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CURSO DE ACCESS
INDICE
I. Generalidades ...1

1.1.- Introduccin al concepto de Bases de Datos. 1.2.- Caractersticas de ACCESS. 1.3.- Instalacin. 1.4.- Elementos de ACCESS. 1.5.- Operaciones fundamentales con Bases de Datos. II. Tablas ...10 2.1.- Diferentes modos de ver las tablas. 2.2.- Modo de presentacin Diseo. 2.3.- Conceptos fundamentales (campos, tipos de campos, re istros!. 2.4.- Crear una tabla. 2.5.- "ropiedades de los campos. #ormato. $u ares decimales. %ama&o del campo. M'scara de entrada. III. Diferentes modos de er las tablas ...1! 3.1.- Modo de presentacin (o)a de Datos. 3.2.- Introduccin de informacin. 3.3.- Operaciones en el modo (o)a de Datos. 3.4.- Cambiar el aspecto de los datos. I". #iltros ..24 ". Cons$ltas ..2% 5.1.- Consultas. *+u, son - cmo funcionan. 5.2.- Consultas por seleccin. "I. #orm$larios 30 "II. Informes 3&

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I.

Generalidades

1.1.' Con(e)to de *ases de Datos /na base de datos de Microsoft 0ccess es un con)unto de informacin relacionada con un tema o propsito particular. El primer paso 1ue debe se uir para la creacin de bases de datos consiste en crear tablas. Cual1uiera 1ue sea la informacin 1ue ten a, necesita una o m's tablas en la base de datos para almacenar dic2a informacin. /na ve3 1ue ten a sus tablas, puede crear consultas, formularios, informes - otros ob)etos 1ue le a-uden a usar sus datos. %ambi,n es posible modificar la apariencia o el funcionamiento de un ob)eto cambiando sus propiedades, as como utili3ar los 0sistentes - las 2erramientas de Microsoft 0ccess para crear - modificar ob)etos. 4lo puede tener abierta una B.D. de Microsoft 0ccess a la ve3, sin embar o, es posible abrir varias tablas al mismo tiempo en una B.D. 1.2.' Cara(ter+sti(as de ACCESS. Microsoft 0ccess es un sistema interactivo de administracin de bases de datos para 5indo6s. 0ccess tiene la capacidad de or ani3ar, buscar - presentar la informacin resultante del mane)o de sus bases de datos. Entre sus principales caractersticas se encuentran7 A((ess es ,r-fi(o, por lo 1ue aprovec2a al m'8imo la potencia r'fica de 5indo6s, ofreciendo m,todos usuales de acceso a los datos - proporcionando m,todos simples directos de traba)ar con la informacin. A((ess fa(ilita la administra(i.n de datos , -a 1ue sus posibilidades de consulta - cone8in le a-udan a encontrar r'pidamente la informacin deseada, cual1uiera 1ue sea su formato o lu ar de almacenamiento. Con A((ess es posible producir formularios e informes sofisticados - efectivos, as como r'ficos - combinaciones de informes en un solo documento. A((ess permite lo rar un considerable aumento en la productividad mediante el uso de los asistentes - las macros. Estos permiten automati3ar f'cilmente muc2as tareas sin necesidad de pro ramar.

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1.3.' Instala(i.n $a instalacin de la versin 9.: de 0ccess re1uiere lo si uiente7 "rocesador ;:<;= o superior. Disco Duro con >? me ab-tes de espacio libre (instalacin normal!. Mouse u otro dispositivo o se&alador compatible. "antalla @A0 o superior. = Mb de memoria B0M (se recomiendan ; Mb o m's!. Microsoft 5indo6s versin <.> o superior, 5indo6s C% o 5indo6s para traba)o en rupo.

/ro(eso de Instala(i.n. Emplee el pro rama de instalacin (IC4%0$0B.EDE! para instalar 0ccess como si ue7 a! Introdu3ca el disco > en la unidad de disco 0 (o en la B se En su confi uracin!. b! 4i a los pasos indicados por el propio proceso de instalacin. "uede a2orrarse espacio en el disco eli iendo la opcin de instalacin FCompletaG"ersonali3adaH seleccionando slo los componentes 1ue desee instalar. 1.4.' Elementos f$ndamentales. /na B.D. de 0ccess no es slo una tabla de datos, sino 1ue es un con)unto de ob)etos. 0ccess le permite crear formularios, informes - otros ob)etos 1ue le a-udan a presentar sus datos tal como lo desee, pero la informacin propiamente dic2a, se almacena en tablas. 1.4.1.' Tablas /na tabla es un con)unto de datos acerca de un tema especfico. $os datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos! - filas (llamadas re istros!. En una tabla, un campo es una cate ora o tipo de informacin. "ueden ser nombres de empresas, fec2as de contratacin de empleados, precios de productos, etc. /n re istro es un con)unto de informacin acerca de una persona, cosa o evento - por lo eneral inclu-e informacin de varios campos. 1.4.2.' Cons$ltas /na (ons$lta es una pre unta 1ue /d. plantea acerca de la informacin contenida en su base de datos, como por e)emplo F*+u, productos tienen proveedores australianos.H. $os datos 1ue responden a la pre unta pueden provenir de una tabla o de variasI la consulta reEne la informacin solicitada. El con)unto de re istros 1ue responden a la consulta se denomina 0o1a de res)$estas din-mi(a. /na 2o)a de respuestas din'mica es un tipo actuali3able de con)unto de re istros, 1ue es cual1uier con)unto de re istros definido por una tabla o consulta. 1.4.3.' #orm$larios /n form$lario es, por lo eneral, un buen dise&o para introducir, cambiar - ver los re istros de su base de datos. 0l abrir un formulario, 0ccess recupera los datos deseados de las tablas - los presenta de acuerdo con su dise&o -a sea en la pantalla o en formato impreso. En un formulario se muestran determinados re istros, con un dise&o personali3ado. 1.4.4.' Informes /n informe se utili3a para representar los datos en una p' ina impresa - para mostrar los subtotales - totales correspondientes a todo un con)unto de re istros. $os informes se pueden presentar con un dise&o personali3ado.

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2ota3 /na B.D. puede contener o no cuales1uiera de estos ob)etos, pero al menos debe contener una tabla. 1.5.' 4)era(iones f$ndamentales (on las bases de datos 4e estudiar' cmo7 9.>.>.- 0brir una base de datos. 9.>.9.- Crear una base de datos. 9.>.<.- Cerrar una base de datos 9.>.J.- Emplear las fic2as- ua. 9.>.K.- Dise&ar las bases de datos. 9.>.=.- /sar los 0sistentes de 0ccess para crear ob)etos. 5a entana de la base de datos Cuando abra o cree una base de datos, 0ccess presentar' la ventana de la base de datos en la ventana de 0ccess. $a ventana de la base de datos (ver fi . >! es su centro de control. Desde a1u puede crear - usar cual1uier ob)eto de su base de datos.

Fig. 1 $a barra de menEs inclu-e los menEs - los comandos 1ue le permiten crear - usar ob)etos en su base de datos. $a barra de 2erramientas contiene las opciones 1ue puede utili3ar para llevar a cabo operaciones comunes - para obtener a-uda sobre la tarea actual (ver fi . 9!.

Fig. 2

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0l crear ob)etos - abrir nuevas ventanas en 0ccess, la barra de menEs - la barra de 2erramientas cambian para presentar los comandos - las opciones 1ue se aplican al traba)o en cada ventana. $os botones de seleccin de ob)etos de la ventana de la base de datos proporcionan acceso directo a todos los ob)etos de su base. 2.1.1.' Abrir $na *ase de Datos. Cuando se abre una B.D. en 0ccess, lo 1ue se abre es un arc2ivo 1ue contiene los datos - las estructuras de las tablas, as como las consultas, formularios, informes - otros ob)etos 1ue constitu-en la B.D. /ara abrir $na base de datos e6istente3 a! (a a clic en el botn FAbrir base de datos H ( ! de la barra de 2erramientas (o bien en el menE Ar(0i o , eli)a Abrir base de datos (ver fi . K!!. b! 0parecer' la ca)a de di'lo o Abrir base de datos (ver fi . =!. "ara abrir la base de datos con acceso de slo lectura, seleccione la opcin F Solo le(t$raH en el cuadro de di'lo o Abrir base de datos . Este modo de acceso le permite ver pero no modificar los datos - ob)etos de la base de datos. c! "ara abrir la base de datos con acceso e8clusivo, seleccione la opcin F E6(l$si o H. Este modo de acceso impide 1ue otros usuarios modifi1uen los datos - ob)etos en la base. Desactive esta opcin para compartir los datos en un entorno multiusuario.

