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Solution Brief SAP Interactive Forms de Adobe

SAP INTERACTIVE FORMS de ADOBE

Los formularios basados en la web pueden ayudarle a reducir la brecha entre los procesos en papel y las aplicaciones de negocios. El software SAP Interactive Forms de Adobe ampla el poder de las soluciones de SAP con la versatilidad y la accesibilidad de la documentacin de formularios electrnicos colaborativos. El software le permite simplicar y automatizar sus procesos de negocio basados en papel, adems de ampliar el alcance de las aplicaciones de negocios a los ejecutivos, socios, clientes y proveedores de la compaa.

Extendiendo el poder de las Soluciones SAP mediante la automatizacin de formularios de negocio


Los formularios basados en la web pueden ayudarle a reducir la brecha entre los procesos en papel y las aplicaciones de negocios. El software SAP Interactive Forms de Adobe ampla el poder de las soluciones de SAP con la versatilidad y la accesibilidad de la documentacin de formularios electrnicos colaborativos. El software le permite simplicar y automatizar sus procesos de negocio basados en papel, adems de ampliar el alcance de las aplicaciones de negocios a los ejecutivos, socios, clientes y proveedores de la compaa. Las compaas de todas las industrias enfrentan desafos en comn, entre los que se encuentran el aumento de la rentabilidad y la eciencia, garantizar la satisfaccin del cliente brindando un servicio que sea eciente y que brinde la respuesta que se necesita, adems de asegurar el cumplimiento de las disposiciones gubernamentales. Lo que tal vez usted no note es en qu medida los procesos de negocio basados en papel le impiden a su organizacin abordar estas dicultades. Los formularios en papel son sorprendentemente caros, en parte por los costos de mano de obra que resultan de las intervenciones manuales redundantes y del tiempo que se tarda en corregir errores humanos. Los costos del papel y el almacenamiento tambin se acumulan con rapidez, especialmente por el hecho de que los formularios se vuelven obsoletos en poco tiempo. Segn un estudio de 2004 realizado por GISTICS, una rma analista del

Reino Unido con experiencia en la gestin de activos digitales, un formulario en papel le cuesta a la empresa global tpica unos US$ 75.000 por ao en mano de obra y materiales y la mayora de las compaas utilizan 400 formularios o ms. A su vez, los procesos manuales en papel son inecientes, crean cuellos de botella y dicultan el aprovechamiento de la automatizacin incorporada a las aplicaciones de negocios. Por ejemplo, la contratacin de gerentes suele requerir la rma de un ejecutivo senior antes de enviar una solicitud a Recursos Humanos. En una situacin de procesos en papel, la solicitud para cubrir un puesto de trabajo puede demorarse en el correo interno, quedar bajo una pila de papeles en el escritorio de un ejecutivo, o estar inaccesible al ejecutivo durante un viaje de negocios. En el mejor de los casos, esto causa demoras frustrantes; y en el peor, afecta el rendimiento organizacional cuando quedan posiciones clave sin ocupar. Su empresa puede utilizar la aplicacin SAP ERP para brindar apoyo a las funciones de Recursos Humanos, pero no podr aprovechar al mximo este software para automatizar completamente los procesos de aprobacin si los procesos de negocio de su empresa siguen estando basados en formularios en papel. Los formularios manuales dicultan el acceso actualizado por parte de usuarios mviles, remotos y casuales y no les permite completarlos en forma oportuna. Adems es casi imposible para su compaa compilar, acceder, rastrear y auditar los datos. Sin un medio centralizado de almacenamiento, actualizacin, distribucin o control o una manera simple de captar los datos

