Manual de Usuario eRoom

Contenido

Acerca de eRoom ........................................................................................................................... 13

Miembros, grupos y funciones ....................................................................................................................................... 13 Estructura del sistema .................................................................................................................................................... 13 Informacin adicional .................................................................................................................................................... 14

Iniciar y cerrar sesin en eRoom ................................................................................................... 14

Iniciar sesin en eRoom................................................................................................................................................. 14 Opcin Guardar contrasea........................................................................................................................................... 14 Opciones del cliente de eRoom ..................................................................................................................................... 14 Recuperacin de la contrasea ...................................................................................................................................... 15 Para recuperar la contrasea:......................................................................................................................................... 15 Cerrar sesin en eRoom................................................................................................................................................. 16 Informacin de miembro ............................................................................................................................................... 16 Para obtener informacin de miembro: ......................................................................................................................... 17 Para cambiar la contrasea: ........................................................................................................................................... 17 Para cambiar la direccin de correo electrnico:............................................................................................................ 17 Para cambiar la pregunta personal: ................................................................................................................................ 18 Para cambiar la opcin de cliente (usar el componente eRoom o slo el explorador):..................................................... 18 Visita guiada .................................................................................................................................................................. 19 Grfico de titular ........................................................................................................................................................... 19 Barra de control............................................................................................................................................................. 19 Ruta de exploracin....................................................................................................................................................... 20 Botones de herramientas ............................................................................................................................................... 20 Panel de tareas .............................................................................................................................................................. 24 Ttulo y crditos de la pgina ......................................................................................................................................... 25 Barra de botones ........................................................................................................................................................... 25 Cuadro de elementos .................................................................................................................................................... 25 Barra de comandos........................................................................................................................................................ 26 Mens emergentes ........................................................................................................................................................ 26 Papelera de reciclaje ............................................................................................................................................. 26

Contactar con otro miembro del eRoom ........................................................................................................................ 26 Tareas bsicas de eRoom ............................................................................................................................................... 27 Controles opcionales de eRoom..................................................................................................................................... 27 Comandos de eRoom .................................................................................................................................................... 28

Mis eRooms ................................................................................................................................... 31

Ficha eRooms................................................................................................................................................................ 32 Organizar los eRooms.................................................................................................................................................... 32 Para organizar la seccin eRooms activos de Mis eRooms: ............................................................................................. 33 Ficha Escritorios............................................................................................................................................................. 33 Organizar los escritorios................................................................................................................................................. 33

Para organizar la ficha Escritorios de Mis eRooms:.......................................................................................................... 34

El componente eRoom................................................................................................................... 34
Editar texto enriquecido................................................................................................................................................. 35 La barra de herramientas del RTE................................................................................................................................... 35 Comprobar la ortografa................................................................................................................................................. 36 Monitor de eRoom ........................................................................................................................................................ 36 Elementos de eRoom que se pueden sincronizar con Outlook........................................................................................ 37 Configurar el Monitor para que funcione con el Sincronizador de Outlook..................................................................... 38 Para agregar elementos que sincronizar con Outlook: .................................................................................................... 38 Para especificar la configuracin avanzada:.................................................................................................................... 38 Funcionamiento del Sincronizador................................................................................................................................. 39

Crear eRooms ................................................................................................................................ 40

Antes de empezar.......................................................................................................................................................... 40 Asistente Crear eRoom .................................................................................................................................................. 40 Pgina Crear un eRoom ................................................................................................................................................. 40 Pagina Elegir miembros.................................................................................................................................................. 41 Pgina Asignar funciones................................................................................................................................................ 41 Pgina Opciones............................................................................................................................................................ 42

El intercomunicador ...................................................................................................................... 43
Acerca del intercomunicador ......................................................................................................................................... 43 Para abrir el intercomunicador:...................................................................................................................................... 43 Para unirse a una conversacin en el intercomunicador: ................................................................................................ 44

Buscar elementos y eRooms .......................................................................................................... 44

Buscar en un eRoom ..................................................................................................................................................... 44 Para buscar utilizando el formulario de bsqueda rpida del mapa: ............................................................................... 45 Para buscar utilizando el formulario de bsqueda principal de eRoom: .......................................................................... 45 Criterios de bsqueda.................................................................................................................................................... 45 Buscar texto................................................................................................................................................................... 46 Buscar por fechas .......................................................................................................................................................... 47 Buscar por propietario ................................................................................................................................................... 47 Buscar slo elementos no ledos..................................................................................................................................... 48 Buscar por campos personalizados................................................................................................................................. 48 Buscar en un sitio .......................................................................................................................................................... 48 Para buscar en un sitio:.................................................................................................................................................. 48 Resultados de la bsqueda............................................................................................................................................. 49 Resultados del formulario de bsqueda rpida ............................................................................................................... 49 Resultados del formulario de bsqueda principal ........................................................................................................... 49 Resultados de bsqueda de eRooms en todo el sitio....................................................................................................... 49 Resultados de bsqueda de elementos en todo el sitio ................................................................................................... 50

eRoom y Microsoft Office.............................................................................................................. 50

Integracin de eRoom y Office ...................................................................................................................................... 50 Archivos de eRoom y Office .......................................................................................................................................... 50 eRoom y Outlook .......................................................................................................................................................... 50 Para crear un acceso directo para ejecutar eRoom desde Outlook:................................................................................. 51

Trabajar con elementos ................................................................................................................. 51

Acerca de los elementos ................................................................................................................................................ 51 Tipos de elemento estndar ........................................................................................................................................... 51 Trabajar con elementos ................................................................................................................................................. 52 Para crear un elemento.................................................................................................................................................. 53 Para abrir un elemento: ................................................................................................................................................. 53 Para editar un elemento: ............................................................................................................................................... 54 Para eliminar un elemento:............................................................................................................................................ 54 Para mover un elemento: .............................................................................................................................................. 54 Para copiar un elemento:............................................................................................................................................... 55 Para elegir un icono diferente para un elemento: ........................................................................................................... 55 Para cambiar el nombre de un elemento: ...................................................................................................................... 55 Acerca del control de acceso a elementos ...................................................................................................................... 56 Acerca de los elementos ocultos .................................................................................................................................... 56 Modificar la vista de elementos ...................................................................................................................................... 57 Para cambiar la vista de elementos: ............................................................................................................................... 57 Para ordenar elementos en una vista detallada:.............................................................................................................. 57 Para definir la vista de elementos predeterminada: ........................................................................................................ 57 Utilizar arrastrar y colocar en eRoom ............................................................................................................................. 58 Imprimir elementos ....................................................................................................................................................... 59

Carpetas

................................................................................................................................ 59

Acerca de las carpetas.................................................................................................................................................... 59 Conjuntos de archivos conectados en carpetas............................................................................................................... 60 Para conectar archivos de una carpeta: .......................................................................................................................... 60 Control de acceso en carpetas ....................................................................................................................................... 60 Elementos de plantilla en carpetas ................................................................................................................................. 61 Para agregar un elemento de plantilla a una carpeta:...................................................................................................... 61 Para editar un elemento de plantilla de una carpeta:...................................................................................................... 61 Para eliminar un elemento de plantilla de una carpeta: .................................................................................................. 62 Distribuir elementos ...................................................................................................................................................... 62 Para distribuir un elemento:........................................................................................................................................... 62 Para agregar un botn de distribucin:........................................................................................................................... 62 Para editar un botn de distribucin: ............................................................................................................................. 63 Para eliminar un botn de distribucin: ......................................................................................................................... 63

Discusiones

........................................................................................................................... 63

Acerca de las discusiones ............................................................................................................................................... 63 Temas de discusin ....................................................................................................................................................... 64 Para ir a un tema de discusin: ...................................................................................................................................... 64 Para ir a otro tema:........................................................................................................................................................ 64 Para agregar un tema a una discusin: ........................................................................................................................... 64 Comentarios en temas de discusin ............................................................................................................................... 65 Para agregar un comentario a un tema:.......................................................................................................................... 65 Para responder a un determinado comentario: .............................................................................................................. 65

Notas

..................................................................................................................................... 65

Acerca de las notas ........................................................................................................................................................ 65

Encuestas

............................................................................................................................... 66

Acerca de las encuestas ................................................................................................................................................. 66 Crear una encuesta........................................................................................................................................................ 66 Crear encuesta: pgina de ttulo..................................................................................................................................... 66 Crear encuesta: pgina de adicin de preguntas............................................................................................................. 66 Crear encuesta: pgina de configuracin de la visualizacin ........................................................................................... 67 Votar en una encuesta ................................................................................................................................................... 67 Para votar en una encuesta:........................................................................................................................................... 68 Para revisar el voto: ....................................................................................................................................................... 68 Editar una encuesta ....................................................................................................................................................... 69 Editar o agregar una pregunta ........................................................................................................................................ 69 Eliminar una pregunta.................................................................................................................................................... 69 Cerrar o reabrir una encuesta......................................................................................................................................... 69 Para cerrar una encuesta: .............................................................................................................................................. 70 Para reabrir una encuesta: ............................................................................................................................................. 70

Calendarios

........................................................................................................................... 70

Acerca de los calendarios............................................................................................................................................... 70 Propiedades del calendario............................................................................................................................................ 70 Propiedades de eventos del calendario .......................................................................................................................... 71 Control de acceso a calendarios..................................................................................................................................... 71 Trabajar con calendarios................................................................................................................................................ 71 Calendarios y la papelera de reciclaje ............................................................................................................................ 72 Para ver un evento del calendario:................................................................................................................................. 72 Para desplazarse por un calendario en la vista semanal o mensual:................................................................................. 72 Para buscar eventos del calendario: ............................................................................................................................... 72 Para mostrar slo sus eventos o todos los eventos:.......................................................................................................... 72 Para cambiar la vista del calendario: .............................................................................................................................. 73 Para establecer una notificacin para un calendario: ...................................................................................................... 73

Para establecer una notificacin para un evento del calendario particular:...................................................................... 73 Trabajar con eventos del calendario............................................................................................................................... 73 Para programar un evento del calendario que ocurre una vez: ....................................................................................... 74 Para editar un evento del calendario:............................................................................................................................. 74 Para eliminar un evento del calendario: ......................................................................................................................... 75 Eventos del calendario que se repiten ............................................................................................................................ 75 Para programar un evento que se repite:........................................................................................................................ 75 Para programar un evento en varios das consecutivos:................................................................................................... 76 Para editar un evento del calendario que se repite: ........................................................................................................ 76 Para eliminar un evento que se repite: ........................................................................................................................... 76 Mantener un seguimiento de los prximos eventos ........................................................................................................ 77 La pgina Eventos .......................................................................................................................................................... 77

Planes de proyecto

................................................................................................................ 77

Acerca de los planes de proyecto ................................................................................................................................... 77 Trabajar con planes de proyecto .................................................................................................................................... 78 Para crear o editar un plan de proyecto: ........................................................................................................................ 78 Trabajar con tareas ........................................................................................................................................................ 80 Para crear o editar una tarea:......................................................................................................................................... 80 Informes de progreso ..................................................................................................................................................... 82 Para crear un informe de progreso relativo a una tarea:.................................................................................................. 82 Historial de informes de progreso................................................................................................................................... 83 Calcular el estado .......................................................................................................................................................... 83 Ver planes de proyecto .................................................................................................................................................. 84 Vista de Gantt................................................................................................................................................................ 85 Vista de detalles............................................................................................................................................................. 88 Imprimir planes de proyecto .......................................................................................................................................... 89 Cortar, copiar, pegar, eliminar y restaurar ...................................................................................................................... 89 Copiar y pegar planes de proyecto ................................................................................................................................. 89 Copiar y pegar tareas ..................................................................................................................................................... 90 Resumen 90 Exportar e importar planes de proyecto.......................................................................................................................... 91 Para exportar un plan de proyecto:................................................................................................................................ 91 Para importar un plan de proyecto: ............................................................................................................................... 92 Exportar archivos CSV desde Microsoft Project ............................................................................................................... 92

Bases de datos

....................................................................................................................... 93

Acerca de las bases de datos .......................................................................................................................................... 93 Estructura de las bases de datos ..................................................................................................................................... 94 Tipos de bases de datos ................................................................................................................................................. 94 Base de datos en blanco ................................................................................................................................................ 94 Base de datos de proceso de aprobacin ....................................................................................................................... 95

Base de datos de tareas.................................................................................................................................................. 95 Bases de datos de plantillas............................................................................................................................................ 95 Pgina de resumen de la base de datos .......................................................................................................................... 95 Clasificar entradas de base de datos ............................................................................................................................... 96 Escritorios de base de datos ........................................................................................................................................... 96 Entradas de base de datos agrupadas ............................................................................................................................. 96 Pgina de resumen principal de las bases de datos de proceso de aprobacin ................................................................ 97 Pgina de resumen de pasos de las bases de datos de proceso de aprobacin ................................................................ 97 Trabajar con bases de datos ........................................................................................................................................... 97 Control de acceso para bases de datos ........................................................................................................................... 97 Buscar en una base de datos.......................................................................................................................................... 98 Guardar la configuracin de vista en la pgina de resumen............................................................................................. 99 Bases de datos y la papelera de reciclaje ........................................................................................................................ 99 Imprimir bases de datos ................................................................................................................................................. 99 Crear una base de datos .............................................................................................................................................. 100 Para crear una base de datos en blanco: ...................................................................................................................... 100 Para crear una base de datos personalizable a partir de una plantilla: ........................................................................... 103 Para crear una base de datos de proceso de aprobacin: ............................................................................................. 104 Editar una base de datos .............................................................................................................................................. 107 Para editar una base de datos: ..................................................................................................................................... 107 Para agregar un campo de base de datos: .................................................................................................................... 108 Para eliminar un campo de base de datos: ................................................................................................................... 109 Para mover un campo de base de datos:...................................................................................................................... 109 Para cambiar un campo de base de datos: ................................................................................................................... 109 Convertir una base de datos a un tipo diferente ........................................................................................................... 110 Trabajar con entradas de base de datos........................................................................................................................ 110 Control de acceso para entradas de base de datos (filas)............................................................................................... 111 Para abrir una entrada de base de datos: ..................................................................................................................... 111 Para agregar una entrada de base de datos: ................................................................................................................. 111 Para editar una entrada de base de datos:.................................................................................................................... 112 Para cortar, copiar y pegar entradas de base de datos: ................................................................................................. 113 Para eliminar una entrada de base de datos: ................................................................................................................ 113 Trabajar con pasos del proceso de aprobacin ............................................................................................................. 113 Para agregar un paso en un proceso de aprobacin:..................................................................................................... 114 Para editar un paso en un proceso de aprobacin:....................................................................................................... 115 Para eliminar un paso en un proceso de aprobacin: ................................................................................................... 116 Tipos de datos para campos de base de datos .............................................................................................................. 116 Convertir campos a otros tipos de datos ....................................................................................................................... 125 Exportar e importar una base de datos ......................................................................................................................... 125 Para exportar datos de una base de datos: ................................................................................................................... 126 Para importar datos a una base de datos: ..................................................................................................................... 126

Archivos

............................................................................................................................... 127

Acerca de los archivos ................................................................................................................................................. 127 Para ver un archivo:..................................................................................................................................................... 127 Agregar archivos a eRoom............................................................................................................................................ 127 Para agregar un archivo arrastrndolo desde el escritorio de Windows (slo en el componente):................................... 128 Para agregar un archivo: .............................................................................................................................................. 128 Editar y reservar archivos ............................................................................................................................................. 129 Para reservar un archivo: ............................................................................................................................................. 129 Editar sin conexin (slo en el componente) ................................................................................................................ 129 Para editar un archivo utilizando el componente (edicin en un solo paso): ................................................................. 130 Para editar un archivo utilizando slo el explorador: .................................................................................................... 130 Realizar un seguimiento de versiones de archivos......................................................................................................... 131 Para activar el seguimiento de versiones de un archivo:................................................................................................ 131 Para ver el historial de versiones de un archivo: ........................................................................................................... 132 Para pasar un archivo a una versin anterior: ............................................................................................................... 132 Para agregar una nota de versin: ................................................................................................................................ 132

Enlaces

................................................................................................................................. 132

Acerca de los enlaces................................................................................................................................................... 132 Para establecer un enlace a un elemento dentro del eRoom: ....................................................................................... 133 Para establecer un enlace a una pgina fuera del eRoom: ............................................................................................ 133 Para editar un enlace:.................................................................................................................................................. 133

Escritorios

............................................................................................................................ 134

Acerca de los escritorios............................................................................................................................................... 134 Diferencia entre elementos de escritorio y escritorios integrados de base de datos........................................................ 134 Control de acceso para escritorios................................................................................................................................ 134 Notificaciones y estado no ledo para elementos de escritorio ...................................................................................... 135 Crear y editar escritorios .............................................................................................................................................. 135 Para crear o editar un escritorio: .................................................................................................................................. 135 Mostrar escritorios ....................................................................................................................................................... 136 Escritorios de base de datos ......................................................................................................................................... 137 Escritorios de plan de proyecto .................................................................................................................................... 137 Escritorios de calendario .............................................................................................................................................. 137 Trabajar con escritorios................................................................................................................................................ 137 Copiar, pegar y mover ................................................................................................................................................. 138 Imprimir escritorios...................................................................................................................................................... 138 Exportar escritorios ...................................................................................................................................................... 138 Importar escritorios...................................................................................................................................................... 138

Coordinar un eRoom ................................................................................................................... 139

Acerca de la coordinacin ........................................................................................................................................... 139 Administrar la pertenencia al eRoom............................................................................................................................ 139 Para abrir la lista Miembros de eRoom:........................................................................................................................ 139 Para agregar miembros al eRoom:................................................................................................................................ 139 Para invitar a miembros al eRoom:............................................................................................................................... 140 Para crear un nuevo grupo y agregarlo como miembro del eRoom:.............................................................................. 140 Para quitar miembros o grupos del eRoom:.................................................................................................................. 141 Para cambiar la funcin de un miembro: ..................................................................................................................... 141 Acerca de las funciones personalizadas ........................................................................................................................ 141 Para definir una funcin personalizada: ....................................................................................................................... 142 Administrar la configuracin de eRoom........................................................................................................................ 143 Configuracin de eRoom: Estado ................................................................................................................................. 143 Configuracin de eRoom: Nombre y descripcin ......................................................................................................... 143 Configuracin de eRoom: Opciones ............................................................................................................................ 144 Configuracin de eRoom: Invitacin ............................................................................................................................ 145 Para personalizar las invitaciones: ................................................................................................................................ 145 Configuracin de eRoom: Plantilla ............................................................................................................................... 146 Configuracin de eRoom: Bienvenido.......................................................................................................................... 146 Configuracin de eRoom: Informes de uso .................................................................................................................. 147 Administrar el acceso a los elementos del eRoom......................................................................................................... 147 Para liberar la reserva de un archivo: ........................................................................................................................... 147 Para especificar quin puede eliminar desde la papelera de reciclaje: .......................................................................... 147 Eliminar el eRoom ....................................................................................................................................................... 148 Para eliminar un eRoom: ............................................................................................................................................. 148

Realizar un seguimiento de informacin nueva .......................................................................... 148

Acerca de la comunicacin entre proyectos ................................................................................................................. 148 Contactar con otro miembro del eRoom ...................................................................................................................... 148 Alertas ......................................................................................................................................................................... 149 Para enviar una aleta: .................................................................................................................................................. 149 Notificaciones.............................................................................................................................................................. 149 Para cambiar la configuracin de la notificacin:.......................................................................................................... 150 Opcin de notificacin para escritorios ........................................................................................................................ 150 Utilizar marcas de no ledo .......................................................................................................................................... 151 Para marcar un elemento como ledo o no ledo:......................................................................................................... 151 Leer sin conexin en Microsoft Internet Explorer.......................................................................................................... 151 Para hacer que todos o varios de los eRooms estn disponibles para la lectura sin conexin: ........................................ 152

Controlar el acceso a la informacin ........................................................................................... 153

Acerca del control de acceso de eRoom....................................................................................................................... 153 Ver propiedades de control de acceso para elementos ................................................................................................. 154 Para ver las propiedades de control de acceso de un elemento: ................................................................................... 154 Establecer propiedades de control de acceso para elementos ....................................................................................... 154

Para abrir la pgina Control de acceso de un elemento: ............................................................................................... 154 Lista Abrir y lista Editar................................................................................................................................................. 155 Para seleccionar quin puede abrir o editar un elemento: ............................................................................................ 155 Slo lectura ................................................................................................................................................................. 156 Oculto 156 Borradores privados..................................................................................................................................................... 156 Reservado para edicin ............................................................................................................................................... 156 Establecer la propiedad inicial de los elementos ........................................................................................................... 156

Administrar la pertenencia al sitio............................................................................................... 157

Acerca de la pertenencia a eRoom............................................................................................................................... 157 Informacin de miembros individuales......................................................................................................................... 157 Para obtener informacin de miembro: ....................................................................................................................... 158 Pgina Informacin de miembro .................................................................................................................................. 158 Modificar la informacin de miembro .......................................................................................................................... 161 Grupos de miembros ................................................................................................................................................... 164 Grupos definidos por el usuario e integrados................................................................................................................ 164 Grupos de permisos..................................................................................................................................................... 164 Grupos no de permisos................................................................................................................................................ 165 Propiedades de grupos ................................................................................................................................................ 165 Listas de miembros ...................................................................................................................................................... 165 Informacin de listas de miembros............................................................................................................................... 166 Trabajar con listas de miembros ................................................................................................................................... 167 Listas de miembros extensas ........................................................................................................................................ 168 Lmite de miembros por pgina ................................................................................................................................... 168 Bsquedas en listas de miembros extensas ................................................................................................................... 169 Para buscar y seleccionar miembros o grupos en listas de miembros extensas: .............................................................. 169 Administrar pertenencia a comunidades ...................................................................................................................... 170 Administrar miembros y grupos.................................................................................................................................... 171 Para crear nuevos miembros, de uno en uno: .............................................................................................................. 172 Para crear un lote de nuevos miembros: ...................................................................................................................... 172 Para crear nuevos grupos:............................................................................................................................................ 173 Para eliminar miembros o grupos:................................................................................................................................ 174 Para agregar o quitar miembros de grupos: .................................................................................................................. 174 Para editar la pertenencia o las propiedades de grupos: ............................................................................................... 174 Administrar pertenencia de invitados a comunidades ................................................................................................... 175 Para agregar invitados:................................................................................................................................................. 177 Para quitar invitados: ................................................................................................................................................... 177 Administrar miembros como administrador de sitios..................................................................................................... 177 Para mover miembros de una comunidad a otra: ......................................................................................................... 177 Para combinar cuentas de miembro duplicadas: .......................................................................................................... 178

Administracin de sitios .............................................................................................................. 179

Acerca de la administracin de un sitio ........................................................................................................................ 179 Configuracin del sitio ................................................................................................................................................. 179 Configuracin del sitio: General................................................................................................................................... 180 Nombre 180 Administrador del sitio................................................................................................................................................. 180 Opciones de funciones ................................................................................................................................................ 180 Configuracin de listas de miembros............................................................................................................................ 181 Configuracin del sitio: Comunidades.......................................................................................................................... 182 Para crear una comunidad nueva: ............................................................................................................................... 182 Utilizar la tabla de comunidades .................................................................................................................................. 183 Bloqueos de comunidades........................................................................................................................................... 183 Para bloquear una comunidad:.................................................................................................................................... 184 Opciones de las comunidades nuevas.......................................................................................................................... 184 Configuracin del sitio: Miembros ............................................................................................................................... 186 Configuracin del sitio: Licencias ................................................................................................................................. 188 Para agregar una cadena de licencia a un sitio: ............................................................................................................ 188 Configuracin del sitio: Contraseas ............................................................................................................................ 189 Mostrar un botn para cerrar la sesin ......................................................................................................................... 189 Los miembros pueden guardar su contrasea mediante la pgina de inicio ................................................................... 190 Normas de creacin de contraseas............................................................................................................................. 190 Bloqueo de cuentas ..................................................................................................................................................... 191 Monitor 192 Configuracin del sitio: Informes de uso ...................................................................................................................... 192 Configuracin del sitio: Programador ........................................................................................................................... 192 Configuracin del sitio: Correo electrnico .................................................................................................................. 193 Configuracin del sitio: Planes de proyecto .................................................................................................................. 194

Administracin de comunidades ................................................................................................. 194

Acerca de la administracin de una comunidad ........................................................................................................... 195 Configuracin de la comunidad: General..................................................................................................................... 196 Nombre (slo administrador del sitio)........................................................................................................................... 196 Opciones..................................................................................................................................................................... 196 Privacidad ................................................................................................................................................................... 198 Grfico de titular ......................................................................................................................................................... 198 Configuracin de la comunidad: Servicios.................................................................................................................... 198 Servicios de plantilla .................................................................................................................................................... 199 Para crear un servicio: ................................................................................................................................................. 199 Mover un servicio (slo administradores de sitios) ........................................................................................................ 199 Para mover un servicio a una comunidad distinta:........................................................................................................ 199 Eliminar un servicio ..................................................................................................................................................... 200 Editar la configuracin del servicio ............................................................................................................................... 200 Configuracin del servicio: General ............................................................................................................................. 200 Para crear una plantilla de base de datos: .................................................................................................................... 201

Para editar una plantilla de base de datos: ................................................................................................................... 202 Configuracin del servicio: Personalizar ....................................................................................................................... 202 Para agregar un campo personalizado a un servicio:..................................................................................................... 202 Para cambiar el icono predeterminado de un elemento: .............................................................................................. 203 Para agregar y quitar iconos personalizados:................................................................................................................. 203 Configuracin de la comunidad: Miembros.................................................................................................................. 203 Administradores de comunidades ................................................................................................................................ 204 Configuracin de la comunidad: Licencias ................................................................................................................... 204 Configuracin de la comunidad: Planes de proyecto .................................................................................................... 205 Configuracin de la comunidad: Informes de uso......................................................................................................... 205

Exportar e importar ..................................................................................................................... 205

Exportar ...................................................................................................................................................................... 205 Para exportar un eRoom:............................................................................................................................................. 205 Para exportar un servicio: ............................................................................................................................................ 206 Para exportar un sitio o una comunidad:...................................................................................................................... 207 Importar ...................................................................................................................................................................... 208 Para importar un eRoom: ............................................................................................................................................ 208 Para importar un servicio: ............................................................................................................................................ 209 Para importar una comunidad: .................................................................................................................................... 209 Miembros que presentan coincidencias........................................................................................................................ 210

Informes de uso........................................................................................................................... 212

Acerca de los informes de uso...................................................................................................................................... 212 Para activar el registro de uso:...................................................................................................................................... 212 Para borrar la base de datos de uso:............................................................................................................................. 212 Para generar y ver un informe de uso:.......................................................................................................................... 212 Para generar y ver un informe sobre los visitantes de un espacio: ................................................................................. 213 Para generar y ver un informe sobre espacios visitados por un miembro en particular:.................................................. 213 Para exportar informes de uso: .................................................................................................................................... 213 Definiciones ................................................................................................................................................................ 213

Acerca de eRoom
eRoom proporciona espacios de trabajo compartidos y seguros en la Web a los equipos de proyecto distribuidos para que puedan realizar su trabajo. eRoom permite al equipo debatir ideas, compartir informacin y tomar decisiones; y todo desde una ubicacin central.

Miembros, grupos y funciones

Todos los usuarios de eRoom son miembros de eRoom. Puede pertenecer a muchos eRooms y, en cada eRoom, dispondr de un conjunto de derechos dependiendo de la funcin de miembro que tenga en ese eRoom. Su funcin en el eRoom determinar el nivel de participacin o de derechos en el eRoom. Las tres funciones estndar integradas en eRoom son las siguientes:

Coordinador: dispone de pleno acceso a todo el contenido del eRoom y mantiene su buen funcionamiento mediante la administracin de la configuracin y pertenencia, y el control del acceso a los elementos que contiene. Normalmente, el usuario que crea un eRoom es el coordinador, pero los eRooms pueden tener varios coordinadores. Participante: puede crear elementos, leer y editar elementos de otros miembros como permita la configuracin de control de acceso de cada elemento en particular. La mayor parte de los miembros del eRoom son participantes, no tienen tareas administrativas y son responsables slo de su propia informacin de miembro y de los elementos que creen. Observador: puede controlar la actividad del eRoom, pero no puede participar.

Si dispone de permiso para "crear eRooms", podr crear eRooms para sus proyectos. Si crea un eRoom, ser su coordinador. Como coordinador, podr asignar funciones cuando elija miembros o agregue miembros al eRoom. Tambin podr cambiar las funciones de los miembros ms adelante. Consulte tambin: Acerca de las funciones personalizadas Los grupos de eRoom son una forma de organizar conjuntos de miembros de eRoom. Por ejemplo, puede pertenecer al grupo "Ventas". Como miembro de ese grupo, pasar automticamente a ser miembro de todos los eRooms a los que pertenezca el grupo Ventas.

Estructura del sistema

Cada sitio de eRoom se divide en comunidades de eRooms y/o miembros. Puede que el sitio tenga muchas comunidades y que el usuario pertenezca a varias. Una de ellas es la comunidad principal, de la que el usuario es un miembro nativo. Fuera de la comunidad principal, el usuario es un miembro invitado en el resto de comunidades a las que pertenezca. Por ejemplo, puede que en el sitio se organicen las comunidades en funcin del proyecto y, por tanto, slo los usuarios que trabajen en un mismo proyecto estarn en la misma comunidad. O bien, pueden organizarse por departamentos o por situacin geogrfica, entre otras categoras. Si, por ejemplo, coopera en varios proyectos, trabaja con otros departamentos o colabora con usuarios de distintos continentes, la pertenencia como invitado le permite participar en varias comunidades.

El administrador del sitio administra el sitio y sus comunidades y puede delegar un conjunto de permisos de administracin de la comunidad en otros miembros.

Informacin adicional
Consulte estos temas para obtener ms informacin bsica acerca de eRoom:

Iniciar sesin en eRoom Mis eRooms Trabajar en el eRoom (vea la visita guiada) El componente eRoom

Iniciar y cerrar sesin en eRoom

Iniciar sesin en eRoom
Para empezar a usar eRoom, ha de escribir su Nombre y Contrasea en los cuadros correspondientes de la pgina de inicio de sesin que se abrir cuando se dirija con el explorador a la pgina Mis eRooms, a un eRoom al que haya sido invitado o del que sea miembro o a cualquier direccin URL del sitio, como las pginas de administracin del sitio o comunidad. Al hacer clic en "Aceptar", y si eRoom valida el nombre y la contrasea, iniciar sesin en el sitio de eRoom. Consulte tambin: Recuperacin de la contrasea para obtener informacin sobre cmo se puede recuperar la contrasea si se olvida.

Opcin Guardar contrasea

Si tiene la opcin de guardar la contrasea entre dos sesiones de eRoom, la casilla de verificacin "Guardar contrasea" aparecer bajo el cuadro Contrasea de la pgina de inicio de sesin. Si marca esta opcin, no tendr que introducir su contrasea cada vez que inicie sesin. No obstante, tenga en cuenta los riesgos de seguridad que conlleva marcar esta casilla de verificacin. Como la contrasea ya aparecer rellena, un usuario sin autorizacin podra obtener acceso a sus eRooms simplemente haciendo clic en "Aceptar" en la pgina de inicio de sesin. Nota: Si su sitio utiliza el botn Cerrar sesin, esta opcin no estar disponible.

Opciones del cliente de eRoom

Puede utilizar eRoom slo con el explorador, o bien (si utiliza Windows) con un componente de cliente opcional para el explorador.

La mayor parte de las funciones de eRoom funcionan con o sin el componente, pero hay algunas diferencias. Por ejemplo, el complemento proporciona una funcionalidad agregada como edicin de texto enriquecido, arrastrar y colocar en y desde el escritorio. Cuando inicie sesin por primera vez en un sitio de eRoom, se abrir la pgina Opciones de software, preguntndole si desea trabajar con eRoom utilizando Slo el explorador Web o el Software del componente eRoom. (Puede cambiar este parmetro ms adelante en la pgina Informacin de miembro).

Si elige "Slo el explorador Web", ir directamente a la pgina de inicio de sesin sin instalar el componente. Si elige "Software del componente eRoom", se abrir la pgina Instalacin del componente eRoom y se iniciar el programa que instala el cliente del componente eRoom. En el cuadro de dilogo "Bienvenido a eRoom 7", haga clic en "Instalar". Una vez instalado el componente, el icono del Monitor de eRoom ( ) aparecer en la barra de tareas de Windows y se dirigir a la pgina de inicio de sesin.

Si ya utiliza el componente, es posible que se le solicite actualizar el cliente en su equipo al iniciar sesin en eRoom cuando el sitio disponga de una versin ms reciente. Siga las indicaciones para instalar el nuevo cliente.

Recuperacin de la contrasea
Si su sitio tiene activada la recuperacin de la contrasea, la primera vez que inicie sesin en un sitio (o que inicie sesin despus de activar este parmetro), se abrir la pgina Recuperacin de la contrasea, en la que se le pedir que elija una pregunta personal y proporcione una respuesta a dicha pregunta. Este procedimiento tiene por fin el que eRoom pueda ayudarle a recuperar su contrasea si, en el futuro, no es capaz de recordarla. Tras elegir una pregunta, indicar una respuesta y hacer clic en "Aceptar", se activar la recuperacin de la contrasea. Puede omitir este paso haciendo clic en "Cancelar". (Puede seguir este procedimiento ms adelante en la pgina Informacin de miembro, como se describe ms adelante). Nota: Para poder usar la funcin de recuperacin de la contrasea, la cuenta de eRoom debe tener una direccin de correo electrnico vlida y exclusiva. Si no tiene una direccin con estas caractersticas cuando inicie sesin por primera vez, la pgina Recuperacin de la contrasea le pedir que indique una antes de que pueda elegir una pregunta personal y proporcionar una respuesta a sta.

Para recuperar la contrasea:

1. En la pgina de inicio de sesin, haga clic en "Ha olvidado la contrasea?". 2. En la pgina Recuperacin de la contrasea, indique la direccin de correo electrnico asociada a la cuenta de eRoom y haga clic en "Aceptar". eRoom mostrar un mensaje indicndole que consulte su bandeja de entrada de correo electrnico, donde encontrar un mensaje de eRoom con un enlace e instrucciones que le permitirn iniciar sesin y restablecer la contrasea.

Cerrar sesin en eRoom

Para terminar la sesin de eRoom, slo tiene que cerrar la ventana del explorador. Con ello cerrar sesin y finalizar su conexin con el sitio. Si el botn para cerrar la sesin est activado en el sitio, aparecer delante de los botones de herramientas, en la parte derecha de la barra de control. En este caso, puede hacer clic en "cerrar sesin" para terminar la sesin de eRoom desde cualquier pgina de eRoom que tenga una barra de control, incluida la pgina Mis eRooms, a excepcin de las pginas de asistentes, configuracin o cuadros de dilogo. Si utiliza el cliente del componente eRoom, eRoom solicitar que actualice el cliente de eRoom la primera vez que inicie sesin con esta funcin activada. Siga las indicaciones para actualizar el cliente del componente y, a continuacin, eRoom iniciar la sesin. Al hacer clic en "cerrar sesin" ocurre lo siguiente:

se termina la sesin de eRoom y se elimina del equipo local todo rastro de su nombre de inicio de sesin, contrasea y cliente (ya sea explorador o componente). En este caso, debe volver a introducir su nombre de inicio de sesin y contrasea cada vez que inicie sesin en eRoom, as como elegir si desea utilizar el componente o slo el explorador. (slo con el componente) se eliminan todos los archivos en cach y los archivos descargados para visualizacin o edicin. En este caso se supone que utiliza la versin mnima requerida del componente. Si el sitio se actualiz de una versin anterior de eRoom, lo ms probable es que se le pidiera actualizar el cliente la primera vez que inici sesin despus de la actualizacin. Si no utiliza la versin mnima requerida del componente, estos archivos no se eliminarn al cerrar la sesin. Si no ha cargado ningn archivo que hubiera descargado y modificado, aparecer un mensaje para preguntarle si desea mantener abierta la sesin (opcin inicial) o abandonar los cambios y cerrar la sesin. Si decide cerrar la sesin, los archivos se eliminarn, las reservas de edicin se liberarn y se cerrar su sesin. No obstante, si hay algn archivo abierto en una aplicacin que mantenga bloqueado el archivo (como una aplicacin de Microsoft Office), no se podr efectuar el cierre de sesin. En ese caso, debe omitir el error, cerrar la aplicacin y el archivo y, a continuacin, hacer clic en "cerrar sesin" de nuevo. El cierre de sesin no afecta a los archivos de la carpeta Archivos de eRoom para la edicin sin conexin (es decir, los archivos reservados explcitamente para edicin mediante la pgina Control de acceso). se muestra la pgina Cerrar sesin, donde se confirma que la sesin de eRoom ha finalizado y se incluye un enlace a la pgina Inicio de sesin de eRoom.

Informacin de miembro
eRoom conserva la informacin de miembro de todos sus miembros. Puede cambiar su propia informacin, como la contrasea, direccin de correo electrnico, pregunta personal y opcin de cliente, pero, a menos que sea administrador o disponga de los permisos adecuados, lo nico que podr hacer con la informacin de los dems miembros es verla.

Consulte tambin: Administrar miembros para obtener ms informacin sobre la informacin de miembros y la administracin de la pertenencia a eRoom.

Para obtener informacin de miembro:

Para abrir su propia pgina Informacin de miembro, dirjase a la pgina Mis eRooms y haga clic en . Para abrir la pgina Informacin de miembro referente a s mismo o a otro miembro, en una pgina de lista de miembros, haga clic en un nombre de miembro o, si dispone de derechos de edicin, en el icono de edicin ( ) situado junto a ste. Si el miembro forma parte de un grupo, haga clic en el nombre del grupo y, a continuacin, en el nombre del miembro.

Para cambiar la contrasea:

Una vez que haya iniciado sesin en el sitio, y si dispone del permiso necesario para cambiar la contrasea, podr hacerlo en su pgina Informacin de miembro. De igual modo, si tiene el permiso necesario para cambiar la contrasea de otros miembros de la comunidad, podr hacerlo en las pginas Informacin de miembro de dichos miembros. 1. 2. 3. 4. En su pgina Informacin de miembro, haga clic en el botn "Cambiar contrasea". En la pgina Cambiar contrasea, escriba la contrasea Antigua. Escriba la nueva contrasea dos veces (Nueva y Otra vez). Haga clic en "Aceptar".

Dependiendo de las normas de creacin del sitio, eRoom podra solicitarle que cambie la contrasea. En ese caso, la pgina Cambiar contrasea se abrir automticamente.

Para cambiar la direccin de correo electrnico:

Siempre que en la comunidad no se requieran direcciones de correo electrnico para los nombres de inicio de sesin, puede cambiar su direccin de correo electrnico editando el cuadro de texto de su pgina Informacin de miembro. O bien, si la recuperacin de la contrasea est activada en el sitio (y en su comunidad no se utilizan direcciones de correo electrnico para los nombres de inicio de sesin ni el botn opcional para cerrar la sesin), puede cambiar la direccin de correo electrnico haciendo clic en el botn "Cambiar" de su pgina Informacin de miembro. A continuacin, en la pgina "Cambiar direccin de correo electrnico": 1. Escriba su Contrasea. 2. Escriba su nueva direccin de Correo electrnico. 3. Haga clic en "Aceptar".

Para cambiar la pregunta personal:

Si su sitio tiene activada la recuperacin de la contrasea, puede cambiar su pregunta personal haciendo clic en el botn "Cambiar pregunta personal" de la pgina Informacin de miembro. En la pgina "Cambiar la pregunta personal": 1. 2. 3. 4. Escriba su Contrasea. Elija una Pregunta en la lista desplegable. Escriba una Respuesta. Haga clic en "Aceptar".

Para cambiar la opcin de cliente (usar el componente eRoom o slo el explorador):

1. En la pgina Mis eRooms, haga clic en . 2. En su pgina Informacin de miembro, realice una de las acciones siguientes: Marque la casilla de verificacin "Utilizar software del componente eRoom" para comenzar a utilizar el componente eRoom. o Quite la marca de la casilla para dejar de utilizar el componente y empezar a utilizar nicamente el explorador.
o

3. Haga clic en "Aceptar". Si es la primera vez que utiliza el componente, eRoom abrir la pgina Instalacin del componente eRoom e iniciar su instalacin. En el cuadro de dilogo "Bienvenido a eRoom 7", haga clic en "Instalar". eRoom instala el componente en el equipo. Puede que se le pida que reinicie el equipo cuando termine. o Si no es la primera vez que utiliza el componente, volver a la pgina Mis eRooms o se le pedir que actualice el cliente (en caso de estar disponible una nueva versin). o Si utiliza nicamente el explorador, volver a la pgina Mis eRooms.
o

Visita guiada
Cuando cree o visite un eRoom, ver algo parecido a esto:

Grfico de titular
Un titular que se muestra a lo largo de la parte superior de todas las pginas del eRoom. Puede ser un grfico personalizado o el grfico de titular predeterminado.

Sugerencia: para saber si est utilizando el componente, site el puntero sobre el grfico de titular en cualquiera de las pginas de eRoom para ver una informacin de pantalla al respecto.

Barra de control
Bajo el titular se muestra la barra de control, que contiene la ruta (alineada a la izquierda) y los botones de herramienta (alineados a la derecha).

Casi todas las pginas de eRoom tienen una barra de control, incluida la pgina Mis eRooms. Ruta de exploracin
En la barra de control, una ruta le muestra un seguimiento de la ubicacin en el eRoom (como un rastro de migas de pan). Haga clic en los enlaces de la ruta para desplazarse por el eRoom de la siguiente forma:

Abre el elemento principal del elemento actual. Desde la pgina principal (superior) del eRoom, pasa a la pgina Mis eRooms. Abre la pgina Mis eRooms. Mis eRooms > nombre del eRoom Abre la pgina principal del eRoom. > Abre el elemento. nombre del elemento >[...]

Botones de herramientas
En el extremo derecho de la barra de control, las pginas del eRoom tienen los siguientes botones de herramientas: cerrar sesin (opcional) Haga clic para cerrar la sesin de eRoom.

Nota: El botn para cerrar la sesin es opcional y puede que no est activado en su sitio. En ese caso, simplemente cierre la ventana del explorador para terminar la sesin de eRoom. Si hay elementos sin leer en el eRoom, haga clic en este botn para abrir el siguiente elemento marcado como no ledo ( ). Haga clic varias veces para desplazarse por toda la informacin nueva del eRoom. Haga clic en este botn para abrir el intercomunicador y poder hablar con otros miembros del eRoom o bien enviarles una alerta para que se le unan. Haga clic en este botn para enviar un mensaje de alerta por correo electrnico a otros miembros. Haga clic en este botn para abrir la Ayuda de eRoom. Coloque el puntero sobre estos iconos para ver los nombres de los miembros que estn actualmente en el eRoom; haga clic para abrir el intercomunicador y conversar con ellos. El mapa
La primera vez que se abre el eRoom, la pgina muestra un panel lateral, llamado mapa, en el que inicialmente se muestra un rbol que puede expandirse con todos los elementos de la pgina principal del eRoom.

Cuando se muestre el rbol de elementos en el mapa, podr hacer lo siguiente:

El mapa estar visible a menos que lo oculte.

Hacer clic con el botn secundario en los iconos de elementos para que se vea un men emergente de comandos. Arrastrar o colocar elementos desde o hasta el mapa. Hacer clic en el nombre del eRoom para abrir la pgina principal. Hacer clic en el icono o nombre de un elemento para abrirlo. Una barra con sombreado se resaltar y le indicar el lugar en el que est.
Hacer clic en para expandir el rbol y ver el contenido de los elementos. Hacer clic en para contraer el rbol y ocultar el contenido de los elementos. Hacer clic en en la barra de encabezado para cerrar el mapa.

Cuando el mapa est cerrado, el borde estar contrado en el extremo izquierdo de la ventana del eRoom.

Cuando site el puntero sobre el borde del mapa cerrado, ste "brillar" alternando entre azul claro y azul oscuro.

Para abrir el mapa cerrado, haga clic en cualquier lugar del borde.

Si el mapa est abierto y sita el puntero sobre el botn , brillar el fondo del mapa.

El borde derecho del mapa abierto tambin brilla si sita el puntero encima de l.

El mapa tiene dos tamaos: normal y ancho.

Cuando se abra el mapa a tamao normal, haga clic en el borde para ensancharlo. Cuando se abra el mapa a tamao ancho, haga clic en el borde para cerrarlo. Cuando el mapa est cerrado, haga clic en el borde para que se abra a tamao normal.

Cuando

el mapa est abierto, puede alternar entre tres paneles: Haga clic en para que se muestre el rbol de elementos del mapa. Haga clic en para que se muestre el formulario de bsqueda rpida. Haga clic en para ver una lista de todas las tareas abiertas de las bases de datos y los planes de proyecto del eRoom.

Panel de tareas
eRoom le ayuda a organizar el tiempo ya que rene las tareas y las muestra en una lista en el mapa. En el panel de tareas se muestra una lista de todas sus tareas en todas las bases de datos y planes de proyecto del eRoom. Una tarea de base de datos pertenece al usuario en cualquiera de estos casos:

Su aprobacin est pendiente de una entrada con al menos un campo cuya categora sea de aprobacin por el propietario. Si la aprobacin no est pendiente de una entrada, pero en dicha entrada se le designa en, al menos un campo, como miembro de propietario y que, en al menos una fecha de vencimiento, no se ha marcado como completada.

Una tarea de plan de proyecto pertenece al usuario si se ajusta a estos criterios:

El usuario es un recurso. La fecha de inicio est dentro de los tres das siguientes o anteriores. El progreso es inferior al 100%, es decir, no est terminada.

Se omiten los hitos del plan de proyecto. Se muestran el nombre de la tarea de proyecto y, si el panel est a tamao ancho, la fecha de finalizacin. Si la tarea est atrasada, la fecha de finalizacin aparecer en rojo.

Al igual que ocurre con los elementos de una lista de resultados de la bsqueda, puede arrastrar tareas fuera de la lista de tareas pero no hasta sta. Consulte tambin: Para buscar utilizando el formulario de bsqueda rpida del mapa

Ttulo y crditos de la pgina

Bajo la ruta, el ttulo de la pgina se mostrar en negrita, con un icono de edicin si dispone de derechos de edicin para el eRoom o para el elemento. Debajo del ttulo, los crditos de la pgina indican qu pgina es y cundo se cre. En caso de ser un elemento, los crditos tambin indican el miembro que lo cre (el propietario). Consulte tambin: Contactar con otro miembro del eRoom

Barra de botones
En la pgina principal del eRoom, bajo el ttulo de la pgina y los crditos, la barra de botones tiene los siguientes controles: Botn Accin Haga clic aqu para crear elementos. Haga clic aqu para buscar en el eRoom. Haga clic en este botn para abrir la pgina de eventos del eRoom. Haga clic en este botn para abrir la pgina de la lista de miembros del eRoom. En esta pgina puede editar su informacin de miembro, ver informacin sobre otros miembros o, si es un coordinador, administrar la pertenencia al eRoom.

En la pgina de elementos y la pgina de la lista de miembros del eRoom, la barra de botones incluye slo los controles especficos de contexto y los que pueda utilizar porque dispone de los derechos apropiados. Por ejemplo, la barra de botones de una pgina de discusin solo contiene el botn "iniciar un nuevo tema"; si es el coordinador (o un administrador) del eRoom, la barra de botones de la papelera de reciclaje tendr el botn "Vaciar papelera de reciclaje".

Cuadro de elementos
El cuadro de elementos se encuentra a la derecha del mapa, debajo del ttulo, los crditos, la barra de botones y cualquier informacin de estado, mensaje de bienvenida o descripcin del elemento. En el cuadro se muestra el contenido del eRoom o del elemento actual (anexos, entradas de bases de datos, temas de discusin, etc.). En el cuadro de elementos puede crear y manipular (ver, editar, mover, eliminar, etc.) elementos. eRoom utilizando el cuadro de elementos si hace clic en los iconos o nombres.

eRoom dispone de elementos integrados para realizar el trabajo, como carpetas, calendarios, notas y enlaces. Puede desplazarse por el puede abrir elementos que estn ocultos a otros miembros, se enumerarn en un rea aparte del cuadro de elementos llamada "Sus elementos ocultos". Los elementos ocultos que puede abrir suelen aparecer en el mapa, en los resultados de bsqueda, en mensajes de correo electrnicos de notificacin, etc.
Si

Barra de comandos
La barra de comandos se muestra en la parte inferior de un cuadro de elementos (o un cuadro de anexos). Contiene comandos de eRoom, adems de botones de herramientas para cambiar la vista de elementos.

Mens emergentes
Los comandos de eRoom tambin estn disponibles en mens emergentes. Para ver uno, haga clic con el botn secundario en un icono del mapa, en el cuadro de elementos o en un rea vaca del cuadro de elementos. Para ver el men emergente del eRoom, vaya al mapa y haga clic con el botn secundario en el icono que hay a la izquierda del nombre del eRoom.

Papelera de reciclaje
A menos que el coordinador del eRoom haya desactivado esta funcin, la pgina principal del eRoom dispondr de una papelera de reciclaje similar a la del escritorio de Windows. Con una papelera de reciclaje, los elementos que se borren pasarn a sta y permanecern all hasta que se copien o restauren, o bien, hasta que sean eliminados de la papelera. Sin papelera de reciclaje, los elementos eliminados se quitarn permanentemente del eRoom. Los coordinadores pueden ver todos los elementos de la papelera de reciclaje, pero si la abre el usuario, ver los elementos que ste haya borrado adems de los elementos de la lista Abrir que se hayan definido como "Todos los miembros que puedan acceder a l" cuando se eliminaron. En la papelera de reciclaje puede:

Seleccionar todos los elementos de la papelera. Copiar los elementos para pegarlos fuera de la papelera. Restaurar elementos de la papelera y devolverlos al lugar del que se eliminaron. Si el coordinador ha activado esta opcin, Eliminar permanentemente elementos de la papelera.

Nota: Tambin puede arrastrar y colocar elementos del eRoom desde y hasta la papelera. En la papelera de reciclaje slo se guardan elementos del nivel de pgina como carpetas, temas, bases de datos, entradas de bases de datos, etc. Los elementos del eRoom que estn por debajo del nivel de pgina, como comentarios y encuestas incrustadas, no se mostrarn en la papelera de reciclaje.

Contactar con otro miembro del eRoom

En hilos de comentarios, anuncios y crditos de propietarios para todos los elementos de eRoom (por ejemplo, "una base de datos creada por Juan"), se muestra un icono de miembro. ). Si hace clic en el icono de un miembro, se mostrar un men con las siguientes opciones:

Contactar mediante correo electrnico: abre el cliente de correo electrnico registrado con el sistema operativo y crea un nuevo mensaje. Si el miembro tiene una direccin de correo electrnico, sta aparecer en el campo "Para".

Ver informacin: muestra la Pagina de informacin de miembro del miembro en cuestin.

Tareas bsicas de eRoom

Tarea Abrir un elemento. Crear un elemento. Accin Haga clic en el mapa o en el cuadro de elementos. En la barra de botones, haga clic en , o en la variante especfica del contexto (como "nueva entrada" o slo "crear"). O bien, en la barra de comandos, haga clic en "crear" o en la variante especfica del contexto. Tambin puede hacer clic con el botn secundario en un rea vaca del cuadro de elementos para que se muestre el men emergente y, a continuacin, seleccione "Crear elemento". En la barra de comandos, haga clic en "comandos". Haga clic con el botn secundario en el elemento y seleccione un comando en el men emergente. En la barra de comandos, haga clic en el botn "ver detalles" ( ), o bien haga clic en "comandos". De esta forma se muestran los elementos en una lista detallada con casillas de verificacin. Marque ( ) los elementos que desee manipular.

Ver todos los comandos. Manipular un elemento. Manipular varios elementos.

Mover un elemento.

A continuacin, haga clic con el botn secundario y seleccione un comando o haga clic en un comando de la barra de comandos. Haga clic con el botn secundario en el elemento y seleccione "cortar" o "copiar" en el men emergente. Vaya hasta donde desee colocar el elemento y seleccione "pegar" en el men emergente. Tambin puede arrastrar y colocar. En la parte superior del mapa, haga clic en el nombre del eRoom. O bien, en la ruta, haga clic en el nombre. Haga clic en (ayuda) en la barra de control.

Vaya a la pgina principal del eRoom. Solicitar ayuda en pantalla.

Controles opcionales de eRoom

Dependiendo del tipo de elemento, muchas pginas de eRoom disponen de controles opcionales, que pueden activarse o desactivarse al crear o editar el elemento. Control Accin Haga clic aqu para enviar avisos o noticias acerca del proyecto.

Haga clic aqu para crear notas o dar ideas acerca del contenido de una pgina. Haga clic aqu para votar en un rea de comentarios sin crear un nuevo elemento de encuesta. Se abrir el asistente Crear una encuesta. Incluir espacio para comentarios y votos es una opcin de la mayora de elementos de eRoom. Una vez se haya activado esta opcin, las pginas de elementos contendrn los botones "agregar un comentario" y "votar". Incluir cuadro para anexos es una opcin de algunos elementos de eRoom (como notas, planes de proyectos, bases de datos, eventos de calendario y escritorios). Cuando se encuentre activada, las pginas de elementos contendrn reas de anexos, que son cuadros de elementos sin una barra de botones. Se crearn y manipularn elementos en cuadros para anexos del mismo modo que en cuadros de elementos (como en carpetas y en pginas principales de eRoom).

Comandos de eRoom
Para ver todos los comandos de la barra de comandos, haga clic en "comandos". Para ver un men emergente, haga clic con el botn secundario en un elemento o en un rea vaca de un cuadro de elementos o cuadro para anexos. Nota para los usuarios de equipos Apple: En Netscape 7, el men que aparece al hacer clic con el botn secundario funciona como se describe aqu. En Internet Explorer para Mac y el explorador Safari de Apple, para que se muestre ese men, es necesario presionar OPCIN y hacer clic. Ya que los ratones de los equipos de Macintosh slo tienen un botn, es posible abrir un men del tipo "botn secundario" si se presiona CTRL y se hace clic. Si el equipo Macintosh dispone de un ratn con dos botones, el botn secundario funcionar del mismo modo. Comando Ver Dnde Men emergente Descripcin Abre un elemento para visualizarlo. En el caso de un eRoom, abre la pgina principal. Slo con el componente: En el caso de un archivo, lo reserva para edicin, lo abre en el editor, carga los cambios automticamente y libera las reservas cuando haya terminado. Slo en el explorador: En el caso de un archivo, pregunta si desea editarlo, sustituirlo o cambiarle el nombre. Con cualquier otro elemento, abre la pgina Editar del elemento (o el asistente Editar) para que pueda modificar las propiedades.

Editar

Men emergente

Cambiar nombre Crear elemento Agregar archivo

Men emergente Barra de comandos y men emergente Barra de comandos y men emergente

Men emergente (slo para los elementos de archivos) Mostrar versiones Men emergente (slo con archivos que tengan activado el seguimiento de versiones de eRoom) Seguir versiones

Vista de impresin Barra de comandos para bases de datos, planes de proyecto y calendarios

Control de acceso

Barra de comandos y men emergente

Notificacin

Barra de comandos y men emergente

En el caso de un eRoom, abre la pgina Editar eRoom. Abre la pgina Cambiar el nombre del elemento para que pueda dar un nuevo nombre al elemento. Abre la pgina Crear para que pueda seleccionar el tipo de elemento que desea crear. Abre la pgina Agregar archivo para que se pueda buscar en el equipo el archivo que desea agregar, crear un archivo en eRoom (slo en el componente), decidir si desea realizar un seguimiento de las versiones del archivo, crear un borrador privado de un archivo o cargar otro archivo justo despus de ste. Activa el seguimiento de versiones del archivo no enlazado. Abre la pgina de versiones del archivo, en la que se muestra informacin acerca de la versin actual, un cuadro de elementos en el que se enumeran todas las versiones (Historial de versiones) y un rea para ver o registrar notas de versin. En la seccin Notas de versin, tambin puede desactivar el seguimiento de versiones o votar. Abre una pgina de vista de impresin que slo muestra la base de datos, el escritorio o el contenido del plan de proyecto. Se omiten los controles especficos en lnea como el mapa, los iconos y los botones. Puede seguir las instrucciones (que no sean de impresin) en una pgina de vista de impresin para imprimir el contenido de una base de datos, escritorio o elemento de plan de proyecto. Abre la pgina Control de acceso del elemento que haya seleccionado. Si dispone de derechos de edicin para ese elemento, puede modificar las listas de acceso. En esas listas se especifica qu tipo de acceso tiene cada uno. Si selecciona varios elementos, puede definir el control de acceso de todos a la vez. Abre la pgina Notificacin del elemento que haya seleccionado. Permite especificar la frecuencia, si es posible, con la que desea que eRoom le enve una notificacin cada vez que el elemento seleccionado sufra cambios. En el caso de un eRoom, puede cambiar la configuracin de la notificacin de todo el eRoom. Abre la pgina Editar campos personalizados del elemento que haya seleccionado. Si dispone de

Campos personalizados

Barra de comandos y men emergente de elemento

Seleccionar todo Cortar

Barra de comandos Barra de comandos y men emergente

derechos de edicin para el elemento, puede especificar valores para propiedades de elementos personalizadas, como el estado o la prioridad. Este comando slo aparece si el administrador ha definido campos personalizados para los elementos del eRoom. Marca las casillas de verificacin de todos los elementos del cuadro de elementos. Marca un elemento para moverlo. El nombre del elemento que se corta aparecer atenuado en el cuadro de elementos y en el mapa hasta que lo pegue, ya sea en el eRoom como en otro eRoom dentro del mismo sitio.

