XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo Curitiba PR, 23 a 25 de outubro de 2002

A UTILIZAO DE CURVAS DE AGREGAO DE RECURSOS COMO FERRAMENTA DE INTEGRAO DOS DIFERENTES SETORES DE UMA EMPRESA DE CONSTRUO CIVIL NA GESTO DE CUSTOS
Andrea Parisi Kern (1); Carlos Torres Formoso (2) (1) Eng. civil, M.Sc., professora da UNISINOS, doutoranda do NORIE / UFRGS, e-mail: apkern@euler.unisinos.br (2) Eng. Civil, Ph.D., professor e pesquisador do NORIE / UFRGS e-mail: formoso@vortex.ufrgs.br
Av. Osvaldo Aranha, 99 3 andar Engenharia Civil (NORIE) CEP: 90035 190 Porto Alegre / RS

RESUMO This article is about the importance of the integration of different functions (production, financial, budget and supply) to manage enterprise cost in construction civil industry. It presents the methodology adopted at a construction firm, of which goal was to use SCurves as a tool that integrate information of each function, to propose an integrated cost management system. Among the main conclusions, the authors emphasize the importance of the role of each function to manage enterprises cost in civil construction industry, specially the role of production planning. Key words: civil construction, S-curves, cost management, production planning. 1. INTRODUO A eficcia do sistema de gesto de custos tem assumido uma crescente importncia para a sobrevivncia das organizaes, tendo em vista o atual contexto econmico: turbulento, competitivo e globalizado. Neste contexto, espera-se que um sistema de gesto de custos, alm de determinar custos acurados para produtos e servios, seja capaz de disponibilizar aos gestores informaes teis e oportunas, que possam servir de base para a tomada de decises no presente e no futuro, visando facilitar esforos do controle de custos, medir e melhorar a produtividade e, ainda, buscar novas e melhores formas para se aprimorar o processo de produo. Entretanto, apesar das grandes mudanas ocorridas na gesto da produo nas ltimas dcadas, os sistemas de contabilidade gerencial de custos tm permanecido inalterados na grande maioria das organizaes, apresentando grandes deficincias na forma como tm sido conduzidos. Em primeiro lugar, os sistemas tradicionais de gesto de custos no determinam de forma acurada os custos dos produtos e servios, tendo em vista a forma simplista e arbitrria como distribuem os custos a estes. Em segundo lugar, geralmente disponibilizam informaes atrasadas, referentes ao passado, agregadas e distorcidas. Na realidade, esses sistemas enfatizam a gerao de informaes voltadas s exigncias legais, fiscais e acionrias, sem foco gerencial. (Kaplan & Cooper, 1998; Ostrenga et al, 1992). Da mesma forma como em outras indstrias, o controle de custos na construo civil tem servido mais gesto de contratos do que gesto do processo de produo propriamente dito. Basicamente se d atravs de um simples controle que identifica valores orados, valores reais e a diferena entre os dois (Howell &Ballard, 1996; Ostrenga et al, 1992).
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De acordo com MARCHESAN (2001), as deficincias nos sistemas de gesto de custos comeam na oramentao, com o emprego de composies de custos que utilizam coeficientes de consumo de materiais e mo-de-obra de origem obscura, com difcil apropriao com a realidade da empresa. Outra deficincia dos sistemas de gesto de custos em empresas de construo a forma isolada como os diversos setores das empresas trabalham quanto considerao do custo dos empreendimentos. Em muitas empresas, os setores de produo e de suprimentos desconsideram em seus planejamentos o fluxo de caixa realizado pelo setor financeiro, que por sua vez no considera o planejamento da produo e as formas de pagamentos na realizao do fluxo de caixa; o setor de oramento tambm trabalha de forma isolada, no considerando informaes quanto aos processos produtivos empregados na produo, preos acertados com fornecedores, etc... Como conseqncia, a falta de integrao entre os setores dificulta a gesto do desenvolvimento dos custos no decorrer do empreendimento. No entanto, tendo em vista o ambiente incerto e dinmico no qual a construo civil est inserida devido s