PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1 AULA 02 Gesto de Documentos Ol, meus queridos sofredores! Tudo bem? Agora jogar aquela gua no rosto e encontrar animao! Estamos sem notcias sobre o edital, mas no vamos perder o objetivo de vista! A aula de hoje ser especialmente longa, visto que os assuntos so dos mais populares nas provas, quando h Arquivologia. De acordo com nosso plano, vamos aprender o seguinte: Protocolos; Classificao de Documentos; Arquivamento e Ordenao de Documentos; Tabela de Temporalidade. Estarei disponvel a todos para solucionar suas dvidas. Contem sempre com meu apoio. Podem me encontrar no frum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Ento, sem perda de tempo, vamos arregaar as mangas e mos obra!
Prof. Mayko Gomes Junho/2013
NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA POLCIA FEDERAL
CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 2 Gesto de Documentos O que h na prova? Quando o assunto Gerenciamento da Informao, Gesto de Documentos, Gesto de Documentos aplicada ao Setor Pblico, etc., a prova pedir conhecimentos sobre atividades desenvolvidas nos arquivos. Em resumo, na aula anterior ns aprendemos os conceitos de arquivo; agora vamos aprender sobre as atividades do arquivo. Ocorre que, por conta de todas as atividades de arquivo pertencerem Gesto de Documentos (nas fases corrente e intermediria), as bancas costuma especificar quais atividades devemos estudar. No caso deste concurso so as atividades-temas da aula, listadas acima. E vamos ao trabalho! Noes Iniciais Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois fundamental o sem entendimento. A Teoria das Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses) afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que so a corrente, a intermediria e a permanente. Todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao. Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primrio; se no fosse assim, no seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas ao contrrio, nem todo documento possui valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o valor). Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele que guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado permanentemente.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 3 Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos, diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico:
Transferncia Recolhimento Descarte
Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo permanente, ele no pode ser descartado. 01 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo. Resoluo O item est incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de valor permanente (valor secundrio) JAMAIS, EM HIPTESE ALGUMA, devem ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido. Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama transferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere. 02 - (Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de destinao. Resoluo O item est incorreto. A passagem de documentos para o arquivo intermedirio denomina-se transferncia.
03 - (CVM/2010 Esaf) A passagem dos documentos dos arquivos correntes e intermedirios ao arquivo permanente conhecida como: Corrente Descarte Intermedirio Permanente
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 4 a) recolhimento. b) custdia. c) transferncia. d) destinao. e) alienao. Resoluo Questo bem simples no concurso da CVM. Como acabamos de aprender, as passagens de fases tem nomes especficos, e no caso de passagem para a fase permanente o nome recolhimento. Portanto a alternativa correta a de letra A.
04 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao arquivo permanente. Resoluo O item est incorreto. A conduo dos documentos ao arquivo permanente denomina-se recolhimento. Dica de prova: Notem ainda que no h obrigao de o documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas, mas pode ser pedido, ento no custa saber. Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples. O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valor secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais. O segundo documento uma requisio de transporte para um funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao: possibilitar o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo, perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio, no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante da histria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 5 para fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor secundrio: ser descartado. Lgico, os documentos tm seu valor atribudo pela Tabela de Temporalidade, mas mesmo sem ela possvel determinar quais documentos tero valor secundrio. So documentos relativos criao de entidades (leis, estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alteraes, regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua histria. 05 - (Detran-PA/2006 Cespe/UnB) De modo geral, podem ser eliminados os documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da instituio ao longo de sua existncia. Resoluo O item est incorreto. Documentos que comprovam a histria, origem e evoluo das instituies devem ser preservados permanentemente.
06 - (TRE-PI/2009 FCC) Em relao avaliao, correto afirmar que a) o valor mediato de um documento depende de sua vigncia jurdico- administrativa. b) os documentos produzidos pelas atividades-meio devem ser totalmente eliminados. c) a eliminao de documentos precede a elaborao de tabelas de temporalidade. d) deve ocorrer no fim da fase intermediria do ciclo vital dos documentos. e) so de valor permanente os documentos que comprovam a origem do rgo produtor. Resoluo Fora os absurdos dos outros itens, o ltimo apresenta exatamente quais documentos so fundamentais para uma instituio: aqueles que refletem sua origem, evoluo e seus objetivos. Assim, esses documentos devem ser preservados indefinidamente. Portanto a alternativa correta a de letra E. A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por exemplo.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 6 A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gesto de Documentos PRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ou guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo. 07 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente. Resoluo O item est correto. exatamente o que preceitua o texto da Lei 8.159/91, transcrito acima.
08 - (Senado/2008 FGV) Acerca da gesto de documentos, nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinale a afirmativa correta. a) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo, tramitao, uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. b) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. c) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo, uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. d) o conjunto de procedimentos referentes produo, tramitao, uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou conservao para guarda permanente. e) o conjunto de procedimentos referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Resoluo Esta questo foi uma das mais difceis nesse concurso do Senado. Uma das caractersticas marcantes da FGV pedir do candidato o conhecimento exato do texto da Lei. Mas serve para termos uma noo do que o arquivamento. De acordo com o conceito de Gesto de Documentos, est correta a alternativa B.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 7 A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio se justifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos so mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse excesso em seu uso acarreta problemas como o acmulo desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilizao dos usurios. Ainda, como objetivos secundrios, procura reduzir os espaos ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperao da informao quando necessrio. A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a utilizao e a destinao. Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc. 09 - (STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica. Resoluo O item est correto. Na fase de produo aprendemos que so realizadas atividades que viabilizem a criao do documento, como a elaborao de normas, padres, estudos formulrios, ferramentas, etc. Inclui tambm a definio de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitao, seus conhecimentos e aptides. Utilizao: a onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so de busca e localizao (protocolo), de classificao, de arquivamento, de consulta e emprstimo, entre outras. 10 - (AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. Resoluo O item est correto. A fase de utilizao abriga as atividades de controle sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localizao e
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 8 recuperao. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram- se nesta fase. Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento para o arquivo permanente. 11 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao. Resoluo O item est incorreto. As atividades acima tm a funo de subsidiar a criao dos documentos. Portanto esto inseridos na fase de produo. A fase de destinao engloba atividades que do o devido fim ao documento de acordo com sua importncia. So elas: a avaliao, a elaborao de Tabela de Temporalidade, a determinao de listas e editais de eliminao, de modos e mtodos de eliminao de documentos, a possibilidade de doao dos documentos, etc.
12 - (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de a) produo e destinao. b) emulao e migrao. c) conservao e restaurao. d) eliminao e preservao. e) criao e aquisio. Resoluo As fases da Gesto de Documentos so o conjunto de atividades, agrupadas pelo seu objetivo (produzir, utilizar, dar um fim) em relao ao documento. Essas fases so produo, utilizao e destinao. Portanto, a alternativa correta a de letra A.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 9 Protocolo O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trmite, isto , a movimentao interna do documento no ambiente interno da instituio. O protocolo um conjunto de atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de Documentos. Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar: O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento dentro da instituio. muito utilizado em processos.
O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes internas do documento. Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as anotaes sobre a movimentao do documento. O espao destinado para anotaes como o nmero do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatrio. A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo ocorre com as movimentaes internas: antes de seguir de um setor a outro, o documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra instituio ou pessoa. As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade.
