Manual Excel Avanzado Office 2007

Cmara Mexicana de la Industria de la Construccin
Excel Avanzado Office 2007

Ing. Angel J. Ballesteros Morales
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Capitulo 1 Realizacin de Anlisis de Hiptesis.......................................................... 4 Descripcin general de las tablas de Excel .............................................................. 4 Obtener informacin sobre los elementos de una tabla de Excel ................................ 4 Crear o eliminar una tabla de Excel en una hoja de clculo ....................................... 6 Crear una tabla .................................................................................................. 7 Convertir una tabla en un rango de datos .............................................................. 8 Eliminar una tabla .............................................................................................. 9 Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel....................... 9 Crear una columna calculada................................................................................ 9 Incluir excepciones de columna calculada ............................................................. 10 Modificar una columna calculada .......................................................................... 10 Eliminar una columna calculada ........................................................................... 10 Utilizar referencias estructuradas con las tablas de Excel ......................................... 11 Componentes de una referencia estructurada ........................................................ 11 Nombres de tabla y especificadores de columna ..................................................... 12 Operadores de referencia ................................................................................... 12 Especificadores de elementos especiales ............................................................... 13 Calificar referencias estructuradas de columnas calculadas ...................................... 14 Trabajar con referencias estructuradas ................................................................. 15 Reglas de sintaxis de las referencias estructuradas................................................. 16 Calcular varios resultados mediante una tabla de datos .......................................... 17 Conceptos bsicos de las tablas de datos .............................................................. 18 Crear una tabla de datos de una variable .............................................................. 18 Agregar una frmula a una tabla de datos de una variable ...................................... 19 Crear una tabla de datos de dos variables ............................................................. 20 Acelerar los clculos en una hoja de clculo que contiene tablas de datos .................. 21 Introduccin a anlisis y si .................................................................................. 21 Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes ........................... 21 Usar la bsqueda objetivo para averiguar cmo obtener un resultado deseado ........... 22 Usar tablas de datos para ver los efectos de una o dos variables en una frmula ........ 23
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Capitulo 2 Administracin de informacin dentro de una lista...................................... 24 Qu ha ocurrido con las listas de Excel? .............................................................. 24 Crear o eliminar una lista personalizada para ordenar y rellenar datos ...................... 25 Crear una lista personalizada .............................................................................. 26 Funcin SUBTOTALES......................................................................................... 27 Quitar subtotales ............................................................................................... 30 Buscar valores en una lista de datos .................................................................... 30 Ordenar datos en un rango o tabla ....................................................................... 39 Filtrar datos de un rango o una tabla .................................................................... 46 Captulo 3 Tcnicas avanzadas de edicin y formato .................................................. 53 Agregar, cambiar o borrar formatos condicionales .................................................. 53 Datos con formato condicional: ejemplos e instrucciones......................................... 69 Aplicar un estilo rpido a las formas o cambiarlo .................................................... 70 Aplicar, crear o quitar un estilo de celda ............................................................... 73 Qu debe saber antes de crear una plantilla .......................................................... 80 Buscar y corregir errores en las frmulas .............................................................. 83 Corregir un valor de error ................................................................................... 89 Consolidar datos en varias hojas de clculo ......................................................... 104 Captulo 4 Utilizacin de datos Externos ................................................................ 109 Conectarse con datos externos (importar)........................................................... 109 Importar o exportar archivos de texto ................................................................ 111 Asistente para importar texto ............................................................................ 114 Captulo 5 Anlisis de datos con informes de tabla dinmica ..................................... 117 Tabla dinmica I: Introduccin a informes de tabla dinmica de Excel 2007 ............. 117 Tabla dinmica II: Filtrar datos de informe de tabla dinmica en Excel 2007 ............ 132 Tabla dinmica III: Calcular datos en informes de tabla dinmica en Excel 2007....... 150

Ing. Angel J. Ballesteros Morales www.bmconsultor.com
Capitulo1RealizacindeAnlisisdeHiptesis
DescripcingeneraldelastablasdeExcel
Para facilitar la administracin y el anlisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en una tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Una tabla generalmente contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.) que tienen formato de tabla. Al usar las caractersticas de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de los datos de las otras filas y columnas de la hoja de clculo.
NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o ms frmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), que forman parte de un conjunto de comandos de anlisis Y si.
ObtenerinformacinsobreloselementosdeunatabladeExcel
Una tabla puede incluir los siguientes elementos: Fila de encabezado De forma predeterminada, una tabla tiene una fila de encabezado. Cada columna de la tabla tiene filtrado habilitado en la fila de encabezado para poder filtrar u ordenar los datos de la tabla rpidamente.
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Filas con bandas De manera predeterminada, se ha aplicado sombreado o bandas a las filas de una tabla para distinguir mejor los datos.
Columnas calculadas Al especificar una frmula en una celda en una columna de tabla, puede crear una columna calculada, en cuyo caso se aplica instantneamente la frmula a las otras celdas de esa columna de la tabla.
Fila de totales Puede agregar una fila de totales a la tabla que proporcione acceso a funciones de resumen (como PROMEDIO, CONTAR o SUMAR). Aparece una lista desplegable (cuadro de lista desplegable: control de un men, una barra de herramientas o un cuadro de dilogo que muestra una lista de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) en cada celda de la fila de totales para permitir el clculo rpido de los totales.
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Controlador de tamao Un controlador de tamao situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que se obtenga el tamao deseado.
CrearoeliminarunatabladeExcelenunahojadeclculo
Cuando se crea una tabla (antes denominada lista) en una hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.), de Microsoft Office Excel, los datos se pueden administrar y analizar independientemente de la informacin que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la tabla, agregar una fila para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.
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Si no desea trabajar con los datos en una tabla, puede convertirla en un rango normal a la vez que conserva el formato de estilo de tabla que ha aplicado. Cuando ya no necesita una tabla, puede eliminarla. NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o ms frmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.) que son parte de un conjunto de comandos de anlisis condicional.
Crearunatabla
Existen dos mtodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija. Insertar una tabla En una hoja de clculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacas o contener datos. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.
Mtodo abreviado de teclado Tambin puede presionar CTRL+L o CTRL+T. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. Puede cambiar los nombres predeterminados escribiendo el texto que desee. NOTA Si no desea mostrar los encabezados de tabla, puede desactivarlos despus. Sugerencias Una vez creada la tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseo. Las herramientas que contiene la ficha Diseo se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.
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A diferencia de las listas de Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *) para agregar rpidamente nuevas filas. Aplicar formato de tabla a los datos En una hoja de clculo, seleccione un rango de celdas vacas o celdas que contengan los datos a los que desea aplicar formato de tabla rpidamente. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Formatear como tabla.
NOTA Cuando usa Dar formato como tabla, Office Excel inserta automticamente una tabla. En Claro, Medio u Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea usar. NOTA Los estilos de tabla personalizados estn disponibles en Personalizado una vez que se ha creado uno o ms de ellos. Sugerencias Una vez creada la tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseo. Las herramientas que contiene la ficha Diseo se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla. A diferencia de las listas de Office Excel 2003, una tabla no tiene una fila especial (marcada con *) para agregar rpidamente nuevas filas.
Convertirunatablaenunrangodedatos
Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Convertir en rango.
NOTA Las caractersticas de tabla no siguen estando disponibles despus de convertir la tabla nuevamente a un rango. Por ejemplo, los encabezados de fila ya no incluyen las flechas de ordenar y filtrar, y las referencias estructuradas (referencias que usan nombres de tablas) que se usaban en frmulas se convierten en referencias normales de celda. Sugerencias Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla, elegir Tabla y, a continuacin, hacer clic en Convertir en rango. Inmediatamente despus de crear la tabla, tambin puede hacer clic en Deshacer herramientas de acceso rpido para convertirla de nuevo en un rango. en la barra de
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Eliminarunatabla
En una hoja de clculo, seleccione una tabla. Presione SUPR. SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Deshacer para eliminar una tabla que acaba de crear. en la barra de herramientas de acceso rpido
Crear,modificaroquitarunacolumnacalculadadeunatabladeExcel
En una tabla de Microsoft Office Excel, se puede crear rpidamente una columna calculada. Este tipo de columnas utiliza una sola frmula ajustada a cada fila. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales para que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Slo es necesario escribir una vez la frmula. No hace falta utilizar los comandos Rellenar o Copiar. Se puede escribir frmulas adicionales en una columna calculada como excepciones pero, si es necesario, Excel notificar cualquier incoherencia para darle la oportunidad de resolverlas. Tambin puede actualizar la frmula de una columna calculada editando esta ltima.
Crearunacolumnacalculada
Haga clic en una columna de tabla en blanco que desea convertir en una columna calculada. SUGERENCIA Si es necesario, inserte una columna nueva en la tabla. Seleccione una columna de tabla a la izquierda de la cual desea insertar una columna de tabla vaca. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar y, a continuacin, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda. Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una celda de la columna de tabla, hacer clic en Insertar y, a continuacin, hacer clic en Columnas de la tabla a la izquierda. Escriba la frmula que desea utilizar. La frmula escrita se rellena automticamente en todas las celdas de la columna, tanto por encima como por debajo de la celda activa. Notas Al copiar o rellenar una frmula en todas las celdas de una columna de tabla en blanco tambin se crea una columna calculada. Si escribe una frmula en una columna debajo de la tabla, se crear una columna calculada, pero las filas que se encuentran fuera de la tabla no se podrn utilizar en una referencia de tabla. Si escribe o mueve una frmula a una columna de tabla que ya contiene datos, no se crear automticamente una columna calculada. Sin embargo, se mostrar el botn Opciones de Autocorreccin para ofrecerle la posibilidad de sobrescribir los datos y permitir la creacin de la columna calculada. Si copia una frmula en una columna de tabla que ya contiene datos, esta opcin no estar disponible. Puede deshacer rpidamente una columna calculada. Si utiliz el comando Rellenar o CTRL+ENTRAR para rellenar una columna completa con la misma frmula, haga clic en el botn Deshacer de la barra de
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herramientas de acceso rpido. Si escribi o copi una frmula en una celda de una columna en blanco, haga clic dos veces en el botn Deshacer .
Incluirexcepcionesdecolumnacalculada
Una columna calculada puede incluir frmulas que son diferentes de la frmula de columna, lo que crea una excepcin que aparecer claramente indicada en la tabla. De este modo, se pueden detectar y resolver fcilmente incoherencias involuntarias. Las excepciones de columna calculada se crean al realizar las acciones siguientes: Escribir datos que no son frmulas en una celda de columna calculada. Escribir una frmula en una celda de columna calculada y, a continuacin, hacer clic en el botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido. Escribir una nueva frmula en una columna calculada que ya contiene una o varias excepciones. Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la frmula de columna calculada. NOTA Si los datos copiados contienen una frmula, sta sobrescribir los datos de la columna calculada. Eliminar una frmula de una o varias celdas de la columna calculada. NOTA Esta excepcin no se marca. Mover o eliminar una celda de otra rea de hoja de clculo a la que hace referencia una de las filas de una columna calculada.
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Modificarunacolumnacalculada
En una columna calculada que no contenga excepciones, siga uno de los procedimientos siguientes: Haga clic en cualquier celda y, a continuacin, modifique la frmula de dicha celda. Copie otra frmula en cualquier celda de la columna calculada. Notas Si modifica o copia ms de una frmula, la columna no se actualizar, pero Excel notificar cualquier incoherencia para que pueda resolverla. Si modifica una frmula en una columna calculada que contiene excepciones, Excel no podr actualizar automticamente la columna. Sin embargo, se mostrar el botn Opciones de Autocorrecin para ofrecerle la posibilidad de sobrescribir todas las frmulas de dicha columna con la frmula modificada y permitir la creacin de la columna calculada.
Eliminarunacolumnacalculada
Para eliminar una columna calculada entera, seleccione la columna calculada. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Eliminar.
SUGERENCIA Tambin puede presionar SUPRIMIR.
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UtilizarreferenciasestructuradasconlastablasdeExcel
Las referencias estructuradas hacen que el trabajo con los datos de las tablas sea ms fcil y ms intuitivo cuando se utilizan frmulas que hacen referencia a una tabla, ya sea a partes de una tabla o a toda la tabla. Son especialmente tiles porque los rangos de datos de la tabla cambian a menudo y las referencias de celda de referencias estructuradas se ajustan automticamente. De este modo, se reduce de forma considerable la necesidad de volver a escribir frmulas cuando se agregan o eliminan filas y columnas de una tabla o se actualizan los datos externos. Esta referencia estructurada es ms fcil: =SUMA(VentasDept[ImptVentas]) Que la referencia de celda: =SUMA(C2:C7)
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Ejemplodelatabladeldepartamentodeventas
A continuacin, se muestra un ejemplo, al que se hace referencia a lo largo de todo este artculo, de una tabla basada en las ventas de un departamento formado por seis empleados, que incluye los importes y comisiones de ventas ms recientes. Una tabla del departamento de ventas
La tabla completa (A1:E8) Los datos de la tabla (A2:E7) Una columna y un encabezado de columna (D1:D8) Una columna calculada (E1:E8) La fila Totales (A8:E8)
Componentesdeunareferenciaestructurada
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Para trabajar con tablas y referencias estructuradas de forma eficaz, es necesario comprender cmo se crea la sintaxis de las referencias estructuradas al crear las frmulas. Los componentes de una referencia estructurada se muestran en el ejemplo siguiente de una frmula que suma los importes y las comisiones totales de las ventas.
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Un nombre de tabla es un nombre significativo que hace alusin a los datos reales de la tabla (excluidas la fila de encabezados y la fila de totales, si las hay). Un especificador de columna se obtiene a partir del encabezado de columna, va encerrado entre corchetes y hace referencia a los datos de la columna (excluidos el encabezado de columna y el total, si los hay). Un especificador de elemento especial es una forma de hacer referencia a partes especficas de la tabla, como la fila Totales. El especificador de tabla es la parte externa de la referencia estructurada que va entre corchetes y a continuacin del nombre de la tabla. Una referencia estructurada es toda la cadena que comienza con el nombre de la tabla y termina con el especificador de tabla.
Nombresdetablayespecificadoresdecolumna
Cada vez que se inserta una tabla, Microsoft Office Excel crea un nombre de tabla predeterminado (Tabla1, Tabla2, etc.) en el nivel o mbito global del libro. Puede cambiar fcilmente este nombre con el fin de darle un mayor significado. Por ejemplo, para cambiar Tabla1 a VentasDept, puede utilizar el cuadro de dilogo Editar nombre (en la ficha Diseo, en el grupo Propiedades, edite el nombre de la tabla en el cuadro Nombre de la tabla). El nombre de una tabla hace referencia a todo el rango de datos de la tabla, exceptuando las filas de encabezado y de totales. En el ejemplo de la tabla del departamento de ventas, el nombre de la tabla, VentasDept, hace referencia al rango de celdas A2:E7. De forma similar a los nombres de tablas, los especificadores de columna representan referencias a los datos de toda la columna, a excepcin del encabezado de columna y el total. En el ejemplo de la tabla del departamento de ventas, el especificador de columna [Regin] hace referencia al rango de celdas B2:B7, y el especificador de columna [PctCom] hace referencia al rango de celdas D2:D7.
Operadoresdereferencia
Para una mayor flexibilidad cuando especifique rangos de celdas, puede utilizar los operadores de referencia siguientes para combinar especificadores de columna. Que, en el ejemplo, es el rango de celdas:
Esta referencia estructurada:
Hace referencia a:
Mediante:
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=VentasDept[[Vendedor]:[Regin]]
Todas las celdas de dos o ms columnas adyacentes Una combinacin de dos o ms columnas
dos puntos (:) u operador de rango punto y coma (;) u operador de unin (espacio) u operador de interseccin
A2:B7
=VentasDept[ImptVentas];VentasDept[ImptCom]
C2:C7; E2:E7
=VentasDept[[Vendedor]:[ImptVentas]] VentasDept[[Regin]:[PctCom]]
La interseccin de dos o ms columnas
B2:C7
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Especificadoresdeelementosespeciales
Para una mayor comodidad, tambin puede utilizar elementos especiales para hacer referencia a diversas partes de una tabla, como la fila Totales, con el fin de que sea ms fcil incluir referencias a estas partes de la tabla en las frmulas. A continuacin, se muestran los especificadores de elementos especiales que puede utilizar en una referencia estructurada: Que, en el ejemplo, es el rango de celdas: A1:E8
Este especificador de elemento especial: =VentasDept[#Todas]
Hace referencia a: Toda la tabla, incluidos los encabezados de columna, datos y totales (si los hay). Slo los datos. Slo la fila de encabezado. Slo la fila del total. Si no hay ninguna, devuelve un valor nulo. Slo la parte de las columnas de la fila actual. #Esta fila no se puede combinar con ningn especificador de elemento especial. Utilcela para forzar una interseccin implcita de la referencia o para invalidar ese comportamiento y hacer referencia a valores individuales de una columna. Para obtener ms ejemplos, vea Ejemplos de uso de referencias estructuradas.
=VentasDept[#Datos] =VentasDept[#Encabezados] =VentasDept[#Totales]
A2:E7 A1:E1 A8:E8
=VentasDept[#Esta fila]
A5:E5 (si la fila actual es la fila 5)
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Calificarreferenciasestructuradasdecolumnascalculadas
Cuando crea una columna calculada, normalmente utiliza una referencia estructurada para crear la frmula. Esta referencia estructurada puede tener un nombre no completo o completo. Por ejemplo, para crear la columna calculada denominada ImptCom, que calcula el importe de las comisiones en dlares, puede utilizar las siguientes frmulas: Tipo de referencia estructurada No calificada
Ejemplo =[ImptVentas]*[PctCom]
Comentario Multiplica los valores correspondientes en la fila actual. Multiplica los valores correspondientes de ambas columnas para cada fila.
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Nombre completo
=VentasDept[ImptVentas]*VentasDept[PctCom]
La regla general es la siguiente: si utiliza referencias estructuradas en una tabla, como cuando crea una columna calculada, puede utilizar una referencia estructurada no calificada, pero si utiliza esta referencia fuera de la tabla, necesitar utilizar una referencia estructurada con un nombre completo vlido.
Ejemplosdeusodereferenciasestructuradas
Los elementos especiales se pueden utilizar y combinar con nombres de tablas y referencias de columnas de muchas formas, como se muestra a continuacin: Que, en el Ejemplo, es el rango de celdas: C1:C8
Esta referencia estructurada: =VentasDept[[#Todas];[ImptVentas]]
Hace referencia a: Todas las celdas de la columna ImptVentas. Encabezado de la columna PctCom. El total de la columna Regin. Si no hay ninguna fila Totales, devuelve un valor nulo. Todas las celdas de ImptVentas y PctCom. Slo los datos de las columnas PctCom e ImptCom. Slo los encabezados de las columnas entre Regin y PctCom e ImptCom.
=VentasDept[[#Encabezados];[PctCom]] =VentasDept[[#Totales];[Regin]]
C1 B8
=VentasDept[[#Todas];[ImptVentas]:[PctCom]]
C1:D8
=VentasDept[[#Datos];[PctCom]:[ImptCom]]
D2:E7
=VentasDept[[#Encabezados];[Regin]:[ImptCom]]
B1:E1
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=VentasDept[[#Totales];[ImptVentas]:[ImptCom]]
Totales de las columnas ImptVentas a ImptCom. Si no hay ninguna fila Totales, devuelve un valor nulo. Slo el encabezado y los datos de PctCom. La celda ubicada en la interseccin de la fila actual y la columna ImptCom.
C8:E8
=VentasDept[[#Encabezados];[#Datos];[PctCom]]
D1:D7
=VentasDept[[#EstaFila], [ImptCom]]
E5 (si la fila actual es la fila 5)
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Trabajarconreferenciasestructuradas
Tenga en cuenta lo siguiente cuando trabaje con referencias estructuradas. Usar Frmula Autocompletar Usar Frmula Autocompletar para escribir referencias estructuradas es muy til y, adems, garantiza que se emplea la sintaxis correcta. Decidir si se generan referencias estructuradas para tablas en semiseleccin De forma predeterminada, cuando crea una frmula si hace clic en un rango de celdas de una tabla se seleccionan algunas celdas y automticamente se escribe una referencia estructurada, en vez del rango de celdas en la frmula. De este modo, es mucho ms fcil escribir una referencia estructurada. Puede habilitar o deshabilitar este comportamiento activando o desactivando la casilla de verificacin Usar nombres de tabla en las frmulas en la seccin Trabajando con frmulas de la categora Frmulas del cuadro de dilogo Opciones de Excel. Convertir un rango en una tabla y viceversa Cuando convierte una tabla en un rango, todas las referencias de celda se convierten a las referencias equivalentes de estilo A1. Cuando convierte un rango en una tabla, Excel no convierte automticamente ninguna referencia de celda de este rango en sus nombres de tabla y referencias de columna equivalentes. Desactivar los encabezados de columna Si deshabilita los encabezados de columna de una tabla (En la ficha Diseo, en el grupo de opciones Estilos de tabla, desactive la casilla de verificacin Fila de encabezado), esto no afecta a las referencias estructuradas que utilizan estos encabezados y puede seguir utilizndolas en las frmulas. Agregar o eliminar columnas y filas de la tabla Como los rangos de datos de la tabla cambian con frecuencia, las referencias de celda de las referencias estructuradas se ajustan automticamente. Por ejemplo, si utiliza un nombre de tabla en una frmula para contar todas las celdas de datos que contiene la tabla del departamento de ventas, como =CONTARA(VentasDept) en el ejemplo de la tabla del departamento de ventas, el valor devuelto ser 30 porque el rango de datos es A2:E7. Si, a continuacin, agrega una fila de datos, la referencia de celda se ajusta automticamente a A2:E8 y el nuevo valor devuelto es 35. Cambiar el nombre de una tabla o columna Si cambia el nombre de una columna o tabla, Excel cambia automticamente el uso de esa tabla o encabezado de columna en todas las referencias estructuradas que se utilizan en el libro. Mover, copiar y rellenar referencias estructuradas Cuando se copia o mueve una frmula se conservan todas las referencias estructuradas que utilice esa frmula.
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Cuando rellena una frmula, las referencias estructuradas que tengan nombres completos pueden ajustar los especificadores de columna como una serie, de la forma mostrada en la tabla siguiente. Si la direccin de relleno es: Arriba o abajo Arriba o abajo Derecha o izquierda Derecha o izquierda Arriba, abajo, derecha o izquierda Y mientras rellena la tabla, presiona: Nada CTRL Nada CTRL MAYS
Entonces: No se ajusta ningn especificador de columna. Los especificadores de columna se ajustan como una serie. Los especificadores de columna se ajustan como una serie. No se ajusta ningn especificador de columna. Se mueven los valores actuales de las celdas, en vez de sobrescribirlos, y se insertan especificadores de columna.
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Reglasdesintaxisdelasreferenciasestructuradas
A continuacin, se muestra una lista de las reglas de sintaxis que necesita conocer para crear y editar referencias estructuradas. NOTA Los nombres de las tablas siguen las mismas reglas que las de los nombres definidos. Uso de corchetes en los especificadores Todos los especificadores de tablas, columnas y elementos especiales deben ir incluidos entre corchetes ([ ]). Un especificador que contenga otros especificadores requiere corchetes externos para incluir los corchetes internos de los otros especificadores. Ejemplo =VentasDept[ [Vendedor]:[Regin] ] Los encabezados de columna son cadenas de texto Todos los encabezados de columna son cadenas de texto, pero no es necesario que vayan entre comillas cuando se utilizan en una referencia estructurada. Si un encabezado de columna contiene nmeros o fechas, como 2004 o 1/1/2004, se siguen considerando como cadenas de texto. Debido a que los encabezados de columna son cadenas de texto, no se pueden utilizar expresiones entre corchetes. Ejemplo =ResumenVentasDeptAo[[2004]:[2002]] Caracteres especiales en encabezados de columna de tablas Si un encabezado de columna contiene uno de los siguientes caracteres especiales, se debe incluir todo el encabezado entre corchetes. De hecho, esto significa que los corchetes dobles son necesarios en un especificador de columna con los caracteres especiales siguientes: espacio, tabulacin, avance de lnea, retorno de carro, coma (,), dos puntos (:), punto (.), corchete de apertura ([), corchete de cierre (]), smbolo de almohadilla (#), comillas simples ('), comillas dobles ("), llave izquierda ({), llave derecha (}), smbolo de dlar ($), acento circunflejo (^), "y" comercial (&), asterisco (*), signo ms (+), signo igual (=), signo menos (-), signo mayor que (>), signo menor que (<) y signo de divisin (/). Ejemplo =ResumenVentasDeptAo[[Importe$Total]] La nica excepcin a esta regla es cuando slo se utiliza el carcter especial de espacio. Ejemplo =VentasDept[Importe total]
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Caracteres especiales en encabezados de columna que requieren la utilizacin del carcter de escape Los caracteres siguientes tienen un significado especial y requieren el uso de comillas simples (') como un carcter de escape: corchete de apertura ([), corchete de cierre (]), smbolo de almohadilla (#) y comillas simples ('). Ejemplo =ResumenVentasDeptAo['#c] Utilizar el carcter de espacio para mejorar la legibilidad en una referencia estructurada Los caracteres de espacio se pueden utilizar para mejorar la legibilidad de la forma siguiente: Un carcter de espacio despus de un corchete de apertura ([) y antes de un corchete de cierre (]). Un carcter de espacio despus de un punto y coma. Ejemplo =VentasDept[ [Vendedor]:[Regin] ] Ejemplo =VentasDept[[#Encabezados]; [#Datos]; [ImptCom]]
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Calcularvariosresultadosmedianteunatabladedatos
Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cmo el cambio de una o dos variables en las frmulas (frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) afectar a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un mtodo rpido para calcular varios resultados en una operacin y una forma de ver y comparar los resultados de todas las variaciones diferentes en la hoja de clculo. Informacin general Las tablas de datos forman parte de un conjunto de comandos que se denominan herramientas de anlisis Y si. Cuando se utilizan tablas de datos, se realizan anlisis Y si. El anlisis Y si es el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cmo los cambios afectarn l resultado de frmulas de la hoja de clculo. Por ejemplo, puede utilizar una tabla de datos para variar el tipo de inters y el plazo que se utilizan en un prstamo para determinar posibles importes de pago mensual. Tipos de anlisis Y si Existen tres tipos de herramientas de anlisis Y si en Excel: escenarios, tablas de datos y bsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos analizan conjuntos de valores de entrada y determinan posibles resultados. La bsqueda de objetivo funciona de forma distinta de los escenarios y las tablas de datos porque analiza un resultado y determina los posibles valores de entrada que producen ese resultado. Al igual que los escenarios, las tablas de datos le ayudan a explorar un conjunto de resultados posibles. A diferencia de los escenarios, las tablas de datos muestran todos los resultados en una tabla en una hoja de clculo. El uso de tablas de datos permite examinar fcilmente una variedad de posibilidades de un vistazo. Como es posible centrarse en slo una o dos variables, los resultados son fciles de leer y compartir en formato tabular. Una tabla de datos no puede dar cabida a ms de dos variables. Si desea analizar ms de dos variables, debe utilizar en su lugar escenarios. Aunque est limitado a slo uno o dos variables (una para la celda de entrada de fila y otra para la celda de entrada de columna), una tabla de datos puede incluir tantos valores de variables diferentes como se desee. Un escenario puede tener un mximo de 32 valores diferentes, pero se pueden crear tantos escenarios como se desee.
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Conceptosbsicosdelastablasdedatos
Puede crear tablas de datos de una o dos variables, dependiendo del nmero de variables y frmulas que desee probar. Tablas de datos de una variable Use una tabla de datos de una variable si desea ver cmo diferentes valores de una variable en una o ms frmulas cambiarn los resultados de esas frmulas. Por ejemplo, puede usar una tabla de datos de una variable para ver cmo diferentes tipos de inters afectan al pago mensual de una hipoteca mediante la funcin PAGO. Escriba los valores de variables en una columna o fila y los resultados aparecern en la columna o fila adyacente. En la siguiente ilustracin, la celda D2 contiene la frmula de pago =PAGO(B3/12,B4,-B5), que hace referencia a la celda de entrada B3.
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Una tabla de datos de una variable Tabla de datos de dos variables Use una tabla de datos de dos variables para ver cmo diferentes valores de dos variables en una frmula cambiarn los resultados de la misma. Por ejemplo, puede usar una tabla de datos de dos variables para ver cmo diferentes combinaciones de tipos de inters y trminos de prstamos afectarn al pago mensual de una hipoteca. En la siguiente ilustracin, la celda C2 contiene la frmula de pago =PMT(B3/12,B4,-B5), que usa dos celdas de entrada: B3 y B4.
Una tabla de datos de dos variables Clculos de las tablas de datos Las tablas de datos se actualizan cuando se actualiza una hoja de clculo, aunque no tengan cambios. Para acelerar el clculo de una hoja de clculo que contenga una tabla de datos, pueden cambiarse las opciones de Calcular para que se actualice automticamente la hoja de clculo pero no las tablas de datos. Vea la seccin Acelerar los clculos en una hoja de clculo que contiene tablas de datos.
Crearunatabladedatosdeunavariable
Una tabla de datos de una variable tiene valores de entrada que se enumeran en una columna (orientado a columnas) o en una fila (orientado a filas). Las frmulas que se utilizan en una tabla de datos de una variable deben hacer referencia a slo una celda de entrada (celda de entrada: celda en la que se sustituye cada valor
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de entrada de una tabla de datos. Cualquier celda de una hoja de clculo puede ser la celda de entrada. Aunque no es necesario que la celda de entrada sea parte de la tabla de datos, las frmulas de las tablas de datos deben hacer referencia a la celda de entrada.). Escriba la lista de valores que desea sustituir en la celda de entrada en una columna o en una fila. Deje unas cuantas filas y columnas vacas en cualquiera de los lados de los valores. Siga uno de los procedimientos siguientes: Si la tabla de datos est orientada a columnas (los valores de variables se encuentran en una columna), escriba la frmula en la celda situada una fila ms arriba y una celda a la derecha de la columna de valores. La ilustracin de la tabla de datos de una variable que se muestra en la seccin Informacin general est orientada a columnas, y la frmula est en la celda D2. Si desea examinar los efectos de distintos valores en otras frmulas, escriba las frmulas adicionales en las celdas a la derecha de la primera frmula. Si la tabla de datos est orientada a filas (los valores de variables se encuentran en una fila), escriba la frmula en la celda situada una columna a la izquierda del primer valor y una celda ms abajo de la fila de valores. Si desea examinar los efectos de distintos valores en otras frmulas, escriba las frmulas adicionales en las celdas debajo de la primera frmula. Seleccione el rango de celdas que contiene las frmulas y los valores que desea sustituir. Segn la primera ilustracin en la seccin anterior Informacin general, este rango es C2:D5. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a continuacin, en Tabla de datos. Siga uno de los procedimientos siguientes: Si la tabla de datos est orientada a columnas, escriba la referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.) para la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (columna). Si usamos el ejemplo de la primera ilustracin, la celda de entrada es B3. Si la tabla de datos est orientada por filas, escriba la referencia de celda de la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (fila). NOTA Despus de crear la tabla de datos, quizs desee cambiar el formato de las celdas de resultados. En la ilustracin, las celdas de resultados tienen el formato de moneda.
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Agregarunafrmulaaunatabladedatosdeunavariable
Las frmulas que se usen en una tabla de datos de una variable debern hacer referencia a la misma celda de entrada. Siga uno de los procedimientos siguientes: Si la tabla de datos est orientada a columnas (los valores de variables estn en una columna), escriba la frmula nueva en una celda en blanco a la derecha de una frmula existente en la fila superior de la tabla de datos. Si la tabla de datos est orientada a filas (los valores de variables estn en una fila), escriba la frmula nueva en una celda en blanco debajo de una frmula existente en la primera columna de la tabla de datos. Seleccione el rango de celdas que contiene la tabla de datos y la frmula nueva. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a continuacin, en Tabla de datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:
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Si la tabla de datos est orientada a columnas, escriba la referencia de celda para la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (columna). Si la tabla de datos est orientada por filas, escriba la referencia de celda de la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (fila).
Crearunatabladedatosdedosvariables
Una tabla de datos de dos variables usa una frmula que contiene dos listas de valores de entrada. La frmula debe hacer referencia a dos celdas de entrada diferentes. En una celda de la hoja de clculo, escriba la frmula que haga referencia a las dos celdas de entrada. En el siguiente ejemplo, en el que los valores iniciales de la frmula se especifican en las celdas B3, B4 y B5, escriba la frmula =PAGO(B3/12,B4,-B5) en la celda C2. Escriba una lista de valores de entrada en la misma columna, debajo de la frmula. En este caso, escriba los diferentes tipos de inters en las celdas C3, C4 y C5. Especifique la segunda lista en la misma fila que la frmula, a la derecha. Escriba los trminos de prstamo (en meses) en las celdas D2 y E2. Seleccione el rango de celdas que contiene la frmula (C2), tanto la fila como la columna de valores (C3:C5 y D2:E2) y las celdas en las que desea los valores calculados (D3:E5). En este caso, seleccione el rango C2:E5. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a continuacin, en Tabla de datos. En el cuadro Celda de entrada (fila), escriba la referencia de la celda de entrada para los valores de entrada de la fila. Escriba celda B4 en el cuadro Celda de entrada (fila). En el cuadro Celda de entrada (columna), escriba la referencia de la celda de entrada para los valores de entrada de la columna. Escriba B3 en el cuadro Celda de entrada (columna). Haga clic en Aceptar. Ejemplo Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cmo distintas combinaciones de tipos de inters y trminos del prstamo afectarn al pago mensual de la hipoteca. En la siguiente ilustracin, la celda C2 contiene la frmula de pago =PAGO(B3/12,B4,-B5), que usa dos celdas de entrada: B3 y B4.
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Acelerarlosclculosenunahojadeclculoquecontienetablasdedatos
Haga clic en el botn de Microsoft Office la categora Frmulas. , haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en
En la seccin Opciones de clculo, bajo Clculo de libro, haga clic en Automtico excepto para tablas de datos. SUGERENCIA Como alternativa, en la ficha Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en la flecha de Opciones para el clculo y, a continuacin, haga clic en Automtico excepto en las tablas de datos. NOTA Cuando se selecciona esta opcin de clculo, las tablas de datos se omiten al actualizar el resto del libro. Para actualizar manualmente las tablas de datos, seleccione las frmulas y, a continuacin, presione F9.
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Introduccinaanlisisysi
Mediante el uso de las herramientas de anlisis y si en Microsoft Office Excel, puede usar varios conjuntos diferentes de valores en una o ms frmulas para explorar todos los resultados distintos. Por ejemplo, puede realizar anlisis y si para crear dos presupuestos donde en cada uno de ellos se supone un cierto grado de ingresos. O, puede especificar un resultado que desea que genere una frmula y, a continuacin, determinar qu conjuntos de valores generarn dicho resultado. Excel proporciona varias herramientas diferentes para ayudar a realizar el tipo de anlisis que se ajuste a sus necesidades. Informacin general El anlisis y si es en el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cmo afectan los cambios al resultado de las frmulas de la hoja de clculo. En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de anlisis y si: escenarios, tablas de datos y bsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de entrada y determinan posibles resultados. Una tabla de datos funciona nicamente con una o dos variables, pero puede aceptar muchos valores diferentes para estas variables. Un escenario puede tener muchas variables, pero puede acomodar hasta 32 valores. La bsqueda de objetivo funciona de forma distinta a los escenarios y las tablas de datos ya que toma un resultado y determina los valores de entrada posibles que producen ese resultado. Adems de estas tres herramientas, puede instalar complementos que le ayudarn a realizar anlisis y si, como el complemento Solver. El complemento Solver es similar a la bsqueda de objetivo, pero puede acomodar ms variables. Tambin puede crear previsiones mediante varios comandos y el controlador de relleno que estn integrados en Excel. Para modelos ms avanzados, puede usar el complemento Analysis Pack.
Usarescenariosparatenerencuentamuchasvariablesdiferentes
Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma automtica en las celdas de una hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver los diferentes resultados. Por ejemplo, suponga que tiene dos escenarios del presupuesto: un caso bueno y otro malo. Puede usar el Administrador de escenarios para crear dos escenarios en la misma hoja de clculo y, a continuacin, cambiar entre ellos. Para cada escenario, debe especificar las celdas que cambiar y los valores que va a usar para dicho escenario. Al cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia para reflejar los diferentes valores de las celdas cambiantes.
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Escenario Peor opcin
Cambio de celdas Celda de resultado Escenario Mejor opcin
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Cambio de celdas Celda de resultado Si varias personas tienen informacin especfica en libros independientes que desea usar en escenarios, puede recopilar los libros y combinar los escenarios. Despus de crear o recopilar todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen del escenario que incluya la informacin de estos escenarios. Un informe de escenario muestra toda la informacin del escenario en una tabla en una nueva hoja de clculo. Informe Resumen de escenario
NOTA Los informes de escenario no se actualizan automticamente. Si cambia los valores de un escenario, los cambios no se reflejarn en un informe de resumen existente. En lugar de ello, debe crear un nuevo informe de resumen.
Usarlabsquedaobjetivoparaaveriguarcmoobtenerunresultado deseado
Si sabe el resultado que desea de una frmula, pero no est seguro de cules son los datos que requiere la frmula para obtener dicho resultado, puede usar la funcin Bsqueda de objetivo. Por ejemplo, suponga que tiene que pedir prestado dinero. Conoce la cantidad de dinero que desea, el perodo en el cual devolver el
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prstamo y cunto puede pagar cada mes. Puede usar la Bsqueda de objetivo para determinar qu tipo de inters debe obtener para cumplir su objetivo de prstamo.
Usartablasdedatosparaverlosefectosdeunaodosvariablesenuna frmula
Si tiene una frmula que usa una o dos variables, o varias frmulas que usan una variable comn, puede usar una tabla de datos para ver todos los resultados en un solo lugar. Con el uso de las tablas de datos podr examinar ms fcilmente una variedad de posibilidades de un vistazo. Puesto que se centra en slo una o dos variables, los resultados son fciles de leer y compartir en formato tabular. Si se habilita un nuevo clculo automtico para el libro, los datos de las tablas de datos se actualizarn inmediatamente; por ello, siempre tendr datos nuevos.
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Una tabla de datos de una variable Una tabla de datos no puede acomodar ms de dos variables. Si desea analizar ms de dos variables, puede usar los escenarios. Aunque su lmite es de una o dos variables, una tabla de datos puede usar tantos valores de variables diferentes como desee. Un escenario puede tener un mximo de 32 valores diferentes, pero puede crear tantos escenarios como desee.
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Capitulo2Administracindeinformacindentrodeuna lista
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QuhaocurridoconlaslistasdeExcel?
Sntomas
No encuentra la caracterstica Lista de Excel en la nueva cinta de opciones de Microsoft Office Excel 2007.
Causa
La caracterstica Lista de Excel sigue existiendo, pero ahora tiene otro nombre. Las listas de Excel ahora se llaman tablas de Excel.
Solucin
Para crear una tabla de Excel (anteriormente denominada lista de Excel), seleccione el rango que desea convertir en una tabla y siga uno de estos procedimientos: En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla.
Mtodo abreviado de teclado Adems de CTRL+L, ahora puede presionar CTRL+T para crear una tabla. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla y, a continuacin, seleccione el formato que desea utilizar.
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SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo que proporciona acceso a caractersticas adicionales de las tablas, como opciones y estilos de tabla.
Crearoeliminarunalistapersonalizadaparaordenaryrellenardatos
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Puede utilizar una lista personalizada para ordenar o rellenar en el orden definido por el usuario. Microsoft Office Excel proporciona listas integradas da de la semana y mes del ao, aunque tambin se puede crear una propia.
Obtenermsinformacinacercadelaslistaspersonalizadas
Para comprender las listas personalizadas, resulta til ver cmo funcionan y cmo se almacenan en el equipo.
Compararlaslistasintegradasypersonalizadas
Office Excel proporciona las siguientes listas integradas da de la semana y mes del ao. Listas integradas Do, Lun, Mar, Mi, Jue, Vie, Sb Domingo, Lunes, Martes, Mircoles, Jueves, Viernes, Sbado Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre No es posible modificar ni eliminar una lista integrada.
NOTA
Sin embargo, se puede crear una lista personalizada propia y usarla para ordenar o rellenar. Por ejemplo, si desea ordenar o rellenar mediante las siguientes listas, tiene que crear una lista personalizada, porque no existe orden natural.
Listas personalizadas Alto, Medio, Bajo Grande, Mediano y Pequeo Norte, Sur, Este y Oeste
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Jefe de ventas general, Jefe de ventas regional, Jefe de ventas del departamento y Representante de ventas
Puede basar la lista personalizada en un rango de celdas o especificarla en el cuadro de dilogo Listas personalizadas.
NOTA Una lista personalizada slo puede incluir texto o texto mezclado con nmeros. En el caso de una lista personalizada que slo contenga nmeros, como 0 a 100, primero tendr que crear una lista de nmeros con formato de texto.
Cmosealmacenanlaslistaspersonalizadas
Una vez que se ha creado una lista personalizada, sta se agrega al registro del equipo, con lo que se puede utilizar en otros libros. Si utiliza una lista personalizada cuando ordena datos, tambin se guarda con el libro, as que se puede usar en otros equipos, incluidos los servidores en los que pueda publicarse el libro en Excel Services y en los que desee depender de la lista personalizada para ordenar. No obstante, si abre el libro en otro equipo o servidor, no ver la lista personalizada almacenada en el archivo del libro en el cuadro de dilogo Listas personalizadas disponible en Opciones de Excel; slo la ver en la columna Orden del cuadro de dilogo Ordenar. La lista personalizada almacenada en el archivo del libro tampoco est disponible en el comando Rellenar. Si lo desea, puede agregar la lista personalizada almacenada en el archivo del libro al registro del otro equipo o servidor para que est disponible en el cuadro de dilogo Listas personalizadas de Opciones de Excel. En el cuadro de dilogo Ordenar, en la columna Orden, seleccione Listas personalizadas para abrir el cuadro de dilogo Listas personalizadas, seleccione la lista personalizada y, a continuacin, haga clic en Agregar.
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Crearunalistapersonalizada
Existen dos maneras de crear una lista personalizada. Si es corta, puede escribir los valores directamente en el cuadro de dilogo. Si es larga, puede importarla desde un rango de celdas. Crear una lista personalizada escribiendo los valores
1. 2. 3.
Haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel.
Haga clic en la categora Popular y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuacin, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista, empezando desde la primera. Presione ENTRAR despus de cada entrada.
4.
Cuando la lista est completa, haga clic en Agregar. Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas.
5.
Haga clic dos veces en Aceptar.
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Crear una lista personalizada a partir de un rango de celdas 1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que desea ordenar o rellenar, en el orden en que desee, de arriba abajo. Por ejemplo: A 1 2 3 2. 3. 4. Alto Medio Bajo
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Seleccione el rango que acaba de escribir. En el ejemplo anterior, seleccionara las celdas A1:A3. Haga clic en el botn de Microsoft Office , en Opciones de Excel, en la categora Popular y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos que ha seleccionado aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuacin, haga clic en Importar. Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas.
5.
Haga clic dos veces en Aceptar.
NOTA Slo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, nmero y fecha u hora). No es posible crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e icono).
Eliminarunalistapersonalizada
1. 2. 3. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel.
Haga clic en la categora Popular y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que desea eliminar y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
FuncinSUBTOTALES
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la frmula SUBTOTALES. Sintaxis SUBTOTALES(nm_funcin;valor1, valor2, ...)
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Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 (incluye los valores ocultos) o de 101 a 111 (pasa por alto valores ocultos) que indica qu funcin debe utilizarse para calcular los subtotales dentro de una lista.
Nm_funcin (incluye valores ocultos) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Nm_funcin (pasa por alto valores ocultos) 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111
Funcin PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN PRODUCTO DESVEST DESVESTP SUMA VAR VARP
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Valor1, valor2 son de 1 a 254 rangos o referencias para los cuales desea calcular el subtotal. Observaciones Si hay otros subtotales dentro de valor1 (o subtotales anidados), estos subtotales anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos. Para las constantes nm_funcin de 1 a 11, la funcin SUBTOTALES incluye los valores de las filas ocultas por el comando Ocultar filas, situado bajo el submen Ocultar y mostrar del comando Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio. Utilice estas constantes cuando desee calcular subtotales de los nmeros ocultos y visibles de una lista. Para las constantes nm_funcin de 101 a 111, la funcin SUBTOTALES pasa por alto los valores de filas ocultos por el comando Ocultar filas. Utilice estas constantes cuando slo desee calcular subtotales de los nmeros visibles de una lista. La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas que no se hayan incluido en el resultado de un filtro, independientemente del valor de nm_funcin que utilice. La funcin SUBTOTALES est diseada para columnas de datos o rangos verticales. No est diseada para filas de datos ni para rangos horizontales. Por ejemplo, cuando desea calcular el subtotal de un rango horizontal mediante un nm_funcin de 101 o superior, como SUBTOTALES(109,B2:G2), si oculta una columna no afecta al subtotal. Sin embargo, si oculta una fila en un subtotal de un rango vertical, s afectar al subtotal. Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTALES devolver el valor de error #VALOR!.
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Ejemplo El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco. Cmo copiar un ejemplo 1. 2. Cree una hoja de clculo o un libro en blanco. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.
NOTA
No seleccione los encabezados de columna o de fila.
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Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
3. 4. 5.
Presione CTRL+C. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave), o en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas. A 1 2 3 4 5 120 10 150 23 Frmula =SUBTOTAL(9;A2:A5) =SUBTOTAL(1;A2:A5) Descripcin (resultado) Subtotal de la columna anterior obtenido con la funcin SUMA (303) Subtotal de la columna anterior obtenido con la funcin PROMEDIO (75,75) Datos
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Quitarsubtotales
Si quita los subtotales de una lista, Microsoft Office Excel eliminar tambin el esquema (esquema: datos de una hoja de clculo donde las filas o columnas de datos de detalle estn agrupadas de manera que pueda crear informes resumidos. El esquema puede resumir una hoja de clculo entera o una parte seleccionada de la misma.) y todos los saltos de pgina que se hayan insertado en la lista. 1. 2. Haga clic en una celda de la lista que contenga un subtotal. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Subtotal. Se mostrar el cuadro de dilogo Subtotales. 3. Haga clic en Quitar todos.
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Buscarvaloresenunalistadedatos
Supongamos que desea buscar la extensin telefnica de un empleado utilizando su nmero de identificacin, o el porcentaje correcto de una comisin correspondiente a una cantidad de ventas. La consulta de datos se lleva a cabo para buscar informacin concreta en una lista de forma rpida y eficaz, y comprobar automticamente que los datos que se usan son correctos. Una vez consultados los datos, puede realizar clculos o mostrar resultados con los valores devueltos. Existen varias formas de buscar valores en una lista de datos y mostrar los resultados.
Buscarvaloresverticalmenteenunalistautilizandounacoincidenciaexacta
Para realizar esta tarea, utilice la funcin BUSCARV.
Ejemplo
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Copiar un ejemplo 1. Seleccione el ejemplo de este artculo.
IMPORTANTE
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2. 3. 4.
Presione CTRL+C. En Excel, cree una hoja de clculo o un libro en blanco. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
IMPORTANTE
Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de clculo.
5.
Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+, o en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.
Despus de copiar el ejemplo en una hoja de clculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.
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A 1 2 3 4 5 6 7 8 Nmero de identificacin ID-34567 ID-16782 ID-4537 ID-1873 ID-3456 ID-5678 Frmula =BUSCARV("ID-4537"; A1:D7; 4; FALSO) 9 Apellido Davolio Fuller Leverling Peacock Buchanan Suyama Descripcin (resultado) Busca el nmero de identificacin, ID-4537, en la primera columna y devuelve el valor coincidente en la misma fila de la cuarta columna (3355). B C Nombre Nancy Andrew Janet Margaret Steven Michael D Extensin 5467 3457 3355 5176 3453 428
Para obtener ms informacin acerca de cmo usar esta funcin, vea Funcin BUSCARV.
Buscarvaloresverticalmenteenunalistautilizandounacoincidenciaaproximada
Para realizar esta tarea, utilice la funcin BUSCARV.
IMPORTANTE
Este mtodo slo funciona si los valores de la primera columna estn ordenados en sentido ascendente.
Ejemplo
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Copiar un ejemplo
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1.
Seleccione el ejemplo de este artculo.

