GLOSARIO DE OUTLOOK 2007 1) 2) 3) 4) Acceso directo: es un atajo para abrir una carpeta, en el Acceso directo, se guarda la ruta (path)

donde est guardada la carpeta. @ (Arroba): en las direcciones de correo electrnico separa el nombre del usuario del nombre del proveedor del servicio de Internet. Bandeja de entrada: buzn del correo electrnico. Calendario: En Outlook el calendario nos permite guardar eventos puntuales o peridicos, establecer reuniones, invitando a contactos y recursos y establecer alarmas que se disparen en el momento requerido. Clic (Click): accin realizada con el ratn, presionando una vez el botn principal o secundario. Contacto: es un registro de la Libreta de direcciones, que contiene los campos relacionados con los datos personales, laborales, direcciones de correo electrnico, etc. de una persona. Diario: Outlook permite ver la actividad desarrollada con otros productos de Office, mensajes recibidos, tareas, contactos, visualizando la informacin en forma de listados o cronogramas. Doble Clic: accin realizada con el ratn, presionando dos veces seguidas el botn principal. E-Mail: Mensaje enviado por correo electrnico. HTML: (Hyper Text Mark-up Language) lenguaje utilizado para generar pginas Web. Internet: definida como red de redes. Las redes se comunican entres s mediante un protocolo llamado TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol). Libreta de Direcciones: es un conjunto de libretas de direcciones, podemos buscar direcciones de correo electrnico, listas de distribucin, datos personales y laborales de nuestros contactos. Lista de carpetas: contiene todas las carpetas de Outlook, las estndares y las creadas por el usuario. Notas: Las notas en Outlook son el equivalente de esos papelitos que pegamos en los documentos o sobre el escritorio de nuestra oficina, con recordatorios. Panel de exploracin: columna que se encuentra a la izquierda de la ventana de Outlook, contiene paneles como accesos directos y carpetas. POP3: Protocolo que permite acceder a las buzones de correo electrnico. Protocolo: conjunto de reglas que indica como se transmite la informacin. Red: en informtica es un conjunto de por lo menos dos computadoras interconectadas. SPAM: Correo electrnico no deseado o Correo electrnico basura. generalmente son mensajes de correo que se envan en forma masiva con anuncios publicitarios de empresas. Tambin pueden llegar a celulares a travs de mensajes de texto (SMS), blogs, foros, etc. Las empresas hacen distintos

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esfuerzos para evitarlos, como por ejemplo limitando la cantidad de destinatarios para un mensaje. SMTP: (Simple Mail Transfer Protocol) es un protocolo para la transmisin de mensajes de correo electrnico. Tarea: en Outlook una tarea es algo que debemos realizar nosotros o alguien a quien le hemos asignado el trabajo, que requiera un seguimiento y que nos de avisos, disparando una alarma. TCP/IP: (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol) es el conjunto de protocolos utilizados en Internet para la transferencia de datos. .wav: extensin de archivos de sonido creada por Microsoft . Es un estndar para archivos de audio. Puede ser usado en otros sistemas operativos, no solo en Windows. Web: Tambin llamado World Wide Web (WWW). La desarrollaron en 1990 Robert Cailliau y Tim Berners-Lee en el CERN (Consejo Europeo para la Investigacin Nuclear). A partir de 1993 se populariz en forma explosiva Windows: Sistema Operativo desarrollado por Microsoft.

Manual de Formacin en Outlook

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LECCIN 1 CONCEPTOS BSICOS DE OUTLOOK......................................................................... 2 Iniciar Outlook .................................................................................................................................. 2 Usar el entorno de Outlook ............................................................................................................ 2 Usar el Panel de exploracin ......................................................................................................... 6 Mostrar la Lista de carpetas........................................................................................................... 7 Cerrar Outlook.................................................................................................................................. 8 Ejercicios sobre Conceptos bsicos de Outlook ........................................................................ 9

LECCIN 1 CONCEPTOS BSICOS DE OUTLOOK El objetivo de este primer mdulo del curso es familiarizarse con el entorno de Microsoft Outlook 2007, reconocer distintos objetos que se visualizan en la ventana de la aplicacin y comenzar a utilizar las opciones de men, las herramientas, los botones, etc. Iniciar Outlook Es un programa que se utiliza para administrar los mensajes de correo electrnico, contactos y tareas, as como organizar las actividades diarias, hacer invitaciones a reuniones, etc. Al instalar Office 2007, en Inicio, opcin Todos los Programas, se crea la carpeta Microsoft Office, dentro de la cual encontraremos la aplicacin Microsoft Office Outlook 2007. Haciendo un clic sobre dicha opcin se despliega la ventana principal de la aplicacin. Segn como est utilizando el programa, al iniciares podr realizar peticiones diferentes. Si lo est utilizando como cliente de correo electrnico Microsoft Exchange, el sistema le solicitar que ingrese el Servidor de Correo. Si lo est utilizando para acceder al correo de Internet, le podr solicitar el sistema que ingrese a Internet o al servidor de correo de Internet. Si est utilizando Outlook en forma independiente, no le requerir ingresar a ningn tipo de servidor. Usar el entorno de Outlook Como muchos programas basados en Windows, Outlook se abre dentro de una ventana, que posee: En la Figura 1, vemos la pantalla tal cual como aparece cuando entramos al Outlook.

Figura 1 1) Barra de ttulo: en la parte superior, que tiene botones de Control 2) Barra de Mens: debajo de la Barra de ttulo. 3) Barra de herramientas: debajo de la Barra de Mens. 4) Panel de exploracin: ubicado a la izquierda de la ventana. Se la puede minimizar haciendo un clic, arriba al derecha, del panel, tal como se indica en la Figura 2:

Figura 2 El panel minimizado tiene el aspecto que podemos observar en la Figura 3

Figura 3 Para expandir el Panel de exploracin hacemos un clic en la parte superior del mismo, como se ve en la Figura 4:

Figura 4 El Panel de exploracin podemos ocultarlo, para ello debemos seleccionar del men Ver la opcin Panel de exploracin y dentro de sta Desactivado. Tal como se ve en la Figura 5

Figura 5 Para volver a activar el Panel de exploracin, seleccionamos del men Ver, la opcin Panel de exploracin y dentro de sta Normal. 5) rea de Trabajo: es donde se despliegan las ventanas y/o barras de tareas, segn la opcin seleccionada en el Panel de exploracin. Ejemplo: Seleccione en el Panel de exploracin, la opcin Tareas, en el rea de trabajo se ver: la Lista de tareas pendientes y la Barra Tareas pendientes, tal como vemos en la Figura 6.

Figura 6 6) Barra de estado ubicado en la parte inferior de la ventana En la Barra de estado, vemos informacin que nos indica que se est haciendo, en el ejemplo anterior nos indica que est el filtro aplicado y que se estn visualizando 0 elementos. Usar el Panel de exploracin El Panel de exploracin nos permite acceder a las carpetas, que contienen Mensajes de Correo, Calendarios, Tareas, Nota, Contactos y entradas al Diario El Panel de exploracin es personalizable, se pueden agregar, carpetas, accesos directos y botones. Al ingresar al sistema el botn correspondiente a Diario no se encuentra en el Panel de exploracin, para agregarlo debemos proceder del siguiente modo: Hacemos un clic sobre el botn Configurar botones, que est en la esquina inferior izquierda del Panel de exploracin, como vemos en la Figura 7.

Figura 7 Al hacer clic, se despliega un men y seleccionamos la opcin Agregar o Quitar botones y de la lista que se despliega, seleccionamos el botn que deseamos visualizar, en este caso Diario (ver la Figura 8).

Figura 8 A la izquierda de Configurar Botones se visualiza el botn que acabamos de agregar, tal como vemos en la Figura 9.

Figura 9 Mostrar la Lista de carpetas La Lista de carpetas la utilizamos para administrar las carpetas y su contenido, podemos crear nuevas carpetas y subcarpetas. La Lista de carpetas la visualizamos cuando seleccionamos el botn Correo. En la Figura 10, vemos Lista de carpetas,

Figura 10

Cuando cambiamos de vista, por ejemplo a Calendario, Contactos, Diario, etc. la Lista de carpetas no la visualizamos; para mostrarla, debemos hacer un clic en el botn Lista de carpetas, que se encuentra en la parte inferior del Panel de exploracin. Veamos la Figura 11, que nos muestra dicho botn:

Figura 11 Cerrar Outlook Podemos cerrar Outlook del mismo modo que lo hacemos con cualquier aplicacin de Windows, haciendo un clic en el botn Cerrar de la Barra de ttulo, como vemos en la Figura 12

Figura 12 Otro modo es haciendo un clic en el cuadro de control de la ventana de la aplicacin y luego en la opcin Cerrar, tal como vemos en la Figura 13.

Figura 13 Tambin podemos cerrar la aplicacin utilizando del men Archivo la opcin Salir, como vemos en la Figura 14.

Figura 14 Nota: Las opciones de men que tienen a su derecha un tringulo negro se despliegan en un submen. Las opciones cuyo nombre finalizan en puntos suspensivos, indican que al ejecutarlas, se desplegar en pantalla un cuadro de dilogo. Y por ltimo si el nombre de una opcin de men est acompaada por una combinacin de teclas, tal como Ctrl+P, significa que se presione simultneamente la tecla de Control y la P. Ejercicios sobre Conceptos bsicos de Outlook 1) Iniciar Outlook 2) Oculte la Lista de carpetas 3) Muestre la Lista de carpetas, estando en una vista diferente a Correo. 4) Observe que ocurre con la Barra de herramientas Estndar, cuando cambia de Vista. 5) Practique cerrar Outlook utilizando las diversas formas vistas.

Manual de Formacin en Outlook

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LECCIN 2 USAR EL CORREO DE OUTLOOK ................................................................................. 2 Usar el Correo Electrnico de Outlook......................................................................................... 2 Usar la Lista de carpetas................................................................................................................. 2 Enviar un Mensaje............................................................................................................................ 7 Descripcin de los elemento de la ventana Mensaje .............................................................. 8 Responder a un Mensaje.............................................................................................................. 13 Reenviar un mensaje..................................................................................................................... 15 Lectura de un mensaje................................................................................................................. 16 Vista preliminar e Imprimir Mensajes ........................................................................................... 17 Eliminar mensaje ............................................................................................................................ 25 Mover mensaje............................................................................................................................... 26 Vaciar la carpeta Elementos eliminados................................................................................... 26 Ejercicio sobre como Usar el Correo de Outlook ..................................................................... 27

LECCIN 2 USAR EL CORREO DE OUTLOOK Usar el Correo Electrnico de Outlook Microsoft Outlook 2007 permite administrar desde la Bandeja de entrada su correo, electrnico, independientemente de su origen. Pudiendo ser ste un cliente de Microsoft Exchange a travs de un servidor Exchange o de un servidor de Internet. Outlook asiste al usuario brindndonos varias ayudas, tales como: 1) Verificacin de una direccin de correo. 2) Cuando se introduce parte de una direccin de correo electrnico o el nombre de un destinatario, Outlook lo completa automticamente. 3) La vista previa muestra las primeras lneas de un mensaje, lo que nos permite borrar aquellos mensajes indeseados, sin necesidad de abrirlos. 4) Cuando en un mensaje incluimos una direccin URL de un sitio WEB, Outlook la reconoce y crea un vnculo con dicho sitio. Usar la Lista de carpetas La Lista de carpetas la utilizamos para administrar los mensajes de correo electrnico. Las carpetas que incluye el sistema por defecto son: 1) Bandeja de entrada: Para que podamos visualizar el contenido de esta carpeta como cualquier otra debemos seleccionarla haciendo un clic sobre el nombre de la carpeta. En ella vemos los mensajes recibidos. Nota: a continuacin del nombre de la bandeja entre parntesis veremos la cantidad de mensajes que an tenemos sin leer y en la Barra de estado la cantidad de elementos que hay en la carpeta. 2) Bandeja de salida: Nos muestra los mensajes que an no han sido enviados al servidor de correo. Recordemos que Outlook permite trabajar sin estar conectados a la red local o a Internet. Por lo tanto cuando enviamos un mensaje sin estar conectados, ste queda en la Bandeja de salida hasta que nos conectemos y utilicemos del men Herramientas la opcin Enviar y Recibir Todo o Enviar Todo, como vemos en la Figura 15

Figura 15 Si un mensaje que est en la bandeja de salida, lo abrimos y cerramos la ventana Mensaje sin hacer clic en el botn Enviar, el mensaje quedar en la bandeja, hasta que lo vuelva a abrir y hagamos clic en el botn Enviar. 3) Borrador: Podemos escribir un mensaje y guardarlo en esta carpeta, hasta poder completarlo para ser enviado. 4) Correo electrnico no deseado: El sistema reconoce automticamente los molestos mensajes spam y los enva a dicha carpeta. En La Figura 16 vemos los mensajes spam recibidos.

Figura 16 En el panel central vemos los mensajes recibidos organizados por fecha y en el panel de la derecha el Visor de informacin, donde vemos el encabezado y contenido del mensaje. 5) Elementos eliminados: Cuando eliminamos un elemento (mensaje de correo electrnico o cita, contacto, etc.), los visualizamos en esta bandeja. En la Barra de estado el sistema nos muestra la cantidad de elementos que contiene la carpeta. A modo de ejemplo: hemos eliminado el primer mensaje, que visualizbamos en la Figura 16. Cuando seleccionamos la bandeja de Elementos eliminados en el panel central observaremos el contenido de dicha bandeja y en el panel de la derecha el Visor de informacin, donde vemos el encabezado y contenido del mensaje.

Figura 17 6) Elementos enviados: en la carpeta de elementos enviados se guarda una copia de los mensajes que nosotros enviamos. Como vemos en la Figura 18

Figura 18 En el Panel de elemento enviados vemos ordenados por fecha los mensajes y en el panel de la derecha el Visor de informacin, donde vemos el encabezado y contenido del mensaje.

7) Fuentes RSS: Really Simple Sindication es la va de comunicacin entre quienes publican noticias y sus suscriptores, ver anuncios en blogs u otro tipo de contenido. 8) Carpetas de bsqueda: Las Carpetas de bsqueda son carpetas virtuales, que renen los elementos que cumplen con algn criterio, en el caso de los mensajes de correo, el sistema muestra tres carpetas por defecto que son: Correo Grande, Correo organizado por categoras y Coreo sin leer. 8.1) Correo Grande: En esta carpeta visualizaremos aquellos mensajes que exceden de 100 KB. Este valor puede personalizarse del siguiente modo: Sobre el nombre de la carpeta hacemos un clic con el botn secundario del ratn y se despliega el siguiente men contextual (veamos la Figura 19).

Figura 19 Hacemos un clic sobre la opcin Personalizar esta carpeta de bsqueda, se despliega el cuadro de dilogo: Personalizar Correo grande y haciendo un clic en el botn Criterios, se despliega el cuadro de dilogo Tamao de correo, donde se establece el tamao mnimo de correo a mostrar. Tal como se muestra en la Figura 20.

Figura 20

8.2) Correo organizado por categoras: Si no se tienen los mensajes clasificados por categora esta carpeta no muestra ningn elemento. 8.3) Correo sin leer: en esta carpeta visualizamos los mensajes que an no han sido ledos, nos facilita, leer los mensajes, ya que no estn mezclados con los que hemos ledo. En la Figura 21 podemos ver el contenido de esta carpeta

Figura 21 Nota: A continuacin del nombre de la carpeta, entre parntesis figura la cantidad de mensajes que se encuentran sin leer, valor que coincide con el mostrado en la Barra de estado. Enviar un Mensaje Si utiliza un servidor Exchange o Microsoft Mail o un servidor de correo de Internet, puede usar Outlook para enviar sus mensajes de correo a otros usuarios que posean cuentas de correo electrnico. Para enviar mensajes a usuarios que posean cuentas de Internet, deber tener una conexin con Internet. Para enviar un mensaje, estando activado el botn Correo, hacemos un clic en botn Nuevo de la barra Estndar, como vemos en la Figura 22.

Figura 22

Si est activado otro botn, tal como Calendario, si deseamos mandar un mensaje de correo, hacemos un clic en el tringulo negro que est junto al botn Nuevo, del men que se despliega seleccionamos la opcin Mensaje y se despliega en pantalla la ventana Mensaje, que es la que vemos en la Figura 23

Figura 23 Descripcin de los elemento de la ventana Mensaje 1) Barra de ttulo: en dicha barra al desplegarse la ventana dice: Sin Ttulo Mensaje (HTML). 1.1) Botn de Office, que nos muestra las acciones que podemos hacer con ese elemento. Veamos las Figuras 24 y 25

Figura 24

Figura 25

1.2) Barra de herramientas de acceso rpido: en forma estndar tenemos disponibles las siguientes herramientas: Guardar, Deshacer, Rehacer, Elemento anterior y Elemento siguiente. Dicha barra se puede personalizar agregando los botones que no estn seleccionados de la Figura 26.

Figura 26 1.3) Botones Minimiza, Restaurar (o Maximizar y Cerrar): se encuentran en el ngulo superior derecho de la ventana.

2) Cinta de Opciones: tiene cuatro solapas y dentro de cada una de ellas los grupos de herramientas, que tienen los botones de accin. 2.1) Solapa Mensaje

Figura 27

2.2)

Solapa Insertar

Figura 28 2.3) Solapa Opciones

Figura 29 2.4) Solapa Formato de Texto

Figura 30 3) Encabezado del Mensaje: Por defecto tenemos los cuadros de texto: 3.1) Para: Destinatario del mensaje, all debemos escribir la direccin de correo electrnico o el nombre (si est guardado en contactos). Se pueden incluir varios destinatarios, separados por coma o colocando el nombre de un grupo de destinatarios. CC: Destinatario de la copia, all debemos escribir la direccin de correo electrnico o el nombre (si est guardado en contactos). Nota: El destinatario del mensaje sabe que otro u otros destinatarios han recibido copias del mismo. 3.2) Asunto: Breve descripcin del contenido del mensaje

3.2)

En la Figura 31 vemos el Encabezado del Mensaje

Figura 31

No siempre deseamos que el destinatario sepa que otras personas han recibido el mensaje, por lo tanto podemos enviarlo, con Copia oculta, pero este cuadro de texto no est habilitado por defecto, debemos habilitarlo para ello hacemos un clic en la solapa Opciones y luego otro clic en la herramienta Mostrar Cco, del grupo Campos. Segn la Figura 32.

Figura 32 En la Figura 33 vemos dicho campo agregado en la ventana Mensaje.

Figura 33 4) Cuerpo del mensaje: En esta zona escribimos el mensaje. El editor de texto utilizado es el de Word, teniendo las mismas opciones que dicha aplicacin. Outlook 2007 permite utilizar tres tipos de formato de mensajes: a) Texto sin formato: es interpretado por cualquier programa de correo electrnico. No admite caracteres en color, negrita o cursiva, ni otros formato de texto, tampoco soporta imgenes en el cuerpo del mensaje. b) Texto enriquecido (RTF): lo admiten las aplicaciones: a) b) c) d) Microsoft Outlook 97, 98, 2000 y 2002 Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office Outlook 2007 Microsoft Exchange Client versin 4.0 y 5.0

Este formato se puede usar para enviar mensajes a aquellos que utilicen Microsoft Exchange Server. El formato RTF admite formato de texto (caracteres en color, negrita o cursiva, etc.), alineacin de texto y objetos vinculados. Outlook convierte el Formato RTF en HTML para los destinatarios de cuentas de correo de Internet, para que se mantenga el formato y puedan recibir los archivos adjuntos. c) Formato HTML: es el estndar de Outlook 2007: Permite crear mensajes con cualquier tipo de fuente y formato (color, tamao de caracteres, etc.), utilizar numeraciones y vietas e insertar objetos grficos. Cuando

utilizamos formato HTML, para enviar mensajes, sabemos exactamente que visualizar el destinatario. 5) Botn Enviar: En la Figura 34 vemos, una descripcin de lo que debemos ingresar en cada campo.

Figura 34 Una vez que hemos completado todos los campos estamos en condiciones de enviar el mensaje, para ello tenemos que hacer un clic en el botn Enviar. Responder a un Mensaje Un mensaje puede ser enviado a un destinatario o a muchos destinatarios. Cuando recibimos un mensaje podemos responderlo slo a quien nos lo ha enviado (para ello utilizaremos la opcin Responder) o a todos los destinatarios que lo han recibido (en este caso utilizaremos la opcin Responder a todos). Outlook cuenta con varias opciones para acceder a una accin, por lo tanto para Responder a un mensaje podemos utilizar: 1) Men Accin Opcin Responder o Responder a todos

Figura 35 2) Barra de herramientas Estndar, botones Responder o Responder a todos

Figura 36 3) Men Contextual opciones Responder o Responder a todos. Men que se despliega cuando hacemos un clic con el botn secundario del ratn sobre un mensaje.

Figura 37 Cuando respondemos un mensaje, en a) Cuadro de texto Para: veremos la direccin de correo electrnico del remitente, quien ser ahora el destinatario de nuestra respuesta. b) Cuadro de texto Asunto: veremos RE: (que significa Respuesta) y a continuacin el Asunto del mensaje original. c) Cuadro de texto Cuerpo del Mensaje: en el tope de dicho cuadro aparece el cursor para que comencemos a escribir y debajo, encontramos el mensaje original. En la Figura 38 podemos ver a modo de ejemplo como es un mensaje de respuesta.

Figura 37 Si utilizramos la opcin Responder a todos en el cuadro de texto Para aparecera la lista de todos los destinatarios del mensaje original. Reenviar un mensaje Para reenviar un mensaje, podemos seleccionar la opcin Reenviar de tres formas diferentes: 1) Men Accin Opcin Reenviar: Veamos la Figura 35 2) Barra de herramientas Estndar botn Reenviar: segn vemos en la Figura 36 3) Men Contextual opcin Reenviar: Al seleccionar esta opcin, se abre la ventana Reenviar, y en el: a) Cuadro de texto Para: escribimos la direccin a la cual deseamos enviar el mensaje. b) Cuadro de texto Asunto: veremos RV: (que significa Reenviar) y a continuacin el Asunto del mensaje original. c) Cuadro de texto Cuerpo del Mensaje: en el tope de dicho cuadro aparece el cursor para que comencemos a escribir y debajo, encontramos el mensaje original.

Figura 38 Lectura de un mensaje Un mensaje podemos leerlo tanto en el Visor de informacin como en la ventana Mensaje. 1) Visor de informacin: En la parte superior de la Figura 39 visualizamos el encabezado del mensaje y en la parte inferior el cuerpo del mensaje. A la derecha tenemos la barra de desplazamiento que nos permite navegar por el documento, desplazando el texto hacia arriba o abajo.

Figura 39

2) Ventana Mensaje: Veremos el mismo mensaje en la Ventana Mensaje, para ello hacemos doble clic sobre el mensaje en la Bandeja de entrada. Se abre la ventana, tal como podemos ver en la Figura 40.

Figura 40 Vista preliminar e Imprimir Mensajes 1) Vista preliminar: Para visualizar la Vista preliminar de un mensaje, lo seleccionamos haciendo un clic sobre l en la Bandeja de entrada (o en cualquier otra de las carpetas de mensajes) y luego, del men Archivo seleccionamos la Opcin Vista preliminar. En la Figura 41 vemos la Vista preliminar de un mensaje.

Figura 41 Descripcin de la ventana Vista preliminar a) Barra de ttulo: a la izquierda tenemos el icono de Control de la Ventana, cuando hacemos un clic sobre l se despliega el siguiente men (Figura 42).

Figura 42 A la derecha tenemos tres botones, que son de izquierda a derecha: Minimizar : Minimiza la ventana, quedando en la barra de tareas de Windows.

o Maximizar : Restaurar restablece el tamao que tena la Restaurar ventana antes de ser maximizada. Maximizar, agranda el tamao de la ventana hasta ocupar toda la pantalla. Cerrar : Cierra la ventana.

b) Barra de herramientas: es la que vemos en la Figura 43.

Figura 43 1) 2) 3) 4) 5) 6) Avanzar Pgina Cuando el mensaje tiene varias pginas podemos desplazarnos a la pgina siguiente haciendo un clic sobre esta herramienta. Retroceder Pgina: Cuando el mensaje tiene varias pginas podemos desplazarnos a la pgina anterior haciendo un clic sobre esta herramienta. Tamao Real: Nos muestra el mensaje en el tamao real (Zoom 100%). Una Pgina: Nos muestra en la ventana una pgina completa del mensaje. Varias Pginas: Visualizamos todas las pginas que tiene el documento. Configurar Pgina: se despliega un cuadro de dilogo con tres solapas, donde podemos configurar el Formato, Papel y Encabezados y Pies, tal como podemos verlo en las Figuras 44 a 46. 6.1) Solapa Formato

Figura 44 Podemos personalizar la fuente del Ttulo y los Campos. Al hacer un clic en el Botn Fuente, se despliega el cuadro de dilogo Fuente, que es el que vemos en la Figura 45.

