PROPUESTA PARA LA GENERACIN, ADMINISTRACIN Y CUSTODIA DE COPIAS DE SEGURIDAD EN LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS: UNA EXPERIENCIA EN CURSO Por: Luis

Fern n!o Sierr Es"o# r$, lsierra@unisalle.edu.co, Profesor Tiempo Completo del Programa de Sistemas de Informacin y Documentacin de la Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales de la Uni ersidad de la Salle !"ogot# $ Colom%ia&. Direccin' Carrera ( )o (*+,--, Edificio Fundadores, Tel.fono' /-00111 E2t. 3(30 ,3(3*, Fa2' 4-*-(0(. A%e& n!r Ce%is '(i% $$, sarc5i o@lasalle.edu.co, 6efe 7ficina de 8rc5i o, Documentacin e Informacin !78DI& de la Uni ersidad de 9a Salle !"ogot# $ Colom%ia&. Direccin' Calle 33 )o. 4,(: $ Edificio Car a;al, Tel.fono' /-41/<0, Fa2' 404:030. Des)ino' =I >EU)I7) DE 8>C?I=7S U)I=E>SIT8>I7S Resu*en' ?oy en d@a, la mayor parte de los arc5i os de las instituciones de educacin superior, se est#n iendo fuertemente a ocados a la inclusin de las nue as tecnolog@as de la informacin y la comunicacin !TIC& para su tra%a;o cotidiano. 8s@ como de la optimiAacin de todos y cada uno de los recursos documentales, f@sicos, tecnolgicos, financieros y 5umanos a su cargo. Es as@ como en la actualidad, la din#mica uni ersitaria 5a incursionado progresi amente en formas m#s esta%les y adecuadas para la creacin, produccin, distri%ucin, tr#mite, organiAacin y gestin de informacin en am%ientes inform#ticos. En tal sentido, la presente ponencia Buiere llamar la atencin del pC%lico asistente al =III C8D, so%re los conceptos generales Bue se tiene so%re las copias de seguridad !"acEup& y la Festin de Documentos Electrnicos y 8rc5i os Digitales simult#neamente, pues su o%;eto es ofrecer una de las mCltiples soluciones y %uenas pr#cticas en el mane;o, generacin, administracin y custodia de los arc5i os de respaldo en las uni ersidades Como conclusin, el te2to %usca compartir la e2periencia o%tenida por la Uni ersidad de la Salle y su 7ficina de 8rc5i o en la gestin de las copias de seguridad y la administracin de los depsitos de Tape "acEup. INTRODUCCIN
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CAP Archivista del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Profesional en Sistemas de Informacin, Bi liotecolo!"a # Archiv"stica $%icenciat&ra'. Especialista en Sistemas de Informacin # (erencia de )oc&mentos $Post!rado' # *aestrante en )ocencia en la +niversidad de la Salle. ** Profesional en Sistemas de Informacin, Bi liotecolo!"a # Archiv"stica $%icenciat&ra'. Especialista en Sistemas de Informacin # (erencia de )oc&mentos $Post!rado' de la +niversidad de la Salle # *aestrante en (estin )oc&mental # Administracin de Archivos en la +niversidad Internacional de Andal&c"a $Espa,a'