IMPORTANTE
32
2. 3. 4.
IMPORTANTE
5.
En este ejemplo, se sabe la frecuencia y se desea buscar el color asociado.
A 1 2 3 4 5 6 7 Frecuencia 4,14 4,19 5,17 5,77 6,39 Frmula =BUSCARV(5,93; A1:B6, 2; VERDADERO) 8 Color rojo anaranjado amarillo verde azul Descripcin (resultado)
Busca 5,93 en la columna A; encuentra el siguiente valor superior menor que 5,93 (5,77); devuelve el valor de la columna B que se encuentra en la misma fila que 5,77 (verde).
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Buscarvaloreshorizontalmenteenunalistautilizandounacoincidenciaexacta
Para realizar esta tarea, utilice la funcin BUSCARH.
Ejemplo
IMPORTANTE
33
2. 3. 4.
IMPORTANTE
5.
A 1 2 3 4 5 Estado En existencias En el pedido Pedido auxiliar Frmula Ejes 4 5 6 Descripcin (resultado)
Pernos 9 10 11
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=BUSCARH("Pernos", A1:C4, 3, FALSO)
Busca Pernos en la fila 1 y devuelve el valor de la fila 3 que est en la misma columna (10).
Buscarvaloreshorizontalmenteenunalistautilizandounacoincidenciaaproximada
Para realizar esta tarea, utilice la funcin BUSCARH.
IMPORTANTE
Este mtodo slo funciona si los valores de la primera fila estn ordenados en sentido ascendente.
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Ejemplo
Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de clculo en blanco. Copiar un ejemplo 1. 2. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda.
NOTA
No seleccione los encabezados de fila ni de columna.
Copiar un ejemplo 1. Seleccione el ejemplo de este artculo.

IMPORTANTE
2. 3. 4.
IMPORTANTE
5.
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3. 4. 5.
Presione CTRL+C. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para cambiar entre ver los resultados y las frmulas que devuelven los resultados, presione Alt+ (ordinal masculino) o bien, en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas.
A 1 2 ,05 3 Frmula =BUSCARH(78658;A1:D4;2; VERDADERO) Descripcin (resultado) Busca 78.658 $ en la fila 1; encuentra el siguiente valor superior, menor que 78.658 $ (50.000 $); devuelve el valor de la fila 2 que se encuentra en la misma columna que 50.000 $ (20%). ,20 ,30 Tasa 10000 50000 B C 100000 D Volumen de ventas
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NOTAS
La tasa y el nmero devuelto pueden mostrarse como porcentaje. Seleccione la celda y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en Estilo porcentaje .
El volumen de ventas se puede mostrar con formato de moneda. Seleccione la celda y, en la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en Formato de nmero de contabilidad .
CrearunafrmuladebsquedautilizandoelAsistenteparabsquedas
El Asistente para bsquedas crea la frmula de bsqueda basndose en los datos de una hoja de clculo con rtulos de filas y columnas. El Asistente para bsquedas le ayuda a buscar otros valores de una fila cuando conoce el valor de una columna, y viceversa. El Asistente para bsquedas utiliza INDICE y COINCIDIR en las frmulas que crea. 1. 2. Haga clic en una celda del rango. En la ficha Frmulas, en el grupo Soluciones, haga clic en Buscar. Si el comando Buscar no est disponible, tendr que cargar el programa de complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) Asistente para bsquedas.
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Cmo cargar el programa de complemento Asistente para bsquedas
1. 2. 3. 3.
Haga clic en el botn de Microsoft Office la categora Complementos.
, haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en
En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuacin, en Ir. En el cuadro de dilogo Complementos disponibles, active la casilla de verificacin situada junto a Asistente para bsquedas y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Siga las instrucciones del Asistente.
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Buscarvaloresverticalmenteenunalistautilizandounacoincidenciaexacta
Para realizar esta tarea, utilice las funciones INDICE y COINCIDIR.
Ejemplo
IMPORTANTE
2. 3. 4.
IMPORTANTE
5.
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A 1 2 3 4 5 6 Producto Bananas Naranjas Manzanas Peras Frmula =INDICE(A2:B5;COINCIDIR("Peras";A2:A5;0);2) 7 Recuento 38 25 41 40 Descripcin (resultado)
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Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40).
La frmula utiliza los siguientes argumentos.
Frmula para buscar un valor en un rango sin ordenar (funcin INDICE)
A2:B5: rango completo en el que se buscan los valores. COINCIDIR("Peras";A2:AC;0): la funcin COINCIDIR determina el nmero de fila. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de bsqueda. A2:A5: columna en la que va a buscar la funcin COINCIDIR. 2: columna en la que se devuelve el valor. La columna situada ms a la izquierda es 1.
Buscarvaloresverticalmenteenunalistadetamaodesconocidoutilizandouna coincidenciaexacta
Para realizar esta tarea, utilice las funciones DESREF y COINCIDIR. Utilice este mtodo cuando los datos estn situados en un rango de datos externos que se actualice diariamente. Se sabe que el precio se indica en la columna B, pero no se sabe cuntas filas de datos devolver el servidor y la primera columna no est ordenada alfabticamente.
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Ejemplo
IMPORTANTE
38
2. 3. 4.
IMPORTANTE
5.
A 1 2 3 4 5 6 Producto Bananas Naranjas Manzanas Peras Frmula =DESREF(A1;COINCIDIR("Peras";A2:A5; 0);1) Recuento 38 25 41 40 Descripcin (resultado)
Busca Peras en la columna A y devuelve el valor correspondiente a Peras en la columna B (40).
La frmula utiliza los siguientes argumentos.
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A1: celda superior izquierda del rango, tambin denominada celda inicial. COINCIDIR("Peras",A2:A5, 0): la funcin COINCIDIR determina el nmero de fila situado debajo de la celda inicial para hallar el valor de bsqueda. "Peras": valor que hay que buscar en la columna de bsqueda. A2:A5: columna en la que va a buscar la funcin COINCIDIR. No incluya la celda inicial en este rango. 1: nmero de columnas situadas a la derecha de la celda inicial para hallar el valor de bsqueda.
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Ordenardatosenunrangootabla
Ordenar los datos es una parte esencial del anlisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabtico, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, as como a organizarlos y encontrarlos ms fcilmente y a tomar decisiones ms eficaces.
NOTA Para buscar el valor superior o inferior de un rango de celdas o de una tabla, por ejemplo las 10 mejores calificaciones o las 5 peores cifras de ventas, use Autofiltro o el formato condicional.
Obtenerinformacinsobrelaordenacin
Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), nmeros (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de ms antiguos ms recientes y de ms recientes a ms antiguos) en una o varias columnas. Tambin puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeo) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayora de las operaciones de ordenacin son ordenaciones de columnas, pero tambin es posible ordenar por filas. Los criterios de ordenacin se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenacin para poder volver a aplicar peridicamente una ordenacin al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear.
Ordenartexto
1. 2. Seleccione una columna de datos alfanumricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar.
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3.
Siga uno de los procedimientos siguientes:

4.
Para ordenar en orden alfanumrico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z. Para ordenar en orden alfanumrico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A. Tambin puede ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas. Cmo ordenar distinguiendo las maysculas de las minsculas 1. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.
40
2. 3. 4.
En el cuadro de dilogo Ordenar, haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, seleccione Distinguir maysculas de minsculas. Haga clic dos veces en Aceptar.
Problema: comprobar si todos los datos estn almacenados como texto Si la columna que desea ordenar contiene nmeros almacenados como nmeros y nmeros almacenados como texto, ser necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los nmeros almacenados como nmeros se ordenarn antes que los nmeros almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botn Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Nmero y, en Categora, haga clic en Texto. Problema: quitar los espacios a la izquierda En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicacin pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios.
Ordenarnmeros
1. 2. Seleccione una columna de datos numricos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene datos numricos. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar de nmeros ms bajos a nmeros ms altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Para ordenar de nmeros ms altos a nmeros ms bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor.
Problema: comprobar que todos los nmeros estn almacenados como nmeros Si los resultados no le ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga nmeros almacenados como texto y no como nmeros. Por ejemplo, los nmeros negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los nmeros con un apstrofo inicial (') se almacenan como texto.
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Ordenarfechasuhoras
1. 2. 3. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla que contiene fechas u horas. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de ms antiguos a ms recientes. Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de ms recientes a ms antiguos.
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Problema: comprobar que las fechas y las horas estn almacenadas como fechas y horas Si los resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como nmeros de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora est almacenada como texto. Para obtener ms informacin, vea Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.
NOTA Si desea ordenar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da de la semana. Si desea ordenar por el da de la semana independientemente de la fecha que sea, convirtalos en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operacin de ordenacin estar basada en datos alfanumricos.
Ordenarporcolordecelda,colordefuenteoicono
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, tambin puede ordenar por estos colores. Adems, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. 1. 2. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.
Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar. 3. 4. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda. Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente.
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5. 6.
Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda. En Criterio de ordenacin, haga clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenacin de columnas y A la izquierda para una ordenacin de filas. Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenacin de columnas y A la derecha para una ordenacin de filas.
NOTA No hay ningn color de celda, color de fuente ni criterio de ordenacin de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operacin de ordenacin.
42
7.
Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del tres al cinco. Asegrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma seleccin en Ordenar. Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenacin.
Ordenarporunalistapersonalizada
Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el usuario. Excel ofrece listas personalizadas integradas de das de la semana y de meses del ao, y puede adems crear sus propias listas. 1. Tambin puede crear una lista personalizada. Cmo crear una lista personalizada 1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo: A 1 2 3 2. 3. Mximo Medio Mnimo
Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior seleccionara las celdas A1:A3. Haga clic en el botn de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel, en la categora Populares y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuacin, en Aceptar dos veces.
4.
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NOTAS
Slo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, nmero, fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e icono). La longitud mxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carcter puede no empezar por un nmero. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.
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Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar mediante una lista personalizada. En Ordenar, seleccione Lista personalizada. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el ejemplo anterior, hara clic en Alto, Medio, Bajo. Haga clic en Aceptar.
Ordenarfilas
1. 2. Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una columna de tabla. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.
Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar. 3. 4. 5. 6. Haga clic en Opciones. En el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, en Orientacin, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuacin, en Aceptar. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:
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Por valor 1. 2. En Ordenar segn, seleccione Valores. En Criterio de ordenacin, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A. Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor. Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a ms recientes o De ms recientes a ms antiguos.
Por color de celda, color de fuente o icono de celda 3. 4. 5. En Ordenar segn, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. Haga clic en la flecha situada junto al botn y, a continuacin, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha.
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NOTA Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de clculo, Excel ordenar los grupos de nivel ms alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estn ocultas.
Ordenarpormsdeunacolumnaofila
Puede ordenar por ms de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar despus otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo departamento) y, despus, ordenar por nombre (para escribir los nombres en orden alfabtico dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta un mximo de 64 columnas.
NOTA
Para obtener resultados ptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna.
1. 2.
Seleccione un rango de celdas con dos o ms columnas de datos, o asegrese de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o ms columnas. En la ficha Inicio, en el grupo Modificacin, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Personalizar ordenacin.
Se mostrar el cuadro de dilogo Ordenar. 3. 4. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar. En Ordenar segn, seleccione el tipo de ordenacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para ordenar por texto, nmero o fecha y hora, seleccione Valores.
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5.
Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

