Manual Biblioteca

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
ACUERDO No. 001 DE JUNIO 17 DE 2008
CONTENIDO
1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 2 2.1 2.1.1 2.1.1.1 2.1.1.2 2.1.1.3 2.1.2 2.1.2.1 2.1.2.2 2.1.2.2.1 2.1.2.2.2 2.1.2.3 2.1.2.4 2.1.3 2.1.3.1 2.1.3.2 2.1.3.2.1 2.1.3.2.2 2.1.3.3 2.1.3.4 2.1.4 2.1.4.1 2.1.4.2 2.1.4.2.1 2.1.4.3 2.1.4.4 2.1.5
GENERALIDADES INTRODUCCIN NATURALEZA RESEA HISTRICA ESTRUCTURA INTERNA MISIN VISIN OBJETIVOS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA SIMBOLOGA OBJETIVO DEL MANUAL SERVICIOS CIRCULACIN Y PRSTAMO Generalidades Definicin Objetivo ndice de procesos Prstamo a Domicilio Objetivo Polticas y lineamientos Usuario Internos Usuario Externos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo Prstamo en Sala Objetivo Polticas y lineamientos Usuario Internos Usuarios Externos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo Paz y salvos Estudiantes Objetivo Polticas y lineamientos Usuario Internos Descripcin del procedimiento acadmico Diagrama de flujo Paz y salvos Administrativos y Docentes
13 13 13 13 14 15 15 15 15 16 17 19 19 19 19 19 19 19 19 19 19 20 20 21 22 22 22 22 22 22 23 24 24 24 24 24 25 26
2.1.5.1 2.1.5.2 2.1.5.2.1 2.1.5.3 2.1.5.4 2.1.6 2.1.6.1 2.1.6.2 2.1.6.2.1 2.1.6.2.2 2.1.6.3 2.1.6.4 2.1.7 2.1.7.1 2.1.7.2 2.1.7.2.1 2.1.7.2.2 2.1.7.3 2.1.7.4 2.1.8 2.1.8.1 2.1.8.2 2.1.8.2.1 2.1.8.3 2.1.8.4 2.1.8.5 2.1.9 2.1.9.1 2.1.9.2 2.1.9.3 2.1.9.3.1 2.1.9.3.2 2.1.9.4 2.1.9.5 2.2 2.2.1 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3 2.2.2 2.2.2.1 2.2.2.2 2.2.2.3 2.2.2.4 2.2.3 2.2.3.1 2.2.3.2 2.2.3.3 2.2.3.4 2.3
Objetivo Polticas y lineamientos Usuario Internos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo. Multas Objetivo Polticas y lineamientos Usuario Internos Usuario Externos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo Reposicin por prdida Objetivo Polticas y lineamientos Usuario Interno Requisitos de reposicin Descripcin del procedimiento. Diagrama de flujo Libro por multa Objetivo Polticas y lineamientos Usuario Internos Caractersticas de entrega de Libro. Descripcin del procedimiento Diagrama de Flujo Expedicin del carn de egresado Objetivo Polticas y lineamientos Documentacin Requerida Graduados Terminacin de materias Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo FORMACIN DE USUARIOS Generalidades Definicin Objetivo ndice de procesos Induccin a usuarios de primer semestre Objetivo Polticas y lineamientos Descripcin de procedimiento Diagrama de flujo Induccin a usuarios durante el semestre. Objetivo Polticas y lineamientos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo REFERENCIA A USUARIOS
26 26 26 26 27 28 28 28 28 28 28 29 30 30 30 30 30 30 31 32 32 32 32 32 32 33 34 34 34 34 34 34 34 35 36 36 36 36 36 36 36 36 36 37 38 38 38 38 39 40
2.3.1 2.3.1.1 2.3.1.2 2.3.1.3 2.3.2 2.3.2.1 2.3.2.2 2.3.2.3 2.3.2.4 2.3.2.4.1 2.3.2.4.2 2.3.2.4.3 2.3.2.4.4 2.3.2.4.5 2.3.2.5 2.3.3 2.3.3.1 2.3.3.2 2.3.3.3 2.3.3.4 2.3.3.4.1 2.3.3.4.2 2.3.3.4.3 2.3.3.4.4 2.3.3.4.5 2.3.3.5 2.3.4 2.3.4.1 2.3.4.2 2.3.4.3 2.3.4.4 2.3.5 2.3.5.1 2.3.5.2 2.3.5.3 2.3.5.3.1 2.3.5.3.2 2.3.5.4 2.3.5.5 2.3.5.5.1 2.3.5.5.2 2.4 2.4.1 2.4.1.1 2.4.1.2 2.4.1.3 2.4.2 2.4.2.1 2.4.2.2 2.4.2.2.1
Generalidades Definicin Objetivo ndice de procesos Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin informacin Objetivo Polticas y lineamientos Descripcin del procedimiento Observaciones Anlisis de la necesidad de informacin Asesora en estrategias de bsqueda y recuperacin Evaluacin de tipo de bsqueda Entrega de resultados Almacenamiento de Informacin Diagrama de flujo Realizacin de Bibliografas Objetivo Polticas y lineamientos Descripcin del procedimiento Observaciones Presenta necesidad informativa Evaluacin solicitud Desarrolla bsqueda y evala las diferentes fuentes Entrega resultados Desarrollo del proceso pertinente Diagrama de flujo Diseminacin Selectiva de Informacin Objetivo Polticas y lineamientos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo Conmutacin Bibliogrfica Objetivo Polticas y lineamientos Descripcin del procedimiento Descripcin documentos A Descripcin del procedimiento B Observaciones Diagrama de flujo Procedimiento A Procedimiento B RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Generalidades Definicin Objetivo ndice de procesos Carta de Presentacin Objetivo Polticas y lineamientos Usuarios internos
40 40 40 40 40 40 40 40 41 41 41 42 42 42 43 44 44 44 44 44 44 44 44 45 45 45 46 46 46 46 46 47 47 47 47 47 47 48 48 48 49 49 49 49 49 49 50 50 50 50
2.4.2.2.2 2.4.2.3 2.4.2.4 2.4.3 2.4.3.1 2.4.3.2 2.4.3.2.1 2.4.3.2.2 2.4.3.3 2.4.3.4 2.4.4 2.4.4.1 2.4.4.2 2.4.4.2.1 2.4.4.3 2.4.4.4 2.5 2.5.1 2.5.1.1 2.5.1.2 2.5.1.3 2.5.1.4 2.5.1.4.1 2.5.1.4.2 2.5.1.5 2.5.1.6 2.5.1.6.1 2.5.1.7 2.5.2 2.5.2.1 2.5.2.2 2.5.2.3 2.5.2.4 2.5.2.5 2.5.3 2.5.3.1 2.5.3.2 2.5.3.3 2.5.3.4 2.5.3.4.1 2.5.3.4.2 2.5.3.4.3 2.5.3.4.4 2.5.3.4.5 2.5.3.5 2.5.4 2.5.4.1 2.5.4.2 2.5.4.3 2.5.4.4
Usuarios externos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo Prstamo Interbibliotecario Objetivo Polticas y lineamientos Usuarios internos Usuarios externos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo Prstamo Interbibliotecario Biblioteca Lus ngel Arango. Objetivo Polticas y lineamientos Usuarios internos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo SIARED Generalidades Definicin Objetivo ndice de procesos Requerimientos Tcnicos Personal Descripcin del procedimiento Observaciones Usuarios Diagrama de flujo Prstamo de Equipos Objetivo Poltica / Lineamientos Descripcin del procedimiento Observaciones Diagrama de flujo Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de Informacin Objetivo Polticas/Lineamientos Descripcin del procedimiento Observaciones Anlisis de la necesidad de informacin Asesora en estrategias de bsqueda y recuperacin Evaluacin de tipo de bsqueda Entrega de resultados Almacenamiento de Informacin Diagrama de flujo Consulta de pginas Web, revistas electrnicas, y BD. Objetivo Polticas/Lineamientos Descripcin del procedimiento Observaciones
50 50 51 52 52 52 52 52 52 53 54 54 54 54 54 55 56 56 56 56 56 56 56 57 57 57 57 58 59 59 59 59 60 60 61 61 61 61 61 61 61 62 62 62 63 64 64 64 64 64
2.5.4.5 2.5.5 2.5.5.1 2.5.5.2 2.5.5.3 2.5.5.4 2.5.5.5 2.5.6 2.5.6.1 2.5.6.2 2.5.6.3 2.5.6.4 2.5.6.5 3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4
Diagrama de flujo Alerta bibliogrfica Objetivo Polticas / Lineamientos Descripcin del procedimiento Observaciones Diagrama de flujo Diseminacin Selectiva de Informacin Objetivo Polticas/Lineamientos Descripcin del procedimiento Observaciones Diagrama de flujo ADQUISICIONES Generalidades Definicin Objetivo ndice de procesos Compra de material bibliogrfico Objetivo Poltica / Lineamientos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo PROCESOS TCNICOS Generalidades Definicin Objetivo ndice de procesos Procesamiento tcnico de material bibliogrfico Objetivo Poltica / Lineamientos Descripcin del procedimiento Diagrama de flujo
65 66 66 66 66 66 66 67 67 67 67 67 67 69 69 69 69 69 69 69 69 70 71 73 73 73 73 73 73 73 73 74 75
TABLA DE ANEXOS
Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9
Ficha de solicitud de prstamo Paz y Salvo Solicitud paz y salvo (Departamento de Desarrollo Humano) Recibo de pago de multa Carn de egresado Formato asistencia a inducciones Formato referencia a usuarios Carta de presentacin Prstamo interbibliotecario
79 79 80 81 81 82 83 84 85
Anexo 10 Anexo 11 Anexo 12 Anexo 13 Anexo 14 Anexo 15 Anexo 16 Anexo 17 Anexo 18 Anexo 19
Formato Lus Angel Arango Formato SIARED Polticas desarrollo de colecciones Formato solicitud de material bibliogrfico Manual ingreso de material a OLIB Formato entrega de libros a servicios Carta de agradecimiento Formato registro de donaciones Formato recepcin de donaciones Informacin general. Gua de uso
86 87 88 99 100 112 113 114 115 116
ACUERDO No. 001 Junio 17 de 2008
Por el cual se expide el Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca. La Honorable Consiliatura de la Universidad La Gran Colombia, en uso de sus facultades y en especial las conferidas por el Artculo 24, numeral 4, de los Estatutos de la Universidad, y
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C O N S I D E R A N D O:
Que la Universidad La Gran Colombia, requiere de un Manual de procesos y procedimientos del Departamento de Biblioteca que facilite el uso ptimo de los servicios que ofrece a la comunidad universitaria. Que en la actualidad no existe formalmente un documento que describa las actividades, procesos, polticas y normas que debe cumplir el Departamento de Biblioteca, para la prestacin de un servicio eficiente y pertinente. Que es necesario cumplir con las normas exigidas en los procesos de Alta Calidad para Instituciones de Educacin superior. Que se requiere establecer la estructura interna del Departamento de Biblioteca. Que el contenido del presente acuerdo fue estudiado y aprobado por el Consejo Acadmico de la Universidad, segn acta No. 02 de fecha 29 de abril de 2008, previo trmite de revisin, adecuacin y concepto favorable de una comisin destinada para tal fin.
A C U E R D A:
ARTCULO 1.- Aprobar El Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca de La Universidad La Gran Colombia, con la siguiente normativa.
Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca
1. GENERALIDADES
1.1
INTRODUCCIN
El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripcin de actividades y tareas que deben seguirse en la realizacin de las funciones del Departamento de Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia. La elaboracin del manual es de suma importancia para la optimizacin de la organizacin interna de la dependencia dentro de la universidad, para que las actividades realizadas tengan un mtodo previamente establecido. Los procedimientos descritos, documentados y estandarizados, son el resultado de estudios tcnicos, con metodologas unificadas, coherentes y sencillas que se elaboraron con la participacin de los funcionarios de la dependencia. El establecimiento y estandarizacin de procedimientos hace ms viable el autocontrol, puesto que en ellos quedan claramente sealadas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las actividades que desarrollamos, y as asegurar que cada paso est bien hecho antes de continuar con el siguiente.
13
1.2
NATURALEZA
El Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, es el centro de recursos de informacin para el aprendizaje, la docencia, la investigacin, la cultura y dems actividades relacionadas con el funcionamiento y objetivos de la universidad. El Departamento de Biblioteca est constituido por fondos bibliogrficos y documentales adquiridos por la Universidad sin importar su formato o soporte, con el fin de apoyar los procesos acadmicos y formativos de la comunidad Grancolombiana.
1.3
RESEA HISTRICA
La Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, fue creada para satisfacer las necesidades improrrogables de la comunidad universitaria teniendo como objetivo primordial el aumento de su cultura mediante la adecuada implantacin de sus servicios giles y dinmicos con la finalidad de procurar la mxima incorporacin de informacin relevante sobre los procesos de enseanzaaprendizaje, e investigacin conforme a la planeacin educativa. Este estamento, se inicia hacia la dcada de 1960, cuando se centralizaron los diferentes recursos bibliogrficos existentes en las dependencias de cada una de las Unidades Docentes, situndola en la parte posterior de la sede central de la Biblioteca Central, asignndole 173.01 metros cuadrados y para comenzar sus labores se destin una planta de personal compuesta por un tcnico y dos secretarias, la
Universidad La Gran Colombia
coleccin contaba con cerca de 2.300 volmenes de diversas reas. Con dichos recursos se dio inicio a la prestacin del servicio. Posteriormente la Biblioteca de la Gran Colombia presentaba la siguiente organizacin administrativa: Direccin Coordinacin de Seleccin y Adquisiciones Coordinacin de Procesos Tcnicos Coordinacin de Servicios al Pblico. Estos cuatro niveles administrativos, desarrollaban actividades soporte para que las cinco (5) unidades de informacin, a saber: Economa y Contadura, Arquitectura, Derecho, Educacin Ingeniera y dos (2) bibliotecas satlites: Liceo y Armenia, brindaran servicios de referencia, pregunta-respuesta, bibliografa y referencia general con el fin de atender las necesidades acadmicas de la comunidad universitaria. Actualmente el departamento de biblioteca de Bogot esta constituido por tres (3) unidades de informacin a nivel de educacin superior (Biblioteca Central, Ingeniera Civil y Postgrados) y se encuentra en miras de implementar un proyecto de modernizacin que lo consolide como un sistema de bibliotecas.
14
1.4
ESTRUCTURA INTERNA
En su interior, el Departamento de Biblioteca est bajo la responsabilidad de un Jefe directo, quien depende de la Vicerrectora Acadmica con quien coordina las polticas relacionadas con su funcionamiento. Comprende dos reas: Tcnica y Servicios al usuario. El rea tcnica la componen las secciones de Desarrollo de Colecciones y Procesos Tcnicos. En el rea de servicios al pblico se ubican las colecciones de: Referencia, Reserva, Hemeroteca, Audiovisuales, Relaciones Inter bibliotecarias, y las secciones de reprografa, bibliografas especiales a solicitud del usuario y la Sala de investigacin Acadmica de Recursos Electrnicos y Digitales (SIARED).
ORGANIGRAMA RECTORA VICERRECTORA ACADMICA JEFE DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA VICERRECTORA ADMINISTRATIVA
DESARROLLO DE COLECCIONES PROCESOS TCNICOS
SERVICIOS CONSULTA Y PRSTAMO MATERIAL HEMEROTECA SIARED REFERENCIA MEDIOS AUDIVISUALES
ADQUISICIONES
Fuente: Biblioteca Universidad la Gran Colombia
1.5
MISIN
Apoyar el proceso formativo y fortalecer el crecimiento cognoscitivo de la comunidad Grancolombiana a travs de recursos y servicios integrados de informacin con alta calidad que conduzcan a la consolidacin dinmica y pertinente del vnculo con la academia, la investigacin y la cultura.
1.6
VISIN
Consolidar a corto plazo un Sistema de Bibliotecas integral, eficiente, pertinente y actualizado que va a la vanguardia en la prestacin de productos, servicios y medios de informacin eficaces, con los procesos y procedimientos claramente planificados, sumados al talento humano calificado como pilares de la prestacin y funcionamiento de un servicio de excelente calidad.
1.7
OBJETIVOS
15
El objetivo del Departamento de Biblioteca es fortalecer y ofrecer a los miembros de la comunidad universitaria el acceso y difusin de informacin pertinente acorde a los programas acadmicos e investigativos que ofrece la Universidad con niveles de profundizacin cientfica, tcnica y profesional adquirida en las diferentes reas del conocimiento. Proveer servicios de informacin que se ajusten a las necesidades informativas de la Comunidad Grancolombiana, proporcionando acceso libre y dinmico. Desarrollar tecnolgicamente y de manera integral e innovadora el Departamento de Biblioteca de acuerdo con las tendencias globales para lograr una organizacin eficiente y eficaz en sus procesos y procedimientos y de esta manera poder brindar a la Comunidad Grancolombiana recursos y servicios con altos estndares de calidad.
1.8
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA

