ManualProcedimientoControlOrganizacionExpedientes (2) Fisc

2011
MANUAL DE PROCEDIMIENTO,
CONTROL Y ORGANIZACIN
DE EXPEDIENTES
SlSTEMA NAClONAL DE ARCHlVOS DE LA FlSCALlA
(SlNAF)
DlRECClON DE ACTUAClON Y GESTlON PROCESAL
Sistema de Gestin Documental FlSCALlA GENERAL DEL
ESTADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTO, CONTROL Y ORGANIZACIN DE
EXPEDIENTES
Fecha de ela!"ac#$%
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Ma.! 2/ de 2011
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Elaborado por
Dr. Gustavo
Proao Pozo.
Dr. Freddy
Gonzlez Quelal
Revisado por
Dr. Telmo Molina
Cceres
Dra. Lourdes
Pinos
Aprobado por
Dr. Julio Cesar
Molina
Departamento de
Gestin de la
lnformacin y
Estudios
Responsable del
Archivo Central de
Pichincha
Jefe del
Departamento de
Gestin de la
lnformacin y
Estudios
Jefe del
Departamento de
Evaluacin y Quejas
Director de
Actuacin y Gestin
Procesal
Los derechos de propiedad intelectual del presente Manual pertenecen
a la Fiscala General del Estado. De acuerdo a la Ley de Propiedad
lntelectual se prohbe su reproduccin total o parcial.

ESTADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTO,
CONTROL Y ORGANIZACIN DE
EXPEDIENTES
SISTEMA NACIONAL DE ARC1I0OS DE LA FISCALIA
2SINAF3
ESTADO
4NDICE
CONTENIDO
Contenido........................................................................................................................................... 4
autorizacion........................................................................................................................................ 4
PRESENTAClON............................................................................................................................... 8
lNTRODUCClN................................................................................................................................ 9
37 REFERENClA BlBLlOGRAFlCA........................................................................................... 63
AUTORIZACION
ESTADO
ESTADO
ESTADO
ESTADO
PRESENTACION
La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal, consciente de la necesidad de
instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar los expedientes que
generan las Fiscalas y Unidades del Pas, coloca al alcance de los encargados de
los archivos y dems funcionarios de la Fiscala General del Estado, el 5 MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS, CONTROL Y ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES6,
documento tcnico normativo de la gestin institucional que describe la estructura,
objetivos y procedimientos a seguir en la organizacin de los expedientes y
documentos de Archivo.
Este Manual explica paso a paso el manejo de los expedientes, siendo una
herramienta normativa que se utiliza para garantizar la integridad de los
documentos de archivo y de su conjunto, durante la aplicacin de procesos
tcnicos de archivo y actividades investigativas que se realizan en el mismo. El
manual establece principios, responsabilidades, elementos de control y normas
que deben ser respetadas en el manejo de los expedientes y documentos de
archivo de la institucin y del uso de las instalaciones que los resguardan.
DOCUMENTACION PROCESAL
DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION PROCESAL
FISCAL4A GENERAL DEL ESTADO
7UITO 8 ECUADOR
2011
ESTADO
INTRODUCCIN
El presente Manual es de observancia general y pretende dinamizar las funciones,
actividades y tareas especficas que compete a los encargados de los archivos
determinando sus deberes, responsabilidades y obligaciones para las que han
sido designados, ya que es indispensable que se utilice un mtodo ordenado y
lgico para conservar, custodiar y buscar con facilidad la documentacin existente.
Este manual servir como instrumento de informacin y consulta, el cual ha sido
elaborado de acuerdo con los lineamientos sealados por la Secretara General y
por la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal.
Este documento estar sujeto a una actualizacin permanente, por lo cual no
constituye un documento final, sino un instrumento de apoyo cuya vigencia
quedar determinada por medio de revisiones peridicas. La informacin que
contiene el mismo fue producto del anlisis de documentos, estudios y entrevistas
directas realizadas a los funcionarios encargados de los archivos. Su
implementacin y seguimiento ser responsabilidad del Departamento de Gestin
de la lnformacin y Estudios de la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal. Este
manual presenta una visin general de la estructura de los archivos, precisa el
objetivo y las funciones de cada una de las secciones que la integran, lo cual
permite conocer y delimitar las responsabilidades asignadas a cada seccin.
Se ha conformado el Sistema Nacional de Archivos de Fiscalas (SlNAF), que
establece las etapas y procesos por los cuales pasan los expedientes en cada
archivo, asegurando el mantenimiento adecuado de sus documentos,
garantizando su integridad fsica y funcional, a fin de planificar la poltica
archivstica y poder coordinar la red de Archivos Provinciales integrados en el
Sistema, logrando modernizar la gestin documental en la institucin.
El desarrollo de este Manual es el resultado de la colaboracin y participacin de
los diferentes funcionarios encargados de los Archivos Centrales de las Fiscalas
Provinciales y de manera especfica de un equipo de trabajo integrado por el
Departamento de Gestin de la lnformacin y Estudios, quienes participaron en la
elaboracin del mismo. Esto implic la realizacin de constantes reuniones de
trabajo en los diferentes archivos de las Fiscalas Provinciales, as como el
esfuerzo coordinado y el intercambio de ideas y propuestas entre los participantes.
ESTADO
El contenido del manual, los ejemplos y las ilustraciones recalcan los
procedimientos y conocimientos bsicos de archivo que todo funcionario necesita
conocer a fondo, aunque el propsito fundamental del mismo es servir como gua
y fuente de consulta para cualquier persona que lo requiera.
No dudamos que la correcta aplicacin de esta normativa tcnica ayudara en el
registro, trmite, organizacin y depuracin de los expedientes y dems
documentos. Su permanente seguimiento, permitir contar con una herramienta
til de trabajo para el desarrollo de nuestra lnstitucin.
ESTADO
5MANUAL DE PROCEDIMIENTO,
CONTROL Y ORGANIZACIN DE
EXPEDIENTES6
SISTEMA NACIONAL DE ARC1I0OS DE LA FISCALIA
2SINAF3
2011
ESTADO
19 DEFINICION
Una de las teoras sobre la evolucin de la palabra "archivo" establece su origen
en el vocablo latn archivium que derivara, a su vez, del griego arkein (residencia
del arconte) y que designaban, tanto el lugar donde se custodian los documentos,
como el conjunto de documentos all conservados. Como vemos, ya desde un
principio, la idea de "archivo" va ligada a la de Administracin.
De entre las definiciones tcnicas, cabe destacar la definicin de Mara Antonia
Heredia Herrera que define como "... uno o ms conjuntos de documentos, sea
cual sea su fecha, su forma, soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin,
conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e informacin
para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuente para la Historia"
Archivar significa guardar de forma ordenada los documentos o expedientes, de
forma lgica y eficaz que permita su posterior ubicacin de la forma ms rpida
posible cuando sea necesario.
29 O:;ETI0OS
Establecer normas, procesos y responsabilidades para el manejo, resguardo y
custodia de los expedientes y documentos que generan las diferentes Fiscalas del
pas, asegurando el mantenimiento y conservacin adecuado de los mismos,
garantizando su integridad fsica y funcional, y las relativas a otros aspectos del
tratamiento automatizado de la documentacin y la informacin.
a3
Proporcionar al personal de la Fiscala General del Estado una herramienta
administrativa que contenga en forma ordenada, secuencial y detallada, los
procedimientos administrativos de cada archivo, dotando de esta manera a la
institucin de un proceso de gestin documental de aplicacin general
/9 MISIN
Administrar, custodiar y conservar los expedientes y dems documentos de
manera eficaz, estableciendo polticas de organizacin para los archivos de la
institucin, con el fin de ofrecer a los funcionarios y a la sociedad en general, un
ESTADO
servicio ptimo de informacin; estandarizando procesos de gestin, transferencia
y guarda documental a travs de instrumentos y procedimientos adecuados.
<9 0ISIN
La visin del archivo es constituirse en una fuente de informacin confiable y
altamente calificada en el manejo de la documentacin con un sistema moderno
de registro de un archivo, de conformidad a los requerimientos de la Secretaria
General y a los lineamientos que en la materia expida la Direccin de Actuacin y
Gestin Procesal, con el fin de transformar y superar el esquema del archivo
tradicional para convertirse en un Archivo moderno, caracterizado por una efectiva
gestin documental.
=9 ALCANCE
Lo establecido en el presente Manual, es de aplicacin obligatoria y de estricto
cumplimiento para todo el personal a cargo de los expedientes y documentos en
los archivos de la lnstitucin.
>9 ORGANOS DE DIRECCION
Los rganos de Direccin son:
Secretaria General
Direccin de Actuacin y Gestin Procesal
Jefatura de Gestin de la lnformacin y Estudios
Encargados de los Archivos Centrales
?9 MO:ILIARIO DEL ARC1I0O
Las condiciones de mantenimiento de los expedientes y documentos en los
diferentes Archivos, tanto en lo referente a materiales y accesorios para archivado,
como el mobiliario que se utilice para ubicar los expedientes, son elementos
importantes para una buena organizacin. Es importante conocer los tipos de
mobiliario y materiales que se van adquirir para la conformacin del archivo. En
cuanto a muebles, es imprescindible la adquisicin de escritorios, mesas de
trabajo, escaleras, computadoras, impresoras, scanner, armarios, estanteras,
ESTADO
anaqueles, etc., para almacenar y guardar en forma prctica, funcional y eficaz los
diferentes expedientes y documentos.
Entre el mobiliario ms utilizado tenemos:
19@ARC1I0ADORESA Consiste en un
mdulo formado por dos o ms
cajones, en donde se colocan los
expedientes uno detrs del otro,
organizados secuencialmente en
carpetas colgantes. Su principal ventaja
es la posibilidad de colocar los visores
horizontalmente, lo que facilita su
localizacin logrando identificar los
expedientes de cada serie documental.
Son tiles para guardar las
indagaciones previas y las
instrucciones fiscales en trmite y se
utilizan para hacer una primera
ordenacin de los expedientes. Este
mtodo prev evitar la fragmentacin y
la mezcla de las series, brindando
mayor visibilidad, exactitud y facilidad
para archivar o encontrar los
expedientes, adems de ocupar menos
espacio. Este tipo de archivadores es el
ms utilizado por el archivo de Fiscal.
29@ ESTANTER4ASA Estas deben estar construidas en lminas metlicas slidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
qumicamente. La estantera no debe ir apoyada sobre los muros, se debe dejar
un espacio de 20 cm entre estos y el estante. La estantera debe identificar la
documentacin que contiene. En este mtodo las cajas que contienen los
expedientes se van colocando una junto a la otra y cada caja llevara su respectivo
membrete con los datos respectivos. Este mueble de archivo permite el acceso
directo, tanto visual como manualmente. Si bien son muy adecuadas para guardar
las cajas de cartn, no lo son para los expedientes, este mobiliario es utilizado por
el Archivo Central.
/9@ ESCALERASA Las escaleras de aluminio resultan ser herramientas muy tiles,
debido a que es un material muy liviano, por su practicidad y comodidad para
transportarlas hacia cualquier lugar. En su mayora, el diseo de las escaleras de
aluminio no suele tener una medida de ms de un metro, debido a que
precisamente, son destinadas a tareas sencillas; sin embargo existen aquellas
ESTADO
escaleras de aluminio que son extensibles y resultan muy tiles. La mayora de las
escaleras de aluminio poseen sus escalones revestidos con PVC y plsticos
antideslizantes, las cuales son muy convenientes por la seguridad que brindan al
manejar las cajas de archivo.
En el caso de que se trate de una escalera de aluminio extensible y se est
trabajando a ms de cuatro metros de altura, siempre es recomendable el uso de
un arns de sujecin para brindar mayor seguridad. Este sistema es utilizado
esencialmente en el rea de Archivo Central.