6. 7. 8.
Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A. Para los valores numricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor. Para los valores de fecha y hora, seleccione De ms antiguos a ms recientes o De ms recientes a ms antiguos. Para ordenar segn una lista personalizada, seleccione Lista personalizada. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuacin, repita los pasos del tres al cinco. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuacin, haga clic en Copiar nivel. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuacin, haga clic en Eliminar nivel.
NOTA
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Debe conservar al menos una entrada en la lista.
9.
Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuacin, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden. Las entradas ms altas de la lista se ordenan antes que las ms bajas.
Ordenarunacolumnaenunrangodeceldassinafectaralasdems
ADVERTENCIA Tenga cuidado cuando utilice esta caracterstica. Ordenar por una columna en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila.
NOTA
El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla.
1. 2. 3.
Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos de ordenacin que haya disponibles. Aparecer el cuadro de dilogo Advertencia antes de ordenar. Seleccione Continuar con la seleccin actual. Haga clic en Ordenar. Seleccione las dems opciones de ordenacin que desea en el cuadro de dilogo Ordenar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. .
4. 5. 6. 7.
Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer
Msinformacinsobreproblemasgeneralesdeordenacin
Si obtiene resultados inesperados al ordenar sus datos, haga lo siguiente:
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Comprobar si los valores que devuelve una frmula han cambiado Si los datos que ha ordenado contienen una o ms frmulas, los valores devueltos de dichas frmulas pueden cambiar cuando se actualiza la hoja de clculo. En este caso, asegrese de que vuelve a aplicar la ordenacin para obtener resultados actualizados. Mostrar las filas y las columnas antes de ordenar Las columnas ocultas no se mueven cuando se ordenan columnas, y las filas ocultas no se mueven cuando se ordenan filas. Antes de ordenar los datos, es una buena idea mostrar las columnas o filas ocultas. Comprobar la configuracin local Los criterios de ordenacin varan segn la configuracin local. Asegrese de que la configuracin local de la Configuracin regional o de la Configuracin regional y de idioma del Panel de control de su equipo es correcta. Para obtener informacin sobre cmo cambiar la configuracin local, vea el sistema de Ayuda de Windows. Especificar encabezados de columna solamente en una fila Si tiene que utilizar rtulos de varias lneas, ajuste el texto dentro de la celda. Activar o desactivar la fila de ttulo Normalmente, lo mejor es tener una fila de ttulo cuando se ordena una columna para facilitar la comprensin del significado de los datos. De manera predeterminada, el valor del ttulo no se incluye en la operacin de ordenacin. A veces, es posible que tenga que activar o desactivar el ttulo para que el valor del mismo se incluya o no se incluya en la operacin de ordenacin. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para excluir la primera fila de datos de la ordenacin porque se trata de un encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuacin, active Mis datos tienen encabezados. Para incluir la primera fila de datos en la ordenacin porque no es un encabezado de columna, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar, en Orden personalizado y, a continuacin, desactive Mis datos tienen encabezados.
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Filtrardatosdeunrangoounatabla
Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fcil y rpida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en l.
Obtenermsinformacinsobreelfiltrado
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de datos. Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de nmeros, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos. IMPORTANTE Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y nmeros o nmeros y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de
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filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite ms. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como nmero y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto.
Filtrartexto
1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas 1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanumricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.
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Tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.
Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de valores de texto En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de texto por los que filtrar. La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. SUGERENCIA Para que el men Autofiltro sea ms amplio o ms largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios 1. Elija Filtros de texto y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin (operador de comparacin: signo que se utiliza en criterios de comparacin para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro personalizado. Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carcter especfico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres especficos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene. 2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista. Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana. Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter comodn. Cmo utilizar los caracteres comodn Los siguientes caracteres comodn se pueden utilizar como criterios de comparacin para filtros de texto.
Utilice ? (signo de interrogacin) * (asterisco) ~ (tilde) seguida de ?, *, o ~

3.
Para buscar Un nico carcter Por ejemplo, Gr?cia buscar "Gracia" y "Grecia" Cualquier nmero de caracteres Por ejemplo, *este buscar "Nordeste" y "Sudeste" Un signo de interrogacin, un asterisco o una tilde Por ejemplo, fy06~? buscar "fy06?"
Tambin puede filtrar por ms de un criterio.
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1.
Cmo agregar ms criterios Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la seleccin de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y. Para filtrar la columna de tabla o la seleccin de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. 2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparacin y, despus, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione un valor de texto de la lista.
Filtrarnmeros
1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas 1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.
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Tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos.
Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de nmeros En la lista de nmeros, active o desactive uno o ms nmeros por los que filtrar. La lista de nmeros puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los nmeros concretos por los que desea filtrar. SUGERENCIA Para que el men Autofiltro sea ms amplio o ms largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios 1. Elija Filtros de nmero y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin (operador de comparacin: signo que se utiliza en criterios de comparacin para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro personalizado. Por ejemplo, para filtrar por un lmite numrico inferior y superior, seleccione Entre. 2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los nmeros o seleccinelos de la lista. Por ejemplo, para filtrar por un nmero comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50. 3. Tambin puede filtrar por ms de un criterio. Cmo agregar ms criterios 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la seleccin de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y. Para filtrar la columna de tabla o la seleccin de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. 2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparacin y, despus, en el cuadro de la derecha, escriba un nmero o seleccione uno de la lista.
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Filtrarfechasuhoras
Tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de fechas u horas En la lista de fechas u horas, active o desactive una o ms fechas u horas por las que filtrar. De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquas de aos, meses y das. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarqua activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los das se enumeran debajo de cada mes. La lista de valores puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los valores por los que desea filtrar. SUGERENCIA Para que el men Autofiltro sea ms amplio o ms largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios 1. Elija Filtros de fecha y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes: Filtro comn NOTA Un filtro comn es un filtro que est basado en un operador de comparacin (operador de comparacin: signo que se utiliza en criterios de comparacin para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.). 1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin (Igual a, Antes, Despus o Entre) o haga clic en Filtro personalizado. 2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botn Calendario para buscar y escribir una fecha. Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora mxima y una mnima, seleccione Entre. 3. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botn Calendario para buscar y escribir una fecha. Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m. Filtro dinmico NOTA Un filtro dinmico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro. 4. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida. Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy. Para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente. 5. Haga clic en Aceptar.
NOTAS
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Los comandos del men Todas las fechas en el perodo, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el perodo independientemente del ao que sea. Esto puede resultar til, por ejemplo, para comparar las ventas por perodo de varios aos. Este ao y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas futuras. Este ao puede devolver fechas futuras del ao en curso, mientras que Hasta la fecha nicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, sta incluida. 2. Tambin puede filtrar por ms de un criterio. Cmo agregar ms criterios 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la seleccin de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y. Para filtrar la columna de tabla o la seleccin de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. 2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparacin y, despus, en el cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botn Calendario para buscar y escribir una fecha.
NOTAS
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Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano. Los aos fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada ao. Si desea filtrar por das de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el da de la semana. Si desea filtrar por el da de la semana independientemente de la fecha que sea, convirtalos en texto utilizando la funcin TEXTO. Sin embargo, la funcin TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre ser Filtros de texto y no Filtros de fecha
Filtrarpornmerossuperioresoinferiores
Tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Elija Filtros de nmero y, a continuacin, seleccione Diez mejores. En el cuadro de dilogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente. 0. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior. 1. En el cuadro del medio, escriba un nmero. 2. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente: Para filtrar por nmero, seleccione Elementos. Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje. NOTA Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.
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Filtrarporencimadelpromediodenmerosopordebajo
Tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Elija Filtros de nmero y, a continuacin, siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar por nmeros que estn por encima del promedio, seleccione Por encima del promedio. Para filtrar por nmeros que estn por debajo del promedio, seleccione Por debajo del promedio. NOTA Los nmeros por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.
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Filtrarporvacasypornovacas
1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas 1. Seleccione un rango de celdas. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.
Tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.
Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar por no vacas, en el men Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, active (Seleccionar todo) y, a continuacin, en la parte inferior de la lista de valores, desactive (Vacas). Para filtrar por vacas, en el men Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, desactive (Seleccionar todo) y, a continuacin, en la parte inferior de la lista de valores, active (Vacas). NOTA La casilla de verificacin (Vacas) est disponible solamente si el rango de celdas o la columna de tabla contiene al menos una celda vaca.
Filtrarporcolordecelda,colordefuenteoconjuntodeiconos
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente, tambin puede filtrar por estos colores. Adems, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas 1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos.
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2.
En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuacin, en Filtrar.
Tabla Asegrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna seleccin). Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.
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Filtrarporseleccin
Puede filtrar datos rpidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa. 1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro. 2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar por texto, nmero o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada. Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada. Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada. Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.
DesagruparlajerarquadefechasenelmenAutofiltro
Para la lista de fechas de la parte inferior del men Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupacin jerrquica de fechas y convertirla en una lista no jerrquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por aos de solamente dos dgitos seleccionndolos manualmente de una lista no jerrquica. 1. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la categora Avanzadas. En la seccin Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuacin, desactive la casilla de verificacin Agrupar fechas en el men Autofiltro.
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Captulo3Tcnicasavanzadasdeedicinyformato
Agregar,cambiaroborrarformatoscondicionales
Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos visualmente, a detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias.
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Obtenermsinformacinsobreelformatocondicional
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como: Dnde estn las excepciones en un resumen de beneficios de los ltimos cinco aos? Cules son las tendencias en una encuesta de opinin de marketing durante los dos ltimos aos? Quin ha vendido ms de 50.000 dlares este mes? Cul es la distribucin de antigedad general de los empleados? De qu productos han aumentado los ingresos ms del 10% de ao en ao? Cules son los estudiantes con mejores resultados y cules los de peores resultados en la clase de 4 de secundaria? El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin (o criterio). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.
NOTA Cuando cree un formato condicional, puede hacer referencia a otras celdas de una hoja de clculo, como =AF2006!A5, pero no puede realizar referencias externas a otro libro.
Aplicarformatoatodaslasceldasempleandounaescaladedoscolores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de dos colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color ms verde y las celdas de valor inferior tengan un color ms rojo. Formato rpido 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Escalas de color.
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3.
Seleccione una escala de dos colores.

SUGERENCIA Mueva el mouse (ratn) por los iconos de escala de color para ver cul es una escala de dos colores. El color superior representa valores superiores y el color inferior representa valores inferiores.
Formato avanzado 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Administrar reglas. Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
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Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla. Aparecer el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente: 1. Asegrese de que la hoja de clculo o la tabla adecuada est seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para. Otra opcin es cambiar el rango de celdas haciendo clic en Contraer dilogo en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccionando el nuevo rango de celdas de la hoja de clculo y eligiendo, a continuacin, Expandir dilogo 3. .
2.
Seleccione la regla y, a continuacin, haga clic en Editar regla. Aparecer el cuadro de dilogo Editar regla de formato.
4. 5. 6.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores. En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 2 colores. Seleccione un Tipo en Mnima y Mxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor ms bajo y Valor ms alto. En este caso, no escriba un Valor en Mnima y Mxima.
Aplicar formato a un valor de nmero, fecha u hora Seleccione Nmero y, a continuacin, escriba un Valor en Mnima y Mxima. Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y escriba un Valor en Mnima y Mxima. Los valores vlidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje.
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Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribucin de los valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuacin, escriba un Valor en Mnima y Mxima. Los valores de percentiles vlidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene ms de 8.191 puntos de datos. Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporcin de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporcin de escala de color porque representan valores extremos que podran sesgar la presentacin de sus datos.
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Aplicar formato al resultado de una frmula Seleccione Frmula y, a continuacin, escriba un Valor en Mnima y Mxima. La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha u hora. Inicie la frmula con un signo de igual (=). Las frmulas no vlidas dan como resultado que no se aplique ningn formato. Es una buena idea probar la frmula en la hoja de clculo para asegurar que no devuelve ningn valor de error.
7.
NOTAS

8.
Los valores de Mnima y Mxima son el valor mnimo y mximo para el rango de celdas. Asegrese de que el valor de Mnima es menor que el valor de Mxima. Puede elegir un Tipo para Mnima y Mxima diferente. Por ejemplo, puede elegir Nmero en Mnima y Porcentual en Mxima. Para elegir una escala de color Mnima y Mxima, haga clic en Color para cada una y, a continuacin, seleccione un color. Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Ms colores. La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.
Aplicarformatoatodaslasceldasempleandounaescaladetrescolores
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin de datos. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo. Formato rpido 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Escalas de color.
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3.
Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.
SUGERENCIA
Mueva el mouse por los iconos de escala de color para ver cul es una escala de tres colores.
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2.
4. 5. 6.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores. En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 colores. Seleccione un Tipo en Mnima, Punto medio y Mxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione un Punto medio. En este caso, no escriba un Valor ms bajo y Valor ms alto.
Aplicar formato a un valor de nmero, fecha u hora Seleccione Nmero y, a continuacin, escriba un Valor en Mnima, Punto medio y Mxima. Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentual y, a continuacin, escriba un Valor en Mnima, Punto medio y Mxima.
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Los valores vlidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje. Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribucin de los valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuacin, escriba un Valor en Mnima, Punto medio y Mxima. Los valores de percentiles vlidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene ms de 8.191 puntos de datos. Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporcin de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporcin de escala de color porque representan valores extremos que podran sesgar la presentacin de sus datos.
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Aplicar formato al resultado de una frmula Seleccione Frmula y, a continuacin, escriba un Valor en Mnima, Punto medio y Mxima. La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha u hora. Inicie la frmula con un signo de igual (=). Las frmulas no vlidas dan como resultado que no se aplique ningn formato. Es una buena idea probar la frmula en la hoja de clculo para asegurar que no devuelve ningn valor de error.
7.
NOTAS
Los valores de Mnima, Punto medio y Mxima son los valores mnimo, punto medio y mximo para el rango de celdas. Asegrese de que el valor de Mnima es menor que el valor Punto medio que, a su vez, es menor que el valor de Mxima. Puede elegir un Tipo en Mnima, Punto medio y Mxima diferentes. Por ejemplo, puede elegir un Nmero en Mnima, Percentil Punto medio y Porcentaje Mxima. En muchos casos, el valor de Punto medio predeterminado del 50 por ciento funciona mejor pero puede ajustarse para satisfacer requisitos nicos. Para elegir una escala de color Mnima, Punto medio y Mxima, haga clic en Color para cada uno y, a continuacin, seleccione un color. Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Ms colores. La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

8.
Aplicarformatoatodaslasceldasutilizandobarrasdedatos
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo. Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas. Formato rpido 1. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica.
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2.
En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Barras de datos y, a continuacin, seleccione un icono de la barra de datos.
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2.
4. 5. 6.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores. En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Barra de datos. Seleccione un Tipo de Barra ms corta y Barra ms larga. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Aplicar formato a los valores inferiores y superiores Seleccione Valor ms bajo y Valor ms alto. En este caso, no escribe un Valor de Barra ms corta y Barra ms larga.
Aplicar formato a un valor de nmero, fecha u hora Seleccione Nmero y, a continuacin, escriba un Valor de Barra ms corta y Barra ms larga. Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje y, a continuacin, escriba un Valor de Barra ms corta y Barra ms larga. Los valores vlidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje.
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Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribucin de los valores es proporcional.
Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil y, a continuacin, escriba el Valor Barra ms corta y Barra ms larga. Los valores de percentiles vlidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene ms de 8.191 puntos de datos. Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporcin de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporcin de barra de datos, porque representan valores extremos que podran sesgar la presentacin de sus datos.
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Aplicar formato al resultado de una frmula Seleccione Frmula y, a continuacin, escriba un Valor de Barra ms corta y Barra ms larga. La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha u hora. Inicie la frmula con un signo de igual (=). Las frmulas no vlidas dan como resultado que no se aplique ningn formato. Es una buena idea probar la frmula en la hoja de clculo para asegurar que no devuelve ningn valor de error.
7.
NOTAS

8.
Asegrese de que el valor de la Barra ms corta es menor que el valor de la Barra ms larga. Puede elegir un Tipo diferente de Barra ms corta y Barra ms larga. Por ejemplo, puede elegir un Nmero de Barra ms corta y un Porcentaje de Barra ms larga. Para elegir una escala de color de Barra ms corta y Barra ms larga, haga clic en Color de barra. Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Ms colores. El color de barra que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.
9.
Para mostrar slo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccione Mostrar slo la barra.
Aplicarformatoatodaslasceldasempleandounconjuntodeiconos
Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categoras separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha roja hacia arriba representa valores ms altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo verde representa valores ms bajos. Formato rpido 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Conjunto de iconos y, a continuacin, seleccione un conjunto de iconos.
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2.
4. 5.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas segn sus valores. En Editar una descripcin de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Conjunto de iconos. 1. Seleccione un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semforos (sin marco). El nmero de iconos, los operadores de comparacin y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada conjunto de iconos. Si lo desea, puede ajustar los operadores de comparacin y los valores de umbral. El rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamao pero puede ajustarlos para satisfacer requisitos nicos. Asegrese de que los umbrales estn en una secuencia lgica de ms altos a ms bajos, de arriba a abajo. Siga uno de los procedimientos siguientes:
2.
3.
Aplique un formato a un nmero, fecha o valor de hora Seleccione Nmero. Aplicar formato a un porcentaje Seleccione Porcentaje. Los valores vlidos son del 0 al 100. No escriba un signo de porcentaje. Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribucin de los valores es proporcional.
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Aplicar formato a un percentil Seleccione Percentil. Los valores de percentiles vlidos son del 0 al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene ms de 8.191 puntos de datos. Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporcin de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporcin de barra de datos, porque representan valores extremos que podran sesgar la presentacin de sus datos.
Aplicar formato al resultado de una frmula Seleccione Frmula y, a continuacin, escriba una frmula en cada uno de los cuadros Valor.
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La frmula debe devolver un valor de nmero, fecha u hora. Inicie la frmula con un signo de igual (=). Las frmulas no vlidas dan como resultado que no se aplique ningn formato. Es una buena idea probar la frmula en la hoja de clculo para asegurar que no devuelve ningn valor de error. 4. 5. Para colocar el icono en la parte opuesta de la celda, seleccione Invertir criterio de ordenacin de icono. Para mostrar slo el icono y no el valor en la celda, seleccione Mostrar icono nicamente.
NOTAS
Puede que tenga que ajustar el ancho de la columna para acomodar el icono. Hay tres tamaos de iconos. El tamao mostrado depender del tamao de fuente utilizado en la celda.
Aplicarformatosloalasceldasquecontienenvaloresdetexto,nmero,ofechau hora
Para encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin. Por ejemplo, en una hoja de clculo de inventario clasificada por categoras, puede resaltar los productos con menos de 10 artculos disponibles en amarillo. O bien, en una hoja de clculo de resumen de almacn al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volmenes de ventas menores de 100.000 dlares EE.UU., y regin igual a "Sudeste". Formato rpido 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas.
3. 4.
Seleccione el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuacin, seleccione un formato.
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Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.
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Aparecer el cuadro de dilogo Nueva regla de formato.
2.
4. 5.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato nicamente a las celdas con, siga uno de los procedimientos siguientes:
Aplicar formato por nmero, fecha u hora Seleccione Valor de la celda, seleccione un operador de comparacin y, a continuacin, escriba un nmero, fecha u hora. Por ejemplo, seleccione Entre y, a continuacin, escriba 100 y 200 o bien, seleccione Igual a y, a continuacin, escriba 1/1/2006. Tambin puede escribir una frmula que devuelva un valor de nmero, fecha u hora. Si escribe una frmula, inciela con un signo igual (=). Las frmulas no vlidas dan como resultado que no se aplique ningn formato. Es una buena idea probar la frmula en la hoja de clculo para asegurar que no devuelve ningn valor de error.
Aplicar formato por texto Seleccione Texto especfico, un operador de comparacin y, a continuacin, escriba texto. Por ejemplo, seleccione Contiene y, a continuacin, escriba Plata o seleccione Que empieza por y, a continuacin, escriba Tri. Se incluyen comillas en la cadena de bsqueda y puede utilizar caracteres comodn. La longitud mxima de una cadena es de 255 caracteres.
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Tambin puede escribir una frmula que devuelva texto. Si escribe una frmula, inciela con un signo igual (=). Las frmulas no vlidas dan como resultado que no se aplique ningn formato. Es una buena idea probar la frmula en la hoja de clculo para asegurar que no devuelve ningn valor de error.
Aplicar formato por fecha Seleccione Fechas y, a continuacin, una comparacin de fechas. Por ejemplo, seleccione Ayer o Semana siguiente.
Aplicar formato a celdas en blanco o sin espacios en blanco Seleccione Celdas en blanco o Sin espacios en blanco.
NOTA Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y que es diferente a una celda que contiene uno o ms espacios (que son texto).
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Aplicar formato a celdas con valores de error o sin error Seleccione Errores o Sin errores. Los valores errneos son: #####, #VALOR!, #DIV/0!, #NOMBRE?, #N/A, #REF!, #NUM!, y #NULL!
6.
Para especificar un formato, haga clic en Formato. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas.
7.
Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.
Aplicarformatonicamentealosvaloresderangoinferiorosuperior
Puede buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos ms vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un anlisis de personal de departamento. Formato rpido 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Reglas superiores e inferiores.
3. 4.
Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuacin, seleccione un formato.
Formato avanzado
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1. 2.
Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Administrar reglas. Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.
3.
64
2.
4. 5. 6.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato nicamente a los valores de rango inferior o superior. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que estn en el rango en, seleccione Superior o Inferior. Siga uno de los procedimientos siguientes:

