Libros de Gerencia Resumidos

Organizarse en la era Google

Cmo vaciar nuestra mente, conseguir lo que necesitamos y hacer las cosas bien
por Douglas C. Merrill y James A. Martin

RESUMEN EJECUTIVO
Hoy en da, vivimos en un mundo saturado de informacin. As que, para mantenernos a flote, necesitamos implementar un sistema de organizacin que nos permita lidiar con el constante flujo de informacin y que nos permita concentrarnos en los retos que nos impone el da a da. Pero debemos dejar de buscar un sistema estandarizado. Esto no existe. Ms bien debemos desarrollar un sistema propio que sea capaz de soportar todos los embates de nuestra vida personal y laboral. Mientras ms organizados estemos, lograremos minimizar los niveles de estrs, por un lado, y comenzaremos a ser ms exitoso, por el otro. La clave est en dejar de malgastar el tiempo y empezar a concentrarnos en las cosas que son realmente importantes.

lugar seguro donde los podamos buscar ms tarde. Esto nos permitir sentir menos estrs. Nuestra tensin mental disminuir y nos volveremos ms productivos. 2. Vaciar nuestra memoria cuanto antes Mientras ms rpido vaciemos nuestra memoria inmediata y almacenemos nuestros recuerdos en una base de datos, ms organizados estaremos. La gente inteligente ha sabido esto durante siglos. 3. Ni siquiera tratemos de hacer varias cosas a la vez: seremos menos eficaces Todos tratamos hoy en da de hacer varias cosas a la vez; pero el cerebro humano no est hecho para esto. Cuando hacemos varias cosas a la vez, impedimos que le cerebro coloque informacin en la memoria inmediata. Independientemente de lo que opinemos, hacer varias cosas a la vez nos vuelve menos eficaces. Para memorizar algo, primero debemos transferirlo de la memoria inmediata a la memoria de largo plazo. Algunos lo logran repitiendo una y otra vez lo que quieren memorizar. Pero, si queremos organizarnos, debemos buscar otro mtodo, pues repetir la misma cosa consume mucho tiempo. 4. Utilizar historias para recordar cosas importantes Resulta que si asociamos cierta informacin con una historia, aumentamos la probabilidad de que recordemos aquella. Una historia memorable nos puede ayudar a recuperar los recuerdos. Esto se debe a que los hechos son aburridos mientras que las historias tienen color, accin, personajes y emociones. El cerebro es muy eficiente cuando se trata de recordar imgenes mentales que estn asociadas a historias. En otras palabras, las historias le dan un contexto a los hechos. 5. Buscar nuevas maneras de hacer las cosas Aparte de la transferencia que hace desde la memoria inmediata hasta la memoria de largo plazo, hay otra cosa que al cerebro no le gusta. El exceso de opciones nos abruma y nos obliga a tomar decisiones tal cual lo hicimos con anterioridad a pesar de que las circunstancias hayan cambiado. 6. El poder no est en el conocimiento sino en compartir conocimientos Ejemplos: - Por qu trabajamos de 9 a 5 de lunes a viernes un total de

Nuestra manera de pensar

Es importante que nuestro sistema personal de organizacin est en sintona con nuestra manera de pensar. De lo contrario, siempre terminamos saboteando nuestros mejores esfuerzos de salir adelante. Hay once principios que nos ayudan a lograrlo: 1. Organizar nuestra vida para reducir la tensin mental Nuestra vida est repleta de cosas que esperan por que les prestemos nuestra atencin. Independientemente de que lo sepamos o no, nuestra atencin pasa constantemente de una cosa a otra. Nuestra vida est inundada de informacin, as que no debemos ni siquiera tratar de prestarle atencin a todo lo que se nos atraviesa. Ms bien debemos tratar de organizar nuestra vida de manera que logremos reducir nuestra tensin mental. Dicha tensin mental se agudiza cuando tratamos de decidir qu es lo que debemos memorizar y qu es lo que debemos olvidar. El cerebro humano tiene una gran capacidad para notar cosas pero es muy malo para memorizarlas. Nuestra capacidad para prestarle atencin a lo que nos rodea es un mecanismo de sobrevivencia. Siempre estamos alerta, lo sepamos o no. Cuando nos damos cuenta de algo, esto va a nuestra memoria inmediata. Si no hacemos nada al respecto, este recuerdo ser desplazado por otra cosa. Nuestra memoria inmediata puede albergar entre cinco y nueve cosas por vez. Una de las claves para organizarnos es aprender a vaciar nuestra memoria inmediata y colocar dichos recuerdos en un

