HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIN

PLANIFICACIN DE PROYECTOS, ORIENTADA A OBJETIVOS

APROXIMACIONES AL SECTOR JUSTICIA

Felipe Chacn Tapia facht8@gmail.com 1. Introduccin. La situacin econmica del Per viene cambiando significativamente debido a su mayor apertura internacional, atrayendo capitales extranjeros, firmando tratados de libre comercio con otros pases, reduciendo los aranceles a los productos importados, diversificando las exportaciones y participando de una manera ms activa en la economa internacional lo cual nos hace ms vulnerables ante los efectos de la globalizacin pero tambin debe hacernos ms competitivos, en este mbito los servicios pblicos deben mejorar en calidad, oportunidad y costos para incrementar la cobertura y el bienestar social de la poblacin, sobre todo de la mas necesitada. El Estado con apoyo de las agencias multilaterales de cooperacin tcnica y financiera, con el apoyo de otros pases, de las organizaciones no gubernamentales, de la empresa privada, de las universidades y de la poblacin en general viene implementando un conjunto de proyectos sociales e todos los sectores econmicos y sociales con el fin de lograr el desarrollo nacional. A diferencia de los proyectos de inversin privada cuyo propsito es satisfacer las necesidades de los consumidores a cambio de una rentabilidad econmica para los empresarios, los proyectos sociales buscan mejorar la calidad de vida de los ciudadanos mediante acciones que permitan prevenir problemas o mejorar la calidad en la prestacin de servicios pblicos procurando optimizar los recursos disponibles en beneficio de la poblacin, eso es rentabilidad social. Para que un proyecto social obtenga los impactos esperados es importante que el ciclo del proyecto se cumpla satisfactoriamente: Bien formulado. (problema, objetivos, mbito de intervencin, estrategia, actores, etc.) Bien ejecutado. (gerencia, recursos financieros asegurados, compromiso de los actores)

Bien monitoreado. (verificacin de los indicadores, supervisin del desarrollo de las actividades, oportunidad, calidad, costos, retroalimentacin, etc.) Bien evaluado. (medicin de la variacin de los indicadores, anlisis causal, impactos obtenidos: deseados y no deseados, lecciones aprendidas)

La formulacin de proyectos sociales implica: La identificacin del problema principal. La contribucin al desarrollo social a travs de la identificacin de los objetivos del proyecto. La identificacin de las variables dependientes e independientes y la medicin de los indicadores que se pretenden cambiar con el proyecto. La estrategia de intervencin. La localizacin o zona geogrfica de intervencin. La identificacin de los beneficiarios directos e indirectos y sus caractersticas. La identificacin de los intermediarios a travs de los cuales se implementar el proyecto y la identificacin de los aliados estratgicos. La estimacin del plazo de intervencin. La determinacin del tamao de la organizacin del proyecto. La estimacin de los recursos necesarios a travs del presupuesto y las posibles fuentes de financiamiento. La metodologa para la formulacin de proyectos sociales que permite monitorear y evaluar apropiadamente los logros del proyecto durante su ejecucin y al final del proyecto es el Marco Lgico, esta herramienta de planificacin es utilizada por los gobiernos centrales y locales, adems por agencias internacionales de cooperacin tcnica y financiera. La aplicacin secuencial de este instrumento permite ver con claridad las tareas que deben desarrollarse en las actividades identificadas, as mismo establece la contribucin de las actividades para cumplir con los objetivos de los productos que permitirn el logro de los resultados que en el mediano plazo tendrn impactos directos e indirectos en el mbito intervenido.

2. Planificacin de Proyectos, Orientada a Objetivos.

CUANDO NO S A DNDE IR, CUALQUIER CAMINO SE PUEDE TOMAR

Para saber a dnde ir, uno necesita un Objetivo y un plano que muestre el camino y los medios necesarios para poder llegar al Objetivo. El Marco Lgico es un mtodo de planificacin que permite visualizar cmo llegar al objetivo deseado de forma muy sistemtica respondiendo las siguientes interrogantes:

POR QU? QU? CMO?

se hace el proyecto es lo que el proyecto quiere lograr se van a lograr estos resultados

Objetivos Resultados Actividades

Adems incluye informaciones sobre: CULES? son los factores externos de importancia para el proyecto se puede medir el progreso y el xito del proyecto se encuentran los datos e informaciones para la evaluacin del proyecto Supuestos

CMO?

Indicadores

DNDE?