7.
Para especificar un nmero superior o inferior, escriba un nmero y, a continuacin, desactive la casilla de verificacin % del rango seleccionado. Los valores vlidos son del 1 al 1000. Para especificar un porcentaje superior o inferior, escriba un nmero y, a continuacin, desactive la casilla de verificacin % del rango seleccionado. Los valores vlidos son del 1 al 100. Para especificar un formato, haga clic en Formato. Aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas.
8.
Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.
Aplicarformatoalosvaloresporencimaopordebajodelpromedio
Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviacin estndar en un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluacin del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estndar de una calificacin de calidad.
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Formato rpido 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Reglas superiores e inferiores.
65
3. 4. Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuacin, seleccione un formato.
2.
4. 5.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para dar formato a celdas que estn por encima o por debajo del promedio para todas las celdas del rango, seleccione Por encima o Por debajo.
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6. 7.
Para dar formato a las celdas que estn encima o en una, dos o tres desviaciones estndar para todas las celdas del rango, seleccione una desviacin estndar. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.
Aplicarformatonicamentealosvaloresnicosoduplicados
Formato rpido 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuacin, haga clic en Resaltar reglas de celdas.
66
3. 4.
Seleccione Duplicar valores. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuacin, seleccione un formato.
2.
Seleccione la regla y, a continuacin, haga clic en Editar regla.
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Aparecer el cuadro de dilogo Editar regla de formato. 4. 5. 6. 7. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato nicamente a los valores nicos o duplicados. En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a todo, seleccione nico o Duplicar. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.
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Utilizarunafrmulaquedeterminelasceldasparaaplicarformato
Si el formato condicional tiene que ser ms complejo, puede utilizar una frmula lgica para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una funcin o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado. 1. 2. Seleccione un rango de celdas o asegrese de que la celda activa est en una tabla o en un informe de tabla dinmica. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Administrar reglas.
Se mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
2.
4.
En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato.
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1.
En Editar una descripcin de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera, escriba una frmula. Se debe comenzar la frmula con un signo igual (=) y la frmula debe devolver un valor lgico de VERDADERO (1) o FALSO (0). Ejemplo 1: Utilice un formato condicional con varios criterios y referencias de celda fuera del rango de celdas En esta frmula, un formato condicional con varios criterios aplicados al rango A1:A5 aplica el formato de color verde a las celdas si el valor medio de todas las celdas del rango es mayor que el valor de la celda F1 y cualquier celda del rango tiene un valor mnimo mayor o igual al valor de G1. Las celdas F1 y G1 estn fuera del rango de celdas para las que se aplica el formato condicional. La funcin Y combina varios criterios y las funciones PROMEDIO y MIN calculan los valores. Frmula =Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>$F$1; MIN($A$1:$A$5)>=$G$1) Formato Color de celda en verde
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Ejemplo 2: Aplicar sombreado a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA Esta frmula aplica sombreado a todas las filas del rango de celdas en un color de celda azul. La funcin RESTO devuelve un resto despus de que un nmero (el primer argumento) se divide por un divisor (el segundo argumento). La funcin FILA devuelve el nmero de fila actual. Cuando divide el nmero de fila actual por 2, siempre obtiene un resto de 0 para un nmero par y un resto de 1 para un nmero impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato.
Frmula =RESTO(FILA();2)=1 Formato Color de celda azul
2.
3.
Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Seleccione el nmero, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Puede elegir ms de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.
5.
NOTA Puede escribir referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.) en una frmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de clculo. Al seleccionar las celdas de la hoja se insertan las referencias de celdas absolutas (referencia de celda absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas (referencia relativa: en una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la frmula, la referencia se ajusta automticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.).
Borrarformatoscondicionales
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Hoja de clculo 1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Borrar reglas.
2.
Haga clic en Toda la hoja.
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Rango de celdas, tabla o tabla dinmica 3. 4. 5. Seleccione el rango de celdas, la tabla o la tabla dinmica para la que desea borrar formatos condicionales. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, despus, en Borrar reglas. Segn lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinmica.
Datosconformatocondicional:ejemploseinstrucciones
Las mejoras en el formato condicional son una caracterstica popular en Microsoft Office Excel 2007. El anlisis de datos nunca ha sido ms interesante y divertido. Ahora, puede realizar un seguimiento de las tendencias, revisar el estado, localizar datos y buscar valores mximos.
Se ha proporcionado un libro lleno de ejemplos e instrucciones para ayudarle a familiarizarse. ste es un resumen de lo que incluye el libro.
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Tipo de regla Valor de celda Valor de celda (con frmula) Valores superiores e inferiores Por encima o por debajo del promedio Valores superiores e inferiores nico o duplicado Conjunto de iconos Conjunto de iconos Conjunto de iconos Conjunto de iconos Barras de datos Escala de 3 colores Basado en frmulas Basado en frmulas Basado en frmulas Basado en frmulas
Descripcin Identificar nmeros, fechas y texto especficos en una lista de productos Identificar un nmero o texto modificado de forma dinmica en una lista de productos Identificar los valores superiores, inferiores y por encima del promedio en un informe sobre un reciente viaje de promocin de libros
Determinar quines son los dos mejores alumnos de la clase
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Buscar las filas duplicadas de una lista de clientes Ver rpidamente el estado de los ingresos y las tendencias de un trimestre al siguiente Comparar los diferentes criterios de productos mediante una escala de clasificacin Examinar las tendencias de beneficios mes a mes Identificar las ventas regionales por debajo de $900.000 Comparar la altura de las montaas ms altas Examinar las distribuciones de ventas totales en las categoras de producto clave Sombrear filas alternas en un rango Comparar los datos en una celda fuera del rango de celdas con formato condicional Sombrear una fila completa en la que deben cumplirse varios criterios Sombrear una fila completa si la fila es un valor nico
Para descargar el libro, haga lo siguiente: 1. 2. Haga clic en el vnculo de ejemplos de formato condicional. En el cuadro de dilogo Descarga de archivo, haga clic en Guardar.
NOTA No haga clic en Abrir dado que si lo hace aparecer un mensaje de advertencia y se abrir una versin de slo lectura del libro.
3. 4.
En el cuadro de dilogo Guardar como, haga clic en Guardar. Cuando la descarga del archivo se haya completado, haga clic en Abrir.
Aplicarunestilorpidoalasformasocambiarlo
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Puede agregar al grfico SmartArt un aspecto de diseador y perfeccionar su presentacin rpidamente aplicando un estilo rpido a todas las formas del grfico SmartArt, a algunas de ellas o a las que haya agregado al documento.
Descripcingeneraldelosestilosrpidos
Los estilos rpidos son combinaciones de diferentes opciones de formato y se muestran en una miniatura en las diversas galeras de Estilos rpidos. Al situar el puntero sobre una miniatura de estilo rpido, puede ver el modo en que dicho estilo rpido afecta al grfico SmartArt o a la forma. Entre los estilos rpidos para grficos SmartArt (estilos SmartArt) se incluyen bordes, sombras, estilos de lnea, degradados y perspectivas en tres dimensiones (3D). Pruebe las diferentes combinaciones de colores y estilos SmartArt hasta que encuentre la ms adecuada para el mensaje que desea comunicar. Puede elegir un diseo, un estilo SmartArt y una variacin de colores y, a continuacin, cambiar otra vez el diseo. Tanto los estilos rpidos para grficos SmartArt como los colores permanecern en el grfico SmartArt para que no tenga que volver a aplicarlos. Los estilos SmartArt asignan los efectos del tema del tema del documento a las formas del grfico SmartArt. Por ejemplo, las formas pueden tener lneas gruesas o bordes, mientras que a las flechas se les puede aplicar un estilo ms sutil. Tambin puede aplicar colores de los colores del tema del documento de maneras diferentes. Por ejemplo, puede cambiar el color del borde de una forma. Si crea varios grficos SmartArt y desea que tengan un aspecto similar, puede aplicarles los mismos colores y estilos SmartArt con el fin de que presenten un aspecto coherente y profesional. Puede tener formas que se muestren con bordes, profundidad y que giren en un espacio en 3D. Para que un grfico SmartArt sea tridimensional, aplique un estilo 3D para grficos SmartArt o aplique un giro 3D a cada forma manualmente. Si todo el grfico SmartArt es tridimensional (denominado 3D coherente con la escena), puede continuar modificando el texto y el formato de cada forma individual, pero las formas no se pueden volver a colocar ni se les puede cambiar el tamao. nicamente puede volver a colocar las formas o cambiarles el tamao en un escenario bidimensional. Para cambiar entre 2D y 3D, en Herramientas de SmartArt en la ficha Formato, en el grupo Formas, haga clic en Editar en 2D. El botn Editar en 2D desbloquea temporalmente el grfico SmartArt para que pueda modificarlo y as poder mover formas y cambiar su tamao. No obstante, el estilo 3D se sigue aplicando en el grfico SmartArt y vuelve a aparecer al hacer clic otra vez en Editar en 2D. Cuando el grfico SmartArt se muestra en un escenario 3D, puede girarlo como un todo y colocar fuentes de luz y la "cmara", de manera que todo el grfico SmartArt parezca salirse de la pantalla. Los estilos SmartArt afectan a todo un grfico SmartArt, mientras que los estilos rpidos para formas (estilos de forma) nicamente afectan a la forma seleccionada. Puede personalizar una forma manualmente cambiando el color, los efectos o el borde, o reemplazndola por otra forma. Se recomienda que personalice el grfico SmartArt despus de haber establecido el contenido y el diseo, ya que algunas personalizaciones no se transfieren, pues es posible que no presenten el aspecto adecuado en el nuevo diseo.
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AplicarocambiarunestilorpidodeungrficoSmartArt
1. 2. Haga clic en el grfico SmartArt al que desea aplicar un estilo de grfico SmartArt diferente. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Estilos SmartArt, haga clic en el estilo de grfico SmartArt que desee.
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Para ver ms estilos SmartArt, haga clic en el botn Ms. Sugerencias
Los estilos SmartArt que hay disponibles dependen del temadel documento subyacente. Por ejemplo, si pega un grfico SmartArt que se cre en una presentacin de Microsoft Office PowerPoint 2007 y al que se le ha aplicado el tema "A" en un documento de Microsoft Office Word 2007 al que se le ha aplicado el tema "B", el grfico SmartArt utilizar el tema "B" en vez del tema "A". Si personaliza el grfico SmartArt y despus elige para l un estilo SmartArt que contiene algunas personalizaciones similares, la personalizacin se perder. Por ejemplo, si cambia el giro 3D del grfico SmartArt y despus aplica un estilo SmartArt 3D diferente, el estilo SmartArt anular los cambios que haya realizado. Si aplica un estilo SmartArt a un grfico SmartArt y luego personaliza el grfico SmartArt, puede aplicar un estilo SmartArt diferente para restaurar rpidamente el aspecto profesional con calidad de diseador. Para utilizar el mismo estilo rpido para un grfico SmartArt y para una forma, haga lo siguiente: 1. 2. Haga clic en el grfico SmartArt y, a continuacin, en Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseo, en el grupo Estilos SmartArt, haga clic en uno de los primeros cinco estilos. Haga clic en la forma y en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el mismo estilo que eligi en el paso 1.
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Para evitar que el grfico SmartArt domine el mensaje, aplique los estilos SmartArt 3D con moderacin.
Aplicarocambiarunestilorpidodeunaforma
1. 2. Haga clic en la forma a la que desea aplicar un estilo nuevo o diferente. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Si la forma es parte de un grfico SmartArt, en Herramientas de SmartArt, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee.
Para ver ms estilos, haga clic en el botn Ms.
Si la forma no es parte de un grfico SmartArt, en Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el estilo que desee.
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Para ver ms estilos, haga clic en el botn Ms.
Aplicar,crearoquitarunestilodecelda
Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de caractersticas de formato, como fuentes y tamaos de fuente, formatos de nmero, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras personas puedan realizar cambios en celdas especficas, tambin se puede usar un estilo de celda que bloquee las celdas.
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Microsoft Office Excel ofrece varios estilos de celda integrados que se pueden aplicar o modificar. Asimismo, se puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear uno propio personalizado.
IMPORTANTE Los estilos de celda se basan en el tema de documento que se haya aplicado a todo el libro. Al cambiar a otro tema de documento, los estilos de celda se actualizan para que coincidan con el tema del nuevo documento.
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Aplicarunestilodecelda
1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
Para seleccionar Una nica celda Un rango de celdas
Haga lo siguiente Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella. Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha para extender la seleccin. Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensin de la seleccin.
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Un rango amplio de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la ltima celda sea visible. Haga clic en el botn Seleccionar todo.
Todas las celdas de una hoja de clculo
Tambin puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de clculo. NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el rea actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de clculo.
Celdas no adyacentes o rangos de celdas
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona otras celdas o rangos. Tambin puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuacin MAYS+F8 para agregar a la seleccin otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la seleccin celdas o rangos, presione MAYS+F8 otra vez. NOTA No puede cancelar la seleccin de una celda o rango de celdas en una seleccin no adyacente sin cancelar toda la seleccin.
Una fila o una columna
Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
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Encabezado de fila Encabezado de columna. Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la ltima celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinacin de teclas, se selecciona toda la fila o columna.
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Filas o columnas adyacentes
Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona la ltima fila o columna. Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la seleccin. Despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la seleccin. Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuacin, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.
Filas o columnas no adyacentes
La primera o la ltima celda de una fila o columna
La primera o la ltima fila de una hoja de clculo o de una tabla de Microsoft Office Excel
Las celdas hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo (esquina inferior derecha) Las celdas hasta el principio de la hoja de clculo Ms o menos celdas que la seleccin activa
Seleccione la primera celda y despus presione CTRL+MAYS+FIN para extender la seleccin de celdas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de clculo (esquina inferior derecha).
Seleccione la primera celda y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+INICIO para extender la seleccin hasta el principio de la hoja de clculo. Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
2.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.
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SUGERENCIA Si no puede ver el botn Estilos de celda, haga clic en Estilos y luego en el botn Ms encuentra junto al cuadro de estilos de celda.
que se
3.
Haga clic en el estilo de celda que desea aplicar.
76
Crearunestilodeceldapersonalizado
1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.
que se
2. 3. 4. 5. 6.
Haga clic en Nuevo estilo de celda. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de celda. Haga clic en Formato. En las distintas fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione el formato que desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Estilo, bajo El estilo incluye (segn el ejemplo), desactive las casillas correspondientes al formato que no desea incluir en el estilo de celda.
Crearunestilodeceldamodificandounestilodeceldayaexistente
1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.
que se
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2.

3.
Para modificar un estilo de celda existente, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en ese estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Modificar. Para crear un duplicado de un estilo de celda existente, haga clic con el botn secundario del mouse en el estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Duplicar. En el cuadro Nombre de estilo, escriba un nombre adecuado para el nuevo estilo de celda.
NOTA Se agregarn a la lista de estilos de celda personalizados un estilo de celda y un estilo de celda con el nombre cambiado. Si no cambia el nombre de un estilo de celda integrado, ste se actualizar con los cambios realizados.
4. 5. 6.
Para modificar el estilo de celda, haga clic en Formato. En las distintas fichas del cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione el formato que desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Estilo, bajo El estilo incluye, active o desactive las casillas correspondientes al formato que desea o que no desea incluir en el estilo de celda.
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Quitarunestilodeceldadelosdatos
Puede quitar un estilo de celda de los datos en celdas seleccionadas sin eliminar el estilo de la celda. 1. Seleccione las celdas cuyo formato es el estilo de celda que desea quitar. Cmo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas
Para seleccionar Una nica celda Un rango de celdas
Haga lo siguiente Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella. Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, arrastre hasta la ltima celda, o mantenga presionada la tecla MAYS mientras presiona las teclas de flecha para extender la seleccin. Tambin puede seleccionar la primera celda del rango y presionar despus F8 para extender la seleccin utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensin de la seleccin.
Un rango amplio de celdas
Haga clic en la primera celda del rango y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la ltima celda sea visible. Haga clic en el botn Seleccionar todo.
Todas las celdas de una hoja de clculo
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Tambin puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de clculo. NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el rea actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de clculo.
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Celdas no adyacentes o rangos de celdas
Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona otras celdas o rangos. Tambin puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuacin MAYS+F8 para agregar a la seleccin otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la seleccin celdas o rangos, presione MAYS+F8 otra vez. NOTA No puede cancelar la seleccin de una celda o rango de celdas en una seleccin no adyacente sin cancelar toda la seleccin.
Una fila o una columna
Haga clic en el encabezado de fila o de columna.
Encabezado de fila Encabezado de columna. Tambin puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando despus CTRL+MAYS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la ltima celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinacin de teclas, se selecciona toda la fila o columna.
Filas o columnas adyacentes
Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuacin, mantenga presionada la tecla MAYS mientras selecciona la ltima fila o columna. Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la seleccin. Despus, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en los
Filas o columnas no adyacentes
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encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la seleccin. La primera o la ltima celda de una fila o columna Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuacin, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la ltima celda de una hoja de clculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.
La primera o la ltima fila de una hoja de clculo o de una tabla de Microsoft Office Excel
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Las celdas hasta la ltima celda utilizada de una hoja de clculo (esquina inferior derecha) Las celdas hasta el principio de la hoja de clculo Ms o menos celdas que la seleccin activa
Seleccione la primera celda y despus presione CTRL+MAYS+FIN para extender la seleccin de celdas hasta la ltima celda utilizada de la hoja de clculo (esquina inferior derecha).
Seleccione la primera celda y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+INICIO para extender la seleccin hasta el principio de la hoja de clculo. Mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la ltima celda que desea incluir en la nueva seleccin. El rango rectangular comprendido entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva seleccin.
2.
En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.
que se
3.
En Bueno, malo y neutral, haga clic en Normal.
Elimineelestilodeceldapersonalizadoopredefinido
Puede eliminar un estilo de celda personalizado o predefinido para quitarlo de la lista de estilos de celdas disponibles. Cuando elimina un estilo de celda, tambin lo quita de todas las celdas que tienen ese formato. 1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Estilos de celda.
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que se
2.
Para eliminar un estilo de celda personalizado o predefinido y quitarlo de todas las celdas que tienen ese formato, haga clic con el botn secundario en el estilo de celda y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
NOTA
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El estilo de celda Normal no se puede eliminar.
Qudebesaberantesdecrearunaplantilla
Cuando piense en el tipo de plantilla que desea crear y en quin podra usarla, tenga en cuenta las siguientes consideraciones.
Problemasgeopolticos
Es difcil crear un diseo para todas las personas que podran usar una plantilla. Para que las plantillas sean aceptadas por una mayor cantidad de clientes, resulta til reconocer y evitar problemas geopolticos comunes. Use: Diversas etnias, edades y gneros en las plantillas Imgenes y vocabulario religiosos slo cuando se usan en contexto, como en tarjetas de das festivos o invitaciones a festivales religiosos Tenga en cuenta que: Las fotos, los grficos y las ilustraciones que incluyen gestos con la mano pueden ser ofensivos para algunos clientes Los mapas y las banderas pueden ser imgenes conflictivas
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Audienciadedestino(noseaplicaaplantillasdelacomunidad)
Asegrese de que el contenido sea adecuado para la audiencia de destino. Por ejemplo, los coloquialismos, las referencias a la moneda y las indicaciones de tiempo u otras unidades de medida deben adaptarse a las convenciones locales del lugar donde publicar la plantilla.
Facilidaddeuso(accesibilidad)
Algunos clientes trabajarn con las plantillas mediante caractersticas de accesibilidad como lectores de pantalla y configuraciones de alto contraste. La forma en que desarrolla las plantillas (por ejemplo, la eleccin del color de fuente, color de fondo y diseo) puede afectar a la facilidad de uso para determinados usuarios.
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Precisintcnica
Cualquier informacin que incluya en una plantilla debe ser, a su entender, lo ms precisa posible. Las caractersticas tcnicas como macros o clculos deben funcionar correctamente. Si una plantilla contiene errores o no funciona como debera, se puede quitar del sitio web.
Estndareseditoriales
Asegrese de que toda la informacin de las plantillas cumpla con los estndares editoriales reconocidos en cuanto a ortografa, gramtica, puntuacin y funcionalidad. Consulte las ltimas ediciones de fuentes editoriales ampliamente reconocidas como el Diccionario de la lengua espaola y el Diccionario de uso del espaol. Si crea una plantilla de documento para su uso en una industria o profesin especficas, como una carta comercial, un informe tcnico o un documento legal, asegrese de que el estilo del documento cumpla con los estndares publicados ms recientemente. Es su responsabilidad actualizar estas plantillas si cambian los estilos o los requisitos.
Requisitosparanombresjurdicos
IMPORTANTE Con el fin de respetar la propiedad intelectual, las marcas registradas y la privacidad, asegrese de que los nombres de personas o empresas, direcciones, nmeros de telfono, URL de sitios web y direcciones de correo electrnico de las plantillas cumplan con los requisitos de nombres jurdicos de Microsoft. Para obtener ms informacin, consulte las instrucciones sobre textos de ejemplo y marcadores de posicin en lnea de cada producto para el que est creando plantillas.
Derechosparalaredistribucindecontenido(noseaplicaaplantillasdela comunidad)
Si tiene preguntas o desea obtener ms informacin sobre cmo usted o Microsoft puede redistribuir plantillas, pngase en contacto con su representante de Microsoft.
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CrearyusarunaplantilladeExcel
Para ahorrar tiempo o fomentar la estandarizacin, puede guardar un libro como una plantilla (plantilla: libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se pueden crear plantillas para libros y hojas de clculo. La plantilla predeterminada para libros se denomina Libro.xlt. La plantilla predeterminada para hojas de clculo se denomina Hoja.xlt.) que puede usar para crear otros libros. En Microsoft Office Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx) puede incluir datos y formato, y un archivo de plantilla habilitada para macros (.xltm) tambin puede incluir macros (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.). Puede usar una plantilla propia para crear un nuevo libro o puede usar una de las mltiples plantillas predefinidas que puede descargar en Microsoft Office Online.
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Crearunaplantilla
1. 2. 3. 4. 5. Abra el libro que desee usar como plantilla. Haga clic en el botn de Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de Excel habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estn disponibles en la plantilla. Haga clic en Guardar. La plantilla se coloca automticamente en la carpeta Plantillas para asegurar que estar disponible cuando desee usarla para crear un nuevo libro.
SUGERENCIA Puede copiar cualquier libro de Excel en la carpeta Plantillas y, despus, usarlo como plantilla sin guardarlo en el formato de archivo de plantilla (.xltx o .xltm). En Windows Vista, la carpeta Plantillas suele ser C:\Users\<su nombre>\AppData\Roaming\Microsoft\Plantillas. En Microsoft Windows XP, la carpeta Plantillas suele ser C:\Documents and Settings\<su nombre>\Datos de programa\Microsoft\Plantillas.
Usarunaplantillaparacrearunnuevolibro
1. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.
En Plantillas, siga uno de estos procedimientos:
Para basar el libro en una plantilla usada recientemente, haga clic en En blanco y reciente y despus, en Plantillas utilizadas recientemente, haga doble clic en la plantilla que desee usar. Para basar el libro en una plantilla instalada, haga clic en Plantillas instaladas y despus, en Plantillas instaladas, haga doble clic en la plantilla que desee usar.
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Para basar el libro en una plantilla que haya creado, haga clic en Mis plantillas y despus, en la ficha Mis plantillas, haga doble clic en la plantilla que desee usar. Para basar el libro en otro libro, haga clic en Nuevo a partir de un libro existente y, despus, haga doble clic en el libro que desee usar.
SUGERENCIA Cuando est conectado a Internet, tambin puede tener acceso a las plantillas que estn disponibles en Office Online. En Microsoft Office Online, haga clic en una categora de plantillas y despus, en esa categora, haga doble clic en la plantilla que desee descargar. Si la plantilla que desea descargar ha sido suministrada por un miembro de la Comunidad de Microsoft Office Online, deber hacer clic en Acepto para aceptar las Condiciones de uso del contrato de licencia para plantillas de la Comunidad y poder descargar dicha plantilla.
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Buscarycorregirerroresenlasfrmulas
Las frmulas en ocasiones, pueden producir valores de error adems de devolver resultados inesperados. A continuacin, se muestran algunas herramientas que puede usar para buscar e investigar las causas de estos errores y determinar soluciones.
Aprenderaescribirunafrmulasimple
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.
Partes de una frmula
Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142... Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
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Corregirerrorescomunesalescribirfrmulas
En la tabla siguiente se resumen algunos de los errores ms comunes que un usuario puede realizar al escribir una frmula y se explica cmo corregir estos errores:
Asegrese de Iniciar cada funcin con el signo igual (=)
Ms informacin Si se omite el signo igual, lo que escribe puede mostrarse como texto o como una fecha. Por ejemplo, si escribe SUMA(A1:A10), Microsoft Office Excel muestra la cadena de texto SUMA(A1:A10) y no lleva a cabo el clculo. Si escribe 11/2 , Excel muestra la fecha 2-noviembre (suponiendo que el formato de celda sea General) en lugar de dividir 11 por 2. Asegrese de que todos los parntesis sean parte de un par coincidente. Cuando se crea una frmula, Excel muestra los parntesis en color tal como estn escritos.
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Hace coincidir todos los parntesis de apertura y de cierre Usar dos puntos para indicar un rango Escribir todos los argumentos necesarios Escribir el tipo correcto de argumentos
Cuando hace referencia a un rango de celdas, use un signo de dos puntos (: ) para separar la referencia a la primera celda en el rango y la referencia a la ltima celda del rango. Por ejemplo, A1:A5. Algunas funciones tienen argumentos necesarios. Compruebe asimismo que no se hayan especificado demasiados argumentos. Algunas funciones, como SUMA, requieren argumentos numricos. Otras funciones, como REEMPLAZAR , requieren un valor de texto para, al menos, uno de sus argumentos. Si usa el tipo incorrecto de datos como un argumento, Excel puede devolver resultados inesperados o mostrar un error. Puede escribir o anidar hasta un mximo de 64 niveles de funciones dentro de una funcin.
Anidar como mximo 64 funciones Escribir los nombres de otras hojas entre comillas simples Incluir la ruta de acceso a los libros externos Escribir los nmeros sin formato
Si la frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de clculo o libros y el nombre de la otra hoja de clculo o libro contiene un carcter que no corresponde al alfabeto, debe escribir su nombre entre comillas simples (' ). Asegrese de que cada referencia externa contenga un nombre de libro y la ruta de acceso al libro.
No d formato a los nmeros a medida que los escribe en las frmulas. Por ejemplo, aunque el valor que desee especificar sea 1.000 $, escriba 1000 en la frmula.
Corregirproblemascomunesenlasfrmulas
Puede implementar ciertas reglas para comprobar si hay errores en frmulas. Estas reglas actan como un corrector ortogrfico que comprueba si hay errores en los datos que escribe en las celdas. Estas reglas no garantizan que su hoja de clculo no contenga errores, pero pueden facilitar la bsqueda de errores comunes. Puede activar o desactivar cualquiera de estas reglas por separado. Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno (igual que un corrector ortogrfico) o en el momento en que ocurre el error en la hoja de clculo a medida que escribe los datos. De cualquier manera, aparecer un tringulo en la esquina superior derecha de la celda cuando se detecta un error.
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Celda con un error de frmula
Puede resolver un error mediante las opciones que Excel muestra, o puede pasar por alto el error haciendo clic en Omitir error. Si omite un error en una celda determinada, el error en esa celda no aparecer en otras comprobaciones de errores. Sin embargo, puede restablecer todos los errores anteriormente omitidos de modo tal que vuelvan a aparecer.
Activarodesactivarreglasderevisindeerrores
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office categora Frmulas. , haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la
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2.
En Reglas de verificacin de Excel, active o desactive las casillas de cualquiera de las siguientes reglas:
Las celdas contienen frmulas que producen un error La frmula no usa la sintaxis, los argumentos o los tipos de datos esperados. Los valores de error son #DIV/0!, #N/A, #NOMBRE?, #NULO!, #NUM!, #REF! y #VALOR!. Cada uno de estos errores tienen causas diferentes y se resuelven de distinta manera. Para obtener ms informacin acerca de cmo resolver estos errores, vea los vnculos en la lista Vea tambin.
NOTA Si escribe un valor de error directamente en una celda, ste se almacena como valor de error pero no estar marcado como error. Sin embargo, si una frmula de otra celda hace referencia a esa celda, la frmula devolver el valor de error de esa celda.
Frmula de columna calculada incoherente en las tablas Una columna calculada puede incluir frmulas que son diferentes de la frmula de columna que crea una excepcin. Las excepciones de columna calculada se crean al realizar las acciones siguientes:
Escribir datos que no son frmulas en una celda de columna calculada. Escribir una frmula en una celda de columna calculada y, a continuacin, hacer clic en el botn Deshacer de la barra de herramientas de acceso rpido.
Escribir una nueva frmula en una columna calculada que ya contiene una o varias excepciones. Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la frmula de columna calculada.
NOTA Si los datos copiados contienen una frmula, esta frmula sobrescribe los datos en la columna calculada.
Mover o eliminar una celda de otra rea de hoja de clculo a la que hace referencia una de las filas de una columna calculada. Celdas que contienen aos representados con 2 dgitos La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se usa en frmulas. Por ejemplo, la fecha de la frmula =AO("1/1/31") podra ser 1931 o 2031. Use esta regla para comprobar fechas de texto ambiguas. Nmeros con formato de texto o precedidos por un apstrofo La celda contiene nmeros guardados como texto. Esto suele ocurrir cuando se importan datos de otros orgenes. Los nmeros guardados como texto pueden ocasionar resultados inesperados en la forma de ordenar; por ello es preferible convertirlos a nmeros.
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Frmulas incoherentes con otras frmulas de la regin La frmula no coincide con el patrn de las dems frmulas cercanas. En muchos casos, las frmulas que son adyacentes a otras frmulas difieren slo en las referencias que se usan. En el siguiente ejemplo de cuatro frmulas adyacentes, Excel muestra un error junto a la frmula =SUMA(A10:F10) ya que las frmulas adyacentes incrementan en una fila y la frmula =SUMA(A10:F10) incrementa de a filas 8 ; Excel espera la frmula = SUMA(A3:F3). A 1 2 3 4 5 Frmulas =SUMA(A1:F1) =SUMA(A2:F2) =SUMA(A10:F10 =SUMA(A4:F4)
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Si las referencias que se usan en una frmula no son coherentes con las de las frmulas adyacentes, Excel muestra un error. Frmulas que omiten celdas en una regin Una frmula puede no incluir automticamente referencias a los datos insertados entre el rango original de datos y la celda que contiene la frmula. Esta regla compara la referencia en una frmula en el intervalo real de celdas que es adyacente a la celda que contiene la frmula. Si las celdas adyacentes contienen valores adicionales y no estn en blanco, Excel muestra un error junto a la frmula. Por ejemplo, Excel inserta un error junto a la frmula =SUMA(A2:A4) cuando se aplica esta regla, puesto que las celdas A5 A6 y A7 son adyacentes a las celdas a las que se hace referencia en la frmula y a la celda que contiene la frmula (A8), y dichas celdas contienen datos que deberan haber sido referidos en la frmula.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 Factura 15.000 9.000 8.000 20.000 5.000 22.500 =SUMA(A2:A4)
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Celdas desbloqueadas que contengan frmulas La frmula no est bloqueada para proteccin, por ello, la configuracin de la celda est determinada sin proteccin. De manera predeterminada, las celdas estn bloqueadas para proteccin. Cuando una frmula est protegida, no se puede modificar sin antes desprotegerla. Asegrese de que no desea que la celda est protegida. La proteccin de las celdas que contienen frmulas impide que se modifiquen y puede ayudar a evitar futuros errores. Frmulas que se refieren a celdas vacas La frmula contiene una referencia a una celda vaca. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, tal como se muestra en el siguiente ejemplo. Suponga que desea calcular el promedio de los nmeros de la siguiente columna de celdas. Si la tercera celda est en blanco, no se incluye en el clculo y el resultado es 22,75. Si la tercera celda contiene 0, el resultado es 18,2.
87
A 1 2 3 4 5 6 7 45 10 =PROMEDIO(A2:A6) Datos 24 12
Los datos incluidos en una tabla no son vlidos Error de validacin en una tabla. Compruebe la configuracin de validacin de la celda haciendo clic en Validacin de datos en el grupo Herramientas de datos en la ficha Datos.
Corregirerrorescomunesenlasfrmulasdeunoenuno
PRECAUCIN Si previamente ha revisado si la hoja de clculo contiene errores, los errores omitidos no aparecern hasta que se restablezcan los errores omitidos.
1. 2. 3.
Seleccione la hoja de clculo cuyos errores desea revisar. Si la hoja de clculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla. En el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en el botn de grupo Comprobacin de errores.
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El cuadro de dilogo Comprobacin de errores se muestra cuando se encuentran errores. 4. Si previamente ha omitido errores, puede comprobar los errores de nuevo haciendo lo siguiente: 1. 2. 3. 4. Haga clic en Opciones. En la seccin Comprobacin de errores, haga clic en Restablecer errores omitidos. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Reanudar.
NOTA
Al restablecer los errores omitidos se restablecern todos los errores en todas las hojas del libro activo.
5.
Coloque el cuadro de dilogo Comprobacin de errores justo debajo de la Barra de frmulas.
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6.
Haga clic en uno de los botones de accin en la parte derecha del cuadro de dilogo. Las acciones disponibles son diferentes para cada tipo de error.
NOTA
Si hace clic en Omitir error, se marcar el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes.
7. 8.
Haga clic en Siguiente. Contine hasta finalizar la revisin de errores.
Marcarerrorescomunesdelasfrmulasenlahojadeclculoycorregirlos directamente
1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en el botn de Microsoft Office categora Frmulas. , haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la
En Comprobacin de errores, asegrese de que la casilla Habilitar comprobacin de errores en segundo plano est activada. Para cambiar el color del tringulo que marca dnde se produce un error, en el cuadro Indicar errores con el color, seleccione el color que desea. Seleccione una celda que tenga un tringulo en la esquina superior izquierda. Junto a la celda, haga clic en el botn Comprobacin de errores que aparece y, a continuacin, haga clic en la opcin que desea. Los comandos disponibles varan para cada tipo de error y la primera entrada describe el error. Si hace clic en Omitir error, se marcar el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes.
6.
Repita los dos pasos anteriores.
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Corregirunvalordeerror
Si una frmula no puede evaluar correctamente un resultado, Microsoft Office Excel mostrar un valor de error, como #####, #DIV/0!, # N/A, # NOMBRE?, #NULO!, #NUM!, # RE! y #VALOR!. Cada tipo de error tiene diferentes causas y soluciones diferentes.
Corregirunerror#####
Este error indica que el ancho de una columna no es suficiente para mostrar todo el contenido o que se utiliz un nmero negativo para la fecha u hora de una celda.
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Sntoma
Excel muestra ##### en una o ms celdas de una hoja de clculo.
Causas
El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido. Las fechas y las horas son nmeros negativos.
Resolucin
Aumente el ancho de la columna para ajustar el texto de la siguiente manera: 1. 2. Seleccione la columna haciendo clic en el encabezado de la misma. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato.
3.
En Tamao de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna.
Reduzca el tamao del texto del contenido para ajustarlo a la columna de la siguiente manera: 1. 2. Seleccione la columna haciendo clic en el encabezado. En la ficha Inicio, en el grupo Alineacin, haga clic en el selector de cuadro de dilogo Alineacin. situado junto a
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3.
En Control del texto, active la casilla Reducir hasta ajustar.
Aplique un formato de nmero o fecha diferente. En algunos casos, se puede cambiar el formato de nmero o fecha de una celda para que el contenido se ajuste al ancho de celda existente. Por ejemplo, se puede disminuir la cantidad de posiciones decimales despus del punto decimal o alternar entre un formato de fecha larga y un formato de fecha corta. Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Microsoft Office Excel deben ser valores positivos. Si se restan fechas y horas, asegrese de que se genera la frmula correctamente. Si la frmula que us para calcular fechas u horas es correcta, pero el resultado es un valor negativo, haga lo siguiente para mostrar ese valor en un formato que no sea de fecha ni de hora. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en el selector de cuadro de dilogo Nmero. situado junto a
90
2.
En el cuadro Categora, haga clic en un formato de nmero que no sea de fecha ni de hora.
Corregirunerror#DIV/0!
Excel muestra el error #DIV/0! cuando un nmero se divide por cero (0) o por una celda que no contiene ningn valor.
Sntoma
Excel muestra el error #DIV/0! en una o ms celdas de una hoja de clculo.
Causas
Se ha escrito una frmula que realiza divisiones explcitas por cero (0), por ejemplo, =5/0. Se ha utilizado una referencia a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero como divisor en una frmula o funcin que realiza divisiones. Se ha ejecutado una macro que utiliza una funcin o frmula que devuelve el error #DIV/0!
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Ejemplo
Al copiar los datos de ejemplo en una hoja de clculo en blanco, las frmulas de las celdas A3, A4 y A5 devuelven un error #DIV/0! Cmo copio un ejemplo? 1. Seleccione el ejemplo de este artculo.
IMPORTANTE
91
2. 3. 4.
IMPORTANTE
5.
A 1 2 3 4 5 1 0 =A1/0 =A1/A2 =COCIENTE(A1,A2)
Resolucin
Compruebe que el divisor en la funcin o frmula no sea ni cero (0) ni est en blanco. Cambie la referencia de celda de la frmula a otra celda que no contenga ni cero ni un valor en blanco. Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor de la frmula.
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Al escribir el valor #N/A, el resultado de la frmula cambiar de #DIV/0! a #N/A para indicar que el valor del divisor no est disponible. Impida que el valor de error se muestre mediante la funcin de hoja de clculo SI. A continuacin, puede mostrar 0 o cualquier otra cadena como resultado. Por ejemplo, si la frmula que produce el error es =A1/A2, use =SI(A2=0,"",A1/A2) para devolver una cadena vaca, o bien =SI(A2=0,0,A1/A2) para devolver 0.
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Corregirunerror#N/A
Este error indica que un valor no est disponible para una funcin o frmula.
Sntoma
Excel muestra #N/A en una o ms celdas de una hoja de clculo.
Causas
Faltan datos, y en su lugar se ha escrito #N/A o NA() Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en la funcin de hoja de clculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV. Se han utilizado las funciones de hoja de clculo BUSCARV, BUSCARH o COINCIDIR para buscar un valor en una tabla sin ordenar. Se ha utilizado un argumento en una frmula de matriz que no tiene la misma cantidad de filas o columnas que el rango que contiene la frmula de matriz. Se han omitido uno o ms argumentos requeridos de una funcin de hoja de clculo integrada o personalizada. Se ha utilizado una funcin de hoja de clculo personalizada que no est disponible. Se ha ejecutado una macro que especifica una funcin que devuelve #N/A.
Resolucin
De manera opcional, si la comprobacin de errores est activada en Excel, haga clic en el botn que aparece junto a la celda que muestra el error , haga clic en Mostrar pasos de clculo si aparece y, a continuacin, haga clic en la resolucin que sea adecuada para los datos.
SUGERENCIA
Revise las siguientes resoluciones para ayudar a determinar en qu opcin hacer clic.
Si ha escrito manualmente # N/A en una celda, reemplcelo por datos reales si esos datos ahora estn disponibles. Por ejemplo, si escribi # N/A en aquellas celdas donde los datos an no estn disponibles, las frmulas que hagan
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referencia a esas celdas tambin devolvern #N/A en lugar de intentar calcular un valor. Si en lugar de eso escribe un valor, el error se debe resolver en las celdas que contengan las frmulas. Compruebe que el argumento valor_buscado que escribi en la funcin de hoja de clculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV sea el tipo de valor correcto. Por ejemplo, compruebe que haya escrito un valor o una referencia de celda en lugar de una referencia de rango. Para obtener informacin sobre cmo usar los argumentos correctos con las funciones, vea las funciones BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV. De manera predeterminada, las funciones que buscan informacin en las tablas debern ordenarse en orden ascendente. Sin embargo, las funciones de hoja de clculo BUSCARV y BUSCARH contienen un argumento ordenado que da instrucciones a la funcin para buscar una coincidencia exacta incluso si la tabla no est ordenada. Para buscar una coincidencia exacta, defina el argumento de ordenado como FALSO. La funcin de hoja de clculo COINCIDIR contiene un argumento tipo_de_coincidencia que especifica el orden en que la lista debe ordenarse para buscar una coincidencia. Si la funcin no puede encontrar ninguna coincidencia, intente cambiar el argumento tipo_de_coincidencia. Para buscar una coincidencia exacta, establezca el argumento tipo_de_coincidencia en 0. Si ha escrito una frmula de matriz en varias celdas, asegrese de que los rangos a los que sta hace referencia tengan la misma cantidad de filas y columnas, o bien escriba la frmula de matriz en menos celdas. Por ejemplo, si se ha especificado la frmula de matriz en un rango de 15 filas de alto (C1:C15) y la frmula hace referencia a un rango de 10 filas de alto (A1:A10), el rango C11:C15 mostrar #N/A. Para corregir este error, escriba la frmula en un rango menor (por ejemplo, C1:C10) o cambie el rango al que hace referencia la frmula por el mismo nmero de filas (por ejemplo, A1:A15). Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con frmulas de matriz, vea el tema sobre las instrucciones y los ejemplos de las frmulas de matriz. Escriba todos los argumentos requeridos en la funcin que devuelve el error. Asegrese de que el libro que contiene la funcin de la hoja de clculo est abierto y de que la funcin est operando correctamente. Asegrese de que los argumentos de la funcin sean correctos y se usen en la posicin adecuada.
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Corregirunerror#NOMBRE?
Este error se produce cuando Microsoft Office Excel no reconoce el texto de la frmula. 1. 2. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece continuacin, haga clic en Mostrar pasos de clculo si aparece. Revise las siguientes causas y soluciones posibles. Se ha utilizado la funcin EUROCONVERT sin cargar el complemento Herramientas para el euro y, a
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La funcin EUROCONVERT requiere el complemento (direccin: ruta de un objeto, documento, archivo, pgina u otro destino. Una direccin puede ser una direccin URL (direccin Web) o una ruta UNC (direccin de red), y puede incluir una ubicacin especfica dentro de un archivo, como un marcador de Word o un rango de celdas de Excel.) Herramientas para el euro. Instalar y cargar el complemento Herramientas para el euro
1. 2. 3.
Haga clic en el Botn Microsoft Office categora Complementos.
, haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la
Seleccione Complementos de Excel en el cuadro de lista Administrar y, a continuacin, haga clic en Ir. En la lista Complementos disponibles, active la casilla de verificacin Herramientas para el euro y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
94
Se ha utilizado un nombre que no existe Asegrese de que el nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, frmula o valor constante. Utilice nombres fciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difciles de entender, como Ventas!C20:C30.) existe. En la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres y, a continuacin, observe si el nombre est en la lista. Si no aparece en la lista, agrguelo haciendo clic en Definir nombre. Error al escribir el nombre Compruebe la ortografa. Seleccione el nombre en la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) a continuacin, haga clic en Aceptar. Error al escribir el nombre de una funcin Corrija el error ortogrfico. Inserte el nombre de funcin correcto en la frmula haciendo clic en Asistente para funciones del grupo Biblioteca de funciones en la ficha Frmulas. Se ha escrito texto en una frmula sin poner el texto entre comillas Excel tratar de interpretar la entrada como un nombre, aunque su intencin fuese utilizarla como texto. Escriba el texto de la frmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente frmula integra la porcin de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50: ="El importe total es "&B50 Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango Asegrese de que en todas las referencias del rango de celdas de la frmula se utilizan dos puntos (:); por ejemplo, SUMA(A1:C10). La referencia a otra hoja no est entre comillas simples , presione F3, haga clic en el nombre que desea utilizar y,
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Si la frmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de clculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de clculo contiene un carcter no alfabtico o un espacio, se deber escribir su nombre entre comillas simples ( ' ). Abrir un libro con una llamada a una funcin definida por el usuario Desde el libro se llama a una funcin definida por el usuario pero no est disponible en el equipo cliente. Un programador puede implementar una funcin definida por el usuario de varias maneras. Para obtener ms informacin, vea la Ayuda de Visual Basic y el Microsoft Office SharePoint Server 2007 Software Development Kit (Kit de desarrollo de software (SDK) de Microsoft Office SharePoint Server 2007).
Corregirunerror#NULO!
Este error se produce cuando se especifica una interseccin de dos reas que no forman interseccin. El operador de interseccin es un carcter de espacio entre referencias.
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Sntoma
Excel muestra #NULO! en una o ms celdas de una hoja de clculo.
Causas
Puede que se haya utilizado un operador de rango incorrecto. Los rangos no forman interseccin.
Resolucin
SUGERENCIA
Asegrese de usar un operador de rango correcto; para ello, haga lo siguiente: Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas, use dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la ltima celda. Por ejemplo, SUMA(A1:A10) hace referencia al rango desde la celda A1 a la celda A10 inclusive. Para hacer referencia a dos reas que no forman interseccin, use el operador de unin, la coma (,). Por ejemplo, si la frmula suma dos rangos, asegrese de que stos estn separados por una coma (SUMA(A1:A10,C1:C10)). Cambie la referencia para que los rangos formen una interseccin. Una interseccin es un punto en una hoja de clculo donde dos o ms rangos se cruzan o "forman interseccin". Un ejemplo de una frmula que incluye rangos de interseccin es = CELDA("direccin",(A1:A5 A3:C3)). En este ejemplo, la funcin CELDA devuelve la direccin de celda en la que ambos rangos forman una interseccin : A3.
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Al especificar o modificar una frmula , las referencias de celda y los bordes alrededor de las celdas correspondientes estn codificados por color.
Referencias de celda codificadas por color
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La primera referencia de celda es B3, el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas. La segunda referencia de celda es C3, el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas.
Si no hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, se trata de una referencia a un rango con nombre . Si hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, no se trata de una referencia a un rango con nombre. Siga uno de los procedimientos siguientes: Cambie las referencias que no sean a un rango con nombre de la siguiente manera: 1. 2. Haga doble clic en la celda que contenga la frmula que desee cambiar. Excel resaltar cada celda o cada rango de celdas con un color diferente. Siga uno de los procedimientos siguientes:

3.
Para mover una celda o un rango de celdas a otra celda u otro rango, arrastre el borde codificado por color de la celda o del rango de celdas a la nueva ubicacin. Para incluir ms o menos celdas en una referencia, arrastre una esquina del borde. En la frmula, seleccione la referencia y escriba una nueva. Presione ENTRAR.
Cambie las referencias que no sean a un rango con nombre de la siguiente manera: 1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

2. 3.
Seleccione el rango de celdas que contenga las frmulas en las que desee reemplazar referencias por nombres. Seleccione una nica celda para cambiar las referencias por nombres en todas las frmulas de la hoja de clculo. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en la flecha situada junto a Definir nombre y, a continuacin, en Aplicar nombres. En el cuadro Aplicar nombres, haga clic en uno o en varios.
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Corregirunerror#NUM!
Este error indica que una frmula o funcin contiene valores numricos no vlidos.
Sntoma
Excel muestra #NUM! en una o ms celdas de una hoja de clculo.
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Causas
Puede que se haya utilizado un argumento inaceptable en una funcin que requiere un argumento numrico. Puede que se haya utilizado una funcin de hoja de clculo que establece iteraciones (iteracin: clculo que se repite en un hoja de clculo hasta que se cumple una condicin numrica determinada.), como TIR o TASA y que la funcin no encuentre un resultado. Puede que se haya escrito una frmula que devuelve un nmero demasiado grande o demasiado pequeo para que Excel lo represente.
Resolucin
SUGERENCIA
Asegrese de que los argumentos (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres.) utilizados en la funcin sean numricos. Por ejemplo, aunque el valor que desee especificar sea $1.000, escriba 1000 en la frmula. Utilice otro valor inicial para la funcin de la hoja de clculo. Cambie la cantidad de veces que Excel repite las frmulas de la siguiente manera: 1. 2. 3. Haga clic en el botn de Microsoft Office la categora Frmulas. , haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en
En Opciones para el clculo, active la casilla Habilitar clculo iterativo. Para definir el nmero de veces que Excel actualizar los clculos, escriba el nmero de iteraciones en el cuadro N mximo de iteraciones. Cuanto mayor sea el nmero de iteraciones, ms tiempo necesitar Excel para calcular una hoja de clculo. Para definir el nmero mximo de cambio que se aceptar entre los resultados de los clculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio mximo. Cuanto menor sea el nmero, ms preciso ser el resultado y ms tiempo necesitar Excel para calcular una hoja de clculo.
4.
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Cambie la frmula de manera que su resultado est comprendido entre -1*10307 y 1*10307.
Corregirunerror#REF!
Este error se produce cuando una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es B3.) no es vlida.
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Sntoma
Excel muestra #REF! en una o ms celdas de una hoja de clculo.
Causas
Es posible que se hayan eliminado celdas a las que otras frmulas hacan referencia o se que se hayan pegado celdas movidas sobre otras a las cuales se haca referencia en otras frmulas. Es posible que se haya usado un vnculo OLE (vinculacin e incrustacin de objetos) a un programa que no se est ejecutando. Es posible que se haya establecido un vnculo a un tema de Intercambio dinmico de datos (DDE) (un grupo o categora de datos en la aplicacin de servidor), por ejemplo "sistema", que no est disponible. Es posible que se haya ejecutado una macro que especifica una funcin en la hoja de clculo que devuelve un error #REF!.
Resolucin
De manera opcional, si en Excel se ha activado la opcin de comprobacin de errores, haga clic en el botn que aparece junto a la celda que muestra el error ( ), haga clic en Mostrar pasos de clculo, si aparece y, a continuacin, haga clic en la resolucin adecuada para los datos.
SUGERENCIA
Revise las siguientes resoluciones para ayudar a determinar qu opcin seleccionar. en la barra de
Cambie las frmulas o restaure las celdas de la hoja de clculo. Para ello, haga clic en Deshacer herramientas de acceso rpido inmediatamente despus de eliminar o pegar las celdas. Inicie el programa llamado por un vnculo OLE (vinculacin e incrustacin de objetos). Asegrese de que se est usando el tema de Intercambio dinmico de datos (DDE) correcto.
Compruebe si un argumento (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres.) de la funcin hace referencia a una celda o un rango de celdas no vlido. Por ejemplo, si una macro especifica una funcin en la hoja de clculo que hace referencia a
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una celda situada sobre la funcin y la celda que contiene la funcin est en la fila 1, la funcin devolver #REF! ya que no existen celdas sobre la fila 1.
Corregirunerror#VALOR!
Este error se produce cuando se utiliza un tipo de argumento (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres.) o de operando (operando: elementos de cualquiera de los lados de una frmula. En Excel, los operandos pueden ser valores, referencias de celda, nombres, rtulos y funciones.) incorrecto. 1. 2. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botn que aparece continuacin, haga clic en Mostrar pasos de clculo si aparece. Revise las siguientes causas y soluciones posibles. Se ha escrito texto y la frmula requiere un nmero o un valor lgico, como VERDADERO O FALSO Microsoft Office Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegrese de que la frmula o la funcin es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que hace referencia contienen valores vlidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un nmero y la celda A6 contiene el texto "No disponible", la frmula =A5+A6 devolver el error #VALOR! Se ha escrito o modificado una frmula de matriz y se ha presionado ENTRAR Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene la frmula de matriz (frmula matricial: frmula que lleva a cabo varios clculos en uno o ms conjuntos de valores y devuelve un nico resultado o varios resultados. Las frmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYS+ENTRAR.), presione F2 para modificar la frmula y, a continuacin, presione CTRL+MAYS+ENTRAR. Se ha especificado una referencia de celda, una frmula o una funcin como una constante matricial Asegrese de que la constante (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) matricial no es una referencia de celda, una frmula o una funcin. Se ha proporcionado un rango a un operador o a una funcin que requiere un nico valor, no un rango de valores y, a
99
Cambie el rango para que solamente tenga un valor. Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la frmula. Se ha utilizado una matriz no vlida en una de las funciones matriciales de la hoja de clculo
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Asegrese de que las dimensiones de la matriz (matriz: matriz rectangular de valores o un rango de celdas combinado con otras matrices o rangos para generar varias sumas o productos. Excel dispone de funciones matriciales predefinidas que pueden realizar las sumas o productos) son correctas para los argumentos de la misma. Se ha ejecutado una macro que especifica una funcin que devuelve #VALOR! Asegrese de que la funcin no utiliza ningn argumento incorrecto.
InspeccionarunafrmulaysuresultadoatravsdelaventanaInspeccin
Cuando las celdas no estn visibles en una hoja de clculo, puede ver las celdas y sus frmulas en la barra de herramientas Ventana Inspeccin. La Ventana Inspeccin es til para revisar, controlar o confirmar el clculo de frmulas y los resultados en hojas de clculo grandes. Con el uso de la Ventana Inspeccin, no necesitar desplazarse repetidamente o ir a las distintas partes de su hoja de clculo. Esta barra de herramientas se puede mover o acoplar como cualquier otra barra de herramientas. Por ejemplo, puede acoplarla en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas realiza un seguimiento de las siguientes propiedades de una celda: libro, hoja, nombre, celda, valor y frmula.
NOTA
100
Slo puede inspeccionar las celdas una vez.
Agregar celdas a la ventana Inspeccin

1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar. Para seleccionar todas las celdas de una hoja de clculo con frmulas, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar, en Ir a especial y, a continuacin, en Frmulas.
2.
En el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en Ventana Inspeccin.
3. 4.
Haga clic en Agregar inspeccin Haga clic en Agregar.
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5. 6. 7.
Mueva la barra de herramientas Ventana Inspeccin a la parte superior, inferior, izquierda o derecha de la ventana. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del encabezado de la columna. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas Ventana Inspeccin, haga doble clic en la entrada.
NOTA Las celdas que tienen referencias externas a otros libros slo se muestran en la barra de herramientas Ventana Inspeccin cuando el otro libro est abierto.
Quitar celdas de la ventana Inspeccin

1. 2. Si la barra de herramientas Ventana Inspeccin no se muestra, en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Ventana Inspeccin. Seleccione las celdas que desee quitar. Para seleccionar varias celdas, presione CTRL y haga clic en las celdas. 3. Haga clic en Eliminar inspeccin .
101
Evaluarunafrmulaanidadapasoapaso
A veces resulta difcil comprender cmo se calcula el resultado final de una frmula anidada porque hay diversos clculos intermedios y pruebas lgicas. Sin embargo, mediante el cuadro de dilogo Evaluar frmula, puede ver las diferentes partes de una frmula anidada en el orden en que la frmula se calcula. Por ejemplo, la frmula =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) es ms fcil de comprender cuando puede ver los siguientes resultados intermedios:
Pasos que se muestran en el cuadro de dilogo =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0)
Descripcin Se muestra inicialmente la frmula anidada. La funcin PROMEDIO y la funcin SUMA estn anidadas dentro de la funcin SI. El rango de celdas F2:F5 contiene los valores 55, 35, 45 y 25 y, por lo tanto, el resultado de la funcin PROMEDIO(F2:F5) es 40. Puesto que 40 no es mayor que 50, la expresin en el primer argumento de la funcin SI (el argumento de la prueba lgica) es Falso. La funcin SI devuelve el valor del tercer argumento (el argumento falso de valor de SI). La funcin SUMA no se evala porque es el segundo argumento de la funcin SI (argumento verdadero de valor de SI) y se devuelve slo cuando la expresin es Verdadera.
=SI(40>50;SUMA(G2:G5);0)
=SI(Falso;SUMA(G2:G5);0)
1. 2.
Seleccione la celda que desee evaluar. Slo se puede evaluar una celda a la vez. En la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en la opcin Evaluar frmula.
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3.
Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la evaluacin se muestra en cursiva. Si la parte subrayada de la frmula es una referencia a otra frmula, haga clic en Paso a paso para entrar para mostrar la otra frmula en el cuadro Evaluacin. Haga clic en Paso a paso para salir para volver a la celda y frmula anteriores.
NOTA El botn Paso a paso para entrar no est disponible para una referencia la segunda vez que sta aparece en la frmula, ni si la frmula hace referencia a una celda de un libro distinto.
102
4. 5.
Contine hasta que se hayan evaluado todas las partes de la frmula. Para ver de nuevo la evaluacin, haga clic en Reiniciar. Para finalizar la evaluacin, haga clic en Cerrar.
NOTAS
Algunas partes de frmulas que usan las funciones SI y ELEGIR no se evalan. En estos casos, se muestra #N/A en el cuadro Evaluacin. Si una referencia est en blanco, aparece el valor cero (0) en el cuadro Evaluacin. Las siguientes funciones se vuelven a calcular cada vez que se modifica la hoja de clculo y puede provocar que el cuadro de dilogo Evaluar frmula presente resultados distintos de los que aparecen en la celda: ALEATORIO, REAS, NDICE, DESPLAZAMIENTO, CELDA, INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA, HOY, ALEATORIO ENTRE.
Mostrarlasrelacionesentrelasfrmulasylasceldas
A veces, la comprobacin de las frmulas para la precisin o para encontrar el origen de un error puede dificultarse cuando la frmula usa celdas precedentes o dependientes: Celdas precedentes Celdas a las que se hace referencia mediante una frmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =B5, la celda B5 es la celda precedente a D10. Celdas dependientes Las celdas dependientes contienen frmulas que hacen referencia a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula = B5, la celda D10 es dependiente de la celda B5. Para facilitar la comprobacin de las frmulas, puede usar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes para mostrar de forma grfica o rastrear las relaciones entre estas celdas y las frmulas con flechas de rastreo.
1.
Haga clic en el botn de Microsoft Office categora Avanzadas.
, haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la
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2. 3. 4.
En la seccin Mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y luego asegrese de seleccionar Todos o Marcadores de posicin en Para objetos, mostrar:. Si las frmulas hacen referencia a las celdas de otro libro, abra ese libro. Excel no puede ir a una celda de un libro que no est abierto. Realice uno de los procedimientos siguientes:
Para rastrear las celdas que proporcionan datos a una frmula (celdas precedentes), realice lo siguiente: 1. 2. Seleccione la celda que contiene la frmula para la que desea buscar celdas precedentes. Para mostrar una flecha de rastreo a cada celda que proporciona directamente datos a la celda activa, haga clic en Rastrear precedentes, en el grupo Auditora de frmula de la ficha Frmulas .
103
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada desde una celda de otra hoja de clculo o libro, una flecha negra sealar desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de clculo estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas dependencias. 3. . El otro libro deber
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda activa, vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes .
4.
Para quitar las flechas de rastreo de un nivel cada vez, empezando por la celda precedente ms alejada de la celda activa, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de precedentes de flechas de rastreo, haga clic nuevamente en el botn. . Para quitar otro nivel
Para rastrear frmulas que hacen referencia a una celda determinada (dependientes), realice lo siguiente: 1. 2. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes. Para mostrar una flecha de rastreo para cada celda que es dependiente de la celda activa, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en Rastrear dependientes .
Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada desde una celda de otra hoja de clculo o libro, una flecha negra sealar desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de clculo estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas dependencias. 3. . El otro libro deber
Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda activa, haga clic nuevamente en Rastrear dependientes .
4.
Para quitar las flechas de rastreo de un nivel cada vez, empezando por la celda dependiente ms alejada de la celda activa, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de dependientes de flechas de rastreo, haga clic nuevamente en el botn. . Para quitar otro nivel
5.
Para quitar todas las flechas de rastreo en la hoja de clculo, en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga clic en Quitar flechas .
Para ver todas las relaciones en una hoja de clculo, realice lo siguiente: 1. En una celda vaca, escriba = (signo igual).
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2.
Haga clic en el botn Seleccionar todo.
3.
Seleccione la celda y en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas, haga doble clic en Rastrear precedentes .
Si Excel emite un pitido cuando hace clic en Rastrear dependientes o en Rastrear precedentes , Excel ya ha realizado un seguimiento en todos los niveles de la frmula o se est intentando realizar un seguimiento de un elemento que no se puede rastrear. Los siguientes elementos en las hojas de clculo a los que se puede hacer referencia mediante frmulas no se pueden rastrear con las herramientas de auditora:
104

