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1.1. ANTECEDENTES DE ESTUDIO

Para la realizacin de esta investigacin, se llevar a cabo una revisin bibliogrfica relacionada con el tema en estudio, las cuales van a servir de sustento y soporte sobre los lineamientos y argumentos contemplado en este informe de pasantas. Entre ellos se tiene: Rojas, uletzi !"##$%. Informe final de pasantas realizado en el

departamento de afiliaciones del Instituto Venezolano de los Se uros Sociales !I.V.S.S." Cuman#$ Estado Sucre. &nforme de pasanta presentado como re'uisito parcial para optar al ttulo de ()cnico *uperior +niversitario en &nformtica. (erminado el proceso de pasanta se pudo dar respuesta a la problemtica 'ue afecta al departamento de ,filiacin del &.-.*.*., ya 'ue se logro identificar la problemtica e.istente, dando as una solucin inmediata a esta. /entro de las soluciones nos encontramos con la implantacin de un sistema de informacin automatizado con claves de acceso, con la finalidad de evitar la entrada de usuarios no autorizados para as evitar la p)rdida de informacin. Rojas, 0uisa. !"##$%. %Dise&o e Implementaci'n de un Sistema de Informaci'n Automatizado para el (e istro ) Control de Tra*a+adores Cesantes$ Caso, Unidad de -aro .orzoso$ !IVSS" Cuman# Estado Sucre. (rabajo especial de grado presentado como re'uisito para optar al titulo de ()cnico *uperior en la carrera &nformtica.

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1oncluyo 'ue la unidad de Paro 2orzoso del !&-**% 1umana, Edo3*ucre no posee un sistema, para la automatizacin de la informacin, a fin de adaptarlos a las nuevas e.igencias 'ue se re'uieran en este departamento para dar respuestas inmediatas a las beneficiarios cesantes. 4acinto Ramrez !"##5%. Analizar los procedimientos administrati/os ) conta*les para la recaudaci'n de los in reso lle/ados a ca*o por el departamento de co*ranza del I.V.S.S. Su*0A encia Cuman#. &nforme final de pasantas presentado como re'uisito para optar al ttulo de 0icenciado en la carrera de ,dministracin, en la +niversidad de 6riente, 1uman Estado *ucre. +na vez analizados los procedimientos aplicados en el departamento de cobranzas del instituto venezolano de los seguros sociales para la recaudacin de los ingresos se establecen las conclusiones siguientes: 0a importancia de este departamento, radica, en 'ue esta unidad

constituye y adopta medidas de carcter administrativo, conciliatorios y coactivo, iniciar procedimientos en las esferas judiciales para el cobro de deudas de los contribuyentes, no pagados espontneamente, y por ende facilitar a los mismos empresarios formas de pago. Por lo antes e.puesto el departamento de cobranzas, unidad encargada de la recaudacin es de vital importancia, ya 'ue esta unidad es la responsable de establecer los respectivos operativos de cobranzas tomando en cuenta tanto los montos como las fec7as de prescripcin, esto se debe a el cobro de la deuda de mayor monto y dentro de estas a las mas recientes, debido a 'ue es mas fcil ubicar fsicamente al patrono.

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O12ETIVOS DE 3A INVESTI4ACI5N
O12ETIVO 4ENE(A3 Realizar el informe final de pasantas en el &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales !&.-.*.*%, 6ficina ,dministrativa 1uman.

O12ETIVOS ES-EC6.ICOS &ndagar si e.isten antecedentes de otros informes de pasantes en la &nstitucin. 1onocer como est estructurada la empresa, a trav)s de

organigramas para determinar las fortalezas y debilidades 'ue e.iste en la misma.

/etallar grficamente las actividades realizadas durante el proceso de pasantas.

,nalizar crticamente la empresa para determinar estrategias ante las posibles amenazas y oportunidades del &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales !&.-.*.*.%.

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7.1. (ESE8A 9IST5(ICA.

El *eguro *ocial en -enezuela se inicia el #8 de 6ctubre de 98::, cuando entra en vigencia la ley promulgada el ": de 4ulio de 98:#, la cual estableca las zonas de aplicacin cuyas regiones estaban comprendidas dentro de los limites del /istrito 2ederal y los municipios Petare y 17acao del distrito *ucre del el estado ;iranda. Para el momento de su creacin el &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales, otorgaba los siguientes beneficios: ,sistencia ;edica, 7asta "< semanas consecutivas, indemnizaciones diarias por incapacidad temporal, de lunes a sbado y 7asta por "< semanas consecutivas, prestaciones en dinero en caso de accidente de trabajo y enfermedades profesionales 'ue originaran estados de invalidez, incapacidad parcial o muerte del trabajador. 0a referida ley tena una cobertura para los trabajadores sujetos a la 0ey del (rabajo, a'uellos 'ue devengaran 7asta =s. 5##.## mensuales y se 'ue le otorgaban todos los beneficios contemplados en la ley, y los

devengaran mas de =s. 5##.## mensuales 'uedaban amparados en todos los beneficios de prestaciones en dinero, en los casos de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Para la cobertura de la asistencia m)dica por enfermedad, maternidad e indemnizaciones diarias, contribuiran en partes iguales los patronos y trabajadores, mientras 'ue para cubrir los gastos de prestaciones en dinero por accidente de trabajo y enfermedades profesionales, solo contribuirn los patronos. 1on la intencin de adaptar el instituto a los cambios 'ue se producan en