incluidos en ellos la colaboracin se ve afectada , y usted no puede extender las aplicaciones de negocios a sus socios, clientes y proveedores sin necesitar el ingreso de datos manuales y el procesamiento de formularios. Tampoco puede garantizar procesos de auditoria comprobables ni desplegar los controles de lectura/escritura y garantizar el archivo necesario para cumplir con las disposiciones gubernamentales, como la Ley Sarbanes-Oxley o Basel II. Para abordar estos desafos, muchas organizaciones han implementado formularios basados en formularios electrnicos en formato HTML que permiten la captura de datos. Sin embargo, los formularios HTML no pueden brindar soporte al uso fuera de lnea, son complicados de usar, no se asemejan a los formularios que intentan reemplazar y son difciles de imprimir. Transformacin de los Procesos de Formularios Como respuesta, SAP y Adobe Systems se asociaron para crear una solucin que permita a las empresas de cualquier tamao desarrollar en forma rpida y simple formularios digitales interactivos que se puedan integrar directamente a los procesos de negocio. Esta solucin conjunta que apalanca la plataforma de tecnologa SAP NetWeaver integra especcamente los formularios en formato Adobe Portable Document Format (PDF) directamente a cualquier proceso de negocio con soporte de las aplicaciones de SAP basadas en la Web. Con el software SAP Interactive Forms de Adobe, los usuarios pueden involucrarse fcilmente en procesos de negocio automatizados completando formularios, como requisiciones de

centro de costos o personal; solicitudes de reembolso de gastos; requisiciones internas y documentos de reclutamiento en lnea. El software establece un puente directo entre los datos de transacciones sumamente estructurados almacenados en las aplicaciones de negocios y los procesos e informacin basada en documentos no estructurados que residen fuera de esas aplicaciones. Esta interaccin directa le permite a su organizacin reducir los costos operativos y aumentar la agilidad de los procesos de negocio a travs de la automatizacin y de una mayor precisin en los datos. Adems puede aumentar la satisfaccin de sus clientes mediante procesos que involucren formularios de manera ms rpida y eciente, y puede colaborar con sus proveedores, clientes y socios sin necesidad de que entiendan lo intrincado de su sistema back-end. La tecnologa Adobe est estrechamente integrada a los ambientes de desarrollo del poderoso SAP NetWeaver para los lenguajes de programacin Java y ABAP posibilitando diseos y modicaciones simples de formularios que cumplan con las maneras especcas en las que trabajan sus partners y clientes. Esta infraestructura tambin asegura que toda aplicacin que utilice SAP NetWeaver ya sea provista por SAP o desarrollada de manera personalizada pueda aprovechas todas las ventajas de los formularios SAP Interactive Forms. Procesos de Negocio Ms Rpidos Para Lograr una Mayor Agilidad Al aprovechar las tecnologas de Adobe y SAP, puede utilizar la automatizacin para reducir los datos redundantes y poco precisos y, a su vez, acelerar la velocidad con la que su organizacin responde a las necesidades y los

requisitos cambiantes de sus clientes. Por ejemplo, cuando las compaas de manufactura necesitan cumplir con grandes e inesperados pedidos de sus clientes, los gerentes de planta necesitan comprar materiales. Con un proceso basado en papel, necesitan ubicar el formulario de requisicin, completarlo y rmarlo a mano, y reenviarlo al gerente correspondiente mediante correo interno para su aprobacin y cumplimiento. Y no tienen manera de garantizar que haya llegado a su destino ni cundo es aprobado por el gerente. Con SAP Interactive Forms, fcilmente puede actualizar y automatizar este proceso. Despus de ingresar al portal, un supervisor puede acceder en forma instantnea al formulario de requisicin en PDF que sea ms reciente ya completo con los datos personales y de funcin como nombre, ubicacin y centro de costos. El supervisor rpidamente puede completar la informacin restante en forma online y enviarla a SAP ERP con un simple clic. El ujo de trabajo incorporado a SAP ERP enva el formulario inmediatamente al paso siguiente del proceso, evitando la latencia del proceso, y as el supervisor puede controlar el progreso en tiempo real desde el portal. Minimizar Errores y Ofrecer Ms Fcil Acceso a los Datos SAP Interactive Forms minimiza las posibilidades de errores en los datos completando previamente algunos campos del formulario y brindando una funcin ya incorporada de vericacin de errores. Tambin puede vincular campos de datos de los formularios con las aplicaciones de SAP para una captura automtica de datos, centralizacin y distribucin a las bases de datos, procesos de negocio, departamentos y otros formularios. Esto minimiza costosos errores en el