caractersticas tpicas desta indstria (longo tempo de maturao, condicionada ao clima, grande nmero e variedade de insumos e de intervenientes...), a gesto dos custos no decorrer do empreendimento de suma importncia para embasar decises quanto ao planejamento da produo e programao financeira do empreendimento. Dentro deste contexto, curvas de agregao de recursos ou curvas S podem ser utilizadas como ferramenta na gesto dos custos dos empreendimentos de obras civis, pois atravs destas curvas, o progresso do empreendimento pode ser monitorado atravs do custo total do empreendimento ou de atividades chaves, permitindo visualizar a previso (projeo) dos custos e da receita do empreendimento integrando informaes disponveis pelos diferentes setores: oramento, contratos, formas de pagamento, planejamento da produo e projeo de receita (Neale & Neale, 1989; Stallworthy, 1980). Este artigo apresenta os resultados de um estudo de caso exploratrio cujo objetivo principal foi avaliar a implementao de curvas de agregao de recursos como ferramenta de integrao entre os diferentes setores da empresa na gesto de custos no decorrer da produo de um empreendimento. O estudo de caso foi realizado em uma empresa construtora de pequeno porte, responsvel pela incorporao e construo de um condomnio residencial formado por sessenta e duas casas geminadas, localizado na regio metropolitana de Porto Alegre-RS. O condomnio dividido em mdulos de dez a doze casas com dois e trs dormitrios e possui rea social com salo de festas coletivo, playground e piscinas. A rea construda total do empreendimento compreende 5.564,00 m2. Todas as unidades tm financiamento da Caixa Econmica Federal, atravs do Programa Carta de Crdito Associativo. Este estudo de caso faz parte de um projeto de pesquisa de carter mais amplo, intitulado GEHIS - Gesto de empreendimentos habitacionais de interesse social: modelo integrado de desenvolvimento de produto e gesto da produo para a reduo de perdas. O objetivo geral deste projeto consiste em desenvolver um modelo para a gesto de empreendimentos habitacionais de interesse social, o qual integra as funes de desenvolvimento de produto e de gesto da produo, assim como propor mtodos para o desenvolvimento de competncias nas organizaes para a sua implementao. O projeto financiado conjuntamente pela FINEP - Programa Habitare, CNPq - Programa RHAE, assim como cerca de 15 empresas de construo. Sua execuo est sendo conduzida por uma rede de pesquisa formada por cinco universidades: UFRGS, UEL, UNIOESTE, UEFS e UFC.
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2. MTODO DE PESQUISA A estratgia de pesquisa adotada no trabalho foi estudo de caso com interveno dos pesquisadores, com durao de trs meses. Foram utilizadas como fontes de evidncias: Entrevistas: foi realizada uma entrevista formal com a responsvel pelo setor financeiro da empresa e entrevistas informais com demais funcionrios a fim de embasar o diagnstico da troca de informaes de custo entre os setores da empresa. Anlise de documentos: foram analisados os diversos documentos do empreendimento a ser utilizados no emprego das curvas de agregao, como: oramento, planejamentos da produo, cronograma da CEF, contratos com empreiteiros, etc... Observao e percepo dos pesquisadores quanto prtica da gesto de custo da empresa. O trabalho foi desenvolvido em quatro etapas distintas: a)diagnstico sobre a troca de informaes de custos na empresa; b) identificao e definio de informaes de custo em cada setor da empresa; c)implementao de curvas de agregao de recursos; d)anlise dos resultados obtidos no estudo de caso. Durante todas as etapas realizou-se reviso bibliogrfica referente ao tema. 3. DIAGNSTICO SOBRE A TROCA DE INFORMAO DE CUSTOS A Figura 1 apresenta a troca de informaes de custo entre os setores da empresa, baseada no diagnstico realizado a partir da entrevista realizada com a responsvel pelo setor financeiro, entrevistas informais com o oramentista, diretor da empresa, responsveis pelos setores de produo e suprimentos, e pela percepo e observao dos pesquisadores.
TERCEIROS
Projetistas:
especificaes tcnicas dimenses estimativa do custo direto da obra

