MP Advisorit Alfresco 20131016 v1 MGG

Manual de procedimiento
Uso de Alfresco
AdvisorIT Ltda.
rea consultora
consultoria@advisorit.cl
San Antonio 378 Oficina 606
Fono (56 2) 633 3613
20 de Noviembre de 2013
Informacin del documento
Item
Titulo
Subtitulo
Autor
Cliente
Categora
Versin
Versin
1.0
1.1
2.0
Detalle
Error! No se le ha dado un nombre al marcador.
Manual de configuracin de Alfresco Error! No se le ha dado un
nombre al marcador.
Mallen Gonzlez MGG]
[Advisorit] [David Garcia]Error! No se le ha dado un nombre al
marcador.
[En revisin] [Finalizado]Error! No se encuentra el origen de la
referencia.
1.0
Fecha
2013/10/15
13:09:41
2013/11/7
17:06:59
20/11/2013
14:54:38
Autor
Mallen Gonzlez
MGG
Mallen Gonzlez
MGG
Mallen Gonzlez
Comentarios
Versin Preliminar para revisin
Versin final para revision
Se agrega el tem operaciones sobre los
flujos de trabajo
Se agrega tabla de ilustraciones
Se actualiza el ndice
Mejoras ortogrficas
AdvisorIT Ltda. San Antonio 378 Oficina 606 Santiago, Chile Fono: (56 2) 633 3613
e-Mail: consultoria@advisorit.cl
Elaborado por : Malln Gonzlez G
Pgina 2 de 48
ndice contenido
1
Descripcin ............................................................................................................................... 6
Resumen ejecutivo ................................................................................................................... 6
Informe Tcnico. ...................................................................................................................... 7

3.1
Ingreso al sistema .............................................................................................................. 7
3.1.1
3.2
Datos de acceso web.................................................................................................. 7
Ajustes de Personalizacin ................................................................................................ 8
3.2.1
Dashboard .................................................................................................................. 8
3.2.2
Personalizar el Dashboard personal .......................................................................... 8
3.2.3
Editar mi Perfil" de usuario .................................................................................... 10
3.3
Trabajo de carpetas y archivos ........................................................................................ 12
3.3.1
3.4
Archivos o carpetas ya creados ....................................................................................... 15
3.4.1
3.5
Estructura del repositorio ........................................................................................ 12

