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INCIDENCIA DE LA TECNOLOGA DE LA INFORMACIN EN LA PRODUCCIN, AUTENTICIDAD Y CONSERVACIN DOCUMENTAL

Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracin Local
Grupo de Trabajo Comunidades Autnomas: Generalitat de Catalunya, Gobierno del Principado de Asturias, Junta de Andaluca, La Rioja y Xunta de Galicia Comarcas: San Feliu de Llobregat Consell Insular de Mallorca Diputaciones Provinciales: Alicante, Aragn, Cuenca, Guadalajara, Huelva, Pontevedra, Salamanca y Valladolid Ayuntamientos: A Corua, Alcobendas, Alcorcn, Alicante, Barcelona, Betanzos, Castro Urdiales, Crdoba, Getafe, Getxo, Gijn, Girona, Granada, La Laguna, Laredo, Logroo, Lugo, Madrid, Mstoles, Murcia, Oviedo, Pamplona, San Sebastin de los Reyes, Toledo, y Zaragoza Universidades: Carlos III y Zaragoza

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1. INTRODUCCIN
Esta comunicacin tiene como objetivo fundamental dar a conocer la experiencia desarrollada a lo largo de casi dos aos por los archiveros municipales, reunidos en la Mesa de Archivos de la Administracin Local, sobre los problemas y realidades de la produccin de documentos electrnicos. Tal vez parezca presuntuoso imaginar que desde los archivos municipales se puede aportar alguna luz sobre este tema tan importante en la actualidad. Pero las caractersticas de nuestro trabajo y la revolucin que ha sufrido a lo largo de los ltimos aos, nos anima a compartir conocimientos, expresar perplejidades, proponer actuaciones y plantear dudas. No hay mejor banco de pruebas para la Administracin electrnica que los Archivos. Un banco de pruebas desde el que se puede detectar la fragilidad y la eficacia, la cercana y la inaccesibilidad que son seas de identidad reconocibles en muchos de los productos de las nuevas tecnologas. Nuestros centros construyen con los documentos, que a ellos se transfieren, los cimientos imprescindibles para llevar a cabo nuevas tareas, nuevos retos, nuevas responsabilidades. La experiencia en la identificacin, valoracin descripcin y difusin de toda clase de materiales documentales es muy til a la hora de colaborar en el diseo de los circuitos de creacin de los nuevos documentos pues se trabaja desde el anlisis de las series documentales generadas por las funciones y actividades municipales a lo largo de los aos, un anlisis que ayuda a precisar los parmetros exigidos de informacin administrativa, conservacin, integridad y relacin entre los distintos elementos del sistema. Adems el Archivero trabaja para atender, tanto las necesidades de su propia institucin, como las del ciudadano frente a la Administracin y las del investigador exigente que pide un acceso rpido y gil al patrimonio documental. Ese papel bisagra le permite expresar, con conocimiento de causa, las dificultades que plantean los sistemas informticos a usuarios de perfiles tan diversos.

2. LA MESA DE ARCHIVOS Y LA GESTIN DOCUMENTAL

En el IV congreso de la ANABAD celebrado en la Corua durante el mes de Mayo de 1988 se plante por primera vez, en palabras de doa Antonia Heredia Herrera, la necesidad perentoria de normalizar las tareas de organizacin de los Archivos Municipales. Este trabajo poda ser emprendida con esperanzas de xito pues nuestras instituciones compartan muchos elementos comunes, legislacin, estructuras administrativas, formacin de personal. La convocatoria para la que iba a ser la primera mesa de trabajo parti del Ayuntamiento de San Sebastin de los Reyes ese mismo ao y el tema escogido fue la clasificacin de los documentos. Era importante porque la clasificacin proporciona el criterio esencial para la organizacin de los documentos y la herramienta para relacionarlos jerrquicamente entre si y con las funciones que los producen. Acudieron a la convocatoria archiveros de Comunidades Autnomas, Generalitat de Catalunya, Consell Insular de Mallorca, Xunta de Galicia, Comunidad de Andaluca; Diputaciones, Zaragoza, Cuenca, Huelva, Guadalajara; Comarcas San Feliu de Llobregat, Ayuntamientos, Girona, Madrid, Mieres, Betanzos, Alcorcn,Toledo, La Laguna, Oviedo, San Sebastin de los Reyes, Murcia, Lugo, Getafe, Instituciones interesadas en la investigacin y desarrollo de sistemas documentales, Uni-