A parte del mobiliario indicado anteriormente, el Archivo Central deber
obligatoriamente poseer como artculos de uso frecuente, grapadoras y
perforadoras industriales, guillotinas de papel y de ser factible una copiadora.
De igual manera con el objeto de dejar constancia de la recepcin de los
documentos y expedientes, el encargado del Archivo Central deber contar con
sellos, como: recibido, devuelto, digitalizado y dems que requiera esta rea de
acuerdo con sus funciones, en todos los sellos constara el logotipo de la Fiscala
General del Estado.
)9 MATERIAL DE ARC1I0O
Un sistema de archivo est conformado por todos los materiales necesarios para
conservar, retirar y usar la informacin que se necesite, existe una amplia gama
ESTADO
de materiales, suministros y elementos auxiliares que son tiles de acuerdo con
las caractersticas de la documentacin.
Entre los ms utilizados tenemos:
19 CARPETAS DE CARTULINA 2FOLDER3A El uso
de una unidad de conservacin o de almacenamiento
(carpeta) adaptada al volumen y tamao de los
documentos, garantiza la adecuada proteccin de los
bordes y la unidad del expediente. Reciben este
nombre las cartulinas dobladas en dos, que poseen
una pestaa fija, que sobresale en la parte superior;
en dicha pestaa se indica el contenido de la
carpeta. Estas se utilizarn para guardar y ordenar
los documentos los cuales estarn asegurados con
binchas plsticas para una mayor duracin y proteccin del roce y la humedad.
Se recomienda que una carpeta no exceda el volumen de l00 folios para un
adecuado manejo del expediente y una mayor durabilidad de la unidad de
conservacin.
29 CARPETA COLGANTE O SUSPENSINA Es el
mtodo especialmente recomendado para el archivo
de Fiscal, se instalaran los expedientes de consulta
frecuente en carpetas suspendidas. En este caso,
los expedientes se introducirn en las carpetas
suspendidas. Estas carpetas poseen un sistema
interior de sujecin y se ubicaran en los
archivadores metlicos de gavetas o cajones.
/9 CA;A DE ARC1I0OA Los expedientes cuyo trmite hayan finalizado se
guardaran en cajas de cartn hasta su transferencia al archivo central. El uso de
cajas de archivo para almacenar las carpetas es el sistema ms adecuado para
conservar los expedientes, estas cajas son fabricadas en cartn corrugado, las
cuales vienen desmontadas y se arman al
momento de su utilizacin, su tamao debe ser
de 27cm de alto, 40cm de ancho y l2.5cm de
profundidad. El nmero de carpetas que
contenga cada caja debe ser proporcional a su
capacidad de manera que se puedan extraer sin
dificultad. En cada una de las cajas de archivo
ESTADO
se colocara, por fuera, una etiqueta en la cual se describir los datos de los
expedientes que contenga la caja, unidad productora (Fiscal), serie documental,
Fiscala o Unidad, ao, nmero de carpetas, nmero de caja, adems de cualquier
observacin importante, esto permite su eficiente ubicacin y recuperacin. Las
ventajas que ofrece este sistema son: la proteccin y conservacin de los
expedientes y su fcil almacenaje.
<9 LOS :I:LIORATOSA Son
carpetas de cartn, de lomo ancho
con anillas metlicas, que servirn
para archivar secuencialmente los
expedientes o documentos que
estn siendo utilizados diariamente.
Existen diferentes modelos, colores
y sistemas de visor, por lo que habr
que elegir los que ms se adecuen a
la documentacin que se ha de guardar.
=9 ELEMENTOS AUXILIARESA
ETI7UETAS AD1ESI0AS M0ILESA Servirn como ndices o marcadores.
Se utilizara slo para la ordenacin provisional de los documentos.
ETI7UETAS AD1ESI0AS FI;AS DE DIFERENTES TAMABOS Y
COLORESA Estn hechas para ir colocadas en las cajas y carpetas de
archivo como indicadores de contenido. La utilizacin de diferentes colores
permite diferenciar las series.
GANC1OS METCLICOS 2CLIPS, GRAPAS, :INC1AS3A Si bien son
materiales de oficina tiles, se oxidan en el corto plazo en presencia de
humedad y generan manchas irreversibles en los documentos y rasgaduras
por roce o extraccin inadecuada, por lo general se utilizara grapas
solamente cuando se deban juntar menos de diez hojas, cuando se supere
este nmero se les juntara con binchas preferentemente plsticas.
D9 DOCUMENTOS DEL ARC1I0O
Para organizar un Archivo es necesario distinguir claramente los distintos grupos
de documentos de archivo, que a continuacin se detallan:
ESTADO
LI:ROS DE REGISTROA El registro es el instrumento que presenta los resultados
obtenidos y proporciona evidencia de las actividades desempeadas, su finalidad
es conseguir un sistema de control y de garanta externa e interna de los
documentos que se presentan y de los expedientes que se reciban o envan.
Estos registros tienen un valor jurdico gracias al cual podr certificarse la
existencia de un documento o expediente aunque este no se haya conservado. En
la actualidad en las Fiscalas ya no se los utiliza porque el registro ahora se lo
realiza en el sistema informtico, por lo que estos libros pasan a formar parte del
Archivo histrico del Archivo Central.
EXPEDIENTESA Se entiende por expediente a la una unidad documental formada
por un conjunto de documentos producidos por los sujetos intervinientes en el
proceso y dems actuaciones realizadas en la investigacin, organizadas y
agrupados bajo un mismo nmero, ordenados secuencialmente, debidamente
foliadas y provistas de una caratula destinada a su individualizacin. De todo
proceso se formar un expediente en el que se registrar las actuaciones
emanadas por la Fiscala, que van desde la recepcin de documentos, hasta el
armado y conformacin del expediente.
ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE: La estructura del expediente debe ser lgica,
coherente y secuencial, ordenndose los documentos de acuerdo con el
procedimiento. Los criterios de formacin del expediente debern ser uniformes,
lgicos, funcionales y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea.
Cada expediente debe estar contenido en una carpeta o folder con su respectiva
caratula, en donde se asentarn todos los datos que identifiquen dicho expediente,
en el que constara:
El nombre de la Fiscala o de la Unidad
El nmero nico de identificacin del expediente
ldentificar si se encuentra en lndagacin Previa o en lnstruccin Fiscal
Tipo de delito
Fecha de lnicio
Nombres y apellidos del denunciante
Nombres y apellidos del ofendido o victima
Nombres y apellidos del sospechoso o procesado
ESTADO
Nombres y apellido del Fiscal que conoce la causa
Nombres y apellido del Secretario de Fiscal
Nombres y apellidos del Asistente de Fiscal
Nombres y apellidos de los abogados defensores
Numero de casilleros judiciales de las partes involucradas.
Se debe integrar cada documento en el expediente desde el primer momento, ya
que transcurrido un tiempo resulta ms difcil hacerlo con acierto, pues la
secuencia que se debe conservar en los folios ser ms difcil de mantener. La
foliacin es imprescindible en los procesos de organizacin archivstica. Tiene dos
finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservacin (carpeta) y controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto
al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad
documental o unidad archivstica. El proceso de foliacin se lo realizara en lo
posible con numerador automtico, caso contrario se debe numerar con
esferogrfico las hojas y/o documentos que integran el expediente de acuerdo al
orden que aparecen en el mismo. Esta indicacin se realiza en el ngulo superior
derecho, primero se pone el nmero correspondiente y debajo, entre parntesis
con letras se aclara el nmero. Si fuera necesario extraer un documento original
del expediente, previa autorizacin del Fiscal se proceder al desglose del
documento solicitado, para lo cual se dejaran copias debidamente certificadas del
mismo, previo recibo en autos. Estos originales normalmente son entregados a los
abogados de las partes que previamente solicitaron por escrito. De igual manera
cuando se adjunte un documento al expediente se debe anular el espacio en
blanco que pudiera haber en el ltimo folio del expediente ya formado, previo a la
incorporacin de los documentos, esto se realiza trazando una lnea en diagonal
cruzando el espacio libre. Este mismo procedimiento se realiza en las carillas de
los documentos adjuntos que se incorporan, si stas estn en blanco.
ORGANIZACIN DE EXPEDIENTESA Para organizar los expedientes se
colocaran en los archivadores o estanteras segn sea el caso, para su adecuado
resguardo y conservacin, a partir de sus elementos bsicos de identificacin.
Los elementos bsicos de identificacin son:
Serie Documental
Fondo documental
Seccin Documental
ESTADO
Nmero de expediente
Ao
109 SISTEMA NACIONAL DE ARC1I0OS DE FISCALIAS
2SINAF3
Es el conjunto ordenado de etapas y procesos por los cuales pasan los
expedientes a cada archivo, asegurando el mantenimiento adecuado de sus
documentos, garantizando su integridad fsica y funcional, a fin de lograr planificar
la poltica archivstica y poder coordinar la red de archivos provinciales integrados
en el sistema.
119 ESTRUCTURA DEL SINAF
Por su manejo o uso los archivos de la lnstitucin se clasifican en.
Archivo del Fiscal General.
Archivo del Fiscal Provincial
Archivo de Fiscal
Archivo Central
129 ARC1I0O DEL FISCAL GENERAL
Este Archivo estar conformado por los expedientes y procesos que investiga el
Fiscal General de la Nacin, como titular de la accin penal publica en los delitos
de fuero de Corte Nacional de Justicia.
Estos expedientes estarn a cargo de la Secretaria General y una vez concluidos
se conservaran y custodiarn en el rea designada para el efecto en el mismo
edificio donde funciona el despacho del Fiscal General.
ESTADO
1/ ARC1I0O DEL FISCAL PRO0INCIAL
Este Archivo estar conformado por los expedientes y documentos a cargo de los
Fiscales Provinciales, como titulares de la accin penal en los delitos de accin
pblica respecto de personas con fuero de Corte Superior. De igual forma
manejara un archivo de los expedientes que se encuentren en Consulta.
Estos expedientes estarn bajo la custodia del Secretario Provincial, quien
ordenar y clasificar los expedientes y documentos en todo lo que dispone el
presente manual.
Una vez concluidos se remitirn al Archivo Central y estarn organizados en un
rea designada especficamente para su custodia.
1< ARC1I0O DEL FISCAL
Se entiende por Archivo de Fiscal, aquel en los que se conservan y custodian los
expedientes activos mientras dura su trmite, desde que son recibidos hasta su
conclusin, siendo el propsito su ubicacin y conservacin de forma segura,
organizada tcnicamente, lo que facilita el acceso ordenado y la consiguiente
agilizacin de las actuaciones. Estos archivos debern contar con los materiales y
mobiliario necesario, que permitan un adecuado resguardo de los documentos y
expedientes. Se entiende como documentacin propia de los expedientes, a las
actuaciones procesales, los escritos o documentos aportados por las partes o
terceros en cualquier soporte material y dems diligencias que se practiquen en el
proceso. Los expedientes se conservaran bajo la custodia del Secretario/a y no
podrn ser sacados del despacho sino es por orden del Fiscal. Una vez concluida
su tramitacin se transferirn al Archivo Central bajo la responsabilidad del
Secretario.
1= FUNCIONES DEL SECRETARIO DE FISCAL
El Secretario de Fiscal es aquel que da fe de las actuaciones de los Fiscales, con
la finalidad de dotar de seguridad jurdica a los actos procesales que se realizan
en la investigacin pre-procesal y procesal penal. En el ejercicio de esta funcin,
dejarn constancia fehaciente de la realizacin de actos procesales en la Fiscala
ESTADO
o ante ste y, de la realizacin de hechos con trascendencia procesal mediante las
oportunas actas y diligencias.