ordenar carpetas y archivos ..................................................................................... 15
Acciones sobre archivos .................................................................................................. 16
3.5.1
Subir una nueva version de archivo ......................................................................... 17
3.5.2
Editar un documento fuera de linea ........................................................................ 17
3.5.3
Copiar, mover o eliminar un documento ................................................................. 18
3.6
Administrar permisos de carpetas .................................................................................. 19
3.7
Acciones sobre carpetas .................................................................................................. 20
3.7.1
Gestionar reglas de carpetas ................................................................................... 20
3.7.2
Editar las propiedades de Archivos y carpetas ........................................................ 23
3.7.3
Gestionar los aspectos de carpetas y archivos ........................................................ 24
3.7.4
Agregar las etiquetas a carpetas y archivos............................................................. 24
Crear Flujos de trabajo de un documento ............................................................................. 25
Operaciones sobre los flujos de trabajo ............................................................................... 29
5.1
Acceder a la tarea o flujos de trabajo asignados ............................................................... 29
5.2
Editar la tarea o flujos de trabajo asignados...................................................................... 31
5.3
Tareas o flujos de trabajo asignados, sin permisos ........................................................... 32
Pgina 3 de 48
5.4
Acceder a flujos de trabajo que el usuario ha iniciado ....................................................... 33
Roles de usuario y permisos .................................................................................................. 34
Accesos de ftp y webdav ........................................................................................................ 37
7.1
Con un Cliente FTP: ............................................................................................................. 37
7.2
WEBDAV .............................................................................................................................. 39
7.3
FTP Y WEBDAV en Windows ............................................................................................... 40
Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................... 47
Comentarios ........................................................................................................................... 47
10 Anexos .................................................................................................................................... 48
Tabla de ilustraciones
ILUSTRACIN 1:LOGIN ......................................................................................................................................................... 7
ILUSTRACIN 2: LINK WEB .................................................................................................................................................... 7
ILUSTRACIN 3:PANEL DE CONTROL ........................................................................................................................................ 8
ILUSTRACIN 4:PERSONALIZAR PANEL DE CONTROL.................................................................................................................... 9
ILUSTRACIN 5: PERSONALIZAR PANEL CON DASHLETS ............................................................................................................... 9
ILUSTRACIN 6: VISTA DE DASHLETS ....................................................................................................................................... 9
ILUSTRACIN 7:PERFIL DE USUARIOS ..................................................................................................................................... 10
ILUSTRACIN 8: EDITAR PERFIL ............................................................................................................................................ 10
ILUSTRACIN 9: EDITAR PERFIL CONTINUACIN ....................................................................................................................... 11
ILUSTRACIN 10:GUARDAR CAMBIOS ................................................................................................................................... 11
ILUSTRACIN 11: PERFIL EDITADO ........................................................................................................................................ 11
ILUSTRACIN 12: MEN..................................................................................................................................................... 12
ILUSTRACIN 13: REPOSITORIO ........................................................................................................................................... 12
ILUSTRACIN 14: OPCIONES DE REPOSITORIO ......................................................................................................................... 13
ILUSTRACIN 15: CREAR UNA CARPETA ................................................................................................................................. 13
ILUSTRACIN 16: CREAR CONTENIDO DESDE CERO ................................................................................................................... 14
ILUSTRACIN 17.SUBIR UN ARCHIVO DESDE EL EQUIPO ............................................................................................................. 14
ILUSTRACIN 18: SUBIR ARCHIVO, CONTINUACIN .................................................................................................................. 15
ILUSTRACIN 19:CARPETAS CON CONTENIDO ......................................................................................................................... 15
ILUSTRACIN 20:ORDENAR CARPETAS Y ARCHIVOS .................................................................................................................. 15
ILUSTRACIN 21:VISTAS DE CARPETAS................................................................................................................................... 16
ILUSTRACIN 22:ACCIONES SOBRE ARCHIVOS ......................................................................................................................... 16
ILUSTRACIN 17: SUBIR UNA NUEVA VERSIN ........................................................................................................................ 17
ILUSTRACIN 24: EDITAR FUERA DE LINEA .............................................................................................................................. 17
ILUSTRACIN 25: COPIAR , MOVER O ELIMINAR UN DOCUMENTO ............................................................................................... 18
ILUSTRACIN 26: ADMINISTRAR PERMISOS DE CARPETAS .......................................................................................................... 19
ILUSTRACIN 27: AADIR USUARIOS..................................................................................................................................... 19
ILUSTRACIN 28: ACCIONES SOBRE CARPETAS ........................................................................................................................ 20
ILUSTRACIN 29: GESTIONAR REGLAS DE CARPETAS ................................................................................................................. 20
ILUSTRACIN 30: NUEVAS REGLAS DE CARPETAS ..................................................................................................................... 21
ILUSTRACIN 31: CARPETAS CON REGLAS YA CREADAS.............................................................................................................. 21
ILUSTRACIN 32: ENLACE A UN CONJUNTO DE REGLAS ............................................................................................................. 22
Pgina 4 de 48
ILUSTRACIN 33 : ENLACE A UN CONJUNTO DE REGLAS, CONTINUACIN. ..................................................................................... 22

