Manual Prestaes de Contas, Adiantamentos e Reembolso - Concur

Veja como rpido e fcil realizar suas prestaes de contas de ia!ens ou despesas locais"
Passo a passo: #$ Acesso ao sistema Concur%

Intranet > Ferramentas > Concur: acessar com usurio e senha se rede. (Voc deve estar conectado rede da Mondelez .

&$

'uncionalidades do Concur% ! sistema Concur importa automaticamente as despesas utilizadas com o cart"o de cr#dito corporativo$ %acilitando as suas presta&'es de contas( ! sistema Concur tam)#m permite a di*italiza&"o das +otas Fiscais e reci)os para ane,-los no .elat/rio de 0espesa (.0 ( Voc poder acess-lo de 1ual1uer lu*ar: pelo +ote)oo2$ 3a)let ou 4mart Phone conectados internet(

! sistema Concur o%erece trs op&'es de nave*a&"o: 5Meu Concur6$ 50espesa6 e 5Per%il6:

+a op&"o 5Meu Concur6$ voc poder acessar rapidamente:

(nformaes da )mpresa% In%orma&'es e not7cias so)re via*ens e processos de 3ravel 8 9,penses :lo)al( *rabal+o ati o% possi)ilita acessar e visualizar rapidamente todos os seus relat/rios de despesas e ;diantamentos( )ncar!os do cart,o dispon- eis% s"o todas as despesas realizadas no cart"o de cr#dito corporativo para 1ue voc possa prestar contas(

+a op&"o 50espesa6$ voc ter acesso a:

Visualizar os encar!os% voc poder %iltrar por atividade do cart"o ou por per7odo das despesas( Visualizar relat.rio% nesta op&"o$ voc poder *erenciar seus relat/rios de despesas ativos$ criar novos relat/rios$ adicionar d#)itos do cart"o de cr#dito corporativo em relat/rios < e,istentes$ 1ue n"o este<am aprovados$ *erenciar as valida&'es automticas do sistema$ e,cluir e copiar relat/rios. /o o relat.rio de despesas% Ve<a o item = - Como criar relat/rios de presta&"o de contas do cart"o de cr#dito corporativo )0ibir 1ep.sitos de Recibos% voc dever ane,ar os comprovantes de suas despesas$ por e,emplo$ notas %iscais ou reci)os vlidos e o sistema armazenar as ima*ens. )0ibir adiantamentos de ia!em% voc poder *erenciar os adiantamentos pendentes. /o o adiantamento de nacionais ia!em% Ve<a o item >? - Como solicitar adiantamento (via*ens

9m 5Per%il6$ voc poder acessar rapidamente:

Con%i*ura&'es do sistema( .e*istro M/vel: Concur Mobile App

4e voc possui um Tablet ou Smart Phone$ com dispositivos Blackberry ou Android$ voc pode )ai,ar o aplicativo do Concur 1ue permite criar$ su)meter e aprovar os relat/rios de despesas do seu tele%one. Voc pode capturar as ima*ens das notas %iscais a ane,ar diretamente no relat/rio de despesas. Para )ai,ar o Concur App Mobile$ cli1ue em @Per%il@ e depois @Concur .e*istro Mobile@ para )ai,ar o aplicativo e criar seu nAmero PI+.

2$

Como criar relat.rios de presta,o de contas do cart,o de crdito corporati o

Con%orme nossas pol7ticas de via*ens$ a cada despesa realizada com o cart"o de cr#dito corporativo$ voc deve solicitar ao prestador de servi&os um documento %iscal vlido. B neste momento$ voc pode capturar a ima*em e salvar no sistema para presta&"o de contas.

3ua presta,o de contas de e ser realizada por e ento"

4embre-se" 3oda a documenta&"o suporte citada acima$ %7sica$ deve ser enviada para o 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ <untamente com o resumo impresso do seu relat/rio de despesas$ para cumprirmos com as o)ri*a&'es le*ais de deduti)ilidade de Imposto de .enda (I. .