Fig. 3

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Fig. 4

Fig. 5 2ota7 En la ventana inicial de 0ccess, puede abrirse una base de datos utili3ando los nEmeros los nombres 1ue aparecen en la parte inferior del menE Ar(0i o , 1ue son las Eltimas cuatro bases

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de datos 1ue se 2an abierto. Esta operacin se puede simplificar oprimiendo la combinacin de teclas Ctrl 7 4. 2.1.2.' Crear $na base de datos. "ara crear una base de datos, 2a a clic en el botn F 2$e a base de datos H ( ! de la barra de 2erramientas (o en el menE Ar(0i o eli)a F2$e a base de datosH u oprima Ctrl 7 2!. (@er fi . <!. 0ccess mostrar' el cuadro de di'lo o 2$e a *ase de Datos (ver fi . J!, donde podr' especificar un nombre - una ubicacin para la base de datos. /n nombre de base de datos puede tener un m'8imo de ; caracteres, pero no puede contener espacios. 4i selecciona el nombre de una base de datos e8istente, 0ccess le pre untar' si desea reempla3arla.

Fig. 6 0ccess abre autom'ticamente una nueva base de datos con acceso e8clusivo. 2.1.3.' Cerrar $na base de datos. >. Cambie a la ventana de la base de datos si ,sta no est' activa (2a a clic en la ventana de la base de datos o bien, en la barra de 2erramientas 2a a clic en el botn F "entana de la base de datosH ( !. 9. En el menE Ar(0i o , eli)a Cerrar base de datos . 2.1.4.' Em)leo de las fi(0as',$+a. $as fic2as ua 1ue reempla3an al tutorial normal 1ue eneralmente re1uiere una estructura predeterminada, operan como un profesor, a-ud'ndole a traba)ar con su base de datos mientras aprende. $as fic2as- ua - 0ccess se usan simult'neamente sin necesidad de pasar de uno a otro. "uede usar las fic2as- ua para crear toda una base de datos o puede consultarlas cuando necesite a-uda sobre una tarea especfica (ver fi . L!.

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Fig. 7 2.1.5.' Disear $na base de datos. En una base de datos relacional, como las 1ue se crean con 0ccess, la informacin sobre diferentes temas se almacena en tablas separadas. "ara reunir la informacin de una manera si nificativa, deber' indicar a 0ccess cmo se relacionan entre s los diferentes temas. /ara disear $na base de datos3 a! Determine el )ro).sito de la base de datos . Esto le a-udar' a decidir 1u, se desea almacenar. b! Determine las tablas7 Divida la informacin en diferentes temas, como por e)emplo, empleados o pedidos. Cada tema ser' una tabla de la base de datos. c! Determine los (am)os7 Decida 1u, informacin desea almacenar en cada tabla. Cada campo se muestra como una columna en la tabla. "or e)emplo, un campo de la tabla Empleados podra ser 0pellidos - otro podra ser #ec2a de Contratacin. d! Determine las rela(iones entre la informa(i.n 7 E8amine cada tabla - decida cmo se relacionan los datos de cada tabla con los datos de las otras tablas de la base de datos. 0 re ue campos a las tablas o cree nuevas tablas si es necesario. e! Defina las rela(iones entre las tablas. f! 8efine s$ diseo 7 0se Erese de 1ue el dise&o no ten a errores. Cree las tablas - al unos re istros de datos como muestra. @ea si obtiene los resultados deseados - 2a a los a)ustes necesarios. 2.1.9.' :so de los Asistentes de A((ess )ara (rear ob1etos.

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0l crear una nueva tabla, consulta, formulario o informe, 0ccess presenta un cuadro de di'lo o donde puede ele ir si desea comen3ar con un ob)eto en blanco - crearlo usted o, por el contrario, si desea utili3ar un 0sistente de 0ccess como a-uda para crearlo (ver fi . ;!. /n 0sistente de 0ccess es como un e8perto en bases de datos 1ue 2ace ciertas pre untas acerca del ob)eto deseado - despu,s lo crea bas'ndose en sus respuestas.

Fig. 8

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II.

Tablas

2.1.' Diferentes modos de er las tablas. 0ccess permite alternar entre ver el contenido o la estructura de la base de datos. "ara ello nos brinda dos modos de traba)o o dos modos de ver nuestras tablas. "ara cambiar el modo de ver, despu,s de abrir una tabla, puede seleccionar7 modo de ver Diseo ( !, 1ue muestra la estructura - 1ue permite crear - modificar la estructura de una tabla, o el modo de ver ;o1a de datos ( una tabla. !, 1ue muestra el contenido, para visuali3ar, a re ar, eliminar - editar los datos de

2.2.' <odo de )resenta(i.n Diseo "ara abrir una tabla e8istente en modo de presentacin Dise&o, seleccionamos el nombre de la tabla, lue o damos clic en el botn Disear (ver fi . ?! - aparece la estructura de la tabla (ver fi . >:!.

Fig. 9 "ara cambiar al modo de ver ;o1a de Datos desde el modo Diseo, seleccionamos el botn correspondiente.

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Fig. 1 2.3.' Con(e)tos f$ndamentales /na tabla es un con)unto de datos acerca de un tema particular. $os datos de la tabla se representan en columnas (llamadas (am)os! - filas (llamadas re,istros!. %oda la informacin de la tabla describe el tema de ,sta. En una tabla, un (am)o es una (ate,or+a o ti)o de informa(i.n . /n re,istro es un con)unto de informacin acerca de una persona, cosa o evento. Cada re istro de una tabla contiene el mismo con)unto de campos - cada campo contiene el mismo tipo de informacin para cada re istro. Cada campo debe tener definido un tipo de datos. El tipo de datos determina la clase - el ran o de los valores 1ue se pueden introducir en el campo, as como la cantidad de espacio disponible para almacena)e en ,ste. El nombre de un campo puede contener 2asta =J caracteres inclu-endo espacios, el tipo identifica el tipo de informacin 1ue se almacenar' en ,l (si es te8to, nEmero, tipo fec2a, etc!. 0dem's se puede a re ar una descripcin 1ue permite conocer 1u, contendr' cada campo. 0 continuacin mostramos los distintos tipos de campos (datos! 1ue podemos definir en 0CCE447 !i"o d# Datos %e8to (Implcito! D#scri"ci$n %e8to o combinaciones de te8to - nEmeros con los cuales no se reali3an c'lculos matem'ticos, como por e)emplo, nombres direcciones, nEmeros de tel,fono - cdi os postales. /n campo

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Memo Cum,rico

#ec2aG(ora Moneda

Contador

4GCo Ob)eto O$E

de tipo te8to puede contener 2asta 9KK caracteres. %e8to lar o - nEmeros, como comentarios - e8plicaciones. /n campo de tipo memo puede contener 2asta =J.::: caracteres. Datos num,ricos con los 1ue se reali3ar'n c'lculos matem'ticos pero no monetarios. Estable3ca la propiedad %ama&o del Campo (#ield4i3e! para definir el tipo de dato num,rico especfico. #ec2as - 2oras. 4e ofrece una variedad de formatos de presentacin. @alores monetarios. Co use el tipo de datos Cum,rico para valores monetarios, pues durante el c'lculo, los nEmeros a la derec2a del separador decimal podran redondearse. El tipo de datos Monetario mantiene un nEmero fi)o de d itos a la derec2a del decimal. CEmeros sucesivos insertados autom'ticamente por Microsoft 0ccess. $a numeracin comien3a en >. /n campo con tipo de datos Contador es una buena clave principal, - es compatible con el tipo de datos Cum,rico con la propiedad %ama&o del campo (#ield4i3e! establecida como Entero lar o. 4GCo, @erdaderoG#also, 0ctivadoGDesactivado o campos 1ue slo contendr'n uno de dos valores. Ob)etos creados en otros pro ramas usando el protocolo O$E, 1ue se pueden vincular o incrustar en una base de datos de Microsoft 0ccess a trav,s de un control en un formulario o informe. $imitado por el espacio disponible en disco.