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esa )poca, el #> de octubre de 98>9 se deroga la ley 'ue creaba el &nstituto 1entral de los *eguros *ociales. es as, como para el #9 de /iciembre de 98>9 se logra elevar a =s 9"##.## mensuales el lmite para cotizar y recibir todos los beneficios 'ue otorga el seguro social. En el caso de prestaciones en dinero por accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales, corresponderan a'uellos salarios superiores a =s 9"## mensuales. ,s mismo, se establece la posibilidad de prorrogar 7asta >" semanas el periodo de duracin de la asistencia m)dica de los asegurados. Para el #9 de Enero de 98>8, se eleva 7asta =s. "### mensuales, el lmite del salario para cotizar y recibir todos los beneficios 'ue otorga la 0ey del *eguro *ocial. Posteriormente en 98<< se promulga la nueva ley del seguro social y se reforma el a?o siguiente. El #9 de Enero de 98<$ entra en vigencia la actual 0ey del *eguro *ocial, incorporando a la misma el seguro facultativo y amparando al trabajador dom)stico e independiente, logrndose e.tender los beneficios es as contemplados en la misma a diversas regiones del pas entre estas: ,nzotegui, ,ragua, =olvar, 1arabobo, 2alcn entre otros estados. empresas p@blicas. 0a 6ficina ,dministrativa 1uman se instalo en Enero del a?o 98$8, en la calle *ucre, Edificio 0ay, Posteriormente para el periodo 98$83985A se ubico en la calle *ucre, Edificio 17iclana, planta baja, donde funciona actualmente, contando con un personal apro.imado de A# funcionarios 'ue conforman las diferentes unidades. como surge en el a?o de 98<$ la 6ficina ,dministrativa 1uman para las

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En la actualidad el &B*(&(+(6 -EBEC60,B6 /E 06* *ED+R6* *61&,0E* !&.-.*.*% se encuentra en un proceso de adecuacin de su estructura y sistemas con el fin de atender las necesidades de la poblacin trabajadora.

7.7. NATU(A3E:A ; O12ETIVO <isi'n,

El &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales es una institucin p@blica, cuya razn de ser es brindar proteccin de seguridad social a todos sus beneficiarios, en las contingencias de maternidad, vejez, sobrevivencia, enfermedad, invalidez, muerte, retiro y cesantas o paro forzoso, de manera oportuna y con calidad de e.celencia en el servicio prestado, en atencin al marco legal.

Visi'n,
El &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales, bajo la inspiracin de la justicia social y de la e'uidad, garantiza el cumplimiento de los principios y normas de la seguridad social a todos los 7abitantes del pas, de manera oportuna y con calidad de e.celencia en los servicios prestados.

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O12ETIVOS, O*+eti/o 4eneral

El &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales al igual 'ue toda organizacin tiene como objetivo general prestarle servicios a la sociedad para la satisfaccin de sus necesidades, tratando combinar la simplicidad con la eficacia. El &.-.*.*. busca mejorar las condiciones laborales del trabajador activo a trav)s de la seguridad social, en aspectos como la oportunidad de gozar de una pensin o beneficio econmico al ser despedido de su empleo, por lo menos durante un tiempo prudencial, por medio del paro forzoso. de proteger y satisfacer las necesidades de salud trabajadores jubilados e incapacitados, incluido pensiones. o dinero tambi)n de los de igual forma de

en los sub sistema de

O*+eti/os Especficos,
,plicar los regmenes de los seguros sociales en el mbito nacional.

=rindar proteccin a los empleados y obreros, ante las contingencias de vejez, invalidez, sobrevivientes y paro forzoso, as mismo prestar ayuda econmica en los casos de incapacidad temporal, nupcias y funerarias.

1onformar y regular los procedimientos in7erentes al servicio de

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registro e informacin del sistema de seguridad social integral. Prestar asistencia medica curativa y preventiva a todos los venezolanos. /esarrollar los mecanismos necesarios 'ue garanticen la prestacin de los servicios m)dicos en una estructura cnsona y adecuada dotacin de recursos.

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7.=. EST(UCTU(A O(4ANI:ATIVA.

El &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales, tiene una estructura lineal y funcional la cual permite asumir y delegar responsabilidades, cumpliendo de tal manera con la misin para la cual fue creado. *u estructura esta definida de la siguiente manera:

2E.ATU(A 2E.ATU(A

UNIDAD DE UNIDAD DE AD<INIST(ACI5N AD<INIST(ACI5N

UNIDAD DE UNIDAD DE (ECU(SOS (ECU(SOS 9U<ANOS 9U<ANOS

SECCI5N DE SECCI5N DE A.I3IACI5N A.I3IACI5N

SECCI5N DE SECCI5N DE (ECAUDACI5N ; (ECAUDACI5N CO1(AN:AS ; CO1(AN:AS

SECCI5N DE SECCI5N DE .ISCA3I:ACI5N .ISCA3I:ACI5N

SECCI5N DE SECCI5N DE -(ESTACIONES -(ESTACIONES

2E.ATU(A
En esta unidad se encuentra ubicado el jefe de la 6ficina ,dministrativa 1uman del &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales el cual cumple con las siguientes funciones:

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;antener actualizado el control de las firmas autorizadas del &nstituto en la zona.

*upervisar y coordinar conjuntamente con el nivel central las gestiones locales de cobros de las deudas del sector privado y de los organismos p@blicos.

1oordinar con la direccin de informtica, la revisin y actualizacin de los sistemas de afiliacin y recaudacin.

6torgar solvencias y certificaciones de garantas de cotizaciones y de fini'uitos.

-igilar la actualizacin de los ingresos contables y disponibilidades de los fondos asignados.

&mplementar los correctivos necesarios a los procedimientos, para garantizar la optimizacin del funcionamiento de la unidad.

Elaborar conjuntamente con la divisin de organizacin, sistemas y procedimientos, las normas y procedimientos necesarios para el buen funcionamiento de la dependencia y presentarlas a consideracin de las autoridades competentes.

Rendir cuentas al presidente del instituto, en las fec7as por, el indicada de la gestin cumplida a nivel regional.

Elaborar la memoria anual de la 1aja Regional. Elaborar el ante proyecto del presupuesto de las dependencias.

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-elar por la correcta ejecucin presupuestaria a nivel regional.

1ual'uier otra funcin 'ue por su naturaleza le corresponda o sea asignada por la presidencia del instituto. 4efatura 'uien a su vez tiene a su cargo una secretaria y diez !9#%

unidades las cuales se mencionan continuacin:

UNIDAD DE AD<INIST(ACI5N
/epende directamente de la jefatura de la caja regional, considerndose su autoridad de carcter au.iliar y de apoyo en lo referente a la administracin regional de los recursos t)cnicos adscritos a la unidad.

