Nama : Mytha Sabrina NIM : 20100350053 QUALITY ASSURANCE Industri farmasi bertujuan untuk menghasilkan obat yang memenuhi

persyaratan khasiat(efficacy), kenaman(safety), dan mutu(quality) dalam dosis yang digunakan untuk tujuan pengobatan. Quality Assurance (QA) termasuk posisi yang penting dalam industri farmasi. Tugas QA meliputi semua sistem aspek kolektif/individual yang mempengaruhi kualitas produk. Selain itu QA mendesain serta mengawasi semua proses apakah berjalan seperti seharusnya (compliance). QA juga memastikan produk industri farmasi yang dihasilkan memenuhi persyaratan mutu yang telah ditetapkan. Di guideline CPOB, Quality assurance dijelaskan sebagai pemastian mutu, dan didefinisikan sebagai berikut : Semua aspek yang secara kolektif maupun individual mempengaruhi mutu produk, dari konsep design hingga produk tersebut ditangan konsumen. CPOB sendiri merupakan bagian dari sistem QA dalam rangka memenuhi tuntutan konsumen atas jaminan terhadap khasiat, kemanan, dan kualitas produk-produk industri farmasi. Selain CPOB, QA juga mencakup Cara Berlaboratorium yang Baik (Good Laboratory Practices/GLP), Cara Uji Klinis Yang Baik (Good Clinical Practices/ GCP), dan Cara Distribusi Yang Baik (Good Distribution Practice/GDP). Setiap produk dari industri farmasi yang dihasilkan harus terjamin khasiat, kemanan, serta mutunya. Hal itu disebut sebagai tujuan mutu. Diperlukan kombinasi pola pikir, kerja team, dan tanggung jawab setiap orang dalam perusahaan agar tujuan mutu tersebut dapat tercapai. Maka dalam industri farmasi dibuat suatu sistem yang dinamakan Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System/QMS). Unsur dasar dari Sistem Manajemen Mutu adalah (1)Infrastruktur atau sistem mutu yang tepat mencakup struktur organisasi, prosedur, dan sumber daya, serta (2) Tindakan sistematis yang diperlukan untuk mendapatkan kepastian dengan tingkat kepercayaan yang tinggi, sehingga produk yang dihasilkan akan selalu memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Dari unsur dasar tersebut, maka Sistem Manajemen Mutu di industri farmasi mencakup antara lain : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Struktur Organisasi Mutu, termasuk didalamnya kewenangan QA/QC Pengendalian perubahan Sistem Pelulusan Batch Penanganan Penyimpangan Pengelolahan Ulang Inspeksi Diri dan Audit Eksternal Pelaksanaan program Kualifikasi dan Validasi

8. Personalia 9. Sistem Dokumentasi 10. Penanganan terhadap perubahan, penyimpangan, dan prosedur pengolahan ulang. Struktur Organisasi Mutu Terdapat beberapa model struktur organisasi mutu di industri farmasi, namun yang menjadi rujukan untuk struktur mutu organisasi terkini adalah CPOB 2006, dimana pada struktur organisasi ini, fungsi Pengawasan Mutu(QC) benar-benar terpisah dengan fungsi Penjaminan Mutu(QA). Manager Penjaminan Mutu berada langsung dibawah Direksi perusahaan sehingga merupakan wakil perusahaan dalam Urusan Mutu (Quality Management Representatif). Hal ini sangat berbeda dengan struktur organisasi sebelumnya dimana fungsi QA masih berada dibawah manager QC yang sekaligus sebagai manajer QA(QA/QC Manager). Kelebihan dari struktur organisasi ini, produk benar-benar akan terjamin mutunya karena seluruh aspek diawasi oleh bagian Penjaminan Mutu. QA akan memantau keseluruhan proses pembuatan obat mulai dari rencana design industri (R&D), pembelian bahan hingga distribusi obat jadi. Departemen QA bersifat pro-aktif menilai data-data mengenai proses, bahan dan pemasok serta memberikan petunjuk/rekomendasi perubahan yang dapat memperbaiki efisiensi/konsistensi. Departeman QA juga bertanggung jawab langsung kepada Direksi Perusahaan dan merupakan wakil perusahaan dalam urusan mutu (Quality Management Representatif) sehingga kedudukan QA sangat kuat di organisasi.
President Director

HRD Manager

Plant Manager

Marketing Manager

Finance Manager

Technical Manager

R&D Manager

Production Manager

QC/Lab Manager

PPIC Manager

QA Manager

Product Dev Packaging Dev Registration off

Production supervisor Packaging Supervisor

Lab supervisor Microbiology Jpc Spv.

