El Presupuesto, la Administracin y su relacin con la Auditora EL PRESUPUESTO, LA ADMINISTRACION Y SU RELACION CON LA AUDITORIA.

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Un correcto anlisis de las organizaciones necesariamente tendr que abarcar un estudio de la administracin por ser esta el mecanismo que permite a la misma el logro de sus objetivos y dentro de ella el presupuesto es una de sus herramientas fundamentales. Definiciones Es la previsin de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un ao. El presupuesto es un documento que permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos.

Definiciones del presupuesto: Charles T. Horngren: ...el presupuesto es un plan de accin cuantitativo y un auxiliar de la coordinacin y el control. Los presupuestos, bsicamente no son sino estados financieros anticipados, expresiones formales de los planes administrativos John R. Baatizal CPA: ... el presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones basado en una eficiencia razonable ... aunque el alcance de la razonable es intermedio y depende de la interpretacin de la poltica directiva, debe precisarse que un proyecto no debe confundirse con un presupuesto, en tanto no prevea conexin en ciertas situaciones para obtener el ahorro de desperdicio y costo excesivos. Cistbal del Rio CPA: ... la tcnica de control presupuestal es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administracin para planear, coordinar y controlar por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el mximo rendimiento con el mnimo de esfuerzo.

... La estimacin programada en forma sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un perodo determinado, en forma ms concreta el presupuesto es un conjunto de pronsticos referentes a un perodo determinado. J. W. Neuner: ...El presupuesto es un estimado cuidadosamente de las condiciones futuras de los negocios. Ese estimado en una entidad de negocios tiene que incluir los ingresos, los costos probables y los gastos. Los presupuestos tienen por finalidad auxiliar a la direccin en la coordinacin de sus funciones de venta, de produccin y de la administracin. Mancera Hermanos: ...El presupuesto es un plan financiero que consiste, como su nombre lo indica, en presuponer una serie de factores y situaciones con mayor o menor detalle, como base para la realizacin de operaciones futuras y para el control de las mismas. Los principales elementos del presupuesto dentro de un la administracin de la empresa son: Es un plan, esto significa que el presupuesto expresa lo que la administracin tratar de realizar. Integrador. Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las reas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organizacin, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes reas que lo integran. Coordinador. Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. En trminos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias. Operaciones: uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinacin de los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos que se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada posible. Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera que incluya: Presupuesto de Efectivo. Presupuesto de adiciones de activos.

Dentro de un periodo futuro determinado. El Presupuesto Maestro. Est integrado bsicamente por dos reas que son: El presupuesto de operacin. El presupuesto financiero. Diagrama de la secuencia del presupuesto Maestro. Relacin del presupuesto y la administracin para la auditoria Se ha advertido insistentemente sobre la necesidad de lograr un mayor alineamiento entre la planificacin, el diseo organizacional y el presupuesto institucional para mejorar la eficacia y la eficiencia de las organizaciones pblicas, as como generar condiciones dirigidas a la implantacin de un modelo de gestin orientado a resultados. Esto posibilitara la asignacin de responsabilidades sobre resultados acompaada de la correspondiente delegacin de autoridad sobre el uso de los recursos. Sin embargo, son numerosas las denuncias sobre frecuentes rupturas entre estos tres mbitos. Incluso, en ocasiones, parecieran presentarse como dominios hostiles o refractarios, aun cuando explcitamente se apuesta a una interdependencia armnica. La ponencia examina los factores que determinan si es posible una correspondencia automtica y lineal entre planificacin y presupuesto. Para ello identifica las debilidades ms frecuentes de la Planificacin Estratgica de Alta Direccin, la Planificacin Operativa y la Formulacin Presupuestaria, as como en las relaciones que mantienen estos mbitos entre s. Este trabajo enfatiza la necesidad de lograr dispositivos de dilogo entre estos dominios ms que en procurar un fuerte alineamiento, ya que se trata de territorios estructurados en torno a desafos de naturaleza diferente. Asimismo presenta algunas experiencias de pases de la regin latinoamericana, que a futuro pueden arrojar algunas enseanzas en tal sentido. Objetivo del presupuesto dentro de la administracin de la empresa El objetivo de una buena administracin financiera es proporcionar informacin con base en la cual quienes toman las decisiones sustenten juicios prudentes e inteligentes. En el sector pblico, sin embargo, la administracin financiera ha estado ms relacionada con el cumplimiento de mandatos legales que con la generacin de aportes para la toma de decisiones. Como consecuencia, muchas decisiones claves en la administracin financiera dentro de la administracin tienden a estar basadas ms en la realidad poltica presente que en un anlisis cuidadoso de los resultados futuros. Esta mezcla inevitable de poltica y leyes de la empresa es lo que hace a la administracin financiera mas aceptable y compleja que la administracin financiera en el mundo empresarial. Sin embargo, es muy importante que los objetivos de la administracin financiera dentro de la empresa, incluyendo la administracin financiera de proyectos