NOTAS
Referencias a los cuadros de texto, grficos incrustados o imgenes en las hojas de clculo Informes de tabla dinmica Referencias a constantes con nombre Frmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro se cierra
Para ver las celdas precedentes codificadas con colores de los argumentos en una frmula, seleccione una celda y presione F2. Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si la celda est en otra hoja de clculo u otro libro, haga doble clic en la flecha negra para mostrar el cuadro de dilogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que desee en la lista Ir a. Todas las flechas de rastreo desaparecen si cambia la frmula a la que apuntan las flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o mueve celdas. Para restaurar las flechas de rastreo despus de realizar cualquiera de estos cambios, debe volver a usar los comandos de auditora en la hoja de clculo. Para realizar un seguimiento de las flechas de rastreo originales, imprima la hoja de clculo con las flechas de rastreo visibles antes de aplicar los cambios.
Consolidardatosenvariashojasdeclculo
Para resumir y registrar resultados de hojas de clculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de clculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de clculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea ms fcil actualizarlos y agregarlos de una forma peridica o especfica. Por ejemplo, si tiene una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podra utilizar una consolidacin para resumir estas cifras en una hoja de clculo de gastos corporativa. Esta hoja de clculo maestra podra contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos ms vendidos de toda la organizacin. Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
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Qudeseahacer?
Si desea... Organizar los datos de todas las hojas de clculo en orden y ubicacin idnticos Organizar los datos de forma diferente en las hojas de clculo independientes pero utilizar los mismos rtulos de fila y de columna para que la hoja de clculo maestra pueda hacer coincidir los datos Utilizar frmulas con referencias de celdas o referencias 3D a otras hojas de clculo que est combinando porque no tiene una posicin o categora coherente en la que basarse Usar un informe de tabla dinmica en lugar de una consolidacin Consolide por posicin Entonces
Consolide por categoras
105
Consolide por frmula
Usar un informe de tabla dinmica para consolidar datos
Consolideporposicin
1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de clculo independientes. Cmo configurar los datos
Asegrese de que cada rango de datos est en formato de lista: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco. Coloque cada rango en una hoja de clculo diferente. No ponga ningn rango en la hoja de clculo donde vaya a colocar la consolidacin. Asegrese de que cada rango tiene el mismo diseo. Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Frmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre. Haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de clculo maestra.
NOTA Asegrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidacin. El comando Consolidar rellena el rea segn proceda.
2.
3.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.
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4. 5.
En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen que desea que utilice Microsoft Office Excel para consolidar los datos. Si la hoja de clculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuacin, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Examinar. La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamacin.
6. 7.
Escriba el nombre que le asign al rango y, a continuacin, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango. Decida cmo desea actualizar la consolidacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para configurar la consolidacin de manera que se actualice automticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen.
IMPORTANTE Solamente puede activar esta casilla de verificacin si la hoja de clculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificacin ya no podr cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidacin.
106
8.
Para configurar la consolidacin de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen. Deje en blanco las casillas de Usar rtulos en. Excel no copia los rtulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidacin. Si desea rtulos para los datos consolidados, cpielos de uno de los rangos de origen o introdzcalos manualmente.
Consolideporcategoras
1. Configure los datos que se van a consolidar en cada una de las hojas de clculo independientes. Cmo configurar los datos
Asegrese de que cada rango de datos est en formato de lista: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco. Coloque cada rango en una hoja de clculo diferente. No ponga ningn rango en la hoja de clculo donde vaya a colocar la consolidacin. Asegrese de especificar rtulos de categora exactamente iguales, incluidas maysculas y minsculas, en todas las reas de origen. Por ejemplo, los rtulos Prom. anual y Promedio anual son diferentes y no se consolidarn. Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango y, luego, en la ficha Frmulas, en el grupo Celdas con nombre, haga clic en la flecha situada junto a Asignar nombre a un rango y escriba un nombre para el rango en el cuadro Nombre. Haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desee que aparezcan los datos consolidados en la hoja de clculo maestra.
NOTA Asegrese de dejar suficientes celdas a la derecha y por debajo de esta celda para los datos de consolidacin. El comando Consolidar rellena el rea segn proceda.
2.
3.
En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.
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4. 5.
En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen que desea que utilice Excel para consolidar los datos. Si la hoja de clculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuacin, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Examinar. La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamacin.
107
6. 7.
Escriba el nombre que le asign al rango y, a continuacin, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango. Decida cmo desea actualizar la consolidacin. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para configurar la consolidacin de manera que se actualice automticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen.
IMPORTANTE Solamente puede activar esta casilla de verificacin si la hoja de clculo se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificacin ya no podr cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la consolidacin.
8.
Para configurar la consolidacin de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificacin Crear vnculos con los datos de origen. Active las casillas de verificacin de Usar rtulos en que indican donde se encuentran los rtulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.
NOTAS
Los rtulos que no coincidan con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas independientes en la consolidacin. Asegrese de que las categoras que no desee consolidar tienen rtulos nicos que aparecen solamente en un rango de origen.
Consolideporfrmula
1. 2. 3. En la hoja de clculo maestra, copie o escriba los rtulos de columna o fila que desee para los datos de consolidacin. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin. Escriba una frmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada hoja de clculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes: Si los datos que se van a consolidar estn en celdas diferentes de otras hojas de clculo
Escriba una frmula con referencias de celda a las otras hojas de clculo, una por cada hoja de clculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de clculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR
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(en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de clculo maestra, tendra que escribir lo siguiente:
Sugerencia Para especificar una referencia de celda como Ventas3!B4 en una frmula sin escribir, escriba la frmula hasta el punto en el que necesite la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en la celda. Si los datos que se van a consolidar estn en las mismas celdas de otras hojas de clculo
108
Escriba una frmula con una referencia 3D que utilice una referencia a un rango de nombres de hojas de clculo. Por ejemplo, para consolidar datos en las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing inclusive, en la celda A2 de la hoja de clculo maestra tendra que escribir lo siguiente:
NOTA Si el libro est configurado para calcular frmulas automticamente, una consolidacin por frmula siempre se actualiza automticamente cuando cambian los datos de las hojas de clculo independientes.
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Captulo4UtilizacindedatosExternos
Conectarsecondatosexternos(importar)
La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar peridicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos, una operacin que puede ser larga y provocar errores. Tras conectarse con los datos externos, tambin puede actualizar automticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con informacin nueva.
IMPORTANTE Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos al abrir un libro, deber habilitar las conexiones de datos en la barra Centro de confianza, o bien colocar el libro en una ubicacin de confianza. Para obtener ms informacin, vea Crear, quitar o cambiar una ubicacin de confianza para los archivos, Agregar, quitar o ver un editor de confianza y Ver la configuracin de seguridad en el Centro de confianza.
109
1.
En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes.
2.
En el cuadro de dilogo Conexiones existentes de la lista desplegable Mostrar, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Este es el valor predeterminado. Para mostrar slo la lista de conexiones recientemente utilizadas, haga clic en Conexiones en este libro. Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ha definido, ha creado desde el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos del Asistente para la conexin de datos, o ha seleccionado previamente como conexin desde este cuadro de dilogo.
Para mostrar slo las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexin en este equipo. Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos, normalmente almacenada en la carpeta Mis documentos.
Para mostrar solo las conexiones disponibles de un archivo de conexin al que es posible tener acceso desde la red, haga clic en Archivos de conexin en la red. Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) de Excel Services en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007. Una DCL es una biblioteca de documentos del sitio de Microsoft Office
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SharePoint Services 2007 que contiene un conjunto de archivos de conexin de datos de Office (.odc). Generalmente, es el administrador del sitio el que configura la DCL, quien, adems, puede configurar el sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde la DCL en el cuadro de dilogo Conexiones externas. Para obtener ms informacin, vea la Ayuda de la Administracin central de Office SharePoint Server 2007.
SUGERENCIA Si no ve la conexin que desea, puede crear una haciendo clic en Examinar en busca de msy, a continuacin, en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente para conexin de datos y seleccionar el origen de datos al cual quiere conectarse.
3.
NOTA Si elige una conexin de las categoras Archivos de conexin en la red o Archivos de conexin en este equipo, el archivo de conexin se copia en el libro como una nueva conexin de libro y se usa como la nueva informacin de conexin.
110
4. 5.
Seleccione la conexin que desee y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Importar datos, en la seccin Seleccione cmo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes:
IMPORTANTE La seccin Seleccione cmo desea ver estos datos en el libro y sus opciones, como se muestra en la lista a continuacin, no estn disponibles para conexiones de texto, consulta web y datos XML. Si se est conectando a estos datos proceda al paso 5.
Haga clic en Tabla para crear una tabla para realizar una ordenacin y filtrado sencillos. Haga clic en Informe de tabla dinmica para crear un informe de tabla dinmica para resumir cantidades grandes de datos agregando y subtotalizando los datos. Haga clic en Informe de grfico y tabla dinmicos para crear una tabla dinmica y un informe de grfico dinmicos para resumir los datos visualmente. Haga clic en Crear slo conexin para almacenar la conexin seleccionada en el libro para su uso posterior. Use la opcin Crear slo conexin para almacenar la conexin seleccionada en el libro para su uso posterior. Por ejemplo, si se est conectando a un origen de datos de un cubo de procesamiento analtico en lnea (OLAP) y desea convertir celdas de tabla dinmica en frmulas de hoja clculo con el comando Convertir en frmulas (en la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Herramientas OLAP), puede utilizar esta opcin, ya que no necesita almacenar el informe de tabla dinmica.
6.
En Dnde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para situar el informe de tabla dinmica o grfico dinmico en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja de clculo existente y, a continuacin, escriba la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinmica. O bien, haga clic en Contraer cuadro de dilogo para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, .
seleccione la primera celda de la hoja de clculo y, a continuacin, presione Expandir dilogo 7. 8.
Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo. Tambin puede cambiar las propiedades de conexin haciendo clic en Propiedades, realizando los cambios en los cuadros de dilogo Propiedades de conexin, Rango de datos externos o Propiedades de asignacin XML y, por ltimo, haciendo clic en Aceptar.
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Importaroexportararchivosdetexto
Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto en Microsoft Office Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de clculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en clculos como hara con otros datos.). Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como. Son dos los formatos de archivo de texto que se utilizan habitualmente: Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carcter de tabulacin (el cdigo de carcter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carcter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto. Puede cambiar el carcter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operacin de importacin o de exportacin se realizar de la manera deseada.
NOTAS
111
Puede importar o exportar hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas. Tanto si va a importar o exportar datos, es posible que desee obtener ms informacin sobre los convertidores de texto de Excel. Para obtener ms informacin, vea la seccin sobre formatos de texto en el tema de Ayuda sobreformatos de archivo compatibles en Excel y la seccin sobre formatos de archivos de texto en el tema de Ayuda sobreel formato y las funciones de Excel que no se transfieren a otros formatos de archivo.
ImportarunarchivodetextoabrindoloenExcel
Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir en un libro de Excel con el comando Abrir. Abrir un archivo de texto en Excel no cambia el formato del archivo: puede verlo en la barra de ttulo de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensin del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt or .csv).
1.
Haga clic en el botn de Microsoft Office Aparece el cuadro de dilogo Abrir.
y, a continuacin, haga clic en Abrir.
2.
En los equipos que ejecuten Windows Vista
En la lista, seleccione Archivos de texto. En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP
En la lista Tipo de archivo, seleccione Archivos de texto.
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3.
En la barra de direcciones, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea abrir: En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP
En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea abrir. Si el archivo es un archivo de texto (.txt), Excel inicia el Asistente para importar texto. Siga las instrucciones del Asistente para importar texto. Haga clic en Ayuda para obtener ms informacin sobre el uso del Asistente para importar texto o vea Asistente para importar texto. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operacin de importar.
112
Si el archivo es un archivo .csv, Excel abre automticamente el archivo de texto y muestra los datos en un libro nuevo.
NOTA Cuando Excel abre un archivo .csv, usa la configuracin de formato de datos predeterminada para interpretar el modo en que debe importar cada columna de datos. Puede usar el Asistente para importar texto si desea disponer de mayor flexibilidad para convertir las columnas a los distintos formatos de datos. Por ejemplo, es posible que el formato de una columna de datos del archivo .csv sea MDA, pero el formato de datos predeterminado de Excel sea AMD, o puede que desee convertir en texto una columna de nmeros precedida de ceros para conservar dichos ceros. Para ejecutar el Asistente para importar texto, puede cambiar la extensin .csv del nombre del archivo a .txt antes de abrirlo, o bien, puede importar un archivo de texto conectndose a l.
Importarunarchivodetextoconectndoseal
Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de clculo existente como un rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de clculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en clculos como hara con otros datos.). 1. 2. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.
3.
En la barra de direcciones, busque y haga clic en el archivo de texto que desea importar. En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP
En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en el archivo de texto que desea importar.
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Siga las instrucciones del Asistente para importar texto. Haga clic en Ayuda para obtener ms informacin sobre el uso del Asistente para importar texto o vea Asistente para importar texto. Cuando termine de realizar los pasos del Asistente, haga clic en Finalizar para completar la operacin de importar. 4. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga lo siguiente:

5.
Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualizacin, formato y diseo de los datos importados. En Dnde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes: Para devolver los datos a la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de clculo existente. Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de una nueva hoja de clculo, haga clic en Hoja de clculo nueva.
113
Haga clic en Aceptar. Excel coloca el rango de datos externos en la ubicacin especificada.
Si Excel no convierte una columna de datos al formato que desea, puede convertir los datos despus de importarlos. Para obtener ms informacin, vea los temas de Ayuda siguientes: Convertir nmeros almacenados como texto a nmeros Convertir fechas almacenadas como texto en fechas Funcin TEXTO Funcin VALOR
Exportardatosaunarchivodetextoguardndolo
Puede convertir una hoja de clculo de Excel en un archivo de texto con el comando Guardar como.
1.
Haga clic en el botn de Microsoft Office Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como.
y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
2.
En el cuadro Guardar como tipo, elija el formato de archivo de texto para la hoja de clculo. Por ejemplo, haga clic en Texto (delimitado por tabulaciones) o CSV (delimitado por comas).
NOTA Cada formato admite grupos de caractersticas diferentes. Para obtener ms informacin sobre los conjuntos de caractersticas admitidos por los diferentes formatos de archivo de texto, vea El formato y las funciones de Excel no se transfieren a otros formatos de archivo.
3.
En la barra de direcciones, busque la ubicacin en la que desea guardar el nuevo archivo de texto y, a continuacin, haga clic en Guardar. En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP
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4.
En el cuadro Guardar en, busque la ubicacin en la que desea guardar el nuevo archivo de texto y, a continuacin, haga clic en Guardar. Aparecer un cuadro de dilogo en el que se informa de que slo la hoja de clculo actual se va a guardar en el nuevo archivo. Si est seguro de que la hoja de clculo actual es la que desea guardar como archivo de texto, haga clic en Aceptar. Puede guardar otras hojas de clculo como archivos de texto distintos repitiendo este procedimiento para cada hoja. Aparecer un segundo cuadro de dilogo en el que se indica que la hoja de clculo puede contener caractersticas no compatibles con los formatos de archivo de texto. Si slo est interesado en guardar los datos de la hoja de clculo en el nuevo archivo de texto, haga clic en S. Si no est seguro y desea obtener ms informacin sobre las caractersticas de Excel incompatibles con los formatos de archivo de texto, haga clic en Ayuda para obtener informacin.
5.
114
Cambiareldelimitadorqueseutilizaenunarchivodetexto
Si usa el Asistente para importar texto para importar un archivo de texto, puede cambiar el delimitador usado por un archivo de texto delimitado de un carcter de tabulacin a cualquier otro carcter en el paso 2 del Asistente para importar texto. En este paso, puede cambiar tambin el modo en que se tratan los delimitadores consecutivos, como las comillas consecutivas.
Cambiarelseparadordetodoslosarchivosdetexto.csv
1. 2. 3. En Microsoft Windows, haga clic en el botn Inicio y, a continuacin, en Panel de control. Abra el cuadro de dilogo Configuracin regional y de idioma. Realice una de las siguientes acciones:

4. 5.
En Windows Vista, haga clic en la ficha Formatos y, a continuacin, haga clic en Personalizar este formato. En Windows XP, haga clic en la ficha Configuracin regional y, a continuacin, haga clic en Personalizar. Escriba un nuevo separador en el cuadro Separador de listas. Haga clic dos veces en Aceptar.
NOTA Una vez cambiado el carcter separador de listas del equipo, todos los programas usarn el nuevo carcter como un separador de lista. Puede volver a cambiar al carcter predeterminado mediante el mismo procedimiento.
Asistenteparaimportartexto
Puede utilizar Microsoft Office Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de clculo. El Asistente para importar texto examina el archivo de texto que se va a importar y ayuda a que los datos se importen del modo deseado.
NOTA Para iniciar el Asistente para importar texto, en la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto. A continuacin, en el cuadro de dilogo Importar archivo de texto, haga doble clic en el archivo de texto que desea importar.
Paso 1 de 3
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Tipo de los datos originales Si los elementos del archivo de texto estn separados por tabulaciones, signos de dos puntos, signos de punto y coma, espacios u otros caracteres, seleccione Delimitados. Si todos los elementos de cada columna tienen la misma longitud, seleccione Ancho fijo. Comenzar a importar en la fila Escriba o seleccione un nmero de fila para especificar la primera fila de datos que desea importar. Origen del archivo Seleccione el juego de caracteres que se usa en el archivo de texto. En la mayora de los casos, puede dejar esta opcin con el valor predeterminado. Si sabe que el archivo de texto se cre con un juego de caracteres distinto del que se usa en su equipo, debe cambiar esta opcin para hacer coincidir los juegos de caracteres. Por ejemplo, si el equipo est configurado para usar el juego de caracteres 1251 (Cirlico, Windows) y sabe que el archivo se cre con el juego de caracteres 1252 (Europa Occidental, Windows), debe establecer Origen del archivo en 1252. Vista previa del archivo En este cuadro se muestra el texto tal como aparecer cuando se separe en columnas en la hoja de clculo.
115
Paso 2 de 3 (datos delimitados)

Delimitadores Seleccione el carcter que separa los valores en el archivo de texto. Si el carcter no figura en la lista, active la casilla Otro y, a continuacin, escriba el carcter en el cuadro que contiene el cursor. Estas opciones no estn disponibles si los datos son de tipo Ancho fijo. Considerar delimitadores consecutivos como uno solo Seleccione esta opcin si los datos contienen un delimitador formado por varios caracteres entre los campos de datos o si los datos contienen varios delimitadores personalizados. Calificador de texto Seleccione el carcter en el que estn incluidos los valores del archivo de texto. Cuando Excel encuentra el carcter calificador de texto, todo el texto que aparece detrs de ese carcter y antes de la siguiente aparicin del carcter se importa como un nico valor, aunque el texto contenga un carcter delimitador. Por ejemplo, si el delimitador es una coma (,) y el calificador de texto comillas ("), "Dallas, Texas" se importar en una sola celda como Dallas, Texas. Si no hay ningn carcter o se especifica el apstrofo (') como calificador de texto, "Dallas, Texas" se importar en dos celdas adyacentes como "Dallas y Texas". Si el carcter delimitador se encuentra entre calificadores de texto, Excel omite los calificadores en el valor importado. Si no hay ningn carcter delimitador entre los calificadores de texto, Excel incluye el carcter calificador en el valor importado. Por tanto, "Dallas Texas" (con el calificador de texto de comillas) se importar en una sola celda como "Dallas Texas". Vista previa de los datos Revise el texto de este cuadro para comprobar que el texto se separar en columnas en la hoja de clculo segn lo previsto.
Paso 2 de 3 (datos de ancho fijo)