Figura 45 Aqu podemos seleccionar el Tipo de Fuente, Estilo de la Fuente y Tamao. 6.2) Solapa Papel: podemos personalizar:

6.2.1) Papel: Tipo de papel: segn tamaos estndares o personalizado (Ver la ltima opcin del listado) Nota: cuando personalizamos el tamao del papel debemos indicar en los cuadros de texto Ancho y Alto, las dimensiones en centmetros. 6.2.2) Mrgenes: Podemos establecer los mrgenes Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Los valores deben ser ingresados en centmetros. 6.2.3) Orientacin: Podemos establecer la orientacin de las pginas, Vertical (opcin por defecto) o Horizontal.

Figura 46 6.3) Solapa Encabezado y Pies: podemos personalizar:

Figura 47 6.3.1) Encabezado: encontramos tres cuadros de texto, donde podemos escribir lo que deseamos colocar como encabezado, los textos que ingresemos se ubicarn a izquierda, centro o derecha del encabezado. Tambin podemos utilizar alguna de las herramientas que se habilitan en la barra que est debajo del Pie de Pgina. En la Figura 48, podemos apreciar las herramientas, nos permite insertar campos, los que se detallan a continuacin

Figura 48 1) Nmero de pgina: al insertar este campo el sistema muestra el nmero de la pgina. 2) Nmero total de pginas: este campo muestra la cantidad total de pginas que tiene el mensaje.

3) Fecha de impresin: inserta la fecha de impresin la que se actualiza automticamente al imprimir el mensaje. 4) Hora de impresin: inserta la hora de impresin la que se actualiza automticamente al imprimir el mensaje. 5) Nombre del usuario: coloca el nombre del usuario que est logueado en el sistema. 7) Imprimir: cuando hacemos un clic sobre esta herramienta se despliega el cuadro de dilogo Imprimir, el vemos en la Figura 49

Figura 49 a) Impresora: podemos seleccionar la impresora, si tenemos varias instaladas o que perezcan a la red. El cuadro de dilogo Propiedades depende de la impresora seleccionada (marca y modelo), por lo tanto no se muestra dicho cuadro. Estilo de impresin: podemos configurar la pgina, tal como vimos ms arriba. Copias: en la Figura 50 vemos las opciones que nos muestra la lista desplegable

b) c)

Figura 50 Podemos enviar a la impresora, todas las hojas, slo las pares o slo las impares. Esto es til cuando deseamos imprimir doble faz, primero imprimimos las hojas impares y luego detrs de estas las pares. d) Nmero de copias: en el selector podemos hacer clic en las flecha hacia arriba para aumentar el nmero de copias o en la flecha hacia abajo para disminuir o seleccionar el nmero y tipear el valor deseado. Intercalar copias: cuando un mensaje tiene varia hojas e imprimimos varias copias, podemos imprimir primero todas las copias correspondiente a la hoja 1, luego las de la dos y as hasta terminar la impresin. Si chequeamos la casilla, se imprimirn tantos juegos de copias como hayamos indicado, ordenadas las hojas de de 1 a la ltima hoja del mensaje. En la Figura 51 vemos las distintas posibilidades que nos brinda esta opcin de impresin.

e)

Figura 51 8) 9) Cerrar: Cierra la ventana Vista preliminar. Opciones de Barra de herramientas: no est habilitada la funcin de esta opcin.

Eliminar mensaje Un mensaje se puede eliminar de varias maneras, estando seleccionado el mensaje en la Bandeja de entrada o en cualquiera de las otras carpetas de mensajes: a) Utilizando el men Editar opcin Eliminar. b) Utilizando de la Barra de herramientas estndar la herramienta Eliminar c) Utilizando del men contextual, que se habilita haciendo un clic con el botn secundario del ratn sobre el mensaje y seleccionado la opcin Eliminar.

d) Tambin podemos eliminar un mensaje de la ventana Mensaje si hemos colocado en la Barra de herramientas de acceso rpido la herramienta Eliminar. Cuando eliminamos un mensaje, este no se elimina en forma permanente, lo encontramos en la carpeta Elementos Eliminados, para eliminarlo en forma permanente debemos, vaciar dicha carpeta o eliminarlo de dicha carpeta repitiendo alguno de los procedimientos indicados. Mover mensaje Un mensaje se puede mover a cualquier carpeta, para ello hacemos un clic con el botn secundario del ratn sobre el mensaje y seleccionamos la opcin Mover a una carpeta, del cuadro de dilogo que se despliega elegimos la carpeta a la cual deseamos moverlo. Veamos las Figuras 52 y 53, para ver cmo es este procedimiento.

Figura 52

Figura 53

En este caso moveremos el mensaje seleccionado a la carpeta Borrador, cuando hagamos clic en el botn Aceptar. Vaciar la carpeta Elementos eliminados Del men Herramientas seleccionamos la opcin Vaciar Carpeta Elementos eliminados. Veamos la Figura 54

Figura 54 Otra forma para vaciar la carpeta de Elementos eliminados, es que hagamos un clic con el botn secundario del ratn sobre el nombre de dicha carpeta en el Panel de exploracin y que seleccionemos del men contextual, la opcin Vaciar Carpeta Elementos eliminados. En la Figura 55, vemos cmo hacer esto.

Figura 55 Ejercicio sobre cmo Usar el Correo de Outlook

1) Estando seleccionado el botn Calendario del Panel de exploracin, visualizar la Lista de carpetas. 2) Cambie la vista para mostrar los mensajes que no se leyeron. 3) Vuelva a la Vista Mensaje. 4) Enve un mensaje a algn conocido y solictele que se lo responda para ver la respuesta en la Bandeja de entrada. 5) Verifique que se encuentra una copia del mensaje enviado en la carpeta Elementos Enviados 6) Responda el mensaje recibido. 7) Reenve el mensaje a alguna otra persona. 8) Elimine los mensajes recibidos. 9) Mueva alguno de los mensajes eliminados a la Bandeja de entrada. 10) Haga una Vista preliminar de cualquier mensaje de la Bandeja de entrada. 11) Imprima el mensaje cuya Vista preliminar est visualizando. 12) Elimine todos los mensajes de la Bandeja de entrada (Si no hay mensajes que sean de su inters). 13) Vace la carpeta de Elemento eliminados.

ndice
LECCIN 3 TRABAJAR CON MENSAJES ......................................................................................... 2 Buscar, Reemplazar e Ir a, Buscar relacionados y Seleccionar ............................................... 2 Buscar Relacionados....................................................................................................................... 9 Seleccionar ..................................................................................................................................... 12 Configurar Opciones de Mensaje............................................................................................... 13 Corregir Errores Mientras Escribimos............................................................................................ 20 Revisar Ortografa y Gramtica .................................................................................................. 21 Usar el Diccionario de Sinnimos y Antnimos ......................................................................... 23 Contar Palabras ............................................................................................................................. 26 Guardar un Mensaje ..................................................................................................................... 26 Ejercicios sobre como Trabajar con Mensajes.......................................................................... 27

LECCIN 3 TRABAJAR CON MENSAJES Buscar, Reemplazar e Ir a, Buscar relacionados y Seleccionar Para encontrar una palabra, una frase o un conjunto de palabras, que estn contenidas en el cuerpo de un mensaje, abrimos la ventana Mensaje, haciendo un doble clic sobre dicho mensaje. La herramienta que utilizaremos es siempre la misma pero la podemos encontrar en diversos lugares, segn dnde se encuentre el mensaje. 1) Borrador, Correo electrnico no deseado o Elementos enviados Para efectuar la bsqueda utilizaremos la herramienta Buscar, que se halla en la Cinta de opciones, solapa Mensaje, grupo Editar. Tal como vemos en la Figura 55

Figura 55 En el grupo Buscar tenemos las siguientes opciones, segn vemos en la Figura 56

Figura 56 a) Buscar y Reemplazar: es un cuadro de dilogo con tres solapas, como podemos ver en la Figura 57

Figura 57 A continuacin describiremos cada una de las solapas a.1) Solapa Buscar: es la que vemos en la Figura 57. En esta solapa tenemos un botn que nos permite visualizar las Opciones de bsqueda, es el botn se transforma en el botn dichas opciones. . Cuando hacemos un clic sobre l , que cierra la visualizacin de

Resalto de lectura: la palabra que colocamos para buscar, cuando hacemos un clic en el botn

Figura 58 Se marca en color amarillo en todas sus apariciones, tal como vemos en la Figura 59

Figura 59 Si hacemos nuevamente un clic en el botn Resaltado de lectura la opcin Borrar resaltado aparecer activada y eliminar el resaltado de todas las palabras. Buscar en: nos permite buscar en el documento principal como vemos en la Figura 60.

Figura 60 Buscar Siguiente: nos permite seguir buscando dentro del documento lo que hayamos introducido en Buscar. Cancelar: Cierra el cuadro de dilogo Buscar y Reemplazar. A continuacin describiremos las Opciones de bsqueda: Opciones de bsqueda: Buscar: se refiere a la direccin en que realizar la bsqueda a partir de donde est el cursor.

Figura 61 Todo: Busca desde el comienzo hasta el final. Hacia delante: Desde donde est el cursor hasta el final. Hacia atrs: Desde donde est el cursor hasta el comienzo. Coincidir maysculas y minsculas: indica que la coincidencia debe ser exacta. Slo palabras completas: busca la palabra completa, no el conjunto de palabras del que pueda formar parte, Por ejemplo: mente es la palabra que el sistema va a buscar y no como parte de otra como podra simplemente, adecuadamente, etc. Usar caracteres comodn: Los caracteres comodn son el asterisco (*) y el signo de cerrar pregunta (?). El primero representa a todas los caracteres desde donde est ubicado hasta el final, el segundo slo al carcter de la posicin que est ubicado. Suena como: Busca las palabras cuya fontica sea similar, como por ejemplo: hola y ola. Todas las formas de la palabra: Busca la palabra de todas las formas similares a ella. Prefijo: Que se encuentre al principio de la palabra. Sufijo: Que se encuentre al final de la palabra. Omitir puntuacin: No tiene en cuenta los siguientes signos: punto (.) , coma (,) y punto y coma (;), dos puntos (:). Omitir espacios en blanco: No tiene en cuenta los espacios en blanco entre palabras. Ahora describiremos las opciones correspondientes a Buscar: Formato: cuando hacemos un clic en este botn se despliega un men, tal como vemos en la Figura 62, donde tenemos las opciones que se muestran.

Figura 62 Cuando seleccionamos que busque con algn formato se habilita el botn , cuando hacemos un clic sobre l, el sistema realizar

la bsqueda sin anteriormente.

tener

en

cuenta

los

formatos

seleccionados

Especial: esta opcin nos permite realizar bsquedas de lo que se indica en el listado de la Figuras 63 y .64. La primera de las figuras muestra las opciones cuando no hay seleccionada ninguna Opcin de bsqueda. Cuando seleccionamos Usar caracteres comodn se activan las opciones indicadas en la segunda figura.

Figura 63

Figura 64

Nota: En el caso de realizar una bsqueda y no encontrar nada, el sistema nos muestra un mensaje informndonos de la novedad. a.2) Solapa Reemplazar: en la Figura 65 vemos esta solapa

Figura 65 La diferencia que tiene con la solapa Buscar es que aqu se habilitan dos cuadros de texto, Buscar y Reemplazar con. En el primero escribimos lo que deseamos buscar y en el segundo por lo que queremos reemplazar. En cuanto al uso de las dems opciones es igual que en la solapa Buscar. a.3) Solapa Ir a: la vemos en la Figura 66

Figura 66 Segn la opcin seleccionada en la lista Ir a, ser el ttulo del cuadro de texto, que est a la derecha. Los botones Anterior y Siguiente nos permiten navegar

por el documento, realizando bsquedas hacia atrs o a delante, respecto de la posicin del cursor. El botn cerrar cierra el cuadro de dilogo. 2) Bandeja de entrada, Elementos eliminados Para efectuar la bsqueda utilizaremos la herramienta Buscar, que se halla en la Cinta de opciones, solapa Formato de texto y grupo Edicin. Tal como vemos en la Figura 67.

Figura 67 En el grupo Edicin tenemos las siguientes opciones, segn vemos en la Figura 58

Figura 68 a) Buscar y Reemplazar: es un cuadro de dilogo con tres solapas, como podemos ver en la Figura 69

Figura 69 A continuacin describiremos cada una de las solapas a.1) Solapa Buscar: es exactamente igual a la que vimos anteriormente, con las mismas opciones. a.2) Solapa Reemplazar: es exactamente igual a la que vimos anteriormente, con las mismas opciones. a.3) Solapa Ir a: es exactamente igual a la que vimos anteriormente, con las mismas opciones. Buscar Relacionados La opcin Buscar relacionados en la Cinta de opciones, solapa Mensaje, grupo Editar o en la misma cinta, en la solapa Mensaje, grupos Buscar. En la Figura 70 vemos las opciones de Buscar relacionados.

Figura 70 1) Mensajes relacionados: cuando hacemos un clic sobre esta opcin el sistema despliega la ventana Mensajes. Avanzado Bsqueda avanzada, en su parte

inferior vemos el listado de archivos relacionados con ste de acuerdo a lo seleccionado en la parte superior, tal como podemos ver en la Figura 71

Figura 71 En las solapas Opciones adicionales y Avanzado podemos seleccionar otras opciones que restrinjan la bsqueda. 2) Mensajes del Remitente esta opcin nos permite buscar los mensajes correspondientes a quien nos ha enviado el mensaje seleccionado. En la Figura 72 vemos la ventana Mensajes. Avanzado Bsqueda avanzada, para este caso.

Figura 72 Observemos que los mensajes si leer aparecen en negrita. Si deseamos cambiar el orden en que se visualizan los archivos podemos hacerlo, haciendo un clic en el ttulo de la columna por la cual deseamos ordenar. Por ejemplo si hacemos un clic sobre Asunto, el listado de mensaje los veremos del siguiente modo (Figura 73).

Figura 73 Al hacer clic la primera vez ordena en forma ascendente, si volvemos a hacerlo, ordena en forma descendente, segn vemos en la Figura 74.

Figura 74 Seleccionar La opcin Seleccionar la encontramos en la Cinta de opciones, solapa Mensaje, grupo Editar o tambin en la misma cinta, en la solapa Formato de texto y grupo Edicin. Veremos el efecto de la opcin Seleccionar todo en la Figura 75, vemos como queda seleccionado todo el texto del mensaje, al hacer un clic sobre dicha opcin.

Figura 75

Configurar Opciones de Mensaje Veamos cmo podemos seleccionar las distintas Opciones de mensajes, para ello iniciaremos el envo de un mensaje. Despus de completar el mensaje y antes de enviarlo debemos establecer las opciones para que el sistema realice diversas tareas. Las opciones para configurar los mensajes las encontraremos en la Cinta de Opciones, en varios grupos, dependiendo de su funcin. A continuacin veremos cmo se utilizan las distintas herramientas que permiten configurar las Opciones de mensajes. 1) Solapa Mensaje, grupo Opciones, encontramos las siguientes herramientas:

Figura 76 1.a) Permiso: Information Rights Management (IRM) previene que destinatarios no autorizados, impriman, copien y peguen, modifiquen, reenven, no permite la captura de pantalla pulsando la tecla Imprimir Pantalla. IRM no impide que algunos spyware o virus del tipo Caballo de Troya, enven por correo electrnico o eliminen los mensajes protegidos, copia manuscrita del contenido y su posterior transmisin por cualquier medio, captura de la pantalla mediante programas que no sean de Microsoft o toma fotogrfica digital o con rollo. , el sistema nos Cuando hacemos un clic sobre la herramienta Permiso muestra el siguiente mensaje (Figura 77). Si desea ampliar el tema, lea el artculo al que se accede haciendo un clic en el hipervnculo Obtener ms informacin acerca de esta caracterstica.

Figura 77 Al hacer un clic en 78. , se despliega el men, que podemos observar en la Figura

Figura 78 Si no est instalado el cliente de Information Rights Management (IRM), estas opciones no pueden ser utilizadas. 1.b) Importancia Alta: Esto le sirve al destinatario para saber si el mensaje recibido es de atencin urgente o no. No es conveniente abusar de esta opcin, porque cuando un mensaje sea realmente importante, no lo tendrn en cuenta. Cuando recibimos un mensaje con Importancia alta en la bandeja de entrada, lo veremos del siguiente modo (Figura 79)

Figura 79 El smbolo de admiracin rojo indica 1.c) , indica Importancia alta. Baja Importancia: le indica al destinatario que el mensaje no requiere que sea ledo enseguida, es decir que puede esperar. Cuando recibimos un mensaje con Baja importancia en la bandeja de entrada, lo veremos del siguiente modo (Figura 80)

Figura 80 La flecha azul claro que apunta hacia abajo 1.d) , indica Baja importancia. Seguimiento: en la Figura 81 podemos apreciar las marcas y opciones de seguimiento de un elemento.

Figura 81 Veremos el significado de cada marca, en la Figura 82, vemos en fondo azul los distintos mensajes que genera el sistema al seleccionar cada una de las opciones de marca (Fondo de color azul claro). Con fondo amarillo indicamos que se despliega el cuadro de dilogo Personalizar.

Figura 82 1.d.1) Personalizar: se despliega el cuadro de dilogo que se muestra en la Figura 83.

Figura 83 Veamos cada una de las opciones; Marca para m: al ingresar la casilla se encuentra marcada. Marca: un elemento se puede marcar para indicar diversos tipos de seguimiento; al desplegarse la lista, haciendo clic en el extremo derecho, vemos los tipos de seguimiento que podemos realizar. En la Figura 84 vemos la lista completa de tipos de marca.

Figura 84 Fecha de inicio: fecha a partir de la cual comienza a hacerse el seguimiento. Cuando hacemos un clic en el extremo derecho se despliega un calendario, donde est seleccionada la fecha actual. Si deseamos colocar otra fecha, si es del mismo mes, hacemos un clic sobre el da que corresponda. Si es de otro mes nos desplazamos con los selectores de mes que estn a izquierda y derecha del nombre del mes. En la Figura 85, podemos ver el calendario.

Figura 85 Si hacemos un clic en el botn Hoy, se selecciona la fecha que est marcada. Si hacemos un clic en el botn Ninguno no se selecciona, como es obvio, ninguna fecha. Fecha de vencimiento: fecha y hora en las cuales finaliza el seguimiento. Aviso: al seleccionar la casilla Aviso, se habilitan dos listas desplegables, una para que seleccionemos la fecha en que deseamos recibir el Aviso y otra para la hora en lo queramos recibir. Al hacer un clic en el extremo derecho la lista desplegable correspondiente a los horarios, se despliega una lista que va de 00:00 a 23:30, con intervalos de 30 min. Si se quiere utilizar un horario diferente hay que escribirlo en el cuadro de texto. Tal como se muestra en la Figura 86.

Figura 85 Marca para los destinatarios: para que se habiliten las opciones debemos chequear la casilla. Marca: se utiliza del mismo modo que el visto en Marca para m. Aviso: se utiliza del mismo modo que el visto en Marca para m. Aceptar: guarda toda la informacin correspondiente a los datos que seleccionamos o introducimos en el cuadro de dilogo, para hacer el seguimiento, y se cierra el cuadro de dilogo. Cancelar: se cierra el cuadro de dilogo sin guardar los datos que hayamos puesto, por lo tanto no se har ningn tipo de seguimiento. 1.d.2) Agregar Aviso: se despliega el cuadro de dilogo que se muestra en la Figura 83, con la casilla Aviso marcada. 1.d.3) Borrar marca: esta opcin se habilita cuando colocamos una marca de seguimiento y nos sirve para eliminarla. 1.d.4) Marcar para los destinatarios: se despliega el cuadro de dilogo que se muestra en la Figura 83, con la casilla de chequeo Marcar para los destinatarios, marcada. 1.e) Opciones de mensaje: en la Figura 86 vemos el cuadro de dilogo Opciones de mensaje

Figura 86 1.e.1) Configuracin de mensaje: Importancia: en la Figura 87 vemos los niveles de importancia que le podemos asignar a los mensajes, por defecto los masajes tienen una Importancia Normal.

Figura 87 Carcter: podemos establecer el carcter del mensaje seleccionndolo de la lista desplegable que vemos en la Figura 88.

Figura 88 Opciones de votacin: aqu podemos configurar los botones de votacin, pero se requiere tener un servidor Microsoft Exchange 2000, 2003 o 2007. Tambin los podemos configurar utilizando de la Cinta de Opciones, solapa Opciones, grupo Seguimiento (Figura 89).

Opciones de Seguimiento: casilla de chequeo Solicitar confirmacin de entrega para este mensaje y casilla de chequeo Solicitar confirmacin de lectura de este mensaje Tambin se las puede configurar utilizando de la Cinta de Opciones, solapa Opciones, grupo Seguimiento (Figura 89).

Figura 89 Opciones de entrega: Enviar la Respuesta a: tenemos una casilla que hay que seleccionar para que se habilite el cuadro de texto, donde se coloca la direccin de correo electrnico. Se puede seleccionar el nombre de los Contactos (Tema que veremos ms adelante). No entregar antes del: tambin hay que seleccionar una casilla para que se habilite una lista desplegable en la que seleccionaremos la fecha y en otra lista desplegable podremos escribir la hora o seleccionarla. Los horarios van de 00 a 23:30, en intervalos de 30 min. Caduca despus del: es similar al anterior. Formato de datos predeterminado. adjuntos: generalmente se utiliza el

Codificacin: generalmente se utiliza el predeterminado. Contactos: abre el cuadro de dilogo Seleccionar Contacto Categora: Esto nos permite clasificar los E-Mail, que enviamos. En la Figura 90, vemos las categoras estndar que tiene el sistema, se pueden crear nuevas categoras.

Figura 90 Cuando hacemos un clic sobre una categora, sta es asignada y si deseamos cambiarle el nombre, hacemos doble clic sobre el cuadro de texto y se abre el cuadro de dilogo Categoras de color, veamos la Figura 91.

Figura 91 Hacemos un clic en el botn Cambiar Nombre y se habilita el cuadro de texto, donde dice Categora amarilla. Escribimos el nombre que deseamos y luego hacemos un clic en el botn Aceptar. Por ejemplo: ponemos de nombre Asuntos Laborales, el resultado va a ser el que vemos en la Figura 92.

Figura 92

Corregir Errores Mientras Escribimos Como el editor de texto es el mismo que tiene Word, posee las mismas funcionalidades. A medida que escribimos, el sistema va controlando la ortografa y la gramtica. Al escribir una palabra en forma incorrecta, el sistema la subraya en color. Haciendo un clic con el botn secundario del ratn, el sistema nos da una serie de palabras parecidas a la escrita, de entre la que podemos seleccionar la que corresponda que reemplaza automticamente a la anterior. Veamos un ejemplo: si escribimos la palabra aser, el sistema nos dar las siguientes sugerencias, tal como vemos en la Figura 93.

Figura 93 La palabra correcta es Hacer, hacemos un clic sobre ella y el sistema, la reemplaza. Revisar Ortografa y Gramtica Si no hacemos la correccin a medida que escribimos, puede hacerse al final; para ello, hacemos un clic en la herramienta Revisin ortogrfica que est en la solapa Mensaje de la Cinta de Opciones. Esta herramienta nos permite corregir la ortografa y gramtica, usar el diccionario de sinnimos, el traductor y otras herramientas de correccin, tal como nos muestra la Figura 94

Figura 94 Cuando hacemos un clic en la parte inferior de la herramienta se despliega el men que visualizamos en la Figura 95.

Figura 95 Analizaremos la siguiente oracin; Aser las cosas vien no cuesta nada

Nota: La palabra vien la autocorrige, la reemplaza por bien. Pero si la volvemos a escribir queda con v-. Hacer un clic en la parte superior de la herramienta es equivalente a seleccionar la primera opcin del men Ortografa y gramtica; en ese caso se despliega el cuadro de dilogo del mismo nombre, como podemos verlo en la figura 96.

Figura 96 La palabra que est mal escrita aparece en color rojo en el cuadro superior; las sugerencias aparecen debajo. Para colocar la palabra correcta hacemos un clic sobre la que corresponda, en este caso ya est seleccionada, por ser la primera sugerencia y luego hacemos un clic en cambiar. El sistema cambia la palabra y contina hacia abajo con la bsqueda de palabras mal escritas. Cuando encuentra otra palabra que no figura en el diccionario, la muestra y hace las sugerencias correspondientes. Repetimos este proceso hasta que el sistema finalice la bsqueda de palabras errneas.