Son funciones del Departamento de Biblioteca: 1. Asesorar a la Vicerrectora Acadmica y a las Facultades en la formulacin de polticas sobre seleccin, adquisicin y actualizacin de material bibliogrfico. 2. Seleccionar, adquirir y organizar sistemticamente el material bibliogrfico para satisfacer las necesidades de informacin de la comunidad universitaria. 3. Actualizar peridicamente la informacin disponible en los diferentes medios, teniendo en cuenta los requerimientos de los programas acadmicos. 4. Fomentar el uso de los recursos de informacin existentes en la Biblioteca, mediante guas, induccin a usuarios, exhibicin del material y carteleras informativas, boletn de nuevas adquisiciones, difusin por medios electrnicos, entre otros. 5. Procurar el desarrollo de hbitos de lectura e investigacin en los usuarios, mediante la creacin de ambientes que estimulen la vocacin de la lectura. 6. Difundir la informacin y prestar servicios con calidad y excelencia. 7. Realizar planes de mantenimiento, conservacin de equipos y elementos, lo mismo que actualizar y renovar las colecciones con el fin de garantizar servicios de calidad. 8. Generar informes y estadsticas histricas y semestrales sobre el uso y consulta del material bibliogrfico, adquisicin de libros y revistas especializadas, bases de datos y suscripcin a publicaciones peridicas por Facultades y programas.
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9. Identificar reas crticas, producidas por la demanda y consulta de estudiantes, docentes e investigadores y proponer estratgicas de mejoramiento. 10. Coordinar con las unidades acadmicas de las Facultades, las estrategias y mecanismos para asegurar la actualizacin y suficiencia del material bibliogrfico que soporta los programas acadmicos. 11. Llevar registros de los materiales adquiridos por compra, canje y donacin. 12. Controlar los prstamos de los distintos materiales bibliogrficos, aplicar el reglamento y expedir paz y salvos de Biblioteca a los usuarios. 13. Promocionar y administrar los servicios bsicos de Biblioteca para egresados, de acuerdo con el reglamento. 14. Facilitar las herramientas y el adecuado entrenamiento para el uso y acceso a la informacin, contenida en las bases de datos, redes de informacin nacional e internacional y ejercer control para que su utilizacin se realice en funcin de los programas pertinentes. 15. Realizar anualmente los inventarios y presentarlos a las dependencias correspondientes. 16. Informar a las directivas acerca de los avances e innovaciones tecnolgicas para el desarrollo apropiado de los servicios Bibliotecarios en la Institucin. 17. Participar en los comits de Bibliotecas universitarias, a nivel nacional y local, establecer conexiones y convenios que permitan la vinculacin de la universidad a redes y organizaciones que correspondan. 18. Ofrecer a la comunidad universitaria una unidad de informacin organizada sistemticamente en una planta fsica amplia, flexible y armoniosa, que ofrezca seguridad, funcionalidad y esttica y que cumpla con los lineamientos establecidos oficialmente para los procesos de acreditacin integral. 19. Realizar la auto evaluacin de la dependencia, identificar reas crticas y elaborar el plan de mejoramiento, segn las directrices trazadas por el Comit Central de auto evaluacin institucional 20. Rendir informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecucin del plan de desarrollo de la dependencia, sealando los logros en los indicadores de procesos y de resultados, segn el caso, en los formatos que para el efecto se expidan. 21. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual har parte del mensaje institucional que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum. 22. Las dems que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que le asigne el Rector.
1.9
SIMBOLOGA
Para una mayor comprensin, la simbologa utilizada en la elaboracin de los diferentes procedimientos del Departamento de Biblioteca es:
SMBOLO INICIO DESCRIPCIN Indicador de inicio de un procedimiento. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o actividad. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad de decisin o de conmutacin. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad combinada. FIN SMBOLO DESCRIPCIN Conector. sese para representar en un Diagrama de Flujo una entrada o una salida de una parte de un Diagrama de Flujo a otra dentro de la misma pgina. Documento. Representa la informacin escrita pertinente al proceso. Conector utilizado para representar el fin de un procedimiento.
1.10
OBJETIVO DEL MANUAL
Este documento tiene como propsito fundamental describir los procedimientos con base en los procesos y las rutinas de trabajo que deben ser agrupadas de tal manera que faciliten la consulta y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las diferentes actividades, para que sirva como herramienta de trabajo y contribuya con el cumplimiento eficaz y eficiente de la misin de la Biblioteca y por ende con el cumplimiento de la misma como un todo dentro de la universidad. El presente Manual de Procesos y Procedimientos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del autocontrol. Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene adems, diagramas de flujo, que expresan grficamente la trayectoria de las distintas operaciones.
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2. SERVICIOS
2.1
2.1.1
CIRCULACIN Y PRSTAMO
GENERALIDADES
2.1.1.1. Definicin: Servicio mediante el cual se dispone el material bibliogrfico que se encuentra en las colecciones de la Biblioteca para la consulta y prstamo al usuario por un tiempo determinado.
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2.1.1.2. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el prstamo de los materiales bibliogrficos, para el apoyo de su actividad cultural y acadmica. 2.1.1.3. ndice de procesos
1. Prstamo externo 2. Prstamo en Sala 3. Paz y Salvos 3.1. Estudiantes 3.2. Administrativos-Docentes 4. Multas 4.1. Multas 4.2. Reposicin por prdida 4.3. Libro por Multa 5. Carn de Egresados
2.1.2.
PRSTAMO A DOMICILIO
2.1.2.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos el prstamo de publicaciones o materiales bibliogrficos diversos a domicilio. 2.1.2.2. Polticas y lineamientos 2.1.2.2.1. Usuarios Internos 1. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das, en la coleccin general as como tambin por un (1) da en la coleccin de reserva con renovacin. 2. Se prestarn nicamente tres (3) libros para prstamo a domicilio. 3. La multa generada de los materiales de la coleccin general y la coleccin de Reserva ser conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deber ser cancelado por cada da de mora en la entrega del material.
4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo a domicilio, ste puede ser entregado a partir del mismo da y hasta la fecha lmite estipulada para su entrega. 2.1.2.2.2. Usuarios Externos 1. nicamente se le prestara material bibliogrfico a los usuarios externos con los que se tenga convenio nter bibliotecario el departamento. 2. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das nicamente para la coleccin general sin renovacin. 3. Se prestarn nicamente dos (2) libros para prstamo a domicilio. 4. La sancin generada por la mora en la devolucin del material prestado ser de ocho (8) das por da en la demora en la devolucin. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo a domicilio, ste puede ser entregado a partir del mismo da y hasta la fecha lmite estipulada para su entrega. 2.1.2.3. Descripcin del procedimiento No. 1 RESPONSABLE USUARIO USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO ACTIVIDAD Consulta del Catlogo y seleccin del material. Solicitud del material. Diligencia Ficha de Solicitud de Prstamo. (Ver Anexo 1) Se identifica y solicita material. Recepcin de carn y solicitud. Verifica estado de usuario en el sistema. Si tiene multa o no tiene registro se enva a pagar multa o se registra en el sistema. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 AUXILAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR Busca material solicitado. Verifica disponibilidad de material. Carga y entrega del material al usuario (Segn Coleccin). Recibe Material. Lleva material a domicilio. Devuelve material. Decide renovar o no. Descarga del material en el sistema Organiza material en la coleccin
20
2 3 4 5 6 7
2.1.2.4. Diagrama de flujo

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE PRSTAMO A DOMICILIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA) USUARIO INICIO Consulta catlogo y seleccin de material Diligencia ficha
Identificacin y solicitud de material
Recepcin de carn estudiantil y solicitud Verificacin de registro
21
SI Dirige a ventanilla de reserva
Multa o no registro
NO Paga multa o se registra como usuario
Bsqueda de material Verificacin de disponibilidad de material Carga y entrega del material
Recibe material
Lleva material a domicilio
Devuelve material
Renovar 1 vez
NO
Descarga material del sistema Organizar material en la coleccin FIN
2.1.3.
PRSTAMO EN SALA
2.1.3.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos el prstamo de publicaciones o materiales bibliogrficos diversos en las salas de consulta de la Biblioteca. 2.1.3.2. Polticas y lineamientos
22
No. 1 2 3 4 5 6
RESPONSABLE USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO
ACTIVIDAD Consulta del Catlogo y seleccin del material. Diligencia ficha de solicitud. (Ver Anexo 1) Se identifica y solicita material. Recepcin de carne y solicitud de prstamo. Verificacin de estado de usuario en el sistema. Si tiene multa o no tiene registro se enva a pagar multa o se registra en el sistema.
7 8 9 10 11 12 13 14
AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR
Bsqueda del material Verifica disponibilidad de material Carga y entrega del material al usuario (Segn Coleccin) Recibe Material. Consulta en Sala. Devuelve material Descarga material en el sistema Organiza material en la coleccin

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE PRSTAMO EN SALA AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA) USUARIO INICIO Consulta catlogo y seleccin de material Diligencia ficha
Identificacin y solicitud de material
Recepcin de carn estudiantil y solicitud Verificacin de registro
23
SI Dirige a ventanilla de reserva
Multa o no registro
NO Paga multa o se registra como usuario
Bsqueda de material Verificacin de disponibilidad de material Carga y entrega del material
Recibe material
Consulta en Sala
Devuelve material
Descarga material del sistema Organizar material en la coleccin FIN
2.1.4.
PAZ Y SALVOS ESTUDIANTES
2.1.4.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad estudiantil de la Universidad La Gran Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como acadmicos. 2.1.4.2. Polticas y lineamientos 2.1.4.2.1. Usuarios Internos 1. La verificacin de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deber en primera instancia ser buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el cdigo con el fin de descartar errores en el sistema por duplicidad u homnimos. 2. El Recibo de verificacin debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Cdigo, Proyecto curricular, documento de identidad, responsable, campos de proceso a tramitar por el usuario. 3. Los Paz y Salvos estarn en responsabilidad de el auxiliar de la coleccin de reserva as como tambin estos debern incluir de manera adicional el visto bueno del Coordinador de Servicio de Biblioteca. 4. Los Paz y Salvos sern entregados de inmediato al momento de su solicitud. 2.1.4.3. Descripcin del procedimiento acadmico
24
No. 1 2 3 4 5
RESPONSABLE USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO
ACTIVIDAD Realiza solicitud en ventanilla. Se Identifica Verifica informacin y estado del Usuario (OLIB) Informa al usuario estado del usuario Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca (Continua proceso de multa)
6 7 8 9 10 11
AUXILIAR AUXILIAR COORDINADOR COORDINADOR USUARIO AUXILIAR
Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2) Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios Verifica Nuevamente estado del usuario. Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar. Solicita entrega paz y salvo. Entrega paz y salvo.

USUARIO INICIO SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ESTUDIANTES AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA) COORDINADOR
Realiza solicitud
Se identifica con carn estudiantil Verificacin de estado de usuario (OLIB) Informa a usuario estado
SI Paga multa
25
Mora
Paz y salvo
NO
Entrega paz y salvo a coordinador Verifica estado usuario Entrega paz y salvo revisado y firmado Recibe paz y salvo autorizado
Pone sellos y fecha correspondiente
Entrega paz y salvo a usuario
Recibe paz y salvo
FIN
2.1.5.
PAZ Y SALVOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES
2.1.5.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad administrativa y docente de la Universidad La Gran Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como acadmicos. 2.1.5.2. Polticas y lineamientos 2.1.5.2.1. Usuarios Internos 1. Debe llegar una solicitud del Departamento de Desarrollo Humano con el requerimiento de liquidar al funcionario. 2. La verificacin de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deber en primera instancia ser buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el cdigo con el fin de descartar errores en el sistema por duplicidad u homnimos. 3. El Recibo de verificacin debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Cdigo, Proyecto curricular, documento de identidad, responsable. 4. Los Paz y Salvos estarn en responsabilidad de el auxiliar de la coleccin de reserva as como tambin estos debern incluir de manera adicional el visto bueno del Director de Biblioteca. 5. Los Paz y Salvos sern entregados al da siguiente de su solicitud despus del medio da. 6. Una vez elaborado el paz y salvo la secretaria lo debe enviar con un memo gil al Departamento de Desarrollo Humano. 2.1.5.3. Descripcin del procedimiento No. 1 RESPONSABLE DESARROLLO HUMANO 2 3 4 5 SECRETARIA SECRETARIA AUXILIAR AUXILIAR ACTIVIDAD Enva solicitud con el requerimiento de liquidar el funcionario a secretaria del Departamento de Biblioteca. (Ver Anexo 3) Recibe solicitud del Departamento de Desarrollo Humano. Enva solicitud al rea de circulacin y prstamo. Verifica informacin y estado del Usuario (OLIB) Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca se informa a departamento de Desarrollo humano. 6 7 8 9 10 11 AUXILIAR AUXILIAR COORDINADOR COORDINADOR AUXILIAR SECRETARIA Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2) Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios Verifica Nuevamente estado del usuario. Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar. Entrega Paz y salvo a Secretaria. Enva Paz y Salvo a Departamento de Desarrollo Humano con un memo gil.
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SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO INICIO SECRETARIA AUXILIAR DE BIBLIOTECA COORDINADOR DE SERVICIOS FUNCIONARIO
Solicitud liquidacin Recibe solicitud Envia solicitud a circulacin y prstamo Verificacin de estado de usuario (OLIB)
SI Informa al Departamento de Desarrollo Humano
Mora
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NO Informa al Funcionario de Mora Paz y Salvo
Paga multa
Entrega paz y salvo a coordinador
Verifica estado usuario Entrega paz y salvo revisado y firmado
Recibe paz y salvo autorizado Pone sellos y fecha correspondiente Memo gil Entrega paz y salvo a usuario
Enva paz y salvo a Departamento de Desarrollo Humano con memo Recibe paz y salvo
FIN
2.1.6.
MULTAS
2.1.6.1. Objetivo: Realizar cobros a los usuarios por un monto determinado generado por el sistema OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliogrfico. 2.1.6.2. Polticas y lineamientos 2.1.6.2.1. Usuarios Internos 1. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das, en la coleccin general as como tambin por un (1) da en la coleccin de reserva con renovacin. 2. Se prestarn nicamente tres (3) libros para prstamo a domicilio. 3. La multa generada de los materiales de la coleccin general ser conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deber ser cancelado por cada da de mora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliogrficos de la coleccin de reserva 4. La multa por material de prstamo interno es por horas, y deber cancelarse el valor anual estipulado por las Directivas de la Universidad, por hora en retraso en la entrega del material bibliogrfico. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo a domicilio, ste puede ser entregado a partir del mismo da y hasta la fecha lmite estipulada para su entrega. 2.1.6.2.2. Usuarios Externos 1. nicamente se le prestara material bibliogrfico a los usuarios externos con los que se tenga convenio nterbibliotecario el departamento. 2. El prstamo a domicilio ser por tres (3) das con renovacin. 3. Se prestarn nicamente dos (2) libros para prstamo en sala. 4. La sancin generada por la mora en la devolucin del material prestado ser de ocho (8) das en la demora en la devolucin. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo en sala, ste deber ser entregado el mismo da y en la misma biblioteca y/o coleccin en la hora estipulada para su entrega. 2.1.6.3. Descripcin del procedimiento No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 RESPONSABLE USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR ACTIVIDAD Se dirige a ventanilla a conocer su estado. Entrega documento al auxiliar. Informa el monto de la multa. Realiza recibo de pago de multa. (Ver Anexo 4) Entrega al usuario copia original. Entrega monto de la multa. Firma recibo de cobro. Recibe monto de la multa. Realiza descarga de la multa en el sistema OLIB. Ubica en carpeta de morosos el usuario, resalta datos y enuncia el nmero de recibo expedido con la fecha de su elaboracin. 11 USUARIO Solicita Paz y Salvo.
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SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE MULTAS AUXILIAR DE BIBLIOTECA USUARIO INICIO Dirige a ventanilla a conocer su estado Entrega carn estudiantil Recepcin de carn estudiantil y solicitud Verificacin de registro Informa monto de la multa Recibo de cobro
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Entrega al usuario copia original Entrega monto de la multa Verificacin de disponibilidad de material Firma recibo de cobro Recibo monto de la multa Realiza descarga de multa en el material Realiza descarga manual de carpeta de morosos
Paz y salvo
SI
Paz y salvo NO Entrega paz y salvo
FIN
2.1.7.
REPOSICIN POR PRDIDA
2.1.7.1. Objetivo: realizar la reposicin de material bibliogrfico por parte de los usuarios que reporten perdida del mismo. 2.1.7.2. Polticas y lineamientos 2.1.7.2.1. Usuarios Internos 1. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das, en la coleccin general as como tambin por un (1) da en la coleccin de reserva con renovacin. 2. Se prestarn nicamente tres (3) libros para prstamo a domicilio. 3. La multa generada de los materiales de la coleccin general ser la estipulada por las directivas de la Universidad, por cada da de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliogrficos de la coleccin de reserva por cada da de demora en la entrega del material. 4. La multa por material de prstamo interno es por horas, y deber ser cancelado el valor estipulado por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliogrfico. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo a domicilio, ste puede ser entregado a partir del mismo da y hasta la fecha lmite estipulada para su entrega.
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2.1.7.2.2. Requisitos de reposicin 1. El material bibliogrfico en efecto repuesto debe corresponder al mismo titulo del material perdido y la ltima edicin que se encuentre en el mercado. 2. La factura de compra del material bibliogrfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y el nmero de factura. 3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con los datos del libro perdido, datos del libro repuesto, nombre y apellidos del usuario, cdigo estudiantil, documento de identificacin y anexar datos de la factura de compra. 2.1.7.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE 1 USUARIO 2 USUARIO 3 AUXILIAR 4 AUXILIAR 5 AUXILIAR 6 AUXILIAR 7 AUXILIAR 8 9 10 11 12 13 14 USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR ACTIVIDAD Avisa perdida de material bibliogrfico. Se identifica. Descarga manual del ejemplar del sistema OLIB Modifica estante, categora y disponibilidad del ejemplar perdido. Genera alerta al usuario con la fecha de compromiso de reposicin del libro Informa al usuario sobre las caractersticas de reposicin. La multa generada por el sistema hasta el momento de avisar la perdida se negocia por libro o se paga. Realiza reposicin del libro con lo requisitos establecidos. Recibe copia de la carta y hace un recibido para el usuario. Cobra la multa generada hasta la fecha. (Ya sea en libro o en pesos) Solicita Paz y Salvo. Elabora Paz y Salvo. (Ver Anexo No. 2) Ingresa al ejemplar perdido y en sistema modifica estado, categora y disponibilidad a perdido y reposicin por otro titulo o nuevo titulo. Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del libro pedido, cdigo de barras y nmero de acceso.

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE REPOSICIN POR PRDIDA AUXILIAR DE BIBLIOTECA USUARIO INICIO Avisa prdida de material bibliogrfico Se identifica Descarga manual del ejemplar en el sistema OLIB Modificacin de informacin del ejemplar Genera alterta de usuario Informa al usuario caractersticas de reposicion Compra libro Carta de reposicin Negocia multa generada
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Entrega libro y carta de reposicin con copia
Recibo libro copia de la carta Realiza y entrega recibido Cobra multa generada
Paz y salvo
SI
Paz y salvo
Modifica en el sistema ejemplar perdido con su reposicin NO Entrega carta libro y factura a secretara
FIN
2.1.8.
LIBRO POR MULTA
2.1.8.1. Objetivo: comprar un libro cuando el usuario tiene una multa superior a un monto determinado, el cual es establecido de acuerdo a parmetros administrativos, esta multa es generada por el sistema OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliogrfico. 2.1.8.2. Polticas y lineamientos 2.1.8.2.1. Usuarios Internos 1. El prstamo a domicilio ser por ocho (8) das, en la coleccin general as como tambin por un (1) da en la coleccin de reserva con renovacin. 2. Se prestarn nicamente tres (3) libros para prstamo a domicilio. 3. La multa generada de los materiales de la coleccin general ser la estipulada por las directivas de la Universidad, por cada da de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliogrficos de la coleccin de reserva por cada da de demora en la entrega del material. 4. La multa por material de prstamo interno es por horas, y deber ser cancelado el valor estipulado por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliogrfico. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de prstamo a domicilio, ste puede ser entregado a partir del mismo da y hasta la fecha lmite estipulada para su entrega. 2.1.8.2.2. Caractersticas de entrega de Libro 1. Titulo de libro a comprar, el libro que se compre debe ser nuevo y ltima edicin en el mercado. 2. La factura de compra del material bibliogrfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y el nmero de factura. 3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con el titulo del libro entregado por multa, valor de la multa por la cual se entrega el libro, nombre y apellidos del usuario, cdigo estudiantil, documento de identificacin y anexar datos de la factura de compra. 2.1.8.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE 1 USUARIO 2 USAURIO 3 AUXILIAR 4 AUXILIAR 5 AUXILIAR 6 AUXILIAR 7 AUXILIAR 8 USUARIO 9 AUXILIAR 10 USUARIO USUARIO 11 USUARIO AUXILIAR 12 AUXILIAR 13 USUARIO 14 AUXILIAR 15 AUXILIAR ACTIVIDAD Usuario se acerca a ventanilla. Se identifica. Verifica estado de usuario en el sistema. Informa valor de la multa. (Exceda $40.000) Verifica listado de libro necesario para la coleccin. Selecciona segn el valor de la multa el libro necesario para la coleccin. Acuerda con usuario el titulo del libro que a reemplazar el valor de la multa. Decide si comprar libro o pagar multa. Informa los requerimientos de la entrega del libro por multa. Compra el libro. Elabora carta de libro por multa. Entrega libro al auxiliar. Realiza recibo para el usuario. Descarga multa del sistema seleccionado la opcin libro por multa. Solicita Paz y Salvo. Elabora Paz y Salvo (Ver Anexo No. 2) Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del libro pedido, cdigo de barras y nmero de acceso.
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SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE LIBRO POR MULTA AUXILIAR DE BIBLIOTECA USUARIO INICIO Acerca a ventanilla Se identifica Verifica estado de usuario en sistema Informa valor de la multa (superior de $40.000) Verifica listado de libro necesario para coleccin Selecciona libros segn monto de la multa Informa al estudiante ttulo del libro a comprar
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Comprar NO Paga multa Compra libro Carta libro por multa
SI
Informa requerimientos de compra del libro
Entrega libro y carta de reposicin con copia
Recibe libro, copia de la carta Realiza y entrega recibido
Paz y salvo
SI
Descarga multa en el sistema Paz y salvo
NO
Entrega carta libro y factura a secretaria
FIN
2.1.9.
EXPEDICIN DEL CARN DE EGRESADO
2.1.9.1. Objetivo: expedir carne a los estudiantes egresados de los diferentes programas acadmicos para que puedan acceder a los servicios que ofrece el Departamento de Biblioteca. 2.1.9.2. Polticas y lineamientos 2.1.9.2.1. Documentacin Requerida 2.1.9.2.1.1. Graduados 1. Fotocopia de la cedula de ciudadana 2. Fotocopia de la tarjeta profesional o acta de grado 3. Una foto 3x4 2.1.9.2.1.2. Terminacin de materias 1. Fotocopia de la cedula de ciudadana 2. Paz y salvo acadmico o constancia de terminacin de materias 3. Una foto 3x4 2.1.9.3. Descripcin del procedimiento
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No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
RESPONSABLE EGRESADO AUXILIAR EGRESADO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR SECRETARIA SECRETARIA DIRECTOR DIRECTOR SECRETARIA AUXILIAR AUXILIAR EGRESADO
ACTIVIDAD Realiza solicitud del carn. Informa documentacin requerida. Entrega documentacin requerida. Recibe documentacin. Verifica documentacin recibida. Elabora carn de egresado. (Ver Anexo 5) Entrega a secretaria para la firma del Director. Recibe carn y documento de soporte. Entrega carn a Director. Firma carn de egresado Entrega carn firmado a Secretaria. Entrega carn firmado con documentacin a Auxiliar. Archiva documentacin Entrega carn aprobado. Recibe carn aprobado.

