Organizao e Gesto do Tempo

Vitor Nunes

NDICE

INTRODUO CARACTERSTICAS DO TEMPO PORQUE PERDEMOS TEMPO? DOMINAR O TEMPO PARA MELHORAR A GESTO DO TEMPO

INTRODUO

OBJECTIVOS EXPECTATIVAS TESTE DIAGNSTICO

CARACTERSTICAS DO TEMPO

O TEMPO :

IMPRESCINDVEL: Nada se pode fazer sem ele INSUBSTITUVEL: Nada se pode utilizar no seu lugar INEXORVEL: Flui e desaparece, a um ritmo fixo e inaltervel COMPLETAMENTE INELSTICO: No cede, de todo

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

GESTO DO TEMPO - ESTILO PESSOAL MITOS SOBRE GESTO DO TEMPO LEIS RELACIONADAS COM O TEMPO HBITOS COMUNS O TOP TEN DOS LADRES DE TEMPO

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

GESTO DO TEMPO ESTILO PESSOAL

INDIVIDUALIZADO ESTILOS

Visual Auditivo Tctil Etc

APARENTE DESORGANIZADO

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

MITOS SOBRE GESTO DO TEMPO

1 GESTO DO TEMPO SINNIMO DE COMPORTAMENTO OBSESSIVO 2 GESTO DO TEMPO REDUZ ESPONTANEIDADE E GOSTO PELO TRABALHO 3 EU POSSO ORGANIZAR-ME, MAS A EMPRESA NUNCA O FAR 4 UM ESTILO SERVE A TODOS

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

LEIS RELACIONADAS COM O TEMPO

LEI DE PARETO (OU LEI 80/20):

20% trabalho efectuado gera 80% dos resultados obtidos

LEI DE PARKINSON:

As tarefas tendem a prologar-se indefinidamente at esgotarem a totalidade do tempo dedicado sua realizao

LEI DE MURPHY:

Se algo puder correr mal, correr

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

LEIS RELACIONADAS COM O TEMPO

LEIS DE CARLSON:

Uma tarefa demora tanto mais tempo quanto mais vezes formos interrompidos

LEIS DE ILLICH:

Aps algum tempo numa actividade, a produtividade decresce primeiro e torna-se negativa depois

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

HBITOS COMUNS NA GESTO DO TEMPO

Fazemos primeiro o que gostamos, e s depois o que no gostamos Fazemos antes o que mais fcil, e depois o que mais difcil Fazemos o que exige menos tempo antes do que exige mais tempo Fazemos primeiro as tarefas para as quais temos meios disponveis Fazemos muitas vezes o que no est planeado antes do que est

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

HBITOS COMUNS NA GESTO DO TEMPO

Respondemos s solicitaes dos outros antes de respondermos s de ns mesmos Fazemos o que urgente antes do que importante Respondemos com prontido s crises e emergncias Fazemos primeiro o que mais interessante Esperamos que o prazo se aproxime do fim para executarmos a tarefa Fazemos primeiro o que conseguimos acabar mais depressa

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

HBITOS COMUNS NA GESTO DO TEMPO

Respondemos com maior ou menor prontido a uma solicitao dependendo de quem a faz Dedicamos mais ou menos tempo a uma tarefa, conforme as consequncias que pode ter para ns prprios Tratamos dos assuntos por ordem de chegada

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

HBITOS COMUNS NA GESTO DO TEMPO

EFICINCIA VS EFICCIA

Eficincia: Eficcia:

nfase no mtodo nfase no fim

Na perspectiva da eficcia, por vezes pode ser mais adequado no realizar uma tarefa do que realiz-la

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

TOP TEN DOS LADRES DE TEMPO

O nosso tempo, em parte no-lo roubam. Em parte no-lo tiram. E o que sobra, perdemo-lo sem nos darmos conta
Sneca

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

TOP TEN DOS LADRES DE TEMPO

10 VISITAS INESPERADAS 9 8 7 6 SECRETRIA DESARRUMADA IMPREVISTOS FALTA DE PRIORIDADES REUNIES

PORQUE PERDEMOS TEMPO?