Figura 97 Cuando finaliza las correcciones muestra el siguiente mensaje, Figura 98.

Figura 98 Usar el Diccionario de Sinnimos y Antnimos El diccionario de sinnimos y antnimos, al colocar el cursor sobre un palabra y seleccionar la opcin Sinnimos, permite encontrar un listado de palabras que son sinnimos o antnimos de la palabra buscada. En la Figura 99, vemos el listado correspondiente al la palabra bien.

Figura 99 Buscamos el antnimo de bien, que es mal y lo reemplazamos. Para ello vamos cerrando los distintos agrupamientos de sinnimos y antnimos, hasta encontrar el que deseamos o recorremos el listado hasta encontrarlo. Si no lo encontramos, sobre alguna otra palabra podemos hacer una nueva bsqueda. En la Figura 100, podemos ver la palabra mal

Figura 100 Para reemplazar la palabra bien por mal, hacemos un clic con el botn secundario de ratn y seleccionamos la opcin Insertar. Esto lo vemos en la Figura 101.

Figura 101 La oracin nos queda entonces: Hacer las cosas mal cuesta poco Ya que estamos aprendiendo a buscar antnimos busquemos el de poco. En la Figura 102 vemos el resultado de bsqueda.

Figura 102 La oracin nos queda entonces:

Hacer las cosas mal cuesta mucho Contar Palabras En el cuerpo del mensaje tenemos la oracin siguiente; Hacer las cosas mal cuesta mucho Hacemos un clic en la parte inferior de la herramienta Revisin ortogrfica y se despliega el men que vemos en la Figura 103

Figura 103 Seleccionamos la ltima opcin del men y el sistema nos muestra el siguiente mensaje (Figura 104)

Figura 104 Guardar un Mensaje Cuando guardamos un mensaje, este automticamente se guarda en la carpeta Borrador. Para guardar el mensaje hacemos un clic en la herramienta Guardar de la Barra de herramientas de acceso rpido, veamos la Figura 105.

Figura 105 Ejercicios sobre como Trabajar con Mensajes Ingrese a la ventana para enviar un mensaje nuevo. Dirija el mensaje a alguien de su confianza, (escribiendo la direccin en Para). En el Asunto ingrese el siguiente texto: Esta es una Prueba En el Cuerpo del Mensaje escriba el siguiente texto; Estimado Sr. Nombre y Apellido (del destinatario) Le envo el borrador del plan de Metas y Objetivos que hemos desarrollado para la campaa de publicidad de la nueva lneas de productos. Haga las crticas que os parezcan necesarias y enveme la respuesta lo antes posible. Quedo muy agradecido por su colaboracin y lo saluda muy atentamente. Sr. Jos Justo Infante 1) Use el cuadro de dilogo Busca y Reemplazar para encontrar alguna palabra que haya escrito. 2) Establezca la Importancia alta 3) Establezca la Carcter Personal 4) Establezca la Categora Roja y cmbiele el nombre, asignndole como tal Metas y Objetivos 5) En la ventana Mensaje, ms precisamente en el Cuerpo del Mensaje, ubique el cursor sobre la palabra envo y busque un sinnimo, reemplcela por el que le parezca ms adecuado. 6) Verifique la Ortografa y gramtica del mensaje 7) Cuente las palabras del mensaje, utilizando la opcin Contar Palabras 8) Guarde el mensaje y observe en que carpeta qued guardado. 9) Abra el mensaje y envelo. 10) Luego verifique si recibe los mensajes de confirmacin de entrega y lectura del mensaje.

Manual de Formacin en Outlook

ndice
LECCIN 4 INSERTAR COMPONENTES DE MENSAJE .................................................................... 2 Insertar Ecuacin, Smbolo y Lnea horizontal ............................................................................. 2 Insertar una Tabla ............................................................................................................................ 9 Insertar una Imagen ...................................................................................................................... 17 Insertar Firma................................................................................................................................... 30 Insertar tarjeta de presentacin.................................................................................................. 33 Adjuntar un Archivo....................................................................................................................... 37 Guardar un Archivo Adjunto ....................................................................................................... 38 Ejercicio sobre como Insertar Componentes de Mensajes .................................................... 39

LECCIN 4 INSERTAR COMPONENTES DE MENSAJE

Insertar Ecuacin, Smbolo y Lnea horizontal
A continuacin describiremos las opciones que encontramos en la Cinta de Opciones, solapa Insertar, grupo Smbolos (Figura 105)

Figura 105 1) Ecuacin: insertaremos una ecuacin matemtica sencilla, para ver cmo se utiliza.

, el sistema coloca en el Cuerpo del mensaje Cuando hacemos un clic en un objeto donde debemos escribir la ecuacin, tal como vemos en la Figura 106.

Figura 106 Haciendo clic en el extremo derecho se despliegan los mens que se ven debajo del cuadro de texto donde debemos escribir la ecuacin. Las opciones que no estn habilitadas se debe a que an no hemos escrito la ecuacin. Describiremos cada una de las opciones: a) Guardar como nueva ecuacin: Nos permite guardar las ecuaciones en una galera y cuando las necesitamos podemos insertarlas sin necesidad de escribirlas nuevamente. b) Profesional: Cuando hacemos un clic en esta opcin la ecuacin toma el siguiente aspecto: c) Lineal: Cuando hacemos un clic en esta opcin la ecuacin aparece con el siguiente aspecto: Nota: Observa que la diferencia entre Profesional y en Lnea es la forma de indicar la potencia. d) Cambiar a En Lnea: Cuando hacemos un clic en esta opcin el men muestra la siguiente opcin Cambiar a Mostrar. La primera opcin coloca la ecuacin en lnea con el texto que tengamos previamente escrito. La segunda lo pone por debajo y deshabilita la opcin Justificar. e) Justificacin: Permite que le aplicamos alineacin a la ecuacin respecto de los mrgenes. e.1) Izquierda: Ubica la ecuacin sobre el margen izquierdo. e.2) A la derecha: Ubica la ecuacin sobre el margen derecho. e.3) Centrada: Ubica la ecuacin en el centro de la pgina. e.4) Centrada como grupo: Ubica el grupo en el centro de la pgina.

Cuando hacemos un clic en Figura 107.

, el sistema nos muestra el siguiente men

Figura 107 Describiremos las opciones de este men: a) Insertar nueva ecuacin: tiene el mismo efecto que cuando hacemos un clic en b) Guardar seleccin en galera de ecuaciones estando seleccionada la ecuacin esta opcin aparece habilitada en el men. (Figura 108).

Figura 108 Si hacemos un clic sobre ella, se despliega el siguiente cuadro de dilogo (Figura 109).

Figura 109 Hacemos un clic en el botn Aceptar, para guardar la ecuacin en la galera. Reutilizar ecuaciones: Para volver a utilizar la ecuacin, hacemos un clic en y se despliega el men de la Figura 110.

Figura 110 Pinchamos con el ratn sobre la ecuacin que deseamos utilizar y sta se inserta en el Cuerpo del mensaje. Eliminar una Ecuacin: Para eliminar una ecuacin de la galera, sobre la ecuacin que visualizamos en el men, hacemos un clic con el botn derecho del ratn y se despliega el men de la Figura 111.

Figura 111 Seleccionamos la opcin Organizar y eliminar, se abre el cuadro de dilogo Organizador de bloques de creacin, seleccionamos la ecuacin que deseamos eliminar y luego hacemos un clic en el botn Eliminar y por ltimo cerramos el cuadro de dilogo, haciendo un clic en botn Cerrar. 2) Insertar Smbolo: En un mensaje podemos insertar smbolos. Los smbolos estn asociados a un grupo de caracteres. Generalmente utilizamos lo smbolos asociados al grupo texto normal, Symbol o Wingdings, tambin pueden utilizarse otras fuentes de caracteres.

Cuando hacemos un clic en

se despliega el men de la Figura 112.

Figura 112 Si el smbolo que deseamos insertar est en el recuadro superior hacemos un clic sobre l y se inserta en la posicin del cursor. Si no encontramos all el smbolo, hacemos un clic en Ms smbolos, se despliega el cuadro de dilogo Smbolo, veamos la Figura 113.

Figura 113 Describiremos las opciones que presenta este cuadro de dilogo: a) Fuente: la lista desplegable Fuente nos permite seleccionar el tipo de carcter que deseamos utilizar, en la Figura 114, podemos observar la lista desplegada.

Figura 114 El listado que presente depende de las fuentes instaladas en cada ordenador. b) Subconjunto: la lista desplegable Subconjunto nos permite seleccionar distintos grupos de caracteres, en la Figura 115, podemos observar la lista desplegada.

Figura 115 c) Cuadro de caracteres: para insertar un carcter hacemos un clic sobre l y luego clic en el botn Insertar. d) Smbolos utilizados recientemente: Nos muestra los 18 ltimos caracteres utilizados; si el que necesitamos insertar, lo visualizamos aqu, simplemente lo seleccionamos haciendo un clic sobre l y luego lo insertamos haciendo un clic en el botn Insertar. e) Indicador de carcter: encima del botn Autocorreccin vemos el nombre del carcter seleccionado, en este caso: GREEK SMALL LETTER PI. f) Botn Teclas: despliega el cuadro de dialogo Personalizar Teclado, que vemos en la figura 116

Figura 116 Para asignar una combinacin de teclas y/o para insertar un carcter, realizamos el siguiente procedimiento. 1) Seleccionamos el carcter en el Cuadro de caracteres. En este caso hemos seleccionado el carcter correspondiente a la letra griega Pi. 2) Hacemos un clic en el botn Teclas. 3) En Especificar la secuencia de teclado Nueva tecla de mtodo abreviado: escribimos la secuencia de teclas que deseamos asignar. Para este ejemplo utilizamos la secuencia Alt+Ctrl+P. Nota: no escribimos Alt+Ctrl+P, sino que presionamos dichas tecla, el sistema lo escribe en el recuadro. 4) Botn Asignar: al hacer un clic en este botn, lo que tenamos en Nueva tecla de mtodo abreviado pasa a Teclas activas. 5) Botn Cerrar: cuando hacemos un clic en este botn se cierra el cuadro de dilogo.

Al regresar al cuadro de dilogo Smbolo, al lado del botn Teclas, se ver la combinacin de teclas asignada, segn vemos en la Figura 117

Figura 117 Estando en el Cuerpo del mensaje, si presionamos la combinacin de teclas Alt+Ctrl+P, se insertara el carcter PI. Otro ejemplo para insertar el smbolo de Euro (), presionamos Ctrl+Alt+E. 3) Lnea horizontal: cuando hacemos un clic en lnea horizontal, automticamente se inserta una lnea tal como vemos en la Figura 118.

Figura 118

Insertar una Tabla

Para insertar una tabla en la Cinta de opciones, solapa Insertar, grupo Tablas, hacemos un clic en la herramienta Tabla y se despliega el men que vemos en la Figura 119

Figura 119 A continuacin describiremos el uso de las herramientas que nos presenta este men. 1) En la parte superior vemos una cuadrcula, al desplazar el puntero del ratn sobre ella, automtica mente muestra en el Cuerpo del mensaje la tabla que se va a insertar, como podemos apreciar en la Figura 120.

Figura 120 En la parte superior vemos una cuadrcula, al desplazar el puntero del ratn sobre ella, automtica mente muestra en el Cuerpo del mensaje la tabla que se va a insertar, como podemos apreciar en la Figura 120. 2) Insertar tabla: al hacer un clic en esta opcin se despliega en pantalla el cuadro de dilogo Insertar tabla tal como vemos en la Figura 121.

Figura 121 a) Tamao de la Tabla: Nmero de Columnas: podemos escribir o seleccionar la cantidad columnas que necesitamos para nuestra tabla. de

Nmero de filas: podemos escribir o seleccionar la cantidad de filas que necesitamos para nuestra tabla. b) Autoajuste: Ancho de columna fijo: al chequear este botn de opcin, podemos en el selector fijar el ancho de columna, el estndar es Auto (automtico). Autoajustar al contenido: establece el ancho de columna de acuerdo al ancho del contenido. Autoajustar a la ventana: fija el ancho de las columnas de modo que ocupen el ancho disponible entre mrgenes. c) Recordar dimensiones para tablas nuevas: establece como estndar lo que hayamos seleccionado. d) Botn Aceptar: cuando hacemos un clic en este botn inserta la tabla en el Cuerpo del mensaje. e) Botn Cancelar: cierra el cuadro de dilogo Insertar tabla y no produce ningn efecto en el Cuerpo del Mensaje. No tiene en cuanta nada de lo que se haya seleccionado.

3) Dibujar Tabla: nos permite dibujar una tabla a mano alzada. En la Figura 122, vemos como hacerlo.

Figura 122 Pasos para dibujas una celda: a) Donde queremos iniciar la tabla hacemos un clic con el botn principal del ratn y comenzamos a arrastrar (sin dejar de presionar el botn), en lneas punteadas se visualizar la celda que estamos dibujando. Cuando alcanzamos el tamao deseado, soltamos el botn del ratn y la celda aparecer en lnea llena. b) Para dibujar la celda siguiente, hacemos un clic en el ngulo superior derecho de la celda ya dibujada y repetimos el procedimiento anterior. Si la celda la hiciramos ms alta el sistema la ajustar automticamente a la altura de la anterior. 4) Convertir texto en tabla: esta opcin se encuentra desactivada porque no tenemos texto seleccionado para ser convertido en tabla. Es decir que para que pueda ser convertido un texto en tabla previamente debemos seleccionarlo. El uso de esta opcin lo haremos a travs del desarrollo un ejemplo paso a paso. a) Escribimos lo que ser el contenido de la tabla, separando lo que sern las columnas con tabulaciones (para ello presionamos la tecla [Tab]. En la Figura 123 vemos la tabla.

Figura 123 Como podemos apreciar las columna no quedan alineadas, pero no importa, al transformar el texto en tabla, quedar con una mejor presentacin. b) Seleccionamos el texto que escribimos, para ello hacemos un clic con el botn principal del ratn delante de la primer palabra y arrastramos hasta la ltima letra de la ltima palabra, se pintar, all soltamos el botn del ratn. Nos quedar como vemos en la Figura 124

Figura 124 c) Ya estamos en condiciones de transformar el texto en tabla, para ello seleccionamos del men Insertar tabla la opcin Convertir texto en tabla, se despliega el cuadro de dilogo Convertir texto en tabla. En la Figura 125 vemos este cuadro de dilogo.

Figura 125 El sistema nos propone las siguientes opciones: 1) Tamao de la Tabla: Nmero de columnas: 3 (esto es correcto, pues tenemos Nombre y Apellidos, Edad y Sexo). Nmero de filas: 5 (esto tambin es correcto, la primer fila es la de ttulos y hay cuatro filas correspondientes a la personas). 2) Autoajuste: el sistema nos propone Ancho de columna fijo Auto. Aceptarnos esta propuesta. 3) Separar texto en: el botn de opcin Tabulaciones, se encuentra marcado, porque el sistema reconoce que hemos separado las columnas utilizando tabulaciones.

4) Botn Aceptar: hacemos un clic en este botn y el listado se trasforma en tabla. En la Figura 126 vemos el resultado de la transformacin.

Figura 126 Nota: Las tablas se utilizan como en Word, por lo tanto no dedicaremos tiempo a su explicacin, para ello recurra a la informacin que brinda Word. 5) Hoja de clculo de Excel: Cuando hacemos un clic en esta opcin el sistema nos muestra el siguiente mensaje de advertencia (Figura 127)

Figura 127 Respondemos S. El sistema inserta la tabla de Excel y habilita sus herramientas. Es decir que estamos en el Outlook, pero trabajando en una planilla de Excel, como si estuviramos en esta aplicacin. En la Figuras 128 vemos la tabla insertada, en ella hemos cargado algunos datos a modo de ejemplo.

Figura 128 Observe que la Cinta de opciones, ahora es la correspondiente al Excel y que en la Barra de frmulas tenemos la frmula que hemos introducido para calcular el Precio Bonificado. Cuando hacemos un clic fuera de la tabla se cierra la sesin de Excel y la tabla toma el aspecto que vemos en la figura 129.

Figura 129 Si deseamos continuar escribiendo en la tabla, hacemos doble clic sobre ella, el sistema nos muestra el mensaje de advertencia, al que responderemos S y se abre una nueva sesin en Excel.

Nota: La utilizacin de las herramientas de Excel escapa a este curso, para ello consulte la informacin correspondiente a Excel. Eliminar tabla: para eliminar una tabla de Excel, seleccionamos la tabla haciendo un clic sobre ella y luego presionamos la tecla [Supr]. 6) Tablas rpidas: esta opcin nos permite guardar una tabla en la Galera de tablas rpidas lo que nos facilita su reutilizacin. Veremos a travs de un ejemplo como se utiliza. 1) Seleccionamos la tabla, podemos hacerlo a travs de las filas o las columnas. Seleccin a travs de las filas: colocamos el puntero del ratn a la altura de la primera fila, sobre la izquierda de la tabla (fuera de sta), observaremos que el puntero se transforma en una flecha que apunta hacia la tabla. Hacemos un clic y sin soltar el botn arrastramos hacia abajo. La tabla se ir pintando. Cuando llegamos a la ltima fila soltamos el botn. Seleccin a travs de las columnas colocamos el puntero del ratn por encima de la primera columna observaremos que el puntero se transforma en una flecha negra que apunta hacia la tabla. Hacemos un clic y sin soltar el botn arrastramos hacia la derecha. La tabla se ir pintando. Cuando llegamos a la ltima columna soltamos el botn. 2) Seleccionamos del men Insertar Tabla la opcin Tablas rpidas, nos mostrar un submen con la opcin Guardar seleccin en la galera de tablas rpidas, al hacer un clic sobre ella se despliega el cuadro de dilogo Crear un nuevo bloque de creacin, como podemos verlo en la Figura 130

Figura 130 3) Nombre: Por defecto el sistema le pone de nombre el contenido de la primera celda, si deseamos podemos cambiarlo, en este caso le pondremos el siguiente nombre: MI TABLA. Las dems opciones las dejamos tal cual como estn.

4) Botn Aceptar: Cuando hacemos un clic en este botn el sistema guarda la tabla en la galera de tablas rpidas. 5) Botn Cancelar: Cierra el cuadro de dilogo sin tener en cuenta las modificaciones introducidas en l y no guarda la tabla en la galera. Reutilizacin de una tabla: Cuando deseamos reutilizar una tabla, seleccionamos del men Insertar Tabla la opcin Tablas rpidas, nos mostrar un submen con la opcin Guardar seleccin en la galera de tablas rpidas. Esta opcin se ha modificado, vemos en la Figura 131.

Figura 131 Para insertar la tabla hacemos un clic sobre ella. Nota: Esto es til cuando utilizamos un tipo de tabla con cierto formato, podemos guardarla sin datos y cuando la reutilizamos, podemos rellenarla con la informacin necesaria. Eliminar Tabla: para eliminar una tabla la seleccionamos y luego hacemos un clic en la herramienta cortar de la Cinta de opciones, solapa Mensaje, grupo Portapapeles.

Insertar una Imagen

Veremos las distintas opciones que nos brinda el sistema para insertar imgenes, describiremos el uso de las opciones del grupo Ilustraciones de la Cinta de opciones. En la Figura 132, vemos la descripcin de cada una de sus herramientas.

Figura 132 1) Insertar imagen desde archivo: Cuando hacemos un clic en la herramienta Imagen se despliega el cuadro de dilogo Insertar imagen, como vemos en la Figura133.

Figura 132 Funciona de forma similar a Abrir archivo, de cualquier aplicacin de Windows. Seleccionamos la imagen que deseamos y hacemos un clic en el botn Insertar. La imagen se insertar en el Cuerpo del mensaje, tal como vemos en la Figura 133.

Figura 133 Al estar seleccionada la imagen, en la Barra de Ttulos, vemos el nombre de la Cinta de Opciones, que nos permite tratar la imagen. Dicha cinta de llama Herramientas de Imagen. Dado que es muy intuitivo el uso de estas herramientas, explicaremos el uso de algunas de ellas, el resto las dejamos para que los participantes del curso prueben qu efecto tienen sobre las imgenes. Como podemos apreciar en la Figura 133, la imagen es muy grande, si deseamos reducirla manteniendo la proporcin entre alto y ancho, debemos arrastrar las manijas que estn en los vrtices de la imagen, hacia dentro de la misma. Si lo hacemos hacia fuera la imagen se agranda. Las manijas que estn en el centro de los lados permiten modificar el alto o el ancho de la imagen, sin mantener la proporcin alto/ancho, por lo tanto la imagen se deformar. En la Figura 134 vemos la imagen que se le ha cambiado el tamao.

Figura 134 En esta Figura podemos apreciar las manijas, que nos permiten modificar el tamao de la imagen. Describiremos la las herramientas de la solapa Formato de la Cinta de Opciones: a) Grupo Ajustar: 1) Brillo: Permite aumentar o disminuir el brillo de la imagen. 2) Contraste: Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen. 3) Volver a Colorear: Colorea la imagen en una gama de color, por ejemplo escala de grises o sepia. Al hacer un clic en esta herramienta se despliega un cuadro de dilogo, para seleccionar la gama deseada. 4) Comprimir imgenes: Comprime el tamao de la imagen para reducir su tamao. 5) Cambiar imgenes: Podemos seleccionar otra imagen sin que cambien las modificaciones que habamos realizado. 6) Restablecer imagen: Vuelve la imagen a como se la haba insertado, descartando todos los cambios de formato que hayamos realizado. En la Figura 135 hemos cambiado el color de la imagen, cambindolo al sepia.

Figura 135 b) Grupo Estilo de Imagen: 1) Selector de marcos: Nos ofrece 28 marcos posibles. 2) Forma de la imagen: Nos permite modificar la forma de la imagen sin alterar los formatos aplicados. 3) Contorno de imagen: podemos modificar el color, ancho de lneas y estilo de lnea del contorno. 4) Efectos de imagen: Aplica efectos visuales a la imagen, tales como: 4.1) Sombra 4.2) Reflexin 4.3) Resplandor 4.4) Bordes suaves 4.5) Bisel 4.6) Giro 3D En la Figura 136 vemos los efectos que se han aplicado, a continuacin se detallan: Marco: Ovalo metlico Forma de la imagen: Hexgono Contorno de la imagen - Colores del Tema: Canela, Fondo 2, Oscuro 10%. Efectos de imagen Sombra Perspectiva: Diagonal superior izquierda en perspectiva Efectos de imagen Giro 3D Paralelo: Fuera de eje, 1 derecha

Figura 136 c) Grupo Organizar: 1) Traer al frente: Al objeto seleccionado, lo coloca por delante de los dems objetos, sin que ninguno pueda tapar una parte de l. 2) Enviar al fondo: Al objeto seleccionado lo ubica detrs de todos los objetos, pudiendo algunos de ellos tapar parte o todo el objeto. 3) Ajustar al texto: Permite modificar la forma en que el texto se ajusta respecto de la imagen. d) Grupo Tamao: 1) Recortar: Recorta la imagen, perdindose lo que se desecha. 2) Alto: Podemos fijar el Alto en centmetros de la imagen. 3) Ancho: Podemos fijar el Ancho en centmetros de la imagen. En la Figura 137 vemos el efecto de haber recortado la imagen y luego volver a recortarla, pero tirando hacia fuera de la imagen. La parte que haba sido previamente recortada, se ha perdido.

Figura 137 2) Imgenes prediseadas: Al hacer un clic en Imgenes prediseadas se despliega el cuadro de dilogo del mismo nombre, el que podemos ver en la Figura 138. A continuacin, describiremos cada uno de los elementos:

Figura 138 a) Cuadro de texto Buscar: en este cuadro de texto, podemos escribir una palabra y el sistema la buscar en la base de datos correspondiente a los archivos multimedia. b) Lista desplegable Buscar en: por defecto dice Colecciones seleccionadas, al desplegarla, dice En todo. Las Imgenes prediseadas se hallan en galeras, que tienen una estructura de rbol, similar a la distribucin de las carpetas en el disco rgido, como podemos ver en la Figura 138, arriba a la derecha. c) Lista desplegable Los resultados deben ser: por defecto dice: Todos los tipos de archivos multimedia y al desplegarlo dice Todos los tipos de elementos multimedia. Estos pueden ser Imgenes, Fotografas, Pelculas o Sonido, como vemos en la figura 138, abajo a la derecha. d) Botn Buscar: al hacer clic en este botn, el sistema muestra los iconos correspondientes a los archivos encontrados, como se ve en la Figura 138. e) Organizar clips: al hacer clic se abre la ventana Galeras multimedia de Microsoft, en la Figura 139, vemos esta ventana.