.unciones,
6rientar las labores administrativas de su competencia a nivel regional. 1oordinar y controlar el buen funcionamiento de la sub unidades adscrita a ella. Presentar cuenta de las actividades 'ue desarrolla la unidad a la jefatura de la caja regional. &nformar oportunamente a la jefatura de la caja regional sobre la

gestin efectuada en el cobro de c7e'ues devueltos.

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1ual'uier otra funcin 'ue por su naturaleza le corresponda o le sea asignada por la jefatura de la caja regional.

SECCI5N DE A.I3IACI5N
+nidad operativa y de control 'ue depende normativamente de la direccin de afiliacin y prestaciones en dinero y funcionalmente de la jefatura de la caja regional, a la cual corresponde la afiliacin de patronos, asegurados y su familiares calificados en la regin.

.unciones,
1oordinar y controlar a trav)s de sus unidades de adscripcin la recepcin de solicitudes, relacionadas a la afiliacin asegurados y familiares calificados en la regin. /irigir y controlar la aplicacin de las polticas administrativas 'ue en materia de afiliacin de patronos, asegurados y sus familiares calificados desarrolla el instituto, e informar peridicamente a la jefatura de la caja regional los resultados. 1onducir y registrar t)cnicamente la informacin relacionada con la afiliacin de patronos, asegurados y sus familiares calificados y su posterior desvi a la direccin de informtica a objeto de su procesamiento. de patronos,

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Ejecutar las disposiciones emanadas de los rganos superiores orientadas a garantizar el estricto cumplimiento y observancia de la 0ey del *eguro *ocial, de su reglamento y las resoluciones vigentes.

SECCI5N DE (ECAUDACI5N ; CO1(AN:AS,

0a *eccin de Recaudacin y 1obranzas depende normativamente de la direccin de afiliacin y prestacin en dinero del instituto y funcionalmente de la unidad de control de recursos considerndose su autoridad de carcter au.iliar y de apoyo en todo lo referente al sistema de cobranzas aplicadas por el instituto.

SECCI5N DE .ISCA3I:ACI5N,
+nidad operativa y de control 'ue depende normativamente de la direccin de afiliacin y prestaciones en dinero y funcionalmente de la caja regional, al cual corresponde el proceso administrativo del rea de fiscalizacin de empresas a nivel regional.

.unciones:
/irigir y controlar el funcionamiento de los programas de fiscalizacin de empresas a nivel de la regin respectiva. 1oordinar, controlar y ordenar las fiscalizaciones ordinarias, dirigidas

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yEo especiales a empresas y revisar diariamente el trabajo presentado por los fiscales adscritos a la zona de aplicacin. ;antener y establecer controles estrictos, referentes al material y documentacin correspondiente, a notas de cr)ditos, d)bitos y rectificaciones de facturas, solicitudes de fini'uitos, solvencias y otro trabajo referente a empresas y establecimientos sometidos al r)gimen de los seguros sociales. (ramitar los e.pedientes 'ue contengan infracciones comprobadas objetos de la fiscalizacin y su posterior recordatorio para las sanciones respectivas.

SECCI5N DE -(ESTACIONES
/epende normativamente de la direccin de afiliacin y prestacin en dinero, funcionalmente de la jefatura de la caja regional, considerndose su autoridad de carcter operativo y de control en todo lo relacionado a prestaciones en dinero.

.unciones,
1umplir y 7acer cumplir las polticas emanadas de la direccin de afiliacin y prestaciones en dinero en materia de prestaciones en dinero. Recibir, revisar y tramitar las solicitudes para el otorgamiento de las

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prestaciones en dinero. Establecer los controles necesarios a fin de garantizar el pago de las prestaciones inmediatas y a largo plazo. 0levar un registro y control actualizado de las prestaciones inmediatas y a largo plazo.

7.>. (E3ACI5N CON OT(AS E<-(ESAS

El &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales !&.-.*.*.% se relaciona con muc7as empresas en nuestro pas, ya 'ue a trav)s de esta la empresa podr afiliarse a este r)gimen obligatorio para as brindarles proteccin a sus trabajadores, por ejemplo: Inscripci'n de Empresas al IVSS (oda empresa u 6rganismo P@blico no inscrita en el &-**, debe afiliarse a trav)s del *istema de Destin y ,utoli'uidacin de Empresas (&+B,. (oda empresa 'ue tenga por lo menos un !9% trabajador deber ser afiliada al &nstituto -enezolano de los *eguro *ocial !&-**%, por medio del representante legal de la empresa, o persona autorizada !poder notariado%, toda empresa debe registrarse en el *istema de Destin y ,utoli'uidacin de Empresas (&+B,, indistintamente 'ue seas empleador *,BE o empleador tradicional.

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Apo)o al colecti/o IVSS realiza operati/o m?dico @uirAr ico en la parro@uia Elorza$ en el Estado Apure El &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales en conjunto con el Fospital del ;unicipio Rmulo Dallegos en un operativo medico 'uir@rgico realizado en la Parro'uia Elorza fueron atendidos gran parte de los 7abitantes con diferentes patologas, en su mayora casos de intervenciones 'uir@rgicas. Rita 0uengo /irectora del Fospital Rmulo Dallegos, e.pres 'ue el operativo comenz el < de septiembre con la participacin del Fospital G/omingo 0ucianiH en conjunto con la Presidencia de la Rep@blica para realizar las labores medico 'uir@rgicas. Es propicio recalcar 'ue se 7an atendido pacientes con 7ernias en diferentes puntos, varicocele, lipoma, odontologa, radiologa, tambi)n atencin m)dica especializada con pediatra, evaluacin integral para luego realizar cirugas. 1abe resaltar 'ue todos los e'uipos fueron trados por el &-**, entre ellos implemento medico 'uir@rgico, as como clnica mvil, utensilios de limpieza, es decir, todas las 7erramientas necesarias para esta actividad. ;anuel Reyes, /irector de *alud /istrital indic 'ue Gposiblemente esta misma actividad ser llevada a la poblacin de El Bula, debido a la situacin de emergencia 'ue presenta, por el desbordamiento de los ca?os 'ue 7a causado perdidas materiales y 'ue puede acarrear enfermedadesH