2otas3 4eleccione el tipo de datos adecuado para cada campo. "or e)emplo, probablemente la ma-ora de los campos de una tabla de nombres - direcciones ser'n del tipo Te6to . Incluso un campo para nEmeros de tel,fono 1ue slo va-a a contener d itos debe definirse como de tipo Te6to . Beserve el tipo de datos 2$m=ri(o para los campos 1ue va-an a ser sometidos a c'lculos. $os campos con los tipos de datos <emo u 4b1eto 45E no se pueden inde8ar. 2.4.' Crear $na tabla %oda la informacin de las bases de datos se almacena en tablas. 0 partir de una tabla, posteriormente pueden crearse formularios, informes o consultas relacionadas con ella. Cada tabla de su base de datos debe almacenar la informacin de un solo asunto. /na ve3 1ue 2a-a dise&ado sus tablas, las puede crear, a re arles unos cuantos re istros de informacin - probar la base para verificar si ,stas proporcionan la informacin deseada. "ara crear una tabla, en la ventana de la base de datos seleccione la opcin Tabla aparecer' una nueva ventana (ver fi . >>!, donde debe seleccionar el botn >2$e a Tabla?.

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Fig. 11 0 continuacin aparece una nueva pantalla, donde puede definir todos los campos 1ue desee para su tabla (ver fi . >9!.

Fig. 12 "ara a re ar un campo, deber' escribir un nombre de campo - ele ir un tipo de datos. El nombre de campo identifica los datos almacenados en un campo. "uede tener 2asta =J caracteres, inclu-endo espacios en blanco. El tipo de datos indica a 0ccess 1u, tipo de datos corresponde al campo, como por e)emplo, te8to, nEmeros, fec2as o moneda.

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Es importante ele ir el tipo de datos adecuado para un campo, antes de comen3ar a introducir informacin en la tabla. 4iempre puede cambiar el tipo de un campo, incluso cuando -a contiene informacin, sin embar o, si los tipos de datos no son compatibles, se pueden perder. A,re,ar (am)os a la tabla

>. Escriba el nombre del campo en el primer artculo vaco 1ue 2a- en la columna 2ombre de (am)o. 9. "resione %ab para pasar al cuadro Ti)o de datos. Implcitamente 0ccess tiene tipo %e8to, pero si 1ueremos variarlo, desple amos la lista 2aciendo clic en la flec2a - seleccionamos el tipo adecuado. <. "resione %ab para pasar al cuadro Des(ri)(i.n - escriba una pe1ue&a descripcin para cada campo 1ue aparecer' en la barra de estado en el modo de presentacin (o)a de datos, cada ve3 1ue seleccione el campo. Insertar $n n$e o (am)o (a a clic sobre la fila situada deba)o de la posicin donde desea insertar el campo - despu,s 2a a clic sobre el botn Insertar fila ( ! de la barra de 2erramientas. En la columna F2ombre de (am)oH escriba el nombre 1ue le desea dar al nuevo campo, en la columna FTi)o de DatosH seleccione el tipo de datos 1ue contendr' ese campo - si lo desea, estable3ca las propiedades 1ue desee para dic2o campo (con #9 puede cambiar 2acia la ventana de las propiedades! - en la columna F Des(ri)(i.n H escriba una pe1ue&a descripcin de lo 1ue contiene el campo. Esta Eltima columna es opcional. *orrar (am)os 4eleccione los campos 1ue 1uiera eliminar. "ara esto 2a a clic sobre el selector de filas de ese campo. 4i 1uiere seleccionar un rupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. (a a clic sobre el botn Eliminar fila ( ! en la barra de 2erramientas. 4i al uno de los campos contiene datos, 0ccess pre untar' si desea continuar. 4i desea eliminar, eli)a A(e)tar. 4i se arrepiente de la operacin, eli)a Can(elar. 2.5.' /ro)iedades de los (am)os $as propiedades son las caractersticas de un ob)eto como, por e)emplo, su nombre, tama&o o color. %odos los ob)etos de 0ccess tienen propiedades 1ue se pueden establecer para determinar la apariencia o el funcionamiento de los mismos. Cada campo de una tabla, posee un con)unto de propiedades. Cambiando las propiedades de un campo, puede controlar la manera en 1ue 0ccess almacena, manipula - presenta los datos del campo. $as propiedades 1ue pueden establecerse para cada campo, dependen del tipo de datos 1ue se seleccione para el campo. "or e)emplo, una de las propiedades de los campos se llama #ormato. Esta propiedad indica el formato 1ue 0ccess debe usar al presentar la informacin del campo. Cuando se ven los datos del campo en una 2o)a de datos o en un formulario, 0ccess los presenta autom'ticamente en el formato establecido para dic2o campo. 0 continuacin veremos cmo se establecen las propiedades de los campos7 >. En el modo de presentacin Diseo de la tabla, seleccione el campo cu-as propiedades desee establecer. 9. De las propiedades mostradas en la parte inferior de la ventana, 2a a clic en la 1ue desee establecer.

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<. Estable3ca la propiedad. /ro)iedades de los (am)os /ro)iedad #48<AT4 "ermite personali3ar la forma en la 1ue se muestran e imprimen los nEmeros, fec2as, 2oras los te8tos. 0fecta slo el modo de mostrar los datos, no el de almacenarlos. 0ccess proporciona formatos predefinidos para los tipos de datos Cum,rico, #ec2aG(ora, 4GCo, %e8to - Memo. $os formatos predefinidos dependen del pas especificado en la opcin Confi uracin re ional del "anel de Control de 5indo6s. 0ccess muestra los formatos correspondientes al pas seleccionado. 0 continuacin se muestran los valores predefinidos de la propiedad #ormato )ara n@meros. 2@mero ,eneral3 Muestra el nEmero como se escribi. Es el implcito. <oneda7 /sa el separador de miles, muestra los nEmeros ne ativos entre par,ntesis. El valor implcito de la propiedad $u ares Decimales es 9. #i1o 7 Muestra como mnimo un d ito.. El valor implcito de la propiedad $u ares decimales es 9. Est-ndar7 /sa el separador de milesI el valor implcito de la propiedad $u ares Decimales es 9. /or(enta1e7 multiplica el valor por >:: - le a re a un si no de porcenta)e (M!I el valor implcito de la propiedad $u ares Decimales es 9. Cient+fi(o7 /sa notacin cientfica est'ndar. 0 continuacin veremos los valores implcitos de la propiedad #ormato para #e(0as A ;oras. #e(0a ,eneral7 4i el valor es slo una fec2a, no se muestra 2oraI si el valor es slo una 2ora, no se muestra fec2a. Esta confi uracin es una combinacin de las confi uraciones #ec2a corta - (ora. Es la confi uracin implcita. #e(0a lar,a7 Es la misma 1ue la confi uracin #ec2a lar a de la seccin Confi uracin re ional del "anel de control de 5indo6s. E)emplo7 $unes 9L de Enero de >??L. #e(0a mediana7 9L-Ene-?L. #e(0a (orta7 Es la misma 1ue la confi uracin #ec2a corta de la seccin Confi uracin re ional del "anel de control de 5indo6s. E)emplo7 9LG>G?L. ;ora lar,a7 Es la misma 1ue la confi uracin (ora lar a de la seccin Confi uracin re ional del "anel de control de 5indo6s. E)emplo7 K7>K79: "M. ;ora mediana7 E)emplo7 :K7>K "M. ;ora (orta7 E)emplo7 >L7>K. #ormato A)li(ado a S+B2o $a propiedad #ormato proporciona los formatos predefinidos S+B2o, "erdaderoB#also A(ti adoBDesa(ti ado . 4, @erdadero - 0ctivado son e1uivalentes, como lo son Co, #also Desactivado. 4i especifica un formato predefinido - escribe despu,s un valor e1uivalente, se mostrar' el formato predefinido de valor e1uivalente. "or e)emplo, si escribe @erdadero o 0ctivado en un control de cuadro de te8to 1ue ten a establecido 4GCo en su propiedad #ormato, el valor se convierte autom'ticamente en 4. #ormato )ara los (am)os te6to A memo "uede establecer la propiedad #ormato para crear formatos personali3ados para campos %e8to - Memo usando smbolos especiales. $a propiedad #ormato usa los si uientes smbolos para definir tipos de datos te8to - memo7 N7 4e precisa un car'cter de te8to (bien un car'cter o un espacio!. O7 Co se precisa nin En car'cter de te8to.