Fuentes

3. Anlisis causal. Separacin Analtica y Conexin Planificadora entre: CAUSA Ejemplo: Anlisis de problemas: Problema! MEDIO Ejemplo: Anlisis de objetivos: Objetivo! EFECTO Qu causas? FIN Qu medios?

Esquema lgico:

Objetivos del Proyecto! qu resultados? qu condiciones? qu hiptesis de causacin?

4. Anlisis de Involucrados. Este anlisis es un medio para facilitar una visin del conjunto de los grupos, instituciones e individuos con influencia y con conexin al proyecto. El anlisis de participacin podra ser estructurado de la siguiente manera: Instituciones y grupos interesados

Con participacin directa en el proyecto

Sin participacin directa

Participantes

Beneficiario s
Afectados

Con potencial de apoyo

Con posibilidad de oposicin

El grupo de trabajo procede de tal manera que define los interesados y afectados del proyecto, analiza sus puntos de vista de la problemtica y determina los criterios para el anlisis de problemas que es el primer paso metodolgico. Slo una verdadera inclusin acrecienta la identificacin, la colaboracin y la probabilidad de xito.

5. rbol de Problemas. El Anlisis de Problemas es un mtodo apto para: Investigar una Situacin Actual dentro de una visin compleja. Identificar el Problema Central de esta situacin desde el punto de vista de los interesados. Visualizar el interrelacionamiento entre Causas y Efectos del problema central y de los problemas correlativos (rbol de problemas).

Los justiciables no confan en el sistema de Justicia

Los procesos judiciales toman demasiado tiempo

La justicia en el Per no es predecible

Falta de calidad en la prestacin de los Servicios de Justicia

El Poder Judicial no brinda servicios de calidad

Inadecuada gestin de los RRHH

Insuficiente acceso a la Justicia

Falta planeamiento y gestin descentralizada Limitada capacidad de gestin administrativa en las cortes Las cortes carecen de recursos para brindar buen servicio

Magistrados que ingresan al sistema no responden al perfil Deficiente formacin de los magistrados en el sistema Falta integrar la gestin de recursos humanos de la justicia

Corrupcin Los pobres no pueden Acceder a la justicia Insuficientes mecanismos de participacin de la sociedad civil

6. rbol de Objetivos. El Anlisis de es un paso metodolgico que facilita: Describir la Situacin Futura que ser lograda cuando se resuelvan los problemas identificados anteriormente. Identificar Alternativas y Objetivos para la realizacin del proyecto. Visualizar las relaciones existentes entre Medios y Fines necesarios (rbol de objetivos) para obtener la situacin futura deseada.

Los justiciables confan en el sistema de Justicia

Los procesos judiciales Culminan en tiempos razonables

La justicia en el Per es predecible

Mejorar los Servicios del Sector Justicia

Mejorar los Servicios de Justicia - PJ

Mejorar la administracin de los RRHH

Mejorar el acceso a la Justicia

Planeamiento Estratgico y Gestin Administracin de las cortes y la GG Operacin de las cortes

Mejoramiento de la seleccin y evaluacin de los jueces Capacitacin de los recursos humanos Gerencia integrada de recursos humanos de la justicia

Anticorrupcin Servicios de justicia a favor de los pobres Campaas Participativas y Alianzas Estratgicas

7. Anlisis de Alternativas:

Partiendo del rbol de Objetivos el anlisis de alternativas es el paso decisivo para la formulacin del proyecto y que lleva a: Identificar soluciones alternativas que podran formar la base para la estrategia del proyecto. Seleccionar una o varias estrategias. Determinar la estrategia definitiva para la planificacin y realizacin del proyecto. Se determina el mbito de control, el mbito de influencia y el mbito que no podemos afectar.

8. La Matriz del Marco Lgico: La Matriz se presenta como una hoja subsidiaria en cuatro columnas verticales y cuatro veces dividida horizontalmente, formando as 16 cuadros. Todos estos cuadros contienen informaciones importantes sobre el proyecto, y entre s, ellos estn relacionados mutua y lgicamente.

Objetivos del Proyecto: Hay que precisar qu se pretende exactamente con cada objetivo en cada nivel jerrquico y fijar sus contenidos, para lo cual debe tomarse en cuenta los siguientes aspectos: Cuantitativos. Cualitativos. Ubicacin geogrfica. Grupo social / nivel socio econmico. Temporalidad.

Por ejemplo: Incremento de la produccin judicial: Cantidad de sentencias Cuantitativamente. Disminuyen las apelaciones Cualitativamente CSJ de Huaura Geogrficamente Penal Especialidad Ao 2007 Temporalmente Adems se debe precisar cmo debern ser medidos los diferentes aspectos del contenido del objetivo, es decir la Prescripcin de Medida.