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<#s de 7BC -acientes Atendidos en Operati/o Clnica -opular El Valle ;s de "># pacientes fueron atendidos en el operativo m)dico 'uir@rgico de esterilizacin y pterigio, 'ue se realiz el pasado 98 de junio en la 1lnica Popular El -alle, con el apoyo de las comunidades organizadas del sector. El operativo estuvo organizado por el ;inisterio del Poder Popular para la /efensa, ;inisterio del Poder Popular para la ,limentacin, ;inisterio del Poder Popular para la *alud y el &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales, como parte del Plan =icentenario 'ue adelanta el Dobierno =olivariano. 0as esterilizaciones 'ue se realizaron a 9#" pacientes, se 7icieron por laparoscopia, novedosa t)cnica menos invasiva 'ue la ciruga tradicional, 'ue permite a las pacientes su rpida incorporacin a las actividades de la vida cotidiana. 0as mujeres atendidas fueron seleccionadas por las comunidades, tomando en consideracin su situacin socioeconmica, su edad y n@mero de 7ijos. /entro del Plan =icentenario, el pr.imo 9$ de julio se realizar un operativo de despistaje de cncer de cuello uterino y de osteoporosis, donde esperan atender a unas 9># pacientes.

Sistema Operati/o Tiuna a ilizar# tr#mites ante el IVSS Por medio de una alianza de cooperacin, la 1oordinacin del &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales !&.-.*.*.% y la ,sociacin de 1omerciantes e &ndustriales de El -iga, ,1&-, realizaron un taller informativo

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sobre la implementacin del nuevo sistema de gestin y autoli'uidacin para empresas, identificado como I(iunaI. 0a actividad tuvo el propsito de e.plicar las ventajas de este nuevo sistema automatizado de registro y solicitud de informacin de los empresarios y trabajadores adscritos al referido ,1&-, al mismo tiempo recomendar el cumplimiento de los deberes establecidos en la 0ey del *eguro *ocial a fin de evitar sanciones. 0a reunin cont con una significativa asistencia de comerciantes y profesionales de la contadura, trabajadores y p@blico en general, 'uienes mostraron inter)s en el contenido del taller, por la importancia 'ue reviste 7oy en da la seguridad social para los venezolanos. 0a representante del &.-.*.*. en el municipio ,lberto ,driani, ;ireya ;oreno, durante su intervencin e.plic las ventajas 'ue ofrece el *istema (iuna, tanto a los empresarios como a los trabajadores, especficamente en la solicitud de informacin acerca de las empresas, estado de cuenta detallado, listado de trabajadores activos, adems de realizar trmites en lnea. Operati/idad del Tiuna 1oment ;ireya ;oreno 'ue el nuevo *istema 6perativo (iuna les permite a los empresarios realizar actividades 'ue anteriormente deban efectuarlas en las oficinas del *eguro *ocial, lo 'ue representaba p)rdida de tiempo y dinero.

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I,7ora por medio de la internet los comerciantes pueden inscribir a los trabajadores, anunciar los retiros de empleados, cambios de salarios, permisos no remunerados, reposos, pagos en lnea con la banca, entre otros serviciosI, a?adi ;ireya ;oreno. 1oment 'ue con la aplicacin del sistema se agilizan los procedimientos de inspeccin, supervisin y fiscalizacin, adems, es una valiosa 7erramienta de los contribuyentes para estar al da con el *eguro *ocial.

1eneficios directos /urante su e.posicin la funcionaria del &.-.*.*. reiter algunos de los beneficios 'ue aporta (iuna al sector empresarial, entre los 'ue destac acceso directo a todos los servicios, integridad de la informacin, incremento en la productividad, reduccin en los trmites administrativos, disminucin de los tiempos de respuesta, aplicacin de pagos en lnea, reclculo de las facturas a cancelar y facilidad en el uso. E.plic 'ue en los actuales momentos pudieran presentar ciertas dificultades con el acceso a la pgina, debido a posible saturacin generada por millones de empresas y trabajadores 'ue procuran obtener informacin por medio del *istema 6perativo (iuna. Empresarios complacidos El presidente de la ,sociacin de 1omerciantes e &ndustriales de El -iga, -icente =ucci, e.pres su complacencia y agradecimiento por la colaboracin prestada por la representante del &.-.*.*., ;ireya ;oreno, al

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acudir al taller y ofrecer informacin valiosa sobre la aplicacin de este sistema operativo. 1oment 'ue la oportunidad fue precisa para 'ue los afiliados y personas 'ue acudieron al taller, formularan preguntas sobre el funcionamiento de la pgina, las ventajas, utilizacin del sistema, entre otras in'uietudes. &ndic 'ue en la actualidad muc7os empresarios re'uieren agilizar su documentacin para evitar sanciones por parte del &.-.*.*., ms a@n, si e.isten funcionarios del &nstituto 'ue no estn al tanto de las gestiones efectuadas por los comerciantes para cumplir con sus deberes ante este organismo gubernamental. ,spiran los directivos de ,1&- 'ue en las pr.imas fiscalizaciones 7ayan menos sanciones y ms orientacin por parte de los representantes del *eguro *ocial, sobre todo a7ora 'ue se implementa un sistema automatizado para cumplir con las e.igencias de la &nstitucin. Defendiendo los intereses la*orales Este sistema implementado por el &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales procura apoyar al sector empresarial para 'ue realice sus tramitaciones en forma ms prctica y en menor tiempo, y permitirle a los trabajadores tener conocimiento de si le estn cumpliendo con el deposito de las cotizaciones y su estado de cuenta, 'ue a la larga es el beneficio 'ue recibir por sus a?os de servicios y trabajo desarrollado.