Figura 139 f) Imgenes prediseadas de Office Online: al hacer clic se abre el Internet Explorer y se conecta con la pgina de Microsoft, correspondiente a las galeras de multimedia. En la Figura 140, vemos las categoras de imgenes prediseadas y galeras multimedia.

Figura 140 3) Formas: Las formas estn clasificadas por tipo en la Figura 141, podemos ver todos los tipos de formas que podemos utilizar.

Figura 141 4) Insertar grfico SmartArt: a) Lista: Se usa para mostrar informacin no secuencial. b) Proceso: Se usa para mostrar las etapas de un proceso (diagramas de proceso) o hechos que ocurran en el tiempo (cronogramas). c) Ciclo: Se usa para representar procesos repetitivos o continuos.

d) Jerarqua: Permite representar organigramas o rboles de decisin. e) Relacin: Permite mostrar relaciones no progresivas y no jerrquicas entre las partes, como ser los diagramas de Venn, que muestran solapamientos. f) Matriz: Permite mostrar la relacin de las partes con el todo.

g) Pirmide: Muestra relaciones jerrquicas, generalmente se las construye de abajo hacia arriba. 5) Grfico: Al hacer un clic en esta herramienta se despliega el cuadro de dilogo Insertar grfico, seleccionamos el tipo de grfico que deseamos utilizar y hacemos un clic en el botn Aceptar. En la Figura 142 vemos este cuadro de dilogo.

Figura 141 En la Figura 142 vemos a la izquierda el grfico y a la derecha la tabla de datos que da origen al grfico.

Figura 142 La tabla que vemos a la derecha es de muestra, debemos cambiar los ttulos de columnas y filas, as como tambin los valores. En la Figura 143, vemos los valores ya cambiados y a la izquierda el grfico que se genera.

Figura 143 Cerramos la ventana de datos y maximizamos la ventana Mensaje y hacemos un clic fuera del grfico para deseleccionarlo. En la Figura 144 vemos el aspecto que tiene el grfico.

Figura 144

Insertar Firma

Para insertar la firma en los mensajes procedemos del siguiente modo: 1) En la Cinta de Opciones, Solapa Insertar, grupo Incluir, tenemos la herramienta Firma, cuando le hacemos un clic nos muestra la opcin Firmas 2) Hacemos un clic sobre Firmas y se despliega el cuadro de dilogo Firmas y plantilla. Hacemos un clic en el botn Nuevo, se abre el cuadro de dilogo Nueva Fiema. Como vemos en la Figura 145

Figura 145 Ingresamos el Tratamiento (por Ejemplo Dr., Lic., Prof., etc.) Nombres y Apellidos. 3) El cuadro de dilogo Firmas y plantilla, tiene el siguiente aspecto como podemos ver en la figura 146.

Figura 146 4) En Seleccionar firma para editar muestra: Nombres y Apellidos 5) Mensajes nuevos: seleccionamos Nombres y Apellidos

6) Respuestas a mensajes: seleccionamos Nombres y Apellidos 7) En Editar firma escribimos los siguiente datos:

Nombres y Apellidos

Telfono Fax Celular Direccin Direccin de Correo Electrnico Direccin de Pgina Web

Fuente Nombres y Apellidos

Telfono Fax Celular Direccin Direccin de Correo Electrnico Direccin de Pgina Web 8) Clic en el botn Aceptar. Arial Arial Arial Arial Arial Arial Arial

Tamao
12 10 10 10 10 10 10

Color
Azul Oscuro, Texto 2, Oscuro 25% Azul Oscuro, Texto 2, Claro 40% Azul Oscuro, Texto 2, Claro 40% Azul Oscuro, Texto 2, Claro 40% Azul Oscuro, Texto 2, Claro 60% Azul Oscuro, Texto 2, Claro 60% Azul Oscuro, Texto 2, Claro 60%

Alineacin
Centrar Centrar Centrar Centrar Centrar Centrar Centrar

Cuando abrimos, respondemos o reenviamos un mensaje, se inserta automticamente la firma, como se puede ver en la Figura 147.

Figura 147

Insertar tarjeta de presentacin

Para poder insertar una Tarjeta de presentacin, tiene que estar dado de alta en Contactos. 1) 2) 3) En la Cinta de Opciones, Solapa Insertar, grupo Incluir, tenemos la herramienta Firma, cuando le hacemos un clic nos muestra la opcin Firmas Hacemos un clic sobre Firmas y se despliega el cuadro de dilogo Firmas y plantilla. Hacemos un clic en la opcin Tarjeta de Presentacin., es sistema despliega en pantalla el cuadro de dilogo Insertar tarjeta de presentacin.

4)

Buscamos el contacto cuya tarjeta de presentacin deseamos insertar y hacemos un clic sobre ella para visualizar su Vista previa. Tal como se podemos verlo en la Figura 148.

Figura 148 5) 6) Hacemos un clic en Aceptar, y vemos en Editar firma la tarjeta de presentacin. Hacemos un clic en Aceptar.

7) Cuando abrimos un nuevo mensaje, respondemos o reenviamos un mensaje, se inserta automticamente la Firma y la Tarjeta de presentacin, que acabamos de insertar, como se puede ver en la Figura 149.

Figura 149 Guardar Contacto: Tanto el archivo .vcf como la tarjeta de presentacin sirven para guardar el contacto en el listado de contactos. Haciendo un clic con el botn secundario del ratn sobre el archivo .vcf, o sobre la Tarjeta de presentacin, tal como vemos en la Figura 150.

Figura 150 Para guardar el contacto, en el primer caso hacemos un clic sobre la opcin Agregar a contactos; en el segundo caso hacemos un clic sobre la opcin Agregar a contactos de Outlook. Se abre la ventana Contacto y muestra todos los datos de la Tarjeta de presentacin. Para que el Contacto se guarde debemos hacer un clic en la herramienta Guardar y cerrar, que est en la Cinta de opciones, Solapa Contacto, Grupo Acciones. Figura 151.

Figura 151

Cuando guardamos un contacto, puede ocurrir que ya est en el listado de contactos. En ese caso el sistema nos muestra el siguiente mensaje, Figura 152.

Figura 152 Tenemos dos opciones, agregar un nuevo contacto o actualizar el existente. Si hacemos un clic en Actualizar, el sistema, guardar una copia de seguridad en la Carpeta de elementos eliminados.

Adjuntar un Archivo
Para adjuntar un archivo a un mensaje, tenemos dos opciones para hacerlo. 1) Solapa Mensaje, grupo Incluir, herramienta Adjuntar archivo. 2) Solapa Insertar, grupo Incluir, herramienta Adjuntar archivo. Por cualquiera de los dos caminos cuando hacemos un clic sobre la herramienta se despliega en pantalla el cuadro de dilogo Insertar Archivo, es similar a la opcin abrir archivo de cualquier aplicacin Windows, como vemos en la Figura 153.

Figura 153 Para adjuntar el archivo tenemos dos opciones: 1) Hacer doble clic sobre el archivo que deseamos adjuntar, el archivo se adjunta automticamente. 2) Hacer un clic sobre el archivo que deseamos adjuntar y luego un clic en el botn Insertar. El archivo que se ha adjuntado lo vemos en la casilla de texto Adjunto. Figura 154.

Figura 154

Guardar un Archivo Adjunto

Para guardar un archivo que hemos recibido como un adjunto en un mensaje, hacemos un clic con el botn secundario del ratn sobre el nombre del archivo, que se haya en el cuadro de texto Adjunto, se despliega el men contextual que vemos en la Figura 155.

Figura 155 Hacemos un clic sobre la opcin Guardar Como, se abre el cuadro de dilogo Guardar datos adjuntos, es similar a cualquier ventana Guardar como de aplicaciones Windows. Seleccionamos la carpeta en la cual deseamos guardar el Archivo adjunto y hacemos un clic en el botn Guardar. Nota: Si no tenemos creada la carpeta donde guardar los datos adjuntos, podemos crearla y luego guardar.

Ejercicio sobre cmo Insertar Componentes de Mensajes

1) Cree un nuevo mensaje 2) Inserte la siguiente ecuacin: Circunferencia = D

3) inserte el smbolo

, que lo encontramos en:

Fuente = Wingdings 2 Cdigo de carcter = 37 4) Al smbolo insertado modifquele el tamao, llevndolo a 28 puntos. 5) Debajo del smbolo insertado inserte una lnea horizontal. 6) Inserte una tabla con 2 columnas y 3 filas 7) Inserte una imagen y aplquele los siguiente formatos a) b) c) d) Cambiar tamao: en forma proporcional para que se visualice en la ventana. (Si la imagen que eligi es pequea agrndela). Brillo: ajstelo a +20% Contraste: ajstelo a -10% Volver a colorear: pruebe de colorearlo con algn color que le guste.

e) f)

Estilo de marco: seleccione un estilo de marco que sea de su agrado. Formato de la imagen: Seleccione el formato de imagen Placa (recuerde que colocando el puntero del ratn sobre las imgenes de los formatos, nos muestra despus de unos segundos el nombre. Contorno de la imagen: Seleccione un color que sea de su agrado para el contorno de la imagen. efectos de la imagen h.1) h.2) h.3) h.4) h.5) h.6) Sombra: Diagonal superior derecha en perspectiva. Reflexin: Reflejo fuerte, conmovedor. Resplandor: sin resplandor. Bordes suaves: Sin bordes suaves. Bisel: Convexo. Giro 3D: Isomtrica superior derecha.

g) h)

8) Inserte una Imagen prediseada de un auto (Primero realice la bsqueda de la palabra auto), elija el que ms le gusta. 9) Formas: inserte un tringulo, rectngulo y crculo. y dispngalos como se muestra en la figura:

10) Inserte un grfico SmartArt de un organigrama, con tres niveles jerrquicos. 11) Insertar un grfico de torta que represente los datos de la siguiente tabla: Vendedor 1 Vendedor 2 Vendedor 3 Enero 1250 2451 3457 Febrero 4784 7412 4578 Marzo 5326 4362 5236 Total 11360 14225 13271

La figura siguiente muestra un ejemplo de como debera quedar el grfico.

12) Insertar Firma: con su Tratamiento, Nombre y Apellidos, Empresa, Telfono, Fax, direccin de E-Mail, Direccin de Pgina Web. 13) Ajuntar Archivo: adjunte el archivo que desee enviar a alguna persona de su confianza. Puede ser una foto familiar, etc. 14) Pruebe a Guardar el archivo que adjunt.

Manual de Formacin en Outlook

ndice
LECCIN 5 TRABJAR CON LA LIBRETA DE DIRECCIONES ............................................................ 2 Introduccin ..................................................................................................................................... 2 Libreta de Direcciones de Outlook............................................................................................... 2 Libreta Personal de Direcciones.................................................................................................... 2

LECCIN 5 TRABJAR CON LA LIBRETA DE DIRECCIONES

Introduccin
Este curso est orientado a usuarios cuyos PC son de hogar y no pertenecen a una red corporativa con un servidor Microsoft Exchange, en esta leccin slo definiremos los conceptos bsicos sobre Libretas de direcciones. Para ampliar el tema recurre a la ayuda de Outlook o a la pgina de Microsoft sobre este producto.

Libreta de Direcciones de Outlook

La Libreta de Direcciones de Outlook, nos permite guardar la informacin de un contacto (Direcciones telfonos, etc.) y nos ayuda a enviar mensajes de correo electrnico. La libreta de direcciones predeterminada depende del tipo de cuenta con que contemos: 1) Si el tipo de cuenta es Microsoft Exchange, la libreta predeterminada es la Lista global de direcciones. 2) Si el tipo de cuenta es IMAP, POP3 u otra, la libreta predeterminada es la Libreta de direcciones de Outlook. Tipos de Libertas de direcciones: 1) Lista Global de Direcciones: requiere una cuenta de Microsoft Exchange. En esta libreta se guarda toda la informacin de los usuarios de la organizacin y es mantenida por el administrador del sistema de correo. 2) Libreta de direcciones de Outlook: requiere una cuenta de Microsoft Exchange. en esta libreta podemos ver los contactos guardados en la carpeta de Contactos. 3) Servicio de directorio de Internet (LDAP): LDAP significa Protocolo ligero de acceso a directorios. Requiere una conexin de red para conectarse con el servidor. 4) Libretas de direcciones de otros fabricantes: requiere el software que provee el fabricante. Outlook muestra esta libreta en Tipos de libretas de direcciones adicionales. Trabajando con una mquina fuera de una red corporativa, sin servidor Microsoft Exchange, slo podremos utilizar la carpeta Contactos.

Libreta Personal de Direcciones

En las versiones anteriores de Outlook se podan crear Libretas de direcciones personales, pero en esta versin ya no se utilizan. Las Libretas de direcciones personales se pueden convertir a Contactos.

Manual de Formacin en Outlook

ndice
LECCIN 6 ADMINISTRAR CONTACTOS......................................................................................... 2 Usar Contactos................................................................................................................................. 2 Agregar Contactos ......................................................................................................................... 2 Agregar Contactos de la Misma Organizacin ....................................................................... 16 Cambiar la Vista Contactos ........................................................................................................ 18 Modificar Contactos ..................................................................................................................... 19 Enviar Mensaje a un Contactos .................................................................................................. 19 Vista preliminar e Imprimir la informacin de un Contacto.................................................... 22 Vista preliminar e Imprimir la Informacin de los Contactos .................................................. 24 Eliminar un Contacto..................................................................................................................... 28 Ejercicio de cmo Administrar los Contactos ........................................................................... 31

LECCIN 6 ADMINISTRAR CONTACTOS

Usar Contactos
Contactos es un administrador integrado al resto de los componentes de Outlook, Correo, Calendario, Tareas, Notas y Diario. Nos permite administrar la lista de contactos, enviarles mensajes de correo electrnico, hacer el seguimiento de los mensajes enviados y recibidos, asignar tareas y hacer su seguimiento, invitar a reuniones y registrar citas.

Agregar Contactos
Podemos agregar contactos de varia maneras: 1) Escribiendo la informacin en el Formulario de contacto Estando en Contactos, hacemos un clic en Nuevo, se despliega la ventana con el Formulario de Contacto, como vemos en la Figura 156.

Figura 156 Completamos los datos del formulario y para guardar el contacto hacemos un clic en Guardar y cerrar.

A modo de ejemplo introduciremos un contacto, los datos son falsos, no corresponde a nadie en particular. En la Figura 157, podemos ver los datos cargados.

Figura 157 A continuacin describiremos que datos se pueden cargar: a. b. c. d. e. Nombre Completo: cargamos los nombre y apellidos (pudindose cargar la forma de tratamiento, por ejemplo Sr. Dr. Lic., Ing., etc. Organizacin: Razn social de la organizacin a la cual pertenece. Cargo: cargo que desempea en la organizacin. Archivar como: es el modo en que aparecer en la vista de Contactos. Internet e.1. Correo electrnico: podemos introducir hasta tres direcciones de correo electrnico, en la Figura 158 vemos delegado el men que nos muestra las opciones para cargar estas direcciones.

Figura 158 Si deseamos introducir una segunda direccin de correo electrnico, hacemos un clic en Correo electrnico 2 y se limpia el cuadro de texto para que podamos introducir esta segunda direccin. e.2. Mostrar como: es la forma en que se mostrar en el cuadro de texto Para, Cc o Cco, cuando le enviemos un mensaje de correo electrnico. e.3. Pgina Web: direccin URL correspondiente a una pgina Web, personal o institucional. e.4. Direccin de Instant Messenger: direccin de correo para comunicarse a travs de servicios de mensajera instantnea, pudindose iniciar una conversacin con sonido e imagen, no slo por escrito. Adems permite transferir archivos. Los smbolos que indican el estado del contacto son los siguientes:
Estado: Disponible Estado: Ocupado Estado: Sin conexin

En la Figura 159, vemos el contacto que est disponible para iniciar una sesin de Instant Messenger.

Figura 158 Para visualizar el estado de conexin de un contacto, junto al nombre del contacto en Para, Cc, Cco y De, al sealarlo con el puntero de ratn. Tenemos que ir al men Herramientas, Opciones, solapa Otros y seleccionar la casilla Mostrar el estado de conexin junto al nombre de la persona. Nota: Si colocamos una direccin de correo electrnico en Direccin de Instant Messenger, y la agendamos como correo electrnico, si

dicho contacto no se haya registrado como contacto en el Messenger, al sealar con el puntero del ratn la direccin de correo electrnico nos muestra el siguiente mensaje, veamos la Figura 159.

Figura 159 f. Nmeros de telfono: f.1. Trabajo: f.2. Particular...: f.3. Fax trabajo: f.4. Mvil...: Estos son los nombres estndar de los campos de Nmeros de telfono, en la Figura 160, podemos observar lo campos que tiene disponibles el sistema.

Figura 160

En la Figura 161 vemos los campos a los cuales se le han cargado telfonos coinciden con las casillas de color naranja seleccionadas que vemos en la Figura 160.

Figura 161 g. Direcciones: El sistema nos muestra en el botn el nombre de la direccin que vamos a cargar. Por defecto nos propone cargar la direccin del Trabajo. Podemos cargar otras dos direcciones ms, Particular y Otra, como vemos en la Figura 162.

Figura 161 Direccin para la correspondencia: en la parte inferior izquierda de la Figura 161 vemos la casilla de chequeo que al estar marcada, se la utiliza para indicar la direccin postal. h. Agregar imagen de contacto: Cuando hacemos un clic sobre la imagen que muestra la Figura 162.

Figura 162 Se abre el cuadro de dilogo Agregar imagen de contacto, donde seleccionamos la imagen correspondiente al contacto, puede ser una fotografa, un logotipo, una imagen para fondo de la Tarjeta de presentacin. En la Figura 163 vemos la ventana Agregar imagen de contacto, que se utiliza de modo similar al cuadro de dilogo Abrir archivo de cualquier aplicacin de Windows.

Figura 163 Cuando se agrega una imagen a un contacto, cambia la imagen de Agregar imagen de contacto y en la Tarjeta de presentacin vemos tambin la imagen. Veamos la Figura 164.

Figura 164 Nota: Cuando se cambia la imagen de un contacto el cuadro de dilogo Agregar imagen de contacto, cambia su ttulo por el de Cambiar imagen de contacto. i. Tarjeta de presentacin: al hacer un clic con el botn secundario de ratn sobre la tarjeta, visualiza el siguiente men (Figura 165)

Figura 164 i.1. Editar tarjeta de presentacin: Al editar la Tarjeta de presentacin se despliega el cuadro de dilogo Editar tarjeta de presentacin, es el que podemos observar en la Figura 165.

Figura 165 A la izquierda observamos la muestra de la tarjeta. i.1.1. Diseo de tarjeta:

i.1.1.1. Diseo: aqu podemos fijar la posicin de la imagen respecto del texto. Como vemos en la Figura 166.

Figura 166 Nota: La opcin predeterminada es Imagen a la izquierda. i.1.1.2. Fondo: Si utilizamos una imagen que no cubra todo el fondo, podemos darle un color al fondo, seleccionndolo de la paleta de colores tal como se muestra en la Figura 167

Figura 167 i.1.1.3. Imagen cambiar: esta opcin nos permite insertar otra imagen en la tarjeta. i.1.1.4. rea de imagen: permite seleccionar el porcentaje de rea que ocupar la imagen. Si est seleccionada en Diseo la opcin Imagen de fondo, rea de imagen se desactiva. i.1.1.5. Alineacin de imagen: permite ubicar la imagen respecto de los bordes de la tarjeta. Observemos la

Figura 168, disponibles.

para

ver

cuales

son

las

opciones

Figura 168 Nota: La opcin por defecto es Arriba a la Izquierda i.1.1.6. Editar: permite editar el texto y modificarlo, no slo en su aspecto, sino en su contenido, escribindolo de nuevo en el cuadro de texto. En la figura siguiente vemos cmo se ha modificado el texto correspondiente a la direccin. Figura 169.

Figura 169 Nota las herramientas que tenemos son las bsicas de cualquier editor de texto: Aumentar tamao, Disminuir tamao, Negrita, Cursiva, Subrayado simple, Alinear a izquierda, Alinear al centro, Alinear a derecha y Color de fuente. i.1.1.7. Etiqueta: la etiqueta aparece al costado derecho de algunos campos (opcin por defecto) A las etiquetas les podemos cambiar el color de la fuente, la alineacin respecto del contenido del campo, se la puede ubicar a izquierda o derecha. En la Figura 170, vemos estas opciones.

Figura 170

En la Figura 171, vemos la etiqueta correspondiente al Telfono particular, en color amarillo (Le hemos aumentado el tamao para que se destaque). Arriba a la izquierda, corresponde a la etiqueta alineada a la derecha, arriba a la derecha, corresponde a la etiqueta alineada a la izquierda y abajo sin etiqueta.

Figura 171 i.1.1.8. Campos: en la Figura 172 vemos los campos estndares que se incluyen en una tarjeta.

Figura 172 En contamos las siguientes herramientas:

Agregar: en la Figura 173, vemos todos los campos que se pueden agregar para cada una de las categoras de campos.

Figura 173 Quitar: Nos permite eliminar campos de la tarjeta. Para ello seleccionamos el campo haciendo un clic sobre la tarjeta o sobre el nombre del campo en el listado de campos y luego hacemos un clic en el botn quitar. Mover campo hacia arriba: Para darle un mejor aspecto a la tarjeta, podemos mover los campos hacia arriba. Seleccionamos el campo como ya se mencion y luego hacemos un clic en el botn Mover campo hacia arriba.

Mover campo hacia abajo: del mismo modo se utiliza esta herramienta. i.1.2. Copiar imagen: esta opcin permite copiar la imagen al portapapeles de Windows, para pegarla en otra aplicacin, por ejemplo. Nota: En la Figura 174 vemos la tarjeta terminada

Figura 174 2) A partir de una Tarjeta de visita que hayamos recibido o archivo .vcf. Si recibimos una Tarjeta de presentacin en un mensaje de correo electrnico, tal como la que vemos en la Figura 175.

Figura 175 Cuando hacemos un clic sobre Agrgar a contacto de Outlook, el sistema toma los datos que hay en la Tarjeta de presentacin y los ubica en los campos correspondientes en la ventana correspondiente al contacto, segn podemos verlo en la Figura 176.

Figura 176 Cuando hacemos un clic en Guardar y cerrar, puede ocurrir una de estas dos situaciones: a) Que el contacto no est guardado, en ese caso se guarda y se cierra la ventana. b) Que el contacto ya estuviese guardado, entonces el sistema nos muestra el cuadro de dilogo Contacto duplicado detectado, tal como vemos en la Figura 177.

Figura 177 Aqu tenemos dos opciones: a) Agregar nuevo contacto: lo guarda como si fuese otro contacto, por lo tanto en la vista de los contactos, lo veremos dos veces. b) Actualizar la Informacin del Contacto seleccionado: Si elegimos esta segunda opcin, el sistema actualizar los datos y guardar una copia de seguridad en la carpeta de Elementos eliminados. 3) A partir de un archivo .vcf. Cuando se enva una Tarjeta de presentacin en el asunto del mensaje se adjunta el archivo de extensin .vcf, que guarda toda la informacin correspondiente al contacto. Cuando hacemos un clic sobre nombre del archivo, con el botn secundario del ratn, se despliega el men que vemos en la Figura 178.

Figura 178 Al hacer un clic en Agregar a contactos, pueden ocurrir las misma situaciones que el caso anterior. 4) A partir de una direccin de correo electrnico, de un mensaje que hayamos recibido: Haciendo un clic con el botn secundario del ratn sobre, la direccin que se encuentra en De, se despliega el men contextual que vemos en la Figura 179.

Figura 179 Seleccionamos la opcin Agregar contactos de Outlook. Pudiendo ocurrir las misma situaciones que los casos anteriores.

Agregar Contactos de la Misma Organizacin

Hemos guardado un contacto de la empresa La Favorita S. A.; si queremos guardar un nuevo contacto de la misma empresa, seleccionamos un contacto de dicha empresa y seleccionamos del men Accin la opcin: Nuevo contacto de la misma empresa, como podemos apreciar en la Figura 180.

Figura 180 Al hacer un clic en la opcin Nuevo contacto de la misma empresa, se despliega en pantalla la ventana del nuevo contacto, con los datos correspondientes a la empresa seleccionada, como mostramos en la Figura 181.

Figura 181 Aqu cargamos los datos correspondientes al nuevo contacto, modificamos aquellos datos de la empresa que sean necesarios y por ltimo hacemos un clic en la herramienta Guardar y cerrar.

Cambiar la Vista Contactos

El sistema nos brinda la posibilidad de ver los contactos ordenados de diferentes maneras, cada una de estas formas se llaman vistas, la vista por defecto es Tarjetas de presentacin. En la Figura 182 vemos las diferentes vistas.

