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10 dicas adicionais 60 estratgias prticas para ganhar mais tempo

Os 10 maiores erros que as pessoas cometem ao gerenciar seu tempo e como evit-los
Veja se este cenrio lhe parece familiar: voc sente aquele desejo incontrolvel de ter mais tempo na vida, acha um mtodo que parece funcionar no seu caso, encontra a ferramenta certa e passa a aplicar alguns conceitos, mas depois da primeira ou segunda semana, comea a bater um desnimo e voc larga tudo de mo e volta ao ponto inicial. H tempos dedicado a este assunto, eu j perdi a conta de quantas vezes vi isso acontecer. Portanto separei os principais erros que as pessoas costumam cometer quando comeam a administrar seu tempo, a fim de ajudlo a identificar cada um deles, caso aconteam com voc, e como dribl-los. 01. No registrar O primeiro erro o mais simples, bsico e bvio, porm o que mais derruba as pessoas. Por isso reforo a dica anterior: no possvel viver sem uma ferramenta com a qual se possa registrar tudo o que precisa ser feito. Nada pode ficar apenas na cabea. 02. No registrar interrupes Muita gente se perde, mesmo quando comea a registrar suas atividades, porque no registra o novo que surgiu. Muitas vezes esse novo consome horas do seu dia sem que voc perceba e, quando se d conta disso, v que deixou um monte de coisas por fazer. Tudo que surgir tambm precisa ser registrado. 06. No reservar tempo para si prprio Se seu planejamento no inclui pelo menos algumas vezes na semana um tempo para voc, seus hobbies, seus amigos, sua famlia ou seja l o que for que o faa feliz, mais cedo ou mais 05. Deixar o e-mail controlar seu dia Voc registra, planeja e prioriza, porm o e-mail se torna o ditador do seu dia, da sua ateno, da sua energia e das suas prioridades. A sugesto verificar seu e-mail apenas nos intervalos de concluso das tarefas, ou estipular horrios para isso. 04. Planejar s o dia de hoje No caia no erro de estabelecer somente o que far hoje ou no dia seguinte. Esse tipo de providncia s coloca voc no modo reativo e totalmente propenso s urgncias do dia. Planejar futuro, por isso sempre planeje no mnimo trs dias frente ou toda a semana. 03. No definir prioridades No basta ter uma lista de atividades para o dia, preciso saber em que se concentrar primeiro e o que vir em seguida. Quando o dia transcorre sem que se estabeleam prioridades, a tendncia fazer primeiro as coisas mais agradveis, fceis ou prazerosas e o importante mesmo vai ficando de lado. Se no ordenar as tarefas, nem comece a realiz-las.

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tarde, voc vai ser tomado por uma sensao de vazio. Quanto mais tempo para voc, mais energia, mais disposio e, por consequncia, mais produtividade. 07. Planejar sem flexibilidade Por mais perfeccionista que algumas pessoas possam ser, planejamento deve ser feito a lpis, para poder ser apagado e alterado. Quando esticamos demais a corda, ela se rompe; quando a deixamos frouxa, ela no d firmeza. O caminho do meio sempre a melhor opo: planejar mas deixar espao para coisas no planejadas, mudanas e para escolhas espontneas. 08. No saber o que realmente importante Se voc no parar, se no der um tempo para responder a perguntas profundas como O que de fato importa na minha vida?, O que devo parar de fazer que tira meu resultado e equilbrio?, entre outras, vai usar seu tempo com coisas erradas. Saber o que importante d clareza e certeza do caminho; se no sabe, tudo fica confuso. Pare e ilumine seu tempo.

09. Achar que ser multitarefa produtivo Se voc for homem, pode desistir de pensar no assunto; se for mulher, entenda que, apesar de biologicamente a multitarefa ser uma realidade, todos ns consumimos mais tempo quando fazemos vrias coisas de uma s vez. Em um dia tranquilo, isso pode significar uma ou duas horas adicionais, no mnimo. A regra : registre, priorize, ordene a execuo e, se algo novo exigir sua ateno, registre, execute (se for urgente) e volte sequncia estabelecida. 10. Desistir rpido Uma das coisas interessantes que descobrimos com tantos usurios do Neotriad ao longo dos anos foi que, nas primeiras duas ou trs semanas, o efeito em termos de ganho de tempo e resultado do planejamento praticamente nulo ou pequeno. Ele s comea a aparecer entre a quarta e a oitava semana de aplicao constante. o esforo e no apenas a tcnica que d resultado: voc treina seu crebro a se adaptar a um novo modelo. Por isso no desista, insista!