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7.B. -(ODUCTO ; <E(CADO DE 3A E<-(ESA -roducto

El &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales es una institucin p@blica a nivel nacional 'ue brinda proteccin de la seguridad social a todos sus beneficiarios en los casos de contingencias de maternidad, vejez, sobreviviente, enfermedad, accidente, muerte, cesanta, invalidez y retiro.

<ercado
El &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales ofrece a todos sus beneficiarios !empleados tanto del sector publico como privado% un servicio con calidad de e.celencia y de manera oportuna, en atencin al marco legal, bajo la inspiracin de la justicia social y de la e'uidad, garantizando de esta forma el cumplimiento de los principios y normas de la seguridad social a todos los 7abitantes del pas.

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7.D. DESC(I-CI5N DE3 DE-A(TA<ENTO

SECCI5N DE SECCI5N DE (ECAUDACI5N ; (ECAUDACI5N ; CO1(AN:AS CO1(AN:AS

(ECAUDACI5N (ECAUDACI5N

(ECTI.ICACI5N (ECTI.ICACI5N DE INTE(ESES DE INTE(ESES

SO3VENCIAS SO3VENCIAS

CONVENIOS CONVENIOS

El objetivo principal de la seccin de cobranza es llevar a cabo la gestin administrativa del proceso de recaudacin por concepto de cotizaciones. Entre las funciones especficas 'ue cumple esta unidad se pueden mencionar las siguientes: ;antener estrec7a relacin con la direccin de administracin del &nstituto a fin de conocer sobre las polticas 'ue en relacin a cobranzas adelanta esta. 1umplir con las normas y procedimientos implantados en esta unidad a fin de garantizar su funcionamiento. Facer uso de todos los recursos del &nstituto a fin de detectar la evasin de cotizaciones.

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;antener un control permanente a trav)s de los listados emanados de la direccin de informtica de a'uellas empresas 'ue presentan morosidad en el pago de facturas.

Recomendar las citaciones a las empresas 'ue presentan morosidad en la cancelacin de facturas.

2acilitar a trav)s del establecimiento de convenios de pagos administrativos el pago de cotizaciones de a'uellos patronos 'ue lo soliciten, de acuerdo, a las normas directivo. aprobadas por el consejo

Relacionar las empresas 'ue 7ayan establecidos convenios de pagos y contin@en presentando morosidad, a fin de pasar esta, a la jefatura de la unidad administrativo para 'ue esta proceda al tramite correspondiente.

-elar por la correcta aplicacin del cumplimiento del sistema de convenio de pagos

/etectar las fallas, 'ue presente el sistema de cobranzas, notificando a la jefatura para 'ue esta lo 7aga del conocimiento de la divisin de organizacin, sistema y procedimiento para su implementacin.

Elaborar los e.pedientes de las empresas sometidas a convenimiento con la institucin.

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0lenar los formularios correspondientes a fin convenio de pago.

de 'ue la unidad de

contabilidad, verifi'ue el monto de lo recaudado por concepto de

Enviar a la direccin de informtica, los formularios elaborados con sus respectivos ane.os a fin de 'ue esta los procese.

;antener contacto diario con los bancos afiliados al sistema de recaudacin, nivel regional, a objeto de recolectar los c7e'ues devueltos.

Relacionar diariamente los c7e'ues devueltos y enviarlos a la jefatura de la unidad de control de recursos.

1ual'uier otra funcin 'ue por su naturaleza le corresponda o le sea asignada por el jefe de la unidad de control de recursos.

Este departamento est compuesto por:

(ECAUDACI5N
Esta se encarga de recibir todos los ingresos provenientes por la cancelacin de las facturaciones, por los convenios de pago, y las formas 9:3 "93, !factura sustitutiva%, esta seccin debe registrar todos estos ingresos para despu)s enviarlos a la agencia principal !&.-.*.*. 1aracas%.

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(ECTI.ICACI5N DE INTE(ESES
*e encarga de recibir los pagos sin intereses de las empresas 'ue estn al da, elabora la forma 9:358 !Relacin rectificacin de &ntereses%, la forma 9:3"" !depuracin de intereses% 'ue es un ane.o de la anterior.

SO3VENCIAS
*e encarga de elaborar las solvencias a todos a'uellos patronos 'ue se encuentren al da con la institucin. Para la solicitud de la misma se les llenar la forma 9:38# !*olicitud de solvencias%.

CONVENIOS DE -A4O
*e encarga de elaborar los convenios correspondientes a los patronos 'ue tengan deudas mayores a /os millones de =olvares !=s.".###.###,oo% con el seguro socialJ adems, llevar el control y seguimiento de los convenios aprobados.

7.E. NO(<AS ; -(OCEDI<IENTOS ESTA13ECIDOS -O( E3 DE-A(TA<ENTO -A(A E2ECUCI5N DE 3AS ACTIVIDADES.
(odos los ;dulos 'ue integran el *istema de Destin de 1obranzas, slo podrn ser utilizados por a'uellos funcionarios!as% 'ue 7ayan

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recibido una previa induccin por parte de la /ireccin Deneral de &nformtica y la /ireccin de 1obranzas. (odos los ;dulos del *istema de Destin de 1obranzas, permitirn la generacin de un conjunto de reportes 'ue facilitarn el control de las transacciones 'ue a diario son realizadas en cada una de las 6ficinas ,dministrativas. (odas las formas y reportes generados a trav)s de cada uno de los ;dulos del *istema de Destin de 1obranzas, sern producto de los depsitos bancarios procesados, siendo estos mdulos los encargados del control de la recaudacin del &nstituto. 0as 6ficinas ,dministrativas sern las unidades encargadas de recibir las cancelaciones de los periodos de facturacin realizados por los empleadores!as% y procesarlas, a trav)s de los ;dulos Pagos y de Rectificaciones.

0os !las% 4efes!as% de 6ficinas y de /epartamentos encargados!as% de usar el *istema de Destin de 1obranzas, slo podrn realizar el 1ruce de 1onciliacin =ancaria de a'uellas formas 'ue fueron transcritas en las 6ficinas ,dministrativas a su cargo.