Figura 182 Debajo de Vista actual observamos las diferentes vistas que nos propone el sistema, a su derecha vemos, las tarjetas de presentacin ordenadas en forma alfabtica por el campo Archivar como y ms a la derecha tenemos el ndice (selector de letras), que al hacer clic sobre cualquier de ellas nos lleva al primero agendado con esa letra.

Modificar Contactos
Para modificar un contacto, estando en cualquier vista, hacemos un doble clic sobre el contacto y se abre la ventana correspondiente al contacto. Despus de hacer las modificaciones correspondientes, hacemos un clic en la herramienta Guardar y cerrar.

Enviar Mensaje a un Contactos

1) Desde Contactos a. Utilizando la barra de herramientas Estndar Para enviar un mensaje a un contacto, lo seleccionamos en la lista de mensaje, estando en cualquier vista y luego hacemos un clic en la herramienta Nuevo mensaje para el contacto, correspondiente a la barra de herramientas Estndar. En la Figura 183 vemos la barra de herramientas Estndar e indicada la erramiena con una etiqueta.

Figura 183

b. Utilizando la barra de herramientas Avanzadas Si activamos la barra de herramientas Avanzadas la barra de herramientas estndar se modifica y la herramienta Nuevo mensaje para el contacto la encontraremos en la barra que activamos, como se muestra en la Figura 184.

Figura 184 Nota: La barra de herramientas superior es la Estndar y la inferior es Avanzadas, como podemos apreciar, la herramienta Nuevo mensaje para el contacto no est en la barra superior. 2) Desde la ventana del contacto a) Utilizando la herramienta Correo electrnico Para enviar un mensaje a un contacto desde la ventana del contacto, hacemos un clic en la herramienta Correo electrnico, que se encuentra la Cinta de opciones solapa Contacto grupo Comunicar b) Utilizando el men contextual Sobre la direccin de correo electrnico, hacemos un clic con el botn secundario del ratn en el men contextual que se despliega, hacemos un clic sobre la opcin Enviar correo, en la Figura 185 vemos dicho men contextual.

Figura 185 3) Utilizando la Barra de herramientas de acceso rpido Estando en la ventana del contacto podemos personalizar la Barra de herramientas de acceso rpido. Para ello hacemos un clic en el extremo derecho de la barra y se despliega un men; si la herramienta que deseamos agregar est en el listado le hacemos un clic. Si no, se encuentra seleccionamos la opcin Ms comandos, como vemos en la Figura 186.

Figura 186 Se despliega el cuadro de dilogo Opciones del editor, estando en Personalizar. De la lista de la izquierda seleccionamos la herramienta que deseamos agregar, en este caso Correo Electrnico y luego hacemos un clic en el botn Agregar. Para finalizar hacemos un clic en el botn Aceptar, en la Figura 187, vemos el cuadro de dilogo Opciones del editor.

Figura 187 Ya estamos en condiciones de utilizar la herramienta y enviar un mensaje al contacto.

Vista preliminar e Imprimir la informacin de un Contacto

Estas acciones las realizaremos desde la ventana del contacto Nota: Debemos colocar en la Barra de herramientas de acceso rpido las herramientas Vista Preliminar e Impresin rpida. En el tema anterior vimos cmo agregar herramientas a dicha barra. 1) Vista Preliminar En la Figura 188 vemos la herramienta Vista Preliminar de la Barra de herramientas de acceso rpido

Figura 188

Cuando hacemos un clic sobre ella se despliega la ventana Vista preliminar, aqu podemos personalizar el diseo de la pgina haciendo un clic en la herramienta Configurar Pgina.. Para ver el uso de esta opcin ver Leccin 2: Vista preliminar e Imprimir Mensajes. En la Figura 189 observamos la Vista Preliminar de un contacto.

Figura 189 2) Imprimir a) Desde la ventana Vista Preliminar Hacemos un clic en la herramienta Imprimir, que despliega el cuadro de dilogo Imprimir, donde podemos seleccionar por ejemplo la cantidad de copias a imprimir, el orden en que queremos que se acomoden las hojas, etc. Para que se imprima debemos hacer un clic en el botn Aceptar. b) Desde la ventana del contacto Si deseamos hacer una impresin sin visualizar el cuadro de dilogo Imprimir, utilizamos la herramienta Impresin rpida, que agregamos en la Barra de herramientas de acceso rpido. En la Figura 190 vemos dicha herramienta.

Figura 190

Vista preliminar e Imprimir la Informacin de los Contactos

Segn en qu tipo de vista nos encontremos, as ser el formato de la pgina que se genere al hacer la Vista Preliminar o al Imprimir la informacin de los contactos. 1) Vista preliminar La Vista preliminar la podemos activar utilizando el men Archivo opcin Vista preliminar o la herramienta Vista Preliminar de la barra Estndar. En la Figura 191 vemos la Vista preliminar correspondiente a la vista Tarjetas de presentacin

Figura 191 En la Figura 192 vemos la Vista preliminar correspondiente a la vista Lista de telfonos.

Figura 192 Para que en la Vista preliminar o impresin se vean slo las columnas que deseamos, tenemos que quitar aquellas columnas que no necesitamos. Para eso hacemos un clic con el botn secundario de ratn, sobe el nombre de la columna y luego seleccionamos la opcin Quitar esta columna del men contextual. Como vemos en la Figura 193.

Figura 193 Si queremos cambiar de lugar alguna columna, como por ejemplo, la columna Archivar como -que deseamos ubicarla como primer columna- hacemos lo siguiente: Hacemos un clic sobre el ttulo y manteniendo el botn presionado (el ttulo se pone, con fondo negro y letras blancas) arrastramos hasta que aparecen las flechas rojas; all, si es el lugar que deseamos, soltamos el botn de ratn. Si no es seguimos arrastrando hasta el lugar correspondiente y es entonces cuando debemos soltar el botn, como vemos Figura 194.

Figura 194 Luego hacemos la vista preliminar o imprimimos. Para restablecer la lista de contactos con los campos que tenamos originalmente, tenemos que hacer un clic con el botn secundario de ratn sobre cualquier nombre de campo; del men contextual seleccionamos la opcin Organizar por y en el submen seleccionamos Personalizar , como se puede ver en la Figura 195

Figura 195 Al hacer clic se despliega el cuadro de dilogo Personalizar Vista: Lista de telfonos. Hacemos un clic en el botn Restablecer vista actual. La Figura 196 nos muestra el cuadro de dilogo.

Figura 196 El sistema nos muestra el mensaje que visualizamos en la Figura 197.

Figura 197 Cuando hacemos clic en el botn Aceptar y luego en el botn Aceptar del cuadro de dilogo, para que se cierre. 2) Imprimir Podemos Imprimir desde la Vista preliminar, desde el men Archivo opcin Imprimir, o utilizando la herramienta Imprimir de la barra Estndar. a) Imprimir desde la Vista preliminar Cuando nos encontramos en la Vista preliminar, para imprimir hacemos un clic en la herramienta Imprimir, se despliega el cuadro de dilogo Imprimir, donde podemos seleccionar distintas opciones de impresin y haciendo un clic en Aceptar, enviamos a la impresora. b) Usando del men Archivo la opcin Imprimir

En la Figura 198, vemos en men Archivo la opcin Imprimir, cuando hacemos un clic sobre ella se despliega el cuadro de dilogo Imprimir,

Figura 198 c) Herramienta Imprimir de la barra Estndar En la Figura 199 vemos la herramienta Imprimir de la barra Estndar.

Figura 199 Cuando hacemos un clic sobre ella, se despliega el cuadro de dilogo Imprimir,

Eliminar un Contacto
Para eliminar un contacto tenemos varias opciones: 1) Men Edicin opcin Eliminar En la Figura 200 vemos en el men Edicin la opcin Eliminar. Cuando tenemos seleccionado cualquier contacto en la vista que sea y hacemos un clic sobre esta herramienta, el contacto es eliminado.

Figura 200 El sistema guarda una copia en la carpeta de Elementos eliminados, si fue eliminado por error u otra causa y deseamos volver a tenerlo en Contacto, vamos a la carpeta de Elemento eliminados y haciendo un clic con el botn secundario sobre el elemento correspondiente al contacto, del men que se despliega seleccionamos la opcin Mover a una Carpeta. como vemos en la Figura 201

Figura 201 Cuando hacemos un clic sobre esta opcin, se despliega el cuadro de dilogo Mover elementos, el sistema reconoce que es un contacto y nos propone moverlo a dicha carpeta, por eso aparece seleccionado Contactos, si deseamos moverlo all, hacemos un clic en Aceptar, si no seleccionamos la carpeta que corresponda y luego hacemos el clic en Aceptar. En la Figura 202 vemos el cuadro de dilogo Mover elementos.

Figura 202 2) Barra Estndar herramienta Eliminar En la Figura 203 vemos la herramienta Eliminar de la barra Estndar.

Figura 203 Cuando hacemos un clic sobre ella se elimina el contacto seleccionado. 3) Men contextual opcin Eliminar Al hacer un clic con el botn secundario del ratn sobre un contacto en cualquiera de las vistas, se despliega un men contextual donde tenemos la opcin Eliminar; al hacer un clic sobre ella lo eliminamos. En la Figura 204 vemos el men contextual.

Figura 204

Ejercicio de cmo Administrar los Contactos

1) Visualice la vista Contactos 2) Agregue un contacto ingresando los siguientes datos: 1. Nombre Completo: Introduzca Nombre/s y Apellido/s del contacto (Por ejemplo Jos D. Alarcn) 2. Organizacin: Introduzca el nombre de una empresa o cualquier otro organismo. 3. Cargo: Introduzca el cargo correspondiente al contacto 4. Archivar como: observe que en este campo el nombre del contacto que haya ingresado, le quede del modo Apellidos, Nombres. Pues esto facilita la bsqueda por apellido al hacer, por ejemplo, un listado telefnico. 5. Internet 5.1. Correo electrnico: Introduzca una direccin de correo electrnico 5.2. Correo electrnico 1: Si desea tambin puede ingresarla 5.3. Correo electrnico 2: Si desea tambin puede ingresarla 5.4. Mostrar como: Modifique lo que sea necesario para que se muestre del siguiente modo: Nombre/s Apellido/s [direccin de correo electrnico] 5.5. Pgina Web: Introduzca la direccin de la pgina web de la organizacin que ingres, si no la conoce, bsquela en Internet. 5.6. Direccin de Instant Messenger: Si tiene registrado a este contacto en el Messenger, introduzca la direccin de correo con la que se comunica. Si no lo tiene registrado no la introduzca. 6. Nmeros de telfono 6.1. Trabajo: Introduzca el nmero de telfono laboral, puede incluir la extensin o interno. 6.2. Particular...: Introduzca el nmero de telfono particular. 6.3. Fax trabajo: Introduzca el nmero de telfono del fax. 6.4. Mvil...: Introduzca el nmero de telfono del celular. 7. Direcciones 7.1. Trabajo: Introduzca la direccin del trabajo 7.2. Particular...: Introduzca la direccin particular

7.3. Otra: Si desea introduzca otra direccin 7.4. Direccin para la correspondencia: desmarque la casilla para Trabajo y marque la correspondiente a Direccin Particular Guarde el contacto 3) Agregue otro contacto que pertenezca a la misma organizacin del contacto que ingres en el Ejercicio 2. 4) Visualice la ventana de este segundo contacto. 5) Pruebe de cambiar la vista para observar los distintos estilos. 6) En el primer contacto que ingres agregue una Imagen de contacto. 7) Edite la Tarjeta de presentacin a. Alineacin de imagen: Ajustar al borde. b. rea de imagen: redzcala al 20%. Nota: si eligi una imagen muy grande se ver muy distorsionada. 8) Envele un mensaje a alguno de sus contactos, desde la vista Contactos. 9) Abra la Vista preliminar e imprima la informacin del primer contacto que ingresamos. 10) Abra la Vista preliminar e imprima la lista de contactos usando la vista Lista de telfonos. 11) Elimine los contactos que cre anteriormente.

Manual de Formacin en Outlook

ndice
LECCIN 7 PROGRAMAR CON EL CALENDARIO ........................................................................ 2 Usar el Calendario ........................................................................................................................... 2 Cambiar de Vista............................................................................................................................. 2 Desplazarse por el Calendario ...................................................................................................... 6 Ir a una fecha ................................................................................................................................... 7 Programar una Cita......................................................................................................................... 9 Programar un Evento .................................................................................................................... 15 Programar una Reunin................................................................................................................ 21 Responder a una Convocatoria de Reunin............................................................................ 27 Chequear Respuestas a la Reunin ........................................................................................... 28 Eliminar elementos del Calendario............................................................................................. 29 Modificar Elementos del Calendario.......................................................................................... 30 Crear un nuevo Calendario......................................................................................................... 31 Mover Elementos del Calendario ............................................................................................... 33 Vista preliminar e Imprimir Informacin del Calendario .......................................................... 34 Agregar una Tarea al Cuadro de Tareas .................................................................................. 37 Ejercicio de como Programar con el calendario..................................................................... 42

LECCIN 7 PROGRAMAR CON EL CALENDARIO Usar el Calendario El calendario de Outlook lo utilizamos para hacer el seguimiento de las citas, reuniones y tareas. La vista predeterminada del calendario nos la muestra la pantalla siguiente (Figura 205)

Figura 204 A la izquierda de donde dice Calendario, vemos la hoja correspondiente al mes de marzo y marcada en color naranja la fecha actual (16/03/2007). A la derecha de la ventana tenemos el Panel del calendario y dentro el Visor de Informacin. Por debajo de ste tenemos el Panel de Taras. El Panel de tarea podemos minimizarlo, haciendo un clic en el icono deseamos maximizarlo tenemos que hacer un clic en el icono . Cambiar de Vista En el men Ver Opcin Vista actual tenemos todos los tipos de vistas que nos brinda el Outlook, para visualizar el Calendario. Dado que son muchas como podemos apreciar en , cuando

la Figura 205, slo nos limitaremos a analizar las vistas ms usuales son las correspondientes a la opcin Da, semana y mes.

Figura 205 Nota: Las restantes vista quedan para ser exploradas por vosotros. Vista Da, semana y mes El calendario nos brinda las vistas: Da, Semana (Semana laboral y Semana completa), Mes con tres niveles de detalle: Nivel de detalles Bajo, Medio y Alto. En la parte superior del Panel del calendario hay tres botones que nos permiten cambiar la vista del Visor de Informacin, que son Da, Semana y Mes. A continuacin describiremos cada una de estas vistas. Vista Da Por defecto el sistema muestra la Vista da, que es la correspondiente a la Figura 204. En ella apreciamos el da y la hora actual marcados en color naranja. Vista Semana En la parte superior del Panel del calendario cuando est seleccionado el botn Semana, se visualizan dos botones de chequeo Mostrar semana laboral y Mostrar semana completa, que nos permiten alternar entre una y otra opcin. (Figura 206).

Figura 206

En la Figura 207 vemos la Semana completa porque est seleccionado dicho botn de opcin.

Figura 207 En esta vista nos muestra la semana de domingo a sbado, marcado en color naranja el da actual. En la Figura 2008 vemos la Semana Laboral, que va de lunes a viernes. Observemos que est seleccionado el botn de opcin Mostrar semana laboral.

Figura 208 Vista Mes La Vista mes nos muestra el mes completo, e incluso los ltimos das del mes anterior, pintados de color azul claro. Adems se visualizan tres botones de opcin Nivel de detalles Bajo, Medio y Alto. En la Figura 209 vemos que est marcado el botn Nivel de detalles Bajo.

Figura 209 Pruebe a seleccionar los otros botones, para ver como se modifica la vista. Nota: A medida que cambiamos de vista, el calendario de la izquierda se va modificando. En la Figura 210 vemos estos cambios.

Figura 210 Nota: La vista que hemos visto, tambin podemos seleccionarlas del men Ver opciones, Da, Semana laboral, Semana y Mes. Como veos en la Figura 211

Figura 211 Desplazarse por el Calendario Podemos desplazarnos por el calendario utilizando varias herramientas. En el calendario que est a la izquierda donde est el nombre del mes y el ao hay dos flechas, la de la izquierda lleva al mes anterior y la de la derecha al mes siguiente. En la Figura 212, vemos el resultado de hacer un clic en cada una de ellas.

Figura 212 Nota: Observemos que al ir al mes anterior o el siguiente, como estbamos en la vista Da Otra forma de desplazarnos por el calendario es mediante las herramientas que estn en el Panel del calendario, arriba a la izquierda, como vemos en la Figura 213.

Figura 213

La accin de estas herramientas cambia segn la vista en que nos encontremos, por ejemplo: Vista Da Semana Atrs Nos lleva al da anterior del que estamos visualizando Nos lleva a la semana anterior de la que estamos visualizando Nos lleva al mes anterior del que estamos visualizando Adelante Nos lleva al da siguiente del que estamos visualizando Nos lleva a la semana siguiente de la que estamos visualizando Nos lleva al mes siguiente del que estamos visualizando

Mes

Ir a una fecha Cuando trabajamos con el Calendario de Outlook, necesitamos ingresar fechas y horas para citas, reuniones y tareas. En el men Ir opcin Ir a la Fecha, nos simplifica mucho el trabajo, ya que no slo podemos escribir una fecha para desplazarnos a ella, sino que podemos introducirla mediante una frase y el sistema interpreta qu fecha estamos buscando. En la Figura 214, vemos dicho men y en la Figura 215 el cuadro de dilogo Ir a la fecha.

Figura 214

Figura 215

En la Figura 215 vemos que cuando hacemos un clic en la flecha del combo Fecha se despliega un calendario, que se utiliza del mismo modo del que ya vimos anteriormente. Navegando por l, podemos seleccionar la fecha que deseamos. En la parte inferior de la misma figura podemos solicitar en qu vista deseamos ver la fecha seleccionada. En el cuadro de texto del combo Fecha, podemos escribir una fecha, un horario o una frase que represente una fecha o un horario. En el listado siguiente vemos cules son las frases que interpreta Outlook. Frase (N del Da) de (Nombre del Mes) de (Ao en 4 cifras) (N del Da) (Nombre del Mes) Ejemplo 28 de julio de 2009 28 julio Al no poner el ao el sistema interpreta que es el actual Observaciones

Primero de (Nombre del Mes) (Nombre del Mes) (N del Da) este (Dos primeras letras del nombre del da)

Primero de septiembre Marzo 28 este vi Domingo Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Sbado do lu ma mi ju vi sa

Medio da medianoche (nombre del da) prximo Navidad Noche Buena Reyes Magos (N de das) das a partir de hoy (N de semanas) semanas a partir de hoy dentro de (N de semanas) dos das a partir de hoy tres semanas a partir de hoy dentro de cinco lunes prximo

12 horas del da actual 0 hora del da siguiente al actual

25/12 24/12

Si hoy es 17/3, mostrar 19/03 Si hoy es 17/3, mostrar 07/04 Si hoy es 17/3, mostrar

semanas (N de das) das despus hace (N de semanas) semanas prxima semana ahora ayer hoy maana siguiente da siguiente mes siguiente ao Da festivo Da de Todos los Santos Ao Nuevo Vspera de ao Nuevo

semanas cinco das despus hace cinco semanas

21/04 Si hoy es 17/3, mostrar 22/03 Si hoy es 17/3, mostrar 10/02 Si hoy es 17/3, mostrar 24/03 Da actual Da anterior al actual Da actual Da posterior al actual Toma como referencia el da actual

Da de la Hispanidad

10/12 2/11 01/01 31/12

Nota: Las palabras en negrita son palabras claves, por ello tienen que escribirse como se indica; lo que est entre parntesis es variable. Estando en cualquier fecha, para ir al da actual usamos la opcin del men Ir cliqueando la opcin Hoy. Tambin podemos utilizar de la barra de herramientas Estndar (o Avanzadas) la herramienta Hoy. En la Figura 216, vemos la Barra Estndar.

Figura 216 Programar una Cita Las citas son aquellas actividades que no involucran a otros usuarios o recursos. Las citas se programan desde la ventana Citas; la informacin que se ingresa es la siguiente: a) Asunto: lo que motiva la cita.

b) Ubicacin: el lugar donde tendr lugar la cita. c) Horario de comienzo: hora que se fija para la cita. d) Hora de finalizacin: hora en que debe terminar la cita. e) Alarma: se pueden programar un aviso para que con cierta antelacin nos comunique el horario de la cita. Se puede seleccionar el sonido que se producir al activarse la alarma. Se pueden programar citas individuales, en intervalos de 5 min a 60 min o bloques consecutivos de tiempo. Y tambin programar citas peridicas, como por ejemplo reuniones que se producen el primer lunes de cada mes. Si se trabaja en red con un servidor Exchange, un usuario puede ver los calendarios de otros usuarios, para saber qu horarios tienen disponibles para concertar una reunin o un evento. Al programar una cita se puede especificar de qu modo la vern los otros usuarios. Las opciones son: Libre, Provisional, Ocupado o Fuera de la oficina. Para programar una Cita, hacemos un clic en el botn Nuevo, si estamos en el Calendario, estando en Correo, Contactos, etc., hacemos un clic en la flecha del botn Nuevo y seleccionamos del men la opcin Cita. En la Figura: 217 vemos ambas posibilidades.

Figura 217 En el primer caso se despliega automticamente la ventana Cita; en el segundo debemos seleccionar la opcin Cita para que esto ocurra. En Figura 218 vemos la ventana Cita, que describiremos a continuacin.

Hemos cargado todos los datos, lo que nos falta es programar la Aviso. Para ello, hacemos un clic en Cinta de opciones solapa Cita grupo Opciones herramienta Aviso, y se despliega un men que tiene las siguientes opciones, como podemos ver en la Figura 219.

Figura 219 Nota: Por defecto la opcin del Aviso es Ninguno. Seleccionamos 5 minutos, es decir, que faltando ese tiempo el sistema nos avisar del horario de la cita.

Al seleccionar un tiempo para que avise, el sistema habilita en el men que vimos en la Figura 219 la opcin Sonido.

Figura 220 Haciendo un clic en Sonido, se despliega el cuadro de dilogo Sonido de aviso, donde se muestra en el cuadro de texto el nombre del archivo de sonido que se reproducir: reminder.wav. Esto ocurrir si est marcada la casilla Reproducir este sonido. Esto lo vemos en la figura 221.

Figura 221 Para personalizar el sonido del Aviso, tenemos que hacer un clic en el botn Examinar, se despliega el cuadro de dilogo Archivos de sonido del aviso, en el podemos buscar un archivo de tipo .wav, para utilizar como sonido de la alarma. En la Figura 222 vemos el cuadro de dilogo Archivos de sonido del aviso.

Figura 222 Una vez seleccionado el archivo de sonido, hacemos un clic en el botn Abrir. Cuando regresamos al cuadro de dilogo Sonido de aviso en el cuadro de texto aparece la ruta y nombre del archivo seleccionado, como vemos en la Figura 223.

Figura 223 Nota: En Windows XP, en la carpeta Windows/Media, encontramos archivos de sonido. En la Figura 227, vemos el aviso de la Cita, describiremos cules son las acciones que podemos realizar en l.

Figura 227 a) Botn Descartar todos: al hacer un clic en este botn el sistema nos muestra el mensaje de la Figura 228

Figura 228 Respuesta S: no mostrar ningn aviso ms. Respuesta No: continuar mostrando los avisos. Casilla de chequeo No volver a mostrar este cuadro de dilogo: al seleccionar esta casilla tomar por defecto que deseamos descartas todos los avisos. No es conveniente seleccionarla. b) Botn Abrir elemento: despliega la ventana de la Cita. c) Botn Descartar: no vuelve a mostrar avisos para esta Cita. d) Cuadro de texto Haga un clic en Posponer para que le avise en: aqu fijamos con cuanta antelacin nos debe avisar nuevamente, recordndonos la Cita. e) Botn Posponer: Pospone el aviso el tiempo que se ha fijado. Nota: Cuando un Cita ha vencido, el sistema muestra un aviso indicando cuanto tiempo ha pasado del inicio de la Cita. En la Figura 229, vemos dicho aviso.

Figura 229 Para no volver a ver este Aviso, debemos hacer un clic en el botn Descartar. Programar un Evento Un evento es una cita que dura ms de un da; por ejemplo, una muestra en una exposicin, vacaciones o seminarios que duren varios das. Un evento anual es aquel que ocurre en una fecha determinada y que dura como mximo un da, por ejemplo una fecha de cumpleaos o un aniversario. Los eventos anuales no aparecen en el Visor de informacin como bloques. Aparecen como Ttulo en la parte superior donde est la fecha. Cuando otros usuarios ven su programacin dichos eventos aparecen por defecto como Tiempo Libre. Veamos dos ejemplos: 1) Cita peridica: vamos a introducir en la agenda un evento consistente en una Exposicin; Abrimos una Nueva cita, como ya vimos, y hacemos un clic en la Cinta de opciones solapa Cita Grupo Opciones herramienta Periodicidad, como vemos en la Figura 230.

