Anlisis de la Empresa SCALA ASCENSORES S.A.

ANGELA PATRICIA GOMEZ SANCHEZ LAUIR LISETH CASTAEDA BURGOS ANGELA MERCEDES FAJARDO MATIZ BOGOTA D.C, FEBRERO DE 2014

Anlisis de la Empresa SCALA ASCENSORES S.A. | 2

Hoja de vida de la organizacin

RAZN SOCIAL Scala Ascensores S.A. NMERO DE IDENTIFICACIN TRIBUTARIA NIT: 900.132.012-1 REPRESENTANTE LEGAL Fabio Elias Caon Diego Alejandro Avila Crespo (Suplente) CDIGO CIIU: 4659 - Comercio al por mayor de otros de maquinaria y equipos n.c.p. 3312 - Mantenimiento y reparacin especializado de maquinaria y equipo. FECHA DE CONSTITUCIN Enero 11 de 2.007 CATEGORA TRIBUTARIA Rgimen Comn Autorretenedor de Renta UBICACIN Direccin: Cajica, Cundinamarca, Vereda El Caneln, Predio La Esperanza. Telfono: (1) 879 69 69 ACCIONISTAS Fabio Elias Can Vernica Can Garay NicolsCan Garay Catalina Can Garay Nancy Erly Can

Participacin: 90% Participacin: 3% Participacin: 3% Participacin: 3% Participacin: 1%

Anlisis de la Empresa SCALA ASCENSORES S.A. | 3

Analisis de la Organizacin
CORE DEL NEGOCIO Facturacin de los servicios de Instalacin y Mantenimiento. UNIDADES DE NEGOCIO Auditoras, modernizacin, desmonte, manipulacin y venta de repuestos para ascensores y escaleras elctricas. CONTROL INTERNO La compaa cuenta con algunos controles que no se encuentran formalizados a travs de algn documento escrito, entre ellos podemos observar: 1. Se realizan arqueos de caja menor mensualmente. 2. La recepcin del pago de clientes a travs de efectivo debe ser depositado en la entidad bancaria el mismo da por el mensajero. 3. La documentacin contable debe ser revisada en su totalidad por el contador pblico. 4. Las cuentas por pagar deben ser previamente aprobadas por el Subgerente financiero. 5. Las horas extras, comisiones y dems novedades de nmina deben ser aprobadas por el jefe inmediato, y entregado al Dpto. de Recursos Humanos dentro de las fechas establecidas para su liquidacin.

Por otro lado se cuenta con procedimientos bsicos, dentro de los cuales se puede encontrar: 1. Cuentas por Pagar: Orden de compra y/o servicio debidamente aprobada por la Gerencia (Vara de acuerdo al monto la obligatoriedad de este visto). Facturas y/o cuentas de cobro debidamente aprobadas por la persona encargada de generar la logstica de este evento. Registro del documento en la bitcora de la recepcin, para ser distribuida al almacn (registro de entradas y salidas del inventario). Entrega del documento al Departamento Contable para generar la causacin correspondiente. Revisin de los registros contables por parte del Contador. Entrega a la tesorera para ingreso de la cuenta por pagar a la lista de pagos teniendo en cuenta las condiciones de pago pactadas con el proveedor. Generar la transferencia, cheque o desembolso de la cuenta y realizar el registro del egreso correspondiente.

2. Cuentas por Cobrar - Mantenimiento de Ascensores: Actualizacin de las condiciones pactadas dentro del contrato de mantenimiento en el software, por parte del Departamento de Contratos. Generacin del proceso de facturacin por parte del Departamento Contable. Gestin de entrega del documento por parte de la mensajera. Entrega de la cuenta por cobrar, debidamente radicada, al Departamento de Cartera. Gestin de cobranza de acuerdo a las condiciones de pago pactadas con el cliente. Generacin del recibo de caja. Revisin del registro por parte del Departamento Contable.

Anlisis de la Empresa SCALA ASCENSORES S.A. | 4

3. Notificaciones de Cobro - Venta de Ascensores: Actualizacin del evento del contrato de Compraventa del equipo en el software, por parte del Departamento Comercial. Generacin del proceso de Notificacin de Cobro por parte del Departamento Contable. Gestin de entrega del documento por parte de la mensajera. Entrega de la cuenta por cobrar, debidamente radicada, al Departamento de Cartera. Gestin de cobranza de acuerdo a las condiciones de pago pactadas en el contrato de Compraventa. Generacin del recibo de caja. Revisin del registro por parte del Departamento Contable.