Documento com n de protocolo Protocolo para recebimento e envio de documentos Setor de Protocolo: responsvel pelo recebimento, distribuio e envio de documentos.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 10 So atividades de recebimento e classificao: Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao. As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio. As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio. Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso frequente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente. Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de documentos dentro da instituio. Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. 13 - (EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes. Resoluo O item est correto. Segundo os procedimentos descritos, as correspondncias ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificao dos documentos quanto natureza do assunto) devem ser abertas, lidas e enviadas a seus destinatrios atravs do registro e movimentao.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 11 14 - (ANEEL/2006 Esaf) Assinale o item que no faz parte das rotinas do Protocolo. a) Receber a correspondncia. b) Abrir a correspondncia ostensiva. c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e secundrio. e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos. Resoluo Todas as atividades de protocolo tm o objetivo de identificar o documento para recuper-lo e garantir o seu acesso. Ento todas as atividades do protocolo devem ocorrer enquanto o documento est em trmite, ou seja, quando est na fase de utilizao. E sabemos que no est na fase de utilizao, e sim de destinao, a atividade de Avaliao de documentos. Alm disso, a avaliao deve ser realizada pela Comisso Permanente, que estudaremos mais adiante, e no pelo protocolo. Portanto, a alternativa correta a de letra D.
15 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo intermedirio para a realizao dessa atividade. Resoluo O item est incorreto. Sabemos de nossa primeira aula que geral (ou central) e setorial so duas classificaes que podem ser atribudas ao arquivo corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. At a o item est correto. Contudo, vimos que o protocolo vinculado somente ao arquivo corrente, e no ao intermedirio e permanente.
16 - (TJ-CE/2002 Esaf) O controle da correspondncia em trmite na instituio efetivado por meio da adoo de um instrumento denominado: a) livro de protocolo. b) agenda diria. c) livro de autenticaes. d) livro de registro. e) lista de pendncias. Resoluo
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 12 Uma das denominaes do termo protocolo. Como vimos, ele polissmico, e seu significado vai depender do contexto. Neste caso temos a segunda situao, onde devem ser registrados os documentos que tramitam pela instituio para cumprirem suas finalidades. Portanto a alternativa correta a de letra A.
17 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental. Resoluo O item est incorreto. Mais uma questo da prova dos Correios, tentando induzir ao mesmo erro. O protocolo uma das atividades da Gesto de Documentos, e sabemos que a Gesto de Documentos s vai at o arquivo intermedirio. Ainda, mesmo o protocolo est limitado e estritamente vinculado s atividades do arquivo corrente. Alm disso, os documentos do arquivo permanente no esto em trmite, pois no tem utilidade administrativa (sem valor primrio). Portanto no h nenhuma ligao entre protocolo e arquivo permanente.
18 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo, assinale a opo correta. a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo. b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso aos documentos. c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio. d) A expedio de documentos no necessita de registro. e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um processo. Resoluo A nica alternativa correta a de letra B, pois registrar o documento significa identificar os seus principais pontos (produtor, assunto, data, nmero, destinatrio, etc.). Esses dados devem ser anotados para permitir o controle da tramitao do documento.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 13 19 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na organizao. Resoluo O item est correto. Os metadados so os dados do documento, como nmero, assunto, destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo, etc. A fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao, alm de controlar seu trmite.
Classificao de Documentos de Arquivo No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora so as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituio. Alm disso, a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. 20 - (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. Resoluo O item est incorreto. A classificao do documento realizada por qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. no momento de sua entrada ali que o mesmo recebe o cdigo de classificao. A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate. O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio. Quando se tratar de documento ou correspondncia de carter ostensivo, a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e de seu
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 14 destinatrio, proceder classificao e encaminhar os documentos ao destinatrio. Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, como na questo acima, o que no verdade: responsabilidade do setor de protocolo. O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender as necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para assuntos e situaes que so desconhecidos, mas com possibilidade de ocorrer. Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir trs critrios: o estrutural ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituio; o temtico ou por assunto, que classifica os documentos de acordo com seu contedo; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com a funo e as atividades desenvolvidas pela instituio. 21 - (CVM/2010 Esaf) Quais so os trs tipos de mtodo de classificao? a) Funcional, organizacional e por assuntos. b) Funcional, numrico e alfabtico. c) Por assunto, numrico e automtico. d) Cronolgico, organizacional e por assunto. e) Estrutural, por assunto e cronolgico. Resoluo As questes da Esaf, apesar de poucas, so suficientes para percebermos que a banca no procura dificultar muito nessa disciplina. Talvez seja diferente agora, que o peso de avaliao maior, mas mesmo assim essas questes foram retiradas de provas para cargos de nvel superior. No h mistrios nesta questo, pois sabemos que os tipos de classificao so estrutural ou organizacional, funcional e temtico ou por assuntos, sendo a alternativa de letra A a correta. Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda vez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 15 Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criao. Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os produziu (uma Secretaria Estadual do Meio Ambiente), e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto que tratam independente da rea de atuao da instituio.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 16 Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.
Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular. 22 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. Resoluo O item est incorreto. Vimos que a opo pelo critrio estrutural pressupe o agrupamento pela estrutura da organizao, ou pelo assunto.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 17 Dica de prova: Por fora da Resoluo CONARQ n 14, todas as entidades integrantes do Poder Executivo Federal devem adotar o Cdigo de Classificao para documentos da atividade meio, institudo para eles, e ainda elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. No caso da Polcia Federal, deve ser adotado o plano e o cdigo desta resoluo, que foi mencionado no exemplo acima. Portanto, muito aconselhvel que o candidato conhea a referida resoluo para responder s questes com mais segurana. Simplificando: todos os entes integrantes do Poder Executivo Federal devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituio dessas tem autonomia para elaborar o prprio, contanto que siga o mesmo padro daquela adotada para os documentos da atividade meio. o caso da Polcia Federal. Os demais rgos e entidades podem adotar o modelo, mas no h a obrigatoriedade de faz-lo. A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so: ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificao so as seguintes: 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo (estudo); 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento (codificao); 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios. Lembrando que estas diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo Resoluo CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais o seu contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar a todos a responder muitos itens sobre o assunto. 23 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 18 Resoluo O item est correto. Os documentos, nos dois arquivos, tm a mesma funo: servir administrao. A classificao pode ser alterada quando o documento recolhido ao arquivo permanente, pois agora sua funo outra: servir de fonte de pesquisa. Desde que respeitado o princpio da Provenincia, da Organicidade e da Ordem Original (aula 01), nada impede a reclassificao, ou arranjo do conjunto documental.
24 - (ATA-MF/2012 Esaf) A classificao de documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da Administrao Pblica Federal feita com qual instrumento? a) O Quadro de Arranjo do Ministrio do Planejamento. b) O Plano de Destinao do Arquivo Nacional. c) O Cdigo de Classificao do Conselho Nacional de Arquivos. d) A Tabela de Temporalidade do Ministrio da Justia. e) O Inventrio Sumrio do Arquivo Nacional. Resoluo Mais um ponto dado pela banca. Aprendemos que os documentos da atividade meio da Administrao Pblica Federal deve adotar o Cdigo de Classificao de Documentos elaborado pelo CONARQ. Ento a resposta correta a de letra C. A Resoluo n 14 do CONARQ estabelece que a classificao dos documentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dez classes, sendo nove especficas e uma para generalidades. Ento temos, segundo a resoluo: Classe 000 010 - Administrao Classe 100 020 - Pessoal Classe 200 030 - Material Classe 300 040 - Patrimnio Classe 400 050 - Oramento e Finanas Classe 500 060 - Documentao Classe 600 070 - Comunicao Classe 700 080 - Pessoal Militar (Res. 21) Classe 800 090 - Outros Assuntos da Adm. Classe 900 As classes 000 e 900 j foram destinadas aos documentos da atividade meio, cabendo a cada rgo e entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades fim.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 19 25 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal. Resoluo O item est incorreto. A parte que nos interessa est certa, pois as entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades fim. Contudo, o item est incorreto por que afirma que esse desenvolvimento deve ser aprovado pela instituio arquivstica federal, no caso o Arquivo Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituio arquivstica na respectiva esfera de competncia (federal, estadual, do DF ou municipal, conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes para o Ministrio da Sade deve sim ser aprovado pelo Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes para uma Secretaria Estadual de Sade de um determinado estado fica sujeito aprovao do arquivo pblico deste estado.