Objetivo del Proyecto: Incremento de la produccin judicial. a) Medida en trminos absolutos (conteo, pesaje) Cantidad de expedientes en giro. b) Medida en trminos relativos. Productividad: Nmero de sentencias / Nmero de expedientes en giro

c) Medida en trminos asociados. Nivel de satisfaccin: percepcin del servicio / expectativa del servicio d) Medida con varios indicadores. Grados de complejidad Costo del proceso Calidad de las sentencias Tiempo de duracin de los procesos
RESUMEN INDICADORES VERIFICABLES
Indicadores para el logro de objetivo general al trmino del proyecto Indicadores para el logro del objetivo del proyecto

FUENTES DE VERIFICACION
Fuentes para verificar el logro del objetivo general

SUPOSICIONES IMPORTANTES
Suposiciones para garantizar los logros a largo plazo

Objetivo General a lo cual el Proyecto aporta una parte Objetivo del Proyecto

Fuentes para verificar el logro del objetivo del proyecto

Suposiciones para lograr el objetivo general

Resultados de Proyecto

Metas verificables del proyecto en trminos de cantidad, calidad, lugar y tiempo Recursos humanos y financieros necesarios para la realizacin de las actividades

Fuentes para verificar el logro de los resultados del proyecto

Suposiciones para obtener el objetivo, del proyecto

Actividades a realizar por el Proyecto

Fuentes para verificar el desempeo de las actividades y del empleo de los recursos

Suposiciones para lograr los resultados

Aqu se encuentra la base de la estrategia del proyecto. Las actividades a realizar para obtener los resultados descritos ms arriba y los objetivos a lograr

Los indicadores deben precisar los resultados y objetivos, de tal manera que haga posible medir peridicamente el proceso del proyecto en relacin con los recursos empleados

Aqu se encuentran las fuentes, estadsticas, relatorioscontrato s, informes, hechos y productos que son la prueba para el logro de los resultados y objetivos.

El ltimo espacio contiene presunciones y suposiciones relacionadas con los diferentes niveles del proyecto. Son estos factores muy importantes para el xito del proyecto sin que

9. La Lgica de la Matriz.

Tomado en cuenta todos los cuadros de la Matriz: Objetivo General Objetivo del Proyecto
Resultados Indicadores Fuentes Supuestos

Actividades

Recursos

Siguiendo el orden numrico (la lgica de la Matriz) presentado a continuacin se puede explicar el proyecto de manera clara y objetiva:

13 9 5 1

14 10 6 2

15 11 7 3

16 12 8 4

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Cuando el personal del proyecto realiza las actividades descrita en 1, Usando los recursos humanos y financieros determinados en 2, Lo que se puede verificar en las fuentes respectivas (convenios suscritos, contratos, documentos, etc.) Y supuesto que no hubiera nada inconveniente en el trabajo, Se logre los resultados del proyecto Al tiempo, en el lugar y en calidad y cantidad respectiva a las metas fijados en 6, Este hecho se puede verificar en las fuentes respectivas, Y supuesto que los resultados del proyecto tendran el impacto previsto sin interferencia negativa externa y ajena, Se logre el objetivo del proyecto

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10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

De manera como fue acordado en trminos de calidad y cantidad Esto se puede verificar por medio de las fuentes indicadas en 11, Y supuesto que la situacin obtenida por el proyecto, tendra el impacto a niveles ms generales, El objetivo general es alcanzado, De acuerdo a los indicadores establecidos en 14, Verificables en las fuentes respectivas Y suponiendo que el impacto no va a ser disminuido por factores externos, el logro del proyecto ser garantizado a largo plazo

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10. Los Supuestos. Factores importantes / condiciones que estn fuera de nuestro control. Condiciones que deben cumplirse, s se quiere alcanzar el siguiente nivel de objetivos. Fijacin de las fronteras de responsabilidad de la administracin del proyecto. Enunciado y ponderacin de los factores de inseguridad. Condicionan, en algunos casos, decisiones fundamentales sobre la planificacin del proyecto. Resumen Narrativo Indicadores Verificables Objetivamente Fuentes de Verificacin Presunciones Importantes

Objetivo Superior 1er. Paso Objetivo del Proyecto 4to. Paso Resultados 3er. Paso 6to. Paso Actividades 8o. Paso 9o. Paso 2do. Paso 7o. paso 5to. Paso