ILUSTRACIN 34: VISTA DE CARPETA CON REGLAS.................................................................................................................... 23
ILUSTRACIN 35 ............................................................................................................................................................... 23
ILUSTRACIN 36: EDITAR PROPIEDADES................................................................................................................................. 23
ILUSTRACIN 37:GESTIONAR ASPECTOS................................................................................................................................. 24
ILUSTRACIN 38:AGREGAR ETIQUETAS .................................................................................................................................. 24
ILUSTRACIN 39: INICIAR FLUJO DE TRABAJO .......................................................................................................................... 25
ILUSTRACIN 40: SELECCIONAR UN TIPO DE FLUJO DE TRABAJO .................................................................................................. 26
ILUSTRACIN 41: MENSAJE DE FLUJO DE TRABAJO ................................................................................................................... 26
ILUSTRACIN 42: FECHA FLUJO DE TRABAJO ........................................................................................................................... 26
ILUSTRACIN 43: AADIR USUARIOS AL FLUJO DE TRABAJO ....................................................................................................... 27
ILUSTRACIN 44: FLUJO DE TRABAJO PORCENTAJE Y ELEMENTOS ................................................................................................ 27
ILUSTRACIN 45: VISTA DE FLUJO DE TRABAJO CREADO ............................................................................................................ 28
ILUSTRACIN 46: NOTIFICACIONES DE FLUJO DE TRABAJO ......................................................................................................... 28
ILUSTRACIN 47: NOTIFICACIN CORREO DE FLUJO DE TRABAJO ................................................................................................. 29
ILUSTRACIN 48: LISTADO DE TAREAS FLUJO DE TRABAJO ASIGNADOS , ACCEDER POR MEN ............................................................ 29
ILUSTRACIN 49: LISTADO DE TAREAS FLUJO DE TRABAJO ASIGNADOS, ACCEDER POR DASHLETS ........................................................ 30
ILUSTRACIN 50: LISTADO DE TAREAS O FLUJO DE TRABAJO ASIGNADOS....................................................................................... 30
ILUSTRACIN 51: EDITAR, ACEPTAR O RECHAZAR UN FLUJO DE TRABAJO ...................................................................................... 31
ILUSTRACIN 52: TAREAS O FLUJO DE TRABAJO SIN ARCHIVOS O PERMISOS .................................................................................. 32
ILUSTRACIN 53: LISTADO DE TAREAS FLUJO DE TRABAJO INICIADOS POR EL USUARIO. .................................................................... 33
ILUSTRACIN 54: ROLES DE USUARIOS Y PERMISOS .................................................................................................................. 34
ILUSTRACIN 55: LOGIN VA WEB ......................................................................................................................................... 37
ILUSTRACIN 56: SUBIR ARCHIVOS CON CLIENTE FTP ............................................................................................................... 38
ILUSTRACIN 57: LOGIN CLIENTE FTP .................................................................................................................................. 38
ILUSTRACIN 58: VISTA CLIENTE FTP .................................................................................................................................... 39
ILUSTRACIN 59: CLIENTE FTP, TRANSFERENCIA MASIVA DE ARCHIVOS ....................................................................................... 39
ILUSTRACIN 60: WEBDAV EN LINUX .................................................................................................................................... 39
ILUSTRACIN 61:LOGIN WEBDAV EN LINUX ........................................................................................................................... 40
ILUSTRACIN 62:VISTA WEBDAV EN LINUX ............................................................................................................................ 40
ILUSTRACIN 63: AGREGAR FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS , SITIO DE RED ................................................................................ 41
ILUSTRACIN 64: AGREGAR FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS , SITIO DE RED ................................................................................ 41
ILUSTRACIN 65: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS , ELEGIR UBICACIN DE RED ........................................................................... 42
ILUSTRACIN 66 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS......................................................................................................... 42
ILUSTRACIN 67 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. USUARIO Y CONTRASEA ...................................................................... 43
ILUSTRACIN 68 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. NOMBRE DE SITIO ............................................................................... 43
ILUSTRACIN 69 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. FINALIZAR ASISTENTE........................................................................... 44
ILUSTRACIN 70 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. SITIOS DE RED .................................................................................... 44
ILUSTRACIN 71 RUTA: FTP Y/O WEBDAV LOGUEO ................................................................................................................ 45
ILUSTRACIN 72 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS.ARCHIVOS .......................................................................................... 46
ILUSTRACIN 73 RUTA: FTP Y/O WEBDAV EN WINDOWS. ARCHIVOS ......................................................................................... 46
ndice de tablas
TABLA 1: PERFILES Y PERMISOS ............................................................................................................................................ 35
TABLA 2: DATOS DE LA INSTALACIN..................................................................................................................................... 48
Pgina 5 de 48
1 Descripcin
Manual de uso bsico elaborado para los funcionarios de AdvisorIT, relacionado a la
implementacin del producto Alfresco Community Edition en la compaa.
2 Resumen ejecutivo
Alfresco es un sistema de administracin de contenidos de cdigo fuente abierto es decir libre
desarrollado en Java, basado en estndares abiertos y de escala empresarial para sistemas
operativos tipo Windows Unix Solaris y algunas versiones de Linux. Se distribuye en variantes
diferentes
Alfresco Community Edition: Es software libre, con licencia LGPL de cdigo abierto y estndares
abiertos.
Alfresco Enterprise Edition: Se distribuye bajo licencia de cdigo abierto y estndares abiertos
con soporte comercial y propietario a escala empresarial.
Alfresco Cloud Edition (Alfresco in the cloud) que es la versin SaaS o Software como Servicio de
Alfresco.
Este manual est basado en la implementacin y configuracin de lo realizado en AdvisorIT y de
la documentacin disponible de Alfresco Community Edition.
Implementacin Arquitectura: Marcelo Pinto (rea de base de datos)1
Testing: David Garcia.
Implementacin contenidos:
Marcelo Pinto (rea de base de datos)
Mallen Gonzlez
Documentacin: Malln Gonzlez
Alfresco fue tomado como proyecto de consultora, sin embargo fue implementado por el
profesional mencionado del rea de base de datos
Pgina 6 de 48
3 Informe Tcnico.
3.1 Ingreso al sistema
Cada usuario contara con una credencial, que esta centralizada en LDAP (Zimbra), donde cada
funcionario cuenta con un mail de estructura nombre.apellido@advisorit.cl .
El nombre usuario nombre.apellido y la misma contrasea del correo electrnico
Ilustracin 1:login
3.1.1 Datos de acceso web

Para acceder a la aplicacin es http://alfresco.advisorit.cl/
que re direccionar a: http://alfresco.advisorit.cl/share/page/
Ilustracin 2: link web
Pgina 7 de 48
3.2 Ajustes de Personalizacin

3.2.1 Dashboard
Al ingresar a Alfresco entraremos al panel de control de usuario, o dashboard
La pantalla de inicio, similar a la de la imagen
Ilustracin 3:panel de control
3.2.2 Personalizar el Dashboard personal