TOP TEN DOS LADRES DE TEMPO

5 4 3 2 1

TELEFONE ADIAMENTOS FALTA DE DELEGAO OU INEFICIENTE DIFICULDADES EM DIZER NO COMUNICAO ASCENDENTE

DOMINAR O TEMPO

A MATRIZ DO TEMPO REGRAS PARA GESTO EFICIENTE DO TEMPO OBSTCULOS GESTO DO TEMPO TRUQUES PARA MINIMIZAR ROUBOS DE TEMPO PLANIFICAR E DEFINIR OBJECTIVOS PERCEBER E OPTIMIZAR ROTINAS APRENDER A DIZER NO SER CAPAZ DE DELEGAR GASTAR TEMPO: QUANTIDADE VS QUALIDADE A PROCRASTINAO

DOMINAR O TEMPO

A MATRIZ DO TEMPO
URGENTE
I

MENOS URGENTE
II
-Preparao -Preveno -Planeamento -Invest.

IMPORT -Crises -Problemas Inadiveis ANTE

-Projectos -Reunies

Importantes

nas pessoas IV

MENOS IMPORT ANTE

III -Interrupes, imprevistos -Actividades e reunies rotineiras muito adiadas -Telefone

-Rotinas -Actividades

triviais -Corresp. sem importncia -Actividades de escape

DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTO EFICIENTE DO TEMPO

1- FAZER UMA LISTA DAS TAREFAS DO DIA

Um princpio do senso comum, que implica no contar apenas com a memria Para funcionar, deve haver apenas uma lista, e no notas soltas!

2- TER UM LUGAR PARA CADA COISA

E manter cada coisa no seu lugar Coisas fora do lugar roubam tempo de 2 maneiras: a procur-las, e temos a tentao de pegar noutra

3- ATRIBUIR PRIORIDADES S TAREFAS

Matriz do tempo

DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTO EFICIENTE DO TEMPO

4- LISTA DE ASSUNTOS RPIDOS

Fazer uma lista de tarefas exequveis em 5/10 minutos para os prximos dias Aproveitar os momentos de espera para executar

5- SUBDIVIDIR PROCESSOS COMPLEXOS

Torna mais flexvel a execuo da tarefa Evita adiar por ser muito longa

6- IDENTIFICAR AS TAREFAS 20/80

Lei de Pareto 20% das tarefas = 80% dos resultados

DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTO EFICIENTE DO TEMPO

7- O MELHOR MOMENTO PARA O PRIORITRIO

Perceber os ciclos biolgicos de cada um, e adequar as tarefas aos melhores e piores momentos

8- ISOLAR-SE ALGUM TEMPO POR DIA

Dedicamos esse perodo a tarefas importantes e no urgentes (II)

9- NO ADIAR

A procrastinao torna as tarefas mais penosas e consumidoras de tempo

DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTO EFICIENTE DO TEMPO

10- MONITORAR A APLICAO DO TEMPO

Conhecer como ocupamos o tempo o primeiro passo para optimizara sua gesto Tomar notas sobre como ocupamos cada hora do dia durante uma semana

11- FIXAR PRAZOS PARA AS TAREFAS

Ajuda a melhorar a aplicao do tempo Sem prazo, a tarefa tende a absorver mais tempo

12- APROVEITAR OS TEMPOS DE ESPERA

Transformar tempos de espera em produtivos

DOMINAR O TEMPO

REGRAS PARA GESTO EFICIENTE DO TEMPO

13- ACABAR PELO MENOS UMA TAREFA POR DIA

Diminui o stress e a sensao de que o tempo nos escapa

14- DEFINIO CLARA DE OBJECTIVOS

Ter objectivos de curto, mdio e longo prazo Objectivos claros e definidos Sem objectivos no se atingem resultados!