SERVICIO DE CIRCULACIN Y PRSTAMO - PROCESO DE EXPEDICIN CARN DE EGRESADO EGRESADO INICIO Solicita carn Informa documentacin requerida Entrega documentacin AUXILIAR DE BIBLIOTECA SECRETARIA DIRECTOR
Recibe documentacin Verifica documentacin
35
Carne
Entrega a secretara para firma de direccin Recibe carn y documentacin
Entrega carn a director Firma carn de egresado Entrega a carn firmado a secretaria Entrega carn firmado y documentacin a auxiliar Archiva documentacin Entrega carn aprobado
Recibe carn
FIN
2.2
2.2.1
FORMACIN DE USUARIOS
GENERALIDADES
2.2.1.1. Definicin: los usuarios tanto estudiantes de todos los programas que ingresan a primer semestre, son informados de generalidades de la Biblioteca y son capacitados en el uso de los servicios que ofrece la misma, as mismo los estudiantes de otros semestres, profesores e investigadores que requieran de capacitacin. 2.2.1.2. Objetivo: orientar y capacitar a estudiantes, profesores e investigadores sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia y la forma de usarlos, para el apoyo y fortalecimiento en el desarrollo de sus actividades. 2.2.1.3. ndice de procesos 1. Induccin a usuarios de primer semestre. 2. Induccin a profesores y estudiantes durante el semestre.
36
2.2.2.
INDUCCIN A USUARIOS DE PRIMER SEMESTRE
2.2.2.1. Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia a los estudiantes de primer semestre de los diferentes programas acadmicos. 2.2.2.2. Polticas y lineamientos 1. Los estudiantes deben asistir a la induccin de Biblioteca dependiendo la jornada, ya sea diurna o nocturna y la fecha programada por la facultad al Auditorio Simn Bolvar. 2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo, programa, correo electrnico y firma de cada estudiante. 3. El formato de control de asistencia servir para elaborar estadsticas con respecto al proceso de orientacin y capacitacin de usuarios. No. 1 2 3 4 5 6 7 7 8 9 10 11 RESPONSABLE AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO DIRECTOR USUARIO AUXILIAR USUARIO AUXILIAR SECRETARIA SECRETARIA ACTIVIDAD Actualiza presentacin. Imprime formato de asistencia. Organiza carpeta de asistencia. Asiste a induccin. Diligencia formato de asistencia. (Ver Anexo No. 6) Realiza Induccin. Entrega carpeta de asistencia. Recoge carpetas de asistencia. Decide abrir registro de usuario. Entrega a Secretaria carpeta de asistencia. Recibe carpeta de asistencia. Archiva planillas de asistencia.

SERVICIO DE FORMACIN DE USUARIOS - PROCESO DE INDUCCIN A USUARIOS DE PRIMER SEMESTRE AUXILIAR DE BIBLIOTECA INICIO USUARIO DIRECTOR SECRETARIA
Actualiza presentacin Imprime formato de asistencia
Organiza carpeta de asistencia Asiste a induccin Diligencia formato de asistencia
37
Solicita material bibliogrfico Realiza induccin Entrega carpeta de asistencia Recibe carpetas de asistencia
SI
Abrir registro
Abre registro en circulacin y prstamo Entrega a secretaria carpeta de induccin Recibe carpeta de asistencia
NO
Archiva planillas de asistencia
FIN
2.2.3.
INDUCCIN A USUARIOS DURANTE EL SEMESTRE
2.2.3.1. Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia a los estudiantes, docentes e investigadores de los diferentes programas acadmicos en el transcurso del periodo acadmico. 2.2.3.2. Polticas y lineamientos 1. Este tipo de inducciones se realizaran teniendo en cuenta la disponibilidad de tiempo y actividades que se tengan programadas durante el periodo acadmico. 2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo, programa, correo electrnico y firma de cada estudiante. 3. El formato de control de asistencia servir para elaborar estadsticas con respecto al proceso de orientacin y capacitacin de usuarios. 2.2.3.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE USUARIO DIRECCIN DIRECCIN DIRECCIN USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO DIRECTOR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR SECRETARIA SECRETARIA ACTIVIDAD Realiza solicitud de induccin. Recibe solicitud. Programa realizacin de la induccin. Responde solicitud de usuario. Recibe respuesta de solicitud. Decide si la programacin de induccin es apropiada Imprime formato de asistencia. Organiza carpeta de asistencia. Asiste a induccin. Diligencia formato de asistencia.(Ver Anexo No. 6) Realiza Induccin. Entrega carpeta de asistencia. Recoge carpetas de asistencia. Entrega a Secretaria carpeta de asistencia. Recibe carpeta de asistencia. Archiva planillas de asistencia.
38
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 16 17

SERVICIO DE FORMACIN DE USUARIOS - PROCESO DE INDUCCIN A USUARIOS DURANTE EL SEMESTRE USUARIO INICIO DIRECTOR AUXILIAR DE BIBLIOTECA SECRETARIA
Realiza solicitud de induccin Recibe solicitud Programa realizacin de induccin Responde solicitud
Recibe respuesta de solicitud Realizar induccin Imprime formato de asistencia Organiza carpeta de asistencia Asiste a induccin
39
Diligencia formato de asistencia Realiza induccin Entrega carpeta de asistencia
Recibe carpeta de asistencia Entrega carpeta de asistencia a secretaria
Recibe carpeta de asistencia Archiva planillas FIN
2.3
2.3.1
REFERENCIA A USUARIOS
GENERALIDADES
2.3.1.1. Definicin: servicio de orientacin, asesora y apoyo en bsqueda, localizacin y recuperacin de informacin dentro del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia o en fuentes externas, incluyendo bases de datos bibliogrficas internas, locales, nacionales e internacionales as como el uso de otras fuentes bibliogrficas e informativas de otras instituciones. 2.3.1.2. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia informacin precisa y actualizada de manera gil y pertinente a todo usuario que as lo requiera, por medio de las diferentes herramientas de bsqueda y recuperacin de informacin que proporciona el Universidad para tal fin. 2.3.1.3. ndice de procesos 1. 2. 3. 4. Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de informacin. Realizacin de bibliografas. Diseminacin Selectiva de Informacin Conmutacin Bibliogrfica
40
2.3.2.
ORIENTACIN Y ASESORA EN BSQUEDA Y RECUPERACIN DE INFORMACIN
2.3.2.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos la asesora y orientacin necesaria para satisfacer sus necesidades informativas. 2.3.2.2. Polticas y lineamientos 1. La comunidad de usuarios deber presentar el carn actualizado y/o documento interbibliotecario para poder acceder al servicio. 2. Es responsabilidad del recurso humano del Departamento de Biblioteca brindar la orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de informacin a la comunidad toda vez que lo requiera. 3. Los equipos de bsqueda y recuperacin de informacin son de consulta y uso individual.
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
RESPONSABLE USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA
ACTIVIDAD Solicitud de informacin. Anlisis de la necesidad de informacin Consulta fuentes internas Evala informacin obtenida Entrega resultados Evala informacin de fuentes internas Pasa a proceso de CYP Sino encuentra la informacin requerida busca en el SIEG Evala informacin obtenida Entrega resultados
No. 11 12 13
RESPONSABLE USUARIO USUARIO REFERENCISTA
ACTIVIDAD Evala informacin de fuentes internas Pasa a proceso de SIEG Sino encuentra informacin requerida acude a relaciones interinstitucionales
14 15 16 17 18
REFERENCISTA REFERENCISTA USUARIO USUARIO REFERENCISTA
Evala informacin obtenida Entrega resultados Evala informacin de obtenida Pasa a proceso de RI Entrega de resultados
2.3.2.4. Observaciones 2.3.2.4.1. Anlisis de la necesidad de informacin: Retroalimentar y conocer la necesidad de informacin requerida por el usuario, implica la necesidad de delimitar, obtener y clarificar las estrategias, fuentes y herramientas con el objetivo de recuperar la informacin solicitada. En este sentido es necesario tener en cuenta: Tema Principal de la bsqueda y temas relacionados. Objeto o finalidad de la bsqueda. Tipo de datos y bsquedas previas tiene el usuario para no redundar en informacin. Cantidad de Informacin requerida por el usuario. Idioma preferente de consulta. Lmites cronolgicos y geogrficos. Formato en el que el usuario prefiere recibir la informacin, a saber verbalmente, por e-mail, en alguna unidad de almacenamiento, entre otros. 8. Tiempo disponible para la recepcin de la informacin. Es de aclarar que la interaccin entre el usuario y el referencista brindaran la efectividad de los resultados. 2.3.2.4.2. Asesora en estrategias de bsqueda y recuperacin de informacin: Permite por medio del uso de las diferentes herramientas y fuentes que brinda la biblioteca analizar los conceptos, criterios y trminos que reflejen la estrategia de bsqueda como descriptores, encabezamientos de materia, especificidad de trminos y los lenguajes de bsqueda y recuperacin de informacin, dentro de las fuentes de informacin o sistemas de informacin que brinda la biblioteca se debe tener en cuenta las siguientes, a saber: 1. Catlogos bibliogrficos. 2. Bases de datos bibliogrficas. 3. Tesauros especializados. Es funcin del personal de biblioteca cubrir las necesidades de informacin demandadas principalmente con las fuentes y recursos bibliogrficos internos del departamento de biblioteca, de lo contrario ser necesario el uso de las salas especializadas para la bsqueda y recuperacin de 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
41
informacin en otros formatos (Digital y/o Electrnico), de no poder ser atendida la necesidad de informacin con los anteriores recursos ser necesario apoyarse del servicio de relaciones interinstitucionales. 2.3.2.4.3. Evaluacin de tipo de bsqueda: Conforme a la especificidad de la informacin requerida por el usuario el referencista determinara si es necesario desarrollar una bsqueda especializada donde ser necesario la bsqueda en bases de datos bibliogrficas, revistas, conmutacin bibliogrfica, relaciones interinstitucionales y dems necesarios para localizar los artculos y materiales solicitados. Los artculos y materiales bibliogrficos localizados sern conservados en la Referencia hasta tanto el usuario se acerque a reclamarlos, todo articulo o fuente en formato electrnico ser copiado a un medio de almacenamiento proporcionado por el usuario. 2.3.2.4.4. Entrega de resultados: Conforme a la necesidad de la informacin el referencista brindara al usuario la informacin que dio como resultado si as lo requiere, a saber; analticas, abstrac, bibliografas, cartas de presentacin, prestamos de material, artculos electrnicos y/o digitales y dems productos resultantes de la bsqueda realizada.
42
2.3.2.4.5. Almacenamiento de Informacin: El referencista registrara en una base de datos la informacin relacionada con el usuario y su consulta, identificando los trminos relacionados para la recuperacin de informacin, as como los documentos y bibliografa producto de la bsqueda que fueron recuperados.

SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE ORIENTACIN Y ASESORA EN BSQUEDA DE INFORMACIN USUARIO INICIO REFERENCISTA
Solicita informacin Analiza la necesidad de informacin Fuentes internas SI Evala informacin NO Evala informacin Entrega resultados
43
Pasa a proceso de CYP SI
SIEG
Evala informacin NO Evala informacin Entrega resultados
Proceso SIEG
Relaciones interinstitucionales SI Evala informacin NO Evala informacin Entrega resultados
Proceso RI
FIN
2.3.3.
REALIZACIN DE BIBLIOGRAFAS
2.3.3.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia la bsqueda, clasificacin y descripcin de los documentos e tems, con el fin de elaborar una serie de repertorios que ayuden a la realizacin de sus actividades acadmicas e investigativas cada vez que as lo requiera. 2.3.3.2. Polticas y lineamientos 1. El Departamento de Biblioteca actualizara las bibliografas de los diferentes programas acadmicos en un periodo no superior de dos aos. 2. El desarrollo de bibliografas especializadas deber incluir todo tipo de documento en cualquier soporte y fuente. 3. El tiempo de respuesta en el desarrollo de bibliografa no debe sobrepasar cinco (5) das hbiles. 4. El usuario deber suministrar el medio de almacenamiento donde ser conservado o asumir el costo de impresin. 2.3.3.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA USUARIO ACTIVIDAD Presenta necesidad informativa. Evala especificidad solicitud. Desarrolla bsqueda. Busca en fuentes internas. Evala informacin obtenida de FI. Entrega informacin a usuario. Sino encuentra informacin requerida busca en CIEG. Evala informacin obtenida de CIEG. Entrega informacin a usuario. Sino encuentra informacin requerida busca en Relaciones Interinstitucionales. 11 12 13 Evala informacin obtenida de Relaciones Interinstitucionales. Entrega informacin a usuario. Desarrolla proceso pertinente.
44
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
2.3.3.2. Observaciones 2.3.3.4.1. Presenta necesidad informativa: El usuario presenta su necesidad de informacin especificando los descriptores y trminos relacionados que orienten al referencista en la bsqueda y desarrollo de la bibliografa. 2.3.3.4.2. Evaluacin solicitud: Conforme al nivel de especificidad y los resultados arrojados en la bsqueda inicial desarrollada por el referencista, este determinara el tiempo necesario para el desarrollo de la bibliografa. 2.3.3.4.3. Desarrolla bsqueda y evala las diferentes fuentes de informacin: El referencista desarrolla la bsqueda de informacin bibliogrfica principalmente agotando las posibilidades internas para posterior mente desarrollar el apoyo de fuentes externas a la Universidad.
2.3.3.4.4. Entrega resultados: Conforme a las necesidades del usuario este determinara el soporte o medio de almacenamiento en que desee recibir la informacin. 2.3.3.4.5. Desarrollo del proceso pertinente: De acuerdo a los resultados y disponibilidad de los materiales bibliogrficos arrojados en la bibliografa el usuarios desarrollara el respectivo procedimiento para poder acceder a los materiales, a saber; Prstamo en sala y/o domicilio, Carta de presentacin, Prstamo de equipos, entre otros. 2.3.2.5. Diagrama de flujo
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE REALIZACIN DE BIBLIOGRAFAS REFERENCISTA USUARIO INICIO
Presenta necesidad informativa Evala especificidad de solicitud Desarrolla bsqueda
45
Fuentes internas SI Evala informacin Entrega informacin a usuario NO
SIEG SI Evala informacin NO
Entrega informacin a usuario
Relaciones interinstitucionales SI Evala informacin Entrega informacin NO
Desarrolla proceso pertinente
FIN
2.3.4.
DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN
2.3.4.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia informacin respecto a las nuevas adquisiciones, artculos y dems documentos que amplen e informen acerca de los temas de su inters previamente solicitados. 2.3.4.2. Polticas y lineamientos 1. Este servicio ser desarrollado con apoyo de los funcionarios encargados de las Salas de Estudio e Investigacin Electrnica Grancolombiana (SEIEG). 2. El usuario deber previamente desarrollar la inscripcin directamente en referencia para acceder al servicio de manera manual y automatizada, o a travs del Web Opac. 2.3.4.3. Descripcin del procedimiento No. 1 2 RESPONSABLE USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA ACTIVIDAD Solicita Formulario de Inscripcin. Diligencia Formulario (Ver Anexo No. 7) Verifica informacin y estado del Usuario (OLIB) Carga Informacin en bases de datos DSI Enva informacin pertinente peridicamente.
46
3 4 5

SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN REFERENCISTA USUARIO INICIO
Solicita formulario de inscripcin Formulario Verifica informacin Verifica estado de usuario (OLIB) Carga informacin en base de datos DSI Enva informacin peridicamente Recibe informacin Desarrolla proceso pertinente FIN
2.3.5.
CONMUTACIN BIBLIOGRFICA
2.3.5.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad la Gran Colombia, as como usuarios externos la obtencin de documentos que puedan encontrase en otras unidades de informacin a nivel, local, nacional e internacional, por medio de correo convencional, electrnico, fax o Internet. 2.3.5.2. Polticas y lineamientos 1. Este servicio se rige por las normas internacionales del Derecho de Autor. 2. El usuario que lo requiera deber diligenciar el formulario de solicitud. 3. El costo de este servicio deber ser asumido por el usuario solicitante, acorde con la extensin del documento, soporte, envo, destino. 2.3.5.3. Descripcin del procedimiento 2.3.5.3.1. Descripcin del procedimiento A: documentos obtenidos de otras instituciones No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 RESPONSABLE USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA UNIDAD DE INFORMACIN REFERENCISTA USUARIO ACTIVIDAD Presenta necesidad informativa. Recibe y evala necesidad. Desarrolla proceso A. Sugiere Servicio. Solicita Formulario de Inscripcin Diligencia Formulario. (Ver Anexo No. 7) Desarrolla Bsqueda y Recuperacin de la Informacin. Solicita el artculo a travs del software Ariel o medio a la institucin con convenio establecido. La unidad de informacin verifica solicitud y enva informacin a travs del software Ariel o medio de comunicacin. Recibe informacin enviada y enva informacin al usuario. Recibe Informacin.
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2.3.5.3.2. Descripcin del procedimiento b: proporcionar documentos y o artculos requeridos por otras instituciones No. 1 2 3 4 5 6 7 8 RESPONSABLE USUARIO REFERENCISTA- EXT. REFERENCISTA EXTERNO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA ACTIVIDAD Presenta necesidad informativa en la Institucin. Recibe y verifica existencia de informacin BUGC. Solicita el artculo a travs del software Ariel o medio de comunicacin preferible. Verifica solicitud. Realiza bsqueda de informacin. Recibe Informacin. Desarrolla procesamiento de informacin. (Digitaliza, Scannea, Fotocopia, entre otros) Enva Informacin.
2.3.5.4. Observaciones: el Departamento de Biblioteca deber previamente establecer convenio con las redes e instituciones existentes para el desarrollo de este servicio. El usuario deber consultar y agotar todas las posibilidades que le ofrece la Biblioteca para satisfacer sus necesidades informativas. El referencista deber ubicar la unidad de informacin con el fin de solicitar el servicio. El artculo es solicitado a travs del software Ariel o por otro medio de comunicacin tanto fsico como electrnico, previa autorizacin y cancelacin del servicio. 2.3.5.5. Diagrama de flujo 2.3.5.5.1. Procedimiento A
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN DOCUMENTOS OBTENIDOS DE OTRAS INSTITUCIONES USUARIO INICIO REFERENCISTA UNIDAD DE INFORMACION
48
Presenta necesidad informativa
Recibe y evala necesidad Desarrolla proceso A
Sugiere servicio
Solicita formulario de inscripcion Formulario Desarrolla bsqueda y recuperacin de informacin
Solicita artculo a travs de software o institucin con convenio Verifica solicitud
Enva informacin a travs de software o medio de comunicacin Recibe informacin
Enva informacin a usuario Recibe informacin
FIN
2.3.5.5.2. Procedimiento B
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN DOCUMENTOS REQUERIDOS POR OTRAS INSTITUCIONES USUARIO INICIO Recibe y verifica informacin existencia de informacin de la Biblioteca UGC Solicita artculo por medio de software o medio de comunicacin REFERENCISTA EXTERNO REFERENCISTA
Presenta necesidad informativa en la institucin
Verifica solicitud
Realiza bsqueda de informacin
49
Recibe informacin
Desarrolla procesamiento de informacin
Recibe informacin
Enva informacin
FIN
2.4
2.4.1
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
GENERALIDADES
2.4.1.1. Definicin: servicio que permite establecer un convenio recproco entre Bibliotecas, Instituciones, Centros de Documentacin, entre otros. Con el fin de facilitar el prstamo de material bibliogrfico y la consulta de material bibliogrfico a la comunidad universitaria. 2.4.1.2. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el prstamo de y la consulta de material bibliogrfico en otra entidades o instituciones, para el apoyo de su actividad cultural y acadmica. 2.4.1.3. ndice de procesos 1. Carta de Presentacin 2. Prstamo Interbibliotecario 3. Prstamo Interbibliotecario Biblioteca Lus ngel Arango
2.4.2.
CARTA DE PRESENTACIN
2.4.2.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de consulta materiales bibliogrficos en otras bibliotecas de diferentes instituciones o entidades con las cuales se tengan convenio interinstitucional. 2.4.2.2. Polticas y lineamientos 2.4.2.2.1. Usuarios internos 1. Si un usuario requiere retirar o consultar material de otra biblioteca, debe hacer la respectiva solicitud en la Secretaria de la Biblioteca. 2. En la planilla de solicitud de Carta de Presentacin deben diligenciar la biblioteca o entidad destinataria, nombre completo del usuario, cdigo de usuario, telfono, facultad y tema a investigar. 3. Se elaboran un original y dos copias de cada Carta de Presentacin. 4. El coordinador de prstamo se encarga de firmar como responsable la Carta de Presentacin. 5. Mientras dure el prstamo, el usuario queda doblemente comprometido con el reglamento de la Universidad y el de la institucin prestataria. 6. La Carta de Presentacin tiene una vigencia de ocho (8) das hbiles a partir del momento de su elaboracin, si el usuario desea volver a realizar una consulta lo puede hacer durante la fecha de expiracin y si la fecha ya ha expirado debe volver a solicitar la Carta. 7. El usuario esta sujeto a polticas de la entidad donde solicita el servicio. 2.4.2.2.2. Usuarios externos 1. Se facilita el prstamo mediante identificacin del usuario y carta de presentacin de la biblioteca solicitante. La solicitud debe ir en papel membreteado y con la firma y sellos autorizados. 2. Mientras dura el prstamo, la institucin se hace responsable del material y en caso de prdida debe restituirlo teniendo en cuenta las normas establecidas 2.4.2.3. Descripcin del procedimiento No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 RESPONSABLE USUARIO SECRETARIA USUARIO SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA COORDINADOR COORDINADOR SECRETARIA AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR 10 11 AUXILIAR USUARIO ACTIVIDAD Solicita Carta de Presentacin. Entrega formato de solicitud. Diligencia formato de solicitud de Carta de Presentacin. Recepcin de la solicitud. Elabora Carta de Presentacin original y dos copias. (Ver Anexo 8) Entrega Carta a Encargado de Convenio para firmar. Firma Carta de Presentacin. Entrega Carta de Presentacin firmada a Secretaria. Entrega Carta elaborada a Auxiliar de Circulacin y prstamo. Registra Carta de Presentacin al Usuario. Entrega original y una copia al Usuario Archiva una copia. Entrega Carta de Presentacin al Usuario. Realiza consulta.
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SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE CARTA DE PRESENTACIN USUARIO INICIO Solicita carta de presentacin Entrega formato de solicitud Diligencia formato de solicitud SECRETARIA COORDINADOR AUXILIAR
Recibe solicitud
Carta de presentacin 1 2
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Entrega carta a coordinador Firma carta Entrega carta firmada a secretaria Entrega carta autorizada a auxiliar Registra carta de presentacin Entrega original y 1 copia al usuario
Archiva 1 copia
Entrega carta a usuario
Realiza consulta
FIN
2.4.3.
PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
2.4.3.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de prstamo externo de materiales bibliogrficos en otras bibliotecas de diferentes instituciones o entidades con las cuales se tengan convenio interinstitucional. 2.4.3.2. Polticas y lineamientos 2.4.3.2.1. Usuarios internos 1. Si un usuario requiere retirar o consultar material de otra biblioteca, debe hacer la respectiva solicitud en la Secretaria. 2. En la planilla de solicitud de Prstamo Interbibliotecario se debe diligenciar la biblioteca o entidad prestamista, nombre completo del usuario, cdigo de usuario, telfono, facultad y material solicitado, especificando titulo del material a solicitar, nmero topogrfico del material solicitado y autor del mismo. 3. Se elaboran un original y dos copias del Prstamo interbibliotecario. 4. El coordinador de prstamo se encarga de firmar como responsable la Carta de Presentacin. 5. Mientras dure el prstamo, el usuario queda doblemente comprometido con el reglamento de la Universidad y el de la institucin prestataria. 6. El usuario esta sujeto a polticas de la entidad donde solicita el servicio. 2.4.3.2.2. Usuarios externos 1. Se facilita el prstamo mediante identificacin del usuario y carta de presentacin de la biblioteca solicitante. La solicitud debe ir en papel membreteado y con la firma y sellos autorizados. 2. Mientras dura el prstamo, la institucin se hace responsable del material y en caso de prdida debe restituirlo teniendo en cuenta las normas establecidas. 2.4.3.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 USUARIO SECRETARIA USUARIO SECRETARIA SECRETARIA SECRETARIA COORDINADOR COORDINADOR SECRETARIA AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO AUXILIAR ACTIVIDAD Solicita Prstamo Interbibliotecario. Entrega formato de solicitud de Prstamo Interbibliotecario. Diligencia formato de solicitud de Prstamo Interbibliotecario. Recepcin de la solicitud Elabora Prstamo Interbibliotecario original y 2 copias (Ver Anexo 9). Entrega Carta a Encargado de Convenio para firmar. Firma Prstamo Interbibliotecario. Entrega Prstamo Interbibliotecario firmado a Secretaria. Entrega Prstamo Interbibliotecario a Auxiliar de Circulacin y prstamo. Registra Prstamo Interbibliotecario al Usuario con PIB en el sistema. Entrega Prstamo Interbibliotecario al Usuario original y una copia. Archiva y controla copia restante. Realiza Prstamo Interbibliotecario. Devuelve copia con sello y cancelado del material solicitado. Descarga el PIB correspondiente en el sistema.
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SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO USUARIO INICIO Solicita prstamo interbibliotecario Entrega formato de solicitud Diligencia formato de solicitud SECRETARIA COORDINADOR AUXILIAR
Recibe solicitud
Prstamo interbibliotecario 1 2
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Entrega carta a coordinador Firma prstamo Entrega prstamo firmado a secretaria Entrega prstamo autorizado a auxiliar Registra prstamo interbibliotecarion en el sistema (PIB) Entrega original y 1 copia al usuario
Archiva y controla copia restante Realiza prstamo interbibliotecario Devuelve copia con sello y cancelado Descarga PIB correspondiente del sistema FIN
2.4.4.
PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO BIBLIOTECA LUS NGEL ARANGO
2.4.4.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de prstamo externo de materiales bibliogrficos por medio del convenio interinstitucional con la Biblioteca Lus ngel Arango. 2.4.4.2. Polticas y lineamientos 2.4.4.2.1. Usuarios internos 1. Si un usuario requiere retirar o consultar material de otra biblioteca, debe hacer la respectiva solicitud en la ventanilla de circulacin y prstamo. 2. Al momento de solicitar el material de LABLAA el usuario debe diligenciar un formato en el cual debe ir los siguientes datos: nombre del solicitante, Faculta, Cdigo, Telfono, Titulo de material a solicitar, Autor de material y Nmero topogrfico. 3. El formato de solicitud de prstamo adicionalmente lleva la fecha de prstamo, fecha de devolucin del estudiante, fecha de devolucin en LABLAA, auxiliar que reclama con fecha y hora, auxiliar que entrega con fecha y hora, para el respectivo control del material. 4. El material solicitado en LABLAA debe aparecer disponible y estar ubicado en la sede de Bogot. 5. El material prstamo al usuario ser cargado al sistema por medio de un PIB, y ser tomado como si tuviera material de la Biblioteca U.G.C cargado a la cuenta de usuario. 6. El material solicitado por el usuario se trae directamente de la Biblioteca Lus ngel Arango por el auxiliar de Biblioteca U.G.C que este a cargo. 7. El material estar disponible de un da para otro una vez realizada la solicitud siempre y cuando el material se encuentre disponible para prstamo a domicilio. 2.4.4.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE 1 USUARIO AUXILIAR 2 USUARIO 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR LABLAA LABLAA AUXILIAR AUXILIAR USUARIO AUXILIAR USUARIO AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR ACTIVIDAD Solicita Prstamo Interbibliotecario. Entrega formato de solicitud de Prstamo Interbibliotecario. Diligencia formato de solicitud de Prstamo Interbibliotecario. (Ver Anexo No.10) Recepcin de la solicitud Accede como usuario institucional en la pgina Web de la Biblioteca Luis ngel Arango. Busca disponibilidad de material solicitado. Solicita material bibliogrfico. Recibe solicitud. Carga material a Usuario Institucional. Reclama material en el punto de prstamo institucional de la Biblioteca Luis ngel Arango. Registra en formato de solicitud de servicios de la Biblioteca Luis ngel Arango la fecha de prstamo, hora de prstamo y fecha de devolucin. Reclama material en ventanilla de Circulacin y Prstamo. Carga prstamo al sistema (PIB). Devuelve material. Descarga PIB del sistema. Registra en formato de solicitud de servicios de la Biblioteca Luis ngel Arango la fecha y hora de devolucin. Devuelve material a la Biblioteca Luis ngel Arango en el punto de devolucin de libros de la Biblioteca Luis ngel Arango.
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SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE PRSTAMO INTERBIBILIOTECARIO BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO USUARIO INICIO AUXILIAR BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO
Solicita prstamo interbibliotecario Entrega formato de solicitud Diligencia formato de solicitud Accede pgina web Lablaa Busca disponibilidad de material Solicita material bibliogrfico Recibe solicitud
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Carga material a usuario institucional Reclama material solicitado Reclama material en ventanilla de circulacin y prstamo Registra en formato de solicitud de prstamo con Lablaa fecha de devolucin
Carga prstamo al sistema (PIB) Entrega material al usuario
Recibe material Devuelve material Descarga PIB del sistema Registra en formato de solicitud de servicios a Lablaa datos de devolucin del prstamo Devuelve material a Lablaa FIN
2.5
2.5.1
SIARED
GENERALIDADES
2.5.1.1. Definicin: servicio orientado a facilitar a la comunidad universitaria acceso a los diferentes recursos electrnicos y digitales existentes para la elaboracin de bsqueda y recuperacin de informacin con fines investigativos y acadmicos, con el fin de contribuir a los procesos formacin dados por la Universidad. 2.5.1.2. Objetivo: Suministrar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a los usuarios externos recursos tecnolgicos para apoyar las actividades de investigacin, docencia y academia, facilitando acceso y consulta a diferentes medios y formatos, por medio de las diferentes fuentes electrnicas y digitales existentes para tal fin. 2.5.1.3. ndice de procesos
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1. 2. 3. 4. 5. 6.
Prstamo de equipos Orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de Informacin Consulta de paginas Web, revistas electrnicas y bases de datos Consulta de materiales multimediales Alerta bibliogrfica Diseminacin Selectiva de Informacin D.S.I
2.5.1.4. Requerimientos 2.5.1.4.1. Tcnicos: Para la implementacin de este servicio en el Departamento de Biblioteca es necesario: 1. Una sala con conectividad con un mnimo de 20 computadores por biblioteca para la consulta de la comunidad universitaria, con las siguientes caractersticas: Computador para el encargado o monitor de la sala por biblioteca, con las siguientes caractersticas: Acceso a Internet Paquete de Office Sistema Operativo Windows Sistema de Informacin OLIB Disk Drive Compilador de programas Unidad de disco Quemador Multimedia Impresora Escner Telfono 2. 1 Fichero u Organizador de carns por sala con capacidad segn nmero de equipos. 3. 1 lectora de cdigo de barras por sala. 4. 1 escritorio de trabajo para el encargado de sala. 5. Segn nmero de equipos, fichas de prstamo codificadas para realizar carga de equipos. 6. Segn el numero de equipos su respectivo mobiliario. 7. Segn el numero de equipos sus respectivas sillas y dos ms para usuarios en espera.
2.5.1.4.2. Personal: Por el nivel de especificidad de la sala es necesario contar con (2) monitores por sede con conocimientos y nociones en recuperacin y bsqueda de informacin en diferentes fuentes y herramientas tecnolgicas, preferiblemente estudiantes de bibliotecologa. 1. Perfil: Conocimientos en el uso de tecnologas apropiadas para la organizacin, bsqueda, recuperacin y difusin de informacin en recursos electrnicos. Conocimientos en el manejo de medios electrnicos, manejo de bases de datos, herramientas ofimticas e Internet. Buenas relaciones interpersonales, disposicin al servicio (atender preguntas, ser proactivo para resolucin de problemas de acceso, investigacin y apoyo al usuario 2. Funciones: Establecer mecanismos de control sobre los equipos. Bsqueda y actualizacin permanente de los recursos en lnea a fin de ponerlos a disponibilidad de los estudiantes. Promover y asesorar a los usuarios sobre los recursos de informacin disponibles. Bsquedas bibliogrficas en bases de datos. Ayudar en el sostenimiento y actualizacin de las bases de datos bibliogrficas internas. Apoyo en las actividades de formacin de usuarios. Componer estadsticas de uso del servicio. Cumplir y hacer cumplir el reglamento de Biblioteca. Desempear las dems funciones asignadas por el jefe inmediato. 2.5.1.5. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE 1 USUARIO ACTIVIDAD Solicita la informacin acerca de los servicios prestados por la Sala de Investigacin Acadmica de recursos Electrnicos y Digitales (SIARED). 2 REFERENCISTA Identifica el tipo de servicio que requiere el usuario y lo orienta para que utilice el servicio adecuado. 3 4 REFERENCISTA REFERENCISTA Informa al usuario las condiciones para cada servicio Define el tipo de servicio y determina el tiempo de bsqueda y entrega de acuerdo al tipo de servicio. 5 REFERENCISTA Elabora estrategia de bsqueda; consulta catlogo en lnea OLIB o de otras bibliotecas para ubicar la informacin requerida. 6 7 REFERENCISTA REFERENCISTA Realiza el proceso adecuado para cada servicio Entrega y / o enva informacin en los medios que han sido especificados por el usuario dejando una copia para que sea utilizada en los servicios de Bibliografa y Conmutacin Bibliogrfica. 8 REFERENCISTA Archiva las copias de las solicitudes hechas por sus usuarios, para tener un control y realizar estadsticas. 2.5.1.6. Observaciones 2.5.1.6.1. Usuarios: el conocimiento del tipo de usuario que tiene la biblioteca es de vital importancia, ya que de esta forma la biblioteca puede brindar una accesoria especfica para cada caso, que cumpla con las expectativas de la comunidad universitaria.
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SERVICIO SIARED - PROCESO USO DE SALAS USUARIO REFERENCISTA
INICIO
Solicita informacin Identifica el tipo de servicio (necesidad)
NO
Orienta y remite a servicio adecuado
58
Satisface necesidades informativas
Informa condiciones de servicio
SI
Solicita servicio especfico
Elabora bsquedas en catlogo OLIB
Realiza bsquedas en otros catlogos
Determina tiempo de bsqueda y entrega informacin solicitada
Entrega/enva informacin
Archiva solicitudes
FIN
2.5.2.
PRSTAMO DE EQUIPOS
2.5.2.1. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Gran Colombia, los recursos tecnolgicos necesarios para apoyar las actividades de investigacin, docencia y academia 2.5.2.2. Polticas y lineamientos 1. La comunidad de usuarios deber presentar el carn actualizado. 2. El prstamo se realizara por 1 hora, con renovacin por otra en caso de que sea necesario. 3. El personal de la biblioteca deber diligenciar la planilla de prstamo del equipo para llevar un control. 4. Los equipos de bsqueda y recuperacin de informacin son de consulta y uso individual. 5. El computador asignado ser exclusivamente para realizar bsqueda y recuperacin de informacin con fines investigativos, docentes y/o acadmicos. No se permite el cambio del computador por parte de los usuarios, caso en el cual el estudiante deber responder por el equipo o sistema al cual haya ingresado. El usuario no esta autorizado para llevar a cabo cualquier alteracin y/o instalacin de software o modificar las configuraciones de la maquina. 6. El usuario no esta autorizado para llevar a cabo cualquier alteracin y/o instalacin de software o modificar las configuraciones de la maquina. 7. Los dispositivos de almacenamiento del usuario deben ser vacunados por u software apropiado para evitar infectar los PC. 8. Al presentarse mal funcionamiento en la maquina el usuario deber informar inmediatamente 9. Las claves de las bases de datos sern suministradas por la biblioteca. 2.5.2.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE 1 2 USUARIO REFERENCISTA USUARIO 3 4 5 REFERENCISTA REFERENCISTA ACTIVIDAD Solicita el servicio en el rea de referencia Verifica el estado del usuario en OLIB Diligencia la planilla (Ver Anexo 11) Registra el prstamo del equipo en OLIB Asigna el equipo y las claves de las BD (solo si son requeridas)
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REFERENCISTA Coloca el documento de identificacin del usuario en el fichero, relacionando el documento con el nmero del equipo asignado.
6 7 8 9 10
USUARIO USUARIO USUARIO REFERENCISTA USUARIO
Realiza la consulta. Si desea consultar los CD-ROMS, DVD u otros deber dirigirse al referencista. Si necesita imprimir artculos deber informar al referencista. Informa al usuario el tiempo de terminacin del servicio. Reclama el documento de identificacin al encargado al finalizar la consulta. Cancela el prstamo del equipo en el sistema. Recoge las inquietudes de los usuarios
11 REFERENCISTA 12 REFERENCISTA
13 REFERENCISTA Almacena los documentos electrnicos que han sido consultados en una BD.