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Organizarse en la era Google 2 40 horas a la semana? Esto es un legado de la Revolucin Industrial cuando la gente comenz a trabajar en fbricas que deban funcionar eficientemente dentro de ciertas horas. Por qu seguimos apegados a ese horario si ya no trabajamos en un fbrica? Esto no hace ms que generar trfico y estrs. - Por qu las escuelas todava dan vacaciones de verano? Estas se inventaron para que los hijos de los agricultores pudieran ayudar a sus padres a cosechar el maz. Pero, en el caso en que no nos dediquemos a cosechar maz, no sera mejor tomar las vacaciones cuando todo el mundo est en la escuela y los sitios estn menos llenos? - Los autos se desarrollaron originalmente para que la gente pudiera viajar libremente a donde quisiera. Por qu todos malgastamos tanto tiempo metidos en el trfico sin mencionar los problemas de depender del petrleo extranjero y del calentamiento global? Nuestra manera de manejar el conocimiento ha cambiando y evolucionado. Anteriormente, el conocimiento era poder. Si sabamos algo, gozbamos de una ventaja competitiva. Por tanto, todo el mundo estaba tratando de aumentar sus conocimientos y experiencias. Pero, hoy en da, podramos ser ms exitosos y estar menos estresados si en vez de buscar conocimientos nos dedicramos a transmitirlo. Aqu entra en juego un efecto red. Cuando sabemos algo, siempre intentamos aplicar dicho conocimiento. Sin embargo, si contamos con un saln repleto de personas preparadas y dispuestas a compartir sus conocimientos, podemos lograr grandes cosas. En el mundo de hoy en da, el poder crece exponencialmente no cuando obtenemos conocimientos sino cuando los transmitimos. 7. Organizarse en torno a limitaciones verdaderas no inventadas Todos tenemos limitaciones que disminuyen nuestra capacidad de organizarnos y ser exitosos. Dichas limitaciones pueden ser: - Fsicas: limitaciones reales. - Psicolgicas: heredadas de personas influyentes. - Dictadas: normas sociales. Para organizarnos mejor, debemos incrementar nuestra capacidad de ver estas limitaciones desde un punto de vista realista. Debemos incrementar nuestra capacidad de determinar cules de las limitaciones son reales y cules son inventadas. Es importante que tengamos clara esta diferencia porque: - No podemos malgastar nuestro tiempo y nuestras energas tratando de superar un limitacin que ni siquiera es real. - Podemos evitar el malgasto de tiempo y energa en cosas que no darn ni remotamente resultados positivos, pues una verdadera limitacin implica algo fsicamente imposible. 8. Ser honestos con nosotros mismos sin ser excesivamente crticos A todos nos cuesta determinar cules son nuestras verdaderas limitaciones porque estamos demasiado cerca del bosque como para ver los rboles. En otras palabras, nuestras limitaciones nos parecen tan reales y definitivas que nos resulta difcil ser objetivos en esta materia. Esta es la razn por la que debemos preguntarles a los dems cules son nuestras verdaderas limitaciones. Podemos obtener una opinin sincera a partir de: - Colegas y supervisores. - Jefes o subordinados. - Amigos cercanos, colegas y mentores. - Esposas o esposos. 9. Saber cundo debemos ignorar las limitaciones Una vez que hayamos identificado nuestras limitaciones, debemos decidir a cules de estas les vamos a sacar el cuerpo y cules vamos a aceptar tal y como son. Por ejemplo, independientemente de cmo organicemos nuestra vida, nunca dispondremos de ms de 24 horas por da para trabajar. Tarde o temprano se nos acabar el tiempo - una verdadera limitacin. 10. Saber hacia dnde vamos y cmo llegaremos hasta ah Los objetivos son la otra cara de las limitaciones. Cuando tenemos claro a dnde queremos llegar, disponemos de un marco general en torno al cual podemos organizar nuestra informacin. En otras palabras, disponemos de un criterio para establecer qu es importante y qu no lo es. Es ms fcil organizarse cuando sabemos exactamente lo que estamos tratando de lograr. De hecho, mientras ms especficos son nuestros objetivos, no slo es ms fcil lograr lo que queremos lograr sino que, adems, se vuelve ms fcil evaluar qu tanto hemos progresado o no. Para determinar cules son nuestros objetivos, basta con que respondamos las siguientes preguntas: - Qu es realmente lo que queremos lograr? - Por qu debo lograrlo? - Cules sern las consecuencias de no lograr el objetivo? - Qu debo hacer para alcanzar el objetivo? 11. Ser flexibles en cuanto al mtodo para alcanzar los objetivos Una vez que sepamos a dnde queremos llegar, es conveniente que seamos flexibles con respecto a los objetivos especficos. La ventaja de esto es que si el plan A no funciona, contaremos con otras alternativas. Tambin es importante que tras pensar tanto en los objetivos como en las limitaciones, nos detengamos a pensar un poco en las siguientes interrogantes: - Valdr la pena todo el esfuerzo que debo hacer para alcanzar este objetivo? - A quin le puedo delegar algunas tareas?

