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Proyecto Factibilidad IPS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA


CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR CAFAM
PROYECTO DE FACTIBILIDAD
IPS
CAPTULO 3
OPERACIONES
OCTUBRE DE 2010
Proyecto Factibilidad IPS
TABLA DE CONTENIDO
3. OPERACIONES
3.1 Proceo
3.1.1 M!cro"roceo O"er!#$%o
3.1.2. Mo&e'o A&($)$#r!#$%o Pro"*e#o
3.1.2.1 Historia Clnica Electrnica (HCE)
3.1.2.2 Administracin de contratos, afiliaciones y validacin de derechos
3.1.2.3 Admisiones
3.1.2.4 Agenda mdica y central de citas
3.1.2.5 Autorizaciones
3.1.2.6 Liquidacin y Facturacin
3.1.2.7 Coordinacin de cuentas mdicas
3.1.2.8 Caja General
3.1.2.9 Recaudos
3.1.2.10 Otras actividades de soporte administrativo:
3.1.2.11 Control y gestin sobre los procesos corporativos
3.1.2.12 ndicadores de gestin para la gestin hospitalaria
3.1.2.13 Referencia y Contrareferencia
3.1.2.13.1 Referencia
3.1.2.13.2 Contrareferencia
3.1.3 Proceo A$#e)c$!'e
3.1.3.1 Atencin ambulatoria para consulta externa general y especializada
3.1.3.2 Atencin de Urgencias
3.1.3.3 Servicios de Hospitalizacin
3.1.3.4 Atencin Ciruga Hospitalaria y Ambulatoria
3.1.+ A"o,o A$#e)c$!'e
3.1.4.1 Servicios Central de enfermera (estacin de enfermera)
3.1.4.2 Central de esterilizacin y equipos
3.1.4.3 Laboratorio Clnico
3.1.4.4 magenologa
3.1.4.5 Apoyo Teraputico
3.1.4.6 Banco de Sangre
3.1.- Ac#*!'$.!c$/) , &e#!''e &e 'o "roceo
3.1.5.1 Proceso Unidad Funcional Ciruga
3.1.5.2 Descripcin funcional del procedimiento
3.1.5.3 Proceso unidad funcional extensin hospitalaria
3.2 E0*$"!($e)#o , Do#!c$/)
3.2.1 S$#*!c$/) !c#*!'
3.2.2 Proceo &e co#$.!c$/)
3.2.3 Co)o'$&!c$/) &e $)1or(!c$/) 2re%$!r 'o $3*$e)#e !)e4o5
3.2.3.1 Dotacin nversiones
3.2.3.2 nstrumental
3.2.3.3 Uniformes
Proyecto Factibilidad IPS
3.2.+ Proceo
3.2.4.1 Proceso de seleccin de proveedores
3.2.4.2 Recibir y verificar producto comprado
3.2.4.3 Categoras de elementos a comprar
3.2.2.4 Los procedimientos correspondientes a evaluacin y reevaluacin
3.2.- Ece)!r$o Eco)/($co
3.2.5.1 Presupuesto de nversin
3.3 Lo36#$c! , Ser%$c$o 7e)er!'e
3.3.1 Ser%$c$o &e A'$(e)#o 8o"$#!'!r$o
3.3.1.1 Referenciacin y Hallazgo
3.3.1.2 Propuesta de Diseo
3.3.1.2.1 Procesos y alternativas de soporte
3.3.1.2.2 Descripcin de la solucin operativa
3.3.1.2.3 Propuesta Tcnica para el desarrollo del servicio
3.3.1.2.4. Tabla de espacios fsicos para desarrollo de la produccin.
3.3.1.3 Escenarios Econmicos
3.3.1.4 Recomendaciones
3.3.2 Ser%$c$o &e Aeo