Para nadie es una no edad sa%er Bue el futuro y .2ito de las Instituciones de Educacin Superior !IES& 5oy d@a se relacionad directamente con el %uen uso y mane;o de la informacin electrnica. El siglo GGI, es el denominado siglo de la informacinH en tal raAn es posi%le afirmar Bue persona Bue no conoAca y mane;e los documentos e informacin electrnica de su institucin seguramente no ser# competiti o. En tal sentido, es ideal Bue directi os, funcionarios, profesores y estudiantes de las IES, de%e ser dueIo y conocedor de la informacin electrnica a la Bue accede as@ como la Bue genera y controla. Pues de%ido a Bue Buien me;or conoce sus funciones, su tra%a;o y sus necesidades diarias de informacin es el mismo indi iduo. =isto as@, a5@ esta la cla e de la administracin electrnica por cuanto si cada indi iduo de la Uni ersidad, aprende a utiliAar, controlar, mane;ar y sacarle pro ec5o a la informacin en formato electrnico, el ni el de apro ec5amiento de los documentos electrnicos ser# mayor y mas efecti o. Por consiguiente, las copias de seguridad de los 8rc5i os Electrnico en la actualidad co%ra igual importancia Bue el arc5i o en soporte f@sico y es por ello con eniente generar una 5erramienta Bue permita a los funcionarios de las Instituciones de Educacin superior !IES& 5acer un %ueno uso de la tecnolog@a disponi%le y me;orar su comunicacin e intercam%io de informacin con las diferentes unidades administrati as, al igual Bue garantiAar la continuidad de los procesos ante e entuales cam%ios de personal o perdida de datos COPIAS DE SEGURIDAD: NEXOS Y DETERMINANTES 9a Copia de seguridad !%acEup& es una copia de los arc5i os o aplicaciones3, destinada a e itar la p.rdida de los datos y la informacin Bue los descri%e, en otras pala%ras es la Jcopia de un documento realiAada para conser ar la informacin contenida en el original en caso de p.rdida o destruccin del mismoK (Acuerdo 027, 2006) y para efectos pr#cticos de esta ponencia definiremos el documento, como DE8 !Documento Electrnico de 8rc5i o& Bue significa J>egistro de la informacin generada, reci%ida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, Bue permanece en estos medios durante su ciclo italH es producida por una persona o entidad en raAn de sus acti idades y de%e ser tratada conforme a los principios y procesos arc5i @sticosK (Acuerdo 027, 2006). Por ello, cuando se piensa en realiAar una copia de seguridad, lo Bue se %usca en realidad es Bue se puede restaurar la informacin ital para la compaI@a 4en el caso de Bue los arc5i os originales resulten daIados o se pierdan por cualBuier e entualidad. Si esta copia no es realiAada se puede perder informacin aliosa Bue se guarde en cualBuier computadorH puede ocurrir Bue
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Bajo el concepto de )oc&mento Electrnico de Archivo, se ha encajo los t.rminos archivos # aplicaciones.

Enti.ndase por informacin vital de la compa,"a $Documento esencial' 0Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun despus de su desaparicin, por lo cual posibilita la reconstruccin de la historia institucional1 $Ac&erdo 2/3, /224'
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se daIe el disco duro del mismo, e2ista un irus en el sistema, o Bue ocurra un desastre natural. En este sentido, a Continuacin se muestra un gr#fico donde se o%ser an los principales factores por los cuales ocurren p.rdida de datos.

Fuen)e' 5ttp'LLMMM.terra.esLtecnologiaLarticuloL5tmlLtec3:1:3.5tm

8nomal@as del 5ardMare o del eBuipo --N Error 5umano /4N SoftMare daIado o anomal@as de programas 3-N =irus inform#ticos <N Desastres naturales /N ,

Para finaliAar, podr@amos acotar Bue las Copias de Seguridad son el punto neur#lgico y de partida ante un e entual siniestro inform#tico de la informacin documental conser ada en los 8rc5i os de las Uni ersidades. PROPUESTA METODOLOGICA El documento electrnico de arc5i o es el registro de informacin generada, reci%ida, almacenada, comunicada por medios electrnicos, Bue permanecen en estos medios durante su ciclo italH es producida por una persona o entidad en raAn de sus acti idades y de%e ser tratada conforme a los principios y procesos arc5i @sticos. J9a organiAacin de documentos electrnicos de los arc5i os de gestin consiste en agruparlos de acuerdo a la serie yLo su%serie a la Bue pertenecen la cual 5a sido definida en el Cuadro de Clasificacin Documental. Dentro de cada serie, los e2pedientes Bue la forman de%er#n ser indi idualiAados, ya Bue cada uno se refiere al cumplimiento de funciones manteniendo agrupados todos los documentos Bue los integran en el orden Bue se 5an producido1 (Archivo ULS, 2003&.