Figura 229 Al hacer un clic en Periodicidad se despliega el cuadro de dilogo Repetir cita, es que vemos en la Figura 230.

Figura 230 En el cuadro de dilogo Repetir cada hemos cargado la informacin, a continuacin explicaremos cada una de las opciones. a) Hora de la Cita a.1) Inicio: Hora en que comienza el evento a.2) Fin: Hora en que finaliza el evento a.3) Duracin: segn los horarios cargados en las opciones anteriores, ser su valor. Nota: Si cargamos la hora de inicio y la duracin el sistema calcula la hora de finalizacin b) Frecuencia b.1) Botones de opcin Diaria, Semanal, Mensual o Anual. b.2) Botn de opcin Cada: habilita el cuadro de texto Cada cuantos das b.3) Cuadro de texto Cada cuantos das: donde se indica cada cuantos das se repetir el evento. b.4) Botn de opcin Todos los das laborables: al marcar esta opcin se desactiva el cuadro de texto Cada cuantos das, y tomar los diablas laborables es decir de Lunes a Viernes. Nota: hemos seleccionado Diaria e indicado que el evento se producir Cada un da.

c) intervalo de repeticin c.1) Comienzo: aqu establecemos la fecha de comienzo del evento. c.2) Botones de opcin c.2.1) Sin fecha de Finalizacin: repite este evento a lo largo de todos los aos que admite el sistema. c.2.2) Finalizar despus de: en el cuadro de texto ingresamos la cantidad de repeticiones. c.2.3) Finalizar el: combo Selector de fecha: al indicar la cantidad de repeticiones automticamente se selecciona la fecha de finalizacin de la cita peridica. Nota: hemos seleccionado Finalizar el y seleccionamos la fecha Viernes 23/03/2007. El sistema automticamente indic la cantidad de repeticiones. En el cuadro de texto Finalizar despus de, en este caso puso 5. Al hacer un clic en el botn Aceptar. Regresamos a la ventana Cita donde completamos los campos a) b) c) Asunto: Exposicin en la Asociacin Ubicacin: Saln de exposiciones de la Asociacin En la parte inferir alguna explicacin respecto del motivo del evento.

En la Figura 231 vemos la ventana correspondiente a la Cita peridica.

Figura 231 Lo que queda es guardar la Cita peridica; para ello hacemos un clic en la Cinta de Opciones solapa Cita grupo Acciones herramienta Guardar y cerrar. La Cita peridica, la visualizamos en el Calendario tal como se muestra en la Figura 232

Figura 231 Nota: La etiqueta aparece cuando dejamos inmvil el puntero del ratn unos segundos sobre la cita. 2) Cita anual: guardaremos un evento consistente en una fecha de cumpleaos que se produce los 8/12. Para guardar un evento hacemos un doble clic por debajo del Ttulo del da, en la Figura 232 vemos el mensaje que aparece al dejar por unos segundos el puntero de ratn sobre dicho lugar.

Figura 232 Se abre la ventana del evento y luego hacemos un clic en la Cinta de opciones solapa Cita Grupo Opciones herramienta Periodicidad, se despliega el cuadro de dilogo Repetir Cita, en el que introducimos los siguientes datos: a) Frecuencia: pulsamos el botn Anual. b) Cada: 8 de: seleccionamos el mes de Diciembre (Fecha del cumpleaos) Los restantes datos los dejamos sin cambiar. En la Figura 233, observamos lo sealado ms arriba.

Figura 233 Cuando hacemos un clic en Aceptar volvemos a la ventana del Evento peridico, en la que introducimos la siguiente informacin: a) Asunto: Saludar por el cumpleaos a Hctor. b) Mostrar Como: Seleccionaremos la opcin Disponible c) Aviso: seleccionaremos 1 da (esto significa que el aviso nos lo mostrar el 07/12. En la figura 234, observamos la informacin introducida.

Figura 234 Nota: Observe el ttulo de la ventana. Para finalizar hacemos un clic en la Cinta de Opciones solapa Cita grupo Acciones herramienta Guardar y cerrar, as se guarda el Evento Peridico. En la figura 235 vemos dicha cita en el calendario.

Figura 235 Programar una Reunin Programaremos una reunin convocando al personal de Ventas, para hacer el seguimiento del cumplimiento de los objetivos fijados. La reunin tendr lugar el da 22/03/07 entre las 10 y las 13 hs. Se invitar el personal de Ventas como participantes necesarios y a los Gerentes de Finanzas y Recursos Humanos como Opcionales. La reunin se desarrollar en el Saln de Conferencias. La convocatoria a la reunin la hace el Gerente de Ventas.

Abrimos una Nueva cita y cargamos la informacin necesaria. En la figura 236 vemos los datos que se han ingresado en la ventana de la Cita. Se ha indicado en Mostrar como: No disponible y se ha programado un Aviso con 15 min de antelacin.

Figura 236 Debemos invitar a los asistentes a la Reunin, para ello les mandamos un E-Mail, haciendo un clic en la Cinta de opciones, solapa Cita grupo Acciones herramienta Invitar a los asistentes. Se despliega la ventana Reunin, que es similar a la ventana Mensaje, aqu tenemos que cargar el campo Para con las direcciones de correo electrnico de las personas que deseamos invitar. Podemos buscar las direcciones en contactos, para ello hacemos un clic en Para y se despliega la ventana Seleccionar los asistentes y los recursos: [Nombre de la libreta de direcciones], como vemos en la figura 224. Nota: [Nombre de la libreta de direcciones] al desarrollar estos ejercicios hemos creado una Libreta de Direcciones llamada Contactos Para el Manual.

Figura 237 Con los vendedores de las distintas zonas hemos creado una Lista de distribucin, esto facilita a la hora de ingresar las direcciones de correo de varias personas, que como en este caso pertenecen a un mismo grupo. Las listas de distribucin se crean desde Contactos men Acciones opcin Nueva lista de Distribucin. Se le da un nombre a la lista de distribucin (en este caso le hemos dado el nombre Vendedores) y se ingresan las direcciones de correo de las personas, que pueden ser seleccionadas de una Libreta de direcciones o introducidas manualmente. En el planteo del ejercicio habamos dicho que el personal de ventas deba ser invitado como Necesario y los Gerentes de Recursos Humanos y de Finanzas como Opcionales. Nota: Antes de ingresar los asistentes a una reunin se puede ver los calendarios de stos para saber si estn disponibles en la fecha y horario que se desea fijar par la reunin. Esto es posible slo si se trabaja en red con un servidor Microsoft Exchange. Nota: Tambin podemos invitar a la reunin algn recurso, por ejemplo La sala de reunin, proyector, etc. es decir que los recursos son invitados como si fueran usuarios y ellos tambin tienen un calendario, donde se organizan las citas, es decir, que los usuarios pueden ver sus calendario al momento de invitar un recurso, para saber si est disponible.

Al volver a la ventana Reunin en Para, estn las direcciones de correo de los asistentes invitados, como vemos en la Figura 238.

Figura 238 Nota: en Para tenemos un signo ms dentro de un recuadro y a continuacin el nombre de la Lista de distribucin Vendedores. Cuando hacemos un clic sobre dicho signo ms se despliega en pantalla el cuadro de dilogo Expandir lista, como vemos en la Figura 239.

Figura 239 Cuando hacemos un clic en Aceptar, el campo Para se transforma, segn puede observarse en la Figura 240.

Figura 240 Enviamos el mensaje a los participantes haciendo un clic en el botn Enviar. En la Figura 241 vemos el mensaje recibido por un invitado.

Figura 241 En el Calendario se ha guardado la Reunin, segn vernos en la Figura 242.

Figura 242 Como podemos ver tenemos dos actividades cuyos horarios se superponen. Cuando programamos una Reunin, si estamos trabajando en una red con un servidor Microsoft Exchange, podemos ver la disponibilidad horaria de los otros usuarios de la red. Para ello desde la ventana Reunin, hacemos un clic en la Cinta de Opciones solapa Reunin grupo Mostrar herramienta Programacin, se despliega el cronograma de actividades, buscamos el da que deseamos y veremos la disponibilidad asignada a las actividades de los participantes. En la Figura 243, vemos dicho cronograma.

Figura 243 Nota: Observemos que para la primera entrada, que es el usuario del sistema, se pueden visualizar las actividades con su disponibilidad; en la parte inferior de la ventana est el cdigo de colores. En ambas actividades figura como No disponible. El segundo asistente se ve con un rayado que indica Sin informacin esto se debe a que no se est trabajando en una red con un servidor Exchange. Por lo tanto no se puede conocer la disponibilidad horaria. Nota: para programar una reunin abrimos una Nueva cita, pero tambin se puede iniciar, estando en Calendario, desde Nuevo, haciendo un clic en la flecha y del men seleccionando la opcin Convocatoria de reunin, como vemos en la Figura 244.

Figura 244

Responder a una Convocatoria de Reunin

Cuando un usuario recibe una convocatoria de reunin en su Bandeja de entrada del Correo, abre dicho mensaje y tendr tres botones: Aceptar, Rechazar y Provisional, al hacer clic en alguno de los botones Outlook abre una ventana de mensaje, donde puede ingresar la respuesta y luego lo enva al destinatario. Chequear Respuestas a la Reunin Puede seleccionarse esa opcin cuando convocamos a una reunin, enviamos mensajes a los asistentes y a los recursos. Cuando los asistentes reciben los mensajes, respondern indicando si concurrirn o no. Los recursos se pueden programar para que respondan en forma automtica mediante un mensaje si estn disponibles o no. Para saber quines concurrirn, podemos revisar mensaje por mensaje, lo que nos tomar mucho tiempo. Buscamos la cita de la reunin en el calendario y hacemos doble clic sobre ella, se despliega en pantalla la ventana Reunin y hacemos un clic en la Cinta de Opciones solapa Reunin grupo Mostrar herramienta Seguimiento. Se abre la Pgina de seguimiento. Esta pgina nos muestra las respuestas recibidas, tal como vemos en la Figura 245.

Figura 245 En esta pgina tambin podemos modificar la Asistencia o la Respuesta. Cuando hacemos un clic sobre las Asistencia de un participante o sobre su Respuesta, se despliegan mens que nos permiten hacer el cambio. Como se muestra en la Figura 246.

Figura 246

Eliminar elementos del Calendario La Citas individuales, Citas peridicas, Convocatorias a reuniones las podemos eliminar de varias maneras. Para poder eliminar u elemento tiene que estar seleccionado, es decir debemos hacer un clic sobre l. 1) Men Edicin opcin Eliminar: En la Figura 247 vemos el men Edicin y seleccionada la opcin Eliminar.

Figura 247 Cuando hacemos un clic sobre esta opcin el elemento es eliminado. 2) Barra de herramientas Estndar: La herramienta que tiene la forma de una X, es Eliminar (Figura 248). Para que est activa hay que seleccionar un elemento del calendario.

Figura 248 Cuando hacemos un clic sobre esta herramienta es eliminado el elemento. 3) Men Contextual: Al hacer un clic con el botn secundario del ratn sobre un elemento de calendario, se activa el men contextual, la ltima opcin es Eliminar, como vemos en la Figura 249.

Figura 249 Cuando hacemos un clic sobre esta opcin el elemento es eliminado. Nota: Si eliminamos un elemento del calendario por error y deseamos recuperarlo, en el momento de haberlo eliminado, podemos hacerlo usando del men Editar la opcin Deshacer eliminar. En la Figura 250 se muestra esta opcin.

Figura 250 Modificar Elementos del Calendario 1) Modificar una Cita: al seleccionar una Cita, aparece un borde negro, con dos puntos blancos. Al sealar con el puntero del ratn estos puntos, el cursor se transforma en una flecha doble de color negro. Haciendo un clic con el botn derecho y arrastrando el puntero del ratn, podemos modificar el horario de comienzo o el de finalizacin de la Cita. segn lo hagamos usando el punto superior o inferior. En la Figura 251 vemos una Cita seleccionada:

Figura 251 2) Modificar una Cita Peridica: Si deseamos modificar slo una repeticin, hacemos lo indicado en el caso anterior.

Pero si deseamos modificar todas las repeticiones, hacemos un doble clic sobre la Cita, para editarla, el sistema nos mostrar el cuadro de dilogo Abrir Elemento peridico: (Figura 252).

Figura 252 Aqu debemos seleccionando Abrir la Serie y luego hacer un clic en Aceptar. Se abre la ventana Cita peridica y para modificar por ejemplo el horario, hacemos un clic en Periodicidad. Luego hacemos un clic en Guardar y cerrar. Tambin se puede usar el men contextual, que se despliega cuando hacemos un clic con el botn secundario del ratn sobre una Cita peridica, seleccionando la opcin Modificar Serie, como muestra la Figura 253.

Figura 253 3) Modificar una Reunin: hacemos doble clic sobre la entrada en el calendario, hacemos las modificaciones necesarias y luego con un clic en el botn Enviar actualizacin, les enviamos nuevamente los mensajes de invitacin, que debern ser respondidos, y podremos hacer su seguimiento para ver el resultado de las mismas. Crear un nuevo Calendario

Para crear un nuevo Calendario, en la Lista de carpetas, hacemos un clic con el botn secundario del ratn, y se activa el men contextual del cual debemos seleccionar la opcin Nueva Carpeta. Segn vemos en la Figura 254.

Figura 254 Al hacer un clic sobre esta opcin se abre el cuadro de dilogo Crear nueva carpeta, tal como el que vemos en la Figura 255.

Figura 255

Introdcimos la informacin para la creacin de la carpeta: a) Nombre: es el nombre que queremos ponerle a la carpeta (Por Ejemplo: Mi Calendario) b) Contenido de la carpeta: elementos de calendario (es la opcin por defecto porque hemos hecho un clic sobre, la carpeta Calendario) y esto es lo que debemos usar. c) Seleccionar ubicacin de la carpeta: la carpeta que vamos a crear quedar como una subcarpeta de Calendario. Pero podramos cambiar la otra ubicacin. En la Figura 256 vemos esta carpeta ya creada y el nuevo calendario. Observar que este calendario tiene color diferente a los anteriores.

Figura 256 Mover Elementos del Calendario Los elementos de calendario los podemos mover para cambiarlos de fecha y hora, utilizando el mtodo de arrastrar y soltar. Al mover Citas o Reuniones a otra fecha, conservan el horario establecido. Veamos un ejemplo, en la figura 257, vemos una Cita, Pedir turno al dentista el da 26/03/07 de 10 a 14 hs.

Figura 257 La Cita la moveremos al da 28/03/07, para ello hacemos un clic con el botn derecho del ratn y manteniendo presionado el botn arrastramos hasta llegar sobre el calendario al da 28/03/07. All soltamos el botn del ratn. La cita se ha movido, como podemos ver en la Figura 258.

Figura 258 Vista preliminar e Imprimir Informacin del Calendario 1) Vista preliminar a) Men Archivo opcin Vista Preliminar: En la Figura 259 vemos el men Archivo, seleccionada la opcin Vista Preliminar.

Figura 259 b) Barra de herramientas Avanzadas: En la Figura 260 vemos en la barra de herramientas Avanzadas la opcin Vista Preliminar

Figura 260 La Vista preliminar nos muestra cmo se va a imprimir una hoja del calendario. Podemos personalizar la Configuracin, seleccionar Impresora, papel, agregar encabezados y pies de pginas. En la Figura 261, vemos la Vista preliminar.

Figura 261 2) Imprimir a) Men Archivo opcin Imprimir: b) En la Figura 262 vemos el men Archivo, seleccionada la opcin Vista Preliminar.

Figura 262 Cuando ejecutamos esta opcin se abre el cuadro de dilogo Imprimir. c) Barra de herramientas Estndar En la Figura 263 vemos en la barra de herramientas Estndar la herramienta Imprimir

Figura 263 d) Men Contextual: En la Figura 264 vemos en el men Contextual la opcin Imprimir

Figura 264 Cuando ejecutamos la opcin Imprimir, de la barra de herramientas Estndar o del men Contextual, el archivo va directamente a la impresora. Agregar una Tarea al Cuadro de Tareas En Outlook podemos hacer un seguimiento de nuestras. El Panel de tareas no es ms que un listado de actividades que tenemos que desarrollar. Podemos hacer el seguimiento de la tarea fijando porcentajes de avance de la misma, clasificarla por categoras, programas avisos que nos recuerden la tarea. etc. Veremos cmo cargar una tarea. Haciendo un doble clic en el Panel de tareas o un clic y luego pulsando la opcin Nuevo, se despliega la ventana Tarea. En la Figura 265 vemos una tarea cargada.

Figura 265 a) Asunto: Descripcin de la tarea. b) Inicio: Fecha en que debe comenzarse la tarea. c) Estado: No comenzada (es el estado por defecto) d) Vencimiento: Fecha en que hay que finalizar la tarea. e) Prioridad: Baja, Normal, Alta. La prioridad Normas es la opcin por defecto. f) % de Completado: Indica el grado de avance de la tarea.

g) Aviso: Es una casilla de chequeo, al marcarla el sistema habilita los campos que estn a continuacin. h) Fecha: En que se activar la alarma. i) j) Hora: En que se activar la alarma. Sonido: Podemos personalizar el sonido de la alarma.

k) Propietario de la tarea: Usuario del sistema.

Las tareas en el Calendario, las visualizaremos en el Panel de tareas, que est ubicado en la esquina inferior derecha de la pantalla. Hemos creado una tarea, para poder ver cmo se presenta en el Panel de tareas y qu informacin brinda respecto de la tarea. En la Figura 266, vemos el Panel de tareas y el mensaje que muestra el sistema cuando sealamos una Tarea durante unos segundos sin mover el ratn.

Figura 266 El listado de tareas lo podemos mostrar ordenado por Fecha de Inicio o por fecha de Vencimiento. Cuando hacemos un clic con el botn secundario del ratn, sobre la barra de ttulos de los campos, se despliega el siguiente men contextual: (Figura 267)

Figura 267 Los smbolos de visto que aparecen a la izquierda indican qu opciones estn activas. En este caso muestra el listado de tareas ordenado por fecha de Inicio, adems muestra las tareas que ya se han completado. En el extremo derecho hay una bandera tarea como terminada. que al hacerle clic nos permite marcar la

Cuando acercamos el puntero del ratn a la bandera, nos muestra el sistema el siguiente mensaje. (Figura 268)

Figura 268 a) Un clic sobre la bandera para marcar la tarea como completada, el resultado de esta accin lo vemos en la Figura 269.

Figura 269 Nota: Observemos que se han tachado los textos correspondientes a la tarea y adems en el extremo derecho aparece la marca de tarea finalizada, que es el smbolo de visto .

b) Un clic sobre la bandera con el botn secundario para obtener todas las opciones del men, el que apreciamos en la Figura 270.

Figura 270 Este men nos permite marcar la tarea, con un cdigo de banderas e incluso Establecer clic rpido, Esto significa que al hacer un clic se coloca una bandera prefijada. La bandera que se va a colocar la seleccionamos en el siguiente cuadro de dilogo Establecer clic rpido, que visualizamos en la Figura 271.

Figura 271 Antes de la bandera hay un cuadradito blanco, con borde gris oscuro, que permite establecer la Categora de la tarea. Cuando acercamos el puntero del ratn y lo dejamos unos segundos, muestra el siguiente mensaje (Figura 272).

Figura 272 Cuando hacemos un clic con el botn secundario se despliega el siguiente men contextual, (Figura 273)

Figura 273 Nos permite borrar todas las categoras asignadas (podemos seleccionar ms de una, haciendo un clic en la opcin Todas las Categoras, o asignar una categora de acuerdo a su color, cuyo nombre puede se personalizado. Tambin nos permite Establecer el clic rpido, al seleccionar esta opcin se despliega un cuadro de dilogo Establecer el clic rpido, donde seleccionamos la o las categoras que deseamos asignar, cuando hacemos clic sobre el rectngulo (Figura 274)

Figura 274 Ejercicio de como Programar con el calendario 1) Entre a Outlook y muestre el Calendario. 2) Introduzca una Cita, para el jueves prximo que le recuerde que debe concurrir a una exposicin de pintura de un pintor amigo. Establezca el horario de inicio, de finalizacin, programe un aviso con 30 minutos de antelacin. En ubicacin ingrese el nombre i direccin del Saln de Exposiciones. Guarde la Cita 3) Programe para maana una cita entre las 10:00 y las 11:00 hs. Cuyo Asunto sea Entrevistas a postulantes para cubrir vacante de dibujante tcnico, Ubicacin: Mi oficina. Guarde la cita. 4) Programe un evento peridico. Asunto: Clases de Ingls, Ubicacin: En mi oficina, Las mismas sern todos los lunes del ao de 11:00 a 12:00 hs. 5) Programe una reunin. Invitando a varias personas (4 o 5) de modo de poder hacer el seguimiento de las respuestas a la convocatoria. Por lo menos un invitado debe ser Opcional. Asunto: Preparar Boletn Informativo del mes en curso. Ubicacin: Sala de reuniones. Horario de 12:00 a 13:00 hs. Enve la convocatoria. Fecha de la reunin el lunes prximo. 6) Cuando reciba las respuestas verifique el estado de las mismas en la Pgina de Seguimiento. 7) Ingrese una tarea cuyo asunto sea: Realizar mantenimiento de la PC., fecha pasado maana. Con un Aviso hoy dentro de cinco minutos de la hora actual. 8) Elimine todas las ocurrencias de las Clases de ingls. 9) Cambie el horario de la reunin de 12:00 a 13:00 a 15:00 a 16:00. Notifique a los invitados del cambio. 10) Ubquese en el da de la reunin y haga un Vista preliminar de la vista da del calendario y luego imprmala. 11) Elimine la reunin, sin notificar a los asistentes.

12) Elimine la entrevista y la tarea.

Manual de Formacin en Outlook

ndice LECCIN 8 TRABAJAR CON TAREAS .............................................................................................. 2 Usar Tareas ........................................................................................................................................ 2 Barra de Tareas Pendiente............................................................................................................. 3 Agregar Tareas................................................................................................................................. 7 Modificar Tareas............................................................................................................................... 9 Marcar una tarea como Completada ...................................................................................... 11 Ordenar/Reordenar Tareas.......................................................................................................... 13 Cambiar la Vista de las Tareas .................................................................................................... 13 Asignar Tareas a un Usuario ......................................................................................................... 15 Indicar el Progreso de una Tarea................................................................................................ 16 Vista preliminar e Imprimir informacin de las Tareas.............................................................. 17 Eliminar Tareas ................................................................................................................................ 18 Ejercicio de cmo Trabajar con Tarea....................................................................................... 18

LECCIN 8 TRABAJAR CON TAREAS Outlook nos permite que administremos nuestras propias tareas o asignar tareas a otros usuarios, esto requiere trabajar en red con un servidor Microsoft Exchange. Administrar las tareas significa que podamos hacer el seguimiento de las mismas. programar avisos, verificar su avance, visualizar en forma destacada las tareas vencidas. Usar Tareas En el Listado de carpetas tenemos dos carpetas referentes a Tareas: Lista de tareas pendientes y Tareas. En las figura 275 vemos estas dos carpetas.

Figura 275 Accedemos a Tareas haciendo un clic en el Panel de exploracin botn Tareas. El sistema por defecto muestra la Lista de tareas pendientes, tiene el aspecto que vemos en la Figura 276.

Figura 276 En la Figura 277 vemos el contenido de la carpeta Tareas

Figura 277 Nota: Los campos estndar de las dos carpetas son diferentes. Lista de tareas pendientes Icono Completada Asunto de de la tarea Asignada a Estado personalizado Personalizar prioridad Vencimiento Estado de marca En la carpeta Barra de Tareas Pendiente Esta bandeja nos permite hacer un seguimiento rpido de todas las tareas pendientes. Para activar esta bandeja tenemos que seleccionar del men Ver la opcin Barra Tareas pendientes y del submen la opcin Normal. En la Figura 278 vemos este men desplegado. Tareas Icono Completada Asunto de de la tarea

Estado de marca

Figura 278 La Barra Tareas pendientes es la que visualizamos a la derecha del Panel de tareas pendientes. La Figura 279 nos muestra dicha bandeja.

Figura 279 En la Barra Tareas pendientes, vemos las citas y las tareas pendientes. Para personalizar la Barra Tareas pendientes tenemos que hacer un clic con el botn secundario del ratn en la Barra de ttulo de la Bandeja de tareas pendientes, tal como vemos en la Figura 280.

