. (espu's que el auditor conoce los requisitos es fcil determinar si el cliente %a pagado la cantidad correcta de manera oportuna al comparar las salidas subsecuentes de efectivo con los registros de las nominas

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CONSIDERACIONES DE INVENTARIOS Y NMINAS FICTICIAS.


Es frecuente que los auditores e)tiendan sus procedimientos de manera considerable en la auditoria de las nominas de acuerdo con las siguientes circunstancias 1*2 cuando la nmina afecta de manera significativa la evaluacin del inventario4 y 162 cuando el auditor est preocupado acerca de la posibilidad de que %aya transacciones fraudulentas de consideracin en la nomina. 3elacin entre la nomina " la e aluacin del in entari= En aquellas auditoras donde la nmina es una porcin significativa del inventario como ocurre frecuentemente entre las compaas manufactureras y de construccin una clasificacin incorrecta de cuentas de las nminas puede afectar de forma considerable la evaluacin de activos para cuentas como produccin en proceso artculos terminados o construccin en proceso. "or ejemplo los costos indirectos cargados al inventario en la fec%a del balance pueden %aberse sobreestimado si los sueldos del personal administrativo se %an cargado equivocada o intencionalmente a los costos indirectos de fabricacin. (e manera similar la evaluacin del inventario se ve afectada si el costo de mano de obra directo de los empleados individuales se carga errneamente a la orden de produccin o procesos equivocados. Com*robacin de nominas (icticias= &unque los auditores no son los principales responsables de la deteccin de fraudes se amplan los procedimientos de auditora cuando surge la posibilidad de la corrosin de irregularidades considerables. E)isten varias formas en que los empleados pueden defraudar a una empresa en el rea de nominas. Este anlisis se limita a las pruebas para los dos tipos ms comunes+ empleados ficticios y %oras fraudulentas. La emisin de c%eques de nomina a 8ndividuos que no trabajan para la compaa 1empleados ficticios2 con frecuencia da por resultado que se contin$en emitiendo c%eques de un empleado despu's de que se %a terminado su empleo. "or lo general la persona que comete este tipo de desfalco es un empleado de nminas sobrestante compaero del empleado o quizs el e) empleado. "or ejemplo de acuerdo con algunas estructuras de control interno un supervisor puede marcar diariamente la tarjeta de un empleado y 'l mismo aprobarla al final del periodo. !i el supervisor tambi'n distribuye los c%eques de pago e)iste bastante oportunidad para el desfalco.

CANTIDADES RETENIDAS DEL PAGO DE LOS EMPLEADOS


!e comprueban los impuestos en nminas que %an sido retenidos pero que todava no se desembolsan al comparar el saldo con el diario de la nmina la forma de impuestos sobre nminas preparada en el periodo subsecuente y los desembolsos en efectivo del periodo subsecuente. !e verifican otras partidas retenidas como cuotas sindicales bonos de a%orro y seguros en la misma forma. !i la estructura de control interno est operando efectivamente se comprueban con facilidad los cortes y la precisin al mismo tiempo por estos procedimientos. 9254DO9 : 9A4A37O9 AC2<24ADO9 !urge la acumulacin de sueldos y salarios siempre que no se les paga a los empleados durante los $ltimos das u %oras de salarias devengados %asta el periodo subsecuente. El personal asalariado por lo general recibe todo su pago con e)cepcin de tiempo e)tra el $ltimo da del mes pero con frecuencia varios das de salarios para los empleados por %ora quedan sin pagar al final del ao. El corte correcto y precisin de los sueldos y salarios acumulados depende de la poltica de la compaa que siguen de forma consistente ao tras ao. &lgunas empresas calculan las %oras e)actas de pago que se devengaron en el periodo actual y se pagaron en el periodo subsecuente mientras que otras calculan una proporcin apro)imada. "or ejemplo si la nmina subsecuente resulta del empleo durante tres das en el ao en curso y el empleo de dos dias del ao subsecuente el uso del ><A como pago bruto del periodo subsecuente como la acumulacin es un ejemplo de una apro)imacin. CO<797O159 AC2<24ADA9 Los mismos conceptos utilizados en la verificacin de sueldos y salarios acumulados son aplicables a las comisiones acumuladas pero esta acumulacin a menudo es ms difcil de verificar porque es frecuente que las empresas tengan varios tipos diferentes de acuerdos con los vendedores y otros empleados a comisin. "or ejemplo a algunos vendedores se les paga una comisin cada mes y no devengan salario mientras otros recibirn un sueldo mensual ms una comisin que se paga por trimestre. En algunos casos la comisin vara para diferentes productos y no se paga sino %asta varios meses despu's del fin de ao. &l verificar las comisiones acumuladas es necesario primero determinar la naturaleza del acuerdo de comisiones y luego probar los clculos con base en el acuerdo. Es importante comparar el m'todo de la acumulacin de 0omisiones con aos anteriores "ara verificar su consistencia. !i las cantidades son considerables tambi'n es com$n confirmar el importe que se debe directamente con los empleados.
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;O17$7CAC7O159 AC2<24ADA9 En muc%as organizaciones las bonificaciones no pagadas de fin de ao a los funcionarios y empleados son una partida tan grande que la falla al registrarlos resultara un error considerable. "or lo general se logra la verificacin de la acumulacin registrada comparndola con la cantidad autorizada en las actas del consejo de administracin.