En tal sentido, a continuacin se descri%e una propuesta metodolgica para la generacin, administracin y custodia de las copias de respaldo de la informacin electrnica en 8rc5i os Uni ersitarios. + Or, ni- "i.n !e % in/or* "i.n in)ern en e% PC El primer momento en la generacin de una copia de seguridad para cualBuier arc5i o dentro de la estructura org#nica t@pica de cualBuier uni ersidad !E;. >ecursos ?umanos, Financiera, Ser icios Fenerales, "i%lioteca, "ienestar Uni ersitario, Planeacin, Secretaria Feneral entre otros&. Se propone la organiAacin interna de la informacin electrnica al%ergada en todos y cada uno de los eBuipos de cmputo dispuestos para tal fin en dic5as unidades, independientemente sean estos de mesa yLo port#tiles en sus di ersas presentaciones' )ote%ooE y 9aptop, entre otros. Para tal fin, se sugiere seguir el esBuema planteado por la tradicional teor@a arc5i ista. En el cual, la informacin se agrupa por Series yLo Su%series Documentales, de acuerdo a las siguientes definiciones'
Serie documental: conjunto de unidades docu enta!es de estructura " contenido ho o#$neos, e anadas de un is o %r#ano o sujeto &roductor co o consecuencia de! ejercicio de sus 'unciones es&ec('icas. )je &!os: historias !a*ora!es, contratos, actas e in'or es, entre otros. (Acuerdo 027, 2006) Serie documental digital: conjunto discreto de datos ('icheros de te+to, de datos o de i a#en) a! acenado en un ordenador, a&!icaci%n o *ase de datos, !%#ica ente interre!acionado, " ,ue sirve a un &ro&%sito o 'unci%n co -n (Serra .ordi, 200/). Subserie documental: conjunto de unidades docu enta!es ,ue 'or an &arte de una serie, identi'icadas de 'or a se&arada de $sta &or su contenido " sus caracter(sticas es&ec('icas (Acuerdo 027, 2006).

8 continuacin se o%ser a un e;emplo de aplicacin !Fuente' 8rc5i o Unisalle, 411*&'

#+ Deno*in "i.n o si,n "i.n !e no*#res !e r"0i(o

%os !o"u*en)os e%e")r.ni"os

Es de ital importancia, identificar o J%autiAarK los documentos con denominaciones Bue correspondan al asunto !serie yLo su%serie& del Bue tratan, pero es recomenda%le, en la medida de lo posi%le, Bue se identifiBuen de acuerdo con el tipo documental registrado en la Ta%la de >etencin Documental, el siguiente orden'

>ecuerde Bue este mismo sistema de organiAacin de carpetas, lo de%e emplear para mane;ar el correo electrnico institucional. 8dem#s, cualBuier otro sistema de denominacin conduce a la p.rdida de la informacin e impide una consulta eficiente. "+ Gener "i.n !e Co1i s !e Res1 %!o Como metodolog@a propuesta para la generacin de dic5as copias se prefiere la autonom@a 5umana y la generacin manual en cada uno de los eBuipos de cmputo !PC Personal&. Pues la generacin de respaldos autom#ticos, no diferencia entre documentos facilitati os/ y sustanti os- y muc5o menos reconoce alores primarios y secundarios de los documentos o%;eto de conser acin permanente en formato electrnico, digital yLo irtual. Para efectos de una mayor comprensin por parte del lector del presente te2to. Se define Valoracin y Seleccin de Documentos Electrnicos como Jel acto de conser ar los documentos electrnicos por per@odos de tiempo determinados en funcin de su alorK (Serra .ordi, 200/). En resumen, nuestra propuesta se %asa en cinco puntos fundamentales a sa%er.
1. Es necesario la definicin de %

" r1e) 2ni" al interior de cada PC, pues su o%;eto es el al%ergar los documentos electrnicos de car#cter

Enti.ndase por Documentos Facilitativos6 )oc&mento !enerado por la misma oficina o por otras oficinas o instit&ciones, 7&e no hace parte de s&s series doc&mentales pero es de &tilidad para el c&mplimiento de s&s f&nciones $Ac&erdo 2/4, /224'.
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Para el caso de los Documentos Sustantivos el Archivo (eneral de la Nacin de Colom ia los define como )oc&mentos *isionales # s& definicin ap&nta a6 1)oc&mento prod&cido o reci ido por &na instit&cin en razn de s& o jeto social1 $Ac&erdo 2/4, /224'.
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oficial y Bue responden a una funcin sustanti a de la dependencia productora de la informacin documental.

