Anlisis de tareas crticas y procedimientos de trabajo

Por: Ivn de la Rosa Ingeniero Industrial Universidad del Norte, Estados Unidos Cursillo Anlisis de tareas crticas y procedimientos de trabajo Presentado en el 37 Congreso de Seguridad, Salud y Ambiente Consejo Colombiano de Seguridad Colombia Julio 2004 Analizar las tareas o los trabajos que nuestros empleados ejecutan, es una de las tareas ms valiosas de los gerentes. Ello nos da una oportunidad para examinar cuidadosamente los mtodos de trabajo para ver si podemos encontrar una manera mejor, ms segura, ms rpida o ms confiable de hacer las cosas. Nos permite aprender ms acerca de lo que nuestros empleados realmente hacen para realizar su trabajo. Proporciona una manera sistemtica de fortalecer la orientacin, la instruccin del trabajo/tarea, los contactos personales, las investigaciones de accidente/incidente, las reuniones de grupo y el entrenamiento de habilidades con la mejor informacin disponible en relacin con nuestros trabajos/tareas ms crticos. Tambin nos proporciona una oportunidad muy importante para involucrar nuestros empleados en la determinacin de cmo deben hacer su trabajo. Palabras claves: ANALISIS DE TAREAS CRTICAS, PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO. Un buen anlisis de trabajo/tarea requiere tiempo para hacerse y tambin requiere de una actitud de vamos a hacerlo mejor, no importa cunto nos sintamos tentados a no cambiar un sistema con el que estamos acostumbrados. Obtener lo ms que podamos de nuestro trabajo requiere un compromiso firme para hacer los procedimientos y prcticas de trabajo/tarea una parte integral de nuestro sistema y estilo gerencial. Los procedimientos que usted produzca deben hacer posible que les facilite a sus empleados el trabajar en forma ms segura, ms productiva y ms confiable. Definiciones claves Anlisis de Trabajo/Tarea es el proceso mediante el cual se estudia parte del trabajo que alguien ejecuta, para poder determinar la mejor manera posible de hacerlo. Un trabajo/tarea es

Un segmento del trabajo que una persona hace. Una asignacin especfica de trabajo llevada a cabo por alguna persona. Un conjunto de acciones requeridas para completar un objetivo de trabajo especifico.

Ejemplos Ocupacin Trabajo/Tarea 1. Operador de Gra a. Posiciona el equipo b. Inspeccin pre-operacional c. ______________________ d. ______________________ 2. Pintor a. Prepara la superficie b. Pinta c. ______________________ d. ______________________ 3. Piloto de avin a. Chequeo previo al vuelo b. Despega el avin c. ______________________ d. ______________________ e. ______________________ Dos posibles resultados del anlisis de Trabajo/tarea son: Procedimiento Es una descripcin paso a paso de cmo proceder de principio a fin para desempear, realizar o ejecutar una tarea en forma apropiada. Prctica Un conjunto de guas positivas que ayudan al desempeo, realizacin o ejecucin de un tipo especfico de trabajo que no siempre podra ser realizado de la misma manera establecida. Pasos claves en el proceso de anlisis de trabajo/tarea 1. Inventario de trabajo/tarea. 2. Identificacin de los trabajos/tareas crticos.

3. Divisin del trabajo/tarea en pasos o actividades. 4. Identificacin de las exposiciones a prdida. 5. Chequeo de eficiencia. 6. Desarrollo de controles. 7. Redaccin de los procedimientos o prcticas. 8. Puesta en accin. 9. Actualizacin y mantenimiento de registros. Realizacin de un inventario de trabajo/tarea Entre las fuentes de informacin de trabajos/tareas para el inventario pueden incluirse: Descripciones de posiciones. Conversaciones con empleados, lista de las tareas que realizan o han visto hacer, dividida por ocupaciones. Seguimiento en el papel cada proceso, de principio a fin y realizacin de una lista de las tareas requeridas para realizarlo. Consultar otros colegas en la industria. Consultar manuales de oficios. Observar a la gente haciendo sus actividades.