Vista previa de los datos Defina el ancho de los campos en esta seccin. Haga clic en la ventana de vista previa para definir un salto de columna, representado por una lnea vertical. Haga doble clic en un salto de columna para quitarlo, o arrastre un salto de columna para moverlo.
Paso 3 de 3
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Haga clic en el botn Avanzadas para hacer una o ms de las siguientes cosas: Especificar el tipo de separador de decimales y de millares que se usa en el archivo de texto. Cuando los datos se importen a Excel, los separadores coincidirn con los especificados para su pas o regin en la Configuracin regional (en el Panel de control de Windows). Especifique que uno o ms valores numricos pueden contener un signo menos al final. Formato de los datos en columnas Haga clic en el formato de datos de la columna seleccionado en la seccin Vista previa de los datos. Si no desea importar la columna seleccionada, haga clic en No importar columna (saltar). Cuando seleccione una opcin de formato de datos para la columna seleccionada, el encabezado de columna situado bajo Vista previa de los datos mostrar el formato. Si elige Fecha, seleccione un formato de fecha en el cuadro Fecha. Elija el formato de datos que ms se asemeje a los datos de la vista previa para que Excel pueda convertir los datos importados correctamente. Por ejemplo: Para convertir una columna con todos los caracteres de cifras monetarias al formato de moneda de Excel, seleccione General. Para convertir una columna con todos los caracteres numricos al formato de texto de Excel, seleccione Texto. Para convertir una columna con todos los caracteres de fecha (cada fecha ordenada por ao, mes y da) al formato de fecha de Excel, seleccione Fecha y, a continuacin, elija el tipo de fecha AMD en el cuadro Fecha. Excel importar la columna como General si la conversin produce resultados imprevistos. Por ejemplo: Si la columna contiene una combinacin de formatos, como caracteres alfabticos y numricos, Excel convierte la columna a General. Si en una columna de fechas cada fecha est ordenada por ao, mes y da, y selecciona Fecha junto con un tipo de fecha MDA, Excel convierte la columna al formato general. Una columna que contiene caracteres de fecha debe coincidir con uno de los formatos de fecha integrados o personalizados de Excel. Si Excel no convierte una columna al formato que desea, puede convertir los datos despus de importarlos.
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Captulo5Anlisisdedatosconinformesdetabladinmica
TabladinmicaI:IntroduccinainformesdetabladinmicadeExcel2007
Su hoja de clculo tiene muchos datos, pero sabe lo que todos esos nmeros significan? Sus datos responden a todas sus preguntas? Los informes de tabla dinmica pueden ayudar a analizar datos numricos y responder a preguntas al respecto. En cuestin de segundos puede ver quin ha vendido ms, y dnde. Vea qu trimestres han sido los ms rentables, y qu producto ha sido el ms vendido. Haga preguntas y vea las respuestas. Con los informes de tabla dinmica, puede ver la misma informacin de maneras distintas con tan solo unos clics. Los datos se ponen en su sitio, contestan a sus preguntas y le dicen lo que significan los datos. En este breve curso aprender cmo funcionan los informes de tabla dinmica y elaborar un informe de tabla dinmica en Excel 2007. Para obtener ms informacin sobre este curso, lea el texto en Objetivos y Acerca de este curso o vea la tabla de contenidos. A continuacin, haga clic en Siguiente para empezar la primera leccin.
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Hagaquelosdatostrabajenparausted
Filas y filas de datos resumidos en un informe de tabla dinmica. Imagine una hoja de clculo de Excel con datos de ventas con cientos o miles de filas de datos. El diseo de la hoja de clculo recoge todos los datos sobre los comerciales de dos pases y cunto han vendido en das concretos. Pero todo eso es demasiado... (enumerado en fila tras fila y dividido en mltiples columnas). Cmo puede obtener informacin sobre la hoja de clculo? Cmo puede lograr entender todos estos datos?
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Quin es el que ms ha vendido? Quin ha vendido ms por trimestre o por ao? Qu pas ha vendido ms? Podr responder a todas esas preguntas con los informes de tabla dinmica (es como encontrar una aguja en un pajar). Un informe de tabla dinmica convierte todos los datos en informes breves y concisos que le dicen exactamente lo que necesita saber.
Revisarlosdatosdeorigen
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Una hoja de clculo de Excel diminuta. Antes de empezar a trabajar con un informe de tabla dinmica, eche un vistazo a su hoja de clculo Excel para comprobar que est bien preparada para el informe. Cuando crea un informe de tabla dinmica, cada columna de sus datos de origen se convierte en un campo que puede utilizar en el informe. Los campos resumen mltiples filas de informacin de los datos de origen. Los nombres de los campos para el informe proceden de los ttulos de las columnas de sus datos de origen. Compruebe que tiene nombres para cada columna de la primera fila de la hoja de clculo de los datos de origen. En la imagen anterior, los ttulos de columnas Pas, Comercial, Cantidad del pedido, Fecha del pedido e Id. del pedido se convertirn en nombres de campos. Cuando crea un informe, algo que har en la prctica al final de la leccin, sabr, por ejemplo, que el campo Comercial representa los datos del Comercial de la hoja de clculo. Las filas restantes que aparecen debajo de los encabezados deberan contener elementos similares de la misma columna. Por ejemplo, el texto debera estar en una columna; los nmeros, en otra; y las fechas en otra. Dicho de otro modo, una columna que contiene nmeros no debera contener texto, etc. Para terminar, no debera haber columnas vacas en los datos que est utilizando para el informe de la tabla dinmica. Tambin recomendamos que no haya filas vacas; por ejemplo, las filas en blanco que se utilizan para separar un bloque de datos de otro deberan eliminarse. Nota Tambin puede utilizar datos de fuentes externas, algo que no cubrimos en este curso. Puede obtener ms informacin acerca de las fuentes de datos en la tarjeta de referencia rpida que se encuentra al final del curso.
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Introduccin
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Cuadro de dilogo Crear tabla dinmica.
Cuando los datos estn listos, coloque el cursor en cualquier lugar. Eso incluir todos los datos de la hoja de clculo en el informe. O simplemente seleccione los datos que quiere utilizar en el informe. A continuacin, en la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica y, a continuacin, vuelva a hacer clic en Tabla dinmica. Aparece el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Seleccione una tabla o un rango ya est seleccionado para usted. La casilla Tabla/Rango muestra el rango de los datos seleccionados. Nueva hoja de clculo ya est seleccionado como lugar en el que se ubicar el informe (puede hacer clic en Hoja de clculo existente si no desea que el informe se coloque en una hoja de clculo nueva).
Informacinbsicadelinformedetabladinmica
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El rea de diseo para el informe de tabla dinmica. La lista de campos de la tabla dinmica.
Esto es lo que ve en la nueva hoja de clculo tras cerrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. A un lado est la zona de diseo, lista para el informe de tabla dinmica y, al otro lado se encuentra la lista de campos de tabla dinmica. Esta lista muestra los ttulos de las columnas de los datos de origen. Como decamos antes, cada ttulo es un campo: Pas, Comercial, etc. Para crear un informe de tabla dinmica, desplace cualquiera de los campos a la zona de diseo para el informe de tabla dinmica. Puede hacerlo activando la casilla de verificacin junto al nombre del campo, o haciendo clic con el botn secundario del ratn en el nombre de un campo y seleccionando un lugar al que mover el campo. Si ha trabajado con informes de tabla dinmica antes, es normal que se pregunte si todava puede arrastrar campos para elaborar un informe. S puede, y lo ver al final de la leccin. Sugerencia Si hace clic fuera del rea de diseo (de un informe de tabla dinmica), la lista de campos de la tabla dinmica desaparece. Para recuperar la lista de campos, haga clic dentro del rea de diseo de la tabla dinmica o en el informe.
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Elaboraruninformedetabladinmica
Ahora ya puede elaborar el informe de tabla dinmica. Los campos que seleccione para el informe dependen de lo que desee hacer. Empecemos averiguando cunto ha vendido cada comercial. Para obtener la respuesta, necesita datos sobre los comerciales. As pues, seleccione la casilla de verificacin Lista de campos de la tabla dinmica junto al campo Comercial. Tambin necesita datos sobre cunto han vendido, as que seleccione la casilla de verificacin junto al campo Cantidad de los pedidos. Tenga en cuenta que no tiene que utilizar todos los campos de la lista de campos para elaborar un informe.
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Cuando selecciona un campo, Excel lo coloca en un rea predeterminada del diseo. Puede desplazar el campo a otra rea si lo desea. Por ejemplo, si desea que un campo est en una columna en lugar de en una fila. Ver cmo hacerlo en la prctica. Los datos del campo Comercial (nombres de los comerciales), que no contienen nmeros, se muestran automticamente como filas a la izquierda del informe. Los datos del campo Cantidad de los pedidos, que contiene nmeros, aparece correctamente a la derecha. El encabezado sobre los datos del comercial indica "Etiquetas de filas" sobre el campo. El encabezado sobre las cantidades de los pedidos indica "Suma de cantidades de pedidos"; la parte "Suma de" del encabezado es porque Excel utiliza el sumatorio para sumar campos con nmeros. Tenga en cuenta que no importa si activa la casilla de verificacin junto el campo Comercial antes o despus del campo Cantidad de los pedidos. Excel los colocar automticamente en el lugar correcto cada vez. Los campos sin nmeros acabarn a la izquierda; los campos con nmeros lo harn a la derecha, independientemente del orden en el que los seleccione. Eso es todo. Con slo dos clics sabr cunto ha vendido cada comercial. A propsito, podra parar con tan slo una pregunta contestada. Puede utilizar un informe de tabla dinmica como un sistema rpido para obtener la respuesta a una o dos preguntas. El informe no tiene que ser complejo sino til. Sugerencia No se preocupe si elabora un informe de manera incorrecta. Excel facilita el trabajo para ver cul es el aspecto de los datos en distintas zonas del informe. Si un informe no es como usted quera al principio, los datos pueden disponerse de otra manera rpidamente, moviendo partes hasta que queden como usted desea, o incluso volviendo a empezar.
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Vercomprasporpas
Ahora ya sabe cunto ha vendido cada comercial. Pero los datos de origen distribuyen los datos de los comerciales en dos pases: Reino Unido y Estados Unidos. As, otra pregunta podra ser: Cules son las cantidades de ventas para cada comercial por pas? Para obtener la respuesta, puede agregar el campo Pas al informe de tabla dinmica como filtro de informe. Utiliza el filtro de informe para centrarse en un subconjunto de datos del informe, a menudo una lnea de producto, un perodo de tiempo o una regin geogrfica.
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Utilizando el campo Pas como filtro de informe, puede ver un informe aparte para Reino Unido y Estados Unidos, o puede ver ventas para ambos pases conjuntamente. Para agregar este campo como un filtro de informe, haga clic con el botn secundario del mouse en el campo Pas de la Lista de campos de la tabla dinmica y, a continuacin, haga clic en Agregar al filtro del informe. El nuevo filtro de informe Pas se agrega a la parte superior del informe. La flecha junto al campo Pas muestra (Todo), y ve los datos de ambos pases. Para ver solamente los datos de EE.UU o de Reino Unido, haga clic en la flecha y seleccione un pas o el otro. Para volver a ver los datos de ambos pases, haga clic en la flecha y, a continuacin, haga clic en (Todo). Sugerencia Para eliminar un campo de un informe, deseleccione la casilla de verificacin junto al nombre del campo de la Lista de campos de la tabla dinmica. Para eliminar todos los campos del informe y poder volver a empezar, en la Cinta, en la ficha Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en la flecha del botn Eliminar y seleccione Eliminar todo.
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Verventasporfecha
Los datos de origen originales tienen una columna de informacin de la Fecha del pedido, por lo que hay un campo Fecha del pedido en la Lista campo de la tabla dinmica. Eso significa que puede obtener la respuesta a otra pregunta: Cules son las ventas por fecha para cada comercial? Para obtener la respuesta, seleccione la casilla de verificacin junto al campo Fecha del pedido para agregar el campo al informe. El campo Fecha del pedido se agrega automticamente a la izquierda, en orientacin de la etiqueta de fila. Esta es la razn por la que el campo no contiene nmeros (las fechas pueden parecer nmeros, pero su formato es de fechas, no de nmeros). Dado que el campo Fecha del pedido es el segundo campo no numrico que se agrega al informe, se integra en el campo Comercial, con sangra a la derecha. Ahora el informe muestra las ventas para cada comercial por fecha, pero son demasiados datos para verlos en una sola vez. Puede obtener estos datos con facilidad de manera ms manejable agrupando los datos diarios en meses, trimestres o aos. Para agrupar las fechas, haga clic en una del informe. A continuacin, en la ficha Opciones, grupo Grupo, haga clic en Campo Grupo. En el cuadro de dilogo Grupos, seleccione Trimestres, que parece una buena solucin en este caso y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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Ahora ve los datos de ventas agrupados en cuatro trimestres para cada comercial.
Desplazarelinforme
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Aunque el informe de tabla dinmica ha respondido a sus preguntas, todava se tarda un poco en leer todo el informe; hay que desplazarse hasta el final de la pgina para ver todos los datos. Puede desplazar el informe para obtener una visin distinta. Para ello, mueva un campo de la zona de Etiquetas de filas a la de columnas del informe (llamada Etiquetas de columnas), que es un rea del diseo que no ha utilizado. Cuando desplaza un informe, transpone la vista vertical u horizontal de un campo, moviendo filas al rea de columnas, o moviendo columnas al rea de filas. Es fcil. Para desplazar este informe, haga clic con el botn secundario del ratn en una de las filas "Trimestre", seleccione Mover y haga clic en Mover "Fecha del pedido" a Columnas. As se mueve todo el campo Fecha del pedido del rea Etiqueta de fila a la de Columna del informe. Ahora los nombres de los comerciales estn juntos y, en cima del primer trimestre de los datos de ventas pone Etiquetas Columnas, diseado ahora en columnas en el informe. Adems, los totales para cada trimestre aparecen al final de cada columna. En lugar de tener que desplazarse hasta el final de la pgina para ver los datos, puede verlo en un solo vistazo. Si quiere desplazar el informe de nuevo a la vista original, haga clic con el botn secundario del ratn en uno de los encabezados "Trimestre" y, a continuacin, seleccione Mover "Fecha de pedidos" a Filas. As se desplaza el campo Fecha del pedido de nuevo al rea de filas del informe.
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Dndevaloquesearrastraysecoloca?
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Como se ha indicado antes, si prefiere elaborar un informe de tabla dinmica utilizando un mtodo de arrastrar y soltar, como en las versiones anteriores de Excel, todava puede hacerlo. Hay cuatro casillas en la parte inferior de la Lista de campos de la tabla dinmica. Las casillas se llaman Filtro del informe, Etiquetas de filas, Etiquetas de columnas y Valores. Puede arrastrar campos a esta rea. Normalmente en Excel 2007 los campos se agregan al diseo del informe desde la lista de campos bien seleccionando las casillas de los nombres de los campos, o haciendo clic con el botn secundario del ratn y seleccionando un lugar desde un men. Al hacerlo, los campos se colocan automticamente en el diseo, y se sitan automticamente en la casilla apropiada al final de la lista. Por ejemplo, como el campo Comercial se encuentra en el rea Etiquetas de filas del diseo del informe, el nombre del campo Comercial tambin aparece en la casilla Etiquetas de filas al final de la lista de campos. Pero si prefiere el mtodo de arrastrar y soltar, arrastre los campos desde el principio de la lista de campos hasta las casillas al final. La etiqueta de la parte superior de cada casilla le indica en qu rea del informe debe ir el campo. Por ejemplo, si arrastra el campo Cantidad del pedido a la casilla Valores, ese campo estar en el rea Valores del informe. Tambin puede arrastrar los campos entre las casillas para modificar lugares del rea de diseo del informe, y puede arrastrar campos fuera de las casillas para eliminarlos del informe.
Ejercicio
Formacin
Prctica
Trabajar con informes de tabla dinmica
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Antes de empezar Durante la prctica, esta ventana permanecer encima del programa en el que est trabajando. Cuando cubre un rea que necesita utilizar, muvala y cambie el tamao como se indica a continuacin: Para mover esta ventana, haga clic en la barra de ttulo de la ventana (como se indica ms abajo) y arrstrela a la nueva ubicacin:
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Para cambiar el tamao de esta ventana, arrastre el controlador de tamao de la esquina inferior derecha.
Ejercicio 1: Crear el rea de diseo del informe de tabla dinmica En este ejercicio preparar el rea de diseo del informe para poder crear un informe de tabla dinmica. Antes de empezar este ejercicio Dedique unos minutos a revisar los datos de la hoja de clculo de Excel. Las columnas tienen ttulos en la primera fila. Cada ttulo aparecer ms tarde como nombre de campo en la Lista de campos de la tabla dinmica. Cada columna contiene un tipo de datos, ya sea texto, nmeros o fechas. No hay columnas ni filas vacas entre los datos que se utilicen para el informe de la tabla dinmica. Ahora ya puede empezar. 1. 2. Va a utilizar todos los datos de la hoja de clculo. Haga clic en los datos. Por ejemplo, en la celda B5. Haga clic en la pestaa Insertar. En el grupo Tablas, haga clic en la flecha de Tabla dinmica y, en el men, haga clic en Tabla dinmica. Aparece el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. 3. Seleccionar tabla o rango est seleccionado. El cuadro Tabla/Rango muestra todos los datos de la hoja seleccionada, desde la celda A1 a la E800, que es lo que quiere (son todos los datos de la hoja de clculo). La opcin Nueva hoja de clculo est seleccionada donde se ubicar el informe. Haga clic en Aceptar. Se inserta una nueva hoja de clculo (Hoja1). A la izquierda est el rea de diseo para elaborar el informe de tabla dinmica. A la derecha se encuentra la Lista de campos de la tabla dinmica (si la lista de campos no aparece en la hoja de clculo, haga clic en el rea de diseo del informe). En la lista figuran los nombres de todas las columnas de la hoja de clculo. Esas columnas ahora son campos. Puede colocar cualquiera de los campos del diseo del informe de la tabla dinmica (pero no tiene que utilizar todos los campos). Tenga en cuenta que Herramientas de la tabla dinmica aparece en la Cinta, que incluye las fichas Opciones y Diseo.
Ejercicio 2: Crear un informe de tabla dinmica Ahora crear su informe. Empiece plantendose esta pregunta: Cunto han vendido los comerciales? Para responder, necesita agregar los campos Comercial y Cantidad de pedidos al informe. 1. En la Lista de campos de la tabla dinmica, haga clic en la casilla de verificacin junto a Comercial.
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El campo se agrega al informe.
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2.
A continuacin, en la Lista de campos de la tabla dinmica, haga clic en la casilla de verificacin junto a Cantidad de pedidos. El campo se agrega al informe.
Ahora puede ver cunto ha vendido cada comercial. Sugerencia Si hace clic en la hoja de clculo, fuera del informe de la tabla dinmica, no puede ver la lista de campos de la tabla dinmica. Para recuperarlo, haga clic en cualquier lugar del informe; por ejemplo, haga clic en la celda A3. Si la lista de campos no aparece, significa que se ha desactivado. En la parte superior de la ventana, en la ficha Opciones, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Lista de campos para volver a activar la lista de los campos.
Ejercicio 3: Cambiar el nombre del encabezado Como ya hemos indicado en esta leccin, dice "Suma de cantidades de pedidos" encima del campo porque Excel ha utilizado la funcin Sumatorio para sumar las cifras. Ahora puede dejar el nombre tal cual, o cambiarlo, a lo que le ensearemos en este ejercicio. 1. 2. Haga clic en el nombre del campo del informe, Suma de cantidades de pedidos, de la celda B3. En la parte superior de la ventana, en la Cinta, en la ficha Opciones, vaya al grupo Campo activo. En el cuadro de texto Campo activo (ver el nombre "Suma de cantidades de pedidos" all), escriba el nuevo nombre para el campo.
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Por ejemplo, escriba Cantidad vendida y pulse ENTRAR. El nombre nuevo, "Cantidad vendida", aparece en el informe.
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Nota El nuevo nombre que utilice no puede ser el mismo que el del campo de la lista de campos de la tabla dinmica (Cantidad de pedidos). Si se pregunta si puede modificar el nombre de un encabezado, seleccinelo. Vea si aparece en la casilla de texto Campo activo. Si es as, puede cambiarlo. Simplemente recuerde que no puede indicar el mismo nombre que el de la lista de campos de la tabla dinmica. Tenga en cuenta que no puede modificar los nombres de los encabezados Etiquetas de filas y Etiquetas de columnas del informe.
Ejercicio 4: Ordenar el informe En este ejercicio averiguar cul es el ranking de los comerciales en cuanto a pedidos, y ver quin ha vendido ms y quin menos. Puede hacerlo rpidamente ordenando por el campo Cantidades vendidas (nuevo nombre del campo Suma de la cantidad de pedidos, o el nombre que le haya dado). 1. 2. Haga clic con el botn secundario en una de las celdas del campo Cantidad vendida; por ejemplo, haga clic con el botn secundario en la celda B6. Seleccione Ordenar y haga clic en Ordenar de mayor a menor. Ahora Peacock es el primero de la lista, con lo que puede ver que Peacock es el que ha vendido ms; a continuacin aparece Leverling, y Buchanan es el que menos ha vendido.
Ejercicio 5: Agregar otro campo al informe En este ejercicio agregar el campo Fecha del pedido al informe. Despus agrupar las fechas de las ventas por trimestre a fin de poder ver cunto ha vendido cada comercial por trimestre. 1. En la Lista de campos de la tabla dinmica, haga clic en la casilla de verificacin junto a Fecha del pedido. Tenga en cuenta que dado que el campo no contiene cifras (las fichas pueden ser nmeros, pero se les da formato de fecha), el campo se agrega automticamente a la izquierda del informe. Ya que es el segundo
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campo no numrico (Comercial era el primero), aparece con sangra a la derecha de los nombres de los comerciales. El campo Fecha del pedido aparece en el informe como das del ao, porque as se introdujeron los datos en los datos originales.
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Cuando tiene muchos datos que contienen fechas u horas, puede agruparlos. Por ejemplo, con las fechas, puede agruparlas en das, meses, trimestres o aos. 2. 3. Haga clic en una celda del campo fecha. Por ejemplo, haga clic en la celda A6. En la parte superior de la ventana, en la Cinta, en la ficha Opciones, en el grupo Grupo, haga clic en el Campo del grupo. En el cuadro de dilogo Agrupaciones, seleccione Trimestres. Si tambin selecciona Meses, haga clic para cancelar la seleccin. Haga clic en Aceptar. Ahora el informe muestra las fechas agrupadas por trimestre.
Sugerencia Tambin puede agrupar los datos haciendo clic con el botn secundario del ratn en los datos que desea agrupar y haciendo clic en Grupo en el men contextual. 4. Antes de pasar al siguiente ejercicio, observe el signo menos (-) junto al nombre de Peacock.
Haga clic en el signo menos. Esto contrae el campo Fecha del pedido debajo de Peacock para que no vea la informacin de la fecha para Peacock, y hace que Leverling ascienda en el informe. Ahora aparece un signo ms (+) junto al nombre de Peacock, lo que indica que hay ms datos. Ahora haga clic en el signo menos (-) junto a Leverling para contraer el campo Fecha del pedido tambin. Puede controlar cuntos datos estn expuestos en el informe. Cuando ve un signo menos, puede utilizarlo para contraer el informe, y utilizar el signo ms para ampliarlo cuando lo necesite.
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Ahora ample todos los datos de Peacock y Leverling haciendo clic con el botn secundario del ratn en Leverling. Seleccione Ampliar/Contraer y, a continuacin, haga clic en Ampliar todo el campo. Se amplan todos los datos de Peacock y Leverling.
Ejercicio 6: Agregar un filtro de informes En este ejercicio agregar el campo Pas al informe para ver el desglose de las ventas por pas. Agregar el campo Pas de dos maneras diferentes: primero como una etiqueta de fila y despus como un filtro de informe. 1. En la Lista de campos de la tabla dinmica, haga clic en la casilla de verificacin junto a Pas.
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Dado que el campo es no numrico, se agrega a la izquierda. Es el tercer campo agregado a la izquierda, y su lugar es en el campo Fecha del pedido. No es muy fcil comparar las ventas de EE.UU con las del Reino Unido (puede verse si se desplaza hacia el final del informe). 2. Intente mover el campo pas para ver si eso mejora la legibilidad. Haga clic con el botn secundario del ratn en uno de los elementos de pas; por ejemplo, haga clic con el botn secundario en la celda A6. Seleccione Mover y vea todas las opciones que tiene para mover el campo Pas. Haga clic en Mover "Pas" al principio. El campo Pas subir dos niveles (por encima del campo Fecha del pedido y el campo Comercial). Ahora los campos Comercial y Fecha del pedido van debajo del campo Pas.
3.
Haga clic en el signo menos (-) junto a EE.UU para contraer los datos de EE.UU. Ahora haga clic en el signo menos (-) junto a Reino Unido para contraer esos datos. Puede ver las ventas de ambos pases, pero no puede ver las ventas por comercial. As pues, agregar el campo Pas como una etiqueta de fila no parece demasiado til. En la Lista de campos de la tabla dinmica, deseleccione la casilla junto a Pas. Esto elimina el campo del informe de la tabla dinmica para que pueda probar otro mtodo. Nota Tambin puede eliminar el campo haciendo clic con el botn secundario y seleccionando Eliminar "Pas". Tambin puede eliminar el campo mirando al final de la Lista de campos de la tabla dinmica, en el rea Arrastrar campos entre las siguientes reas, haciendo clic en la flecha del campo y, a continuacin, en Eliminar campo.
4.
5.
En la Lista de campos de la tabla dinmica, haga clic con el botn secundario en el campo Pas, y en Agregar al filtro del informe. (O bien, si prefiere utilizar el mtodo de arrastrar y soltar, arrastre el campo Pas hasta la casilla Filtro del informe.) Utilice un filtro de informe para centrarse en un subconjunto de datos del informe, que suele ser una lnea de producto, un periodo de tiempo o una regin geogrfica.
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El campo Pas se agrega encima del informe. (Todo) a la derecha del ttulo Pas significa que se visualizan los datos de ambos pases (Reino Unido y Estados Unidos). En otras palabras, los datos no se filtran.
6.
Para filtrar el informe por pas, haga clic en la flecha del informe junto a (Todo). Seleccione Reino Unido o Estados Unidos y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece un icono de filtro junto al pas seleccionado, lo que significa que los datos se filtran. Si desea ver los datos para el otro pas, seleccinelo y haga clic en Aceptar.
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7.
Volvamos a ver a los dos pases de nuevo: Haga clic en (Todo) y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Ejercicio 7: Mover el informe A continuacin mover el informe desplazando los datos de la fila al rea de la columna. 1. 2. Haga clic con el botn secundario del ratn en una celda del campo de fecha. Por ejemplo, haga clic con el botn secundario del ratn en la celda A5. Seleccione Mover y haga clic en Mover "Datos del pedido" a Columnas. Ahora los trimestres se alinean arriba. Al final del informe puede ver el total para cada trimestre.
Ejercicio 8: Agregar formato de moneda al informe Para terminar, agregue formato al informe. Los nmeros del informe representan dinero, pero no su formato no es de divisa. En este ejercicio aprender una manera prctica para dar formato a todos los datos al mismo tiempo, en lugar de tener que seleccionar un rango de celdas individuales. 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic con el botn secundario en la celda A3 (encabezado del campo Cantidades vendidas, o el nombre que haya elegido). A continuacin, haga clic en Formato de nmeros del men contextual. En la ficha Nmero, en la lista Categora, haga clic en Divisa. En la casilla Posiciones decimales, haga clic en la flecha hacia abajo hasta que haya 0 posiciones decimales. Haga clic en la casilla Smbolo y en un smbolo para seleccionarlo. Dado que ha seleccionado un formato de divisa, su smbolo ya se haba seleccionado. Puede modificarlo si lo desea. Haga clic en Aceptar. Ahora todos los nmeros se formatean como divisas.
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Pngase a prueba
Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Tras elaborar su informe de tabla dinmica, puede modificar el diseo. Verdadero. Falso En qu consisten los campos de la tabla dinmica? Son columnas de datos de origen. El rea donde desplaza los datos. El rea de diseo del informe de la tabla dinmica. En la lista de campos de la tabla dinmica puede indicar qu campos ya se muestran en el informe. Verdadero. Falso. Cmo elimina un campo de un informe de tabla dinmica? En el rea Arrastrar campos entre reas ms abajo de la Lista de campos de la tabla dinmica, haga clic en la flecha junto al nombre del campo y, a continuacin, seleccione Eliminar campo. Haga clic con el botn secundario del ratn en el campo que quiera eliminar y, en el men contextual, seleccione Eliminar "nombre del campo". Deseleccione la casilla de verificacin junto al nombre del campo en la Lista de campos de la tabla dinmica. Todas las anteriores. El primer campo que agrega a un informe de tabla dinmica que no contiene nmeros se agrega automticamente a la parte _____ del informe. Etiquetas de columnas. Filtro de informes. Etiquetas de filas. Como ya ha aprendido en la prctica, cuando ve un signo positivo (+) junto a un campo, es que hay ms informacin sobre el campo en el informe. Verdadero. Falso.
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TabladinmicaII:FiltrardatosdeinformedetabladinmicaenExcel2007
Verslolosdatosquedeseaverenlosinformesdetabladinmica
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Imagine que ha abierto un informe de tabla dinmica de productos vendidos por Adventure Works, una empresa de material deportivo. El informe resume de forma precisa ms de 6.000 filas de datos de hoja de clculo de Excel, mostrando qu significan todos los datos. Puede ver, por ejemplo, los totales de ventas anuales de cada producto durante un perodo de tres aos y tambin hay un total general de ventas de cada producto. Ahora desea ver los detalles especficos. Adventure Works vende productos desde botellas de agua hasta bicicletas de carretera y chalecos. Deseara ver slo las ventas de bicicletas de carretera. Despus deseara ver qu bicicletas de carretera son las ms vendidas. Y despus desea ver cmo se han vendido determinadas bicicletas de carretera durante un cierto perodo de tiempo. Puede ver exactamente lo que desea filtrando los datos del informe de tabla dinmica.
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Filtroparaverunproductoentremuchos
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Desea ver slo los datos de ventas de bicicletas de carretera y ocultar todos los dems datos por ahora. Para filtrar el informe, haga clic en la flecha junto a Rtulos de fila. Se hace clic ah porque las bicicletas de carretera se muestran en el rea de filas del informe. Al hacer clic en dicha flecha, aparece un men con el cuadro Seleccionar campo en la parte superior para usarlo para seleccionar dnde aplicar el filtro. En este men hay una lista que muestra todas las filas en cualquier campo que seleccione. Mirar los elementos de la lista es una forma de comprobar que ha seleccionado el campo correcto que filtrar. En este ejemplo, el campo Categora de producto, que incluye Bicicletas de carretera, es el deseado. Para filtrar el informe, desactive la casilla de verificacin (Seleccionar todo) en la lista. Esto desactiva las casillas de verificacin situadas junto a cada elemento de la lista. A continuacin, active la casilla de verificacin que hay junto a Bicicletas de carretera. Ahora, el informe de tabla dinmica slo muestra los datos de bicicletas de carretera. Los dems datos no se cambian, pero por ahora no aparecen. Sugerencia No siempre es fcil saber si los datos se han filtrado o no con slo mirarlos. Para recordarle que este informe est filtrado, aparece un icono de filtro en la flecha en la que hizo clic para comenzar a establecer el filtro: . Tambin hay un icono de filtro de campo al que est aplicado el filtro. en la lista de campo de tabla dinmica junto al nombre
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Acotarelfiltroparaverunnicoelemento
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Ahora ha establecido un filtro y el informe slo muestra los totales de ventas de bicicletas de carretera. Pero Adventure Works vende muchos tipos distintos de bicicletas de carretera y desea ver los totales de ventas de un slo tipo, la Road-350-W. Podra filtrar el informe a un tipo nico mediante el mtodo mostrado en la ltima seccin. En el cuadro Seleccionar campo, elegira Nombre de producto en lugar de Categora de producto. En la lista de nombres de producto, activara las casillas de verificacin para la bicicleta de carretera Road-350-W. Pero mediante un mtodo distinto puede ahorrar tiempo, definiendo el filtro que ya ha establecido. En el informe filtrado, seleccione las celdas que contengan el dato Road-350-W. A continuacin, haga clic con el botn secundario, elija Filtro y haga clic en Conservar slo los elementos seleccionados. Ahora slo se muestran los datos de Road-350-W. El nuevo filtro oculta todos los dems nombres de producto de bicicletas de carretera y los datos que haba en el informe anteriormente.
Establecerunfiltrodevalorparaverproductosespecificandoimportes
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Suponga que desea ver qu modelos de bicicletas de carretera tienen totales de venta de 100.000 dlares o ms. Cmo le indicara a Excel que seleccionara dichas filas y ocultara las dems? Se utiliza un filtro de valor. En primer lugar, establezca un filtro para ver slo bicicletas de carretera, utilizando el mtodo que ha visto en la primera animacin. A continuacin, para establecer el filtro de valor, haga clic en la flecha del icono de filtro junto a Rtulos de fila. En el cuadro Seleccionar campo, elija Nombre de producto. Se filtra por el campo Nombre de producto porque dicho campo contiene todos los modelos individuales de bicicletas de carretera. A continuacin, elija Filtros de valor. Este filtro lee los datos y selecciona filas con celdas que coinciden con sus criterios. Haga clic en Mayor o igual que y en el cuadro de dilogo Filtros de valor, escriba 100.000 en el cuadro vaco. El informe contiene 38 modelos de bicicletas de carretera, de los cuales 13 tienen unas ventas totales de 100.000 dlares o ms y ahora slo aparecen esos. Para cambiar el importe de dlares del filtro, elija Filtros de valor y repita el proceso con un valor distinto. Puede imaginar cmo este tipo de filtrado permite analizar los datos de muchas formas con relativamente poco esfuerzo.
Definirunfiltrodefechaparaverdatosdeunahoraseleccionada
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Finalmente, suponga que desea ver cmo se han vendido las bicicletas de carretera durante un ao, mes u otro perodo de tiempo dado. Estableciendo un filtro, puede indicarle al informe en qu perodo de tiempo est interesado y ocultar temporalmente los datos de los dems perodos. Filtrar por un ao especfico es fcil. Para ver los datos slo para 2011, haga clic en la flecha junto a Rtulos de columna. Se hace clic ah porque las fechas se muestran en el rea de columnas del informe. En la lista que aparece, desactive la casilla de verificacin junto a (Seleccionar todo) y, a continuacin, active la casilla de verificacin junto a 2011. Excel oculta las cifras 2009 y 2010. Es as de rpido. A continuacin, digamos que desea ver cmo se han vendido las bicicletas durante un mes particular de 2011. Para especificar un perodo de tiempo para el filtro de fecha, haga clic en la flecha junto a Rtulos de columna. Seleccione Filtros de fecha. Haga clic en Entre. En el cuadro de dilogo Filtro de fecha, escriba 8/11/2011 en el primer cuadro vaco. En el cuadro y, escriba 8/12/2011. El informe muestra slo los datos de bicicletas de carretera del mes especificado.
Quitarfiltros
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Quitar un filtro del informe de tabla dinmica haciendo clic en el icono de filtro Borrar filtro de "Categora de producto".
y, a continuacin, haciendo clic en
Quitar un filtro en la Lista de campos de tabla dinmica moviendo el cursor sobre el icono de filtro
junto al nombre
del campo, haciendo clic en la flecha que aparece y, a continuacin, haciendo clic en Borrar filtro de "Categora de producto".
Desea volver a ver los datos ocultos para tener una visin general? Puede hacerlo de forma fcil pero lenta quitando los filtros uno a uno o puede quitar rpidamente todos los filtros a la vez. La clave para quitar los filtros uno a uno consiste en utilizar el icono de filtro, que aparece en dos lugares distintos: en el informe de tabla dinmica y en la lista de campos de tabla dinmica .
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Para quitar todos los filtros a la vez, utilice los comandos de la cinta de opciones en la parte superior de la ventana.
Quitar un filtro en el informe de tabla dinmica Para quitar un filtro de un campo especfico, haga clic en el icono de filtro cuando el campo filtrado aparece en el informe, en Rtulos de fila o en Rtulos de columna. A continuacin haga clic en Borrar filtro de <nombre del campo>. O active la casilla de verificacin junto a (Seleccionar todo) para hacer que todos los datos del campo sean visibles. Si no ve el comando Borrar filtro de para el campo filtrado: Asegrese de que ha seleccionado el rea correcta del informe en la que borrar el filtro: filas o columnas. Aparece el nombre de campo correcto en el cuadro Seleccionar campo? Dicho cuadro se ve cuando se hace clic en el icono de filtro. El nombre de campo en dicho cuadro debe coincidir con el nombre del campo en que desea eliminar el filtro. Si el nombre de campo del cuadro es incorrecto, seleccione el campo correcto en la lista que aparece al hacer clic en la flecha junto al cuadro.
Quitar un filtro en la lista de campos de tabla dinmica Mueva el cursor sobre el icono de filtro junto al nombre del campo al que desea quitar el filtro. Haga clic en la flecha que aparece y, a continuacin, haga clic en Borrar filtro de <nombre del campo>. O active la casilla de verificacin junto a (Seleccionar todo) para hacer que todos los datos del campo sean visibles.
Quitar todos los filtros a la vez En la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha Opciones debajo de Herramientas de tabla dinmica. En el grupo Acciones, haga clic en Borrar, y, a continuacin, en Borrar filtros. Asegrese de que desea hacerlo antes de deshacer todas las selecciones.
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Ejercicio
Nota
Excel 2007 debe estar instalado en el equipo.
Formacin Prctica Filtrar informe de datos de tabla dinmica
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Antes de empezar Durante el ejercicio, esta ventana se colocar encima del programa con el que est trabajando. Cuando cubra un rea que necesite utilizar, desplcela o cambie el tamao segn sea necesario. Para mover esta ventana, haga clic en la barra de ttulo de la ventana (como se muestra a continuacin) y arrstrela a una nueva ubicacin.
Para cambiar el tamao de la ventana, arrastre el controlador de tamao
en la esquina inferior derecha.
Ejercicio 1: Crear un informe de tabla dinmica En este ejercicio crear un informe de tabla dinmica para el que podr establecer filtros en los dems ejercicios. Si sigui el curso "Tabla dinmica I: Introduccin a informes de tabla dinmica en Excel 2007", aprendi cmo crear un informe como ste. 1. 2. Va a utilizar todos los datos de la hoja de clculo de Excel. Haga clic en cualquier lugar en los datos, por ejemplo en la celda A2. Haga clic en la ficha Insertar. En el grupo Tablas, haga clic en la flecha en Tabla dinmica y, en el men, haga clic en Tabla dinmica. Se abre el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. 3. Seleccione una tabla o rango est seleccionado. El cuadro Tabla o rango muestra todos los datos de la hoja de clculo, desde la celda A1 a la celda M6216, que es la que desea, esto son todos los datos de la
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hoja de clculo. La opcin Nueva hoja de clculo est seleccionada donde se colocar el informe. A continuacin, haga clic en Aceptar. Se insertar una nueva hoja de clculo, Hoja1. A la izquierda se encuentra el rea de diseo para crear el informe de tabla dinmica. A la derecha est la Lista de campos de tabla dinmica. En la lista estn los nombres de todas las columnas de la hoja de clculo. Dichas columnas son ahora campos. Puede colocar algunos de los campos en el diseo de informe de tabla dinmica. No tiene que utilizar todos los campos. Observe que en la cinta de opciones aparece Herramientas de tabla dinmica, incluidas las fichas Opciones y Diseo. 4. En la Lista de campos de tabla dinmica, active la casilla de verificacin junto a Categora de producto.
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Dicho campo se agrega al diseo de informe. 5. 6. 7. A continuacin, en la Lista de campos de tabla dinmica, active la casilla de verificacin junto a Nombre de producto. Dicho campo se agrega al diseo de informe. En la lista de campos, active las casillas de verificacin junto a Importe ventas y Fecha de pedido, para agregar dichos campos al informe. Ahora agrupar las fechas por aos. Haga clic con el botn secundario en cualquier fecha del informe. A continuacin, haga clic en Grupo. En el cuadro de dilogo Agrupar, haga clic en Aos. Haga clic en Meses para borrar dicha seleccin. A continuacin, haga clic en Aceptar. Cree la tabla dinmica del informe de modo que los aos se muestren en el rea de columnas del informe. Demostracin Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en cualquier ao. Elija Mover y, a continuacin, haga clic en Mover "Fecha de pedido" a Columnas. Ahora est preparado para pasar a los siguientes ejercicios.
8.
Ejercicio 2: Filtro para ver uno o ms productos En este ejercicio filtrar el informe de tabla dinmica para ver los importes de ventas de cascos y jersis solamente y para ocultar los datos de todos los dems productos vendidos por Adventure Works. 1. Est a punto de filtrar elementos mostrados en el rea de filas del informe, por tanto haga clic en la flecha junto a Rtulos de fila. En el cuadro Seleccionar campo, asegrese de que el nombre del campo mostrado es Categora de producto.
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Este campo le indica si un producto es una bicicleta de montaa, un casco, un jersey, etc. Si ve algn otro nombre de campo en el cuadro, haga clic en la flecha junto al cuadro y, a continuacin, haga clic en Categora de producto. 2. En la lista del final, desactive la casilla de verificacin junto a (Seleccionar todo). Esto desactiva todas las casillas de verificacin de la lista.
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Active la casilla de verificacin junto a Cascos y la casilla de verificacin junto a Jersis. A continuacin, haga clic en Aceptar. Ahora ve el total de ventas solo de cascos y jersis. Todas las dems categoras de producto del informe estn ocultas. 3. Observe el icono de filtro en la flecha junto a Rtulos de fila. Esto le indica que se ha aplicado un filtro.
Un icono de filtro similar aparece tambin en la Lista de campo de tabla dinmica junto al campo Categora de producto, que le indica que el filtro se ha aplicado a dicho campo. 4. Para quitar el filtro, haga clic en el botn junto a Rtulos de fila (que tiene el icono de filtro). Asegrese de que la Categora de producto est en el cuadro Seleccionar campo. Si no, haga clic en la flecha junto al cuadro Seleccionar campo y seleccione Categora de producto. Haga clic en Borrar filtro de "Categora de producto". Todos los datos vuelven a ser visibles.
Ejercicio 3: Filtrar nombres de producto utilizando operadores de comparacin Puede filtrar utilizando operadores de comparacin como, por ejemplo, "es igual a" o "no es igual a". En este ejercicio filtrar el informe para ver los totales de venta de las cmaras de neumtico. 1. Desplace hacia abajo el informe para tener acceso a la seccin de Neumticos y Cmaras. Haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier parte de la seccin, por ejemplo en la celda A104. Seleccione Filtro y, a continuacin, haga clic en Filtros de rtulo.
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2.
En el cuadro de dilogo Filtros de rtulo, haga clic en la flecha junto al cuadro que muestra los operadores. Haga clic en contiene (tendr que desplazarse para ver el elemento). En el siguiente cuadro escriba cmara de neumtico. A continuacin, haga clic en Aceptar. Desaparece todo. Pero cuando vuelve a desplazarse a la parte superior, ver las ventas slo de cmaras de neumticos. El filtro ha ledo los datos y ha seleccionado los elementos que coinciden con sus criterios.
3.
Para borrar el filtro, haga clic en el icono de filtro junto a Rtulos de fila. Asegrese de que en el cuadro Seleccionar campo est en Nombre de producto. Si no, haga clic en la flecha junto al cuadro Seleccionar campo y seleccione Nombre de producto. Haga clic en Borrar filtro de "Nombre de producto". Dice "Nombre de producto" porque este filtro se aplic a dicho campo. Sugerencia Otra forma de borrar el filtro es en la Lista de campos de tabla dinmica. Desplace el cursor
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sobre el icono de filtro junto a Nombre de producto, haga clic en la flecha que aparece y, a continuacin, haga clic en Borrar filtro de "Nombre de producto".
Ejercicio 4: Filtrar ocultando elementos seleccionados Ahora ocultar slo algunos elementos mientras que mantendr el resto a la vista. Es posible que haga esto si desea mostrar los datos completos excepto una fila o varias filas. 1. 2. En la parte superior del informe, en Botellas y cajas, observe que el total general para tres aos es de 3102,65. Ahora haga clic con el botn secundario en Portabotellas carretera. Seleccione Filtro y, a continuacin, haga clic en Ocultar elementos seleccionados. Ya no se muestra Portabotellas carretera. El total general para tres aos es ahora de 2311,53. Tambin se ajusta el nmero de cada ao individual. Para borrar el filtro, haga clic con el botn secundario del mouse en una celda. Por ejemplo en la celda A7. Seleccione Filtro y, a continuacin, haga clic en Borrar filtro de "Nombre de producto". Est borrando el filtro del campo Nombre de producto porque dicho campo contiene el nombre de producto Portabotellas carretera. Portabotellas carretera y el importe de dicho elemento vuelven a mostrarse de nuevo. Observe que vuelve a haber un total general de 3102,65. Sugerencia Los aos (2009, 2010 y 2011) estn alineados a la izquierda en la parte superior de cada columna, mientras que los datos debajo de los aos estn alineados a la derecha. Si lo desea, puede dar formato a los aos para que estn centrados sobre los datos o alinearlos a la derecha. Por ejemplo, para centrar los encabezados, seleccione la celda B4 y arrastre a la celda D4. Haga clic en la ficha Inicio. En el grupo Alineacin, haga clic en el botn Centrar .
3.
Ejercicio 5: Aprender otros filtros tiles En este ejercicio agregar un filtro de informe. Se denomina filtro de informe porque filtra todos los datos del informe a la vez. Puede utilizar un filtro de informe para ver categoras grandes de datos como, por ejemplo, ventas para todo un pas o regin o la lnea de productos completa. 1. En la Lista de campos de tabla dinmica, haga clic con el botn secundario del mouse en el campo Pas.
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2.
Haga clic en Agregar a filtro de informe. El campo Pas se agrega a la parte superior del informe. (Todos) a la derecha de Pas significa que se muestran los datos de todos los pases. Es decir, que los datos no se han filtrado an.
Utilizar este filtro en el ejercicio siguiente.
Ejercicio 6: Filtrar por valor En este ejercicio filtrar el informe por totales de venta para ver qu productos se han vendido peor. A continuacin utilizar el filtro de informe Pas que prepar en el ltimo ejercicio para conocer dichas cifras pas por pas. 1. Haga clic en la flecha junto a Rtulos de fila. Se hace clic ah porque se van a filtrar los nombres de producto, para ver todos los productos que tienen totales de venta inferiores o iguales a 25.000. Los nombres de producto se muestran en el rea Rtulo de fila del informe. En el cuadro Seleccionar campo, asegrese de que se ha seleccionado Nombre de producto. Seleccione Filtros de valor y, a continuacin, haga clic en Menor o igual que. En el ltimo cuadro en el cuadro de dilogo Filtro de valor (Nombre de producto), escriba 25.000 y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Ahora el informe slo muestra los productos para los que el total general es de 25.000 o menos. 4. Vea cmo los datos difieren entre un pas y otro mediante el filtro de informe Pas. En la parte superior del informe, haga clic en la flecha junto a (Todos) a la derecha de Pas. Seleccione Australia y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Australia tiene una bicicleta de montaa y unas cuantas bicicletas de carretera en este rango de ventas. Observe en la Lista de campos de tabla dinmica que ahora aparece un icono de filtro junto a Pas, lo que significa que los datos estn filtrados por pas tambin. En el informe, puede ver Australia donde antes deca (Todos) y el icono de filtro aparece junto al nombre del pas. De este modo es sencillo decir qu datos se estn consultando. Haga clic en el icono de filtro a la derecha de Australia. Seleccione Francia y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Ahora pone Francia junto al icono. Para Francia el resultado es muy distinto. Los productos que tienen el valor de ventas totales especificado aparecen en todo el rango de productos de Adventure Works, desde botellas y cajas hasta chalecos. 5. Ahora volver a mostrar los datos de todos los pases. Haga clic en el icono de filtro a la derecha de Francia. Haga clic en (Todos) y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Ahora los datos se muestran para todos los pases del informe. A diferencia de otros filtros que cree, que desaparecen completamente cuando se borran, el filtro Pas permanece disponible para volver a utilizarlo. Por este motivo es por el que lo cre como filtro de informe. Para eliminar un filtro de informe, simplemente desactive la casilla de verificacin en la Lista de campos de tabla dinmica para los datos agregados al filtro de informe. Puede tener uno o ms filtros de informe a la vez.
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2. 3.
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6.
Para mostrar de nuevo todos los nombres de producto, haga clic en el icono de filtro junto a Rtulos de fila. Asegrese de que en el cuadro Seleccionar campo est en Nombre de producto. Si no, haga clic en la flecha junto al cuadro Seleccionar campo y seleccione Nombre de producto. Haga clic en Borrar filtro de "Nombre de producto". Esto quita el filtro de valor establecido anteriormente.
Ejercicio 7: Filtrar por fecha En este ejercicio filtrar el informe para ver los totales de venta para determinadas fechas. Filtrar utilizando dos mtodos distintos. 1. 2. Haga clic en la flecha junto a Rtulos de columna (se hace clic aqu porque las fechas estn en el rea de columnas del informe). En la lista que aparece, desactive la casilla de verificacin junto a (Seleccionar todo). Active la casilla de verificacin junto a 2009. Haga clic en Aceptar. El informe slo muestra datos de 2009. A continuacin filtrar de otra forma, para limitar cuntos datos se muestran para 2009. 3. Vea el icono de filtro junto a Rtulos de columna porque ha aplicado un filtro a datos en el rea de columnas. Haga clic en el icono. Seleccione Filtros de fecha y, a continuacin, haga clic en Anterior. En el cuadro de dilogo Filtro de fecha (Fecha de pedido) en el cuadro vaco detrs de es anterior, escriba 22/6/2009. A continuacin, haga clic en Aceptar. El informe muestra ahora los totales de ventas de productos vendidos antes del 22/6/2009 solamente (los datos de la hoja de clculo comienzan el 1 de enero de 2009). En el informe se indica que durante este perodo de tiempo slo se vendieron bicicletas de montaa, bicicletas de carretera y neumticos y cmaras. 4. Para borrar ambos filtros, haga clic en el icono de filtro junto a Rtulos de columna y, a continuacin, haga clic en Borrar filtro de "Fecha de pedido" (el campo al que estn aplicados los filtros). Sugerencia Tambin puede borrar los filtros colocando el cursor sobre el icono de filtro junto al campo Fecha de pedido en la Lista de campos de tabla dinmica. Haga clic en la flecha que aparece y, a continuacin, haga clic en Borrar filtro de "Fecha de pedido". Ahora se vuelven a mostrar en el informe todos los datos de los tres aos.
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Ponerapruebasusconocimientos
Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Puede ver si se ha aplicado un filtro a un campo. Verdadero. Falso.
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Tiene dos filtros aplicados. Desea borrar un filtro. Pero el comando Borrar filtro de no est disponible, de modo que: No puede deshacer el filtro y tiene que volver a crear el informe de tabla dinmica. En la ficha Opciones de la cinta de opciones, en el grupo Acciones, haga clic en la flecha en el botn Borrar y, a continuacin, haga clic en Borrar filtros. Haga clic en la flecha junto al icono de filtro en Rtulos de fila o Rtulos de columna. En el cuadro Seleccionar campo, haga clic en otro nombre de campo. Puede borrar un filtro haciendo clic en la lista de campos de tabla dinmica. Verdadero. Falso. La nica forma de agregar filtros es haciendo clic en la flecha junto a Rtulos de fila o Rtulos de columna. Verdadero. Falso. En el ejercicio agreg un filtro de informe a un informe de tabla dinmica. Dicho filtro se utiliza para: Ocultar todos los datos dinmicos. Mostrar un subconjunto de datos, generalmente una lnea de productos, un marco de tiempo o una regin geogrfica. Ocultar los subtotales y totales generales en un informe de tabla dinmica. Tiene fechas en el informe de tabla dinmica, pero cuando intenta aplicar un filtro, el comando Filtros de fecha no aparece. Cul cree que podra ser el problema? Es posible que est haciendo clic en el rea incorrecta del informe para ver el comando. A las fechas no se les ha dado el formato correcto de fecha. Ambas opciones.
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TabladinmicaIII:CalculardatoseninformesdetabladinmicaenExcel 2007
Trabajarconnmeros
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Datos de ventas resumidos en un informe de tabla dinmica.
Ha llegado el momento de las bonificaciones en Contoso, Ltd., un distribuidor de alimentacin. Imagine que ha abierto un informe de tabla dinmica que contiene datos acerca de los vendedores que trabajan para la compaa. El informe resume 800 filas de datos de hoja de clculo de Excel. Muestra la suma de las ventas de cada vendedor durante el ao pasado, trimestre a trimestre. Ahora desea utilizar el informe para ver las cifras de varias formas distintas. Deseara conocer el nmero de ventas realizado por cada vendedor este ao. Y desea ver en cunto ha contribuido cada vendedor a las ventas totales de la compaa. Una vez que lo haya hecho, averiguar quin obtiene una bonificacin y a cunto ascender cada bonificacin.
Resumirdatosdeotraforma
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Desea cambiar el informe de sumar importes de venta a contar el nmero de ventas realizadas por cada vendedor durante el ao. Puede hacerlo cambiando la funcin de resumen utilizada en el rea de valores del informe de SUMA a CONTAR. Para cambiar la funcin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en cualquier lugar en el rea Valores del informe, que es el rea situada debajo del encabezado "Suma del importe de ventas". Seleccione Resumir datos por y, a continuacin, haga clic en Contar. Los nmeros cambian de una suma de valores a un recuento de los valores. El ttulo que hay sobre los nmeros cambia de "Suma del importe de ventas" a "Recuento del importe de ventas". A continuacin puede ordenar los pedidos para facilitar ver quin realiz ms pedidos. Para ello, haga clic con el botn secundario en el subtotal de cualquiera de los vendedores, seleccione Ordenar y, a continuacin, haga clic en Ordenar de mayor a menor. Peacock es el primero, con un total general de 100 pedidos, seguido de King con 74 y, a continuacin, Leverling con 73. Sugerencia Para volver a cambiar a una suma de pedidos, vuelva a hacer clic con el botn secundario en el rea de valores, seleccione Resumir datos por y haga clic en Suma.
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Realizarunclculopersonalizado
Ahora desea ver qu porcentaje del total general de ventas fue realizado por cada vendedor. Peacock tiene la mayora de pedidos, pero supone el nmero de pedidos que ella vendi tambin el porcentaje ms alto del importe total de las ventas? Puede averiguarlo utilizando un clculo personalizado. Con un clculo personalizado puede realizar tareas tales como crear un total en ejecucin o calcular el porcentaje de ventas de cada vendedor en comparacin con el total general de todas las ventas. Para ello, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el rea de valores. Seleccione Resumir datos por y, a continuacin, haga clic en Ms opciones. Haga clic en la ficha Mostrar valores como en el cuadro Configuracin de campo de valor que se abre. A continuacin, en el cuadro Mostrar valores como, haga clic en la flecha y seleccione % del total. Peacock tena el 18 por ciento de las ventas totales del ao, lo que es ms que cualquier otro vendedor, por tanto en este caso el mayor porcentaje de ventas totales corresponde con el mayor nmero de pedidos vendidos. King es el siguiente con un 14,42 por ciento, seguido de Davolio con un 12,52 por ciento. Sugerencia Para devolver los valores a una vista normal, siga los mismos pasos y, a continuacin, haga clic en Normal. Esto desactiva el clculo personalizado.
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Quinobtieneunabonificacin?
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Ahora averiguar quien obtiene una bonificacin y cul es el importe de la misma creando una frmula mediante un campo calculado. Las frmulas creadas utilizando un campo calculado se pueden basar en cualquiera de los campos a partir de los que se crea el informe. Cuando se utiliza un campo calculado, se agrega un nuevo campo al informe de tabla dinmica. Digamos que los vendedores que vendan ms de 30.000 dlares en un trimestre reciben una bonificacin del 3 por ciento de dicho trimestre. Para crear la frmula, en la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha Opciones debajo de Herramientas de tabla dinmica. En el grupo Herramientas, haga clic en la flecha en el botn Frmulas y, a continuacin, haga clic en Campo calculado. En el cuadro de dilogo Insertar campo calculado, escriba un nombre para la frmula en el cuadro Nombre. En el cuadro Frmula, escriba la frmula para averiguar quin obtiene una bonificacin:='Importe de ventas' * IF('Importe de ventas>30000,3%). A continuacin, haga clic en Aceptar. La frmula indica que si el importe de ventas es superior a 30.000 dlares en un trimestre, la bonificacin es del 3 por ciento. El 3 por ciento se multiplica por el importe de ventas. Si el importe de las ventas de un trimestre es inferior a 30.000, el importe de la bonificacin en dicho trimestre es cero. En el informe se inserta un nuevo campo, Suma de bonificaciones $, que muestra las bonificaciones que recibir cada vendedor. Es posible que haya observado algo. Se muestra una bonificacin adicional del 3 por ciento en las filas de subtotales del vendedor. Por qu? Excel ejecuta la frmula de campo calculado fila a fila. En cada fila de subtotales, donde el total es superior a 30.000, la frmula funciona en dicha fila del mismo modo que en las dems filas. La frmula es matemticamente correcta en la fila de subtotales, pero no ofrece la respuesta correcta. La solucin? Desactive los subtotales automticos para que el informe slo muestre los importes de cada trimestre, sin subtotales para cada vendedor. Ver cmo se hace en el ejercicio.
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Ejercicio
Nota Excel 2007 debe estar instalado en el equipo. Formacin Prctica Ejercicio Antes de empezar Durante el ejercicio, esta ventana se colocar encima del programa con el que est trabajando. Si cubre un rea que necesita utilizar, muvala y cmbiela de tamao del modo siguiente: Para mover esta ventana, haga clic en la barra de ttulo de la ventana (como se muestra a continuacin) y arrstrela a una nueva ubicacin:
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Para cambiar el tamao de la ventana, arrastre el controlador de tamao en la esquina inferior derecha. Ejercicio 1: Cambiar la forma de mostrar los subtotales Ya se ha creado un informe de tabla dinmica que muestra ventas trimestrales de cada vendedor. El subtotal de cada vendedor es un poco difcil de averiguar al principio, ya que se sita encima los nmeros a los que se refiere el total. Hay otras formas de mostrar subtotales. En este ejercicio ver cmo mostrar un subtotal debajo de los nmeros a los que se refiere el total. 1. En primer lugar, eche un vistazo a los subtotales. Por ejemplo, el nombre de Buchanan est en la celda A4. El subtotal de Buchanan, 71.831,38, est en la celda B4. A continuacin cambiar la forma en que se muestran los subtotales. Haga clic en una celda de subtotal. Por ejemplo, haga clic en la celda B4. 2. En la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones y debajo de Herramientas de tabla dinmica, haga clic en la ficha Diseo. (Si la ficha no est disponible, haga clic en el informe de tabla dinmica para que aparezca). 3. En el grupo Diseo, haga clic en la flecha en el botn Subtotales y, a continuacin, haga clic en Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo. Ahora cada subtotal se muestra en la parte inferior de los nmeros a los que se refiere el total, en una fila nueva, con el nombre del vendedor de nuevo y la palabra "Total". Por ejemplo, en la celda A9 dice "Total de Buchanan", junto al subtotal de Buchanan en la celda B9. Dado que esta opcin crea una fila adicional para cada subtotal, utiliza algo ms de espacio que cuando los subtotales se muestran en la parte superior, pero el subtotal se representa con mayor claridad. Ejercicio 2: Utilizar el mismo campo dos veces en el informe de tabla dinmica y cambiar cmo se resume el campo Puede mostrar el mismo campo ms de una vez en el informe de tabla dinmica como una columna separada en el rea Valores. Esto resulta prctico cuando se desea analizar los mismos datos de ms de una forma. En este ejercicio se agregar el campo Importe de las ventas al informe una segunda vez y, a continuacin, se cambiar la forma en que se resume el campo. Despus podr ver la suma del importe de ventas y cuntas ventas individuales ha realizado cada persona, un dato junto a otro. 1. Hay una marca de verificacin junto a Importe ventas en la Lista de campos de tabla dinmica dado que el campo ya se ha agregado al informe.
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Para agregar el campo al rea Valores una segunda vez, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el campo Importe ventas y haga clic en Agregar a valores.
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2. 3.
4.
El campo Importe ventas se agrega al informe de nuevo. El encabezado sobre el campo dice "Suma de importe de ventas2" dado que los nmeros del campo se han sumado mediante la funcin SUMA y es la segunda instancia del campo en el informe (2). Ahora cambie la funcin de resumen de SUMA a CONTAR. Haga clic con el botn secundario del mouse en el rea Suma de importe de ventas2, por ejemplo en la celda C7. Seleccione Resumir datos por y, a continuacin, haga clic en Contar. En lugar de ver los importes de venta, puede ver el nmero de pedidos de venta por cada vendedor, por trimestre. Si se desplaza hacia abajo, observar que Peacock tiene el mayor nmero de ventas: 100. Ahora el ttulo sobre la columna dice "Recuento de importe de ventas2", ya que la funcin CONTAR ha resumido los datos, en lugar de la funcin SUMA. Sigue indicando "2" por que es la segunda instancia del campo Importe de ventas del informe. Cambiemos el encabezado de los datos de "Recuento de importe de ventas2" por algo diferente, sin el "2". En la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha Opciones debajo de Herramientas de tabla dinmica. En el grupo Campo activo, busque el cuadro de texto con el encabezado, Recuento de importe de ventas2. Si no ve el ttulo "Recuento..." en el cuadro, haga clic en el rea Valores en la columna C para que aparezca.
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Haga clic en el cuadro y escriba un ttulo nuevo, Nmero de ventas y, a continuacin, presione ENTRAR. La etiqueta del campo tiene un nuevo nombre en el informe de tabla dinmica. Antes de pasar al ejercicio siguiente, quitemos el campo Nmero de ventas. En la Lista de campos de tabla dinmica, en el cuadro Valores en la parte inferior de la lista, haga clic en la flecha junto a Nmero de ventas y, a continuacin, haga clic en Quitar campo
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El campo se eliminar. Ejercicio 3: Utilizar un clculo personalizado En este ejercicio mostraremos datos como porcentaje del total. Esto mostrar cunto ha contribuido cada vendedor a las ventas totales del ao. 1. Haga clic con el botn secundario del mouse en el rea Suma del importe de ventas; por ejemplo, en la celda B5. A continuacin, seleccione Resumir datos por, y haga clic en Ms opciones. 2. En el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor, haga clic en la ficha Mostrar valores como. Haga clic en la flecha en el cuadro Mostrar valores como y haga clic en % del total (es posible que tenga que desplazarse para ver dicha opcin). A continuacin, haga clic en Aceptar. Los importes de los pedidos se muestran ahora como un porcentaje del importe de ventas totales para cada vendedor, por trimestre. 3. Ordene los valores para que sea fcil ver los porcentajes desde el mayor al menor. Haga clic con el botn secundario en una celda en uno de los subtotales del informe, por ejemplo, en la celda B9, en el subtotal de Buchanan. Seleccione Ordenar y, a continuacin, haga clic en Ordenar de mayor a menor. Peacock tiene el mayor porcentaje del total con un 18,00 por ciento, seguido de King con un 14,42 por ciento. 4. Devuelva los nmeros a una suma del importe de ventas. Haga clic con el botn secundario en el rea Valores. Seleccione Resumir datos por y, a continuacin, haga clic en Ms opciones. En el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor, haga clic en la ficha Mostrar valores como. Haga clic en la flecha en el cuadro Mostrar valores como y, a continuacin, haga clic en Normal para desactivar el clculo personalizado (es posible que tenga que desplazar la lista hacia arriba para ver esta opcin). A continuacin, haga clic en Aceptar. Ejercicio 4: Averiguar quin obtiene una bonificacin En este ejercicio utilizar un campo calculado para crear su propia frmula a fin de determinar quin obtiene una bonificacin para cada trimestre y a cunto asciende dicha bonificacin. Cada vendedor que venda ms de 32.000 dlares al trimestre obtiene una bonificacin del 4% para dicho trimestre. La frmula es: ='Importe ventas' * IF('Importe ventas''>32000,4%) 1. Haga clic en el informe de tabla dinmica. En la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones y debajo de Herramientas de tabla dinmica, haga clic en la ficha Opciones. En el grupo Herramientas, haga clic en el botn Frmulas y, a continuacin, haga clic en Campo calculado. 2. En el cuadro de dilogo Insertar campo calculado, escriba el siguiente nombre para la frmula en el cuadro Nombre.$ Bonus En los pasos siguientes puede escribir la frmula por s mismo o puede copiar y pegar la frmula en el cuadro Frmula: ='Importe ventas' * IF('Importe ventas'>32000,4%) 3. En el cuadro Frmula, seleccione el "0" detrs del signo igual (=). En la lista Campos, haga clic en Importe ventas y, a continuacin, haga clic en Insertar campo. 4. En el cuadro Frmula, despus de "='Importe ventas'," escriba un espacio y a continuacin el signo de multiplicar (*). Escriba otro espacio. Escriba IF( 5. En la lista Campos, si no est seleccionado an Importe ventas, haga clic en Importe ventas y, a continuacin, haga clic en Insertar campo. Escriba el signo mayor que (>) y, a continuacin, escriba 32000,4%). Este es el aspecto que debera tener la frmula: ='Importe ventas' * IF('Importe ventas'>32000,4%) Haga clic en Aceptar. 6. Mientras mira los trimestres para los que cada vendedor obtendr una bonificacin, observe que cada vendedor tiene adems una bonificacin del 4% mostrada en el subtotal con su nombre. Qu ha sucedido? Excel ejecut la frmula en cada fila del informe. Aunque es cierto, por ejemplo, que el subtotal de Peacock de 159.491,07 es superior a 32.000, es un total anual, no trimestral. Para solucionar este problema, desactive los subtotales.
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En la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones y debajo de Herramientas de tabla dinmica, haga clic en la ficha Diseo. En el grupo Diseo, haga clic en el botn Subtotales y, a continuacin, haga clic en No mostrar subtotales. Ahora ve los importes de bonificacin slo de cada trimestre. Desplcese a la parte inferior del informe para ver el total general. Aqu ha ocurrido lo mismo: Excel ejecut la frmula de campo calculado en esta fila. Esta suma de 35.445,55 dlares es el 4% del total de todos los importes de venta. Lo que se desea es slo el total de los importes de bonificacin reales. La solucin consiste en desactivar los totales generales tambin. En el grupo Diseo, haga clic en el botn Totales generales y, a continuacin, haga clic en Desactivado para filas y columnas. Arrastre para seleccionar las celdas C6 a C48. En la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones,
haga clic en la ficha Inicio. En el grupo Modificacin, haga clic en el botn Suma. El total de todos los importes de bonificaciones es de 18.933,52 dlares. Como alternativa a arrastrar y seleccionar las celdas que se desean sumar, puede escribir esta frmula en la celda C49: =SUM(C6:C48) y, a continuacin, presionar ENTRAR. 9. Para obtener un total de los importes de bonificacin individuales, sume los importes fuera del informe. Por ejemplo, para calcular el importe de bonificacin total de Peacock, haga clic en la celda D9. Escriba =SUM(C6:C9) y, a continuacin, presione ENTRAR. Peacock obtendr un total de bonificaciones de 5.179,44 dlares durante el ao. Ejercicio 5: La funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS La funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS se introduce automticamente cuando se escribe un signo de igual fuera del informe de tabla dinmica y, a continuacin, se selecciona una celda simple dentro del rea Valores del informe. En este ejercicio ver qu aspecto tiene. 1. Haga clic en la celda D13 y escriba un signo igual (=). 2. Haga clic en la celda C13. Aparece una frmula IMPORTARDATOSDINAMICOS en la hoja de clculo. Escriba un signo ms (+) al final de la frmula en la hoja de clculo. Haga clic en la celda C12 y, a continuacin, presione ENTRAR. Ha agregado dos importes de bonificacin juntos que dan un total de 2.977,65 Si hace clic en la celda D13, puede ver toda la frmula en la barra de frmulas en la parte superior de la hoja de clculo, justo debajo de la cinta de opciones. IMPORTARDATOSDINAMICOS recupera datos de un informe de tabla dinmica y lo hace incluso aunque cambie el diseo del informe. Por ejemplo, si realiza una tabla dinmica del informe, la ubicacin de los datos de la celda cambia, pero la funcin encontrar y devolver el valor correcto independientemente de la celda en la que se encuentre. La funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS est activada de forma predeterminada, pero puede desactivarla si lo prefiere, ver cmo hacerlo en la Tarjeta de referencia rpida al final del curso. Ejercicio 6: Cambiar el formato de un informe de tabla dinmica Puede cambiar rpidamente el formato de un informe. Lo har en este ejercicio. 1. Haga clic en cualquier lugar del informe. En la parte superior de la ventana, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha Diseo debajo de Herramientas de tabla dinmica. En el grupo Estilos de tabla dinmica, 2. 3. haga clic en el botn Ms para poder ver todos los estilos. Conforme mueve el puntero sobre un estilo, cada estilo se muestra en una vista preliminar temporal en el informe. Desplcese hacia abajo para ver todos los estilos disponibles. Si ve uno que desea, haga clic en l. Para ver otra opcin de estilo, vuelva a hacer clic en la ficha Diseo. En el grupo Opciones de estilo de tabla dinmica, tiene la opcin de seleccionar filas con bandas (en las que las filas pares tienen un formato distinto a las impares) o para seleccionar columnas con bandas (en las que las columnas alternativas tienen un formato distinto). Nota El estilo que eligi en el paso 2 influye en el aspecto de las filas o columnas con bandas. Haga clic en la casilla de verificacin Filas con bandas y la casilla de verificacin Columnas con bandas para probar las opciones. Desactive las casillas de verificacin despus de seleccionarlas para no continuar sin filas o columnas con bandas. Tambin puede activar y desactivar el formato de los encabezados de filas y columnas haciendo clic en la casilla de verificacin Encabezados de fila y en la casilla de verificacin Encabezados de columna en el grupo Opciones de estilo de tabla dinmica. Pruebe estas opciones si desea ver el aspecto del informe sin formato en estas reas del informe.
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Ponerapruebasusconocimientos Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn. Ha aprendido en el ejercicio que puede agregar el mismo campo de la lista de campos de tabla dinmica en el rea Valores ms de una vez. Verdadero. Falso. Desea cambiar cmo se resumen los datos numricos en el informe de tabla dinmica. La forma ms fcil de hacerlo consiste en crear su propia frmula. Verdadero. Falso. Como ha aprendido en la prctica, puede crear una frmula fuera del informe de tabla dinmica utilizando datos del informe. Verdadero. Falso. Algunas veces, cuando se crea una frmula utilizando un campo calculado, Excel ejecuta la frmula en cada fila del informe, incluidos los subtotales y totales generales. Desgraciadamente, no se puede hacer nada frente a esto. Verdadero. Falso. En la prctica ha aprendido las ventajas de la funcin IMPORTARDATOSDINAMICOS: La funcin se escribe a s misma. Si hace clic en una celda nica dentro de un informe, se introduce la funcin. Si crea una tabla dinmica en el informe, la funcin devolver los datos en la celda a la que se hace referencia, incluso aunque la celda haya cambiado la ubicacin.
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Excel Avanzado Office 2007