26 - (TSE/2012 Consulplan) O Cdigo de Classificao de Documentos de arquivos tem como objetivo I. agrupar documentos com mesmo assunto e tipologia. II. agrupar documentos de mesmo gnero. III. agrupar documentos de mesmo tema. IV. facilitar a avaliao e eliminao de documentos. Assinale a) se apenas as alternativas I, II e III estiverem corretas. b) se apenas as alternativas I e III estiverem corretas. c) se apenas as alternativas II, III e IV estiverem corretas. d) se apenas as alternativas III e IV estiverem corretas. Resoluo O objetivo da classificao facilitar a organizao, arquivamento e destinao dos documentos (avaliao). E para tal, deve agrupar os documentos que tratam do mesmo assunto. Seria invivel agrupar pelo gnero ou tipologia, pois esses elementos no servem para determinar o valor e a importncia do mesmo. Portanto a alternativa correta a de letra D.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 20 Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical. Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros, deitados, dentro do mobilirio (pilha). indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e dobras nos mesmos. Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos outros dentro do mobilirio (fileira). indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos. Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico. Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos. Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico. Este mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de forma direta. Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:
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27 - (Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta. a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: alfabticos e numricos. b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes sistemas: o geogrfico e o ideogrfico. c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi-indireto. d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito-terminais. e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento, preciso apenas consultar o ndice. Resoluo Um exemplo de como esse assunto pode confundir o candidato. Apesar da simplicidade, perceba que no possvel deduzir uma resposta sem um conhecimento prvio do assunto. Se no soubermos que as classes so bsico e padronizado, e que os sistemas so direto, indireto e semidireto, no h muitas chances de acerto. Vamos nos aprofundar mais no assunto, mas o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Portanto a alternativa correta a de letra C.
MTODOS BSICOS
MTODO ALFABTICO O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais pedido em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras. Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo baixo, de fcil implantao e assimilao.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 22 Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do arquivamento. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperao da informao/documento. A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos para os nomes Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do nome e preferencialmente em CAIXA ALTA. Vamos arquivar utilizando os dois critrios:
Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que vocs as tenham decorado. Vamos a elas: Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a ordem do sobrenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL. Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen no se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no se separam.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 23 Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos So Domingos ----------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos
Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ----------------------------- FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO SO considerados parte integrante do ltimo nome. Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO considerados na ordenao alfabtica. Ex: Laura Barros Neto ---------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho -------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ------------ MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO. Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro elemento para fazer a ordenao alfabtica. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO. Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles devem ficar entre parnteses aps o nome completo. Ex: Ministro Guido Mntega ----------------- MNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so considerados pelo ltimo sobrenome. Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine --------------------------------- VALENTINE, Jill
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Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome quando comeadas com letra maiscula. Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo ---------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta July OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que indica a famlia do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ------------ CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernandes ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes) so registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ----------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------- OMAR SAAD Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundao So Martinho ------------------ FUNDAO SO MARTINHO O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The) El Pas ------------------------------------ PAS (El) Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parnteses. Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3) XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona) Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL) 28 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o mtodo alfabtico e as regras de alfabetao utilizadas nesse mtodo, analise os nomes a seguir.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 25 1 - Luis Otvio Teixeira Amaral Filho 2 - Vinicius Cerqueira Santo Aleixo 3 - Pedro Augusto Rocha Alonso 4 - Antonio Henrique de Amaral Neto 5 - Paulo Ricardo da Costa Almeida A ordem correta de arquivamento desses nomes :
a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5 b) 2 - 5 - 4 - 1 3 c) 5 - 1 - 4 - 3 2 d) 5 - 3 - 4 - 1 2 e) 5 - 4 - 1 - 2 - 3 Resoluo Quando se trata de regras de alfabetao, esse tipo de questo muito comum. A primeira coisa a ser feita e colocar os nomes segundo as regras, para depois orden-los. Nesse caso ficaria: 1 Amaral Filho, Luis Otvio Teixeira (regra 06) 2 Santo Aleixo, Vincius Cerqueira (regra 03) 3 Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01) 4 Amaral Neto, Antnio Henrique de (regra 06) 5 Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01) Em seguida devemos ordenar alfabeticamente pelos sobrenomes: 5 Almeida, Paulo Ricardo da Costa (regra 01) 3 Alonso, Pedro Augusto Rocha (regra 01) 4 Amaral Neto, Antnio Henrique de (regra 06) 1 Amaral Filho, Luis Otvio Teixeira (regra 06) 2 Santo Aleixo, Vincius Cerqueira (regra 03) E colocando os nomes em sua devida ordem, temos tambm a ordem da numerao, e a resposta da pergunta, sendo a alternativa D a correta. Vejam que no difcil, mas sim um pouco trabalhoso. necessrio conhecer as regras e ter certa habilidade com as palavras para no perder tempo em responder. Alm disso, muito cuidado, pois errando alguma das regras, errar tambm a ordenao dos nomes, e consequentemente toda a questo.
MTODO GEOGRFICO Esse mtodo considera como elemento principal para recuperao da informao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar por
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 26 usar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local; portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem. Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar. Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas para busca e recuperao. Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas. Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica. Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge Acre Capixaba SANTANA, Joo Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia gua Fria AMADEO, Srgio So Paulo Campinas DOLORES, Maria Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo. Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer a ordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto Bahia Salvador GIL, Preta Bahia Salvador VELOSO, Caetano Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por cidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar as capitais. Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio Diadema So Paulo CAVALCANTI, Roberto Ilhus Bahia SILVA, Joo So Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo
Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos pases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as demais cidades. Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O) Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel Portugal Coimbra VAZ, Joaquim
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 27 29 - (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento principal a ser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes: 1 - Jos de Oliveira - Lisboa 2 - Maria Albuquerque Coimbra 3 - Manoel Ferreira Aveiros 4 - Augusto Silveira - Porto Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: a) 1 , 2 , 3 , 4 b) 1 , 3 , 2 , 4 c) 2 , 3 , 1 , 4 d) 3 , 1 , 2 , 4 e) 3 , 2 , 1 , 4 Resoluo Mesmo no contendo o elemento estado, perceptvel que se trata de uma ordenao que inicia pela cidade. O que devemos fazer organizar as nomenclaturas de acordo com as regras: 1 - Lisboa Oliveira, Jos de 2 - Coimbra Albuquerque, Maria 3 - Aveiros Ferreira, Manoel 4 - Porto Silveira, Augusto Ento em seguida devemos colocar as cidades em estrita ordem alfabtica: 3 - Aveiros Ferreira, Manoel 2 - Coimbra Albuquerque, Maria 1 - Lisboa Oliveira, Jos de 4 - Porto Silveira, Augusto A sequncia correta 3,2,1 e 4, tornando a alternativa de letra E a correta.
MTODO NUMRICO Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao da informao/documento.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 28 Vantagens: diminui os erros de arquivamento. Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperao da informao. Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperao da informao (tabela ou ndice). Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico e dgito terminal. Vamos a eles. Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastando arquivar os documentos em ordem numrica. Deve-se apenas cuidar de elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial (ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu rearquivamento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venham a vagar (ficar sem uso). Ex: 1026 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o sequencial dentro da pasta) Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em sequncia cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data. Ex: 01-02-2001/027 (o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. O formato pode variar, sendo a data colocada depois do sequencial ou de forma reduzida, por exemplo) Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura. O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n 256.741 (mtodo numrico simples). O nmero de arquivamento ser: 25-67-41 41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta 67 grupo secundrio, indicando a guia 25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia (posio).