Polticas del Control Interno Las polticas que la compaa tiene implementadas, estn asignadas a cada uno de los procesos que la misma tiene y son las siguientes:

a) Cartera El proceso de Cartera tiene inmersas las siguientes polticas, las cuales le permiten a la Empresa tener un control de todas sus entradas de dinero y de sus flujos de efectivo: Todos los clientes deben poseer una carpeta en donde se encuentren la siguiente documentacin: Copia del RUT o cedula Copia de la cedula del Representante Legal (en caso de empresa) Balance General con estado de Resultados de los ltimos dos aos Formulario de Actualizacin de datos Copia de las facturas emitidas Copia de los Recibos de Caja emitidos Copia de las Notas Crdito emitidas Se debe hacer un estudio de crdito a los clientes con los que se pacte forma de pago a crdito, es este estudio se debe analizar su capacidad crediticia, referencias comerciales, referencias bancarias, flujos de efectivo. Mensualmente se debe presentar a la Gerencia un estado de cartera clasificado por edades: se debe tener en constante anlisis las facturas que se han ido venciendo con el fin de iniciar el cobro personalizado por parte de la empresa y en el caso de cartera que est muy vencida cobro a travs de empresas de cobranzas. Se debe revisar en las facturas el valor, fecha de vencimiento, nombre, descuentos, para verificar que coincidan con el crdito. Cuando al cliente ya se le han pasado varias fechas de vencimiento de pago de facturas o de cuotas de las mismas se deben hacer un seguimiento personalizados con el fin de conciliar nuevas formas de pago. Se debe tener un AZ en donde se encuentre copia de todas las facturas recibidas por los clientes, este debe estar organizado alfabticamente. En las facturas debe ir un sello de cancelado cuando la misma sea cancelada en su totalidad y en el caso de abonos se deben especificar esos abonos con fecha, documentos y valor. Las personas del rea de Cartera no deben realizar actividades de facturacin o contabilidad.

b) Financiero (Tesorera) Preservar y mantener niveles de caja adecuados al nivel de operacin. Mantener el endeudamiento de mediano y largo plazo en una proporcin que sea razonable en funcin del crecimiento del objeto social de la compaa. Efectuar inversiones apropiadas para maximizar el flujo futuro de caja y permitir operaciones eficientes. Efectuar inversiones financieras con los excedentes de caja segn la poltica establecida por la Gerencia General.

Anlisis de la Empresa SCALA ASCENSORES S.A. | 5

Responder efectivamente a las condiciones externas sobre las cuales la Compaa no tiene ningn control, y de este modo mantener un flujo de fondos estable, protegiendo a SCALA ASCENSORES S.A. de riesgos de mercado tales como variaciones en los tipos de cambio, tasas de inters, etc. Mantener un nivel adecuado de lneas de crdito con bancos locales y extranjeros. Mantener un adecuado nivel de riesgo de crdito, a travs de un control permanente de la distribucin de dicho riesgo a nivel de pases y negocios.

c)

Contabilidad Los estados financieros son preparados a finales de cada mes, con los saldos que se tiene como resultado de las operaciones del mes en el sistema y de acuerdo a las fechas establecidas en el calendario financiero a principio de cada ao. Los informes financieros se presentan a ms tardar el 8 de cada mes y se hace cierre contable para recibo de facturas de Proveedores y facturacin de clientes hasta el da 25 de cada mes, para el anlisis respectivo por parte de la Revisora Fiscal. Todas las transacciones contables se registran basados en el principio de causalidad. Cada proceso es realizado por personal independiente y as se evita la ocurrencia en fraudes o manipulacin de la informacin. Toda la documentacin contable debe incluir la firma de los siguientes responsables: quien genera el documento, quien lo revisa y quien lo aprueba. El sistema contable tiene restricciones de acuerdo a los atributos de cada usuario, actividades como cambio de consecutivos, anulacin de documentos, modificacin de los mismos solo pueden ser realizadas por el Administrador del Sistema y con previa autorizacin del director del rea Contable. Cuando las facturas de ventas son anuladas debe estar las 3 copias, debe estar aprobada la anulacin por parte de la gerencia, se debe indicar en una nota el motivo de la anulacin y el nmero del documento de remplazo, si as fuere el caso. Mantener un archivo ordenado alfabticamente de todos los RUT de los Proveedores, esto deben estar actualizados segn la ltima normatividad de la DIAN. Mantener un archivo con consecutivo alterno de causaciones. Mantener un archivo actualizado de los Activos Fijos de la Compaa