Copiar

Barra de comandos y men emergente

Nota: Si mueve un elemento a un eRoom en un servicio distinto, utilice la misma ventana del explorador para los comandos Cortar y Pegar. Realiza una copia del elemento seleccionado y la coloca en el portapapeles del eRoom. A continuacin puede pegarla donde desee dentro del mismo sitio.

Copiar enlace

Barra de comandos y men emergente

Pegar

Barra de comandos y men emergente

Nota: Si copia un elemento a un eRoom en un servicio distinto, utilice la misma ventana del explorador para los comandos Copiar y Pegar. Crea un enlace al elemento seleccionado y lo coloca en el portapapeles. A continuacin puede pegar el enlace donde desee dentro del eRoom o en otro eRoom dentro del mismo sitio. Coloca en una nueva ubicacin dentro del eRoom elementos o enlaces cortados o copiados del mismo eRoom o de otro distinto dentro del mismo sitio. Nota: Si pega un elemento a un eRoom en un servicio distinto, utilice el comando Pegar de la misma ventana del explorador en la que haya cortado o copiado el elemento. Despus de la confirmacin, se movern los elementos seleccionados a la papelera de reciclaje, si el eRoom dispone de una.

Eliminar

Barra de comandos y men emergente

Nota: Si el eRoom no dispone de ninguna papelera de reciclaje, los elementos eliminados no podrn recuperarse. En ese caso, utilice el comando "cortar"

si desea pegar el elemento en cualquier otro sitio. Barra de comandos y men Copia automticamente los elementos seleccionados Restaurar emergente (slo en la papelera y los pega en el contenedor del que se eliminaron. Si de reciclaje) eRoom no puede completar la operacin de restauracin por cualquier motivo (por ejemplo, si cambia el control de acceso o si el contenedor principal se ha eliminado), puede copiar y pegar elementos para restaurarlos manualmente. Quita la marca de no ledo ( ) que haya junto a los Marcar como ledo Barra de comandos y men emergente elementos seleccionados. Si no hay elementos seleccionados, se quitar la marca de no ledo de todos los elementos del cuadro de elementos. En el caso de un eRoom, marca todos los elementos como ledos. Coloca una marca de no ledo ( ) junto al elemento seleccionado. Si no hay elementos seleccionados, colocar la marca de no ledo junto a todos los elementos del cuadro de elementos.

Marcar como no ledo

Barra de comandos y men emergente

Mis eRooms
Al iniciar sesin en un sitio, Mis eRooms es una ubicacin central para el acceso a eRooms, a la configuracin administrativa si es un administrador de comunidad o de sitio, y a listas de miembros si cuenta con permiso de apertura, as como a escritorios que resumen informacin de bases de datos, planes de proyecto y calendarios de eRoom. Mis eRooms tiene las dos fichas siguientes: eRooms y Escritorios. Desde Mis eRooms, puede:



Buscar eRooms o elementos en el sitio (haga clic en ). Crear eRooms, siempre que disponga de permiso para ello (haga clic en ). Acceder a la pgina Informacin de miembro (haga clic en ). Acceder a la configuracin de administracin y a listas de miembros, si tiene los permisos adecuados. En la ficha eRooms de Mis eRooms, revisar el estado de los eRooms activos y organizar el modo en que se muestran. En la ficha Escritorios de Mis eRooms, revisar los escritorios y organizar el modo en que se muestran.

Para abrir Mis eRooms, siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en "Mis eRooms" en la barra de control de un eRoom. (slo en el componente) Haga clic en el icono del Monitor de eRoom ( ) y seleccione "Mis eRooms (nombre del sitio)" en el men emergente. Vaya a la direccin URL de base del sitio (nombreservidor/eRoom) utilizando un enlace o un marcador.

Ficha eRooms
La ficha eRooms de Mis eRooms le proporciona acceso a todos los eRooms de los que sea miembro y en todas las comunidades a las que pertenezca. Si es un administrador, la ficha eRooms tambin le proporcionar enlaces a la configuracin del sitio o la comunidad, as como a las listas de miembros de la comunidad. La ficha eRooms se divide en las secciones siguientes:

Seccin eRooms activos: en esta seccin se muestran enlaces a todos los eRooms que haya visitado o que haya agregado a esta seccin manualmente. Una marca de no ledo ( ) aparecer junto a todos los eRooms que tengan informacin nueva. Tambin se mostrar informacin sobre el estado, si la hay: estado del semforo, estado bsico, estado completo (haga clic en para expandir la informacin de estado o en para contraerla). Seccin Administracin: en esta seccin se muestran enlaces a todas las listas de miembros y configuraciones del sitio o de la comunidad a los que el usuario tenga acceso. Seccin Todos mis eRooms: en esta seccin se muestran todos los eRooms a los que el usuario pertenece y en qu comunidad est cada uno. Los nombres de los eRooms son enlaces a los eRooms en s. Tambin aparecen las descripciones de los eRooms, si las hay en las configuraciones de los eRoom. Tambin se muestran las casillas de verificacin de los eRooms activos. Puede marcar o quitar la marca de las casillas de verificacin para agregar eRooms o quitar eRooms en la seccin "eRooms activos" de Mis eRooms.

Organizar los eRooms

En la ficha eRooms de Mis eRooms, puede reordenar y agrupar los eRooms activos. Por ejemplo, podra querer agrupar los eRooms por organizaciones funcionales (tales como Ingeniera, Recursos humanos o Administracin de productos).

Para organizar la seccin eRooms activos de Mis eRooms:

1. En la ficha eRooms de Mis eRooms, haga clic en eRooms".
o

para abrir la pgina "Organizar mis

Cree grupos de eRooms activos con subencabezados mediante la opcin "Agregar subencabezado". En la pgina Agregar subencabezado, especifique el ttulo y el estilo del nuevo subencabezado y, a continuacin, haga clic en "Aceptar". En la pgina Organizar mis eRooms, el ttulo del subencabezado aparecer en la lista. o Quite los eRooms que no desee que aparezcan en la lista como eRooms activos o cualquier subencabezado que quiera eliminar; para ello, seleccione el eRoom o subencabezado y haga clic en "Quitar". Nota: Tambin puede quitar un eRoom de la seccin eRooms activos de la ficha eRooms si quita la marca de la casilla de verificacin de la seccin Todos mis eRooms.
o

Coloque los eRooms activos y los subencabezados en el orden que desee que aparezcan enumerados en la seccin eRooms activos. Seleccione un eRoom o subencabezado y haga clic en "Subir" o "Bajar" para cambiar la posicin en la lista.

2. Cuando termine de ordenar la lista de eRooms activos, haga clic en "Aceptar".

Ficha Escritorios
En la ficha Escritorios de Mis eRooms, puede mostrar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. Estos escritorios se pueden agregar a travs de la configuracin de notificacin. Aunque no hay controles en Mis eRooms para agregar escritorios, stos se pueden quitar a travs de la pgina Organizar o bien haciendo clic en en la misma lnea que el nombre del escritorio. Al quitar un escritorio de Mis eRooms tambin se quita la marca de la casilla de verificacin de notificacin correspondiente al mismo. En el elemento de escritorio, si se hace clic en junto al nombre, se edita el escritorio. En un escritorio de base de datos integrado mostrado en Mis eRooms, si hace clic en se edita la base de datos que resume. Al hacer clic en el nombre de un escritorio, ste se abre en el eRoom en el que se encuentra. En el caso de un escritorio integrado, se abre en la pgina de resumen la base de datos que resume.

Organizar los escritorios

En la ficha Escritorios de Mis eRooms, puede reordenar y agrupar los escritorios. Por ejemplo, podra desear agrupar los escritorios segn el proyecto o por tipo de escritorio (bases de datos, calendarios y planes de proyecto).

Para organizar la ficha Escritorios de Mis eRooms:

1. En la ficha Escritorios de Mis eRooms, haga clic en escritorios".
o

para abrir la pgina "Organizar mis

Cree grupos de escritorios con subencabezados mediante la opcin "Agregar subencabezado". En la pgina Agregar subencabezado, especifique el ttulo y el estilo del nuevo subencabezado y, a continuacin, haga clic en "Aceptar". En la pgina Organizar mis escritorios, el ttulo del subencabezado aparecer en la lista. o Quite los escritorios que no desee que aparezcan en la lista o cualquier subencabezado que quiera eliminar; para ello, seleccione el escritorio o subencabezado y haga clic en "Quitar".
o

Coloque los escritorios y subencabezados en el orden en el que desee que aparezcan en la ficha Escritorio. Seleccione un escritorio o subencabezado y haga clic en "Subir" o "Bajar" para cambiar la posicin en la lista.

2. Cuando termine de ordenar la lista de escritorios, haga clic en "Aceptar".

El componente eRoom
Puede usar eRoom slo con el explorador o, si utiliza Windows, con un componente de explorador opcional. Aunque la mayora de las caractersticas funcionan igual tanto si utiliza eRoom con el componente como si lo hace slo con el explorador, en este tema se describen algunas que slo estn disponibles con el componente:

Editar texto enriquecido Monitor de eRoom (configurar el Monitor para que funcione con el Sincronizador de Outlook) (configurar el Monitor de eRoom para sincronizar eventos de calendario y bases de datos de tareas de eRoom con Outlook) Crear archivos en eRoom (en el tema Archivos)

Para saber si est usando el componente, mueva el puntero del ratn sobre el grfico de titular situado en la esquina superior izquierda de cualquier pgina de eRoom y aparecer una informacin de pantalla al respecto. Consulte tambin:

Opciones del cliente de eRoom (en el tema Iniciar y cerrar sesin en eRoom) para obtener ms informacin sobre la forma de instalar o actualizar el componente y de cambiar la opcin de cliente. Editar y reservar archivos (en el tema Archivos) para obtener informacin sobre el trabajo con archivos. Utilizar arrastrar y colocar en eRoom (en el tema Trabajar con elementos) para obtener informacin sobre arrastrar y colocar elementos de eRoom en el escritorio.

Editar texto enriquecido

El editor de texto enriquecido (RTE) permite dar formato al texto, insertar imgenes y enlaces y comprobar la ortografa. Si el sistema admite caracteres de doble byte (asiticos), el RTE los aceptar y mostrar correctamente. Cuando pegue en el RTE texto que tenga una sola fuente o un solo tamao, eRoom aplicar la fuente o tamao predeterminados (Trebuchet MS de 10 puntos) al texto pegado, en lugar de conservar la informacin de fuente de ste. Con ello se mejora la legibilidad del texto del eRoom, ya que tendr un aspecto coherente. No obstante, si hay variaciones en el tipo y tamao dentro de la misma familia de fuentes, dichas variaciones se mantienen. As, por ejemplo, si pega en el RTE texto que est todo en Times New Roman de 12 puntos y algunas palabras estn en negrita, eRoom conservar la negrita en esas palabras pero convertir todo el texto a la fuente predeterminada de eRoom (Trebuchet MS de 10 puntos). Nota: Si pega texto en una seccin de texto de doble byte, el RTE no cambiar la fuente, ya que no dispone de fuentes predeterminadas para ese tipo de texto. Si utiliza eRoom slo con el explorador, el formato estndar para editar pginas y cuadros de texto es texto sin formato. Si utiliza eRoom sin el componente y edita texto que tenga formato creado con el RTE (como imgenes, hipervnculos o cambios de fuente), eRoom conserva el texto con formato, pero muestra este mensaje (de slo lectura): Este campo contiene texto con formato, que slo se puede editar con el software del componente eRoom. Al editar el mismo texto con el componente, el texto con formato se muestra tal y como se cre.

La barra de herramientas del RTE

Para identificar los botones de la barra de herramientas del RTE, mueva el ratn sobre un botn para ver su nombre en forma de informacin de pantalla. Icono Nombre Insertar enlace Insertar grfico Haga clic para Agregar un enlace. Tambin puede arrastrar y colocar o copiar y pegar enlaces en el editor de eRoom. Para convertir un grfico en enlace, seleccione dicho grfico, haga clic en el botn Insertar enlace e introduzca la direccin URL. Agregar grficos a una pgina y elegir un archivo en formato BMP, GIF o JPEG. Los grficos aparecen alineados con el texto circundante. Puede cambiar la alineacin haciendo doble clic en el grfico y utilizando el cuadro de dilogo Posicin del grfico para alinear el grfico a la izquierda o a la derecha, con el texto a su alrededor. En el editor, el texto no se coloca alrededor de los grficos, pero s en la pgina. Comprobar la ortografa.

Comprobar ortografa

Portapapeles Ver un men desplegable con comandos de edicin del portapapeles.

Comprobar la ortografa
Cuando est comprobando la ortografa mediante el RTE y eRoom encuentra un posible error, se abre el cuadro de dilogo "Comprobar ortografa". La palabra en cuestin aparece en el cuadro Cambiar, con una sugerencia alternativa en el cuadro A. Puede editar la palabra en el cuadro A o bien seleccionar una palabra en la lista. Los comandos de ortografa son los siguientes: Comando Cambiar Ignorar Agregar al diccionario Cambiar todo Ignorar todo Descripcin Cambia la palabra seleccionada por la del cuadro A. Deja la palabra seleccionada tal y como est. Agrega la palabra seleccionada al diccionario que eRoom utiliza para comprobar la ortografa. Cambia todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto. Omite todas las repeticiones de la palabra seleccionada en el texto.

Monitor de eRoom
El Monitor de eRoom controla la sincronizacin con Outlook de bases de datos de tareas, pasos en bases de datos de procesos de aprobacin, planes de proyecto y eventos del calendario en todos los eRooms que controla. Si no est ya ejecutndose, puede iniciar el Monitor eligiendo Inicio > Programas > eRoom 7 > Controlar mis eRooms. Haga clic en el icono del Monitor ( comandos: ) para que se muestre un men desplegable en el que podr elegir estos

Comando Mis eRooms Configuracin Errores Comprobar ahora Desconectar

Descripcin Abre la pgina Mis eRooms en el sitio. Abre el cuadro de dilogo Configuracin del cliente eRoom, en el que puede especificar la configuracin de la sincronizacin con Outlook. Abre el cuadro de dilogo Errores de Monitor. Busca cambios en todos los eRooms y sincroniza las bases de datos de tareas y calendarios del eRoom con Outlook, si ha configurado el Sincronizador para ello. Detiene temporalmente el Monitor de eRoom. Esto permite trabajar sin conexin sin que el Monitor informe de errores cuando intente sincronizar tareas y eventos del calendario a los que no tiene acceso. Elija Conectar para reiniciar el Monitor. Nota: Si ha desconectado el Monitor, al elegir "Comprobar ahora" se volver a conectar. Desactiva el Monitor. Para iniciarlo de nuevo, elija Inicio > Programas > eRoom 7 > Controlar mis eRooms.

Salir

Elementos de eRoom que se pueden sincronizar con Outlook

Para poder sincronizarse con tareas de Outlook, los elementos de tarea de eRoom (entradas en la base de datos de tareas o tareas de planes de proyecto) deben tener campos que representen los estados de propiedad y finalizacin. Estos campos sirven para clasificar un elemento como tarea si tiene cualquiera de los siguientes:

al menos un campo de aprobacin de propietario al menos un campo de miembro de propietario y al menos un campo de fecha de vencimiento

Los eventos del calendario de eRoom pueden sincronizarse con el calendario de Outlook sin que sea preciso realizar ninguna modificacin en concreto. Mientras el evento tenga ttulo y fecha y est participando en l, podr sincronizarlo con Outlook. Otras propiedades de eventos de eRoom que se sincronizan en Outlook son las siguientes: la hora de inicio, la duracin y el patrn de repeticin (si lo hay). Las tareas de planes de proyecto se sincronizan con Outlook del mismo modo que las entradas de tareas de base de datos. Adems de los campos de propietario y finalizacin, el Monitor sincroniza los siguientes campos de plan de proyecto: Campo de Outlook Inicio Vencimiento % completado Campo de plan de proyecto de eRoom Inicio finish date (fecha de finalizacin) % actual progress (% progreso real) realizado Descripcin Pasa a Outlook, slo como fecha. Pasa a Outlook. Si los informes de progreso estn activados. Si los informes de progreso estn desactivados, se sincroniza como "s" si es 100% y como "no" en cualquier otro caso. Pasa a Outlook. Pasa a Outlook. Si los informes de progreso estn activados, se sincroniza con Outlook. El campo personalizado "eRoom Status" (Estado de eRoom) contiene el texto del estado de la tarea; por ejemplo, "38% (2d) de retraso". Si los informes de progreso estn activados, se sincroniza con Outlook. Si los informes de progreso estn activados, se sincroniza con Outlook. El campo personalizado "eRoom Predecessors" (Predecesoras de eRoom) contiene los ID y nombres de las predecesoras, delimitados por comas.

Categoras Categoras "eRoom Notes" (Notas de Notas eRoom) personalizado "eRoom Status" (Estado Estado de eRoom) personalizado

"eRoom ID" (ID de ID eRoom) personalizado "eRoom Predecessors" Predecesoras (Predecesoras de eRoom) personalizado

Configurar el Monitor para que funcione con el Sincronizador de Outlook

Para sincronizar las bases de datos de tareas, planes de proyecto o eventos del calendario de eRoom con Outlook, debe configurar el Monitor de eRoom al efecto. En el cuadro de dilogo Configuracin del cliente eRoom, puede agregar estos elementos y especificar la carpeta correspondiente de Outlook en la que desee realizar la sincronizacin.

Para agregar elementos que sincronizar con Outlook:

1. En la barra de tareas de Windows, haga clic en el icono del Monitor de eRoom ( "Configuracin" en el men desplegable. ) y seleccione

Se abrir el cuadro de dilogo "Configuracin del cliente eRoom", con un rbol, que se puede expandir, de todos los sitios de eRoom que se estn controlando. (Se agrega un sitio la primera vez que visite este cuadro). Si est sincronizando elementos, stos se mostrarn bajo el nombre del sitio. Haga clic en para verlos. 2. En la lista, seleccione un sitio o un elemento de un sitio. 3. Haga clic en "Agregar" para abrir el cuadro de dilogo "Sincronizador Outlook de eRoom: Agregar elemento". La lista contiene todos los eRooms que figuran en la seccin eRooms activos de su pgina Mis eRooms correspondiente al sitio seleccionado (o al sitio que contiene el elemento seleccionado). 4. Haga clic en junto al nombre de cada eRoom en el que haya una base de datos, plan de proyecto o calendario que desee sincronizar. 5. Marque la casilla de verificacin correspondiente a cada elemento que desee sincronizar y haga clic en "Aceptar". 6. En el men desplegable del cuadro Archivo de Outlook en el que se sincronizarn las bases de datos y los proyectos, seleccione la carpeta de Outlook adecuada (por ejemplo, Tareas). 7. En el men desplegable del cuadro Archivo de Outlook en el que se sincronizarn los calendarios, seleccione la carpeta de Outlook adecuada (por ejemplo, Calendario). 8. Cuando haga clic en "Aceptar", el Sincronizador sincronizar las bases de datos de tareas, planes de proyecto y calendarios de eRoom que haya elegido en las carpetas de Outlook especificadas, de acuerdo con la programacin del Monitor, que puede especificar en el cuadro de dilogo "Configuracin avanzada" (consulte el siguiente procedimiento).

Para especificar la configuracin avanzada:

1. Abra el cuadro de dilogo "Configuracin del cliente eRoom" haciendo clic en el icono del Monitor de eRoom ( ) y seleccione "Configuracin" en el men desplegable. 2. Haga clic en el botn Avanzada para abrir el cuadro de dilogo "Configuracin avanzada" y especificar los siguientes parmetros, segn sea necesario: o Nombre y Contrasea: introduzca su nombre de usuario y contrasea, si est usando un servidor proxy HTTP. Si no est seguro, pregunte al administrador de la red. o Ubicacin de almacenamiento del archivo de datos: los archivos de datos son el lugar en el que eRoom guarda archivos en cach cuando los vea o edite mediante el componente.

Muvalos nicamente (haciendo clic en el botn Cambiar directorio de datos...) si no tiene espacio libre en la unidad predeterminada. o Lm. cach archiv.: normalmente, no tiene por qu cambiar el tamao predeterminado de la cach de archivos de eRoom. Sin embargo, si no dispone de mucho espacio en disco, tal vez desee reducir este lmite. Por otro lado, si usa frecuentemente muchos archivos de gran tamao que no suela cambiar muy a menudo, tal vez prefiera aumentar este lmite, de forma que los archivos puedan permanecer en cach mientras los est utilizando. o Sincronizar con Outlook: cuando esta casilla de verificacin est marcada y est conectado (ha iniciado sesin) con un sitio de eRoom, el Monitor buscar en sus eRooms segn la frecuencia especificada (cada n[horas|minutos]) y sincronizar las bases de datos de tareas, planes de proyecto y eventos del calendario en Outlook, si ha configurado el Sincronizador para tal fin. Si quita esta marca, an podr comprobar manualmente los cambios en eRoom y sincronizar tareas o eventos haciendo clic en el Monitor de eRoom y eligiendo Comprobar ahora en el men desplegable. 3. Haga clic en "Aceptar" para que los cambios de la configuracin avanzada surtan efecto. 4. Haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de dilogo "Configuracin del cliente eRoom" y empezar a sincronizar los elementos que haya agregado.

Funcionamiento del Sincronizador

El Sincronizador de Outlook funciona de acuerdo con la programacin especificada en el cuadro de dilogo Configuracin de sincr. de Mis eRooms y Outlook. Puede ejecutar manualmente el Sincronizador haciendo clic en el icono del Monitor de eRoom ( ) y eligiendo "Comprobar ahora" en el men desplegable. Al sincronizar tareas y eventos, el Sincronizador de Outlook lleva a cabo el siguiente proceso:

Asocia tareas o eventos existentes de eRoom con tareas o eventos de Outlook correspondientes. Por cada par obtenido, busca cambios (en eRoom o en Outlook) que se hayan producido desde la ltima sincronizacin y actualiza las tareas o eventos que no estn al da. Repite el proceso de comprobacin y actualizacin con todos los pares de tareas o eventos hasta que todos coincidan. Busca en eRoom nuevas tareas o eventos desde la ltima sincronizacin y los agrega a Outlook. Busca en eRoom tareas o eventos eliminados desde la ltima sincronizacin y elimina los correspondientes de Outlook. Busca en Outlook tareas o eventos eliminados desde la ltima sincronizacin y los restaura all si los correspondientes siguen existiendo en eRoom. No crea ni elimina en eRoom ninguna tarea o evento que se haya creado o eliminado en Outlook desde la ltima sincronizacin.

Crear eRooms
Antes de empezar
Los eRooms ofrecen espacios de trabajo virtuales en los que personas que se encuentren en ubicaciones distribuidas pueden colaborar en actividades, proyectos o fines comunes. Cuando se disponga a crear un eRoom, piense en estas cuestiones:

Cul es su propsito? Quin necesita usarlo? De dnde es (a qu comunidad del sitio pertenece)?

Si tiene esta informacin con antelacin, le resultar ms fcil seguir el asistente Crear eRoom. Nota: Si es administrador y est creando el primer eRoom de su sitio, deber crear primero al menos un servicio. Consulte Para crear un nuevo servicio en el tema Administrar comunidades.

Asistente Crear eRoom

Si tiene permiso "Puede crear eRooms" en al menos una comunidad del sitio, podr crear eRooms desde la pgina Mis eRooms. Si es un administrador, tambin podr crear eRooms desde Configuracin de la comunidad. Desde Mis eRooms o desde la pgina Servicios de Configuracin de la comunidad, haga clic en para abrir el asistente Crear eRoom, que le guiar a travs de estos pasos: 1. 2. 3. 4. Asigne un nombre al eRoom y determine dnde se crear. Elija los miembros del eRoom. Asigne funciones a los miembros del eRoom. Establezca las opciones del eRoom.

Nota: Despus de crear el eRoom, podr cambiar su configuracin, en Configuracin de eRoom. Y, mientras especifica los miembros iniciales del eRoom al crearlo, los coordinadores administran la pertenencia del eRoom de forma continua.

Pgina Crear un eRoom

1. Escriba un nombre para el eRoom. Mientras escribe, eRoom rellena automticamente el Nombre de URL, sin espacios ni caracteres no permitidos. (En lugar de ServidoreRoom y Servicio en la URL de muestra de la pgina, la URL que utilizar para acceder al eRoom mostrar los nombres reales del servidor eRoom y del servicio en que se cree el eRoom). Nota: El nombre de URL puede ser distinto al nombre verdadero del eRoom. Despus de crear el eRoom, podr cambiar su nombre en Configuracin de eRoom. No obstante, si cambia la URL del

eRoom despus de que se haya creado, asegrese de notificarlo a todos los miembros para que puedan actualizar los enlaces a ese eRoom. 2. Su prxima accin depender de dnde est creando el eRoom (Configuracin de la comunidad o Mis eRooms).

Al crear un eRoom desde Configuracin de la comunidad, seleccione un servicio en la comunidad actual. Se crear el eRoom en el servicio seleccionado. Al crear un eRoom desde Mis eRooms, seleccione una comunidad en la que est autorizado a crear eRooms. Si tiene permiso para crear eRooms en slo una comunidad, sta aparecer ya seleccionada y no se podr cambiar. Nota: Si no hay servicios disponibles en los que crear el eRoom, se deber crear primero uno en Configuracin de la comunidad. Si hay varios servicios en la comunidad seleccionada, elija uno en la lista desplegable Servicio. Si slo hay un servicio en la comunidad seleccionada, ste aparecer ya seleccionado y no se podr cambiar. El eRoom se crear en el servicio seleccionado.

3. Tras especificar el nombre, la direccin URL y, si procede, el servicio y la comunidad del eRoom, haga clic en "Siguiente". 4. Si hay plantillas de eRooms disponibles, aparecern en una lista, bajo las categoras en las que estn. Seleccione una para crear un eRoom a partir de ella. O bien, puede Crear un eRoom vaco. 5. Una vez que haya hecho sus elecciones en la pgina Crear un eRoom, haga clic en "Siguiente".

Pagina Elegir miembros

1. En la pgina Elegir miembros, seleccione los nombres de miembros y grupos que desee tener en el eRoom. 2. Si tiene el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad", podr crear un Nuevo miembro, crear un Nuevo grupo o agregar un Invitado al eRoom. 3. Una vez que haya creado un miembro o grupo (o invitado), ese nombre estar disponible en la lista de miembros de la comunidad para que pueda agregarlo al eRoom. Asegrese de que la casilla de verificacin situada junto al nombre est marcada ( ) antes de hacer clic en "Siguiente".

Pgina Asignar funciones

1. Asigne miembros a cada una de las funciones de la lista haciendo clic en el selector de miembros ( ) para abrir la pgina Elegir miembros. Seleccinese como coordinador. 2. Si hay miembros que no tengan funciones asignadas antes de que haga clic en "Siguiente", aparecer la pgina Elegir funcin para que pueda asignar los miembros restantes a una funcin particular. Las elecciones bsicas son:

Coordinador: tiene acceso completo a todo el contenido del eRoom. Al menos un miembro debe tener asignada esta funcin.

Participante: puede crear elementos, leer y editar elementos de otros miembros como permita la configuracin de control de acceso de cada elemento en particular. La mayora de los miembros tienen derechos de "participante". Observador: puede controlar la actividad del eRoom, pero no puede participar.

Adems de las funciones estndar, es posible que haya funciones personalizadas disponibles. Puede asignar miembros a varias funciones personalizadas marcando las casillas de verificacin correspondientes. Tambin puede agregar una funcin personalizada desde esta pgina. 3. Si todos los miembros tienen una funcin asignada, haga clic en "Siguiente" para abrir la pgina Opciones. Nota: Los coordinadores pueden cambiar las funciones de los miembros con respecto a las que tenan asignadas inicialmente.

Pgina Opciones

Ocultar un eRoom
Para ocultar un eRoom de la vista de quienes no sean miembros, quite la marca de la casilla de verificacin "Los usuarios no miembros pueden ver este espacio". Al hacerlo se evita que el nombre y la descripcin (si la hay) del eRoom aparezca en la lista de resultado de las bsquedas en eRoom que realicen personas que no sean miembros. En este caso, slo los administradores y miembros del eRoom podrn encontrarlo y abrirlo. Puede cambiar este parmetro posteriormente editando la configuracin de eRoom.

Descripcin del eRoom

Para resumir el fin del eRoom, introduzca una Descripcin. El nombre y la descripcin opcional de eRoom aparecern en el apartado "Todos mis eRooms" de la pgina Mis eRooms de los miembros y tambin en los resultados de la bsqueda de eRoom.

Grfico de titular
Cada eRoom tiene un grfico de titular que aparece en la parte superior de cada pgina. Para seleccionar su propio grfico, marque la casilla de verificacin para utilizar un titular personalizado y, a continuacin, utilice "Examinar" para buscar y seleccionar la imagen que desee. De lo contrario, el eRoom mostrar el titular predeterminado de la comunidad. Nota: El tamao predeterminado del espacio para el titular es de 600 pxeles de ancho y 36 de alto. Sin embargo, hay variables de personalizacin de la interfaz de usuario que puede utilizar para cambiar el tamao de un titular personalizado.

Contactos del coordinador

El listado de directorios incluye contactos de coordinadores relativos al eRoom; en esta lista se incluye automticamente el primer miembro especificado como coordinador en la pgina Asignar funciones. Seleccione otros coordinadores que desee que aparezcan como contactos. Estos nombres, junto con un icono de correo electrnico ( ) para cada uno, aparecern en los resultados de la bsqueda de eRoom para que los miembros del sitio sepan con quin deben contactar con respecto a un eRoom. Haga clic en "Aceptar" para crear el eRoom y dirigirse a la pgina principal de ste.

El intercomunicador
Acerca del intercomunicador
Los eRooms disponen de un intercomunicador para mantener conversaciones de texto con otros miembros que actualmente estn trabajando en el eRoom. Abra el intercomunicador cuando necesite una respuesta rpida o cuando desee consultar algo con alguien antes de continuar con el trabajo. Puede unirse a una conversacin con gente que ya est presente en el eRoom, as como enviar avisos a otros miembros para que se unan a una conversacin en tiempo real. Mientras el intercomunicador est abierto, la conversacin permanecer en el cuadro con desplazamiento para que pueda participar mientras se mueve por el eRoom. A medida que la conversacin avance, el texto del intercomunicador se mover automticamente hacia arriba. Haga clic en "pausa" para detener temporalmente el desplazamiento y poder revisar los comentarios. Haga clic en "continuar" para reanudar el desplazamiento.

Para abrir el intercomunicador:

En la barra de control, haga clic en

O bien, haga clic en el icono de miembros presentes ( ). El intercomunicador se abrir en una ventana dividida en tres paneles. En el panel superior se muestran los nombres de los miembros que actualmente estn trabajando en el eRoom. Este panel se actualiza a medida que los miembros vienen y van. Para ajustar el tamao del panel superior, site el puntero sobre la lnea divisoria inferior hasta que cambie a una flecha vertical de dos puntas y, a continuacin, arrastre la lnea hacia arriba o hacia abajo. En el panel central se muestra la conversacin de texto y en el inferior hay un cuadro de texto para introducir los comentarios.

Para unirse a una conversacin en el intercomunicador:

1. Abra el intercomunicador. 2. En el panel inferior del intercomunicador, escriba el comentario en el cuadro de texto y presione la tecla "Entrar" para enviarlo. Sus comentarios se mostrarn en el intercomunicador junto con los del resto de miembros de la conversacin. Nota: Desde el intercomunicador, puede enviar mensajes de correo electrnico directamente a un miembro si hace clic en el nombre de ste en la lista de miembros presentes.

Buscar elementos y eRooms

Puede buscar elementos en un eRoom especfico o bien realizar una bsqueda de elementos o eRooms en todo el contenido de un sitio. Consulte tambin:

Para buscar eventos de calendario Buscar en una base de datos Bsquedas en listas de miembros extensas

Buscar en un eRoom
eRoom dispone de dos formularios de bsqueda para realizar bsquedas en el nivel de eRoom: un formulario de bsqueda rpida en el mapa y el formulario de bsqueda principal del eRoom. El formulario que utilice depender de lo que desee buscar y de la complejidad de los criterios de bsqueda. En general, utilice el formulario de bsqueda rpida para buscar elementos no ledos o para buscar elementos con un texto en concreto; si los criterios son ms detallados, utilice el formulario de bsqueda principal. Nota: Cuando aplique criterios de bsqueda a elementos de filtro en un eRoom, los criterios se conservarn mientras dure la sesin de bsqueda o hasta que los cambie o elimine (en el formulario de bsqueda rpida del mapa o en el formulario de bsqueda principal). Aunque haya un filtro de bsqueda vigente, podr ocultar las listas de resultados en el mapa o en el cuadro de elementos para que se muestre una vista sin filtrar de los elementos.

Para buscar utilizando el formulario de bsqueda rpida del mapa:

1. En la barra de encabezado del mapa, haga clic en en en la parte superior izquierda). Se abrir el formulario de bsqueda del mapa. 2. Especifique los criterios de bsqueda:
o o o

. (Para ver el mapa si est oculto, haga clic

Para buscar slo texto, escriba una palabra o frase en el cuadro de texto. Para buscar elementos no ledos, marque la casilla de verificacin "no ledo". Para buscar elementos no ledos con un texto especfico, escriba el texto y marque "no ledo".

(Para buscar utilizando otros criterios, haga clic en " ms opciones" con el fin de abrir el formulario de bsqueda principal y siga el procedimiento que se describe ms abajo). 3. En el mapa, haga clic en el botn "buscar". eRoom buscar todos los elementos que cumplan los criterios y los enumerar en el mapa bajo "Resultados de la bsqueda". Haga clic en un elemento para ir a la pgina correspondiente.

Para buscar utilizando el formulario de bsqueda principal de eRoom:

1. En la barra de botones de la pgina principal del eRoom, haga clic en " O bien, en el formulario de bsqueda del mapa, haga clic en " ms opciones". ".

Se abrir la pgina "Buscar en el eRoom". El ttulo se agregar a la ruta que hay bajo el titular del eRoom (para que pueda volver a la pgina principal del eRoom). 2. Especifique los criterios de bsqueda (texto, fecha, propietario, slo elementos no ledos o campos personalizados). Puede utilizar los distintos tipos de criterios de bsqueda de uno en uno, o bien, puede combinarlos. 3. Bajo el formulario de bsqueda, haga clic en el botn "Buscar". eRoom buscar todos los elementos que cumplan los criterios y los enumerar en un cuadro de resultados bajo el formulario de bsqueda. Nota: Para cerrar la pgina "Buscar en el eRoom" y volver a la pgina principal del eRoom, en la ruta, haga clic en el nombre del eRoom.

Criterios de bsqueda

Puede buscar elementos utilizando estos criterios: texto (incluyendo ttulos y comentarios), fecha, propietario, estado de no ledo o valores de campos personalizados (si hay). eRoom buscar elementos que cumplan los criterios en todas las partes de las pginas del eRoom (texto, ttulos y comentarios) y en el contenido de los archivos. Los resultados de la bsqueda muestran todos los elementos que coinciden con sus criterios, incluidos elementos ocultos para los que dispone al menos de derechos de apertura.

Buscar texto
Para buscar texto, escriba una expresin de bsqueda formada por caracteres de texto y cualquier carcter especial para precisar los criterios.

Caracteres comodn
En el cuadro de bsqueda de texto, puede escribir palabras o frases en maysculas o minsculas y puede utilizar caracteres comodn.

Carcter comodn Sustituye signo de un solo carcter interrogacin (?) asterisco (*) varios caracteres

Ejemplo car?a encontrar carpa y carta ordenad* encontrar ordenador, ordenados, etc.

Operadores booleanos
Tambin puede emplear operadores lgicos en los criterios de bsqueda de texto.

Operador AND (y)

OR (o)

NOT (no)

Busca los elementos que contengan todas las palabras o frases especificadas los elementos que contengan, al menos, una de las palabras o frases especificadas elementos que contengan la primera palabra pero no la segunda

Ejemplo poesa AND Grecia busca los elementos que contengan las palabras poesa y Grecia.

Poesa OR Grecia buscar los elementos que contengan una palabra o las dos.

Poesa NOT Grecia busca los elementos que contengan la palabra poesa pero no la palabra Grecia.

Puede escribir operadores lgicos utilizando cualquier combinacin de letras maysculas y minsculas.

Comillas
Para buscar un nombre o frase en concreto, utilice las comillas ("). Si escribe un nombre o frase sin las comillas, eRoom considerar los espacios entre las palabras como operadores lgicos Y. Por ejemplo, si escribe Estacin espacial internacional, ser igual que si escribiese Estacin Y espacial Y internacional. Puede que encuentre un elemento que incluya la oracin Gracias a la nueva estacin de observacin, la exploracin espacial y territorial va ms all de los lmites internacionales. Para encontrar slo los elementos que contengan el ttulo exacto en el texto, escriba "Estacin espacial internacional".

Agrupar expresiones de bsqueda

Para simplificar una bsqueda de texto compleja, puede agrupar los elementos de una expresin de bsqueda utilizando parntesis. Por ejemplo, si quiere buscar informacin sobre el Conservatorio de Mlaga, podra especificar Conservatorio NO (Madrid O Barcelona). eRoom buscar los elementos que contengan la palabra Conservatorio, pero no Conservatorio de Madrid ni Conservatorio de Barcelona. Los parntesis funcionan con todos los operadores lgicos. Para buscar una palabra que coincida con uno de los operadores lgicos, escriba el operador entre comillas. Por ejemplo, puede escribir Hidrgeno Y (Oxgeno O "O") para buscar Oxgeno o su abreviatura segn la tabla peridica de los elementos O.

Buscar por fechas

Si utiliza el formulario de bsqueda principal, podr buscar un elemento modificado en una cierta fecha dentro de un perodo de tiempo especfico. Para buscar por fechas, decida el perodo de tiempo adecuado (cualquiera, el, antes de, despus de o entre) y, a continuacin, especifique la fecha o las fechas. Puede escribir las fechas o hacer clic en el selector de fechas ( ) para abrir un calendario y seleccionar fechas.

Nota: Cuando se busca por fechas, eRoom devolver planes de proyecto y tareas de proyecto cuyas fechas de modificacin coincidan. No se establecern coincidencias con las fechas de inicio y finalizacin.

Buscar por propietario

Para buscar un elemento por su propietario, haga clic en el selector de miembros ( miembros, podr elegir entre:

). En la pgina Elegir

Cualquiera: buscar un elemento independientemente de quin sea el propietario. Todos: buscar los elementos que puedan editar todos los miembros que puedan acceder a ellos. Slo coordinadores: buscar los elementos que slo puedan editar los coordinadores. Este miembro: buscar los elementos para los que el miembro, grupo o funcin que especifique tenga derechos de edicin.

Nota: Cuando se busca por propietario, eRoom devolver los planes de proyecto y tareas de proyecto cuyos propietarios, es decir, los editores designados, coincidan. No se establecern coincidencias con recursos de tareas.

Buscar slo elementos no ledos

Marque esta casilla para buscar slo los elementos que todava no haya ledo.

Buscar por campos personalizados

Puede buscar elementos basndose en los valores de campos personalizados definidos en los elementos de los eRooms del servicio. Para estos casos, la pgina Buscar dispone del botn Avanzada. Puede hacer clic en este botn para ver cada campo personalizado con una lista desplegable con los valores (excepto valores de texto), incluyendo "cualquiera". Por ejemplo, si los elementos del eRoom disponen de los campos personalizados "Estado" y "Prioridad", puede que desee buscar todos los elementos que tengan el estado "Aprobado" y la prioridad "Alta". Para ocultar los campos personalizados en la pgina Buscar, haga clic en Bsica.

Buscar en un sitio
Puede buscar elementos o eRooms en un sitio mediante la pgina "Buscar en todos lo eRooms".

Para buscar en un sitio:

1. En la pgina Mis eRooms, haga clic en O bien, en la barra de botones del eRoom, haga clic en el eRoom", haga clic en . . y, a continuacin, en la pgina "Buscar en

Se abrir la pgina "Buscar en todos los eRooms". 2. Seleccione si va a buscar elementos (la opcin predeterminada) o eRooms. Si va a buscar elementos, deber especificar criterios de texto o fecha o de ambos tipos. eRoom buscar los elementos que los cumplan slo en los eRooms de los que sea miembro. Si va a buscar eRooms, slo podr especificar criterios de texto. eRoom buscar coincidencias en los eRooms en los que el usuario sea miembro o en eRooms en los que no lo sea pero que estn en comunidades en las que s lo sea (siempre que los eRooms no estn sin enumerar). Si es un administrador, puede marcar la casilla de verificacin "Buscar en todos los eRooms que administro" para que eRoom busque en el sitio eRooms o elementos que pueda abrir, incluyendo aqullos de los que no sea miembro. 3. Bajo el formulario de bsqueda, haga clic en el botn "Buscar". eRoom buscar los elementos o eRooms que cumplan los criterios y los enumerar en un cuadro de resultados bajo el formulario de bsqueda.

Resultados de la bsqueda
La bsqueda de un elemento muestra los primeros 250 elementos (o menos) que coinciden con los criterios de bsqueda. Si el elemento que desea buscar no se encuentra en ese primer grupo de resultados, intente restringir la bsqueda para obtener menos resultados. Cuanto ms criterios de bsqueda especifique (rango de fechas, propietario, etc.), ms elementos irrelevantes se eliminarn de los resultados de la bsqueda.

Resultados del formulario de bsqueda rpida

Cuando utilice el formulario de bsqueda rpida, los resultados sustituirn el rbol de elementos sin filtrar del mapa y no podr expandir o contraer el rbol de elementos. En el cuadro de elementos se mostrarn los elementos de la forma habitual, es decir, sin filtrar por los criterios de bsqueda. En tal caso, puede:

Hacer clic en un elemento de la lista de resultados para abrirlo. Arrastrar elementos y colocarlos fuera de la lista de resultados (pero no en la lista). Desplazarse por el eRoom utilizando el cuadro de elementos (sin filtrar). Alternar la visualizacin del mapa entre el formulario de bsqueda y el rbol de elementos sin filtrar. Para ello, en la barra de encabezado del mapa, haga clic en "Buscar" o en "Mapa" respectivamente.

Resultados del formulario de bsqueda principal

Cuando utilice el formulario de bsqueda principal del eRoom, los resultados sustituirn los elementos sin filtrar del cuadro de elementos. Si est abierto el formulario de bsqueda del mapa, se mostrarn los resultados filtrados en funcin de la ltima bsqueda. Puede:

Hacer clic en un elemento de la lista de resultados para abrirlo. Arrastrar elementos y colocarlos fuera de la lista de resultados (pero no en la lista). Desplazarse por el eRoom utilizando el rbol de elementos (sin filtrar) del mapa.

Para ocultar el formulario de bsqueda principal o el cuadro de resultados, haga clic en el nombre del eRoom en la parte superior del mapa (si se muestra) o en la ruta que hay sobre el mapa.

Resultados de bsqueda de eRooms en todo el sitio

Cuando se buscan eRooms en un sitio, los resultados se mostrarn en una lista en la pgina "Buscar en todos los eRooms". Las etiquetas de las columnas de la lista de eRooms que coincidan con los criterios de texto muestran: En el caso de bsquedas de eRooms, los resultados que coincidan con los criterios de texto muestran:

si los eRooms encontrados estn en la lista eRooms activos el nombre del eRoom los contactos del coordinador (si se proporcionan); haga clic en electrnico la descripcin del eRoom (si se proporciona) la comunidad a la que el eRoom pertenece

para enviar mensajes de correo

Haga clic en el nombre de un eRoom para abrir la pgina principal de ste.

Resultados de bsqueda de elementos en todo el sitio

Cuando se buscan elementos en un sitio, los resultados se mostrarn en una lista en la pgina "Buscar en todos los eRooms". Los elementos de la lista de resultados que coincidan con los criterios de texto o fecha aparecern ordenados en funcin de la relevancia. La relevancia se basa en la exactitud con la que el elemento cumple los criterios; por ejemplo, el ttulo del elemento se ordenar por encima de un texto descriptivo, una cadena de texto que se repita frecuentemente se ordenar por encima de una que se repita poco, etc. Adems, las etiquetas de las columnas de la lista de elementos que cumplan los criterios de texto muestran:

el nombre del elemento y el estado de no ledo la fecha en la que se modific el elemento el propietario (o propietarios) del elemento el contenedor principal del elemento (si no est en el nivel superior del eRoom) el eRoom en el que se encontr el elemento

Haga clic en un elemento para abrirlo.

eRoom y Microsoft Office

Integracin de eRoom y Office
eRoom se integra estrechamente con Microsoft Office 98/2000/XP/2003. Puede:

Ejecutar eRoom desde Outlook, para convertir Outlook en su "escritorio" personal y poder realizar seguimiento de los correos electrnicos, tareas, contactos y eRooms del proyecto. Sincronizar las tareas de eRoom (de bases de datos de tareas y planes de proyecto) y eventos del calendario con Outlook para coordinar el trabajo y mantener actualizados los proyectos.

Archivos de eRoom y Office

Las aplicaciones de Office pueden guardar documentos en formato HTML, de forma que cualquier usuario con un explorador Web puede utilizarlos. Si desea leer un documento, eRoom lo abrir en el explorador. Si desea editarlo, eRoom lo abrir en la aplicacin adecuada.

eRoom y Outlook

Para crear un acceso directo para ejecutar eRoom desde Outlook:

1. Abra Outlook y asegrese de que la barra de Outlook (Ver > Barra de Outlook) se muestre en la ventana del programa. 2. Abra el eRoom en el explorador Internet Explorer (IE). 3. Coloque las ventanas del explorador y de Outlook de manera que pueda ver tanto la barra de Outlook como el cuadro de direcciones de IE. 4. En la ventana del explorador del eRoom, seale el icono de IE en el cuadro de direcciones, arrstrelo hasta la barra de Outlook y colquelo donde desee. 5. Haga clic con el botn secundario en la direccin URL del icono y cmbiele el nombre, si lo desea, por el nombre del eRoom, por ejemplo. Cuando haga clic en el icono, se abrir la pgina de inicio de sesin del eRoom en un panel dentro de la ventana de programa de Outlook. Consulte tambin: Configurar el Monitor para que funcione con el Sincronizador de Outlook para obtener ms informacin sobre la configuracin del Monitor de eRoom para sincronizar planes de proyecto, calendarios y bases de datos de tareas de eRoom con Outlook.

Trabajar con elementos

Acerca de los elementos
Los elementos de los eRooms son los pilares de los proyectos. Contienen toda la informacin del proyecto y forman la estructura para la organizacin del trabajo. Cada elemento de eRoom tiene un conjunto exclusivo de propiedades que define su propsito y describe sus caractersticas. Todos los elementos tienen un nombre o ttulo, lo que permite identificarlos fcilmente. Cuando se crea un elemento, el asistente Crear le gua en el proceso de definicin de las propiedades iniciales.

Tipos de elemento estndar

A continuacin se presentan los tipos de elemento de eRoom que se pueden crear (a excepcin de la papelera de reciclaje): Tipo Carpeta Icono Descripcin Puede ocultarse? Pgina que contiene otros elementos y en la S. que puede crear, almacenar y organizar elementos. Las carpetas de eRoom son como las carpetas del escritorio o de un archivador. Conversacin con varias personas formada por S, pero no los temas

Discusin

Nota Encuesta

Calendario

Plan de proyecto

Base de datos

Otro archivo

Enlace Escritorio

Papelera de reciclaje

distintos temas individuales. Puede incluir individuales. anexos, comentarios anidados y votos. Pgina de texto sencilla con reas para S, pero no los comentarios comentarios y anexos. individuales. Pgina para votar. Puede realizar una pregunta S, pero no los votos individuales. al equipo, especificar opciones de votacin, reunir votos y mostrar los resultados en una tabla. Sencillo calendario de equipo, con vistas de S, pero no los eventos listas mensuales, semanales y eventos actuales. individuales. Adems permite la sincronizacin con Outlook (slo en el componente). Sencillo programa de proyecto con un S, pero no las tareas individuales. diagrama de Gantt y que, slo con el componente, permite la sincronizacin con Outlook. Podr agrupar y filtrar las tareas del proyecto e informar del progreso real. Coleccin organizada de informacin S, pero no las entradas de relacionada con un tema o propsito en base de datos individuales ni concreto, como por ejemplo, realizar un los pasos de una base de seguimiento de los registros de clientes o datos de proceso de administrar el inventario de una librera. aprobacin. Cualquier archivo que pueda incorporarse al S, pero no las versiones a las eRoom desde el escritorio o disco; por que se han realizado un ejemplo, de Microsoft Word, Excel o seguimiento de versiones PowerPoint. individual. Acceso directo a un archivo o pgina del S. eRoom, a otro eRoom o a un sitio Web. Resumen de la informacin en una o varias S. bases de datos, calendarios o planes de proyecto. Los escritorios tambin se pueden mostrar en la pgina Mis eRooms. Contenedor en el que se almacenan los No. elementos eliminados hasta que se copien fuera de la papelera, hasta que se eliminen o hasta que el coordinador del eRoom vace la papelera.

Nota: No se puede ocultar la pgina principal de un eRoom.

Trabajar con elementos

Puede agregar o crear elementos en eRoom. Consulte tambin: Agregar archivos a eRoom en el tema Archivos Slo con el componente: Puede arrastrar y colocar un archivo o carpeta desde el escritorio de Windows hasta un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos de eRoom.

Para crear un elemento

1. Vaya al lugar en el que desee crear el elemento. 2. En la barra de botones de la pgina principal del eRoom, haga clic en O bien, en la barra de botones de una carpeta, haga clic en .

Otra opcin es, en la barra de comandos de un cuadro de elementos o cuadro para anexos, hacer clic en "crear". Tambin puede hacer clic con el botn secundario en un rea vaca de un cuadro de elementos o cuadro para anexos y, a continuacin, seleccionar "Crear elemento". Se abrir la pgina Crear. 2. Seleccione un elemento. Si selecciona "Otro archivo", se abrir la pgina Agregar archivo para que pueda cargar un archivo. Si va a crear un elemento en una carpeta, puede que haya elementos de plantilla (versiones personalizadas de elementos estndar de eRoom) entre las posibles opciones. Se abrir la pgina o asistente para ese tipo de elemento y le guiar a travs de los parmetros necesarios y opcionales que permiten definir el elemento. 3. Complete el asistente. Se crear el elemento. Consulte tambin: Acerca del control de acceso ms abajo para obtener informacin acerca de la configuracin de acceso predeterminada para los nuevos elementos que cree.

Para abrir un elemento:

En el cuadro de elementos, cuadro de anexos o mapa, haga clic en el elemento para abrir su pgina. O bien, haga clic con el botn secundario en el icono del elemento y elija "Ver" en el men emergente.

Se abrir la pgina del elemento.

Para editar un elemento:

Haga clic en

en la parte superior de la pgina del elemento, junto al nombre.

O bien, en el cuadro de elementos, en el cuadro de anexos o en el mapa, haga clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccione "Editar" en el men emergente. Se abrir la pgina Editar del elemento. O bien, en el caso de los elementos que cree con un asistente (como encuestas y bases de datos), se abrir una pgina del asistente que le pedir que seleccione de entre una lista de acciones especficas del elemento.

Para eliminar un elemento:

En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro de anexos, haga clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccione "Eliminar" en el men emergente. O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificacin que hay junto al elemento y haga clic en "eliminar" en la barra de comandos. Otra posibilidad es, en la pgina de un elemento, hacer clic en el icono de eliminacin ( ) para eliminar uno de los comentarios o votos. Cuando se elimina un elemento, ste se enva a la papelera de reciclaje del eRoom, donde permanecer hasta que lo restauren o lo eliminen permanentemente.

Nota: Tambin puede arrastrar y colocar elementos del eRoom desde y hasta la papelera.

Para mover un elemento:

1. En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro de anexos, haga clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccione "Cortar" en el men emergente. O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificacin que hay junto al elemento y haga clic en "cortar" en la barra de comandos. El nombre del elemento aparecer atenuado, lo que indica que se ha cortado. 2. Dirjase al sitio donde desee desplazar el nuevo elemento y, en el cuadro de elementos, haga clic con el botn secundario en un rea vaca y seleccione "Pegar" en el men emergente. O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos, haga clic en "Pegar" en la barra de comandos.

Otra posibilidad es, en el mapa, hacer clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccionar "Pegar" en el men emergente. Los elementos que se muevan conservarn la configuracin de control de acceso. Nota: Tambin puede arrastrar un elemento y colocarlo en una nueva ubicacin.

Para copiar un elemento:

1. En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccione "Copiar" en el men emergente. O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificacin que hay junto al elemento y haga clic en "copiar" en la barra de comandos. 2. Vaya al sitio donde desee pegar el nuevo elemento copiado y, en el cuadro de elementos, haga clic con el botn secundario en un rea vaca y seleccione "Pegar" en el men emergente. O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos, haga clic en "Pegar" en la barra de comandos. Otra posibilidad es, en el mapa, hacer clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccionar "Pegar" en el men emergente. Para pegar un elemento en la pgina principal de un eRoom, haga clic con el botn secundario en el icono ( ) que hay junto al nombre del eRoom y seleccione "Pegar" en el men emergente. Consulte tambin: Acerca del control de acceso ms abajo para obtener informacin sobre la configuracin de acceso predeterminada para los nuevos elementos que copie y pegue.

Para elegir un icono diferente para un elemento:

1. Al crear o editar un elemento, haga clic en "cambiar icono" en el asistente Crear o en la pgina Editar elemento. Se abrir la pgina Cambiar icono y eRoom mostrar un conjunto de iconos disponibles para ese tipo de elemento. 2. Haga clic en el que desee utilizar y, a continuacin, en "Aceptar".

Para cambiar el nombre de un elemento:

En el mapa, en el cuadro de elementos o en el cuadro de anexos, haga clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccione "Cambiar nombre" en el men emergente. O bien, puede editar un elemento y cambiarle el nombre o el ttulo.

Acerca del control de acceso a elementos

Todos los miembros que puedan acceder a un nuevo elemento que se cree podrn abrirlo, pero slo el usuario (propietario) podr editarlo. Puede cambiar la configuracin de acceso predeterminada cuando cree un elemento (excepto en enlaces y otros archivos) o bien ms adelante, cuando lo edite. En el caso de un contenedor (como una carpeta, calendario o base de datos), puede cambiar la configuracin de propietario inicial, que determina la lista Editar predeterminada de los elementos secundarios del contenedor. Por tanto, todos los nuevos elementos de ese contenedor tendrn la lista Abrir definida como "Todos los miembros que puedan acceder a l" (que es lo normal), mientras que la lista Editar estar determinada por la configuracin de propietario inicial del elemento principal. Nota: Si copia y pega un elemento, la copia conserva la lista Abrir del elemento original.

Acerca de los elementos ocultos

Puede que algunos de los elementos con los que trabaja contengan informacin confidencial (por ejemplo, un informe de nminas) que desea que est disponible slo para un subconjunto de miembros del eRoom. Si es propietario de ese tipo de elementos, puede restringir los derechos de acceso que tienen los miembros para abrirlos. Para lograr una mayor confidencialidad (por ejemplo, para planes de reestructuracin corporativos), puede ocultar elementos a fin de que los miembros no puedan abrirlos ni verlos. Estos miembros no podrn ver los elementos ocultos en el cuadro de elementos ni en el rea de anexos, mapa, resultados de la bsqueda, notificaciones por correo electrnico, pgina de calendarios, pgina de resumen de base de datos, etc. Si puede abrir elementos que estn ocultos para otros miembros, se mostrarn en un rea aparte del cuadro de elementos (o del rea de anexos) llamada "Sus elementos ocultos". Nota: No hay un rea aparte para elementos ocultos ni en la pgina Eventos, ni en la papelera de reciclaje ni en los resultados de bsqueda. Los elementos ocultos que se puedan abrir se muestran de la forma habitual en el mapa, en los resultados de la bsqueda, en las notificaciones por correo electrnico, etc. con las siguientes excepciones:

En la columna de tamao de un cuadro de elementos en la vista detallada, el recuento de elementos no incluye los elementos ocultos que haya dentro del contenedor. En las bases de datos, los campos de registro de cambios nunca muestran entradas para los cambios efectuados en anexos mientras estn ocultos. Las entradas de los registros de cambios guardadas antes de ocultar el elemento se reservan, y se reanudan (o comienzan) cuando el elemento deja de estar oculto.

Para miembros con derechos de apertura para elementos ocultos, tampoco aparecern:

en la lista de elementos disponibles como elementos de plantilla como elementos de plantilla en la pgina Crear en cuadros de dilogo de destinos de distribucin

En el caso de miembros sin derechos de apertura para elementos ocultos, la opcin "siguiente no ledo" no permitir ir a esos elementos y no se podrn sincronizar con Outlook tareas en bases de datos ocultas ni eventos de calendarios ocultos.

Modificar la vista de elementos

Puede cambiar el modo en el que eRoom muestra los elementos en el cuadro de elementos.

Para cambiar la vista de elementos:

En la barra de comandos, haga clic en uno de los siguientes botones: : muestra los elementos como iconos grandes con etiquetas para los nombres. : muestra los elementos en una lista de iconos pequeos con nombre. : muestra los elementos en una lista detallada de pequeos iconos con columnas para el nombre, la fecha de modificacin, el propietario y el tamao. En la vista detallada puede acceder a todos los comandos de la barra de comandos.