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 29 Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento. Ex: GT GS GP 25 85 95 86 92 95 06 07 98
30 - (MPE-GO/2010 Funiversa) A atribuio de um nmero a cada cliente (pessoa fsica ou jurdica), por exemplo, obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem preocupao alguma com a ordem alfabtica caracterstica do mtodo a) numrico cronolgico. b) numrico alfabtico. c) numrico simples. d) dgito-terminal. e) variadex-cronolgico. Resoluo Tambm uma questo sem muitos mistrios e dvidas. Sabendo que os mtodo numrico cronolgico considera a data, e que o mtodo dgito-terminal considera o nmero do prprio documento, resta-nos considerar certa a alternativa de letra C, uma vez que alfabtico e variadex no esto certos.
MTODO IDEOGRFICO Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No to frequente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno. Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivises Sistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada. O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a alfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica est dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema: O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE O GS 85 MENOR DO QUE O GS 92, E POR ISSO VEM PRIMEIRO. APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E POR ESSA RAZO EST POSTERIOR AOS DEMAIS.
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Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodo alfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenao, enquanto este considera o assunto. Ex: Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Permanente Compras Distribuio Estoque Informtica Livros Manuais Manuteno de Computadores Protocolo Publicaes
Os temas esto divididos em ordem alfabtica por assunto. Esses assuntos so colocados na guia que separa os documentos. Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, com a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O ESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao. Ex: ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuio INFORMTICA Manuteno de computadores PUBLICAES Livros Manuais
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 31 Vocs devem ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser difcil realizar essa atividade. A ideia escolher uma classe que seja comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem a materiais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum s outras. Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico. No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numrico antes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada de classes. Ex: 1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos 2. ARQUIVO INTERMEDIRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE 4. ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuio 5. INFORMTICA 5-1. Manuteno de computadores 6. PUBLICAES 6-1. Livros 6-2. Manuais Vocs devem se atentar para o acrscimo da notao numrica. Os nmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse, pertencendo a uma classe maior. Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil Dewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX. conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saber humano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimento geral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididas em grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos e se separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso), ela pode ou no existir. Ex: Classes 0 Geral 1 Departamento Pessoal 2 - Arquivo
Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:
CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 32 112.2 Documentos pendentes 113 Assinatura do contrato 120 Frias 130 Demisso 200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2 Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao a apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho. Vocs tambm devem saber que esse o mtodo adotado em TODA A ADMINISTRAO PBLICA E ENTIDADES DO SINAR, por fora da Resoluo n 14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARQ. Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere.
Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea, a dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas. Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao com outros assuntos. Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico. 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 15 55 18 26 05 24 26 32 14 23 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 55 25 17 95 07 48 33 47 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 58 95 06 15 12 01 82 So Paulo Admisso RAMOS, Edson, Carvalho
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 33 MTODO ALFANUMRICO O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que se preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.
MTODOS PADRONIZADOS
Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles; Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. Ex: MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ:
A D e abreviaes = ouro ou laranja E H e abreviaes = rosa ou amarelo I N e abreviaes = verde O Q e abreviaes = azul R Z e abreviaes = palha ou violeta No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate desse assunto. Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico, apenas acrescentando cores. Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 34 sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios fornecedores e clientes. Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhana sonora entre eles. Ex: FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos. Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (rima). Por isso ficam arquivados prximos. Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da informao. Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores. Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica, somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados com frequncia, mas ficaram obsoletos com os avanos tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos. 31 - (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. Resoluo O item est incorreto. Vimos que o tipo horizontal adequando para arquivos permanentes, pois ali no h frequncia em consulta a documentos, e para documentos em grandes dimenses, pois ajuda na sua preservao.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 35 32 - (FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. Resoluo O item est incorreto. O mtodo alfabtico no considera de forma alguma nenhum sistema numrico para sua ordenao. Ainda, o mtodo que considera o assunto o ideogrfico. O alfabtico considera apenas o nome do correspondente.
33 - (MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do mtodo variadex, assinale a alternativa correta. a) um tipo de mtodo cronolgico. b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos. c) baseado no sistema decimal. d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes. e) Dispe os documentos na ordem dicionria. Resoluo O mtodo variadex uma tcnica que utiliza cores para auxiliar o arquivamento. Portanto pode ser considerado como um mtodo acessrio, uma vez que para sua aplicao deve existir outro mtodo e arquivamento j aplicado. No h nada de mais a saber sobre, pois somente aparece questes como esta, perguntando sobre sua aplicao. A alternativa correta a de letra B.
34 - (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio. Resoluo O item est incorreto. A ordenao dos nomes est em desacordo com o que ditam as regras de alfabetao, especialmente a regra 03.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 36 35 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra nomes de pessoas. Resoluo O item est incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituies e nomes de eventos.
Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Na fase de destinao de documentos realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for necessrio programar mudanas nessas ferramentas. Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao. 36 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No mbito da administrao pblica, a comisso de avaliao de documentos deve ser formada por um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliao de documentos de um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos arquivsticos. Resoluo O item est correto. A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CPAD tem como a sua principal atividade a elaborao da Tabela de Temporalidade e do Cdigo de Classificao de documentos, e deve ser composta por uma equipe multidisciplinar. Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 37 uma vez o esquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no incio da aula. Voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ:
Observem que a Tabela traz o assunto, o cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final. 37 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperao. Resoluo O item est correto. A partir da classificao, podemos ter noes da disposio fsica dos mobilirios no arquivo para melhor organizar os documentos.
38 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funes e atividades desempenhadas por determinado rgo. Resoluo O item est incorreto. O que deve basear-se nas funes e atividades, como vimos, o Plano de Classificao de Documentos.
39 - (TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinao de documentos de arquivo
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 38 a) a tabela de equivalncia. b) o inventrio topogrfico. c) o edital de eliminao. d) o diagnstico do acervo. e) a tabela de temporalidade. Resoluo Sem dificuldades para esta questo. Somente pode ser a Tabela de Temporalidade, instrumento que determina os prazos de guarda e destinao de todos os documentos de uma instituio. Ento letra E nesta questo!
40 - (TRT-23/2011 FCC) O perodo durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, de acordo com a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de a) prescrio. b) recolhimento. c) transferncia. d) reteno. e) destinao. Resoluo Esta questo traz uma curiosidade sobre a Tabela de Temporalidade. De acordo com o aprendido no incio da aula, podemos chamar esses prazos de prazos para transferncia, recolhimento e destinao, ou ainda podemos chamar de prazos de reteno, relativo s fases corrente e intermediria, pois so os intervalos de tempo em que os documentos ficaro retidos ali. Ressaltando, mais uma vez, que no existe prazo para guarda e nem Gesto de Documentos no arquivo permanente. letra D nesta aqui!
41 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio. Resoluo O item est incorreto. O instrumento que determina os prazos a Tabela de Temporalidade de Documentos.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 39 42 - (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Resoluo O item est correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos em relao aos documentos, e tambm sua destinao.