AUDITORA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS. (Com !"# $ "%o#&


El tercer ciclo principal de transacciones que se analiza en esta investigacin es la adquisicin y pago de mercanca y servicios de fuentes e)ternas. La adquisicin de mercancas y servicios incluye partidas como la adquisicin de materias primas equipo suministros servicios reparaciones y mantenimiento e investigacin y desarrollo. El ciclo no incluye la adquisicin y pago de servicios de empleados ni tas transferencias internas y distribucin de costos dentro de la organizacin. Lo primero forma parte del ciclo de nominas y personal C lo segundo pasa a auditoria como parte de la verificacin de activos o pasivos individuales. El ciclo de adquisiciones y pagos tambi'n e)cluye la adquisiciones y pagos de capital 1deuda que genera intereses y capital2 social que se considera en forma separada. El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones+ &dquisiciones de mercancas y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas tambi'n son una clase de transaccin pero para la mayora de las compaas las cantidades son insignificantes. E)iste un n$mero mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa tpica. 1A-23A456A D54 C7C4O El ciclo de adquisiciones y pagos involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancas y servicios y operar un negocio. El ciclo comienza por lo general con la preparacin de una requisicin de compra por un empleado autorizado que necesita las mercancas o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos. &unque el anlisis que sigue trata de una pequea empresa industrial que fabrica productos tangibles para su venta a terceras personas los mismos principios se aplican a una compaa de servicios a una unidad gubernamental o a cualquier otro tipo de organizacin. '3OC59A<751-O D5 4A9 B3D5159 D5 CO<'3A. El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancas o servicios por el personal del diente. *a forma e)acta de la solicitud y la aprobacin necesaria depende de la naturaleza de las mercancas y servicios y de la poltica de la empresa. 3e.uisicin de com*ra= !olicitud de mercancas y servicios que presenta un empleado autorizado. "uede tomar la forma de una peticin de adquisicin de materiales por un superintendente o el supervisor del almac'n reparaciones e)ternas por personal de oficina o de fbrica o de una pliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo. Orden de com*ra= (ocumento que identifica la descripcin cantidad e informacin relacionada con las mercancas y servicios que la empresa piensa comprar. 0on frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorizacin para la adquisicin de mercancas y servicios. Controles internos= La autorizacin correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta funcin porque asegura que las mercancas y servicios se adquieran para propsitos autorizados de la organizacin y evita la adquisicin de partidas e)cesivas o innecesarias. La mayora de las compaas permiten la autorizacin general para la adquisicin de necesidades regulares de operacin como inventario en un nivel y para la adquisicin de activo fijo o partidas similares en otro nivel. "or ejemplo las adquisiciones de activos fijos que rebasan un lmite especifico en dinero necesitan la intervencin del consejo de administracin4 las partidas adquiridas con relativa frecuencia como plizas de seguro y contratos de servicio a largo plazo son aprobadas por determinados funcionarios4 los suministros y servicios que cuestan menos de una cantidad sealada son aprobados por los supervisoras y jefes de departamento4 y algunos tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera automtica que bajan a un nivel predeterminado. 35C5'C7B1 D5 <53CA1CCA9 : 95387C7O9. La recepcin de mercancas o servicios del proveedor es un punto crtico en el ciclo de la empresa porque es el punto en donde la mayora de las compaas reconocen por primera vez la adquisicin y pasivo relacionado en sus registros. 0uando se reciben las mercancas un control adecuado e)ige que se e)amine su descripcin cantidad arribo oportuno y condicin.
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3e*orte de rece*cin= (ocumento que se prepara en el momento que se reciben las mercancas tangibles que indica la descripcin de las mercancas cantidades recibidas fec%a recibida y otros datos pertinentes. La recepcin de mercancas y servicios en el curso normal del negocio representa la fec%a en que los clientes reconocen normalmente la constitucin de un pasivo por la adquisicin. Controles internos= La mayora de las empresas %acen que el departamento de recepcin inicie un reporte como evidencia de la misma y el e)amen de las mercancas. "or lo regular se enva una copia al almac'n y otra al departamento de cuentas por pagar para sus necesidades de informacin. "ara evitar el robo y el mal uso es importante que se controlen fsicamente las mercancas desde el momento de su recepcin %asta su salida. El personal en el departamento de recepcin debe ser independiente del personal de almac'n y del departamento de contabilidad. "or $ltimo los registros contables transfieren la responsabilidad de las mercancas conforme pasan de la recepcin al almac'n y del almac'n a fabricacin. 