(anto los ;dulos de Pagos y el ;dulo de Rectificaciones del *istema de Destin de 1obranzas, tendrn sus correspondientes ;anuales de +suarios por Perfil los cuales debern divulgarse y aplicarse para el buen funcionamiento del sistema.

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(odos los ;dulos 'ue integran el *istema de Destin de 1obranzas, brindan la posibilidad de ingresar tantas formas sean necesarias cargar en el sistema, as como modificar, actualizar o eliminar alg@n pago en especifico, de acuerdo a los niveles autorizados en cada perfil.

,ntes de ingresar una nueva forma a cual'uiera de los ;dulos, el funcionario!a% transcriptor encargado!a%, deber c7e'uear 'ue el empleador!a% al cual se le transcribir el pago, sea de su jurisdiccin y se 7aya inscrito por dic7a 6ficina ,dministrativa.

1ada vez 'ue se intente consultar, transcribir o modificar pagos de una empresa 'ue no est) inscrita por la 6ficina ,dministrativa o a su jurisdiccin, el sistema le enviar un mensaje de error 'ue le impedir 'ue contin@e con el proceso.

En cada operacin se deber verificar la informacin de los documentos suministrados por el empleador!a%, previo al ingreso de los datos e.igidos al sistema, as como verificar toda la informacin en las pantallas antes de procesarla y leer cuidadosamente las instrucciones para a7orrar recursos o evitar posibles retardos.

(odo funcionario!a% autorizado para utilizar el *istema de Destin de 1obranzas, deber velar y acatar una serie de responsabilidades de acuerdo al mdulo y al perfil 'ue maneje a trav)s del sistema.

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0as !2: 9:3"93,% del ;dulo de Pago, son formas elaboradas para realizar el pago de uno o varios perodos de facturacin completos.

0as !2: 9:3""% realizadas a trav)s del ;dulo de Pago, son formas procesadas para realizar abonos a uno o varios perodos de facturacin.

0as !2:9:39:"%, del ;dulo de Pago, son formas elaboradas para registrar pagos realizados por la banca de las facturas y no procesadas en su oportunidad.

0a !2:9:358%, del ;dulo de Rectificaciones, son formas elaboradas para 'ue se le restituya al empleador!a% a'uellos intereses 'ue le fueron cobrados de manera improcedente, de una deuda ya cancelada con anterioridad.

El *istema slo registrar pagos realizados antes del #9 de ;arzo del a?o "##< !2ec7a de &mplementacin del *istema%, si fueron pagos directos de las facturas a trav)s de la =anca Recaudadora y se procesarn por el ;odulo de Pago !2:9:39:"%.

En caso de presentarse un empleador!a% con un depsito bancario con fec7a anterior al #9 de marzo del "##<, se le deber elaborar la !2: 9:3"93,, 2: 9:3"", 2: 9:358, 2: 9:39:"%, de forma manual y remitirla a la /ireccin de 1obranzas.

El ;dulo de Pago solo registrar a'uellas !2:9:3"93,% con ms de un perodo, en virtud 'ue cuando la empresa cancele un solo periodo,

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est) se actualiza !si cumple con todos los parmetros establecidos% automticamente en su estado de cuenta. (odos los ;dulos del sistema de Destin de 1obranzas, tienen la opcin de ingresar pagos 'ue se encuentren en el monto acumulado del estado de cuenta. El funcionario!a% transcriptor encargado!a% de utilizar el *istema de Destin de 1obranzas, deber revisar $ comparar y verificar todos los depsitos bancarios contra la informacin 'ue presenta el Reporte de los ;ovimientos de Recaudacin. ,ntes de abonar una cuota por convenio a trav)s de la !2: 9:3""%, se deber c7e'uear y tener cuidado de colocar el monto del abono en el campo destinado para tal fin, ya 'ue un error puede acarear 'ue se descargue en el sistema un monto de forma incorrecta.

7.F. -E(.I3 GUE 9A DE TENE( E3 2E.E DE 3A UNIDAD O DE-A(TA<ENTO.

En las secciones del &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales 6ficina ,dministrativa 1uman no e.iste un jefe de departamento, ya 'ue todos trabajan en conjunto, 7aciendo sus actividades correspondientes y ayudndose mutuamente cuando se necesita.

7.H.

(E3ACIONES

INTE(NAS

EITE(NAS

DE3

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DE-A(TA<ENTO.
0a 6ficina ,dministrativa 1umana del &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales esta compuesta por varias secciones, todas ellas trabajan de una manera unida y ordenada, apoyndose unas a las otras cuando la situacin lo amerite.

7.1C. SITUACI5N ACTUA3 DE3 .UNCIONA<IENTO DE3 DE-A(TA<ENTO

0a *eccin de Recaudacin y 1obranzas es la responsable de establecer los respectivos operativos de cobranzas tomando en cuenta tanto los montos, actualmente esta seccin abre sus puertas para atencin al p@blico de lunes a jueves de 5:A# a 99:># am al igual 'ue las otras secciones. (odo el proceso en la seccin de cobranza comienza al abrir las puertas de la institucin, los integrantes de esta seccin reciben al Empleador!a% y solicita soporte del pago al *eguro *ocial !dependiendo del pago ingresara a los mdulos%, luego c7e'uea a trav)s del sistema 'ue el empleador!a% este inscrito a la caja regional u oficina administrativa y decide: *i no esta inscrito a la 6ficina ,dministrativa: &ndica al empleador!a% 'ue no esta inscrito y lo remite a la oficina a la cual pertenece. *i esta inscrito a la 6ficina ,dministrativa: El *istema mostrar todas las facturas del empleador!a% 'ue aun estn pendientes por cancelar con sus respectivos montos.