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versidad Carlos III, Universidad de Zaragoza. Esta primera convocatoria de 15 de noviembre de 1996 fue seguida por 6 mas y en cada una se aadieron nuevos participantes, los ayuntamientos de Alicante, Barcelona, Laredo, Logroo, Pamplona, la Diputacin de Zaragoza, el Principado de Asturias, etc. La Mesa Identific, sistematiz funciones y actividades, las defini y en algn caso tuvo, incluso, que determinar su denominacin exacta dada la variedad lindando con la anarqua que reinaba en las administraciones. Una variedad explicable por el peso enorme de la costumbre que en tantas ocasiones, transforma la ley. Una vez completada esta fase del trabajo se procedi a analizar el conjunto de documentos que la ejecucin de las funciones identificadas haba producido a lo largo del tiempo, manifestacin de actividades muy diversas. A lo largo de las reuniones de estudio que se sucedieron se recopilaron ms de 500 denominaciones de series documentales, producidas en un momento u otro por ayuntamientos. Las series documentales se convirtieron as en un elemento esencial del trabajo, pues, no olvidemos que una serie documental es el conjunto de unidades documentales, expedientes, libros, etcgeneradas por un rgano en el desarrollo de una determinada actividad administrativa regida por misma norma de procedimiento. Este anlisis nos permiti comprobar que no siempre las unidades documentales haban sido producidas de una manera correcta. En ocasiones la rapidez haba primado sobre la estricta aplicacin de la normativa vigente y los documentos de los expedientes aparecan desperdigados por las dependencias, siendo as imposible reconstruir el proceso que les dio vida. Eso explicaba la extendida sinonimia ( las mismas actividades se denominaban de formas diferentes incluso dentro de la misma administracin) que converta la recuperacin de documentos en algo tan difcil para usuarios ajenos a la organizacin productora. El resultado de estos trabajos fue la propuesta de cuadro de clasificacin de Fondos de Ayuntamientos publicada por la Mesa en 1996.1 El siguiente proyecto, completaba y ampliaba el anterior. Se trataba ahora de estudiar con detalle el proceso de identificacin valoracin y seleccin de documentos en las Administraciones locales con vistas a la conservacin del patrimonio documental producido por las mismas. El objetivo no era estudiar todas las series documentales, proceso que deba realizarse en las propias instituciones generadoras de los documentos sino proponer un modelo de anlisis que fuese til para la realizacin de los trabajaos preparatorios de la seleccin. Era urgente abordar este problema, pues en un problema se haba convertido desde hacia unos aos la seleccin. Cada ciudadano es, en una sociedad avanzada, la causa directa o indirecta de la creacin de miles de documentos. Cada funcin, cada actividad de los gobiernos, ya sean centrales, autonmicos, o locales, supone la materializacin de cientos, de miles de de papeles, de archivos electrnicos. La definicin de cuales de estos documentos deban conservarse, cuanto tiempo, en que condiciones y donde haba pasado a ser un a prioridad para los archiveros y en definitiva para las Administraciones. De nuevo la mecnica de la Mesa tuvo resultados tangibles, en el ao 2001 se public la Propuesta de Identificacin y Valoracin para la Seleccin de documentos en los archivos de la Administracin Local. El texto inclua, Un formulario base para la realizacin de los informes previos a la evaluacin de las series, ejemplos de aplicacin del formulario con distintos resultados, conservacin total, parcial y eliminacin, legislacin aplicable, bibliografa y un glosario de trminos2.