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P7 "one todos los caracteres en minEsculas. Q7 "one todos los caracteres en ma-Esculas. /ro)iedad 5:GA8ES DECI<A5ES "uede utili3ar la propiedad 5$,aresDe(imales para especificar el nEmero de lu ares decimales utili3ado por Microsoft 0ccess para presentar nEmeros. $a propiedad 5$,aresDe(imales utili3a los si uientes valores7 A$to7 (Implcito! $os nEmeros aparecen del modo especificado en la confi uracin de la propiedad #ormato. 0 a 157 $os d itos situados a la derec2a de la coma, aparecen con el nEmero especificado de lu ares decimalesI a1uellos situados a la i31uierda de la coma aparecen del modo especificado en la confi uracin de la propiedad #ormato. /ro)iedad TA<AC4 DE5 CA</4 "uede utili3ar la propiedad TamaoDelCam)o para establecer el nEmero m'8imo de datos 1ue se pueden almacenar en un campo establecido como de tipo %e8to o CEmero. 4i el %ipo de Campo est' establecido como %e8to, escriba un nEmero de : a 9KK. El valor implcito es de K:. 4i el %ipo de campo est' establecido como CEmero, las confi uraciones de la propiedad TamaoDelCam)o - sus valores est'n relacionadas de la si uiente forma7 *Ate7 0lmacena nEmeros entre : - 9KK (no admite fracciones!. Ocupa > b-te. Entero7 0lmacena nEmeros entre -<9.L=; - <9.L=L (no admite fracciones!. Ocupa 9 b-tes. Entero lar,o7 (Implcito! 0lmacena nEmeros entre -9.>JL.J;<.=J; - 9.>JL.J;<.=JL (no admite fracciones!. Ocupa J b-tes. Sim)le7 0lmacena nEmeros entre -<,J:9;9<E<; - <,J:9;9<E<;. Ocupa J b-tes. Doble7 0lmacena nEmeros entre ->,L?L=?<><J;=9<9E<:; - >,L?L=?<><J;=9<9E<:;. Ocupa ; b-tes. /ro)iedad <ASCA8A DE E2T8ADA "uede usar la propiedad <as(araDeEntrada para 2acer m's f'cil la escritura de los datos controlar los valores 1ue los usuarios pueden escribir en un control de cuadro de te8to. "or e)emplo, podra crear una m'scara de entrada para un campo CEmero de %el,fono 1ue le muestra e8actamente como escribir un nuevo nEmero7 RRRR-RRRR-RRRR. 0 menudo es m's f'cil usar el 0sistente para m'scaras de entrada para 1ue estable3ca la propiedad por usted. $a propiedad <as(araDeEntrada puede contener 2asta tres secciones separadas por punto coma (I!. $a primera especifica la propia m'scara de entrada (por e)emplo, ??-??-??!. $a se unda especifica si Microsoft 0ccess almacena los caracteres mostrados literalmente en la tabla cuando escribe datos, o no. 4i usa : en esta seccin, se almacenan con el valor todos los caracteres mostrados literalmente (por e)emplo, los par,ntesis en una m'scara de entrada de nEmero de tel,fono!I si escribe > o de)a esta seccin en blanco, slo se almacenan los caracteres escritos dentro del control - la tercera especifica el car'cter 1ue Microsoft 0ccess muestra enel espacio en donde debe escribir un car'cter en la m'scara de entrada. "ara esta seccin puede usar cual1uier car'cterI para mostrar una cadena vaca, use un espacio encerrado entre comillas (F H!. Cuando crea una m'scara de entrada, puede re1uerir 1ue se escriban ciertos datos (por e)emplo, el prefi)o para un nEmero de tel,fono! - 1ue otros datos sean opcionales (tal como una e8tensin telefnica! mediante el uso de caracteres especiales. Estos caracteres especifican el tipo de datos, como un nEmero o car'cter, 1ue debe escribir para cada car'cter de la m'scara de entrada. "uede definir una m'scara de entrada usando los si uientes caracteres7

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Car'cter

Descripcin

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: ? T

$ . 0 0 O C .,7I-G P Q V

\ 2otas3

D ito (: a ?, entrada re1uerida, no se permite si no m's (S! ni menos (-!!. D ito o espacio (entrada no re1uerida, no se permiten m's ni menos!. D ito o espacio (entrada no re1uerida, los espacios se muestran como espacios en blanco mientras se est' en el modo Edicin, pero los espacios en blanco se eliminan cuando se uardan los datos, se permiten si nos m's - menos!. $etra (0 a la U, entrada re1uerida!. $etra (0 a la U, entrada opcional!. $etra o d ito (entrada precisa!. $etra o nEmero (entrada opcional!. Cual1uier car'cter o un espacio (entrada re1uerida!. Cual1uier car'cter o un espacio (entrada opcional!. Marcador de posicin decimal - separadores de miles, fec2a - 2ora. (El car'cter realmente usado depende de los valores en la seccin Confi uracin re ional del "anel de control de 5indo6s!. (ace 1ue todos los caracteres se conviertan a minEsculas. (ace 1ue todos los caracteres se conviertan a ma-Esculas. (ace 1ue la m'scara de entrada se muestre de derec2a a i31uierda, - no de i31uierda a derec2a, cuando los caracteres de la i31uierda de la m'scara de entrada son opcionales. $os caracteres 1ue se escriben en la m'scara siempre la llenan de i31uierda a derec2a. "uede incluir el si no de admiracin en cual1uier lu ar de la m'scara de entrada. (ace 1ue el car'cter 1ue le si ue, se muestre como el car'cter literal (por e)emplo, \0 se muestra como slo 0!.

Establecer la propiedad <-s(araDeEntrada como la palabra FContrase&aH crea un control de escritura de contrase&a. %odo car'cter escrito en el control, se almacena como el car'cter, pero se muestra como un asterisco (W!. /se la m'scara de entrada Contrase&a para evitar mostrar los caracteres escritos en la pantalla. Cuando escribe datos en un campo para el cual 2a definido una m'scara de entrada, los datos siempre se escriben en el modo 4obrescribir. 4i usa la tecla Betroceso para borrar un car'cter, el car'cter se reempla3a por un espacio en blanco. 4i mueve te8to desde un campo para el cual 2a definido una m'scara de entrada - 2a establecido la propiedad #ormato para el mismo campo, la propiedad #ormato tiene precedencia cuando se muestran los datos. Esto 1uiere decir 1ue, incluso si 2a uardado una m'scara de entrada, ,sta se i nora cuando se da formato a los datos. $os datos en la tabla sub-acente no cambian, la propiedad #ormato afecta solamente al modo de mostrar los mismos.

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III. Diferentes modos de er las tablas 3.1.' <odo de )resenta(i.n ;o1a de Datos. "ara ver los datos de una tabla7

>. En la ventana de la base de datos, 2a a clic en la eti1ueta F TablaH para ver la lista de tablas contenidas en la base de datos. 9. (a a doble clic en el nombre de la tabla 1ue desee ver o seleccione el botn Abrir. 0ccess mostrar' la tabla en el modo de presentacin (o)a de datos (ver fi . ><!.

Fig. 13 El modo de presentacin (o)a de datos, muestra la informacin de la tabla or ani3ada en filas - columnas de forma similar a una 2o)a de c'lculo. En una 2o)a de datos puede cambiar el tama&o - orden de las columnas (campos! - a)ustar el tama&o de las filas (re istros!. %ambi,n puede despla3arse verticalmente para ver m's re istros - 2ori3ontalmente para ver m's campos. <. Cuando desee volver a la ventana de la base de datos, 2a a clic en dic2a ventana (o bien, en la barra de 2erramientas, 2a a clic en el botn F"entana de la base de datos H ( 3.2.' Introd$((i.n de informa(i.n. !.

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0 cual1uier tabla se le pueden a&adir re istros (artculos!. $os re istros a&adidos, son uardados autom'ticamente cuando usted se mueve a otro re istro o cierra la 2o)a de datos. "ara uardar un re istro antes de salir de ,l, o si se reali3an cambios en el dise&o de los campos desde el modo (o)a de datos - 1uiere uardar estos cambios, en el menE Ar(0i o eli)a la opcin G$ardar re,istro. "ara a re ar un re istro7

>. En la ventana de la base de datos, seleccione una tabla - despu,s 2a a clic en el botn Abrir. 9. @a-a al re istro en blanco situado al final de la 2o)a de datos. <. Escriba los datos en el re istro - despu,s presione la tecla %ab para moverse al si uiente re istro si 1uiere a&adir m's de uno o PEnterQ para finali3ar la introduccin de datos. Otro modo de introducir un nuevo re istro es utili3ando el comando Entrada de datos del menE 8e,istros. Cuando seleccionamos este comando, aparece inmediatamente un re istro en blanco en un formulario u 2o)a de datos, ocultando todos los re istros e8istentes. /se este comando cuando desee a re ar nuevos re istros - no necesite ver los datos e8istentes. En el menE 8e,istros, eli)a <ostrar todos los re,istros para mostrar los re istros ocultos de la tabla u 2o)a de respuestas din'mica. 4i desea a re ar nuevos re istros - ver los re istros e8istentes, 2a a clic en el botn 2$e o de la barra de 2erramientas ( !, eli)a el comando Ir a, 2$e o del menE 8e,istros para moverse al re istro en blanco del final del formulario u 2o)a de datos. 3.3.' 4)era(iones en el modo ;o1a de Datos. Edi(i.n de Art+($los Cuando estamos viendo la tabla en modo 2o)a de datos, a la i31uierda del artculo vi ente aparece un indicador 1ue muestra el estado del mismo (ver fi . >J!. O sea, si el indicador es un l'pi3 ( !, si nifica 1ue ese es el artculo corriente - 1ue lo estamos modificando pero aEn no lo 2emos salvado. 4i aparece un tri'n ulo ( !, indica 1ue ese es artculo corriente no 2a sufrido cambios 1ue no 2a-an sido uardados. 0parece un asterisco en el primer artculo vaco al final de la tabla.