Figura 280

Seleccionamos la opcin Opciones, se despliega el cuadro de dilogo Opciones de la barra de tareas pendiente. Veamos la Figura 281.

Figura 281 En l podemos personalizar: 1) Mostrar explorador de fecha Nmero de filas de meses: Aqu se indica la cantidad de meses a mostrar en la parte superior de la barra. Para visualizarla la casilla de chequeo debe estar marcada. 2) Mostrar Citas Nmero de citas: Aqu se indica la cantidad de citas pendientes que deseamos ver. Para visualizarla la casilla de chequeo debe estar marcada. 3) Mostrar lista de tareas: Para visualizarla la casilla de chequeo debe estar marcada. En la Figura 282 se ha maximizado el ancho de la Barra Tareas pendientes y observamos dos meses en una fila y disminuye la cantidad de citas a dos.

Figura 282 Nota: para modificar el ancho de cualquier panel, acercamos el puntero del ratn a la lnea de separacin entre ambos paneles, el puntero de ratn se transforma en una flecha negra de doble punta. Arrastrando hacia izquierda o derecha podemos disminuir el ancho o aumentarlo. Agregar Tareas Una Tarea se puede agregar desde varios lugares. 1) Desde la Lista de tareas pendientes: En la Lista de tareas pendientes, debajo de Asunto de la tarea, tenemos disponible el campo para ingresar una nueva Tarea, tal como podemos ver en la Figura 283.

Figura 283 Al hacer un clic all se habilita el campo para escribir el Asunto, especificar la Fecha de vencimiento. Para introducir las restantes opciones de seguimiento de la tarea, es necesario editarla, para ello hacemos un doble clic sobre cualquiera de los campos y se abre la ventana Tarea. En la Figura 284 vemos personalizada la tarea y lista para Cerrar y Guardar.

Figura 284 2) Otra forma desde la Lista de tareas pendientes: Haciendo un doble clic en una lnea correspondiente a una tarea que est en blanco. Se abre la ventana correspondiente a la tarea. 3) Desde la ventana Tarea: Haciendo un clic en el botn Nuevo, se abre la ventana correspondiente a la nueva tarea. 4) Desde cualquier opcin del Panel de exploracin: Usando el men Nuevo opcin Tarea, en la Figura 285, vemos la opcin seleccionada en el men.

Figura 285

Al hacer clic en esta opcin se abre la ventana correspondiente a la nueva tarea. 5) Utilizando el men Archivo opcin Nuevo y del submen la opcin Tarea. La ubicacin dentro del men depende que opcin en que estemos del Panel de exploracin. a. Correo: Tarea es la opcin N 10 En la Figura 286 Vemos el caso de estar visualizando el correo en el Panel de exploracin.

Figura 286 b. Calendario: Tarea es la opcin N 9 c. Contactos: Tarea es la opcin N 8 d. Tareas: Tarea es la opcin N 1 Al hacer clic en esta opcin se abre la ventana correspondiente a la nueva tarea. Modificar Tareas Para modificar una tarea debemos editarla, podemos hacerlo desde: 1) Listado de tareas: Cuando deseamos modificar un campo correspondiente a una Tarea, seleccionamos la tarea y luego hacemos un clic en el lugar que queremos ubicar el punto de insercin. En la Figura 287 vemos el punto de insercin al final del texto ingresado como Asunto de la tarea.

Figura 287 Una vez realizado el cambio presionamos la tecla [Enter], la tecla [Tab] o haciendo un clic en cualquier lugar, se guarda automticamente el cambio. 2) Desde la Barra Tareas pendientes: En forma similar que en el caso anterior, podemos modificar el Asunto de la tarea, haciendo un clic sobre l para colocar el punto de insercin. En la Figura 288, vemos esta situacin.

Figura 288 Tambin podemos modificar la Categora o el Seguimiento. 3) Otra opcin desde el Listado de tareas: Haciendo un doble clic en cualquier campo de la tarea, se despliega en pantalla la ventana de la Tarea. 4) Utilizando el men Archivo opcin Abrir y del submen la opcin Abrir elemento seleccionado: En la Figura 289 visualizamos dicho men y submen.

Figura 289 5) Desde el Listado de tareas o de la Barra Tareas pendientes: Haciendo un clic con el botn secundario del ratn sobre una tarea, se despliega el men contextual y haciendo un clic en la opcin Abrir, se abre la ventana de la Tarea. En la Figura 290, vemos el men mencionado.

Figura 290 6) Desde Tareas: Marcar una tarea como Completada Cuando se finaliza una tarea debe ser marcada como completada. Las tareas finalizadas las vemos con texto tachado y en Seguimiento, un smbolo de visto, como vemos en la figura 291.

Figura 291 Observemos que la tarea con Asunto de la tarea: Confeccionar Infor, en la Lista de tareas pendientes aparece como tachada y desaparece de la Barra Tareas pendientes. Para marcar una tarea como terminada, lo que estamos haciendo es una modificacin de la tarea, por lo tanto todo lo visto en el tema Modificar Tareas, es aplicable para ello. Veamos algunos casos: 1) Marcar como finalizada una tarea en la Lista de tareas pendientes: Haciendo un clic sobre la bandera que indica el estado de seguimiento, se marca la tarea como terminada con el smbolo de visto . 2) Marcar como finalizada una tarea en la Barra Tareas pendientes: Cuando hacemos un clic sobre la bandera que indica el estado de seguimiento, la tarea deja de visualizarse en la Barra Tareas pendientes y aparece en la Lista de tareas pendientes como ya indicamos. 3) Marcar como finalizada una tarea en la ventana Tarea: Tenemos dos formas para hacerlo: a) Seleccionamos en el combo Estado la opcin Completada (Figura 292)

Figura 292 El % Completado en forma automtica toma el valor 100%. b) Ingresamos o seleccionamos 100% en % Completado (Figura 293).

Figura 293 El combo Estado en forma automtica asume el valor Completada Ordenar/Reordenar Tareas La lista de tareas pendientes la podemos ordenar por cualquier campo, simplemente tenemos que hacer un clic en el encabezado del campo. La primera vez que hacemos un clic ordena en forma ascendente y la segunda vez en forma descendente. La direccin del ordenamiento est indicada por una punta de flecha en el encabezado del campo, si es ascendente y si es descendente .

Cambiar la Vista de las Tareas 1) Lista de tareas pendientes: Segn la vista, as sern los campos que visualicemos. En la Figura 294 vemos los campos que se muestran en cada vista:

Figura 294 Todas las vistas se presentan como una tabla, salvo la vista Listado de tareas pendientes, que una tabla y un panel de lectura de la tarea, donde se muestra todo su contenido. En la Figura 295, vemos esta vista.

Figura 295 Esta vista est ordenada por fecha de vencimiento, para que establezcamos otro ordenamiento, tenemos que hacer un clic con el botn secundario del ratn, se despliega el men contextual y de all seleccionamos la opcin de acuerdo al criterio de ordenamiento que deseamos aplicar. En la Figura 296 vemos dicho men contextual.

Figura 296 2) Tareas: Segn la vista, sern los campos que visualicemos. En la Figura 297 vemos los campos que se muestran en cada vista:

Figura 297 Igual que en el caso anterior la vista Listado de tareas pendientes es la de la Figura 295 Asignar Tareas a un Usuario Podemos asignar una tarea a otro usuario de la misma organizacin o no. La diferencia radica en el seguimiento de la misma. Si se trabaja en red con servidor Exchange, dentro de la misma organizacin se puede hacer el seguimiento de las tareas en forma automtica. A medida que nos informa el avance de la tarea a quien le fue asignada, podemos desde Tareas o Listado de tareas pendientes visualizar el porcentaje completado. Si le asignamos la tarea a una persona envindolo la tarea a una direccin de correo de Internet. El seguimiento deberemos hacerlo en forma manual a medida que recibimos los E-Mail que nos enva. Para asignar una tarea a un usuario, abrimos una nueva tarea y hacemos un clic en Cinta de opciones solapa Tareas grupo Administrar tareas herramienta Asignar tarea, en la Figura 298, vemos dicha herramienta.

Figura 297 En la Figura 298 vemos la ventana de una tarea, para ser asignada a una persona y se detalla qu se puede incorporar en la misma.

Figura 298 Para insertar cualquier objeto grfico, tablas, archivos, etc., debemos utilizar de la Cinta de opciones la solapa Insertar. En la Figura 299, podemos observar dicha solapa.

Figura 299 Nota: La opcin Conservar una copia actualizada de esta tarea en la lista de tareas, nos permite hacer el seguimiento de los cambios efectuados por el destinatario de la tarea. La opcin Enviarme un informe de estado cuando esta tarea est completada, cuando el destinatario indica tarea completada, el sistema automticamente enva el mensaje a la bandeja del propietario de la tarea. Indicar el Progreso de una Tarea Trabajando como ya dijimos en un entorno con un servidor Microsoft Exchange, se pueden compartir las tareas y otros usuarios pueden visualizar, para hacer el seguimiento de nuestras tareas y las que hayamos asignado a otras personas.

El progreso de una tarea se lo indica modificando el % Completado, entrando en Modificar tarea, como ya hemos visto. Vista preliminar e Imprimir informacin de las Tareas Podemos realizar la vista preliminar o imprimir una tarea o el listado de las tareas. Para imprimir o hacer una vista preliminar de una tarea, desde el Listado de tareas pendientes o de Tareas, hacemos un doble clic sobre la tarea, se despliega la ventana de la tarea y en la Barra de herramientas de acceso rpido, hacemos un clic sobre la herramientas Impresin rpida (enva automticamente a la impresora) o Vista preliminar. En la Figura 300 vemos la vista preliminar de una tarea.

Figura 300 Para imprimir o hacer una vista preliminar del listado de tareas, tenemos varias alternativas. 1) Men Archivo: opciones Vista preliminar o Imprimir (abre el cuadro de dilogo Imprimir) 2) Barra de herramientas Estndar: en esta barra por defecto tenemos la herramienta Imprimir (abre el cuadro de dilogo Imprimir). 3) Barra de herramientas Avanzadas: en esta barra por defecto tenemos la herramienta Vista preliminar. En la Figura 301 vemos la vista preliminar de las Tareas en Vista sencilla.

Figura 300 Eliminar Tareas Para eliminar una tarea lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla, para ello hacemos un clic sobre la tarea. Tenemos varia opciones para eliminar una tarea. 1) Men Editar opcin Eliminar 2) Barra Estndar herramienta Eliminar 3) Men contextual opcin Eliminar Una tarea eliminada podemos recuperarla de la carpeta Elementos eliminados, permanecer en esta carpeta hasta que vaciemos dicha carpeta. Ejercicio de cmo Trabajar con Tarea 1) Muestre las Tareas 2) Agregue tres tareas nuevas: a) Asunto de la tarea: Confeccionar informe de ventas del mes del mes pasado Vencimiento: viernes prximo Categora: Amarilla b) Asunto de la tarea: Confeccionar cronograma de actividades del mes de prximo. Vencimiento: lunes prximo. Vencimiento: ingrese una fecha de la semana prxima. Categora: Roja c) Asunto de la tarea: Confeccionar Listado de clientes que han comprado ms de 5000 .

Vencimiento: dentro de dos semanas. Categora: Azul 3) Ordene las tareas en la Lista de tareas pendientes vista sencilla, por fecha de vencimiento decreciente 4) Abra la ventana de la tarea Confeccionar cronograma de actividades del mes de prximo y asgnele prioridad Alta. 5) Abra la ventana de la tarea Confeccionar informe de ventas del mes del mes pasado e indique que est completada en un 30%. 6) Marque la tarea Confeccionar Listado de clientes que han comprado ms de 5000 , desde el Listado de tareas pendientes como completada. 7) Recorra las distintas vistas, tanto de Lista de tarea pendientes como de Tareas, para observar las diferencias. 8) Elimine las tareas creadas en esta ejercitacin y vace la carpeta de Elemento eliminados.

Manual de Formacin en Outlook

ndice LECCIN 9 USAR EL DIARIO............................................................................................................. 2 Usar el Diario ..................................................................................................................................... 2 Agregar una Entrada al Diario ...................................................................................................... 2 Configurar el Diario para Grabar.................................................................................................. 4 Ver Entradas del Diario ................................................................................................................... 7 Cambiar la Vista del Diario ............................................................................................................ 8 Abrir una Entrada del Diario........................................................................................................... 9 Ordenar los Elementos del Diario ................................................................................................ 10 Vista Preliminar e Imprimir las Entradas del Diario .................................................................... 10 Eliminar Entradas del Diario .......................................................................................................... 14 Ejercicio de cmo Usar el Diario.................................................................................................. 15

LECCIN 9 USAR EL DIARIO Usar el Diario En el Diario se registra automticamente todo lo referente a contactos (mensajes de correo electrnico, tareas, llamadas telefnicas, faxes), y archivo de documentos de aplicaciones creadas con aplicaciones del paquete Office. Podemos acceder al Diario desde el Panel de exploracin, si no vemos el botn Diario, desde Configurar botones podemos agregarlo. El botn Diario es el siguiente , se encuentra en la parte inferior del Panel de exploracin, como se muestra en la Figura 301

Figura 301 Al Diario tambin podemos acceder a travs del men Ir opcin Diario. Segn vemos en la Figura 302.

Figura 302 Agregar una Entrada al Diario El Diario nos permite registrar cualquier actividad, en forma automtica guarda las actividades de Outlook y seleccionndolas otras actividades de Office. Adems podemos agregar otras actividades en forma manual. Usaremos del men Acciones la opcin Nueva entrada del Diario, segn vemos en la Figura 303

Figura 303 Al hacer un clic en esta opcin se abre la ventana Entrada del Diario, donde podemos seleccionar en la lista desplegable el Tipo de entrada. En la Figura 304 vemos las opciones de los diferentes tipos de entradas que podemos registrar.

Figura 304 Tambin podemos indicar el contacto, la organizacin, la fecha y hora de iniciacin, la duracin, categora (para organizar las entradas al Diario), ingresar un asunto. Tambin hay un cronmetro, para hacer el seguimiento de la duracin de una actividad (por ejemplo al registrar una llamada telefnica). En la Figura 305 vemos la ventana Entrada del Diario.

Figura 305 Tambin se puede abrir la ventana Entrada del Diario, estando en la opcin Diario, haciendo un clic en la barra de herramientas Estndar herramienta Nuevo. Estando en cualquier otra carpeta podemos seleccionar del men desplegable Nuevo la opcin Entrada del Diario. Configurar el Diario para Grabar Debemos configurar el Diario de modo que Outlook, realice el seguimiento de las actividades en forma automtica. Todo el funcionamiento de Outlook es controlado desde el cuadro de dilogo Opciones, dicho cuadro se abre desde el men Herramientas opcin Opciones Segn vemos en la Figura 306.

Figura 306 En el cuadro de dilogo Opciones, tenemos que hacer un clic en el botn Opciones del diario, tal como se ve en la figura 307.

Figura 307 En el cuadro de dilogo Opciones del diario chequeamos las casillas que necesitemos del listado Grabar automticamente estos elementos: Cancelacin de la reunin Convocatoria de reunin Mensaje de correo electrnico Respuesta a la reunin Respuesta a la tarea Solicitud de tarea Las opciones marcadas se tendrn en cuenta para los contactos seleccionados en el listado Para estos contactos

Figura 308 Tambin podemos seleccionar qu aplicaciones de Office queremos que se graben, marcando la casilla correspondiente en el listado Grabar tambin archivos de. Desde aqu mismo tambin podemos configurar la accin que realizar el sistema al hacer doble clic sobre una entrada del Diario, Abrir la entrada del Diario (abre la ventana Diario) o Abrir elemento correspondiente a la entrada del Diario (abre el archivo). Ver Entradas del Diario Al ingresar al Diario observamos la vista Por tipo, que es la predeterminada, Se presentan varia barras grises, que indican la actividad en una escala de tiempo. Cada barra representa un grupo de elementos, que puede ser expandida (+) o contrada (-), segn sea nuestro deseo. En la Figura 309 vemos las entradas del Diario.

Figura 309 A la izquierda vemos el diario; los smbolos menos (-) indican que podemos contraerlos y los smbolos (+), que podemos expandir para ver los elementos. En el Diario est seleccionada la Llamada telefnica y a la derecha, en el visor del elemento, vemos el contenido. Cambiar la Vista del Diario De acuerdo a la tarea que queramos realizar ser vista que utilizaremos. En la Figura 310 vemos el listado de las vistas que nos brinda el Outlook.

Figura 310 Adems de las vistas tenemos opciones que nos modifican las vistas, permitindonos ver el da de Hoy, 1 Da, 7 Semana o 31 Mes. Estas opciones estn en la barra de herramientas Estndar o las opciones del men Ver, como vemos en la Figura 311 y 312.

Figura 311 Abrir una Entrada del Diario Segn la opcin que hayamos chequeado

Figura 312

Una entrada del Diario la abrimos haciendo un doble clic sobre el elemento, si es un archivo nos mostrar el siguiente mensaje (Figura 313).

Figura 313 Hacemos un clic en el botn Abrir y se abre la aplicacin en este caso el Excel y el archivo correspondiente. Si lo que estamos abriendo es un archivo que nos han enviado como adjunto en un mensaje de correo electrnico, tenemos la posibilidad de guardar en la carpeta que deseamos. Si desmarcamos la casilla de chequeo Preguntar siempre antes de abrir este tipo de archivo, no se visualizar el mensaje y automticamente se abrir el archivo. Nota: Si el archivo se ha borrado o movido a otra carpeta, al intentar abrirlo, el sistema mostrar el mensaje de la Figura 314.

Figura 314 Ordenar los Elementos del Diario En las vistas Lista de entradas y ltimos siete das podemos ordenar por cualquiera de los campos, haciendo un clic sobre el nombre del campo. La primera vez que hacemos el clic se ordena en forma ascendente y la segunda vez en forma descendente. Vista Preliminar e Imprimir las Entradas del Diario Podemos visualizar la Vista Preliminar, abrir el cuadro de dilogo Imprimir o enviar directamente a la impresora lo que deseamos imprimir. Desde la Vista Preliminar, podemos configurar la pgina a imprimir, seleccionado el tipo de papel, agregar Encabezado y Pie de pgina, etc. En el cuadro de dilogo Imprimir podemos seleccionar la impresora, cantidad de hojas a imprimir, cantidad de copias, orden en que se imprimirn las hojas, etc. Podemos visualizar la Vista Preliminar o Imprimir las vistas del Diario o una entrada del mismo. Depender de la vista seleccionada la accin que se realiza. A continuacin veremos las distintas formas de ejecutar estas acciones. 1) Vista Preliminar: a) Vista del Diario: a.1) Men Archivo opcin Vista preliminar Si est seleccionad una de las siguientes vistas Por tipo, Por contacto y Por Categora, la opcin Vista preliminar se halla desactivada. Para las vistas Lista de entradas, ltimos siete das, Llamadas de telfono y Archivos de datos de Outlook al ejecutar la accin vista preliminar se imprimir el listado de entradas al Diario. En la Figura 315 vemos el listado correspondiente a la vista Lista de entrada.

Figura 315 Nota: En la barra de estado nos indica la cantidad de pginas a imprimir a.2) Barra de herramientas Avanzadas herramienta Vista Preliminar: En la Figura 316 vemos la herramienta Vista Preliminar.

Figura 316 b) Elemento del Diario: Primero debemos abrir el elemento del Diario, y luego podemos ver la vista preliminar. b.1) Barra de herramientas de Acceso rpido herramienta Vista Preliminar: En la Figura 317 vemos la herramienta Vista Preliminar.

Figura 317 Al hacer un clic en esta herramienta se despliega en pantalla el cuadro de dilogo vista Preliminar, tal como lo vemos en la Figura 318.

Figura 318 2) Imprimir: a) Vista del Diario a.1) Men Archivo opcin Imprimir: Si est seleccionad una de las siguientes vistas Por tipo, Por contacto y Por Categora, la opcin Vista preliminar se halla desactivada. Para las vistas Lista de entradas, ltimos siete das, Llamadas de telfono y Archivos de datos de Outlook al ejecutar la accin vista preliminar se imprimir el listado de entradas al Diario. En la Figura 319 vemos el cuadro de dilogo Imprimir.

Figura 319 a.2) Barra de herramientas Estndar herramienta Imprimir: En la Figura 320 vemos la herramienta Imprimir.

Figura 320 Cuando hacemos un clic en esta herramienta se despliega el cuadro de dilogo Imprimir. b) Elemento del Diario: Primero debemos abrir el elemento del Diario, y luego podemos ver la vista preliminar. b.1) Barra de herramientas de Acceso rpido herramienta Imprimir: En la Figura 321 vemos la herramienta Imprimir.

Figura 321 b.2) Men Contextual opcin Imprimir: En la Figura 322 vemos del men Contextual la opcin Imprimir, al hacer un clic en ella, enva automticamente a la impresora el elemento del Diario.

Figura 322 Eliminar Entradas del Diario Para que podamos eliminar las entradas del diario, que ya no sean necesarias, debemos seleccionarlas, haciendo un clic sobre ellas y luego utilizando diversas opciones que nos ofrece Outlook para eliminarlas. Cuando una entrada al Diario es eliminada, se guarda en la carpeta Elementos eliminados, si por error la hemos eliminado podemos moverla a la carpeta Diario. Nota: Si vaciamos la carpeta Elementos eliminados, no se pueden recuperar los elementos eliminados. A continuacin describiremos las diversas formas en que podemos eliminar una entrada al Diario. 1) Men Editar opcin Eliminar: En la Figura 323 vemos del men Editar la opcin Eliminar.

Figura 323 2) Barra de herramientas Estndar herramienta Eliminar: En la Figura 324 vemos la herramienta Eliminar.

Figura 324 3) Cinta de Opciones solapa Entrada del diario grupo Acciones herramienta Eliminar: En la Figura 325 vemos la Solapa Entrada del diario grupo Acciones herramienta Eliminar:

Figura 325 4) Mediante el Teclado utilizando la tecla [Supr]: Al presionar la tecla [Supr], estando seleccionado un elemento del diario es eliminado. Ejercicios de cmo Usar el Diario

1) Muestre el Diario. Si fuese necesario agregue el botn. 2) Agregue en forma manual una entrada al diario, abriendo la ventana Entrada del Diario Asunto: Realizar los Ejercicios del curos. Tipo de Entrada: Tarea. Comienzo: Fecha y hora actual (La que muestra por defecto) Iniciar Cronmetro: haga un clic en la Cinta de opciones solapa Entrada del diario grupo Cronmetro herramienta Iniciar Cronmetro. 3) Configure la opcin para que se registren los mensajes de correo electrnico. 4) Enve un mensaje a alguno de sus contactos. Luego ingrese al diario y verifique se ha registrado el envo del mensaje. 5) Pruebe las distintas vistas 6) Abra la entrada del Diario correspondiente al mensaje enviado 7) Haga una vista preliminar de la entrada al diario del mensaje enviado, agrguele un encabezado donde a la Izquierda diga su Nombre y apellido. 8) Imprima la entrada al diario correspondiente al mensaje enviado. 9) Elimine las entradas al Diario, que se han hecho durante estos ejercicios.

Manual de Formacin en Outlook

ndice LECCIN 10 USAR NOTAS ................................................................................................................ 2 Usar Notas ......................................................................................................................................... 2 Crear Notas....................................................................................................................................... 3 Asignar Colores a las Notas............................................................................................................ 5 Cambiar la Vista Notas ................................................................................................................... 7 Abrir Notas......................................................................................................................................... 9 Vista Preliminar e Imprimir Notas ................................................................................................... 9 Eliminar Notas ................................................................................................................................. 11 Ejercicio de cmo Usar las Notas ................................................................................................ 11

LECCIN 10 USAR NOTAS Usar Notas El elemento Notas de Outlook no es ms que una emulacin de esos papeles autoadhesivos que utilizamos para hacer un recordatorio y que los pegamos en documentos, en el borde del monitor, sobre el vidrio del escritorio, etc. Accedemos a Notas desde Panel de exploracin, haciendo un clic en el botn Notas. Si no tenemos el botn, debemos agregarlo. Para ello hacemos un clic en Configurar botones, como vemos en la Figura 326.

Figura 326 En la parte inferior del Panel de exploracin tenemos el botn notas, como podemos ver en la Figura 327.

Figura 327 Cuando hacemos un clic en el botn Notas se despliega en pantalla el panel Notas y en Panel de exploracin observamos la carpeta Notas, como observamos en la Figura 328.