Puede ser personalizado mediante el botn Personalizar panel de inicio
De esta forma se puede personalizar nuestro home, con ms o menos columnas y el

contenido que se considere importante.
Para cambiar la estructura u orden: Escogemos el esquema de columnas
Pgina 8 de 48
Ilustracin 4:personalizar panel de control
Y para cambiar el contenido de las columnas tambin se puede agregar los dashlets a las
columnas
Ilustracin 5: personalizar panel con Dashlets
De esta en el inicio aparecer lo que hemos seleccionado Ejemplo: tareas, sitios, agenda, etc.
Ilustracin 6: vista de Dashlets
Pgina 9 de 48
3.2.3 Editar mi Perfil" de usuario

Se puede acceder a nuestro perfil de 2 formas, mediante el nombre usuario o en la
presentacin del panel editar perfil
Ilustracin 7:perfil de usuarios
Al ingresar se podr editar los datos, tales como informacin, general de contacto de empresa,
etc. Solo los con * son obligatorios
Ilustracin 8: editar perfil
Pgina 10 de 48
Ilustracin 9: editar perfil continuacin
Se debe completar la informacin solicitada, donde la mayora de los campos son opcionales
Finalmente presionar el botn guardar cambios
Ilustracin 10:guardar cambios
De esta manera la vista de perfil quedara como sigue por ejemplo:
Ilustracin 11: perfil editado
Ms adelante se vera el como trabajar con archivos carpetas propios, compartidos y de sitios.
Pgina 11 de 48
3.3 Trabajo de carpetas y archivos

3.3.1 Estructura del repositorio
En Alfresco, existen distintas bibliotecas de documentos y Espacios de disco donde se puede
efectuar operaciones, segn los permisos que se tenga en cada una de estas.
Esto se representa de la siguiente forma.
Existe un lugar donde se almacenan los archivos de la empresa llamado Repositorio
Ilustracin 12: men
Dentro de ese repositorio estn alojadas las carpetas en espacio Raz, que pueden ser
gestionadas por el administrador del sitio. Y tambin se encuentran las carpetas de los sitios
creados por los usuarios, que a su vez contienen, bibliotecas de documentos
Ilustracin 13: repositorio
Pgina 12 de 48
Dentro del panel se puede acceder al repositorio compartido de la empresa donde se puede
acceder a las distintas opciones
Ilustracin 14: opciones de repositorio
Por ejemplo:
3.3.1.1 Crear una nueva carpeta
Si el usuario tiene permisos tendr habilitada la opcin de crear:
Crear contenido
Aadir una nueva carpeta.
Subir
Y trabajar sobre elementos seleccionados
Ilustracin 15: crear una carpeta
Pgina 13 de 48
3.3.1.2 Crear contenido desde cero

Si el usuario tiene permisos tendr habilitada la opcin de crear contenido desde cero.
Ilustracin 16: crear contenido desde cero
3.3.1.3 Crear /subir un archivo desde el ordenador

Subir un archivo desde el equipo
Ilustracin 17.subir un archivo desde el equipo
Pgina 14 de 48
Ilustracin 18: subir archivo, continuacin
3.4 Archivos o carpetas ya creados

Dentro de una carpeta se puede encontrar archivos o subcarpetas ya creados,
Ilustracin 19:carpetas con contenido
3.4.1 ordenar carpetas y archivos

Los archivos pueden ser ordenados por distintas opciones, las cuales son listadas a continuacin
Ilustracin 20:ordenar carpetas y archivos
Pgina 15 de 48
3.4.1.1 Vistas para ordenar archivos carpetas

Y se puede seleccionar las vistas.
Ilustracin 21:vistas de carpetas
3.5 Acciones sobre archivos

Dependiendo de los perfiles otorgados, se pueden realizar variadas acciones sobre los archivos.
Modificarlo fuera de linea, reemplazarlo, copiarlo, moverlo, etc.
Para ello lo primero se debe escoger el archivo que se quiere trabajar.
Ilustracin 22:acciones sobre archivos
Pgina 16 de 48
3.5.1 Subir una nueva version de archivo

Si el archivo ya existe, y deseamos subir una nueva versin Click sobre
Aparecera una ventana, para seleccionar el archivo e indicar si son cabios menores , mayores o
comentarios, luego de ello, lo se puede subir.
Ilustracin 23: subir una nueva versin
3.5.2 Editar un documento fuera de linea

Alfresco comunity no permite editar un documento en lnea, tan slo fuera de lnea, de esta
forma, se debe seleccionar la opcin editar fuera de linea, dar la opcin de descargar el
documento, para guardarlo y editar una copia de trabajo.
Ilustracin 24: editar fuera de linea
Pgina 17 de 48
Mostrar que el documento esta siendo editado:
Una vez finalizada la edicin, se podr subir una nueva versin

y se repite los pasos explicados en el punto anterior.
O se podr cancelar la edicin.
Nota: mientras se este editando el archivo, no se podr copiar,
mover, ni eliminar.
3.5.3 Copiar, mover o eliminar un documento