PROJETOS MEMORIAIS

Oramentista:

ORAMENTO

EMPRESA

especificaes tcnicas estratgia de produo dimenses

COMPRAS EXECUO

estimativa de custos diretos quantitativos

PAGAMENTOS

Produo:

PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUO

programao compras recursos

Setor de compras:

SUPRIMENTOS
programao compras recursos

programao pagamentos

longo prazo

curto prazo
cronograma geral da obra

Setor financeiro:

PLANEJAMENTO FINANCEIRO

Figura1 - Sistema de informaes de custos diagnosticado na empresa

O oramentista realiza o oramento com informaes previstas nos memoriais e nos projetos. O tipo de oramento utilizado do tipo discriminado, realizado atravs de software especfico de oramento de obras. Neste oramento utilizam-se composies de custos (materiais e mo-de-obra) para cada atividade da produo da obra. As composies
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utilizam coeficientes de consumo prprios do software ou estipulados pelo oramentista, tendo em vista a empresa no possuir informaes quanto ao consumo real de materiais e mo de obra. O oramento informa diretoria e ao setor financeiro da empresa a estimativa do custo direto total da obra, obtido pelo somatrio dos custos de materiais e mo de obra de todos os servios que o oramentista julga necessrios para a execuo do empreendimento. Os custos indiretos (administrao, financeiro, marketing, etc.) e a bonificao so determinados pela empresa, com base em empreendimentos anteriores atravs de uma taxa (BDI) que incide sobre o custo direto. O oramento no utilizado pelo setor de produo da obra. Nem para controle de custos da produo com o andamento da obra, tampouco para estimar tempos de durao das atividades conforme orado. Nesta empresa a mo-de-obra prpria contratada para a execuo das obras a preo fixo, tendo em vista a mesma no possuir mo-de-obra prpria. O planejamento e controle da produo (PCP) tem sido realizado nos nveis longo prazo que compreende o cronograma total da obra (plano mestre) - e curto prazo que compreende o planejamento semanal da produo. Com base no PCP de longo prazo, o engenheiro da produo informa ao setor de compras a programao dos recursos com longo ciclo de aquisio, geralmente sem repetio do ciclo e recursos com ciclo de aquisio inferior a 30 dias, com mdia freqncia de repetio do ciclo. De acordo com o PCP de curto prazo, o engenheiro da produo informa ao setor de compras a programao dos recursos com pequeno ciclo de aquisio e alta repetitividade de aquisio. Atravs do controle do planejamento de curto prazo, o setor de produo informa ao setor financeiro os valores dos pagamentos da mo-de-obra. Esta programao do pagamento da mo-de-obra normalmente disponibilizada pela produo com poucos dias de antecedncia ao dia de pagamento. Os quantitativos dos insumos so levantados pelo setor de engenharia atravs dos projetos e informados ao setor de compras. Os quantitativos que constam no oramento da obra no so utilizados, devido ao nvel de agregao dos servios do oramento serem diferentes ao nvel de agregao dos pacotes de trabalhos do planejamento. O setor de compras, baseado nas informaes geradas no planejamento e controle da produo (prazos e quantitativos), realiza a compra dos insumos e informa a programao dos pagamentos ao setor financeiro da empresa. O setor financeiro faz a previso para fluxo de caixa dividindo o custo total do empreendimento previsto no oramento pelo prazo total da obra informado pelo setor de produo. O controle dos custos do empreendimento realizado atravs de um comparativo retroativo entre os valores orados e efetivamente gastos. 3.1 Anlise do diagnstico O diagnstico quanto ao sistema de informao de custos praticado na empresa permite identificar: a) falta de integrao e envolvimento entre os setores da empresa quanto questo custo: os setores no trocam informaes entre si quanto aos custos do empreendimento. b) falta de acompanhamento e controle quanto ao real andamento dos custos do empreendimento durante a fase de produo: o controle dos custos no decorrer da produo prejudicado por no haver uma projeo do desenvolvimento dos mesmos de acordo com o planejamento da obra e a programao de recursos; o controle somente realizado de forma retroativa, comparando-se o estimado com o gasto. c) falta de realizao de apropriao de custos para futuros oramentos: a falta de integrao do setor de oramento com os demais setores quanto aos custos
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efetivamente despendidos nos servios no permite a apropriao do oramento para futuros empreendimentos da empresa. d) no utilizao das informaes disponveis por todos os setores: observa-se que o formato da informao dos documentos disponveis inadequado ao uso para os demais setores, i.e., nvel de agregao dos servios do oramento, pacotes de trabalhos do planejamento da produo, servios do contrato com o empreiteiro de mo-de-obra. Desta forma, observa-se que a gesto de custo praticada pela empresa no possui foco gerencial, no sendo considerada para embasar decises no decorrer do empreendimento ou para empreendimentos futuros. 4. IDENTIFICAO E DEFINIO DAS DEMANDAS DE INFORMAES A partir do diagnstico realizado, foram identificadas e definidas as reais demandas de informaes de custo entre os setores, surgindo uma nova configurao na troca de informaes com o objetivo de integrar e envolver os setores da empresa na gesto de custos dos empreendimentos. A Figura 2 apresenta graficamente o sistema de informaes proposto.
TERCEIROS
Projetistas:
especificaes tcnicas dimenses estimativa do custo total da obra