El Secretario que incumpliera sus deberes legales, podra incurrir en
responsabilidad civil o penal, segn la intensidad del quebrantamiento del deber
de probidad que requiere el ejercicio de la potestad que se le confa. Es deber
moral de los Secretarios ejercitar sus funciones y atribuciones con probidad,
imparcialidad e independencia, demostrando ejemplo de honestidad, como
condicin fundamental de respetabilidad, proyectando una imagen de
incorruptibilidad y seriedad.
El Secretario dentro de sus principales funciones debe:
a3 Administrar, conservar y custodiar los expedientes y documentos que ingresan
o salen de la Fiscala.
3 Controla el ingreso, transferencia, consulta y prstamo de expedientes.
c3 Autorizar a peticin escrita o verbal de una de las partes procesales o de sus
abogados, la salida del expediente por el tiempo estrictamente necesario para
fotocopiarlo, siempre y cuando el expediente se encuentre en etapa de
lnstruccin Fiscal, para lo cual acompaar al solicitante el empleado que
administrativamente se comisione para el efecto.
d3 Dirige y controla el correcto desempeo de las funciones asignadas a los
asistentes del Fiscal;
e3 Recepta todos los escritos y documentos que se presenten al Fiscal, para lo
cual, pondr la respectiva fe de presentacin, indicando, lugar fecha y hora,
adems de detallar los documentos que se anexen.
E3 Dara la informacin necesaria solicitada por los usuarios o abogados,
demostrando buena predisposicin, eficiencia, cortesa y celeridad;
&3 Las relaciones personales y funcionales entre los Secretarios de Fiscal y de
stos con los asistentes, deben ser de respeto, colaboracin y ayuda mutua,
sin descuidar la jerarqua y principio de autoridad en la conduccin de sus
despachos.
h3 Solicitar y guardara los materiales y tiles de oficina, los mismos que
quedarn bajo su responsabilidad, y de ser el caso realizara los pedidos de
faltantes oportunamente;
#3 Sugerir al Fiscal las medidas que considere necesarias para la mejor
ESTADO
organizacin y funcionamiento de su Seccin o Archivo.
F3 Las dems establecidas en las directrices y disposiciones internas.
La ausencia del Secretario, con motivo justificado, ser suplida por el Asistente de
Fiscal, designacin que la realizara el Fiscal y quedara constancia de esta
designacin por escrito.
Queda prohibido a los Secretarios retener los expedientes por ms tiempo del
estrictamente necesario para la prctica de notificaciones o diligencias ordenadas.
Realizada la notificacin o diligencia correspondiente los Secretarios debern
devolver el expediente al archivo de Fiscal, el mismo da si el horario de labores
de este no ha concluido y si ya concluy, al iniciarse las labores del da hbil
siguiente.
1> FUNCIONES DEL ASISTENTE DE FISCAL
Se atribuye a los Asistentes de Fiscal, la tarea de impulsar el procedimiento por
medio de la ordenacin formal y material del expediente, para lo cual se le ha
designado como funciones principales las siguientes:
a3 Desempea las funciones que el Fiscal le delegue y encomiende, adems
deber mantenerle informado sobre el cumplimiento de las mismas; as como
cumplir con todas las actividades que le asigne el Secretario de Fiscal.
3 Registra los expedientes en el sistema informtico conforme a las directrices.
c3 Organiza y clasifica los expedientes conforme lo establecido en este manual.
d3 Facilita a los interesados o partes procesales los expedientes que soliciten
para informarse de los mismos o para cualquier otro efecto legal, en los casos
en que la Ley lo permita;
e3 El Asistente de Fiscal tramita y cuida que los expedientes a su cargo estn
debidamente encarpetados, debidamente foliados en nmeros y letras,
pudiendo formar cuerpos auxiliares cuando por su volumen el manejo de
aquellos se dificulte.
E3 El asistente de fiscal atender a los usuarios, promoviendo la calidad y
eficiencia en el servicio, con imparcialidad, legalidad y rectitud.
&3 Cada funcionario/a deber velar por el cuidado y la adecuada utilizacin del
equipo y material asignados al despacho.
h3 El asistente de Fiscal deber revisar cuestiones de forma y fondo de los
expedientes; adems est en la obligacin de tener a disposicin del Fiscal o
de los Secretarios, los expedientes que estn bajo su responsabilidad por
haberlos recibido.
#3 Comunica con regularidad a su superior inmediato (Fiscal o Coordinador/a), lo
relacionado con el desempeo cotidiano del despacho fiscal.
ESTADO
F3 Tramita los expedientes desde el inicio hasta su conclusin (incluye recibir
pruebas testimoniales, despacho de peticiones, oficios, etc.) Para la debida
identificacin y control de los expedientes, llevara el sistema en un solo orden
numrico.
G3 Las dems establecidas en las directrices y disposiciones internas.
1? CLASIFICACION DEL ARC1I0O DE FISCAL
NOTICIAS DE DELITO9@ Esta rea del archivo contiene todas las noticias de
delito, (denuncias, partes policiales, recortes de prensa, etc.) independientemente
de que se haya iniciado o no la fase de lndagacin Previa.
Todas las noticias de delito, previa depuracin de copias, y que contengan hasta
20 fojas tiles, se archivarn en los biblioratos (carpeta grande), en orden
numrico secuencial. Si una noticia de delito supera las 20 fojas y no se ha
iniciado lndagacin Previa permanecer en el bibliorato.
Los biblioratos se identificarn con un membrete en el lomo, ver (formato No. l.)
Los expedientes en lndagacin Previa que superen las 20 fojas, se guardarn,
previa depuracin de copias, en carpetas de cartulina y, se identificaran con el
nmero nico en la pestaa. Estarn ordenadas en forma numrica secuencial y
se ubicarn en los archivadores metlicos de cajones; en lo posible y, a fin de
brindar facilidad y agilidad al manejo del expediente, se utilizarn adicionalmente
carpetas colgantes.
INSTRUCCIONES FISCALES9@ Las lnstrucciones Fiscales debern llevar la
carpeta preestablecida por la lnstitucin. Se conservarn en los archivadores
metlicos de cajn, dentro de una carpeta colgante, que llevar el nmero nico
del expediente en la pestaa. Estarn ordenados secuencialmente de adelante
hacia atrs. De existir varios cuerpos se indicar en la pestaa el nmero de
cuerpo.
DESESTIMACIONES9@ Si la denuncia fue desestimada, no es necesario quedarse
con copias del expediente, ya que el original volver a la Fiscala una vez que el
Juez disponga su archivo. Los oficios con los que se remiten las desestimaciones
y el respectivo sorteo, debern guardarse en biblioratos con su respectivo
membrete (formato No. l), modificando la serie documental, en orden numrico; a
los mismos se anexaran las boletas correspondientes. Se ubicaran en la
respectiva estantera o anaquel.
ESTADO
Una vez que el expediente desestimado sea restituido a la Fiscala, ste se
guardara en las cajas de archivo que se identificarn con el membrete predefinido
(formato No. 2), las mismas se remitirn con el acta respectiva al Archivo Central
de cada Fiscala Provincial.
CON0ERSIONES9@ Procede en los delitos que aceptan la conversin de la accin
penal pblica a privada. Una vez que el juez de garantas penales apruebe la
conversin, el Fiscal proceder a enviar inmediatamente el expediente original,
dejando las respectivas copias de respaldo, las mismas que sern remitidas al
archivo central, con el acta respectiva.
ACUERDOS DE REPARACIN9@ Una vez que se haya aprobado por parte del
Juez de Garantas Penales, quien de aceptarlo, ordenar el archivo temporal o
provisional de la causa hasta que se cumpla el acuerdo de reparacin, y una vez
que el Juez conozca el cumplimiento ntegro del acuerdo, ordenar el archivo
definitivo, para inmediatamente ser remitido al Archivo Central con la respectiva
Acta de Entrega.
SUSPENSIN CONDICIONAL DEL PROCEDIMIENTO9@ En estos procesos se
resuelven en audiencia pblica, en la cual, el Juez deber necesariamente
imponer una o ms medidas condicionales al procesado. Estas medidas no
pueden exceder de 2 aos en su plazo de cumplimiento. Durante la suspensin,
se congelan los plazos de prescripcin de la accin y la preclusin de las etapas
del proceso penal. Si se cumple tanto con las medidas y su plazo, el juez declara
extinguida la accin penal. Una vez concedida la suspensin condicional del
proceso, se suministra una copia de esta decisin al ofendido y a la Polica, para
que intervenga cuando no se cumplan las medidas. La revocatoria se har en
audiencia, para comprobar que no se cumplido con las medidas o los plazos de
las mismas. La audiencia ser convocada por el Juez a peticin del fiscal o del
ofendido. Si se la revoca, no se la podr pedir, ni mucho menor otorgar otra vez.
Una vez concluido se proceder a enviar al Archivo Central con el acta respectiva.
ARC1I0O PRO0ISIONAL9@ Procede en todos los casos que lleguen a
conocimiento del Fiscal, sea por denuncia, parte policial o cualquier otra va,
siempre y cuando no se haya iniciado instruccin fiscal. Los expedientes donde el
Fiscal hubiese dispuesto el Archivo Provisional de una investigacin, se remitir al
Archivo Central en las cajas pertinentes y con el acta respectiva. En caso de
encontrar nuevos elementos de conviccin, el Fiscal podr reabrir la investigacin,
para lo cual mediante oficio solicitara al encargado del Archivo central el
expediente para la reapertura y continuacin del trmite. En los casos en que el
expediente encontrndose en el Archivo Central y una vez que se ha cumplido los
ESTADO
plazos establecidos para ordenar el Archivo definitivo, se proceder a devolver el
expediente al Fiscal que conoca la causa, para que solicite el Archivo definitivo
del mismo.
ARC1I0O DEFINITI0O DEL PROCESO9@ En los expedientes donde se disponga
que la investigacin sea archivada definitivamente, sern remitidos en cajas de
cartn al Archivo Central con la respectiva acta.
PROCEDIMIENTO A:RE0IADO9@ Se lo propone desde el inicio de la instruccin
fiscal hasta antes de la audiencia de juicio. El procesado debe admitir el hecho y el
sometimiento al procedimiento. La funcin del Tribunal de Garantas Penales es la
de avocar conocimiento y resolver la adopcin o no de la pena, que no podr ser
mayor a la propuesta por el Fiscal. Una vez que se encuentre concluido este
procedimiento se remitir al Archivo Central cumpliendo con los mismos
requerimientos enunciados anteriormente.
PROCEDIMIENTO SIMPLIFICADO9@ Procede en los delitos cuya pena mxima es
de 5 aos de privacin de la libertad. El Juez de Garantas Penales debe consentir
en el procedimiento; si no lo hace, se regresa a la va ordinaria. Si consiente, lo
remite al Tribunal de Garantas Penales para que lo resuelva y sustancie en
audiencia oral. El Tribunal deber convocar a la audiencia en 24 horas, si la
persona est privada de su libertad, caso contrario, en 5 das. En su sentencia, el
Tribunal podr aplicar una pena mayor a la pedida por el Fiscal.
En los dos procedimientos anteriores se proceder a remitir al Archivo Central
cumpliendo los requerimientos establecidos en este manual.
1) PROCEDIMIENTO EN F9 ADOLESCENTES
INFRACTORES9
En esta Fiscala se aplicar el mismo sistema de clasificacin y ordenamiento de
expedientes, con la excepcin de que se estar a lo dispuesto en el inciso tercero
del Art. 3l7 del Cdigo de la Niez y Adolescencia en lo referente a la destruccin
de los mismos.
Por tal razn, se proceder a destruir los expedientes en los cuales el adolescente
haya quedado en libertad, y tal informacin deber registrarse solamente en el
respectivo sistema informtico.
