NCLEO UNO 1.

La Teora de la Organizacin

En el momento en que una persona crea una teora, su imaginacin ve en cada objeto solamente los rasgos que favorecen esa teora Thomas Jefferson Cuando una teora aparece como la nica posible para t, toma esto como una seal de que no has entendido ni la teora ni el problema que intenta resolver Karl Popper

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Palabras Claves
Organizacin, teora, coordinacin, especializacin, sistemas abiertos, holismo, sinergia, contingencia, departamentalizacin, burocracia, globalizacin, reestructuracin, Justo a Tiempo.

Objetivos Especficos del Ncleo

1. Definir lo que es una organizacin, sus caractersticas
y sus elementos fundamentales. bajo en las sociedades de las organizaciones

2. Discutir acerca de la necesidad de la divisin del tra3. Comprender la perspectiva de sistemas en el estudio 4. Repasar brevemente la historia de la evolucin del
pensamiento administrativo to a las organizaciones.

5. Revisar las perspectivas contemporneas con respec6. Comprender

cmo la teora de las organizaciones ayuda a los administradores a enfrentar los retos que presenta el entorno actual de las organizaciones.

Resumen
El objetivo de este mdulo es introducir al estudiante en la teora de la organizacin y su papel en el trabajo del directivo. El ncleo trata tres cuestiones fundamentales: Qu es la teora de la organizacin? Cmo se relaciona este campo con la direccin? Cmo se desarroll? Qu es una organizacin? Por qu es importante? Cmo puede estudiarse? Cul es el enfoque estratgico de sistemas para las organizaciones?

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Desarrollo temtico

1.1. Los retos organizativos

Casi todos los aspectos de la vida diaria se ven afectados de alguna manera por las organizaciones. El trabajo, el colegio, el cuidado de la salud, la religin, la diversin, estn regulados por, o son el resultado de organizaciones o de una accin organizativa. Este mdulo se centra fundamentalmente en las organizaciones empresariales aunque los conceptos y las relaciones bsicas se pueden aplicar a casi cualquier organizacin ms compleja. Uno de los objetivos esenciales del mdulo est relacionado con lo que pueden hacer los directivos para que las organizaciones tengan un mejor funcionamiento.

1. El reto global
Prcticamente todas las organizaciones, grandes o pequeas, se ven afectadas de una manera u otra por asuntos globales. Las grandes empresas deben competir a nivel mundial en un entorno cada vez ms turbulento. A continuacin se destacan algunos ejemplos. Las fronteras geogrficas no ofrecen proteccin frente a cualquier accin que tome cualquier empresa o gobierno de cualquier parte del mundo. La industria automovilstica sigue enfrentndose a retos, procedentes no slo de la competencia global, sino tambin de la situacin energtica. El aumento del popular automvil deportivo utilitario depende de los precios del combustible que escapan del control de los fabricantes. La cada del comunismo en los pases del Este de Europa y la reestructuracin de estos pases ha ofrecido, y sigue hacindolo, un cambio profundo en las oportunidades. En Europa Occidental, la formacin de un mercado econmico

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unificado ha causado gran preocupacin en muchas empresas, y en particular en aquellas que estn fuera de la Unin Europea. Asia contina presentando nuevos retos. La economa japonesa, que en su momento fue explosiva, ha experimentado un profundo receso econmico. China se abre cada vez ms y adopta una economa ms basada en el mercado a la vez que sigue cuestionada por temas de derechos humanos.

2. Diseo y reestructuracin
Muchas empresas estn reduciendo personal para convertirse en empresas ms eficientes. Adems, estn cambiando su forma organizativa. A pesar de estas tendencias hacia la reduccin de tamao y la reestructuracin, muchas empresas todava no han obtenido los beneficios esperados.