SERVICIO SIARED - PROCESO PRSTAMO DE EQUIPOS USUARIO REFERENCISTA
INICIO
Solicita servicio
Verifica usuario en OLIB
Diligencia planilla Informa condiciones de servicio
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Asigna equipo y clave de BD
Guarda documento de usuario
Consulta medio magntico NO Realiza consulta
SI
Bsqueda de material requerido
Informa tiempo de terminacin
Imprime SI Informa NO Impresin
Informa tiempo de terminacin
Cancela prstamo de equipo y entrega carn Recoge inquietudes
Realiza proceso pertinente
Solicitudes
FIN
2.5.3.
ORIENTACIN Y ASESORA EN BSQUEDA Y RECUPERACIN DE INFORMACIN
2.5.3.1. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos la asesora y orientacin necesaria para satisfacer sus necesidades informativas. 2.5.3.2. Polticas y lineamientos 1. La comunidad de usuarios deber presentar el carn actualizado y/o documento interbibliotecario para poder acceder al servicio. 2. Es responsabilidad del recurso humano del Departamento de Biblioteca brindar la orientacin y asesora en bsqueda y recuperacin de informacin a la comunidad toda vez que lo requiera. 3. Los equipos de bsqueda y recuperacin de informacin son de consulta y uso individual. 2.5.3.3. Descripcin del procedimiento No. 1 2 3 4 5 6 RESPONSABLE USUARIO/REFERENCISTA ACTIVIDAD Anlisis de la necesidad de informacin
USUARIO/REFERENCISTA Asesora en estrategias de bsqueda y recuperacin de informacin USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA Realiza la consulta Evaluacin de tipo de bsqueda Entrega de resultados Almacenamiento de informacin
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2.5.3.4. Observaciones 2.5.3.4.1. Anlisis de la necesidad de informacin: Retroalimentar y conocer la necesidad de informacin requerida por el usuario, implica la necesidad de delimitar, obtener y clarificar las estrategias, fuentes y herramientas con el objetivo de recuperar la informacin solicitada. En este sentido es necesario tener en cuenta: 1. Tema Principal de la bsqueda y temas relacionados. 2. Objeto o finalidad de la bsqueda. 3. Tipo de datos y bsquedas previas tiene el usuario para no redundar en informacin. 4. Cantidad de Informacin requerida por el usuario. 5. Idioma preferente de consulta. 6. Lmites cronolgicos y geogrficos. 7. Formato en el que el usuario prefiere recibir la informacin, a saber verbalmente, por e-mail, en alguna unidad de almacenamiento, entre otros. 8. Tiempo disponible para la recepcin de la informacin. Es de aclarar que la interaccin entre el usuario y el referencista brindaran la efectividad de los resultados. 2.5.3.4.2. Asesora en estrategias de bsqueda y recuperacin de informacin: permite por medio del uso de las diferentes herramientas y fuentes que brinda la biblioteca analizar los conceptos, criterios y trminos que reflejen la estrategia de bsqueda como descriptores, encabezamientos de materia, especificidad de trminos y los lenguajes de bsqueda y recuperacin de informacin, dentro de las fuentes de informacin o sistemas de informacin que brinda la biblioteca se debe tener en cuenta las siguientes, a saber: 1. Catlogos bibliogrficos. 2. Bases de datos bibliogrficas. 3. Tesauros especializados.
Es funcin del personal de biblioteca cubrir las necesidades de informacin demandadas principalmente con las fuentes y recursos bibliogrficos internos del departamento de biblioteca, de lo contrario ser necesario el uso de las salas especializadas para la bsqueda y recuperacin de informacin en otros formatos (Digital y/o Electrnico), de no poder ser atendida la necesidad de informacin con los anteriores recursos ser necesario apoyarse del servicio de relaciones interinstitucionales. 2.5.3.4.3. Evaluacin de tipo de bsqueda: conforme a la especificidad de la informacin requerida por el usuario el referencista determinara si es necesario desarrollar una bsqueda especializada donde ser necesario la bsqueda en bases de datos bibliogrficas, revistas, conmutacin bibliogrfica, relaciones interinstitucionales y dems necesarios para localizar los artculos y materiales solicitados. Los artculos y materiales bibliogrficos localizados sern conservados en la Referencia hasta tanto el usuario se acerque a reclamarlos, todo articulo o fuente en formato electrnico ser copiado a un medio de almacenamiento proporcionado por el usuario. 2.5.3.4.4. Entrega de resultados: conforme a la necesidad de la informacin el referencista brindara al usuario la informacin que dio como resultado si as lo requiere, a saber; analticas, abstrac, bibliografas, cartas de presentacin, prestamos de material, artculos electrnicos y/o digitales y dems productos resultantes de la bsqueda realizada. 2.5.3.4.5. Almacenamiento de Informacin: el referencista registrara en una base de datos la informacin relacionada con el usuario y su consulta, identificando los trminos relacionados para la recuperacin de informacin, as como los documentos y bibliografa producto de la bsqueda que fueron recuperados.
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SERVICIO SIARED - PROCESO ORIENTACIN Y ASESORA EN BSQUEDA Y RECUPERACIN DE INFORMACIN USUARIO REFERENCISTA INICIO
Anlisis de necesidad de informacin Ya preciso el tema SI Selecciona trminos de bsqueda
NO
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Diligencia formato para servicio requerido
Se concentra en lo que necesita
Consulta tesauros y vocablos
Consulta catlogo general o material de referencia
Consulta catlogo, BD y fuentes bibliogrficas
Estn los documentos en la biblioteca SI Consulta documentos y procesa segn servicio solicitado
NO
Solicita a otras unidades de informacin
FIN
2.5.4.
CONSULTA DE PGINAS WEB, REVISTAS ELECTRNICAS, Y BASES DE DATOS
2.5.4.1. Objetivo: colocar a disposicin de los usuarios de la Biblioteca la Gran Colombia, fuentes electrnicas para que accedan a informacin especializada (bibliogrfica y documental) necesaria para el estudio y la investigacin. 2.5.4.2. Polticas y lineamientos 1. Acceder a la pgina. 2.5.4.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE 1 2 USUARIO USUARIO ACTIVIDAD Presentar documento de identificacin a la persona responsable del SIARED Informa si la consulta es sobre revistas electrnicas, pginas Web o bases de datos y solicita la informacin. 3 REFERENCISTA REFERENCISTA Asigna la estacin de trabajo Busca la informacin en la red, si este tiene el nombre exacto de la revista o base de datos en caso contrario informar y recomendar sobre las revistas electrnicas. 5 6 USUARIO REFERENCISTA Realizar la consulta. Verificar el tipo de formato en el cual necesita grabar el usuario y el tipo de consulta. 7 8 USUARIO REFERENCISTA Reclamar el documento de identificacin al encargado al finalizar la consulta Cancela el prstamo del equipo en el sistema y entrega el documento al usuario
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SERVICIO SIARED - PROCESO CONSULTA DE PGINAS WEB, REVISTAS ELECTRNICAS Y BASES DE DATOS USUARIO INICIO REFERENCISTA
Presenta documento de identificacin
Informa el tipo de consulta
Asigna equipo de trabajo
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Busca informacin en la red
Realiza consulta
Verifica tipo de consulta y formato a guardar
Reclama documento de identificacin
Cancela prstamo de equipo
Entrega documento
FIN
2.5.5.
ALERTA BIBLIOGRFICA
2.5.5.1. Objetivo: Realizar difusin masiva de informacin sobre el material adquirido ms reciente en la biblioteca, para permitir la actualizacin permanente de la comunidad universitaria de La Gran Colombia, en sus campos de inters. 2.5.5.2. Polticas y lineamientos 1. La comunidad de usuarios deber presentar el carn actualizado y/o documento interbibliotecario para poder acceder al servicio. 2. El usuario debe indicar los temas especficos sobre los que le interesa estar actualizado. 3. El referencista elaborar un perfil con la finalidad de seleccionar la informacin que refleje las necesidades especficas de informacin. 4. El usuario deber suministrar el medio de almacenamiento donde ser conservada la informacin o asumir el costo de impresin. 5. El servicio se realizar peridicamente. 2.5.5.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Solicita informacin sobre el servicio. Diligencia el formulario. (Ver Anexo No. 7) Verifica el estado del usuario en OLIB. Carga el estado del usuario en la BD. Enva informacin peridicamente.
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1 2 3 4 5
USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA

SERVICIO SIARED - PROCESO ALERTA BIBLIOGRFICA USUARIO INICIO REFERENCISTA
Solicita informacin del servicio
Formulario
Verifica estado de usuario (OLIB) Carga estado de usuario en la BD Enva informacin peridicamente
FIN
2.5.6.
DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN D.S.I
2.5.6.1. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia informacin especializada respecto a las nuevas adquisiciones, artculos y dems documentos que amplen e informen acerca de los temas de su inters previamente solicitados. 2.5.6.2. Polticas y lineamientos 1. Este servicio ser desarrollado por la Sala de Investigacin Acadmica de recursos Electrnicos y Digitales (SIARED) en conjunto con el rea de referencia. 2. El usuario deber previamente desarrollar la inscripcin directamente en referencia para acceder al servicio de manera manual y automatizada, o a travs del Web Opac. 3. Este servicio se enviar peridicamente. 2.5.6.3. Descripcin del procedimiento No. RESPONSABLE 1 2 3 4 5 6 7 USUARIO USUARIO REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA REFERENCISTA ACTIVIDAD Solicita Formulario de Inscripcin. Diligencia Formulario (Ver Anexo No. 7) Verifica informacin y estado del Usuario (OLIB) Carga Informacin en bases de datos DSI Enva solicitud al responsable del SIARED Realiza las bsquedas pertinentes y relevantes segn solicitud. Enva informacin pertinente peridicamente.
67

SERVICIO SIARED - PROCESO DISEMINACIN SELECTIVA DE INFORMACIN USUARIO INICIO Solicita formulario de inscripcin Formulario Verifica informacin y estado de usuario (OLIB) Carga informacin de base de datos DSI Enva solicitud a responsable de SIARED Realiza bsquedas solicitadas Enva informacin pertinente peridicamente FIN REFERENCISTA
3. BIBLIO-ADQUISICIONES
3.1.
3.1.1.
GENERALIDADES
DEFINICIN
Es el proceso mediante el cual se decide cuales materiales bibliogrficos se adquieren para enriquecer o incrementar las colecciones del Departamento de Biblioteca. Tiene implcitas tareas de anlisis, comparacin, interpretacin y evaluacin de las fuentes de acuerdo con su contenido, soporte, aptitud, y alcance. 3.1.2. OBJETIVO
69
Determinar e identificar entre toda la oferta de materiales y publicaciones existentes en el mercado, aquellas que guarden concordancia con los objetivos y metas del departamento de Biblioteca y los intereses de los usuarios, de acuerdo con la poltica de desarrollo de colecciones previamente definida. 3.1.3. NDICE DE PROCESOS
1. Compra de material bibliogrfico y documental
3.2.
3.2.1.
COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRFICO Y DOCUMENTAL

OBJETIVO
Adquirir los materiales que la biblioteca requiere para incrementar sus colecciones, mejorar sus servicios y atender las necesidades de los usuarios. 3.2.2. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
(Ver Anexo No. 12 Plan Polticas Desarrollo de Colecciones).
3.2.3.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
No. 1 2 3 4 5 6
RESPONSABLE FACULTADES Y BIBLIOTECA FACULTADES Y BIBLIOTECA BIBLIO-ADQUISICIONES BIBLIO-ADQUISICIONES
ACTIVIDAD Elaboracin de listado bibliogrfico. (Ver Anexo No. 13) Enva Listado al Departamento de Biblioteca Recibe listados. Verifica Existencias en OLIB.
BIBLIO-ADQUISICIONES S Si hay existencia de material, se compra y se reporta a la Facultad BIBLIO-ADQUISICIONES Si el material no esta o existe una edicin desactualizada, se cotiza a tres proveedores o editoriales.
7 8 9
70
BIBLIO-ADQUISICIONES BIBLIO-ADQUISICIONES BIBLIO-ADQUISICIONES DIRECTOR COMIT DE BILIOTECA COMIT DE BILIOTECA COMIT DE COMPRAS BIBLIO-ADQUISICIONES BIBLIO-ADQUISICIONES
Elaboracin de matriz (Evaluacin-Costo). Eleccin del proveedor/Editor de menor costo. Entrega informe a direccin. Presenta informe a Comit de Biblioteca para aprobacin. Recibe informe Aprueba o no el informe. Realiza proceso administrativo de compra. Si lo aprueba elabora rdenes de compra. Enva rdenes al Departamento de Contabilidad si es libro y a Financiera si es revista con copia a Contabilidad.
10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20
BIBLIO-ADQUISICIONES BIBLIO-ADQUISICIONES PRESUPUESTO BIBLIO-ADQUISICIONES BIBLIO-ADQUISICIONES
Recibe material con factura. Enva a presupuesto rdenes de Entrada. Realiza descuento del rubro de la Facultad correspondiente. Descuenta del presupuesto interno de biblioteca Realiza procesamiento fsico del material- Ingreso inicial de material.
21 22
BIBLIO-ADQUISICIONES BIBLIO-ADQUISICIONES
Archiva documentacin Ubica material procesado en el depsito.
3.2.4.
Diagrama de flujo
ADQUISICIONES - PROCESO DE COMPRA DE MATERIAL COMIT DE BIBLIOTECA COMIT DE COMPRAS
BIBLIO-ADQUIFACULTADES SICIONES
INICIO
Listado bibliogrfico Enva listados Recibe listados Verifica existencias en OLIB
DIRECTOR
CONTABILIDAD FINANCIERA PRESUPUESTO
Existe SI No se compra y se reporta a la facultad Se cotiza a tres (3) proveedores editoriales Elabora matriz evaluacin-costo Elige proveedor de menor costo Informe NO
71
Entrega informe al Director Recibe informe Verifica informe Presenta informe a comit Recibe informe Aprueba Orden de compra SI Realiza proceso administrativo de compra
Enva rdenes a contabilidad y financiera Recibe material con factura Enva a presupuesto rdenes de entrada Descuenta del presupuesto interno de Biblioteca Archiva documentacin Realiza ingreso inicial de material Ubica material procesado en depsito
Realiza proceso administrativo de compra
Recibe rdenes de revistas
Recibe rdenes de entrada Realiza descuento del rubro segn la facultad
NO
FIN
4. PROCESOS TCNICOS
4.1.
4.1.1.
GENERALIDADES
DEFINICIN
Es el proceso que encierra toda labor que tiene por finalidad el estudio y la preparacin de todo material bibliogrfico que ingrese al Departamento de Biblioteca ya sea por compra, canje o donacin, para que puedan funcionar como instrumentos de informacin, de formacin y de cultura para los diferentes usuarios. 4.1.2. OBJETIVO
73
Analizar y organizar tcnica y fsicamente el material bibliogrfico que ingrese a la Biblioteca, conforme a lineamientos y parmetros bibliotecolgicos internacionalmente aceptados. 4.1.3. NDICE DE PROCESOS
1. Procesamiento tcnico de material bibliogrfico
4.2.
4.2.1.
PROCESAMIENTO TCNICO DE MATERIAL BIBLIOGRFICO

OBJETIVO
Analizar y organizar tcnica y fsicamente el material bibliogrfico que ingrese a la Biblioteca, conforme a lineamientos y parmetros bibliotecolgicos internacionalmente aceptados 4.2.2. POLTICAS Y LINEAMIENTOS
(Ver Anexo No. 14 Manual de ingreso de material al sistema OLIB).
4.2.3.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
No. 1 2 3 4
RESPONSABLE CATALOGADOR CATALOGADOR CATALOGADOR COORDINADOR DE PROCESOS TCNICOS
ACTIVIDAD Toma el material del depsito. Ingreso de material al sistema OLIB. Entrega material procesado a Coordinador de Procesos tcnicos Realiza control de calidad al material procesado
COORDINADOR DE PROCESOS TCNICOS
Si el material procesado cumple con todas las normas, el material es enviado a procesos fsicos. Si el material procesado no cumple las normas y parmetros establecidos se encarga de hacer las correcciones correspondientes.
COORDINADOR DE PROCESOS TCNICOS
74
7 8 9
PROCESOS FSICOS PROCESOS FSICOS PROCESOS FSICOS
Recibe material del Coordinador de Procesos Tcnicos. Toma datos del sello de adquisiciones. Elaboracin rtulos, ficha de prstamo y bolsillos de material bibliogrfico.
10 11 12 13 14
PROCESOS FSICOS PROCESOS FSICOS PROCESOS FSICOS PROCESOS FSICOS COORDINADOR DE PROCESOS TCNICOS
Pone ficha de devolucin Plastificacin de cubiertas de material si es libro. Elabora listados de entrega a rea de servicios. (Ver Anexo 15) Realiza entrega de material al Coordinador de Procesos Tcnicos Verifica material y lo entrega a Coordinador de Servicios.
15
COORDINADOR DE SERVICIOS
Recibe Material y listado.
16
Realiza cambios de localizacin, estante y categora del material.
17
Entrega material a auxiliar de servicios.
18
AUXILIAR DE SERVICIOS
Ubica el material dependiendo la coleccin a la que fue asignado
4.2.4.
Diagrama de flujo
PROCESOS TCNICOS - PROCESAMIENTO TCNICO DE MATERIAL BIBLIOGRFICO COORDINADOR DE PROCESOS TCNICOS COORDINADOR DE SERVICIOS
CATALOGADOR
INICIO
Toma material del depsito Ingresa material al sistema OLIB Entrega material procesado al coordinador de procesos
PROCESOS FSICOS
AUXILIAR
Recibe material procesado Realiza control de calidad del material Cumple normas SI Realiza correcciones
NO
75
Enva material a procesos fsicos Recibe material Toma datos del sello de adquisiciones Elabora rtulos fichas de prstamo y bolsillos del material Pone ficha de devolucin Plastifica cubiertas Listados de entrega Realiza entrega de material a coordinador de procesos tcnicos Verifica SI Entrega material a coordinador de servicios Recibe material y listado Verifica listado Entrega listado a coordinador de procesos Recibe listado verificado Realiza cambios de localizacin, estante y categora Entrega material a auxiliar de servicios Recibe material NO
Archiva listado
Busca material en la coleccin
FIN
ARTCULO 2.El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. COMUNQUESE, PUBLQUESE Y CMPLASE,
En Bogot, D. C. a los diecisiete (17) das del mes de junio de dos mil ocho (2008).
GERMAN DARO LEDESMA LPEZ Presidente Honorable Consiliatura

76
CARLOS A. PULIDO BARRANTES Secretario Honorable Consiliatura
ANEXOS
ANEXO NO. 1 Ficha de solicitud de prstamo
Departamento de Biblioteca
Fecha Facultad Semestre Ttulo Autor Administrativo Egresado Docente Estudiante Signatura Estante No. Carnet
79
ANEXO NO. 2 Paz y Salvo
PAZ Y SALVO
FECHA: CDIGO: VINCULACIN Profesor Estudiante Empleado DESTINO Admisiones Divisin Financiera Facultad Recursos Humanos REVIS: SOLICITANTE: DEPENDENCIA: ACTIVO Matrcula Certificados Constancias Curso de Actualizacin Curso de Nivelacin Grado Liquidacin Preparatorios Reingreso Retiro de Documentacin Traslado EXPEDIDO POR:
ANEXO NO. 3 Solicitud Paz y Salvo. (Departamento Desarrollo Humano)
Afiliada a la Asociacin Colombiana de Universidades ASCUN
DDH-045/2008 Fecha: Para: De: Bogot, 7 de mayo de 2008 Departamento de Biblioteca Departamento de Desarrollo Humano
80
Con el fin de efectuar la liquidacin definitiva de prestaciones sociales. srvase informar con destino a este departamento, si el empleado que a continuacin se relaciona, se encuentra a Paz y Salvo.
JOS IGNACIO RINCON PARDO C.C. NO. 19-107-036 DE BOGOTA FACULTAD DE POSTGRADOS Y EDUCACION CONTINUADA
Nota: Con el fin de efectuar el pago en el trmino fijado por el Cdigo Sustantivo del Trabajo, rogamos suministrarnos esta informacin dentro de las siguientes 24 horas. Si en este lapso no recibimos respuesta, el departamento efectuar la liquidacin, presumiendo que el empleado se encuentra a paz y salvo.
Cordialmente,
LVARO CAMARGO SOLANO Ana Milena
Carrera 6a. # 13-40 conmutadores: 286 8200 - 327 69 99 www.ulagrancolombia.edu.co Bogot, D.C. - Colombia
ANEXO NO. 4 Recibo pago de multa