Oramentista

PROJETOS MEMORIAIS
especificaes tcnicas estratgia de produo

Parmetros de planejamento Quantitativos

ORAMENTO
estimativa de custos e quantitativos dos insumos

EMPRESA
Produo:

eficincia dos processos construtivos programao compras recursos C1 programao compras recursos C2

COMPRAS
Setor de compras:

Custo real

PLANEJAMENTO E CONTROLE DA PRODUO

SUPRIMENTOS
programao compras recursos C3 andamento real da obra programao pagamentos

longo prazo

mdio prazo

curto prazo

Setor financeiro:

andamento real dos custos cronograma mensal da obra3 cronograma geral da obra3 fluxo de caixa

PLANEJAMENTO FINANCEIRO

PAGAMENTOS EXECUO

CONTROLE DE CUSTOS

APLICAO FINANCEIRA

Figura 2 Sistema integrado de informaes de custos

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O oramento realizado com base nas especificaes tcnicas dos memoriais descritivos e dimenses dos projetos. No entanto, passa a interagir com a produo da obra, considerando no nvel de agregao dos servios do oramento os pacotes de trabalho do planejamento da produo. Desta forma, os quantitativos do oramento so teis para o PCP e ainda facilitam a realizao da programao de recursos, pois o nvel de agregao dos servios orados o mesmo dos servios a serem realizados. A adequao do formato da informao entre o planejamento e o oramento proporciona tambm facilidade na apropriao do oramento, pois o setor da produo pode informar ao oramentista o tempo efetivamente gasto na execuo (consumo de mo-de-obra), e o setor de suprimento os valores pagos na compra dos materiais. Esta apropriao de custos de suma importncia na anlise dos custos reais do empreendimento e deve servir de base na tomada de deciso quanto s decises de projetos, seleo tecnolgica, escolha de fornecedores e contratao de empreiteiros no empreendimento em andamento ou para empreendimentos futuros. O setor de produo assume papel de extrema importncia na gesto de custos. A programao de recursos toda baseada nas informaes do planejamento e controle da produo, que proposto em trs nveis hierrquicos, cada um com funo distinta na gerao de informaes. Os recursos a serem adquiridos so divididos em trs classes de acordo com o ciclo de aquisio: classe 1 recursos com longo ciclo de aquisio, geralmente sem repetio de ciclo; classe 2 - ciclo de aquisio inferior a 30 dias, com mdia freqncia de repetio do ciclo, e classe 3 recursos com pequeno ciclo de aquisio, com alta repetitividade de ciclo. Assim, o planejamento de longo prazo informa ao setor de suprimentos a programao dos recursos classe 1 e o planejamento de curto prazo a programao de recursos classe 3. Prope-se a realizao do planejamento de mdio prazo, com horizonte intermedirio entre os nveis de longo e de curto prazo, o qual informa a programao dos recursos de classe 2. Os setores de produo e de suprimentos devem interagir com o setor financeiro