DOMINAR O TEMPO

OBSTCULOS GESTO DO TEMPO

AUSNCIA DE PRIORIDADES M GESTO DAS INTERRUPES TENDNCIA PARA ADIAR (PROCRASTINAR) NO SABER DIZER NO M DISTRIBUIO DE RESPONSABILIDADES

DOMINAR O TEMPO

OBSTCULOS GESTO DO TEMPO

DIFICULDADE EM DELEGAR M GESTO DAS REUNIES IMPREVISTOS SUB-ESTIMAO DO TEMPO NECESSRIO M ORGANIZAO TENDNCIA PARA FAZER AQUILO QUE SE GOSTA

DOMINAR O TEMPO

OBSTCULOS GESTO DO TEMPO

HORRIOS DEMASIADO APERTADOS M GESTO DA INFORMAO

DOMINAR O TEMPO

TRUQUES PARA MINIMIZAR ROUBOS DE TEMPO

TELEFONE:

Tome notas sobre o que quer dizer antes de ligar Condensar os telefonemas num perodo do dia Use uma ampulheta para se controlar

CARTAS:

Faa uma lista das ideias a transmitir Tente usar uma s pgina, para maximizar a ateno do leitor

DOMINAR O TEMPO

TRUQUES PARA MINIMIZAR ROUBOS DE TEMPO

INTERRUPES:

Filtre as boas e as ms interrupes e o tempo que dedica a cada uma delas Estabelea um limite de tempo Diga Tenho cinco minutos. Chega, ou marcamos uma hora? Receba visitas casuais de p

DIA-A-DIA:

Visite os outros nos seus gabinetes. Poder sair quando quiser V directo aos assuntos

DOMINAR O TEMPO

PLANIFICAR E DEFINIR OBJECTIVOS

No planifico porque no tenho tempo MAS Nunca terei tempo enquanto no planificar!

DOMINAR O TEMPO

PLANIFICAR E DEFINIR OBJECTIVOS

A IMPORTNCIA DE UM BOM PLANO:

Um plano poupa tempo e esforo Quanto mais tempo se demora a planear, menos necessrio para executar Cada minuto gasto a planear so cinco minutos que se poupam a executar

DOMINAR O TEMPO

PLANIFICAR E DEFINIR OBJECTIVOS

COMO DEVE SER UM PLANO

Deve apresentar um numero limitado mas vivel de objectivos e medidas para os atingir O plano deve pormenorizar exactamente as medidas a tomar para a concretizao de cada tarefa Um plano deve sempre responder s questes: Quem? Quando? Onde? Como? O qu? Porqu? Discuta as respostas com outras pessoas

DOMINAR O TEMPO

CARACTERSTICAS DOS OBJECTIVOS

PRPRIOS

Os objectivos devem ser de quem os define Quanto mais prprios forem, maior ser empenhamento para os atingir.

CONCRETOS E ESPECFICOS

Devem reflectir todas as reas chave

ESCASSOS

Um nmero exagerado de objectivos dispersa recursos e empenho

DOMINAR O TEMPO

CARACTERSTICAS DOS OBJECTIVOS

MENSURVEIS

As metas devem ser quantificadas, para que se possam ir acompanhando os progressos

COM PRAZOS

Definir prazos aumenta a motivao Objectivos sem prazos podem ser relegados para 2 plano, com a presso do dia-a-dia

COMPATVEIS ENTRE SI

Os diversos objectivos devem ser alcanados na totalidade, logo devero ser conciliveis

DIFCEIS MAS ALCANVEIS ESCRITOS

DOMINAR O TEMPO

CARACTERSTICAS DOS OBJECTIVOS

DIFCEIS MAS ALCANVEIS

A motivao resulta do facto dos objectivos serem alcanveis, mas no fceis

ESCRITOS
Uma das regras mais consensuais, mas mais difceis de por em prtica No podemos confiar na memria!