43 - (STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. Resoluo O item est correto. Pela observao do exemplo da figura acima, que uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermedirio so expressos em anos. Mesmo com a ocorrncia, em alguns casos, do termo enquanto vigora, o tempo ainda considerado em anos. A utilizao desse termo s explica pela incapacidade de se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poder permanecer no arquivo corrente. Ento, caso algum documento deixe de ter frequncia em seu uso na metade do perodo de ano, ele ainda ser corrente at que se feche o ciclo do ano. O prazo de guarda dos documentos comea a contar da data da sua produo. No arquivo corrente, que onde o documento criado, o prazo de guarda comea a contar de sua produo, mesmo que ainda no tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermedirio, o prazo de guarda comea a contar do momento da sua transferncia. Dica de prova: No se esqueam de que a Tabela no define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de Documentos para no arquivo intermedirio. 44 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, so precedidos das unidades de classificao. Resoluo O item est correto. Vimos que os elementos da tabela so: o assunto, o cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 40 Exerccios 01 - (INSS/2008 Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor mediato corresponde a valor primrio ou administrativo. 02 - (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. 03 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que indica a destinao final dos documentos apresenta as possibilidades de eliminao, de guarda eventual e de guarda permanente. Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como experincia, a poucos pases. Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes). Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem (04 a 07). 04 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos arquivos permanentes das organizaes pblicas e privadas. 05 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, tcnico ou legal. 06 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A implantao de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos torna desnecessria a manuteno das atividades tpicas de um protocolo. 07 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos documentais e seu ndice de acumulao anual tm pequena ou quase nenhuma influncia na deciso de eliminao ou preservao permanente dos documentos de arquivo. 08 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A fase de utilizao e manuteno dos documentos de um programa de gesto de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gesto: a avaliao.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 41 09 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e pelo uso dos documentos arquivsticos, de acordo com o programa de gesto de documentos. 10 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A gesto documental e a proteo a documentos de arquivo so deveres do poder pblico definidos na legislao brasileira porque tais documentos, alm de teis como instrumento de apoio administrao, so elementos de prova e informao, valiosos para a cultura e o desenvolvimento cientfico. 11 - (STM/2011 Cespe/UnB) Fatores ligados preservao devem ser considerados na produo documental. Por exemplo, documentos de valor permanente devem ser produzidos em papel alcalino. 12 - (MS/2010 Cespe/UnB) Nos rgos ou instituies pblicas, protocolo geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, expedio, registro, distribuio e controle da movimentao de documentos em trmite. 13 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O setor de protocolo tambm responsvel pelo recebimento, pela movimentao e expedio dos documentos. 14 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O registro, uma das operaes tcnicas do sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos de arquivo, desenvolvido pelo setor de protocolo. 15 - (MPU /2010 Cespe/UnB) A tramitao uma atividade desenvolvida pelos setores de trabalho responsveis pela demanda contida nos documentos, no sendo uma atividade de protocolo. 16 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A correspondncia particular recebida nos servios de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuda ao destinatrio. 17 - (MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios de classificao para uma srie documental permite agilizar a consulta aos documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de documentos com a finalidade de localizar um especfico; os critrios mais utilizados so o temtico, o alfabtico, o cronolgico e o numrico. 18 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. 19 - (STM/2011 Cespe/UnB) A classificao arquivstica uma sequncia de operaes que visa organizar os documentos de um arquivo ou de uma coleo segundo um plano de classificao.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 42 20 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. 21 - (MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contm documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do tipo unitermo. 22 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo. 23 - (MEC/2009 Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. 24 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. 25 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O recolhimento a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos documentos, liberando espaos e economizando recursos materiais. 26 - (STM/2011 Cespe/UnB) Gesto de documentos o sistema de controle sobre a produo e manuteno de documentos nas fases corrente e intermediria, por meio de registros, listagens, ndices e planos de arquivamento. 27 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os mtodos bsicos de arquivamento so alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico. 28 - (STM/2011 Cespe/UnB) O mtodo alfanumrico um mtodo do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado. 29 - (STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. 30 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. 31 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Na ordenao geogrfica de documentos relativos correspondncia com outros pases, deve-se alfabetar em primeiro lugar o pas, seguido da cidade e do correspondente. Por exemplo: Frana Paris - Duchein, Michel.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 43 32 - (ANEEL/2004 Esaf) De acordo com o conhecimento arquivstico sistematizado, nas organizaes, os documentos mais recentes e frequentemente consultados localizam-se nos a) arquivos permanentes. b) arquivos histricos. c) arquivos correntes. d) arquivos intermedirios. e) arquivos de segurana. 33 - (CVM/2010 Esaf) Com relao s vantagens do arquivamento intermedirio, analise os itens a seguir: I. Evita a acumulao de documentos pouco consultados nas unidades administrativas. II. Faculta, a todos os interessados, o acesso aos documentos sob sua guarda. III. Reduz os custos de manuteno de documentos com prazo de guarda no concludo. IV. Evita o recolhimento de documentos destitudos de valor primrio. A quantidade de itens corretos igual a: a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4 34 - (TRT-8/2010 FCC) O mtodo estrutural usado no processo de a) descarte. b) restauro. c) classificao. d) digitalizao. e) atendimento ao pblico. 35 - (CVM/2010 Esaf) A teoria das trs idades tem uma aplicao direta nas estratgias de qual funo arquivstica? a) Classificao. b) Descrio. c) Criao. d) Preservao. e) Avaliao. 36 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Assinale a opo correta a respeito da avaliao de documentos.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 44 a) O processo de avaliao, de acordo com a literatura da rea, precedido pela classificao dos documentos, isto , no se avaliam documentos que no esto organizados. b) A macroavaliao, proposta pelos canadenses, est fundamentada na teoria dos valores de Schellenberg. c) Hilary Jenkinson era um dos grandes defensores da avaliao de documentos de arquivo e via no arquivista o sujeito dessa importante operao. d) A principal funo da avaliao a eliminao de documentos. e) O princpio da pertinncia fundamenta o processo de avaliao. 37 - (Senado/2008 FGV) Acerca do mtodo decimal de arquivamento, assinale a alternativa correta. a) A diviso dos assuntos sempre do particular para o geral. b) A Classificao Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de uma tabela com dez assuntos e um ndice. c) Apenas as nove primeiras divises so chamadas de classe, uma vez que a dcima diviso destinada a generalidades. d) Como no h uma classificao universal para os arquivos, cada arquivo poder adotar a sua prpria classificao e) O esquema com a classificao adotada tem o nome de classificador ou cdigo, o que dispensa um ndice alfabtico. 38 - (ATA-MF/2012 Esaf) Quando os documentos esto em curso ou so consultados com frequncia e so mantidos nos escritrios, podemos afirmar que eles esto na idade documental a) semi-ativa. b) permanente. c) inativa. d) intermediria. e) corrente. 39 - (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos de arquivo de primeira idade requer a escolha racional do melhor mtodo para uma eficiente e posterior recuperao da informao. Nesse sentido, considerando- se o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundrias, e que so organizados de acordo com a rigorosa sequncia das letras, a ordem utilizada a a) automtica b) decimal c) dicionria d) enciclopdica e) duplex