Asegrese de que todas las tareas sean incluidas en el inventario, aun aquellas que se hacen rara vez. Identificacin de trabajos/tareas crticas Verdadero o Falso? Es una buena idea analizar cuidadosamente cada trabajo/tarea que nuestros trabajadores hacen y escribir prcticas o procedimientos para todas ellas. Preguntas para determinar si un trabajo/tarea es o no crtico: 1. Puede este trabajo/tarea resultar en una prdida mayor mientras se realiza? 2. Puede este trabajo/tarea resultar en una prdida mayor despus de haberse realizado? 3. Cun mala sera la prdida ms probable resultante? 4. Qu tan a menudo podra ocurrir? La criticalidad de un trabajo/tarea depende de la severidad de las prdidas que podran resultar, la exposicin a ellas y la frecuencia con la que ocurren cuando se est expuesto a ellas. Al aplicar estos juicios a un trabajo/tarea, consideramos la prdida ms severa y ms razonablemente probable que pudiera ocurrir.

A continuacin presentamos algunas guas para evaluar el potencial de prdida de un trabajo/tarea. Evaluacin del potencial de severidad 0 - No produce lesin o enfermedad; las prdidas en calidad, produccin o cualquier otro tipo se estiman en menos de US $100. 2 - Lesin menor o enfermedad sin tiempo perdido, dao a la propiedad que no cause interrupcin o perjuicios a la calidad o a la produccin o cualquier otra prdida que exista y que est entre US $100 y US $1.000. 4 - Lesin con tiempo perdido o enfermedad sin incapacidad permanente, dao a la propiedad que interrumpe la produccin, las prdidas a la calidad, la produccin o cualquier otro tipo sean de ms de US $1.000 pero menos de US $5.000. 6 - Incapacidad permanente o prdida de la vida o de una parte del cuerpo o dao extenso a estructura, equipo o material: prdidas en calidad, produccin o cualquier otro tipo mayores de US $ 5.000. Evaluacin de la exposicin Qu tan a menudo se hace una tarea/trabajo es uno de los factores a considerar cuando evaluamos la frecuencia de exposicin, as como tambin tenemos que tomar en cuenta el nmero de personas que hacen la tarea. En la tabla que se proporciona hay una manera fcil de estimar el valor que le daramos a la Exposicin y que se anotar en la columna correspondiente de nuestra Hoja de Anlisis de Tareas. Este valor va de uno (1) para una tarea realizada por pocas personas menos de una vez al da, hasta tres (3) como calificacin para una tarea que es realizada por muchas personas muchas veces al da. Evaluacin de la frecuencia La frecuencia de prdida depende de: Qu tan peligrosa, sea la tarea. Qu tan difcil sea la tarea. Qu tan complicada o compleja sea la tarea.

Para obtener la clasificacin de criticalidad del trabajo/tarea sumamos la calificacin resultante de severidad, exposicin y frecuencia.

Como norma general un trabajo/tarea con clasificacin de criticalidad de seis o ms requiere que se le realice un anlisis de trabajo/tarea. Una vez que los trabajos/tareas crticos hayan sido identificados, los pasos para analizar cada uno son: 1. Divida el trabajo/tarea en pasos o actividades. 2. Identifique las exposiciones a prdida. 3. Realice un chequeo de eficiencia. 4. Desarrolle controles. Divisin del trabajo en pasos Dividir el trabajo/tarea en pasos lo hace ms fcil de analizar. Un paso es algo que hace que el trabajo avance, es un punto donde algo puede ocurrir mal.

Determinacin de las exposiciones a prdida En el intento de determinar las prdidas potenciales que podran ocurrir durante el trabajo/tarea, los puntos claves a tener en cuenta/considerar son: 1. Experiencia de prdidas en el pasado. 2. Potencial para prdidas mayores. 3. Prdidas menores recurrentes. Realizacin del chequeo de eficiencia Preguntas claves a tener en cuenta al realizar un chequeo de eficiencia: Quin est mejor calificado para hacerlo? Dnde es el mejor lugar para hacerlo? Cundo debe hacerse? Cul es el propsito de este paso? Por qu es necesario? Cmo puede hacerse mejor?

Hay por lo menos siete maneras principales para hacer mejoras en una tarea que resultan de un chequeo de eficiencia: 1. Eliminar. 2. Combinar. 3. Rearreglar. 4. Simplificar. 5. Reducir. 6. Substituir.