3. Calidad, potenciacin de los empleados y competitividad

La direccin de la calidad total ha recibido mucha atencin ltimamente en la prensa de negocios. Para conseguir una calidad en aumento y entrar en el entorno altamente competitivo, muchas organizaciones han conferido ms poder a los empleados. La potenciacin de los empleados significa que los que ocupan los puestos ms bajos en la organizacin ahora tienen la responsabilidad de tomar decisiones sobre diversos temas relacionados con el trabajo.

4. Complejidad, velocidad y receptividad

No slo es el mundo el que est cambiando, sino que adems parece que estos cambios estn ocurriendo de manera ms rpida que nunca. La tecnologa de la informacin juega un papel fundamental en la recopilacin y difusin de informacin que permite a las empresas hacer frente a los cambios. Las innovaciones, como los sistemas de control de inventa-

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rios y de fabricacin JIT (Justo a Tiempo Just In Time) y los sistemas de produccin integrados por computador, hacen uso de esta abundante informacin.

5. Gestin moral y tica.

El comportamiento tico y los objetivos de las operaciones empresariales tradicionales deben ser consecuentes. La responsabilidad social de las organizaciones con su entorno y con su grupo de trabajadores crea un conjunto de valores y conciencia colectiva que marcan todas las decisiones gerenciales.

1.2. La organizacin: una definicin

Una organizacin se define como: Dos o ms personas que trabajan en colaboracin y en conjunto dentro de unos lmites identificables para alcanzar una meta u objetivo en comn. Dentro de esta definicin hay cuatro ideas implcitas:

1. Las organizaciones estn formadas por personas

Aunque esta idea parezca bastante evidente, el componente humano de las organizaciones es complejo y se presenta como uno de los retos ms crticos de los directivos e investigadores de las organizaciones.

2. La necesidad de dividir el trabajo

De acuerdo con el ejemplo de la fbrica de alfileres de Adam Smith, las organizaciones deben dividir el trabajo. Pero entonces, la coordinacin y el control de las acciones es un imperativo. A medida que las organizaciones dividen el trabajo y se especializan, resulta necesario coordinar la accin de los miembros de la organizacin para alcanzar las metas comunes.

3. Las organizaciones tienen lmites identificables

Existen dos enfoques diferentes a la hora de delinear los lmites de una organizacin. El primero se centra en las personas y en su pertenencia como miembros, mientras que el segundo se centra en dnde tienen lugar las actividades. El lmite de la organizacin queda definido por las personas que son miembros oficiales de ella. Sin embargo, la tendencia reciente de contratar trabajadores temporales o consultores ha difuminado estos lmites.

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Son miembros de la organizacin los empleados temporales y los contratistas? Si basamos la definicin de los lmites organizativos en la pertenencia como miembros, estas personas no son los verdaderos miembros de la organizacin. Sin embargo, claramente el trabajo que estas personas realizan para la organizacin suele ser de la misma importancia que el que llevan a cabo los miembros de verdad, y algunas veces incluso de mayor importancia. La organizacin tambin debe determinar qu actividades debera intentar realizar y cules debera dejar a otras organizaciones en el entorno externo. Esto es lo que se llama decisin de hacer o comprar. General Motors debe decidir, por ejemplo, entre fabricar o comprar determinados componentes.

4. Las organizaciones son acuerdos de trabajo con un propsito y una bsqueda de objetivos
Las organizaciones existen para perseguir metas comunes. Esto es cierto tanto para organizaciones con y sin nimo de lucro. Una definicin de organizacin ms refinada y completa: Las organizaciones son sistemas humanos de cooperacin y coordinacin, acoplados dentro de unos lmites definidos, para perseguir metas y objetivos compartidos.