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 45 40 - (ANA/2009 Esaf) Os arquivos correntes tm as seguintes caractersticas: I. documentos com pequena possibilidade de uso. II. documentos com valor primrio elevado. III. documentos que ficam prximos aos usurios diretos. IV. documentos com valor informativo. Os itens corretos so a) I e II b) I e III c) I e IV d) II e III e) II e IV 41 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Em mtodo por assunto alfabtico, no qual os assuntos correlatos so grupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente, os assuntos seguem a ordem a) enciclopdica b) dicionria c) duplex d) variadex e) decimal 42 - (TJ-CE/2002 Esaf) O setor de expedio de documentos tem por funo: a) arquivar os documentos. b) encaminhar os documentos acompanhados dos respectivos anexos. c) desmembrar os processos realizando a juntada, quando necessrio. d) classificar os documentos de acordo com a procedncia. e) ter acesso aos documentos sigilosos. 43 - (DPU/2010 Cespe/UnB) No que concerne o valor secundrio, assinale a opo correta. a) O valor secundrio identificado naqueles documentos que so usados pelos motivos que permitiram o seu aparecimento. b) o valor que um documento possui para a atividade cultural que representa. c) o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. d) O valor secundrio dividido em duas categorias: valor informativo e valor probatrio. e) A existncia do valor secundrio em um documento o caracteriza como pertencente ao arquivo intermedirio.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 46 44 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Indique, entre as opes a seguir, qual o conceito ou princpio arquivstico que fundamenta a avaliao de documentos. a) Princpio da provenincia. b) Trs idades documentais. c) Organicidade. d) Autenticidade. e) Princpio da pertinncia. 45 - (ATA-MF/2012 Esaf) A gesto de documentos um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas. Assinale a opo que identifica uma de suas fases bsicas. a) Primria. b) Utilizao. c) Aquisio. d) Difuso. e) Descrio. 46 - (TJ-CE/2002 Esaf) Alm da fase intermediria, em que no so muito consultados, os documentos de arquivo passam pela fase: a) de organizao, em que so arrumados. b) de seleo, em que so descartados. c) corrente, em que no podem ser eliminados. d) temporria, em que no podem ser consultados. e) permanente, em que so abertos consulta pblica. 47 - (ATA-MF/2012 Esaf) Indique qual a justificativa para a existncia do arquivo intermedirio. a) Histrica. b) Cultural. c) Econmica. d) Orgnica. e) Imparcialidade administrativa. 48 - (ANEEL/2006 Esaf) Quanto ao arquivo intermedirio podemos afirmar que a) subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo corrente. b) a economia a razo principal para sua criao. c) os documentos nessa fase tm uma classificao diferente da que lhes foi dada nos arquivos correntes d) armazenam, principalmente, documentos de valor histrico e secundrio. e) o acesso aos documentos pblico, no havendo nenhuma restrio ao seu uso.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 47 49 - (Fiocruz/2010 FGV) Segundo GONALVES, tanto a classificao quanto a ordenao esto a servio da organizao dos documentos. Para compreender tal afirmativa correto considerar que: a) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao facilitar e agilizar a consulta aos documentos. b) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade e s funes e atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao estabelecer a ordem original dos documentos. c) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao estabelecer a lgica da classificao. d) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura e s atividades do organismo produtor do arquivo e da ordenao de facilitar e agilizar a consulta aos documentos. e) o objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade estrutura e s atividades do organismo produtor e da ordenao estabelecer a ordem original dos documentos. 50 - (ATA-MF/2012 Esaf) Os documentos sigilosos, quando chegam ao protocolo, devem a) ser expedidos. b) ser abertos e tramitados. c) ser eliminados. d) ser encaminhados aos destinatrios. e) ser recolhidos ao arquivo permanente. 51 - (ATA-MF/2012 Esaf) Quando eu preciso de um mtodo de ordenao de documentos simples e direto para a pesquisa no depender de um ndice auxiliar, posso utilizar o mtodo a) Alfabtico. b) Numrico. c) Duplex. d) Decimal. e) Assunto. 52 - (MPU/2007 FCC) No mtodo dgito-terminal, a) as unidades de arquivamento so divididas em grande classes temticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes subordinadas mediante o uso de nmeros justapostos aos dos assuntos principais. b) cada documento recebe um nmero de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os descritores ou palavras-chave a ele relacionados.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 48 c) os assuntos secundrios ficam subordinados aos assuntos principais, distribudos ambos conforme a seqncia das letras do alfabeto. d) cada nmero de ordem atribudo aos documentos decomposto em pequenos grupos de dois ou trs dgitos que, lidos da direita para a esquerda, passam a constituir chaves para sua localizao fsica. e) as letras correspondem s classes principais dos documentos, reservando-se os nmeros s suas subdivises temticas. 53 - (MPE-GO/2010 Funiversa) De acordo com as regras de alfabetao utilizadas no mtodo alfabtico, assinale a alternativa em que os nomes a seguir esto arquivados de maneira correta. Joo Antnio Silva Alberto Monte Azul William d'Almeida Roberto Carlos Sousa Jnior a) Almeida, William d' Monte Azul, Alberto Silva, Joo Antnio Sousa Jnior, Roberto Carlos b) Alberto Monte Azul Joo Antnio Silva Roberto Carlos Sousa Jnior William d'Almeida c) Almeida, William d' Azul, Alberto Monte Jnior, Roberto Carlos Sousa Silva, Joo Antnio d) D'Almeida, William Monte Azul, Alberto Jnior, Roberto Carlos Sousa Silva, Joo Antnio e) Azul, Alberto Monte D'Almeida, William Jnior, Roberto Carlos Sousa Silva, Joo Antnio 54 - (ATA-MF/2012 Esaf) Indique qual o instrumento arquivstico que operacionaliza a avaliao de documentos. a) Cdigo de classificao. b) Quadro de arranjo. c) Tabela de temporalidade. d) Lista de eliminao.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 49 e) Inventrio analtico. 55 - (ATA-MF/2012 Esaf) Assinale a opo que identifica qual a rotina do protocolo que retira do documento elementos para sua localizao. a) Movimentao. b) Tramitao. c) Classificao. d) Expedio. e) Registro. 56 - (ANEEL/2004 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto, a) receber a correspondncia e separar a correspondncia oficial da particular. b) eliminar a correspondncia destituda de valor secundrio. c) controlar o trmite dos documentos na organizao. d) receber a correspondncia para expedio. e) ler a correspondncia e verificar a existncia de antecedentes. 57 - (ATA-MF/2012 Esaf) Assinale a opo que identifica qual a primeira rotina a ser realizada no protocolo. a) Recebimento e classificao. b) Registro e distribuio. c) Distribuio. d) Movimentao. e) Tramitao e anotao. 58 - (CVM/2010 Esaf) Qual a justificativa para a criao do arquivo intermedirio? a) Preservar os documentos de valor primrio. b) Eliminar os documentos de valor secundrio. c) Economizar no armazenamento de documentos. d) Preservar os documentos de valor histrico. e) Manter os documentos passveis de eliminao. 59 - (ANEEL/2004 Esaf) A atividade de avaliao documental tem por finalidade: I. orientar o usurio sobre o acesso aos documentos de seu interesse. II. permitir a eliminao de documentos destitudos de valor primrio e secundrio. III. distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificao. IV. otimizar recursos humanos e materiais. A quantidade dos itens corretos igual a
