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EL CONTROL 1.0. RESUMEN. El control es una funcin administrativa que involucra a todos los ejecutivos, cualquiera fuese su nivel. Deben controlar desde presidente, gerentes, jefes hasta supervisores de linea. DEFINICIN. El control como funcin administrativa constituye un sistema de retroalimentacin. Como funcin gerencial implica la medicin y correccin del desempeo con el propsito que se cumplan los objetivos de la empresa. Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. El proceso de control comprende tres etapas. A. Establecimiento de Etandares. La fuente fundamental para el establecimiento de los estndares son los planes, pues en stos estn claramente fijados los objetivos/metas que la empresa pretende lograr. Son patrones o parmetros de carcter cuantitativo o cualitativo que se aplica en la medicin o control de resultados logrados, por consiguiente, determinan el nivel de desempeo de un trabajador. B. Mediciones del Desempeo. Es la evaluacin de los resultados logrados por un trabajador durante un perodo de tiempo y bajo circunstancias previamente definidas. Esta medicin se realiza mediante la aplicacin de los estndares. En este aspecto es importante sealar que no todos los puestos se pueden medir con estndares cuantitativos, sin enbargo el gerente debe saber aplicar criterios que le permita conocer el desempeo real de sus subordinados. C. Correccin de Desviaciones. La razn principal por la cual se aplica los estdares de control no es el afn de detectar errores o desviaciones, sino la posibilidad de aplicar oportunamente las medidas de correccin de las desviaciones. Es prcticamente el punto fundamental que lo relaciona con las dems funciones administrativas. En este aspecto es necesario tener en cuenta que el control es eficaz, cuando la aplicacin de los estndares est orientada a la evaluacin de los factores crticos, porque es la mejor manera de conocer si los planes funcionan o no. 1.2. TIPOS DE ESTNDARES: Los tipos de control estn en funcin de los estndares que se aplican. Los ms importantes son: A. Estndares Fisicos. Son parmetros no monetarios y se establecen en el nivel de operacin donde se utilizan materiales, donde s producen bienes, se ofrecen servicios o donde se emplea mano de obra directa. Horas de trabajo por unidad de producto, unidades producidas por hora de maquinaria, etc.

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B. Estndares de costos. Son mediciones monetarias. Asignan valores monetarios a los costos de las operaciones. Ejm. Costo directo e indirecto por unidad producida. C. Estndares de Capital. Se establecen mediante la aplicacin de mediciones monetarias a elementos fsicos. Tienen que ver directamente con el capital invertido. Ejm. La deuda con relacin al valor neto; efectivo y cuentas por cobrar frente a cuentas por pagar y notas de abono. D. Estndares de ingresos. S etablecen mediante la asignacin de un valor monetario a las ventas. Ejm: venta promedio por cliente. E. Estnadares Intangibles. Son de carcter cualitativo, por consiguiente se aplica en las actividades donde los resultados no son generalmente de carcter fsico. 1.3. - MEDIDAS CORRECTIVAS: Todas las tcnicas y sistemas de control deben reflejar los planes para los que han sido diseados. Un sistema de control debe permitir al gerente conocer en el momento oprotuno la forma cmo avanzar los planes de cuya ejecucin y resultados es el directamente responsable. En tal sentido, todo sistema de control, en lo posible, debe ser preventivo o proyectivo. Debe permitirle al gerente no slo conocer oportunemente la desviacin de los planes, sino saber qu medida correctiva tomar. La eficacia de las medidas de correccin depnden en gran medida de las tcnicas de control que se usan; entre las ms importantes: A. El Presupuesto como Instrumento de Control. Tal como lo hemos dicho, el presupuesto representa la monetarizacin de los planes, en consecuencia, la ejecucin de un plan est en relacin directa con el manejo presupuestal, hecho que lo convierte en un excelente medio de control de los resultados de la gestin administrativa dentro de un perodo de tiempo. B. Datos Estadsticos. Son cuadros que se presentan en forma numrica o grfica diseados en bas a los resultados de la gestin. Estos datos pueden ser histricos o proyectivos y generalmente estn relacionados con uno o ms estndares. C. Auditoria Operacional. Es la evaluacin regular o en periodos definidos de la contabilidad, finanzas y otras operaciones de la empresa. Los auditores operacionales adems de evaluar y asegurarse que las cuentas reflejen los hechos, tambin evalun las polticas, procedimientos, uso de autoridad, eficacia de las metas. D. Grafica de Gantt. Muestra las reacciones de tiempo entre los eventos de un programa de produccin. Gantt reconoci que las metas totales de un programa deben ser considerados como una serie de planes o eventos interrelacionados que los trabajadores pueden comprender y seguir.