En la vista de iconos grandes, en la vista de iconos pequeos y en la vista detallada, puede hacer clic con el botn secundario en los iconos para que se muestre el men emergente. Tambin puede arrastrar y colocar elementos. En la vista detallada, las casillas de verificacin aparecern junto a cada elemento para que pueda marcar uno o ms elementos y utilizar los comandos de la barra de comandos.

Para ordenar elementos en una vista detallada:

1. Cuando se muestren los detalles de los elementos en el cuadro de elementos, haga clic en un encabezado de columna para ordenar los elementos por nombre, fecha de modificacin, propietario o tamao. 2. Vuelva a hacer clic en el mismo encabezado para invertir el orden de ascendente a descendente (o viceversa).

Para definir la vista de elementos predeterminada:

En la esquina inferior derecha del cuadro de elementos, haga clic en el botn para guardar la configuracin ( ). De este modo se guarda la vista actual para las sesiones (inicio de sesin) del explorador y, adems, la guarda como la vista predeterminada de este cuadro de elementos para todos los miembros del eRoom.

Nota: Slo puede definir la vista predeterminada de un cuadro de elementos si dispone de derechos de edicin para esa pgina.

Utilizar arrastrar y colocar en eRoom

Puede arrastrar y colocar elementos desde el mapa hasta un cuadro de elementos o cuadro de anexos, desde un cuadro de elementos o de anexos hasta el mapa o de un lugar del mapa a otro. Tambin puede arrastrar y colocar elementos de eRoom desde la papelera de reciclaje a cualquier otro lugar y viceversa. En la siguiente tabla se explican resumidamente las convenciones para arrastrar y colocar en eRoom. Los asteriscos (*) indican las acciones que requieren el componente. Los elementos que pueden tener anexos son: notas, encuestas, temas de discusin, entradas de base de datos, tareas de plan de proyecto, calendarios y eventos del calendario. Nota: No puede colocar elementos en el rea de "elementos ocultos" del cuadro de elementos.

Arrastrar Carpetas de eRoom.

Colocar Accin Cuadro de elementos, carpeta o un Se mueve si est en el mismo eRoom. cuadro para anexos de un elemento. Se realiza una copia si est en un eRoom distinto. *Fuera de eRoom. Se crean carpetas, se realizan copias de archivos y subdirectorios. Archivos de eRoom. Cuadro de elementos, carpeta o un Se mueve si est en el mismo eRoom. cuadro para anexos de un elemento. Se realiza una copia si est en un eRoom distinto. Se solicitar una sustitucin en caso de conflicto de nombre. Archivo de eRoom. Se solicitar una sustitucin. *Fuera de eRoom. Se realiza una copia. Enlaces de eRoom. Cuadro de elementos, carpeta o un Se mueve si est en el mismo eRoom. cuadro para anexos de un elemento. Se realiza una copia si est en un eRoom distinto. *Fuera de eRoom. Se crea un acceso directo a una direccin URL. *Archivos del escritorio. Cuadro de elementos, carpeta o un Se realiza una copia. Se solicitar una cuadro para anexos de un elemento. sustitucin en caso de conflicto de nombre. Archivo de eRoom. Se solicitar una sustitucin. *Carpetas del escritorio. Cuadro de elementos, carpeta o un Se realiza una copia. Se solicitar que cuadro para anexos de un elemento. se cree un conjunto de archivos en caso de conflicto de nombre. *Acceso directo a una direccin Cuadro de elementos, carpeta o un Se crea un enlace. URL desde el escritorio. cuadro para anexos de un elemento.

Nota: Slo puede arrastrar y colocar un tema de discusin hasta una discusin, un evento del calendario hasta un calendario, una entrada de base de datos hasta una base de datos y una tarea de plan de proyecto hasta un plan de proyecto.

Imprimir elementos
Adems de poder imprimir cualquier pgina de eRoom con el comando Imprimir del explorador, eRoom proporciona mejoras de impresin para determinados elementos. Para una base de datos, escritorio o plan de proyecto, puede imprimir lo que muestra el elemento actualmente. En la barra de comandos de uno de estos elementos, haga clic en "vista de impresin" para mostrar una pgina de vista de impresin que slo muestre la base de datos, el escritorio o el contenido de plan de proyecto. El grfico de titular se muestra en esta pgina, aunque no se muestran los controles especficos en lnea como el mapa, los iconos y los botones. La vista de impresin tambin refleja cualquier grupo o filtrado vigente. Cada pgina de vista de impresin puede tener hasta 1000 filas. El contenido de la pgina de vista de impresin podra imprimirse en varias hojas de papel. Si una base de datos tiene ms de 1000 filas, eRoom crea varias pginas de impresin a las que se puede desplazar para imprimir todo el contenido. Siga las instrucciones (que no sean de impresin) en una pgina de vista de impresin para imprimir el contenido de una base de datos, escritorio o elemento de plan de proyecto. Slo para las bases de datos y los escritorios, puede hacer clic en "elegir columnas" para seleccionar las columnas que se van a ocultar o mostrar en la salida de impresin. Para los planes de proyecto en vista Gantt, puede imprimir todo el proyecto o un intervalo de fechas especificado. Una vez est preparado para enviar la pgina a una impresora, haga clic en "imprimir" para abrir el cuadro de dilogo Imprimir del explorador. Haga clic en "cancelar" para volver a la pgina del elemento sin imprimir. Si una base de datos no entra dentro de una pgina impresa, puede desplazarse a pginas siguientes utilizando los enlaces de pginas numerados que se proporcionen e imprimiendo cada uno. Si el contenido se imprime en sentido vertical en las distintas pginas, los encabezados de columnas se repetirn en cada pgina.

Carpetas
Acerca de las carpetas
Una carpeta es un contenedor polivalente en el que se puede organizar el trabajo (ejemplo). Al crear o editar una carpeta, se establecern las propiedades siguientes en la pgina Crear/Editar carpeta:



el nombre de la carpeta: obligatoria una descripcin opcional de la carpeta si los miembros pueden agregar comentarios y votar en la carpeta (inicialmente activada) si los archivos de la carpeta son un conjunto conectado (inicialmente desactivada) la configuracin de control de acceso de la carpeta el aspecto que tendr el icono de la carpeta si la carpeta tiene elementos de plantilla (no disponibles para carpetas enlazadas) si la carpeta tiene botones de distribucin (no disponibles para carpetas enlazadas)

Slo en el componente: Puede arrastrar fuera o dentro del eRoom una carpeta y toda la jerarqua de archivos de sta con una sola operacin. Cuando arrastre una carpeta hacia fuera, eRoom crear una carpeta de escritorio, copiar los archivos en ella y repetir el proceso con cada subcarpeta. Tambin puede arrastrar una jerarqua de archivos hasta eRoom con una sola operacin. Cuando arrastre una nueva carpeta, eRoom le preguntar si desea que el contenido sea un conjunto conectado.

Conjuntos de archivos conectados en carpetas

Si se conecta un conjunto de archivos, se establece una relacin entre esos archivos de modo que podr trabajar con ellos como si fueran una sola unidad. Una carpeta con archivos conectados slo puede contener archivos. Por tanto, con un conjunto de archivos conectados, no estar disponible el comando "crear" en la carpeta (pero podr agregar y pegar otros archivos). Del mismo modo, una carpeta que contenga archivos y otros elementos (como otras carpetas) no dispondr de ninguna opcin para conectar los archivos como un conjunto.

Para conectar archivos de una carpeta:

1. Cree o edite una carpeta. 2. En la pgina Crear carpeta o Editar carpeta, marque la casilla de verificacin "Ver y editar los archivos de esta carpeta como un solo conjunto conectado". 3. Haga clic en "Aceptar". En el cuadro de elementos de la carpeta se ver el siguiente mensaje "Los archivos de esta carpeta se ven y editan como un nico conjunto conectado". Slo en el componente: Si se edita un archivo en un conjunto conectado, se abrir slo el archivo individual y se reservarn para edicin todos los archivos de ese conjunto conectado. Cuando se edite y se vuelva a cargar el archivo en el eRoom, se liberar la reserva de edicin de ese archivo y de todos los archivos del conjunto conectado. Slo en el explorador: Puede conectar un conjunto de archivos de una carpeta, pero deber descargarlos y cargarlos de uno en uno. Consulte tambin: Editar sin conexin (slo en el componente)

Control de acceso en carpetas

Las carpetas tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que los elementos que contienen. Al crear o editar una carpeta, puede:

Definir las propiedades de control de acceso de la carpeta. Especificar la configuracin de propietario inicial en la carpeta, lo que determina la lista Editar predeterminada de los nuevos elementos que se creen en la carpeta.

Consulte tambin: Controlar el acceso a la informacin

Elementos de plantilla en carpetas

Adems de los elementos estndar que ofrece eRoom, puede crear elementos de plantilla personalizados segn las necesidades laborales. Constituyen un mtodo sencillo de reproducir elementos comunes como agendas de reunin o informes de gastos (ejemplo). Puede agregar un elemento de plantilla a una carpeta, as como editar o eliminar elementos de plantilla existentes.

Para agregar un elemento de plantilla a una carpeta:

1. Al crear o editar la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla" en la pgina Crear o Editar de la carpeta. 2. En la pgina Elementos de plantilla, haga clic en "Agregar". 3. En la pgina Agregar elemento de plantilla: o Escriba un nombre para el elemento de plantilla. o En la lista de elementos del eRoom, seleccione uno para que funcione como plantilla. (Tenga en cuenta que necesita tener al menos derechos de apertura para cualquier elemento oculto que aparezca en esta lista). o Haga clic en "Aceptar". 4. En la pgina Elementos de plantilla, haga clic en "Aceptar". La prxima vez que cree un elemento en la carpeta, la pgina Crear incluir el elemento de plantilla como una de las opciones.

Para editar un elemento de plantilla de una carpeta:

1. Cuando edite la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla". 2. En la pgina Elementos de plantilla, seleccione el nombre de una plantilla y haga clic en "Editar". 3. En la pgina Editar elemento de plantilla, puede: o Escribir un nuevo nombre para la plantilla. o Seleccionar un nuevo elemento del eRoom para que funcione como plantilla. o Cuando termine de editar las propiedades del elemento de plantilla, haga clic en "Aceptar". 4. En la pgina Elementos de plantilla, haga clic en "Aceptar".

Para eliminar un elemento de plantilla de una carpeta:

1. Cuando edite la carpeta, haga clic en "elementos de plantilla". 2. En la pgina Elementos de plantilla, seleccione el nombre de una plantilla y haga clic en "Quitar". 3. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminacin del elemento de plantilla en el asistente Crear de la carpeta. 4. Haga clic en "Aceptar" para cerrar la pgina Elementos de plantilla.

Distribuir elementos
En algunas carpetas, puede mover elementos en funcin de una ruta predefinida denominada distribucin. Esta distribucin est compuesta por una o ms ubicaciones de destino de un eRoom a las que puede enviar elementos. Normalmente, se distribuye un elemento cuando est asociado con algn tipo de flujo de trabajo, como un proceso de aprobacin (ejemplo). Una carpeta tiene distribuciones asociadas a ellas slo si el creador las ha especificado. En ese caso, un botn de distribucin aparecer en la barra de comandos de los elementos que haya en ese contenedor. Sugerencia: Entre las formas habituales de utilizar botones de distribucin se incluyen un proceso de captacin de candidatos (cualificado, expediente archivado, pantalla de telfono, etc.) y un proceso de informe de problemas (urgente, pendiente, cerrado, etc.).

Para distribuir un elemento:

1. En una carpeta, seleccione un elemento del cuadro de elementos. 2. En la barra de comandos, haga clic en el nombre del botn de distribucin que corresponde a la ubicacin de destino a la que desee enviar el elemento. eRoom enviar el elemento a la carpeta de destino. Puede agregar un botn de distribucin cuando cree una carpeta, as como editar o eliminar botones de distribucin existentes.

Para agregar un botn de distribucin:

1. Al crear o editar la carpeta, haga clic en "botones de distribucin" en el asistente Crear o en la pgina Editar. 2. En la pgina Botones de distribucin, haga clic en "Agregar". 3. En la pgina Agregar botn de distribucin: o Escriba un nombre para el botn de distribucin. o Especifique quin puede distribuir el elemento haciendo clic en el botn del selector de miembros ( ) que hay junto al cuadro Routers (Distribuidores). En la lista de carpetas, seleccione la carpeta de destino. (Tenga en cuenta que necesita tener al menos derechos de apertura para cualquier elemento oculto que aparezca en esta lista). o Haga clic en "Aceptar".
o

4. En la pgina Botones de distribucin, haga clic en "Aceptar". Aparecer un botn con el nombre que haya especificado en la barra de comandos de la carpeta. Si selecciona un elemento de esa carpeta y hace clic en el botn de distribucin, se enviar el elemento a la carpeta de destino.

Para editar un botn de distribucin:

1. Al editar la carpeta, haga clic en "botones de distribucin" en la pgina Editar. 2. En la pgina Botones de distribucin, haga clic en "Editar". 3. En la pgina Editar botn de distribucin, puede: o Escribir un nuevo nombre para el botn. o Cambiar el usuario que puede distribuir el elemento. Para ello haga clic en el botn del selector de miembros ( ) que hay junto al cuadro Routers (Distribuidores). o Seleccionar una nueva carpeta de destino. o Cuando termine de editar las propiedades del botn, haga clic en "Aceptar". 4. En la pgina Botones de distribucin, haga clic en "Aceptar".

Para eliminar un botn de distribucin:

1. Al editar la carpeta, haga clic en "botones de distribucin" en la pgina Editar. 2. En la pgina Botones de distribucin, seleccione el nombre del botn y haga clic en "Quitar". 3. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminacin del botn y, a continuacin, vuelva a hacer clic en "Aceptar" para cerrar la pgina Botones de distribucin. Sugerencia: Los botones de distribucin y los elementos de plantilla son tiles en conjunto para coordinar nuevos procesos o suavizar los existentes (ejemplo).

Discusiones
Acerca de las discusiones
Una discusin es una coleccin de temas. En una discusin, los equipos pueden conversar e intercambiar ideas durante un perodo prolongado. Las discusiones tienen sus propias transcripciones, de manera que puede hacer referencia a ellas posteriormente o utilizarlas para poner al da a un nuevo miembro del equipo con el fin de avanzar rpidamente en un proyecto. Nota: Para mantener una conversacin en tiempo real con otros miembros de eRoom (durante el perodo de tiempo que dura la sesin de inicio de sesin), utilice el intercomunicador. Cuando cree o edite una discusin, las propiedades de sta sern las siguientes:

el ttulo de la discusin: obligatoria



si los miembros pueden insertar respuestas jerarquizadas (respuestas directas a comentarios individuales) en los temas: inicialmente activada (slo cuando vaya a crear una discusin) una opcin para que el creador inicie el primer tema: inicialmente activada la configuracin de control de acceso de la discusin el aspecto del icono de la discusin

Temas de discusin
Un tema es una coleccin de comentarios y, opcionalmente, de encuestas incrustadas. Los temas tienen sus propias propiedades, en las que se incluyen:

el ttulo del tema: obligatoria el cuerpo de un comentario si los miembros pueden agregar anexos a la pgina de tema: inicialmente desactivada la configuracin de control de acceso del tema, que puede ser distinta a la de la discusin u otros temas

Para ir a un tema de discusin:

Dirjase a una pgina de discusin haciendo clic en su ttulo o icono que figura en el mapa o el cuadro de elementos. eRoom abrir la pgina Temas y mostrar automticamente el primer tema no ledo o, si se han ledo todos los temas, el primero por orden alfabtico.

En la pgina Temas, el contenido del tema aparece debajo del ttulo y los ttulos de los dems temas de la discusin aparecen en una lista situada en la parte superior.

Para ir a otro tema:

Haga clic en un ttulo de la lista situada en la parte superior de la pgina Temas.

O bien, vaya a la pgina del nivel superior de la discusin y, en el mapa o el cuadro de elementos, haga clic en un ttulo o icono de tema ( ). Dentro de un tema, puede crear una encuesta incrustada haciendo clic en el botn "votar". Una vez creada la encuesta, los miembros podrn votar haciendo clic en el botn Votar.

Para agregar un tema a una discusin:

1. En la parte superior de la pgina Temas, haga clic en el botn "iniciar un nuevo tema". 2. En la pgina Crear tema, rellene el ttulo y el cuerpo del primer comentario y especifique si el tema tendr un cuadro para anexos. 3. Modifique la configuracin de control de acceso o mantenga los parmetros predeterminados. 4. Haga clic en "Aceptar".

El tema se convertir en la pgina actual y el nuevo ttulo aparecer en la lista de temas de la discusin.

Comentarios en temas de discusin

En una discusin, puede aportar comentarios. Puede editar un comentario o tema propio haciendo clic en o bien eliminarlo haciendo clic en . ,

Para agregar un comentario a un tema:

1. En una pgina de discusin, haga clic en el botn "agregar un comentario". 2. En la pgina Crear comentario, rellene el ttulo y el cuerpo del comentario y, a continuacin, haga clic en "Aceptar". El comentario aparecer despus del ltimo comentario, incluso definido con el margen izquierdo del comentario que le preceda.

Para responder a un determinado comentario:

1. Junto al comentario al que desee responder, haga clic en . 2. En la pgina Crear comentario, rellene el ttulo y el cuerpo del comentario y, a continuacin, haga clic en "Aceptar". eRoom insertar sus observaciones debajo del comentario al que est respondiendo, con una sangra a la derecha.

Notas
Acerca de las notas
Una nota es una pgina de eRoom sencilla para redactar, editar y compartir informacin sin utilizar o requerir a otros miembros que tengan una aplicacin para hacerlo (ejemplo). Cuando cree o edite una nota, sus propiedades sern:

el ttulo de la nota: obligatoria el texto de la nota si los miembros pueden o no agregar comentarios y emitir votos en la pgina de la nota: inicialmente activada



si los miembros pueden o no agregar anexos a la nota: inicialmente activada las propiedades de control de acceso de la nota el aspecto del icono de la nota

Cuando se dirija a una pgina de nota, eRoom se desplazar automticamente al primer comentario no ledo, si hay alguno.

Encuestas
Acerca de las encuestas
Una encuesta es una pgina de eRoom que sirve para someter algo a votacin. Las encuestas ayudan a los equipos a llegar a conclusiones, ya que eliminan la necesidad de sostener discusiones abiertas y aceleran la toma de decisiones. Puede crear una encuesta, editar una encuesta y votar en una encuesta. Cuando una encuesta forma parte de otro elemento (como, por ejemplo, de un tema de discusin), se dice que la encuesta est incrustada. Si no es as, la encuesta es independiente.

Crear una encuesta

El proceso para crear una encuesta independiente es el mismo que se sigue para crear cualquier otro elemento. Cuando seleccione el elemento encuesta en la pgina Crear, se abrir el asistente Crear una encuesta, que le guiar por los tres pasos que conforman el proceso de configuracin de encuestas. Para realizar una encuesta con otro elemento, haga clic en para iniciar el asistente Crear una encuesta.

Nota: El botn "votar" est disponible en los elementos que tienen activada la opcin Incluir espacio para comentarios y votos. Los elementos de discusin siempre incluyen este botn.

Crear encuesta: pgina de ttulo

1. D un ttulo a la encuesta. 2. Elija entre formular Slo una (opcin predeterminada) o Ms de una pregunta. 3. Cambie cualquiera de las siguientes propiedades haciendo clic en el botn correspondiente:
o o

Configuracin de control de acceso de la encuesta Apariencia del icono de la encuesta

4. Haga clic en "Siguiente" para ir a la siguiente pgina del asistente.

Crear encuesta: pgina de adicin de preguntas

1. Escriba la (primera) pregunta. 2. En lneas distintas, rellene las opciones que tendrn los miembros para responder.

3. Si desea que los miembros puedan ofrecer sus propias respuestas, marque la casilla de verificacin "Permitir votos por escrito". 4. Si desea que los miembros puedan ofrecer ms de una respuesta, marque la casilla de verificacin "Permitir varios votos". 5. Si se trata de una sola pregunta, haga clic en "Siguiente" para ir a la siguiente pgina del asistente. Si se trata de varias preguntas, haga clic en "Siguiente" para dirigirse a la siguiente pgina de pregunta en blanco y rellnela. Repita estos pasos hasta que termine de agregar preguntas. Para avanzar a la siguiente pgina del asistente, haga clic en "Siguiente" para dirigirse a la siguiente pgina de pregunta en blanco y, a continuacin, haga clic en "Siguiente" sin cambiar ningn campo.

Crear encuesta: pgina de configuracin de la visualizacin

1. Seleccione quin puede ver el nmero total de votos que reciba cada opcin: cualquiera, slo quienes voten o slo usted y los coordinadores de eRoom. Si los miembros no pueden ver los votos totales de cada opcin, slo vern el nmero total de votos emitidos. Esta opcin puede resultar de utilidad si desea impedir que los votantes se vean influidos por las elecciones de otros miembros, o bien si desea mantener en secreto el recuento de votos. 2. Si desea que eRoom clasifique los totales de modo que las opciones con el mayor nmero de votos aparezcan en primer lugar, deje marcada la casilla de verificacin de la opcin "Clasificar...". Esta opcin permite clasificar las opciones en orden de preferencia. As, por ejemplo, podr saber de un vistazo si hay un claro ganador en la encuesta o si los votos estn distribuidos de manera uniforme. Quite la marca de la casilla de verificacin si desea que las opciones aparezcan en el mismo orden en que se presentan en la encuesta, seguidas por el nmero de votos que reciban. 3. Seleccione quin puede ver cmo han votado los miembros: cualquiera, slo quienes voten o slo usted y los coordinadores de eRoom. Esta opcin permite controlar el grado de anonimato de la votacin. La confidencialidad entre votantes puede aumentar la tasa de participacin en las encuestas y, a veces, induce a dar respuestas ms sinceras. 4. Si no desea que la encuesta incluya espacio para comentarios de los miembros o anexos, quite la marca de las casillas de verificacin de estas opciones, que, de forma predeterminada, aparecen marcadas. 5. Haga clic en "Aceptar" para terminar de crear la encuesta.

Votar en una encuesta

Puede emitir un voto en una encuesta siempre que tenga los derechos adecuados y la votacin siga abierta. Una vez que vote, podr revisar sus opciones, si la encuesta permite ver el propio voto (es decir, a menos que slo se muestren los totales de los votos).

Para votar en una encuesta:

1. Si recibe un mensaje de correo electrnico solicitndole que vote en una encuesta, haga clic en el enlace para dirigirse a esa pgina. O bien, dirjase a una encuesta independiente haciendo clic en su nombre o icono, en una pgina de eRoom. O bien, en una pgina de elementos con una encuesta incrustada, busque la palabra Encuesta en negrita. 2. Haga clic en el botn Votar para abrir el cuadro de dilogo del mismo nombre. Aparecer una pregunta en la parte superior. Si hay varias preguntas, eRoom mostrar tambin cul, de entre el nmero total de preguntas, se est formulando (por ejemplo, 1 de 2). 3. Emita su voto de la siguiente forma: o Si slo se le permite una opcin, elija la respuesta seleccionando el botn de opcin. o Si puede seleccionar ms de una, marque las casillas de verificacin situadas junto a las opciones. o Si se permite emitir votos por escrito, puede escribir la respuesta en el cuadro de texto.
o o o o

Haga clic en "Siguiente" para responder una serie de preguntas. Haga clic en "Anterior" para revisar una opcin anterior. Haga clic en "Cancelar" para descartar el voto. Haga clic en "Aceptar" despus de responder una sola pregunta o cuando responda la ltima de una serie de preguntas. El cuadro de dilogo de votacin se cerrar y volver a la pgina de la encuesta.

Nota: En el caso de encuestas que tengan varias preguntas, puede responder tantas preguntas como desee. No obstante, si responde al menos una, eRoom registrar como "(ninguno)" las opciones de las preguntas que deje en blanco. Si no responde ninguna de las preguntas, no se registrar ningn voto en la encuesta.

Para revisar el voto:

1. Dirjase a la encuesta y vuelva a hacer clic en "Votar". O bien, si la encuesta muestra cmo ha votado, haga clic en el icono de edicin ( ) situado junto a su voto.

2. Revise su voto de la siguiente forma: o Cambie la primera respuesta. o Haga clic en "Siguiente" para cambiar varias respuestas. o Haga clic en "Anterior" para revisar una opcin anterior. o Haga clic en "Cancelar" para descartar las opciones revisadas y mantener el voto anterior. o Haga clic en "Aceptar" despus de revisar una sola pregunta o cuando revise la ltima de una serie de preguntas.

Nota: Para eliminar el voto si la encuesta muestra cmo ha votado, haga clic en el icono de eliminacin ( ) situado junto a su voto.

Editar una encuesta

Puede editar una encuesta incluso si ya se han emitido votos. Al hacerlo, se abrir un cuadro de dilogo de edicin con varias selecciones, en el que podr elegir las siguientes acciones:

Cambiar el nombre de la encuesta, a menos que sta est incrustada. Editar una pregunta (o la nica pregunta). Agregar preguntas. Eliminar una pregunta (slo en encuestas con varias preguntas; las encuestas de una sola pregunta se eliminan igual que cualquier otro elemento). Cambiar la configuracin de visualizacin. Cerrar la votacin de una encuesta con votos emitidos o reabrir una encuesta cerrada para votar.

Los siguientes pasos dependen de lo que desee hacer. Las instrucciones de las pginas siguientes le ayudarn a realizar las acciones pertinentes.

Editar o agregar una pregunta

Si edita o agrega una pregunta, eRoom le pedir que elija entre:

Conservar los votos existentes. Eliminar los votos existentes y reiniciar la encuesta. Eliminar los votos existentes, reiniciar la encuesta y enviar un mensaje de correo electrnico a los miembros que hayan votado pidindoles que voten otra vez.

Si elige eliminar los votos existentes, tendr una oportunidad para confirmar la accin antes de que eRoom elimine los votos y las opciones escritas. Si elige advertir por correo electrnico a los votantes anteriores de que va a eliminar y reiniciar una encuesta, puede editar el mensaje antes de que eRoom lo enve. Nota: Si edita o elimina opciones en una pregunta de la encuesta y no reinicia sta, los votos emitidos a favor de las opciones obsoletas seguirn mostrndose en la encuesta.

Eliminar una pregunta

Si elige eliminar una pregunta, tendr una oportunidad para confirmar la accin antes de que eRoom elimine la pregunta y todos sus votos.

Cerrar o reabrir una encuesta

Una vez que los votos estn emitidos, tal vez desee cerrar permanentemente una encuesta cuando se cumpla el plazo mximo para votar (si tal plazo existe) o "congelar" una encuesta y archivar sus votos. Tal vez prefiera cerrar temporalmente una encuesta en la que se hayan emitido votos con el fin de cambiar sus propiedades o para editar o agregar una pregunta.

Para cerrar una encuesta:

1. En la pgina Editar la encuesta, seleccione Cerrar la votacin. 2. Tendr la opcin de ajustar la configuracin de visualizacin de la encuesta. Cuando haga clic en "Aceptar", eRoom establecer la encuesta como slo lectura y, en lugar del botn Votar, aparecer un aviso en la parte superior de la pgina informando de que la encuesta est cerrada.

Para reabrir una encuesta:

1. En la pgina Editar la encuesta, seleccione Reanudar la votacin. 2. Al igual que cuando cerr la encuesta, tendr la opcin de ajustar la configuracin de visualizacin de la encuesta. Cuando haga clic en "Aceptar", eRoom quitar la configuracin de slo lectura y el botn Votar volver a aparecer en la pgina, tras lo cual se podr reanudar la votacin.

Calendarios
Acerca de los calendarios
Un calendario es un elemento de eRoom en el que se programan eventos individuales y de equipo. Un evento de calendario ofrece detalles de una ocasin en concreto, como, por ejemplo, si es un evento que se produce una vez o un evento que se repite. Los eventos tambin son elementos con sus propias pginas y propiedades (icono, ttulo, descripcin, etc.). Puede crear escritorios de calendario en el eRoom que resuman y muestren eventos de uno o varios orgenes de datos del calendario. La pgina Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la que puede ver y organizar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo, Mis eRooms ofrece una ubicacin central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente en varios eRooms. Slo con el componente: Puede sincronizar eventos en el calendario de eRoom con el calendario de Outlook.

Propiedades del calendario

Al crear o editar un calendario, sus propiedades son las siguientes:



El ttulo del calendario: obligatoria El da designado como primero de la semana (lunes o domingos) Una descripcin del calendario Si los miembros pueden hacer comentarios y emitir votos en la pgina del calendario: inicialmente activado La configuracin de control de acceso del calendario El aspecto del icono del calendario

Propiedades de eventos del calendario

Los eventos del calendario tienen las siguientes propiedades:

El ttulo del evento (obligatorio) La fecha del evento (obligatoria) La fecha de inicio, la duracin y si el evento se repite (y si es as, con qu frecuencia) Los miembros del eRoom participantes y los participantes que no sean miembros Una descripcin del evento Si los miembros pueden hacer comentarios y emitir votos en la pgina del evento (inicialmente activado) Si los miembros pueden agregar anexos a la pgina del evento (inicialmente activado) La configuracin de control de acceso del evento

Control de acceso a calendarios

Los calendarios tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que los eventos individuales del calendario. Inicialmente, cualquiera que tenga acceso al calendario puede abrirlo, mientras que su creador (propietario) es el nico miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Al crear o editar un calendario, podr:

Establecer las propiedades de control de acceso para el calendario. Especificar la configuracin de propietario inicial del calendario, que determina la lista Editar predeterminada para los nuevos eventos.

En principio, los eventos del calendario tienen la misma configuracin de control de acceso que el calendario principal, aunque los propietarios de eventos existentes pueden modificar esta configuracin por separado. Consulte tambin: Controlar el acceso a la informacin

Trabajar con calendarios

Puede crear, editar las propiedades, cambiar el nombre, mover, abrir, eliminar y establecer notificaciones para los calendarios al igual que puede hacerlo con otros elementos del eRoom. En una pgina del calendario, puede ver eventos, desplazarse a una fecha distinta, buscar eventos particulares, mostrar slo los suyos o todos los eventos, cambiar y (opcionalmente) guardar la vista del calendario y establecer notificaciones para eventos concretos.

Desde cualquier pgina de eRoom, puede desplazarse a la lista de todos los eventos del calendario prximos.

Calendarios y la papelera de reciclaje

Cuando elimina un evento del calendario, ste se mueve a la papelera de reciclaje. Sin embargo, esos eventos siguen asociados con el calendario desde el que fueron eliminados. As pues, si elimina permanentemente un calendario de la papelera de reciclaje y la papelera tambin contena eventos previamente eliminados del mismo calendario, deber primero confirmar la eliminacin de esos elementos tambin.

Para ver un evento del calendario:

En la pgina del calendario que muestra el evento, haga clic en el icono del evento ( abra la pgina Evento (ejemplo).

) para que se

A partir de la pgina Evento, podr editar el evento o subir un nivel ( ) para volver a la pgina del calendario.

Para desplazarse por un calendario en la vista semanal o mensual:

1. Para desplazarse hacia delante y hacia atrs un mes o una semana a la vez, haga clic en los botones de mes o semana anterior y siguiente, situados en la parte superior de la pgina del calendario. 2. Para que se muestre una fecha particular, escrbala en el cuadro de texto "ir" que se encuentra en la parte superior de la pgina del calendario y, a continuacin, haga clic en "ir". 3. Para que se muestre la fecha de hoy, haga clic en el botn "hoy" situado en la parte superior de la pgina del calendario.

Para buscar eventos del calendario:

En el cuadro "buscar" que se encuentra en la parte superior de la pgina del calendario, escriba el texto que desee buscar en el ttulo de un evento y, a continuacin, haga clic en el botn "buscar". A continuacin: o En la vista mensual o semanal, el calendario muestra la pgina en la que se encuentra el siguiente evento coincidente. o En la vista de lista, los eventos se filtran para que slo se muestren los eventos coincidentes. o En la vista de lista, no se mostrarn eventos si no hay eventos coincidentes. En la vista mensual o semanal, un mensaje le indica que no hay eventos del calendario coincidentes.

Para mostrar slo sus eventos o todos los eventos:

1. Para que se muestren slo sus eventos, haga clic en "mo" en la parte superior de la pgina del calendario. 2. Para que se muestren todos los eventos programados en el calendario cuando slo se estn mostrando los suyos, haga clic en "todos".

Para cambiar la vista del calendario:

En la parte superior de la pgina del calendario, haga clic en uno de los botones siguientes para cambiar la vista (el procedimiento es similar al de cambiar la vista de un cuadro de elementos): - muestra un mes a la vez en la pgina del calendario - muestra una semana a la vez en la pgina del calendario - muestra la pgina del calendario como una lista de eventos con columnas para la fecha y hora de inicio, duracin y miembros participantes. Nota: Al cambiar las vistas se borran los criterios de bsqueda que hubiera en el cuadro "buscar".

Para establecer una notificacin para un calendario:

1. En el mapa o en el cuadro del elemento, haga clic con el botn secundario en el icono del calendario y seleccione Notificacin en el men desplegable. O bien, en el cuadro del elemento, marque la casilla de verificacin del calendario y, a continuacin, seleccione "notificacin" en la barra de comandos. Se abrir la pgina Notificacin en la que, adems de una opcin especfica de calendario, se ofrecen las mismas opciones que tiene para establecer una notificacin en cualquier otro tipo de elemento. 2. Marque la casilla de verificacin Slo incluir eventos en los que participe si desea recibir slo las notificaciones de correo electrnico que le impliquen.

Para establecer una notificacin para un evento del calendario particular:

En la pgina del calendario que muestra el evento, haga clic con el botn secundario en el icono del evento y seleccione Notificacin en el men desplegable. O bien, cuando se muestre en el calendario una lista de eventos, marque la casilla de verificacin del evento y, a continuacin, haga clic en "notificacin" en la barra de comandos. Se abrir la pgina Notificacin, que ofrece las mismas opciones que para establecer una notificacin en cualquier otro tipo de elemento.

Trabajar con eventos del calendario

Para programar un evento, ha de crear un elemento de evento y especificar sus propiedades. Los eventos ms sencillos ocurren una vez, pero puede crear eventos que se repitan tambin de forma regular. Una vez que cree un evento, puede editarlo o eliminarlo.

Consulte tambin: Eventos del calendario que se repiten y Elementos de eRoom que se pueden sincronizar con Outlook

Para programar un evento del calendario que ocurre una vez:

1. En la parte superior de la pgina del calendario, haga clic en el botn "nuevo evento" para abrir la pgina Crear evento. 2. Escriba un ttulo para el evento, como Reunin presupuestaria. 3. Escriba una fecha o utilice el selector de fecha ( ) para elegir una. 4. Especifique los participantes del evento. Se necesita al menos un participante de eRoom y el creador del evento es su miembro inicial. Para seleccionar ms miembros del eRoom, utilice el selector de miembros ( ). 5. Opcionalmente: o Escriba una hora de inicio (especificando a.m. o p.m.) y una duracin (en horas: minutos o slo horas). Si se trata de un evento que ocurre una sola vez, omita el botn "repeticin".
o

Escriba una descripcin del evento.

5. Mediante las casillas de verificacin apropiadas, decida si va a incluir espacio para comentarios y votos y un rea para anexos. 6. Para cambiar la configuracin de control de acceso, si desea que sea diferente de las propiedades de propietario inicial del calendario, utilice el botn "control de acceso". 7. Haga clic en "Aceptar" para crear el evento y volver a la pgina del calendario, que muestra el icono del evento en la fecha que especific. Consulte tambin: Para programar un evento del calendario que se repite

Para editar un evento del calendario:

1. En la pgina del calendario que muestra el evento, haga clic con el botn secundario en el icono del evento y seleccione Editar en el men desplegable. O bien, abra el evento y, en la parte superior de la pgina Evento, haga clic en el botn " abrir la pgina Editar evento. editar" para

La pgina Editar evento es la misma que Crear evento, pero con todos los valores del evento ya rellenos. 2. Cambie la configuracin del evento y, a continuacin, haga clic en "Aceptar" para actualizar el evento y volver a la pgina Evento. Para volver a la pgina Calendario desde la pgina Evento, haga clic en "subir un nivel" ( ). Consulte tambin: Para editar un evento del calendario que se repite

Para eliminar un evento del calendario:

1. En la pgina del calendario, haga clic con el botn secundario en el icono del evento ( ) y seleccione Eliminar en el men desplegable. O bien, cree una lista de todos los eventos haciendo clic en el botn "ver en forma de lista" ( ), marque la casilla de verificacin del evento que desee eliminar y, a continuacin, haga clic en "eliminar" en la barra de comandos. 2. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminacin y eRoom quitar el evento. Consulte tambin: Para eliminar un evento del calendario que se repite

Eventos del calendario que se repiten

Un evento que se repite es uno que ocurre regularmente; por ejemplo, diariamente durante un cierto nmero de das (como un congreso o unas vacaciones), semanalmente, mensualmente, etc. Los eventos del calendario que se repiten se crean de la misma forma que los eventos que se producen slo una vez, con un paso ms para ofrecer detalles sobre cmo se repite.

Para programar un evento que se repite:

1. En la parte superior de la pgina del calendario, haga clic en el botn "nuevo evento". 2. En la pgina Crear evento, adems de establecer todas las dems propiedades de un evento del calendario, haga clic en el botn "repeticin". 3. En la pgina Evento que se repite, cambie el parmetro de repeticin "Una vez" por el apropiado, de la siguiente forma: o Para un evento que ocurre cada semana, cada dos semanas o cada tres semanas, elija Cada [da de la semana], Cada dos [da de la semana] o Cada tres [da de la semana], respectivamente. o Para un evento que ocurre ms de una vez por semana, seleccione "En los das de la semana siguientes" y qu das de la lista. o Para un evento que ocurre mensualmente en un da determinado del mes, seleccione "En el da n de cada mes". Para n, elija en el men desplegable un da particular o "ltimo" para el ltimo da del mes. o Para un evento que ocurre en un da determinado de la misma semana cada mes, elija "En el n [da de la semana] de cada mes". Para n, elija primer, segundo, tercero o cuarto en el men desplegable y seleccione el da determinado de la semana. 4. Seleccione las fechas de inicio y fin, inclusive, del perodo de tiempo durante el que se repetir el evento. 5. En la pgina Evento que se repite, haga clic en "Aceptar" para volver a la pgina Crear evento. 6. Haga clic en "Aceptar" para crear el evento y volver a la pgina del calendario, que muestra el icono ( ) del evento que se repite, como sea apropiado.

Para programar un evento en varios das consecutivos:

1. En la parte superior de la pgina del calendario, haga clic en el botn "nuevo evento". 2. En la pgina Crear evento, adems de establecer todas las dems propiedades, haga clic en el botn "repeticin". 3. En la pgina Evento que se repite, cambie el parmetro de repeticin de "Una vez" a "En los das de la semana siguientes" y seleccione cada da de la semana en que se producir el evento. Por ejemplo, para un congreso de cinco das que dura del mircoles al martes de la siguiente semana pero no ocupa el fin de semana, seleccione todos los das menos el sbado y el domingo. Si est programando unas vacaciones de diez das, seleccione cada da de la semana incluido en el rango de fechas. 4. Especifique las fechas de inicio y de fin, inclusive, en las que ocurrirn los eventos que se repiten. Los eventos del calendario que se repiten se editan del mismo modo que los eventos que se producen una sola vez, pero puede cambiar o quitar algunos detalles sobre si el evento se repite y cmo lo hace.

Para editar un evento del calendario que se repite:

1. En la parte superior de la pgina Evento, haga clic en 2. Cambie los parmetros que desee. para abrir la pgina Editar evento.

Por ejemplo, si desea eliminar todas las repeticiones futuras de este evento, puede desactivar la configuracin de repeticin haciendo clic en "repeticin" y seleccionando "Una vez". Para otros cambios, como modificar la fecha de inicio del evento, puede hacer el cambio slo en el evento actual o tambin en todos los prximos eventos de la serie. Si cambia slo el evento actual, se convertir en una excepcin a la serie y los prximos eventos de la misma serie no se vern afectados. Sin embargo, eRoom seguir reconociendo la excepcin como parte de la serie original. Esto significa que, si cambia de nuevo el evento, seguir teniendo la opcin de hacer ese cambio en todos los prximos eventos de la misma serie (incluida la eliminacin). o Si cambia el evento actual y todos los prximos eventos de una serie, la serie original se divide para finalizar con el evento anterior al elemento que ha cambiado. eRoom crea una nueva serie que empieza con el evento actual. Ello significa que, si vuelve y cambia un evento en la serie original, slo podr cambiar ese evento y todos los eventos que conduzcan al punto en el que se produjo la divisin.
o

3. Haga clic en "Aceptar" para actualizar el evento y volver a la pgina Evento.

Para eliminar un evento que se repite:

1. En la pgina del calendario, haga clic con el botn secundario en un icono de evento que se repite y seleccione Eliminar en el men desplegable.

O bien, cree una lista de todos los eventos haciendo clic en el botn "ver en forma de lista" ( ), marque la casilla de verificacin del evento que desee eliminar y, a continuacin, haga clic en "eliminar" en la barra de comandos. 2. Seleccione si desea quitar slo el evento actual o todos los eventos futuros de la serie. 3. Haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminacin y eRoom quitar los eventos apropiados.

Mantener un seguimiento de los prximos eventos

Para ver una lista de los prximos eventos del calendario, vaya a la pgina principal del eRoom, y en la barra para abrir la pgina Eventos del eRoom. de botones al principio,

La pgina Eventos
En la pgina Eventos del eRoom se muestra una lista de eventos del calendario programados para empezar en un futuro cercano. En eRoom se entiende por "futuro cercano" el intervalo comprendido entre el momento actual y el domingo de la semana que viene (o aproximadamente las dos siguientes semanas). Los eventos que puede ver en la lista de la pgina Eventos son aqullos en los que puede participar o para los que al menos tiene derechos de apertura. Para cambiar entre ver una lista de slo sus eventos o de todos los eventos, haga clic en "mo" o "todos" (respectivamente), al igual que en una pgina individual del calendario. Haga clic en un evento para dirigirse a su pgina Evento. Nota: Para volver a la pgina Eventos desde una pgina Evento individual, utilice el botn "Atrs" del navegador. Si sube un nivel ( ), se dirigir a la pgina del calendario, no a la pgina Eventos.

Planes de proyecto
Acerca de los planes de proyecto
Un plan de proyecto es un elemento de eRoom que permite crear una programacin de proyecto simple y estructurada compuesta de tareas que describen la vida de un proyecto. Los planes de proyecto encapsulan un conjunto de funciones especficas de la planificacin de proyectos que ayudan a administrar y controlar los proyectos con gran flexibilidad y precisin. Por ejemplo, es posible:

Ver planes de proyecto en una vista de Gantt o una vista detallada Agrupar y filtrar tareas de proyecto Sincronizar tareas de un plan de proyecto con Outlook Informar del progreso real

Los planes y tareas de proyecto pueden contener espacios para comentarios y votos y cuadros para anexos, igual que otras pginas de eRoom. Tambin puede exportar e importar planes de proyecto. La pgina principal de un plan de proyecto es la pgina de resumen, en la que las tareas se muestran en filas. Los datos de cada tarea se muestran en columnas que se determinan segn se elija la vista de Gantt o la vista de detalles. En la pgina de resumen, puede hacer clic en el ttulo de una tarea o en su icono ( ) para abrir la pgina de una tarea individual. Puede crear escritorios de planes de proyecto en el eRoom que resuman y muestren las tareas de uno o varios orgenes de datos de planes de proyecto. La pgina Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la que puede ver y organizar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo, Mis eRooms ofrece una ubicacin central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente en varios eRooms.

Trabajar con planes de proyecto

El proceso de crear o editar un plan de proyecto empieza igual que con cualquier otro elemento. Al crear un plan de proyecto, haga clic en el icono de plan de proyecto en la pgina Crear para abrir la pgina Crear plan de proyecto. Si est editando un plan de proyecto, se abrir la pgina Editar plan de proyecto, que contiene los mismos campos que la pgina Crear plan de proyecto.

Para crear o editar un plan de proyecto:

1. Escriba o edite el nombre del plan de proyecto. 2. Elija una fecha de inicio. Con ello establecer el inicio oficial del proyecto y proporcionar una fecha de comienzo inicial para las tareas. Puede editar esta fecha posteriormente en cualquier momento, pero tenga en cuenta que ello puede afectar a la fecha de inicio de las tareas. 3. Especifique si desea que las semanas de la programacin empiecen el domingo o el lunes (valor predeterminado). Si la escala del diagrama de Gantt es en semanas, aparecer un indicador de "inicio de la semana" (una pequea marca de verificacin) en la columna del lunes o del domingo, en el encabezado de la columna de Gantt, junto a la fecha correspondiente. El parmetro "Las semanas comienzan el" tambin controla qu da de la semana aparece en la primera columna de los selectores de fecha, en el plan de proyecto. 4. Si lo desea, describa el plan de proyecto. 5. Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos en la pgina de resumen del plan de proyecto. 6. Decida si desea incluir un cuadro para anexos en la pgina de resumen. 7. Decida si desea mantener registros de cambios para tareas individuales. Si la opcin Mantener registros de cambios est activada, cada tarea de proyecto tendr un registro de cambios que se mostrar slo en la pgina Tarea. 8. Decida si desea activar los informes de progreso. Si los activa, tendr la posibilidad de introducir y medir el progreso y el estado en varios lugares del proyecto (en la vista de detalles, en informaciones de pantalla de la vista de Gantt, en la pgina Tarea, en la pgina Crear/Editar tarea y en la pgina Edit Progress [Editar progreso]). Si los informes de progreso estn desactivados, tendr la posibilidad de introducir y hacer que se muestre el estado "Terminado".

Si activa los informes de progreso, especifique lo siguiente: Frecuencia de los informes: la frecuencia con la que se espera que se generen los informes de progreso est controlada por el campo "Vencimiento". Este campo controla si un informe de progreso se considera atrasado, lo cual afecta al modo en que se calcula el estado de una tarea de proyecto, la forma en que se muestra la fecha del informe y el tipo de notificaciones que se envan. El valor predeterminado es 7 das. Se acepta cualquier nmero entero positivo. o Umbral entre los estados "retrasada" y "muy retrasada": cada tarea tiene un estado que se basa en una comparacin entre el progreso real y el esperado. Una tarea cuyo progreso est por detrs de lo previsto se muestra como simplemente "retrasada" o como "muy retrasada", dependiendo de este umbral. Por ejemplo, un umbral de 15 entre los estados "retrasada" y "muy retrasada" implica que una tarea cuyo progreso real se encuentre un 15% o ms por detrs del progreso esperado se considerar muy retrasada. Puede usar el umbral predeterminado para todo el sitio o bien especificar uno distinto para este plan de proyecto.
o

Al desactivar los informes de progreso, el estado de finalizacin se traduce de forma permanente en "S" o "No". Si se vuelven a activar los informes de progreso, las tareas que ya estuvieran terminadas pasarn a estar 100% completadas, mientras que el resto estarn 0% completadas. 8. Elija los das laborables y festividades del proyecto. Puede utilizar los das predeterminados vigentes en la comunidad actual (establecidos en el mbito del sitio o de la comunidad) o bien personalizar stos eligiendo la opcin Utilizar das personalizados exclusivos para "Plan de proyecto". Si utiliza los das laborables y festividades predeterminados, no podr cambiarlos en el mbito del proyecto. En tal caso, las actualizaciones que se produzcan en el mbito de la comunidad se reflejarn tambin en los das laborables y festividades del proyecto. Para usar das personalizados, realice lo siguiente: En el caso de los das laborables, marque las casillas de verificacin correspondientes a los das de la semana que desee designar como laborables. o Para agregar una festividad, haga clic en "Agregar una festividad [Plan de proyecto]" para que se abra la pgina Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo desea, proporcione una descripcin. Haga clic en "Aceptar". La festividad aparecer en la lista de festividades. Una vez que aparezcan en la lista las festividades personalizadas, podr editarlas ( ) o eliminarlas ( ).
o

9. Especifique las categoras en las que desee agrupar las tareas de proyecto; por ejemplo, por tipo de trabajo (ingeniera, pruebas, marketing, etc.) o por fases del proyecto (requisitos, diseo, prototipo, etc.). Para agregar una categora, haga clic en "agregar una categora" para que se abra la pgina Crear categora. Escriba un nombre de categora exclusivo (en este proyecto) y haga clic en "Aceptar". La categora aparecer en la lista. Puede editar ( ) o eliminar ( ) las categoras de la lista. o Si edita una categora, las tareas de proyecto que estn asignadas a sta seguirn estndolo; si elimina una categora, las tareas de proyecto asignadas a sta pasarn a estar sin asignar. o Cuando se agrupan tareas de proyecto por categora, los grupos se clasifican de acuerdo con el orden de las categoras en la lista.
o

10. Haga clic en "Control de acceso" para establecer el control de acceso del plan de proyecto. Inicialmente, cualquiera que pueda acceder al plan de proyecto puede abrirlo, y su creador (y, por lo tanto, propietario) es el nico miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Como las entradas de bases de datos, las tareas de proyectos carecen de configuracin de control de acceso propia; la configuracin de propiedad del plan de proyecto determina quin puede crear y modificar tareas de proyecto. Especifique si el plan de proyecto es de slo lectura o si est oculto o reservado para edicin. Elija quin puede editar tareas de proyecto. Las opciones son las siguientes:
o o o

El miembro que la ha creado El miembro que las cre y los propietarios del proyecto Cualquiera que pueda abrir el proyecto (opcin predeterminada)

Para conceder permisos de recursos de tarea para archivar informes de progreso, marque la casilla de verificacin "Un miembro al que se le asigne un recurso de tarea podr archivar informes de progreso" (marcada de forma predeterminada). Si marca esta casilla, estos miembros podrn ver, en la vista de detalles y en la pgina Tarea, enlaces con la pgina Informe de progreso. Haga clic en "Aceptar" para que la configuracin de control de acceso del proyecto surta efecto. 11. Haga clic en "Aceptar" para crear el plan de proyecto y abrir la pgina de resumen. Nota: Para calcular la fecha actual y todos los valores dependientes, como, por ejemplo, qu progreso hay previsto para cada tarea de proyecto y si los informes de progreso o las tareas estn atrasados, se utiliza la zona horaria local de cada usuario.

Trabajar con tareas

Cada entrada de un plan de proyecto constituye una tarea. Para ver una tarea, haga clic en su icono ( ) e en el ttulo de la pgina de resumen del proyecto. O bien, haga clic en una entrada de la lista de tareas en el mapa del eRoom. Se abrir la pgina Tarea.

Para crear o editar una tarea:

1. Para crear una tarea, haga clic en , en la parte superior de la pgina de resumen correspondiente al plan de proyecto. O bien, haga clic en "nueva tarea" en la barra de comandos. Se abrir la pgina Crear tarea. Para editar tarea, siga uno de estos procedimientos:
o o o

Haga clic en , junto al icono de la tarea ( ). Haga clic en el icono con el botn secundario y elija "Editar" en el men desplegable. En la pgina Tarea, haga clic en , en la parte superior.

Se abrir la pgina Editar tarea. 2. Escriba o edite el ttulo de la tarea. (El ID de la tarea se establece automticamente y es de slo lectura). 3. Si la realizacin de esta tarea depende de cualquier otra tarea del plan de proyecto, especifique las Predecesoras haciendo clic en dependencias de la tarea. para abrir la pgina Elegir predecesoras y seleccionar las

En la pgina Elegir predecesoras se muestran todas las tareas del plan de proyecto. Si una tarea ya est elegida como predecesora, su casilla de verificacin aparecer marcada. Si una tarea depende de la tarea actual, no tendr casilla de verificacin. Cuando haga clic en "Aceptar", en la pgina Elegir predecesoras, volver a la pgina Crear/Editar tarea y eRoom volver a calcular los campos que estn disponibles tras actualizar, pero no efectuar ningn cambio hasta que haga clic en "Aceptar" para actualizar la tarea. 4. En Duracin, especifique cuntos das laborables cree que tardar en realizarse la tarea. Introduzca "0" para fechas hito. Si cambia la duracin de una tarea, haga clic en "Recalcular" para ajustar la fecha de finalizacin, que es de slo lectura. Dado que la duracin de una predecesora puede ser un nmero de das no entero, o incluso cero (un hito), una tarea puede estar programada para empezar el mismo da de finalizacin de una predecesora, o incluso el da despus. Por la misma razn, eRoom tendr en cuenta qu parte del primer da de una tarea est disponible al calcular el progreso y estado esperados. 5. En Inicio ms temprano, haga clic en para elegir la fecha ms temprana en la que puede empezar la tarea. Se acepta cualquier fecha, pero las anteriores a la fecha de inicio del plan de proyecto no tienen valor. Si cambia la fecha de Inicio ms temprano de una tarea, haga clic en "Recalcular" para ajustar las fechas de inicio y finalizacin. Nota: La opcin "Recalcular" sirve slo para recalcular las fechas que se muestran; debe hacer clic en "Aceptar" para aplicar los nuevos valores. 6. Si se permite archivar informes de progreso relativos a la tarea al terminar de crearla, puede elegir Omitir duracin, progreso y estado de los resmenes. Si los informes de progreso estn desactivados, puede elegir Omitir duracin y estado de finalizacin de los resmenes. Este parmetro permite especificar tareas que no desea que formen parte de la programacin general del proyecto; por ejemplo, informacin relacionada con el calendario (como las fechas de una feria de muestras o un perodo promocional) que no tiene ningn efecto sobre el trabajo real programado. 7. Los campos de slo lectura Inicio y Fin muestran fechas calculadas por eRoom, con el formato DD MMM AA. Estas fechas cambian dinmicamente conforme cambian los valores de Duracin, Inicio

ms temprano y Predecesoras. El valor predeterminado de ambos campos es el de la fecha de inicio del plan de proyecto. eRoom establece, como fecha de inicio de una tarea, la fecha ms temprana en la que se dan todas las condiciones siguientes:
o o o

Ha llegado la fecha de inicio del plan de proyecto Ha llegado la fecha de inicio ms temprano Han llegado las fechas de finalizacin de las tareas predecesoras (puede ser el mismo da o el da despus)

Las fechas de inicio no se ven afectadas por el progreso informado de las predecesoras. Si se informa de que una predecesora est terminada al 100% antes de su fecha de finalizacin programada, las fechas de inicio programadas de sus tareas dependientes no se vern afectadas. Cuando llega una fecha de inicio y no se ha archivado an ningn informe de progreso
o o

El estado cambia automticamente de "no iniciada" a "a tiempo" La ltima fecha del informe pasa de "en blanco" a "ninguno"

8. Elija una Categora para la tarea, si procede. En un men desplegable, se mostrar "ninguno" seguido de las categoras del plan de proyecto en el orden en que se crearon. 9. Elija los recursos de la tarea haciendo clic en para seleccionar miembros. 10. Si lo desea, especifique Notas o una Descripcin sobre la tarea. 11. Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos o agregar anexos en la pgina View Task (Ver tarea) de la tarea. 12. Haga clic en "Aceptar" para crear la tarea o bien en "Agregar" para crear la tarea y hacer que se muestre una nueva pgina Crear tarea (vaca).

Informes de progreso
Si un plan de proyecto tiene activada la creacin de informes de progreso, la pgina Informe de progreso permite a los propietarios de la tarea y a sus recursos (si estn autorizados para ello) archivar un informe de progreso y ver un historial de informes.

Para crear un informe de progreso relativo a una tarea:

1. Abra la pgina Informe de progreso haciendo clic en una de las siguientes opciones: El botn de progreso, en la pgina Crear/Editar tarea (a menos que la tarea sea un hito) o El enlace de progreso real de la tarea en la fila "Progreso", cuando est viendo la pgina de la tarea (no es un enlace si la tarea es un hito) o El enlace de progreso real de la tarea en la columna "Real/Previsto", cuando est viendo la pgina de resumen del proyecto en la vista de detalles (no se muestra si la tarea es un hito)
o

2. Especifique lo siguiente:
o o o o

Porcentaje real realizado Das reales transcurridos Das reales restantes Comentario

Cuando introduzca cambios en un campo de progreso, eRoom actualizar dinmicamente los valores de los otros dos campos de progreso en funcin de dichos cambios, teniendo en cuenta el inicio y la duracin de la tarea, as como los das laborables y festividades del plan de proyecto. Tambin se actualizarn dinmicamente un icono de estado y un campo de slo lectura. El comentario puede ocupar hasta 128 caracteres. Cuando el progreso real sea del 100% o coincida con el trabajo (en das), la tarea se considerar "finalizada". Ello determina si la tarea ha de aparecer en el resumen cuando est activado el filtro de tareas sin terminar, si su fecha de informe est exenta de volverse roja si es ms antigua que el lmite de previsin de los informes, si su fecha de finalizacin est exenta de volverse roja cuando haya pasado esa fecha, si ha de aparecer en la pgina Tarea y si las tareas correspondientes en Microsoft Outlook, de haberlas, han de marcarse como finalizadas en la siguiente sincronizacin. 3. Haga clic en "Aceptar" para archivar el informe. En el historial de informes de progreso (consulte la informacin que figura ms abajo), se agrega una fila para la fecha actual y eRoom calcula el estado de la tarea.