Com as ima!ens sal as, oc5 de e acessar o sistema Concur, conforme se!ue abai0o%

Cli1ue em 50espesa6( Cli1ue na op&"o 5+ovo relat/rio de despesa6 e preencha todos os campos mandat/rios$ ve<a 1uais in%orma&'es precisam ser colocadas nos campos se*uintes( Preencha o nome do relat/rio: para %cil anlise do seu relat/rio # necessrio mencionar se as despesas %oram realizadas em via*em ou %oi decorrente do ne*/cio$ por e,emplo$ 5Via*em a .eci%e6 ou 5Bantar %echamento P?C6( 4elecione a pol7tica: (Padr"o Mondelez BR Standart Expense Policy ( 4elecione a data da via*em( 4elecione a Business Reason( Comentrios: para %acilitar a valida&"o das pol7ticas do seu relat/rio$ # necessrio 1ue voc mencione a data de partida e retorno e motivo da via*em ou da realiza&"o da despesa( Cli1ue em 5Pr/,imo6.

! sistema ir direcion-lo para esta tela$ onde ir"o aparecer as despesas realizadas com o cart"o de cr#dito corporativo:

 Cli1ue em 5;dicionar despesas do cart"o6( 4elecione as despesas do cart"o de cr#dito re%erente ao evento( Cli1ue em 5Importar6 ou arraste as despesas para a rea em )ranco es1uerda do relat/rio.

#$

Como classificar as despesas

! sistema Concur disponi)iliza diversas cate*orias de despesas para a correta conta)iliza&"o dos *astos. Dem)re-se de alocar corretamente suas despesas$ para 1ue os reportes %inanceiros tenham acuracidade:

4e*uem al*uns e,emplos de despesas 1ue voc pode realizar e como prestar contas: +o caso de ;limenta&"o$ e,istem al*umas classi%ica&'es 1ue devem ser consideradas no momento da presta&"o de contas: ;limenta&"o E 9ventos e reuni'es e,ternas (Dimites e de%ini&"o 094>F ( ;limenta&"o E re%ei&'es Individuais (Dimites e de%ini&"o 094>>G>F ( ;limenta&"o E .epresenta&"o e entretenimento (Dimites e de%ini&"o 094>F ( ;limenta&"o E 3reinamento e seminrios 9,ternos (Dimites e de%ini&"o .H>I ( ;limenta&"o E 3reinamentos e 4eminrios Internos (Dimites e de%ini&"o .H>I (

Para criar o relat/rio voc deve preencher todos os campos mandat/rios marcados em vermelho:

4elecione o 5tipo de despesa6( 4elecione a 5data da despesa6( Insira o motivo da despesa( Insira o nome do prestador de servi&os( 4elecione a cidade( In%orme o total da despesa( Comente as raz'es da despesa.

/,o se es6uea de comentar as razes da despesa%

.e%ei&'es em *rupo devem ser pa*as pelo empre*ado de maior n7vel hierr1uico. +a presta&"o de contas o empre*ado deve indicar no sistema Concur o prop/sito da despesa$ listando os participantes e a companhia (%ornecedor$ cliente$ Mondelez $ podendo aloc-los por centro de custos. ;dicione a classi%ica&"o do convidado( In%orme nome$ car*o e empresa do convidado.

Para as despesas com hospeda*em$ ser necessrio discriminar os *astos e alocar de %orma correta$ con%orme nota %iscal$ vide e,emplo a)ai,o: Voc %icou hospedado do dia ?>G?C a ?CG?CGF?>I durante sua via*em de ne*/cios e na %atura disponi)ilizada pelo hotel as suas despesas est"o descritas:

.oJal Hotels ?= 0iria(s ..........................K FL?$?? Davanderia .......................... .K ML$?? Bantar .................................. .K IM$M? Internet e tele%one ............. .K 3otal: C$CN

.K >.=OF$=N

Voc dever replicar no sistema Concur todos os dados da %atura (despesas de dirias :

9m 50espesa6$ preencha todos os campos$ in%ormando detalhes de sua hospeda*em(

Figura 18

9m 50espesas de dirias6$ voc deve in%ormar todas as despesas 1ue %oram %aturadas na nota do hotel( Para com)inar diria do 1uarto e impostos em um Anico lan&amento$ mar1ue a op&"o 5Com)inar diria do 1uarto e impostos em umAnico lan&amento6(

Cada despesa # automaticamente alocada no centro de custo em 1ue voc est cadastrado.