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Organizarse en la era Google 3 - A quin le puedo pedir ayuda? Cuando hacemos planes, siempre tendremos que tomar decisiones. Pero la mayora de nosotros no somos muy hbiles para tomar muchas decisiones de una sola vez. Por tanto, podemos seguir alguna de las siguientes estrategias: - Hablar con alguien en cuyas opiniones confiemos. Tambin debemos preguntarle si ve algn error de clculo o algn prejuicio que est influyendo en alguna decisin. - Visualizar cmo ser alcanzar el objetivo. Debemos vivir con dicha visualizacin durante un tiempo y determinar as si es lo que queremos. - Investigar y reunir informacin. Esta nueva informacin hace que nuestra decisin se vea mejor o peor? - Hacer una lista que en orden de importancia refleje las ventajas y desventajas de nuestra idea. - Escribir el argumento y dejarlo por unos das. Luego, debemos leerlo de nuevo para tratar de rebatir los supuestos. que anteriormente hemos almacenado electrnicamente. 2. Mantener en la memoria slo lo que sea necesario La posibilidad de buscar informacin ha cambiando drsticamente nuestra manera de organizarnos tanto profesional como personalmente. Podemos decir que las bsquedas vienen en dos sabores o contextos: - Escritorio: cuando buscamos informacin que hemos almacenado en nuestra computadora. Supone que usemos los instrumentos de bsqueda que vienen con el sistema operativo de la computadora. - Web: cuando buscamos informacin por medio de motores de bsqueda (Google entre otros) en cualquier computadora. En vez de determinar qu debemos almacenar y cmo, nuestro sistema organizativo debe estar estructurado en torno a dos actividades: 1. Filtracin: decidir qu informacin debemos mantener en mente y cual es mejor almacenar electrnicamente. 2. Repeticin: revisar y refrescar la informacin cada cierto tiempo de modo que permanezca en nuestra mente. 3. Siempre debemos dividir la informacin en pedazos ms pequeos Un buen sistema organizativo sera en esencia un motor de bsqueda del siguiente tipo: - Establecemos filtros de acuerdo con nuestros objetivos. La informacin relacionada con dichos objetivos se recolecta y almacena en el sistema. Todo lo dems es rechazado para evitar un exceso de informacin. - Una vez que hemos obtenido la informacin, debemos decidir qu memorizaremos y qu almacenaremos para buscar ms tarde. - La informacin que no memorizaremos puede almacenarse tanto en la nube como en nuestra computadora. - La informacin que queremos memorizar debemos dividirla en pedazos ms pequeos. - Debemos reservar tiempo semanal o diario para revisar y refrescar la informacin que queremos tener a mano. 4. Reservar tiempo cada semana para revisar la informacin ms importante Debemos dedicarle un poco de tiempo diario o semanal a revisar la informacin ms importante relacionada con nuestros objetivos. No hay nada como repetir una y otra vez la informacin cuando se trata de memorizarla. 5. Debemos recordar que no hay sistemas perfectos Conseguir el balance perfecto entre lo que mantenemos en papel y lo que almacenamos digitalmente tiene que ver ms que nada con nuestras preferencias personales. Hay un nmero