Int. Auditor Validation off.

Product stability

i Struktur Organisasi Mutu Sesuai c-GMP

Berikut akan diuraikan tugas dan tanggung jawab QA manager : a. Merumuskan dan menetapkan Kebijakan Mutu (quality policy) perusahaan b. Merumuskan dan menetapkan Sistem Manajemen Mutu (quality management system) perusahaan c. Melakukan evaluasi terhadap materi pelatihan karyawan, terutama yang terkait dengan CPOB d. Bertanggung jawab terhadap program Inspeksi diri maupun eksternal inspection (terhadap pemasok, contract manufacture, dan lain-lain) e. Melakukan overview terhadap sistem protap di perusahaan f. Melakukan pengkajian dan persetujuan terhadap protap, protokol dan laporan validasi, usulan terhadap perubahan proses, bahan maupun metode g. Menyetujui seluruh perubahan sebelum diterapkan h. Menyusun dan menetapkan sistem pelulusan bahan awal, produk antara, dan obat jadi i. Memberikan persetujuan terhadap laporan penyimpangan j. Menyetujui seluruh sistem dokumentasi perusahaan (protap, spesifikasi, master batch, batch record, protokol, dan laporan validasi, program kalibrasi, audit lingkungan, dan lain-lain) Quality sistem Suatu produk sebisa mungkin dipertahankan kualitasnya dan jika bisa ditingkatkan. QA juga berperan dalam tugas pengendalian kualitas produk ini. Begitupula dengan penyimpangan yang terjadi pada proses atau sistem produksi merupakan bagian tanggung jawab QA. Berikut beberapa istilah dalam sistem penjaminan kualitas produk. a. Change control Change control adalah perubahan-perubahan yang terkait dengan kualitas produk dan harus dilakukan mengikuti sistem. Bagian yang merencanakan perubahan harus mengajukan permohonan perubahan dengan menggunakan change control form yang direview oleh seluruh bagian yang terkait dengan perubahan tersebut, kemudian diajukan ke Quality Assurance Operation Manager untuk mendapat persetujuan. Perubahan diklasifikasi menjadi dua level, yaitu: Level 1 (satu), jika perubahan tidak berpengaruh langsung terhadap mutu. Level 2 (dua), jika perubahan berpengaruh langsung terhadap mutu.

b. Deviation Report Deviation Report merupakan laporan tentang adanya perubahan yang terjadi tanpa direncanakan atau penyimpangan dari standard dan spesifikasi yang telah ditetapkan. Deviation dapat diklasifikasikan menjadi critical, major, dan minor. Ketika terjadi adanya penyimpangan, maka manager dan supervisor departemen yang bersangkutan harus segera melakukan investigasi dan membuat laporan tertulis berupa Deviation Report (DVR). Selain itu pihak yang memiliki deviation

report harus secepat mungkin mengidentifikasi penyebab deviasi menggunakan root cause diagram berbentuk fish bone. Setelah investigasi penyebab telah selesai dilakukan maka disusunlah CAPA(Corrective and Preventive Action). c. Corrective and Preventive Action (CAPA) Corrective and Preventive Action merupakan keseluruhan usaha untuk menemukan dan memperbaiki permasalahan kualitas untuk mencegah kemunculan kembali kelemahan dari sistem kualitas, tujuannya untuk meningkatkan kualitas produk dan keamanan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan yang paling utama, menjamin kepatuhan terhadap Quality Management System perusahaan dan persyaratan regulasi. Terdapat 7 langkah dalam proses CAPA, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menemukan penyebab deviasi Dokumentasi dari kejadian Immediate corrective action Investigasi penyebab penyimpangan Analisis kausal Corrective action Evaluasi yang efektif