De la misma forma, se deber tener muy en cuenta el Art. 374 del mismo cuerpo
legal que seala: "Tratndose de delitos comunes la accin prescribe en dos aos.
ESTADO
En las contravenciones prescribe en treinta das", por tanto, no es procedente
guardarlos por ms tiempo del sealado.
En lo que respecta a la organizacin y clasificacin de expedientes en la Etapa de
lnstruccin Fiscal, en la fase de lndagacin Previa, Desestimacin, etc., se estar
a lo ms aplicable en este manual. Estos archivos estarn bajo la responsabilidad
y custodia del Secretario/a de Fiscal.
1D PROCEDIMIENTO EN LA FISCALIA ESPECIALIZADA DE
TRANSITO
Esta Fiscala estar a lo dispuesto en este Manual en lo referente al ordenamiento,
clasificacin y transferencia de los expedientes hacia el Archivo Central.
En el local donde funcione el Archivo Central se designara un rea especfica para
su clasificacin y custodia. Los mismos se remitirn en cajas de archivo por ao y
por nmero de Fiscala.
20 PROCEDIMIENTO EN LA UNIDAD DE ACT9
ADMINISTRATI0AS
Toda actuacin administrativa, conformara un expediente debidamente ordenado.
Para ello es necesario que cumpla todas las formalidades descritas en este
Manual. Por lo mencionado anteriormente toda actuacin administrativa tendr
una ubicacin fsica en el Archivo Central. Los expedientes se ordenaran por ao y
Nmero de expediente.
TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES DEL ARC1I0O DEL
FISCAL AL
21 TRANSFERENCIA DE EXPEDIENTES AL ARC1I0O
CENTRAL
Se entiende por transferencia el procedimiento
mediante el cual los expedientes de forma organizada
pasan de los archivos de la Fiscala Provincial o del
archivo del Fiscal al Archivo Central.
Sus objetivos principales son:
ESTADO
Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeracin de
expedientes en las oficinas liberndolos de aquellos cuyo trmite se encuentra
concluido.
Antes de realizar una transferencia, la persona responsable se pondr en contacto
con el funcionario encargado del Archivo Central, informando acerca de la
documentacin que quiere transferir y de su volumen, a fin de que el Archivo
pueda valorar la disponibilidad de espacio y cualquiera otra circunstancia que
pueda afectar a la transferencia, acordando conjuntamente los detalles y la fecha
de la operacin.
2191 RE7UISITOS
La Transferencia de expedientes correr a cargo de las Unidades y Fiscalas
Especializadas.
El remitente deber asegurarse que la documentacin a transferir se encuentre en
las condiciones adecuadas de conservacin, comprobando los siguientes
aspectos:
a3 Los expedientes debern estar completos, foliados y debidamente
organizados, sin que falte ningn documento.
3 Debern estar libres de clips metlicos, grapas, anillas, carpetas de plstico,
carpetas colgantes o cualquier otro elemento que pudiera afectar su
conservacin. Cada expediente deber tener su caratula o su carpeta de
cartulina.
c3 El Secretario o funcionario encargado de la remisin de los expedientes se
encargar de preparar los expedientes para enviarlos al Archivo Central de
acuerdo a los procedimientos estipulados al efecto. Caso contrario en el
Archivo Central, se depurara si no se ha hecho con anterioridad, eliminando
todas las copias, duplicados, borradores y todos los documentos que no estn
relacionados directamente con el asunto o actividad para el cual se ha
constituido el expediente.
d3 Las carpetas colgantes sern sustituidas por carpetas de cartulina.
Seguidamente los expedientes se guardarn en cajas de cartn debidamente
identificadas, que no debern llenarse totalmente para permitir intercalar
alguno que falte en la serie secuencial, evitando tambin dejar cajas
semivacas.
e3 Cada caja incluir solamente los expedientes relativos a una misma serie
documental, no debiendo mezclarse en una misma caja expedientes
ESTADO
pertenecientes a series documentales distintas. Se Debe indicar que ningn
expediente podr quedar dividido en dos o ms cajas.
E3 Los expedientes se guardarn siguiendo un orden numrico ascendente y
secuencial, el Archivo Central no admitir documentacin suelta ni guardada
en contenedores que no sean las cajas normalizadas. En los casos de
documentacin que, por su tamao o caractersticas, no pueda ser introducida
en las cajas normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de acuerdo
con las normas del Archivo Central. Finalmente se enviaran las cajas con su
respectiva rotulacin y con los datos establecidos en el (formato No 2) con el
propsito de que el encargado del Archivo Central pueda identificarlos dentro
de la transferencia y cotejar el contenido de los mismos con los datos
constantes en el acta respectiva.
&3 Los expedientes transferidos utilizaran el Formulario de "Registro de
Transferencia de Archivos" (Formato No. 3), con dos ejemplares, y la recibir el
encargado del Archivo Central, quien verificar su contenido; de faltar
fsicamente algn expediente que conste en el formulario, el encargado dejar
constancia de aquello.
h3 Es responsabilidad del encargado del archivo remitente la integridad de los
expedientes y la documentacin contenida en las cajas.
#3 Los encargados de los archivos llevaran un registro de las actas de
transferencias.

TRANSFER
ENCIA
PRIMARIA
TRANSFER
ENCIA
SECUNDA
RIA
ARC1I0O
DE FISCAL
2Ac(#*!3
ARC1I0O
DE FISCAL
2Ac(#*!3
PROCESO
INTERMEDI
O
2SeH#@
Ac(#*!3
PROCESO
INTERMEDI
O
2SeH#@
Ac(#*!3
ARC1I0O
CENTRAL
2Pa'#*!3
ARC1I0O
CENTRAL
2Pa'#*!3
ESTADO
22 ARC1I0O CENTRAL
Es la Unidad administrativa donde se
guardan los expedientes transferidos por los
diferentes archivos de la lnstitucin. El mismo
est conformado por el Archivo lntermedio y
el Pasivo. Se excluyen de este archivo los
registros y cualquier otro documento que no
se encuentre agregado a un expediente. Este
Archivo estar bajo la direccin de la persona
designada por la lnstitucin. El mismo
funcionar en la capital de cada Fiscala
Provincial. La misin del Archivo Central es
administrar los expedientes de toda la
lnstitucin conservando y custodiando
adecuadamente los procesos a su cargo,
facilitando y agilitando su uso, mediante la
incorporacin de nuevas tecnologas.
2/ FUNCIONES DEL RESPONSA:LE DE ARC1I0O
CENTRAL
El funcionario encargado de la Administracin del Archivo Central, como
responsable de un Sistema de Archivo lnstitucional, es quien debe dirigir cada
paso que se de en toda actividad archivstica, debe poseer conocimientos en
gestin documental, organizacin y mtodos de archivo, as como formacin
bsica en derecho penal; se regir y dar estricto cumplimiento a las disposiciones
y procedimientos que establece el presente Manual.
El Archivo Central est a cargo de un funcionario altamente calificado, capaz de
administrar y desempearse en las reas archivsticas. Se debe establecer la
cantidad de funcionarios que se requiere para las labores propias de esta
dependencia, teniendo en cuenta variables como servicios, estado de
organizacin y volumen de la masa documental. El personal vinculado debe tener
vocacin hacia el trabajo archivstico, poseer conducta intachable y seguir los ms
rigurosos principios de tica.
Entre las principales funciones destacamos las siguientes:
ESTADO
a3 Asume bajo su responsabilidad el Archivo Central Provincial.
3 Recibe, clasifica e identifica las series documentales de los expedientes que
recibe de las Unidades operativas y de las Fiscalas especializadas.
c3 Custodia, resguarda y conserva los expedientes provenientes de los diferentes
archivos.
d3 Est sujeto a lo dispuesto en el Reglamentos de Rgimen Disciplinario de la
lnstitucin, sin perjuicio de las sanciones civiles y penales por prdida,
sustraccin o deterioro, que comprometa la integridad de la informacin
contenida en los expedientes.
e3 Establece los mecanismos necesarios para que las dependencias del Archivo
Central cuenten con las instalaciones, equipos y materiales necesarios.
E3 Vigila la correcta aplicacin de las polticas archivsticas que emita la Direccin
Nacional de Actuacin y Gestin Procesal y la Secretaria General.
&3 Cuida y resguarda los bienes muebles y materiales de oficina que estn bajo
su responsabilidad, as mismo solicita oportunamente el material faltante para
el desempeo cabal de sus funciones.
h3 Dirige, asesora y capacita tcnicamente al personal que labora en el Archivo
Central, y que est bajo su cargo y responsabilidad.
#3 Proporciona a los usuarios y funcionarios de la lnstitucin, la informacin que
requieran en forma oportuna, eficaz y eficiente.
F3 Lleva registros ordenados y actualizados, entre otros, los siguientes:
13 Carpeta de Registro de Transferencia de Archivos.
23 Carpeta de Registro de Reapertura de causas.
/3 Carpeta de Registro de Prstamo y Consultas.
G3 Elabora y organiza el cronograma de transferencia de archivos.
l3 Registra en el Sistema informtico los datos necesarios de los expedientes que
ingresan en el Archivo Central.
H3 Realiza informes mensuales, trimestrales o anuales segn solicite la Direccin
de Actuacin y Gestin Procesal o la Secretaria General, de las labores y
evolucin archivstica de la lnstitucin.
%3 Propone a la Direccin de Actuacin y Gestin Procesal sugerencias de
cambios debidamente justificados, en base a un informe que analice las fallas
detectadas y las recomendaciones del caso.
ESTADO
!3 Cumple estrictamente las disposiciones y procedimientos establecidos en las
diferentes directrices que se impartan sobre esta materia.
I3 lngresa y digitaliza los expedientes que se encuentran actualmente en el
Archivo, as como los que vayan ingresando diariamente.
J3 Realizar las dems funciones que le encomiende directamente la Direccin de
Actuacin y Gestin Procesal.
En lo que respecta a los Archivos de las Fiscalas Cantonales, estos organizaran
su propio Archivo segn las normas establecidas en este Manual, esto, con el
objeto de brindar una atencin oportuna al usuario, evitando el traslado
innecesario a las Capitales Provinciales.
Estos Archivos estarn bajo la supervisin y direccin del encargado del Archivo
Central de cada Fiscala Provincial.
2< INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD EN EL ARC1I0O
CENTRAL
En materia de infraestructura, se proveer de espacios adecuados para la
conservacin y custodia de los expedientes. Por tal razn, cada Fiscala Provincial
contar con su propia rea de Archivo Central que funcionara en el mismo edificio
donde laboran las Fiscalas y Unidades productoras de expedientes.
El rea del Archivo Central debe disponer de suficiente espacio fsico, fcil acceso
para los funcionarios, estar dotado de medidas de seguridad apropiadas,
encontrarse lejos de fuentes de calor, combustin, gas o humedad.
Las estanteras, anaqueles y dems mobiliario deben ser metlicos e
incombustibles y los ambientes se dotarn de sistemas de deteccin y extincin de
incendios que garanticen su correcto funcionamiento, adems se deber realizar
mantenimientos preventivos por lo menos dos veces al ao. Los sistemas de
extincin deben ser capaces de preservar la integridad de la documentacin, por
lo que se excluir el empleo de agua o espuma.
Se debe prever la posible ocurrencia de situaciones de emergencia (incendios,
inundaciones, terremotos, etc.) y estructurar un plan de atencin en situaciones de
desastre. El accidente ms frecuente es el incendio, dada la combustibilidad de los
soportes. Por tal razn los Archivos Centrales a ms de los sistemas mencionados
anteriormente debern estar equipados con extinguidores de incendio.