1.3. Las organizaciones como sistemas

La teora de sistemas proporciona una forma simple de modelar las organizaciones centrndose en la estructura y en las relaciones o interdependencia entre las diferentes partes de la organizacin. Un enfoque sistmico representa la idea de que las organizaciones se componen de partes y que esas partes interactan entre s para alcanzar las metas organizativas. Un enfoque sistmico demuestra que existen interdependencias crticas entre los distintos departamentos organizativos, como el de marketing, el de ventas, el de personas, el de produccin, etc. Por este motivo, son necesarias una coordinacin y planificacin cuidadosas. Dos caractersticas adicionales relacionadas con los sistemas son el holismo y la sinergia. Holismo significa considerar un sistema como un todo en funcionamiento. Sinergia significa que la suma de interaccin de las partes de una organizacin es mayor que el efecto de las partes trabajando por separado.

Los sistemas pueden ser cerrados o abiertos. Los sistemas cerrados se perpetan a s mismos y no reciben energa ni recursos externos. Un avance importante en el estudio de las

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organizaciones fue darse cuenta de que las organizaciones no son, y no pueden ser, sistemas cerrados porque para alimentarse de energa dependen de entornos externos.

FIGURA 1.1 Estructura bsica de los sistemas. Entradas (inputs) Todos los recursos materiales (materia prima, maquinaria, infraestructura, energa, edificios), econmicos (dinero, derechos), humanos (trabajadores, clientes) y de conocimiento (informacin, mtodos, procesos) que se requieren en la creacin de productos y servicios. Salidas (outputs) Todos los resultados fsicos (productos) o intangibles (servicios, informacin) que son deseados por los consumidores o usuarios del sistema. Proceso de transformacin Los mecanismos por los cuales las entradas se convierten en salidas. Retroalimentacin La informacin del estado de las salidas y los procesos que determina y controla las entradas. rea de contacto con el exterior Las entradas y salidas forman parte del rea de contacto con el exterior y representa la interfaz de la organizacin con el entorno. Subsistema de produccin Es el responsable de la transformacin de los inputs de la organizacin en outputs. Subsistema de direccin Es responsable tanto de coordinar como de controlar las actividades de los diferentes subsistemas. Subsistema de mantenimiento Da soporte a la organizacin al asegurar que todos los subsistemas y las instalaciones fsicas funcionen correctamente. Subsistema de adaptacin Responsable de ayudar a la organizacin en momentos de cambios a encontrar nuevas oportunidades y localizar amenazas en el entorno.

A estas tres actividades tambin se asocian varios subsistemas que incluyen:

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Un enfoque estratgico de sistemas

El enfoque estratgico de sistemas de la teora de la organizacin establece que los directivos deberan tener en cuenta factores contextuales a la hora de determinar las estrategias para dirigir la empresa. Los factores de contingencia organizativos, como las metas, el entorno, la tecnologa, el tamao y la cultura, afectan a las decisiones que deben tomar los directivos para maximizar el ajuste entre su seleccin de estructura y el contexto en el que se encuentra su organizacin. Dado que las organizaciones se enfrentan a distintas combinaciones de factores, no existe la mejor manera ni ms apropiada de estructurar y organizar a TODAS las organizaciones. Segn este enfoque de contingencia, la mejor manera de estructurar depende del contexto en el que se enfrenta la organizacin. Contingencia significa que una cosa depende de otra. El enfoque de contingencia afirma que no existe la mejor manera ni la ms apropiada de estructurar y organizar a todas las organizaciones. La estructura mejor adaptada depende del contexto con el que se encuentre la organizacin.

1.4. Una breve historia de la teora de la organizacin

Una de las primeras contribuciones a lo que se conoce hoy en da como teora de la organizacin fue el economista Adam Smith y su concepto de la divisin del trabajo. 1

La burocracia
Max Weber, el socilogo alemn, fue indiscutiblemente el autor ms influyente en su poca sobre la teora de la organizacin. Propuso la burocracia como la forma ideal de organizacin. La burocracia propuesta por Weber era una alternativa racional y eficiente a la organizacin tpica e ineficiente de sus das. La burocracia reuna las caractersticas siguientes: divisin de la mano de obra, jerarqua de autoridad, competencia tcnica, reglas escritas y administradores que no eran propietarios sino oficiales de carrera. Aunque fueron inmensas las contribuciones que hizo Weber a la teora de la organizacin, en Estados Unidos pasaron desapercibidas hasta 1940.