Personalia Personalia merupakan unsur penting di industri farmasi. Semua personalia dituntut untuk memiliki pengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, serta harus memiliki motivasi dan disiplin kerja. Seluruh karyawan juga harus memiliki kesehatan fisik dan mental yang baik sehingga mampu melaksanakannya tugas secara profesional. Di personalia juga terdapat kualifikasi. Kualifikasi personalia ini harus tercantum dalam protap kualifikasi karyawan yang harus mendapat persetujuan dari QA manager dan direksi perusahaan. Selain itu, sebagai pedoman pelaksanaan tugas tugas tersebut maka setiap karyawan harus memiliki Uraian Tugas yang disusun oleh bagian personalia dengan persetujuan QA manager. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam masalah personalia ini adalah : 1. Unit produksi, unit Pengawasan Mutu dan unit Penjaminan Mutu dikepalai oleh Apoteker (Farmasis) yang beberbeda dan bertanggung jawab terhadap unitnya masing-masing serta memiliki pengalaman dan mampu membawahi para Supervisor pada setiap tingkat pekerjaan yang dilakukan, 2. Jumlah personil yang cukup agar kegiatan produksi dan pengawasannya dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan spesifikasi yang telah ditetapkan. 3. Sarana dan lingkungan tempat kerja, pakaian kerja serta peralatan/perlengkapan pengaman yang memadai perlu disediakan agar produk maupun orangnya bebas dari resiko kontaminasi. Di dalam industri farmasi juga wajib dilakukan training atau pelatihan bagi setiap karyawan untuk meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan tentang CPOB (GMP Training). Pelatihan dalam CPOB terkini tersusun untuk beberapa tingkatan, mulai dari

orientasi umum mengenai CPOB, latihan ditempat kerja(on the job training), maupun pelatihan yang bersifat khusus. Pelatihan biasanya dilakukan setahun sekali untuk menjamin supaya karyawan terbiasa dengan persyaratan CPOB yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. Pada setiap pelatihan karyawan harus membuat personal life atau catatan pelatihan. Catatan pelatihan ini harus disimpan dan efektifitas program pelatihan dievaluasi secara berkala. Sistem Dokumentasi Sistem Dokumentasi dalam industri farmasi merupakan bagian dari sistem informasi manajemen. Hal ini sangat penting dalam industri farmasi agar karyawan mendapat instruksi yang jelas dan rinci mengenai tugas yang dilakukan, sehingga kesalahan dapat diminimalisir. Tujuan dari dokumentasi adalah untuk penelusuran, meminimalisir, resiko mix-up, dan para pekerja tahu apa yag dilakukan dengan benar. Sistem dokumentasi meliputi: a) Prosedur Tetap (Standart Operating Procedure/SOP) b) Spesifikasi (bahan baku, pengemas, produk jadi) c) Catatan Pengolahan Batch/Catatan Pengemasan Batch (batch processing recors) d) Identifikasi (kode/penomoran protap, peralatan, batch) e) Penandaan (status ruangan, mesin, label bahan baku, karantina rejected) f) Protokol dan Laporan Kualifikasi/Validasi g) Dokumen registrasi h) Catatan Kalibrasi, Pemantauan kondisi lingkungan produksi, dan lain-lain Di akhir tahun data dari produk yangdihasilkan dikumpulkan dan dievaluasi. Hal itu disebut annual product review, dimana setelah data tersebut dievaluasi dibuat suatu strategi agar produk tersebut dapat bertahan di pasaran atau kualitasnya dapat ditingkatkan. APR berisi gambaran dari produk yang dibuat dan di tes, yaitu meliputi besar batch, bahan baku, mesin dan peralatan, pengumpulan parameter kritis pada proses produksi dan hasil pemeriksaan di laboratorium QC, juga apabila terjadi perubahan atau penyimpangan proses. Inspeksi diri Inspeksi diri adalah cara untuk mengkaji kembali secara objektif seluruh tata kerja diri sendiri dari setiap aspek yang mungkin berpengaruh pada jaminan mutu (Quality Assurance). Tujuan program inspeksi diri adalah untuk mengetahui kekurangan(cacat), baik yang kritus, berdampak besar maupun berdampak kecil kemudian menetapkan caracara yang efektif untuk mencegah dan memperbaikinya. Dalam pelaksanaannya, program inspeksi diri dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun oleh sebuah tim inspeksi diri yang diketuai oleh QA Manager. Team ini harus mampu menilai secara obyektif pelaksanaan CPOB Terkini pada semua bagian yang terkait dengan pembuatan obat, termasuk berbagai dokumen yang terkait dengan bagian yang diinspeksi, seperti protap, dokumen validasi/kualifikasi, catatan bets, dan lain-lain. Prosedur tetap (protap inspeksi diri) dan catatan hasil inspeksi harus disimpan dan didokumentasikan. Setelah pelaksanaan inpeksi diri, disusun laporan inspeksi diri serta dibuat Rencana Aksi Perbaikan (Corrective Action Plan/CAP) dan laporan tindak lanjut dari hasil inspeksi yang telah dilakukan.

Beberapa hal yang perlu dilakukan inspeksi, yaitu : Karyawan : Catatan kesehatan; catatan pelatihan; sanitasi & higiene Bangunan (termasuk sarana penunjang) : Kualitas ruangan produksi (jumlah partikel, suhu/kelembapan, kebersihan, dll); kapasitas ruangan; AHU, air untuk produksi Dokumentasi : Batch record, protap, spesifikasi, dll; protokol&laporan validasi/kualifikasi; kartu stock, penandaan, dan catatan distribusi Produksi : Pengisian catatan bets, penandan alat/mesin utama, pelaksanaan proses produksi; resiko mix-up dan cross contamination Pengawasan mutu : Validasi/verifikasi metoda analisa; uji kesesuaian sistem (HPLC, spektrofotometer UV-Vis, GC,dll); personalia (kompeten dan terlatih) Eksternal Audit Eksternal audit dilaksanakan terhadap pihak ketiga yang berhubungan dengan industri farmasi yang bersangkutan, antara lain terhadap pemasok (supplier), pembuatan obat kontak (contract manufacturer), dan pihak-pihak lain yang berhubungan (konsultan, auditor, dan lain-lain). Seperti halnya dalam pelaksanaan program inspeksi diri, pelaksanaan eksternal audit harus terdapat prosedur tetap audit eksternal serta dilaksanakan secara berkala. Hasil pelaksanaan eksternal audit kemudian dituangkan dalam laporan audit yang akan dijadikan pedoman penyusunan kriteria pemasok dan daftar pemasok yang disetujui (approved supplier) Penanganan Keluhan, Obat Kembalian dan Penarikan Kembali Obat Jadi QA manager juga bertanggung jawab dalam penanganan keluhan, obat kembalian, dan penarikan kembali obat jadi. Laporan keluhan terhadap obat yang diproduksi dapat menyangkut soal mutu, efek samping yang merugikan atau masalah terapeutik.Semua keluhan dan laporan keluhan harus diteliti dan dievaluasi dengan cermat, kemudian diambil tindak lanjut yang sesuai dan dibuatkan laporan. Dari hasil laporan terhadap keluhan tersebut kemudian dikategorisasikan dan selanjutnya dibuat trend analysis sebagai pedoman untuk membuat langkah-langkah pencegahan. Keseluruhan penanganan terhadap keluhan tersebut harus tertuang dalam prosedur tetap penanganan terhadap keluhan. Sedangkan obat kembalian adalah obat jadi yang telah beredar kemudian dikembalikan ke pabrik pembuatnya karena adanya keluhan, kerusakan, kadaluarsa, masalah keabsahan, atau sebab-sebab lain mengenai kondisi obat, wadah atau kemasan sehingga menimbulkan keraguan akan kemanan khasiat atau mutu obat. Untuk itu harus dibuat prosedur tetap (protap) penanganan terhadap obat kembalian ini. Protap tersebut harus memuat prosedur tata cara pengembalian, kriteria obat yang dikembalikan, prosedur analisis obat kembalian, serta menetapkan apakah obat tersebut dapat diproses kembali atau harus dimusnahkan. Penarikan kembali obat jadi dapat berupa penarikan kembali satu atau beberapa batch atau seluruh obat jadi tertentu dari semua mata rantai distribusi. Penarikan kembali obat jadi dilakukan apabila ditemukan adanya produk yang tidak memenuhi persyaratan mutu atas dasar pertimbangan efek samping yang tidak diperhitungkan yang merugikan kesehatan. Di CPOB dijelaskan bahwa prosedur untuk menarik kembali obat

investigasi dan dokumentasinya (misal: untuk penarikan produk cacat, kembalian setelah uji klinis selesai, kembalian produk kadaluwarsa) harus disetujui oleh sponsor, bekerja sama dengan pihak pabrik atau importir jika berbeda.