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11. Los Indicadores Verificables Objetivamente. Indicadores: Medida convencional para la concreta descripcin y apreciacin de una situacin (problema, objetivos, presunciones) Por ejemplo: Servicios de Justicia Indicador: Nivel de satisfaccin de los usuarios

Verificables Objetivamente: Cuando diferentes personas, aplicando las prescripciones de medida, llegan al mismo resultado. Por ejemplo: Nivel de satisfaccin de los usuarios Percepcin del servicio / Expectativa del servicio Utilidad de los indicadores: Obligan al examen y precisin de objetivos. Propician la claridad acerca de las magnitudes pretendidas con el proyecto. Constituyen una base para el anlisis de xito o fracaso. Posibilitan el rendimiento de cuentas frente a jefes, contratantes y contrapartes.

Cualidades de un buen Indicador: Esencial.- Cata el componente central del objetivo, explica de lo que realmente se trata. Plausible.- Corresponde a impactos directos del objetivo. Orientado al objetivo.- Representa lo que debe ser alcanzado en un nivel de objetivo, como presupuesto para el siguiente nivel. Independiente.- Se explica por factores del mismo nivel, no por factores de niveles inferiores de objetivos (indicadores no pueden ser los medios o actividades del proyecto)

En Justicia: Predictibilidad Celeridad Transparencia Descarga procesal Mejora de desempeo

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12. Fuentes de Verificacin. Nos obligan a establecer: Si es que la informacin para medir la consecucin de los objetivos est disponible. Cmo podremos obtener la informacin.

Sobre qu bases podemos medir nuestros indicadores: Las fuentes de comprobacin deben ser identificadas para todos los elementos importantes de un indicador. Debe examinarse la calidad de todos los datos disponibles. Si para determinados indicadores no existen fuentes de comprobacin, deben preverse entre las actividades las correspondientes asignaciones (equipamiento/costos).

La fijacin de las fuentes de comprobacin nos obliga a mayor claridad en la planificacin: Indicadores que no son comprobables, deben ser cambiados. Fuentes de comprobacin que suponen mucho trabajo y costos, deben ser repensadas.

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13. El Plan Operativo del Proyecto. Tomando en cuenta la Matriz del Marco Lgico del proyecto y reuniones de trabajo se elaborar el plan detallado de accin, que incluye las metas y actividades con respecto a las reas de intervencin a corto plazo. El Plan Operativo es el documento bsico para la administracin del Proyecto, el contiene: Las metas a ser alcanzadas durante el perodo determinado por el plan. Las actividades necesarias para alcanzar las metas determinadas. El cronograma detallado para la realizacin de las actividades y para la presentacin de los resultados. La especificacin del personal a emplear. Las especificaciones de los recursos financieros y materiales a emplear. Las responsabilidades para la realizacin de las tareas.

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14. La calidad del proceso. Para poder obtener productos, es necesario contar con los insumos y pasarlos por un determinado proceso, el factor clave es la calidad del producto, sta se explicara principalmente por las caractersticas que tiene los insumos, la oportunidad en que han sido suministrados y otros aspectos segn el caso; el proceso (eficiente: optimiza los recursos y eficaz: se obtiene lo deseado) tambin es clave para determinar la calidad.

INSUMO

PROCESO

PRODUCTO

En el caso de proyectos sociales, a este nivel, por ejemplo, se puede monitorear la gestin de los procesos logsticos a una determinada fecha de corte con indicadores porcentuales o nmeros:

INSUMO
N de TdR esperados. 100 N de TdR recibidos a la fecha. 60 % TdR recibidos 60%

PROCESO
N de TdR recibidos a la fecha. 60 N de Procesos logsticos iniciados 50 % Procesos iniciados 83%

PRODUCTO
N de Procesos logsticos iniciados 50 N de procesos adjudicados 40 % Procesos adjudicados 80%

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Para el caso de un proceso de capacitacin, el esquema funcionara de la siguiente manera:

INSUMO
Programado N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas

PROCESO
Ejecutado a la fecha N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas % de avances

PRODUCTO
Capacitacin culminada N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas % de avances N alumnos aprobados % de asistencia Calificacin de capacitadores Calificacin del curso

Como se puede apreciar, los indicadores de producto nos muestran los resultados al final del proceso de capacitacin y podran ser muy alentadores sin embargo es posible validarlos en una instancia posterior representada por el resultado.