Funcionan de forma similar, a cualquier
sistema operativo, se selecciona la
opcin y mostrar la ruta donde se
desea copiar o mover el archivo, ya sea
en carpetas que se tenga permiso o en
espacio de usuario
Ilustracin 25: copiar , mover o eliminar un documento
Pgina 18 de 48
3.6 Administrar permisos de carpetas

Para administrar los permisos de una carpeta se deber
Esto permitir acceder a la carpeta va repositorio o cuando se creen los flujos de trabajo .
Para ello, se debe seleccionar el botn de administrar permisos:
Aparecer una pantalla como la siguiente ilustracin :
Ilustracin 26: administrar permisos de carpetas
Se tiene 2 alternativas: heredar permisos o establecer permisos locales deshabilitando esa

opcin.
Para aadir un usuario, o grupo: se debe seleccionar la opcin aadir y colocar minimo 3
letras del usuario o grupo, ejemplo Bas, mostrar los usuarios y grupos que as comienzan
para que puedan ser agregados.
Ilustracin 27: aadir usuarios
Pgina 19 de 48
Esto quedar mas claro, en la seccin de Roles de usuarios, perfiles y permisos.
3.7 Acciones sobre carpetas

Dependiendo de los permisos que tenga el usuario podr trabajar sobre las carpetas con las
siguientes opciones: Descargar, ver detalles, editar propiedades, copiar, etc.
Ilustracin 28: acciones sobre carpetas
3.7.1 Gestionar reglas de carpetas

En Gestionar reglas de carpetas, se podr crear nuevas reglas o enlazar a un conjunto de
reglas ya existentes.
Ilustracin 29: gestionar reglas de carpetas
Al seleccionar la opcin de crear una nueva regla aparecer una nueva ventana,
Pgina 20 de 48
Ilustracin 30: nuevas reglas de carpetas
Se personaliza la condicin o evento, y la accin que corresponde ejecutar, cuando se cumple

ese evento. Luego de ello se le da crear, Crear y crear otra, o simplemente cancelar.
Una carpeta con reglas ya creadas se ve as:
Ilustracin 31: carpetas con reglas ya creadas
Pgina 21 de 48
Al seleccionar la opcin Enlace a un conjunto de reglas, se puede seleccionar la opcin de un

conjunto de reglas que ya se hayan establecido para otras carpetas.
Se mostrar la ruta de carpetas, para que seleccionemos en las que tenemos las reglas.
Ilustracin 32: enlace a un conjunto de reglas
De esta forma quedara, una carpeta asociada a otra con reglas.
Ilustracin 33 : enlace a un conjunto de reglas, continuacin.
Pgina 22 de 48
Las carpetas que contienen reglas, en una vista general se ven as
Ilustracin 34: vista de carpeta con reglas
3.7.2 Editar las propiedades de Archivos y carpetas

Para editar las propiedades de las carpetas y archivos,
se debe seleccionar con el botn secundario
Editar las propiedades
Ilustracin 35
Ilustracin 36: editar propiedades
De esta forma se puede acceder a editar lo siguiente: Nombre, titulo , descripcin, etiquetas
Donde se puede editar el nombre, ttulo , descripcin y etiquetas del archivo o carpeta.
Pgina 23 de 48
3.7.3 Gestionar los aspectos de carpetas y archivos

Para gestionar los aspectos de la carpeta se debe presionar el ms , y seleccionar gestionar los
aspectos
Ilustracin 37:gestionar aspectos
3.7.4 Agregar las etiquetas a carpetas y archivos

En editar las propiedades, se debe seleccionar el boton Etiquetas o Tags, se podra
seleccionar una nueva etiqueta con el signo + o agregar una nuevaMediante el ticket y
luego con el boton aceptar.
Ilustracin 38:agregar etiquetas
Pgina 24 de 48
4 Crear Flujos de trabajo de un documento

En Alfresco, se pueden crear tareas sobre los documentos, flujos de trabajo. O un conjunto de
actividades, que son los flujos de trabajo.
Un flujo simple puede estar asociado con reglas predefinidas de carpetas, sin que el usuario
intervenga en ellas.
El fljujo de trabajo , creado por un usuario mediante el motor Activiti implica una serie de
pasos adicionales, que se explican a continuacin.
Para ello se debe seleccionar el documento, y utilizar la opcin iniciar un flujo de trabajo
Aparecer a una ventana como la que sigue:
Ilustracin 39: iniciar flujo de trabajo
Luego de lo se deber seleccionar que flujo de trabajo se requiere
Pgina 25 de 48
Ilustracin 40: seleccionar un tipo de flujo de trabajo
En este caso se utiliza un flujo de trabajo de revisin paralela