Historial de informes de progreso

En el historial de informes de progreso se muestran todos los informes de progreso existentes relativos a la tarea, con todos los valores anteriores y la fecha del informe. Si no se ha archivado ningn informe de progreso, aparecer un mensaje comunicando este hecho en el historial de informes de progreso. El historial de informes de progreso es distinto del registro de cambios, si lo hay, y se proporciona siempre que estn activados los informes de progreso. Se puede introducir un informe incluso si la fecha de inicio de una tarea no ha llegado an. No obstante, el porcentaje de antelacin/retraso se mostrar como "100%" en el historial de informes de progreso, mientras que el estado se mostrar simplemente como "no iniciada" en cualquier otro lugar. Si la tarea tiene una duracin cero (si es un hito), slo se mostrar el historial de informes de progreso. Si se han introducido informes antes de que la tarea fuera designada como hito, todos los porcentajes reales pasarn a ser "100%" y todos los valores planificados, "0" (cero). Un mensaje del sistema explica que no se pueden introducir valores de progreso con respecto a las tareas hito.

Calcular el estado
eRoom calcula el estado de la tarea comparando el progreso real y el progreso previsto. No se trata de una comparacin entre el progreso real y la duracin total. El progreso real procede del ltimo informe de

progreso; si no hay ningn informe de progreso, se supone que es cero. El progreso previsto puede ser bien el correspondiente al final del da actual, si un informe est atrasado, o el correspondiente al final del da del ltimo informe. Por ejemplo, si en un informe de progreso reciente se dice que el progreso real era de 3 das y la previsin era de 2 das, el estado indicar 1 de 2 das de adelanto. Sin embargo, si despus de 5 das laborables ms un informe actualizado pasa a estar atrasado, el antiguo progreso real (3) se comparar con el progreso previsto para hoy (2 + 5 ms = 7). El estado indicar ahora 4 de 7 das de retraso. El estado se compone de un porcentaje de retraso/adelanto, das de retraso/adelanto y uno de tres iconos que indican si el porcentaje es de muy retrasada, retrasada o a tiempo/adelantada. La diferencia entre muy retrasada y retrasada se especifica mediante un umbral especfico del plan o general para todo el sitio. El formato con que se muestra el estado viene determinado por las siguientes reglas, donde P es el porcentaje de retraso/adelanto y D es el nmero de das de retraso/adelanto:

Progreso antes de lo previsto: , "P% (D das) de adelanto" Progreso segn lo previsto: , "a tiempo" Progreso del 100%: , "finalizada" Progreso retrasado: , "P% (D das) de retraso" Progreso muy retrasado: , "P% (D das) de retraso"

Pueden producirse los siguientes casos especiales, en orden de prioridad:

Duracin cero: , "hito" Duracin positiva, fecha de inicio en el futuro: , "no iniciada" Campo de duracin vaco o no vlido: , campo vaco

Una vez que llega la fecha de inicio de una tarea, si el primer informe de progreso pasa a estar atrasado:

El estado cambia automticamente a "100% de retraso" La fecha del ltimo informe ("ninguno") se vuelve roja El valor real/previsto cambia a "0d de Xd", donde X es el progreso previsto

Consulte tambin: Filas de resumen en la vista de detalles para obtener ms informacin sobre cmo se calcula el estado de un resumen de tareas.

Ver planes de proyecto

Las pginas de resumen de los planes de proyecto tienen dos tipos de vista: la vista de Gantt (predeterminada) para la vista Gantt; haga clic en para ver y la vista de detalles. Para alternar entre ambas, haga clic en los detalles.

Nota: Las tareas de plan de proyecto que se muestran en el mapa reflejan el filtrado, la agrupacin y la clasificacin vigentes en ese momento.

Vista de Gantt
Entre las caractersticas de la vista de Gantt se incluyen las siguientes:

Leyenda: una leyenda situada en la parte superior de la tabla explica los smbolos de Gantt. Los rtulos cambian en funcin del tipo de agrupacin vigente. Filtrado: utilice la lista desplegable de filtrado para filtrar la tabla de Gantt de modo que se muestren "todas las tareas", "todas las tareas sin terminar", "mis tareas" o "mis tareas sin terminar". Inicialmente, eRoom muestra todas las tareas. Agrupacin: utilice la lista desplegable de agrupacin para agrupar la tabla de Gantt "por recurso", "por categora" o por "por estado". Las tareas sin categora, recurso o estado aparecen en un grupo llamado "Sin asignar". En un primer momento, las tareas no estn agrupadas. Clasificacin: haga clic en los encabezados de columna para clasificar la tabla de Gantt, primero en orden ascendente y luego descendente (excepto la columna de Gantt, que slo se puede ordenar de forma ascendente). En principio, eRoom clasifica la tabla por la columna de Gantt. Cuando se aplica este orden, eRoom organiza primero las tareas en "cadenas" en las que las tareas siguen a sus predecesoras. (Las tareas con varias predecesoras siguen a la que tenga la ltima fecha de finalizacin). Si es necesario dar a cada cadena y a cada tarea una posicin exclusiva, eRoom aplica otros tipos de clasificacin: fecha de inicio, duracin, nombre, ID.

La clasificacin por la columna de Gantt funciona si hay un filtro en vigor (aunque algunas tareas pueden estar ocultas). Sin embargo, no es posible clasificar por la columna de Gantt si hay una agrupacin en vigor. En este caso, eRoom ordena las tareas como si fuera por fechas de inicio. Al clasificar un plan de proyecto por una columna que no sea la de Gantt, la nica clasificacin secundaria es la misma que para las bases de datos de eRoom (por orden de creacin de las tareas). La clasificacin no afecta al orden de los grupos. En lugar de ello: Los grupos de categoras se ordenan de acuerdo con la lista de categoras que figura en la pgina Crear/Editar plan de proyecto. o Los grupos de recursos se ordenan alfabticamente por nombre; el grupo "sin asignar" va siempre al final.
o

Fechas y escala: establezca la fecha de inicio del diagrama de Gantt ( ) mediante el cuadro de texto o el selector de fecha. Utilice estos botones para ver fechas anteriores y posteriores: .

eRoom tambin proporciona los botones "hoy" e "ir". La fecha de inicio predeterminada es la fecha de inicio del plan de proyecto. Si especifica una fecha de inicio distinta, el grfico se volver a dibujar para mostrar esa fecha como primera columna. Establezca la escala de fechas (semana, meses y por trimestres) del diagrama de Gantt mediante la lista desplegable de escalas.

El diagrama de Gantt muestra una columna para cada da. El ancho de la columna vara dependiendo de la escala en vigor. Si la escala lo permite, las duraciones o progresos que sean nmeros no enteros se representan como tales. El fondo del diagrama de Gantt permite distinguir visualmente los das no laborables y las festividades y seala el da actual.

Filas y columnas de tarea: las filas de tarea de la tabla de Gantt tienen columnas para el Ttulo de la tarea (que es un enlace con la pgina Tarea), su ID, su Duracin y un diagrama de Gantt. Las filas de tareas con la opcin de omisin activada aparecen de forma distinta a las filas normales.

En el diagrama de Gantt: La duracin de cada tarea se representa mediante una barra. Si los informes de progreso estn activados, el progreso real de cada tarea se seala con un color distinto que va rellenando la barra de izquierda a derecha; si los informes de progreso estn desactivados, el color rellena toda la barra cuando una tarea se marca como "realizada". Al pasar el puntero del ratn sobre la barra de Gantt de una tarea, se muestra informacin de pantalla con detalles sobre la tarea (el nivel de detalle depende de si estn activados los informes de progreso). o Los hitos se representan con un smbolo especial ( ) en lugar de con una barra. En la informacin de pantalla de un hito se muestra "hito" en lugar de la duracin, y no contiene "estado", "ltimo informe" ni "real frente a prev.". o La barra de Gantt de una tarea omitida tiene un aspecto distinto al de las tareas normales y nunca muestra el progreso. En la informacin de pantalla de una tarea omitida figura "(se ha omitido en los resmenes)" junto a los valores de "duracin", "estado", "ltimo informe" y "real frente a prev.". o Filas de resumen: la primera fila de la tabla de Gantt es un resumen de las tareas que coinciden con el filtro; por ejemplo, "Todas las tareas" o "Mis tareas sin terminar". Cuando la agrupacin est activada, se muestran ms filas de resumen. Cada fila de resumen muestra un recuento del nmero de tareas resumidas, su duracin y una barra de Gantt de resumen.
o

La barra de Gantt de una fila de resumen se extiende desde el inicio de la primera tarea resumida hasta el fin de la ltima. Si los informes de progreso estn activados, la barra de Gantt de una fila de resumen mostrar el porcentaje general de realizacin de la tarea resumida, bien como "xx% realizado" (si la barra es lo suficientemente ancha) o simplemente como "xx%". o Si los informes de progreso estn desactivados, la barra de Gantt de una fila de resumen estar coloreada por completo, si se han realizado todas las tareas resumidas, o no lo estar en absoluto.
o

Al pasar el puntero del ratn sobre una barra de Gantt de resumen, se muestra informacin de pantalla con los siguientes detalles: filtro o grupo (por ejemplo, "Mis tareas", "recurso: Silvia Moreno", o "categora: Diseo") duracin (seguida de "(% realizado)", si los informes estn activados, o de una indicacin si la tarea est omitida) o estado (si los informes de progreso estn activados, o una indicacin si la tarea est omitida)
o o

o o o o o

ltimos informes (si los informes de progreso estn activados, o una indicacin si la tarea est omitida) real frente a prev. (si los informes de progreso estn activados, o una indicacin si la tarea est omitida) realizacin (si los informes de progreso estn desactivados; "s" o "no") inicio finalizacin

En estos clculos se excluyen las siguientes tareas: Clculo duracin Estado Tareas excluidas tareas omitidas tareas omitidas tareas con fecha de inicio en el futuro hitos

ltimo informe

tareas omitidas tareas con fecha de inicio en el futuro hitos tareas que estn finalizadas tareas omitidas tareas con fecha de inicio en el futuro hitos tareas omitidas hitos

real frente a prev.

realizado

Si no hay tareas que renan los requisitos suficientes para ser resumidas, aparecer la palabra "ninguno", excepto en los casos que se especifican a continuacin. El campo de estado indica "no iniciada" si todas las tareas tienen fecha de inicio en el futuro, o "hitos" si todas las tareas son hitos. El campo de ltimo informe tiene distintos formatos dependiendo de los ltimos informes que se resuman:
o o o o o

no hay tareas que cumplan los requisitos porque todas han finalizado: fecha actual fechas coincidentes: "03 Ene 02" fechas que abarquen un rango: "03 Ene 02 a 22 Ene 02" fechas que sean "ninguno": se sustituyen con la fecha de inicio de la tarea todas las fechas en blanco: se queda en blanco

Si alguna de las fechas mostradas est atrasada, aparecer un comentario indicndolo.

Vista de detalles
Entre las caractersticas de la vista de detalles se incluyen:

Filtrado y agrupacin: igual que en la vista de Gantt. Columnas: o Ttulo de la tarea (enlace con la pgina Tarea) o Duracin ("0" si se trata de hitos) o ID o Estado (si los informes de progreso estn activados): se muestran iconos y los porcentajes de adelanto o retraso de las tareas con respecto a lo previsto, derivados del progreso que se indica en la columna real frente a prev. o Informe ms reciente (si los informes de progreso estn activados): se queda en blanco en el caso de tareas omitidas, hitos y tareas cuya fecha de inicio an no haya llegado. o Real/previsto (si los informes de progreso estn activados): muestra el progreso real y previsto, en das, con el formato "2d de 2d". El origen de estos valores se especifica en "Estado". Si dispone de autorizacin para informar del progreso de una tarea, el valor de progreso real de sta se mostrar como un enlace con la pgina Informe de progreso, con informacin de pantalla que indica "informe de progreso". Este valor no se muestra si se trata de hitos. o Realizado (si los informes de progreso estn desactivados): muestra "s" en todas las tareas completadas excepto los hitos, para los que no aparece ningn valor. o Inicio o Fin: si el da de finalizacin ya ha pasado y el progreso real de la tarea no es del 100%, la fecha de finalizacin aparecer en rojo, con informacin de pantalla que indica "tarea atrasada". Las fechas de finalizacin de hitos y tareas omitidas estn exentas. o Predecesoras: muestra los ID de las tareas predecesoras, separados por comas, en orden numrico. Cada ID es un enlace con la tarea correspondiente. Al pasar el puntero del ratn sobre el ID, se muestra informacin en pantalla con el ID y el nombre de la tarea. o Categora (no aparece si se agrupa por categora) o Recurso (no aparece si se agrupa por recurso) o Notas Tareas omitidas: como en la tabla de Gantt, las filas de las tareas omitidas aparecen de forma distinta a las filas normales. Se ocultan los valores de "estado", "ltimo informe" y "real frente a prev.". Clasificacin: sigue las mismas reglas de clasificacin que la tabla de Gantt. De forma predeterminada, las filas se ordenan como por la columna de Gantt, aunque esa columna no se muestre en la tabla de detalles. Si elige un orden de clasificacin distinto, el nico modo de volver al orden de clasificacin de Gantt consiste en cambiar a la vista de Gantt y hacer clic en el encabezado de la columna de Gantt.

Al clasificar por estado, las filas adoptan el siguiente orden (o el inverso, si se clasifican de forma descendente):
o o o o

con retraso (de ms a menos) a tiempo con adelanto (de menos a ms) finalizadas

o o

no iniciadas hitos

Al clasificar por predecesora, las filas se ordenan de acuerdo con el ID de la primera predecesora de cada fila; al clasificar por recursos, las filas se ordenan de acuerdo con el primer recurso de cada fila.

Filas de resumen: al igual que ocurre en la tabla de Gantt, la primera fila es un resumen de todas las tareas que coincidan con el filtro, y se muestran filas de resumen adicionales cuando la agrupacin est activada. En las filas de resumen se muestra un recuento de cuntas tareas se han resumido, junto con un recuento de cada una de las columnas excepto las de ID, predecesora, recurso, categora y notas. Al igual que ocurre con la informacin de pantalla de los grficos de Gantt, determinadas tareas estn excluidas de ciertos clculos.

Si no hay tareas que cumplan los requisitos necesarios para ser resumidas, se muestra un campo en blanco. El formato del campo de ltimo informe es el mismo que en la informacin de pantalla del diagrama de Gantt, excepto si la fecha est atrasada: en tal caso, aparece en rojo con una informacin de pantalla que indica que uno o ms informes estn atrasados. Si la fecha es un rango y una de las dos est atrasada, ambas aparecern en rojo con esta informacin de pantalla.

Imprimir planes de proyecto

En la pgina de resumen de un plan de proyecto en la vista de Gantt, haga clic en "vista preliminar" de la barra de comandos para abrir una pgina con la vista previa de impresin. Esta pgina incluye instrucciones (no imprimibles) que le ayudarn a elegir las opciones de impresin del plan de proyecto. En la pgina de vista preliminar de la vista de Gantt

Seleccione si desea imprimir todo el proyecto o un intervalo de fechas. Si elige un intervalo de fechas, haga clic en "actualizar" para que el plan de proyecto se actualice y muestre solamente el perodo de tiempo especificado. Haga clic en "imprimir" para imprimir la pgina o en "cancelar" para volver a la pgina de resumen de la base de datos.

Consulte tambin: Imprimir elementos en el tema Trabajar con elementos

Cortar, copiar, pegar, eliminar y restaurar

Copiar y pegar planes de proyecto
Al crear un plan de proyecto pegando una copia, eRoom copia todo (incluidos anexos y discusiones) menos registros de cambios, historiales de informes y el progreso real.

Copiar y pegar tareas

Al crear una tarea pegando una copia en el mismo plan de proyecto o en uno distinto, eRoom asigna a la tarea un nuevo ID y copia todo (incluidos anexos y discusiones) excepto el registro de cambios, el historial de informes y el progreso real. La copia de una tarea no afecta a sus dependientes, pero, cuando la tarea se corta o elimina, sus dependientes pierden la dependencia con ella. Si una tarea eliminada se restaura de la papelera de reciclaje, las tareas dependientes, de haberlas, recuperan su dependencia con respecto a ella. Si los planes de proyecto de origen y destino tienen una configuracin de informes de progreso distinta (activados o desactivados), eRoom traducir las tareas con un porcentaje de realizacin como "s" o "no", o bien traducir las tareas finalizadas como 100% terminadas y el resto, como 0% terminadas.

Resumen
Las propiedades de las tareas de un plan de proyecto que se pueden ver afectadas por las acciones de cortar, copiar, pegar y restaurar de la papelera de reciclaje son las siguientes:

Predecesoras de la tarea: se mantienen o se borran. Registros de cambios: se mantienen o se borran. Historiales de informes de progreso: se mantienen o se borran. Informes de progreso real: se mantienen o se borran. ID de tarea: (slo lectura) se mantienen o se asigna un nuevo ID.

Estos efectos se resumen del siguiente modo: Elemento Accin Se mantiene Todos Predecesoras de tareas Todos Predecesoras de tareas Todos Se borra Nuevo ID? No No No S S

Plan de proyecto Cortar y pegar Copiar y pegar Restaurar de la papelera de reciclaje Tarea individual Copiar y pegar en el mismo plan de proyecto Copiar y pegar en otro plan de proyecto

Restaurar de la papelera de Todos reciclaje en el mismo proyecto Cadena de tareas Copiar y pegar en el mismo Predecesoras de tareas plan de proyecto (dependencias dentro de la cadena y dependencias de la primera tarea fuera de la cadena)

No S

Copiar y pegar en otro plan de Predecesoras de la tarea proyecto (dependencias dentro de la cadena) Restaurar de la papelera de Todos reciclaje en el mismo proyecto

No

Exportar e importar planes de proyecto

Al igual que ocurre con las bases de datos, puede importar y exportar planes de proyecto como archivos CSV (delimitados por comas).

Para exportar un plan de proyecto:

1. En la vista de detalles o de Gantt, haga clic en "exportar", en la barra de comandos. Se abrir la pgina Exportar plan de proyecto. 2. Decida si desea Exportar texto enriquecido como HTML. 3. Decida si desea guardar el archivo en formato Unicode. 4. Haga clic en "Aceptar". Se abrir la pgina Exportacin completada, que contiene un enlace con un archivo .csv. 5. Haga clic en el enlace para descargar el archivo exportado. 6. Haga clic en "Aceptar" o en "Cancelar" para cerrar la pgina Exportacin completa y volver a la pgina de resumen del plan de proyecto. Todas las tareas se exportan, independientemente de si se estn usando las funciones de agrupacin o filtrado y de si las tareas estn terminadas o no. Los valores de resumen no se exportan. En el archivo CSV, la primera fila muestra los nombres de los archivos exportados, de la siguiente forma:

ID (nmero; nunca se exporta como primera columna, para evitar errores de SYLK) Nombre_tarea (texto sin formato) Duracin (nmero) Fecha_inicio (fecha) Fecha_delimitacin (fecha, o "NA" si no hay) Tipo_delimitacin ("Iniciar no antes de" o "Tan pronto como sea posible" si no hay) Predecesoras (ID de tareas, separados por comas) Fecha_finalizacin (fecha) Categora (texto sin formato) Porcentaje_completado (nmero de hasta dos decimales; se basa en el grado de finalizacin, si los informes de progreso estn desactivados) Fecha de informe de progreso (fecha; en blanco si los informes de progreso estn desactivados) Estado (nmero de porcentaje, o 0; todos 0 si los informes de progreso estn desactivados) Omitir de resmenes (0 si es falso, 1 si es verdadero)



Nombres_recurso (nombres para mostrar de los miembros, separados por comas) Notas (texto sin formato) Descripcin (texto sin formato o HTML)

Las fechas se exportan con el formato AAAA-MM-DD. Los nombres de recurso se exportan con el formato "Nombre Segundo nombre Apellido". Los anexos, discusiones y registros de cambios no se exportan. Los campos que contengan comas o comillas se "escapan" usando comillas. Los grficos en HTML se pierden. Al importar un archivo CSV, eRoom comprueba que cada fila de datos est bien formada (por ejemplo, que el nmero de campos de la fila de datos coincide con el nmero de campos de la fila del encabezado). Si hay algn problema, se debe generalmente a que se ha utilizado un carcter de delimitacin incorrecto en las filas de datos, pero la fila del encabezado est bien. Si slo las filas de datos se han formado de forma incorrecta, eRoom le avisar del problema, como en el siguiente mensaje: "No se importar ninguna fila. Esto podra deberse a que no hay filas en el archivo o a que todas las filas no tienen el nmero correcto de archivos. Compruebe el archivo y vuelva a intentarlo". Si eRoom muestra un mensaje para avisarle de que hay ms filas en el archivo CSV de las que se permiten, puede dividir el archivo en pequeos segmentos y volver a intentar la importacin.

Para importar un plan de proyecto:

1. En la vista de detalles o de Gantt, haga clic en "importar", en la barra de comandos. Se abrir la pgina Importar plan de proyecto. 2. Busque el archivo CSV que desee importar. 3. Si lo desea, seleccione la opcin El texto con formato entrante es HTML. 4. Haga clic en "Aceptar" para que se abra la pgina Importar <nombre archivo.csv>, en la que figuran los nombres de campo que eRoom ha encontrado en el archivo. Si contina la importacin, las filas que siguen al encabezado se importan como tareas, como en esta tabla (nueva ventana). Se espera que la primera fila contenga nombres de campo, que pueden estar en cualquier orden e incluir nombres desconocidos o en blanco; eRoom analiza la fila buscando coincidencias con los nombres que reconozca, independientemente de maysculas y minsculas, y omite el resto. El nico campo necesario es Nombre_tarea. Si el nmero de tareas en el plan de proyecto supera el mximo (500) durante la importacin y an quedan filas por importar, la importacin se cancelar. Se abrir una pgina de error sugirindole que quite tareas existentes o elimine filas del archivo de importacin y vuelva a intentarlo.

Exportar archivos CSV desde Microsoft Project

Cuando guarda archivos de Microsoft Project en formato CSV, puede filtrar las filas de resumen para excluirlas antes de importar el archivo CSV a eRoom. Si no lo hace, los planes de proyecto de eRoom interpretarn los resmenes como tareas, por lo que mezclarn el tiempo transcurrido (filas de resumen) con

la duracin del trabajo (filas de tarea). En los siguientes pasos se proporcionan directrices para importar archivos CSV desde Project a planes de proyecto de eRoom. 1. Empiece por crear una asignacin de eRoom para exportar archivos de Project. La forma ms fcil de hacerlo consiste en exportar cualquier plan de proyecto de eRoom como archivo CSV y, a continuacin, abrir el archivo .CSV exportado en Project. Cuando Project permita seleccionar una asignacin (equivalencia en Project) de importacin/exportacin, elija, en lugar de ello, Nueva equivalencia. En cuanto a los datos que importar o exportar, elija "Tareas" y seleccione "Exportar fila de encabezados/Incluir encabezados al importar". Acepte las asignaciones de campo predeterminadas. (Algunos campos de eRoom se mostrarn como "sin asignacin" porque no tienen equivalente en Project). Antes de salir del cuadro de dilogo o asistente, d un nombre a la nueva asignacin, como "Plan de proyecto de eRoom". En el cuadro de dilogo Importar equivalencia o Guardar equivalencia, haga clic en Organizador y compruebe que la asignacin se haya agregado a la plantilla "global.mpt" de Project, para que pueda usarla ms adelante. Si es necesario, utilice el Organizador para copiarla ah. A continuacin, podr cancelar la apertura del archivo de eRoom. 2. Seguidamente, en Microsoft Project, cree un filtro que omita las tareas de resumen. Para ello, en el men Proyecto, elija Filtro para...: descripcin de la tarea > Ms filtros. Cree un filtro de tarea (llamado, por ejemplo, "Sin resmenes") que especifique el Nombre de campo "Resumen" es igual a "No". Marque la casilla de verificacin "Visible en el men" y guarde el filtro. De nuevo en el cuadro de dilogo Ms filtros, haga clic en Organizador y compruebe que el filtro se haya agregado a la plantilla "global.mpt" de Project, para que siga estando disponible ms adelante. Si es necesario, utilice el Organizador para copiarla ah. No es necesario aplicar el filtro. 3. Finalmente, cuando exporte un archivo de Microsoft Project (mediante Save As .csv), utilice la equivalencia "Plan de proyecto de eRoom" con el filtro "Sin resmenes".

Bases de datos
Acerca de las bases de datos
Una base de datos es una coleccin estructurada de informacin similar, como, por ejemplo, una gua telefnica. En las bases de datos, la informacin se organiza en una serie de entradas (o registros) que forman conjuntos individuales de datos, como los listados en una libreta de telfonos. Las entradas constituyen los pilares para registrar, almacenar y mostrar informacin en una base de datos. En la pgina de resumen de una base de datos, las entradas se muestran en filas. Cada fila se divide en campos o columnas de determinados tipos de datos (nombre, direccin y nmero de telfono, por ejemplo). Los creadores de las bases de datos eligen los campos que se mostrarn en la pgina de resumen. En dicha pgina, puede hacer clic en el ttulo de una entrada o en su icono ( ) para abrir la pgina de una entrada individual. De forma opcional, la pgina de resumen puede mostrar un escritorio integrado para la base de datos en el que se resuman los datos de dicha base de datos. Una pgina de entrada de base de datos muestra todos los campos de la entrada, los cuales pueden incluir un rea de comentarios, un cuadro para anexos y un registro de cambios que registre automticamente el historial

de modificaciones de la entrada. Estos campos slo se muestran en las pginas de entrada, no en las pginas de resumen. Puede crear elementos de escritorio de la base de datos en el eRoom que resuman y muestren informacin de uno o varios orgenes de datos de la base de datos. La pgina Mis eRooms incluye una ficha Escritorios en la que puede ver y organizar los escritorios de base de datos, de calendario y de plan de proyecto. De este modo, Mis eRooms ofrece una ubicacin central para guardar elementos actuales con los actualizados recientemente en varios eRooms.

Estructura de las bases de datos

La estructura de una base de datos est formada por los elementos siguientes:

campo: permite registrar una categora de informacin (o columna) para cada entrada de base de datos (o fila) en la pgina de resumen (por ejemplo, Ttulo, Autor, Fecha, etc.). tipo de campo: tipo de informacin (o tipo de datos) que puede contener un campo por ejemplo, una fecha o un nmero, o bien, comentarios o anexos). opciones de campo: configuracin que permite definir ciertas propiedades de los campos. Las opciones varan en funcin del tipo de datos. Entre los ejemplos de parmetros opcionales se encuentran el nmero de caracteres permitido en un campo de texto, el valor inicial (o predeterminado) de un campo o el modo en que se muestra un campo en la pgina de entrada o la pgina de resumen. opciones de la pgina de resumen: configuracin que determina el aspecto y el funcionamiento de la pgina de resumen de una base de datos. opciones de agrupacin: configuracin que determina si las entradas de la pgina de resumen de la base de datos se agrupan en conjuntos de valores coincidentes segn los campos utilizados como categoras (por ejemplo, prioridad, estado o fecha). opciones de escritorio: configuracin que determina los campos de la base de datos que se pueden resumir en un escritorio, as como las opciones predeterminadas para dichos campos. Asimismo, tambin puede optar por mostrar un escritorio en la pgina de resumen de la base de datos.

Tipos de bases de datos

El tipo de base de datos de eRoom que cree o utilice depender del tipo de informacin que maneje y de la forma en que se ejecuten los proyectos en la organizacin. Las bases de datos son normales o de proceso de aprobacin y se crean desde cero (en blanco), o a partir de una plantilla. Asimismo, puede crear una base de datos de tareas que puede sincronizar con Microsoft Outlook (si utiliza el cliente del componente).

Base de datos en blanco

Una base de datos en blanco no tiene ninguna estructura predefinida (es decir, an no tiene configurado ningn campo ni tipo de datos). Cuando se crea una base de datos desde cero, la estructura se define desde el principio y se adapta a las propias especificaciones.

Consulte tambin: Para crear una base de datos en blanco

Base de datos de proceso de aprobacin

Una base de datos de proceso de aprobacin presenta la estructura de una base de datos normal ampliada con el fin de incluir una serie de pasos o fases definidos. Permite administrar la relacin de las actividades de un proyecto desde el principio hasta el final. Las entradas (que pueden representar nuevos productos en desarrollo o a candidatos a un empleo, por ejemplo) se mueven de un paso al siguiente en funcin de las aprobaciones de los miembros o de otros criterios. Cada paso tiene una estructura que refleja la de la base de datos a la que pertenece, pero con distinta configuracin en lo que respecta al control de acceso, a las notificaciones, a algunas opciones de campo y a las opciones de la pgina de resumen. Consulte tambin: Para crear una base de datos de proceso de aprobacin

Base de datos de tareas

Una base de datos de tareas es cualquier tipo de base de datos que contiene campos que representan las cualidades de propiedad y finalizacin. Estos campos clasificarn cualquier entrada de base de datos como tarea si tiene alguna de las siguientes propiedades:

al menos un campo de aprobacin de propietario al menos un campo de miembro de propietario y al menos un campo de fecha de vencimiento

Puede sincronizar las tareas del eRoom con las tareas de Outlook, siempre que el campo de miembropropietario no se utilice como ttulo en las entradas de la base de datos.

Bases de datos de plantillas

Una base de datos de plantillas es una base de datos predefinida, administrada por un administrador de comunidad, que los miembros de eRoom tienen a su disposicin para realizar tareas de creacin y personalizacin. Estas bases de datos ya creadas permiten a los miembros de eRoom empezar rpidamente a administrar listas de tareas, procesos de aprobacin, hitos de proyecto y otros datos estructurados. Las plantillas de base de datos se almacenan en un directorio especial del servicio en el que se encuentre el eRoom y todos los eRooms que figuren en dicho servicio las compartirn. Cuando cree una base de datos a partir de una plantilla, podr crearla "tal cual" o bien podr modificar la estructura para que se adapte a sus necesidades. Consulte tambin: Para crear una base de datos personalizable a partir de una plantilla

Pgina de resumen de la base de datos

La pgina principal de una base de datos es su pgina de resumen que muestra las entradas de la base de datos, segn las opciones de la pgina de resumen de la base de datos, as como cualquier criterio de bsqueda aplicado.

En la pgina de resumen, puede abrir, agregar, eliminar, editar, reorganizar, buscar, clasificar y ver entradas o reagrupar las entradas agrupadas. Si dispone de derechos de edicin para la base de datos, puede guardar la configuracin de vista actual. En la pgina de resumen, el ttulo de una entrada es tambin un enlace a su pgina. Los ttulos de las entradas tambin se utilizan en los resultados de bsquedas y en mensajes de notificacin por correo electrnico. Nota: En las opciones de la pgina de resumen de un paso de aprobacin no se incluye el parmetro de ttulo de la entrada porque slo se define un ttulo para el proceso de aprobacin principal, y todos los pasos utilizan el mismo campo de ttulo para las entradas.

Clasificar entradas de base de datos

Al igual que en las carpetas, puede clasificar las entradas de la pgina de resumen en funcin de cualquier campo que se muestre. Haga clic una vez en un encabezado de columna para clasificarlas en orden ascendente y vuelva a hacer clic en l para clasificarlas en orden descendente. La configuracin de clasificacin se mantendr a travs de las distintas sesiones del explorador.

Escritorios de base de datos

De forma opcional, la pgina de resumen de una base de datos puede mostrar un escritorio integrado que resuma los datos de dicha base de datos. Este escritorio es especialmente til para bases de datos de gran tamao y de varias pginas. El escritorio proporciona una descripcin rpida de las entradas y de la informacin que contienen. Los creadores o miembros de una base de datos con derechos de edicin pueden especificar la configuracin del escritorio en la pgina Opciones de escritorio del asistente de base de datos.

Entradas de base de datos agrupadas

Cuando las entradas se agrupen, en la pgina de resumen se mostrar una fila de subencabezado para cada valor del campo que haya seleccionado y se le informar de cuntas entradas contienen el mismo valor (por ejemplo, diez entradas con prioridad "alta", cinco con prioridad "baja", etc.). El valor aparece en negrita (con una marca de no ledo si hay entradas no ledas en la agrupacin) y un nmero indica cuntas entradas contienen el mismo valor para ese campo. Los valores de todos los campos estn ocultos o contrados (ejemplo).

Para expandir la agrupacin con el fin de ver todas las entradas que contengan el mismo valor para ese campo, haga clic en el signo ms ( ) al principio de la fila de encabezado (ejemplo). En el formulario expandido, las entradas muestran todos los dems campos que se han definido para que aparezcan en la pgina de resumen. Para volver a contraer la visualizacin de las entradas en el encabezado de grupo, haga clic en el signo menos ( ). Para cambiar el campo por el que se agrupan las entradas (si se permite), seleccione el nombre de un campo diferente en la lista desplegable "Agrupar por".

Nota: Las entradas de base de datos que figuran en el mapa reflejan la agrupacin y clasificacin vigentes.

Pgina de resumen principal de las bases de datos de proceso de aprobacin

En la pgina de resumen principal de una base de datos de proceso de aprobacin se muestra una lista denominada Pasos de aprobacin en la que figuran los pasos que dicha base de datos contiene. Podr abrir aquellos pasos en los que tenga al menos derechos de apertura. En las columnas de la lista se muestran los nombres de los pasos y el nmero de entradas en cada uno de ellos. Si hay algn filtro de bsqueda vigente, habr una tercera columna con el nmero de entradas que coincidan con el criterio del filtro en cada paso. Adems, en funcin de la configuracin de la base de datos, la pgina de resumen contiene otra lista en la que se enumera una serie de entradas en cada paso, que se mostrar en funcin de las opciones de la pgina de resumen de la base de datos. Cuando en la pgina de resumen se muestre esta serie de entradas y haya un filtro de bsqueda vigente, slo aparecern enumeradas las entradas que coincidan con los criterios de bsqueda. En esta vista filtrada, la serie incluye, adems de los campos de columna de resumen seleccionados de la base de datos, una columna con el nombre del paso en el que se encuentra cada entrada que coincida.

Pgina de resumen de pasos de las bases de datos de proceso de aprobacin

Los pasos de un proceso de aprobacin tambin tienen sus propias pginas de resumen, con sus propias opciones de resumen y formularios de bsqueda opcionales. En la pgina de resumen de un paso se muestran las entradas que ste contiene, las cuales se enumeran segn las opciones de la pgina de resumen de la base de datos y se filtran segn cualquier criterio de bsqueda aplicado.

Trabajar con bases de datos

Al igual que ocurre con cualquier elemento de eRoom en el que tenga los derechos de acceso adecuados, puede crear, editar, eliminar y mover bases de datos o definir notificaciones en ellas. Asimismo, puede buscar informacin en las entradas de base de datos existentes. El trabajo con la informacin de base de datos consiste en clasificar, agrupar, agregar, editar o quitar entradas. Consulte tambin: Trabajar con entradas de base de datos En las bases de datos de proceso de aprobacin, los pasos tienen su propia estructura, la cual refleja la de la base de datos. Sin embargo, muchas propiedades de pasos se pueden establecer de forma independiente desde la base de datos de proceso de aprobacin principal. Consulte tambin: Trabajar con pasos del proceso de aprobacin

Control de acceso para bases de datos

Las bases de datos tienen sus propias propiedades de control de acceso, al igual que las entradas de bases de datos individuales y los pasos de los procesos de aprobacin. Inicialmente, cualquiera que pueda acceder a la base de datos o al paso puede abrirlos, mientras que su creador (propietario) es el nico miembro que puede

editarlos (cambiar sus propiedades). Al crear o editar una base de datos o paso de proceso de aprobacin, puede:

Definir el control de acceso para la base de datos o el paso. Especificar la configuracin de propietario inicial de la base de datos o el paso, que determina la lista Editar predeterminada para las nuevas entradas.

En principio, las entradas de base de datos y los pasos de procesos de aprobacin tienen la misma configuracin de control de acceso que la base de datos principal, aunque los propietarios de pasos y entradas existentes pueden modificar estas configuraciones por separado. Consulte tambin: Controlar el acceso a la informacin

Buscar en una base de datos

Si la funcin de bsqueda est activada en la base de datos, podr:

Abrir el formulario de bsqueda, si est cerrado, haciendo clic en "mostrar bsqueda" en la parte superior de la pgina de resumen. Introducir los valores que desee buscar mediante los controles de edicin adecuados para el tipo de datos que desee encontrar (miembros, fechas, texto, etc.). Para buscar en campos de texto de la base de datos, utilizar operadores booleanos y caracteres comodn, al igual que en las bsquedas de texto en elementos. Alternar entre el formulario bsico y el avanzado haciendo clic en "Bsica" o en "Avanzada" en la parte inferior del formulario de bsqueda.

En una base de datos normal, al hacer clic en "buscar", se filtra la base de datos de manera que en la pgina de resumen slo se muestran las entradas que coinciden con los criterios de bsqueda. eRoom tambin muestra este mensaje en el formulario de bsqueda: "filtro de bsqueda en uso, n entradas encontradas". Todas las entradas que no coincidan se ocultan. Si una base de datos de proceso de aprobacin proporciona un formulario de bsqueda para todas las bases de datos, al hacer clic en "buscar", se insertar en la lista Pasos de aprobacin una columna denominada Encontrado en la que se indicar, para cada paso en el que se tenga permiso de apertura, cuntas entradas cumplen los criterios de bsqueda. Esta columna Encontrado aparecer en blanco en los pasos que no se puedan abrir. Si en la pgina de resumen del proceso de aprobacin tambin se muestra una serie de entradas, en esta serie slo aparecern enumeradas las entradas que coincidan con los criterios de bsqueda. En esta vista filtrada, la serie muestra una columna que proporciona el nombre del paso en el que se encuentra cada entrada que coincida. Si se abre un paso que no tenga un formulario de bsqueda principal, se abrir el formulario de bsqueda de la base de datos en la pgina de resumen del paso. En este caso, se aplicarn los criterios de bsqueda vlidos en el paso, y las entradas que coincidan se mostrarn en la pgina de resumen del paso. Para ver todas las entradas de la base de datos, haga clic en "Restablecer" en la parte inferior del formulario de bsqueda. Sin embargo, si los criterios de bsqueda se han guardado junto con otra configuracin de vista

(mediante "guardar configuracin"), podr definir manualmente cada uno de los campos de bsqueda con el parmetro ms inclusivo, como en blanco o "cualquiera". Para cerrar el formulario de bsqueda, haga clic en el signo menos ( ) situado junto a "Formulario de bsqueda" en la parte superior del formulario. Con el formulario de bsqueda cerrado, cualquier criterio de bsqueda actual filtrar la base de datos de manera que slo se vean las entradas que coincidan. En este caso, eRoom mostrar el mensaje "filtro de bsqueda en uso..." junto al botn "mostrar bsqueda" en la parte superior de la pgina de resumen.

Guardar la configuracin de vista en la pgina de resumen

Si se encuentra en la lista Editar de una base de datos, puede guardar la configuracin de vista actual (la configuracin de criterios de bsqueda, agrupacin y clasificacin) haciendo clic en el botn "guardar configuracin" ( ) en la barra de comandos de la pgina de resumen. De esta forma se aplicar la configuracin de vista actual cuando se abra la base de datos por primera vez.

Bases de datos y la papelera de reciclaje

Cuando se elimina una entrada de una base de datos, sta va a la papelera de reciclaje. Sin embargo, las entradas eliminadas seguirn asociadas a la base de datos de la que se han eliminado. Por tanto, les seguirn afectando los cambios que se realicen en la estructura de la base de datos principal. Adems, si se elimina de forma permanente una base de datos de la papelera de reciclaje, y sta contiene entradas eliminadas previamente de la misma base de datos, habr que confirmar antes la eliminacin de dichas entradas.

Imprimir bases de datos

En la pgina de resumen de una base de datos, haga clic en "vista preliminar" de la barra de comandos para abrir una pgina con la vista previa de impresin. Esta pgina incluye instrucciones (no imprimibles) que le ayudarn a elegir las opciones de impresin de la base de datos. En la pgina de vista preliminar

Haga clic en "elegir columnas" para abrir una pgina en la que aparezcan todas las columnas de la base de datos (adems de ejemplos de contenido) que se pueden mostrar en el resumen. Marque las casillas de verificacin correspondientes a los campos que desea mostrar en la copia impresa. Al hacer clic en "Aceptar" en la pgina "elegir columnas", vuelve a la pgina de vista preliminar. La configuracin de columnas se guarda para las distintas sesiones, por usuario y por base de datos. Haga clic en "imprimir" para imprimir la pgina o en "cancelar" para volver a la pgina de resumen de la base de datos.

Aparecer un escritorio integrado de base de datos, si se encuentra visible, delante de la base de datos en la pgina de vista preliminar. No se pueden ocultar y mostrar columnas en el escritorio; slo se imprimirn aquellas que se muestran. Consulte tambin: Imprimir elementos en el tema Trabajar con elementos

Crear una base de datos

El proceso de creacin de una base de datos comienza como el de otros elementos. En la pgina Crear, al hacer clic en el icono de bases de datos, el asistente Crear base de datos se abre en la pgina Tipo de base de datos. A continuacin, deber seleccionar el tipo de base de datos que desee crear.

una base de datos en blanco y normal desde cero una base de datos personalizable y normal a partir de una plantilla una base de datos de proceso de aprobacin personalizable (desde cero o a partir de una plantilla)

Los pasos que deber llevar a cabo en el asistente dependern del tipo de base de datos que seleccione y, si es personalizable, del grado de modificacin. Para desplazarse por el asistente Crear base de datos, utilice estos botones:

Siguiente: permite ir a la pgina siguiente del asistente.

Ahora bien, si est creando una base de datos personalizable a partir de una plantilla sin pasar por todos los pasos del asistente, al hacer clic en "Siguiente" se crear la base de datos. O bien, si est creando una base de datos de proceso de aprobacin a partir de una plantilla y elige no pasar por todos los pasos del asistente, al hacer clic en "Siguiente" ir directamente a la pgina Pasos de aprobacin del asistente.

Anterior: permite ir a la pgina anterior del asistente. Cancelar: permite salir del asistente sin crear la base de datos. Aceptar: permite crear la base de datos y salir del asistente.

Tenga en cuenta que, cuando cree una base de datos en blanco, una plantilla de base de datos personalizable o una base de datos de proceso de aprobacin, podr revisarla ms adelante. Podr cambiar la estructura (agregar o quitar campos), modificar los campos (cambiar tipos de datos u opciones) y ajustar las propiedades (como el esquema de colores) para adaptarla a los cambios del proyecto.

Para crear una base de datos en blanco:

Cuando crea una base de datos en blanco, la genera desde cero, definiendo los campos y eligiendo las opciones. Por otro lado, si crea una base de datos a partir de una plantilla, la generar de forma rpida y personalizarla ms adelante. El tipo de base de datos que seleccione depender de sus necesidades y de las plantillas que estn disponibles para el eRoom. 1. En la pgina Tipo de base de datos, seleccione "(en blanco)" y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 2. En la pgina Definir nombre de base de datos:
o

Escriba un nombre en el cuadro de texto.

o o o

No marque la casilla de verificacin "...proceso de aprobacin". (Sin embargo, si accede a esta pgina porque desea convertir una base de datos a un proceso de aprobacin o viceversa, consulte Convertir una base de datos, ms abajo). Seleccione un esquema de colores predefinido. En las muestras, la fila superior y la primera columna representan el color de fondo de los encabezados. En las dos ltimas celdas de la fila inferior se muestra el color de fondo para campos individuales (celdas de datos), as como las filas de encabezado para las entradas agrupadas en la pgina de resumen. Para definir el control de acceso de la base de datos, haga clic en "control de acceso". Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono". En la pgina Definir nombre de base de datos, haga clic en "Siguiente".

3. En el cuadro de texto de la pgina Campos de base de datos, escriba en lneas aparte los nombres de los campos (columnas) de la base de datos. Especifique al menos un nombre de campo exclusivo. Cuando seleccione nombres de campo, piense en los ttulos que desee que tengan las columnas de la base de datos. Si desea que las entradas incluyan campos para comentarios o anexos o bien para registrar cambios automticamente, escriba tambin los nombres de estos campos. Nota: Los campos rea de comentarios, Cuadro para anexos y Registro de cambios slo se muestran en las pginas de entrada individuales, no en la pgina de resumen de la base de datos. 4. En la pgina Tipos de campos de base de datos, elija en los mens desplegables un tipo de datos para cada uno de los campos de la base de datos a los que ha asignado un nombre en el paso anterior. Asegrese de que al menos un campo pueda servir de ttulo para las entradas en los enlaces e informes de correo electrnico (ya sea Texto sin formato, Texto con formato, Fecha, Nmero, Nmero automtico o Lista de miembros). 5. En la pgina Opciones de campos de base de datos, puede personalizar los campos de la base de datos. El conjunto de opciones disponibles para cada campo vara en funcin del tipo de datos. Por ejemplo, los registros de cambios no tienen parmetros opcionales; deber establecer opciones para las listas de opciones y los campos de aprobacin; todos los dems tipos de datos tienen parmetros opcionales que podr cambiar como desee. Para cambiar el nombre de un campo o el tipo de datos, haga clic en junto al nombre. Para cambiar la posicin de un campo en las entradas, haga clic en junto al nombre. En la pgina Mover campos, especifique la nueva posicin y haga clic en "Aceptar". Esta columna no aparece en la pgina Opciones de resumen del paso de aprobacin. o Para quitar un campo de la base de datos, haga clic en junto al nombre. o Para crear otro campo, haga clic en "Agregar" en la barra de comandos situada en la parte superior o inferior de la pgina.
o o

Nota: Cuando se edite una base de datos y agregue un campo, esta pgina tambin contendr opciones de la pgina de resumen pertenecientes al tipo de datos del nuevo campo. 6. La pgina Opciones de resumen de la base de datos sirve para organizar el aspecto y el funcionamiento de la pgina de resumen. En esta pgina se muestran los nombres de los campos de la base de datos en el mismo orden en el que aparecen en la pgina de resumen y en las pginas de entrada individuales.

: haga clic para mover un campo y colocarlo delante o detrs de otro campo en la pgina de resumen. En la pgina Mover campos, especifique la nueva posicin y haga clic en "Aceptar". o Ttulo de la entrada: seleccione el campo que desee utilizar como ttulo para las entradas en la base de datos. Los tipos de campos que pueden proporcionar ttulos de entrada son los siguientes: Texto sin formato, Texto con formato, Nmero automtico, Nmero, Fecha o Lista de miembros.
o

Nota: Para que las tareas se sincronicen correctamente con Outlook, los campos de miembro-propietario no pueden utilizarse como ttulo en las entradas de la base de datos de tareas. o Columnas de resumen: seleccione los campos que desee que se muestren como columnas en la pgina de resumen. Para que se muestren todas las columnas, marque la casilla de verificacin de la fila "todos los campos". Quite la marca de la casilla de verificacin de los campos que no desee que se muestren aqu. Puesto que cada entrada muestra, como mnimo, su ttulo en la pgina de resumen, la casilla de verificacin del campo de ttulo ya est seleccionada y es de slo lectura. Asimismo, no hay ninguna casilla de verificacin de columna de resumen en la fila "ningn campo". Los campos seleccionados para la pgina de resumen principal de una base de datos de proceso de aprobacin determinan las columnas que se mostrarn en la serie de entradas de todos los pasos de aprobacin, as como en las pginas de resumen de los propios pasos. Cualquier campo puede aparecer en una pgina de resumen, excepto los campos Cuadro para anexos, rea de comentarios o Registro de cambios. o Formulario de bsqueda: tanto si desea un formulario de bsqueda resumido (bsico) como uno completo (avanzado) en la base de datos, seleccione el subconjunto de campos que desee incluir en el formulario bsico. El subconjunto puede incluir campos en los que se considere que los miembros buscarn valores (como nombres, fechas de hitos o todos los problemas an por resolver) con ms frecuencia. Para que en el formulario de bsqueda se incluyan todos los campos de la base de datos, marque la casilla de verificacin de la fila "todos los campos". En este caso, no hay ninguna diferencia entre los formularios de bsqueda bsico y avanzado. Los campos excluidos automticamente de las bsquedas son los de nmero automtico con valores definidos en el orden en que estn organizados, las reas de comentarios y los cuadros para anexos. Para desactivar la funcin de bsqueda en la base de datos (porque la base de datos es muy pequea, por ejemplo), marque la casilla de verificacin de la fila "ningn campo". En este caso, no aparecer ningn botn "buscar" en la pgina de resumen de la base de datos. o Agrupacin predeterminada: de forma opcional, seleccione un campo como una categora en funcin de la cual desea agrupar las entradas inicialmente en la pgina de resumen. Slo puede seleccionar un campo para agrupar entradas de base de datos (puede ser un campo Texto sin formato, Lista de miembros, Aprobacin, Nmero, S/No, Lista de opciones, Semforo y Fecha, pero no un campo Cuadro para anexos, Nmero automtico, Texto con formato, rea de comentarios o Registro de cambios). Para no especificar ninguna agrupacin de entradas inicial, seleccione la opcin "ningn campo".

Opciones de agrupacin: seleccione los campos (si los hay) que los miembros pueden seleccionar para agrupar entradas de la base de datos. Las opciones que se seleccionen en esta columna no afectan a la agrupacin predeterminada. Nota: La configuracin de "opciones de agrupacin" y la de "agrupacin predeterminada" interactan de tal manera que siguen de forma lgica las selecciones (ejemplo).

Incluir espacio para comentarios y votos e Incluir cuadro para anexos: especifique si desea que la pgina de resumen de la base de datos incluya comentarios y votos o anexos. Estas opciones no estn disponibles en las bases de datos de proceso de aprobacin, pero pueden elegirse en las pginas de resumen de pasos individuales.

7. En la pgina Opciones de escritorio, puede organizar los campos de esta base de datos que desea que se resuman en un escritorio as como el modo de hacerlo. Mostrar un escritorio en la pgina de resumen de esta base de datos: marque esta casilla de verificacin para mostrar el escritorio integrado de la base de datos en la pgina de resumen. Quite la marca de la casilla de verificacin para ocultarlo. o Mostrar tipos de campos: seleccione los campos que se resumirn en un elemento de escritorio para los que esta base de datos proporciona datos de origen y en el escritorio integrado de la pgina de resumen (si lo hay). Especifique todos los campos o un subconjunto seleccionado. o Especificar opciones de visualizacin para los campos resumidos en los escritorios de base de datos: seleccione la forma en la que desea que el escritorio resuma cada uno de los tipos de campos. Esta configuracin tiene las opciones de visualizacin predeterminadas de un elemento de escritorio para el que esta base de datos proporciona datos de origen.
o

8. En la pgina Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida, que aparecer en la pgina de resumen de la base de datos, as como instrucciones para editar entradas, que aparecern en las pginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parmetros son opcionales. 9. Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos y abrir la pgina de resumen. Consulte tambin: Trabajar con entradas de base de datos

Para crear una base de datos personalizable a partir de una plantilla:

El proceso de creacin de una base de datos personalizable es prcticamente el mismo que el de creacin de una base de datos en blanco, salvo en el hecho de que todos los campos se encuentran ya definidos. Puede crear la plantilla tal cual, o bien personalizar la configuracin como desee. 1. En la pgina Tipo de base de datos, seleccione el nombre de una plantilla de base de datos y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 2. En la pgina Definir nombre de base de datos: o Edite el nombre de la base de datos, si es necesario. o No marque la casilla de verificacin "...proceso de aprobacin". o Seleccione un esquema de colores.

Para personalizar ms la base de datos, marque la casilla de verificacin Pasar ahora por todas las opciones de base de datos. Djela en blanco si desea crear la base de datos "tal cual", segn las opciones de la plantilla. o Para cambiar la configuracin de control de acceso inicial con el fin de especificar quin puede abrir y editar la base de datos, haga clic en "control de acceso". o Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono". o Haga clic en "Siguiente". Segn elija o no pasar ahora por todas las opciones de base de datos, eRoom crear la base de datos en el momento o abrir la siguiente pgina del asistente. Si desea lo segundo, contine con los siguientes pasos.
o

3. En la pgina Opciones de campos de base de datos, modifique, edite, mueva o elimine campos segn sea necesario y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 4. En la pgina Opciones de resumen de la base de datos, organice la pgina de resumen de la base de datos segn sus especificaciones y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 5. En la pgina Opciones de escritorio, especifique los campos de esta base de datos que desea que se resuman en un escritorio as como el modo de hacerlo. 6. En la pgina Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida, que aparecer en la pgina de resumen de la base de datos, as como instrucciones, que aparecern en las pginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parmetros son opcionales. 7. Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos y abrir la pgina de resumen. Consulte tambin: Trabajar con entradas de base de datos

Para crear una base de datos de proceso de aprobacin:

Una base de datos de proceso de aprobacin tiene la misma estructura (definiciones de campo, opciones de resumen y otros parmetros) que una base de datos normal y se encuentra organizada en una serie de pasos con nombre. Cuando cree un proceso de aprobacin, deber definir primero la base de datos (ya sea desde cero o a partir de una plantilla personalizable) y, a continuacin, los pasos. Nota: Al menos uno de los campos de la base de datos de proceso de aprobacin deber ser un campo de aprobacin. Utilice este campo para aprobar una entrada (mediante su edicin) y llevarla al paso siguiente. 1. En la pgina Tipo de base de datos, seleccione "(en blanco)", o bien el nombre de una plantilla de base de datos y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 2. En la pgina Definir nombre de base de datos: o Edite el nombre de la base de datos, si es necesario. o Marque la casilla de verificacin con la etiqueta "Esta base de datos es un proceso de aprobacin de varios pasos". o Seleccione un esquema de colores. o Si est creando el proceso de aprobacin a partir de una plantilla y desea personalizar la estructura, marque la casilla de verificacin con la etiqueta "Pasar ahora por todas las opciones de base de datos". o Para cambiar la configuracin de control de acceso inicial con el fin de especificar quin puede abrir y editar la base de datos, haga clic en "control de acceso". o Para seleccionar un icono diferente para la base de datos, haga clic en "cambiar icono".

Haga clic en "Siguiente". Segn elija o no pasar por todas las opciones de base de datos, el asistente de creacin seguir presentando opciones de la base de datos o pasar a la pgina Pasos de aprobacin.

3. Rellene la pgina Campos de base de datos. Escriba el nombre de un campo de aprobacin o, de lo contrario, eRoom crear uno automticamente. Haga clic en "Siguiente" para continuar. 4. Rellene la pgina Tipos de campos de base de datos. Debe haber al menos un campo de aprobacin. Haga clic en "Siguiente" para continuar. 5. En la pgina Opciones de campos de base de datos, modifique los campos segn proceda y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". Cuando se cree un campo de aprobacin de forma automtica, eRoom definir al creador de la base de datos como el nico aprobador y establecer ese campo como el campo de aprobacin del proceso. (Si ya ha especificado un campo que no sea de aprobacin y lo ha denominado "Aprobacin", eRoom cambiar automticamente el tipo de ste al de aprobacin, definir al creador de la base de datos como el nico aprobador y establecer ese campo como el campo de aprobacin del proceso). Nota: Si est creando la base de datos a partir de una plantilla que an no tiene definido ningn campo de aprobacin, deber definir uno inmediatamente. Haga clic en "Siguiente" para continuar. 6. En la pgina Opciones de resumen de la base de datos, organice la pgina de resumen segn sus especificaciones y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". Nota: Puesto que la pgina de resumen de un proceso de aprobacin no puede tener un rea de comentarios ni un cuadro para anexos, las casillas de verificacin correspondientes a esas opciones no aparecern en el asistente. 7. En la pgina Opciones de escritorio, especifique los campos de esta base de datos que desea que se resuman en un escritorio as como el modo de hacerlo. 8. En la pgina Instrucciones de la base de datos, puede escribir un mensaje de bienvenida, que aparecer en la pgina de resumen de la base de datos, as como instrucciones, que aparecern en las pginas Create/Edit Entry (Crear/Editar entrada). Ambos parmetros son opcionales. Cuando haga clic en "Siguiente", se abrir la pgina Pasos de aprobacin. 9. Utilice la pgina Pasos de aprobacin para editar, volver a ordenar, eliminar y agregar pasos, as como para definir opciones de base de datos especficas de un proceso de aprobacin. Para empezar con un nuevo proceso de aprobacin, eRoom proporciona tres pasos iniciales denominados Nuevo, Abierto y Cerrado. En la parte superior de la pgina hay una tabla en la que se enumeran los pasos existentes en el orden en que aparecen en la pgina de resumen de la base de datos. Puede modificar estos pasos o bien eliminarlos y crear nuevos pasos desde cero. Trabaje con pasos individuales de la siguiente forma:
o o

Para editar un paso, haga clic en con el fin de abrir el asistente para pasos. Para eliminar un paso de la base de datos, haga clic en . Cuando se crea un proceso de aprobacin, como los pasos no tienen entradas, el paso se quita inmediatamente.

Para agregar un paso, haga clic en "agregar un paso" y asgnele un nombre. Para seguir agregando pasos, haga clic en "Agregar". Cuando termine de agregar pasos, haga clic en "Aceptar" para crear los nuevos pasos, que aparecern ordenados en la parte inferior de la lista de pasos. o Para cambiar la posicin de un paso existente, o para colocar un nuevo paso en la lista (y en la base de datos), haga clic en . Seleccione el paso al que desee que siga el nuevo paso o el paso movido en la pgina de resumen y haga clic en "Aceptar". En la lista se mostrarn los pasos en el nuevo orden.
o

10. En esta misma pgina Pasos de aprobacin, defina las siguientes opciones de base de datos especficas del proceso de aprobacin:
o

El campo de aprobacin para el proceso de aprobacin es [lista de campos de aprobacin]: seleccione el nombre del campo de aprobacin que distribuir automticamente entradas de un paso a otro en orden lineal. Este campo no puede cambiarse una vez asignado. Permitir que los miembros muevan manualmente entradas entre pasos: cuando se selecciona esta opcin, los miembros pueden mover entradas de un paso a otro manualmente (utilizando el mtodo de arrastrar y colocar o de cortar y pegar), sin necesidad de pasar por el proceso habitual de aprobacin o rechazo en cada paso de la secuencia de distribucin. Nota: Los coordinadores siempre pueden mover pasos manualmente, independientemente de este parmetro.