Fig. 14 Mientras vemos el contenido de la tabla, podemos cambiar la informacin de cual1uier artculo. $as si uientes teclas - combinaciones de teclas, nos a-udan en la edicin de la informacin7 #2- "ermite seleccionarGdeseleccionar un campo. ESC- Des2acer los cambios efectuados en el artculo vi ente.

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Ctrl 7 D- Beempla3ar el valor de un campo con el valor del mismo campo en el artculo anterior. Tab - 0van3a al campo si uiente. S0ift'Tab - Betrocede al campo anterior. ;ome- @a al primer campo del artculo vi ente. End - @a al Eltimo campo del artculo vi ente. "ara seleccionar datos en un campo, 2a a clic donde 1uiera empe3ar a seleccionar - arrastre el ratn por los datos. "ara seleccionar una columna, 2a a clic en el selector de campo ( ! . "ara seleccionar una fila, 2a a clic en el selector de re istro ( !. "ara seleccionar todos los re istros, 2a a clic en la opcin Sele((ionar todos los re,istros en el menE Edi(i.n . "ara editar los datos de los campos, 2a a clic en el campo 1ue desea modificar - realice los cambios 1ue 1uiera. Insertar art+($los

>. 4eleccione la fila en cu-a posicin desea insertar el nuevo artculo. 9. Eli)a la opcin Insertar fila del menE Edi(i.n - proceda a llenar el artculo con los nuevos datos. *orrar art+($los.

>. 4eleccione los artculos 1ue 1uiera borrar. 9. Eli)a la opcin Eliminar en el menE Edi(i.n o presione la tecla S$)r.

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 Co)iar A mo er datos. Es posible copiar - mover los datos de uno o m's re istros de una 2o)a de datos 2acia una nueva posicin. "ara copiar o mover datos. >. 9. <. J. 4eleccione los datos 1ue desee copiar o mover. En el menE Edi(i.n eli)a Co)iar para copiar los datos o Cortar para moverlos. Mueva el puntero del ratn al lu ar donde desee colocar los datos. En el menE Edi(i.n eli)a /e,ar o /e,ar datos aadidos . Eli)a /e,ar para reempla3ar la seleccin actual con los re istros 1ue seleccion. Eli)a /e,ar datos aadidos para a re ar los re istros al final de la 2o)a de datos.

3.4.' Cambiar el as)e(to de los datos. En el modo 2o)a de datos, podemos cambiar el tama&o de filas - columnas - cambiar de posicin las columnas. Cambiar el tamao de las filas. (a a clic en el selector de filas -, sin liberar el botn del ratn, arrastre ,ste para e8tender la seleccin 2asta 1ue lle ue a la posicin deseada. Cambiar el an(0o de las (ol$mnas. Colo1ue el apuntador del ratn en la lnea divisoria 1ue delimita el anc2o de la columna 1ue 1uiere modificar (el puntero se convierte en una flec2a doble!, 2a a clic - sin liberar el botn del ratn, arrastre ,ste para colocarlo en la posicin deseada, -a sea a la i31uierda o a la derec2a. El anc2o 1ue le demos a la columna, slo variar' la forma en 1ue son mostrados los datos, no el anc2o de los campos. Cambiar de )osi(i.n las (ol$mnas. 4eleccione las columnas 1ue desee mover (para esto, 2a a clic en el selector de campo de la columna 1ue mover'. 4i va a mover columnas conti uas, 2a a clic en el selector de campo de la primera columna 1ue desee mover - sin soltar el botn del ratn, arrastre ,ste para e8tender la seleccin!. (a a clic nuevamente - manten a presionado el botn del ratn en el selector de campo. 0rrastre las columnas a la nueva posicin.

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I". #iltros /n filtro es un con)unto de criterios 1ue se aplica a los re istros a fin de mostrar un subcon)unto de los re istros u ordenar los re istros. /n filtro se crea para especificar 1u, re istros desea ver - en 1u, orden desea verlos. Despu,s se aplica el filtro para ver el subcon)unto de re istros 1ue cumplen los criterios especificados. /n filtro puede diri ir su enfo1ue 2acia un con)unto de re istros determinado cuando utili3a criterios 1ue usted suministra. "or e)emplo, supon amos 1ue tiene visible un formulario basado en una consulta de todos los clientes 1ue viven en #rancia. "odra aplicar un filtro para mostrar slo los re istros de los clientes 1ue viven en "ars. /n filtro puede usarse una sola ve3 o puede uardarse como una consulta para usarlo de nuevo. Es la forma m's sencilla de buscar u ordenar datos en una tabla o en un formulario. Crear $n filtro. "ara crear el filtro7 a! 0bra la tabla base. b! (a a clic en el botn Editar filtro ( !. c! 0 re ue el campo a filtrar 2aciendo doble clic en el campo deseado en la lista de campos de la tabla. El campo tambi,n puede arrastrarse 2asta una celda de la fila Campo desde la lista de campos de la tabla (ver fi . >K!. d! "ara recuperar el subcon)unto de re istros 1ue desea ver, debe especificar criterios. 02ora veremos al unas e8presiones en criterios7 E8presiones Be istros 1ue muestra

#rancia Xel valor es #ranciaY. Ce ado #rancia Xel valor no es #ranciaY. En (#rancia,0lemania,Italia! Xuno de ellosY. PM El valor comien3a con las letras 0-$. QZM El valor comien3a con las letras M-U. >:: El valor es >::. PZ9: Cum,rico menor o i ual a 9:. #ec2a( #ec2aXY! $a fec2a es la de 2o-. QZ>G>G?J $a fec2a es >G>G?J o posterior. Entre >G>G?< - <>G>9G?< $a fec2a est' en el a&o >??<. WG9GW $a fec2a est' en el mes de febrero. Es nulo El campo no contiene nin En valor. Es ne ado nulo El campo contiene al En valor. e! "ara e)ecutar el filtro, 2a a clic en el botn F0plicar filtroGordenH ( !.

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Fig. 15 "ara uardar el filtro como una consulta7 a! 4i no est' en la ventana dise&o del filtro, en la barra de 2erramientas 2a a clic en Editar filtroGorden. b! En el menE 0rc2ivo, eli)a Auardar como consulta. c! En el cuadro FCombre de la consultaH escriba un nombre para el filtro - 2a a clic en 0ceptar. "entana #iltro Esta ventana muestra un subcon)unto de re istros o permite ordenarlos en el modo de presentacin ;o1a de datos o en el modo de presentacin #orm$lario de un formulario. "ara abrir la ventana #iltro , 2a a clic en el botn FA)li(ar filtroBorden H de la barra de 2erramientas. 0ccess muestra autom'ticamente la lista de campos de la tabla o consulta base del formulario, en la parte superior de la ventana. "uede arrastrar campos desde la lista de campos 2asta la cuadrcula o seleccionar campos en el cuadro de lista desple able de la fila Campo. /se la cuadrcula mostrada en la parte inferior de la ventana para definir el orden de clasificacin - los criterios del filtro. 4i desea ordenar por mEltiples campos, ase Erese de or ani3ar los campos en la cuadrcula de i31uierda a derec2a, en el orden en 1ue desee 1ue 0ccess ordene los datos. "or e)emplo, para 2acer 1ue 0ccess ordene primero por 0pellidos - despu,s por Combre, colo1ue el campo 0pellidos a la i31uierda del campo Combre. Co es posible a re ar ni eliminar una lista de campos en la ventana #iltro . 4i desea utili3ar de nuevo el filtro en otra ocasin, u'rdelo como una consulta 2aciendo clic en el botn G$ardar ( ! de la barra de 2erramientas, o seleccione G$ardar (omo (ons$lta en el menE Ar(0i o . "ara car ar un filtro 1ue 2a-a sido uardado como una consulta, en el menE Ar(0i o eli)a Car,ar de $n (ons$lta . Este comando est' disponible Enicamente cuando la ventana #iltro est' activa. Editar $n filtro.