Caso a despesa tenha sido realizada em outro centro de custo ou para um pro<eto espec7%ico (1ue tenha PQ4 ativo ou se esta despesa %oi compartilhada$ voc poder realocar as despesas ou ratelas. Cli1ue em alocar( Fa&a a aloca&"o das despesas( Cli1ue em salvar( Cli1ue prontoR

Para %inalizar os relat/rios$ su)meter para aprova&"o e imprimir$ si*a com o treinamento e ve<a t/pico espec7%ico.

2$&$ 3er io pessoal n,o custeado pela C(A

4e por acaso voc utilizou um ser io pessoal n,o custeado pela C(A$ por e,emplo$ a academia do hotel$ a despesa %oi lan&ada na mesma nota da hospeda*em. Ve<a como proceder: ; despesa dever ser classi%icada na presta&"o de contas no sistema Concur como 50espesas Pessoais6. 9stas despesas devem ser reem)olsadas no valor total CI; por meio de dep/sito em conta )ancria.

(mportante" 0eposite o valor e,ato$ sem arredondamentose e veri%i1ue a conta corrente correspondente conta corrente correspondente sua localidade (CompanJ Code correta Q.?F ou Q.?O . +"o se es1ue&a de 1ue al#m de ane,ar o comprovante de dep/sito no sistema$ voc deve tam)#m$ entre*ar a via ori*inal ao 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ <untamente com a sua presta&"o de contas.

+o campo 53ipo de despesa6$ voc deve escolher a classi%ica&"o mais ade1uada. +este e,emplo$ por se tratar de despesa com Hotel$ voc deve alocar em 5Hospeda*em E 0iria (094>> 6. +o campo 5comentrio6$ <usti%i1ue a despesa pessoal. 4elecione o tipo de despesa 50espesas Pessoais6 para os dois lan&amentos.

7$ 1espesas n,o recon+ecidas no cart,o de crdito corporati o

4e voc n"o reconhece al*uma despesa 1ue %oi carre*ada no seu cart"o de cr#dito corporativo ou n"o %az parte das despesas custeadas pela Companhia$ voc poder contest-la em at# I? dias$ ap/s o vencimento da %atura onde consta a despesa. Voc deve entrar em contato com a Central de atendimento do cart"o de cr#dito corporativo(

 ;p/s a a)ertura do processo a administradora do cart"o insere o cr#dito temporrio em at# ?C dias Ateis ap/s a)ertura de pes1uisa.

(mportante" S seu dever e%etuar a )ai,a desse valor. Voc # o responsvel por e%etuar a presta&"o de contas$ tanto do cr#dito temporrio como do de%initivo. Ve<a como:

!Q4.: !s prazos de pes1uisa s"o: I? dias corridos (despesa nacional e LL dias corridos (despesa internacional ( Tuando encerrado o prazo da pes1uisa: ve<a como )ai,ar os lan&amentos no sistema Concur:

3e a cobrana for inde ida% ; administradora do cart"o retira o cr#dito temporrio com a descri&"o e lan&a um cr#dito de%initivo (na mesma %atura onde consta a revers"o acima$ para 1ue o cr#dito compense o d#)ito ( Para )ai,ar os lan&amentos *erados pela administradora do cart"o de cr#dito$ no sistema Concur$ voc deve criar um novo relat/rio de despesas: +ome do relat/rio: Qai,o d#)ito e cr#dito do cart"o( Comente o motivo do valor indevido( 4elecione o lan&amento de cr#dito e d#)ito( 4elecione o tipo de despesa 50espesas sem documenta&"o suporte E 9,travio6 para os dois lan&amentos(

Figura 21

Para este tipo de )ai,a$ voc deve enviar para o 0epartamento de 3ravel 8 9,penses o resumo do relat/rio impresso e o e-mail do )anco con%irmando o %echamento do processo.