Ing. Angel J. Ballesteros Morales

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SUGERENCIA Tambin puede presionar SUPRIMIR.

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Esta referencia estructurada:

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La interseccin de dos o ms columnas

Este especificador de elemento especial: =VentasDept[#Todas]

=VentasDept[#Datos] =VentasDept[#Encabezados] =VentasDept[#Totales]

A2:E7 A1:E1 A8:E8

A5:E5 (si la fila actual es la fila 5)

Ing. Angel J. Ballesteros Morales

Esta referencia estructurada: =VentasDept[[#Todas];[ImptVentas]]

Ing. Angel J. Ballesteros Morales

E5 (si la fila actual es la fila 5)

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Escenario Peor opcin

Cambio de celdas Celda de resultado Escenario Mejor opcin

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Haga clic en el botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel.

Haga clic dos veces en Aceptar.

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Haga clic dos veces en Aceptar.

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Nm_funcin (incluye valores ocultos) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

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No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

Ing. Angel J. Ballesteros Morales

No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

Ing. Angel J. Ballesteros Morales

Ing. Angel J. Ballesteros Morales

Seleccione el ejemplo de este artculo.

No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

En este ejemplo, se sabe la frecuencia y se desea buscar el color asociado.

Ing. Angel J. Ballesteros Morales

No seleccione los encabezados de columna o de fila.

Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

A 1 2 3 4 5 Estado En existencias En el pedido Pedido auxiliar Frmula Ejes 4 5 6 Descripcin (resultado)

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=BUSCARH("Pernos", A1:C4, 3, FALSO)

No seleccione los encabezados de fila ni de columna.

Copiar un ejemplo 1. Seleccione el ejemplo de este artculo.

No seleccione los encabezados de columna o de fila.