Front Oce
Empleado

Flujo de trabajo

Enterprise System

Adobe Acrobat
Bajar y completar form. pre-completado

PDF

Portal empleados

www
Entrega formulario habilitado

Gerente

SAP Interactive Forms de Adobe


Cuentas a pagar Aprobar Reintegrar al empleado Subir XML a sistema back-end

SAP Interactive Forms by Adobe

Aprobar A cuentas a pagar

From

XML

Figura 1: Las funciones de auto servicio reducen la intervencin manual en los procesos de negocio comunes

ingreso de datos, reduce el tiempo que se requiere para ejecutar los procesos de negocio y brinda un acceso oportuno a la informacin que puede aprovecharse dentro y fuera de la organizacin. Y utilizando el correoelectrnico para encausar los formularios segn ujos de trabajo previamente denidos, el software reduce la posibilidad de perder los formularios o que estos sean ilegibles tan comn en las transmisiones por fax. Y el control de acceso evita el borrado accidental de datos o documentos, adems de cambios no autorizados al contenido. Al centralizar formularios y datos, SAP Interactive Forms ayuda a garantizar el acceso a las versiones ms actuales de todos los formularios de la empresa. Su personal puede actualizar un formulario, distribuirlo a una ubicacin central y tener la tranquilidad de que todos los usuarios estn en la empresa o no estn utilizando la versin correcta. Diseado para Su Manera de Trabajar En lugar de ofrecer una misma solucin para todas las necesidades, SAP Interactive Forms le permite personalizar los formularios segn sus procesos de negocio nicos y posibilita que

todos los usuarios incluyendo los empleados, clientes, proveedores y socios con acceso espordico visualicen, completen y enven formularios independientemente de la plataforma de su sistema operativo. Y debido a que el software soporta mltiples idiomas, se puede implementar en todo el mundo. Soporte a Empleados Mviles El soporte a empleados mviles les permite a los usuarios completar los formularios mientras se desplazan o estn en vuelo, sin estr conectados en forma activa al sistema back-end, como la aplicacin de SAP Customer Relationship Management (SAP CRM). Los usuarios pueden subir los formularios va correo electrnico, actualizando instantneamente el sistema back-end acelerando as la ejecucin del proceso de negocio. Por ejemplo, un representante de ventas puede bajar formularios previamente completados, como por ejemplo una solicitud de inventario, a un dispositivo mvil antes de hacer una visita a un cliente. El representante de ventas luego puede completar el formulario fuera de lnea delante del cliente, imprimir una copia

como recibo, y enviar los datos a SAP CRM por medio de un link en un mensaje de correo electrnico. La tecnologa de Adobe XML extrae e integra los datos en el software de SAP, que automticamente lanza el paso siguiente del proceso como actualizar las cantidades de un pedido, efectuar autorizaciones de materiales devueltos o generar una orden de servicio completada previamente y enviarla al ingeniero de servicio. Como muestra este ejemplo, el personal mvil ya no necesita llevar computadoras porttiles pesadas durante las visitas a clientes; se eliminan las extensas brechas en la ejecucin de los procesos de negocio y el acceso a los datos en tiempo real est siempre disponible. Colaborar con Socios Externos Con el poderoso ambiente de desarrollo de SAP NetWeaver, fcilmente puede capturar datos relevantes de los procesos de negocios de socios externos no conectados. El uso de la personalizacin de formularios simples le permite incorporar los formularios de clientes y socios a sus procesos de negocio, estableciendo un puente entre los lmites geogrcos u u organizacionales y lograr as relaciones de mayor colaboracin mientras se aumenta la eciencia.