Se puede agregar un mensaje
Ilustracin 41: mensaje de flujo de trabajo
- el vencimiento y la prioridad
Ilustracin 42: fecha flujo de trabajo
Pgina 26 de 48
- los usuarios
Para ello presionar el botn seleccionar y aparecer una nueva ventana
Ilustracin 43: aadir usuarios al flujo de trabajo
En esta se debe buscar a quien o quienes asignar la tarea, en este caso quienes, cuando ya se
han seleccionado se debe presionar el botn aceptar
Tambin se debe agregar el porcentaje de aprobacin y los elementos seleccionados
Ilustracin 44: flujo de trabajo porcentaje y elementos
Pgina 27 de 48
En ese caso el flujo de trabajo queda como sigue:
Ilustracin 45: vista de flujo de trabajo creado
Finalmente se presiona el botn iniciar un flujo de trabajo.
Nota: en la versin community , que actualmente se esta usando, existe un bug, con respecto a
las notificaciones de correo electrnico, que la fecha de creacin de este manual no ha sido
solucionada , si se produce algn error, se debe desmarcar. Imgenes de ejemplo.
Ilustracin 46: notificaciones de flujo de trabajo
Pgina 28 de 48
5 Operaciones sobre los flujos de trabajo

5.1 Acceder a la tarea o flujos de trabajo asignados
Cuando se asigna un flujo de trabajo, la persona puede acceder de distintas formas:
1.- Por notificacin al correo, con dos links uno al flujo y otro al documento del flujo.
Ilustracin 47: notificacin correo de flujo de trabajo
2.- por el Men: revisando el listado de tareas.
Ilustracin 48: listado de tareas flujo de trabajo asignados , acceder por men
Pgina 29 de 48
3.- Mediante un Dashlets de tareas
Ilustracin 49: listado de tareas flujo de trabajos asignados, acceder por dashlets
En el caso del correo se accede especficamente a ese flujo de trabajo

Cuando son las alternativas 2 y 3 se accede al listado de tareas activas que tiene el usuario.
Donde se pueden filtrar, ver, editar.
Ilustracin 50: listado de tareas o flujo de trabajo asignados
Pgina 30 de 48
5.2 Editar la tarea o flujos de trabajo asignados

Cuando se selecciona ver mostrar los detalles de la tarea.
Cuando se selecciona editar adems de ver se podr editar la tarea y aceptar o rechazar. Y por
ultimo guardar.
Ilustracin 51: Editar, aceptar o rechazar un flujo de trabajo
Pgina 31 de 48
5.3 Tareas o flujos de trabajo asignados, sin permisos

Cuando se asigna una tarea con un documento, que esta en una ruta que no se tiene permisos ,
el usuario no ver el documento.
La tarea la puede aceptar o rechazar, pero al guardar arroja error en algunos casos.
Ilustracin 52: tareas O flujo de trabajo sin archivos o permisos
Pgina 32 de 48
5.4 Acceder a flujos de trabajo que el usuario ha iniciado

Para a conocer el estado de los flujos de trabajo, que ha iniciado el mismo usuario, deber
seleccionar la opcin flujos de trabajo que he iniciado
Ilustracin 53: listado de tareas flujo de trabajo iniciados por el usuario.
Ya sea para ver el estado de estos, cancelarlos, o iniciar uno nuevo
Pgina 33 de 48
6 Roles de usuario y permisos

Alfresco utiliza roles para determinar lo que un usuario puede y no puede hacer en un espacio.
Estas funciones estn relacionadas con los permisos.
Ilustracin 54: roles de usuarios y permisos
La siguiente tabla muestra cada rol y los permisos para ese papel. Como regla general:
Los usuarios tienen todos los derechos de sus propios espacios .
Los administradores tienen todos los derechos de todos los espacios
Pgina 34 de 48
Tabla 1: perfiles y permisos
Nota:
Todos los permisos
se aplican al
Propietari Coordinad Colaborad Contribuyen Edito Consumid
espacio invitado
o (1)
or
or
te
r
or
Ver espacio
invitado
Ver el contenido
Copiar contenido
Vista previa del

contenido en la
plantilla
Ver las
propiedades de
contenido
Llegada contenido X
al espacio invitado
Pedido contenido
al espacio
diferente.
Actualizar / editar X
contenidos
creados por otros
usuarios
Actualizar las
X
propiedades de
contenido creadas
por otros usuarios
Editar las
discusiones
existentes
Crear / aadir
contenido nuevo
(1)
Cortar / borrar los X

contenidos
Pgina 35 de 48
creados por otros

usuarios
Crear espacios
infantiles en el
espacio de
invitados
Ver reglas de
contenido
Pedido contenido
al mismo espacio.
Contribuir a las
discusiones
existentes
Invite a otras
personas
Iniciar nuevo tema X