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 50 a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4 60 - (ANA/2009 Esaf) A gesto de documentos vitais determina a necessidade de duas atividades principais: a) descrio e preservao. b) identificao e proteo. c) difuso e indexao. d) classificao e arranjo. e) transferncia e recolhimento. 61 - (CVM/2010 Esaf) Quando a estrutura orgnica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos, estamos falando de qual tipo de classificao? a) Funcional b) Por assuntos c) Por atividades d) Organizacional e) Temtica 62 - (ANEEL/2006 Esaf) Assinale a opo que se refere ao instrumento de trabalho resultante do processo de avaliao de documentos de arquivo. a) Tabela de temporalidade. b) Plano de classificao. c) Quadro de arranjo. d) Inventrio sumrio e) Catlogo seletivo 63 - (CVM/2010 Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto: a) separar a correspondncia oficial da particular e distribuir a correspondncia particular, sem submet-la s demais rotinas de controle. b) separar a correspondncia ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. c) interpretar e classificar a correspondncia, com base no plano de classificao da instituio, se existente. d) ler a correspondncia ostensiva e verificar a existncia de antecedentes. e) atender aos pedidos de emprstimo de documentos das unidades administrativas.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 51 Gabarito Comentado Item Resposta Comentrio 01 Errado O valor mediato o valor secundrio, posterior, diferente daquele original, que o motivo para a criao do documento. 02 Certo A Tabela de Temporalidade fruto da avaliao, e ferramenta que determina os prazos de guarda e destinao de todos os documentos da instituio. 03 Errado Na destinao de documentos no existe a possibilidade de guarda eventual, temporria, uma vez que a destinao um fato definitivo. 04 Errado Os documentos do arquivo permanente j no possuem mais utilidade administrativa, que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal ou jurdico). 05 Certo Os documentos do arquivo corrente so caracterizados como ferramentas essenciais ao desenvolvimento das rotinas administrativas. 06 Errado As atividades de protocolo so as relativas ao controle do trmite, e mesmo que sejam informatizadas, sempre sero necessrias. 07 Errado Esses fatores influenciam na deciso sobre eliminar ou no um documento, assim como a repetio da informao e os recursos necessrios para tal. 08 Errado A avaliao, atividade mais complexa da Gesto de Documentos, se encontra na fase de destinao. 09 Errado Os responsveis pela produo, utilizao, arquivamento, conservao e preservao dos documentos so todas as pessoas ligadas instituio. 10 Certo Segundo a Constituio e Lei 8.159/91 (que estudaremos em nossa ltima aula) este um dever do Estado. 11 Certo Os papis alcalinos, com pH neutro (no cidos), devem ser utilizados para documentos permanentes, uma vez que estes sero mantidos indefinidamente. 12 Certo Estas so as atribuies do setor de protocolo: atividades de identificao, controle e recuperao de documentos em trmite. 13 Certo O setor de protocolo a porta de entrada e sada dos documentos da instituio. 14 Certo O setor de protocolo deve registrar o documento recebido em sistema prprio, designado para este fim. 15 Errado A tramitao deve ser realizada pelo setor de protocolo, e este deve manter total controle sobre este trmite. 16 Errado A correspondncia particular deve ser recebida e encaminhada diretamente ao destinatrio, sem qualquer registro ou anotao deste fato. 17 Errado Os critrios mais utilizados so o alfabtico, o geogrfico, o numrico e o ideogrfico. 18 Errado A organizao e classificao de documentos devem ser feita de acordo com o assunto, funo ou estrutura da instituio. 19 Certo A classificao uma operao que organiza os documentos tanto lgica quanto fisicamente, segundo critrios preestabelecidos. 20 Certo As datas-limite so indicadores de prazos para a guarda dos documentos, bem como para sua destinao, estabelecidos na Tabela de Temporalidade. 21 Errado Pastas com documentos de arquivo dispostas pelos nomes dos correspondentes caracterizam a adoo do mtodo alfabtico. 22 Errado A localizao de documentos, quando utilizado o sistema direto, no depende de ferramentas auxiliares, e a busca pode ser feita diretamente. 23 Errado O arquivamento horizontal dispe os documentos uns sobre os outros, o que obriga a sua remoo para a busca de um especfico. 24 Certo Como este mtodo combina conjuntos numricos e assuntos, as possibilidades de aberturas de classes so ilimitadas. 25 Errado O recolhimento a passagem dos documentos para o arquivo permanente. Alm disso, o item descreve a transferncia. 26 Certo A Gesto de Documentos o conjunto de tcnicas, ferramentas e operaes que controlam o fluxo dos documentos desde sua produo. 27 Certo So mtodos bsicos os apresentados no item, e so padronizados os mtodos rneo, variadex, soundex, automtico e mnemnico. 28 Errado Por ser uma combinao dos mtodos alfabtico e alfanumrico, esse mtodo pertence ao sistema semidireto, ou semi-indireto. 29 Errado O mtodo de ordenao dos documentos a partir do nome da cidade, estado ou pas o geogrfico. 30 Errado O mtodo numrico simples considera o prprio nmero do documento para sua guarda. O item apresenta o mtodo numrico dgito-terminal. 31 Certo Na correspondncia com outros pases ou estados, deve-se coloc-los antes da cidade, e nesta, deve-se priorizar as capitais. 32 Letra C Os documentos frequentemente consultados esto nesta fase do arquivo. 33 Letra C Esto corretos os itens II e III, pois a justificativa dessa fase a economia.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 52 34 Letra C Estrutural, funcional e temtico ou por assunto so formas de classificaes. 35 Letra E A avaliao considera a aplicao prtica da teoria das trs idades. 36 Letra A Como dito na aula, avaliao e classificao andam sempre de mos dadas. 37 Letra D As instituies so diferentes, ento seus arquivos tambm sero diferentes. 38 Letra E Essas so caractersticas de documentos da fase corrente. 39 Letra D Esse mtodo agrupa os assuntos do geral para o particular, em ordem alfabtica. 40 Letra D Esses documentos tem alta importncia administrativa e esto perto do produtor. 41 Letra B Esse mtodo ordena os assuntos em estrita ordem alfabtica. 42 Letra B Esse setor tem a funo de enviar os documentos para fora da instituio. 43 Letra D O valor secundrio pode provar sobre uma ao ou informar sobre o produtor. 44 Letra B A Teoria das Trs Idades representa a guarda dos documentos pelo seu valor. 45 Letra B As fases da Gesto de Documentos so produo, utilizao e destinao. 46 Letra E Os documentos permanentes devem ser abertos a todos os interessados. 47 Letra C O arquivo intermedirio tem a principal funo de economizar recursos. 48 Letra B Essa fase existe para desafogar o fluxo de documentos no arquivo corrente. 49 Letra A A classificao deve facilitar a localizao do documento e refletir o seu produtor. 50 Letra D Esses documentos devem ser entregues aos destinatrios ainda lacrados. 51 Letra A O mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e dispensa o uso de ndices. 52 Letra D Os nmeros dos documentos so decompostos em grupos de 2 algarismos. 53 Letra A Essa ordenao est de acordo com as regras de alfabetao. 54 Letra C A Tabela de Temporalidade a ferramenta utilizada para avaliar documentos. 55 Letra E O registro consiste em anotar dos dados do documento. 56 Letra B No cabe ao protocolo fazer descarte de documentos. 57 Letra A A primeira rotina do protocolo receber e classificar o documento. 58 Letra C A principal justificativa para esta fase a economia de recursos. 59 Letra B A avaliao deve identificar os valores nos documentos, ou a falta deles. 60 Letra B Identificao e proteo dos documentos so os principais objetivos da gesto. 61 Letra D Estrutural ou organizacional so classificaes com base no produtor. 62 Letra A Da avaliao surge a Tabela de Temporalidade, que define prazos de guarda. 63 Letra E Cabe ao protocolo somente controlar o trmite de documentos, e nada mais,
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 53 E mais uma aula chegando ao fim, com aquela sensao de dever cumprido! Alis, que dever, hein?! Esta aula foi pedreira, muito extensa. Mas, claro, devemos considerar a grande quantidade de questes abordadas. Novamente afirmo que, apesar das questes antigas, o nosso aprendizado est a todo vapor. Percebam que pouco h de mudanas na forma de tratar dos assuntos! Relembro ainda que nosso curso aberto suas sugestes e crticas! Estou sempre disponvel para solucionar dvidas, analisar e discutir as crticas e sugestes. Fiquem vontade para se manifestar! Estarei disposio de todos para ajud-los em seus estudos. Conte comigo e no desanime na luta! Estarei esperando suas mensagens no frum do curso e no email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Vamos seguindo nossos estudos at o momento sem maiores notcias sobre o edital... O jeito aguardar e no perder o foco! Forte abrao, bons estudos e at a prxima!