financiados internacionalmente, sean formulados de acuerdo con los lineamientos de la dinmica propia de la organizacin. El alcance de las responsabilidades de la administracin financiera en el en la empresa incluye, entre otros elementos, el financiamiento, la custodia, las funciones analticas y de informacin. Las siguientes tareas caracterizan la administracin financiera en ambos sectores: * Analizar y evaluar el impacto financiero de las decisiones administrativas, tanto antes como despus de la implementacin; * Garantizar el flujo de efectivo necesario para financiar actividades y operaciones planeadas; * Salvaguardar los recursos a travs de controles financieros apropiados; * Proporcionar una estructura financiera para la planeacin de actividades y operaciones futuras; * Administrar sistemas de procesamiento de transacciones que produzcan informacin para el control de operaciones y actividades planeadas; * Garantizar la legalidad y la regularidad en el uso de los fondos pblicos; * Poner atencin a los conceptos de eficiencia y efectividad; y * Informar e interpretar los resultados de las actividades y operaciones medidas en trminos financieros y, a partir de ese momento, llevar a cabo auditorias ex post y evaluaciones. A medida que las demandas de la organizacin han aumentado, y las nuevas fuentes de recursos se han agotado, ha habido un cambio de nfasis en las funciones de la administracin financiera. Prcticamente todas las naciones son pobres en trminos de dinero en efectivo, en relacin con la demanda aceptada que se les presenta a los administraciones. Por ello, el punto central de la administracin financiera se encuentra ahora en la obtencin y administracin de dinero en efectivo, ya que sin efectivo, los presupuestos no pueden ser ejecutados. Funciones de los presupuestos 1. La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organizacin. 2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. 3. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin. Importancia de los presupuestos 1. Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas

2. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. 3. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. 4. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 5. Facilitan que los miembros de la organizacin 6. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. 7. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. 8. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 9. Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis. 10. Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto. Objetivos de los presupuestos 1. Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las metas previstas. Finalidades de los presupuestos 1. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. 2. Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. 3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 4. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin. 5. Lograr los resultados de las operaciones peridicas. Clasificacin de los presupuestos Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Segn la flexibilidad, 2) Segn el periodo de tiempo que cubren, 3) Segn el campo de aplicabilidad de la empresa, 4)Segn el sector en el cual se utilicen.

Segn la flexibilidad Rgidos, estticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico. Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos. Segn el periodo de tiempo * A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias. * A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. Segn el campo de aplicacin en la empresa * De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: * Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos. * Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales. * Presupuesto de Compras Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. * Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados. * Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. * Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables. * Presupuesto de Tesorera Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente. * Presupuesto de erogaciones capitalizables Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. Segn el sector de la economa en el cual se utilizan * Presupuestos del Sector Pblico Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones. * Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa. MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIN DENTRO DE LA ADMINISTRACION. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestacin puede fracasar por diversas razones: * Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. * Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. * Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin. * Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan

resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. * Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. * Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. * Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin. * Cuando no se siguen las polticas de la organizacin. EL PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIN EMPRESARIAL La definicin de presupuesto ha sido desarrollada por autores que han investigado sobre su necesidad como herramienta de y para la gestin de cualquier empresa. os de ellas son: Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un perodo determinado y bajo ciertas condiciones, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia aplicados a cada centro de responsabilidad de la organizacin. (Ramrez Padilla, 1997). La presupuestacin es la formulacin en trminos numricos de planes para un perodo futuro dado. As, los presupuestos son estados de resultados anticipados, ya sea en trminos financieros -como los presupuestos de gastos e ingresos y de capital- o no financieros -como los presupuestos de mano de obra directa, materiales, volumen de ventas fsicas o unidades de produccin- (Koontz y Weihrich, 1998). El presupuesto y la administracin: Para implantar un sistema presupuestario, es indispensable que la empresa cuente con un grado de organizacin mnimo, ya que, de lo contrario, sera necesario previamente estudiar y clasificar sus diferentes funciones, la autoridad y responsabilidad de cada cargo, la interrelacin entre las diferentes funciones, la autoridad y responsabilidad de cargo, la interrelacin entre las diferentes funciones, etc. Por lo expuesto, es necesario tener presente lo que la administracin y el proceso de administrativo, as como sus etapas o funciones bsicas. Administracin La administracin puede definirse como el conjunto de procedimientos y tcnicas sistemticamente ordenadas que conducen al mejor aprovechamiento posible de los elementos que intervienen en la estructura y manejo de los organismos sociales.