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Estratgias de mobilidade (por Bia Kunze)


Notificaes: aliadas ou inimigas, depende de voc A principal vantagem das agendas eletrnicas sobre as de papel so os alarmes. Todo celular, mesmo o mais simples, tem. Use e abuse deles, desde que seja para fins produtivos 1 hora antes de sair para um compromisso, telefonemas que devem ser feitos em horrios determinados, tarefas a fazer, remdios a tomar, etc. Porm, hoje em dia uma grande parte das pessoas adere aos smartphones por causa das redes sociais. Ao instalar o Facebook, Twitter ou Instagram em seu celular inteligente, por padro voc receber notificaes de todo e qualquer acontecimento: solicitaes de amigos, novas mensagens, avisos nem sempre importantes. Como seu smartphone est sempre ao seu lado, tentador chec-lo cada vez que soa um novo alerta. Para seu tempo e sua concentrao no irem para o ralo, desative-as, e reserve alguns minutos por dia para chec-las todas de uma vez, por iniciativa sua. O bom e velho relgio de pulso Relgios de pulso parecem a coisa mais obsoleta do mundo. Ainda que relegados apenas a um acessrio de moda, possvel resgatar novamente sua utilidade. Fiquei uns 15 anos sem usar relgio de pulso, pois os celulares j cumpriam esse papel. Ia tudo Para quem usa Windows, a dica usar um aplicativo gratuito chamado Talking Clock. Ele pode avisar em voz alta os horrios que voc quiser, ou mesmo ler mensagens pr-definidas em determinada hora. Uma excelente ferramenta para quem precisa produzir. Recentemente, aderi novamente aos relgios de pulso. Mas nada muito sofisticado: hora, data, despertador e bipe de hora em hora. Os bipes de hora em hora so especialmente teis quando temos tendncia a nos dispersar durante atividades. como se aquele bipe nos colocasse no prumo novamente. Para atividades no digitais, isso at que nem era problema. Mas diante do computador, as tentaes chegam aos montes. Voc abre um link que chega num e-mail, que te leva ao Facebook, que te leva a um vdeo, que te leva a outro passam-se horas at que caia a ficha: o que que eu estava fazendo mesmo? muito bem, at o advento desses smartphones supermodernos. Percebi que, quando eu pegava o celular para ver a hora, eu acabava olhando notificaes de redes sociais, mensagens, e quando caa em mim, tinha perdido uns 10 minutos naquela avalanche de informaes. A ponto de perder o fio da meada do que estava fazendo antes!

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Para quem tem Mac, possvel ativar no seu computador um sistema de voz que anuncie o horrio nas horas cheias. Clique na ma do canto superior esquerdo, v nas Preferncias do Sistema, selecione Data e Hora e entre no menu Relgio. Deixe marcado o box Anunciar a hora e escolha horas cheias, meias horas ou quartos de hora, de acordo com sua preferncia. Celular: hora para ligar, hora para desligar Voc tem hora para iniciar e encerrar suas atividades dirias? Seu celular ou smartphone tambm deve ter. Boa parte dos usurios dorme com o aparelho ao lado da cabeceira, e pior, ligado. No h comprovao cientfica, por enquanto, que a radiao de celular cause cncer, mas essa lacuna faz com que neurologistas aconselhem no dormir com o aparelho ligado prximo sua cabea. Mesmo que seja para deix-lo apenas carregando, o ideal faz-lo num cmodo separado. Se voc usa seu smartphone como despertador, deixe-o em modo avio. Ele no estar ligado ou conectado, mas o aplicativo de despertador funcionar normalmente.

Donos de Blackberry podem se aproveitar de um macete: esses aparelhos, mesmo os mais antigos, possuem uma funo liga-desliga automtica. Basta entrar no menu Opes, em Ligar/desligar automtico. Para no misturar ligaes pessoais com as de trabalho, uma boa dica ter dois nmeros separados. Hoje, h excelentes smartphones Android que suportam dois chips. Assim voc tem um nico aparelho com um timo leque de ferramentas de produtividade. possvel deixar as duas linhas funcionando ao mesmo tempo no horrio comercial, e, noite, deixar ligado apenas a linha pessoal.

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Como incentivar uma equipe a ser mais produtiva