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3. NUEVAS TECNOLOGAS, NUEVOS DOCUMENTOS: NUEVOS ARCHIVOS?

En el curso de los trabajos arriba citados tuvimos ocasin de acercarnos a lo que iba a ser nuestro objetivo prioritario en estos ltimos aos. El Real Decreto 139/2000 de 4 de febrero ( BOE 11 de febrero 2000) que regula la composicin, funcionamiento y competencias de la Comisin Superior Calificadora de Documentos Administrativos lo expresa claramente: La modernizacin de la Administracin plantea el reto de la gestin de la documentacin administrativa.la aplicacin de las nuevas tecnologas esta produciendo ya documentos electrnicos y la aparicin de una sobrecarga de informacin. La transparencia de la Administracin y la proteccin de los derechos de los ciudadanos exigen que se pueda recuperar la informacin de una manera rpida y pertinente. Se hace necesario mejorar el acceso a los documentos y archivos, identificar la documentacin con valor histrico y cultural permanente y favorecer el desarrollo fluido del ciclo de los documentos. En Alicante los das 14,15 y 16 de marzo del 2002 se inicia el nuevo proyecto de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracin Local, el objetivo determinar la incidencia que las nuevas tecnologas tienen en la produccin autenticidad y conservacin documental. Para ello se establecieron 6 lneas de actuacin: 1) Reunir y seleccionar la bibliografa tanto nacional como internacional ms actual, clara y til para los archiveros municipales tanto por su calidad como por la orientacin prctica de sus planteamientos. 2) Determinar el significado de los trminos empleados, tanto en la literatura cientfica sobre este tema como en el mbito profesional por los informticos, gestores de documentos, oficinas de organizacin y mtodos, normas de calidad, etc. 3) Examinar el estado de las cuestin en los foros internacionales aprovechando las investigaciones auspiciadas por la European Commissions Information society (ISPO) sobre los documentos electrnicos custodiados en los archivos nacionales europeos. 4) Analizar desde el punto de vista de los archivos los distintos programas auspiciados por el Ministerio de Administraciones Publicas sobre documentos electrnicos. 5) Determinar la situacin de los documentos electrnicos en nuestras propias instituciones. 6) Identificar los posibles problemas de integridad, acceso, recuperacin y conservacin Los resultados de las investigaciones desarrolladas a lo largo de los ltimos dos aos en las Mesas celebradas primero en Alicante y luego en Valladolid, Pamplona y La Corua nos han permitido conocer de primera mano los cambios que se estn produciendo a toda velocidad en nuestras administraciones y empezar a disear las estrategias que permitan a los archivos seguir proporcionando testimonio de los documentos municipales, pero aumentando su eficacia y versatilidad para responder al las nuevas demandas de la Administracin y la sociedad contempornea. El primer obstculo que se est superando con bastante dificultad fue el del lenguaje. Nada se puede hacer entre humanos sin entender los smbolos y signos que nos permiten comunicar y transmitir conocimientos y experiencias. Los lenguajes utilizados por los expertos en creacin y gestin de sistemas de informacin electrnica tienen la rara cualidad de emplear con significados completamente distintos, conceptos muy antiguos en el mundo de la administracin y los archivos. Seguramente esto ha provocado mas de un malentendido que se refleja en disfunciones graves para el desarrollo de las nuevas tecnologas. La tecnologa, al fin, la aplican simples seres humanos. Como criterio general para la definicin de trminos se ha optado por elegir aquellas