Se instalarn sistemas de seguridad con la finalidad de detectar la presencia de
intrusos, rejas en las ventanas, y las puertas irn dotadas con cerraduras. Los
ESTADO
pisos, muros, techos y puertas debern tener alta resistencia mecnica y desgaste
mnimo a la abrasin, y estar construidos en material incombustible. No se
recomienda el uso de alfombras o similares porque son materiales inflamables y
albergan con facilidad polvo y microorganismos nocivos para el archivo y los
usuarios; para esto se realizaran fumigaciones permanentes, con el fin de prevenir
la proliferacin de microorganismos que pongan en riesgo los documentos
depositados y especialmente la salud de quienes laboran en los Archivos
Centrales.
2= 7UK DE:E UTILIZAR EL PERSONAL DE ARC1I0O
CENTRAL
El personal que labora en el Archivo Central debe contar con el material necesario
para la proteccin de su salud fsica, para lo cual se le destinara los implementos
de proteccin personal necesarios para desempear correctamente sus funciones,
para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o
su salud en el trabajo.
2> CONDICIONES AM:IENTALES DEL ARC1I0O CENTRAL
Los expedientes de archivo requieren el tratamiento y las condiciones de
conservacin que garanticen la perdurabilidad de sus soportes y la legibilidad de la
informacin contenida en los mismos. Continuamente los documentos de los
expedientes son sometidos a diversas circunstancias que afectan su preservacin,
manipulacin indebida, condiciones ambientales inapropiadas, deterioro
microbiolgico, inseguridad y cualquier otro factor que atente contra la integridad
del expediente.
ESTADO
Las condiciones ambientales y los mtodos de almacenamiento ejercen una gran
influencia en la preservacin de documentos y expedientes. Las condiciones
climticas en los archivos de la Regin Costa y Oriente no son de las mejores para
la conservacin del papel, por lo que el control ambiental y las buenas condiciones
de almacenamiento constituyen la primera de todas las medidas preventivas.
La primera medida, cuando se reciben los expedientes en el rea de admisin y
registro, es revisarlos, para comprobar su estado fsico, estado de contaminacin
o deterioro.
Si los expedientes estn en mal estado, se debe analizar el tipo de dao que
muestran,
estos pueden producirse por la accin de: Humedad, hongos, microorganismos,
roedores, bacterias, incorrecta manipulacin, etc.
Para conseguir buenas condiciones de almacenamiento, se recomienda:
a3 Almacenar los expedientes cajas de archivo en estanteras de metal.
3 Separarlos del suelo, por lo menos l5 20 centmetros.
c3 No se debe colocar las cajas directamente contra las paredes, sino separadas
de ellas por lo menos 7,5 cm. para facilitar el flujo de aire a su alrededor y
evitar que se produzcan bolsas de aire hmedo. En general, se debe
mantener una buena circulacin de aire en los depsitos.
d3 No almacenar los libros, biblioratos u otros de manera horizontal. Se
recomienda la posicin vertical, no deben quedar inclinados hacia un lado u
otro, porque as se deforman. La inclinacin puede evitarse procurando que
los estantes queden llenos, pero sin apretar tanto los biblioratos o libros
porque pueden daarse al ser retirados.
Entre los factores externos que afectan frecuentemente a los expedientes se
encuentran:
TEMPERATURA
La temperatura es la medida de una propiedad fsica que, en s misma, no puede
causar daos directos a los materiales. El dao a los documentos o expedientes
se produce por la exposicin a temperaturas incorrectas.
La temperatura promedio para el cuidado y conservacin del papel es entre l6 C
y 2l C. con una fluctuacin de 4 grados. Para los documentos en formato
electrnico (CD-ROM, casetes de video, etc.): entre l8 C y 20 C.
ESTADO
1UMEDAD
De igual forma la humedad relativa aceptable oscila entre 45 % y 50 % con una
fluctuacin diaria del 5 %.
La humedad se clasifica en:
Humedad excesiva (superior al 75%): Puede provocar crecimiento de moho.
Humedad permisible: Para los documentos impresos en papel: 45% a 55%; para
el papiro, pergamino y piel: entre el 50% y el 60%; para los documentos en
formato electrnico (disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): de un 30% a un
40%.
Se ha comprobado cientficamente que cuanto menor sea la temperatura y la
humedad relativa de los depsitos, mejor conservar el papel su resistencia fsica
y su apariencia. Al reducir los niveles de temperatura y humedad relativa se frena
tambin el desarrollo de plagas biolgicas.
Se deben evitar las fluctuaciones importantes y frecuentes de las condiciones
ambientales. Cualquier cambio de las condiciones del ambiente ms all de los
niveles de temperatura y humedad aconsejados, debe ser ligero y gradual. Las
fluctuaciones de la humedad pueden provocar cambios dimensionales en algunos
documentos. Estos cambios pueden producir tensiones, as como provocar grietas
o deformidades.
Las condiciones ambientales de todas las reas deben ser vigiladas
adecuadamente con equipos fiables. Los instrumentos se deben colocar por
encima del nivel del suelo, lejos de los respiraderos y de los equipos de
calefaccin, enfriamiento y humidificacin, as como de las puertas y las ventanas.
Es de vital importancia recordar que la temperatura y la humedad estn
ntimamente ligadas y que la correccin de un factor puede alterar el equilibrio de
otros elementos importantes - por ejemplo, un extractor de humedad puede
generar suficiente calor como para que se requiera un enfriamiento adicional.
En los Archivos Centrales de las Fiscalas de la Regin Costa y Oriente se
procurara adquirir un extractor de humedad, a fin de que con estos equipos se
pueda extraer diariamente la humedad del ambiente.
ESTADO
2? PROCESO INTERMEDIO EN EL ARC1I0O CENTRAL9@
El proceso intermedio de Archivo se cre como un paso
de lnea del Archivo Central, al que se transfieren los
expedientes de los diferentes archivos; en el que
permanecen hasta su depuracin, ordenacin,
clasificacin, descripcin y seleccin, para ser transferidos
al Archivo Pasivo.
Para la depuracin de los expedientes se realizaran los
siguientes pasos:
a3 Se recibe la caja de Archivo con los expedientes y con la hoja de trasferencia.
3 Se verifica por parte del encargado del Archivo Central el contenido y el
nmero de expedientes que se han remitido conforme al acta.
c3 Se ubica la caja de archivo con los expedientes o documentos en el rea
donde se realice el proceso intermedio, empezando por quitar las grapas, clips,
binchas, piolas, etc., para continuar extrayendo las copias repetidas o
sobrantes, igualmente se verificara que el expediente o documentos estn
debidamente foliados, finalmente se proceder a igualar las hojas con la
guillotina de papel.
d3 Finalmente una vez que estn depurados los expedientes se clasificara los
expedientes para inmediatamente guardarlos en las cajas de archivo para que
sean ubicadas en la estantera correspondiente.
El Archivo intermedio estar conformado por reas organizadas de la siguiente
manera:
CREA DE INDAGACIONES PRE0IAS9@ Por nmero de caso, en forma
cronolgica, por mes, ao y se guardarn en biblioratos.
CREA DE SO:RESEIMIENTOS9@ Por tipo de sobreseimientos: provisionales y
definitivos. Cada tipo de sobreseimiento se separar y ordenar por nmero de
Juzgado, nmero de juicio y ao de resolucin.
CREA DE DESESTIMACIONES9@ Por Juzgado, Nmero de sorteo del juzgado,
ao de desestimacin.
ESTADO
CREA DE PROCEDIMIENTOS SIMPLIFICADOS9@ Por nmero de juzgado o
tribunal, nmero de juicio y ao de resolucin.
CREA DE PROCEDIMIENTOS A:RE0IADOS9@ Por nmero de Juzgado o
Tribunal, nmero de juicio y ao de resolucin.
CREA DE ACUERDOS REPARATORIOS9@ Por nmero de juzgado o tribunal,
numero de juicio y ao de resolucin.
CREA DE CON0ERSIONES9@ Por nmero de Juzgado, nmero de juicio, y ao de
conversin.
CREA DE EXPEDIENTES CON SUSPENSIN CONDICIONAL DEL
PROCEDIMIENTO9@ 2EL(#%c#$% de la acc#$%3 Por nmero de Juzgado, numero
de juicio y ao de disposicin de la suspensin condicional.
CREA DE EXPEDIENTES CON ARC1I0O PRO0ISIONAL Y DEFINITI0O DE LA
IN0ESTIGACIN9@ Por nmero de juzgado, nmero de juicio y ao del archivo
provisional o definitivo segn sea el caso.
De igual forma se organizaran las reas de los Archivos de Transito, Adolescentes
lnfractores y todas las dems reas que se requieran.
2) ARC1I0O PASI0O
Al Archivo Pasivo se trasfieren los
expedientes luego del proceso
intermedio, los cuales han perdido
vigencia o vida operativa, cuya
consulta por parte de los
funcionarios y usuarios es menos
frecuente. Sern ordenados,
clasificados y seleccionados, y
permanecern archivados en esta
rea, hasta su digitalizacin.
Estarn protegidos en cajas de
archivo, que se ubicarn en las
estanteras con su respectiva
codificacin.
ESTADO
2D CODIFICACION DE ESTANTERIAS
/0 SER0ICIOS 7UE PRESTA EL ARC1I0O CENTRAL
Este servicio permite que el pblico en general pueda consultar los expedientes,
siempre que la ley lo permita en forma gratuita. Con esto se quiere ofrecer a los
usuarios del Archivo Central la informacin de una manera directa de los casos
concluidos de las Fiscalas especializadas y Unidades administrativas, para que
sirva como fuente de investigacin y consulta.
As mismo ponemos en conocimiento a nuestros usuarios que el Archivo Central
ofrece el servicio de prstamo y reapertura de expedientes para los usuarios
SERIE DOCUMENTAL
CDIGO DE ESTANTERIAS
ABREVlATU
RA
AO NMERO
lNDAGAClONES PREVlAS lP. 00 De la 0l a la 99
SOBRESElMlETOS
PROVlSlONALES
SP. 00 De la 0l a la 99
SOBRESElMlENTOS DEFlNlTlVOS SD. 00 De la 0l a la 99
DESESTlMAClONES DT. 00 De la 0l a la 99
PROCEDlMlENTOS
SlMPLlFlCADOS
PS. 00 De la 0l a la 99
PROCEDlMlENTOS ABREVlADOS PA. 00 De la 0l a la 99
ACUERDOS REPARATORlOS AR. 00 De la 0l a la 99
CONVERSlONES CV. 00 De la 0l a la 99
SUSPENSlN CONDlClONAL
PROCED.
SCP. 00 De la 0l a la 99
SENTENClAS ST. 00 De la 0l a la 99
ARCHlVO PROVlSlONAL AP. 00 De la 0l a la 99
ARCHlVO DEFlNlTlVO AD. 00 De la 0l a la 99
ESTADO
internos y el servicio de consulta y expedicin de copias para los usuarios
externos a travs de la sala de revisin de expedientes de los procesos
concluidos.
/1 PROCEDIMIENTO PARA PRESTAMO, REAPERTURA O
CONSULTA DE EXPEDIENTES
/191 PRESTAMO9@
El encargado del Archivo Central podr autorizar bajo su responsabilidad, el
prstamo de los expedientes que estn bajo su cargo, nicamente a los
funcionarios de la lnstitucin o a otro tipo de autoridades que lo soliciten por
escrito y debidamente fundado y motivado. Se llevar un inventario de prstamo
de documentos para lo cual se utilizara el (Formato No 3) en el cual se identificara
los datos del solicitante, as como la descripcin de los documentos o expedientes
que sean requeridos, el libro tendr una secuencia en sus registros de manera
cronolgica y estar debidamente foliado.
El servicio de prstamo se realizara de la siguiente manera:
19 El funcionario o autoridad solicitante remitir oficio al encargado del Archivo
Central, precisando los datos de identificacin del expediente y el motivo de
su solicitud. Solo podr solicitarse un expediente por oficio, en caso de
requerir el prstamo de ms de un expediente, deber solicitarse en oficios
separados.