da empresa na realizao do fluxo de caixa, pois o oramento apenas informa o custo dos servios, enquanto que o planejamento da obra e as condies de pagamentos praticadas que ditaro o desenvolvimento dos custos ao longo do empreendimento. Por outro lado, o planejamento da obra e a programao de compras dos servios devem ser determinados considerando o fluxo de caixa do empreendimento, levando em conta a melhor forma de programar a execuo e os pagamentos em termos financeiros. Esta troca de informao deve haver durante todo o decorrer da produo, permitindo o acompanhamento e controle do desenvolvimento dos custos da obra. Assim, as decises quanto ao prosseguimento da produo so tomadas com base no desenvolvimento dos custos, passando a envolver todos os setores na gesto dos custos, com influncia direta no resultado (lucro) do empreendimento. Desta forma, curvas de agregao de recursos podem ser utilizadas como ferramenta bsica na gesto dos custos, integrando informaes dos diferentes setores da empresa na projeo do desenvolvimento dos custos ao longo da execuo do empreendimento. 5. IMPLEMENTAO DE CURVAS DE AGREGAO DE RECURSOS Em cooperao com a empresa, neste estudo de caso foram implementadas curvas de agregao de recursos referentes a trs mdulos de dez casas do empreendimento descrito, correlacionando os planos de longo prazo com os custos de mo de obra dos contratos com os empreiteiros e os custos do oramento para os materiais.
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Como os Mdulos A e B j se encontravam na fase de acabamento quando o estudo iniciou, os resultados obtidos foram referentes ao planejamento de longo prazo fornecido pelo setor de produo e dados do oramento e contrato com o empreiteiro. Entretanto, no Mdulo C, a matriz foi realizada no incio da obra, permitindo, atravs da visualizao das curvas de agregao, reconsiderar o planejamento de longo prazo da produo com o objetivo de adequar as projees de custo.

6. RESULTADOS As Figuras 3, 4 e 5 mostram as curvas de agregao de recursos realizadas para cada um dos trs mdulos, ilustrando o desenvolvimento dos custos conforme planejamento de longo prazo e da receita (financiamento CEF). Os valores so percentuais sobre o custo total (mo-de-obra+ materiais).
Curvas de agregao de recursos Projeo desembolso Mdulo A 50 40 30 20 10 0 ms 1 ms 2 ms 3 ms 4 ms 5 ms 6 Custo mat + m. Receita (CEF)
50 40 30 20 10 0 ms 1 ms 2 ms 3 ms 4 ms 5 ms 6 ms 7 Custo mat + m.o. Receita (CEF) Curvas de agregao de recursos Projeo desem bolso Mdulo B 50 40 30 20 10 0 ms ms ms ms ms ms ms ms 1 2 3 4 5 6 7 8 Custos mat + m.o Receita (CEF) Curvas de agregao de recursos Projeo de desembolso Mdulo C

Figura 3 Curvas de agregao dos custos e da receita do Mdulo A.

Figura 4 Curvas de agregao dos custos e da receita do Mdulo B.

Figura 5 Curvas de agregao dos custos e da receita do Mdulo C.