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definiciones que aparezcan recogidas en fuentes legales, diccionarios de terminologa archivstica, de informtica incluso estudios de diplomtica para materiales electrnicos como el Glosario del programa INTERPARES publicado en Canad por la universidad de la Columbia Britnica en el 2002: Meta datos, ficheros, Administracin electrnica, contenido, contexto, documento electrnico, encriptacin, firma electrnica, flujos de procedimiento, formato, programa informtico, seguimiento electrnico de expedientes, sistemas de gestin documenta esos son los conceptos que nos ha interesado aclarar, haciendo especial hincapi en las distintas interpretaciones y significados. En cuanto a la situacin de la gestin y produccin de los documentos electrnicos hemos comprobado con cierta satisfaccin que el avance ha sido extraordinario en los ltimos aos. Un avance que significa cambios estructurales notables desde la perspectiva de los documentos. Los procedimientos se centran en el ciudadano y se disean para su uso y satisfaccin. Como queda expresado en el plan de Choque para el impuso de la Administracin Electrnica aprobado en el 2003, se trata de: Facilitar el acceso pblico a los usuarios Impulsar el desarrollo de los servicios a los usuarios Facilitar el intercambio de informacin Reorganizacin interna de los procesos en las Administraciones pblicas. Las 19 medidas propuestas por el Plan incluyen, es la medida 19, el servicio de archivo de la documentacin electrnica. Se reconoce la necesidad para el buen funcionamiento de las oficinas de un servicio de archivos de documentacin para con ello almacenar de forma segura y a largo plazo los documentos electrnicos, salvaguardando posibles prdidas de informacin y permitiendo su almacenamiento en un plazo de mas de diez aos. Se prev el desarrollo, para el segundo semestre del ao en curso, de un servicio comn de archivo de documentacin electrnica para ponerlo a disposicin de los Departamentos ministeriales y organismos pblicos3. Para las Administraciones locales no es una gran novedad. en un estudio comparativo entre las principales ciudades espaolas realizado por el Departamento de Anlisis y Mejora de la Calidad Informativa del Ayuntamiento de Madrid se comprueba que la firma electrnica ya es un hecho en los grandes ayuntamientos, los ciudadanos tienen la posibilidad de iniciar trmites sin firma electrnica en mltiples procedimientos relacionados con actividades econmicas, sociales, culturales, asistenciales y econmicas promovidas por su ciudad y cada vez se ponen a su disposicin on line informacin sobre el estado del trfico, cartografa urbana, a travs del portal del ciudadano.Y no solo las grandes ciudades la revolucin informtica ha llegado a todos los rincones. Los dos productos fundamentales que han interesado a la Mesa de Archivos han sido las bases de datos y los documentos electrnicos. Se ha elaborado un formulario para identificarlos con los siguientes campos: Denominacin de la Base de Datos Productor intelectual y administrativo Carcter Contenido Plazo de utilidadd administrativa

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Acceso Ficheros antecedentes Series documentales elaboradas a partir de la base de datos Estructura informticaq Las labores de prospeccin llevadas a cabo en las instituciones participantes en la mesa dieron resultados bastante coincidentes en cuanto al contenido de las aplicaciones y bases de datos no as en su estructura informtica que es muy variada, las mas comunes son: Seguimiento de expedientes Actas y decretos Registro Padrn Censos Contabilidad Recaudacin Control de personal Control urbanstico(SIG). Vemos que una gran parte de los procedimientos esenciales se gestionan a travs de aplicaciones informticas, sin embargo todava hoy las series documentales se producen en su mayora de forma tradicional a partir de estas bases de datos y se conservan en papel o sobre soporte electrnico no gravable. Los documentos electrnicos fundamentales son: Libros registro de entrada y salida de documentos Documentos contables - Mandamientos de pago - Mandamientos de Ingresos - Gestin de gastos(ADO),ordenacin de pago(MP),realizacin de pago(PR) Libros de contabilidad Cuentas presupuestarias Nminas Padrn de habitantes Como archiveros nuestra preocupacin por la conservacin de estos documentos que an no haban llegado al archivo nos llev al examen de los estandares propuestos por el Consejo Superior de Informtica en el mbito de la gestin documental que afectaban directamente a nuestros materiales.: Los sistemas de Informacin de utilizacin comn: - ATRIO - ESTROFA - SICRES - SLICE Los modelos de datos para el intercambio de informacin - EDI-PADRON - MTRICA - MAGERIT