893$% ; presta&"o de contas do reem)olso (cr#dito pode ser realizada no mesmo relat/rio onde %oi realizada a )ai,a da despesa (dependendo da data de lan&amento do reem)olso pela administradora do cart"o ou em outro relat/rio posterior. S importante lem)rar 1ue tanto a despesa (d#)ito 1uanto o reem)olso (cr#dito devem ser lan&adas na mesma cate*oria de despesa 50espesas sem documenta&"o suporte6.

3e a cobrana for de ida% ; administradora do cart"o envia o comprovante da despesa$ com instru&'es para o e-mail do titular$ revertendo a o lan&amento( Tuando o )anco comprovar 1ue a despesa # devida$ mas n"o # custeada pela Companhia por estar %ora da pol7tica$ voc deve )ai,-la no sistema como 50espesa pessoal6: +ome do relat/rio: 5Qai,a despesa pessoal6( +o campo comentrio$ <usti%i1ue a despesa pessoal( 4elecione o lan&amento( 4elecione o tipo de despesa 50espesa Pessoal6 para os dois lan&amentos(

Para este tipo de )ai,a$ voc deve enviar para o 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ o resumo do relat/rio impresso e o comprovante de dep/sito$ devolvendo o valor total da despesa para a Mondelez. Fi1ue atentoR 0eposite o valor e,ato$ sem arredondamentos. Veri%i1ue a conta corrente correspondente CompanJ code correta (Q.?F ou Q.?O .

:$ 9il+etes n,o oados

4e voc comprou )ilhete a#reo e n"o voou$ por 1ual1uer motivo$ voc # o responsvel por res*atar o cr#dito dentro do per7odo estipulado em pol7tica. ;<a como dono do ne*/cioR Ve<a como proceder: Primeiramente$ preencha o %ormulrio de 54olicita&"o de reem)olso de )ilhete a#reo6 e envie para a a*ncia de via*ens. +o sistema Concur$ crie um relat/rio de despesas para cada lan&amento$ o d#)ito e o cr#dito (pode levar at# M? dias para ser li)erado pela companhia a#rea .

+ome do relat/rio: 5Qai,a )ilhete a#reo n"o voado6( +o campo comentrio$ <usti%i1ue o motivo( 4elecione o lan&amento do cart"o de cr#dito corporativo( Con%irme se o tipo de despesa %oi alocado corretamente 53ransporte - Passa*ens ;#reas (VoadasG+"o Voadas (094>> 6(

Aten,o: in%orme corretamente todos os caracteres do tic2et E este ponto de aten&"o$ o empre*ado n"o precisa ane,ar o )ordin* pass no sistema para prestar contas$ mas # necessrio *uardar para in%ormar no sistema 1ual # o nAmero do )ilhete (campo mandat/rio . 4elecione a classe de servi&o( 4elecione 5+"o6$ na op&"o 5Qilhete n"o utilizado6( ; c/pia do %ormulrio deve ser ane,ada na presta&"o de contas( 4alve.

;ssim 1ue a companhia a#rea creditar o valor de reem)olso (o prazo # at# M? dias $ voc dever prestar conta deste lan&amento$ con%orme: 4elecione o cr#dito e certi%i1ue de 1ue est alocado no tipo de despesa 53ransporte Passa*ens ;#reas (VoadasG+"o Voadas (094>> 6 4elecione 5+"o6$ na op&"o 5Qilhete n"o utilizado6.

(mportante" ; presta&"o de contas do cr#dito pode ser realizada no mesmo relat/rio onde %oi realizada a )ai,a da despesa (dependendo da data de lan&amento do reem)olso pela companhia rea ou em outro relat/rio posterior. S importante lem)rar 1ue tanto a despesa (d#)ito 1uanto o reem)olso (cr#dito devem ser lan&ados na mesma cate*oria de despesa 53ransporte - Passa*ens ;#reas (VoadasG+"o Voadas (094>> 6.

Para este tipo de )ai,a$ voc deve enviar para o 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ o resumo do relat/rio impresso e o %ormulrio de solicita&"o de reem)olso. ! mesmo deve ser ane,ado no sistema Concur.