29 Recibida la solicitud, se proceder a la localizacin del expediente de que se
trate, procediendo a llenar la hoja de control de documentos, en la cual
deber estamparse la firma del funcionario o autoridad solicitante.
/9 El funcionario o autoridad que haya recibido el expediente en prstamo queda
en la obligacin de devolver el expediente, en el plazo de cinco das o
comunicara los motivos por los cuales continua con la utilizacin del mismo.
Durante el tiempo que el expediente permanezca en consulta o utilizacin
por el funcionario o autoridad, este tendr el resguardo de los mismos y ser
responsable de su deterioro o destruccin.
<9 Con el objeto de llevar un control adecuado, de la caja que se sustraiga el
expediente en prstamo se dejara una copia del acta, hasta su devolucin.
/192 REAPERTURA
ESTADO
En el caso de que un Fiscal considere necesario la reapertura de una causa que
reposa en el archivo Central, solicitar el expediente mediante oficio al encargado
del Archivo Central, el mismo que registrar este traspaso en el Formulario de
"Registro de la Reapertura" (Formato No.5).
/19/ CONSULTA
La personas que son parte procesal dentro de cualquier expediente, los
investigadores o cualquier persona que tenga inters o necesidad de informacin
contenida en los expedientes que se encuentran en custodia del Archivo Central,
con fines personales, profesionales o acadmicos podrn tener acceso a los
mismos, previa la presentacin de una solicitud por escrito donde se harn constar
los nombres y dems generales de ley del solicitante y el motivo del mismo, lo cual
quedara constancia en el formulario "Registro de Consultas", (Formato No.6).
La consulta de los expedientes se realizar exclusivamente en las dependencias del
Archivo Central, no se permitir la entrada a persona no autorizada a los depsitos
donde se guarden los expedientes, quedando esta labor reservada nicamente al
personal del Archivo Central.
La personas interesadas en obtener copias fotostticas de documentos o del
expediente del archivo, deber acreditar su inters legtimo en el mismo, de
acuerdo a lo dispuesto en el Art. 2l5 del C.P.P que se refiere a la reserva de la
informacin contenida en los expedientes. Pudiendo el encargado del archivo
conceder o negar el permiso que se pretenda, teniendo en cuenta la naturaleza y
carcter del expediente que se desea fotocopiar.
Los expedientes o documentacin en consulta no saldrn del Archivo Central, por
razones obvias de seguridad y de conservacin.
Se prestara un servicio de atencin ininterrumpida a los usuarios y funcionarios de
08H00 a l2H00 y de l4H00 a l7H00.
/2 DE LA DIRECCION DE ACTUACION Y GESTION
PROCESAL
La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal coordinara y supervisara las
actividades de los funcionarios de las fiscalas, a fin de que se apliquen las
directrices y reglamentos sobre el manejo de expedientes y documentos; elabora los
formatos unificados de los documentos que aplicara la institucin. Dirigir la
aplicacin de la poltica de administracin de los documentos.
De igual forma se encargara del manejo, soporte integral, efectivo y oportuno de los
archivos Centrales.
ESTADO
/291 FUNCIONES
a) Elabora los formatos unificados de los documentos generados por las Fiscalas,
tendiente a la simplificacin de los tramites;
b) Propone la utilizacin de los materiales y herramientas adecuadas, para la
uniformidad y eficiencia en el manejo de expedientes; as como de la tecnologa
para la desmaterializacin de los mismos;
c) Establece los contactos y la correspondencia con personas y/o instituciones
pblicas o privadas afines o similares al campo funcional de la unidad;
d) Mantiene actualizado los registros, datos y estadsticas de todos y cada uno
de los archivos;
e) Se encarga de la organizacin, control, asesoramiento y evaluacin de la red
de Archivos Centrales del Pas, buscando modernizar y tecnificar la
conservacin y administracin de los expedientes.
f) A efectos de asegurar el buen funcionamiento de los diferentes archivos,
organizara actividades de capacitacin tales como cursos, talleres,
seminarios, etc. Tambin asesorara en forma permanente a los responsables
del manejo de expedientes.
/292 DE LA E0ALUACIN
Una vez al ao, una comisin conformada por funcionarios de la Direccin de
Actuacin y Gestin Procesal en coordinacin con el Analista Provincial encargado
del Control de los Archivos, efectuarn una evaluacin a los responsables del
ESTADO
manejo de los expedientes existentes en los Archivos Provinciales, Archivos de
Fiscal y Archivo Central, con el objeto de establecer recomendaciones y verificar el
cumplimiento de la organizacin, conservacin y custodia de los expedientes bajo
las normas establecidas en este manual; en caso de incumplimiento, la comisin
tendr la facultad de solicitar se inicien los procesos administrativos a que tuvieren
lugar en caso de omisin, destruccin o prdida de expedientes.
// DIGITALIZACION DE EXPEDIENTES
Se define a la digitalizacin como el mecanismo
mediante el cual se realiza la conversin de
documentos en papel (expedientes) a imgenes
electrnicas por medio de un scanner, que pueden ser
almacenados en un servidor o en otros medios como
(CD, DVD, discos duros, cintas magnticas). Una vez
almacenadas en el servidor estas pueden ser
localizadas en segundos. La seguridad en la
informacin es algo que tambin est garantizado en
el Archivo digital, para lo cual la informacin
almacenada no ser factible de ser adulterada por ningn mecanismo.
DES0ENTA;AS DEL ARC1I0O EN PAPEL
Elaboracin de lndices
Gastos de almacenaje
Depuracin de expedientes
Localizacin
Prdida de tiempo en la bsqueda de expedientes
Elevados costos
ESTADO
Extravo de expedientes y documentos
Exceso en fotocopias
Archivos duplicados
Falta de seguridad y confiabilidad
Ecologa
Seguimiento y control de documentos.
0ENTA;AS DE LA DIGITALIZACIN DE EXPEDIENTES
Elimina el extravo de expedientes y documentos
Permite un rpido y fcil acceso a la informacin
Resguarda la informacin en mltiples formatos electrnicos
Controla el acceso a la informacin por niveles de seguridad
Mejora los tiempos de acceso para la bsqueda de documentos
Permite almacenar todo tipo de documentos (tamao, formato, color, etc.)
Optimiza el espacio fsico convirtiendo pilas de papel en un simple CD-ROM o
almacenando en un servidor
Protege la informacin teniendo varios respaldos de la informacin
Agiliza el servicio al usuario y al funcionario
Ordena de manera lgica los expedientes
Permite una fcil distribucin de documentos va lnternet o intranet
Protege los expedientes contra la accin de agentes externos y deterioro de los
mismos.
Reduce costos de operacin
lncrementa la productividad
Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento
Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales
Bajo costo de almacenamiento
Elimina costos de impresin, fotocopiado de documentos
Contribuye a la conservacin del medio ambiente.
La Direccin de Actuacin y Gestin Procesal en el proceso de modernizacin de
la institucin, ha visto la necesidad de emprender polticas de Gestin documental
slidas y eficientes, con la implementacin de un sistema de gestin documental
de informacin digitalizada, para lo cual ha iniciado el proceso de "digitalizacin de
ESTADO
expedientes de archivo", debido a que uno de los principales factores para iniciar
este proceso es que existe gran cantidad de causas en los depsitos de Archivo
Central, a pesar que estos en su gran mayora tienen reas adecuadas para el
acopio de los expedientes, tambin es verdad, que las mismas estn al tope de su
capacidad, por tal razn se ha empezado a implementar este sistema, para lo cual
se dotar a todos los Archivos Centrales de Scanner de alta velocidad, que
permitirn capturar imgenes estticas, para digitalizarlas y almacenarlas en los
servidores, garantizando su conservacin, es decir, este proceso produce una
imagen digital a partir de una imagen analgica, lo que permitir un mejor acceso
al expediente y mayor celeridad del proceso de consulta. Este nuevo sistema
dotara a la lnstitucin, de eficacia a la hora de informar y ayudara a preservar
nuestro patrimonio documental, al tiempo de generar un importante ahorro de
papel.
La seguridad en la informacin es algo que tambin est garantizado en el Archivo
Digital, se ha previsto para ello que la informacin procesada y almacenada no
sea factible de ser adulterada por ningn mecanismo, habindose garantizado
tambin el uso de diferentes niveles de seguridad y el acceso a la informacin por
parte de usuarios autorizados.
/< PROCESO DE DIGITALIZACION
En este proceso se deben cubrir dos fases diferentes pero estrechamente ligadas
entre s: l. Fase de organizacin de expedientes: Preparacin y conduccin de la
digitalizacin de expedientes segn lo dispuesto por la Direccin de Actuacin y
Gestin Procesal. 2. Fase tecnolgica: ldentificacin y aplicacin de un cierto
nmero de reglas directamente ligadas a la tecnologa de la digitalizacin.
19 FASE DE ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES9@ Si se digitalizan los
expedientes sin una preparacin adecuada, es decir, sin orden, mtodo y sin una
descripcin precisa para recuperar la informacin, lo que se obtendr como
resultado es un caos electrnico costoso y peligroso. La digitalizacin propiamente
dicha es un asunto de segundos, pero la preparacin de los expedientes, la puesta
en marcha del proceso y el control de calidad de los resultados requiere de
tiempo. Partiendo del costo que implica digitalizar un expediente se debe tener en
cuenta que un proceso debe estar debidamente ordenado y foliado, tener una
continuidad cronolgica entre un documento y otro. As mismo se debe llevar un
control estricto de los expedientes que se van digitalizando. Cuando se guarde los
originales que se van a conservar permanentemente estos se depositaran en
ESTADO
cajas adecuadas para su conservacin. Antes de proceder a la digitalizacin, los
expedientes se deben inventariar utilizando el formulario respectivo. Si el archivo
posee un inventario de los expedientes que se quieren digitalizar, se debe verificar
antes de iniciar la digitalizacin que la descripcin hecha corresponde a cada
expediente. Una adecuada gestin documental con la ayuda tecnolgica exige
rigor en los procedimientos y, como consecuencia, la uniformidad de criterios.
29 FASE TECNOLOGICA9@ En materia
informtica se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos: La seleccin del
sistema adecuado, los objetivos del
sistema, los estndares tecnolgicos, el
acceso a las imgenes y a los ndices de
datos, la calidad de las imgenes, la
funcionalidad del sistema, la proteccin de
la informacin digitalizada, el control del
acceso, la evolucin de las tecnologas de
la informacin. Una vez culminado el
proceso de digitalizacin de expedientes,
los funcionarios que deseen efectuar una
consulta sobre algn proceso que se
encuentre en el Archivo Central, podr
acceder a este desde su propio despacho
u oficina y de manera inmediata. La
informacin estar catalogada por serie documental, Fiscala y nmero de causa,
adems podr ser revisada por varios usuarios a la vez, lo que har ms fcil el
acceso a la informacin.
La seguridad en la informacin es algo que tambin est garantizado en el Archivo
digital, para lo cual la informacin almacenada no ser factible de ser adulterada
por ningn mecanismo.
/= GLOSARIO DE TERMINOS
A efecto de que el presente manual, facilite su comprensin, interpretacin y
aplicacin, se incorporan las definiciones de mayor uso, para que el personal que
tiene a su resguardo el acervo documental, conozca el lenguaje tcnico del
manejo de los archivos.
A
ESTADO
Ace"*!A Caudal de documentos que conforman un archivo.
Ac(aA Documento final como resultado de una actividad especfica donde quedan
consignadas decisiones importantes. La palabra "acta" viene del latn y significa
"los hechos"; luego, un "acta" no es ms que un testimonio escrito de los hechos
ocurridos en cualquier circunstancia.