11. Por ltimo, en la pgina Pasos de aprobacin, defina las siguientes opciones para la pgina de resumen principal: Mostrar el formulario de bsqueda: cuando se selecciona esta opcin, en la pgina de resumen de la base de datos se muestra un formulario para buscar todos los pasos en la base de datos, si la funcin de bsqueda se ha activado. La configuracin de formulario de bsqueda de la base de datos determina el contenido del formulario de bsqueda. Al realizar una bsqueda en la base de datos, se filtran todas las entradas segn los criterios especificados en el formulario. Cuando hay un filtro de bsqueda vigente, la lista Pasos de aprobacin incluye, adems de la columna en la que se muestra el nmero actual de entradas en cada paso, una columna denominada "Encontrado" en la que se indica cuntas entradas de cada paso coinciden con los criterios de bsqueda. Si no se selecciona esta opcin, la pgina de resumen principal no tendr formulario de bsqueda y tomar la configuracin de formulario de bsqueda de la base de datos principal como configuracin de formulario de bsqueda inicial para los pasos individuales. o Mostrar una serie de entradas de todos los pasos de aprobacin: cuando se selecciona esta opcin, en la pgina de resumen de la base de datos se muestra, bajo la lista Pasos de aprobacin, otra tabla en la que se ofrece una vista de resumen (una serie) completa de todas las entradas de todos los pasos de la base de datos.
o o

Etiquete la columna de paso de aprobacin: cuando en la pgina de resumen se muestra una serie de entradas, este parmetro determina la etiqueta que tendr la columna que identifica el paso que contiene cada entrada.

12. Haga clic en "Aceptar" para crear la base de datos. Consulte tambin: Trabajar con pasos del proceso de aprobacin

Editar una base de datos

La edicin de una base de datos implica utilizar el asistente Editar base de datos para modificar las propiedades, la estructura o las opciones de la base de datos. Este asistente utiliza las mismas pginas que el asistente Crear base de datos, pero permite ir directamente a la pgina que controla la accin que desee llevar a cabo. Tambin se puede elegir pasar por todas las opciones del asistente al igual que se hace al crear una base de datos desde cero o personalizar una plantilla de base de datos. Para desplazarse por el asistente Editar base de datos, utilice estos botones:

Siguiente: permite ir a la pgina siguiente del asistente. Anterior: permite ir a la pgina anterior del asistente. Cancelar: permite salir del asistente sin guardar los cambios. Aceptar: permite guardar los cambios y salir del asistente.

Sugerencia: Si slo desea cambiar el nombre (y ningn otro parmetro) de una base de datos, haga clic con el botn secundario en el icono de sta y seleccione "Cambiar nombre" en el men emergente. De lo contrario, la nica forma de cambiar el nombre consiste en editarla y, a continuacin, pasar por todas las opciones de la base de datos.

Para editar una base de datos:

1. En la pgina de resumen de la base de datos, haga clic en en la parte superior.

O bien, haga clic con el botn secundario en el icono de la base de datos y seleccione "Editar" en el men desplegable. 2. En la pgina Editar base de datos/Editar proceso de aprobacin, seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en "Aceptar": o Agregar un campo: para agregar un nuevo campo. o Eliminar campo: para eliminar un campo. o Reorganizar campos: para cambiar la posicin de los campos. o Cambiar un campo: para editar un campo. o Cambiar el nombre de la base de datos y otros valores de configuracin bsicos: permite abrir la pgina Definir nombre de base de datos o la pgina Set Approval Process Name (Configurar el nombre del proceso de aprobacin). Para convertir una base de datos normal en un proceso de aprobacin, marque la casilla de verificacin "Esta base de datos es un proceso de aprobacin de varios pasos". Si est editando una base de datos de proceso de aprobacin, no puede cambiar este parmetro.

o o o o o

Cambiar las opciones de la pgina de resumen: permite abrir la pgina Opciones de resumen de la base de datos. Cambiar las opciones del escritorio: abre la pgina Opciones de escritorio. Cambiar el mensaje de bienvenida y las instrucciones: permite abrir la pgina Instrucciones de la base de datos. Cambiar los pasos de aprobacin o las reglas de aprobacin (slo en bases de datos de proceso de aprobacin): permite abrir la pgina Pasos de aprobacin. Pasar por todas las opciones de base de datos: empieza por la pgina Set Approval Process Name (Configurar el nombre del proceso de aprobacin) y permite abrir cada pgina en el asistente Editar base de datos.

3. Cuando termine de editar la base de datos, haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a la pgina de resumen de la base de datos.

Para agregar un campo de base de datos:

1. En la pgina Editar base de datos, haga clic en "Agregar un campo" y, a continuacin, en "Aceptar". O bien, en la pgina Opciones de campos de base de datos, haga clic en "Agregar". 2. En la pgina Orden de los campos, seleccione el campo al que desee que siga el nuevo campo en la pgina de resumen. O bien, seleccione "(antes del primer campo)" para que aparezca en primer lugar. Haga clic en "Siguiente". 3. En la pgina Crear campo, escriba un nombre y seleccione un tipo de datos para el campo. Haga clic en "Siguiente" para continuar en la pgina Opciones de campos de base de datos. 4. En la pgina Opciones de campos de base de datos, defina o cambie opciones de campo segn proceda para el tipo de datos del campo. 5. En esta misma pgina Opciones de campos de base de datos, seleccione opciones de la pgina de resumen del campo segn proceda para el tipo de datos: o Utilizar este campo como el ttulo de entradas o Mostrar este campo en la pgina de resumen o Mostrar este campo en el formulario de bsqueda o Utilizar este campo como la agrupacin predeterminada o Utilizar este campo como la opcin de agrupacin 6. Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la pgina de resumen. Nota: Los nuevos campos de bases de datos tienen configuraciones de escritorio predeterminadas segn el tipo de datos. Si desea cambiar esta configuracin predeterminada, vuelva a editar la base de datos para modificar la pgina Opciones de escritorio.

Para eliminar un campo de base de datos:

1. En la pgina Editar base de datos, haga clic en "Eliminar campos" y, a continuacin, en "Aceptar". 2. En la pgina Eliminar campos, seleccione los campos que desee quitar de las entradas de la base de datos. Tambin puede quitar el rea de comentarios, el cuadro para anexos y el registro de cambios de las entradas. Haga clic en "Aceptar". 3. Confirme que desea eliminar los campos y, a continuacin, vuelva a hacer clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la pgina de resumen.

Para mover un campo de base de datos:

1. En la pgina Editar base de datos, seleccione "Mover campos" y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 2. En la pgina Mover campos, seleccione los campos que desee reubicar y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 3. En la pgina Orden de los campos, seleccione el campo que desee que preceda a los campos que acaba de seleccionar. O bien, seleccione "(antes del primer campo)" si desea que los campos aparezcan en primer lugar en la pgina de entrada. 4. Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la pgina de resumen.

Para cambiar un campo de base de datos:

1. En la pgina Editar base de datos, seleccione "Cambiar un campo" y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". O bien, en la pgina Opciones de campos de base de datos, haga clic en el icono de edicin ( ) junto al nombre y tipo del campo. 2. Seleccione el campo que desee cambiar y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 3. En la pgina Crear campo, especifique un nuevo nombre o tipo de datos para el campo (o bien no cambie nada). Haga clic en "Siguiente" para continuar en la pgina Opciones de campos de base de datos (o en "Aceptar" para volver a la pgina). Nota: El tipo de datos que puede convertir depende del tipo de datos con el que empiece. En la lista desplegable para cambiar un tipo de datos se enumeran slo los tipos permitidos.

4. En la pgina Opciones de campos de base de datos, defina o cambie opciones de campo segn proceda para el tipo de datos del campo. 5. En esta misma pgina Opciones de campos de base de datos, seleccione opciones de la pgina de resumen segn proceda para el tipo de datos: o Utilizar este campo como el ttulo de entradas o Mostrar este campo en la pgina de resumen o Mostrar este campo en el formulario de bsqueda o Utilizar este campo como la agrupacin predeterminada o Utilizar este campo como la opcin de agrupacin 6. Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la pgina de resumen. Nota: Para cambiar las opciones de escritorio de un campo, vuelva a editar la base de datos para modificar la pgina Opciones de escritorio.

Convertir una base de datos a un tipo diferente

Convertir en un proceso de aprobacin

Cuando se trate de una base de datos que no sea de proceso de aprobacin, asegrese primero de que la base de datos tiene al menos un campo de aprobacin (agregue uno si es necesario). A continuacin, en la pgina Definir nombre de base de datos del asistente Editar base de datos, marque esta casilla de verificacin: Esta base de datos es un proceso de aprobacin de varios pasos. Cuando haga clic en "Aceptar", se abrir la pgina Pasos de aprobacin para que pueda configurar los pasos segn sea necesario. Todas las entradas existentes de la base de datos se agregarn al primer paso.

Convertir desde un proceso de aprobacin

La casilla de verificacin que indica una base de datos de varios pasos es de slo lectura (una vez marcada, no se le puede quitar la marca). Por tanto, para convertir un proceso de aprobacin en una base de datos que no sea de aprobacin, deber eliminar todos los pasos.

Trabajar con entradas de base de datos

Al abrir una base de datos aparece su pgina de resumen, en la cual se muestran filas de entradas de base de datos con valores ordenados en columnas para cada uno de los campos de base de datos que aparecen en la pgina de resumen. Puede ver todas las filas de base de datos para las que tenga derechos de apertura; de lo contrario, las filas estarn ocultas en la pgina de resumen y no se incluirn en el recuento total de filas. En las bases de datos de proceso de aprobacin, las entradas estn agrupadas en distintos pasos dentro del proceso de aprobacin. Puede ver todas las filas de base de datos para las que tenga derechos de apertura; de lo contrario, las filas estarn ocultas en la pgina de resumen y no se incluirn en el recuento total de filas. Si desea mover una entrada a un paso diferente, puede editarla para aprobarla o rechazarla.

Control de acceso para entradas de base de datos (filas)

Las entradas de base de datos tienen sus propias propiedades de control de acceso. Inicialmente, cualquiera que pueda acceder a la base de datos o al paso puede abrirlo, mientras que su creador (propietario) es el nico miembro que puede editarlo (cambiar sus propiedades). Al crear o editar una base de datos o paso de proceso de aprobacin, puede hacer lo siguiente:

Definir el control de acceso para la base de datos o el paso. Especificar la configuracin de propietario inicial de la base de datos o el paso, que determina la lista Editar predeterminada para las nuevas entradas.

En principio, las entradas de base de datos y los pasos de procesos de aprobacin tienen la misma configuracin de control de acceso que la base de datos principal, aunque los propietarios de pasos y entradas existentes pueden modificar estas configuraciones por separado.

Para abrir una entrada de base de datos:

En la pgina de resumen de la base de datos, haga clic en el icono de la entrada que desee abrir. O bien, haga clic con el botn secundario en el icono de la entrada y elija "Ver" en el men desplegable. La pgina de entrada se abrir mostrando todos los campos de la entrada.

Para volver a la pgina de resumen de la base de datos desde la pgina de entrada, haga clic en (subir un nivel) en el mapa, o bien haga clic en "resumen" en la parte superior.

Para agregar una entrada de base de datos:

1. En la pgina de resumen de la base de datos, haga clic en "nueva entrada" en la parte superior. O bien, en la barra de comandos de la pgina de resumen, haga clic en "nueva entrada". O bien, cuando est editando una entrada en la pgina Editar entrada de base de datos, haga clic en "Agregar". 2. En la pgina Crear entrada de base de datos, especifique valores para los campos disponibles. 3. Haga clic en "Aceptar" para crear la entrada e ir a su pgina. O bien, para seguir agregando entradas, haga clic en "Agregar" en la parte superior de la pgina Crear entrada de base de datos.

Para editar una entrada de base de datos:

1. En la pgina de resumen de la base de datos, haga clic en junto al icono de la entrada.

O bien, haga clic con el botn secundario en el icono y elija "Editar" en el men desplegable. O bien, en la pgina de entrada, haga clic en en la parte superior.

2. En la pgina Editar entrada de base de datos, utilice los controles especficos de tipo para editar los campos. 3. Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a la pgina de entrada. O bien, para editar varias entradas en orden, utilice los botones "Anterior" y "Siguiente" de la pgina Edit Database Row (Editar fila de base de datos). Al hacer clic en uno de estos botones, eRoom guarda la entrada actual y pasa a la entrada anterior o siguiente de la base de datos.

Trabajar con campos en entradas de base de datos

Cuando cree o edite entradas en una base de datos, sus acciones dependern del tipo de datos de cada campo. Si un campo tiene un valor inicial, podr cambiarlo si es necesario. Tipo de campo Texto sin formato Texto con formato Fecha Acciones Introduzca y edite texto sin opciones de formato. Puede existir un lmite en el nmero de caracteres. Introduzca y edite texto utilizando un cuadro de edicin de texto enriquecido. (slo en el componente) Introduzca y edite una fecha utilizando un cuadro de texto estndar. Haga clic en para abrir un calendario, desde el que podr seleccionar una fecha. Si el campo es una fecha de vencimiento, puede marcar la casilla de verificacin "Realizado" para indicar que se ha completado la tarea. Por tanto, en la pgina de resumen, este campo tendr una marca de verificacin junto a la fecha de una entrada. Adems, si este campo forma parte de una base de datos de tareas, la tarea ya no se incluir en la lista de tareas, y la prxima vez que sincronice la base de datos de tareas con Outlook, la tarea se marcar all tambin como "Realizado". Si deja vaca esta casilla de verificacin, en el campo se mostrar un valor de fecha nicamente. Introduzca o edite nmeros y caracteres relacionados, como smbolos de moneda, comas y comas decimales. Los campos de nmero automtico no pueden editarse porque se definen de forma automtica. En la pgina de resumen y las pginas de entrada, aparecen numerados en el orden en que se hayan creado o clasificado. Seleccione "S" o "No" en el men desplegable. Seleccione uno de los indicadores de estado disponibles, incluido "(ninguno)". Seleccione una de las opciones disponibles en el men desplegable.

Nmero Nmero automtico

S/No Semforo Lista de opciones

Lista de miembros

Aprobacin

rea de comentarios Cuadro para anexos

Registro de cambios

Haga clic en el selector de miembros ( ). En la pgina Elegir miembros, seleccione los miembros adecuados. Slo puede seleccionar un miembro, a menos que el campo est definido con el parmetro "Permitir varias selecciones". Si es un miembro que aparece enumerado como "aprobador" de una entrada (o si es el coordinador o administrador de eRoom), el botn "aprobar" correspondiente a este campo estar activado, si procede, directamente en la pgina de entrada, adems de aparecer en el editor. En una pgina de entrada, haga clic en "agregar un comentario" o en "votar" para incluir comentarios de discusin o una encuesta incrustada. En una pgina de entrada, utilice el cuadro de anexos para crear, agregar y administrar elementos relacionados con la entrada (otros elementos de eRoom, archivos, etc.). Un campo de anexos de una base de datos se parece a un cuadro de elementos incrustado de eRoom. Los registros de cambios no pueden editarse porque en ellos se registran automticamente los cambios realizados en las entradas.

Para cortar, copiar y pegar entradas de base de datos:

En la pgina de resumen, utilice los comandos Cortar, Copiar y Pegar (o el mtodo de arrastrar y colocar). Puede utilizar estos comandos en una entrada o en varias a la vez. Si pega entradas de una base de datos a otra, eRoom hace coincidir los campos por ttulo de columna. Si no hay coincidencia, eRoom le indicar las columnas que se debern descartar y le solicitar confirmacin para continuar.

Nota: a menos que una base de datos de proceso de aprobacin permita a los miembros mover entradas de un paso a otro manualmente, slo los coordinadores de eRoom podrn cortar, copiar y pegar entradas entre pasos.

Para eliminar una entrada de base de datos:

1. En la pgina de resumen, haga clic con el botn secundario en el icono de la entrada y seleccione "Eliminar" en el men desplegable. O bien, en la pgina de resumen, marque la casilla de verificacin de la entrada y haga clic en "eliminar" en la barra de comandos. 2. Confirme que desea eliminar la entrada y, a continuacin, vuelva a hacer clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la pgina de resumen.

Trabajar con pasos del proceso de aprobacin

Los pasos del proceso de aprobacin contienen las entradas de la base de datos, que son registros de datos formados por los campos definidos en la propia base de datos. Mediante el asistente para pasos, puede crear pasos y editar las propiedades de los pasos en la base de datos. Tambin puede quitar pasos de una base de datos, pero no cortar, copiar ni arrastrar y colocar pasos.

Acerca de las propiedades de los pasos

Los pasos heredan la mayor parte de las propiedades de la base de datos principal, pero pueden editarse por separado (incluyendo algunas opciones de campo) mediante el asistente para pasos. Este asistente utiliza las mismas pginas que el asistente Crear base de datos para el proceso de aprobacin, pero permite ir directamente a la pgina que controla la accin que desee llevar a cabo. A menos que cambie el parmetro inicial de una propiedad de un paso (que coincide con el de la base de datos principal), el parmetro realizar un seguimiento de todos los cambios realizados en el mismo parmetro de la propiedad que se encuentra en la base de datos principal. Sin embargo, una vez cambiada esa propiedad en un paso, el parmetro del paso anular el de la base de datos principal, y los cambios realizados en el parmetro de la base de datos principal no afectarn al mismo parmetro del paso. Si las propiedades del paso y de la base de datos principal se cambian de manera que vuelvan a coincidir, se reanudar el seguimiento de los parmetros (excepto en las opciones de la lista de opciones, que nunca vuelven a sincronizarse una vez anuladas), y los cambios realizados en la base de datos principal se reflejarn en el paso. Por otra parte, una vez modificados los parmetros iniciales de la configuracin de control de acceso de los pasos, se volvern independientes permanentemente, incluso aunque vuelvan a coincidir ms adelante con la configuracin de control de acceso de la base de datos principal.

Para agregar un paso en un proceso de aprobacin:

1. En la pgina de resumen del proceso de aprobacin, haga clic en "nuevo paso" en la barra de comandos de la lista Pasos de aprobacin. O bien, en la pgina Editar proceso de aprobacin, seleccione "Cambiar los pasos de aprobacin o las reglas de aprobacin" para abrir la pgina Pasos de aprobacin (y continuar desde all). 2. Seleccione el paso al que desee que siga el nuevo paso en la pgina de resumen. O bien, seleccione "(antes del primer campo)" para que aparezca en primer lugar. Haga clic en "Aceptar". 3. En la pgina Set Step Name (Definir nombre de paso): o Asigne un nombre al paso. o Especifique si los miembros pueden crear nuevas entradas en el paso. Para ello, marque esta casilla de verificacin: En este paso se pueden crear entradas nuevas. o Seleccione un esquema de colores. o Para cambiar la configuracin de control de acceso inicial con el fin de especificar quin puede abrir y editar el paso, haga clic en "control de acceso". o Para seleccionar un icono diferente para el paso, haga clic en "cambiar icono". Haga clic en "Siguiente".

4. En la pgina Opciones de campos del paso de aprobacin se enumeran slo los campos Lista de miembros, Aprobacin y Lista de opciones definidos en el proceso de aprobacin. El paso puede tener selecciones, opciones y valores iniciales distintos para los campos con estos tipos de datos exclusivamente (sin embargo, no aparecern los parmetros de "Mostrar en la misma lnea que el campo anterior", para los campos de lista de opciones, ni "Es un campo de propietario" para los campos de miembro o aprobacin). Modifique estas opciones, si lo desea, segn proceda y, a continuacin, haga clic en "Siguiente". 5. En la pgina Opciones de resumen del paso de aprobacin puede especificar distintas opciones de la pgina de resumen para este paso en vez de para el resto de este proceso de aprobacin. Sin embargo, no puede cambiar en un paso individual la posicin de un campo (el orden de columna que tiene) ni el ttulo de las entradas. Haga clic en "Siguiente". 6. En la pgina Step Instructions (Instrucciones de paso), puede escribir un mensaje de bienvenida, que aparecer en la pgina de resumen del paso, as como instrucciones para editar entradas, que aparecern en las pginas Create/Edit Entry (Crear/editar entrada). Ambos elementos son opcionales. 7. Haga clic en "Aceptar" para crear el paso y volver a la pgina de resumen principal del proceso de aprobacin.

Para editar un paso en un proceso de aprobacin:

1. En la pgina de resumen del paso de aprobacin, haga clic con el botn secundario en el icono de un paso y seleccione "Editar" en el men desplegable. 2. En la pgina Editar paso de aprobacin, seleccione una de las siguientes opciones y haga clic en "Aceptar":
o

Cambiar un campo: para modificar el campo Lista de opciones, Lista de miembros o Aprobacin en el paso. Seleccione un campo y haga clic en "Siguiente" para abrir la pgina Opciones de campos del paso de aprobacin. Modifique opciones de campo como desee y seleccione entre las siguientes opciones de resumen segn sea apropiado:

Mostrar este campo en la pgina de resumen Mostrar este campo en el formulario de bsqueda Utilizar este campo como la agrupacin predeterminada Utilizar este campo como la opcin de agrupacin

Haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos y volver a la pgina de resumen.
o

Cambiar el nombre de la base de datos y otros valores de configuracin bsicos: permite abrir la pgina Set Step Name (Definir nombre de paso).

Cambiar las opciones de la pgina de resumen: permite abrir la pgina Opciones de resumen del paso de aprobacin. o Cambiar el mensaje de bienvenida y las instrucciones: permite abrir la pgina Step Instructions (Instrucciones de paso). o Pasar por todas las opciones de pasos de aprobacin: empieza por la pgina Set Step Name (Definir nombre de paso) y contina a travs del asistente de pasos en el mismo orden que para agregar un paso.
o

3. Cuando termine de editar el paso, haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios y volver a la pgina de resumen del proceso de aprobacin.

Para eliminar un paso en un proceso de aprobacin:

1. En la pgina de resumen del paso de aprobacin, haga clic con el botn secundario en el icono de un paso y seleccione "Eliminar" en el men desplegable. O bien, marque la casilla de verificacin del paso y, a continuacin, haga clic en "eliminar" en la barra de comandos. O bien, en el mapa, haga clic con el botn secundario en el icono de un paso y seleccione "Eliminar" en el men desplegable. O bien, en la pgina Editar proceso de aprobacin, seleccione "Cambiar los pasos de aprobacin o las reglas de aprobacin" para abrir la pgina Pasos de aprobacin y, a continuacin, haga clic en junto al paso que desee eliminar. 2. Siempre que el paso no sea el nico que quede en el proceso de aprobacin y contenga entradas, se le preguntar a qu paso desea mover las entradas. Seleccione el paso al que desee mover las entradas y haga clic en "Aceptar". A continuacin, haga clic en "Aceptar" para confirmar la eliminacin del paso. (Si el paso no contiene entradas, slo tendr que confirmar la eliminacin.) Si el paso es el nico que queda en el proceso de aprobacin, contenga o no entradas, se le pedir que confirme que la eliminacin de dicho paso en el proceso de aprobacin lo convertir en una base de datos normal. Haga clic en "Aceptar" para confirmar. eRoom elimina el paso. Si el paso contena entradas y no era el nico que quedaba en la base de datos, las entradas se movern al paso seleccionado. Si el paso era el nico que quedaba en el proceso de aprobacin, la base de datos se convertir en una base de datos normal y las entradas sern entradas de base de datos normal. Nota: Los pasos eliminados de una base de datos se quitan permanentemente del eRoom y no van a la papelera de reciclaje, aunque el eRoom tenga una.

Tipos de datos para campos de base de datos

Cada campo de una base de datos acepta y muestra slo un tipo de datos.

Nota: Puede cambiar el tipo de datos de un campo despus de guardar la base de datos, pero slo podr cambiarlo a otro tipo que sea compatible con el original. Por ejemplo, slo puede cambiar un campo de fecha a un campo de texto sin formato o de texto con formato. De esta forma se conservan los valores existentes en esos campos o bien se convierten de forma razonable.

Tipo de datos Texto sin formato

Opciones de visualizacin en escritorio Para campos que muestren texto sin formato oculto (opcin predeterminada) especial. Los campos de texto sin formato se editan nmero de caracteres en blanco o utilizando un cuadro de texto estndar. no en blanco Limitar este campo a n (1-256) caracteres Marque esta casilla de verificacin si desea restringir el tamao de un campo de texto. Especifique un nmero para n que defina el nmero mximo de caracteres que podr tener el cuadro para editar este campo. El valor predeterminado de n es 40 caracteres. Si deja vaca esta casilla de verificacin, no habr ningn lmite en el tamao de los campos de texto. Valor inicial Especifique el contenido que desee que se muestre en este campo tanto en la pgina de entrada como en la pgina de resumen cuando cree por primera vez una entrada. Si deja esta opcin en blanco, el campo no tendr ningn contenido inicial cuando cree una nueva entrada. Sin ajuste de texto Marque esta casilla de verificacin cuando desee que todo el texto de este campo aparezca en una sola lnea en la pgina de resumen (ejemplo). En este caso, la entrada del campo con el mayor nmero de caracteres determinar el ancho de la columna. Por el contrario, si el texto de este campo no puede adaptarse a una sola lnea en una columna de ancho fijo, se ajustar a la siguiente lnea y el campo se expandir verticalmente para adaptarse. Mostrar en la misma lnea que el campo anterior

Descripcin y opciones

Marque esta casilla de verificacin para cambiar el diseo de la pgina de entrada (no el de la pgina de resumen) de manera que este campo aparezca en la misma lnea que el campo anterior en lugar de en otra lnea aparte. Este parmetro no est disponible para el primer campo de la pgina de entrada o si sigue a uno de los siguientes tipos de campo: Texto con formato, Lista de miembros, Aprobacin, rea de comentarios, Cuadro para anexos o Registro de cambios. Texto con Para campos que muestren texto con estilos de tipo, formato como negrita y cursiva, as como grficos e (slo en el hipervnculos. Los campos de texto con formato se componente) editan utilizando un cuadro incrustado de edicin de texto enriquecido (RTE). El cuadro para editar este campo tiene n lneas Marque esta casilla de verificacin si desea definir el alto (n representa el nmero de lneas) del cuadro RTE que se utiliza para introducir texto con formato en el campo. Este nmero no limita el nmero de caracteres que puede contener el campo, pero puede utilizarlo para adaptar visualmente el tamao de un valor comn. Valor inicial Consulte la informacin que figura ms arriba. Sin ajuste de texto Consulte la informacin que figura ms arriba. Para campos que muestren fechas del calendario. Los campos de fecha se editan utilizando un cuadro de texto con un selector de fechas ( elegir una fecha. Es una fecha de vencimiento Marque esta casilla de verificacin para clasificar la fecha como fecha lmite o hito. Cuando cree o edite una entrada con un campo de fecha de vencimiento, el editor de ese campo incluir una casilla de verificacin "Realizado" como sta. ) que permite

oculto (opcin predeterminada) nmero de caracteres en blanco o no en blanco

Fecha

oculto ltimo (opcin predeterminada) primero subcolumnas para terminado/no terminado (slo est activada si la fecha de vencimiento es verdadera) nmero de caracteres en blanco o no en blanco

Si una base de datos tiene un campo de fecha de vencimiento y un campo de miembro-propietario, se considerar una base de datos de tareas. Sin embargo, para que la base de tareas se sincronice correctamente con Outlook, el campo de miembropropietario no podr utilizarse como ttulo en las entradas de la base de datos. Valor inicial Seleccione el parmetro que determinar el valor que desee que se muestre en este campo tanto en la pgina de entrada como en la pgina de resumen cuando cree por primera vez una entrada.

En blanco (parmetro predeterminado): no se mostrar nada. Fecha de creacin: se mostrar la fecha en que se ha creado la entrada. Fecha de creacin ms [n] das: se muestra la fecha que equivale a n das (especifique un nmero para n) despus de la fecha en que se ha creado la entrada.

Mostrar en la misma lnea que el campo anterior Consulte la informacin que figura ms arriba. Para campos que muestren dgitos fijos y caracteres relacionados, como smbolos de moneda, comas y comas decimales. Valor inicial Consulte la informacin que figura ms arriba. Mostrar en la misma lnea que el campo anterior Consulte la informacin que figura ms arriba. Para campos que muestren valores numricos que el Nmero automtico software de eRoom generar automticamente cuando cree una entrada. Los campos de nmero automtico no pueden editarse. Entradas de nmero: seleccione el modo en que desee que se enumeren las entradas.

Nmero

oculto suma (opcin predeterminada) o promedio mn./mx. nmero de caracteres en blanco o no en blanco

oculto (opcin predeterminada) nmero ms alto no eliminado (slo est activada si la numeracin sigue el orden de creacin)

por orden de creacin (parmetro predeterminado): permite "inmovilizar" el valor de los nmeros que se muestra cuando se crean las entradas. Los valores se conservarn cuando cambie el orden de clasificacin de las entradas o agregue, elimine o mueva filas. por orden de organizacin: permite cambiar el valor de los nmeros que se muestra si cambia el orden de clasificacin de las entradas o agrega, elimina o mueve filas. Elija esta opcin si desea mostrar la clasificacin numrica de las entradas de la base de datos segn el orden de clasificacin actual.

Mostrar en la misma lnea que el campo anterior Consulte la informacin que figura ms arriba. Para campos que muestren valores "S" o "No", como en las columnas con la etiqueta Completado o Shipped (Enviado). Valor inicial: especifique si desea que se muestre S o No en este campo tanto en la pgina de entrada como en la pgina de resumen cuando cree por primera vez una entrada. Mostrar en la misma lnea que el campo anterior Consulte la informacin que figura ms arriba. Para campos que indiquen visualmente el estado general de las entradas. En cada campo de "semforo" se puede mostrar un parmetro de tres en el estilo que elija (ejemplo). Estilo de semforo Seleccione el estilo en que desee que aparezcan los indicadores de estado.

S/No

oculto subcolumnas para nmero de cada estado, incluidos los que estn en blanco, si los hay (opcin predeterminada)

Semforo

oculto nmero de no en blanco subcolumnas para nmero de cada estado, incluidos los que estn en blanco, si los hay (opcin predeterminada)

: semforos individuales (verde, amarillo o rojo) : grupos de semforos con un solo color iluminado (verde, amarillo o rojo) : marcas de colores (verde,

amarilla o roja)

: pulgares indicadores (hacia arriba, hacia arriba y hacia abajo o hacia abajo) : smbolos (una marca de verificacin, un guin o una "x") Texto personalizado (en lugar de los iconos correspondientes): en los cuadros de texto, escriba un texto equivalente a cada uno de los tres colores. Este texto aparecer en el campo en lugar de la imagen de semforo correspondiente.

Valor inicial: seleccione el modo en que desee que aparezca el indicador de estado en la pgina de entrada cuando cree por primera vez una entrada.

un semforo individual: se mostrar un semforo rojo, amarillo o verde. (ninguno) (parmetro predeterminado): no se mostrar nada.

Mostrar en la misma lnea que el campo anterior Consulte la informacin que figura ms arriba. Para campos que muestren un subconjunto de valores predefinidos. Cuando edite un campo de lista de opciones que permite slo una opcin, deber seleccionar el valor en una lista desplegable de opciones predefinidas. Cuando edite un campo que permita varias opciones, deber utilizar el "selector de opciones" ) para seleccionar de un conjunto de valores ( predefinidos. Opciones En el cuadro de texto, escriba en lneas aparte el conjunto de valores de los que desee que los miembros elijan (sustituya los valores iniciales, que slo sirven de ejemplo). Si permite varias selecciones, no incluya el carcter de punto y coma (;) como parte de ningn valor. De lo contrario, estos valores no se importarn correctamente en el formato CSV, ya que el convertidor de datos de

Lista de opciones

oculto nmero de campos no en blanco o subcolumnas para el nmero de las opciones incluidas en la lista, adems de "otro" y/o "en blanco", si fuera necesario (opcin predeterminada)

exportacin utiliza el punto y coma para delimitar valores en un campo de opcin. Permitir varias selecciones Marque esta casilla de verificacin para permitir que los miembros elijan ms de un valor para este campo cuando creen o editen una entrada. Valor inicial Deje el cuadro de texto en blanco a menos que desee que en este campo se muestre un valor cuando cree por primera vez una entrada, en cuyo caso, deber escribir uno de los valores especificados como opciones. Sin ajuste de texto Consulte la informacin que figura ms arriba. Mostrar en la misma lnea que el campo anterior Consulte la informacin que figura ms arriba. Para campos que muestren los nombres de miembros de eRoom. Las listas de miembros se editan utilizando el selector de miembros ( ) para seleccionar del conjunto de miembros para elegir. Qu miembros se deben incluir en la lista? Especifique si desea que se enumeren todos los miembros como opciones para este campo o slo un subconjunto de los miembros de eRoom (Slo estos miembros). Es un campo de propietario Al marcar esta casilla de verificacin, se clasifica el campo de miembro como campo que tiene un propietario. Si la base de datos tiene un campo de fecha de vencimiento definido, al tener un campo de miembro-propietario definido (con este parmetro), la base de datos se considera una base de datos de tareas. Sin embargo, para que la base de tareas se sincronice correctamente con Outlook, el campo de

Lista de miembros

oculto nmero de entradas no en blanco o subcolumnas para el nmero de los miembros incluidos en la lista cuyo nmero sea > 0 (opcin predeterminada) subcolumnas para los miembros seleccionados

miembro-propietario no podr utilizarse como ttulo en las entradas de la base de datos. Valor inicial De los miembros especificados para que se enumeren como opciones de este campo; especifique los miembros concretos que desee que aparezcan como valor inicial de este campo. Si selecciona "(creador)", el valor inicial ser el nombre del miembro que haya creado la entrada. Para que no se muestre nada en este campo cuando cree una entrada, deje el cuadro en blanco. Permitir varias selecciones Marque esta casilla de verificacin si desea que se puedan seleccionar varios miembros. Mostrar iniciales, sin nombres completos Marque esta casilla de verificacin si desea que se muestren en este campo las iniciales de los miembros en lugar de los nombres completos en la pgina de resumen. Los nombres completos de los miembros aparecern en la pgina de entrada aunque est definida esta opcin. Aprobacin Para campos que identifiquen miembros que pueden aprobar entradas en la base de datos. En la pgina Editar entrada de base de datos, los campos de aprobacin incluyen un campo que permite especificar una fecha lmite para aprobar la entrada. Las fechas lmite tambin se muestran en la pgina de resumen, en el campo de aprobacin. Los miembros que aparezcan como aprobadores podrn hacer clic en "Aprobar" y, a continuacin, en la pgina Elegir miembros, podrn marcar la casilla de verificacin situada junto a cada nombre para registrar la aprobacin. En una base de datos de proceso de aprobacin, en cualquier paso posterior al primero, los campos de aprobacin de la pgina Editar entrada de base de datos incluirn el botn "Rechazar" adems del de "Aprobar". Si es un aprobador, al hacer clic en "Rechazar", podr escribir una explicacin antes de

oculto subcolumnas para el nmero de aprobados/no aprobados (opcin predeterminada) o subcolumnas para el nmero de aprobadores incluidos en la lista cuyo nmero sea > 0. subcolumnas para los aprobadores seleccionados (nota: el campo Aprobador integrado en una base de datos de proceso de aprobacin no tiene opciones de visualizacin y no est incluido en esta pgina, aunque s lo estn los campos de aprobador agregados por el usuario).

volver a enviar una entrada al paso anterior, en donde la pgina de entrada mostrar el motivo por el que no aprueba la entrada. Aprobadores Utilice el selector de miembros ( ) para elegir los miembros, grupos o funciones con permiso para "cerrar sesin" en una entrada (por ejemplo, jefes de proyecto, editores o administradores). Cada entrada debe ser aprobada por: Especifique si todos los nombres identificados como aprobadores deben cerrar sesin o si es suficiente con la aprobacin de cualquiera de ellos. Es un campo de propietario Marque esta casilla de verificacin para clasificar el campo de aprobacin como un campo que tiene propietario; de esta manera la base de datos se considera una base de datos de tareas y puede sincronizarse con Outlook. Valor inicial Para que se muestren los nombres de los aprobadores cuando cree una entrada, utilice el ), o bien, para no selector de miembros ( especificar ningn nombre inicial, seleccione "(ninguno)". Plazo inicial Consulte la informacin que figura ms arriba. Permite incluir en la pgina de entrada un espacio rea de comentarios para agregar comentarios. Cada base de datos slo puede tener un campo de rea de comentarios. Permitir respuestas jerarquizadas Marque esta casilla de verificacin para que los miembros puedan insertar respuestas directas a comentarios individuales.

Cuadro para Permite incluir en la pgina de entrada un espacio anexos para agregar archivos. Cada base de datos slo puede tener un campo de cuadro para anexos. Registro de Permite registrar automticamente cualquier cambios modificacin realizada en las entradas o tareas de la base de datos y en las pginas de entrada y de tarea individuales, mostrando una fila en la que aparece un registro de cada cambio. Cada base de datos slo puede tener un campo de registro de cambios. Cuando en un registro de cambios se registran diez o ms cambios, slo se muestran los cinco ms recientes. Haga clic en para expandir el registro y ver los cambios anteriores o bien en para contraerlo y ocultar dichos cambios. No hay ninguna opcin para este tipo de datos.

oculto (opcin predeterminada) nmero de entradas de registro (opcin predeterminada si el campo es visible) fecha de la ltima entrada

Convertir campos a otros tipos de datos

Despus de definir todos los campos en una base de datos, puede que desee cambiar el tipo de datos de un campo a otro tipo. Por ejemplo, imagine que define un campo para texto sin formato y luego decide que necesita incluir hipervnculos. Puede cambiar el tipo del campo a texto con formato, que permite insertar hipervnculos. Cuando cambie el tipo de datos de un campo de base de datos a otro tipo, se aplicarn las siguientes notas:

Cualquier valor de texto sin formato que no pueda convertirse, se descartar. Cualquier valor de texto con formato que no pueda convertirse, se descartar. Al convertir valores numricos a texto, se conservar el formato de nmero. Cualquier valor de lista de opciones que no pueda convertirse, se descartar. Si se convierten valores de aprobacin a valores de lista de miembros, la fecha lmite de aprobacin, si la hay, se descartar. No se pueden convertir los siguientes tipos de datos: rea de comentarios, Cuadro para anexos y Registro de cambios.

Exportar e importar una base de datos

Para exportar datos de una base de datos:

1. En la pgina de resumen de la base de datos, haga clic en "exportar" en la barra de comandos. Si hay algn campo de texto con formato, la pgina Exportacin de elemento de base de datos le preguntar si desea exportarlo como HTML. 2. En la pgina Exportacin completada, haga clic en el enlace para descargar el archivo exportado. El archivo se guardar en el formato CSV. Nota: Las imgenes de los campos de texto con formato, los anexos, los comentarios y las entradas de los registros de cambios no se exportarn.

Para importar datos a una base de datos:

1. En la pgina de resumen de la base de datos, haga clic en "importar" en la barra de comandos. 2. En la pgina Importar elemento de base de datos, seleccione el archivo de exportacin para el elemento de la base de datos que desea importar. Los archivos de exportacin de elementos de bases de datos de eRoom tienen la extensin ".csv". El archivo debe comenzar con una fila de encabezado que contenga nombres de columna. 3. Haga clic en "Aceptar". Las columnas del archivo de texto cuyo nombre coincida con el de las columnas de la base de datos de eRoom se importarn a la base de datos. Adems, eRoom comprueba que cada fila de datos est bien formada (por ejemplo, que el nmero de campos de la fila de datos coincide con el nmero de campos de la fila del encabezado). Si hay algn problema, se debe generalmente a que se ha utilizado un carcter de delimitacin incorrecto en las filas de datos, pero la fila del encabezado est bien. Si slo las filas de datos se han formado de forma incorrecta, eRoom le avisar del problema, como en el siguiente mensaje: "No se importar ninguna fila. Esto podra deberse a que no hay filas en el archivo o a que todas las filas no tienen el nmero correcto de archivos. Compruebe el archivo y vuelva a intentarlo". Si eRoom muestra un mensaje para avisarle de que hay ms filas en el archivo CSV de las que se permiten, puede dividir el archivo en pequeos segmentos y volver a intentar la importacin. Nota: Si va a importar elementos a una base de datos de proceso de aprobacin, el archivo .CSV deber incluir una columna adicional con la etiqueta "Paso" que contenga el nombre del paso al que desee importar la entrada.

Archivos
Acerca de los archivos
En un eRoom puede ver, agregar y editar archivos creados en otras aplicaciones. Otros miembros pueden compartir esos archivos mientras dispongan de las mismas aplicaciones o de otras compatibles (ejemplo). Cuando agregue un archivo al eRoom, ser el propietario y, en principio, la nica persona que podr editarlo. No obstante, puede agregar los nombres de otros miembros a la lista de personas que pueden editarlo. Tambin puede realizar un seguimiento de las distintas versiones del archivo. Nota: Si la proteccin de archivos est activada en la comunidad, los nicos miembros que pueden eliminar un archivo al que se est realizando un seguimiento de versiones o desactivar ese seguimiento son los administradores y el coordinador del eRoom. Es ms, si est activada la opcin de la comunidad para realizar el seguimiento de versiones de todos los nuevos archivos, slo el coordinador y los administradores podrn desactivarla cuando se agregue un nuevo archivo o en un archivo existente al que se le est efectuando un seguimiento de versiones.

Para ver un archivo:

Haga clic en el icono del archivo.

O bien, haga clic con el botn secundario en el icono y seleccione "Ver" en el men emergente. Cuando vea un archivo, otros usuarios podrn acceder a ste. El hecho de leer un archivo no quiere decir que vaya a quedar reservado para el usuario ni que se evitar que otros usuarios puedan ver o editar el mismo archivo. Slo con el componente: Si edita un archivo que ha abierto para verlo y tiene derechos de edicin para el archivo, cuando cierre el archivo, eRoom le preguntar si desea guardar los cambios. Si hace clic en "S", eRoom reservar el archivo, cargar los cambios y liberar la reserva.

Agregar archivos a eRoom

Para agregar archivos a eRoom, puede crearlos en eRoom o agregarlos (cargarlos) desde su equipo. Slo con el componente: Puede arrastrar y colocar un archivo o carpeta desde el escritorio de Windows hasta un cuadro de elementos o cuadro para anexos de eRoom. Asimismo, si utiliza el componente puede crear archivos en eRoom.

Para agregar un archivo arrastrndolo desde el escritorio de Windows (slo en el componente):

1. Vaya al lugar en el que desee agregar el archivo. 2. Busque el archivo que desee copiar del escritorio o de una unidad local o de red. (Tambin puede utilizar el Explorador de Windows para buscar el archivo). 3. Arrastre el archivo hasta un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos de eRoom.

Para agregar un archivo:

1. Vaya al lugar en el que desee agregar el archivo. 2. Abra la pgina Agregar archivo siguiendo este procedimiento: o Haga clic con el botn secundario en un rea vaca del cuadro del elemento, carpeta o cuadro para anexos y seleccione "Agregar archivo" en el men desplegable. O bien, en la barra de comandos, haga clic en "agregar archivo". Se abrir la pgina Agregar archivo. O bien, abra la pgina Agregar archivo desde la pgina Crear siguiendo este procedimiento:
o

En la barra de botones de la pgina principal del eRoom, haga clic en O bien, en la barra de botones de una carpeta, haga clic en .

Otra opcin es, en la barra de comandos de un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos, hacer clic en "crear". Tambin puede hacer clic con el botn secundario en un rea vaca de un cuadro de elementos, carpeta o cuadro para anexos y, a continuacin, seleccionar "Crear elemento". Se abrir la pgina Crear.
o

Seleccione "Otro archivo". Se abrir la pgina Agregar archivo.

3. En la pgina Agregar archivo, siga este procedimiento: o Si est utilizando eRoom con slo con su explorador (sin el componente), haga clic en "Examinar" para seleccionar el archivo que desea agregar desde el equipo. o Si utiliza eRoom con el componente, puede seleccionar "Crear un nuevo archivo en eRoom", escribir un nombre de archivo y seleccionar un tipo de archivo de la lista. Al hacer clic en "Aceptar", el archivo se crea en el eRoom. 4. Seleccione las opciones que desee.

Seleccione "Seguir versiones" para realizar un seguimiento de las versiones del archivo que est agregando. Esta opcin slo est disponible cuando se carga un archivo desde el equipo. o Seleccione "Cargar y, a continuacin, agregar otro" para cargar un archivo y volver a la pgina Agregar archivo. Esta opcin slo est disponible cuando se carga un archivo desde el equipo. o Seleccione "Borrador privado" para agregar el archivo con la lista Abrir definida slo para el creador del archivo. Ms tarde se podr editar el control de acceso. 5. Haga clic en "Aceptar" para agregar o crear el archivo en el eRoom.
o

Nota: El sitio podra bloquear algunos tipos de archivos (por ejemplo, .bat, .exe, .doc, etc.) para que no se abran o se introduzca en eRoom cuando puedan suponer un riesgo para la seguridad. El administrador del sitio establecer esta opcin.

Editar y reservar archivos

Mientras se est editando un archivo, eRoom lo reservar exclusivamente para el usuario con el fin de evitar que otros miembros lo puedan editar. Cuando reemplace el archivo del eRoom o abandone los cambios, eRoom liberar la reserva. Cuando haga los cambios, eRoom colocar una marca de no ledo ( ) en el archivo para que el resto de usuarios sepan que est actualizado. Nota: Si es necesario, el coordinador del eRoom puede liberar una reserva de cualquier archivo del eRoom para que otros usuarios puedan editarlo. Si desea apartar un archivo para editarlo ms adelante, puede colocarle una reserva manual. De este modo se evita que otros miembros editen el archivo hasta que haya terminado de editarlo y libere la reserva.

Para reservar un archivo:

1. Haga clic con el botn secundario en el icono del archivo y seleccione "Control de acceso" en el men emergente. O bien, en el cuadro de elementos o el cuadro para anexos de la vista de detalles, marque la casilla de verificacin del archivo y, a continuacin, haga clic en "acceso" en la barra de comandos. 2. En la pgina Control de acceso, marque la casilla de verificacin "Reservado para edicin".

Editar sin conexin (slo en el componente)

Al reservar un archivo para editarlo, el archivo se copia en una carpeta local a la que puede acceder sin necesidad de estar conectado si selecciona Inicio > Programas > Archivos de eRoom para la edicin sin conexin. Cuando entre en un eRoom, y si hay un archivo con cambios en el directorio de edicin sin conexin, eRoom le preguntar qu desea hacer con el archivo. Puede:

Cargarlo: se copian los cambios en el eRoom Seguir trabajando con l: no se copian los cambios y se deja la reserva intacta (eRoom le volver a preguntar la prxima vez que entre en el eRoom)

Abandonar: se descartan los cambios

Si decide cargar o abandonar los cambios, tambin puede decidir si desea liberar las reservas ms tarde. Si marca la casilla "La misma respuesta para todos los archivos", eRoom gestionar los archivos del mismo modo. En Internet Explorer, cuando vea o edite un archivo sin conexin que tenga activado el seguimiento de versiones, slo estar disponible la versin actual. Consulte tambin: Leer sin conexin en Microsoft Internet Explorer en Realizar un seguimiento de informacin nueva

Para editar un archivo utilizando el componente (edicin en un solo paso):

1. Haga clic en el icono de edicin del archivo ( ).

O bien, haga clic con el botn secundario en el icono del archivo (en el cuadro de elementos o en el mapa) y seleccione "Editar" en el men emergente. eRoom reserva el archivo para edicin y lo abre en su aplicacin original. 2. Edite el archivo y guarde los cambios. eRoom carga los cambios automticamente y libera la reserva. Slo con el componente: Para cargar un archivo que haya editado fuera del eRoom, lo puede arrastrar y colocar desde el escritorio hasta la copia anterior del eRoom.

Para editar un archivo utilizando slo el explorador:

1. Haga clic en el icono de edicin del archivo ( ).

O bien, haga clic con el botn secundario en el icono del archivo (en el cuadro de elementos o en el mapa) y seleccione "Editar" en el men emergente. 2. En la pgina Editar archivo, seleccione "Editar." y haga clic en "Aceptar". De este modo se reserva el archivo para que lo pueda editar. 3. Si se utiliza el enlace que hay disponible en la pgina Editar archivo, se abrir el archivo en la misma ventana del explorador o en una nueva. 4. Edite el archivo. 5. Si ha abierto el archivo en la misma ventana del explorador, haga clic en "Anterior" para volver a la pgina Editar archivo.

O bien, si ha abierto el archivo en una ventana distinta del explorador, haga clic en el botn para cerrar la ventana del explorador. 6. En el cuadro de dilogo en el que se le pregunta qu desea hacer con el archivo modificado, haga clic en "S" para guardar los cambios. Se abrir el cuadro de dilogo "Guardar como" del explorador para que pueda guardar el archivo en el disco. 7. Despus de guardar el archivo en el equipo, vuelva a la pgina Editar archivo (en la misma ventana del explorador o en otra distinta). Nota: Si hace clic en "Aceptar" y cierra la pgina Editar archivo antes de volver a agregar el archivo al eRoom, eRoom mantendr activada la reserva de edicin hasta que la libere (o hasta que la libere un coordinador o un administrador). 8. En la pgina Editar archivo, haga clic en "Agregar" para volver a guardar el archivo editado en el eRoom. 9. En la pgina Sustituir archivo, busque el archivo guardado. Para activar el seguimiento de versiones del archivo, marque la casilla de verificacin "Seguir versiones". Para mantener la reserva de edicin del archivo, quite la marca de la casilla de verificacin "Liberar la reserva de edicin ms tarde" (en caso contrario, eRoom quitar la reserva). 10. Haga clic en "Aceptar" para sustituir el archivo del eRoom por el archivo que contiene los cambios. Puede mantener una reserva de edicin en un archivo y editarlo fuera del eRoom. En ese caso, la prxima vez que edite el archivo desde eRoom, se abrir la pgina Editar archivo y se le preguntar si desea Sustituir por una versin nueva o Abandonar los cambios y cancelar la reserva de edicin. Si selecciona "Sustituir...", se abrir la pgina Sustituir archivo, igual que en el paso 9 del procedimiento anterior.

Realizar un seguimiento de versiones de archivos

eRoom conserva un archivo automtico con todas las versiones anteriores de un archivo. Los archivos a los que se les realice un seguimiento de las versiones tendrn un icono de versin ( ) junto al nombre en las listas y en la vista de detalles (no se muestran como iconos grandes).

Para activar el seguimiento de versiones de un archivo:

1. Haga clic con el botn secundario en el archivo y seleccione "Seguir versiones" en el men emergente. O bien, slo con el explorador, marque la casilla de verificacin "Seguir versiones" cuando est agregando o editando el archivo.

2. Cuando est activado el seguimiento de un archivo, cada vez que cargue los cambios en ese archivo, un cuadro de dilogo le permitir proporcionar un ttulo a la versin e introducir notas sobre los cambios.

Para ver el historial de versiones de un archivo:

Haga clic con el botn secundario en el icono del archivo y seleccione "Mostrar versiones" en el men emergente. O bien, slo con el explorador, haga clic en el icono de versin ( ) que hay junto al nombre del archivo. Se abrir una pgina en la que se mostrar el historial de versiones del archivo, en el que se enumera cada una de las versiones con informacin sobre quin hizo los cambios y cundo, as como las notas sobre los cambios de cada versin.

Para pasar un archivo a una versin anterior:

Vaya a la pgina del historial de versiones del archivo y edite una versin anterior. Esa versin pasar a ser la versin actual del archivo.

Para agregar una nota de versin:

Vaya a la pgina del historial de versiones del archivo y haga clic en "agregar una nota de versin".

Enlaces
Acerca de los enlaces
Un enlace de eRoom es un elemento que permite acceder a informacin que est en otra ubicacin ya sea dentro o fuera del eRoom. En eRoom, puede crear un enlace a cualquier elemento que tenga una direccin URL propia. Por ejemplo, est planeando una campaa de publicidad y ha reducido las opciones a dos anuncios impresos. Para decidirse, pide a los miembros del equipo que revisen los dos anuncios y que voten por el que prefieran. Cuando crea la encuesta para reunir los votos, decide anexar un enlace a los anuncios para que los votantes puedan revisarlos sin dejar la encuesta. Los enlaces tienen las siguientes propiedades de elemento, que puede editar:

el ttulo del enlace: obligatoria la direccin URL a la que lleva el enlace: obligatoria



si el enlace se abre en otra ventana el aspecto que tendr el icono del enlace

Para establecer un enlace a un elemento dentro del eRoom:

1. En el mapa, el cuadro de elementos o el cuadro para anexos, haga clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccione Copiar enlace en el men emergente. O bien, en la vista de detalles, marque la casilla de verificacin del elemento al que desee establecer el enlace y haga clic en "copiar enlace" en la barra de comandos. 2. Vaya al lugar en el que desee insertar el enlace. 3. Haga clic con el botn secundario en un rea vaca del cuadro para anexos o de elementos y seleccione "Pegar" en el men emergente. O bien, en la barra de comandos, haga clic en "pegar".

Para establecer un enlace a una pgina fuera del eRoom:

1. Utilizando el explorador, vaya a la ubicacin a la que desee establecer el enlace y copie la direccin URL del cuadro Direccin o Ubicacin. 2. En el eRoom, vaya a la pgina en la que desee crear el enlace. 3. Si est en la pgina principal del eRoom, haga clic en . O bien, en cualquier cuadro para anexos o de elementos, haga clic con el botn secundario en un rea vaca y seleccione "Crear elemento" en el men desplegable. O bien, en la barra de comandos, haga clic en "crear". para abrir la pgina Crear enlace. En la pgina Crear, haga clic en En el cuadro Ttulo, escriba el ttulo del enlace. En el cuadro Direccin, pegue o escriba la direccin URL. Si desea que el enlace se abra en una ventana independiente del explorador, marque la casilla de verificacin "Abrir en una nueva ventana". 8. Haga clic en "Aceptar" para crear el enlace. 4. 5. 6. 7.

Para editar un enlace:

1. En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botn secundario en el icono del enlace y seleccione Editar en el men emergente. O bien, en el cuadro de elementos, haga clic en el icono de edicin ( ) que hay junto al enlace. 2. En la pgina Editar enlace, modifique las propiedades del enlace y, a continuacin, haga clic en "Aceptar".

Escritorios
Acerca de los escritorios
Un escritorio puede resumir datos desde los siguientes orgenes de eRoom en el mismo servicio:

Una nica base de datos (proceso de aprobacin o normal) Uno o varios planes de proyecto Uno o varios calendarios

Cada vez que vea un escritorio, su contenido se actualizar para reflejar la informacin ms actual en el origen de datos. Al igual que otros elementos de eRoom, los elementos de escritorio tienen sus propias listas de acceso que podr crear, copiar y pegar. Los elementos de escritorio tambin tienen una barra de comandos, que incluye los botones "vista de impresin" y "exportar". De forma opcional, tambin pueden tener una seccin de comentarios y un cuadro para anexos. Puede crear un escritorio en cualquier lugar del eRoom, aunque sin utilizar una configuracin de notificacin, as como mostrar y organizar escritorios en la ficha Escritorios de la pgina Mis eRooms. En este caso, si inicia sesin directamente en Mis eRooms, ver al instante una descripcin general actualizada de los datos del proyecto y podr desplazarse a diferentes pginas de eRoom sin utilizar marcadores. Por ejemplo, imagine que necesita realizar un seguimiento de los problemas de los clientes en varios proyectos. El escritorio muestra una fila para cada base de datos (origen de datos) dentro del alcance especificado (uno o ms eRooms del mismo servicio). Las columnas muestran todos los campos resumidos, los nombres de todas las bases de datos y el eRoom en el que residen. El nmero total de filas indica el valor de resumen apropiado (por ejemplo, el total, promedio, valor mnimo, valor mximo, etc.) para los recuentos de las columnas de todos los orgenes de datos mostrados. Consulte tambin: Organizar los escritorios

Diferencia entre elementos de escritorio y escritorios integrados de base de datos

Puede crear un elemento de escritorio por separado (independiente) para resumir una base de datos. Asimismo, puede mostrar esa misma informacin en la pgina de resumen de la propia base de datos. Para ello, en la pgina Opciones de escritorio del asistente Crear/Editar base de datos, marque la casilla de verificacin "Mostrar un escritorio en la pgina de resumen de esta base de datos". Adems, tambin puede mostrar la misma informacin de resumen de una nica base de datos en la pgina Mis eRooms, sin necesidad de crear otro elemento adicional. Para hacerlo, abra la pgina Notificacin de la base de datos y marque la casilla de verificacin "Resumir esta base de datos en Mis eRooms".

Control de acceso para escritorios

Los escritorios independientes tienen sus propias listas de apertura y edicin. Sin embargo, para ver una fila de un origen de datos en un escritorio, deber disponer de derechos para ese origen de datos (es decir, debe ser un miembro del eRoom en el que est si necesita derechos de apertura para el mismo). Esto es verdad si

tiene derechos de apertura para el escritorio. Adems, necesitar al menos derechos de apertura para un escritorio independiente de forma que pueda agregarlo a la pgina Mis eRooms. Los derechos de apertura y edicin de un escritorio integrado se determinan mediante las listas de acceso del origen de datos y no se pueden modificar de forma independiente.