;$ Como criar relat.rios de reembolso

4e voc precisou utilizar seu ve7culo para visitar al*uma unidade da Companhia ou clientes$ voc poder pedir reem)olso de 6uilometra!em E n"o # permitido o a)astecimento de ve7culo pr/prio com o cart"o de cr#dito corporativo$ cli1ue em 5+ova despesa6 e preencha os campos mandat/rios$ comente o motivo da despesa:

4elecionar o tipo de despesas 53ransporte E Tuilometra*em6( Colocar a ori*em e destino do trecho percorrido: o sistema calcula a rota e estipula a 1uilometra*em$ calculando automaticamente o valor do reem)olso. Voc pode considerar o tra<eto de ida e volta.

Cli1ue em 5;dicionar milha*em ao 9,pense6( Preencha os campos o)ri*at/rios( 4alve(

Para %inalizar os relat/rios$ su)meter para aprova&"o e imprimir$ si*a com o treinamento e ve<a t/pico espec7%ico. Dam)rando 1ue esta despesa n"o aparece na capa do relat/rio$ mas # reem)olsada normalmente.

<$ Como solicitar adiantamento = ia!ens nacionais>

Com a disponi)iliza&"o do cart"o de cr#dito corporativo$ o processo de adiantamento$ con%orme pol7tica ocorrer somente em situa&'es ocasionais para despesas pontuais. 4omente # permitida durante via*ens nacionais$ para custear despesas como ped*io$ onde o prestador de servi&os n"o o%erece a op&"o de pa*amento com cart"o de cr#dito corporativo.

e!a como solicitar o seu adiantamento"

Preencha em 5+ome da solicita&"o de adiantamento de via*em6 o nome da via*em$ e,emplo: 5Via*em Dondrina6$ valor e comente o motivo da via*em(

 +este caso$ n"o # necessrio imprimir nenhum documento do sistema Concur. ;p/s a aprova&"o e o rece)imento do relat/rio de despesas %7sico pelo 0epartamento 3ravel 8 9,penses$ o valor do reem)olso ser depositado na conta corrente do empre*ado$ con%orme calendrio de pa*amentos.

4embre-se% se %or necessria altera&"o de dados )ancrios$ voc deve preencher o %ormulrio 5Cadastro de conta corrente6 assinar e enviar a via ori*inal para o 0epartamento de .ecursos Humanos E ;0P.

<$#$

Como criar relat.rios de presta,o de contas de adiantamento

4e voc solicitou adiantamento para sua via*em$ voc deve atri)u7-lo na sua presta&"o de contas. ! sistema Concur )lo1ueia 1ual1uer solicita&"o de adiantamento$ se e,istir pendncias anteriores:

 Crie novo relat/rio de despesas( Cli1ue em detalhes( Cli1ue em ;diantamento de Via*ens 0ispon7vel( 4elecione o adiantamento(

Figura 27

Inclua todas as despesas *eradas.

4embre-se% - 4e o montante do adiantamento %or i*ual ao valor *asto$ voc deve neste momento salvar seu relat/rio e su)meter aprova&"o( - 4e o valor *asto # maior do 1ue seu adiantamento$ o valor da di%eren&a ser depositado na sua conta corrente$ con%orme calendrio de pa*amentos da companhia( - 4e o valor *asto # menor do 1ue seu adiantamento$ o valor da di%eren&a deve ser alocado no tipo de despesa 5;diantamentosG4a1ue E 0evolu&"o de saldo n"o utilizado6. ! comprovante de dep/sito deve ser ane,ado presta&"o de contas. Para este tipo de )ai,a$ voc deve enviar para o 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ o resumo do relat/rio impresso e o comprovante de dep/sito$ devolvendo o valor total da despesa para a Mondelez.

'i6ue atento" 0eposite o valor e,ato$ sem arredondamentos. Veri%i1ue a conta corrente correspondente #ompany code correta (Q.?F ou Q.?O na Intranet > Via*ens Qrasil > Tra$el % Expenses.

