INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE TIERRA BLANCA

MATERIA ADMINISTRACION DE ALMACENES I UNIDAD II GRUPO 404 -G ALUMNO Jess Ortega Virgen MAESTRO ING. Beatriz morales C

Tema
Unidad V Administracin de almacenes

ADMINISTRACION DE ALMACENES

Funciones del almacn

Nos asombra la velocidad con que avanzan hoy en da los negocios, en sus tcnicas de ventas, produccin y administracin. Esta aceleracin ha sido un paso obligado por la creciente demanda masiva de artculos para un consumidor cada vez ms exigente en la calidad y en el precio de lo que compra. Esta tecnologa va a la par de la investigacin cientfica de las necesidades y hbitos del consumidor; va al mismo paso del descubrimiento de nuevos materiales para hacer ms funcional y bella la mercanca, y da a conocer la invencin de nuevos artculos para usos antes desconocidos y de procedimientos ms cientficos para producirlos y distribuirlos en los mercados. En la misma carrera y con el mismo paso acelerado est el desarrollo intelectual y cultural del hombre, est su capacitacin como dirigente profesional y est su propio bienestar econmico para integrarse al ritmo que sigue la prosperidad de la comunidad de la cual es miembro. El papel de los almacenes en la organizacin En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, produccin y distribucin. Tambin se le da al almacn la altura que debe de tener dentro de la organizacin en la seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacn o de control de inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador. Se estudia cientficamente su localizacin, las medidas adecuadas de su rea y la divisin de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y

materiales, los diseos ms indicados de estantera y, muy especialmente, los procedimientos y prcticas administrativas que han de normar su funcionamiento econmico y eficiente. Todo esto debe partir de la definicin y establecimiento de objetivos y polticas.

La funcin del almacn se integra en el concepto de gestin general de la empresa.

La gestin se define como la administracin y direccin de una empresa atendiendo a una serie de procedimientos y reglas que, mediante la coordinacin y organizacin de los recursos disponibles, persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera ms eficaz posible. En el caso de la gestin de almacn su objetivo no es solamente el citado de salvaguardia de los materiales all guardados sino, y muy especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases (ejemplo: compras o salidas de lneas de produccin) y los de entrada de las siguientes (ejemplo: entradas en lneas de produccin o ventas).

Es, en segundo lugar, el agente del sistema que garantiza que la cobertura de los procesos productivos o comerciales no se detenga ni sufran trastornos indeseables, denominndose entonces gestin de existencias.

Hay que indicar que el proceso productivo puede ser de cualquier ndole. Desde lo ms intuitivo de comprender, como es la actividad de una fbrica, hasta cualquier servicio prestado, como puede ser un parque temtico de atracciones. El almacn debe garantizar el funcionamiento constante y preciso de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta del servicio o productos (juegos, comidas, regalos, productos de las tiendas) hasta el mantenimiento de las propias atracciones. Los inventarios o stocks, definidos como una provisin de materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfaccin de los pedidos de

consumidores y clientes, se presentan prcticamente en cualquier organizacin, y en particular, en las empresas industriales, sean stas pequeas, medianas o grandes. En el caso de una empresa comercial, el aprovisionamiento consiste en la compra a los proveedores de los productos terminados que la empresa va a vender a sus clientes sin mayor transformacin. En empresas con lneas de produccin, los inventarios se amplan y adquieren naturalezas diversas (materias primas, productos en proceso de elaboracin, productos terminados, piezas y repuestos, etc.). DEFINICIN DE ALMACN: el almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Como ya se dijo anteriormente, la manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. recepcin de materiales en el almacn registro de entradas y salidas del almacn almacenamiento de materiales mantenimiento de materiales y del almacn despacho de materiales coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y

de contabilidad

Manejo fsico de los inventarios

El objetivo de contar con un Control Fsico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias fsicas existentes en Almacn sean iguales a las del Sistema de Kardex Fsico, lo cual permitir:

1) 2)

Una adecuada planeacin para la reposicin de stocks, evitando su obesidad. El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.