E. El Pert. Es un mtodo mediante el cual se define el camino crtico en un proceso de planeamiento, programacin ejecucin y control de todas y cada una de las actividades que comprende un plan o proyecto, el mismo que debe desarrollarse dentro de un tiempo crtico y al costo ms ptimo. Como mtodo de planeacin y control, se aplica de manera muy eficaz en proyectos de construccin, investigacin de mercados, ampliaciones de fbricas. Su diseo y aplicacin comprende dos ciclos: La planeacin y programacin, y el ciclo de ejecucin y control.

LOS PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

RESUMEN: Los Principios administrativos son normas que sustentan la teora de la administracin como funcin empresarial. Estn relacionadas directamente con las funciones o elementos del proceso de administracin. Sus caractersticas ms importantes son: - No constituyen verdades absolutas ni tampoco leyes de carcter universal. - Plantean pautas cuya aplicacin est sujeta a la situacin que rodea una accin administrativa. - No pueden ser sometidos a comprobacin mediante la experimentacin artificial.

APLICACIN DE LOS PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

Es evidente que la gestin administrativa puede resultar ms eficaz si se tiene el apoyo de ciertos principios, cuya aplicacin puede aclarar situaciones que de otro modo resultaran demasiado complejas. Adems,. Si bien es cierto que tomar decisiones implica asumir riesgos stos seran ms latentes o ms graves, si no se tiene por lo menos una idea o un principio, que nos oriente la forma en que se debe actuar ante una circunstancia determinada. Por ejemplo colocar a un trabajador bajo la dependencia de ms de un jefe tiene desventajas econmicas y de relacin. Sin embargo, conocer el principio de unidad de mando, puede permitir al administrador manejar los riesgos, en este caso.

PRINCIPIOS MS IMPORTANTES: A. De Planeacin: La planeacin antecede a todas las dems funciones administrativas.

La eficacia de un plan se mide en funcin a su contribucin al logro de los objetivos organizacionales en trminos de tiempo, costos y grado de satisfaccin generados. Los planes son flexibles en la medida cmo puedan disminuir el peligro de prdida ocasionados por acontecimientos inesperados. Un plan como instrumento de gestin no puede controlar lo imprevisible. B. Organizacin: Unidad de mando: cuanto ms completas sean las relaciones de autoridad de un individuo con un solo superior, mayor ser la sensacin de responsabilidad y compromiso por los resultados. Principio escalar: Cuanto ms clara sea la linea de autoridad, ms clara ser tambin la responsabilidad por la toma de decisiones. Una organizacin es eficiente en la medida como contribuya al logro de los objetivos de la empresa. En cada puesto administrativo tiene un lmite el nmero de personas que un ejecutivo puede dirigir eficazmente, pero ste depende del impacto de variables implcitas. Una organizacin ser flexible si sta se ajusta de manera eficaz a los cambios que experimenta una empresa en el proceso de su desarrollo. C. - Direccin: Principio de armonia de objetivos: Cuanto ms puedan los gerentes armnizar las metas personales de los individuos con las metas de la empresa, ms eficiente y eficaz ser la organizacin. Cuanto ms clara sea la definicin de los papeles organizacionales y de sus requerimientos humanos, cuanto mejores sean las tcnicas empleadas para la evaluacin y la capacitacin del gerente, ms elevada ser la calidad administrativa. Cuanto ms entiendan los gerentes lo que motiva a sus subordinados y la forma en que operan estos motivadores, y cuanto ms reflejen su entendimiento en la ejecucin de sus acciones gerenciales, ms eficaces sern como lideres. D. Control. Cuanto ms concentren los gerentes sus esfuersos de control en excpciones importantes, ms eficaces sern los resultados de su control. El control eficaz exige estndares objetivos, precisos y adecuados. Principio de flexibildad de los controles: Si se quiere que los controles sigan siendo eficaces a pesar de las fallas a cambios imprevistos en los planes, se necesita cierto grado de flexibilidad en su diseo.