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Aparentemente la seguridad, integridad y originalidad de los documentos esta perfectamente controlada sin embargo la Mesa detecto algunos indicios preocupantes: No se prev presupuestariamente el coste de mantenimiento y transformacin de los documentos informticos cuya obsolescencia es ya legendaria,. Segn las ltimas cifras los ordenadores se cambian cada tres aos. No se crean los documentos que la ley exige.Ya que las bases de datos donde se encuentras las informaciones precisas para su creacin se mantienen on line. No llegan al archivo los documentos electrnicos quedando las series incompletas o fraccionadas Cuando se producen documentos electrnicos se disean pensando en su acceso online y su actualizacin continua lo que deja en penumbra y complica extraordinariamente su explotacin desde el punto de vista de la investigacin histrica. Los archiveros tenemos que crear protocolos nuevos de descripcin y conservacin para el futuro pues no parece posible que sean los informticos los que conserven indefinidamente los documentos que en la actualidad, por razones tcnicas se encuentran bajo su custodia. En la actualidad seguimos trabajando en los estudios de identificacin y descripcin de los documentos electrnicos. Los materiales que se han ido generando a lo largo de estos dos aos de trabajo se pueden consultar en la pagina web de la Mesa Redonda que ser alojada prximamente en la web institucional del Ayuntamiento de San Sebastin de los Reyes. Las conclusiones de la primera mesa dedicada a las nuevas tecnologa y el declogo de la Mesa de Valladolid sintetizan nuestras experiencias en este campo: El desarrollo e implantacin de las tecnologas de la informacin y comunicacin (TIC), en todos los mbitos de la sociedad y singularmente en las administraciones y empresas pblicas y privadas, disea un futuro nuevo en todas las profesiones vinculadas con la sociedad de la informacin. En este escenario, la profesin de archivero adquiere una nueva dimensin y aade a su responsabilidad tradicional la necesidad de hacer posible un sistema de gestin de los documentos y de su informacin en las administraciones pblicas, que puede servir tambin de modelo para las instituciones y empresas privadas. La legislacin espaola admite la gnesis, tramitacin y archivo de la documentacin administrativa en soporte electrnico (padrones.registro general,gestin tributaria,etc.) y en algunos casos atribuye a los archiveros la definicin,implantacin y mantenimiento del sistema de gestin de los documentos desde su creacin (Ley de Archivos y Documentos de Catalua 10/2001). Los documentos electrnicos presentan un conjunto de particularidades en relacin a su autenticidad,acceso y conservacin. Como archiveros y gestores de documentos queremos llamar la atencin sobre estos aspectos y participar en la gnesis de los documentos electrnicos para definir cules son los caracteres que tienen que tener con arreglo a procedimiento, facilitar la gestin administrativa y, a la vez, conservar aquellos que deben dejar testimonio de la actividad de las organizaciones. Ante esta situacin, la XVIII Mesa de Trabajo de Archivos de la Administracin Local, reunida en Alicante durante los das 14, 15 y 16 de marzo de 2002, manifiesta la necesidad de: Establecer escenarios de dilogo entre los expertos de las tecnologas de la informacin y comunicacin y los archiveros, especialistas en sistemas de gestin de documentos. Profundizar en la delimitacin de la actividad profesional y en la normalizacin terminolgica con el objetivo de fijar nuestro mbito de actuacin profesional.