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
PAGO DE MULTAS
B I B L I OT E C A C E N T R A L
No. Recib de: Facultad de: Por concepto de multa la suma de: Cdigo No.
20952
Fecha
Recibido por
81
Pagador
Lito U.G.C. 546
ANEXO NO. 5 Carn de Egresado
NOMBRE de C.C.
TTULO FIRMA Y SELLO
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
CARN DE EGRESADO
Este carn lo autoriza para hacer uso del servicio de consulta interna
ANEXO NO. 6 Formato control de asistencia a inducciones
NOMBRE 1 2 3 4 5 6 7 8 9
PROGRAMA
CORREO ELECTRNICO
FIRMA
82
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
ANEXO NO. 7 Formato referencia a usuarios
FORMATO DE REFERENCIA DE USUARIOS DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
Tipo de Usuario: Administrativo Egresado Postgrado
Investigador Externo
Docente
Nombres: Apellidos:
83
Programa Acadmico: Cdigo: Telfono: N.I. E-mail:
En que rea (s) de investigacin o fuentes que ha investigado?
En qu tipo de formato en que desea recibir la Informacin?
En qu tipo de idioma desea recibir la Informacin?
ANEXO NO. 8 Formato Carta de presentacin
SOLICITUD DE ATENCIN A USUARIOS EXTERNOS
FECHA:
Noviembre 15 de 2006
No. SOLICITUD
84
BIBLIOTECA DESTINATARIA: BIBLIOTECA SOLICITANTE: FUNCIONARIO RESONSABLE: UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA ALEJANDRO GARAVITO G.
NOMBRE DEL USUARIO:
CLAUDIA LORENA GOMEZ L.
CDIGO: 0211040
TELFONO: 7282318
FACULTAD: DERECHO
TEMA DE INVESTIGACIN: SEGURIDAD SOCIAL Y DERECHO LABORAL
FIRMA DEL RESPONSABLE
FIRMA DEL USUARIO
VLIDO HASTA: Noviembre 22 de 2006
ANEXO NO. 9 Formato Prstamo Interbibliotecario
SERVICIO PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
FECHA:
Noviembre 14 de 2006
BIBLIOTECA SOLICITANTE:
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
FUNCIONARIO RESPONSABLE:
ALEJANDRO GARAVITO G.
85
BIBLIOTECA PRESTAMISTA:
CASA DE POESA SILVA
NOMBRE DEL USUARIO: CARN - DOCENTE MATERIAL SOLICITADO:
TANED NIO RODRGUEZ TELFONO: 2481191 LICEO JULIO CESAR GARCIA
TITULO: ONCE GRANDES POETIZAS AMERICOHISPANAS AUTOR: CARMEN CONDE PB
NUMERO: A8-0612
OBSERVACIONES:
VALIDO: Hasta Noviembre 21 de 2006
FIRMA DE RESONSABLE
FIRMA DEL USUARIO
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA CONVENIO CON LA BIBLIOTECA "LUIS ANGEL ARANGO" PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
DATOS DEL PRSTAMO Cdigo Facultad Autor No. Topogrfico PIB: No. Telefnico
Nombre del solicitante
Firma
Ttulo Auxiliar que reclama en la "Luis Angel Arango": Fecha: Hora:
Fecha de prstamo Auxiliar que devuelve en la "Luis Angel Arango": Fecha:
Fecha de devolucin Novedades del prstamo Hora:
Nombre del solicitante
DATOS DEL PRSTAMO Cdigo Facultad Autor No. Topogrfico
PIB: No. Telefnico
Firma
Ttulo
Fecha de prstamo Auxiliar que devuelve en la "Luis Angel Arango": Hora: Fecha:
Fecha de devolucin Novedades del prstamo Hora:
ANEXO NO. 10 Planilla Lus ngel Arango
Auxiliar que reclama en la "Luis Angel Arango": Fecha:
86
No. No. PC NOMBRES FACULTAD
FECHA
HORA INICIO
TEMAS A INVESTIGAR (especifique tema) BASES DE DATOS CONSULTADAS
ANEXO NO. 11 Planilla Control SIARED
10
87
ANEXO NO. 12 Polticas desarrollo de colecciones
POLTICAS DE DESARROLLO DE COLECCIONES
88
1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.2.1. 1.1.2.2. 2. 2.1. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4. 2.2.5. 2.2.6. 2.2.7. 2.2.8. 2.2.9. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.4.1. 3.3.4.2. 3.3.4.3. 3.3.4.4. 3.3.4.5. 4. 4.1. 4.2. 4.3.
GENERALIDADES DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA COLECCIONES Composicin Recursos Especiales Bases de datos bibliogrficas Referencia electrnica POLTICAS DE DESARROLLO DE COLECCIONES GENERALIDADES CRITERIOS DE SELECCIN Principio de satisfaccin de las necesidades de informacin de la comunidad grancolombiana reas del conocimiento Idioma Lenguaje y profundizacin Lugar de publicacin Nivel de actualizacin Derechos de autor Copias y reposicin Publicaciones peridicas y seriadas POLTICAS DE ADQUISICIN RESPECTO A LA FORMA RESPECTO AL CONTENIDO SEGN EL MTODO DE ADQUISICIN Donacin Canje Compra o suscripcin Reposicin de material Marco terico. Cobertura y alcance Lineamientos generales Aspectos a considerar en el proceso Polticas ELEMENTOS DE SELECCIN EL COMIT DE ADQUISICIONES EL PERSONAL PRESUPUESTO
89 89 89 89 89 89 90 90 90 90 91 92 92 92 92 93 93 93 93 94 94 95 95 95 95 96 96 96 96 97 97 97 97 98 98
1.
1.1.
GENERALIDADES DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA

COLECCIONES
1.1.1. Composicin El Departamento de Biblioteca cuenta con diversas colecciones agrupadas de acuerdo a sus caractersticas, uso intensivo, y tipo de soporte, a saber: COLECCIN GENERAL: Compuesta por los diferentes libros, monografas y documentos de carcter general o especializado en las diferentes reas de los programas acadmicos que ofrece la universidad. COLECCIN DE REFERENCIA: integrada por las obras de informacin que, por sus objetivos, caractersticas y contenido, sirven para obtener informacin de manera, gil y rpida, tales como: enciclopedias, diccionarios, guas, directorios, anuarios, atlas, bibliografas y compendios. COLECCIN DE RESERVA: conformada por los materiales que han sido seleccionados de la coleccin general, por ser requerido por los docentes, un grupo numeroso de usuarios o a juicio del Departamento de Biblioteca, necesarios para trabajos de investigacin o complemento para sus clases. COLECCIN DE HEMEROTECA: conformada por revistas, boletines, diarios, semanarios y publicaciones seriadas. COLECCIN INSTITUCIONAL: conformada por aquellos documentos publicados por la Universidad La Gran Colombia. COLECCIN MONOGRAFAS DE GRADO: constituida por los trabajos de grado y monografas que los estudiantes presentan para obtener el ttulo universitario y de postgrado. COLECCIN DE AUDIOVISUALES: compuesta por DVD, CD, videos, mapas, planos, diapositivas, casetes, entre otros. COLECCIONES ESPECIALES: compuesta por documentos que vienen presentados en formato diferente de impreso: electrnico o digital.
89
1.1.2. Recursos Especiales 1.1.2.1 Bases de datos bibliogrficas El Departamento de Biblioteca cuenta con (6) Bases de Datos bibliogrficas especializadas contratadas y (4) bases de datos en demostracin, que permiten acceso a ms de un billn de documentos en formato electrnico y digital, las cuales son consultadas desde la pgina Web del departamento, dando cubrimiento a las reas del conocimiento necesarias tanto para pregrado como postgrado. - Bases de datos suscritas Gestin humana EBSCO DMS Jurdica Los constructores Dialnet Noticierooficial - Bases de datos en demo Proquest. E-libro. Leyes.inf. Bibliotecajuridica. 1.1.2.2. Referencia electrnica El Departamento de Biblioteca conforme a las necesidades informativas de la comunidad Grancolombiana, permite el acceso a ms de cien (100) links de inters general, cientfico,
investigativo, acadmico e informativo, estructurado por tipo o reas del conocimiento conforme a los programas acadmicos que brinda la Universidad, a saber: Bases de datos. Buscadores. Diccionarios. Enciclopedias. Glosarios. Peridicos informativos. Portales. Revistas.
2.
2.1
POLTICAS DE DESARROLLO DE COLECCIONES