Notificaciones y estado no ledo para elementos de escritorio

Un escritorio se marca como no ledo cuando se cambia su configuracin, pero no se muestra el estado no ledo de los orgenes de datos que resumen. Un escritorio tiene la misma configuracin de notificacin que otros elementos de eRoom, adems de la opcin de mostrarla en la ficha Escritorios de la pgina Mis eRooms.

Crear y editar escritorios

El proceso de crear o editar un elemento de escritorio empieza igual que con cualquier otro elemento. Al crear un escritorio, haga clic en el icono de escritorio en la pgina Crear para abrir la pgina Crear escritorio. Si est editando un escritorio, se abrir la pgina Editar escritorio, que contiene los mismos campos que la pgina Crear escritorio. La pgina Crear/Editar escritorio tiene las dos fichas siguientes:

La ficha Nombre y contenido tiene controles para especificar los elementos que se resumirn. La ficha Mostrar opciones tiene controles para ocultar o mostrar campos disponibles y, cuando se permita, configurar sus opciones de visualizacin. Los campos y opciones disponibles se basan en el tipo de elemento y en los elementos seleccionados en la ficha Nombre y contenido. Para nuevos escritorios, esta tabla se llena con los valores predeterminados del origen de datos seleccionado.

Para crear o editar un escritorio:

1. En la ficha Nombre y contenido, escriba o edite el nombre del escritorio. 2. Si lo desea, describa el escritorio. 3. Seleccione el tipo de elemento de eRoom que se resume en este escritorio: Las opciones son las siguientes: o Una (nica) base de datos o Calendario o Plan de proyecto 4. Elija los elementos que se van a resumir en este escritorio. El selector de elementos slo muestra elementos del tipo que seleccion de los que dispone de derechos de apertura en los eRooms a los que pertenece. Las opciones son las siguientes: o Elementos de todos los eRooms del servicio (no disponibles para una sola base de datos): esta opcin selecciona todos los elementos del tipo especificado en todos los eRooms del servicio. o Elementos seleccionados: haga clic en "Examinar" y, a continuacin, en la pgina "Seleccionar alcance de escritorio", desplcese hasta los elementos que desea seleccionar. En lo que

5. 6. 7. 8. 9.

respecta a elementos de base de datos, slo podr seleccionar uno. Si selecciona un eRoom, todos los elementos del tipo especificado de ese eRoom se resumirn en el escritorio. Decida si los miembros pueden agregar comentarios y emitir votos en la pgina del escritorio. Decida si desea incluir un cuadro para anexos en la pgina del escritorio. Especifique las propiedades de acceso de control para el escritorio. Especifique la apariencia del icono del escritorio. En la ficha Opciones de visualizacin, seleccione las opciones para los campos correspondientes a los elementos resumidos en el escritorio. Estas opciones determinan qu campos del origen de datos aparecen en el escritorio y cmo se resumen. Las bases de datos tienen opciones de escritorio que determinan los campos que resumen un escritorio, as como las opciones de visualizacin predeterminadas del escritorio. Nota: Su escritorio slo resume las filas o eventos a los que al menos tiene derechos de apertura en el origen de datos. Haga clic en los siguientes enlaces para ver las opciones de visualizacin para campos disponibles en el tipo de elemento correspondiente: o Base de datos o Plan de proyecto o Calendario

10. Haga clic en "Aceptar" para crear el escritorio.

Mostrar escritorios
Se puede ver un escritorio de varias formas:

En la pgina de resumen de una base de datos, cuando la base de datos tiene la opcin de mostrar su propio escritorio activado. El escritorio se muestra sobre el filtro de bsqueda y no se ve afectado por el filtrado de bsqueda o paginacin del resumen de la base de datos bajo l. Las bases de datos de proceso de aprobacin muestran solo un escritorio en la pgina de resumen principal; cada pgina de resumen del paso no tiene su propio escritorio. En la propia pgina de un elemento de escritorio, haciendo clic en su icono de una pgina de eRoom, o bien con el botn secundario en el icono y seleccionando "Ver" del men desplegable. En la ficha Escritorios de la pgina Mis eRooms, cuando se agrega un elemento de escritorio a travs de su configuracin de notificacin.

Cada vez que se muestra el escritorio, se utilizan los campos del elemento resumido, su orden y configuracin, con la configuracin propia del escritorio que se aplica en ellos.

Escritorios de base de datos

Un resumen de escritorio de base de datos incluye todas las columnas especificadas en la ficha Opciones de visualizacin de la configuracin del escritorio. Los campos se resumen segn la configuracin de la ficha Opciones de visualizacin de cada tipo de datos. En un elemento de escritorio de base de datos normal, si se hace clic en un valor de una columna de una fila, se abrir la base de datos resumida en esa fila. La base de datos se abre en la misma ventana, filtrada por la columna y sus opciones de visualizacin, como si hubiera creado una bsqueda basndose en los mismos criterios. Este filtro anula cualquier filtro de bsqueda existente de la base de datos, incluidos los resultados de bsqueda y un filtro impuesto por el escritorio integrado de la base de datos. Es temporal, slo dura la sesin actual. Al hacer clic en "Restablecer", se desactiva el filtro de escritorio y se muestra el filtro de bsqueda anterior, o las filas no filtradas si no hay ningn filtro. Al hacer clic en un nombre de base de datos se abrir sta, al igual que si se hace clic en un nombre de contenedor se abrir el contenedor y si se hace clic en un nombre de eRoom se abrir el eRoom. Los escritorios que resumen bases de datos de proceso de aprobacin muestran una fila para cada paso. Se agregar una columna de paso al escritorio una vez que se haya mostrado la columna de eRoom y el nombre del paso. Al hacer clic en un nombre de paso, se mostrar ese paso.

Escritorios de plan de proyecto

Un escritorio de plan de proyecto muestra la fila de resumen para cada plan de proyecto incluido en el escritorio. Al hacer clic en un nombre de plan de proyecto se abrir ste, al igual que si se hace clic en un nombre de contenedor se abrir el contenedor y si se hace clic en un nombre de eRoom se abrir el eRoom. Algunos campos tambin son enlaces que abren el plan de proyecto.

Escritorios de calendario
Los escritorios de calendario muestran el ttulo y la duracin de tiempo de un evento en la columna Evento. Para cada calendario del escritorio, se muestran todos los eventos que tendr lugar "hoy" , as como en los cuatro das siguientes. A menos que haya eventos programadas para el sbado y el domingo, esos dos das no se contarn en los cinco das que se muestran en el escritorio (por ejemplo, si hoy es jueves, el escritorio de calendario muestra hoy, viernes, lunes, martes y mircoles). Los eventos de cada da se muestran por orden de hora de inicio. Los eventos que no tienen una hora de inicio se muestran en primer lugar. Al principio del escritorio de un calendario, puede cambiar entre que se muestre "Todos los eventos" (todos los eventos independientemente de que sea o no un participante) y "Mis eventos" (slo los eventos para los que es participante). Slo podr ver eventos para los que dispone de derechos de apertura.

Trabajar con escritorios

Los escritorios y orgenes de datos deben estar en el mismo servicio para que funcionen los enlaces entre ellos. Esta seccin describe lo que sucede cuando mueve, copia, pega, exporta e importa escritorios.

Copiar, pegar y mover

Si pega copias de un escritorio (incluidas copiadas realizadas en eRooms creadas a partir de una plantilla eRoom que contiene un escritorio) en el mismo eRoom o en un eRoom diferente del mismo servicio, los enlaces deberan funcionar con normalidad. Si pega un escritorio en un servicio diferente, el escritorio funcionar si el alcance se establece en "Elementos de todos los eRooms del servicio" y el escritorio resume los calendarios y planes de proyecto. Al mover un origen de datos en el mismo eRoom, se mantendr el enlace al escritorio. Cuando mueve un origen de datos a un eRoom diferente del mismo servicio, se rompe el enlace si ese elemento se agreg de forma explcita al escritorio. El enlace se mantiene si se incluy el elemento de forma implcita en el escritorio (dado que se incluy su eRoom en el mbito del escritorio) y si el eRoom al que se movi se incluye en el mbito del escritorio. Al mover un origen de datos a un servicio diferente, se romper siempre el enlace en el escritorio. Si pega un contenedor que mantiene un escritorio en su origen de datos, la copia del escritorio seala a la copia del origen de datos. Si una plantilla eRoom contiene un escritorio y un origen de datos, un eRoom basado en esa plantilla contendr un escritorio que seale a la base de datos del nuevo eRoom.

Imprimir escritorios
La impresin de escritorios se realiza de la misma manera que la impresin de bases de datos, excepto en que no se podrn imprimir los campos que no se han establecido en mostrar en el escritorio.

Exportar escritorios
Puede exportar una base de datos independiente o un escritorio de plan de proyecto a un archivo CSV. Para ello, haga clic en "exportar" en la barra de comandos del escritorio. Los escritorios de calendario, al igual que los propios calendarios, no se pueden exportar. Cualquier dato que sea visible en el escritorio se exporta al archivo CSV, aunque no se exportar la configuracin del escritorio.

Importar escritorios
Al importar un eRoom que contiene escritorios en el mismo servicio, los escritorios deberan seguir funcionando (asumiendo que an existan todos los orgenes de datos). Al importar un eRoom en un servicio diferente, los orgenes de datos del eRoom se mostrarn bien, a diferencia de los orgenes de datos fuera del servicio. Si no se puede hacer coincidir un origen de datos, aparecer un mensaje que explique el error. Si se exporta un eRoom que se ha incluido en el mbito de un escritorio y, a continuacin, se importa como un nuevo eRoom, el escritorio no har referencia al eRoom importado.

Coordinar un eRoom
Acerca de la coordinacin
Cuando cree un eRoom, pasar a ser su coordinador. O bien, se le puede asignar la funcin de coordinador de un eRoom que cre otro miembro. Los coordinadores son responsables de:

Gestionar su pertenencia Efectuar cambios en su configuracin Controlar el acceso a los elementos que contiene, incluido quin puede eliminar desde la papelera de reciclaje Generar informes de uso Exportar el eRoom, si es necesario Eliminar el eRoom, cuando sea necesario

Administrar la pertenencia al eRoom

Los coordinadores administran la pertenencia a los eRooms de forma continua mediante la pgina Miembros de eRoom. Puede agregar e invitar a miembros al eRoom, quitar miembros de la lista de miembros del eRoom y agregar una funcin personalizada o cambiar las funciones de los miembros. Si tiene el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad", puede crear nuevos miembros, crear nuevos grupos y cambiar la pertenencia a grupos.

Para abrir la lista Miembros de eRoom:

En la barra de botones situada en la pgina principal del eRoom, haga clic en

Nota: Cuando las listas de miembros alcanzan un determinado tamao, especificado por dos umbrales incrementales en Configuracin del sitio, eRoom proporciona formas mejoradas de explorarlas mediante la creacin de pginas etiquetadas "Rolodex -style" y un formulario de bsqueda. Para las listas de mayor tamao, eRoom slo muestra un formulario de bsqueda.
TM

Para agregar miembros al eRoom:

1. Si es coordinador con el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad", abra la lista de miembros del eRoom. 2. Haga clic en "agregar" para abrir la pgina Elegir miembros, en la que se muestra una lista de todos los miembros de la comunidad (con o sin contraseas). 3. Seleccione los miembros que desee agregar al eRoom y, a continuacin, haga clic en "Aceptar" para abrir la pgina Elegir funcin. 4. Seleccione una funcin a la que asignar los miembros agregados y, a continuacin, haga clic en "Aceptar" para volver a la pgina Miembros.

Nota: Antes de que pueda invitar a miembros a un eRoom, stos deben ser agregados a dicho eRoom.

Para invitar a miembros al eRoom:

1. Si es coordinador con el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad", abra la lista de miembros del eRoom. 2. Haga clic en "invitar" para abrir la pgina Elegir miembros. 3. Seleccione los miembros que desee invitar al eRoom y, a continuacin, haga clic en "Aceptar". Se abrir la pgina Invitar, en la que se muestra la invitacin dirigida a los miembros que seleccion y con copia para usted. La invitacin incluye la direccin URL del eRoom. 4. Puede editar la invitacin o redactar una nueva, si lo desea. 5. Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado el mensaje. eRoom enva la invitacin, que contiene un enlace al eRoom. Los miembros con contrasea pueden hacer clic en el enlace, iniciar sesin y dirigirse directamente al eRoom. o Los miembros sin contrasea pueden hacer clic en el enlace, establecer sus contraseas, iniciar sesin y dirigirse al eRoom.
o

Nota: En la pgina Invitacin de Configuracin de eRoom, puede personalizar la invitacin al eRoom.

Para crear un nuevo grupo y agregarlo como miembro del eRoom:

1. Si es coordinador con el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad", abra la lista de miembros del eRoom. 2. Haga clic en "agregar" para abrir la pgina Elegir miembros. 3. Haga clic en "Nuevo grupo" para abrir la pgina Crear grupo. 4. Escriba un nombre y, si lo desea, una descripcin del nuevo grupo. 5. Seleccione quin puede editar el nuevo grupo (sus propiedades y miembros). A menos que sea administrador, no puede establecer permisos para los miembros del nuevo grupo; stos tienen los mismos permisos predeterminados que todos los nuevos miembros, como se especifica en la pgina Miembros de la configuracin del sitio y de la comunidad. 6. Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado. Se volver a abrir la pgina Elegir miembros y aparecer el nombre del nuevo grupo (seleccionado) en la lista. 7. Haga clic en "Aceptar" para agregar el nuevo grupo a la pertenencia del eRoom. 8. En la pgina Elegir funcin, especifique la funcin que desee asignar a los miembros (que se van a agregar) del nuevo grupo.

9. Cuando haga clic en "Aceptar" en la pgina Elegir funcin, volver a la lista de miembros del eRoom, que ahora incluir el nuevo grupo.

Para quitar miembros o grupos del eRoom:

1. Abra la lista de miembros del eRoom y haga clic en quitar. junto al nombre del miembro o grupo que desee

O bien, haga clic en "quitar" para abrir la pgina Elegir miembros, en la que podr seleccionar miembros individuales o grupos, y haga clic en "Aceptar". 2. Cuando confirme, eRoom quitar los miembros de la pgina Miembros y actualizar la lista de miembros del eRoom.

Para cambiar la funcin de un miembro:

Las funciones se asignan cuando se agregan miembros al eRoom. A continuacin se presenta cmo puede cambiarlas. 1. Abra la lista de miembros del eRoom y haga clic en el icono de cambiar funciones ( ) situado junto al nombre del miembro o grupo cuya funcin desee cambiar. Se abrir la pgina Cambiar funciones. O bien, para cambiar las funciones de varios miembros de una vez, haga clic en "cambiar funciones" y, en la pgina Elegir miembros, seleccione los miembros o grupos individuales cuyas funciones desee cambiar; a continuacin, haga clic en "Aceptar". Sugerencia: Para seleccionar un miembro de un grupo, agregue primero el miembro como miembro individual. 2. Seleccione la funcin o funciones (estndar, personalizada o ambas) a la que desea asignar este miembro (o miembros). Puede asignar miembros a varias funciones personalizadas marcando las casillas de verificacin correspondientes. 3. Haga clic en "Aceptar" para que se apliquen los cambios de funcin y volver a la pgina Miembros.

Acerca de las funciones personalizadas

Una funcin personalizada es un ttulo descriptivo y funcional para una de las tres funciones estndar incorporadas de eRoom (coordinador, participante y observador). Las funciones personalizadas son especficas del eRoom en el que se crearon. Pueden estar definidas previamente en un eRoom de plantilla, aunque tambin puede definir sus propias funciones personalizadas cuando cree un eRoom. Tambin puede crear y editar funciones personalizadas en los eRooms existentes que coordine. Puede establecer por adelantado funciones personalizadas pertinentes para el proyecto, asegurndose de que las funciones tengan los derechos de acceso apropiados. A continuacin, cuando un proyecto est en curso, podr rellenar esas funciones abstractas con miembros o grupos especficos. Por ejemplo, puede establecer funciones personalizadas para reflejar la estructura de un equipo (funciones jerrquicas como administrador,

supervisor y asociado) o reas funcionales (funciones basadas en tareas como escritores, editores y diseadores). Todos los miembros de la misma funcin personalizada tienen el mismo nivel de acceso a los elementos de un eRoom. (Como siempre en un eRoom, prevalece el mayor nivel de acceso que tenga un miembro, ya sea en su estado de individuo o de grupo). Puede especificar funciones personalizadas en cualquier lugar donde pueda usar miembros o grupos en un eRoom: configuracin de control de acceso, permisos de distribucin, lista de miembros de base de datos y campos de aprobacin, etc. Las principales diferencias entre grupos y funciones personalizadas son:

Los grupos son de toda la comunidad, mientras que las funciones personalizadas son especficas del eRoom. Puede agregar miembros a grupos en una pgina de lista de miembros, pero slo puede asignarlos a funciones personalizadas en la pgina Cambiar funcin que se abre al hacer clic en el icono "cambiar funcin" ( ), o en la pgina Asignar funciones en el asistente Crear eRoom.

Para definir una funcin personalizada:

1. Abra la lista de miembros del eRoom y haga clic en .

O bien, cuando est asignando funciones a miembros en la pgina Asignar funciones del asistente Crear eRoom, haga clic en . 2. En la pgina Funcin personalizada, escriba un nombre y, si lo desea, una descripcin para la funcin personalizada. Al nombrar y describir la funcin, siga las sugerencias que aparecen en la mitad inferior de la pgina. 3. Seleccione qu funciones incorporadas de eRoom (coordinador, participante u observador) tiene los derechos apropiados para la funcin personalizada que est definiendo. Para hacer la eleccin, piense primero en las tareas que tendr que realizar un miembro con esa funcin (editar o ver archivos, por ejemplo). A continuacin, identifique el nivel de acceso correcto a los elementos del eRoom que ese miembro necesitara para realizar estas tareas. 4. Haga clic en "Aceptar" para definir la funcin personalizada. El nombre de esta funcin (al igual que su descripcin, si tuviera) aparece ahora en la lista de funciones disponibles para asignar miembros cuando se agregan miembros al eRoom. En la pgina Miembros de eRoom, si ordena la lista de pertenencia de acuerdo con las funciones, las funciones personalizadas se agrupan con las funciones estndar en las que estn basadas, con el siguiente orden: en primer lugar, funciones de coordinador primero; en segundo, funciones de participante; y, en tercero, funciones de observador.

Administrar la configuracin de eRoom

En la configuracin de eRoom, puede administrar las propiedades del eRoom (nombre, titular, descripcin, etc.) y tambin ocuparse de detalles administrativos, como ejecutar informes sobre el eRoom, exportarlo o eliminarlo. Para abrir la configuracin de eRoom, haga clic en en la parte superior de la pgina principal del eRoom, junto al nombre del eRoom. La configuracin de eRoom se divide en pginas que podr abrir haciendo clic en los nombres de la columna izquierda.

Estado Nombre y descripcin Opciones Invitacin Plantilla Mensaje de bienvenida Informes de uso

Configuracin de eRoom: Estado

La informacin de estado ofrece una instantnea de lo que ocurre en el eRoom (aparece en la pgina principal del eRoom y en las pginas Mis eRooms de los miembros).

Seleccione un smbolo Semforo que ofrezca un indicador visual breve del estado del proyecto. Escriba un resumen corto del estado del proyecto en el cuadro Estado general. Esta informacin, ms el semforo de arriba, constituyen la configuracin de la informacin "bsica de estado del proyecto" para las pginas Mis eRooms. Puede ofrecer ms detalles en un Informe de estado ms extenso y detallado. Estos datos constituyen la informacin del "informe completo del estado del proyecto" correspondiente a las pginas Mis eRooms.

Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuracin de estado. Sugerencia: Una forma rpida de actualizar el estado del eRoom consiste en hacer clic en , en la lnea de estado de la pgina principal del eRoom. Con ello se abrir directamente la pgina Estado de Configuracin de eRoom.

Configuracin de eRoom: Nombre y descripcin

Escriba un nombre para el eRoom. Mientras escribe, eRoom rellena automticamente la URL, sin espacios en blanco ni caracteres no permitidos.

Nota: el nombre del eRoom en la direccin URL puede ser distinto al verdadero nombre del eRoom. Si cambia la direccin URL del eRoom, asegrese de notificarlo a todos los miembros para que puedan actualizar los enlaces a ese eRoom.

El nombre y la descripcin opcional de eRoom aparecern en la seccin "Todos mis eRooms" de la pgina Mis eRooms de los miembros y tambin en los resultados de la bsqueda de eRoom. Seleccione otros coordinadores que tambin desee que aparezcan en la lista como contactos para este eRoom. Estos nombres, junto con un icono de correo electrnico ( ) para cada uno, aparecen en los resultados de la bsqueda del eRoom para que los miembros del sitio sepan con quin deben contactar con respecto a un eRoom.

Configuracin de eRoom: Opciones

Grfico de titular
Cada eRoom tiene un grfico de titular que aparece en la parte superior de cada pgina. Para seleccionar su propio titular, marque la casilla de verificacin para utilizar un titular personalizado y, a continuacin, haga clic en "Examinar" para buscar y seleccionar la imagen que desee. De lo contrario, el eRoom mostrar el titular predeterminado de la comunidad. Nota: El tamao predeterminado del espacio para el titular es de 600 pxeles de ancho y 36 de alto. Sin embargo, hay variables de personalizacin de la interfaz de usuario que puede utilizar para cambiar el tamao del titular personalizado.

Lmite de tamao de eRoom

El lmite de tamao de un eRoom (establecido en el mbito del sitio o la comunidad) especifica un umbral superior de espacio en disco que un eRoom puede consumir. En eRooms que superen ese lmite, los miembros no podrn crear elementos hasta que el tamao total del archivo sea menor que el lmite especificado. Para disminuir el tamao de un eRoom, elimine elementos y archivos (incluidos los de la papelera de reciclaje). Slo los administradores de sitios y de comunidades con los permisos apropiados pueden cambiar el lmite de tamao del eRoom.

Papelera de reciclaje
A menos que la opcin Papelera de reciclaje est desactivada en la configuracin de la comunidad, cada eRoom tendr una papelera de reciclaje, adonde van los elementos eliminados en lugar de eliminarse permanentemente. Para desactivar la papelera de reciclaje del eRoom, quite la marca de la casilla de verificacin "Utilizar la papelera de reciclaje en este eRoom".

eRooms no numerados
Para ocultar un eRoom de la vista de quienes no sean miembros, quite la marca de la casilla de verificacin "Los usuarios no miembros pueden ver el nombre de este espacio". Al hacerlo se evita que el nombre y la

descripcin (si la hay) del eRoom aparezca en la lista de resultado de las bsquedas en eRoom que realicen personas que no sean miembros. En este caso, slo los coordinadores, administradores y los miembros del eRoom podrn encontrarlo y abrirlo. Aunque quienes no sean miembros puedan ver el eRoom en los resultados de la bsqueda, no podrn abrirlo. Cuando un proyecto se acaba y un eRoom no se utiliza activamente, es posible que desee ocultar un eRoom a quienes no sean miembros. Puede mantenerlo disponible para que los miembros lo consulten, en lugar de eliminarlo o archivarlo (exportndolo a un archivo .erm). Tal vez prefiera mantener un eRoom privado para un grupo de miembros determinado (personal de recursos humanos que trabaja en un proyecto confidencial, por ejemplo). Consulte tambin: Para conocer otra forma de mantener la confidencialidad de los elementos, consulte Acerca de los elementos ocultos.

Control de acceso
Disponer de derechos de edicin sobre la pgina principal del eRoom significa que puede guardar la vista de elemento para todos los otros miembros del eRoom. Para asignar derechos de edicin sobre la pgina principal, haga clic en el selector de miembros ( ).

Si un eRoom es de slo lectura, significa que los miembros no pueden crear o quitar elementos de la pgina principal ni agregar anuncios (si hay anuncios incluidos en la pgina principal). Para hacer que la pgina principal sea de slo lectura, marque la casilla de verificacin Slo lectura. Nota: La configuracin de derechos de edicin y de slo lectura en la configuracin de eRoom se aplica slo a la pgina principal del eRoom y no afecta a los derechos de acceso a otros elementos de la pgina. Los miembros de la funcin de participante y superior pueden crear elementos en otros elementos (que no estn marcados como de slo lectura) en el eRoom, incluso cuando la pgina principal est marcada como de slo lectura.

Configuracin de eRoom: Invitacin

Cuando invite a miembros a unirse al eRoom, podr enviarles el mensaje de invitacin predeterminado que ofrece eRoom. Si lo prefiere, puede enviar un mensaje personalizado.

Para personalizar las invitaciones:

1. En la pgina Invitacin de Configuracin de eRoom, marque la casilla de verificacin "Usar esta invitacin personalizada:". . 2. Edite el asunto y el mensaje de la invitacin como desee. Escriba "{eRoomURL}" en el lugar del mensaje donde desee que eRoom inserte automticamente la direccin URL del eRoom.

Configuracin de eRoom: Plantilla

Un eRoom de plantilla est personalizado para usarse en una organizacin particular. Puede ofrecer eRooms de plantilla para que los miembros (con el permiso "puede crear eRooms") creen eRooms. Normalmente, un eRoom de plantilla se rellena con un conjunto de elementos apropiados para las tareas especficas del proyecto (por ejemplo, una base de datos de contactos personalizada, un informe de gastos, un calendario de equipo, un foro de debate, etc.). Para que el eRoom est disponible como plantilla y se muestre en el asistente Crear eRoom en la comunidad, siga este procedimiento: 1. En la pgina Plantilla de Configuracin de eRoom, marque la casilla de verificacin "Utilizar este eRoom como plantilla". 2. Si lo desea, puede escribir una categora para la plantilla, de modo que, en el asistente Crear eRoom, los eRooms de plantilla se muestren bajo una categora apropiada, como Captacin de clientes, Seguimiento de ventas o Adquisicin. 3. Opcionalmente agregue una descripcin del eRoom que explique brevemente su propsito. Cuando designe un eRoom como plantilla, estar disponible como plantilla para todos los eRooms creados en ese servicio. Si agrega eRooms de plantilla a un servicio de plantilla, puede distribuir los eRooms de plantilla en un sitio, ya que se incluyen en cada nuevo servicio que se cree en la comunidad. Nota: Las funciones personalizadas reutilizables pueden complementar el propsito de un eRoom de plantilla. En una plantilla, puede establecer en abstracto funciones pertinentes para el proyecto y asegurarse de que tengan los derechos de acceso apropiados. De este modo, cuando los coordinadores pongan un proyecto en marcha creando eRooms basados en su plantilla, podrn rellenar las funciones posteriormente con miembros especficos (individuales o grupos). Adems de las funciones bsicas, los coordinadores pueden asignar miembros a distintas funciones personalizadas.

Configuracin de eRoom: Bienvenido

Un mensaje de bienvenida saluda a los miembros del eRoom, quizs con una descripcin general del contenido , instrucciones sobre el punto de partida o sugerencias para buscar informacin. Si ofrece un mensaje de bienvenida al eRoom, ste aparecer bajo la barra de botones de la pgina principal. Para agregar o cambiar un mensaje de bienvenida, escriba uno en el cuadro de texto o edite uno existente.

Los anuncios son una forma de que los miembros resalten informacin nueva o sealen cambios importantes. Aparecen en el rea Anuncios, bajo el cuadro de elementos de la pgina principal. Para ofrecer un espacio y un botn de comando para crear anuncios, marque la casilla de verificacin "Incluir espacio para anuncios". Para desactivar esta funcin, quite la marca de la casilla de verificacin.

Configuracin de eRoom: Informes de uso

Consulte: Informes de uso

Administrar el acceso a los elementos del eRoom

Como coordinador, tiene acceso completo a todo lo que est dentro del eRoom y puede administrar el acceso de los miembros a esos elementos de varias formas:

Establecer las propiedades de control de acceso para los elementos. Por ejemplo, si el propietario de un documento crtico para el proyecto abandona la organizacin, podr asignar nuevos propietarios cambiando la lista Editar de ese documento. De forma parecida, si un archivo de varios autores se deja abierto sin querer, podr liberar una reserva de ste, de modo que otra persona pueda editarlo. Restringir quin puede eliminar de la papelera de reciclaje (si el eRoom tiene). Normalmente, cualquiera que elimine un elemento puede dirigirse a la papelera de reciclaje y eliminarlo permanentemente. Si desea tener un mayor control sobre las eliminaciones permanentes en el eRoom, puede restringir esta capacidad a todos los que no sean coordinadores. Asignar funciones (estndar o personalizadas) al agregar miembros o cambiar las funciones de los miembros existentes. Las funciones determinan el nivel de referencia del acceso que tienen los miembros a los elementos del eRoom.

Para liberar la reserva de un archivo:

1. Haga clic con el botn secundario en el icono de un archivo reservado y seleccione "Control de acceso" en el men desplegable. En la pgina Control de acceso, la casilla de verificacin "Reservado para edicin" est marcada y aparece un mensaje indicando quin lo reserv y cundo. 2. Quite la marca de la casilla de verificacin "Reservado para edicin" y haga clic en "Aceptar". 3. En la pgina de confirmacin, haga clic en "Anular" para liberar la reserva. El archivo estar ahora disponible para que lo edite otra persona.

Para especificar quin puede eliminar desde la papelera de reciclaje:

1. Haga clic con el botn secundario en la papelera de reciclaje y seleccione "Control de acceso" en el men desplegable (disponible slo para los coordinadores). Inicialmente, en la pgina Control de acceso a la papelera de reciclaje, la casilla de verificacin "Slo los coordinadores pueden eliminar elementos permanentemente" no tiene marca. Esto significa que los miembros del eRoom pueden usar el comando Eliminar de la papelera de reciclaje para quitar los elementos permanentemente.

Si marca esta casilla de verificacin, slo los coordinadores podrn usar el comando Eliminar de la papelera de reciclaje. 2. Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuracin.

Eliminar el eRoom
Slo los administradores y coordinadores pueden eliminar eRooms. No es posible recuperar un eRoom despus de eliminarlo; por lo tanto, asegrese de que no haya nada en el eRoom que desee conservar. Nota: Si cree que podra necesitar informacin de un eRoom eliminado, puede exportar el eRoom a un archivo .erm y guardarlo primero como copia de seguridad.

Para eliminar un eRoom:

1. En Configuracin de eRoom, haga clic en "Eliminar el eRoom". 2. En la pgina "Desea eliminar el eRoom?", haga clic en "Aceptar" para confirmar. Haga clic en "Cancelar" para cancelar la accin de eliminar.

Realizar un seguimiento de informacin nueva

Acerca de la comunicacin entre proyectos
Una buena administracin de la informacin de un proyecto permite establecer una buena comunicacin con otros miembros del proyecto y estar al da de la informacin nueva y de la que cambie. Con eRoom, puede:

Realizar un seguimiento del estado de los eRooms y escritorios de la pgina Mis eRooms. Informar a otros usuarios de los cambios mediante el envo de alertas de correo electrnico. Recibir automticamente notificaciones siempre que se modifiquen los elementos de los eRooms. Publicar anuncios en la pgina principal del eRoom (si es un coordinador). Utilizar el intercomunicador para mantener conversaciones de texto con otros miembros presentes en el eRoom. Realizar un seguimiento de las marcas de no ledo ( ) que le indican la informacin nueva o que ha cambiado. Utilizar la funcin de lectura sin conexin para almacenar y leer elementos de eRoom mientras est desconectado de la red o Internet.

Contactar con otro miembro del eRoom

En hilos de comentarios, anuncios y crditos de propietarios para todos los elementos de eRoom (por ejemplo, "una base de datos creada por Juan"), se muestra un icono de miembro ( ). Al pasar el puntero del

ratn sobre el icono de un miembro, se muestra informacin en pantalla con el estado de ese miembro. Si hace clic en el icono de un miembro, se mostrar un men con las siguientes opciones:

Contactar mediante correo electrnico: abre el cliente de correo electrnico registrado con el sistema operativo y crea un nuevo mensaje. Si el miembro tiene una direccin de correo electrnico, sta aparecer en el campo "Para". Ver informacin: muestra la pgina Informacin de miembro.

Alertas
Se puede alertar a otros miembros del correo electrnico sobre los elementos nuevos o que han cambiado en el eRoom. Cuando enva una alerta sobre un elemento, eRoom la enviar aunque los destinatarios hayan desactivado la notificacin para el elemento. El mensaje incluye un enlace al elemento y un enlace a la configuracin de notificacin del elemento. Para poder recibir alertas por correo electrnico, los miembros necesitan una direccin de correo electrnico.

Para enviar una aleta:

1. En un eRoom, haga clic en ("enviar una alerta") en la barra de control de eRoom.

Se abrir la pgina Elegir miembros. 2. Seleccione o busque los miembros a los que desee alertar y haga clic en "Aceptar". Se abrir la pgina Alerta. 3. Personalice el asunto y el mensaje si lo considera oportuno. El mensaje predeterminado incluye un enlace a la pgina desde la que se est enviando la alerta. 4. Haga clic en "Aceptar" para enviar la alerta. Si algunos de todos los destinatarios pueden recibir alertas, un mensaje confirmar que se envi la alerta; haga clic en "Aceptar" para volver al eRoom. Nota: Desde el intercomunicador, puede enviar mensajes de correo electrnico directamente a un miembro si hace clic en su nombre en la lista de miembros presentes.

Notificaciones
Siempre que cambie un elemento en concreto, o bien cambie algo del eRoom, puede recibir una notificacin por correo electrnico instantneamente o durante la noche. Puede elegir entre recibir los mensajes de correo electrnico de notificacin en formato HTML o en texto sin formato, dependiendo de cmo se defina la opcin en la pgina Configuracin de la comunidad.

Para cambiar la configuracin de la notificacin:

1. En el mapa o en el cuadro de elementos, haga clic con el botn secundario en el icono del elemento y seleccione "Notificacin" en el men emergente. Para cambiar la configuracin de la notificacin de todo el eRoom, vaya al mapa y haga clic con el botn secundario en el icono que hay a la izquierda del nombre del eRoom. Seleccione "Notificacin" en el men emergente. O bien, marque la casilla de verificacin de un elemento y haga clic en "notificacin" en la barra de comandos. Tambin puede hacer clic en el enlace para cambiar la configuracin de notificacin en un informe de cambios de correo electrnico. 2. En la pgina Notificacin, elija si desea que se le notifiquen los cambios cuando se produzcan, una vez al da, o que no se le informe. 3. Si desea que los mensajes de correo electrnico de notificacin se enven en formato HTML, marque esa casilla de verificacin en la pgina Notificacin. 4. Haga clic en "Aceptar" para que se aplique la configuracin. Nota: Si desactiva la notificacin en todo el eRoom, puede limitar los informes de cambios al elemento seleccionado.

Opcin de notificacin para escritorios

Adems de la configuracin de notificacin estndar, un escritorio presenta una de las siguientes opciones de notificacin, dependiendo del tipo de elemento:

Mostrar en Mis eRooms (para un elemento de escritorio) Resumir esta {base de datos | calendario | proyecto plan} en Mis eRooms Resumir estos elementos en Mis eRooms (para una seleccin mltiple)

Si est seleccionado, aparece el escritorio en la ficha Escritorios de Mis eRooms.

Informes de cambios
El contenido de un informe de cambios diario incluye:

El nombre del elemento o eRoom, la fecha de la notificacin, un resumen del estado y del semforo (slo en eRooms, no en elementos) y un enlace para modificar la configuracin de la notificacin del eRoom o el elemento del que se est informando Los nombres de las entradas de base de datos atrasadas o que estn en espera de aprobacin sus prximos eventos del calendario Otros cambios dentro del mbito del informe (eRoom o elemento)

En general, los informes de cambios en eRoom se dan cuando se crea o edita un elemento. Con algunos elementos, sin embargo, eRoom ofrecer informacin adicional sobre los cambios:

Encuestas: eRoom informar cuando se cierre una encuesta, cuando se vuelva a abrir o restablecer y cuando cambie la configuracin de visualizacin. eRoom informar de los cambios en los votos mientras pueda ver los resultados de la encuesta; si puede ver los resultados y los votos, tambin podr ver los nombres de los votantes. Bases de datos: si cambian ms de 100 entradas de una base de datos entre informes de notificacin, eRoom informar del nmero de entradas que hayan cambiado en lugar de informar de cada ttulo. Las entradas que se hayan movido en un paso de un proceso de aprobacin aparecern como "nuevas" en ese paso. La informacin detallada de cambios en el nivel de campo de base de datos aparecer slo en informes de notificacin especficos de bases de datos (al igual que en registros de cambios de bases de datos). Archivos: eRoom informar de nuevas versiones de archivos cuando se active el seguimiento de versiones de un archivo.

Utilizar marcas de no ledo

Cuando entre en un eRoom, ver marcas de no ledo ( ) en el mapa del eRoom y en cada elemento individual. Haga clic en un icono del mapa para ir directamente al elemento que ha cambiado o bien utilice el botn "siguiente no ledo" ( ) de la barra de control para leer todos los elementos nuevos o que han cambiado en el eRoom. Si no piensa leer un elemento, puede marcarlo como ledo. Si lee un elemento y desea tener un recordatorio visual para volver a ste, puede marcarlo como no ledo.

Para marcar un elemento como ledo o no ledo:

Haga clic con el botn secundario en el elemento y seleccione "Marcar como ledo" o "Marcar como no ledo" en el men emergente. O bien, en el cuadro de elementos, marque la casilla de verificacin que hay junto al elemento. A continuacin, en la barra de comandos, haga clic en o .

Nota: Si hace clic en o en cuando no haya elementos seleccionados en el cuadro de elementos, el comando se aplicar a todos los elementos de la pgina.

Leer sin conexin en Microsoft Internet Explorer

Nota: La lectura sin conexin slo estar disponible si est activada la opcin del sitio que la permite. Si est utilizando Microsoft Internet Explorer 5.0 o una versin posterior y necesita trabajar sin conexin (por ejemplo, en caso de estar viajando), eRoom le permite almacenar y leer elementos de eRoom mientras est

desconectado de la red de trabajo o de Internet. Para ello, eRoom se integra con la funcionalidad de trabajo sin conexin de Internet Explorer. Podr ver el contenido de eRoom y los anexos de los archivos sin conexin. Nota: Si el sitio utiliza Secure Sockets Layer (SSL), slo podr utilizar la funcin de lectura sin conexin si el nombre del servidor de eRoom que aparece en la direccin URL coincide exactamente con el nombre del servidor que aparece en el certificado SSL.

Para hacer que todos o varios de los eRooms estn disponibles para la lectura sin conexin:
1. Vaya a la pgina del eRoom de la que desee descargar contenido. Por ejemplo, en la pgina principal, podra descargar todo lo que hay en el eRoom; de una carpeta, slo su contenido. 2. En el men Favoritos de Internet Explorer, haga clic en "Agregar a Favoritos". 3. En el cuadro de dilogo Agregar a Favoritos, marque la casilla de verificacin "Disponible sin conexin". 4. Haga clic en el botn Personalizar para abrir el Asistente para favoritos sin conexin a la red. 5. Puede responder "No" a la pregunta "Si este favorito contiene vnculos a otras pginas, desea que esas pginas estn disponibles tambin sin conexin?". eRoom ignora cualquier otra configuracin, ya que cuando Internet Explorer sincroniza una pgina de eRoom, eRoom descarga automticamente todas las pginas que haya en ese nivel y en los niveles inferiores. Para que la sincronizacin se realice con mayor rapidez, haga que est disponible sin conexin una pgina de eRoom en el nivel ms bajo que siga siendo de utilidad. Por ejemplo, si slo est interesado en la carpeta "Informes de estado" del eRoom "Proyectos de consultora", vaya a la pgina de esa carpeta y haga que est disponible sin conexin en lugar de que est disponible todo el eRoom. 6. Puede sincronizar la pgina manualmente o siguiendo una programacin. El efecto en el eRoom ser el mismo. 7. En la pantalla en la que se le pregunta si el sitio requiere una contrasea, responda "S" y, a continuacin, escriba el nombre de usuario y la contrasea del eRoom (debe confirmar la contrasea). La informacin de inicio de sesin se solicita para que, con el comando Herramientas > Sincronizar de Internet Explorer, se obtenga correctamente la ltima versin de las pginas desde el servidor de eRoom. En caso contrario, la sincronizacin en Internet Explorer no se llevar a cabo, no se le informar sobre errores y no sabr si las pginas sin conexin han dejado de estar al da. Por la misma razn, si cambia la contrasea, recuerde actualizar la informacin de inicio de sesin en eRoom en el Asistente para favoritos sin conexin. 8. Haga clic en Terminar y, a continuacin, en "Aceptar". Internet Explorer comenzar a sincronizar (descargar) las pginas del eRoom y har que estn disponibles sin conexin mediante un acceso directo de "Favoritos" a la pgina actual. Nota: Consulte la Ayuda de Microsoft Internet Explorer para obtener ms informacin sobre la visualizacin sin conexin en Internet Explorer.

Al ver pginas de eRoom sin conexin:

Las marcas de no ledo no se actualizan dinmicamente. Para examinar el contenido de los elementos de base de datos, necesita hacer que estn disponibles sin conexin de forma independiente, es decir, no slo como parte de un eRoom que est disponible sin conexin. Puede editar un archivo sin conexin aunque no lo haya reservado para edicin antes de hacer que est sin conexin. En ese caso, el archivo se copia al directorio Archivos de eRoom para la edicin sin conexin del mismo modo que si lo hubiera reservado mientras estaba conectado. Cuando vuelva a conectarse, se le solicitar que cargue los archivos editados, siempre que ningn otro usuario los haya reservado para editarlos y que nadie los haya modificado desde que hizo que estuvieran sin conexin. En caso contrario, no se realizar la carga de archivos.

Nota: Las papeleras de reciclaje de los eRooms no estarn disponibles sin conexin. Consulte tambin: Editar sin conexin (slo en el componente) en Archivos

Controlar el acceso a la informacin

Acerca del control de acceso de eRoom
El control de acceso de eRoom determina qu miembros de un eRoom pueden ver, abrir y editar elementos. Cuando cree un elemento por primera vez:

Cualquier miembro que pueda obtener acceso a l podr abrirlo. Cualquiera que pueda abrirlo podr verlo. Slo usted (el propietario) podr editarlo.

Los derechos de edicin implican que puede editar las propiedades de un elemento (su nombre, si tiene un cuadro de anexos, su icono, la configuracin de control de acceso, etc.). Los derechos de apertura implican que cualquiera que pueda abrir un elemento podr tambin agregar comentarios, crear elementos, adjuntar archivos, etc., siempre que tenga la funcin apropiada en el eRoom (de participante o coordinador, pero no de observador). Si un elemento est oculto, slo los miembros con derecho de apertura podrn verlo en realidad. La configuracin de control de acceso de un elemento se aplica slo a ese elemento. Los elementos anidados tienen su propia configuracin de control de acceso. Sin embargo, necesita al menos derechos de apertura de un elemento para poder abrir uno de sus elementos anidados. A continuacin se presentan varios ejemplos de cmo se puede usar el control de acceso: ejemplo1, ejemplo2. El acceso a un elemento se define del siguiente modo:

Estableciendo sus propiedades de control de acceso.

Especificando la configuracin de propietario inicial de una carpeta, calendario o base de datos, que determina la lista Editar inicial de todos los elementos nuevos creados en ese contenedor.

Nota: Una de las formas en que los coordinadores pueden administrar los derechos de acceso a los elementos de sus eRooms consiste en asignar miembros a distintas funciones, cada cual con distintos niveles de acceso.

Ver propiedades de control de acceso para elementos

Si puede acceder a un elemento, podr ver sus propiedades de control de acceso, pero, a menos que sea el propietario del elemento, probablemente no podr cambiarlas.

Para ver las propiedades de control de acceso de un elemento:

1. En el mapa o en el cuadro del elemento, haga clic con el botn secundario en el icono y seleccione "Control de acceso" en el men desplegable. O bien, marque la casilla de verificacin del elemento y seleccione "acceso" en la barra de comandos. O bien, haga clic en el nombre del propietario.

Establecer propiedades de control de acceso para elementos

Puede establecer propiedades de control de acceso para un elemento a la vez que lo crea. O bien, si es propietario de un elemento, tendr los derechos para editarlo y podr cambiar sus propiedades de control de acceso despus de haberlo creado.

Cuando tenga derechos de edicin sobre un archivo, eRoom mostrar un icono de edicin ( a su nombre.

Nota:

) junto

Para abrir la pgina Control de acceso de un elemento:

1. Cuando cree o modifique un elemento, haga clic en "control de acceso" en la pgina Crear o Editar, o en el asistente apropiado de creacin o edicin.

2. Sin editar un elemento, puede seguir uno de estos procedimientos: En el mapa o en el cuadro del elemento, haga clic con el botn secundario en el icono y seleccione "Control de acceso" en el men desplegable. o En el cuadro del elemento, marque la casilla de verificacin del elemento y seleccione "acceso" en la barra de comandos. o Haga clic en el nombre del propietario.
o

La pgina Control de acceso contiene estos parmetros:

o o

Lista Abrir Lista Editar

Si tiene derechos de edicin para el elemento, la pgina tambin contendr las siguientes casillas de verificacin:
o o o

Slo lectura (no permite la edicin) Oculto (mostrar slo a miembros que pueden abrirlo) Reservado para edicin

Lista Abrir y lista Editar

Los miembros individuales, miembros de grupos o miembros con determinadas funciones personalizadas que puedan abrir y ver el contenido de un elemento estn en la lista Abrir de ese elemento. Los que pueden editar o cambiar un elemento estn en la lista Editar. Consulte tambin: Propiedades de grupos en el tema "Administrar miembros" para obtener informacin sobre la lista Editar de un grupo de miembros.

Para seleccionar quin puede abrir o editar un elemento:

1. En la pgina Control de acceso, haga clic en el selector de miembros ( Abrir o Editar. ) situado junto al cuadro

Se abrir la pgina Elegir miembros, mostrando todos los miembros del eRoom. Consulte tambin:Para obtener ms informacin sobre las bsquedas en listas de miembros extensas, consulte Bsquedas en listas de miembros extensas, en el tema "Administrar miembros". 2. En la pgina Elegir miembros, use los botones de opcin para especificar: o Cualquier miembro que acceda a un elemento podr abrirlo o editarlo. Cualquier nuevo miembro o grupo agregado al eRoom tendr acceso al elemento, a menos que est excluido de esa rea. o Slo coordinadores. Cualquier nuevo coordinador agregado al eRoom tendr el mismo acceso. o Los coordinadores ms los miembros individuales, grupos o funciones personalizadas que especifique. Los grupos y las funciones personalizadas son dinmicos, de modo que, si proporciona derechos de apertura o de edicin a un grupo o funcin, los nuevos miembros de ese grupo o los miembros asignados a esa funcin tendrn automticamente el mismo acceso al elemento. 3. Haga clic en "Aceptar" para volver a la pgina Control de acceso. Las opciones que elija aparecern en el cuadro Abrir o Editar. 4. Haga clic en "Aceptar" para cerrar la pgina Control de acceso y activar la nueva configuracin. Cuando otorgue a otros el derecho de editar un elemento, tenga en cuenta lo siguiente:

Para las pginas con comentarios, cualquiera que pueda editar la pgina podr tambin eliminar los comentarios. Esta capacidad es muy til para un moderador de una discusin. Al dar a otros el derecho de editar una pgina o archivo, tambin se les da el derecho de cambiar cualquier parmetro de control de acceso. No se borre de esta lista o no podr editar el archivo aunque lo haya creado.

Slo lectura
En la pgina Control de acceso, marque la casilla de verificacin "Slo lectura (no permite la edicin)" para permitir que otros vean un elemento (siempre que no lo oculte) al tiempo que impide que lo cambien (ejemplo).

Oculto
En la pgina Control de acceso, marque la casilla de verificacin "Oculto" para impedir la visualizacin del elemento a todos menos a quienes puedan abrirlo. Los coordinadores y administradores pueden ver siempre todos los elementos ocultos. Mientras la papelera de reciclaje y la pgina principal de un eRoom tengan configuracin de control de acceso, no se podrn ocultar. Consulte tambin: Acerca de los elementos ocultos
Nota:

Borradores privados
Cuando agregue un archivo al eRoom, puede establecer su propia lista Abrir de forma que incluya slo al propietario; para ello, marque la casilla de verificacin "Borrador privado", en la pgina cargar archivo? Hasta que el creador cambie la lista Abrir, slo l podr abrir el nuevo elemento.

Reservado para edicin

En la pgina Control de acceso, marque la casilla "Reservado para edicin" si desea que eRoom le reserve un elemento hasta que tenga tiempo para editarlo. Mientras tenga el elemento reservado, nadie ms podr cambiarlo. Slo los coordinadores pueden liberar las reservas de los elementos que no posean. Mientras est editando un archivo, eRoom coloca automticamente una reserva en el archivo hasta que haya terminado y guardado los cambios o cargado una versin modificada. Consulte tambin: Archivos

Establecer la propiedad inicial de los elementos

En la pgina Control de acceso de una carpeta, calendario, base de datos o plan de proyecto, puede especificar quin es el propietario inicial de cualquier elemento "secundario" nuevo en el contenedor "principal". (El propietario de un elemento es cualquier miembro de la lista Editar de ese elemento). Las opciones para establecer el propietario inicial de elementos creados en un contenedor principal (elementos de una carpeta y eventos de un calendario) son las siguientes:

El miembro que lo cre


Nota:

El miembro que lo cre y los propietarios del [contenedor principal] Todos aquellos que abran el [contenedor principal]

Las tareas de plan de proyecto no tienen configuracin de control de acceso propia; sin embargo, esta configuracin de propiedad determina quin puede crear y modificar tareas. Cuando cree un elemento o pegue una copia de otro elemento en el contenedor, la lista Editar inicial de ese elemento estar determinada por la configuracin de propietario inicial. Al cambiar la configuracin de propietario inicial de una carpeta o calendario, las listas Editar de los elementos secundarios existentes no se vern afectadas. Los nuevos contenedores no heredan la configuracin de propietario inicial del contenedor principal (ejemplo).

Administrar la pertenencia al sitio

Acerca de la pertenencia a eRoom
Los usuarios de eRoom se denominan miembros. Un miembro de eRoom puede ser un usuario individual, o bien un conjunto de usuarios de eRoom en un grupo con nombre. Todos los miembros de un sitio de eRoom se organizan y administran en el contexto de comunidades. Los miembros se crean en una comunidad como miembros nativos de esa comunidad, y dicha comunidad es su comunidad principal. Cada miembro de eRoom tiene slo una comunidad principal en su sitio, pero puede pertenecer a otras comunidades como miembro invitado. Los eRooms obtienen sus miembros de los miembros nativos e invitados de la comunidad en la que se encuentren.

Consulte tambin:

Administrar miembros y grupos (ms adelante en este mismo tema)

Informacin de miembros individuales

eRoom conserva la informacin de miembro de todos sus miembros. Puede cambiar su propia informacin, pero, a menos que sea administrador o disponga de los permisos adecuados, lo nico que podr hacer con la informacin de los dems miembros es verla. Consulte tambin: En "Iniciar sesin en eRoom", los siguientes procedimientos:

Para cambiar la contrasea Para cambiar la direccin de correo electrnico



Para cambiar la pregunta personal Para cambiar la opcin de cliente

Para obtener informacin de miembro:

Para abrir su propia pgina Informacin de miembro, dirjase a la pgina Mis eRooms y haga clic en . Para abrir la pgina Informacin de miembro referente a s mismo o a otro miembro, en una pgina de lista de miembros, haga clic en un nombre de miembro o, si dispone de derechos de edicin, en el icono de edicin ( ) situado junto a ste. Si el miembro forma parte de un grupo, haga clic en el nombre del grupo y, a continuacin, en el nombre del miembro. Para abrir la pgina Informacin de miembro referente a s mismo o a otro miembro, haga clic en y seleccione "Ver informacin" en el men desplegable.

Pgina Informacin de miembro

En una pgina Informacin de miembro, puede editar cualquier campo que proporcione un control de edicin (un cuadro de texto en un campo de texto, una casilla de verificacin en una opcin, etc.). Consulte Modificar la informacin de miembro (ms abajo) para obtener informacin sobre quin puede cambiar cada parmetro y en qu condiciones. Nota: En la parte superior de la pgina Informacin de miembro, los administradores de sitios slo podrn ver un campo "ID de miembro" (tambin denominado ID de usuario o campo UID) que identifica de forma exclusiva a los miembros de la comunidad. eRoom utiliza los campos UID de miembro para realizar un seguimiento de los miembros de comunidad nuevos, combinados y eliminados. Los campos de la pgina Informacin de miembro son los siguientes:

Nombre, Segundo nombre (opcional) y Apellido. Iniciales: este campo se rellena automticamente conforme un miembro introduce texto en los campos de nombre, segundo nombre y apellido. Nombre para mostrar: modo en que eRoom muestra el nombre de un miembro en contextos que no sean listas con columnas (por ejemplo, en invitaciones, comentarios y registros de cambios). Este campo es necesario y se rellena automticamente conforme el miembro edita el texto de los campos de nombre, segundo nombre y apellido. Si el nombre para mostrar contiene caracteres Kanji, stos se agregarn al nombre para mostrar detrs de un doble espacio. Nota: El nombre para mostrar de los miembros actualizados desde versiones de eRoom anteriores a la 7.2 o sincronizados desde NT tendr el formato "Nombre Apellido". Nombre de inicio de sesin: nombre que un miembro utiliza para iniciar sesin en eRoom. Este campo es de slo lectura cuando en una comunidad se requieran direcciones de correo electrnico para los nombres de inicio de sesin.



Organizacin (opcional) Correo electrnico: direccin de correo que eRoom utiliza para ponerse en contacto con el miembro. Pgina Web (opcional) Informacin adicional(opcional), podra cambiar el nombre por Configuracin del sitio. Zona horaria: zona horaria que un miembro selecciona cuando inicia sesin en un sitio por primera vez. Botn Cambiar contrasea: visible para miembros de la comunidad slo si tiene permiso para cambiar sus propias contraseas. Tambin est visible para los administradores y los miembros con permiso para definir contraseas. Botn Cambiar pregunta personal: visible para los miembros de la comunidad si el sitio tiene activada la recuperacin de la contrasea. Desactivado: identifica un miembro que no puede iniciar sesin. Un administrador o miembro con el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad" puede marcar esta casilla de verificacin para quitar la posibilidad que tiene un miembro de iniciar sesin. Para volver a activar el miembro, quite la marca de la casilla de verificacin. Locked (Bloqueada): aparece slo cuando una cuenta est bloqueada, bien porque un miembro ha intentado sin xito iniciar sesin demasiadas veces, ha superado el umbral de tiempo permitido para iniciar sesin o ha tratado de recuperar una contrasea demasiadas veces. La razn del bloqueo aparece junto a una casilla de verificacin "Desbloquear". Un administrador o miembro con el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad" puede quitar la marca de esta casilla de verificacin para desbloquear la cuenta de un miembro. La fecha y hora del ltimo inicio de sesin del miembro, o "(ninguno)", si el miembro nunca ha iniciado sesin (este valor puede variar de un servicio a otro). Permisos: indica qu permisos tiene o no tiene el miembro. Son los siguientes: o Puede crear eRooms o Puede crear grupos o Puede ver la lista de miembros de la comunidad o Puede modificar la lista de miembros de la comunidad o Puede definir contraseas o Administrador de la comunidad o Administrador del sitio

La informacin que vea en la seccin Permisos depender de su estado de pertenencia (administrador o miembro normal) y de si est viendo su propia informacin o la de otro miembro. Cuando un miembro tenga un permiso determinado debido a su pertenencia a un grupo, el texto "(a travs del grupo <nombre del grupo>)" aparecer detrs del nombre del permiso. Si es un administrador del sitio y est viendo informacin de un miembro, puede hacer clic en "Ver permisos para todas las comunidades" (botn que slo est disponible para administradores de sitios) para ver una tabla con los permisos que tiene ese miembro en todas las comunidades a las que pertenezca. Para volver a ver los permisos del miembro slo en su comunidad nativa, haga clic en "Ver permisos slo para la comunidad nativa". A continuacin se presentan los resultados de mostrar la propia informacin de miembro:

Quin

Procedencia de la informacin de miembro

Resultados

Administrador del "Mi informacin como sitio miembro" de Mis eRooms Lista de miembros del sitio

Lista de miembros de la comunidad Lista de miembros del eRoom Administrador de la "Mi informacin como comunidad miembro" de Mis eRooms Lista de miembros de la comunidad Lista de miembros del eRoom Miembro normal "Mi informacin como miembro" de Mis eRooms Lista de miembros de la comunidad (slo si tiene el permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad") Lista de miembros del Permisos en la comunidad No eRoom actual

Aparece el botn "Permisos para todas las comunidades"? Permisos en la comunidad No nativa Permisos en la comunidad S nativa Permisos en la comunidad S actual Permisos en la comunidad S actual Permisos en la comunidad No nativa Permisos en la comunidad No actual Permisos en la comunidad No actual Permisos en la comunidad No nativa Permisos en la comunidad No nativa

A continuacin se presentan los resultados de mostrar la informacin de otro miembro: Quin Aparece el botn "Permisos para todas las comunidades"? Administrador del Lista de miembros del sitio Permisos del miembro en S sitio su comunidad nativa Lista de miembros de la Permisos del miembro en S comunidad su comunidad actual Lista de miembros del Permisos del miembro en S eRoom su comunidad actual Administrador de la Lista de miembros de la Permisos del miembro en No comunidad comunidad su comunidad actual Lista de miembros del Permisos del miembro en No eRoom su comunidad actual Permisos del miembro en No Miembro normal Lista de miembros de la Procedencia de la informacin de miembro Permisos que se ven

comunidad (slo si tiene el su comunidad nativa permiso "Puede ver la lista de miembros de la comunidad") Lista de miembros del Permisos del miembro en No eRoom su comunidad actual

Lista de eRooms a los que pertenece el miembro, por comunidad. Lista de Grupos a los que pertenece el miembro.