Imagine que voc faz parte de um grupo no qual a urgncia o padro, a prioridade uma palavra que s existe no dicionrio, todo mundo fica at tarde, o lder est perdido no meio do tiroteio e voc tentando se salvar para ainda ter uma vida fora da empresa. O que fazer em um caso como esse? A primeira coisa no levantar a bandeira do Dom Quixote, querer ser o heri e sair combatendo moinhos de vento. Voc vai virar o chato da seo, vai criar inimizades e s piorar a situao. Esse padro j existe h um tempo e no vai mudar da noite para o dia. Portanto, se quiser mudar algo, mude a nica coisa sobre a qual voc tem (ou deveria ter) controle: suas atitudes. A equipe no planeja? Planeje voc! Pare na sexta e planeje os prximos dias. A mesa das pessoas uma zona? Mantenha a sua arrumada. As pessoas copiam todo mundo? Use a cpia oculta. As pessoas mandam tudo em cima da hora? Envie com antecedncia. Pode demorar, mas o seu exemplo, quando persistente, consistente e visvel vai comear a gerar um efeito positivo, talvez no colega da mesa ao lado, no estagirio, no coordenador, etc. Uma hora chega em quem tem de chegar. Uma coisa que gera muito resultado aproveitar as crises para sugerir mudanas. Quando algum Estimule as pessoas a seu redor a adotarem bons hbitos, como beber mais gua, fazer pequenas pausas ou at comer em intervalos mais regulares. Eu tive um cliente cuja coordenadora costumava colocar um copo de gua em todas as mesas ao seu redor, duas vezes por dia. Pode parecer pouco, mas esse foi o gatilho a partir do qual ela implementou outras grandes mudanas na equipe: estimulou algumas pessoas a praticarem esporte e, para isso, elas precisavam sair no horrio da empresa, o que por consequncia levava a uma produtividade maior. Simples e efetivo. O assunto de gesto do tempo ideal em ambientes caticos, como uma luz no fim do tnel; e, se a ideia for bem recebida e aplicada, pode gerar frutos incrveis. Eu tenho muito material gratuito nos meus canais na internet para essa finalidade. D de presente um livro sobre o assunto para o seu chefe e para seus colegas, prontifique-se a buscar alternativas para a situao atual. No importa seu cargo, o poder de influncia pode ser exercido por todo mundo. problema realmente grande for resolvido, a situao propcia para propor uma mudana. Nesse momento, a atitude certa far a diferena. V com uma sugesto e um plano de ao. Se precisar, prontifique-se a liderar o processo. Use algumas das dicas anteriores para criar algum plano. Esses momentos costumam gerar mudanas positivas e duradouras.

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Outra coisa bem funcional estimular a busca de prioridades em tudo o que surge. Isso ajuda as pessoas a pensarem em vez de s fazerem. Pergunte a todo instante: qual a prioridade do momento? Questione seus pares, seus lderes. Assim que descobrir, escreva, grude um Post-it na sua baia ou na parede. Mudou? Escreva de novo e coloque abaixo da anterior. Mudou de novo? Grude abaixo. Uma hora algum vai perguntar que tripa de papel essa que comea na parede e chegou ao cho. Quanto mais mudanas, mais incmodo vai gerar e isso, neste caso, positivo. Outra coisa que tem um poder de influncia rpido e prtico o e-mail. Em mais algumas sees veremos dicas especficas para lidar com esse problema. Na equipe minha sugesto criar um padro para reduzir o volume de cpias abertas que as pessoas enviam. Isso faz uma diferena incrvel na quantidade de e-mails dirios e adiciona mais um fator positivo na equipe.

H vrias outras coisas que voc pode tentar, essas so as mais rpidas e prticas. Para isso voc precisa estar na vibe de querer fazer acontecer, s que, se nada mudar, por mais esforos que voc faa, uma hora voc vai cansar. Nada dura para sempre, sua pacincia tambm no vai durar se nada mudar. Entenda que as pessoas criaram seus hbitos de produtividade h dcadas e que um milagre no vai acontecer em trs semanas. D tempo ao tempo, mas que no seja eterno. Defina at onde vai seu limite e quando ir comear a buscar alternativas, nada vale o tempo perdido com causas impossveis.

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Como eu uso o e-mail atualmente