2. Dantener la carpeta en forma organiAada, respetando los principios

arc5i istitos de procedencia( y orden original: y a su recomendaciones mencionadas en el apartado anterior.

eA, de las

3+ Esta%lecer dentro de la arBuitectura inform#tica de la Uni ersidad un Ser idor de >ed !"D Ser er&, el cual es de car#cter e2clusi o para al%ergar las copias de respaldo de la informacin institucional. Por cuanto en dic5a u%icacin, ser# el lugar donde cada uno de los usuarios responsa%les de los eBuipos de computo efectuaran la transferencia de informacin, de acuerdo a la periodicidad declarara !mensual, %imensual, trimestral, semestral etc.&.

Principio de Procedencia6 Se trata de &n principio f&ndamental de la teor"a archiv"stica por el c&al se esta lece 7&e los doc&mentos prod&cidos por &na instit&cin # s&s dependencias no de en mezclarse con los de otras. $Ac&erdo 2/4, /224'.
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Principio de Orden Original6 Se trata de &n principio f&ndamental de la teor"a archiv"stica por el c&al se esta lece 7&e la disposicin f"sica de los doc&mentos de e respetar la sec&encia de los tr:mites 7&e los prod&jo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series # &nidades doc&mentales. $Ac&erdo 2/4, /224'.
4

4. Crear dentro del ser idor 5a%ilitado para tal fin !"DSer er&, una carpeta

irtual Bue contendr# las "o1i s !e se,uri! ! mes a mes de las di ersas unidades administrati as Bue conforman la Institucin y en la cual los responsa%les de la gestin documental de cada una de las dependencias, de%er# remitir la informacin electrnica de su PC al finaliAar el mes y as@ sucesi amente.

5. Posteriormente al interior de la carpeta Co1i s !e Se,uri! ! se

de%er# refle;ar la estructura org#nica de la IES, con el animo de organiAar en forma clara y sencilla la informacin electrnica a ser conser ada por en el mediano y largo plaAo.

6. Para finaliAar la copia de seguridad, al interior de cada una de las

carpetas irtuales Bue refle;an la estructura org#nica de la IES. Se de%er# proceder a u%icar la su%carpeta respecti a del mes a generar el arc5i o de respaldo y posteriormente efectuar la copia de los documentos electrnicos del PC !8rc5i o de Festin& Bue esta efectuando la transferencia documental<

!+ A!*inis)r "i.n 4 Cus)o!i En cuanto al caso de la administracin y custodia de las copias de seguridad se 5an definido tres puntos fundamentales so%re los Bue descansa su correcta gestin.
1. C 1 "i) "i.n: Por ser la formacin uno de los factores m#s importantes

en la generacin de una cultura organiAacional, en materia de gestin de documentos. Se recomienda la ela%oracin de un tutorial !demo& Bue les permita a los usuarios finales del PC, conocer en todo momento el procedimiento a seguir para la generacin de una copia de raspado de la informacin electrnica institucional y a su un mecanismo alido para la remisin de la informacin a un sistema de almacenamiento masi o !ser idor&.

2.

5 se !e D )os 6In(en) rio7' Para efectos de recuperacin de la informacin electrnica almacenada en todas y cada una de las copias de seguridad

Se define Transferencia Documental como6 0;emisin de los doc&mentos del archivo de !estin al central, # de .ste al histrico, de conformidad con las ta las de retencin # de valoracin doc&mental vi!entes1 $Ac&erdo 2/3, /224'.
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generadas para sal aguardar el patrimonio electrnico de la IES, se sugiere la ela%oracin de una %ase de datos !"D& Bue permita la administracin de las agrupaciones documentales !Series y Su%series&, la localiAacin f@sica de la informacin documental !In entarios0& y los reportes de seguimiento frente a la generacin, capacitacin e insumos para los arc5i os de respaldo.