Consejos, tcnicas y estrategias

Hoy en da, contamos con excelentes instrumentos para organizarnos (telfonos inteligentes, computacin de nube, etc.). Siempre debemos tratar de buscar nuevas maneras de aprovechar este tipo de recursos a la hora de organizarnos. Los siete principios que se aplican en esta rea son: 1. No organizar la informacin sino aprender a buscarla Antes cuando alguien nos enviaba un memo que queramos guardar, lo ms probable es que: - Hiciramos tres copias. - Lo archivramos. - Guardramos un copia de respaldo. Hoy en da, el memo llegara seguramente en forma de mensaje electrnico. Todo lo que debemos hacer es archivar dicho mensaje en una carpeta y olvidarnos del mismo. Si luego lo tenemos que buscar, basta con que hagamos una bsqueda de las palabras clave incluidas en el mensaje. La computadora lo conseguir dondequiera que lo hayamos archivado. Hoy en da, ni siquiera tenemos que archivar la informacin en nuestra propia computadora. El tema de moda en el mundo de la informtica es la computacin de nube. En esencia, esto quiere decir que los servicios y programas informticos se pueden obtener por medio del navegador. En vez de almacenar la informacin en nuestra computadora, podemos almacenarla en la nube y luego acceder a la misma cuando queramos. La bsqueda de informacin es el fundamento de un nuevo mtodo organizativo. Las generaciones anteriores le dedicaron mucho tiempo al desarrollo de sistemas de almacenamiento de informacin que permitan buscar informacin cuando sea necesario. Por tanto, ahora nosotros podemos organizar nuestra vida en torno a la idea de que es posible buscar informacin