Muita gente me pergunta como eu lido com meu e-mail. Alm de usar as dicas que mencionei anteriormente, eu tambm aplico os itens abaixo. O que no significa que voc deva fazer o mesmo, mas uma ou outra dica pode ser adaptada sua realidade. Essas estratgias me permitiram diminuir o volume de e-mails e economizar tempo. 01. Cancelei todos os avisos de redes sociais. Deixei apenas trs newsletters que gosto de receber. E tudo o que spam eu j classifico na hora. 02. Cancelei e-mails que no me diziam respeito diretamente mas dos quais eu recebia cpia (contatos via site, erros, etc.) e os deleguei s reas competentes. Era mais uma questo de largar o osso, do que propriamente de validar a informao. 03. Eu demoro para responder. Raramente respondo na hora, quase sempre no dia seguinte. Em alguns casos, levo dias para dar retorno. Isso reduz demais o volume de e-mails. Se for urgente, as pessoas j sabem o que fazer: ou me ligam, ou me mandam uma mensagem de texto. 10. Quando algum exagera no volume de 04. Eu troco poucos e-mails com minha equipe. Quando preciso de algo, mando uma tarefa via Neotriad, nada de e-mail que as pessoas esquecem. 05. Eu escrevo pouco. Primeiro porque gasta um mensagens, manda tudo a toda hora, eu demoro cada vez mais para responder. s vezes, agrupo de dois a quatro e-mails sem resposta, ligo para a pessoa e trato assuntos um a um rapidamente, e ainda reforo que isso fecha a questo dos e-mails. 08. Eu nunca copio pessoas na cpia aberta. Se responder um e-mail com muitas pessoas na cpia, fao apenas ao remetente e coloco os demais na cpia oculta. 09. Eu no uso bandeirinhas, cores nem sons para diferenciar os e-mails. E-mails so como confeitos da M&M: tm o mesmo formato, est tudo no mesmo pacote, s ir comendo at acabar. 07. Eu no armazeno e-mails. Minha caixa de entrada, depois de vista, tem pouqussimos e-mails. E-mail vira tarefa, reunio, resposta, lixo ou raramente vai para alguma pasta. 06. Eu trabalho por tarefas, no por e-mail. A prioridade nmero um do dia quando estou no escritrio verificar meu e-mail, transformo tudo em tarefa. Depois fecho a caixa de mensagens e vou trabalhar. Na hora do almoo fao isso de novo e tambm depois do jantar, se der vontade. tempo, segundo porque evita rplicas maiores. Sempre que posso, troco o e-mail pelo Skype.

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Voc gosta da segunda-feira?


Se voc fizer essa pergunta a dez pessoas no domingo, perto da hora de deitar, sete iro responder que odeiam a segunda-feira. A sndrome da segunda-feira perturba muita gente. Se for este o seu caso, melhor rever alguns conceitos relacionados sua vida, sua carreira e ao seu tempo. Ser que no est na hora de ser mais assertivo? De usar o tempo de forma mais produtiva? De conseguir realizar certos objetivos? De trocar de emprego ou de carreira? So muitos os fatores que podem prejudicar nossa segundafeira, mas no fundo esse desespero nada mais que uma fuga de algo, e precisamos criar uma vida da qual no tenhamos que fugir na segunda, na tera, na sexta, no domingo, etc. Se voc lder, pergunte sua equipe se eles Entenda que voc passa a maior parte da sua vida desempenhando o papel profissional. Entregarse a esse estado de tristeza, desespero ou de conformismo na segunda-feira s piora o seu dia a dia! A no tem motivao, gesto de tempo ou programa de incentivo que d jeito! Tem gente que culpa a empresa, o cargo, o cliente, o tempo, o trnsito por esse clima mrbido que reina na segunda-feira, o que pior ainda. Essas pessoas costumam transferir para terceiros a prpria incapacidade de mudar, de fazer diferente, de buscar alternativas. Para quem tem esse perfil, a gesto do tempo ser intil, porque todo o tempo necessrio para priorizar o importante fica abarrotado de urgncias e coisas circunstanciais, e neste caso melhor 01. Excesso de prioridades. Segunda-feira o dia da semana que concentra o maior volume de atividades, por isso muita gente se desespera e acaba perdendo o controle das prioridades nos outros dias. A dica organizar bem as atividades da segunda, evitando agendar gostam da segunda-feira. Faa algo que permita respostas annimas, se necessrio. Obter 100% de pessoas que amam a segunda-feira vai ser impossvel. Seu foco trabalhar de forma positiva com aqueles que no gostam desse dia, mas que so importantes para tornar seu trabalho mais agradvel e, por consequncia, melhorar sua produtividade e motivao. Veja algumas coisas que podem atrapalhar a prxima segunda e como reverter a situao: Se voc chegou a este ponto, por que no ser honesto consigo mesmo e tomar uma atitude? A pior coisa que podemos reservar para ns a hipocrisia. O Brasil vive um momento singular na histria, uma poca de emprego praticamente pleno em diversos setores. Nunca foram criadas tantas vagas e tambm oportunidades para empreender. Este o melhor momento para buscar uma alternativa, algo que o faa feliz e que ajude a empresa a ser mais eficiente tambm! se conformar em vez de mudar. O seu poder de escolha, o seu planejamento e a sua proatividade ficam minimizados.