7. Relocalizar. La profundidad del Chequeo de Eficiencia depende de la criticalidad del trabajo/tarea. Desarrollo de controles Las medidas de control deben ser dirigidas principalmente a la persona que realiza la tarea. Al desarrollar controles siempre debe consultarse a los empleados ya que ellos conocen mejor el trabajo que cualquier otro y usualmente tienen ideas muy valiosas para aportar. Redaccin de los procedimientos y prcticas Despus de finalizar un anlisis de trabajo/tarea, escribimos un procedimiento si el trabajo/tarea debe hacerse exactamente de la misma manera cada vez, o una prctica de trabajo si es necesario variar la manera en que se hace el trabajo. Ambas se redactan desde el punto de vista del trabajador. El procedimiento que se presenta a continuacin est escrito en uno de los varios formatos que pueden usarse para presentar la manera apropiada de hacer una tarea crtica. Procedimiento estndar de trabajo Entregado a: ___________________________________________________ Trabajo: __Operar el Monitor de Tamao de Partculas ____ Fecha: ___________ Departamento: __ Molienda _________ Ocupacin: Operador de Molienda____________ Propsito e importancia de la tarea El monitor de tamao de partcula analiza la molienda y la densidad del producto final. Las tendencias se anotan en los grficos de registro. El resultado es un registro de muestras representativas de la molienda de todo el da. El ajuste apropiado del proceso completo de molienda y flotacin depende de la exactitud de las tcnicas precisas de muestreo. Los errores y mal funcionamientos pueden ser responsables de muchos miles de dlares en prdidas de mineral, materiales y esfuerzo. Algunos de lo equipos involucrados podran daarse fcilmente si no se operan correctamente y si no se le hacen las inspecciones y el mantenimiento adecuado con regularidad.

Los pasos principales se detallan a continuacin en el orden apropiado. Los Puntos Claves a Recordar estn a continuacin de cada paso del trabajo. Todos los pasos y puntos claves deben seguirse en secuencia para lograr mxima eficiencia y evitar prdidas. Inspeccione el equipo buscando defectos Para evitar dao al equipo y malas lecturas, inspeccione visualmente los siguientes equipos por si tienen defectos y haga las correcciones/reparaciones necesarias antes de arrancarlo. Mire si hay acumulacin de arena en la caja de los ciclones y limpie cualquier acumulacin. Lave con manguera el eliminador de aire. Cierre la vlvula de drenaje para evitar derrame y posibles cadas o choques elctricos. Abra la vlvula de agua fresca y limpie el filtro de agua para asegurar adecuado flujo de agua. Apague y limpie el sensor de las bombas y asegrese de que el sensor est en su lugar. Use la herramienta especial de limpieza para evitar tener que desarmar toda la bomba y posibles lesiones en las manos. Coloque el interruptor de seguridad del sistema de agua en automtico para evitar dao por baja presin de agua. Inspeccione visualmente la malla de muestreo en la caja de rebalse de ciclones y limpie cualquier acumulacin para evitar lecturas deficientes.

Arranque el monitor de tamao de partculas Para arrancar: hale el botn de arranque-parada que est en la caja de controles. Asegrese de que la presin de agua sea al menos 60 psi para evitar la parada automtica del sistema. Permita que el tanque se llene hasta que la seccin del sensor est llena, en este punto el flujo agua se detendr automticamente. Es correcto que haya una pequea circulacin de agua de vez en cuando (intermitente). Coloque la malla de muestreo en la pasta aguada (slurry). El vaco debe elevarse a Normal (17 + pulgadas) Ajuste la vlvula de entrada de flujo para nivel normal del tanque de slurry.

Permita unos cinco minutos para que se estabilice a fin de evitar sobreflujo/derrame o sequedad del sistema. Arranque el cortador de muestras Para evitar dao al cortador de muestras asegrese de que tenga libre movimiento.

Arranque las bombas 470 y 470a Para evitar el sobreflujo arranque la bomba 470 primero.

Inspeccin cada hora Inspeccione visualmente el equipo cada hora para evitar dao incremental y lesiones potenciales del equipo que falle y para asegurar que el muestreo se realice correctamente. Puntos claves para verificar: El sello de vaco debe estar fro al tacto. Solo debe haber una leve vibracin en el eliminador de aire. La bola en el indicador de flujo debe estar en la parte superior del tubo indicador transparente.