35CO1OC7<751-O D5 4A 359'O19A;747DAD. El reconocimiento debido a la responsabilidad por la recepcin de mercancas y servicios requiere registros rpidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los estados financieros registrados y el desembolso real de efectivo4 por tanto se debe tener gran cuidado para incluir slo las adquisiciones validas de la compaa en las cantidades correctas. Diario de ad.uisiciones+ (iario para registrar las transacciones de adquisiciones. #n diario detallado de adquisiciones incluye cada transaccin por concepto de adquisiciones. "or lo general incluye varias clasificaciones para los tipos ms significativos de adquisiciones como la compra para inventarios reparaciones y mantenimiento suministros su registro a las cuentas por pagar y los d'bitos y cr'ditos miscelneas. El diario de adquisiciones tambi'n puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por separado. 3e*orte resumido de ad.uisiciones= (ocumento generado por computadora que resume las adquisiciones para un periodo. El reporte por lo general incluye informacin analizada por componentes claves como clasificacin de cuentas tipo de inventario y divisin. $actura del *ro eedor= (ocumento que indica conceptos como la descripcin y cantidad de mercancas y servicios recibidos el precio incluyendo el flete t'rminos de descuento en efectivo y fec%a de facturacin. Es un documento esencial porque especifica la cantidad de dinero que se le debe al proveedor por una adquisicin. 'liza de cargo= (ocumento que indica una reduccin en la cantidad que se le debe a un proveedor por mercanca devuelta o por una rebaja concedida. & menudo toma la misma forma general que la factura de un proveedor pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas. 'liza= (ocumento que las organizaciones utilizan frecuentemente para establecer un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las plizas incluyen una %oja o folder de cubierta para contener los documentos y un paquete de documentos relevantes como la orden de compra copia de la boleta de empaque reporte de recepcin y factura del proveedor. (espu's del pago se agrega una copia del c%eque al paquete de plizas. Archi o maestro de cuentas *or *agar= &rc%ivo para registrar las adquisiciones individuales desembolsos en efectivo y devoluciones y rebajas en las adquisiciones para cada proveedor. !e actualiza el arc%ivo maestro de los arc%ivos de adquisiciones devoluciones y rebajas y desembolsos en efectivo y arc%ivos de transacciones de desembolsos en efectivo por computadora. El total de los saldos de las cuentas individuales en el arc%ivo maestro es igual al saldo total de las cuentas por pagar en el mayor general. 3elacin de cuentas *or *agar= Listado de la cantidad que se debe a cada proveedor o por cada factura o pliza en un momento determinado. !e prepara directamente del arc%ivo maestro de cuentas por pagar. 5stado de cuenta del *ro eedor= #n estado de cuenta que se prepara mensualmente por el proveedor que indica el saldo inicial las adquisiciones devoluciones y rebajas pagos al proveedor y saldo final. Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo pos parte del proveedor y no del cliente. E)cepto por las cantidades que no se %an conciliado y las diferencias causadas por las fec%as el arc%ivo maestro de cuentas por pagar del cliente debe ser igual que el estado de cuenta del proveedor. Controles internos+ En algunas compaas el registro de los pasivos por adquisiciones se %ace sobre la base de la recepcin de mercancas y servicios y en otras empresas se registra %asta que se recibe la factura del proveedor. En cualquier caso el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. !e efect$a esto comparando los detalles en la orden de compra con los reportes de recepcin y la factura del proveedor para determinar que las descripciones precios cantidades t'rminos y flete en la factura del proveedor estn correctas. "or lo general tambi'n se verifican las e)tensiones totales y distribucin de cuentas.
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#n control importante en los departamentos de cuentas por pagar y es e)igir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al efectivo valores negociables y otros activos. Los documentos y registros adecuados procedimientos correctos para mantener los registros y revisiones independientes sobre el desempeo tambi'n son controles necesarios en la funcin de cuentas por pagar.