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reunies,

reduzindo

nmero

de

tarefas,

04. O mesmo chefe, a mesma sala, o mesmo trabalho. Se voc no aguenta mais sua funo, seu chefe, seus colegas, seu ambiente de trabalho, j passou da hora de tentar negociar uma mudana ou buscar uma nova oportunidade! Se nada disso agrega valor sua vida, no perca mais tempo. Eu amo a segunda-feira o primeiro dia da semana para realizar minhas metas! Fico ansioso pela segunda e tambm pela sexta, ou seja, pelo fim de semana com minha famlia. Adoro o que fao, e isso me permite criar resultados de forma equilibrada. Voc no precisa amar a segunda-feira, mas pode gostar do que ela representa. Se no gosta, basta se perguntar: at quando vou ficar dependendo de algo de que no gosto para sobreviver? At quando vou gastar meu tempo toa? A segundafeira um reflexo do que voc e do lugar aonde ir chegar. Pense nisso!

distribuindo-as ao longo da semana e planejando menos horas neste primeiro dia. 02. Falta de sentido. Se voc no consegue encontrar uma razo para ir trabalhar, possvel que tenha perdido o entusiasmo por aquilo que est fazendo. Nem sempre a empresa tem como mant-lo motivado diariamente, por isso cabe a voc achar algo que lhe d prazer nas atividades. Pode ser descobrir uma nova forma de fazer algo, estimular pessoas, resolver um problema, etc. Sem um motivo, seu tempo fica sem sentido, e tudo fica chato. 03. No tem voc no dia. Chega a segunda-feira, voc olha para sua lista de prioridades e no acha nada que seja relacionado sua pessoa. Parece que voc sabe cuidar de tudo e de todos, mas esquece de quem mais importante na sua vida. Experimente incluir nesse dia alguma coisa que diga respeito exclusivamente a voc, como uma atividade fsica, um almoo em algum lugar diferente, uma ida ao salo, um chope com os amigos, etc.

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O que fazer quando a sua agenda estiver com excesso de prioridades?


Uma reclamao que vem se tornando uma constante nos treinamentos em que tenho participado sobre a agenda se tornar um caos, ou seja, o volume de urgncias e tarefas importantes a serem feitas extrapola em muito a capacidade de execuo. Em um treinamento recente, uma participante chegou a me mostrar sua agenda e suas listas de pendncias atrasadas. Pelo que pude observar, eram quase 3 pginas de caderno com tarefas atrasadas, alm das demandas que no paravam de chegar durante o dia. A propsito, semana retrasada, tive uma forte inflamao de garganta e fiquei afastado do trabalho por 4 dias. Quando fui planejar minha semana no domingo, meu Neotriad parecia que estava tendo uma hemorragia, de tantas tarefas vermelhas e atrasadas que constavam nele. Eu tinha no total, mais de 30 horas pendentes, alm dos e-mails com atividades que no foram processadas. Este fato me colocou na mesma posio de muitas pessoas que costumavam reclamar e por este motivo pensei em expor algumas dicas para gerenciar o caos que pode vir a ocorrer. 03. Priorize e planeje o que deve ser feito O que fazer quando a sua agenda se transforma neste caos? Os mtodos tradicionais de planejamento funcionam neste caso? Como sair desta situao de urgncias acumuladas? Com as atividades identificadas e classificadas, o prximo passo priorizar as urgncias. Coloque uma ordem numrica e sequencial das urgncias que devem ser resolvidas primeiramente (uma 02. Classifique as suas atividades Como tudo est pendente mesmo, boa parte destas atividades no so verdadeiras urgncias. Uma parte delas pode aguardar para ser resolvida, algumas podem at ser canceladas ou delegadas e outras realmente tm uma urgncia significativa. Ao lado da durao das tarefas, classifique os itens como Importantes, Circunstanciais ou Urgentes respectivamente. (caso precise entender mais sobre este conceito clique aqui para ver um vdeo). 01. Qual o tamanho do seu buraco? A primeira providncia para resolver seu caos entender qual o tamanho do seu buraco. Para isso, preciso que voc liste todas as atividades pendentes, verifique suas reunies, seus e-mails, suas tarefas inacabadas, entre outras, e coloque tudo em uma grande lista. Ao lado de cada atividade coloque a durao prevista (em minutos ou horas). Sintetizei as respostas para essas perguntas neste artigo. Elas fizeram parte da soluo para a minha agenda e para algumas pessoas que ajudei a sarem deste quadro:

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dica priorizar as coisas com menor durao, que so mais rpidas e fceis de serem resolvidas). Depois, continue sua ordenao com as atividades importantes e por ltimo as circunstanciais. Com isso feito, pegue a sua agenda e visualize a situao da prxima semana para alocar essas prioridades, seguindo a ordem ao longo dos dias. Neste perodo, o ideal voc minimizar ou evitar perodos de reunies. Esteja pronto para ser assertivo e dizer No para qualquer atividade circunstancial que venha a aparecer. Priorize para cada dia da semana apenas aquilo que ser feito. No coloque coisas demais, pois este no o momento de gerar mais atrasos. Seja bem realista com voc mesmo! 04. Pea ajuda e negocie com sua