de debate
Eliminar el
X
contenido creado
por otros usuarios
Derechos de
acceso Mismas
propietario de
contenido
Tomar posesin de X
contenidos
Crear reglas
espaciales
(2)
Nota:
(1) Un creador es propietario de forma automtica su contenido creado.
(2) Debido a que un editor no puede crear un nuevo archivo en el espacio de invitado.
Todos los permisos se basan en el modelo de permiso predeterminado. El administrador del
sistema puede ajustar el modelo. Por ejemplo, un editor puede ser impedido de edicin de
discusiones sobre el tema.
Puede conceder permiso a los usuarios llevar a cabo tareas especficas en su espacio. Para ello,
se invita a los usuarios a unirse a su espacio.
Pgina 36 de 48
Cada funcin se aplica slo en el espacio en el que se le asigna. Por ejemplo, usted podra invitar
a un usuario a uno de sus espacios como un editor. Se podra invitar a ese mismo usuario a un
espacio diferente como colaborador. Ese mismo usuario podra ser invitado al espacio de otra
persona como coordinador.
7 Accesos de ftp y webdav

hay caso en los que se requerir acceder no via web , como se vio en la seccin 1 ,
Ilustracin 55: login va web
Para una subida de archivos masiva por ejemplo, es til trabajar con otros protocolos, en este
caso se tiene habilitados los protocolos WEBDAV y FTP.
7.1 Con un Cliente FTP:

Para utilizar el protocolo FTP, se debe utilizar cualquier cliente FTP, y acceder desde la oficina
con las credenciales que se tienen. En el ejemplo utilizamos el cliente Filezilla
Agregamos un nuevo sitio
Editar el nombre /opcional
Completar los datos /obligatorio

Pgina 37 de 48
Ilustracin 56: subir archivos con cliente FTP
Ilustracin 57: login cliente FTP
Opcionalmente se pueden completar comentarios y finalmente se da al botn conectar
De esta forma aparecera una ventana como la siguiente que mostrara el equipo local, y las
carpetas sobre las que se puede escribir en el servidor.
Pgina 38 de 48
Ilustracin 58: vista cliente FTP
Esto sera muy util para una transferencia masiva de archivos ,
en la siguiente imagen hay un ejemplo de transferencias de archivos , que indica el detalle:
Ilustracin 59: cliente FTP, transferencia masiva de archivos
7.2 WEBDAV
Otra alternativa a utilizar el el protocolo webdav. Webdav , Este protocolo funciona de la
misma forma independiente del sistema operativo. Aunque en el ejemplo las imgenes estn el
Linux . Para ello se debe ingresar la ruta completa. Al conectar con un servidor
Ilustracin 60: webdav en Linux
Ejemplo:
dav://ipServidor/alfresco/webdav
En este caso se pude con el nombre de dominio
dav://alfresco.advisorit.cl/alfresco/webdav/
Pgina 39 de 48
puerto 80
carpeta /
Ilustracin 61:login webdav en Linux
La vista del usuario ser la siguiente:
Ilustracin 62:vista webdav en Linux
7.3 FTP Y WEBDAV en Windows

En caso de Windows el proceso es similar, y se puede dejar agregado , el sitio
sitios de red. El ejemplo corresponde a Windows XP
Para ello , agregar un sitio de red
Pgina 40 de 48
Ilustracin 63: agregar FTP y/o Webdav en Windows , sitio de red
Aparecer el asistente de sitios de red, se le da a siguiente
Ilustracin 64: agregar FTP y/o Webdav en Windows , sitio de red
Pgina 41 de 48
Ilustracin 65: FTP y/o Webdav en Windows , elegir ubicacin de red
Elija la ubicacin y presione siguiente: Se debe agregar la ruta

ftp://Nombre_o_IP_del_seervidor/Alfresco
Ilustracin 66 ruta: FTP y/o Webdav en Windows.
Pgina 42 de 48
Desactivamos el iniciar de forma annima y agregamos el usuario.
Ilustracin 67 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. usuario y contrasea
Opcionalmente se puede agregar especficamente un nombre para el sitio de red.
Ilustracin 68 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. Nombre de sitio
Pgina 43 de 48
Ilustracin 69 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. Finalizar asistente
Aparecer que lo ha agregado correctamente y se da click a finalizar

En sitios de red aparecer el sitio:
Ilustracin 70 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. Sitios de red
Pgina 44 de 48
Ilustracin 71 ruta: FTP y/o Webdav logueo
Pedir ingresar la contrasea.