AdH#%#'("ac#$% de a"ch#*!'9@ Es un conjunto de principios, mtodos y
procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de
los Archivos. Es funcin archivstica la gestin de expedientes o documentos
desde su elaboracin hasta la eliminacin o conservacin permanente de acuerdo
a su ciclo vital.
AlHace%aH#e%(! de d!c,He%(!'A Accin de guardar sistemticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservacin
apropiadas.
A"ch#*M'(#caA Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los
archivos.
A"ch#*ad!"e'A Consiste en un mdulo formado por dos o ms cajones en donde
se colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto de trabajo o como
unidades independientes. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los
visores horizontalmente, lo que facilita la localizacin de las carpetas.
A"ch#*!A Se define archivo al acervo o conjunto de documentos generados o
reunidos y guardados por una persona o una entidad pblica o privada. Los
documentos que constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o
soporte de registro de la informacin, como el papel, las cintas magnetofnicas o
discos pticos, entre otros, que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo
archivos audiovisuales, flmicos, sonoros, fotogrficos o informticos. As mismo,
pueden tener diferentes fechas y formas.
Los archivos se deben conservar respetando su orden natural de generacin de
manera que sirvan de informacin y testimonio efectivo para la persona o
institucin que los produce y para los ciudadanos interesados en ellos. Se
entiende tambin por archivo al rgano o institucin que por su naturaleza y
funciones tiene a su cargo la administracin documental y est al servicio de la
informacin, de la gestin administrativa, la cultura y la investigacin.
ESTADO
A"ch#*! de ELIed#e%(e'A Es el conjunto de expedientes organizados conforme a
un mtodo o mtodos que integran una fuente de informacin til para la
planeacin de acciones, toma de decisiones, consulta e investigaciones.
A"ch#*! Ce%("alA Unidad administrativa donde se
agrupan los expedientes transferidos por los distintos
archivos de la entidad, una vez finalizado su trmite,
que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por los
funcionarios y los particulares en general.
A"ch#*! de E#'calA Aquel en el que se renen los
expedientes en trmite en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a
continua utilizacin y consulta.
C"ea de a"ch#*!A Espacio fsico que se ocupa de recibir, conservar y custodiar los
expedientes o documentos que le transfieren las distintas Fiscalas o Unidades.
:
:INC1AA Sujetador o gancho para papeles, existen metlicas y plsticas.
C
Ca"N(,laA Es la portada o cubierta que se pone sobre una carpeta (expediente) en
la que consta toda la informacin tendiente a su individualizacin, dependencia,
nombres del funcionario asignado a la investigacin, etc.
Ca"Ie(aA Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservacin (folder).
Cla'#E#cac#$% d!c,He%(alA Fase del proceso de organizacin, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
C#cl! *#(al de l!' eLIed#e%(e': Sucesin de etapas en la vida de un expediente,
desde su creacin hasta su destruccin o transferencia a archivos.
C!d#E#cac#$%A Es el proceso por el cual la informacin de una fuente es convertida
en smbolos para ser comunicada. En otras palabras, es la aplicacin de las reglas
de un cdigo.
C$d#&!A ldentificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series respectivas y que debe
responder al sistema de clasificacin documental establecido en la entidad.
ESTADO
C!%',l(a de d!c,He%(!'A Acceso a un documento o expediente con el fin de
conocer la informacin que contienen.
C!I#aA Reproduccin exacta de un documento.
C!I#a a,(e%(#cadaA Reproduccin de un documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendr el mismo valor probatorio del original.
C,e"I!A Es cada una de las carpetas o legajos de cien fojas que conforman el
expediente.
C,'(!d#a de d!c,He%(!'A Responsabilidad jurdica que implica por parte de la
institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin de los fondos,
cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
D
DeI$'#(! de a"ch#*!A Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservacin de los documentos de archivo.
DeI,"ac#$%A Es la tcnica de seleccin documental que consiste en identificar y
separar de los expedientes los documentos que pueden eliminarse por su
irrelevancia, los cuales no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados,
constancias, etc.).
De'c"#Ic#$% d!c,He%(alA Es una fase del proceso de
organizacin documental que consiste en elaborar
instrumentos auxiliares descriptivos que permitan
conocer, localizar y controlar las series documentales.
El inventario, es una herramienta descriptiva necesaria
en toda transferencia documental donde se registran las
series documentales producidas y recibidas por cada
unidad orgnica en cumplimiento de sus funciones
De'&l!'eA Desde una ptica jurdica desglosar significa retirar alguna pieza del
expediente a peticin de parte de algn documento, dejando testimonio del mismo.
(copia certificada)
De(e"#!"!A Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o
mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
D#&#(al#-ac#$%A Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se
encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casetes, cinta,
ESTADO
pelcula, microfilm y otros) en una que slo puede leerse o interpretarse por
computador.
D!c,He%(!A De una forma genrica se pueden definir un documento como
"informacin fijada en un soporte". Esta definicin, aunque muy general, incluye
los dos elementos constitutivos de cualquier documento: uno interno, la
informacin, el contenido del documento, y el otro, el soporte, el medio por el que
se transmite y fija ese contenido.
Lo constituye la informacin inscrita en cualquier medio material (papel, cintas
magnticas, entre otros) y forma (imgenes, texto, diagramas, dibujos, figuras). Un
documento lo es tanto un acta como un gravado, una carta, un mapa o un
mensaje electrnico, con independencia de su lenguaje y soporte material.
Cuando los documentos se usan habitualmente con fines administrativos y legales
se denominan "activos" y cuanto han dejado de emplearse con stos fines se
conocen como "inactivos", lo cual en modo alguno significa que dejen de ser tiles,
dado que la necesidad de un documento para la gestin disminuye con el tiempo
una vez ha cumplido su trmite, sin embargo por sus caractersticas y valores
adquiere importancia para otros usuarios, como los investigadores.
D!c,He%(! de a"ch#*!A Registro de informacin producida o recibida por una
entidad o persona en razn de sus actividades o funciones, que tienen valor
administrativo o legal, cientfico, histrico, cultural y debe ser objeto de
conservacin.
D!c,He%(! elec("$%#c! de a"ch#*!A Registro de la informacin generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrnicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivsticos.
D!c,He%(! Ac(#*!A Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
D!c,He%(! #%ac(#*!A Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus
valores primarios.
D!c,He%(! !"#&#%alA Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
D,Il#cad!9 Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero.
Puede ser simple o autenticado.
E
ESTADO
El#H#%ac#$%A Consiste en apartar para dar de baja, con las debidas formalidades,
los expedientes o documentos de asuntos concluidos, sin perjuicio de conservar
su informacin en otros soportes.
E'(a%(e"MaA Mueble con entrepaos para almacenar documentos en sus
respectivas unidades de conservacin. Permiten el acceso directo a los
documentos o expedientes tanto visual como manualmente.
E*al,ac#$%A Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y
eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los
objetivos previstos, posibilitando la determinacin de las posibles desviaciones y la
adopcin de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las
metas presupuestadas.
ELIed#e%(eA Conjunto de documentos, actas, informes, diligencias producidas por
los sujetos intervinientes en el proceso y dems actuaciones procesales realizadas
en la investigacin, organizadas y agrupados bajo un mismo nmero, ordenados
secuencialmente, debidamente foliadas y provistas de una caratula destinada a su
individualizacin.
F
F!l#!A Se define como la "hoja de libro, cuaderno o expediente, al que
corresponden dos pginas". La hoja o folio se divide en dos caras: folio recto o
primera cara (anterior) y a la cual se aplica exclusivamente la numeracin, y folio
verso o vuelto (posterior) o segunda cara, que no se numera. Si el expediente
contiene documentos que por su tamao se encuentren doblados, como planos, a
stos se asigna un solo nmero de folio. Los folios que no contengan informacin
en ninguna de sus caras, es decir completamente en blanco y que estn sueltos
deben extraerse del expediente. Los que estn cosidos o adheridos al legajo, "no
deben separarse ni foliarse".
F!l#a"A Accin de numerar hojas.
F!l#ac#$%A La foliacin es el procedimiento por el cual se numeran los documentos
que componen un expediente organizado de acuerdo con el orden original
(cronolgico) con el fin de facilitar su control, consulta, ordenacin y transferencia.
El expediente se debe numerar de (l Uno) en adelante, en nmeros y letras en la
esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
F!%d! d!c,He%(al9@ Conjunto total de documentos o archivos reunidos por una
institucin en el ejercicio de sus actividades y funciones.
ESTADO
F,%c#$% a"ch#*M'(#caA Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivstico que comprenden desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.
G
Ga*e(a'A Cajn corredizo de un mueble.
Ge'(#$% d!c,He%(alA La gestin documental comprende el conjunto de
actividades tanto administrativas como tcnicas, orientadas al eficiente, eficaz y
efectivo manejo y organizacin de la documentacin que la entidad genera o
recibe, en desarrollo de su misin y funciones, desde el momento en el que se
origina para efectos de trmite de algn asunto hasta su destino final
(conservacin, eliminacin o seleccin y reproduccin), todo esto con el fin de
facilitar la consulta, uso y conservacin de los documentos de archivo.
G"aIaA Pinza de metal cuyos extremos se incrustan para unir papeles o sujetarlos,
(engrapar) accin de sujetar papeles con grapas.
I
I%*e%(a"#!A Registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes o
documentos que existen en un archivo. Los inventarios tambin se utilizan en los
archivos de fiscal para realizar las transferencias al Archivo Central, facilitando al
funcionario responsable del archivo su entrega oportuna y organizada. Los
inventarios son obligatorios para los funcionarios cuando estos se desvinculan de
sus funciones titulares, con ello se asegura el control de los expedientes en las
diferentes fases del archivo.
I%*e%(a"#! d!c,He%(alA El inventario documental es el instrumento archivstico
que siguiendo la organizacin de las series documentales describe de manera
sistemtica y detallada de las unidades documentales de un fondo. Los inventarios
pueden ser esquemticos, generales, analticos o preliminares. Constituyen una
herramienta fundamental para acceder a la informacin del archivo de una
Entidad, son de rpida y fcil elaboracin y dan cuenta de la totalidad del archivo
en sus aspectos esenciales: fuentes documentales, unidades de conservacin,
nmero de folios, soporte documental, elementos del expediente, ubicacin de los
expedientes en el depsito de archivo, nmero total de unidades documentales de
una serie, una dependencia o un asunto y estado de conservacin de los
documentos. Los inventarios se utilizan en los archivos de gestin para realizar
las transferencias al Archivo Central.
L
ESTADO
Le&aF!A Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulacin.
M
Ma%,al de a"ch#*!A lnstrumento que seala los lineamientos administrativos y
tcnicos que regulan la funcin archivstica en una entidad.
M#c"!E#lHac#$%A Tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos
como pequeas imgenes en pelcula de alta resolucin.
N
N!"Hal#-ac#$% a"ch#*M'(#caA Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en
la aplicacin de la prctica archivstica.
O
O"de%ac#$% d!c,He%(alA Ubicacin fsica de los documentos o expedientes
dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.
O"&a%#-ac#$% de a"ch#*!'A Conjunto de operaciones tcnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en forma jerrquica con
criterios orgnicos o funcionales.
O"&a%#-ac#$% d!c,He%(al9@ Junto con el organismo nacen los archivos. "Donde
quiera que comenz a gestarse una organizacin
administrativa, sta trajo consigo la creacin de
documentos y el archivo los recogi".
La organizacin de documentos archivsticos, consiste
en el desarrollo de un conjunto de acciones o
procedimientos orientados a la clasificacin, la
ordenacin y la signatura o codificacin de los documentos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y de orden original.
Es la forma como se disponen los documentos para su localizacin y recuperacin
inmediata de la informacin.