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INSUMO
Programado N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas

PROCESO
Ejecutado a la fecha N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas % de avances

PRODUCTO
Capacitacin culminada N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas % de avances N alumnos aprobados % de asistencia Calificacin de capacitadores Calificacin del curso

RESULTADO
Verificacin de la aplicacin N de observaciones N de personas que aplican % de personas que aplican Ventajas de la aplicacin Problemas en la aplicacin Cruce con indicadores de producto

El estado del resultado, es entonces el momento que en el que a travs de una visita inopinada y con instrumentos especialmente preparados se observar la adquisicin completa de la competencia obtenida por los beneficiarios durante la capacitacin as como la pertinencia de la misma, en este momento tambin se puede verificar y constatar la hiptesis inicial que gener la propuesta de capacitacin. An en el caso que los resultados encontrados sean satisfactorios y alentadores que demostraran que en todas las etapas del proceso se dieron con calidad, pertinencia y oportunidad, podra no necesariamente ser as, por ello es necesario ver ms all en la esfera del impacto.

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INSUMO
Programado N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas

PROCESO
Ejecutado a la fecha N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas % de avances

PRODUCTO
Capacitacin culminada N de horas presenciales N horas no presenciales N de cursos N de personas % de avances N alumnos aprobados % de asistencia Calificacin de capacitadores Calificacin del curso

RESULTADO
Verificacin de la aplicacin N de observaciones N de personas que aplican % de personas que aplican Ventajas de la aplicacin Problemas en la aplicacin Cruce con indicadores de producto

IMPACTO
Verificacin en el usuario final Medicin de la satisfaccin Medicin del desempeo Medicin de las expectativas Tiempos Costos

Monitoreo de actividades Evaluacin de Producto Evaluacin de Resultado Evaluacin de Impacto

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Servicios de Justicia Servicio dado por los magistrados que ven el caso.

Informacin de la institucin N de jueces por habitante. N de expedientes por juez N de sentencias dictadas N de sentencias revocadas Duracin del proceso N de secretarios de J. N de especialistas legales Perfil de los secretarios y de los especialistas legales N de expedientes recibidos por da N de mesas de partes N de personas que atienden en mesa de partes (CDG) N de notificaciones emitidas N de notificaciones entregadas N de expedientes en giro N de expedientes atendidos por da N de juzgados N de juzgados con infraestructura adecuada N de PCs por juzgado N de impresoras N de fotocopiadoras N de baos disponibles para el pblico

Lo que valoran los usuarios (abogados y litigantes) Calidad de argumentacin de las sentencias. Nivel de dedicacin hacia su trabajo. La imparcialidad que se muestra al dictar sentencia. Trato amable. Lenguaje simple, no legal. Nivel de tica profesional. Dedicacin hacia su trabajo. Nivel de conocimiento del expediente.

Lo que hace el Proyecto Mejora de los sistemas de seleccin y nombramiento CNM Mejora del sistema de capacitacin de la AMAG. Capacitaciones directas a travs de universidades prestigiosas en temas jurdicos, direccin y administracin. Propuesta de organizacin del potencial humano, evaluacin de 360 e incentivos al personal. Capacitaciones directas para adquirir destrezas laborales, atencin al pblico y gestin pblica. Mejora de procesos administrativos. Implementacin de sistemas de colas. Capacitacin en atencin al pblico. Apoyo al desarrollo de sistemas informticos. Implementacin de un sistema de notificaciones electrnicas. Capacitacin en redaccin. Equipamiento con andamios. Inventario de expedientes en los archivos centrales. Digitacin de los expedientes en el sistema. Equipamiento de computadoras, impresoras, fotocopiadoras, escaners y otros equipos. Desarrollo de sistemas informticos que apoyen la labor judicial y administrativa. Ordenamiento de archivos centrales. Adecuacin de espacios para atencin al pblico y para la labor jurisdiccional.

Servicio dado por el Secretario de Juzgado o Especialista Legal.

Servicio en Mesa de Partes.

Calidad de la informacin que se brinda. La amabilidad en la atencin al pblico. Nivel de capacitacin. Eficiencia en la entrega de notificaciones (momento y forma). Claridad en la redaccin. Falta de espacio. Falta comodidad. Atencin lenta. Desorden existente. Contar con una mejor tecnologa para la atencin. Orden en el archivo de expedientes. Implementacin de ambientes privados para audiencias. Existencia de servicios higinicos en los puntos de atencin al pblico. Mejor iluminacin / ventilacin en los edificios del PJ.

Servicio de Notificaciones. Servicio en Lectura de Expedientes. Infraestructura con la que cuentan las distintas reas de los servicios de justicia.

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