Figura 328 Crear Notas Las Notas las creamos en la ventana Notas. Simulan ser una hoja de talonario de notas. Al pie de las mismas se incluye en forma automtica la fecha y la hora en que es escrita la nota. Para escribir una nota podemos hacerlo desde cualquier carpeta, seleccionando del men desplegable Nuevo, la opcin Nota. Como podemos observar en la Figura 329

Figura 329 Si estamos en Notas, simplemente hacemos un clic en el botn Nuevo. En pantalla se despliega la ventana Nota, donde escribimos lo que consideremos necesario. En la Figura 330 vemos una nota.

Figura 330 A medida que vayamos haciendo notas estas se incorporarn al Panel de Notas. Cuando hacemos un clic sobre una nota vemos su contenido en el Panel de Notas y a su derecha en el Panel de Lectura. Esto lo podemos apreciar en la Figura 331.

Figura 331 Asignar Colores a las Notas Podemos asignarle distintos colores a las notas, lo que nos permite clasificarlas. El color predeterminado es amarillo. El cambio de color podemos hacerlo desde: 1) ventana Nota: Haciendo un clic en el ngulo superior izquierdo de la Nota, se despliega un men del cual debemos seleccionar la opcin Clasificar y del submen el color correspondiente a la Categora que necesitamos. En la Figura 332 vemos seleccionada la Categora naranja.

Figura 332 2) Panel de Notas. Al hacer un clic con el botn secundario del ratn sobre una nota, se despliega el men contextual, de l debemos seleccionar la opcin Clasificar y del submen el color correspondiente a la Categora que necesitamos. En la Figura 333 vemos seleccionada la Categora naranja.

Figura 333 Despus de cambiarle el color la nota se ve como se muestra en la Figura 334.

Figura 334 Cambiar la Vista Notas Podemos cambiar la vista de las notas, para controlar mejor los elementos que se visualizan en el Panel de Notas. Debemos adoptar la vista que mejor se adapte a la tarea que vamos a realizar. Outlook nos presenta las siguientes vistas:

Vista Iconos Lista de notas ltimos siete das Por categora Archivo Outlook de datos de

Descripcin Muestra las notas como imgenes, ordenadas por fecha de creacin de izquierda a derecha. Muestra las creacin. notas ordenadas por fecha de de

Muestra las notas ordenadas por fecha creacin, correspondientes a los ltimos 7 das.

Agrupa las notas por categora y las muestra ordenadas por fecha de creacin Muestra las creacin. notas ordenadas por fecha de

Las vistas las seleccionamos utilizando el men Ver opcin Vista Actual, segn vemos en la Figura 335.

Figura 335 Tambin podemos seleccionar una vista de la barra de herramientas Avanzadas, en la Figura 336 vemos dicha herramienta, es una lista desplegable.

Figura 336 Nota: La vista Iconos presenta tres formas de visualizarla: Iconos grandes, Iconos pequeos y Lista. Estas opciones las encontramos en el men Ver y en la barra de herramientas Estndar. Abrir Notas Para abrir una nota, desde cualquiera de las vistas hacemos doble clic sobre la nota y se abre la ventana Nota. Podemos visualizar las ventanas de las Notas estando en otra aplicacin. Como podemos ver en la Figura 337

Figura 337 En la imagen estamos viendo parte de esta pgina y por arriba las tres ventanas de Notas. Vista Preliminar e Imprimir Notas

Podemos visualizar la Vista Preliminar, abrir el cuadro de dilogo Imprimir o enviar directamente a la impresora lo que deseamos imprimir. Desde la Vista Preliminar, podemos configurar la pgina a imprimir, seleccionado el tipo de papel, agregar Encabezado y Pie de pgina, etc. En el cuadro de dilogo Imprimir podemos seleccionar la impresora, cantidad de hojas a imprimir, cantidad de copias, orden en que se imprimirn las hojas, etc. A continuacin veremos las distintas formas de ejecutar estas acciones. 1) Vista Preliminar: a) Men Archivo opcin Vista preliminar b) Barra de herramientas Avanzadas herramienta Vista preliminar En la Figura 338 vemos la Vista preliminar de una Nota.

Figura 338 2) Imprimir: a) b) Men Archivo opcin Imprimir: Barra de herramientas Estndar herramienta Imprimir: Cuando hacemos un clic en esta herramienta se despliega el cuadro de dilogo Imprimir. c) Men Contextual opcin Imprimir:

Eliminar Notas Para que podamos eliminar las Notas, que ya no sean necesarias, debemos seleccionarlas, haciendo un clic sobre ellas. Cuando una Nota es eliminada, se guarda en la carpeta Elementos eliminados, si por error la hemos eliminado podemos moverla a la carpeta Notas. Nota: Si vaciamos la carpeta Elementos eliminados, no se pueden recuperar los elementos eliminados. Las Notas las podemos eliminar de varias maneras: 1) Men Edicin opcin Eliminar 2) Barra de herramientas Estndar herramienta Eliminar 3) Men contextual opcin Eliminar 4) Mediante el Teclado utilizando la tecla [Supr]: Ejercicio de cmo Usar las Notas 1) Muestre las Notas 2) Cree una Nota Texto de la Nota: Se pintarn las oficinas a partir del viernes prximo. 3) Cree otra Nota Texto de la Nota: Lamar Juan Salerno y preguntarle si necesita ms revistas. 4) A la primera Nota cmbiele el color a Naranja. 5) A la segunda Nota cmbiele el color a Verde. 6) Cambie la vista a Lista de notas. 7) Abra la Vista Preliminar de la primer Nota. 8) Imprima la segunda Nota. 9) Elimine las dos Notas creadas.

Manual de Formacin en Outlook

ndice LECCIN 11 USAR EL ASISTENTE PARA FUERA DE LA OFICINA.................................................... 2 Abrir el Asistente para Fuera de la Oficina.................................................................................. 2 Crear un Mensaje para Autorespuesta........................................................................................ 3 Agregar una Regla para Fuera de la Oficina............................................................................. 3 Modificar una Regla para Fuera de la Oficina........................................................................... 3 Eliminar una Regla para Fuera de la Oficina .............................................................................. 4 Desactivar el Asistente para Fuera de la Oficina....................................................................... 4 Respuestas Automticas a Mensajes Provenientes de Cuentas POP3 o IMAP..................... 4 Ejercicio de cmo usar el asistente para Fuera de la Oficina ............................................... 13

LECCIN 11 USAR EL ASISTENTE PARA FUERA DE LA OFICINA Requiere un servidor Microsoft Exchange 2000, 2003 o 2007. Abrir el Asistente para Fuera de la Oficina El Asistente para fuera de la oficina es un administrador de mensajes de correo electrnico que nos permite responder en forma automtica los mensajes entrantes, indicando la causa de nuestra ausencia. Permite reenviar los mensajes a otros usuarios para que respondan por nosotros. Esta administracin se hace mediante la creacin de reglas. Una regla se pueden crear, editar (para modificar) y eliminar. Un conjunto de reglas las podemos reordenar. Nota: Si creamos como primer regla una que elimine mensajes, las restantes reglas que sean creadas no se ejecutarn. Por lo tanto una regla de eliminacin de mensajes tiene que ser la ltima regla del conjunto de reglas. El cuadro de dilogo Asistente para fuera de la oficina lo abrimos haciendo un clic en el men Herramientas opcin Asistente para fuera de la oficina. En la Figura 339 vemos el cuadro de dilogo Asistente para fuera de la oficina, correspondiente a un servidor Microsoft Exchange 2007.

Figura 339 En la Figura 340 vemos el cuadro de dilogo Asistente para fuera de la oficina, correspondiente a un servidor Microsoft Exchange 2003 o anterior.

Figura 340 Nota: en el caso de no contar con un Servidor Exchange, no se ver en el men Herramientas la opcin Asistente para fuera de la oficina: Pero mediante reglas se podr generar respuestas automticas a los mensajes provenientes de cuentas POP3 o IMAP. Crear un Mensaje para Autorespuesta El Asistente para fuera de la oficina nos permite crear un mensaje de Autorespuesta, que se enva a todos las remitentes de los mensajes que ingresan en nuestra casilla de correo electrnico. Cuando en el asistente marcamos la opcin Actualmente estoy fuera de la oficina, el sistema utiliza la Autorespuesta. Agregar una Regla para Fuera de la Oficina Para administrar los mensajes que recibimosdebemos crear reglas en el cuadro de dilogo Asistente para fuera de la oficina, en las que se indicarn las acciones a ejecutar para los mensajes que cumplan con ciertas condiciones. Las condiciones a tener en cuenta para identificar los mensajes pueden ser: a) Remitente del mensaje: Una direccin de correo electrnico b) Destinatario: Enviado a m o Con copia para m c) Asunto del mensaje: una palabra o una frase que identifique el tipo de mensaje d) Texto en el cuerpo del mensaje: una palabra o una frase contenida en el texto del mensaje. Modificar una Regla para Fuera de la Oficina

Podemos modificar la autorespuesta y/o las reglas, cambiando los requisitos que debe cumplir un mensaje para que se aplique una accin sobre l o modificar las acciones a tomar sobre un mensaje que cumpla ciertas condiciones. Para editar la autorespuesta y las reglas, debemos abrir el cuadro de dilogo Asistente para fuera de la oficina. La autorespuesta la modificamos modificando el cuadro de texto. Para editar una regla, seleccionamos la regla haciendo un clic sobre ella y luego un clic en el botn Editar regla. Eliminar una Regla para Fuera de la Oficina Las reglas van quedando obsoletas con el transcurso del tiempo y no se requiere su aplicacin, por lo tanto debemos eliminarlas. Abrimos el cuadro de dilogo Asistente para fuera de la oficina y seleccionamos la regla que deseamos eliminar y luego hacemos un clic en el botn Eliminar regla. El sistema Microsoft Exchange, nos mostrar un mensaje preguntando si estamos seguros de eliminar la regla, tenemos dos botones para responder S y No. Al responder S, la regla es eliminada y no podemos recuperarla, sino que tenemos que volverla a crear, si la eliminamos por error. Al responder No, la regla queda tal cual como estaba. Desactivar el Asistente para Fuera de la Oficina Antes de salir de la oficina hemos activado el Asistente para fuera de la Oficina, al regresar a la oficina debemos desactivarlo, abrimos el asistente y seleccionamos el botn de opcin: Actualmente estoy en la oficina, hacemos un clic en Aceptar y cerramos el cuadro de dilogo del Asistente para fuera de la Oficina. Respuestas Automticas a Mensajes Provenientes de Cuentas POP3 o IMAP Para simular el comportamiento del Asistente para fuera de la oficina, hay que: 1) Generar una plantilla de mensaje a) Abra un nuevo mensaje b) Haga un clic en la Cinta de opciones solapa Opciones grupo Formato herramienta Texto sin formato. Como vemos en la Figura 341.

Figura 341 c) En el Cuerpo del mensaje, escriba el texto que desea utilizar como respuesta a los mensajes entrantes.

d) Haga un clic en el Botn de Office como.

y seleccione la opcin Guardar

e) De la lista Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Outlook (*.oft). f) En el cuadro de texto Nombre de archivo, escribimos el nombre que deseamos.

g) Por ltimo hacemos un clic en el botn Guardar. Nota: utilizando el sistema operativo Windows XP, el sistema por defecto guarda las Plantillas en la ruta que se muestra en la Figura 342. Donde dice Nombre de Usuario va el nombre que se ha definido al instalar el Sistema Operativo Windows XP.

Figura 342 En la Figura 343, vemos el cuadro de dilogo Guardar como

Figura 343 2) Crear una regla para responder a los mensajes entrantes. a) Seleccione del men Herramientas la opcin Reglas y alertas. b) En el cuadro de dilogo Reglas y alertas, hacemos un clic en la herramienta Nueva regla

Figura 344 c) En Iniciar desde una regla en blanco seleccionamos Comprobar los mensajes cuando lleguen, luego hacemos un clic en Siguiente.

Figura 345 d) En Paso 1: Qu condiciones desea comprobar? seleccione la casilla de verificacin enviado a mi solamente, luego haga un clic en el botn Siguiente.

Figura 346 e) En Paso 1: Qu desea hacer con el mensaje? seleccione la casilla de verificacin Responder utilizando una plantilla determinada, luego haga un clic en el botn Siguiente.

Figura 347 f) En Paso 2: edite la descripcin de la regla (haga un clic en un valor subrayado) haga un clic en una plantilla determinada. (Veamos la Figura 347).

g) En el cuadro de dilogo Seleccione una plantilla de respuesta seleccionaremos de la lista Buscar en la opcin Plantillas del usuario en el sistema de archivos. Tal como vemos en la Figura 348. h) Seleccione la plantilla creada anteriormente y luego haga un clic en el botn Abrir.

Figura 348 i) j) Hacemos un clic en Siguiente. En Paso 1: Selecciones una o varias excepciones (si es necesario) seleccionamos las excepciones que consideramos necesarias a la regla que estamos creando. En la Figura 346, vemos las excepciones que podemos seleccionar.

Figura 349 k) Hacemos un clic en Siguiente. l) En Paso 1: especifique un nombre para esta regla, colocamos el nombre que deseamos para la regla.

Figura 350 m) Hacemos un clic para terminar en Finalizar La regla Responder utilizando una plantilla determinada enva una nica respuesta a cada remitente durante una sesin de Outlook. Ejercicio de cmo usar el asistente para Fuera de la Oficina 1) Abra el cuadro de dilogo del Asistente para fuera de la Oficina. 2) Active el Asistente para fuera de la Oficina. 3) Ingrese una Autorespuesta: Texto de la Autorespuesta: Estar fuera de la oficina a partir del 31/03/07 hasta el 7/04/07. Los mensajes que tengan en el Asunto o Cuerpo del mensaje la palabra Urgente, sern derivados a mi Secretaria. Sepan disculpar las molestias.

4) Cree una regla para que los mensajes que le lleguen con la palabra presupuesto en el Asunto o en el Cuerpo del mensaje, le sean reenviados a algn contacto. 5) Pruebe enviando un mensaje desde alguna cuenta de correo de internet mensajes que cumplan con la regla. 6) Abra el cuadro de dilogo del Asistente para fuera de la Oficina y elimine la Autorespuesta y la Regla. 7) Desactive el Asistente para fuera de la Oficina. 8) Cierre el cuadro de dilogo del Asistente para fuera de la Oficina.

Manual de Capacitacin en Outlook

ndice LECCIN 12 BUSCAR Y BSQUEDA INSTANTANEA ....................................................................... 2 Buscar ................................................................................................................................................ 2 Bsqueda Instantnea.................................................................................................................... 4 Breve descripcin de la aplicacin Windows Desktop Search ............................................... 5 Como realizar una Bsqueda Instantnea ............................................................................... 11

LECCIN 12 BUSCAR Y BSQUEDA INSTANTANEA Buscar En Correo, Calendario, Contactos, Tareas, Diario, Notas y en todas las carpetas y subcarpetas encontramos la herramienta Buscar. A modo de ejemplo mostraremos como realizar bsquedas en la Bandeja de entrada del Correo. Lo que digamos para este caso extensible a los dems. En la Figura 350 vemos la herramienta de Buscar.

Figura 350 En el cuadro de texto donde dice Buscar Bandeja de entrada, escribimos el texto que deseamos buscar. Haciendo un clic sobre la lupa , realizamos la bsqueda. En la Figura 351 vemos el resultado de haber buscado YPF.

Figura 351 se transform en una Nota: Observemos que la lupa cierra la bsqueda y se regresa a la bandeja de entrada. , al hacer un clic sobre ella se

que cuando hacemos un clic sobre ella, se A la derecha de la lupa hay una flecha despliega el men que vemos en la figura 352.

Figura 352 Nota: Despus de realizar una bsqueda el men se modifica y tiene las siguientes opciones:

Figura 353 Describiremos a continuacin las opciones del men 1) En Bsquedas recientes el sistema guarda el historial de las ltimas bsquedas realizadas. 2) Buscar en todos los elementos de correo: Busca en todas las carpetas y subcarpetas de Correo 3) Opciones de bsqueda: Las opciones que se hayan deshabilitadas se debe a que no se ha instalado el componente Windows Desktop Search.

Figura 354 a) Elementos Eliminados: al marcar esta casilla, al Buscar en todos los elementos de correo, el sistema incluir la carpeta de Elementos Eliminados, para realizar la bsqueda. 4) Ayuda: lleva a la ayuda de Outlook Bsqueda Instantnea Si no tiene instalada la aplicacin Windows Desktop Search, el sistema al ingresar a Outlook le mostrar el mensaje que vemos en la Figura 355.

Figura 355 Si desea cargarlo y cumple con los requisitos solicitados por Microsoft, podr instalar el componente necesario para habilitar la caracterstica Bsqueda instantnea. Breve descripcin de la aplicacin Windows Desktop Search Una vez instalada esta caracterstica en la barra de Tareas de Windows veremos la Bsqueda en el escritorio tal como en la Figura 356.

Figura 356 En la Traybar, se agrega el cono correspondiente a Bsqueda en el escritorio que es el siguiente: , al hacer un clic, sobre l, vemos el siguiente men (Figura 357).

Figura 357 Detallaremos cada una de las opciones del men: 1) Posponer Indizacin: indizacin es el proceso por el cual el componente Windows Desktop Search, genera la base de conocimiento de los archivos instalados en el sistema, los mensajes, etc. Cuando instalamos el sistema, este proceso se ejecuta y el ndice del escritorio es actualiza cada vez que se agrega un nuevo archivo o un nuevo mensaje. Si deseamos podemos detener el proceso de indizacin, haciendo un clic en esta opcin.

2) Indizar ahora: da comienzo al proceso de indizacin. 3) Estado de indizacin: al hacer un clic en esta opcin vemos el cuadro de dilogo Estado de indizacin de Bsqueda en el escritorio de Windows (Figura 358).

Figura 358 En l nos indica cuntos elementos se han indizado hasta ahora, cuntos elementos faltan, el estado de la indizacin (en este caso est inactiva). Tenemos tres botones para realizar acciones: a) Indizar ahora: inicia la indizacin. b) Posponer: de las lista seleccionamos la cantidad de tiempo que deseamos posponer el inicio de la indizacin. c) Cerrar: cierra el cuadro de dilogo. 4) Opciones de bsqueda en el escritorio de Windows: en este cuadro de dilogo se puede establecer las condiciones para realizar las bsquedas

Figura 358 a) Modificar:

Figura 359 b) Opciones avanzadas: b.1) Solapa Configuracin del ndice:

Figura 360 b.2) Solapa Tipos de archivo:

Figura 361 b.3) Solapa Agregar ubicacin de UNC:

Figura 362 5) Ayuda: abre la ayuda del componente Windows Desktop Search 6) Buscar ahora: inicia la indizacin. 7) Salir: saca de la traybar el icono de Indizacin. Cmo realizar una Bsqueda Instantnea Podemos hacer lo varia maneras: 1) Desde la barra de tareas de Windows:

Figura 363 Donde dice Bsqueda en el escrit escribimos lo que deseamos buscar: y para iniciar la bsqueda. hacemos un clic en la lupa

2) Desde la Bandeja de entrada de Outlook: Nota: Todo lo dicho para la Bandeja de entrada es aplicable no slo al correo, sino tambin a Calendario, Contactos, Tareas, Diario y Notas. Como podemos ver al instalar la aplicacin Windows Desktop Search, se modifica el Panel del Correo. En la Figura 363, vemos la Bandeja de Entrada, despus de instalar la aplicacin.

Figura 363 En la Figura 363, vemos la Bandeja de Entrada, antes de instalar la aplicacin.

Figura 364 Ha desaparecido donde dice Haga clic aqu.... Tambin se modifica el men, apareciendo las opciones correspondientes a la aplicacin Windows Desktop Search.

Figura 365 Describiremos cada una de las opciones: A. Bsquedas recientes: el sistema guarda el historial de las ltimas bsquedas realizadas. B. Buscar en todos los elementos de correo: Busca en todas las carpetas y subcarpetas de Correo

C. Buscar Escritorio: Hemos buscado el nombre de una empresa La Favorita, en el Equipo en Todas las ubicaciones y en Todo (se refiere a los tipos de archivo)

Figura 366 D. Estado de la indizacin:

Figura 367 E. Opciones de Bsqueda: se han habilitado las opciones para Indizacin y para Buscar.

Figura 368 F. Ayuda: abre la ayuda del componente Windows Desktop Search.

3) Desde el Generador de Consultas: el generador de consultas se expande al hacer y se contrae cuando hacemos un clic en . clic en En la Figura 369 vemos el Generador de consultas expandido. En l podemos establecer los criterios de bsqueda.

: Figura 368 Podemos cambiar los campos existentes haciendo un clic en la flecha que est a la derecha del nombre del campo y seleccionar de la lista el que deseamos colocar en su lugar, la lista de campos podemos verla en la Figura 369. En la parte inferior hay una opcin para Agregar criterios de bsqueda, en el listado que se ve en la Figura 369, vemos los campos que hay disponibles para establecer criterios.

Figura 369

A medida que escribimos un criterio el sistema realiza la bsqueda, en la figura 370, vemos el resultado de buscar en el campo para el nombre hector (escrito en minscula y sin acento por tratarse parte una direccin de correo electrnico).

Figura 370

Manual de Capacitacin en Outlook

ndice LECCIN 13 CONFIGURACIN DE CUENTAS ............................................................................... 2 Crear una Nueva Cuenta de Correo Electrnico...................................................................... 2 Reparar una Cuenta de Correo Electrnico ............................................................................ 10 Cambiar una Cuenta de Correo Electrnico........................................................................... 11 Quitar una Cuenta de Correo Electrnico................................................................................ 12

LECCIN 13 CONFIGURACIN DE CUENTAS Crear una Nueva Cuenta de Correo Electrnico Para configurar una nueva cuenta, del men Herramientas seleccionamos la opcin Configuracin de la Cuenta, como vemos en la Figura 371.

Figura 371 Se abre el cuadro de dilogo Configuracin de la Cuenta, que vemos en la Figura 372

Figura 372 1) Seleccionamos de la solapa Correo electrnico, la opcin Nuevo. Se abre el asistente Agregar una nueva cuenta de correo electrnico, el que consta de pasos. a) Elegir Servicio de correo electrnico: seleccionaremos la primera opcin. A modo de ejemplo configuraremos una cuenta de correo POP3.

Figura 373 b) Hacemos un clic en Siguiente. c) Configuracin automtica de la cuenta: seleccionamos la casilla de seleccin Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales.

Figura 374 d) Elegir servicio de correo electrnico: para el ejemplo que estamos desarrollando seleccionaremos Correo electrnico de Internet.

Figura 375 e) Hacemos un clic en Siguiente f) Configuracin de correo electrnico de Internet: cargamos toda la informacin necesaria.

Figura 376 g) Probar configuracin de la cuenta: cuando hacemos un clic en este botn, el sistema el sistema trata de conectarse con ambos servidores. En la solapa Tareas nos muestra las siguientes tareas.

Figura 377 h) En el caso de haber errores muestra los siguientes mensajes de error en la solapa Errores.

Figura 378 En el caso de que haya errores, hacemos un clic en el botn Cerrar y luego en el botn Atrs, corregimos las direcciones de los servidores entrante y saliente y nuevamente hacemos un clic en Siguiente y volvemos a Probar configuracin de la cuenta Si no hay errores al Probar configuracin de la cuenta, la ventana Configuracin de la cuenta de prueba, muestra el siguiente aspecto:

Figura 379 Hacemos un clic en el botn Cerrar. i) En Configuracin de correo electrnico de Internet, hacemos un clic en el botn siguiente y el sistema nos muestra la siguiente ventana del asistente.

Figura 380 j) Hacemos un clic en Finalizar

k) El cuadro de dilogo Configuracin de la cuenta, quedar del siguiente modo, como vemos en la Figura 381.

Figura 381 l) Para finalizar hacemos un clic en el botn Cerrar.

Reparar una Cuenta de Correo Electrnico Cuando hacemos un clic en la opcin Reparar del cuadro de dilogo Configuracin de la cuenta, se abre la ventana Reparar cuenta de correo electrnico, seleccionamos la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales

Figura 382 Luego hacemos un clic en el botn Siguiente En la ventana que se despliega hacemos las correcciones necesarias, probamos la Configuracin de la cuenta, no debe dar errores y finalizamos. Cambiar una Cuenta de Correo Electrnico Cuando hacemos un clic en la opcin Cambiar del cuadro de dilogo Configuracin de la cuenta, se abre la ventana Cambiar cuenta de correo electrnico.

Figura 383 Hacemos las correcciones necesarias, probamos la Configuracin de la cuenta, no debe dar errores y finalizamos. Quitar una Cuenta de Correo Electrnico Para Quitar una cuenta de correo electrnico, seleccionamos la cuenta y hacemos un en la herramienta Quitar, del cuadro de dilogo Configuracin de la cuenta.