d) Facturacin Generar la factura de venta del equipo contra el acta de entrega formal y a satisfaccin al cliente. Generar las notificaciones de cobro respectivas, segn contrato de venta del ascensor. Generar la facturacin de Bodegajes e intereses de mora, cuando el cliente haya incumplido los trminos del contrato. Generar mensualmente la facturacin de equipos que se encuentran vinculados a travs de contratos de mantenimiento, teniendo en cuenta las fechas de vencimiento, incrementos, etc. Generar la facturacin de servicios de manipulacin y repuestos para los clientes que as lo soliciten.

e) Gerencia Realizar acciones de promocin financiera para atraer inversionistas, para incrementar los recursos de la compaa y as promover la sostenibilidad financiera de la organizacin. Realizar el programa de fortalecimiento organizacional para incrementar la eficiencia de la gestin. Establecer las metas programticas anuales con el fin de obtener ingresos y controlar los gastos operativos de la organizacin.

Anlisis de la Empresa SCALA ASCENSORES S.A. | 6

f)

Comercial Formulacin de lneas funcionales y Acciones. Poltica Comercial y de Marketing Respecto a la poltica del producto. Respecto a los precios. Respecto a la Distribucin. Respecto a la comunicacin y Promocin. Respecto a la fuerza de venta. Respecto a servicio de calidad y fidelizacin. Respecto al plan de ventas (metas).

g)

Atencin al cliente Mostrar atencin al cliente Tener una presentacin adecuada Atencin personal y ser amable con el cliente Tener a mano la informacin adecuada Expresin oral y corporal adecuada Brindar al cliente alternativa de posibilidades

h)

Contratacin, Instalacin y Mantenimiento Buena atencin Brindar una asesora clara al cliente Realizar cotizaciones claras, que informen lo que verdaderamente necesita el cliente. Hacer seguimiento de todo el proceso hasta la puesta en marcha Brindar precios que se ajusten a la necesidad del cliente Cumplir con las fechas estipuladas para la instalacin. El mantenimiento preventivo debe realizarse correctamente y con destreza El personal de mantenimiento debe estar continuamente formado en los ltimos desarrollos tecnolgicos. El Servicio 24 Horas debe estar disponible para el rescate de pasajero Mantenimiento regular para asegurar la Seguridad y Disponibilidad del cliente La planificacin de los mantenimientos a realizar diariamente Realizar inspecciones regulares

i)

Almacn Rotar existencias Contar con el inventario necesario Hacer archivo de las requisiciones No se recibirn mercancas de los proveedores que no vengan acompaados de su factura original y orden de compra correspondiente. Toda factura y mercanca correspondiente que se reciba del proveedor debe revisarse detalladamente antes de iniciar el trmite de su pago. Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento, soporte y garantas del producto.

Anlisis de la Empresa SCALA ASCENSORES S.A. | 7

SISTEMA DE CONTROL INTERNO La compaa en la actualidad no cuenta con un SCI que le permita evaluar y administrar los riesgos a los que se ve expuesta. Los procesos y procedimientos no cuentan con polticas previamente establecidas en manuales; lo que impide generar efectividad y eficiencia en las operaciones que se realizan al interior de la organizacin ,lo cual la expone con alta probabilidad de adquirir riesgos inherentes de liquidez, operacin e informacin contable inexacta. La compaa al darse cuenta las falencias que hay dentro de la organizacin en lo referente a estos aspectos, se encuentra en el desarrollo del proyecto de Diseo e Implementacin del SCI, basado en los lineamientos del Modelo COSO II el cual ser aplicado para las reas Financiera, Operativa y Contable.