3. 3. Ro)u% "i.n !e CD, DVD, Cin) s, Dis8ue)e' Para efectos de tener una isin m#s e2acta de los contenidos Bue al%erga cada una de las copias de seguridad, se sugiere la ela%oracin de un rotulo Bue permita identificar informacin pertinente frente a aspectos particulares tales como' )om%re de la Institucin, Dependencia Feneradora, Cdigo de la Dependencia y de la Serie Documental, soporte utiliAado y fec5a de realiAacin de la copia, entre otros.

5I5LIOGRAFIA

El ;e!lamento (eneral de Archivos para Colom ia $/225', define los nventarios como6 0Instr&mento de rec&peracin de informacin 7&e descri e de manera e=acta # precisa las series o as&ntos de &n fondo doc&mental.1
<

COLOM5IA+ ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN+ >eglamento general de arc5i os. / ed. "ogot#' el arc5i o, 411/. COLOM5IA+ ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN+ 8cuerdo 14< de 411: JPor medio del cual se modifica el 8cuerdo )o 1< del 4* de ;unio de 3**-K $ 8ctualiAacin Flosario >eglamento Feneral de 8rc5i os. 34 p. SERRA SERRA, 9or!i+ =aloracin y seleccin de documentos electrnicos' principios y aplicaciones. En' >e ista Tria, )o 34 !411(&H pp. 33*,4((. UNIVERSIDAD DE LA SALLE+ Danual de organiAacin de arc5i os electrnicos. "ogota' 7ficina de 8rc5i o, Documentacin e Informacin, 411*. ( p. UNIVERSIDAD DE LA SALLE+ Demo copia de seguridad. "ogota' Centro de Sistemas e Inform#tica $ 8rc5i o, 411/. 8rc5i o Dacromedia Flas5.

ANEXO No : FORMATO DE SEGUIMIENTO COPIAS DE SEGURIDAD

)om%re de la dependencia' >esponsa%le' 0LAS1210A0134 50 536 S)61)S 7 SU8S)61)S 3. !" , > , D&O 4. !" , > , D&O Fec5a'

/. Documentos En PC desorganiAados !SL)&

-. Documentos 7rganiAados !SL)&

0A5A019A0134 )4 0351AS :) S);U61:A: /. 8sistencia a Capacitacin !SL)& (. E2iste Persona >esponsa%le !SL)& -. Demo !SL)& (. Se dio Capacitacin el d@a de la =isita !SL)&

S1S9)<A :) 0366)S534:)401A

:. "ase de Datos Correspondencia' <. Planillas de Densa;er@a !SL)& A60=1>3 0. In entario de 8rc5i o !SL)& *. Plantilla de >tulos !SL)& 31.8sistente Secretarial !SL)& 38S)6>A0134)S <. 7%ser aciones'

0. Firma responsa%le!es&'

Firma isitante'

ANEXO No : FORMATO DE INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD

INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD In(en) rio Gener % !e Co1i s !e Se,uri! ! UNIVERSIDAD DE LA SALLE INVENTARIO DE COPIAS DE SEGURIDAD CODIGO De1en!en"i 33/ 33/ 33/ Serie Su#serie 3</,( 3</,: 4(4,4 No*#re !e % 5 se !e D )os
"ase de Datos de Personal "ase de Datos Docencia P#gina Pe%

Res1ons #%es: In,+ Pe!ro P;reE% #or.: In,+ Pe!ro P;reFe"0 s !e Tr ns/eren"i 40L14L411/ 40L14L411/ 40L14L411/ 3.CD Veri/i" "i.n So1or)e Re"i#i!o

Lo" %i- "i.n <M.!u%o

3-

<En)re1 =o
3

33/ 33/

3</,: 3</,:

"ase de Datos Docencia "ase de Datos Docencia Sistema Institucional de Informacion "ase de Datos de Personal P#gina Pe% Uni ersidad Sistema Institucional de Informacin "ase de Datos de Personal P#gina Pe% Uni ersidad

3(L1/L411/ 40L1/L411/ 40L1/L411/ 40L1/L411/

3.C.D

3-

3 CD

3(

33/ 33/ 33/ 33/ 33/

3</,( 4(4,4

3 CD

3(

33L1-L411/ 33L1-L411/ 33L1-L411/

3.CD

3:

3</,( 4(4,4

3, CD

3: