Seminario de 88 horas de Tecnologas para la formulacin y ejecucin de proyectos productivos

MSc Ingrid L. Muoz P. ilmunoz@gmail.com

Consultor en Gobierno de TI, - PMP Lead Auditor ISO 27001 Cobit Foundation Certificate Docente de Maestra Coordinador acadmico del Diplomado de Gerencia de Proyectos U. Icesi Gerente de DOMUZ INGENIERA

UNIDAD 6:
PROCESOS DE CIERRE OBJETIVOS ESPECFICOS - COMPRENDER CON SUFICIENTE CLARIDAD LOS 2 PROCESOS DEL GRUPO DE CIERRE LOS CUALES PERTENECEN A LAS GERENCIA DE CONOCIMIENTO: INTEGRACIN, ADQUISICIONES. - COMPRENDER QUE EL GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE TIENEN COMO OBJETIVO FINALIZAR TODAS LAS ACTIVIDADES A TRAVS DE TODOS LOS GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS PARA COMPLETAR UN PROYECTO O UNA FASE Y SUS OBLIGACIONES CONTRACTUALES CUANDO APLIQUE.

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PROCESOS DE CIERRE

rea o Gerencia de conocimiento

E P S C

Fuente: PMBok Cuarta Edicin

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Gerencia de Alcance

Qu es PMBOK ?
Tiene 42 procesos. 5 Grupos de procesos: Iniciacin (2) Planeacin (20) Ejecucin (8) Monitoreo y Control (10) Cierre (2) 9 reas de conocimiento: Gestin de Integracin Gestin de Alcance Gestin de Tiempo Gestin de Costos Gestin de Calidad Gestin de Recursos Humanos Gestin de Comunicaciones Gestin de Riesgos Gestin de contratacin
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4. GERENCIA DE LA INTEGRACIN
-Incluye 6 procesos. -Es la nica gerencia que tiene al menos un proceso en cada grupo de procesos en el PMBok.
INICIO PLANEACIN EJECUCIN SEGUIMIENTO CIERRE
Dirigir y Gestionar la ejecucin del Proyecto.

Desarrollar el Project charter

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto.

Monitorear y controlar el trabajo

Realizar Control integrado de cambios

Cerrar el proyecto o fase.

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Gerencia de Integracin

4.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE (Close project or phase)

Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto, el director revisar toda la informacin anterior procedente de las fases previas para asegurar de que todo el trabajo del proyecto este completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos.

Se revisar el plan del proyecto para cerciorarse de su culminacin antes de considerar que el proyecto est cerrado. Igualmente tambin establece los procedimientos de anlisis y documentacin de las razones emprendidas en caso de que un proyecto se d por terminado antes de su culminacin.
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Gerencia de Integracin

4.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE (Close project or phase)

El cierre de un proyecto es la culminacin del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte qu tan bien o mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos.

Un proyecto ha finalizado cuando: "Desde el punto de vista tcnico, todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.

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Gerencia de Integracin

4.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE (Close project or phase)

Incluye las actividades necesarias para el cierre administrativo del proyecto o fase, incluyendo metodologas relativas a: -Acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminacin o salida de la fase o del proyecto. -Actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el xito o fracaso del proyecto, reunir lecciones aprendidas y archivar la informacin del proyecto para su uso futuro. -Acciones y actividades necesarias para transferir los productos , servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase o a la produccin y/u operaciones.
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Gerencia de Integracin

4.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE (Close project or phase)

Un cierre de proyecto perfecto o por lo menos deseable debera cumplir con los siguientes pasos: 1. El equipo del proyecto comunica que finaliz los entregables, sealando que los criterios de prueba fueron aprobados. El gerente del proyecto debe llamar al patrocinador y/o al cliente y solicitarles que validen los entregables. Normalmente, se redacta un documento formal para que se aprueben dichos entregables. El gerente de proyecto debe cerrar formalmente el proceso de administracin de las contrataciones. -Verificar los contratos en su terminacin y alcance -Se recomienda llevar una carpeta que incluya todos los contratos del proyecto y su verificacin, as como la descripcin del desempeo de los proveedores -Usar criterios de aceptacin propios para los proveedores

2.

3.

Gerencia de Integracin

4.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE (Close project or phase)

Un cierre de proyecto perfecto o por lo menos deseable debera cumplir con los siguientes pasos: 4. El cierre formal de las obligaciones con los proveedores implica que se debe supervisar que el rea de compras tambin haya cerrado los contratos con dichos proveedores (si esto aplica en la organizacin).

5. Anlisis de las lecciones aprendidas durante el desarrollo del proyecto. 6. Evaluacin de desempeo del equipo
7. Archivar los documentos, asegurarse de que queden en un solo repositorio

8. Liberar el equipo

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Gerencia de Integracin

4.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE (Close project or phase)

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Gerencia de Integracin

4.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE (Close project or phase)

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Gerencia de Integracin

4.6 CERRAR EL PROYECTO O FASE (Close project or phase)

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Gerencia de Adquisiciones

12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES (Closer Procurement)

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Gerencia de Proyectos Sobre la Base Metodolgica del PMBOK versin 2008 del Project Management Institute

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12. GERENCIA DE CONTRATACIN Project Procurement Management

-Incluye 4 procesos. 1 en planeacin, 1 en ejecucin, 1 en seguimiento, 1 en cierre
INICIO PLANEACIN
Planear adquisiciones.

EJECUCIN

SEGUIMIENTO

CIERRE

Efectuar adquisiciones

Administrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

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Gerencia de Adquisiciones

12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES (Close Procurement)

Es el proceso de finalizar la adquisicin para el proyecto. Brinda apoyo al proceso de Cerrar el Proyecto o la Fase, ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables. Implica actividades administrativas, tales como: - Finalizar reclamaciones abiertas, - Actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales - Archivar la informacin para uso futuro. El contrato en si mismo puede describir procedimientos de cierre. No se debe cerrar el proyecto hasta que no estn cerrados todos los contratos.
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Gerencia de Adquisiciones

12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES (Closer Procurement)

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Gerencia de Adquisiciones

12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES (Closer Procurement)

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Gerencia de Adquisiciones

12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES (Closer Procurement)

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Gerencia de Adquisiciones

12.4 CERRAR LAS ADQUISICIONES (Closer Procurement)

Fuente: PMBok Cuarta Edicin Ingrid L. Muoz P. MSc - PMP - Cobit - Lead Auditor ISO 27001

Conclusiones de Cierre

No olvidar!!!!

El proceso de cierre de la gerencia de integracin es conocido tambin como Cierre administrativo. Puede haber varios cierres administrativos, uno por cada fase y otro final del proyecto.
Puede haber muchas adquisiciones en un proyecto y por lo tanto cierres de adquisiciones igual a estas, pero solo un cierre administrativo de proyecto. Todas las adquisiciones deben cerrar antes que finalice el proyecto. El DP debe realizar una auditora previa al cierre del proyecto de que todas los contratos relacionados con las adquisiciones han sido cerrados y posterior a esto realizar el cierre administrativo o del proyecto.

GRACIAS!!!!
Ingrid L. Muoz P. Docente de maestra Coordinador acadmico del Diplomado de Gerencia de Proyectos U. Icesi MSc - PMP Auditor Lder ISO 27001 Cobit Foundation Certificate Consultor en Gerencia de Proyectos Seguridad de la Informacin Gobierno de TI
ilmunoz@gmail.com

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