Modificar la informacin de miembro

La posibilidad de modificar la informacin de miembro depende de la funcin y los permisos que tenga y de las opciones activas del sitio y la comunidad. En la siguiente tabla se resumen las tareas de informacin de miembro y los requisitos correspondientes. Nota: Al cambiar los permisos de un miembro en una pgina Informacin de miembro, el miembro se agrega o quita del grupo de permisos correspondiente, en la comunidad que proceda. Esto tambin sucede al revs (al cambiar la pertenencia a un grupo, se modifica la informacin de miembro). Tarea de informacin de Quin miembro Conceder permisos en la pgina Administradores de sitios Informacin de miembro (todos los permisos)

Parmetro relacionado (si lo hay)

Los administradores de comunidades en la comunidad principal del miembro pueden conceder todos los permisos, excepto "Administrador del sitio". Administradores de sitios Administradores de comunidades Coordinadores de eRoom Administradores de sitios

Cambiar funciones

Cambiar la direccin de correo electrnico editando el cuadro de texto de la pgina Informacin de miembro

Los miembros pueden cambiar sus propias direcciones de correo

Opcin de comunidad que "requiere que se usen direcciones de correo electrnico como nombres de inicio

electrnico Cambiar la direccin de correo Los miembros pueden cambiar sus electrnico haciendo clic en el propias direcciones de correo botn "Cambiar" correo electrnico electrnico de la pgina Informacin de miembro

de sesin": DESACTIVADA Opcin de comunidad que "requiere que se usen direcciones de correo electrnico como nombres de inicio de sesin": DESACTIVADA y Norma de creacin de contraseas, en todo el sitio, para miembros de la comunidad: "Los miembros podrn cambiar ms adelante sus propias contraseas": ACTIVADA y Norma de creacin de contraseas, en todo el sitio, para miembros de la comunidad: "Los miembros pueden recuperar sus propias contraseas": ACTIVADA

Cambiar contrasea

Administradores de sitios Administradores de comunidades en la comunidad principal del miembro Modificadores de contraseas en la comunidad principal del miembro Los miembros pueden cambiar sus propias contraseas Norma de creacin de contraseas, en todo el sitio, para miembros de la comunidad: "Los miembros podrn cambiar ms adelante sus propias contraseas": ACTIVADA Los miembros pueden Norma de creacin de contraseas, en cambiar sus propias preguntas todo el sitio, para miembros de la comunidad: "Los miembros podrn personales cambiar ms adelante sus propias contraseas": ACTIVADA y Norma de creacin de contraseas, en

Cambiar pregunta personal

todo el sitio, para miembros de la comunidad: "Los miembros pueden recuperar sus propias contraseas": ACTIVADA Desactivar cuenta

Administradores de sitios Administradores de comunidades en la comunidad principal del miembro Modificadores de lista de miembros de la comunidad en la comunidad principal del miembro Administradores de sitios Administradores de comunidades en la comunidad principal del miembro Modificadores de contraseas en la comunidad principal del miembro Administradores de sitios Administradores de comunidades en la comunidad principal del miembro Los Modificadores de lista de miembros de la comunidad en la comunidad principal del miembro pueden cambiar todos los campos, excepto los correspondientes a contrasea y permisos Los miembros pueden cambiar su propia organizacin, pgina Web, informacin adicional y zona horaria

Desbloquear cuentas

Editar campos de miembros

Grupos de miembros
Los grupos de eRoom renen a varios miembros en un conjunto lgico, de modo que se pueda hacer referencia a ellos indirectamente. Los grupos existen en el contexto de las comunidades. Los administradores y miembros con permiso Puede crear grupos o Puede modificar la lista de miembros de la comunidad pueden crear grupos de eRoom.

Grupos definidos por el usuario e integrados

Los grupos pueden estar definidos por el usuario con el fin de reunir miembros de acuerdo con lneas organizativas o funcionales, por ejemplo. Imagine que crea un grupo para el equipo Ventas y, a continuacin, agrega el grupo "Ventas" como miembro de todos los eRooms relacionados con las ventas. Cada vez que agregue a un empleado de ventas al grupo "Ventas", dicho empleado pasar a ser miembro de todos los eRooms relacionados con las ventas. Los nombres de los grupos definidos por el usuario deben ser exclusivos slo dentro de la comunidad en la que se creen. eRoom tambin rene miembros en grupos de acuerdo con el tipo de permisos y el tipo de pertenencia a la comunidad que tengan. Estos grupos se denominan grupos integrados porque eRoom los crea automticamente. Los nombres de los grupos integrados no crean conflictos con los nombres de los dems grupos de la misma comunidad. Hay dos tipos de grupos integrados de eRoom: grupos de permisos y grupos no de permisos.

Grupos de permisos
Los grupos de permisos conceden permisos especficos a los miembros de esos grupos. Slo los administradores de sitios pueden modificar el grupo "Administradores del sitio", pero los administradores de sitios y de comunidades pueden modificar todos los dems. Nombre del grupo Creadores de eRoom Creadores de grupos Visores de lista de miembros de la comunidad Modificadores de lista de miembros de la comunidad Modificadores de contraseas Administradores de comunidades Administradores de sitios Permiso Puede crear eRooms Puede crear grupos Puede ver la lista de miembros de la comunidad Puede modificar la lista de miembros de la comunidad Puede definir contraseas Todos los permisos anteriores y, adems, puede agregar o quitar miembros de los grupos de permisos correspondientes (incluido ste) Todos los permisos anteriores y, adems, puede agregar o quitar miembros de este grupo

Grupos no de permisos
Los grupos no de permisos renen a miembros de acuerdo con su tipo de pertenencia a la comunidad. Nombre del grupo Todos Miembros nativos Quin Todos los miembros e invitados de la comunidad, incluidos los grupos. Todos los miembros de la comunidad nativos que se crearon en la comunidad. Cuando se quitan miembros de este grupo, dichos miembros se quitan tambin del sitio. Todos los miembros y grupos invitados.

Invitados

Propiedades de grupos
Adems de miembros, los grupos tambin tienen propiedades, entre las que se incluyen el nombre, una lista Editar que indica quin puede modificar la lista de miembros y sus propiedades y, por ltimo, qu permisos tienen los miembros. Dependiendo de su funcin y permisos, podr editar estas propiedades en grupos definidos por el usuario. En el caso de grupos no de permisos, puede editar sus permisos del mismo modo que con otros miembros. No obstante, no es posible editar ninguna de las propiedades de los grupos de permisos.

Listas de miembros
En cada nivel de un sitio de eRoom, los miembros y grupos se organizan en listas de miembros. Lista de miembros Lista de miembros del sitio Descripcin Procedimiento de apertura

Lista de miembros de la comunidad

Enumera todos los miembros y grupos de En la pgina Miembros de Configuracin todas las comunidades del sitio. Tambin del sitio, haga clic en incluye una seccin Comunidades, que . contiene enlaces con la lista de miembros de cada comunidad del sitio. Administrada por el administrador del sitio. Muestra todos los miembros nativos e En la pgina Miembros de Configuracin invitados. Administrada por los de la comunidad, haga clic en administradores y los miembros con el . permiso Puede modificar la lista de miembros de la comunidad. o bien En la ficha Comunidades de la lista de miembros del sitio, haga clic en el nombre de una comunidad. o bien Si tiene el permiso Puede modificar la lista

Lista de miembros del eRoom

Lista de miembros del grupo

Selector de miembros

de miembros de la comunidad pero no es un administrador, en su pgina Mis eRooms, haga clic en el enlace "Lista de miembros de la comunidad", bajo el encabezado Administracin. Muestra los miembros de un eRoom (la En la pgina principal del eRoom, haga lista es un subconjunto de la lista de clic en , en la barra de miembros de la comunidad). Administrada botones. por los coordinadores del eRoom (o los administradores). La lista se divide en "Grupos y funciones" y "Miembros". Muestra los miembros constituyentes de En una lista de miembros, haga clic en el nombre del grupo. un grupo. Administrada por administradores y miembros con el permiso Puede crear grupos. Muestra el total de miembros disponibles Haga clic en para abrir un selector de para realizar una accin de miembro miembros para tareas como establecer el determinada. control de acceso, agregar miembros a un grupo, asignar miembros a funciones, seleccionar miembros para campos de miembros de bases de datos, etc. o bien En listas de miembros, los botones de comando abren selectores de miembros para tareas tales como agregar invitados a una comunidad, mover miembros a una comunidad diferente o eliminar miembros de una comunidad.

Consulte tambin: Trabajar con listas de miembros para obtener ms informacin sobre el modo en que eRoom muestra las listas de miembros, cmo se puede ajustar la visualizacin de informacin en listas de miembros y cmo se pueden buscar miembros en listas de miembros extensas.

Informacin de listas de miembros

En aquellas listas de miembros que no sean selectores de miembros, los smbolos que aparecen en las columnas situadas a la izquierda de los nombres de miembros (individuales y grupos) son los siguientes: Smbolo , o Descripcin (slo miembros individuales) Indica si un miembro individual ha iniciado sesin ( ) o no ( ), o bien, si la cuenta tiene errores ( ). Seale el smbolo para ver informacin de pantalla sobre ste. Si tiene derechos de edicin sobre la informacin de miembro (la suya propia,

siempre; la de los dems miembros, slo si dispone del permiso apropiado), haga clic para editar dicha informacin. Si se trata de un grupo, haga clic para editar sus propiedades, entre las que se incluyen el nombre y la lista de edicin. (Slo lista de miembros de eRoom) Si es un administrador o coordinador de eRoom, haga clic para cambiar la funcin del miembro. En la lista de grupos y funciones, haga clic para editar una configuracin de la funcin del cliente. Haga clic para quitar el miembro (o grupo) de la lista de miembros. Haga clic para enviar un mensaje de correo electrnico a un miembro. La informacin de los miembros es la siguiente: Columna nombre Descripcin Nombre del miembro, del grupo o de la funcin personalizada; indica adems si su pertenencia est desactivada (entre parntesis, junto al nombre). Si tiene derechos de edicin sobre la informacin de miembro, haga clic para editar dicha informacin o para modificar la pertenencia del grupo. (Slo lista de miembros de eRoom). Indica la funcin de eRoom que tiene el miembro (estndar o personalizada), lo que especifica el conjunto de derechos que tiene un miembro. Si un miembro tiene varias funciones en eRoom, en esta columna se muestran todas ellas. Organizacin a la que est asociado el miembro (si la hay). Comunidad principal del miembro. Permite identificar a los invitados que tengan el mismo nombre pero que procedan de otras comunidades y grupos. Esta columna estar vaca si la comunidad principal del miembro es la actual. Con la opcin "mostrar por miembros del grupo" activada, el grupo o grupos a travs de los cuales el individuo o grupo es miembro de la comunidad o eRoom. Esta columna est vaca para miembros explcitos (aquellos que no son miembros a travs de grupos) y no aparece cuando est activado "ocultar por miembros del grupo".

funcin

organizacin comunidad

A travs del grupo

Nota:Segn la configuracin de personalizacin del campo de miembros en Configuracin del sitio, puede que se muestren los siguientes campos en las listas de miembros: nombre de inicio de sesin, correo electrnico y informacin adicional (posiblemente con el nombre cambiado).

Trabajar con listas de miembros

Puede cambiar el orden de las entradas de la pgina Miembros haciendo clic en un ttulo de columna con el fin de clasificar las entradas en orden ascendente o descendente, de acuerdo con los valores de esa columna. En las listas de miembros de una comunidad o eRoom, los grupos (o, en listas de miembros de eRoom, los grupos y funciones) y los miembros individuales aparecen en secciones distintas que se pueden expandir o contraer. En las listas de miembros de eRoom y de grupos, puede ver la lista bien como una lista simple en la que se muestran todos los miembros, incluidos los miembros de los grupos (el nombre de cada grupo aparece en la

columna "a travs del grupo") o como una lista jerrquica en la que slo aparecen los miembros explcitos de la lista (es decir, los miembros que no formen parte de un grupo). En una vista jerrquica, puede ver los miembros de los grupos en las listas de grupos. Para cambiar entre una vista sencilla y una vista jerrquica, haga clic en "ocultar por miembros del grupo". Para volver a la vista anterior, haga clic en "mostrar por miembros del grupo". Consulte tambin:

Administrar la pertenencia al eRoom Administrar pertenencia a comunidades Administrar pertenencia de invitados a comunidades Administrar miembros como administrador de sitios

Listas de miembros extensas

Las listas de miembros del eRoom pueden ser muy extensas. Cuando las listas de miembros alcanzan un determinado tamao, eRoom proporciona formas mejoradas de explorarlas mediante la creacin de pginas etiquetadas "Rolodex -style" y un formulario de bsqueda.
TM

Cuando una lista de miembros alcanza un determinado tamao (el umbral inicial es 500, pero se puede cambiar en Configuracin del sitio), eRoom divide la lista en pginas con fichas de estilo Rolodex y proporciona un formulario de bsqueda que puede mostrar u ocultar. Las pginas con fichas se pueden agrupar por apellido (alfabticamente o de acuerdo con fichas personalizadas definidas en Configuracin del sitio), ms una pgina para "Otros" miembros y otra ms para "Grupos". Para desplazarse entre las pginas con fichas, haga clic en las etiquetas de las fichas situadas a lo largo de la parte superior de la pgina. En las listas extensas de miembros, el formulario de bsqueda cuenta con un botn "ms opciones" que puede seleccionar para ver ms campos de bsqueda.

Lmite de miembros por pgina

Cuando una pgina de lista de miembros contiene ms de 500 miembros (lmite inicial, que se puede modificar en Configuracin del sitio), eRoom la divide en subpginas con fichas. Las fichas tienen etiquetas con caracteres que distinguen los nombres de los primeros y ltimos miembros de cada subpgina. Las etiquetas de las fichas presentan la forma Nombre1-Nombre2, donde Nombre1 y Nombre2 son los nombres distintivos del primer y ltimo miembro de la pgina, separados por guin. Por ejemplo, si el apellido del primer miembro de la primera pgina es Acedo y el apellido del ltimo miembro es Alcntara, la ficha de la primera pgina presenta la forma Ace-Alc. Si el apellido del ltimo miembro de la primera pgina es Aguilar y el apellido del primer miembro de la segunda pgina es Aguilera, la ficha de la primera pgina muestra Ace-Aguilar, mientras que la ficha de la pgina dos muestra Aguiler-Alc. Para desplazarse entre las subpginas con fichas, haga clic en los enlaces correspondientes, situados en la parte inferior o superior de cada pgina.

Las fichas de segundo nivel para los grupos se crean de la misma manera que para los miembros, salvo que los grupos integrados tienen su propia ficha, que siempre aparece en primer lugar. Esta ficha muestra siempre todos los grupos integrados, incluso si se presentan ms del mximo de 500 por pgina. En principio, los grupos se ordenan alfabticamente por nombre de grupo, con una clasificacin secundaria por nombre de comunidad.

Bsquedas en listas de miembros extensas

Utilice el formulario de bsqueda de miembros para filtrar una lista extensa de miembros de modo que muestre solamente aquellos que se ajustan a sus criterios.

Para buscar y seleccionar miembros o grupos en listas de miembros extensas:

1. Si aparece, haga clic en "mostrar bsqueda", en la barra de botones situada en la parte superior de una lista de miembros extensa (o un selector de miembros, como, por ejemplo, al eliminar miembros o enviar una alerta). En el caso de listas ms extensas, siempre se muestra el formulario de bsqueda. 2. En el formulario de bsqueda sencillo, seleccione Apellido para buscar un miembro por apellido, o bien Grupos (en una comunidad o sitio) o Grupos/Funciones (en un eRoom) para localizar grupos o funciones en particular. O bien, en el formulario de bsqueda expandido, que se muestra cuando se hace clic en "ms opciones" en el formulario abreviado, especifique los criterios de bsqueda de la forma siguiente: o Seleccione Personas para buscar miembros individuales. Emplee cualquier combinacin de los siguientes campos de bsqueda: Nombre para mostrar, Nombre, Apellido y Organizacin. Segn la configuracin de personalizacin del campo de miembros en Configuracin del sitio, puede que se muestren los siguientes campos en las listas de miembros: Nombre de inicio de sesin, Correo electrnico e Informacin adicional (posiblemente con el nombre cambiado). o Seleccione Grupos(en una comunidad o sitio) o Grupos/Funciones (en un eRoom) para buscar grupos o funciones particulares. 3. Escriba tantos criterios de bsqueda como considere apropiado para filtrar la lista de miembros. Cuantos ms criterios incluya, ms restrictiva ser la bsqueda y menor ser el nmero de resultados. En los cuadros de texto, puede usar el asterisco (*) como carcter comodn al final de una cadena para especificar que a continuacin puede figurar cualquier carcter. o El asterisco est ya implcito cuando escribe una cadena de nombre parcial. Por ejemplo, si escribe "A" en el cuadro "Apellido", aparecern todos los miembros cuyo apellido empiece por "A" (como Acedo, Alcntara y Anguita). Si escribe "Ad", los resultados de la bsqueda sern miembros con apellidos tales como Adalid, Adrados, Adarve, etc. o Si en el formulario de bsqueda se encuentran disponibles los campos Nombre de inicio de sesin o Correo electrnico, puede especificar varios valores en los respectivos cuadros de texto. Simplemente se deben separar los valores con punto y coma (;).
o

4. Una vez especificados los criterios, haga clic en "Buscar" para filtrar la lista o el selector de miembros. eRoom mostrar slo los miembros que cumplan los criterios. En una lista de miembros, haga clic en el nombre de un miembro para ver su informacin correspondiente; haga clic en el nombre de un grupo para ver los miembros que lo componen. 5. Para realizar acciones con miembros en un selector de miembros, marque las casillas de verificacin correspondientes. Conforme se vaya desplazando por varias pginas de un selector de miembros (completo o filtrado), eRoom conservar, en un rea llamada "Miembros seleccionados" y situada en la parte inferior de la pgina, una lista de los miembros que seleccione. La seleccin de miembros permanece en toda la lista. 6. Para seleccionar todos los miembros de todas las fichas, haga clic en "Seleccionar todo". Nota: Los resultados de las bsquedas de miembros tienen un lmite de 5.000. Si la bsqueda ha generado ms de 5.000 resultados, deber especificar ms criterios de modo que se restrinjan los resultados. Si hay menos de 5.000 resultados, eRoom los divide en subpginas y utiliza el menor de los dos umbrales de listas de miembros extensas para determinar el nmero de miembros por pgina. En lugar de las fichas de estilo Rolodex, eRoom crea fichas para buscar en las subpginas de resultados con la forma Nombre1-Nombre2, segn se ha descrito anteriormente. En los resultados de las bsquedas de grupos, eRoom muestra en primer lugar los grupos integrados, ordenados alfabticamente por nombre de grupo, seguidos de los grupos de miembros, ordenados alfabticamente por nombre de grupo.

Administrar pertenencia a comunidades

La pertenencia se administra en el mbito de las comunidades (agregar o eliminar miembros y grupos, y agregar o eliminar invitados). La posibilidad de modificar la pertenencia a comunidades depende de la funcin y los permisos que tenga y de las opciones activas de la comunidad. A continuacin se resumen las acciones y requisitos: Tarea de pertenencia Crear miembros Quin

Administradores de sitios Administradores de comunidades Modificadores de lista de miembros de la comunidad Administradores de sitios Administradores de comunidades Modificadores de lista de miembros de la comunidad o bien

Crear grupos

Creadores de grupos Editar pertenencia o propiedades de grupos

Administradores de sitios Administradores de comunidades El creador del grupo Miembros de la lista de edicin del grupo que tambin sean Visores de lista de miembros de la comunidad Administradores de sitios, tanto en sitios como en comunidades Administradores de comunidades, en las comunidades que administren

Establecer permisos de miembros predeterminados

Combinar miembros Mover miembros

Slo administradores de sitios Slo administradores de sitios

Administrar miembros y grupos

Para poder iniciar sesin en el sitio, todos los miembros deben tener contrasea. Puede crear nuevos miembros con o sin contrasea, dependiendo de la configuracin del sitio, que determina quin puede crear las contraseas iniciales de los miembros.

Si las contraseas iniciales de los miembros son proporcionadas por el creador, de una en una, tendr que proporcionar una contrasea por cada miembro que cree. Si las contraseas iniciales de los miembros son suministradas por el creador o los miembros y la creacin por lotes est disponible y crea los miembros de uno en uno, podr decidir entre establecer las contraseas en el momento de la creacin o permitir que cada miembro escoja la suya. Para que los miembros sin contrasea inicial proporcionada por el creador puedan iniciar sesin, es necesario que un administrador establezca la contrasea o bien que reciban una invitacin a un eRoom, lo que les permitir establecer la contrasea e iniciar sesin. Si las contraseas iniciales de los miembros son suministradas por el creador o los miembros y la creacin por lotes est disponible y crea varios miembros a la vez (creacin por lotes), no podr establecer las contraseas en el momento de la creacin. En este caso, podr invitar a esos miembros al sitio en el momento de la creacin, hacer que un administrador establezca las contraseas para que puedan iniciar sesin o agregar los nuevos miembros a eRooms e invitarlos desde ah.

Consulte tambin:

Recuperacin de la contrasea para obtener ms informacin sobre cmo los miembros pueden seleccionar una pregunta personal y proporcionar una respuesta de modo que eRoom pueda ayudarles a recuperar las contraseas si las olvidan en el futuro.

Normas de creacin de contraseas para obtener ms informacin sobre la configuracin que determina si los miembros del sitio pueden o deben cambiar su contrasea, y con qu frecuencia.

Para crear nuevos miembros, de uno en uno:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevo miembro". O bien, en un selector de miembros de la comunidad, como la pgina Elegir miembros cuando est agregando miembros a un grupo, haga clic en "nuevo miembro". Se abrir la pgina Informacin de miembro. 2. Si los creadores de miembros deben proporcionar contraseas iniciales para los nuevos miembros del sitio, introduzca una contrasea (dos veces para comprobarla). O bien, si los creadores de miembros o los propios miembros pueden proporcionar contraseas iniciales en el sitio, los cuadros de contrasea estarn precedidos por la opcin "permitir que el miembro elija su propia contrasea (se requiere una invitacin)".
o o

Si deja marcada esta casilla de verificacin, no podr introducir ninguna contrasea en los cuadros. Si quita la marca de la casilla, tendr que introducir una contrasea en los cuadros.

3. Rellene la pgina Informacin de miembro y haga clic en "Aceptar" o en "Agregar" con cada nuevo miembro. Cuando vuelva a la lista de miembros de la comunidad o al selector de miembros de la comunidad, los miembros que acaba de crear se mostrarn del modo habitual. Los miembros recin creados sin contrasea deben agregarse a un eRoom (debe hacerlo un coordinador o administrador) y ser invitados, para poder establecer su contrasea e iniciar sesin. o Los miembros recin creados con contrasea pueden iniciar sesin en el sitio y dirigirse a su pgina Mis eRooms o a cualquier eRoom al que pertenezcan (no se requiere invitacin).
o

Para crear un lote de nuevos miembros:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevos miembros...". O bien, en un selector de miembros de la comunidad, como la pgina Elegir miembros cuando est agregando miembros a un grupo, haga clic en "nuevos miembros...". Se abrir la pgina "Nuevos miembros, paso 1 de 2". 2. Especifique una direccin de correo electrnico para cada miembro que desee crear y haga clic en "Siguiente".

3. En la pgina "Nuevos miembros, paso 2 de 2" del asistente, edite cualquiera de estos valores con respecto a cada miembro (los valores predeterminados se toman de las direcciones de correo electrnico que introduzca en el primer paso):
o o o o o o o

Direccin de correo electrnico Nombre de inicio de sesin Nombre para mostrar Nombre Segundo nombre Apellido Iniciales

4. En la pgina de confirmacin, decida entre enviar invitaciones al sitio ahora o esperar a que los miembros se agreguen a un eRoom e invitarlos desde ah. Si opta por enviar invitaciones a todos los nuevos miembros a la vez, stos recibirn invitaciones de correo electrnico al sitio. En este caso, cuando hagan clic en el enlace de la invitacin, podrn iniciar sesin, establecer sus contraseas y dirigirse a su pgina Mis eRooms, donde puede haber enlaces con los eRooms a los que ya hayan sido agregados. o Si opta por enviar las invitaciones ms adelante, tendr que agregar a un eRoom cada nuevo miembro y, a continuacin, enviar una invitacin a cada uno de ellos. En este caso, cuando hagan clic en el enlace de la invitacin, podrn iniciar sesin y establecer sus contraseas antes de dirigirse a su eRoom.
o

5. Si enva las invitaciones ahora, ver la pgina "Mensaje enviado". Si no es as, volver a la lista de miembros de la comunidad o al selector de miembros de la comunidad, donde los miembros que acaba de crear se mostrarn del modo habitual.

Para crear nuevos grupos:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "nuevo grupo". (Si tiene el permiso "Puede crear grupos" pero no es administrador ni coordinador, puede abrir la lista de miembros de la comunidad desde su pgina Mis eRooms). O bien, si est agregando miembros a un grupo, puede hacer clic en "Nuevo grupo", en la pgina Elegir miembros. 2. Escriba el nombre del nuevo grupo y haga clic en "Aceptar". 3. En la pgina Miembros del grupo (que aparece vaca inicialmente con los grupos nuevos), haga clic en "agregar" para abrir la pgina Elegir miembros. 4. Puede buscar o seleccionar los miembros que desee del grupo. Cuando est rellenando un grupo y cree un grupo desde la pgina Elegir miembros, este ltimo grupo aparecer inicialmente vaco. Sin embargo, puede agregar el grupo vaco al grupo que est rellenando. Slo tiene que agregar miembros al grupo vaco ms adelante.

5. Haga clic en "Aceptar" cuando termine de agregar miembros. Repita estos pasos con cada grupo que desee crear. Consulte tambin: Para crear un nuevo grupo y agregarlo como miembro del eRoom para obtener informacin sobre el modo en que un coordinador de eRoom con el permiso "Puede modificar la lista de miembros de la comunidad" puede crear un grupo durante el proceso de adicin de miembros al eRoom.

Para eliminar miembros o grupos:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "eliminar" para abrir la pgina Elegir miembros (el selector de miembros de la comunidad), donde aparecen todos los miembros y grupos, incluidos los invitados. 2. Puede buscar o seleccionar los miembros o grupos que desee quitar. O bien, para eliminar todos los miembros y grupos, en la pgina Elegir miembros, haga clic en "Eliminar todo". Antes de que eRoom quite los miembros o grupos, debe hacer clic en "Aceptar" para confirmar las eliminaciones. Cuando lo haga, eRoom actualizar la lista de miembros. Nota: En la lista de miembros de la comunidad, puede hacer clic en el icono de eliminacin ( ) situado junto al nombre del miembro o grupo que desee quitar de la lista de miembros.

Para agregar o quitar miembros de grupos:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en el nombre del grupo cuya pertenencia desee modificar. 2. En la pgina Miembros del grupo, haga clic en "agregar" o "quitar" para abrir la pgina Elegir miembros. 3. Puede buscar o seleccionar los miembros o grupos que desee agregar o quitar del grupo; a continuacin, haga clic en "Aceptar". (Antes de quitar miembros o grupos de un grupo, eRoom le pedir que confirme la eliminacin). Nota: En la pgina Miembros del grupo, puede hacer clic en el icono de eliminacin ( ) situado junto al nombre del miembro o grupo que desee quitar de la pertenencia del grupo.

Para editar la pertenencia o las propiedades de grupos:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en el nombre del grupo cuya pertenencia o propiedades desee modificar. 2. En la pgina Miembros del grupo, haga clic en . 3. En la pgina Editar grupo, modifique las propiedades segn corresponda.

Las propiedades de un grupo son las siguientes: Propiedad Nombre Descripcin Editar Descripcin Nombre del grupo. (Si se trata de grupos integrados, no se puede editar). Texto opcional que aparece bajo el ttulo de la pgina Miembros del grupo. (Si se trata de grupos integrados, no se puede editar). Control de acceso del grupo, que determina quin puede editar la lista de miembros del grupo y sus propiedades. Haga clic en el selector de miembros y elija administradores o administradores, junto con los miembros seleccionados. Si elige la primera opcin, slo los administradores y los modificadores de lista de miembros de la comunidad podrn modificar la pertenencia del grupo y sus propiedades. Si elige la segunda, el creador del grupo (si es distinto del administrador) se seleccionar inicialmente en la lista Editar. Haga clic en el selector de miembros para especificar el conjunto de miembros que, adems de los administradores, pueden modificar la pertenencia del grupo y sus propiedades. Tenga en cuenta que los miembros de la lista Editar del grupo deben tener el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad. Permisos que tienen los miembros del grupo. Se trata de los mismos permisos de los miembros individuales. La concesin o el rechazo de permisos a un grupo provoca que el permiso correspondiente se active o desactive en las pginas Informacin de miembro de cada uno de los miembros constituyentes de dicho grupo y, adems, modifica la lista de miembros del correspondiente grupo de permisos en la comunidad. (Si se trata de grupos de permisos, no se puede editar). Cuando el administrador de un sitio est viendo la pgina Editar grupo desde la lista de miembros del sitio, los permisos de la comunidad nativa del grupo se muestran junto con un botn "Permisos para todas las comunidades" (al igual que ocurre con la pgina Informacin de miembro). eRooms y grupos a los que el grupo pertenece en cada comunidad. (No se puede editar con ningn grupo; la pertenencia a eRooms se gestiona en una lista de miembros de eRoom y la pertenencia a grupos, en una lista de miembros de grupo).

Permisos

Pertenencia a eRooms y grupos

Administrar pertenencia de invitados a comunidades

Los miembros de un sitio pueden pertenecer a varias comunidades, aunque cada uno puede tener slo una comunidad principal. La pertenencia a otras comunidades se conoce como pertenencia de invitados. Puede

administrar la pertenencia de invitados a comunidades segn su funcin y permisos, as como el estado de privacidad de cada comunidad (pblico, privado, restringido). A continuacin se detallan las tareas de pertenencia de invitados: Accin de invitado Agregar invitados a una comunidad Quin

Parmetro relacionado Administradores de sitios

Agregar invitados desde comunidades pblicas Agregar invitados desde comunidades restringidas

Administradores de comunidades, Los administradores de en las comunidades que administren comunidades y miembros con el permiso "puede modificar la lista de miembros de la comunidad" pueden "agregar o eliminar invitados": ACTIVADA Modificadores de lista de Los administradores de comunidades y miembros con miembros el permiso "puede modificar la lista de miembros de la comunidad" pueden "agregar o eliminar invitados": ACTIVADA Cualquier miembro que pueda agregar invitados a una comunidad (como en la accin anterior). Explcitamente: administradores de sitios, administradores de la comunidad restringida y otros miembros para quienes la comunidad sea pblica efectivamente, si est permitido.

Implcitamente (por nombre): administradores de sitios y miembros para quienes la comunidad est restringida, si se permite en su comunidad. Administradores de sitios Miembros para quienes la comunidad sea pblica efectivamente, si se permite en su comunidad.

Agregar invitados desde comunidades privadas

Para agregar invitados:

Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "agregar un invitado".

Si hay ms de otra comunidad pblica en el sitio, se abrir la pgina Elegir una comunidad. o Para buscar invitados de una comunidad en concreto, seleccione un nombre de comunidad en la lista y haga clic en "Aceptar". Se abrir la lista de miembros de la comunidad, desde la que podr seleccionar a los miembros. o Para buscar un miembro de un sitio en concreto, haga clic en "Agregar un invitado por nombre". En la pgina "Agregar un invitado por nombre", escriba el nombre de inicio de sesin del miembro (no su nombre para mostrar, como en el nombre o apellido) y haga clic en "Aceptar". Si eRoom encuentra un miembro del sitio cuyo nombre de inicio de sesin coincida con el especificado, haga clic en "Aceptar" para agregar a dicho miembro como invitado. Si hay slo otra comunidad pblica ms, se abrir su lista de miembros, desde la cual podr seleccionar a los miembros. Si hay slo otra comunidad pblica ms, pero al menos otra comunidad restringida, se abrir la pgina Elegir una comunidad. Puede hacer clic en "Aceptar" para seleccionar la comunidad pblica o bien en "Agregar un invitado por nombre" para buscar un miembro determinado en una comunidad restringida. Si no hay ninguna otra comunidad pblica o restringida, no podr agregar miembros a menos que sea administrador de sitios.

Para quitar invitados:

Para quitar invitados, ha de seguir el mismo procedimiento que para eliminar miembros y grupos.

Administrar miembros como administrador de sitios

Como administrador del sitio, puede mover grupos y miembros de la comunidad, as como combinar cuentas duplicadas.

Para mover miembros de una comunidad a otra:

1. Abra la lista de miembros de la comunidad y haga clic en "mover miembros". 2. En la pgina Elegir miembros (selector de miembros de la comunidad), en la que se muestran todos los miembros y grupos (incluidos los invitados), puede buscar o seleccionar los miembros o grupos que desee mover. O bien, para seleccionar todos los miembros y grupos, en la pgina Elegir miembros, haga clic en "Seleccionar todo". 3. Haga clic en "Siguiente".

4. En la pgina Elegir comunidad, seleccione la comunidad a la que desee mover los miembros seleccionados. 5. Haga clic en "Siguiente" y confirme que desea mover los miembros seleccionados a la comunidad escogida. 6. Si hay conflictos con los nombres de grupo, elija entre Detener la operacin de mover o Hacer que eRoom convierta los nombres en exclusivos. Si contina con la operacin de mover, cuando haga clic en "Aceptar", eRoom cambiar el nombre de los grupos que mueva, con el fin de convertirlos en exclusivos, agregando "_n" (donde n es un numeral) a cada nombre de grupo que coincida con un nombre de grupo de la nueva comunidad. Al mover miembros o grupos:

eRoom quita los miembros seleccionados de la lista de miembros de la comunidad actual y los agrega a la lista de miembros de la comunidad seleccionada. Todas las referencias a la comunidad de los miembros cambiarn para referirse a la nueva comunidad. Si un grupo que se haya movido hace referencia, directa o indirectamente, a un grupo integrado, los miembros se movern, pero los propios grupos integrados y las referencias no se movern a la nueva comunidad. Los permisos no se mueven con los miembros o grupos a la nueva comunidad. Por ejemplo: El grupo "Jefes", en la comunidad A, contiene el grupo de permisos "puede modificar la lista de miembros de la comunidad". Mueve el grupo "Jefes" a la comunidad B. Los miembros del grupo de permisos "puede modificar la lista de miembros de la comunidad", pero no el propio grupo, se movern con el grupo "Jefes" a la comunidad B, pero dejarn de tener el permiso "puede modificar la lista de miembros de la comunidad".

Los invitados que mueva pasarn a ser miembros nativos de la nueva comunidad. Los miembros de los grupos se mueven a la nueva comunidad con sus grupos.

Una vez terminada la operacin de movimiento, volver a la pgina de lista de miembros de la comunidad desde la que inici el proceso.

Para combinar cuentas de miembro duplicadas:

1. Abra la lista de miembros del sitio y haga clic en "combinar miembros". Se abrir la pgina Elegir miembros, en la que se muestran todas las cuentas duplicadas (slo de miembros individuales), incluidos los miembros eliminados y los miembros de comunidades eliminadas. 2. Seleccione dos o ms cuentas que desee combinar, incluida la cuenta en la que desee combinar todas las cuentas, y haga clic en "Siguiente". Se abrir la pgina Elegir miembros, mostrando los miembros que haya seleccionado. 3. En la lista de miembros que haya seleccionado, elija la cuenta en la que desee combinar todas las cuentas seleccionadas. Esta cuenta pasar a ser el miembro "superviviente".

4. Haga clic en "Siguiente". 5. En la pgina Combinar miembro, confirme que todas las cuentas que se muestran se purgarn del sitio y se combinarn con el miembro superviviente que haya seleccionado. Al combinar dos o ms cuentas:

eRoom descarta la informacin de inicio de sesin de las cuentas duplicadas (nombre de inicio de sesin, direccin de correo electrnico, contrasea) y conserva slo la informacin de la cuenta combinada. Los grupos, eRooms o comunidades que hicieran referencia a cualquiera de las cuentas duplicadas, ahora lo harn slo a la cuenta combinada resultante. La cuenta combinada: o Pasa a ser un invitado de las comunidades nativas de las cuentas duplicadas, si no lo era antes. o Asume los privilegios de acceso (si los haba) de las cuentas duplicadas sobre los elementos de eRoom. o Asume las funciones y permisos de las cuentas duplicadas. Las cuentas duplicadas se eliminan permanentemente de la lista de miembros del sitio y dejan de estar disponibles para su combinacin.

Administracin de sitios
Un sitio de eRoom admite un conjunto de eRooms y usuarios (denominados miembros del sitio). Una vez que los miembros inicien sesin en el sitio no podrn volver a hacerlo durante la misma sesin. Un sitio de gran tamao puede dividirse en varias comunidades. Los servicios se utilizan para organizar eRooms, mientras que las comunidades segmentan y dividen miembros. Las comunidades permiten que la pertenencia al sitio se divida en conjuntos ms pequeos que se pueden administrar por separado. Cada comunidad que contiene uno o ms servicios comparte una lista de pertenencia y un conjunto de permisos.

Acerca de la administracin de un sitio

Como administrador del sitio, debe supervisar la ejecucin del servidor de eRoom y sus comunidades del sitio. Los sitios se administran en la pgina Configuracin del sitio. Para tener acceso a esta pgina desde Mis eRooms, haga clic en "Configuracin del sitio" en la seccin Administracin.

Configuracin del sitio

Las categoras de Configuracin del sitio son las siguientes:

General Comunidades Miembros Licencias



Contraseas Informes de uso Programador Correo electrnico Planes de proyecto

Botones de comando de Configuracin del sitio

Los siguientes botones de cada pgina actan de forma similar en Configuracin del sitio:

Aceptar guarda todos los cambios y devuelve a la pgina Mis eRooms. Cancelar descarta todos los cambios y devuelve a la pgina Mis eRooms. Aplicar guarda todos los cambios pero sin salir de Configuracin del sitio.

Si cambia de una pgina de Configuracin del sitio a otra (mediante los enlaces de la columna izquierda), los cambios realizados se "recordarn" pero slo se aplicarn al hacer clic en el botn "Aceptar" o "Aplicar". Sin embargo, debe hacer clic en "Aceptar" o "Aplicar" para guardar los cambios si sigue una de estas acciones (eRoom se lo pedir, si no lo hace):

crear una comunidad nueva ir a la lista de miembros del sitio ir a la lista de miembros de una comunidad ir a la pgina de configuracin de una comunidad generar un informe de uso

Nota: En las pginas de Configuracin del sitio, puede cambiar un parmetro haciendo clic en el dispositivo de seleccin (un botn de opcin o una casilla de verificacin, por ejemplo) o en la etiqueta de texto correspondiente.

Configuracin del sitio: General

Nombre
Escriba un nombre para el sitio.

Administrador del sitio

Haga clic en para agregar o quitar miembros del grupo de permisos del administrador del sitio, que concede todos los permisos del sitio.

Opciones de funciones
Puede activar o desactivar las siguientes funciones opcionales de todo el sitio: Funcin Cuando est activado (casilla de verificacin Configuracin

marcada) inicial Permitir que los usuarios de Internet Los miembros de eRoom que utilicen Microsoft Activado Explorer sincronicen los eRooms Internet Explorer 5.0 (IE5) o posterior pueden para realizar la lectura sin conexin. almacenar y leer elementos de eRoom sin conexin, mientras se encuentran desconectados de la red o de Internet. Los miembros pueden elegir usar el Ofrece a los miembros de eRoom la opcin de componente. instalar el cliente del componente. En caso contrario, slo podrn utilizar eRoom con el explorador. Activado

Los archivos con extensiones peligrosas no se pueden abrir o colocar en eRoom.

Permite especificar los tipos de extensiones de archivos que desee evitar que los usuarios abran o agreguen a eRoom, en caso de que supongan un riesgo para la seguridad. (Por ejemplo, .bat, .exe, .doc, etc.) Haga clic en "Restaurar valores predeterminados" para recuperar la lista de extensiones de archivos especificada inicialmente.

Desactivado

Configuracin de listas de miembros

Especifique la siguiente configuracin de las listas de miembros para todo el sitio:

Personalizacin del campo de miembro: informacin de miembros que puede ocultar o mostrar en las listas de miembros y selectores de miembros, as como en los formularios de bsqueda de una lista de miembros extensa: Nombre de inicio de sesin, Correo electrnico e Informacin adicional (campo al que puede cambiar el nombre). Opciones de listas de miembros extensas o El nmero de miembros por pgina (entre 100 y 1.000, ambos inclusive) antes de que eRoom la divida en pginas numeradas. El nmero inicial es 500. o El nmero de miembros (entre 100 y 2.000, ambos inclusive) de una lista de miembros antes de que eRoom la divida en pginas con fichas de "estilo Rolodex ". El nmero inicial es 500. Por encima de este umbral, eRoom proporciona tambin un formulario de bsqueda de miembros y grupos para filtrar la lista. Para las listas de miembros de este tamao, se puede ocultar el formulario de bsqueda. Fichas en formato Rolodex: para las listas de miembros que se dividen entre pginas con fichas, puede definir los rangos de caracteres alfabticos de los nombres de miembros agrupados en cada pgina, as como nombres para mostrar opcionales de las etiquetas de la ficha. o Para definir el rango de caracteres de una pgina, utilice este formulario: "inicio[-fin]", donde inicio es la primera cadena del rango, que se prolonga hasta (-) fin o hasta la ltima cadena del rango. Por ejemplo, en una pgina en la que se enumeran miembros con apellidos que comienzan por "A", especifique "A"; en una pgina en la que aparezcan miembros con apellidos que empiecen por un rango de "Ca" a "Cr", especifique "Ca-Cr". Si no especifica una etiqueta de ficha diferente, eRoom utilizar la cadena de rango ("A" en el primer ejemplo y "Ca-Cr" en el segundo).
TM

Para especificar una etiqueta de ficha, utilice este formulario: "[etiqueta,]inicio[-fin]", donde etiqueta es la cadena que desea ver en la ficha. Por ejemplo, para especificar una etiqueta de ficha "A a E" para una pgina en la que aparezcan miembros con apellidos que comiencen por ese rango de letras, especifique "A a E, A-E". o Para definir una serie de rangos (uno para cada ficha), utilice este formulario: "inicio1[-fin1]; inicio2[fin2]; inicio3[-fin3]...", etc. o Para definir una serie rangos y etiquetas de ficha, utilice este formulario: "[etiqueta1,]inicio1[-fin1]; [etiqueta2,]inicio2[-fin2]; [etiqueta3,]inicio3[-fin3]...", etc.
o

Consulte tambin: Listas de miembros y Trabajar con listas de miembros en el tema Administrar miembros.

Configuracin variada
Puede modificar la configuracin predeterminada de las siguientes funciones de eRoom:

Tiempo inactivo antes de que caduque la sesin: las sesiones de usuario caducan transcurridas n horas sin actividad (tiempo inactivo). Especifica el tiempo que dura la sesin de un miembro antes de que tenga que volver a iniciarla. El valor predeterminado es ocho (8) horas y el rango oscila entre una (1) y 24 horas. La duracin del tiempo que los usuarios pueden permanecer conectados antes de tener que volver a iniciar sesin afecta a los recursos totales consumidos en el servidor por esos usuarios. Mensaje y enlace del servicio de asistencia tcnica: para anular el mensaje del servicio de asistencia tcnica predeterminado que muestra eRoom, puede especificar una direccin URL y editar el mensaje como desee. En el mensaje, utilice "{ }" para encerrar las palabras que desee que estn enlazadas a la direccin URL especificada. Nota: Para proporcionar mensajes de asistencia tcnica en varios idiomas, agrguelos al cuadro "Mensaje", uno detrs de otro (por ejemplo, espaol, francs y alemn). Estos se mostrarn en las pginas en las que aparezcan los mensajes.

Configuracin del sitio: Comunidades

En la pgina Comunidades, puede editar la configuracin de la comunidad, editar una lista de miembros de la comunidad, bloquear una comunidad y eliminarla. Tambin puede crear, exportar e importar comunidades, as como especificar las opciones de las comunidades nuevas.

Para crear una comunidad nueva:

1. En la pgina Comunidades de Configuracin del sitio, haga clic en "comunidad nueva". 2. En la pgina Crear comunidad, introduzca un Nombre para la nueva comunidad y haga clic en "Aceptar". eRoom crear la nueva comunidad y en la tabla aparecer su entrada correspondiente.

Utilizar la tabla de comunidades

En la tabla de comunidades se muestra el nmero de miembros y servicios de cada comunidad. Aqu se presentan las acciones que puede realizar mediante la tabla de comunidades. Para... Editar la configuracin de la comunidad. Editar la lista de miembros de la comunidad. Bloquear la comunidad. Haga clic en una fila... (o en su nombre) Accin Abre Configuracin de la comunidad. Abre la lista de miembros de la comunidad. Abre la pgina Mensaje de bloqueo de la comunidad, en la que puede editar el mensaje predeterminado que aparece cuando los miembros (adems de los administradores de sitios) intentan tener acceso a una pgina de la comunidad bloqueada. Haga clic en "Aceptar" para guardar el mensaje y bloquear la comunidad. Quita la comunidad del sitio. Antes de poder eliminar una comunidad, primero tendr que vaciarla de todos los servicios y miembros nativos que contenga. Nota: Puede exportar la comunidad a un archivo de copia de seguridad antes de eliminarla. Consulte tambin: Administradores de comunidades para obtener ms informacin sobre la seleccin de administradores de comunidad (en la pgina Miembros de Configuracin de la comunidad).

Eliminar la comunidad.

Bloqueos de comunidades
Como administrador del sitio, puede bloquear comunidades por cualquier motivo (seguridad, administracin o mantenimiento, por ejemplo). Mientras una comunidad est bloqueada, slo los administradores de sitio podrn realizar las siguientes actividades:

tener acceso a cualquier pgina de cualquier eRoom de la comunidad buscar en la comunidad crear eRooms o servicios en la comunidad sincronizar con Outlook hacer que los miembros nativos de la comunidad sean invitados de otra comunidad editar la pertenencia de grupos nativos de la comunidad

editar informacin de miembro de los miembros nativos de la comunidad (salvo los permisos en aquellas comunidades en las que son invitados)

Para bloquear una comunidad:

1. Dirjase a la pgina Comunidades de Configuracin del sitio. 2. En la fila de la comunidad que desee bloquear, haga clic en "bloquear". 3. En la pgina "Mensaje de bloqueo de la comunidad", puede personalizar el mensaje de error que se mostrar cuando los usuarios traten de realizar alguna de las actividades restringidas de la lista anterior. 4. Haga clic en "Aceptar". En la tabla de comunidades, aparece junto al nombre de una comunidad bloqueada y la palabra "desbloquear" sustituye a "bloquear". En las pginas Mis eRooms, las comunidades bloqueadas y los eRooms de esas comunidades aparecen con la etiqueta "(bloqueado)"; un smbolo de candado ( ) sustituye al indicador de ledo/no ledo de un eRoom en una comunidad bloqueada. Si algn usuario distinto del administrador del sitio intenta tener acceso a pginas de una comunidad bloqueada, se mostrar un mensaje de error antes de que sea redirigido a Mis eRooms.

Opciones de las comunidades nuevas

Especifique la configuracin que desee que tengan todas las comunidades nuevas. Como administrador del sitio, puede cambiar esta configuracin ms adelante en Configuracin de la comunidad. Los administradores de comunidades slo pueden cambiar algunos valores de configuracin, en funcin de la configuracin del sitio correspondiente. Nota: Los cambios en estos valores de configuracin no afectan a las comunidades existentes, slo a las nuevas.

Nivel de privacidad de las comunidades nuevas

Especifique uno de los niveles de privacidad siguientes para las comunidades nuevas:

Pblica: la comunidad y sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio. Sus miembros pueden seleccionarse como invitados de otras comunidades. Restringidas: ni la comunidad ni sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio, pero sus miembros se pueden agregar por nombre como invitados a otras comunidades. Privada: la comunidad y sus miembros no aparecen en la lista de miembros del sitio y sus miembros no se pueden agregar como invitados de otras comunidades.

Nota: Si una comunidad tiene una lista de miembros confidencial, es recomendable que la comunidad sea privada para asegurar la confidencialidad. De lo contrario, los administradores de otras comunidades podrn

ver la lista de miembros (o buscar sus nombres) cuando agreguen invitados a sus comunidades, incluso si son invitados de la comunidad y no tienen permiso para "poder ver la lista de miembros de la comunidad".

Reglas de comunidades nuevas

Especifique las reglas que se aplicarn a las comunidades nuevas. Esta configuracin tambin aparece en Configuracin de la comunidad pero slo puede cambiarla el administrador del sitio. Regla requieren que las direcciones de correo electrnico se utilicen como nombres de inicio de sesin Cuando est activado (casilla de verificacin Configuracin marcada) inicial Requiere que los nuevos miembros tengan una direccin Desactivado de correo electrnico y la utilicen como nombre de inicio de sesin. La activacin de esta opcin es una forma de asegurarse de que los nombres de inicio de sesin son exclusivos. Si se activa este parmetro y ya hay miembros locales, los usuarios podrn seguir usando su propio nombre de inicio de sesin para iniciar sesin en el sitio.

Los administradores de las comunidades nuevas pueden

Puede activar o desactivar estos permisos para los administradores (de comunidad) en las comunidades nuevas. Cuando un permiso est desactivado, los controles correspondientes en Configuracin de la comunidad y Configuracin del servicio se desactivarn para todos los usuarios excepto para el administrador del sitio. Nota: Como administrador del sitio, puede seleccionar los administradores de comunidades iniciales para cada comunidad. Permiso Cuando est activado (casilla de verificacin marcada) crear e importar servicios Los administradores de comunidades pueden crear e importar servicios en sus comunidades. agregar o eliminar invitados Los administradores de comunidades y los coordinadores (con permisos para modificar la lista de miembros de la comunidad) pueden agregar invitados o eliminar invitados de la lista de miembros de la comunidad. cambiar el nombre de los Los administradores de comunidades pueden cambiar el servicios nombre de los servicios en sus comunidades. regenerar ndices de servicios Los administradores de comunidades pueden regenerar ndices de servicios (para buscar contenido en eRoom) en sus comunidades. En caso contrario, ser un proceso en segundo plano que se ejecuta automticamente, de acuerdo con la configuracin del Programador. cambiar los lmites de tamao Los administradores de comunidades pueden cambiar el de eRoom lmite de tamao predeterminado de los nuevos eRooms Configuracin inicial Activado Activado

Activado Activado

Desactivado

en sus comunidades.

Lmite de tamao predeterminado de los eRooms nuevos en comunidades nuevas

Puede definir una cantidad mxima predeterminada de espacio en disco que pueden utilizar los eRooms nuevos en las comunidades nuevas. El valor predeterminado es "Ninguno" o sin lmite. A menos que tenga restricciones de espacio en el sitio, puede dejar este cuadro en blanco. En caso contrario, introduzca el nmero del espacio en disco mximo en unidades de MB. El tamao de un eRoom viene determinado por el tamao de los archivos que contiene, incluyendo los elementos de la papelera de reciclaje. Cuando se aplica un lmite de tamao a un eRoom, los miembros no pueden agregar elementos que superen el lmite del eRoom. Para aplicar un lmite de tamao a todas las comunidades y eRooms existentes (no slo a los nuevos), haga clic en "son aplicables a las comunidades ya existentes y a los eRooms". Si as lo hace, los miembros de cualquier eRoom que supere el lmite no podrn crear elementos o archivos nuevos hasta que se reduzca el tamao del eRoom por debajo del lmite. Una configuracin del sitio relacionada permite decidir si los administradores de comunidades nuevas pueden cambiar los lmites de tamao de eRoom.

Configuracin del sitio: Miembros

En la pgina Miembros, haga clic en "lista de miembros del sitio" para ver todos los miembros del sitio. En la lista de miembros del sitio, puede eliminar miembros o combinar cuentas duplicadas (si resulta necesario). En la seccin Comunidades de la lista de miembros del sitio, haga clic en el nombre de una comunidad para que se abra su lista de miembros de la comunidad. Desde una lista de miembros de comunidad, puede mover miembros a otra comunidad. Adems, en la pgina Miembros de Configuracin del sitio, puede establecer los permisos iniciales de los miembros en comunidades nuevas. Segn el permiso que tengan, los miembros se incluirn en un grupo de permisos en sus comunidades que tendr ese mismo nombre. Los administradores de comunidades individuales pueden cambiar ms adelante los miembros que componen cada grupo de permisos. Nota: Como administrador del sitio, puede seleccionar los miembros del grupo de administradores de comunidades para cada comunidad. Permiso Puede crear eRooms Cuando est activado (casilla de verificacin marcada) Los miembros en este grupo de permisos pueden crear eRooms desde sus pginas Mis eRooms. Este permiso concede de forma implcita el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad de forma que los creadores de eRoom pueden agregar miembros de comunidad a sus listas de miembros de eRoom. Los miembros de este grupo de permisos pueden crear Configuracin inicial Activado

Puede crear grupos

Desactivado

grupos en la lista de miembros de la comunidad, incluso si no tienen el permiso Puede modificar la lista de miembros de la comunidad. Este permiso concede de forma implcita el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad de forma que los creadores de grupos pueden agregar miembros de comunidad a los grupos que crean. Un creador de grupos no puede:

modificar la lista de miembros de la comunidad de cualquier otra forma (no puede agregar o eliminar miembros nativos o invitados) modificar las listas de miembros de eRooms a las que pertenece (a menos que el creador del grupo tambin sea coordinador en ese eRoom)

Los coordinadores que tienen este permiso pueden crear grupos en sus eRooms. Puede ver la lista de miembros Este permiso permite que: Activado de la comunidad los coordinadores agreguen miembros de comunidad a sus eRooms los creadores de grupo (y los miembros de la lista de edicin del grupo, si tienen los permisos adecuados) agreguen miembros de comunidad a sus grupos No permite que los coordinadores o creadores de grupos modifiquen la lista de miembros de la comunidad. Los miembros de este grupo de permisos pueden Desactivado modificar la lista de miembros de la comunidad: agregar o eliminar miembros, grupos o invitados (si el administrador del sitio ha activado la configuracin de comunidad correspondiente que lo permite). Los miembros que tienen este derecho:

Puede modificar la lista de miembros de la comunidad

poseen, de forma implcita, el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad. Tambin pueden crear grupos, pero no poseen de forma implcita ese permiso, ya que se considera un componente del permiso de modificacin (sin embargo, la casilla de verificacin del permiso para crear grupos est marcada y deshabilitada cuando se ha concedido el permiso Puede modificar la lista de miembros de la comunidad). no pueden modificar la lista de miembros de los eRooms a los que pertenecen a menos que tambin

sean coordinadores del eRoom. Los coordinadores con este permiso pueden agregar miembros de la lista de miembros de la comunidad, as como agregar o eliminar miembros e invitados de esa lista (slo podrn agregar o eliminar invitados si la configuracin de comunidad correspondiente que lo permite ha sido activada por el administrador del sitio). Puede definir contraseas Los miembros de este grupo de permisos pueden cambiar Desactivado las contraseas de los miembros y desbloquear cuentas bloqueadas (no tendrn el permiso de modificar otra informacin de miembro como la activacin de cuentas desactivadas, la concesin de permisos o la modificacin de direcciones de correo electrnico). Este permiso concede, de forma implcita, el permiso Puede ver la lista de miembros de la comunidad.

Consulte tambin: Administrar miembros como administrador de sitios para obtener ms informacin sobre la eliminacin y transferencia de miembros y grupos locales de la comunidad y sobre la combinacin de cuentas duplicadas.

Configuracin del sitio: Licencias

En esta seccin, se realiza un seguimiento de:

el nmero total de licencias de eRoom del sitio (Nmero total de licencias del sitio) el nmero total de miembros activos (Total en la parte inferior de la columna Miembros activos) el nmero total de licencias disponibles (Licencias disponibles) el nmero de licencias desglosado por comunidad (en la columna Miembros activos) el nmero total de licencias asignadas a cada comunidad (en la columna Lmite de licencias)

Los miembros de eRoom slo utilizan licencias en sus comunidades principales (y no en todas las comunidades en las que participan como invitados). Puede permitir que las comunidades utilicen licencias conforme las vayan necesitando o bien limitar el nmero de licencias que puede solicitar cada comunidad del total de licencias disponibles.

Para agregar una cadena de licencia a un sitio:

1. Haga clic en "agregar una cadena de licencia". 2. En la pgina Agregar cadena de licencia, escriba la nueva cadena de licencia.

3. Haga clic en "Aceptar". En la tabla de comunidades, puede especificar un lmite de licencia para cada comunidad en el campo "Lmite de licencias". El nmero total de licencias asignadas a una comunidad no puede ser inferior que el nmero de licencias utilizadas por esa comunidad. Deje el valor "Ninguno" en el campo si desea que una comunidad utilice las licencias que vaya necesitando del total de licencias disponibles. Cuando un miembro se transfiere de una comunidad a otra, la licencia del miembro, si tiene alguna, tambin se transferir siempre que la comunidad de destino tenga licencias suficientes para todos los miembros transferidos. Los miembros que nunca han iniciado sesin en un eRoom no ocupan licencias, por lo que su nmero de licencias no limita el nmero de cuentas que puede crear. Este esquema de licencias permite agregar un mayor nmero de miembros potenciales que nmeros de licencia hay. Una vez que el miembro haya iniciado sesin, se coger una licencia que no se emitir a menos que se haya eliminado o desactivado el miembro. Si un miembro intenta iniciar sesin por primera vez y no hay ms licencias disponibles, aparecer un mensaje de error indicndole que se ponga en contacto con el administrador.