GENERALIDADES
90
La Universidad La Gran Colombia busca el fortalecimiento de sus programas a travs del apoyo documental y bibliogrfico al proceso de formacin profesional y especializada de los integrantes de la comunidad universitaria, entre otros aspectos y en pro del mejoramiento de la misma, ha dado importancia al fortalecimiento de los servicios prestados por el departamento de Biblioteca, dando por sentado que el principal servicio que presta la Biblioteca, se encuentra ntimamente relacionado con las colecciones, surge la necesidad de conformar un rea que planee, desarrolle, ejecute, evale y retroalimente los procesos que afectan las colecciones y su disposicin para el usuario. Desde la seleccin de los materiales hasta la evaluacin de los comportamientos de uso como un sistema circular completo que conlleve a la optimizacin de los recursos de la Biblioteca y al mejoramiento de la calidad de la prestacin del servicio. Tratando de definir un poco el desarrollo y la evaluacin de colecciones, es posible afirmar que es un sistema circular y permanente mediante el cual se garantizan el proporcionamiento oportuno de materiales y soportes actualizados y pertinentes para las necesidades de informacin de la comunidad1, la adquisicin permanente, la integridad de la base de datos, el procesamiento de los materiales para ser dispuestos de la mejor manera al pblico y la evaluacin de la pertinencia, uso y circulacin de las colecciones; esto ultimo como insumo para continuar adquiriendo material, descartar aquello que ya no es requerido y mantener actualizadas las colecciones. La evaluacin de la colecciones, contiene a su interior criterios en cada uno de los elementos que conforman las colecciones bajo su auditoria de forma tal que los temas, los formatos, soportes, idiomas entre otros sern objeto de estudio en la evaluacin de las colecciones y proporcionarn informacin respecto a la actualidad, pertinencia, coherencia y eficiencia de las colecciones en su conjunto e individualmente. Adicionalmente, los procesos de desarrollo de colecciones afectan y beneficia directamente el servicio al pblico, dado que cada uno de los procesos que al interior del desarrollo de colecciones se lleva a cabo se refleja en la efectividad o no del servicio y la satisfaccin del usuario. 2.2. CRITERIOS DE SELECCIN
2.2.1. Principio de satisfaccin de las necesidades de informacin de la comunidad grancolombiana Las colecciones de la Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia se han venido conformando respecto a los programas acadmicos que ofrece la universidad, las solicitudes de los usuarios y todo
1
ALA. Guide to the evaluation of library collections. Chicago, 1989. 25 p. (Collection Management and Development Series, 2).
aquel material que sea considerado como adecuado para las caractersticas, el nivel de profesionalismo y profundidad de los estudiantes, docentes y dems usuarios. En cumplimiento lo anterior, las polticas de desarrollo de colecciones del presente documento y las venideras que surjan como producto de procesos administrativos acadmicos o estructurales de la biblioteca debern encontrarse encaminados a la satisfaccin de las necesidades de informacin de los usuarios reales y potenciales de la biblioteca, dando por sentado que la comunidad gran colombiana se encuentra constituida por individuos de diversas reas y con variados intereses, que adicional a los procesos acadmicos y profesionales tambin requieren el acceso a materiales y recursos que proporcionen satisfaccin intelectual, lectora o recreativa. No obstante, las colecciones de cada una de las bibliotecas se encuentra orientada hacia la satisfaccin de los requerimientos de informacin resultantes de las actividades propias de la academia, por tal motivo fortalecen reas de conocimiento que son competencia de los diversos programas acadmicos que ofrece la Universidad. En pro de dicho fortalecimiento, el departamento de Desarrollo de Colecciones dar prelacin a las solicitudes emitidas por las decanaturas de cada una de los programas acadmicos, adicionalmente, el comit de desarrollo de colecciones se encontrar conformado por personas multidisciplinarias e integrales con criterios amplios y claros respecto a los materiales y los temas que hacen parte de las prioridades de la comunidad grancolombiana. Para el desarrollo de sus colecciones, el Departamento de Biblioteca dar prelacin a las solicitudes de los diferentes Comits de Biblioteca de cada facultad, as como a las solicitudes directas de profesores, estudiantes y directivos. Las solicitudes se aprueban previa una investigacin en las diferentes colecciones. 2.2.2. reas del conocimiento Las colecciones del departamento de Biblioteca debern fortalecerse en todas las reas del conocimiento en pro de la formacin integral de los profesionales y el uso del tiempo libre, la recreacin, las humanidades y la formacin espiritual. Adicionalmente, respondiendo a la naturaleza acadmica del departamento de Biblioteca, todas las acciones que conduzcan al desarrollo de las colecciones deben conducir al desarrollo bibliogrfico de acuerdo con los diversos programas que ofrece la universidad y que son objeto de estudio e investigacin, a saber: Administracin Arquitectura Contadura Derecho Economa Ingeniera Programas de postgrados Licenciaturas (Ciencias de la Educacin). Catequesis, Lenguas modernas Espaol Ingls, Lenguas modernas Espaol Francs, Lingstica y literatura, Matemticas y fsica, Ciencias religiosa con nfasis en catequesis y educacin sexual, Filosofa con nfasis en teora poltica, Ciencias Sociales y gestin del desarrollo, Filosofa y Filosofa e historia. Especializaciones (Ciencias de la Educacin) Pedagoga y docencia universitaria, Didctica literaria con nfasis en lectura, Pedagoga y didctica de las matemticas, Lingstica aplicada a la enseanza del ingls y tica poltica.
91
Especialistas en Postgrados Casacin penal, Gestin de empresas asociativas, Derecho de familia, Gerencia, Gerencia tributaria, Gerencia financiera, Gerencia de costos y presupuestos, Control de gestin y revisora fiscal, Contabilidad pblica, Conservacin y restauracin del patrimonio arquitectnico, Procesos de construccin industrializada, Derecho parlamentario y Recursos hdricos. Derecho administrativo, penal, constitucional, de familia de trabajo y criminalstica.
2.2.3. Idioma Se preferirn materiales y soportes cuyo idioma o interfaz se encuentre en el idioma vernculo de la comunidad tal como lo requieren los estndares, especialmente en temas como derecho y contadura, no obstante de ser necesario o solicitado por alguna facultad, se adquirirn materiales en ingles, francs o portugus, dando por sentado que estas tres lenguas constituyen un porcentaje mayoritario dentro de las competencias lingsticas de la comunidad. Se considera que otros idiomas seran competencia de consulta de una parte muy pequea de la comunidad, por tal motivo se preferir invertir los rubros de compra para beneficiar una mayor parte de la poblacin. 2.2.4. Lenguaje y profundizacin El lenguaje especializado o general que tendrn los materiales depender del nivel de profundizacin que exijan los mismos programas acadmicos; adicionalmente, desde el rea de desarrollo de colecciones se preferirn materiales que traten a profundidad temas requeridos por los usuarios as como las fuentes bibliogrficas bsicas que permitan su entendimiento y comprensin. Ningn material ser rechazado desde el rea, por su profundidad o complejidad del tema, toda vez que sea comprobada su pertinencia para la formacin acadmica de los estudiantes. 2.2.5. Lugar de publicacin Sern adquiridos materiales, soportes y recursos generados por cualquier pas o municipio del mundo, sin que esto trascienda las premisas de idioma ya estipuladas, en las reas de derecho y contadura se preferirn las obras que hablen de estos temas centralizando la situacin colombiana dados los requerimientos de los programas acadmicos Se deben adquirir obras publicadas en cualquier lugar del mundo cuyo alcance, calidad, idioma y dems criterios de valoracin respondan a las necesidades de los usuarios. Se hace nfasis en aquellos que traten acerca de Amrica Latina y Colombia, porque ste es el nfasis de los programas acadmicos que ofrece la universidad. 2.2.6. Nivel de actualizacin La actualidad representa una de las mas arduas tareas de toda biblioteca, el rea de desarrollo de colecciones velar por mantener sus colecciones actualizadas a travs de todos los medios y soportes que sea necesario, en cuanto a la adquisicin en reas como tecnologa y derecho no se adquirirn materiales publicados dos aos hacia atrs, salvo los casos en que el tema a tratar sean de tipo histrico o retrospectivo. En reas como literatura, historia, filosofa o biografas, la norma ser un poco mas laxa aunque se preferirn las ediciones ms nuevas de contenidos similares. Las dems reas se adquirirn obras publicadas en los ltimos cinco aos, documentos o libros que daten fechas anteriores y que sean solicitadas de manera especial por docentes o decanaturas que demuestren su pertinencia, su adquisicin ser evaluada por el rea de desarrollo de colecciones y el comit de adquisiciones.
92
Los documentos recibidos en donacin se encontrarn exentos de las premisas de fecha y actualidad, sin embargo, sern objeto de estudio de viabilidad por sus condiciones fsicas y ambientales. Se dan de alta en los inventarios de la Biblioteca. 2.2.7. Derechos de autor Bajo ningn pretexto debern encontrarse en las colecciones del departamento de biblioteca de la Universidad La Gran Colombia reproducciones, fotocopias u obras editadas de manera ilegal y que no cumplan con los requisitos del mundo editorial como son derechos de autor y depsito legal. Salvo los casos de material gris que son editados por la misma institucin y hacen tirajes menores a los estipulados por la ley de deposito legal; asimismo, podr encontrarse fotocopias de una obra que ya no se encuentre en el mercado por ningn medio y que sea de vital importancia para la consulta de los usuarios, en dicho caso la viabilidad de su inclusin en las colecciones ser avalado por la coordinacin del rea de desarrollo de colecciones en conjunto con la Direccin de la Biblioteca. Los materiales en soporte magntico podrn ser duplicados por la biblioteca con fines de conservacin; amparado por las premisas de los derechos de autor con respecto al uso acadmico, esto con el fin de preservar originales y poder prestar los materiales a los usuarios. 2.2.8. Copias y reposicin Dependiendo de su uso y consulta, cada ttulo deber tener dos copias en la Biblioteca de la facultad para la que se determina es idnea, adicionalmente, se adquirirn tantas copias como sea necesario, sta necesidad ser dada por las estadsticas de uso de los temas y los ttulos; el nmero mximo de copias por ttulo es de diez, este tipo de materiales que presentan estadsticas de uso sobresalientes, generalmente presentan deterioro o consumo dado el mismo uso, en dicho caso ser necesario mantener un control de estado fsico sobre el material para ejecutar peridicamente la reposicin de aquellos ejemplares que se encuentren en mayor deterioro. En caso de libros o materiales bibliogrficos generales o cuya temtica puede ser aplicada a cualquier programa acadmico o sean de inters general, se intentar que exista al menos un ejemplar en cada sede. Las premisas dadas en el presente apartado se encontrarn sujetas a la viabilidad de uso y econmica en aquellos materiales de referencia o especializados cuyo precio representa un rubro considerable. 2.2.9. Publicaciones peridicas y seriadas Los ttulos de publicaciones peridicas ser evaluado antes de su suscripcin dado que denota un contrato por un ao o ms, se dar preferencia a revistas de tipo tcnico que contribuyan al proceso acadmico de la comunidad Grancolombiana no obstante se realizarn suscripciones a ttulos de inters general y popular sin exceder las polticas de la Biblioteca y la Universidad. Los nmeros de las revistas sern conservados dependiendo del contenido del ttulo, las revistas de tipo cientfico y tecnolgico, as como las revistas de derecho y temas que caducan fcilmente se conservarn dos aos, las revistas que vienen con el peridico se conservarn seis meses; los diarios se conservarn dos meses, hasta entonces no se permitir recortarlos o llevarse apartes de los mismos.
93
3. POLTICAS DE ADQUISICIN
Las polticas que son dadas a continuacin afectan todo medio de adquisicin y la pertinencia y permanencia de todo material en el Departamento de Biblioteca. No se adquirirn obras o materiales que no cumplan con la Ley de derechos de autor
3.1.
RESPECTO A LA FORMA
No se adquiere material anillado o cocido de manera artesanal dado que representara material fungible que no se presta para flujo y rotacin que sufre en una biblioteca, de presentarse la necesidad de adquirir un material con estas condiciones fsicas cuyo contenido es de primordial importancia para la consulta de los usuarios se estudiar la posibilidad de empastarlo tan pronto como es catalogado. Se preferirn (en caso que se ofrezcan materiales iguales en diferentes presentaciones fsicas) materiales empastados, en cartn y ediciones de buena calidad en cuanto a la impresin, materiales e ilustraciones. No se comprar material bibliogrfico con menos de 50 pginas, salvo los casos en que el contenido del mismo sea requerido de manera importante en la Biblioteca y no se encuentre un homlogo que toque el tema de manera ms profunda o extensa. Esta compra deber tener el visto bueno del Jefe del Departamento de Biblioteca y la coordinacin del rea de Desarrollo de Colecciones quienes estudiarn la viabilidad de su ingreso a las colecciones. Para material audiovisual y no libro se comprar siempre en el soporte o presentacin que se encuentre en la cabeza de los avances tecnolgicos. Ej. DVD, los libros sern adquiridos en la ltima edicin que haya en el mercado. No se adquieren libros en formato pequeo o de bolsillo, a menos que su pertinencia sea determinada como imprescindible para las colecciones. Esta decisin ser tomada por el comit de adquisiciones.
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3.2.
RESPECTO AL CONTENIDO
No se adquiere material con sesgos marcados de tipo religioso, poltico, racial, tnico, etc. Dadas las directrices mismas que, respecto a las Bibliotecas de cualquier ndole, exige la IFLA/UNESCO en pro de la defensa de los derechos intelectuales y la libertad de pensamiento de cada uno de los usuarios de la Biblioteca. Se pretende ofrecer un amplio fondo bibliogrfico y de diversos materiales que cubra todas aquellas necesidades de la comunidad universitaria, en este sentido sern seleccionadas obras de todas las reas del conocimiento, dando nfasis a los temas que competen a los diferentes programas acadmicos que ofrece La Universidad, aun as tambin se adquirir material de inters general as como de esparcimiento y disfrute, dado que la Biblioteca deber ofrecer tambin espacios para la utilizacin del tiempo libre y el desarrollo individual de los miembros de la misma. Se verificar la pertinencia, profundizacin y actualidad de los contenidos de cada uno de los materiales que se van a adquirir con el fin de ofrecer a la comunidad un fondo apropiado para su crecimiento individual y su formacin profesional. Para cumplir con el requerimiento de actualidad se evaluar el material a adquirir respecto de su fecha de publicacin. No se adquirirn colecciones antiguas; en reas de ciencia y tecnologa y derecho, no se adquirirn obras que daten ms de dos aos de publicacin, a menos que su temtica sea de tipo histrico o retrospectivo o que por sus contenidos se considere que aun tienen pertinencia dentro de la coleccin y que no caducar en un periodo de tiempo corto.
Respecto a legislacin se tratar de mantener las colecciones con las versiones ms actualizadas, no obstante, no se descartar material anterior a la versin vigente dados los posibles estudios retrospectivos de los estudiantes. 3.3. SEGN MEDIO DE ADQUISICIN.
3.3.1 Donacin La donacin de materiales responde al apoyo institucional o personal de entes externos a la Biblioteca que otorgan de manera gratuita materiales a la Biblioteca con el fin de enriquecer las colecciones y aportar conocimiento a los usuarios, no obstante el departamento de Biblioteca de La Universidad La Gran Colombia, se reserva la admisin de dichos materiales, estando estos sujetos al estudio y homologacin de las polticas de adquisicin de los libros y dems materiales, as como las necesidades especficas de la comunidad universitaria. Por ello, al recibir cualquier tipo de donacin se deber diligenciar la carta de agradecimiento y de sesin de los derechos para el uso, consulta y fotocopiado de los materiales dados en ste concepto (Ver Anexo No.16) y se llevar el registro del formato de cruce de correspondencia, as como se entregar un comprobante de recepcin de materiales en donacin. (Ver Anexo No. 17 y Anexo No. 18). El material recibido por donacin sufrir el mismo proceso de pertinencia y contenidos que se sigue segn las polticas de adquisicin. 3.3.2. Canje Se considera canje de materiales el convenio entre La Universidad La Gran Colombia y cualquier otra entidad editora o generadora de materiales, en la cual los materiales editados y generados son dados en donacin a estas instituciones con el beneficio de adquirir de esta manera tambin los ofrecidos por la contraparte. En este sentido se evaluaran la calidad, contenidos, materiales y calidad de la impresin y del material recibido por este concepto en contraposicin de los materiales ofrecidos a cambio. Esta modalidad de adquisicin, responde a la necesidad de adquirir a bajo costo y mayor beneficio las publicaciones emitidas por instituciones homlogas que produzcan informacin importante, e otra manera es la nica modalidad que permite la adquisicin, en algunos casos, de material llamado Gris. (Ver Anexo 17). 3.3.3. Compra o suscripcin Comprende el proceso mediante el cual se adquieren productos y servicios mediante el pago de dinero a cambio. Este proceso deber cumplir con toda premisa que sea establecida por el rea administrativa y financiera de la Universidad La Gran Colombia; en todo caso, se ajustarn las presentes polticas conforme a lo estipulado por dicho departamento, no obstante todo cambio deber ser avalado por la Direccin del Departamento de Biblioteca. Los tems que sean considerados en compra debern ser cotizados a travs de tres proveedores diferentes, salvo los elementos que no posean sino un proveedor, como es el caso de algunos insumos para el funcionamiento de la biblioteca o publicaciones institucionales, material gris y herramientas para el procesamiento tcnico. Una vez realizado el proceso de cotizacin, dichos soportes debern ser autorizados por la Direccin del departamento de biblioteca o el decano de la facultad que hace el requerimiento, luego la Biblioteca remite las cotizaciones autorizadas a la Vicerrectora Acadmica quien aprueba el descargue del rubro y la ejecucin del presupuesto para el proceso administrativo de la compra que se surta.
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Para la adquisicin de materiales en esta modalidad aplican todas las polticas y premisas mencionadas en el presente documento. 3.3.4. Reposicin de material 3.3.4.1. Marco terico La reposicin de material hace parte inherente de los procesos de circulacin y prstamo de una Biblioteca, los materiales se pierden, son hurtados o simplemente son dados de baja dadas las circunstancias fsicas o tecnolgicas en que se encuentre y que impiden su consulta de manera efectiva. La reposicin de material desde el rea de adquisiciones, constituye uno de los procesos constantes de las Bibliotecas y consiste en el adquirir materiales que cubran la prdida o desaparicin de materiales bibliogrficos en aquellos casos en que no se ha identificado un responsable. Para ello el departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia ha otorgado un rubro especfico para reemplazar colecciones que salen del funcionamiento por hurto, descarte debido al deterioro o mutilacin. 3.3.4.2. Cobertura y alcance La cobertura de la poltica para la reposicin de materiales llega a cada una de las colecciones que conformen las bibliotecas de La Universidad La Gran Colombia a saber: Biblioteca Central. Biblioteca de Ingeniera. Hemeroteca. Bibliotecas Satlites.
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As como de las bibliotecas que sean necesarias crear con el crecimiento del departamento o de la Universidad. Las reposiciones por materiales no devueltos sern asumidas por el usuario bajo el asesoramiento del personal de adquisiciones y Circulacin y Prstamo segn sea el caso. Cubre la perdida por el deterioro de los materiales en cualquier rea y soporte. 3.3.4.3. Lineamientos generales No se atendern las reposiciones que, desde el rea de Circulacin y prstamo sean atendidas por materiales no devueltos y que se ha identificado el usuario responsable, debido a que respondern al siguiente proceso: El usuario deber asumir la reposicin del material. El material bibliogrfico repuesto debe corresponder al mismo titulo y autor del material perdido en la ltima edicin que se encuentre en el mercado. De no encontrarse en el mercado el mismo ttulo, las reas de Circulacin y Prstamo y Desarrollo de Colecciones determinarn un ttulo similar en contenidos, profundidad, especificidad, soporte y precio. Solo se reciben materiales originales con factura de compra anexa, esta debe incluir datos como el NIT del proveedor y un nmero verificable de factura. El material deber entregarse con una carta de remisin dirigida a la direccin del departamento de Biblioteca con los datos del material perdido, en contraprestacin del material repuesto seguidos del nombre, apellidos y cdigo del estudiante o cedula del funcionario o docente.
3.3.4.4. Aspectos a considerar en el proceso Durante el ao se realizarn cuatro compras principales, en Abril, Julio, Octubre y Diciembre garantizando la reposicin de los materiales declarados perdidos, dados de baja o robados, esto en consecuencia a que se asume que un libro que ha sido dado de baja por deterioro de uso denota que es importante para la coleccin y que es consultado de manera fluida, de igual manera un libro que es hurtado o no devuelto puede ser que es de alta demanda por los diferentes usuarios, de tal manera que la reposicin de materiales debe tener gran relevancia para la actualizacin, recuperacin y mantenimiento efectivo de las colecciones. Para ello se requerir el reporte desde el sistema de aquellos materiales que se encuentran en dicho estado (Perdido, no devuelto, dado de baja), dicho listado ser entregado por el departamento de sistemas, no obstante, es funcin del procesos Tcnicos en equipo con Circulacin y prstamo, cambiar el estado de los materiales, lo cual es base para generar que materiales requieren reposicin. 3.3.4.5. Polticas La adquisicin de material en reposicin responder, igual que cualquier otra adquisicin, a las polticas de adquisicin generadas por el rea de desarrollo de colecciones y la Direccin de la Biblioteca. Se adquirirn materiales cuya cobertura y actualidad respondan a las polticas de la Biblioteca. Para la reposicin de pelculas se preferir el titulo en formato DVD No se har reposicin de materiales fungibles. La reposicin deber realizarse por los mismos ttulos reportados como perdidos, hurtados o dados de baja, en caso de no encontrarse una edicin vigente del ttulo o tratarse de un ttulo ha salido de circulacin se evaluar un ttulo con la mayor cantidad de coincidencias de contenidos, especificidad y soporte. Se preferir la reposicin de uno a dos ejemplares del mismo ttulo dado su nivel de uso y consulta. En caso que la cantidad de reposiciones de un mismo ttulo supere los dos ejemplares se evaluar su estadstica de uso y la necesidad de la compra de varios ejemplares. En caso de una reposicin por parte del estudiante no se recibir dinero, elementos ni otro elemento distinto a un material igual al que se ha perdido. Se admite la posibilidad que el usuario haga reposicin del material con uno o varios materiales, stos deben ser del mismo tema del libro que fue extraviado y debern compensar en precio el valor comercial del material extraviado. Esta modalidad solo se admitir en aquellos casos en que el material no es encontrado y su viabilidad ser evaluada por el rea de adquisiciones y Circulacin y prstamo. De lo contrario deber reponer el material con el ttulo que le sea sugerido desde Adquisiciones.
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4.
ELEMENTOS DE SELECCIN
La seleccin se constituye como un proceso mediante el cual es determinada la adquisicin de bienes y materiales en pro de la prestacin del servicio en el Departamento de Biblioteca. 4.1. EL COMIT DE ADQUISICIONES
El comit de adquisiciones es un ente legal que es conformado por representantes de cada una de las partes que afectan la comunidad universitaria, quienes en plenum valoran, seleccionan y proponen al comit de biblioteca la compra y adquisicin de materiales y servicios que sern ofrecidos a los usuarios como parte de la prestacin de servicios bibliogrficos e informativos de la Biblioteca, ste comit
deber reunirse como mnimo de manera ordinaria dos veces por semestre y en momentos en que sea necesario por motivo de la seleccin y adquisicin misma de los materiales. El comit de adquisiciones deber estar constituido por un grupo interdisciplinario conformado por los secretarios acadmicos y coordinadores de rea de cada uno de los programas que ofrece la universidad o un representante de la facultad, la persona encargada del rea de desarrollo de colecciones y el jefe del Departamento de Biblioteca Funciones: Decidir las acciones que sern inherentes al proceso de adquisicin Seleccionar aquellos materiales que son pertinentes para enriquecer y fortalecer las colecciones desde el conocimiento y manejo de cada una de las reas a las que representa el integrante. Reunirse trimestralmente en sesin ordinaria del comit de adquisiciones con el fin de adelantar de manera constante los procesos de compra, suscripcin y canje. Colaborar con la seleccin de material de manera masiva cuando esto sea necesario a travs de catlogos, visita a editoriales o seleccin de muestras editoriales. Momentos que se presentarn a criterio del director del departamento de Biblioteca cuando lo considere oportuno como por ejemplo en poca de grandes descuentos por editoriales o en las Ferias del Libro. Cada uno de los miembros delegar funciones acerca de dicha seleccin a sus equipos de trabajo a fin de realizar procesos de seleccin congruentes a las necesidades de la comunidad universitaria. Evaluar las solicitudes de libros y adquisicin de materiales dadas a travs de sugerencias de los usuarios de las bibliotecas. Tomar decisiones respecto a particularidades que se den con respecto a las adquisiciones de materiales cuya pertinencia no haya sido determinada por el rea de Desarrollo de colecciones o que vaya en contra de las polticas estipuladas por dicha rea. 4.2. EL PERSONAL
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Las decisiones de tipo personal que sean tomadas con respecto a las adquisiciones sern tomadas por biblioteclogos encargados de aspectos administrativos, apoyados por el personal de circulacin y prstamo quienes tienen conocimiento del movimiento y uso de los materiales y las materias, as como los requerimientos de las colecciones; no obstante las estadsticas y las evaluaciones de colecciones permitirn tener claridad sobre los materiales que deben ser adquiridos. 4.3. PRESUPUESTO
El departamento de biblioteca no cuenta con un rubro presupuestal establecido fijo, sin embargo su asignacin se basa en el ejecutado del ao anterior ms un incremento que responde a un clculo con respecto al registro estudiantil. En su asignacin ingieren las decanaturas, las Vicerrectoras Acadmica y Administrativa, la Direccin de la biblioteca, Departamentos investigativos y miembros del staff administrativo de la Universidad. Durante 2007 fue ejecutado un presupuesto aproximado de 270`000.000 en material bibliogrfico y recursos informativos.
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA FORMATO SOLICITUD DE MATERIAL BIBLIOGRFICO
PROGRAMA ACADMICO:
FECHA:
ANEXO 13 Formato solicitud de material bibliogrfico
AUTOR
TITULO
EDICION AO EDITORIAL PROVEEDOR
No. EJ.
PRIORIDAD P N S
OBSERVACIONES
Convenciones: P: Prioritario
N: Necesario
S: Sugerido
Vo. Bo. DECANO
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ANEXO 14 Manual ingreso material a OLIB
INGRESO INICIAL 1. Ingresa el personal login N asignado por sistemas (8 nmeros sin ningn signo de puntuacin).
2. Ingresar el cdigo del sistema (5 nmeros sin ningn signo de puntuacin)
100
3. La plantilla de OLIB ingresa directamente a bsqueda por ttulo. Se busca para saber si el registro ya ha sido ingresado a la base de datos por titulo o por autor; si no se encuentra el titulo ingresar en nuevo para iniciar el registro.
Despliegue de men en caso tal que no se despliegue la pantalla inmediatamente o que se haga cierre involuntario.
REGISTRO NUEVO TIPO DE PUBLICACION: definir el tipo en este caso se deja en Libros/monografas Medio: es el soporte en que se encuentra en este caso se deja en Libro o monografas
101
TITULO: Titulo de la publicacin. Mayscula inicial sin punto final (remtase a las RCAA 1.1B.) Subtitulo: en minscula inicial, a excepcin si es un nombre personal.
AUTORES: clic sobre la casilla, despliega una ventana para hacer la bsqueda del autor para comprobar que no haya sido creado ya o ingresarlo como nuevo.
Crear autor nuevo: ingresar apellidos mayscula inicial, nombres completos y tratar de ingresar la fecha de natalicio y muerte si es posible encontrar y se ingresa como autor personal; si el autor es una entidad o un ente rector (ejem. Colombia) se ingresa como autor corporativo.
102
Relacin titulo autor: igual que el tipo de autor inicial.
103
Debe verse en la plantilla as: Ejemplo Autor corporativo
Ejemplo autor personal
EDICIN: se escribe la edicin a partir de la segunda. Para otros idiomas verifique las RCAA el punto 1.2B mencin de edicin. Ejemplo: 2a. ed. o en ingles 2nd ed.
PUBLICACIN: Cuando en el material bibliogrfico existen dos (2) editoriales, como en el ejemplo DIAN Y Legis, se escriben en orden publicador (1) y publicador (2) y la fecha se escribe en fecha (2). Ejemplo:
104
Para que quede de la siguiente forma
DESCRIPCIN FSICA:
Si contiene paginas preliminares (nmeros romanos) escrbalos en minscula y seprelos con una (,) coma antes del total de paginas. il., mapas, diagr. (Mirar el apndice B abreviaturas de las RCAA para otros ejemplos
+ 1 CD ROM, + 1 disquete, + 1 manual, + 1 mapa, + 1 cartilla ((24 p.) si tiene paginacin propia) (material acompaante que no haga parte del todo del libro)
Ejemplo:
Para que quede de la siguiente forma:

105
IDIOMA: la tabla de idiomas ya fue modificada sin embargo mirar el listado de cdigos idioma del formato MARC-21.
Crear idioma nuevo: Ejemplo:
Idioma ej. Espaol, Italiano (consulte los cdigos MARC -21)
Abreviaturas ej. spa - ita (consulte los cdigos MARC -21)
106
SERIES: Se escribe tal cual como aparece en la fuente. Se escribe mayscula inicial, si dice Coleccin, Serie, Cuadernos, Coleccin libro de bolsillo. Si contiene subserie se escribe seguido separado por un punto con mayscula inicial.
Titulo de la serie. Titulo sub serie
N de la serie se escribe no. 1 o v. 1
Ejemplo:
ISBN: El ISBN se escribe normal sin guiones. Si contiene varios volmenes y tiene ISBN de la obra completa se escribe el nmero y se especifica entre parntesis al final (O.C.). Si no tiene el de la obra completa y tiene el de cada volumen se escribe el ISBN de cada volumen y se especifica entre parntesis al final (v.1) o el nmero del volumen al que corresponde. Sin espacio
Ejemplo 1:
107
Ejemplo 2:
CLASIFICACIONES: la clasificacin se toma de acuerdo al SCDD 21.
Registro nuevo
Crear clasificacin nueva: Se digita la asignacin topogrfica y se especifica en esquema el SCDD que se utiliza no ms de 5 nmeros despus del punto.
108
MATERIAS: Se busca los encabezamientos de materia segn el sistema LEMB y se ingresan en mayscula fija. Se verifica que no se encuentren ya creados si no estn se ingresa como nuevo registro.
Bsqueda de materia
Crear materias nuevas
Crear materia nueva
Detalles de materia: En mayscula fija.
Debe quedar as en el sistema Ejemplo 1
109
Ejemplo 2
CAMPO NOTA
Glosario (y las pag. de donde a donde va el glosario)
Ej. Con: Titulo/Nombre y apellido (para el caso cuando el texto viene empastado con otro titulo del mismo o de otro autor) Incluye bibliografa e ndice (si tiene los dos) Contenido: Anexos: (si aparecen en captulos con titulo) Apndice: (si aparecen)
EJEMPLARES: Para empezar a modificar los ejemplares se guarda el registro bibliogrfico y se da doble clic sobre el ejemplar que se modificara. Se ingresa el cdigo de barras, la localizacin, el estante (en este caso material bibliogrfico en procesos correspondiente a la biblioteca donde se va a quedar el ejemplar) la signatura topogrfica segn ejemplo, la categora del prstamo, y los datos del campo notas segn ejemplo.
110
No. Acc. 79272 (n de acceso) (enter) $000000 (precio sin espacio, sin punto) (enter) 08/04/08 mpg (dd/mm/aa, iniciales catalogador
Categora del prstamo
Estante
Ejemplo 1
Ejemplo 2: para material CD ROM
111
REGISTRO COMPLETO
MAYO Semana del 1 al 9 No. Cod. Barras Resp. Catl. No. Prog. Acad. Cod. Barras Prog. Acad. Semana del 12 al 16 Resp. Catl. No. Semana del 19 al 23 Cod. Barras Prog. Acad.
Semana del 27al 30 Resp. Catl. No. C.B.
Prog. Acad.
Resp. Catl.
TOTAL PROCESOS TOTAL LIBROS TOTAL CD'S
Total procesos fsicos Esperanza Total por catalogador Miriam P. David B. Elvira C. Lilia G. Omaira R.
TOTAL PROCESOS 0 TOTAL LIBROS 0 TOTAL CD'S TOTAL PROCESADO EN MAYO 0 TOTAL EN LIBROS 0 TOTAL EN CD'S 0 NTB 0 Nubia EVR 0 MPG 0 DBB 0 ECG LGH 0 0 ORM 0 Administrac. Casacin P.
0 0
0 0
0 0
TOTAL POR PROGRAMA ACADMICO 0 0 Ciencias Econom. Ciencias Educacin Contadura D. Administ. D. Familia Contratacin estatal 0 0 0 0 0 0 D. Penal Derecho Gerencia Financ. Gerencia Tribut. Gestin y rev. fisc. Gerencia Gerencia y merc. D. del trabajo 0 0 0 0 0 0 0 0 Arquitectura Criminologa
ANEXO NO. 15 Listado de entrega de libros a servicios
Pedagoga y Didctica
Gerencia de costos
Gestin de empresas
Gestin de proyectos
Pedag. y docencia univers. Ing. Civil
0 0
112
ANEXO NO. 16 Carta de agradecimiento.
Bogot D.C.,
Seor: XXXXXXXXXXXXXX Ciudad
Respetado Seor:
Reciban un cordial saludo,