05. Compromisso com voc mesmo Finalmente, para sair dessa situao, voc precisa estar bastante comprometido com voc mesmo. Nesta semana, provavelmente voc precisar trabalhar um pouco mais, cancelar atividades pessoais, ter um foco mais ativo e ser mais assertivo. Lembre-se de que esses momentos devem ser raros em sua vida. Se voc est entrando neste caos constantemente, algo pode estar errado com a forma que voc tem planejado sua vida. Em alguns momentos, este caos se torna inevitvel, mas um momento passageiro, que exige um perodo de dedicao, para depois voltar ao seu normal.

equipe / chefe Voc est em estado de calamidade pblica, um bombeiro no meio do incndio e no a hora para querer ser um heri solitrio. Converse com a sua equipe ou com o seu chefe e mostre seu plano de ao para resolver as pendncias. Pea a colaborao para evitar ser interrompido, ajuda para as novas atividades e o bom senso no uso de e-mails (afinal apenas um perodo passageiro at voc resolver este quadro). Veja, das atividades priorizadas, se algo pode ser delegado e passe para a equipe.

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Como lidar com pessoas no planejadas?


A pergunta boa e para comear a responder precisamos classificar as urgncias em dois tipos: as imprevisveis que so aquelas que simplesmente no h forma de prever, nascem urgentes, como problemas de sade, quebras em equipamentos, acidentes, etc. J a outra categoria de urgncias so as migratrias, que migram da esfera da importncia para a esfera da urgncia (por negligncia, falta de tempo, esquecimento, falha na comunicao, guerra de egos, etc). A primeira categoria, das imprevisveis, por mais que voc no acredite, representa a minoria das urgncias. Para este tipo de urgncia, em geral, no h o que fazer para prevenir, simplesmente, elas acontecem e precisam ser resolvidas imediatamente. A segunda categoria outra histria, elas podem ser prevenidas na maior parte dos casos. O primeiro passo para lidar com urgncias entender que elas fazem parte do seu planejamento, na forma de alguma atividade de preveno ou de espao em tempo para resolv-las. O segundo passo, e mais interessante, que a urgncia acontece porque no conseguimos aprender com a mensagem subliminar que ela Eu acompanho uma profissional de marketing de uma grande empresa brasileira. Ela est abaixo da gerente e sofre todo tipo de urgncias e interrupes no seu dia a dia. Aps dois meses de anlise, conseguimos concluir que invivel planejar mais do que 4 horas por dia, pois ela recebe uma mdia de 5 horas dirias de urgncias. Ela tem 9 horas para fazer as coisas importantes e dar tempo de absorver as coisas urgentes de um departamento de marketing, sem deixar de lado sua academia, tempo de cio (ou preguia como ela costuma falar) e para se aprimorar na carreira. Uma forma simples de fazer isso anotar em seu caderno, tudo que surgiu como urgncia ao longo do seu dia. Se voc tiver acesso a Internet, pode usar o Neotriad e classificar as atividades, para analisar posteriormente em seus grficos. nos traz. Quando paramos para entender, a coisa muda de figura. Para isso sugiro que inicie o mapeamento das urgncias, pois alm de identific-las, este mapeamento permite que voc analise o quanto possvel planejar e o quanto de tempo necessrio deixar livre para as coisas que surgem.

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Esse nmero varia de acordo com o profissional e tambm se altera ao longo da semana. No existe frmula pronta, cada caso um caso. Alm dessa estratgia bsica de mapeamento, separei algumas estratgias que usamos na consultoria de reduo de urgncias: 01. Mostre planejamento sempre, seja um modelo. Quanto mais perdido voc estiver, mais sujeito s urgncias ser e menos moral ter de cobrar os outros. 02. Se a urgncia est sendo gerada por falhas de comunicao, comece a redigir seus e-mails forma mais estruturada, com uma seo de prximos passos mais destacada. Nas reunies ao terminar envie um e-mail com os itens discutidos e aes acordadas. 03. Se a urgncia est sendo gerada pela ausncia ou falha de processos, envie um e-mail ao seu gerente pontuando o problema e listando as ltimas ocorrncias da urgncia.

04. Na sexta-feira de manh, envie um e-mail ao seu cliente ou gerente com as possveis coisas que podem se tornar urgncias na prxima semana e proponha um plano de ao preventivo. 05. Compartilhe com seu cliente seu processo interno e pea ajuda para que o processo atenda as suas necessidades de forma mais planejada. 06. Faa um relatrio mensal, com todas as demandas solicitadas por seu gerente/cliente que foram Importantes e outra coluna com as Urgncias. Coloque suas sugestes para o prximo ms. Se possvel, faa uma reunio com o cliente/gerente para expor esses dados. Esse tipo de abordagem mostra profissionalismo e a preocupao da empresa em um trabalho bem feito para ambos e funciona muito bem no lado dos clientes e fornecedores.

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Por que no tomamos decises?