DOMINAR O TEMPO

PERCEBER E OPTIMIZAR ROTINAS

PERCEBER:

A execuo de qualquer plano envolve actividades rotineiras que ocupam tempo So actividades que se realizam mecanicamente e de uma forma rgida inconsciente. Quando se tornam mecnicas e inflexveis as rotinas passam ocupar mais tempo do que requerem, sem que nos apercebamos disso. Procure identificar as suas rotinas, o tempo que lhe ocupam e optimiz-las

DOMINAR O TEMPO

PERCEBER E OPTIMIZAR ROTINAS

OPTIMIZAR:

Identificar as actividades rotineiras que consomem uma quantidade desproporcionada de tempo Questionar o porqu da realizao de certas tarefas Replanificar o trabalho face a um desvio constante, para maior, do tempo que destinou a uma tarefa Contrariar a Lei de Parkinson, que diz que o trabalho tende a expandir-se pelo tempo que lhe destinado

DOMINAR O TEMPO

APRENDER A DIZER NO

1- ACOLHIMENTO POSITIVO 2- ESCUTA DO PEDIDO

Perguntar: Clarificar objectivos Reformular: Ento, o que pretende

3- FACTOS/REGRAS/PRINCPIOS ACEITVEIS + PROPOSTA ALTERNATIVA

O que eu posso fazer

DOMINAR O TEMPO

APRENDER A DIZER NO

4- ESCUTA

Obter compromisso

5- PLANO DE ACO CONCRETO Quem? O qu? Quando?

DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

Quando fazes tu mesmo o trabalho, perdes a viso de conjunto.
Provrbio croata

DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

Significa confiar um determinado trabalho a uma pessoa, junto com a autoridade para o exercer Delegar no abdicar Existem tarefas que s voc pode realizar fundamental na gesto de tempo e no desenvolvimento da responsabilidade pessoas Favorece o progresso, permitindo s organizaes desenvolverem-se como um todo

DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

ALGUMAS DIFICULDADES NA DELEGAO:

arriscado Gostar de ser o prprio a fazer as coisas Nem se pensa no assunto um processo lento Gostamos de estar em cima de tudo Medo de ser ultrapassado pelo delegado Ningum sabe fazer as coisas to bem como eu

DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

ASPECTOS A TER EM CONSIDERAO:

Confiana nos colaboradores Tempo disponvel de cada um Impacto no futuro Novidade da situao

DOMINAR O TEMPO

SER CAPAZ DE DELEGAR

TCNICAS DE DELEGAO:

Seleccionar os colaboradores adequados Formar e desenvolver os indivduos Fornecer informaes e assegurar-se da sua compreenso Apoiar na rectaguarda

DOMINAR O TEMPO

GASTAR TEMPO:
QUANTIDADE VS QUALIDADE

A qualidade do tempo gasto mais importante que a quantidade O objectivo deve ser optimizar o seu melhor tempo Deve utilizar o seu tempo de qualidade em trabalhos de alta exigncia e rendimento

DOMINAR O TEMPO

GASTAR TEMPO:
QUANTIDADE VS QUALIDADE

QUAL O MELHOR TEMPO?

Cada pessoa tem o seu ritmo natural boa poltica marcar as tarefas mais difceis para as alturas do dia em que nos sentimos melhor medida que o dia evolui, o indivduo acumula fadiga fsica e psquica mais econmico em termos de tempo tratar da fadiga antes que esta se torne grave

DOMINAR O TEMPO

A PROCRASTINAO
PROCRASTINAR: Deixar para o dia imediato; adiar; usar delongas
Enciclopdia DN

No deixes para amanh o que podes fazer hoje

Ditado popular

DOMINAR O TEMPO

A PROCRASTINAO

DEFINIO:

Adiar algo que se podia e devia fazer, sem qualquer razo, de forma habitual e intencional o caso dos que preferem pensar no trabalho Acumulam-se os problemas e hipoteca-se o tempo futuro

DOMINAR O TEMPO

A PROCRASTINAO
Tarefas muito longas Tarefas desagradveis Fluxo tarefas indefinido

Medo da mudana

PROCRASTINAO

Objectivos pouco claros

Medo de falhar

Tendncia para adiar

Vcio de acumular

PARA MELHORAR A GESTO DO TEMPO

A ARTE DE ANTECIPAR ORGANIZAR O LOCAL DE TRABALHO UTILIZAR O TEMPO OCUPADO

FIM