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Despu,s de aplicar un filtro, puede volver a la ventana #iltro - editar su contenido. /ara ol er a la entana del filtro3 (a a clic en el botn FEditar filtroBorden H ( ! de la barra de 2erramientas (o eli)a la opcin Editar filtroBorden en el menE 8e,istros!. /ara insertar $na (ol$mna3 (a a clic en el selector de la columna 1ue se encuentra a la derec2a de donde desee colocar la nueva columna. En el menE Edi(i.n , eli)a Insertar (ol$mna . 0ccess insertar' una columna en blanco a la i31uierda de la columna seleccionada. %ambi,n puede arrastrar un campo de la lista de campos - colocarlo en una columna e8istente. $a columna e8istente se mueve 2acia la derec2a creando una nueva columna para el campo. /ara eliminar $na (ol$mna3 4eleccione la columna 2aciendo clic en su selector de columna - lue o presione la tecla 4upr. %ambi,n puede 2acer clic en cual1uier lu ar de la columna - lue o ele ir Eliminar columna en el menE Edi(i.n . /ara insertar $na fila Criterios3 Desde la fila Criterios situada encima de donde desee insertar la nueva fila, seleccione Insertar fila en el menE Edi(i.n . /ara eliminar $na fila Criterios3 Desde cual1uier punto de la fila Criterios 1ue desee eliminar, eli)a Eliminar fila en el menE Edi(i.n . /ara estable(er o (ambiar los (riterios o el orden de (lasifi(a(i.n3 (a a clic en la celda apropiada - escriba o seleccione sus campos. E$itar $n filtro. 0l 1uitar un filtro de un formulario o de la 2o)a de datos de ese formulario, 0ccess vuelve a mostrar todos los re istros de la tabla base o consulta en su orden ori inal. /ara F$itar $n filtro3 (a a clic en el botn F <ostrar todos los re,istros H ( ! de la barra de 2erramientas ( o eli)a <ostrar todos los re,istros del menE 8e,istros!. 0ccess volver' a mostrar todos los re istros de la tabla o consulta sub-acente. /ara ol er a a)li(ar $n filtro3 4i a uno de los m,todos si uientes7

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(a a clic en el botn FA)li(ar filtro H de la barra de 2erramientas. (a a clic con el botn derec2o del mouse en la ventana #iltro - lue o eli)a A)li(ar filtroBorden en el menE de m,todo abreviado. Eli)a A)li(ar filtroBorden en el menE 8e,istros. 2otas3

El 1uitar un filtro no lo elimina. /n filtro es temporal -, a menos 1ue uarde el filtro como una consulta, lo perder' al cerrar formulario.

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". Cons$ltas 5.1.' Cons$ltas /na consulta es una pre unta sobre los datos almacenados en dos tablas o una peticin para reali3ar una accin sobre esos datos. Ti)os de (ons$lta3 De sele((i.n3 "lantean pre untas acerca de los datos almacenados en las tablas - devuelven una 2o)a de respuestas din'mica 1ue contiene el resultado de la consulta, sin cambiar los datos. /na ve3 1ue est' visible la 2o)a de respuestas din'mica, puede ver - cambiar los datos en las tablas sub-acentes. De a((iones3 Cambian o mueven los datos. $as consultas de datos a&adidos, de eliminacin, de creacin de tablas - de actuali3acin, son consultas de acciones. De tabla de referen(ias (r$Gadas3 Calculan los totales de resEmen en base a los valores para cada fila - columna. De )ar-metros3 0un1ue no son un tipo distinto de consulta, amplan la fle8ibilidad de otras consultas, pidi,ndoles 1ue introdu3can ciertos criterios cada ve3 1ue se e)ecuta la consulta. Es)e(+fi(as de SE53 4lo pueden crearse escribiendo una instruccin del 4+$ en el modo de presentacin 4+$. $as consultas de unin, de paso a trav,s - de definicin de datos, son de este tipo.

Abrir $na (ons$lta e6istente. "uede abrir consultas de seleccin, de tabla de referencias cru3adas - de acciones en el modo de presentacin Diseo. 4in embar o, slo las consultas de seleccin - de tablas de referencia, se pueden abrir en el modo de presentacin (o)a de datos, permiti,ndole ver la 2o)a de respuestas din'mica. Co es posible abrir una consulta de acciones directamente en el modo de presentacin (o)a de datos sin e)ecutar la consulta - modificar los datos de las tablas sub-acentes. 4in embar o, puede abrir una consulta de acciones en el modo de presentacin Diseo - despu,s pasar al modo de presentacin (o)a de datos para ver los resultados de la accin. /ara abrir $na (ons$lta en el modo de )resenta(i.n Diseo. >. En la ventana de la base de datos, 2a a clic en la eti1ueta Cons$lta. 9. 4eleccione la consulta 1ue desee abrir - despu,s 2a a clic en el botn Disear. "ara abrir una consulta de seleccin o de tabla de referencias cru3adas en el modo de presentacin (o)a de datos7 >. En la ventana de la base de datos, 2a a clic en la eti1ueta Cons$lta. 9. (a a doble clic en el nombre de la consulta (o seleccione la consulta - 2a a clic en el botn Abrir!. 5.2.' Cons$ltas )or sele((i.n. Cuando e)ecute la consulta, 0ccess crear' una 2o)a de respuestas din'mica 1ue usted puede e8aminar en la 2o)a de datos de la consulta. "ara crear una consulta de seleccin7

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>. En la ventana de la base de datos, 2a a clic en el botn Consulta - despu,s en el botn Cueva. 9. En el cuadro Cueva consulta, eli)a FCueva consultaH. 0ccess muestra una ventana Consulta vaca en el modo de presentacin Dise&o - un cuadro de di'lo o 0 re ar tabla para 1ue pueda a re ar tablas o consultas a su consulta. <. 0 re ue tablas o consultas 2aciendo doble clic en los nombres de las tablas o consultas. Cuando termine, eli)a el botn Cerrar. J. Cree combinaciones arrastrando nombres de campos entre las tablas - consultas, si es necesario. 4i se 2an definido relaciones predeterminadas, 0ccess puede tambi,n crear combinaciones autom'ticamente entre dos campos con el mismo nombre - el mismo tipo, incluso cuando no se 2an definido relaciones. K. 0 re ue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde las listas de campos 2asta la cuadrcula +BE. =. Befine su consulta introduciendo criterios, ordenando, creando campos calculados, sumando los datos - ocultando campos. L. Auarde la consulta. o ;. E)ecute la consulta 2aciendo clic en el botn F"resentacin (o)a de datosH o eli iendo 2o)a de datos en el menE @er. ?. D, a la consulta un nombre Enico, distinto del resto de las consultas - de todas las tablas de la base de datos.

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"I. #orm$larios /n formulario es a menudo, el me)or dise&o para introducir, cambiar - ver los re istros de su base de datos. 0l dise&ar un formulario se especifica la manera en 1ue se presentan los datos (ver fi . >=!. 0l abrir un formulario, 0ccess recupera los datos deseados de las tablas - los presenta de acuerdo con su dise&o, -a sea en la pantalla o en formato impreso (ver fi .>L!. En un formulario es posible incluir listas de valores entre los 1ue puede ele ir, usar colores para resaltar los datos importantes - presentar mensa)es 1ue le indi1uen si 2a introducido un valor incorrecto. 0dem's, puede 2acer 1ue 0ccess inclu-a datos autom'ticamente - presente los resultados de c'lculos. Con un solo clic puede cambiar desde el modo de presentacin #ormulario al modo de presentacin (o)a de datos, 1ue es una presentacin tabular del mismo con)unto de re istros. /tili3ando un 0sistente, puede crear r'pidamente un formulario b'sico 1ue muestra todos los campos - los re istros de una tabla o consulta, o tambi,n puede crear un formulario personali3ado 1ue muestre los datos de re istros seleccionados con un formato determinado.