A cultura de empresas de todos os tamanhos onde decises que so compartilhadas at que ningum mais dono e fica por isso mesmo est absolutamente intrnseca no mercado. So assuntos que se arrastam por reunies interminveis e assim por diante. Existem vrios fatores que empacam as decises, mas alguns so bem tpicos: 01. Falta de autonomia para decidir Tem lder, empresa ou processo que simplesmente no d autonomia necessria para que as pessoas tomem as prprias decises. Isso pode ser para controlar risco, para gerenciar mais de perto processos ou pelo simples fato de um ego grande. Alguns lderes no conseguem conviver com a ideia de que algum tome a deciso por eles, mas claro que isso no acontece em nenhum lugar que voc conhece. 02. Falta de coragem para decidir Algumas pessoas tem a autonomia para tomar a deciso, mas no conseguem ter coragem de decidir por si prprios. Preferem chamar outras pessoas para compartilhar a deciso, o que no de todo ruim, porm isso na maior parte dos casos acaba se arrastando por muito tempo. 06. Preguia 03. Excesso de opes Quanto mais opes, informaes e contedo, mais difcil de decidir. Se voc quer fazer a reforma da sua casa e pede para seis empresas fazerem oramento, a sua deciso vai ser muito mais demorada do que se voc fizesse apenas trs E por ltimo, mas no menos incomum, temos a famosa preguia Vamos deixando. E em muitos casos a deciso no tomada. S que no tomar nenhuma deciso, j uma deciso: a de negligenciar. 05. Falta da gesto de milestones Muitas decises no so tomadas, porque as pessoas simplesmente esquecem que precisavam tomar. Voc, por exemplo, pede cotao de preo de alguma coisa, vai recebendo as propostas por email ao longo dos dias e vai tocando a vida. Muita gente se esquece do que tinha pedido, como no tinha nenhuma urgncia, vai arrastando o assunto e a deciso no feita. Colocar uma tarefa de quando deve ser a deciso ajuda a limitar o tempo e por consequncia realizar a deciso. 04. Necessidade de brilho pessoal Algumas decises no so tomadas, pelo simples fato de que o cara que poderia decidir, prefere que todo mundo pense no assunto, bata a cabea, faa um monte de reunies, levantamentos, gaste muito tempo e dinheiro. At que chega um belo dia que o super decisor aparece com a deciso mgica, que ele provavelmente j sabia desde o primeiro minuto. J presenciou algum acontecimento como esse? oramentos. Quanto mais opes, mais dvidas geramos. Por isso, limitar suas opes um fator de extremo bom senso para a deciso acontecer.

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5 coisas que impedem voc de ter mais tempo


01. Achar que no tem tempo Anteriormente, eu escrevi sobre como tudo uma questo de percepo em nosso crebro. Se voc fica alardeando para todo mundo que est correndo, que no tem tempo ou que vive estressado, esse ser seu padro de realidade. Se voc quer comear a ter mais tempo mude, primeiro, a forma como expressa isso no seu dia a dia. Voc perceber que, na verdade, voc tem tempo sim, s que s vezes no enxerga isso, porque acaba se bloqueando. Experimente, durante os prximos dez dias, mudar o discurso e observar com mais propriedade os momentos que tem para voc. 02. No ter tempo para voc Quem nasceu primeiro o ovo ou a galinha? Se eu no tenho tempo como posso ter tempo para mim? Essa a questo. Se voc no se coloca na agenda, o que vai acontecer que sua energia, sua disposio, sua motivao ser drenada e com isso ter menos foco, produtividade e concentrao para executar suas atividades. Quando estiver mais esgotado, mais cheio de atividades nesse momento que precisa acrescentar algo que s voc pode fazer por voc: um esporte, um hobby, uma meditao, um filme, etc. 04. Errar na gua e alimentao Nos ltimos anos, devido ao livro Equilbrio e Resultado e algumas pesquisas que estou participando, descobri como coisas simples fazem a diferena para nossa produtividade. Tomar mais gua ao longo do dia ajuda na sua concentrao, no seu foco e execuo. A quantidade ideal, eu no posso dizer, cada um tem uma necessidade especfica, afinal, at gua em excesso faz mal. Outra questo a alimentao. Aquela histria de comer de trs em trs horas realmente muito 03. Planejar demais Quem planeja demais acaba perdendo a flexibilidade, a espontaneidade, a liberdade. Planejar fundamental, essencial e algo que voc deve fazer constantemente, porm se voc lota sua agenda, se no tiver antecipao de eventos, se no deixar buracos para voc ou para urgncias vai se prejudicar mais cedo ou mais tarde. Um exemplo clssico pode ser observado quando a pessoa fica o dia inteiro em reunies, mas havia planejado umas seis tarefas para fazer no mesmo dia. Em que horrio ela ir fazer isso? Vai roubar tempo pessoal? Um dia ou outro tudo bem, o problema quando isso se torna um hbito. Planeje, mas com bastante conscincia das suas capacidades de execuo e de equilbrio.