Para %inalizar os relat/rios$ su)meter para aprova&"o e imprimir$ si*a com o treinamento e ve<a t/pico espec7%ico. ?$ Como prestar contas de sa6ues no cart,o corporati o = ia!ens internacionais>

4e voc precisar de dinheiro no e,terior para pa*ar despesas onde o cart"o de cr#dito corporativo n"o %oi aceito$ voc pode realizar sa1ues$ con%orme limites estipulados em pol7tica. Ve<a como prestar contas do sa1ue E de%ini&"o de processo n"o %inalizada Crie novo relat/rio de despesas( 4elecione o lan&amento do cart"o de cr#dito correspondente ao sa1ue e certi%i1ue-se 1ue est classi%icada na cate*oria 4a1ues do Cart"o de Cr#dito Corporativo (094>> ( 9speci%i1ue por item despesas pa*as com o valor do sa1ue. 4embre-se% - 4e o valor do sa1ue %or i*ual ao valor *asto$ voc deve neste momento salvar seu relat/rio e su)meter aprova&"o( - 4e o valor *asto # menor do 1ue o valor do sa1ue$ o valor da di%eren&a deve ser alocado no tipo de despesa 5;diantamentosG4a1ue E 0evolu&"o de saldo n"o utilizado6. ! comprovante de dep/sito deve ser ane,ado presta&"o de contas. Para este tipo de )ai,a$ voc deve enviar para o 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ o resumo do relat/rio impresso e o comprovante de dep/sito$ devolvendo o valor total da despesa para a Mondelez. Fi1ue atentoR 0eposite o valor e,ato$ sem arredondamentos. Veri%i1ue a conta corrente correspondente CompanJ code correta (Q.?F ou Q.?O na Intranet > Via*ens Qrasil > Tra$el % Expenses. Para %inalizar os relat/rios$ su)meter para aprova&"o e imprimir$ si*a com o treinamento e ve<a t/pico espec7%ico.

@$ Validaes automticas

Com )ase nas nossas Pol7ticas de 0espesas de +e*/cios e de Via*ens$ o sistema Concur %oi con%i*urado para veri%icar todas as in%orma&'es de despesas$ indicando para o empre*ado$ aprovador e revisar 1uais1uer in%orma&'es incorretas$ %altantes ou em desacordo com os procedimentos vi*entes no momento da cria&"o do .elat/rio de Presta&"o de Contas. ;s e,ce&'es podem ocorrer em diversos momentos da presta&"o de contas: +o momento de salvar o ca)e&alho do relat/rio. ;p/s incluir e salvar uma nova despesa. ;p/s clicar para su)meter o relat/rio.

Tuando al*uma e,ce&"o # identi%icada pelo sistema$ uma mensa*em automtica # emitida$ con%orme demonstrado a)ai,o:

9,istem dois tipos de e,ce&'es: A iso% o relat/rio ou a despesa possui uma e,ce&"o. Voc deve veri%icar o te,to da e,ce&"o e caso necessrio$ incluirGcorri*irGremover as in%orma&'es.

9lo6ueioA)rro% o relat/rio ou a despesa possui uma e,ce&"o cr7tica ou erro. Voc deve veri%icar o te,to da e,ce&"o e deve corri*ir a presta&"o de contas para 1ue se<a poss7vel concluir o relat/rio e envi-lo para aprova&"o. Para corri*ir$ o usurio deve se*uir as instru&'es contidas no te,to da e,ce&"o. Caso tenha dAvidas$ deve contatar o 0epartamento de 389.

;dicionalmente$ o sistema possui al*uns 7cones automticos para in%orma&"o. Posicione o cursor do mouse para identi%icar o 1ue cada um si*ni%ica: #B$ Apro a,o do relat.rio de despesas ! seu superior imediato # o responsvel pela aprova&"o das suas 0espesas de Via*ens de +e*/cios. Aten,o apro ador" Voc deve *arantir 1ue todas as despesas de via*em s"o necessrias e razoveis e tam)#m *arantir 1ue todas este<am devidamente documentadas e em con%ormidade com os procedimentos da Companhia. 9m caso de desli*amento$ voc # o responsvel por solicitar ao empre*ado a realiza&"o de presta&'es de contas pendentes.