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a verificado 'ue el empleador!a% esta inscrito a la 1aja Regional u 6ficina ,dministrativa procede a registrar el pago y elabora las formas dependiendo del concepto del mismo. Pago completo !9:3"9 3,%. ,bono !9:3""%. Pago 1ompleto no Procesado !9:39:"%. Rectificacin !9:358%. +na vez registrado el pago procede a imprimir un original de la forma elaborada al empleador!a%, firmada y sellada por el funcionario!a% transcriptor como constancia de 'ue fue recibido y registrado el pago. Posteriormente el funcionario!a% transcriptor remite al 4efe!a% de /epartamento el reporte de todas las formas transcritas con sus respectivos soportes de pagos. 0os das viernes no se atiende al p@blico, ya 'ue los empleados procesan toda la informacin 'ue se recibe en la semana de las empresas o personas afiliadas, y por lo tanto: Recibe y revisa los reportes enviados por el funcionario!a% transcriptor con sus respectivos soportes de pago !depsito bancario%. 0uego accesa al sistema y c7e'uea los reportes de los pagos contra la informacin en la base de datos de cada uno de los ;dulos del *istema de Destin de 1obranzas y decide:

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Presenta error la carga: realiza observaciones y devuelve al funcionario!a% transcriptor para su correccin. Bo presenta errores la carga: aprueba los pagos.

Posteriormente procede a realizar el 1ruce de 1onciliacin =ancaria de los depsitos cargados a trav)s del sistema y la data enviada por las entidades bancarias. /espu)s se accesa al sistema y se consulta todos los pagos transcritos diariamente, tambi)n revisa los reportes de cada una de las operaciones procesadas y consulta los pagos registrados en la base de dates de cada mdulo y al finalizar mensualmente imprime los reportes de los pagos para control interno.

7.11. EGUI-OS$ 9E((A<IENTAS$ OT(OS. GUE SE <ANE2EN O DE-A(TA<ENTO.

<ATE(IA3ES$ E<-3EEN

ENT(E EN E3

En la seccin de cobranza laboran : personas, cada uno de ellos cuenta con una silla y un escritorio e'uipado con los e'uipos necesarios para elaborar sus actividades: E@uipos " computadoras 0enovo &ntel!R% 1ore!(;% " /uo, 1P+ E5:##K A.##DFC ".88 DFC, "D= R,;. Sistema Operati/o, ;icrosoft LindoMs NP Profesional, -ersin 9erramientas *umadoras. Drapadoras. Perforadoras. ;a'uina de escribir el)ctrica. *aca punta el)ctrico. *aca grapas. (ijeras. A arc7ivos. <ateriales 1arpetas 0pices 0apiceros (acos 1orrector ;arcadores Resaltador 0igas *ellos

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"##", *ervice PacO A. &mpresora 1anon iP9A##.

&mpresora 1anon iP9A##.

Danc7os 1alendarios *obres 0ibretas

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Plan de actividades con respecto al trabajo laboral de la empresa y a los procesos realizados en la misma: 0as siguientes actividades se realizaron diariamente en la *eccin de 1obranza del &-** *ub3,gencia 1uman, durante las 5 semanas de pasanta. (ranscribir formatos de relacin de rectificaciones !9:358%. ,rc7ivar relaciones de rectificaciones !9:358% impresas. 6rdenar *olicitudes de *olvencias y arc7ivarlas. ,rc7ivar cartas de solicitud de afiliacin. Revisin y verificacin en el sistema de las rectificaciones por intereses sobre facturas de las empresas afiliadas. Entregar a los afiliados las formas 9:358, 9:3"9 y 9:3"".

=.7. 2erar@uizaci'n de las acti/idades @ue se desarrollan durante las tres primeras semanas.
(odas las actividades antes mencionadas realizadas en este proceso de pasanta son de suma importancia, ya 'ue dependen tanto de la ejecucin del informe de pasanta como para la realizacin de las actividades en la *eccin de 1obranza en el &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales, 6ficina ,dministrativa 1uman. Para la elaboracin del informe de pasanta, se pueden destacar las siguientes actividades:

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=uscar informacin referente a la empresa: Rese?a Fistrica de la institucin, misin, visin, objetivos generales y especficos, organigrama.

Revisar la descripcin de los cargos y funciones de cada seccin dentro del &-** 6ficina ,dministrativa 1uman 2ormulacin de los objetivos de la investigacin y la estructura del trabajo 1on respecto a los procesos laborales de la empresa, se destacan los

siguientes: Revisin y verificacin en el sistema de las rectificaciones por intereses sobre facturas de las empresas afiliadas. (ranscribir formatos de relacin de rectificaciones !9:358%. Entregar a los afiliados las formas 9:358, 9:3"9 y 9:3""

=.=. EJplicaci'n detallada de cada una de las acti/idades desarrolladas en las semanas.

&ndagar y conocer sobre la Rese?a Fistrica, ;isin, -isin, 6bjetivos Denerales y Especficos, 6rganigrama de la &nstitucin: Esta actividad se llevo a cabo por la revisin de documentos, pgina de

internet y entrevista realizada a la directora de la institucin.

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2ormulacin de los objetivos de la investigacin y la estructura del trabajo. En esta actividad se enuncio los objetivos de la investigacin, tanto

generales como especficos y la estructura del informe de pasanta, la cual est plasmada en el &nstructivo Para la Elaboracin del &nforme 2inal.

Revisar la descripcin de los cargos y funciones de cada seccin dentro del &-** 6ficina ,dministrativa 1uman. Para realizar esta actividad se tomo en cuenta algunos documentos

internos de la institucin 'ue describe los cargos y actividades, as como tambi)n los procesos 'ue realiza cada empleado dentro de las instalaciones del &-** 6ficina ,dministrativa 1uman.

Estructurar las entrevistas para los empleados del &-** 6ficina ,dministrativa 1uman. En esta actividad se 7izo una seleccin detalladas de preguntas 'ue

posteriormente seran realizadas a cada uno de los empleados del departamento para as e.traer las opiniones y diferencias de cada uno.

Realizar entrevistas al personal del &-** 6ficina ,dministrativa 1uman.

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*e le aplico una entrevista a cada uno de los empleados 'ue laboran en la *eccin de 1obranza con el fin de saber un poco ms de lo 'ue est plasmado en los documentos internos de la empresa y de cmo son las actividades y procesos 'ue se realizan diariamente en dic7o departamento.