3)

La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los

estados financieros.

RESPONSABILIDAD

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control fsico de las existencias, normalmente, est a cargo del Almacn; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del ao.

Obviamente la responsabilidad final de ambos recaera en la Gerencia de Administracin y Finanzas.

El Control Fsico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario fsico, que segn las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una accin integral y con una metodologa que asegure su xito final.

Recepcion

Organizacin
rea de almacenamiento La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancas con caractersticas similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, proteccin y manejo. CONDICIONES PARA LA DISPOSICIN DEL REA DE ALMACENAMIENTO 1. a. b. c. anlisis del artculo: tamao del artculo: largo, ancho y alto peso del artculo nmero de unidades que habr de almacenar a un mismo tiempo, por lote

econmico de compra o de produccin d. e. f. g. h. i. j. recipiente o envase que contiene al artculo (si se emplea) clase de estantera, casilleros o bastidores necesarios mtodos de almacenamiento o apilamiento mtodos para manipular el material riesgos especiales de accidente frecuencia con que se pide el artculo sistema empleado para controlar la calidad

La organizacin del inventario

El inventario se puede organizar en papel, en soporte informtico o en ambos. Dado que la informtica est forjando los actuales sistemas culturales, es aconsejable utilizar, donde sea posible, tambin las modernas tecnologas con el fin de realizar una elaboracin de las fichas ms dctil, mucho ms aprovechable y fcilmente integrable. En la organizacin del inventario es de suma importancia la reglamentacin del acceso a las informaciones, ya que no todos los datos se deben poner a disposicin de cualquier persona, por obvios motivos de seguridad del patrimonio histricoartstico. Por esta razn, se impone la distincin entre el inventario completo (en papel o informtico) y el eventual inventario introducido en redes informticas. Adems, incluso los datos de la red deben ser consultables de manera diversificada y gradual, utilizando diversos cdigos de acceso. Para estructurar las fichas de inventario es oportuno servirse de las metodologas en uso, tanto en el mbito nacional como en el internacional. En el trabajo se puede comenzar con una organizacin elemental que permita rellenar una ficha esencial, para pasar a otra ms elaborada, que nos lleve a recoger y articular un mayor nmero de datos. Por esto, es necesario que la organizacin del trabajo de inventario permita posteriores desarrollos e integraciones. El inventario debe conservarse en un lugar idneo y seguro. Se puede pensar en la realizacin de una unidad central y otras perifricas, segn las exigencias generales y locales. Para la elaboracin de las fichas es necesario servirse, dentro de lo posible, de personal adecuadamente preparado. Los responsables deben saber comprender la finalidad del inventario, el proceso organizativo y la reglamentacin del acceso. Es necesario que cada operador sea capaz de realizar las fichas (en papel o informatizadas), recogiendo los datos e introducindolos en las mismas. Por tanto, en la organizacin del inventario de una Iglesia particular pueden buscar el asesoramiento profesional externo, con el fin de obtener las directrices esenciales segn las cuales se debe desarrollar concretamente el trabajo

Despacho

rea de entrega: La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe: a. b. Ser trasladada con el medio mecnico adecuado Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una

factura o una factura remisin c. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el

documento de salida. d. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn

de material auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad. e. Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles

necesarios debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.

Mantenimiento de registros
Registro de Inventario Existen dos mtodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artculos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes: 1. 2. Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico. Sistema de registros de Inventario Perpetuo.

En el sistema de inventario peridico, la mercanca que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.

En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercanca que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este mtodo de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artculos en existencia, es decir, los cargos o crditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

Localizacin y distribucin de los almacenes

La localizacin de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin fundamental el tiempo mximo de respuesta a los pedidos de los clientes. Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una proteccion adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacen aprovechando al mximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa planeacion.

Seleccin de mobiliario y equipo de almacen

En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento incluye instalaciones, equipo personal y tcnicas requeridos para recibir, almacenar y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados.