##$ 'inalizando um relat.rio de despesas Ve<a como # %cil ane,ar ima*ens nos seus relat/rios de despesa: Voc pode capturar a ima*em das notas %iscais atrav#s do seu 4mart phone e ar1uivar no seu relat/rio de despesas diretamente do aplicativo do Concur:

!u utilizar o scanner para capturar as ima*ens$ salvar em seu computador e depois importar para o sistema Concur. Cli1ue em 5;ne,ar ima*ens de reci)os6( Cli1ue em 5;ceitar e 9nviar6

Voc poder ane,ar as ima*ens das notas %iscais uma a uma$ 1uando estiver criando seu .elat/rio de despesas$ ou no momento do envio para aprova&"o:

Cli1ue em 5Procurar6( 4elecione o ar1uivo( Cli1ue em 5Carre*ar6 Cli1ue em 5;ceitar e enviar6(

Con%orme descrito nos t/picos anteriores$ todos os .elat/rios de despesas devem ter as ima*ens dos documentos suportes ane,ados ao sistema Concur e devem ser enviados <untamente com o resumo do relat/rio de despesas para a rea de 3ravel 8 9,penses. Ve<a como imprimir seu .elat/rio de despesas: ;cesse seu .elat/rio de despesas( Cli1ue na op&"o Imprimir( Mar1ue a op&"o 5Mostrar especi%ica&"o6( Cli1ue em imprimir.

#&$ Apro a,o do relat.rio de despesas ! aprovador das suas despesas de via*ens e de ne*/cios # o seu superior imediato. Crie o h)ito de apresentar o seu .elat/rio de despesas a ele$ com toda a documenta&"o suporte. ;ntes de su)meter$ veri%i1ue e o resumo do seu .elat/rio de despesas:

Apro ador" Voc # o responsvel pela aprova&"o das presta&'es de contas. Voc deve *arantir 1ue todas as despesas de via*em s"o necessrias e razoveis e tam)#m asse*urar 1ue todas este<am devidamente documentadas e em con%ormidade com os procedimentos da Companhia. Voc pode aprovar as despesas de onde estiver$ pelo seu note)oo2$ 4mart phone ou ta)let.

 ;cesse o sistema Concur( B na tela inicial$ voc encontrar os relat/rios pendentes de aprova&"o(

+a op&"o 5Fila de aprova&"o6$ cli1ue no relat/rio$ na coluna 5+ome do relat/rio6( Voc deve veri%icar se as despesas s"o necessrias e se est"o de acordo com as pol7ticas de Via*ens$ acessando rapidamente os ane,os (cli1ue em 5.eci)os6 (

Tuando %or necessrio de ausentar da companhia # muito importante 1ue voc dele*ue a sua %un&"o de aprovador$ ve<a como %azer: 9m 5Per%il6$ cli1ue em 0ele*ados de despesa( Cli1ue em 5;dicionar6( 4elecione o novo aprovador( 4elecione a op&"o 5Pode aprovar temporrio6( In%orme as datas de inicio e %im da dele*a&"o Cli1ue em 5;dicionar6(

#2$ )ntre!a e confer5ncia do Relat.rio 'i6ue atento" Voc deve %inalizar seu relat/rio e entre*-lo ao responsvel pelo rece)imento no 0epartamento de 3ravel 8 9,penses$ devidamente apro ado. 3odos os relat/rios de despesas ser"o automaticamente auditados pelo sistema Concur$ con%orme item 5Valida&'es automticas6. ;l#m disso$ toda a documenta&"o ser validada pela e1uipe de Qac2 o%%ice e todos os .elat/rios s"o pass7veis de auditorias. #7$ )struturas de apoio

BCD Travel: Apoio Viagens: viagens.mdlz@bcdtravel.com.br Apoio ferramenta !": ctm.#elpdes$@bcdtravel.com.br American Express: %ervi&o de atendimento ao cliente: apitais e regi'es metropolitanas: ())(*+)7+ ,emais localidades: )8)) 728*+)7+ -,o e.terior/ ligue a cobrar ++ -0(1 21)2*22221 Travel & Expenses: travel34.penses@mdlz.com RH Viagens: r#viagensbrasil@mdlz.com

18 - Links teis

Formul5rio de %olicita&6o de reembolso de bil#ete a7reo Formul5rio de adastro de conta corrente

,4%)2 * 8imites para Aprova&'es de 9astos ,4%11 : ,espesas de viagens de neg;cios ,4%12 : ,espesas de neg;cios <=12 * art'es de r7dito orporativos