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Organizarse en la era Google 4 de factores que entran en juego, as que no debemos esperar a que aparezca el sistema perfecto para poder comenzar. Y es que no existe ningn sistema perfecto. Por tanto, debemos reconocer que nuestro sistema organizativo es siempre perfectible. Lo ms importante es determinar cules son los puntos dbiles y tratar siempre de superarlos. Escribir la informacin en papel es idneo cuando: - Queremos sacar cierta informacin de nuestra mente y almacenarla antes de que se nos olvide. - Estamos buscando soluciones a nuestros problemas (solos o en grupo). - Queremos digerir informacin detallada y tener la posibilidad de escribir notas al margen. - Tenemos un documento legal que sera muy difcil o imposible de remplazar. - Queremos tomar notas rpidas y no estamos cerca de una computadora. Pero puede ser una desventaja cuando: - Ya no tenemos espacio para archivar e indexar. - No sabemos cuando tendremos que copiar el documento. - Recibimos informacin que debemos transmitirle a otras personas. - Nos preocupamos por el medio ambiente. Claro est, existen todo tipo de soluciones hbridas. Por ejemplo, podemos hacer copias en papel de los documentos y tambin hacer copias electrnicas de respaldo. 6. Usar las herramientas que conocemos cuando sea posible Lo ideal es que almacenemos toda la informacin digital en un nico lugar, de modo que podamos luego buscarla cuando queramos. La manera ms fcil de hacer esto es usar una herramienta que conozcamos bien; por ejemplo, el correo electrnico. Debemos convertir el correo electrnico en un motor de bsqueda donde estn almacenados todos nuestros proyectos, intereses y gustos personales. Para tal fin: - Debemos abrir una cuenta personal en Gmail (gmail.com). Aunque tengamos ya una cuenta en el trabajo, debemos contar con otra cuenta independiente. Gmail es un recurso de primera para almacenar y manejar informacin digital. - Gmail ofrece una gran capacidad de almacenaje; as pues, podemos conservar para siempre nuestros mensajes electrnicos. Esto nos permite usar Gmail para documentar todo lo que hemos ledo y hecho. - Debemos crearnos el hbito de enviarnos artculos interesantes a nosotros mismos. Es importante que le agreguemos palabras clave a la descripcin del mensaje. - Gmail no tiene carpetas as que podemos dejarlo todo en el buzn de entrada. Gmail permite crear etiquetas para cada mensaje incluso automticamente cuando alguien en particular nos enva uno. - Gmail permite filtrar ciertos tipos de mensajes; por ejemplo, proyectos importantes, recordatorios, etc. 7. Agregarle palabras clave a la informacin, de modo que la podamos buscar luego Una vez que nos hayamos acostumbrado a la idea de usar el correo electrnico para centralizar toda nuestra informacin digital, debemos tratar de mejorar la eficiencia de las bsquedas. Una buena idea es agregarle palabras clave a la descripcin del mensaje electrnico. Por ejemplo, si nos enviamos un documento importante en PDF, le podemos agregar palabras clave. Esto facilitar conseguir el documento despus.

Otras herramientas para organizarnos

Google ofrece otras tres herramientas que podramos usar como parte de nuestro sistema de organizacin: 1. Google Calendar (calendario de Google) Google Calendar (google.com/calendar) es un calendario en lnea que ofrece funciones de bsqueda y transmisin de informacin. Podemos usar el GCal de varias maneras para mejorar nuestra productividad: - Podemos programar todas nuestras citas o aceptar citas de otras personas. - Podemos aadir notas a las entradas del calendario. Luego, podemos buscar fcilmente estas notas. - Podemos programar recordatorios automticos para ciertas citas. Dichos recordatorios pueden ser mensajes de texto telefnicos, mensajes electrnicos o mensaje emergentes. - Podemos usar GCal para anunciar eventos, enviar invitaciones y recibir respuestas automticamente. - Podemos compartir el calendario con otras personas, de modo que estas sepan cundo estamos disponibles o no. Tambin podemos contar con varios calendarios: uno para las citas, otro para los eventos personales, etc. De nuevo, el poder de GCal est en que permite centralizar todos los eventos. 2. Google Docs (documentos de Google) Google Docs permite crear hojas de clculo, presentaciones y documentos directamente desde el navegador. Una vez que hemos creado algn documento, podemos invitar a cualquiera para que participe en el desarrollo del mismo. A continuacin, una buena manera de usar estas herramientas: - Cuando estemos en una reunin, podemos tomar notas en Google Docs. - Podemos permitir que todos los presentes puedan editar el documento.