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Solicitar a las administraciones pblicas, federaciones y asociaciones de municipios y provincias, el impulso de foros de debate interdisciplinar que permitan avanzar en el diseo, implantacin y desarrollo de la administracin electrnica. Instar al legislador que en el desarrollo de su funcin tenga en cuenta el carcter de conservacin permanente de algunos documentos electrnicos. Reclamar la adecuacin de la legislacin archivstica a la nueva realidad surgida con motivo de la implantacin de las tecnologas de la informacin y la documentacin, y a las demandas de los ciudadanos. Advertir a las administraciones que los modelos y propuestas de la "administracin electrnica" que se intentan impulsar, no conseguirn su objetivo si en su diseo e implantacin no participan los archiveros en el momento de definir los procesos de anlisis documentales y proced mentales. Llamar la atencin a la Administracin sobre la necesidad de establecer partidas presupuestarias que permitan la conservacin de la informacin contenida en los documentos electrnicos, para garantizar el derecho ciudadano de acceso a la informacin administrativa necesaria para la acreditacin de sus intereses. Los archiveros adems reconocimos la necesidad de un cambio radical en nuestra actitud que se defini en Valladolid por medio de 10 puntos de actuacin, los archiveros deben: - Conocer, identificar y relacionar las bases de datos y aquellos documentos electrnicos que no estn en base de datos, de su organizacin. - Deben participar en los procesos de diseo y gestin de las bases de datos de carcter corporativo de su organizacin. - Debe velar por la existencia de mecanismos que garanticen la autenticidad de la informacin contenida en estas bases de datos. - Deben participar en la definicin de las polticas de seguridad para la adaptacin de las organizaciones a la autenticacin documental realizada con firma electrnica. - Deben identificar las series documentales emanadas de las bases de datos. - Deben valorar y seleccionar la informacin contenida en estas series documentales. - Deben participar en el establecimiento de las condiciones de acceso a la informacin en soporte electrnico. - Deben conocer y velar por el cumplimiento de la normativa que afecta a la documentacin electrnica y por ello participar en las comisiones creadas al efecto en su organizacin. - Deben informar preceptivamente sobre la eliminacin de las bases de datos. - Deben establecer recomendaciones para asegurar la conservacin y acceso a la informacin en soporte electrnico como formatos genricos, calendarios de migracin de datos, condiciones medo ambientales ,etc.... Los cinco puntos contemplados en las conclusiones de la ltima mesa celebra en la Corua el pasado mes de junio de 2004 nos confirman en la necesidad de seguir trabajando en colaboracin con todas las instancias de nuestras administraciones para servir a los ciudadanos y evitar las malas prcticas administrativas, la prdida de los documentos, aprovechando al mximo la potencia que nos proporcionan las nueves tecnologas eludiendo los peligros que conllevan: 1. Normalizacin terminolgica Necesidad, atendiendo a los distintos perfiles profesionales, de delimitar conceptualmente la terminologa, y adecuarla a nuestro mbito d conocimiento.

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2. Diseo de la administracin electrnica Determinar de forma precisa las funcionalidades bsicas necesarias para la creacin de documentos electrnicos, y la necesidad de que estos se adecuen a los procedimientos administrativos establecidos. 3. Implantacin y desarrollo de la administracin electrnica Ha de ser integral e integrada entre cada uno de los componentes que configuran el ciclo administrativo completo, es decir, el sistema de registro, el sistema de produccin administrativa, y el sistema archivo. 4. Conservacin de los documentos electrnicos Es necesario que los sistemas electrnicos permitan la conservacin de los documentos electrnicos que garanticen la unicidad, autenticidad, integridad, validacin y acceso de los mismos. 5. Adecuacin legislativa Recomendar a las administraciones pblicas la puesta al da la legislacin de patrimonio documental, para adecuarla a los nuevos escenarios de gestin electrnica.

BIBLIOGRAFA
123MESA DE TRABAJO SOBRE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS MUNICIPALES, Archivos Municipales. Propuesta de cuadro de clasificacin de fondos de Ayuntamientos. Madrid; ANABAD, etc., 1996 MESA DE TRABAJO SOBRE ORGANIZACIN DE ARCHIVOS MUNICIPALES , Propuesta de Identificacin y Valoracin para la Seleccin de documentos en los archivos de la Administracin Local. Logroo: Ayuntamiento,2001 Plan de Choque para el impulso de las Administracin Electrnica en Espaa 8 de mayo del 2003. Ministerio de Administraciones pblicas.

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