Y se puede acceder a los archivos. Como en las imgenes siguientes.
Pgina 45 de 48
Ilustracin 72 ruta: FTP y/o Webdav en Windows.archivos
Ilustracin 73 ruta: FTP y/o Webdav en Windows. Archivos
Pgina 46 de 48
8 Conclusiones y recomendaciones
La versin se encuentra funcionando sin problemas, sin embargo se deben mencionar
Disponibilidad
Almacenamiento dentro de la red corporativa, y con acceso desde el exterior mediante WEB,
FTP Y WEB DAV y respaldo de la informacin
Seguridad
La autentificacin es con ldap, conectado a openldap de Zimbra , lo que permite tener
centralizada la gestin de usuarios.
Recomendaciones:
se recomienda contar con certificado de seguridad SSL, que puede ser 30 USD Anual promedio.
Contar con una metodologa de respaldo de BMR y de archivos granular
9 Comentarios
La versin instalada es Alfresco comunity suministra de forma gratuita sin apoyo, sin
certificacin, sin mantenimiento, sin garanta y sin cargo por Alfresco o sus Socios Certificados.
Alcances
Actualmente no se ha definido una metodologa de respaldo de archivos eliminados, si existe
una copia full, con 5 das de retencin.
Pgina 47 de 48
10 Anexos
Tabla de datos de la instalacin Datos de la instalacion
Tabla 2: datos de la instalacin
Maquina y versin
Linux alfresco 3.2.0-53-generic #81-Ubuntu SMP

Thu Aug 22 21:01:03 UTC 2013 x86_64 x86_64
x86_64 GNU/Linux
Nombre completo del host Alfresco.advisorit.cl
Plataforma
x86_64 GNU/Linux
Maquina Virtual , sobre Host ESXi
O/S Versin
Ubuntu 12.04.3 LTS
Ip
192.168.0.59
Server web o Contenedor tomcat7
Base de datos
Postgre
Version Instalada
Alfresco Community Edition.
Pgina 48 de 48

MP Advisorit Alfresco 20131016 v1 MGG

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

MP Advisorit Alfresco 20131016 v1 MGG

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Manual de procedimiento

Informacin del documento

Resumen ejecutivo ................................................................................................................... 6

Informe Tcnico. ...................................................................................................................... 7

Ingreso al sistema .............................................................................................................. 7

Datos de acceso web.................................................................................................. 7

Ajustes de Personalizacin ................................................................................................ 8

Personalizar el Dashboard personal .......................................................................... 8

Editar mi Perfil" de usuario .................................................................................... 10

Trabajo de carpetas y archivos ........................................................................................ 12

Archivos o carpetas ya creados ....................................................................................... 15

Estructura del repositorio ........................................................................................ 12

Acciones sobre archivos .................................................................................................. 16

Subir una nueva version de archivo ......................................................................... 17

Editar un documento fuera de linea ........................................................................ 17

Copiar, mover o eliminar un documento ................................................................. 18

Administrar permisos de carpetas .................................................................................. 19

Acciones sobre carpetas .................................................................................................. 20

Gestionar reglas de carpetas ................................................................................... 20

Editar las propiedades de Archivos y carpetas ........................................................ 23

Gestionar los aspectos de carpetas y archivos ........................................................ 24

Agregar las etiquetas a carpetas y archivos............................................................. 24

Crear Flujos de trabajo de un documento ............................................................................. 25

Operaciones sobre los flujos de trabajo ............................................................................... 29

Acceder a la tarea o flujos de trabajo asignados ............................................................... 29

Editar la tarea o flujos de trabajo asignados...................................................................... 31

Tareas o flujos de trabajo asignados, sin permisos ........................................................... 32

Acceder a flujos de trabajo que el usuario ha iniciado ....................................................... 33

Roles de usuario y permisos .................................................................................................. 34

Accesos de ftp y webdav ........................................................................................................ 37

Con un Cliente FTP: ............................................................................................................. 37

FTP Y WEBDAV en Windows ............................................................................................... 40

Conclusiones y recomendaciones .......................................................................................... 47

ILUSTRACIN 33 : ENLACE A UN CONJUNTO DE REGLAS, CONTINUACIN. ..................................................................................... 22

3.1.1 Datos de acceso web

Ilustracin 2: link web

3.2 Ajustes de Personalizacin

3.2.2 Personalizar el Dashboard personal

De esta forma se puede personalizar nuestro home, con ms o menos columnas y el

Ilustracin 4:personalizar panel de control

Ilustracin 5: personalizar panel con Dashlets

Ilustracin 6: vista de Dashlets

3.2.3 Editar mi Perfil" de usuario

Ilustracin 7:perfil de usuarios

Ilustracin 8: editar perfil

Ilustracin 9: editar perfil continuacin

Ilustracin 10:guardar cambios

De esta manera la vista de perfil quedara como sigue por ejemplo:

Ilustracin 11: perfil editado

3.3 Trabajo de carpetas y archivos

Ilustracin 12: men

Ilustracin 13: repositorio

Ilustracin 14: opciones de repositorio

Ilustracin 15: crear una carpeta

3.3.1.2 Crear contenido desde cero

Ilustracin 16: crear contenido desde cero

3.3.1.3 Crear /subir un archivo desde el ordenador

Ilustracin 17.subir un archivo desde el equipo

Ilustracin 18: subir archivo, continuacin

3.4 Archivos o carpetas ya creados

Ilustracin 19:carpetas con contenido

3.4.1 ordenar carpetas y archivos

Ilustracin 20:ordenar carpetas y archivos