Muestreo cada hora Corte una muestra cada hora del rebalse/sobreflujo de los ciclones este y oeste moviendo el cortador de muestras a travs del flujo y de un lado a otro. Para evitar lecturas deficientes no detenga el cortador en el centro del flujo.

Parada de emergencia Para evitar un dao mucho mayor del que caus la abrupta parada, y para evitar un posible choque elctrico, determine primero la razn para la prdida de potencia. Obtenga permiso antes de arrancar nuevamente cualquier parte del proceso para evitar posibles lesiones serias a cualquiera que pudiera estar trabajando en el sistema.

Parada Para evitar derrame abra la vlvula de drenaje antes de presionar el botn de parada (stop). Para evitar que la pasta blanda (slurry) se asiente en el sistema enjuguelo con agua.

Procedimiento estndar de trabajo Certifico que he recibido el procedimiento estndar de trabajo __________ en la fecha, que me ha sido explicado y que la importancia de seguirlo ha sido enfatizada. Recibido por: Nombre: _____________________________ Firma: _______________________________

Fecha: ___________ Supervisor:_______________________

Organizacin: _________ Localizacin: _____________________________ Ocupacin:_____________ Tarea: __________________________________ 1. Anlisis de tarea y procedimiento completado por personas que han contribuido o suministrado informacin. Nombre: _______________ Cargo: __________________________________ Nombre:________________ Cargo: __________________________________ Nombre:________________ Cargo: __________________________________ 2. El anlisis de tarea fue Observacin:___________Discusin:__________ hecho por :

3. Si se ha sealado el mtodo de discusin, por favor explique por qu no se us el mtodo de Observacin: ____________________________________ 4. D los nombres de los trabajadores observados , o si se us el mtodo de la discusin, de los nombres de las personas que contribuyeron: Nombre: _________ Ocupacin:_______ Nombre: _______________________ Ocupacin:_______________________ Nombre: _______________________ Ocupacin:_______________________ Nombre: _______________________ Ocupacin:______________________ Nombre: _______________________ Ocupacin:______________________ Nombre: _______________________ Ocupacin:______________________ 5. Se efectu una verificacin de la eficiencia para cada etapa de la tarea y su correspondiente exposicin a prdida? Si ___ No ___ 6. Ponga en una lista todos los cambios que han resultado de la verificacin de la eficiencia en el reverso, e indique los beneficios que provendrn de ello. Adjunte un informe del mejoramiento de la eficiencia por cada cambio que se produzca en ella. 7. Qu planes se han elaborado para poner en prctica los cambios y mejoramientos en la eficiencia? Adjunte detalles. 8. Se efectuaron los siguientes procedimientos de tareas y revisiones basndose en una puntuacin 1-100. La puntuacin incluy: 1. Evaluacin del contenido tcnico para el rea de los revisores, 2. Lo adecuado de la cobertura y 3. Calidad de la comunicacin para el usuario final. Produccin Titulo del Cargo Puntaje

Calidad Ttulo del Cargo Puntaje Salud ambiental Ttulo del Cargo Puntaje Seguridad/Control de Prdidas Ttulo del Cargo Puntaje Mantenimiento Ttulo del Cargo Puntaje Firma y Ttulo Ttulo del Trabajo Puntaje Puntaje del Evaluador ====> Aprobado: __ No aprobado: __ 9. Comentarios de los revisores relacionados con el puntaje de la evaluacin: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ____________________________________ Poniendo los procedimientos y prcticas a trabajar Otras actividades gerenciales que deberan usar procedimientos o prcticas de trabajo/tarea son: Orientacin a nuevos empleados. Instruccin para el Trabajo/Tarea. Observacin de Tareas. Contactos personales. Charlas de seguridad. Investigacin de accidentes/incidentes. Entrenamiento de habilidades.

Actualizacin y mantenimiento de registros Los procedimientos y prcticas de Trabajo/Tarea deben actualizarse cada vez que: Haya un accidente/incidente que involucre el trabajo/tarea. Se introduzca una nueva maquina/herramienta o equipo. Ocurran problemas en la calidad del producto. Ocurra un cambio en un trabajo/tarea existente. Los empleados se quejen de problemas del trabajo/tarea. Por lo menos una vez al ao.