Proceso administrativo: Es la base en que descansa la poltica a seguir, la eleccin del personal que lleve a cabo esa poltica y la adecuada remuneracin de su trabajo. Es un proceso en cadena que se ocupa de tomar decisiones y emitir instrucciones que produzcan un mximo de resultados don un mnimo de esfuerzo. El proceso administrativo tiene cinco funciones o etapas bsicas, las que se entran a conocer, juntamente con la relacin del presupuesto con las mismas. a) Planeacin Puede decirse que la planeacin es el conocimiento del camino a seguir, considerando la unificacin de actividades sistematizadas, mediante las que se establecen los objetivos generales de la entidad y la organizacin necesaria para realizarlos. Comprende la fijacin de objetivos, definicin de polticas y establecimiento de mtodos y procedimientos. La planeacin necesita de los siguientes puntos de apoyo o bases siguientes: 1) Clara definicin de objetivos. 2) Identificacin y evaluacin de recursos disponibles. 3) Determinacin de la poca en que deben realizarse los objetivos propuestos. 4) Comparacin de los resultados obtenidos con los esperados. 5) Toma de decisiones. El presupuesto como elemento de planeacin, permite, elaborar un patrn o modelo de trabajo a seguir para el logro de los objetivos previamente trazados, pues, como ya se dijo, el presupuesto es un plan bsica numrico que contiene informacin anticipada de las operaciones que se desea ejecutar. b) Organizacin Es la estructura tcnica de las relaciones entre las funciones, niveles jerrquicos y actividades de los elementos (materiales y humanos) que conforman una empresa, a efecto de obtener una mxima eficiencia dentro de los objetivos y los planes establecidos. Distribuye actividades, delega autoridades y fija responsabilidad. Mediante la organizacin y de acuerdo con las necesidades especificas de la empresa, se establecen las caractersticas de las unidades de la misma, tales como ventas, produccin, compras, finanzas, personal, etc. El agrupamiento de actividades dan lugar a la creacin de divisiones (departamentos, secciones) que a la vez exigen la elaboracin de presupuestos para cada una de ellas. La preparacin de presupuestos para cada departamento o seccin permite

establecer el grado de cumplimiento de las funciones que a cada uno le son encomendadas, de modo que en determinado momento el presupuesto puede utilizarse como elementos que determine la modificacin de la estructura. c) Coordinacin-Integracin La coordinacin consiste en el desarrollo y armonioso mantenimiento de las actividades de la empresa, de manera que se eviten situaciones de desequilibrio entre los diferentes departamentos o secciones que conforman su organizacin. Los presupuestos constituyen una ayuda coordinadora muy valiosa para lograr este equilibrio, ya que el presupuesto de un departamento se prepara con base en el de otros, de modo que se va creando una cadena dependencia entre ellos, coordinando as, todas las funciones de la empresa. d) Direccin-Ejecucin En general, la direccin es la funcin ejecutiva para, como su nombre lo indica, dirigir e inspeccionar o supervisar a los subordinados, conforme a los planes establecidos. Es la realizacin de los planes trazados, a travs de las actividades del personal. El presupuesto coadyuda a que la direccin cumpla con su cometido, puesto que es una importantsima herramienta para la toma de decisiones, visin de conjunto de la empresa y el grado de cumplimiento de lo planeado y de las polticas a seguir. e) Control El control es la accin mediante la cual se establece si los planes y objetivos de la empresa se estn cumpliendo. Es el proceso para determinar que es lo que se est haciendo, valorizndolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se lleve a cabo o de acuerdo con lo planeado. En consecuencia el control, consiste fundamentalmente en: 1) Determinar qu debe hacerse o esperarse 2) Averiguar lo que se ha hecho 3) Comparar los resultados entre lo presupuestado y lo ejecutado 4) Aprobar o reprobar los resultados 5) Aplicar medidas correctivas La accin controladora del presupuesto se ejerce al compararlo con los resultados reales obtenidos y determinar las variaciones ocurridas, las que al ser objeto de anlisis permite dictar las medidas correctivas necesarias. As como para el presupuesto en general existen principios, para el control en

forma particular, existen ciertas condiciones que deben observarse, que podran llamarse principios del control. 1. Reconocimiento 2. Excepcin 3. Normas 4. Costeabilidad 5. Oportunidad Definicin de auditora Es la actividad por la cual se verifica la correccin contable de las cifras de los estados financieros; es la revisin misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados financieros. Es un examen sistemtico de los estados financieros, presupuestos, registros y transacciones relacionadas para determinar la adherencia a los principios de contabilidad generalmente aceptados, a las polticas de direccin a los requerimientos establecidos. El presupuesto y su relacin con la auditoria: El presupuesto se relaciona con la auditoria en el presupuesto de caja, o pronstico de caja, es un estado de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa. sta lo usa para calcular sus necesidades de efectivo a corto plazo, dedicando especial atencin a la planificacin de los excedentes y faltantes de caja. Por lo regular el presupuesto de caja se disea para cubrir un periodo de un ao, dividido en intervalos ms pequeos. El nmero y tipo de los intervalos depende de la naturaleza de la empresa. Cuando ms estacinales e inciertos son los flujos de efectivo de la empresa, mayor ser el nmero de intervalos y es necesario auditarlos. Puesto que muchas empresas se enfrentan aun patrn de flujo de efectivo estacional, el presupuesto se presenta muy a menudo con una frecuencia mensual. Las empresas con patrones estables de flujo de efectivo usan intervalos trimestrales o anuales. La administracin y su relacin con la auditoria: Se asentado que la administracin tiene como fin lograr la mxima eficiencia de las formas sociales, esto es, obtener la mximo de resultados con el mnimo esfuerzo o recurso. Esta ley llamada la ley de oro- tiene su ms clara aplicacin en la auditoria, siendo en ella donde se formul y donde mas exactamente se aplica, por lo que se le conoce como la ley econmica bsica.