Configuracin del sitio: Contraseas

Puede utilizar las opciones de la pgina Contraseas para aumentar la seguridad del sitio.

Mostrar un botn para cerrar la sesin

Inicialmente, esta opcin est desactivada y el botn para cerrar la sesin no aparece en las pginas de eRoom. Los miembros de eRoom simplemente cierran la ventana del explorador para finalizar la sesin. Si se activa esta opcin, los miembros podrn finalizar la sesin de eRoom mediante el botn cerrar sesin en cualquier pgina de eRoom que tenga una barra de control (incluida la pgina Mis eRooms, pero no as las pginas de asistentes, configuracin o cuadros de dilogo). Cuando el botn para cerrar la sesin est disponible, los miembros no pueden guardar contraseas entre inicios de sesin de eRoom y la opcin que lo permite est desactivada. Al hacer clic en "cerrar sesin" ocurre lo siguiente:

se eliminan todas las cookies de eRoom: la cookie de sesin que proporciona el ID de sesin y la cookie permanente, que guarda el nombre de inicio de sesin, la contrasea (cifrada) y la opcin de cliente (explorador o componente). Esto implica que los miembros tendrn que volver a introducir su nombre de inicio de sesin y contrasea cada vez que inicien sesin en eRoom, as como elegir si desean utilizar el explorador o el complemento. (slo en el componente) se eliminan todos los archivos en cach y los archivos descargados para visualizacin o edicin.

Si un miembro no ha cargado algn archivo que hubiera descargado y modificado, se mostrar un mensaje para preguntarle si desea mantener abierta la sesin (opcin inicial) o abandonar los cambios y cerrar la sesin. Si decide cerrar la sesin, los archivos se eliminarn, las reservas de edicin se liberarn y se cerrar su sesin. No obstante, si hay algn archivo abierto en una aplicacin que mantenga bloqueado el archivo (como una aplicacin de Microsoft Office), no se podr efectuar el cierre de sesin. En ese caso, debe omitir el error, cerrar la aplicacin y el archivo y, a continuacin, hacer clic en "cerrar sesin" de nuevo. El cierre de sesin no afecta a los archivos de la carpeta Archivos de eRoom para la edicin sin conexin (es decir, los archivos reservados explcitamente para edicin mediante la pgina Control de acceso). se muestra la pgina Cerrar sesin, donde se confirma que la sesin de eRoom ha finalizado y se incluye un enlace a la pgina Inicio de sesin de eRoom.

Los miembros pueden guardar su contrasea mediante la pgina de inicio

Inicialmente, esta opcin est desactivada. Cuando esta opcin est activada, la pgina Inicio de sesin incluye la casilla de verificacin Guardar contrasea. Si marcan la casilla Guardar contrasea, los miembros no tendrn que volver a introducir sus contraseas cada vez que inicien sesin en el sitio. En ese caso, eRoom guarda en el cliente las contraseas cifradas de los miembros para utilizarlas de un inicio de sesin a otro. Cuando el botn Cerrar sesin est activado para el sitio, esta opcin se desactiva y los miembros no pueden guardar sus contraseas en la pgina Inicio de sesin. Nota: Aunque resulta una funcin cmoda para los miembros del sitio, debe tomar en consideracin el riesgo potencial de que usuarios no autorizados obtengan acceso a los eRooms mediante un sencillo clic en "Aceptar" en la pgina Inicio de sesin.

Normas de creacin de contraseas

Puede administrar las normas de creacin de contraseas para los miembros de la comunidad mediante estos parmetros de configuracin. Regla Cuando est activado (casilla de verificacin Configuracin marcada) inicial Los miembros deben cambiar Los miembros deben cambiar las contraseas la primera Desactivado sus contraseas la primera vez vez que inicien sesin. que inicien sesin. Los miembros podrn cambiar Permite a los miembros cambiar sus propias contraseas Activado ms adelante sus propias en sus pginas Informacin de miembro. contraseas. Los miembros deben cambiar Especifique el nmero de meses (n) tras los cuales los Desactivado sus contraseas cada n meses. miembros debern cambiar sus contraseas. Los miembros pueden recuperar Activa la recuperacin de contrasea para los miembros Activado sus propias contraseas. de la comunidad que olvidan sus contraseas. Esta opcin requiere que est activada la regla Los miembros

podrn cambiar ms adelante sus propias contraseas. Las contraseas deben tener al menos n caracteres. Las contraseas se deben distinguir por su "complejidad". Especifique el nmero mnimo de caracteres (n) que deben contener las contraseas de los miembros. Los miembros deben elegir contraseas "complejas", es decir, contraseas que tengan al menos ocho caracteres y que contengan una combinacin de letras maysculas, minsculas, nmeros y smbolos (deben cumplir al menos tres de los cuatro criterios). Cuando se crean miembros, las Las contraseas de los miembros las define inicialmente contraseas iniciales las su creador, de una en una o bien el creador o los miembros y la creacin por lotes est disponible. En proporciona este primer caso, los creadores de miembros pueden definir contraseas para cada miembro nuevo de manera individual. En el ltimo caso, los creadores de miembros tienen la opcin de definir las contraseas de manera individual o bien dejar el campo de contrasea en blanco para que las definan los miembros pertinentes. Cuando los miembros pueden definir sus propias contraseas, los creadores de miembros puede crear varios miembros al mismo tiempo, en lugar de hacerlo de uno en uno. Desactivado Desactivado

su creador, de una en una

Cambiar contrasea
eRoom comprueba las reglas de cambio de contrasea despus de que los miembros hagan clic en "Aceptar" en la pgina de inicio de sesin, pero antes de que aparezca su pgina Mis eRooms. El cuadro de dilogo Cambiar contrasea aparecer automticamente si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

Ha caducado la contrasea del miembro. La casilla de verificacin para cambiar la contrasea en el primer inicio de sesin est marcada y el miembro no la ha cambiado an. Se ha especificado una longitud mnima de contrasea y sta es demasiado corta.

En todos los casos mencionados arriba, los miembros deben seleccionar contraseas nuevas para entrar en el sitio.

Bloqueo de cuentas
eRoom bloquea las cuentas cuando se realiza un nmero establecido de intentos de inicio de sesin o de intentos de recuperar una contrasea. Cuando se bloquea la cuenta de un miembro, ese miembro no tendr acceso al sitio hasta que se desbloquee la cuenta.

intentos de inicio fallidos en: especifique el nmero de veces (n) en un perodo de tiempo determinado (n nmero de minutos) que los miembros pueden intentar sin xito iniciar sesin antes de que se bloqueen sus cuentas.

Tambin puede especificar cuntas cuentas bloqueadas por demasiados intentos de inicio fallidos podrn desbloquearse: por el administrador del sitio y los miembros que puedan definir contraseas o bienr automticamente tras n minutos

intentos fallidos para recuperar una contrasea: especifique el nmero de veces (n) que los miembros pueden intentar sin xito recuperar una contrasea antes de que se bloqueen sus cuentas. Cuando se bloquea una cuenta por este motivo, slo la podr desbloquear manualmente el administrador del sitio, el administrador de la comunidad u otros miembros que tengan permiso para definir contraseas.

Monitor
Seleccione los medios que utilizar el Monitor de eRoom para autenticar contraseas de miembros. Autenticar contraseas de Cuando est activada (botn de opcin miembros seleccionado) directamente al servidor de El Monitor autentica los usuarios de eRoom con su propio eRoom cuadro de dilogo de inicio de sesin. a travs de un servidor proxy El Monitor autentica los usuarios de eRoom mediante una de seguridad que requiere una directiva de autenticacin de terceros. interfaz HTML a travs de certificados El Monitor autentica los usuarios de eRoom mediante los certificados de seguridad que utiliza el sitio. Configuracin inicial Activado Desactivado

Desactivado

Especifique si El Monitor puede guardar contraseas encriptadas de forma que una vez iniciada la sesin en un sitio, los usuarios no tengan que volver a iniciarla para utilizar el Monitor. Si la opcin "a travs de certificados" est seleccionada, este parmetro no estar seleccionado ni habilitado.

Configuracin del sitio: Informes de uso

eRoom 7 puede registrar sesiones y estadsticas de uso en una base de datos de uso de todo el sitio y ofrecer informes administrativos basados en el Web. Tambin puede exportar los informes de uso como hojas de clculo de Excel separadas por comas. Consulte: Informes de uso

Configuracin del sitio: Programador

El Programador de eRoom es un proceso en segundo plano que se ejecuta en el servidor del sitio. El Programador se ejecuta diariamente al igual que las tareas en segundo plano en perodos de 24 horas.

Las tareas nocturnas se ejecutan normalmente durante la noche, pero puede elegir un momento especfico para ejecutarlas. Para hacerlo, especifique una hora en el cuadro con la etiqueta "Ejecutar las tareas alrededor de las".

Las tareas en segundo plano se ejecutan segn un programa preestablecido.

Para activar o desactivar cada tarea de forma independiente, marque o quite la marca de la correspondiente casilla de verificacin (de manera predeterminada estarn activadas todas las tareas). Cundo Tarea del Programador Nocturna: Enviar notificaciones por correo electrnico Descripcin Los miembros de eRoom pueden solicitar informes de cambios nocturnos de cada eRoom en los que se indique los elementos cambiados en ese eRoom durante el da anterior. Para que funcione esta opcin, tambin tiene que introducir el nombre del servidor de correo SMTP en la pgina Correo electrnico de Configuracin del sitio.

Activar la recuperacin del sitio En Enviar notificaciones por Los miembros de eRoom pueden solicitar notificaciones por correo segundo correo electrnico inmediatas electrnico inmediatas cuando se cambie un elemento especfico. plano: Indizar los archivos nuevos Cuando se agregan archivos nuevos a los eRooms, el Programador (para bsquedas de texto los indiza para que puedan incluirse en las bsquedas de eRoom. completo) Si lo desea puede regenerar por completo el ndice de archivos de un servicio en Configuracin del servicio.

Configuracin del sitio: Correo electrnico

La configuracin de la pgina Correo electrnico especifica cmo eRoom gestiona el correo electrnico para los miembros del eRoom. El Programador de eRoom utiliza el servidor de correo SMTP para enviar informes de cambios, invitaciones a eRooms y sitios y avisos por correo electrnico. Especifique el nombre del servidor SMTP y el nmero del puerto.

En el cuadro Nombre del remitente, especifique qu vern los miembros en el campo "de" cuando eRoom les enve el correo electrnico (informes de cambios, invitaciones y alertas). Facilite en el cuadro Direccin para errores la direccin de correo electrnico (normalmente la suya) de la persona que recibir los informes de error del sitio. Si el Programador tiene problemas al enviar los informes de cambios, eRoom enviar un correo electrnico a esta direccin en el que describir el error. Tras introducir un nombre de servidor SMTP y una direccin de correo electrnico para los informes de errores, haga clic en "prueba" para asegurarse de que funciona. Si el servidor SMTP lo admite, puede utilizar la opcin de eRoom Usar relevos que permite que el correo parezca que lo ha enviado otra persona distinta del verdadero remitente.

Configuracin del sitio: Planes de proyecto

Utilice la pgina Planes de proyecto para administrar la configuracin predeterminada de todo el sitio de los planes de proyecto. Configuracin de todo Descripcin Configuracin el sitio inicial Una tarea cuyo progreso real va retrasado con respecto al 15% Estado de las tareas (umbral de retrasada frente a progreso previsto en este porcentaje o ms se considera una muy retrasada) tarea retrasada. Especifique el umbral de todo el sitio predeterminado que determinar el cambio del estado de una tarea de retrasada a muy retrasada. Si se han activado los informes de progreso, los planes de proyecto individuales pueden anular esta configuracin predeterminada. Das de la semana disponibles para programar el trabajo de Monday through Friday (De lunes los proyectos (se omiten los das no laborables). a viernes) Marque las casillas de verificacin correspondientes a los das laborables predeterminados del sitio. Las comunidades pueden heredar o sustituir los das laborables de todo el sitio; del mismo modo, los proyectos individuales tambin pueden heredarlos o sustituirlos. Una lista de fechas designadas como das no laborables. La No holidays (Sin lista se ordena en primer lugar por fecha y, a continuacin, festividades) por descripcin. Si la lista est vaca, aparecer el mensaje "No holidays" (Sin festividades). Para agregar una festividad predeterminada de todo el sitio, haga clic en "agregar una festividad de todo el sitio" para abrir la pgina Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo desea, proporcione una descripcin. Haga clic en "Aceptar". La festividad aparecer ahora en la lista. Una vez que aparezcan en la lista las festividades personalizadas, podr editarlas ( ) o eliminarlas ( ). Las comunidades pueden heredar o sustituir las festividades de todo el sitio; del mismo modo, los proyectos individuales tambin pueden heredarlas o sustituirlas.

Das laborables

Festividades

Administracin de comunidades

Una comunidad de eRoom es un sitio dentro de un sitio de eRoom. Puede ser una de varias comunidades en el sitio. Cada comunidad tiene miembros y/o servicios y puede aislarse para obtener privacidad. Todos los miembros de un eRoom pertenecen a una comunidad principal, pero pueden ser invitados en otras comunidades del sitio. Cada servicio pertenece a una comunidad, pero las comunidades pueden tener varios servicios. Todos los servicios de la comunidad comparten todas las funciones y permisos definidos en dicha comunidad.

Acerca de la administracin de una comunidad

Los administradores de comunidades pertenecen a un grupo de permisos al que los administradores de sitios asignan miembros comunidad por comunidad. Los administradores de sitios y comunidades pueden delegar la administracin de comunidades en otros miembros de las comunidades agregndolos al grupo "Administradores de la comunidad". Los miembros de este grupo disponen de los siguientes permisos:

Puede crear eRooms Puede crear grupos Puede ver la lista de miembros de la comunidad Puede modificar la lista de miembros de la comunidad Puede definir contraseas

Nota: Los administradores de sitios pueden conceder o revocar estos permisos individuales en la pgina Informacin de miembro de un administrador de comunidad. La configuracin de la comunidad (a la que se accede a travs de la pgina Mis eRooms o una direccin URL) tiene estas categoras de configuracin para administrar la comunidad:

General Servicios Miembros Licencias Planes de proyecto

Botones de comando en Configuracin de la comunidad

Los botones "Aceptar", "Cancelar" y "Aplicar" de cada pgina funcionan en toda la configuracin de la comunidad.

Aceptar guarda todos los cambios y devuelve a la pgina Mis eRooms. Cancelar descarta todos los cambios y devuelve a la pgina Mis eRooms. Aplicar guarda todos los cambios, pero deja abierta la configuracin de la comunidad.

Si se desplaza de una pgina de Configuracin de la comunidad a otra (mediante los enlaces de la columna izquierda), eRoom "recordar" los cambios, pero slo los aplicar cuando haga clic en "Aceptar" o "Aplicar". Sin embargo, a menos que haga clic en "Aceptar" o "Aplicar" antes de realizar una de estas acciones, eRoom descartar los cambios (se le preguntar en estos casos):



Si se dirige a una lista de miembros de la comunidad Si se dirige a la pgina de configuracin de un servicio Si se dirige a la configuracin del sitio (slo administradores del sitio)

Nota: En las pginas de configuracin de la comunidad, puede cambiar un parmetro haciendo clic en el widget de seleccin (un botn de opcin o una casilla de verificacin, por ejemplo) o en la etiqueta de texto correspondiente.

Configuracin de la comunidad: General

Nombre (slo administrador del sitio)
Si necesita cambiar el nombre de una comunidad, introduzca el nuevo nombre en el cuadro Nombre.

Opciones

Reglas de la comunidad
Esta configuracin se hereda del valor predeterminado establecido en el mbito del sitio y slo el administrador del sitio puede cambiarla. Cuando est activado (casilla de verificacin Configuracin marcada) inicial requieren que las direcciones Requiere que los nuevos miembros de la comunidad tengan Desactivado de correo electrnico se una direccin de correo electrnico y la utilicen como utilicen como nombres de nombre de inicio de sesin. Si se activa este parmetro y ya inicio de sesin hay miembros locales, los usuarios podrn seguir usando su propio nombre de inicio de sesin para iniciar sesin en el sitio. Este parmetro se puede cambiar en el mbito de la comunidad. Opcin

Permisos
Estos permisos se conceden en el mbito del sitio para administradores de comunidades. Slo los administradores de sitios pueden cambiarlos en comunidades individuales. Permiso crear e importar servicios agregar o eliminar invitados Cuando est activado (casilla de verificacin marcada) Los administradores de comunidades pueden crear e importar servicios en sus comunidades. Los administradores de comunidades y los coordinadores (con permisos para modificar la lista de miembros de la comunidad) pueden agregar invitados o eliminar invitados de la lista de miembros de la comunidad. Los administradores de comunidades pueden cambiar el Configuracin inicial Activado Activado

cambiar el nombre de los

Activado

servicios nombre de los servicios en sus comunidades. regenerar ndices de servicios Los administradores de comunidades pueden regenerar Activado ndices de servicios (para buscar contenido en eRoom) en sus comunidades. En caso contrario, ser un proceso en segundo plano que se ejecuta automticamente, de acuerdo con la configuracin del Programador. cambiar los lmites de tamao Los administradores de comunidades pueden cambiar el Desactivado lmite de tamao predeterminado de los nuevos eRooms de eRoom en sus comunidades.

Visualizacin de comentarios de discusin

Seleccione si desea que los nombres de organizacin de los autores aparezcan con sus nombres de miembro cuando escriban comentarios en las pginas de eRoom.

Funciones de eRoom

Informes de cambios: decida si los eRooms de esta comunidad se pueden controlar mediante informes de cambios de correo electrnico. Normalmente, la nica razn para desactivar esta funcin es aliviar la presin de un servidor lento. Papeleras de reciclaje: decida si los eRooms de esta comunidad pueden usar papeleras de reciclaje. Si se marca esta casilla de verificacin, los elementos eliminados en los eRooms que tengan papeleras de reciclaje no se quitarn permanentemente, sino que se enviarn a sus respectivas papeleras de reciclaje. Los coordinadores tienen la opcin de desactivar la papelera de reciclaje en cada eRoom.

Lmite de tamao predeterminado

Si los administradores de comunidades tienen permiso para cambiar los lmites de tamao de eRoom, podr especificar un lmite de tamao (en MB), para los nuevos eRooms de la comunidad, as como anular un lmite de tamao predeterminado existente. Si especifica un umbral de tamao y hace clic en "aplicar a los eRooms existentes", los miembros de cualquier eRoom que supere ese lmite no podrn crear elementos o archivos hasta que el tamao del eRoom sea menor que el lmite.

Notificaciones por correo

Seleccione la configuracin inicial de la opcin para que los miembros de la comunidad reciban notificacin de correo electrnico en formato HTML o como Texto sin formato. Los miembros pueden cambiar este parmetro con respecto a cualquier eRoom o elemento sobre el que elijan recibir informes de cambios.

Proteccin de archivos
Si marca la casilla de verificacin "Proteccin de archivos", los nicos miembros que podrn eliminar un archivo de cuya versin se realice un seguimiento o desactivar el seguimiento de versiones de un archivo son

el coordinador del eRoom y los administradores. Con la proteccin de archivos activada, tambin puede elegir la opcin Siempre se realiza un seguimiento de los nuevos archivos (y la correspondiente opcin desactivada en la pgina Agregar archivo).

Privacidad
La comunidad puede ser pblica, restringida o privada. Tan slo los administraciones del sitio pueden especificar el nivel de privacidad de una comunidad.

Pblica: la comunidad y sus miembros aparecen en la lista de miembros del sitio. Sus miembros pueden seleccionarse como invitados de otras comunidades. Restringida: la comunidad y sus miembros no aparecen en la lista de miembros del sitio, pero sus miembros se pueden agregar por sus nombres como invitados de otras comunidades. Privada: la comunidad y sus miembros no aparecen en la lista de miembros del sitio y sus miembros no se pueden agregar como invitados de otras comunidades.

Nota: Si el contenido de la lista de miembros de la comunidad es confidencial, la comunidad debera ser privada para asegurar la confidencialidad. De lo contrario, los administradores de otras comunidades podrn ver su lista de miembros (o buscar nombres de miembros) cuando agreguen invitados a sus comunidades, aunque haya quitado explcitamente el permiso para ver la lista de miembros a un invitado de su comunidad que sea tambin administrador de otra comunidad del sitio.

Grfico de titular
Cada eRoom puede tener logotipos personalizados en la parte superior de todas las pginas. Si no hay logotipos personalizados, los eRooms mostrarn un logotipo predeterminado, o titular, en su lugar. Puede especificar un titular predeterminado diferente para los eRooms de la comunidad, en lugar del titular predeterminado que ofrece ese eRoom. Para ello, marque la casilla de verificacin Utilizar titular predeterminado personalizado y, a continuacin, haga clic en "Examinar" para buscar y seleccionar el archivo .gif o .jpg que desee usar. Nota: El tamao predeterminado del espacio para el titular es de 600 pxeles de ancho y 36 de alto. Sin embargo, hay variables de personalizacin de la interfaz de usuario que puede usar para especificar un titular personalizado con distinto tamao.

Configuracin de la comunidad: Servicios

En esta pgina podr administrar los servicios de la comunidad. Puede editar la configuracin del servicio, mover o reaprovisionar servicios, as como crear, eliminar e importar servicios. Tambin puede crear eRooms. eRoom utiliza servicios para organizar los eRooms de cada comunidad. Una comunidad necesita al menos un servicio para poder tener eRooms (algunas comunidades slo organizan a los miembros).

En la lista de todos los servicios de la comunidad, puede ver cuntos eRooms tiene cada servicio. Haga clic en el nmero (n) en la columna de eRooms para ver una lista de esos eRooms. En esa lista se muestra la direccin URL y el nombre del eRoom; cada nombre es un enlace al eRoom.

Servicios de plantilla
Un servicio de plantilla, si est disponible, es la base de los nuevos servicios de una comunidad. Una plantilla en el mbito del sitio se almacena como "Samples.erf" en un directorio especial llamado "~Templates" en la raz del servidor de archivos designado para las plantillas; se puede designar una plantilla para el mbito de la comunidad llamndola "<nombre de comunidad>.erf". Al crear un nuevo servicio, eRoom busca primero un servicio de plantilla del mbito de la comunidad. Si hay alguno, el nuevo servicio se basar en l. De lo contrario, eRoom utilizar la plantilla del mbito del sitio. Si no hay servicios de plantilla ni en el mbito de la comunidad ni en el del sitio, eRoom crear un servicio vaco sin eRooms. Nota: Los administradores de sitios gestionan los archivos de servicios de plantilla fuera del eRoom, mediante el sistema de archivos del servidor de archivos.

Para crear un servicio:

1. Si es administrador del sitio o administrador de comunidades con permisos para "crear e importar servicios", vaya a la pgina Servicios de Configuracin de la comunidad y haga clic en . 2. En la pgina Crear servicio, escriba un nombre para el nuevo servicio. Mientras escribe, eRoom rellena automticamente la direccin URL (que podr editar, si lo estima oportuno). En lugar de ServidoreRoom en la direccin URL de muestra de la pgina, en la URL de los eRooms creados en el servicio se mostrar el nombre real del servidor de eRoom. 3. Haga clic en "Aceptar" para crear el servicio y dirigirse a la pgina Configuracin del servicio. eRoom crea el servicio en funcin de una plantilla de la comunidad, si la hay, o de una plantilla del sitio. Si no hay plantilla en el mbito de la comunidad ni en el del sitio, el nuevo servici estar vaco (no tendr eRooms).

Mover un servicio (slo administradores de sitios)

Si el sitio tiene ms de una comunidad, podr mover un servicio a una comunidad distinta. Con ello se mueven los eRooms del servicio a una comunidad distinta, pero no se mueven los miembros.

Para mover un servicio a una comunidad distinta:

1. En la fila de la tabla de servicios del servicio que desee mover, haga clic en . 2. En la pgina Mover servicio, seleccione "Mover a otra comunidad" y haga clic en "Aceptar". 3. En la pgina Cambiar comunidad, seleccione una nueva comunidad de la lista y haga clic en "Aceptar".

4. En la pgina Mover un servicio, confirme que desea mover el servicio; tenga en cuenta que al mover servicios no se mueven miembros. Cuando haga clic en "Aceptar", volver a la lista de servicios. El servicio ya no aparecer ah, sino en la lista de servicios de la comunidad a la que lo haya movido.

Eliminar un servicio
En la tabla de servicios, la columna "(eliminar)" permite quitar un servicio de una comunidad. Haga clic en en la fila del nombre del servicio que desee eliminar. Eliminar un servicio implica quitar todo lo que hay en l (todos los eRooms y su contenido). Ya que no es posible deshacer la eliminacin de un servicio, asegrese de que realmente desea hacerlo. Nota: Puede exportar el servicio a un archivo .erf de seguridad antes de eliminarlo. Al importar posteriormente un servicio a una comunidad, podr recuperar informacin de los eRooms en un servicio eliminado.

Editar la configuracin del servicio

En la lista de servicios de la pgina Servicios de Configuracin de la comunidad, haga clic en o en el nombre del servicio para abrir la configuracin del servicio.

Configuracin del servicio: General

Nombre del servicio y URL

Si necesita cambiar el nombre y/o direccin URL a un servicio, introduzca el nuevo nombre en el cuadro Nombre. Los administradores de comunidad slo pueden cambiar el nombre de un servicio si tienen permiso para cambiar el nombre de los servicios (inicialmente establecido en el mbito del sitio) en sus comunidades. Nota: las direcciones URL de eRoom incluyen el nombre del servicio, de modo que, si cambia la URL de un servicio, asegrese de notificar a los miembros de los eRooms de ese servicio para que puedan actualizar sus enlaces.

ndices de servicios
eRoom indiza el texto de todas las pginas y archivos del servicio para que los miembros puedan buscar en ellos. Puede regenerar el ndice de un servicio en cualquier momento haciendo clic en "regenerar ndice". Este control slo est disponible para los administradores de comunidad si tienen permiso para regenerar ndices de servicios (inicialmente establecido en el mbito del sitio) en sus comunidades. De lo contrario, esta seccin no aparecer en Configuracin del servicio.

Bases de datos de plantillas

Haga clic en "bases de datos de plantillas" para abrir la pgina Bases de datos de plantillas. En esta pgina puede crear, editar, eliminar y almacenar todas las bases de datos de plantillas de los eRooms del servicio. Cualquier plantilla de plantillas de base de datos (normal o de proceso de aprobacin) que cree aqu aparecer en la pgina Tipo de base de datos del asistente Crear base de datos. Los miembros pueden seleccionar una plantilla de base de datos de este tipo y, a continuacin, modificar sus campos y diseo para adaptarlos a sus fines. Notas: Acerca de la pgina Bases de datos de plantillas:

Una plantilla de base de datos aparece como eleccin en el asistente Crear base de datos en los eRooms slo para los miembros que tengan al menos Derechos de apertura sobre dicha plantilla. Por lo tanto, si desea crear una plantilla de base de datos que slo los administradores puedan crear, modifique las propiedades de control de acceso de la plantilla para restringir el acceso de los miembros a sta. Las bases de datos que elimine de la pgina Bases de datos de plantillas se eliminarn permanentemente, ya que un servicio no tiene papelera de reciclaje.

Para crear una plantilla de base de datos:

Las plantillas de base de datos se crean o editan en gran medida igual que se crea o edita cualquier base de datos. La diferencia principal es que slo los administradores pueden crear y editar plantillas de bases de datos y estas tareas se realizan en una carpeta especial del servicio, donde las bases de datos son lo nico que se puede crear o editar. La otra diferencia es que, en el mbito del servicio, el asistente para crear y editar bases de datos para plantillas de bases de datos tiene ciertas opciones adicionales. Sugerencia: Cuando cree una plantilla de base de datos, asgnele un nombre para que los miembros reconozcan su tipo ("Problemas: personalizable", por ejemplo). 1. En la seccin Bases de datos de plantillas de la pgina General de Configuracin del servicio, haga clic en "bases de datos de plantillas" para abrir la pgina Bases de datos de plantillas. En esta pgina, las bases de datos son los nicos elementos que puede crear y, al eliminar una base de datos, sta se elimina permanentemente del servicio. 2. Inicie el asistente Crear base de datos haciendo clic en "crear". O bien, haga clic con el botn secundario en un rea vaca del cuadro del elemento y seleccione "Crear elemento" en el men desplegable. 3. Para crear una plantilla de base de datos normal o de proceso de aprobacin, se utiliza el mismo asistente Crear base de datos que en un eRoom. 4. Al hacer clic en "Aceptar" para crear una plantilla de base de datos normal, se abre por su pgina de resumen para que pueda agregar o modificar entradas de muestra.

Cuando hace clic en "Aceptar" para crear una plantilla de base de datos de proceso de aprobacin, vuelve a la pgina Bases de datos de plantilla, ya que no puede crear entradas; una base de datos de plantilla de este tipo no puede tener entradas de muestra.

Para editar una plantilla de base de datos:

1. En la pgina Bases de datos de plantillas, haga clic con el botn secundario en una base de datos existente y seleccione "Editar" en el men desplegable para abrir el asistente Editar base de datos. O bien, puede hacer clic para abrir una base de datos y, a continuacin, hacer clic en parte superior de la pgina de resumen para abrir el asistente Editar base de datos. 2. Cuando termine de editar, haga clic en "Aceptar" para actualizar la base de datos. en la

Configuracin del servicio: Personalizar

Campos personalizados
Adems de las propiedades que tienen incorporadas los elementos (Ttulo, Propietario, Fecha modificada y Tamao), los administradores pueden definir un conjunto de campos personalizados para utilizarlos en elementos de cualquier eRoom de un servicio. Los miembros pueden usar los campos para ofrecer informacin especfica sobre los elementos, as como buscar informacin en los campos.

Para agregar un campo personalizado a un servicio:

1. En la seccin Campos personalizados de la pgina de personalizacin de Configuracin del servicio, haga clic en "agregar un campo personalizado". 2. Introduzca el nombre del campo y seleccione su tipo de datos:
o o o o o

Texto sin formato es para el texto normal. Seleccione cuntas lneas de alto desea que tenga el cuadro de edicin. Nmero es para nmeros y tambin admite caracteres relacionados como smbolos monetarios, comas decimales y puntos. Fecha es para las fechas. S/No ofrece un men desplegable para seleccionar s o no. Lista es para crear una lista desplegable de elecciones posibles. Escriba una opcin por lnea en el cuadro de texto. La primera eleccin de la lista ser el valor predeterminado de todos los elementos que no se hayan establecido explcitamente de otra forma. Miembros es para los nombres de los miembros de eRooms, que se agregan de una lista desplegable. Haga clic en el cuadro Permitir varias selecciones para controlar si el campo puede contener slo un nombre o varios.

4. Haga clic en "Aceptar" para definir el campo.

Una vez definido un campo personalizado para el servicio, el comando Campos personalizados pasa a estar disponible para los miembros del eRoom. Cuando los miembros eligen el comando "Campos personalizados" de un elemento, se abre la pgina Editar campos personalizados. Los de la lista Editar pueden introducir informacin en un campo personalizado para el elemento. De lo contrario, vern una versin de slo lectura de los campos personalizados. Para eliminar un campo personalizado, haga clic en el botn de eliminacin ( ) en la lista de campos personalizados.

Iconos personalizados
Puede cambiar los iconos predeterminados de los tipos de elemento de eRoom y agregar iconos personalizados para cualquier tipo de elemento de eRoom.

Para cambiar el icono predeterminado de un elemento:

1. En la seccin Iconos personalizados de la pgina de personalizacin de Configuracin del servicio, haga clic en el tipo de elemento cuyo icono desee cambiar. 2. En la pgina Cambiar icono, haga clic en el icono que desee usar como valor predeterminado del elemento. 3. Haga clic en "Aceptar". El nuevo icono predeterminado aparecer en la tabla de iconos.

Para agregar y quitar iconos personalizados:

1. En la seccin Iconos personalizados de la pgina de personalizacin de Configuracin del servicio, haga clic en "agregar un icono personalizado". 2. En la pgina Agregar icono personalizado, especifique los archivos .gif que desee cargar y haga clic en "Aceptar" (seleccione "Cargar y, a continuacin, agregar otro" si desea cargar ms de los dos primeros). 3. Seleccione un icono y haga clic en "Aceptar" para establecer un nuevo valor predeterminado. Si elige un icono personalizado como predeterminado y luego lo elimina, el primer icono estndar de ese elemento se convertir de nuevo en el predeterminado.

Configuracin de la comunidad: Miembros

En la pgina Miembros de Configuracin de la comunidad, haga clic en "lista de miembros de la comunidad" para ver todos los miembros de la comunidad. Desde la lista de miembros de la comunidad y con los permisos apropiados, podr agregar invitados a la comunidad, eliminar miembros locales, agregar nuevos miembros locales, crear grupos locales o (si es administrador de sitios) mover miembros locales a otra comunidad.

Tambin, en la pgina Miembros de Configuracin de la comunidad, puede agregar miembros o quitarlos de los grupos de permisos de la comunidad. Los miembros de cada grupo se determinan inicialmente mediante la configuracin del sitio en lo que respecta a los permisos iniciales de los miembros de nuevas comunidades. Los permisos del mbito de la comunidad y sus grupos correspondientes son:

Puede crear eRooms (grupo "Creadores de espacio") Puede crear grupos (grupo "Creadores de grupos") Puede ver la lista de miembros de la comunidad (grupo "Visores de lista de miembros de la comunidad") Puede modificar la lista de miembros de la comunidad (grupo "Modificadores de lista de miembros de la comunidad") Puede definir contraseas (grupo "Modificadores de contrasea")

Puede conceder permiso (o quitrselo) a Todos los miembros de la comunidad o slo a Miembros seleccionados. Para cambiar los miembros de un grupo de permisos, haga clic en en la fila de ese grupo. Marque o quite la marca de las casillas de verificacin de los grupos o miembros que desee agregar o quitar del grupo de permisos y, a continuacin, haga clic en "Aceptar".

Administradores de comunidades
Aparte de los permisos individuales, los administradores de sitios y comunidades pueden especificar qu persona de la comunidad tiene privilegios de administracin de la comunidad; quienes los tienen estn en el grupo de permisos de administracin de la comunidad, lo que otorga a los miembros de ese grupo todos los permisos anteriores. Haga clic en de la comunidad. para seleccionar miembros para el grupo de permisos de administracin

Cuando est eligiendo a los administradores de comunidades, piense en las tareas de administracin que desea delegar y en cmo se organizan las comunidades. Las comunidades pueden administrar slo miembros, slo eRooms o una combinacin de ambos. Por ejemplo, imagine que tiene todos los empleados internos como miembros de la Comunidad1, todos los clientes externos como miembros de la Comunidad2 y establece la Comunidad3 con eRooms de proyecto donde trabajan grupos de miembros de las otras dos comunidades. En este caso, podra designar coordinadores para administrar los miembros de la Comunidad1 y la Comunidad2, concediendo permisos al miembro y a la lista de miembros, pero no permisos para crear eRooms (es decir, sin administradores de comunidades). Para la Comunidad3, sin embargo, podra designar un administrador de comunidades para que gestionara la pertenencia de invitados y la creacin de eRooms.

Configuracin de la comunidad: Licencias

Su nmero de licencias de eRoom controla cuntas personas pueden usar eRooms en el sitio. Los miembros que nunca han iniciado sesin en un eRoom no ocupan licencias, por lo que su nmero de licencias no limita el nmero de cuentas que puede crear. Este esquema de licencias permite agregar un mayor nmero de miembros potenciales que nmeros de licencia hay. Una vez que el miembro haya iniciado sesin, se tomar una licencia que no se emitir a menos que se haya eliminado o desactivado el miembro.

Si un miembro intenta iniciar sesin por primera vez y no hay ms licencias disponibles, un mensaje de error le pedir que se ponga en contacto con el administrador.

Configuracin de la comunidad: Planes de proyecto

Utilice la pgina Planes de proyecto de Configuracin de la comunidad para controlar si la comunidad utiliza das laborables y festividades predeterminados de todo el sitio para los planes de proyecto, o si utiliza das personalizados exclusivos de la comunidad. Los planes de proyecto, sin embargo, pueden anular los valores predeterminados de todo el sitio y de toda la comunidad en lo que respecta a los das laborables y festividades. Si utiliza los das laborables y festividades de todo el sitio, no podr cambiarlos en la comunidad. En este caso, cualquier actualizacin en el mbito del sitio se convierte en valor predeterminado de toda la comunidad y los planes de proyecto existentes que usen das predeterminados se actualizan tambin. Para usar das personalizados:

Marque las casillas de verificacin correspondientes a los das laborables predeterminados del sitio. Agregue una festividad haciendo clic en "agregar una festividad <comunidad>" para que se abra la pgina Crear festividad. Seleccione la fecha y, si lo desea, proporcione una descripcin. Haga clic en "Aceptar". La festividad aparecer ahora en la lista. Una vez que aparezcan en la lista las festividades personalizadas, podr editarlas ( ) o eliminarlas ( ).

Configuracin de la comunidad: Informes de uso

eRoom 7 puede registrar sesiones y estadsticas de uso en una base de datos de uso de todo el sitio y ofrecer informes administrativos basados en el Web. Tambin puede exportar los informes de uso como hojas de clculo de Excel separadas por comas. Consulte: Informes de uso

Exportar e importar
Exportar
Puede exportar un eRoom, un servicio (todos los eRooms que haya en ste), un sitio (todas las comunidades que haya en ste) o una comunidad. Si se exportan comunidades, slo se exportarn los miembros. Para exportar eRooms y los objetos que contengan, deber exportar un servicio o un eRoom.

Para exportar un eRoom:

1. Dirjase a la pgina Configuracin de eRoom.

2. En la barra de botones de la parte superior, haga clic en "Exportar este eRoom". eRoom exportar el eRoom y crear un archivo .erm. Se abrir la pgina Exportar, que contiene un enlace para descargar el archivo. 3. En la pgina Exportar, haga clic en el enlace para descargar el archivo .erm y guardarlo en disco. En el cuadro de dilogo Descarga de archivos, haga clic en "Guardar". 3. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique un nombre de archivo y una ubicacin y haga clic en "Guardar". 4. Haga clic en "Aceptar" para volver a la pgina Configuracin de eRoom. Se exportarn los miembros a los que se haga referencia en el eRoom (incluyendo los miembros eliminados), adems de informacin y archivos del eRoom. No se exportar la informacin de la comunidad ni del servicio del eRoom. Un miembro al que se hace referencia es un miembro que:

Es miembro directo de un eRoom Es el propietario o creador de un eRoom o de un objeto de un eRoom Aparece en cualquier lista de acceso Abrir o Editar Aparece en la definicin que se muestra en una columna de aprobacin o de miembros o en una fila de una base de datos Aparece como el propietario de una tarea de plan de proyecto Aparece como participante de un evento de calendario Ha votado en una encuesta Est en una lista de miembros que pueden distribuir elementos

Para exportar un servicio:

1. Dirjase a la pgina Configuracin del servicio del servicio que desee exportar. 2. En la barra de botones de la parte superior, haga clic en "Exportar este servicio". 3. En la pgina Exportar: o Para exportar todos los eRooms del servicio, seleccione "Todo el servicio <nombre del servicio>". o Para exportar un solo eRoom, seleccione "Este eRoom:" y seleccione un nombre en la lista desplegable. o Para excluir archivos externos de la exportacin, marque "no incluir archivos externos"; para incluirlos, deje la casilla sin marcar. 3. Haga clic en "Aceptar". eRoom exportar el servicio y crear un archivo .erf. Se abrir la pgina Exportar, que contiene un enlace para descargar el archivo.

4. En la pgina Exportar, haga clic en el enlace para descargar el archivo .erf y guardarlo en disco. 5. En el cuadro de dilogo Descarga de archivos, haga clic en "Guardar". 6. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique un nombre de archivo y una ubicacin y haga clic en "Guardar". 7. Haga clic en "Aceptar" para volver a la pgina Configuracin del servicio. Se exportar lo siguiente:

El eRoom seleccionado o todo el servicio (no se exportarn los archivos externos si la casilla de verificacin "no incluir archivos externos" est marcada). Los miembros a los que se hace referencia (incluyendo los miembros eliminados). Los miembros externos exportados pasarn a ser locales. Los grupos de miembros. Los grupos de miembros se exportan sin miembros ni grupos anidados.

No se exporta la informacin (de miembro) de la comunidad.

Para exportar un sitio o una comunidad:

1. Bloquee el servidor de eRoom mediante el complemento MMC de eRoom 7, que puede abrir seleccionndolo en el men Inicio Programas > Servidor de eRoom Server > Administracin de servidor de . 2. Dirjase a la pgina Comunidades de Configuracin del sitio y, bajo la tabla de comunidades, haga clic en "exportar comunidad". 3. En la pgina Exportar: o Para exportar todo el sitio, seleccione "Todas las comunidades". o Para exportar slo una comunidad, seleccione el nombre en la lista desplegable. 4. Haga clic en "Aceptar". Si est exportando un sitio, eRoom le pedir que vuelva a hacer clic en "Aceptar" para confirmar. eRoom exportar el sitio o comunidad y crear un archivo .erc. Se abrir la pgina Exportar, que contiene un enlace para descargar el archivo. 5. En la pgina Exportar, haga clic en el enlace para descargar el archivo .erc y guardarlo en disco. 6. En el cuadro de dilogo Descarga de archivos, haga clic en "Guardar". 7. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique un nombre de archivo y una ubicacin y haga clic en "Guardar". 8. Haga clic en "Aceptar" para volver a la pgina Configuracin del sitio. 9. Desbloquee el servidor de eRoom utilizando el complemento MMC de eRoom 7. Se exportar lo siguiente:

La comunidad seleccionada o todas las comunidades.

Los miembros y grupos de miembros de cada comunidad (los invitados que se exporten pasarn a ser miembros locales si no exporta su comunidad nativa). Los miembros externos exportados pasarn a ser locales. Configuracin de la comunidad: o Todos los parmetros de la pgina General o Los permisos de los miembros o Informacin del plan de proyecto

No se exportar lo siguiente:

La lista de servicios La informacin de licencia

Los errores por cuenta bloqueada se omitirn si se vuelve a exportar o importar el miembro.

Exportar invitados
Si el nombre de un grupo de invitados cuya comunidad nativa no se exporte crea un conflicto con un grupo de la misma comunidad, eRoom agregar, entre parntesis, el nombre de la comunidad nativa al nombre original del grupo para que ste sea exclusivo. Por ejemplo, el grupo "Administradores" de la comunidad Finanzas pasar a llamarse "Administradores (Finanzas)". Si el nombre del grupo modificado necesita ms cambios para que sea exclusivo, eRoom agregar un espacio y un nmero, por ejemplo, "Administradores (Finanzas) 2".

Importar
Cuando se importan eRooms, servicios o comunidades, eRoom establece coincidencias entre los miembros utilizando los nombres de inicio de sesin.

Quin puede importar

Los administradores de comunidades pueden importar eRooms a un servicio de una comunidad. Los administradores de comunidades pueden importar servicios si disponen del permiso para crear e importar servicios. Slo los administradores de sitios pueden importar comunidades.

Para importar un eRoom:

1. Dirjase a la pgina Servicios de Configuracin de la comunidad de la comunidad a la que de desee importar el eRoom. 2. Bajo la tabla de servicios, haga clic en "import eRoom" (importar eRoom) para abrir la pgina Import eRoom (Importar eRoom). 3. Seleccione el nombre de un servicio en la lista desplegable de servicios disponibles de la comunidad. Si slo hay un servicio, no se mostrar ninguna lista. Haga clic en "Siguiente". 4. En la pgina de importacin de eRooms, haga clic en "Examinar" para buscar el archivo .erm del eRoom exportado y, a continuacin, haga clic en "Abrir".

5. Si lo desea, cambie el nombre y la direccin URL del archivo que est importando. 6. Si tiene permiso para agregar invitados a la comunidad, puede decidir qu hacer con los miembros importados que coincidan con miembros existentes de otra comunidad; puede ignorarlos o combinarlos con los miembros existentes con los que coincidan. Si no tiene permiso para agregar invitados, estas opciones no se muestran y eRoom ignorar los miembros importados que coincidan con miembros existentes de otras comunidades. 7. Haga clic en "Aceptar" para importar el eRoom o servicio. En el caso de miembros importados que no coincidan con miembros existentes de la comunidad de destino, eRoom crea nuevos miembros nativos de la comunidad de destino. En el caso de miembros importados que coincidan con miembros existentes nativos de la comunidad de destino, eRoom har que coincidan (los combinar) con los miembros nativos existentes. En el caso de miembros importados que coincidan con miembros existentes de una comunidad distinta, a menos que decida "ignorar" esos miembros, eRoom har que coincidan (combinar) esos miembros con los ya existentes y enviar los miembros combinados a la comunidad de destino como invitados.

Para importar un servicio:

1. Dirjase a la pgina Servicios de Configuracin de la comunidad de la comunidad a la que desee importar el servicio. 2. Bajo la tabla de servicios, haga clic en "Importar servicio" para abrir la pgina Importar servicio y seleccione "Siguiente". 3. En la pgina Importar servicio, haga clic en "Examinar" para buscar el archivo .erf del servicio exportado y, a continuacin, haga clic en "Abrir". 4. Si lo desea, cambie el nombre y la direccin URL del archivo que est importando. 5. Para completar este procedimiento, siga por el paso 5 del procedimiento anterior.

Para importar una comunidad:

1. Bloquee el servidor de eRoom mediante el complemento MMC de eRoom 7, que puede abrir seleccionndolo en el men Inicio Programas > Servidor de eRoom Server > Administracin de servidor de eRoom. 2. Dirjase a la pgina Comunidades de Configuracin del sitio. 3. Bajo la tabla de comunidades, haga clic en "importar comunidad". 4. En la pgina Importar, haga clic en "Examinar" para buscar el archivo .erc de la comunidad (o sitio) que haya exportado y, a continuacin, haga clic en "Abrir". 5. Decida qu hacer con los miembros importados que coincidan con miembros existentes de otras comunidades del sitio. Puede ignorarlos, agregarlos como nuevas cuentas o bien combinarlos con los miembros existentes con los que coincidan. Si hay miembros que presentan coincidencias y decide "agregarlos como cuentas nuevas", consulte Miembros que presentan coincidencias.

Si hay miembros que presentan coincidencias y elige "combinarlos con los miembros existentes con los que coincidan", estos miembros se combinan con los miembros existentes (el miembro existente es el miembro "superviviente"). El miembro importado (ahora combinado con el miembro existente) pasa a ser miembro de todas las comunidades, eRooms, grupos, etc. a las que el miembro superviviente pertenezca. El miembro superviviente se convierte en invitado de la comunidad importada. 5. Haga clic en "Aceptar" para importar la comunidad. 6. Desbloquee el servidor de eRoom utilizando el complemento MMC de eRoom 7.

Miembros que presentan coincidencias

Durante la importacin de una comunidad, eRoom eliminar automticamente la ambigedad de los nombres de inicio de sesin de los miembros importados que coincidan con los de los miembros existentes de otras comunidades del sitio. Estos miembros se importan como cuentas eliminadas que slo pasarn a estar activas cuando el administrador les facilite nuevos nombres de inicio de sesin. Si el administrador elige "agregarlos como nuevas cuentas" durante la importacin, una pgina mostrar, al final del proceso de importacin, cuntos miembros con coincidencia se han encontrado, tanto si el parmetro "require email addresses" (precisa direcciones de correo electrnico) es verdadero en la comunidad como si no, de la siguiente forma:

"Hay N miembros que coinciden con miembros de otras comunidades. Tendr que facilitar un nuevo nombre de inicio de sesin para los nuevos miembros (o bien una nueva direccin de correo electrnico, si los nuevos miembros pertenecen a comunidades que requieran utilizar las direcciones de correo electrnico como nombres de inicio de sesin)." o Haga clic en "Aceptar" para que se muestre una pgina por cada miembro que coincida de manera que pueda facilitarle un nuevo nombre de inicio de sesin o una nueva direccin de correo electrnico. o Haga clic en "Ignorar todo" para continuar con la importacin, dejando los miembros como cuentas eliminadas.

o bien

"Hay un nuevo miembro que coincide con un miembro de otra comunidad. Tendr que facilitar un nuevo nombre de inicio de sesin para el nuevo miembro."

Si hay un nombre de inicio de sesin que cree un conflicto con un nuevo nombre que facilite, deber seleccionar una nueva direccin o un nuevo nombre de inicio de sesin. o bien

"Hay un nuevo miembro que coincide con un miembro de otra comunidad. Tendr que facilitar una nueva direccin de correo electrnico para el nuevo miembro, ya que la comunidad del miembro requiere utilizar las direcciones de correo electrnico como nombres de inicio de sesin."

En este caso, las coincidencias entre los miembros seguirn establecindose por el nombre de inicio de sesin, sin embargo, la pgina de resolucin de conflictos le pedir una direccin de correo electrnico en lugar de un nombre de inicio de sesin. Si un miembro que cree conflicto tiene una direccin de correo electrnico, eRoom la usar para rellenar el campo de direccin de correo electrnico. Si hay un conflicto con la direccin de correo electrnico, seleccione otra.

Grupos
Los grupos coinciden en el nombre de grupo. Ya que el nombre de un grupo tiene que ser exclusivo slo en su comunidad, eRoom no buscar coincidencias en otras comunidades. Al importar eRooms o servicios, los grupos se exportan sin miembros, y los grupos vacos coincidirn con los grupos existentes que tengan el mismo nombre.

Sin direccin de correo electrnico

En una importacin de comunidad, los miembros que no tengan direccin de correo electrnico se importarn y se les permitir utilizar sus nombres de inicio de sesin para iniciar sesin. Durante la importacin de un servicio o un eRoom, si los miembros importados no tienen direccin de correo electrnico y la comunidad precisa de direcciones de correo electrnico, los miembros se importarn como nuevas cuentas utilizando los nombres de inicio de sesin originales y se mostrar un error en las cuentas que desaparecer cuando se facilite una direccin de correo electrnico. Mientras haya un error en las cuentas, los miembros no podrn iniciar sesin en el sitio. El administrador podr arreglar las cuentas ms adelante. Si hay miembros que tienen direcciones de correo electrnico, pero no las utilizan como nombre de inicio de sesin, eRoom sustituir este nombre por la direccin de correo electrnico. Despus de la importacin, los miembros podrn iniciar sesin en el sitio.

Sin contrasea
eRoom mostrar un error en la cuenta de los miembros importados que no tengan contrasea cuando hayan terminado de establecerse las coincidencias. Mientras est en este estado, la cuenta del miembro se mostrar en las listas de miembros con un smbolo de error ( ), y una informacin de pantalla explicar que el miembro carece de contrasea. Puede eliminar el error si crea una contrasea mediante el botn Cambiar contrasea.

Informes de uso
Acerca de los informes de uso
eRoom 7 puede registrar sesiones y estadsticas de uso en una base de datos de uso de todo el sitio y ofrecer informes administrativos basados en el Web. Tambin puede exportar los informes de uso como hojas de clculo de Excel separadas por comas. Para obtener ms informacin sobre cmo define eRoom 7 los diferentes elementos o eventos de uso para crear informes de uso (por ejemplo, una "visita", un "espacio movido" o una "eliminacin"), consulte el apartado Definiciones de este tema. Adems, puede utilizar software para crear grficos u otras herramientas para analizar con mayor profundidad los datos de uso. Consulte las tablas de esquemas de informes de uso para obtener informacin til sobre la realizacin de estos anlisis.

Para activar el registro de uso:

Para generar informes de uso, debe activar los registros de uso. De ese modo, eRoom podr generar informes de uso basados en los datos de uso del sitio registrados. 1. Dirjase a la pgina Informes de uso de Configuracin del sitio. 2. Asegrese de que est marcada la casilla de verificacin "Registrar la actividad en este sitio". 3. Especifique cuntos registros semanales desea mantener.

Para borrar la base de datos de uso:

En la base de datos de registro de uso puede borrar todos los registros existentes. 1. Dirjase a la pgina Informes de uso de Configuracin del sitio. 2. Haga clic en el botn "borrar la base de datos de uso del sitio". 3. Confirme la accin.

Para generar y ver un informe de uso:

Puede generar informes de uso para un intervalo de fechas y alcance de eRoom determinado (Servidores, Comunidades, Espacios o Miembros), basados en el registro de informes de uso que ha activado. 1. Vaya a la pgina Informes de uso de Configuracin del sitio; para una comunidad concreta, vaya a la pgina Informes de uso de Configuracin de la comunidad. 2. Haga clic en el botn "informes de uso". 3. En la pgina Informes de uso, especifique el alcance del informe que desee mostrar: para un sitio: "Servidores", "Comunidades", "Espacios" o "Miembros"; para una comunidad: "Comunidades", "Espacios" o "Miembros". 4. Especifique las opciones de filtrado del informe. 5. Haga clic en el botn "mostrar" para generar y ver el informe.

Para generar y ver un informe sobre los visitantes de un espacio:

Cuando genera un informe de uso sobre los espacios, puede tambin generar un informe detallado sobre cualquier espacio que ha tenido visitantes. En el informe se mostrar informacin como el nmero de visitas, las creaciones, las eliminaciones, las ediciones, etc. 1. 2. 3. 4. 5. Dirjase a la pgina Informes de uso de Configuracin del sitio. Haga clic en el botn "informes de uso". En la pgina Informes de uso, especifique "Espacios" como el alcance del informe. Especifique las opciones de filtrado del informe. Haga clic en el botn "mostrar" para generar y ver el informe de uso de los espacios. En el informe resultante, cada espacio que haya tenido visitantes durante el perodo que analiza el informe, tendr iconos de "rostros" en la columna "Visitantes". 6. Haga clic en el icono de "rostros" en la columna "Visitantes" del espacio para el que desee generar y ver un informe ms detallado sobre los visitantes que tuvo durante el perodo analizado por el informe.

Para generar y ver un informe sobre espacios visitados por un miembro en particular:
Cuando genera un informe de uso sobre los miembros, puede tambin generar un informe detallado sobre los espacios que ha visitado un miembro en particular. En el informe se mostrar informacin como el nombre del espacio y de la comunidad, el nmero de visitas, las creaciones, las eliminaciones, las ediciones, etc. 1. 2. 3. 4. 5. Dirjase a la pgina Informes de uso de Configuracin del sitio. Haga clic en el botn "informes de uso". En la pgina Informes de uso, especifique "Miembros" como el alcance del informe. Especifique las opciones de filtrado del informe. Haga clic en el botn "mostrar" para generar y ver el informe Miembros. En el informe resultante se muestran los miembros segn las opciones de filtrado. Cada miembro que haya visitado un espacio durante el perodo que analiza el informe tendr un nmero en la columna "Visitas al espacio". 6. Haga clic en el nmero (>0) en la columna "Visitas al espacio" del miembro para el que desee generar y ver un informe detallado sobre los espacios que ha visitado durante el perodo analizado.

Para exportar informes de uso:

Puede exportar un informe de uso que muestre a una hoja de clculo de Excel separada por comas. 1. Una vez muestre el informe, haga clic en el enlace "exportar" en la parte inferior del informe de uso. 2. Haga clic en el enlace del nombre de archivo para abrir o guardar el archivo exportado.

Definiciones
En este apartado se explica cmo eRoom 7 define y registra los diferentes elementos o eventos de uso para realizar informes de uso (por ejemplo, una "visita", un "espacio movido" o una "eliminacin").

Atribucin de eventos de programacin: los eventos como la creacin o eliminacin de objetos se atribuyen a la cuenta que se ha utilizado para llevar a cabo la operacin. En ocasiones, la cuenta que lleva a cabo estas operaciones es la cuenta interna del administrador. Esta cuenta se puede incluir en la suma de visitantes a un eRoom y se puede mostrar como una fila separada "Administrador" en el informe de visitantes al espacio. No se registrarn las operaciones realizadas por el Notificador o por el Monitor de eRoom. Elementos eliminados: si se elimina un elemento con subelementos (por ejemplo, una carpeta que contiene notas), todos los elementos se contarn como elementos eliminados y no slo el elemento que los contena. No se registrarn las restauraciones de elementos eliminados de la papelera de reciclaje ni la eliminacin de elementos de la papelera de reciclaje. Elementos editados: slo se registrarn como ediciones los cambios realizados en el contenido de un elemento; los cambios realizados en los metadatos del elemento (como la lista de control de acceso o el icono del elemento) no se registrarn. Espacios movidos: si se mueve un eRoom entre servidores o comunidades, los informes de uso lo mostrarn como ubicado independientemente de donde residiera al final del perodo del informe. Nombres de objetos: los informes de uso muestran los nombres actuales de los servidores, comunidades, eRooms y miembros, incluso si se les ha cambiado el nombre durante el perodo del informe. Si tiene alguna duda sobre la identidad de un eRoom o miembro, puede ver la pgina principal del eRoom o la pgina de informacin del miembro haciendo clic en su nombre en el informe de uso. Visita a los espacios: una visita de eRoom comienza cuando un miembro se desplaza por cualquier objeto de un eRoom. La visita termina cuando no se detecta actividad interactiva en el explorador dentro del espacio durante 15 minutos.

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