10 dicas adicionais 60 estratgias prticas para ganhar mais tempo

funcional, ajuda tanto quanto a gua. No acredita em mim, faa um teste: durante dez dias, deixe uma garrafa de gua e algo saudvel para comer ao longo do dia. Veja a diferena de ter esse bom hbito e de no t-lo. 05. No aproveitar o tempo que parece intil O trnsito no est fcil em quase todas as cidades brasileiras, temos tambm diversos momentos de espera em clientes, consultrios, filas, etc. Enfim, temos um monte de tempo que teoricamente no poderamos fazer nada, mas se pararmos para pensar ele pode ser muito til. Eu recomendo voc aproveitar todo esse tempo.

No carro, por exemplo, voc pode comprar udio livros, CDs de curso de ingls, espanhol ou at mesmo baixar o MP3 de videoaulas que voc ia ver pela Internet e oua no carro. Voc pode andar com um caderninho ou tablet e na sala de espera do mdico comear a rascunhar os passos do seu objetivo. Eu estou neste momento, escrevendo este artigo nos trinta minutos que antecedem o comeo de um evento. Sempre temos algum tempo que parece desperdiado. Comece a observar esses momentos e encaixar algo produtivo neles.

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7 coisas que voc precisa dar um basta em sua vida


A vida curta demais para fazer um rascunho dela. O tempo no seu amigo, ele passa sem avisar ou pedir permisso. Por isso, peguei algumas reclamaes tpicas que as pessoas deveriam dar um basta em suas vidas: 01. Emprego Chato Cansou do chefe? O emprego no te realiza? No te ajuda a crescer profissionalmente? No consegue mudar de rea? At quando voc vai tolerar isso? Mesmo em tempos difceis, o mercado ainda tem muitas vagas disponveis para pessoas de atitude. Se no tiver no mercado, talvez voc possa tirar um velho sonho da gaveta e comear um plano B enquanto est no emprego atual. O que no pode acontecer investir a maior parte do seu tempo acordado em algo que te deixa triste, frustrado, desmotivado e de saco cheio. 02. Sade Instvel Se voc est sempre doente, sempre gripado, sempre com dor de estomago, provvel que seu corpo esteja falando algo que voc no est querendo ouvir. Talvez, seu estresse esteja destruindo seu sistema imunolgico, mas at quando? Vai precisar ficar de cama, no hospital para descobrir que o momento de dar um basta nisso? Procure uma alternativa sria de tratamento, uma mudana de comportamento e uma vida mais equilibrada. 05. Deixar seu importante para depois Pense em algo que realmente deveria fazer e que traria muito resultado na sua vida. Se to importante e traz bons resultados, por que no faz? Provavelmente, pelo fato que voc s faz quando se torna urgente, pois se acostumou assim. Infelizmente, meditao, praia, esporte, leitura, academia, amigos, dificilmente, sero urgentes. 04. Desorganizao A aplicao correta e persistente de um mtodo como o Triad podem ajudar voc a ter um planejamento que d mais resultados, menos tempo procurando informaes que voc j tem, reduzir o nmero de esquecimentos e por a vai. D um basta de uma vez na sua desorganizao, falta de tempo e urgncias. Aprenda a ter mais controle sobre seu tempo. 03. Falta de prazer No pode comer aquele chocolate que voc ama? No est conseguindo fazer aquela viagem dos sonhos? No consegue mais ter um orgasmo com seu parceiro? So tantos prazeres que a vida nos leva por falta de tempo, coragem, atitude de mudar, dizer um no, etc. O prazer em seu sentido mais amplo, rejuvenesce, aumenta sua felicidade, sua motivao, sua sade. Rir comprovadamente uma forma de viver mais, sem dvida.

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06. Rede Sociais Eu no sei voc, mas o Facebook est enchendo um pouco o saco. Antes, tinha mais coisa til por l, hoje mais raro de achar. Ser que voc est dedicando muito tempo para redes sociais e pouco tempo para as coisas que deveria realmente fazer? Em geral, nosso problema no de tempo, mau uso do nosso tempo.

07. Falta de leitura Essa uma reclamao to frequente que as pessoas nem acham estranho comprar livros, deixar em casa e nunca ter concludo a leitura. Ler, na minha opinio, uma das coisas mais importantes que deveramos fazer. A leitura nos faz sonhar, aprender, d vontade de mudar, etc. D uma basta nisso, escolha 1 livro, coloque esse livro na sua bolsa, no seu sof. Prometa algo a algum se no ler esse livro em um ms e comece a ler agora!

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