PROCESAMIENTO Y REGISTRO DE DESEMBOLSOS EN EFECTIVO


"ara la mayora de las organizaciones el pago se efect$a por c%eques preparados por computadora a partir de la informacin que se incluye en el arc%ivo de transacciones de adquisiciones en el momento que se reciben las mercancas y servicios. Es usual que los c%eques se preparen en un formato de copias m$ltiples con el original para el proveedor una copia se arc%iva con la factura del proveedor y otros documentos de apoyo y otra es arc%ivada num'ricamente. En la mayora de los casos los c%eques individuales se registran en un arc%ivo de transacciones de desembolsos de efectivo. Che.ue= Eedio de pago de la adquisicin cuando se vence el pago. (espu's una persona autorizada firma el c%eque y 'ste se convierte en un activo. 0uando el proveedor lo %ace efectivo y el banco del cliente lo acepta se le llama c%eque cancelado. Diario de desembolsos en e(ecti o= (iario para registrar las transacciones de desembolso en efectivo. El libro de desembolsos en efectivo se genera para cualquier periodo por las transacciones de desembolso de efectivo que se incluyen en los arc%ivos de la computadora. Los detalles del diario se asientan en el arc%ivo maestro de cuentas por pagar y se traspasan los totales del diario al mayor general por medio de la computadora. Controles internos= Los controles ms importantes en la funcin de las salidas de efectivo incluyen la firma de c%eques por una persona con la autoridad necesaria separacin de responsabilidades para firmar los c%eques y desempear la funcin de cuentas por pagar y un e)amen cuidadoso de los documentos de respaldo por el que firma el c%eque en el momento en que lo firma. Los c%eques estn foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la alteracin del nombre del receptor o la cantidad. 5ambi'n es importante tener un m'todo de cancelacin de los documentos de respaldo para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro c%eque en un momento posterior. #n m'todo com$n es escribir el n$mero del c%eque en los documentos de respaldo.