Un buen enlace a las ideas y escritos de Adam Smith es http://www.adamsmith.org/ . The Wealth of Nations

y The Theory of the Moral Sentiments estn disponibles para su lectura online.

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La escuela clsica
Frederick Taylor se centr en la racionalizacin de los trabajos en los niveles inferiores de la organizacin. Henri Fayol se centr en el estudio de un modelo racional de la alta direccin de una organizacin. Estos dos enfoques tienen dos cosas en comn: Propusieron la mejor forma de dirigir Intentaron desarrollar tcnicas racionales que ayudaran a construir la estructura y los procesos necesarios para coordinar las acciones en una organizacin.

Los principios de la direccin cientfica de Taylor se han concebido como deshumanizados y que explotaban a los trabajadores. Esta no era su intencin. Taylor crea que, debido a la importancia de la eficiencia, la direccin podra maximizar los resultados de los trabajos mediante un sistema de direccin cientfica. Fayol pensaba que la coordinacin y la especializacin eran dos funciones de direccin especialmente importantes. Fayol puso el nfasis en cuatro principios de la coordinacin: el principio escalar, el principio de unidad de mando, el principio del mbito de control y el principio de las excepciones. La especializacin se consigue gracias al principio de departamentalizacin. Fayol tambin fue el responsable de diferenciar entre funciones de lnea o ejecutivas y funciones de staff o apoyo.

La escuela de las relaciones humanas

La importancia que se dio a la estructura racional de autoridad de las organizaciones y el intento de desarrollar una nica forma ptima de dirigir llevaron a la decadencia de los tericos clsicos y al despertar de la escuela de las relaciones humanas. En primer lugar, un grupo de investigadores comenz a examinar los aspectos sociales o humanos de las organizaciones. En segundo lugar, los tericos de la contingencia, quienes vean a las organizaciones como sistemas abiertos, comenzaron a observar que las variaciones del contexto organizativo requeran variaciones en las prcticas de direccin y de estructura. Los trabajos ms destacables son los estudios de Hawthorne en Western Electric realizados por Roethlisberger y Dickson, y los trabajos de Elton Mayo. Entre otros trabajos dignos de destacar en esta escuela se pueden incluir el libro de Chester Barnard titulado 'Las funciones del ejecutivo' y 'El lado humano de la empresa' de Douglas MacGregor. Ambos trabajos se centraban en el hecho de que las organizaciones estaban formadas por personas que tenan papeles y responsabilidades que sobrepasaban las de su mero trabajo en las organizaciones.

La escuela de la contingencia

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Esta escuela mantiene que las relaciones entre las caractersticas organizativas, especialmente las relaciones entre estructura y tamao, tecnologa y entorno, son contingentes o dependientes de la situacin o contexto. Aunque varios enfoques contemporneos de la teora organizativa disputan muchas proposiciones de la teora de la contingencia y es slo modesto el soporte de investigacin para basar sus afirmaciones, en los ltimos aos la teora de la contingencia ha jugado un papel dominante en la teora de la organizacin. Esta perspectiva guiar en principio gran parte de nuestro estudio sobre el entorno, metas, tecnologa, tamao y estructura.

1.5. Perspectivas contemporneas

Recientemente han surgido varias formas novedosas de observar las organizaciones y algunos de estos enfoques han intentado abordar las deficiencias de la teora de la contingencia, mientras que otros han afrontado otros puntos de vista de las organizaciones.