Prof. Mayko Gomes Junho/2013
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 54 Exerccios Resolvidos na Aula
01 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo. Item incorreto 02 - (Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de destinao. Item incorreto 03 - (CVM/2010 Esaf) A passagem dos documentos dos arquivos correntes e intermedirios ao arquivo permanente conhecida como: a) recolhimento. b) custdia. c) transferncia. d) destinao. e) alienao. 04 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao arquivo permanente. Item incorreto 05 - (Detran-PA/2006 Cespe/UnB) De modo geral, podem ser eliminados os documentos que comprovem o modo de organizao e funcionamento da instituio ao longo de sua existncia. Item incorreto 06 - (TRE-PI/2009 FCC) Em relao avaliao, correto afirmar que a) o valor mediato de um documento depende de sua vigncia jurdico- administrativa. b) os documentos produzidos pelas atividades-meio devem ser totalmente eliminados. c) a eliminao de documentos precede a elaborao de tabelas de temporalidade. d) deve ocorrer no fim da fase intermediria do ciclo vital dos documentos. e) so de valor permanente os documentos que comprovam a origem do rgo produtor.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 55 07 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente. Item correto 08 - (Senado/2008 FGV) Acerca da gesto de documentos, nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinale a afirmativa correta. a) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo, tramitao, uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. b) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. c) o conjunto de procedimentos e operaes referentes produo, uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. d) o conjunto de procedimentos referentes produo, tramitao, uso, classificao, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou conservao para guarda permanente. e) o conjunto de procedimentos referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 09 - (STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica. Item correto 10 - (AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. Item correto 11 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao. Item incorreto
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 56 12 - (TRE-MT/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos engloba, entre outras, as fases de a) produo e destinao. b) emulao e migrao. c) conservao e restaurao. d) eliminao e preservao. e) criao e aquisio. 13 - (EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes. Item correto 14 - (ANEEL/2006 Esaf) Assinale o item que no faz parte das rotinas do Protocolo. a) Receber a correspondncia. b) Abrir a correspondncia ostensiva. c) Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios. d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primrio e secundrio. e) Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos. 15 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo intermedirio para a realizao dessa atividade. Item incorreto 16 - (TJ-CE/2002 Esaf) O controle da correspondncia em trmite na instituio efetivado por meio da adoo de um instrumento denominado: a) livro de protocolo. b) agenda diria. c) livro de autenticaes. d) livro de registro. e) lista de pendncias. 17 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental. Item incorreto 18 - (DPU/2010 Cespe/UnB) Acerca das atividades de protocolo, assinale a opo correta.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 57 a) Somente os processos recebem um nmero de protocolo. b) A atividade de registro consiste na identificao de pontos de acesso aos documentos. c) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio. d) A expedio de documentos no necessita de registro. e) Todos os setores de um rgo pblico podem autuar e abrir um processo. 19 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na organizao. Item correto 20 - (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. Item incorreto 21 - (CVM/2010 Esaf) Quais so os trs tipos de mtodo de classificao? a) Funcional, organizacional e por assuntos. b) Funcional, numrico e alfabtico. c) Por assunto, numrico e automtico. d) Cronolgico, organizacional e por assunto. e) Estrutural, por assunto e cronolgico. 22 - (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. Item incorreto 23 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio. Item correto 24 - (ATA-MF/2012 Esaf) A classificao de documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da Administrao Pblica Federal feita com qual instrumento? a) O Quadro de Arranjo do Ministrio do Planejamento. b) O Plano de Destinao do Arquivo Nacional.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 58 c) O Cdigo de Classificao do Conselho Nacional de Arquivos. d) A Tabela de Temporalidade do Ministrio da Justia. e) O Inventrio Sumrio do Arquivo Nacional. 25 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal. Item incorreto 26 - (TSE/2012 Consulplan) O Cdigo de Classificao de Documentos de arquivos tem como objetivo I. agrupar documentos com mesmo assunto e tipologia. II. agrupar documentos de mesmo gnero. III. agrupar documentos de mesmo tema. IV. facilitar a avaliao e eliminao de documentos. Assinale a) se apenas as alternativas I, II e III estiverem corretas. b) se apenas as alternativas I e III estiverem corretas. c) se apenas as alternativas II, III e IV estiverem corretas. d) se apenas as alternativas III e IV estiverem corretas. 27 - (Senado/2008 FGV) Acerca dos mtodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta. a) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: alfabticos e numricos. b) Os mtodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes sistemas: o geogrfico e o ideogrfico. c) O mtodo alfanumrico considerado do sistema semi-indireto. d) Variadex e soundex so considerados mtodos dgito-terminais. e) O sistema direto aquele em que, para se localizar o documento, preciso apenas consultar o ndice. 28 - (BNDES/2010 Cesgranrio) Considerando o mtodo alfabtico e as regras de alfabetao utilizadas nesse mtodo, analise os nomes a seguir. 1 - Luis Otvio Teixeira Amaral Filho 2 - Vinicius Cerqueira Santo Aleixo 3 - Pedro Augusto Rocha Alonso 4 - Antonio Henrique de Amaral Neto 5 - Paulo Ricardo da Costa Almeida A ordem correta de arquivamento desses nomes :
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 59
a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5 b) 2 - 5 - 4 - 1 3 c) 5 - 1 - 4 - 3 2 d) 5 - 3 - 4 - 1 2 e) 5 - 4 - 1 - 2 - 3 29 - (IBGE/2010 Cesgranrio) A organizao de documentos em arquivos pode obedecer a uma variedade de mtodos. Quando o elemento principal a ser considerado a procedncia ou o local, o melhor mtodo para organizao o geogrfico. A esse respeito, nas correspondncias trocadas com outros pases, como Portugal, aparecem os seguintes nomes: 1 - Jos de Oliveira - Lisboa 2 - Maria Albuquerque Coimbra 3 - Manoel Ferreira Aveiros 4 - Augusto Silveira - Porto Por meio do mtodo geogrfico, ficam eles organizados na seguinte ordem: a) 1 , 2 , 3 , 4 b) 1 , 3 , 2 , 4 c) 2 , 3 , 1 , 4 d) 3 , 1 , 2 , 4 e) 3 , 2 , 1 , 4 30 - (MPE-GO/2010 Funiversa) A atribuio de um nmero a cada cliente (pessoa fsica ou jurdica), por exemplo, obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem preocupao alguma com a ordem alfabtica caracterstica do mtodo a) numrico cronolgico. b) numrico alfabtico. c) numrico simples. d) dgito-terminal. e) variadex-cronolgico. 31 - (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. Item incorreto 32 - (FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. Item incorreto
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 60 33 - (MPE-GO/2010 Funiversa) A respeito do mtodo variadex, assinale a alternativa correta. a) um tipo de mtodo cronolgico. b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos. c) baseado no sistema decimal. d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes. e) Dispe os documentos na ordem dicionria. 34 - (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio. Item incorreto 35 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra nomes de pessoas. Item incorreto 36 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) No mbito da administrao pblica, a comisso de avaliao de documentos deve ser formada por um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliao de documentos de um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos arquivsticos. Item correto 37 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperao. Item correto 38 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funes e atividades desempenhadas por determinado rgo. Item incorreto 39 - (TRF-2/2012 FCC) O mais completo instrumento de destinao de documentos de arquivo a) a tabela de equivalncia.
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CARGO AGENTE ADMINISTRATIVO - TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 61 b) o inventrio topogrfico. c) o edital de eliminao. d) o diagnstico do acervo. e) a tabela de temporalidade. 40 - (TRT-23/2011 FCC) O perodo durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, de acordo com a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de a) prescrio. b) recolhimento. c) transferncia. d) reteno. e) destinao. 41 - (ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio. Item incorreto 42 - (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Item correto 43 - (STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. Item correto 44 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, so precedidos das unidades de classificao. Item correto