Mtodos alternos de anlisis de trabajo/tarea Hay dos maneras de realizar el anlisis de trabajo/tarea. Estas son: 1. Anlisis por observacin y discusin. 2. Anlisis por discusin solamente. Los pasos en Anlisis por observacin y discusin son:

1. Seleccionar el trabajador o los trabajadores a observar. 2. Explicar el proceso. 3. Observar y registrar la divisin en pasos inicial. 4. Revisar la divisin en pasos con el trabajador. 5. Repetir los pasos 2-4 con otro trabajador si es apropiado. 6. Identificar las exposiciones a prdida. 7. Hacer un chequeo de eficiencia. 8. Desarrollar la recomendacin de controles. 9. Escribir el procedimiento o prctica. 10. Contactar grupos que tengan inters especial. 11. Distribuir el procedimiento o prctica a los usuarios. 12. Reforzar las aplicaciones prcticas. Los pasos en Anlisis por Discusin Solamente son: 1. 2. 3. 4. Reunir a la gente con ms conocimiento disponible. Explicar el propsito y la aproximacin/metodologa. Determinar los pasos mas significativos o actividades crticas. Completar los pasos 6-12 del mtodo por Observacin y Discusin.

Beneficios del anlisis de trabajo/tarea Los anlisis y procedimientos de trabajo/tarea pueden producir mejoras en: Eficiencia. Seguridad. Calidad. Productividad.

Roles sugeridos para los supervisores, ejecutivos y coordinadores de seguridad y control de prdidas con respecto a los anlisis y procedimientos de tareas Para los supervisores 1. Establecer a nivel de su grupo objetivos para la realizacin de los anlisis, de los procedimientos y de las prcticas iniciales y sus actualizaciones. 2. Hacer un inventario de las tareas de su grupo. 3. Determinar las tareas crticas a partir del inventario de tareas de su grupo. 4. Descomponer las tareas en pasos. 5. Sealar los problemas potenciales 6. Desarrollar controles. 7. Redactar procedimientos y prcticas. 8. Distribuir los procedimientos y prcticas a los usuarios. 9. Estimular el uso de los procedimientos y prcticas escritas.

10. Usar procedimientos y prcticas en la orientacin, en la instruccin adecuada para las tareas, la observacin planeada de tareas, el entrenamiento, los consejos sobre puntos claves y las charlas de seguridad. 11. Usar procedimientos y prcticas escritas en la investigacin de accidentes/incidentes. 12. Actualizar los procedimientos y las prcticas. 13. Mantener registros del proceso del programa. Para los Ejecutivos (Superintendentes/Jefes de Divisin) o aquellos que tienen supervisores que les reportan 1. Emitir directivas o cartas en que se respalde un programa para realizar los anlisis, los procedimientos y las prcticas de tarea. 2. Establecer objetivos para la realizacin de los procedimientos y prcticas iniciales y de las actualizaciones. 3. Aprobar los procedimientos y prcticas. 4. Estimular el uso de los procedimientos y prcticas escritos. 5. Usar los procedimientos y prcticas escritas en la investigacin de accidentes/incidentes y en el entrenamiento de habilidades. Para los coordinadores de seguridad o control de prdidas 1. Proporcionar formularios y tcnicas para los anlisis, los procedimientos y las prcticas. 2. Ayudar en la determinacin de las tareas crticas. 3. Ayudar/asesorar a los ejecutivos en la aplicacin de los procedimientos y prcticas. 4. Colaborar en la distribucin de los procedimientos y prcticas a los usuarios. 5. Apoyarse/usar /estimular el uso de los procedimientos y practicas escritas en la investigacin de accidentes/incidentes. 6. Mantener archivo central de procedimientos y prcticas. 7. Mantener registro del progreso del programa. 8. Aconsejar y asesorar a la gente para llevar a cabo el programa total. 9. Asegurar un entrenamiento adecuado para todo el personal administrativo. 10. Evaluar el desempeo frente a las normas y objetivos establecidos. 11. Emitir cada 3 meses informes de progreso. 12. Reforzar las aplicaciones prcticas de los procedimientos y prcticas. Bibliografa 1. Frank E, Bird Jr, and Germain L. Liderazgo prctico en el control de prdidas, Det Norske Veritas, Revised Edition 1990. 2. Accident Prevention Manual for Industrial Operations, Seventh Edition. National Safety Council, 1974. 3. Anlisis de Seguridad en el Trabajo, Consejo Interamericano de Seguridad, 1994.