La economa organizativa
Este enfoque est basado en la economa de costos de transacciones y en la teora de agencia. Ambos observan las organizaciones como paquetes de transacciones o contratos que mantiene unidos a trabajadores y propietarios. Segn la teora de agencia, los intereses principales de los propietarios (llamados principales) y de los trabajadores (llamados agentes) son esencialmente diferentes. La economa de costos de transacciones explora las transacciones que tienen lugar tanto dentro como fuera de la organizacin. Los estudiosos tericos de los costos de transaccin y de agencia creen que es humano actuar de forma egosta y oportunista. En consecuencia, la tarea fundamental de directivos y propietarios es crear la estructura que asegure que otros no acten ni de manera egosta ni oportunista.

Perspectivas culturales
Este enfoque se centra en el conjunto de la organizacin y trata los aspectos informales de la misma. La cultura es el resultado de las ideologas de la organizacin que producen las normas, los valores y las creencias.

Perspectivas ecolgicas
Son dos las perspectivas que tratan los grupos de organizaciones: la ecologa de la comunidad y la ecologa de la poblacin.

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Los enfoques de ecologa de la comunidad sobre las organizaciones suponen que los grupos de organizaciones pueden trabajar juntos para controlar la incertidumbre en sus entornos. Los ecologistas de la poblacin sugieren que estos esfuerzos por controlar la incertidumbre del entorno pueden ser poco efectivos o que quiz se encarguen de los elementos equivocados de entorno. Las organizaciones no pueden determinar todas las amenazas importantes del entorno que se necesitan para ser gestionadas. El entorno selecciona los tipos de organizaciones que persistirn a largo plazo. As pues, la ecologa de la poblacin se centra en los nacimientos y fallecimientos organizativos.

1.6. La teora de la organizacin y el futuro

La teora de la organizacin ha evolucionado a travs de diferentes escuelas de pensamiento. Existen controversias sobre qu ideas de estas escuelas son las que se adaptan mejor al directivo actual. Por supuesto, todas las escuelas han contribuido. Los directivos de las organizaciones actuales se estn enfrentando con una gran cantidad de temas y problemas altamente complejos que incluyen: Temas de petrleo en el Oriente Medio. Conflictos a nivel mundial. Problemas polticos. Prcticas empresariales de empresas monopolio. Aspectos turbulentos de la economa global. Procesos judiciales. Manifestaciones en defensa de derechos civiles. Terrorismo.

Es axiomtico que los directivos tengan que realizar elecciones difciles para intentar satisfacer a diferentes partes de una organizacin, cada una con deseos de obtener resultados inmediatos. Los directivos, quienes entienden cmo trabajan las organizaciones, pueden apreciar la necesidad de tomar decisiones buenas, consecuentes e integradoras. La teora de la organizacin proporciona a los directivos este nivel de comprensin fundamental.

Preguntas para discusin

Cmo cree que un buen conocimiento de la teora de la organizacin ayudara a que los directivos de hoy en da realizaran mejor su trabajo? Para quin sera ms bene-

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ficiosa esta informacin: para la alta direccin, mandos intermedios o niveles bsicos? Por qu? Qu valor tiene para usted estudiar la teora de la organizacin? Por qu es til pensar en las organizaciones como sistemas? Cul es la diferencia fundamental desde el punto de vista de las organizaciones entre sistemas abiertos y cerrados? Por qu las organizaciones deben verse como sistemas abiertos? Para profundizar ms, hacer clic en estos enlaces: Pgina personal de Henry Mintzberg: http://www.henrymintzberg.com A timeline of management http://www.nwlink.com/~donclark/history_management/management.html

Bibliografa Complementaria
MINTZBERG, Henry (1991). Mintzberg y la direccin Espaa: Ediciones Daz de Santos.* MINTZBERG, Henry CLEMENTS, William (1995). La estructura de las organizaciones (7 Edicin) Espaa: Ariel. TAYLOR, Frederick Winslow. (1911) (Publicado en 1998). The Principles of Scientific Management Courier Dover Publications. MCGREGOR, Douglas (2006) El lado humano de las empresas Mxico: Editorial McGraw Hill. * Disponible en e-Libro

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