PRUEBAS DE CONTROL Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES


En una auditoria com$n las cuentas que ms tiempo se llevan para su verificacin en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar inventario activos fijos cuentas por pagar y cuentas de gastos. (e estas cinco cuatro est'n relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. "uede ser e)tenso el tiempo neto a%orrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos de efectivo. "or tanto no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos reciban atencin considerable en las auditorias bien llevadas en especial cuando el cliente tiene una estructura efectiva de control interno. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias reas+ *ruebas de ad.uisiciones " *ruebas de *agos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de tres de las cuatro funciones sealadas con anterioridad. "rocesamiento de las rdenes de compra recepcin de mercancas y servicios y el reconocimiento del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la cuarta funcin el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo. 8537$7CAC7B1 D5 4A9 AD@2797C7O159. 4as ad.uisiciones registradas son de mercancas " ser icios recibidosA consistentes con los intereses del cliente /eDistencia0. !i el auditor queda satisfec%o de que los controles son adecuados para este objetivo se reduce muc%o las pruebas para transacciones incorrectas e invlidas. Es probable que los controles adecuados eviten que el cliente incluya como gastos del negocio o activos aquellas transacciones que beneficien principalmente a la administracin u otros empleados en lugar de la entidad a la que se le practica la auditoria. En algunos casos las transacciones incorrectas son obvias como la adquisicin de articulas personales no autorizados por el personal o un desfalco verdadero de efectivo al registrar una adquisicin fraudulenta en el diario de adquisiciones. En otros casos es ms difcil evaluar la correccin de una transaccin como el pago de la membreca de funcionarios a clubes campestres vacaciones con gastos pagados a pases e)tranjeros para los miembros de la administracin y sus familias y pagos ilegales aprobados por la
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administracin a funcionarios de pases e)tranjeros. !i los controles sobre transacciones incorrectas o invlidas son inadecuados es necesario realizar un e)amen e)%austivo de la documentacin comprobatoria. 9e registran las ad.uisiciones eDistentes /com*letas0= la falta del registro de la adquisicin de mercancas y servicios recibidos afecta de forma directa el saldo en las cuentas por pagar y resulta en una valuacin e)cesiva de la utilidad neta y activo neto. & causa de esto por lo general los auditores se preocupan muc%o con el objetivo de que est' completa. En algunos casos puede ser difcil desarrollar pruebas de detalles para determinar la e)istencia o ine)istencia de transacciones no registradas y el auditor confi en los controles para este propsito. &dems puesto que la auditora de cuentas por pagar requiere un tiempo considerable una estructura efectiva de controles internos comprobada reduce de manera considerable los costos de auditora. 9e registran las ad.uisiciones con *recisin. "uesto que la precisin de muc%as cuentas de activos pasivos y gastos depende del registro correcto de transacciones en el diario de adquisiciones el alcance de las pruebas de detalles de muc%as cuentas de gastos y balance depende de la evaluacin que el auditor desarrolle de la efectividad de los controles internos sobre la precisin del registro de las transacciones de adquisiciones. C251-A9 'O3 'A>A3 Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancas y servicios recibidos en el curso com$n del negocio. En ocasiones es difcil distinguir entre cuentas por pagar y pasivos acumulados pero es $til definir un pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en la fec%a del balance. "or tanto la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisicin de materias primas equipo servicios reparaciones y muc%os otros tipos de mercancas y servicios que se recibieron antes del fin del ao. La gran mayora de cuentas por pagar tambi'n se identifican por la e)istencia de facturas del proveedor para la deuda. CO1-3O459 71-531O9 !e ilustra los efectos de los controles internos del cliente sobre las pruebas de las cuentas por pagar con dos ejemplos. En el primero supongamos que el cliente tiene una estructura de control interno muy efectiva sobre los registros y pago de las adquisiciones. !e documenta con la recepcin de mercancas por reportes foliados de recepcin4 se preparan con rapidez y eficiencia y se registran los comprobantes foliados en el arc%ivo de transacciones de adquisiciones y el arc%ivo maestro de cuentas por pagar. 5ambi'n se efect$an las desembolsos de efectivo con oportunidad cuando tienen que %acerse y se les registra de inmediato en el arc%ivo de transacciones de desembolsos de efectivo y en el arc%ivo maestro de cuentas por pagar. 0ada mes se concilian los saldos individuales de las cuentas por pagar en el arc%ivo maestro con los estados de cuenta de los proveedores y se compara el total con el mayor general por una persona independiente. En estas circunstancias la verificacin de las cuentas por pagar e)ige poco esfuerzo del auditor una vez que 'ste llega a la conclusin de que la estructura de control interno est operando de forma efectiva. En el segundo ejemplo supongamos que no se utilizan reportes de recepcin el cliente detiene el registro de las adquisiciones %asta que se efect$an los desembolsos de efectivo y a causa de una d'bil posicin de efectivo con frecuencia se pagan las facturas varios meses despu's de su vencimiento. 0uando un auditor se enfrenta a esta situacin e)iste gran probabilidad de subestimar las cuentas por pagar4 por tanto en estas circunstancias se necesitan e)tensas pruebas de detalles de las cuentas por pagar para determinar si las cuentas por pagar se registraron de forma correcta en la fec%a del balance. '3OC5D7<751-O9 D5 A1E47979. #no de los procedimientos de anlisis ms importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la comparacin de los totales de gastos del ao actual con los de aos anteriores. "or ejemplo al comparar los gastos por servicios con los del ao anterior el auditor puede determinar que no se registr el $ltimo recibo del ao. La comparacin de gastos con los aos anteriores es un procedimiento analtico efectivo para las cuentas por pagar porque los gastos ao tras ao son ms o menos estables relativamente.

AUDITORA DEL CICLO DE INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO


E8 inventario toma muc%as formas diferentes de acuerdo con la naturaleza del negocio. "ara los negocios de ventas al menudeo o al mayoreo el 8nventario ms 8mportante es la mercanca a mano disponible para su venta. "ara los %ospitales el inventario incluye alimentos medicinas y suministros m'dicos. #na compaa industrial tiene materias primas piezas compradas y suministros para uso en la produccin artculos en proceso de fabricacin y mercanca terminada disponible para su venta. "or las razones que siguen con frecuencia la auditoria de inventarios es la parte mas compleja y que consume ms tiempo en una auditora+
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"or lo general el inventario es una partida principal en el balance y a menudo es la partida ms grande de las cuentas incluidas en el capital de trabajo. El inventario est en diferentes lugares lo que dificulta su control y conteo fsico. Las compaas tienen su inventario accesible para la fabricacin eficiente y venta del producto pero esta dispersin crea considerables problemas en una auditora. La diversidad de las partidas de inventarios crea dificultades al auditor. "artidas como joyas materias qumicas y piezas electronicas presentan problemas de observacin y evaluacin. La Evaluacin del inventario tambi'n es difcil por factores como la obsolescencia y la necesidad de distribuir costos de fabricacin al inventario. E)isten varios m'todos de evaluacin de inventario que son acept'ables pero cualquier cliente determinado debe aplicar un m'todo de manera consistente ao tras ao. &dems una organizacin prefiere utilizar diferentes metodos de valuacin para diferentes partes del inventario. $21C7O159 51 54 C7C4O : CO1-3O459 71-531O9 !e piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistema separados pero muy relacionados entre s uno que involucra flujo real de la produccin y el otro los costos relacionados. & medida que los inventarios pasan trav's de la compaa se realizan controles adecuados sobre su movimiento fsico as como de sus costos relacionados. #n e)amen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios y almacenamiento nos ayudara a entender estos controles y la evidencia de auditora que se necesita para comprobar su efectividad. '3OC59A<751-O D5 B3D5159 D5 CO<'3A !e utilizan las requisiciones de compra para solicitar al departamento de compras y control que finque rdenes para obtener diversos artculos para el inventario. El personal de almac'n inicia las requisiciones o se realiza esto por computadora cuando el inventario llega a un nivel predeterminado4 se colocan las rdenes para obtener los materiales requeridos para un pedido de un cliente4 o se inicia las rdenes a partir de un conteo peridico de inventarios realizado por persona responsable. !in importar el m'todo que se siga los controles sobre requisiciones de compras y las rdenes de compra relacionadas se eval$an y prueban como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. 35C5'C7B1 D5 <A-537A459 1258O9 La recepcin de las materiales ordenados tambi'n forma parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Los materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento de recepcin elabora un reporte de recepcin que se convierte en parte de la documentacin necesaria antes de efectuarse el pago. (espu's de la inspeccin se enva el material al almac'n y los documentos de recepcin por lo general se envan a compras almac'n y cuentas por pagar. A4<AC51A<751-O D5 <A-537A9 '37<A9 0uando se reciben los materiales se guardan en el almac'n %asta qu' se necesitan para la produccin. !e envan los materiales de la e)istencia en inventarios a produccin mediante la presentacin de una requisicin de materiales orden de trabajo u otro documento similar debidamente aprobado que indica el tipo y cantidad de materiales necesarios. !e utiliza este documento de requisicin para actualizar los arc%ivos maestros de inventario perpetuo para realizar transferencias en libros de las cuentas de materias primas a las de produccin en proceso.

PROCESAMIENTO DE ARTCULOS.
La parte de procesamiento del ciclo de inventarios y almacenamiento vara muc%o de empresa a empresa. La determinacin de las partidas y la cantidad a producirse se basa por lo general en rdenes especficas de clientes pronsticos de ventas niveles predeterminados de inventario de articulas terminados corridas econmicas de "roduccin. 0on frecuencia un departamento separado de control de la produccin es responsable de la determinacin del tipo y cantidades de produccin. (entro de las diversos departamentos de produccin se deben %acer provisin para contabilizar las cantidades producidas control de desperdicios controles de calidad y proteccin fsica del material en proceso. El departamento de produccin debe generar reportes de produccin y desperdicios para que el departamento de contabilidad pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y determinar costos precisos de produccin. A4<AC51A<751-O D5 A3-CC24O9 -53<71ADO9. & medida que el departamento de produccin concluye los artculos se colocan en el almac'n en espera de su embarque. En compaas con buenos controles internos los artculos terminados se guardan bajo control fsico en rea separada de acceso limitado. & menudo se considera que el control de artculosterminados forma parte del ciclo de ventas y cobranza.
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5<;A3@25 D5 A3-CC24O9 -53<71ADO9. El embarque de artculos terminados es parte integral del ciclo de ventas cobranza. 0ualquier embarque o transferencia de artculos terminados es autorizado por un documento de embarque debidamente aprobado. A3CF78O9 <A59-3O9 D5 71851-A37O '53'5-2O. #no de los registros que se utilizan para los inventarios que no se %a estudiada con anterioridad es un arc%ivo maestro de inventario perpetuo. "or lo regular se guardan registros perpetuos separados para materias primas y artculo terminados. La mayora de las empresas no utilizan inventarios perpetuos de produccin en proceso. Los arc%ivos maestros de inventario perpetuo incluyen slo informacin acerca de las unidades de inventario adquiridas vendidas y a mano o tambi'n incluye informacin acerca de los costos unitarios. 'A3-59 D5 4A A2D7-O37A D5 71851-A37O El objetivo global en la auditoria del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar que las materias primas produccin en proceso inventario de artculos terminados y costo de ventas se sealan de forma correcta en los estados financieros. !e divide el ciclo de inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas. AD@2797C7B1 : 35>79-3O D5 <A-537A9 '37<A9A <A1O D5 O;3A : CO9-O9. Esta parte del ciclo de inventarios y almacenamiento incluye las primeras tres funciones+ procesamiento de rdenes de compra recepcin de materias primas y almacenamiento de las mismas. "rimero se estudian los controles internos que e)istan sobre estas tres funciones luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y pruebas sustantivas del transacciones en el ciclo de adquisiciones pagos y el ciclo de nminas de personal. & la terminacin del ciclo de adquisiciones y pagos el auditor qued satisfec%o de que se %an asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricacin. -3A19$5351C7A D5 AC-78O9 : CO9-O9 Las transferencias internas incluyen la cuarta y quinta funciones+ el procesamiento de los artculos y almacenamiento de los artculos terminados. Estas dos actividades no estn relacionadas con ning$n otro ciclo de transacciones y por tanto se les debe estudiar y verificar como parte del ciclo de inventarios y almacenamiento. Los registros de contabilidad de estas funciones son los registros de contabilidad de costos. 5<;A3@25 D5 A3-CC24O9 : 35>79-3O D5 71>359O9 ;32-O9 : CO9-O9 El registro de los embarques y costos relacionados que es la $ltima funcin forma parte del ciclo de ventas y cobranza. (e esta manera se comprenden los controles internos sobre la funcin y se les verifica como parte de la auditoria del ciclo de ventas y cobranza.