GENERALIDADES

www.sap.com /contactsap

Crear y Personalizar Formularios Adobe LiveCycle Designer, que est estrechamente integrado a la herramienta SAP NetWeaver Developer Studio, le permite importar, personalizar y crear formularios interactivos segn sus necesidades especcas. Puede integrar los formularios existentes tales como los requeridos por el gobierno u otros organismos regulatorios o bien crear nuevos. Puede denir el aspecto de los formularios, vincularlos a un modelo de datos de SAP, denir la lgica del negocio de ese formulario y asignar el modelo de usuario del mismo ya sea en forma impresa, interactiva, o ambas. Benecios Clave: Menores Costos y Mayor Automatizacin SAP Interactive Forms actualiza losprocesos basados en formularios permitindole aprovechar mejor la automatizacin de los procesos s de negocio que posibilitan las aplicaciones de SAP existentes. Puede notar los siguientes benecios: Menores costos operativos y una mayor agilidad en los procesos de negocio mediante la automatizacin Mayor satisfaccin del cliente y del empleado posibilitando ecientes procesos relacionados con formularios Mayor eciencia, menos errores y ms colaboracin Flexibilidad para actualizar los formularios para su empresa, socios y clientes. Integracin garantizada de los documentos mediante derechos de acceso, lectura y escritura Herramientas para rastrear el estado de los proyectos de punta a punta e identicar cuellos de botella para solucionarlos Recursos para simplicar el uso de formularios requeridos por el gobierno y la industria Soporte a ambientes geogrcamente distribuidos con versiones multi-idioma Para Ms Informacin Contctese con SAP para informarse ms sobre la manera en que el software SAP Interactive Forms puede transformar y automatizar sus procesos comerciales basados en formularios. O para ms infamacin , visite www.sap.com/solutions/netweaver, www.sdn.sap.com/irj/sdn/adobeforms, o http://service.sap.com/adobe. Potenciado por SAP NetWeaver SAP Interactive Forms funciona mediante la tecnologa de la plataforma SAP NetWeaver. SAP NetWeaver unica los componentes de la tecnologa en una nica plataforma, permitiendo a las organizaciones reducir la complejidad de TI y obtener ms valor en el negocio a raz de sus inversiones en TI. Brinda la mejor manera de integrar todos los sistemas que corren software SAP o no-SAP. SAP NetWeaver adems ayuda a las organizaciones a alinear el rea de TI con sus negocios. Con SAP NetWeaver, las organizaciones pueden crear y mejorar las aplicaciones de negocios rpidamente, utilizando servicios de empresa. Como base para la arquitectura empresarial orientada a los servicios (Enterprise SOA), SAP NetWeaver les permite a las organizaciones hacer evolucionar sus entornos de TI a un ambiente estratgico que impulse el cambio del negocio.

50 081 775 (07/10 2008 de SAP AG. Todos los derechos reservados. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, Business ByDesign, ByDesign, PartnerEdge, y otros nombres de productos y servicios SAP mencionados en este folleto, as como sus respectivos logos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y otros pases. El resto de los nombres de productos y servicios mencionados en el presente folleto son marcas registradas de sus respectivas empresas propietarias. La informacin contenida en este documento tiene nes puramente informativos. Las especicaciones de productos nacionales pueden variar. Este material est sujeto a cambios sin previo aviso, y lo proporciona SAP AG y sus compaas aliadas ("GRUPO SAP") con nes puramente informativos, sin manifestaciones o garantas de ninguna ndole. El Grupo SAP no ser responsable de los errores u omisiones relacionados con dicho material. Las nicas garantas de los productos y servicios del Grupo SAP, si correspondieran, son las que se incluyen en las declaraciones de garanta expresa que acompaan a dichos productos y servicios. Ninguna expresin del presente documento debe interpretarse como una garanta adicional.