&ndagar sobre las normas y procedimientos para la realizacin de las actividades en la seccin de cobranza.

Para la ejecucin de esta actividad se reviso la documentacin interna de la *eccin de 1obranza, obteniendo toda la informacin necesaria para la realizacin del informe de pasanta del ;anual de normas y procedimientos para el sistema de gestin de cobranza para oficinas administrativas

6bservar de manera detallada el funcionamiento interno del departamento.

Para realizar esta actividad se tomo como 7erramienta de recoleccin de datos la observacin directa, para as ver y entender el funcionamiento, actividades y procesos 'ue se llevan a cabo da a da en la *eccin de 1obranza del &-** *ub3,gencia 1uman.

6rganizacin, clasificacin y anlisis de los resultados en la entrevista realizada.

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+na vez aplicada la encuesta, se llevo a cabo la organizacin, clasificacin y anlisis de cada de los datos e informacin aportada por cada uno de los empleados de la *eccin de 1obranza, para posteriormente ser ane.ados al informe final.

Acti/idades la*orales realizadas dentro de la Secci'n de Co*ranza del IVSS Su*0A encia Cuman#.
(ranscribir formatos de relacin de rectificaciones !9:358%. 1on el estado de cuenta, el bauc7e de pago y la recaudacin de las empresas o personas afiliadas, se transcriben en el formato 9:358 los siguientes datos: B@mero patronal. Bombre de la empresa. /a, mes y a?o de proceso. Perodo de cancelacin !mes3a?o%. ,porte de cotizaciones !monto cancelado por mes%. &ntereses moratorios. (otal: la suma del aporte de cotizaciones con los intereses moratorios. (otal final: la suma del aporte de cotizaciones, en caso de 'ue sean varios depsitos, si tiene un solo depsito se coloca el mismo monto del aporte de cotizaciones. El nombre del banco en donde se realizo el depsito. B@mero de planilla de depsito.

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,rc7ivar relacin de rectificaciones !9:358% +na vez impresa, firmada y sellada la relacin de rectificaciones se

arc7iva de forma alfab)tico en las carpetas correspondientes. 6rdenar solicitudes de solvencias y arc7ivarlas. *e toman las copias de las solvencias y los recaudos de las empresas afiliadas y se ordenan por mes y a?o, una vez ordenada se van arc7ivando en sus respectivas carpetas. ,rc7ivar cartas de solicitud de afiliacin.

1on todos los recaudos de las empresas afiliadas y la carta de afiliacin se le abre una carpeta a cada empresa, se le coloca el nombre y el n@mero patronal, luego se procede arc7ivarlo por n@mero patronal. Revisin y verificacin en el sistema de las rectificaciones por intereses sobre facturas de las empresas afiliadas. 1on el bauc7e, el estado de cuenta se consulta en la pagina interna del &-** !&ntranet% cuales son los depsitos realizados por las empresas 'ue estn disponibles para realizarle la rectificacin, luego se marca en el bauc7e el n@mero de planilla de deposito, y si esta disponible o no. Entregar solvencias a las empresas afiliadas.

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*e busca la solvencia por nombre en la carpeta de solvencias procesadas, luego se registra en un cuaderno los siguientes datos para realizar la entrega: B@mero de la solvencia. Bombre de la empresa. B@mero patronal. Rif de la empresa. 2ec7a de elaboracin. 2ec7a de vencimiento.

Entrega de la 9:358, 9:3"9 y 9:3"" a las empresas afiliadas. *e busca en la carpeta de formas ya procesadas por el nombre de la

empresa, una vez encontrada se le 7ace la entrega al representante de la empresa. ,sentar las rectificaciones diarias recibidas y procesadas. ,sentar en el cuaderno de relacin diaria de rectificaciones recibidas y procesadas, llenando los siguientes datos: B@mero patronal. Bombre de la empresa. 2ec7a de recibido. 2ec7a de procesado.

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=.>. EJplicaci'n detallada de cada una de las acti/idades desarrolladas en la prosecuci'n de los o*+eti/os especficos.
=uscar toda informacin necesaria relacionada con el &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales.

Por medio de por medio del internet, folletos y documentos se pudo indagar mas sobre la institucin, su rese?a 7istrica, misin, visin, relacin con otras empresas, todas estas fuentes fueron de gran ayuda para la elaboracin de este informe final de pasantas.

,d'uirir el conocimiento adecuado para la elaboracin de las diferentes actividades 'ue se realizan diariamente en la *eccin de 1obranza.

*e basa en un entrenamiento previo con los diferentes empleados de seccin de cobranza para as conocer y ad'uirir los conocimientos necesario sobre las actividades 'ue se a desarrollar en la institucin.

=.B. ANK3ISIS C(6TICO DE3 T(A1A2O (EA3I:ADO EN 3A E<-(ESA.

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En la actualidad en la *eccin de 1obranza del &nstituto -enezolano de los *eguros *ociales laboran : personas y solo cuentan con dos computadores para realizar sus labores diarias, esto trae como consecuencia el atraso en el proceso de los recaudos 'ue llevan diariamente las empresas afiliadas, esta situacin acarrea el descontento de los representantes de empresas a la 7ora de retirar sus copias constancias de pago procesadas, las formas 9:3"9, 9:3"", 9:3:8 y 9:358. En esta seccin e.isten procesos 'ue se realizan de manera manual, tal es el caso de el llenado de las formas antes mencionadas, ya 'ue en estos formatos se re'uiere la suma y restas de algunas columnas con montos un poco elevados, para obtener estos resultados utilizan una sumadora, 7aciendo as 'ue estos procesos sean muy engorrosos para los empleados. En algunas ocasiones se observa la ausencia del personal 'ue labora en este departamento, esta situacin trae como consecuencia el aumento del trabajo de los dems compa?eros, ya 'ue ellos tienen 'ue realizar su trabajo mas el trabajo del empleado 'ue falto, ocasionando esto la transcripcin de formatos dos y tres veces ya 'ue no cuentan con un sistema de informacin automatizado 'ue registre y controle el llenado de estas formas por mes y a?o.