Fig. 16 %odo d# "r#s#ntaci$n Dis#&o

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Fig. 17 %odo d# "r#s#ntaci$n Form'lario /ara (rear $n form$lario r-)ido3 >. En la ventana de la base de datos, 2a a clic en la eti1ueta F TablaH o en la eti1ueta FCons$ltaH. 9. 4eleccione la tabla o consulta en la 1ue desee basar el formulario <. (a a clic en el botn #orm$lario A$tom-ti(o ( ! de la barra de 2erramientas. 0ccess mostrar' el formulario con formato de una sola columna. /ara (rear $n form$lario )ersonaliGado3 >. En la ventana de la base de datos, 2a a clic en el botn #orm$lario. 9. Eli)a el botn 2$e o. <. En el cuadro FSele((ionar $na tablaB(ons$lta H, escriba el nombre de la tabla o consulta de ori en del formulario o seleccione uno en la lista. J. Eli)a el botn FAsistente )ara form$larios H - lue o eli)a en la lista uno de los si uientes 0sistentes7 Columna simple %abular Ar'fico "rincipalG4ubformulario #ormulario autom'tico

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>. 4i a las instrucciones de los cuadros de di'lo o del 0sistente. En el Eltimo de ellos, eli)a 0brir para empe3ar a introducir o a ver datos en el modo de presentacin #orm$lario o bien eli)a Disear para ver la estructura del formulario. 4i el resultado no es el esperado, c'mbielo en el modo de presentacin Diseo. /n formulario es un ob)eto de 0ccess en el 1ue se colocan controles para introducir, presentar editar campos en los campos. $os controles son ob)etos 1ue pueden a&adirse a los formularios e informes (ver fi . >;!. %odo lo 1ue a re ue al formulario es un (ontrol. $os cuadros de te8to, eti1uetas, cuadros de lista, botones de opcin, botones de comando - lneas son e)emplos de controles. El modo de crear un control depende de si desea crear un control dependiente, un control independiente o un control calculado.

Fig. 18 Ca(a d# )#rrami#ntas Control de)endiente7 Es un control 1ue toma el contenido de un campo de la tabla. "or e)emplo, un cuadro de te8to 1ue presenta el apellido de un empleado es dependiente del campo 0pellido de la tabla Empleados. Control inde)endiente 7 Es a1uel 1ue no est' asociado a un campo. "uede utili3ar controles independientes para presentar un te8to informativo, r'ficos o im' enes procedentes de otras aplicaciones. "or e)emplo, las lneas - rect'n ulos son controles independientes. %ambi,n puede usar controles independientes para recibir los datos introducidos por el usuario - reali3ar una accin en base a estos. Control (al($lado7 Es a1uel 1ue presenta el resultado de una e8presin en lu ar de datos almacenados. El valor es calculado cada ve3 1ue cambia al En dato en la e8presin. Crea(i.n de (ontroles Crear $n (ontrol inde)endiente3 0bra el formulario o informe en modo de ver Dise&o. 4i desea utili3ar un asistente 1ue le a-ude a crear el control, compruebe 1ue el botn 0sistentes para controles ( ! apare3ca en ba)o relieve en la ca)a de 2erramientas.

(a a clic en el botn $ista de campos ( ! en la barra de 2erramientas. 4eleccione uno o m's campos de la lista de campos 1ue aparece. 0rrastre el campo o campos seleccionados desde la lista de campos 2acia el formulario o informe. 4itEe la es1uina superior i31uierda del icono en el punto donde desea situar la es1uina superior i31uierda del control (no su eti1ueta! - suelte el botn del mouse. 0ccess crea el control apropiado para el campo - establece ciertas propiedades basadas en el tipo de datos del campo - en la confi uracin de la propiedad "resentarControl. 4i este no es el tipo de control 1ue desea crear, eli)a la 2erramienta de control apropiada en la ca)a de 2erramientas antes de arrastrar el campo desde la lista de campos. Crear $n (ontrol inde)endiente3

4i a los dos primeros pasos vistos en Crear $n (ontrol de)endiente En la ca)a de 2erramientas, eli)a la 2erramienta para el control 1ue desea crear.

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En el formulario o informe, 2a a clic sobre el lu ar donde desea situar la es1uina superior i31uierda del control. 4i 2ace clic - suelta el botn del mouse, 0ccess crea un control de un tama&o predeterminado. "ara crear un control de un tama&o particular, 2a a clic con el botn del mouse - arr'strelo 2asta 1ue el control sea del tama&o 1ue desea. Crear $n (ontrol (al($lado En el modo de ver Dise&o, 2a a clic en la 2erramienta de la ca)a de 2erramientas del tipo de control 1ue 1uiera utili3ar como control calculado. /n cuadro de te8to es el tipo de control m's utili3ado para presentar un valor calculado. En el formulario o informe, 2a a clic donde 1uiera colocar el control - e)ecute uno de los pasos si uientes7

4i el control es cuadro de te8to, puede escribir directamente la e8presin en el control. 4i el control no es cuadro de te8to o si es un cuadro de te8to pero 1uiere utili3ar el Aenerador de e8presiones para crear la e8presin, 2a a doble clic en el control para abrir su 2o)a de propiedades, lue o escriba la e8presin en el cuadro de la propiedad Ori enDelControl presione el botn Aenerar ( ! para abrir el Aenerador de e8presiones. En un control calculado, comience cada e8presin con el operador Z. 4i en el cuadro de la propiedad Ori enDelControl necesita m's espacio para escribir una e8presin, presione 42ift S #9 para abrir el cuadro de Uoom. Crear $na etiF$eta3

(a a clic en el botn Eti1ueta ( ! de la ca)a de 2erramientas. En el formulario o informe, 2a a clic en el lu ar donde 1uiera colocar la eti1ueta e introdu3ca el te8to de la misma. 4i desea presentar el te8to de una eti1ueta en m's de una lnea, puede a)ustar el tama&o de la eti1ueta despu,s de 2aber introducido todo el te8to, o puede presionar Ctrl S PEnterQ al final de la primera lnea de te8to para introducir un retorno de carro. 4i inserta un retorno de carro, 0ccess alinea las lneas si uientes se En las escriba. "ara romper una lnea de forma manual en una lnea continua, presione de nuevo Ctrl S PEnterQ. $a anc2ura m'8ima de una eti1ueta est' determinada por la lon itud de la primera lnea de te8to.

Crear $n ($adro de te6to3 0bra el formulario o informe en el modo de ver Dise&o - 2a a clic en el botn cuadro de te8to de la ca)a de 2erramientas ( !. (a a clic en cual1uier lu ar del formulario o informe para crear un cuadro de te8to de tama&o predeterminado o arrastre el cuadro de te8to 2asta 1ue ten a el tama&o 1ue desea. Dib$1ar $na l+nea en $n form$lario o informe3

(a a clic en el botn $nea en la ca)a de 2erramientas ( !. (a a clic en el lu ar donde desee crear la lnea de tama&o predeterminado o 2a a clic arrastre el mouse para crear una lnea del tama&o 1ue desee.

"ara dibu)ar lneas 2ori3ontales o verticales, 2a a clic en el botn $nea, manten a presionada la tecla 42ift - despu,s arrastre el mouse para crear la lnea. "ara 2acer pe1ue&os a)ustes en el tama&o o el 'n ulo de la lnea, seleccinela, manten a presionada la tecla 42ift - presione una de las teclas de direccin. "ara 2acer pe1ue&os a)ustes en la ubicacin de una lnea, manten a presionada la tecla Ctrl - presione una de las teclas de direccin.

Pgina No. 32 Manual de Microsoft Access

"ara cambiar el rosor de una lnea, 2a a clic en el botn 0nc2o de bordes en la barra de 2erramientas #ormato - lue o eli)a el anc2o de lnea 1ue prefiera. "ara cambiar el estilo de lnea (puntos, uiones, etc! de una lnea, 2a a doble clic en la lnea para abrir la 2o)a de propiedades despu,s eli)a un estilo de borde en el cuadro de la propiedad EstiloDe$osBordes. A,re,ar la fe(0a A 0ora a(t$ales a $n form$lario o informe "uede 2acer 1ue 0ccess muestre autom'ticamente en un formulario o informe la fec2a - 2ora 1ue est' almacenada en el relo) del sistema. /ara a,re,ar la fe(0a $ 0ora a(t$al a $n form$lario o informe3 >. En el modo de presentacin Diseo del formulario o informe, a re ue un cuadro de te8to a la seccin donde desea 1ue apare3ca la fec2a u 2ora. 9. Muestre la 2o)a de propiedades del cuadro de te8to. <. En la propiedad 4ri,enDelControl HControlSo$r(eI, escriba Z se uido de una e8presin usando la funcin A0ora H2oJI o #e(0aHDateI, por e)emplo7 K#e(0aH I