La Organizacin Documental comprende: La Clasificacin, el Ordenamiento y la
Signatura
En la clasificacin se identificarn las series documentales y se establecern
ESTADO
criterios uniformes.
Entindase por serie documental al conjunto de documentos que tienen
caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por
consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.
El ordenamiento de las series documentales se efectuar aplicando el sistema
ms conveniente para la institucin (numrico, cronolgico, alfabtico o una
combinacin de ellos).
O"#&#%alA Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.
P
Pa("#H!%#! D!c,He%(alA Conjunto de documentos conservados por su valor
sustantivo, histrico o cultural.
Pe'(aOaA Proyeccin que sobre sale de los bordes superiores de las carpetas.
R
ReceIc#$% de d!c,He%(!'A Conjunto de operaciones de verificacin y control
que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurdica.
Re&#'("! de #%&"e'! de d!c,He%(!'A lnstrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de documentos provenientes
de dependencias, instituciones o personas naturales.
S
Secc#$% d!c,He%(al9@ Conjunto de documentos procedente de una unidad
orgnica o divisin administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y
fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales.
Selecc#$% d!c,He%(alA Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de
valoracin documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carcter representativo para su conservacin
permanente. sense tambin "depuracin" y "expurgo".
ESTADO
Se"#e d!c,He%(al9@ Est constituida por los documentos producidos o recibidos
de una oficina o unidad orgnica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el
mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados,
conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.
S#&%ac#$%9@ Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un
CODlGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades
orgnicas) y las series documentales. La Signatura consiste en asignar smbolos
particulares a los documentos para su identificacin. Dichos smbolos reemplazan
a los nombres o ttulos, representndolos, lo que permite su inmediata
localizacin.
El cdigo se estructura en base a letras, nmeros o la combinacin de ambos. De
esta manera se tiene una identificacin alfabtica, numrica o alfa-numrica.
S!I!"(eA Material fsico, contenedor o portador en el que se registra informacin
(es decir, papel, pelcula, cinta magntica).
T
T"a%'Ee"e%c#a d!c,He%(alA Remisin de los expedientes del archivo de Fiscal al
Archivo Central.
T#I! d!c,He%(alA Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica.
U.
U%#dad de c!%'e"*ac#$%A Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservacin e identificacin.
Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.
U%#dad d!c,He%(alA Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y
caracterizacin documental. Puede ser simple, cuando est constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
ESTADO
0
0al!" h#'($"#c!A Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin.
0al!" F,"Md#c! ! le&alA Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la ley.
0al!" Ie"Ha%e%(e ! 'ec,%da"#!A Cualidad atribuida a aquellos documentos que,
por su importancia histrica, cientfica y cultural, deben conservarse en un archivo.
0al!"ac#$% d!c,He%(alA Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
/> ANEXOS
Los anexos constituyen una seccin adicional al manual de trabajo. Su finalidad es
proporcionar los formatos y documentos que utilizaran los responsables de los
Archivos y dems funcionarios.
A continuacin anexamos los formatos ms utilizados en cada fase del archivo, a
fin de que conforme a las necesidades se cambie el texto y se los utilice para
facilitar la visualizacin del contenido de las cajas o biblioratos, lo cual permitir
ubicar lo requerido sin que se deba mover de las estanteras el paquete completo,
sino una vez que se tenga la seguridad de que se encuentra en una u otra caja.
FORMATO N! 1 2IDENTIFICACION DE :I:LIORATO3
FISCALIA
(PROVlNClA)
CARPETA NO 1
CANTN 8 2PP3
ABO 8 2900P
FISCALIA
ESPECIALIZADA
DEPP
FISCALIA N!
PPPPPP99
NOTICIAS DE DELITO
ESTADO

FONDO DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL

SECCIN DOCUMENTAL

FORMATO N! 2 2IDENTIFICACION DE CA;A DE
ARC1I0O3
ESTADO
FORMATO N! / 2PRESTAMO DE DOCUMENTOS3

FISCALIA
FGE- D-
PICHINCHA
UNIDAD:
ARCHIVO
CENTRAL DE
PICHINCHA
Serie:
De:
001
A:
2045
AO:
2.003
CAJA
:
No 2
CONTENIDO:
Senen!i"
!#n$en"#ri".
O%SERVACIONES: &'
&&&&&&&&&&&&&
&&&&&&&&&&&&&
&&&&&&&&
ESTADO
DEPPPPPPPP
PRESTAMO DE DOCUMENTOS
ARC1I0O CENTRAL
Fecha:
...............
A:
...................................
..............
Nombre de la persona que retira
...................................
..............
Unidad Administrativa Telfono No
Descripcin de documentos:
................................
...................................
...............
...................................
...............
...................................
...............
..................
Firma del Solicitante
Fecha de Devolucin:
............................
ESTADO
N!(aA Se "ec!H#e%da ,e% ("a(! . I"!%(a de*!l,c#$% de l!' D!c,He%(!'9
FORMATO N!9 < 2REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE
ARC1I0OS3
SISTEMA NACIONAL DE ARC1I0OS DE LA FISCAL4A GENERAL DEL
ESTADO
ESTADO
REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE ARC1I0OS
PRO0INCIAA CANTNA
FISCALIA + UNIDADA SECRETARIO+AA
SERIE DOCUMENTALA ABOA
TRANSFIERE DE ARC1I0O DE
FISCAL
TRANSFIERE AL ARC1I0O CENTRAL
ENTREGADO PORA FEC1AA
RECI:IDO PORA 1O;A N!A
NQ
NQ
EXPEDIENTE
DENUNCIANTE DELITO
NQ
FO;AS
NQ
;UZGAD
O
NQ
;UICIO
NQ
TRI:UNA
L
ESTADO
DE LA
CAUSA
O:SER0ACIONESA
PPP9PPP9
PPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPPP
PPPPPPPPPPPP
FIRMA DE ENTREGA FIRMA DE RECEPCIN
AREA DE USO EXCLUSI0O DEL ARC1I0O CENTRAL
1O;A N!9 ABO9
FORMATO N!9 = 2REGISTRO DE REAPERTURA DE
CAUSA3
ESTADO
ESTADO
REGISTRO DE LA REAPERTURA DE CAUSA
PRO0INCIAA CANTNA
FEC1AA 1ORAA
FISCAL 7UE SOLICITA + UNIDADA SERIE DOCUMENTALA
DELITOA
OFENDIDOA
IMPUTADOA
N! de eLIed#e%(e N! de E!Fa' N!9 ;,-&ad! N!9 ;,#c#!
N!9 E'(a%(e"Ma N! de CaFa N!9 :#l#!"a(!
N!9 OE#c#! +
S!l#c#(,d
E%("e&ad! I!"A Rec##d! I!"A
Ca"&!A Ca"&!A
FIRMA DE ENTREGA FIRMA DE RECEPCIN
AREA DE USO EXCLUSI0O DEL ARC1I0O CENTRAL
1O;A N!9 ABO9
ESTADO
FORMATO N!9 > 2REGISTRO DE CONSULTAS3
ESTADO
REGISTRO DE CONSULTAS
FEC1AA 1O;A N!A
N!
N!H"e' .
AIell#d!'
N!9 de
ELIed#e%(
e
Se"#e
D!c,He%(al
N!9
F!Fa'
F#"Ha
O'e"*ac#!%e
'
E%ca"&ad! de A"ch#*! Ce%("al FechaA
ESTADO
/? REFERENCIA :I:LIOGRAFICA9
CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL ECUATORIANO. Corporacin de
Estudios y Pubicaciones! actuai"ado a #uio $%&%.
ARC'I(O CENTRAL DEL MINI)TERIO DE EDUCACION. Conceptos
b*sicos de Arc+i,-stica. Li.a Per/.
'EREDIA 'ERRERA! Mar-a A.! 0Arc+i,-stica Genera0. Teor-a y pr*ctica.
)e,ia! &11&.
IN)TRUCTI(O DE ORGANI2ACI3N 4A)ICA 5 GE)TION DE ARC'I(O)
ADMINI)TRATI(O). 6uito7Ecuador. $%%8
IN)TRUCTI(O PARA LA ORGANI2ACI3N DE LO) ARC'I(O) DE
GE)TION. Direccin E9ecuti,a de Ad.inistracin #udicia. 4o:ot*7
Coo.bia. $%%8.
MANUAL DE ORGANI2ACI3N DE ARC'I(O) DE O;ICINA. Uni,ersidad
de Aicante. $%%<
MANUAL DE NORMA) 5 PROCEDIMIENTO) )O4RE CONTROL 5
ORGANI2ACI3N DE ARC'I(O) ADMINI)TRATI(O). Uni,ersidad
Ponti=icia 4oi,ariana. Departa.ento Ad.inistracin de Docu.entos. $%%>
MANUAL DE PROCEDDIMIENTO) OPERACIONALE) PARA EL RECI4O!
CONTROL 5 )OLICITUD DE DOCUMENTO) EN EL ARC'I(O
CENTRAL. Uni,ersidad de Puerto Rico de 'u.acao. Decanato de
Ad.inistracin. $%%?
ESTADO
MANUAL DE ARC'I(O DE GE)TI3N O ARC'I(O DE O;ICINA.
Uni,ersidad de Pa-s (asco. $%%>
NORMA) 4A)ICA) DE ORGANI2ACI3N DE LO) ARC'I(O) DE
O;ICINA O GE)TION DE LA UCA.
NORMA) PARA EL U)O DE LO) )ER(ICIO). Arc+i,o Centra de a
Uni,ersidad de a Rio9a.
REGLAMENTO DE ARC'I(O DE PROCE)O) DE LA ;I)CALIA.
Resoucin &@1?7$%%>. Coo.bia
REGLAMENTO DEL ARC'I(O DE LA UNI(ER)IDAD DE CADI2.
Andauc-a7EspaAa. $%%$
REGLAMENTO A LA LE5 DEL )I)TEMA NACIONAL DE ARC'I(O).
&1?<
ESTADO
1O;A DE CAM:IOS MENORES
De'c"#Ic#$% &e%e"al de caH#!'
"eal#-ad!'
Fecha de caH#!
Numeral l Se agrega al documento la definicin
de Archivo.
Ma.! 2011
Numeral 5 Se suprime en el texto: Area de
Documentacin Procesal; por:
Jefatura de Gestin de la lnformacin
y Estudios
Ma.! 2011
Numeral 5 Se aumenta Direccin de Actuacin y
Gestin Procesal
Ma.! 2011
Numeral 9.5 literal a) Se agrega en el texto: Caratulas:
Todo expediente tiene una
tapa......
Ma.! 2011
Numeral l2 Se cambia el texto y se agrega:
Archivo del Fiscal General, Archivo de
Fiscal Provincial, Archivo de Fiscal y
Archivo Central.
Ma.! 2011
Numeral l5 Se agrega al texto el procedimiento Ma.! 2011
ESTADO
en la Fiscala Especializada de
Transito.
Numeral l6 Se agrega al texto el procedimiento
en la Unidad de Actuaciones
Administrativas.
Ma.! 2011
Numeral 23 Se cambia el texto por el siguiente:
De la Direccin de Actuacin y
Gestin Procesal.......
Ma.! 2011
Numeral 22 y 22.l Se suprime el texto: Proyecto de
eliminacin de expedientes y su
procedimiento
Ma.! 2011
Glosario de trminos Se agreg la definicin: Archivo de
expedientes, Bincha, Documento
Activo, foliar, gavetas, grapa,
inventario documental, Patrimonio
documental, trasferencia documental,
Ma.! 2011
Glosario de trminos Se agrega el texto que comprende la
definicin de
Documento......
Ma.! 2011
Anexos Se suprime los formatos de Registro y
Acta de Eliminacin fsica de
expedientes.
Ma.! 2011

ManualProcedimientoControlOrganizacionExpedientes (2) Fisc

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