113
De manera atenta, en nombre de la Universidad La Gran Colombia y especficamente del Departamento de Biblioteca me permito agradecer la donacin realizada por usted; el libro tituladoDe Guachetaes a los Guachet: 70 aos buscando mi destino Su obra enriquecer las colecciones de la Biblioteca y estar disponible para el disfrute y beneficio de toda la comunidad universitaria.
Agradeciendo su amable atencin,
Cordialmente,
JOHN ELIECER GARZON M Director Departamento De Biblioteca Universidad La Gran Colombia
Nota: todo material recibido en donacin se somete a un proceso de seleccin de acuerdo con las polticas de desarrollo de colecciones del departamento de biblioteca de la Universidad La Gran Colombia.
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA AREA DE DESARROLLO DE COLECCIONES REGISTRO DE DONACIONES MES: FECHA dd/mm/aa ENTIDAD NOMBRE CARGO OTRO D R C DIRECCIN TELFONO V L
OBSERVACIONES
ANEXO NO. 17 Formato registro de donaciones
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ANEXO NO. 18 Formato recepcin de donaciones
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA AREA DE DESARROLLO DE COLECCIONES FORMATO DE RECEPCION DE DONACIONES DATOS DE LA DONACION MATERIAL CANTIDAD Libros Revistas CDs DVD Videos Otro: Cul? TOTAL DATOS DEL DONANTE PERSONA NATURAL PERSONA JURIDICA Nombre o Empresa: Titular Correspondencia: Cargo: Direccin: Telfono: Fax: Correo Electrnico: Deseo recibir acuse de recibo por la donacin DECLARACION SI
c.c .
N O
115
Yo Identificado con nit No. voluntariamente y sin ningn inters de retribucin comercial o de cualquier tipo, cedo todos los derechos del material dado en donacin a la Biblioteca de La Universidad La Gran Colombia para su prstamo y uso en pro del crecimiento y aprovechamiento intelectual de la comunidad universitaria.
Firma
Nota: todo material recibido en donacion se someter a el proceso de seleccin de acuerdo con las polticas de Desarrollo de Colecciones del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia
Recibido por:
Cargo:
ANEXO NO. 19 Informacin general. Gua de uso.
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA INFORMACIN GENERAL GUA DE USO
DEFINICIN El Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, es el centro de recursos de informacin para el aprendizaje, la docencia, la investigacin, la cultura y dems actividades relacionadas con el funcionamiento y objetivos de la universidad. El Departamento de Biblioteca est constituido por fondos bibliogrficos y documentales adquiridos por la Universidad sin importar su formato o soporte, con el fin de apoyar los procesos acadmicos y formativos de la comunidad Grancolombiana.
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OBJETIVOS El objetivo del Departamento de Biblioteca es ofrecer a los miembros de la comunidad universitaria el acceso y difusin de informacin pertinente acorde a los programas acadmicos e investigativos que ofrece la Universidad con niveles de profundizacin cientfica, tcnica y profesional adquirida en las diferentes reas del conocimiento. Proveer servicios de informacin que se ajusten a las necesidades informativas de la Comunidad Grancolombiana, proporcionando acceso libre y dinmico. Desarrollar tecnolgicamente y de manera integral e innovadora el Departamento de Biblioteca de acuerdo con las tendencias globales para lograr una organizacin eficiente y eficaz en sus procesos y procedimientos y de esta manera poder brindar a la Comunidad Grancolombiana recursos y servicios con altos estndares de calidad.
ORGANIZACIN En su interior, el Departamento de Biblioteca est bajo la responsabilidad de un Jefe directo, quien depende de la Vicerrectora Acadmica con quien coordina las polticas relacionadas con su funcionamiento. Comprende dos reas: Tcnica y Servicios al usuario. El rea tcnica la componen las secciones de Desarrollo de Colecciones y Procesos Tcnicos. En el rea de servicios al pblico se ubican las colecciones de: Referencia, Reserva, Hemeroteca, Audiovisuales, Relaciones Inter bibliotecarias, y las secciones de reprografa, bibliografas especiales a solicitud del usuario y la Sala de investigacin Acadmica de Recursos Electrnicos y Digitales (SIARED).
USUARIOS Son usuarios de la Biblioteca los estudiantes vinculados a la UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA con carn vigente, docentes, personal administrativo, dems funcionarios de la Universidad, egresados e investigadores externos vinculados a otras instituciones que cumplan con los procesos y procedimientos que el Departamento de Biblioteca exige para dicho fin
HORARIO
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA HORARIOS DE ATENCIN
SEDE
HORARIO
Biblioteca Central Carrera 6 No. 13-92 Hemeroteca Fac. Postgrados Carrera 5 No. 13-41
Lunes a Viernes Sbados Lunes a Viernes Sbados
Biblioteca Fac. Ingeniera Civil Lunes a Viernes Calle 43 No. 8-39 Sbados
7:00 8:00 7:00 8:00 7:00 8:00 2:00
a.m. a.m. a.m. a.m. a.m. a.m. p.m.
10:00 p.m. 8:00 p.m. 10:00 p.m. 8:00 p.m. 10:00 p.m. 1:15 p.m. 4:00 p.m.
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NORMAS GENERALES Para acceder a los servicios del Departamento de Biblioteca, sin excepcin alguna la comunidad universitaria deber presentar el carn actualizado expedido por la Universidad y deber encontrase a paz y salvo en todo concepto. El usuario es responsable del material bibliogrfico hasta la fecha de devolucin. El uso del carn es personal e intransferible. En caso de usar el carn de otra persona se retendr y se notificar al Decano de la Facultad, para la sancin correspondiente conforme lo estipula el manual de convivencia de la Universidad. En caso de prdida del carn el usuario deber notificar de inmediato en las ventanillas de circulacin y prstamo con el fin de bloquear su registro. En caso de prdida o dao del material bibliogrfico se debe dar aviso de inmediato, de lo contrario correr con las sanciones correspondientes. En caso de no encontrase en el mercado el Departamento de Biblioteca sealara una obra que verse sobre el mismo tema e idoneidad reconocida, se concede un tiempo de dos semanas para su reposicin. La sustraccin de hojas, graficas o de cualquier documento anexo al documento prestado conlleva la suspensin del servicio por el resto del semestre y un informe a la decanatura de la respectiva facultad, donde se tomaran las medidas tomarn las medidas disciplinarias pertinentes y se obligara el pago del material mutilado o deteriorado. El prstamo puede ser renovado una vez presentando el material y siempre y cuando no estn reservados por otro usuario.
La comunidad estudiantil y administrativa tendrn derecho a cinco (5) prstamos discriminados as: Dos prstamos de la coleccin de reserva. Tres prstamos de las dems colecciones incluyendo prstamo interbibliotecario. Los investigadores y docentes tendrn derecho a ocho (8) prstamos de las diferentes colecciones incluyendo prstamo interbibliotecario.
COLECCIONES El Departamento de Biblioteca cuenta con diversas colecciones agrupadas de acuerdo a sus caractersticas, uso intensivo, y tipo de soporte, a saber: COLECCIN GENERAL: Compuesta por los diferentes libros, monografas y documentos de carcter general o especializado en las diferentes reas de los programas acadmicos que ofrece la universidad. Esta coleccin se presta para consulta externa o en sala por un periodo de ocho das, exceptuando el material de literatura el cual se presta por quince das. COLECCIN DE REFERENCIA: integrada por las obras de informacin que, por sus objetivos, caractersticas y contenido, sirven para obtener informacin de manera, gil y rpida, tales como: enciclopedias, diccionarios, guas, directorios, anuarios, atlas, bibliografas y compendios. Esta coleccin es nicamente de consulta en sala. COLECCIN DE RESERVA: conformada por los materiales que han sido seleccionados de la coleccin general, por ser requerido por los docentes, un grupo numeroso de usuarios o a juicio del Departamento de Biblioteca, necesarios para trabajos de investigacin o complemento para sus clases. Esta coleccin es de consulta en sala y prstamo externo de un da para otro conforme los horarios estipulados para tal fin. Se prestar un mximo de 2 libros por usuario. COLECCIN DE HEMEROTECA: conformada por revistas, boletines, diarios, semanarios y publicaciones seriadas. Esta coleccin es nicamente de consulta en sala. COLECCIN DE AUDIOVISUALES: Est coleccin esta conformado por: cds, dvds, disquetes, casetes de audio, pelculas en VHS, mapas y diapositivas en todas las reas del conocimiento. Su prstamo es por un da. COLECCIN INSTITUCIONAL: conformada por aquellos documentos publicados por la Universidad La Gran Colombia. COLECCIN MONOGRAFAS DE GRADO: constituida por los trabajos de grado y monografas que los estudiantes presentan para obtener el ttulo universitario y de postgrado. Esta coleccin es nicamente de consulta en sala.
118
SERVICIOS El Departamento de Biblioteca dispone a la comunidad universitaria los siguientes servicios: 1. Prstamo de Material Bibliogrfico Servicio mediante el cual se dispone el material bibliogrfico que se encuentra en las colecciones de la Biblioteca para la consulta y prstamo al usuario por un tiempo determinado. PRSTAMO EXTERNO Servicio mediante el cual se dispone a la comunidad universitaria el material bibliogrfico que se encuentra en las colecciones de la Biblioteca para su consulta y prstamo, conforme a los periodos y tiempos estipulados por el Departamento de Biblioteca en sus diferentes colecciones. PRSTAMO EN SALA Servicio que permite a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, as como a usuarios externos y egresados el prstamo de publicaciones o materiales bibliogrficos diversos en las salas de consulta de la Biblioteca. PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Servicio que permite establecer un convenio recproco entre Bibliotecas, Instituciones, Centros de Documentacin, entre otros. Con el fin de facilitar el prstamo de material bibliogrfico y la consulta de material bibliogrfico a la comunidad universitaria. 2. Capacitacin a usuarios Servicio orientado a brindar a la comunidad universitaria conocimientos y estrategias en el uso, bsqueda y recuperacin de informacin a travs de las diferentes herramientas y servicios existentes en el departamento de biblioteca, por medio de induccin y talleres, individuales o grupales a lo largo del periodo acadmico.
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3. Referencia a usuarios Servicio de orientacin, asesora y apoyo en bsqueda, localizacin y recuperacin de informacin dentro del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia o en fuentes externas, incluyendo bases de datos bibliogrficas internas, locales, nacionales e internacionales as como el uso de otras fuentes bibliogrficas e informativas de otras instituciones. 4. Realizacin de Bibliografas Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia la bsqueda, clasificacin y descripcin de los documentos e tems, con el fin de elaborar una serie de repertorios que ayuden a la realizacin de sus actividades acadmicas e investigativas cada vez que as lo requiera. 5. Diseminacin Selectiva de Informacin Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia informacin respecto a las nuevas adquisiciones, artculos y dems documentos que amplen e informen acerca de los temas de su inters previamente solicitados.
6. Conmutacin Bibliogrfica Proporcionar a la comunidad de la Universidad la Gran Colombia, as como usuarios externos la obtencin de documentos que puedan encontrase en otras unidades de informacin a nivel, local, nacional e internacional, por medio de correo convencional, electrnico, fax o Internet. 7. SIARED La Sala de Investigacin Acadmica de Recursos Electrnicos y Digitales (SIARED) facilita a la comunidad universitaria acceso a los diferentes recursos electrnicos y digitales existentes para la elaboracin de bsqueda y recuperacin de informacin con fines investigativos y acadmicos. 8. Reprografa Servicio que permite a la comunidad universitaria fotocopiar, scannear o reproducir cualquier tipo de documento, siempre y cuando se de cumplimiento a lo estipulado en la ley de propiedad intelectual y derechos de autor. 9. Casilleros
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Permite a la comunidad universitaria guardar sus elementos personales para que pueda hacer uso de los servicios de la biblioteca, el prstamo es por 3 horas con derecho a una renovacin.
SANCIONES 1. Cumplimiento Si un usuario utiliza el carn de otra persona, se le suspender el servicio durante el semestre acadmico. Se exceptan los casos en los cuales se trate del uso de un carn perdido, que se sancionar a quien lo utilice y se comunicar a la respectiva facultad. 2. Prdida o Dao El usuario que pierda o deteriore el material recibido en calidad de prstamo est obligado a reponer el mismo ttulo con el mismo autor, ultima edicin. De no encontrarlo, el Departamento de Biblioteca autorizar la reposicin del libro por otro con el mismo tema e idoneidad que se considere til para la comunidad universitaria; as mismo el usuario responsable de la prdida o deterioro, adems, deber pagar cinco mil pesos $5.000,oo M/cte. para sufragar el valor del procesamiento tcnico y fsico de los materiales bibliogrficos. Quien no de aviso inmediato de la prdida del material bibliogrfico deber acogerse a la sancin estipulada por atraso en la entrega del material prestado. Con relacin a la perdida o dao de la ficha de casillero el usuario deber pagar seis mil pesos $5.000,oo M/Cte. Para sufragar el valor de duplicado. 3. Por mora en la Devolucin Por atraso en la entrega del material prestado o ficha de casillero, el usuario deber pagar una multa, la cual ser estipulada anualmente por las Directivas de la Universidad. Valor a cancelar por
cada da u hora de retraso conforme al tipo de prstamo solicitado, sin importar la coleccin donde se genero el prstamo. Dicha multa deber ser pagada en el rea de circulacin y prstamo de material bibliogrfico. NOTA: El incremento anual en dicha multa ser el acordado por las directivas institucionales o el ndice de precios al consumidor (IPC). Cuando el usuario tenga en su poder una o ms obras no devueltas en el tiempo estipulado, se le suspender el servicio bibliotecario hasta que solucione su situacin. As mismo para los usuarios que tengan multas pendientes con biblioteca. 4. Mutilacin Los usuarios que causen, con premeditacin, mala fe o por rias, daos a los materiales, mobiliario, equipo edificio de la Biblioteca, debern sufragar el valor de la reparacin de los daos causados y as mismo, se le suspender el servicio por un semestre. 5. Hurto Quien sea sorprendido con materiales de la biblioteca tomados subrepticia o dolosamente o retire materiales bibliogrficos sin cumplir los requisitos exigidos se le suspender automticamente el derecho a los servicios de la biblioteca por un ao. Su reincidencia le acarrea la suspensin definitiva de los servicios. 6. Actos de Indisciplina El mal comportamiento, la falta de respeto al personal que labora en la biblioteca y dems actos de indisciplina sern causal de suspensin temporal de los servicios de la biblioteca.
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RECOMENDACIONES
Los libros y recursos bibliogrficos pertenecen a la comunidad universitaria. Si todos los aprecian y cuidan el beneficio es en conjunto. Los bibliotecarios estn para ayudarle en la bsqueda de informacin. Consulte cuando tenga alguna duda o requerimiento para recibir la asesora necesaria. Trabaje en silencio en la sala, con el objeto de impedir que se trastorne la consulta de los otros usuarios, recordando siempre que la Biblioteca debe tener un ambiente propicio para la investigacin, la consulta y el estudio. El presente reglamento podr ser modificado a instancia de la Consiliatura, o cuando lo solicite, al menos un 30% de los miembros del Comit del Departamento de Biblioteca.
CONTCTENOS
Sobre el servicio: biblioteca@ulagrancolombia.edu.co Compra o adquisicin de material: biblioadquisiciones@ulagrancolombia.edu.co Convenios de canje y/o donacin: bibliocanje@ulagrancolombia.edu.co http://www.ulagrancolombia.edu.co/biblioteca.htm Tel: 2 86 82 00 Ext. 186 / 3 41 14 49
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9

86 87 88 99 100 112 113 114 115 116

ACUERDO No. 001 Junio 17 de 2008

Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca

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Universidad La Gran Colombia

DESARROLLO DE COLECCIONES PROCESOS TCNICOS

SERVICIOS CONSULTA Y PRSTAMO MATERIAL HEMEROTECA SIARED REFERENCIA MEDIOS AUDIVISUALES

Fuente: Biblioteca Universidad la Gran Colombia

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA

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OBJETIVO DEL MANUAL

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2.1.2.4. Diagrama de flujo

Identificacin y solicitud de material

Recepcin de carn estudiantil y solicitud Verificacin de registro

SI Dirige a ventanilla de reserva

NO Paga multa o se registra como usuario

Bsqueda de material Verificacin de disponibilidad de material Carga y entrega del material

Lleva material a domicilio

Descarga material del sistema Organizar material en la coleccin FIN

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Universidad La Gran Colombia

RESPONSABLE USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO

AUXILIAR AUXILIAR AUXILIAR USUARIO USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR

2.1.3.4. Diagrama de flujo

Identificacin y solicitud de material

Recepcin de carn estudiantil y solicitud Verificacin de registro

SI Dirige a ventanilla de reserva

NO Paga multa o se registra como usuario

Bsqueda de material Verificacin de disponibilidad de material Carga y entrega del material

Descarga material del sistema Organizar material en la coleccin FIN

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PAZ Y SALVOS ESTUDIANTES

RESPONSABLE USUARIO USUARIO AUXILIAR AUXILIAR USUARIO

AUXILIAR AUXILIAR COORDINADOR COORDINADOR USUARIO AUXILIAR

2.1.4.4. Diagrama de flujo

Pone sellos y fecha correspondiente

Entrega paz y salvo a usuario

Recibe paz y salvo

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PAZ Y SALVOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES

2.1.5.4. Diagrama de flujo

SI Informa al Departamento de Desarrollo Humano

NO Informa al Funcionario de Mora Paz y Salvo

Entrega paz y salvo a coordinador

Verifica estado usuario Entrega paz y salvo revisado y firmado

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2.1.6.4. Diagrama de flujo

Paz y salvo NO Entrega paz y salvo

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REPOSICIN POR PRDIDA

2.1.7.4. Diagrama de flujo

Entrega libro y carta de reposicin con copia

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