A comparao entre o custo direto total dos trs mdulos permite identificar a diferena quanto ao desenvolvimento dos custos no decorrer das obras. possvel identificar a importncia da integrao dos setores da empresa na gesto dos custos ao comparar o desenvolvimento dos custos dos Mdulos A e B com o desenvolvimento dos custos do Mdulo C. Tanto no planejamento da produo quanto na programao dos pagamentos no Mdulo A e Mdulo B, no foi considerada a questo custo. Os setores trabalharam de modo isolado forma tradicional. Assim, observa-se instabilidade no desenvolvimento dos custos destes mdulos, com a presena de ascenso de valores em alguns meses seguidos de depresses (Figuras 3 e 4). Entretanto, o comportamento dos custos apresenta-se diferenciado no Mdulo C. Neste mdulo, atravs da integrao dos setores de produo, oramento, suprimentos e financeiro, foi considerado o desenvolvimento dos custos na realizao do planejamento da produo e na programao dos pagamentos, apresentando, como resultado estabilidade na curva de agregao dos custos (Figura 5). 8. DISCUSSO A realizao do estudo de caso evidencia a importncia da gesto do desenvolvimento dos custos no decorrer dos empreendimentos de construo civil para embasar decises gerenciais, influenciando diretamente no resultado final do empreendimento. No entanto, o estudo aponta ser imprescindvel a integrao dos setores da empresas de construo na
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troca de informaes de custo, sendo que cada setor tem distinto papel a desempenhar na gesto dos custos. O uso de curvas de recursos como ferramenta de integrao entre os setores na gesto dos custos apresentou resultados positivos, pois identificam o desenvolvimento dos custos de acordo com o oramento, planejamento da produo e programao de recursos da obra. Atravs desta ferramenta, a empresa pode considerar na tomada de decises aspectos como: Necessidade de re-planejamento da produo (setor de produo); Necessidade de reprogramao de pagamentos (setor de suprimentos); Necessidade de alterao quanto aos valores de mo-de-obra no contrato com os empreiteiros (diretoria); Oportunidades de aplicao financeira (setor financeiro); Necessidade de resgate de dinheiro (setor financeiro). Trata-se de uma ferramenta de simples utilizao, que se apropria e correlaciona informaes geralmente disponveis nas empresas de construo civil. No entanto, para alcanar xito na sua implementao e utilizao, a informao deve ter formato adequado aos diferentes setores, o processo de Planejamento e Controle da Produo deve estar implementado na empresa, sendo que os nveis hierrquicos de curto e mdio prazo propostos neste trabalho tm papel fundamental na atualizao das curvas de recursos, permitindo a programao dos pagamentos, e por fim, requer o envolvimento de todos os setores na gesto de custos. REFERNCIAS HOWELL, G; BALLARD, G. Can project controls do its job?. In: ANNUAL MEETING OF THE INTERNATIONAL GROUP FPR LEAN CONSTRUCTION, 4, 1996. Birgmingham. Proceedings., Birmingham, IGLC, 1996. KAPLAN, R.S.; COOPER, R. Custo & Desempenho: administre seus custos para ser mais competitivo. So Paulo:Futura, 1998. 376p. MARCHESAN, P.R. Modelo integrado de gesto de custos e controle da produo para obras civis. 2001. 149f. Dissertao (Mestrado em Engenharia Civil) Escola de Engenharia, Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Porto Alegre, 2001. NEALE, H; NEALE, D. Construction planning. London: Thomas Telford Ltda, 1989.160p. OSTRENGA, M. et al. Guia da Ernst &Young para gesto total dos custos. 13 ed. Rio de Janeiro: Record. 1997. STALLWORTHY, E.A. Developments in project cost control. The Cost Engineer, v.19, n.2, p6-10, 1980. AGRADECIMENTOS Os autores agradecem Financiadora de Estudos e Pesquisa, Programa de Tecnologia de Habitao, Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico, Programa Recursos Humanos em reas Estratgicas pelo financiamento concedido (Processos 2410/00 e 610.102/01-0) e tambm empresa participante do estudo de caso.

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