OBSERVACIN FSICA DEL INVENTARIO


La observacin del cliente que conduce un inventario fsico es necesaria para determinar si un inventario registrado en realidad e)iste en la fec%a del balance y si %a sido contado correctamente por el cliente. El inventario es la primera rea de auditora para la que un e)amen fsico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta. ".E08=! C .E0="8L&08FG (E 8G-EG5&.8= Los costos que se utilizan para evaluar el inventario fsico deben probarse para determinar si el cliente %a seguido correctamente un m'todo de inventario qu' concuerda con los principios de contabilidad generalmente aceptados y consistentes con el que se %a utilizado en aos anteriores. C7C4O D5 AD@2797C7B1 : 355<;O49O D5 CA'7-A4 El $ltimo ciclo de transacciones analizado en este te)to se relaciona con la &dquisicin de recursos de capital en forma de deuda que genera intereses y capital social y el reembolso de dic%o capital. El ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital tambi'n incluye el pago de intereses y dividendos. Las siguientes son las cuentas principales en el ciclo+

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(ocumentos por pagar 0ontratos por pagar ?ipotecas por pagar Honos por pagar /astos por intereses 8nter's acumulado Efectivo en el banco &cciones comunes &cciones preferentes 0apital pagado en e)ceso del par 0apital donado #tilidades retenidas &propiaciones de utilidades retenidas &cciones de tesorera (ividendos decretados (ividendos por pagar "ropietarios cuenta capital !ocio cuenta capital 0uatro de las caractersticas del ciclo de adquisicin y reembolsos de capital incluyen de modo importante en la auditoria de estas cuentas+ *. .elativamente pocas transacciones afectan los saldos de las cuentas pero cada transaccin con frecuencia es muy importante en su cantidad. "or ejemplo la mayor parte de las compaas rara vez emite bonos pero el monto de una emisin de bonos es por lo regular e)tensa. "or causa de su tamao es com$n verificar cada transaccin que tiene lugar en el ciclo para el ao entero como parte de la verificacin de las cuentas del balance. Go es raro ver papeles de trabajo de auditoria que incluyen el saldo inicial de cada cuenta en el ciclo de adquisicin y reembolsos de capital y documentacin de cada transaccin ocurrida durante el ao. 6. La e)clusin de una transaccin podra tener bastante significado. 5omando en cuenta el efecto de las subestimaciones de pasivos y propiedad *a omisin es una de las principales preocupaciones en la auditoria. 9. %ay una relacin legal entre la entidad cliente y el tenedor de las acciones bonos o documento de propiedad similar. En el ciclo de auditoria de las transacciones y cantidades el auditor debe tener gran cuidado para cerciorarse que se %an cumplido de forma correcta los requisitos legales significativos que afectan los estados financieros y que se %an presentado y revelado de forma adecuada en los estados. :. ?ay relacin directa entre las cuentas de 8ntereses y dividendos *a deuda y capital. En la auditoria de una deuda que genera intereses se verifica de forma simultanea el gasto de inter's relacionado y el inter's por pagar esto es cierto del patrimonio dividendos decretados y dividendos por pagar. !e pueden entender mejor los procedimientos de auditora para muc%as de las cuentas en el ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital cuando seleccionamos cuentas representativas para su estudio. La metodologa para determinar las pruebas de detalles de saldo para las cuentas de adquisicin de capital es el mismo que se sigue para todas las dems cuentas.