Las instalaciones, equipo y tcnicas para el almacenamiento varan mucho segn la naturaleza del material como tamao, peso, durabilidad, duracin (vida) en estantera y tamao de los lotes, son factores a tomar en cuenta para el diseo de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas relacionados.

Los aspectos econmicos tambin son muy importantes en el diseo de sistemas de almacenamiento. Se incurren costos de almacenamiento y retiro, pero no agregan ningn valor a los productos, por tanto, la inversin en equipo para almacenamiento y manejo y la superficie destinada a ello se deben basar en la minimizacin de costos unitarios de almacenamiento.

Otros factores que deben considerarse al disear sistemas de almacenamiento incluyen el control del tamao del inventario y la ubicacin de medidas respecto a la inspeccin de la calidad, medidas relativas a la seleccin y empaquetamiento apilndolo para recibir y embarcar, nmeros apropiados de andenes para embarcar y recibir y mantenimiento de registros.

Sistemas informticos de administracin de inventarios

En la prctica se dispone de una gran variedad de, sistemas de informacin que soportan los aspectos administrativos y de control de las organizaciones: por ejemplo, en una fbrica se tendran los siguientes sistemas principales: Funcin Sistema Almacn. Control de inventarlos. Produccin. Planeacin y control de la produccin. Compras. Proceso de rdenes y seguimiento de las compras. Ventas Facturacin y control de crditos. Contabilidad. Registro de afectaciones Contables y emisin de informes. Personal. Nminas y administracin

De personal. Por lo general, en estos sistemas los datos se registran en documentos fuente que representan las actividades y acontecimientos ocurridos durante el flujo de operaciones de la organizacin. Estos sistemas pueden pasar por un flujo que permita su procesamiento electrnico y con ello tratar de satisfacer las necesidades de informacin de la organizacin. Cabe hacer notar que estos sistemas normalmente estn relacionados unos con otros; las salidas de un sistema pueden ser transacciones de entrada de otro sistema y durante el diseo de sistemas es de vital importancia identificar estas relaciones. Los sistemas, segn su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes: Determinsticos. Probabilsticas. Abiertos. Cerrados. Hasta cierto punto la clasificacin no tiene mayor importancia, pero es imperativo que dentro de los sistemas exista la dinmica suficiente para responder a los cambios que emanan, ya sea de forma externa y/o interna. Esto es esencial en las organizaciones modernas, pues en la poca actual se registran cambios sustanciales, ya sean sociolgicos, tcnicos, econmicos o legales, que modifican las polticas y funciones de las organizaciones. El proceso de diseo de los sistemas de informacin comprende tanto el diseo de uno nuevo como el rediseo de un sistema que se encuentre en operacin. Un nuevo sistema se requiere cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operacin normalmente necesitan ser rediseados o modificados parcialmente en forma peridica para asegurar que estn acordes con lo actual y no

con los requerimientos histricos. Una organizacin se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son: Subsistema administrativo. Subsistema operativo. Subsistema de informacin. stos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organizacin. El subsistema de informacin tiene una funcin muy importante dentro de la organizacin: Debe proporcionar informacin confiable y oportuna para que el subsistema administrativo tome un nivel adecuado de decisiones. Debe monitorear el subsistema operativo para conocer los resultados reales obtenidos y proporcionar informacin sobre las operaciones que da con da tiene que realizar la organizacin. Debe comparar los resultados reales con los planeados y proporcionar informacin que ayude a corregir las desviaciones incurridas. Tradicionalmente los sistemas computacionales de informacin se han desarrollado bajo metodologas distintas, producto de la experiencia del personal especialista; sin embargo, en los ltimos aos ha nacido una serie de nuevas disciplinas (tecnologa de informacin, ingeniera de software, etc.) que tienen como finalidad proporcionar una metodologa formal e ingenieril para desarrollar sistemas computacionales de informacin de manera eficiente y efectiva.