ACTIVIDAD SEMANA 3 AUDITORIAS INTERNAS

JOHANNA CORDOBA GUEPENDO COD. 55216590

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 30 de marzo de 2014

ACTIVIDAD 3 a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: Coordinador de Gestin Documental Lder de Transferencias Documentales Lder de Archivo Central Lder de Archivo Inactivo MEMORANDO FECHA: Marzo 15 de 2014 DE: GERENCIA DE CALIDAD PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES La Gerencia de Calidad realizar Auditoria Interna de Observacin al proceso de la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por el Coordinador de Gestin Documental, el Lder de Transferencias Documentales, el Lder de Archivo Central y por el Lder de Archivo Inactivo, el 31 de Marzo del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, en las instalaciones de Archivo Central. Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder antes del 25 de Marzo prximo. Atentamente, Gerencia de Calidad.

REUNION DE APERTURA Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Lder: Equipo Auditor: SECTOR Fecha: Marzo 25 de 2014 Ing. Laura Henao L. Miller Rubiano Johanna Cordoba Guependo Mara Fernanda Olaya. GESTION DOCUMENTAL Determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad para lograr los objetivos especificados. Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestin de calidad. Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. ISO 9001/2008 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder antes del 25 de Marzo prximo.

Objetivo.

Alcance: Criterio

Metodologa

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA NOMBRE Y APELLIDOS Laura Henao L. Miller Rubiano S Johanna Crdoba Guependo Mara Fernanda Olaya M CARGO Representante de Calidad Auditor Lder Equipo Auditor Equipo Auditor FIRMA

b) Revisin documental durante la realizacin de la auditora. TRD. Procedimiento de transferencia documental para garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la informacin transferida. Manual de Calidad) Procedimientos operativos Instrucciones de trabajo paso a paso Formatos y registros Documentacin completa Horario de apertura del servicio. Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar visible. Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso. Registro de cada servicio con observaciones y/o hallazgos Procedimiento de atencin de trasferencias documentales de Archivos de gestin a archivo central. Procedimiento de entrega y transferencia documental de archivo central hacia archivo inactivo. Se comentan los hallazgos encontrados al Coordinador de Gestin Documental.

Documentos de Referencia:

c) Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de comunicacin que usar durante la auditora. El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de direccin y a la alta gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestin de los riesgos y el control. Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estndares de comunicacin y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama amplia de partes interesadas a desarrollar. d) Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista de Chequeo). LISTA DE CHEQUEO Lista de Verificacin: Manual de Calidad (Documentacin nivel I) Procedimientos operativos (Documentacin nivel II) Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentacin nivel III) Formatos y registros (Documentacin de nivel IV) Documentacin completa Horario de apertura del servicio. Sealizacin y exhibicin del proceso a auditar en lugar visible. Tiempos de atencin paso a paso dentro del proceso. e) Generacin de hallazgos de auditora. se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas numerales: 5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1); 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora anterior. con los SI X X X X X X X X X NO

f) Prepare y realice las conclusiones de auditora.

3. INFORME AUDITORA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES

DE AUDITORIA

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Verificacin de la implementacin y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestin de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditora, el da 31 de marzo de 2014 en las instalaciones de la empresa, en Neiva H. Verificacin de la capacidad de la organizacin para cumplir aspectos reglamentarios Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2 Planificacin del Sistema de gestin de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio (1); 8.2.2 Auditora interna (1); y 8.5.2 Accin correctiva (1). La empresa present las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. Verificacin del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditora anterior. El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema. El liderazgo del coordinador de Gestin Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestin de calidad bajo parmetros de la Norma ISO 9001:2008, a travs de la coordinacin y participacin activa en el desarrollo de los procesos del sistema. Se destaca el compromiso del personal del rea y de los clientes internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos. La definicin y ubicacin explcita de las Acciones de Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterizacin de los procesos, realizadas a partir del anlisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medicin, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestin de los procesos por el personal responsable. La ampliacin del listado de documentos externos, incluyendo las nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nacin, con el propsito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder informacin valiosa sobre la actualizacin de los procesos inherentes.

ASPECTOS RELEVANTES

ASPECTOS POR MEJORAR

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

La planificacin de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la reglamentacin aplicable al objeto del negocio de la empresa. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus causas. La metodologa para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definicin de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevencin de los problemas como a la eliminacin de sus causas. La empresa cuenta con personal calificado para la realizacin de auditoras internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. En la planificacin y realizacin de las auditoras es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad y se evale con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos. Se verific el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes, de diez que haban sido detectadas en la auditora anterior. Estas no conformidades hacan referencia a los elementos 4.2.3 (2), 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de accin implicaron revisin de aspectos especficos en algunos procedimientos y capacitacin y sensibilizacin al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicacin de las normas establecidas. 25 de Marzo de 2014 Archivo Central Archivo Central

CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA

RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORA ANTERIOR.

Fecha de ejecucin: Reunin de apertura: Reunin de cierre:

Lugar: 8:00 a.m. Lugar: 3:00 p.m.

g) Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

REUNION DE CIERRE Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Lder: Equipo Auditor: SECTOR Fecha: Marzo 29 de 2014 Ing. Laura Henao L. Miller Rubiano Johanna cordoba Guependo Maria Fernanda Olaya. GESTION DOCUMENTAL Determinacin del grado de conformidad del sistema de gestin de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de calidad para lograr los objetivos especificados. Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestin de calidad. Verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atencin y accin de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estndares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos especficos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. ISO 9001/2008 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder antes del 25 de Marzo prximo.

Objetivo.

Alcance: Criterio

Metodologa

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE NOMBRE Y APELLIDOS Laura Henao L. Miller Rubiano S Johanna Crdoba Guependo Mara Fernanda Olaya M CARGO Representante de Calidad Auditor Lder Equipo Auditor Equipo Auditor FIRMA

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Auditora interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos, garantizando as la calidad de la labor que desempea en su campo econmico.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la plataforma.