DOCUMENTOS POR PAGAR


#n documento por pagar es una obligacin *egal de pago a un acreedor que est respaldada o no por activos. "or lo general se emite un documento por un periodo entre un mes y un ao pero tambi'n %ay pagares a largo plazo de ms de un ao. !e emiten documentos para muc%os propsitos diferentes y la propiedad %ipotecada incluye amplia variedad de activos como valores inventarios y activos fijos. !e efect$an los pagos sobre el principal y el inter's de las emisiones de acuerdo con los t'rminos del contrato de cr'dito. "ara los pr'stamos a corto plazo por lo general se requiere un pago de principal e intereses solo al vencimiento del pr'stamo4 pero para pr'stamos de ms de D< das el pagare requiere generalmente pagos mensuales o trimestrales de intereses. O;G5-78O9= Los objetivos de la auditoria de los documentos por pagar son determinar si+ Es adecuada la estructura de control interno sobre los documentos por pagar.

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Las transacciones para el principal e intereses que involucren documentos por pagar estn autorizadas y registradas debidamente seg$n lo definen los seis objetivos de auditora relacionados con transacciones. , El pasivo para documentos por pagar y los gastos relacionados de intereses y pasivos acumulados estn indicados correctamente segun lo definen B de los D objetivos de auditora relaciones con saldos. 1El valor realizable no es aplicable a las cuentas de pasivos.2 CO1-3O459 71-531O9 ?ay cuatro controles importantes sobre los documentos por pagar+ &utorizacin correcta para la emisin de nuevos documentos. La responsabilidad para la emisin de nuevos pagares este investida en el consejo de administracin o en el personal administrativo de alto nivel. "or lo general se requieren dos firmas de funcionarios autorizados para todos los acuerdos de pr'stamos. El importe del pr'stamo la tasa de inter's los t'rminos de reembolso y los activos %ipotecados son parte del acuerdo aprobado. !iempre que se renuevan documentos es importante que queden sujetas a los mismos procedimientos de autorizacin que para la emisin de nuevos pagares. , 0ontroles adecuados sobre el reembolso del principal e intereses. El pago peridico de intereses y del principal est controlado como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. En el momento de la emisin del pagare el departamento de contabilidad recibe una copia en la misma forma en que recibe las facturas de proveedores y reportes de recepcin. El departamento de cuentas por pagar prepara de forma automtica los c%eques para cuando se venzan los documentos de nuevo en la misma forma en que prepara c%eques para la adquisicin de bienes y servicios. La copia del pagare es la documentacin de respaldo para el pago. , (ocumentos y registros apropiados. Estos incluyen el mantenimiento de registros au)iliares y el control por una persona responsable de los pagares en blanco y pagados. Los documentos ya pagados se cancelan y quedan bajo la custodia de un funcionario autorizado. . -erificacin peridica independiente. 0ada cierto tiempo se concilian los registros detallados de pagares con el mayor general y se comparan con los registros de los tenedores de pagares por un empleado que no tenga la responsabilidad de mantener los registros de tallados. &l mismo tiempo una persona independiente re calcula los gastos por intereses en los pagares para comprobar la precisin y correccin de los registros. '325;A9 D5 CO1-3O459 : '325;A9 929-A1-78A9 D5 -3A19ACC7O159 las pruebas de transacciones de documentos por pagar involucran la emisin de pagar's y el reembolso del principal e intereses. Estas pruebas de auditora forman parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para la recepcin de efectivo y los desembolsos de efectivo. 0on frecuencia se efect$an pruebas adicionales de controles y pruebas sustantivas de transacciones como parte de las pruebas de saldos por el monto de las de transacciones individuales. Las pruebas de controles para los documentos por pagar e intereses relacionados enfatizan la comprobacin de los cuatro controles internos importantes que se analizaron anteriormente. &dems se enfatiza el registro preciso de recibos de ingresos por pagares y pagos del principal e intereses. '3OC5D7<751-O9 A1A4C-7CO9= Los procedimientos analticos son esenciales para los documentos por pagar porque frecuentemente se pueden eliminar las pruebas de detalles para gastos de intereses e intereses acumulados cuando los resultados son favorables. La estimacin independiente que el auditor %ace de los gastos por intereses utilizando el promedio de los documentos por pagar pendientes de pago y el promedio de tasas de inter's comprueba la razonabilidad del gasto de intereses pero tambi'n verifica si se omitieron documentos por pagar. '325;A9 D5 D5-A4459 D5 9A4DO9. 5l *unto de arran.ue normal *ara la auditoria de documentos por pagar es un programa de documentos por pagar e intereses acumulados obtenido del cliente. El programa com$n incluye infamacin detallada de todas las transacciones que se efectuaron durante todo el ao en relacin con el principal e intereses los saldos inicial y final de los documentos e intereses por pagar e informacin descriptiva acerca de los pagares como la fec%a de vencimiento la tasa de intereses y los activos pignorados como garanta. &utor+ Onelio Agustn oneagustinI%otmail.com /uatemala Earzo de 6<<B

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