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Organizarse en la era Google 5 - Si hay uno disponible, podemos permitir que todos los asistentes vean las notas en un proyector. Si no hay un proyector disponible, los asistentes pueden ver las notas en sus propias porttiles. - Se pueden hacer correcciones y aclaratorias en el lugar. Este recurso permite que todos participen en la creacin de la minuta de la reunin. Adems Google Docs tambin permite capturar informacin en lnea que queremos usar ms tarde. La mayora de la gente marca pginas Web a las que quiere regresar ms tarde. Pero este es un mtodo engorroso. Por tanto, es mejor copiar y pegar la informacin de la pgina Web en un documento y luego enviarnos dicho documento a nuestro correo electrnico. Es importante que le agreguemos ciertas palabras clave. 3. Google Reader (lector de Google) Google Reader (www.google.com/reader) es un agregador que usa RSS (Really Simple Syndication) o redifusin Web. En pocas palabras, el RSS es un sistema que nos alerta cuando una pgina Web, un blog o algn titular ha sido actualizado. En vez de tener que visitar la pgina Web con regularidad para ver qu hay de nuevo, podemos suscribirnos al RSS y luego usar el Google Reader para ponernos al da. Los artculos que salen en el Google Reader tienen los enlaces originales, as que siempre podemos ir a la pgina Web con slo hacer clic. Es importante que, en la medida de lo posible, eliminemos todas las distracciones. Podemos apagar el telfono, revisar el correo electrnico slo durante los recesos, etc. 2. Agrupar las tareas por contextos Otra estrategia que podemos aplicar es agrupar las tareas que comparten el mismo contexto y llevarlas a cabo de una sola vez. Mientras planificamos el da, debemos tratar de fijar reuniones que tengan contextos similares. Esto no es siempre posible, pero debemos hacerlo siempre que sea posible. Es importantes que le demos un descanso a nuestro cerebro cada cierto tiempo. Dicho descanso lo refrescar y revigorizar, y nos permitir ser ms productivos. 3. Integrar nuestra vida laboral a nuestra vida personal Hay varios sistemas de organizacin que proponen un balance entre nuestra vida laboral y nuestra vida personal. Por lo general, esto no quiere decir otra cosa que trabajar menos y vivir ms. Pero esta no es una opcin en un mundo tan competitivo. Una idea ms apegada a la realidad sera buscar la manera de integrar estas dos esferas de nuestra vida, de modo que reduzcamos el estrs y mejoremos nuestras productividad. En otras palabras, la idea es sincronizar lo que hacemos con lo que nos gusta. Para tal fin: - Debemos dejar de ver nuestro trabajo y nuestra vida personal como dos esferas independientes y aceptar el hecho de que a veces tendremos que trabajar mucho y a veces podremos jugar mucho. - Crear calendarios que nos permitan integrar estas dos esferas. Nuestros colegas deberan tener acceso a los mismos, de modo que sepan cundo estamos disponibles o no. - Cuando no tengamos mucho trabajo, debemos aprovechar el da para recargar las bateras. Esto nos permitir trabajar mejor. - Debemos estar en paz con el hecho de trabajar fuera de la oficina si es necesario. - Durante las vacaciones debemos decidirnos entre revisar nuestros mensajes u olvidarnos del mundo. Cualquiera sea nuestra decisin, debemos dejrselo saber a los dems. - Si debemos hacer viajes de negocio, es importante que reservemos tiempo para hacer ejercicio, descansar y comunicarnos con la familia. - Debemos acostumbrarnos a sacar informacin de nuestra mente y a almacenarla en los sistemas informticos.

Organizar los retos del siglo XXI

Para organizarnos hoy en da, es importante que minimicemos las distracciones. No debemos tratar de conseguir un balance entre nuestra vida laboral y nuestra vida personal porque esto es imposible. Lo mejor es integrar ambos mundos de modo que podamos aprovechar todas nuestras energas y poder mental. Los tres principios que debemos recordar son: 1. Tomar notas para poder cambiar los contextos despus Cuando nos concentramos en un slo tema y luego nuestra mente pasa a algo completamente diferente, estamos cambiando de contexto. Cada vez que cambiamos de contexto, nuestro cerebro trata de pasar la informacin que tenemos en la memoria inmediata a la memoria de largo plazo, pues necesita hacer espacio para la nueva informacin. Esto es mucho trabajo para el cerebro, as que tras cambiar varias veces de contexto, terminamos exhaustos. Para evitar este problema, lo mejor es incluir notas en nuestra calendario, de modo que el cambio de contextos no nos obligue a pensar una y otras vez en qu es lo que debemos hacer.

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Organizarse en la era Google 6

Ttulo original: Getting Organized in the Google Era Editorial: Crown Business Publicado en: Marzo de 2010

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