A,re,ar n@meros de )-,ina a $n form$lario o informe "uede mostrar los nEmeros de p' ina - el nEmero total de p' inas de un formulario o informe utili3ando las propiedades /-,ina H/a,eI - /-,inas H/a,esI. $a propiedad /-,ina H/a,eI muestra el nEmero de la p' ina activa, mientras 1ue la propiedad /-,inas muestra el nEmero total de p' inas. /ara a,re,ar n@meros de )-,ina a $n form$lario o informe3 >. En el modo de presentacin Diseo, a re ue un cuadro de te8to a la seccin donde desee 1ue apare3ca el nEmero ( eneralmente el encabe3ado o pie de p' ina!. 9. Muestre la 2o)a de propiedades para el cuadro. <. En la propiedad 4ri,enDelControl , escriba una e8presin de nEmero de p' ina, tal como una de las e8presiones de muestra incluidas en la si uiente tabla. A,re,ar o eliminar en(abeGados A )ies de )-,ina en $n form$lario "uede a re ar encabe3ados - pies de p' ina - eliminarlos de un formulario - de las p' inas impresas de un formulario. $os encabe3ados - pies de p' ina de los formularios, aparecen en la parte superior e inferior de la ventana #orm$lario - al principio - al final de una impresin. $os encabe3ados - pies de p' ina de una p' ina, aparecen al principio - al final de cada p' ina impresa. Co aparecen en el modo de presentacin #orm$lario. /ara a,re,ar en(abeGados A )ies de )-,ina3 En el modo de presentacin Diseo del formulario, en el menE #ormato, eli)a En(abeGadoB/ie del form$lario o En(abeGadoB/ie de )-,ina - despu,s a re ue controles - cual1uier elemento de dise&o 1ue desee incluir en el encabe3ado o pie del formulario. /ara eliminar en(abeGados A )ies de )-,ina3 En el modo de presentacin Diseo del formulario, vuelva a ele ir En(abeGadoB/ie del formulario o En(abeGadoB/ie de )-,ina .

Pgina No. 33 Manual de Microsoft Access

/ara a1$star el tamao de los en(abeGados o )ies3 >. Mueva el puntero al borde inferior o derec2o del encabe3ado o pie 2asta 1ue el puntero se convierta en una flec2a de doble punta. 9. 0rrastre el borde inferior 2acia arriba o 2acia aba)o para cambiar la altura - arrastre el borde derec2o 2acia dentro o 2acia fuera para cambiar la anc2ura. Cual1uier cambio en el anc2o del encabe3ado o pie cambiar' el anc2o de todo el formulario. /ara estable(er )ro)iedades )ara $n en(abeGado o )ie3 >. 4eleccione el encabe3ado o pie cu-as propiedades desea establecer - despu,s muestre su 2o)a de propiedades. 9. Estable3ca las propiedades para el encabe3ado o pie.

Pgina No. 34 Manual de Microsoft Access

Informes /n informe es un ob)eto 1ue presenta informacin con formato - or ani3ada de acuerdo a sus especificaciones. $os informes se utili3an para presentar los datos en una p' ina impresa - para mostrar los subtotales - totales correspondientes a todo un con)unto de re istros. Con la fle8ibilidad - el control 1ue proporciona un informe, podr' obtener informes aptos para su publicacin, - todo con un esfuer3o mnimo. $os elementos de un informe 1ue permiten presentar o imprimir los datos se llaman (ontroles (ver fi . >;!. Con un control se pueden presentar los datos de un campo, los resultados de un c'lculo, el te8to para el ttulo o para un mensa)e, o bien un r'fico, una ima en u otro ob)eto. Crear $n informe (on $n Asistente )ara informes /n 0sistente para informes le a-uda a crear informes, planteando pre untas sobre el informe 1ue desea crear - cre'ndolo de acuerdo a sus respuestas. /ara (rear $n informe $tiliGando $n Asistente )ara informes3 En la ventana de la base de datos, eli)a la eti1ueta Informe - despu,s el botn 2$e o. >. En el cuadro 4eleccione una tablaGconsulta, escriba el nombre de la tabla o consulta de ori en del informe o seleccione un nombre en la lista. Eli)a el botn FAsistente )ara informesH - despu,s seleccione un 0sistente para informes de la lista uno de los si uiente asistentes. Columna 4imple. AruposGtotales. Eti1uetas postales. Besumen. %abular. Combinar correspondencia con M4 5ord. 4i a las instrucciones mostradas en los cuadros de di'lo o del 0sistente para informes. En el Eltimo cuadro de di'lo o puede ele ir mostrar el informe en "resentacin preliminar o en el modo de presentacin Diseo. 4i el informe resultante no es el deseado, modif1uelo en el modo de presentacin Diseo. Abrir $n informe e6istente Cuando 2ace clic en la eti1ueta Informe, en la ventana de la base de datos se muestran todos los informes de la base de datos activa. "uede abrir un informe e8istente en el modo de presentacin Diseo o en /resenta(i.n )reliminar. /ara abrir $n informe3 >. En la ventana de la base de datos, 2a a clic en la eti1ueta Informe. 9. 4eleccione el nombre del informe 1ue desee abrir. <. "ara ver el dise&o del informe, eli)a el botn /resenta(i.n )reliminar ( !.

%ambi,n puede 2acer un informe 2aciendo doble clic en su nombre en la lista para informes de la ventana de la base de datos. 0l 2acer doble clic en el botn derec2o del mouse, se abre el informe en el modo de presentacin Diseo. 0l 2acer doble clic en el botn i31uierdo, se abre el informe en /resenta(i.n )reliminar.

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Im)rimir $n informe "uede imprimir un informe desde la ventana de la base de datos - desde el modo de presentacin Diseo o /resenta(i.n )reliminar del informe. 0ccess - los 0sistentes para informes utili3an los valores predeterminados para Confi,$rar im)resi.n. Cambie los valores si desea 1ue el informe ten a una diferente orientacin de p' ina u otras opciones. /ara estable(er la orienta(i.n de la )-,ina A otras o)(iones de im)resi.n3 >. 0bra el informe en el modo de presentacin Diseo o en /resenta(i.n )reliminar o seleccione el informe en la ventana de la base de datos. 9. En el menE Ar(0i o , eli)a Confi,$rar im)resi.n , o bien en /resenta(i.n )reliminar puede 2acer clic en el botn Confi,$rar im)resi.n ( ! de la barra de 2erramientas. <. Eli)a la orientacin de acuerdo con el dise&o 1ue desee crear. J. Eli)a o cambie las opciones adicionales de Confi,$rar im)resi.n , dependiendo del efecto 1ue desee obtener. K. Eli)a 0ceptar. 4lo necesita establecer la orientacin de la p' ina una ve3, -a 1ue 0ccess almacena la confi uracin con el dise&o del informe. /ara im)rimir $n informe3 >. 0bra el informe en el modo de presentacin Diseo o en /resenta(i.n )reliminar o seleccione el informe en la ventana de la base de datos. 9. En el menE Ar(0i o , eli)a Im)rimir, o bien en /resenta(i.n )reliminar puede 2acer clic en el botn Im)rimir ( ! de la barra de 2erramientas. <. En el cuadro de di'lo o Im)rimir, introdu3ca los valores deseados. J. Eli)a 0ceptar. Cal($lar el n@mero de re,istros en $n informe "uede mostrar el nEmero de re istros de un informe )unto a cada re istro, en un pie de rupo o en el encabe3ado o el pie del informe. /ara mostrar $n total (ontin$o 1$nto a (ada re,istro en $n informe3 >. En el modo de presentacin Diseo del informe, a re ue un cuadro de te8to en la seccin Detalle. 9. Muestre la 2o)a de propiedades (seleccionando el botn ;o1a de )ro)iedades ( barra de 2erramientas! para el cuadro de te8to. <. Estable3ca la propiedad Ori enDelControl como FZ>H. J. Estable3ca la propiedad 4umaContinua como F"ara todoH. /ara mostrar $n total (ontin$o en $n )ie de )-,ina de ,r$)o3 >. 9. <. J. 4i a los pasos >-J indicados arriba. Estable3ca la propiedad "isible del cuadro de te8to como FCoH. Cree un cuadro de te8to en el pie de p' ina de rupo. Muestre la 2o)a de propiedades para el cuadro de te8to. ! en la

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5.

Estable3ca la propiedad Ori enDelControl como el nombre del cuadro de te8to en la seccin Detalle 1ue lleva el re istro del total continuo .

*+F!D+,N-+.D
JJJ.softdoJnload.(om.ar infoLsoftdoJnload.(om.ar 4(t$bre de 2000

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