3.3.2.1 Procesos
3.3.2.2 Descripcin de la solucin operativa y macroproceso
3.3.2.3 Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio
3.3.2.4 Escenarios Econmicos
3.3.3 Ser%$c$o &e L!%!)&er6!
3.3.3.1 Diseo propuesto para el soporte operativo
3.3.3.2 Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio
3.3.3.3 espacios fsicos para desarrollo de la solucin
3.3.3.4 Escenarios Econmicos
3.3.+ Ser%$c$o P9:'$co
3.3.4.1 Diseo propuesto para el soporte operativo
3.3.4.2 Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio
3.3.4.3 Escenarios Econmicos
3.3.4.3.1 Costo mensual
3.3.- Ser%$c$o &e Fo#oco"$!&o
3.3.5.1 Diseo propuesto para el soporte operativo
3.3.5.2 Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio
3.3.5.3. Espacios fsicos para desarrollo de la solucin.
3.3.5.4 Escenarios Econmicos
3.3.; Mo&e'o M!)#e)$($e)#o Loc!#$%o
3.3.6.1 Objetivo
3.3.6.2 Organigrama Propuesto
3.3.6.3 Misin
3.3.6.4 Procesos
3.3.6.5 Costos de Mantenimiento
3.3.6.6 Propuesta Tcnica
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3.3.6.6.1 Situacin actual
3.3.6.6.2 Diseo tcnico - propuesto
3.+ Mo&e'o &e &$"e)!c$/) (e&$c!(e)#o e $)*(o (<&$co 0*$r9r3$co
3.+.1 M!cro"roceo &e' Ser%$c$o F!r(!c<*#$co
3.+.2 7e#$/) &e S*($)$#ro = Mo&e'o &e A:!#ec$($e)#o
3.+.3 Lo36#$c! 3e)er!' &e' er%$c$o 1!r(!c<*#$co
3.+.+ Mo&e'o &e &$#r$:*c$/) e) &o$ *)$#!r$! , ce)#r!' &e (e.c'!
3.+.- Ece)!r$o Eco)/($co
3.- Mo&e'o #ec)o'/3$co , &e I)1or(>#$c!
3.-.1 So"or#e 1*)c$o)!' S$#e(! &e I)1or(!c$/) 8o"$#!'!r$o
3.5.1.1. Diseo Propuesto
3.5.1.2 Diseo propuesto para el soporte operativo
3.5.1.3Escenarios Econmicos
3.-.2 M!)#e)$($e)#o "!r! co("*#!&ore e $("reor! , o"or#e re(o#o
3.5.2.1. Diseo Propuesto
3.5.2.2 Diseo propuesto para el soporte operativo
3.5.2.3Escenarios Econmicos
3.-.3 C!:'e!&o e#r*c#*r!&o , e)er36! re3*'!&!
3.5.3.1. Diseo Propuesto
3.5.3.2Escenarios Econmicos
3.-.+. M!)#e)$($e)#o &e UPS , $#e(! &e e3*r$&!&
3.5.4.1. Diseo Propuesto
3.5.4.2 Diseo propuesto para el soporte operativo
3.5.4.3 Escenarios Econmicos
3.-.- So"or#e (!)o &e o:r! c!:'e!&o e#r*c#*r!&o 2&!#o? %o. , e)er36!
re3*'!&!5
3.5.5.1 Diseo Propuesto
3.-.;. A&($)$#r!c$/) $)1r!e#r*c#*r! #ec)o'/3$c!
3.-.@ Te'e(e&$c$)!
3.; Rec*ro 8*(!)o
3.;.1 A)#ece&e)#e
3.;.2 D$eAo
3.;.3 Pro"*e#! E#r*c#*r!
3.;.+ Ece)!r$o Eco)/($co
3.@ I)1r!e#r*c#*r! F6$c!
3.@.1 Ac#$%$&!&e
3.7.1.1 Definicin del Programa Mdico Arquitectnico
3.7.1.2 Diseo de los servicios
3.@.2 D$eAo co)B*)#o co) '! Secc$/) &e 7e#$/) &e C!'$&!&
3.@.3 Coor&$)!c$/) co) e' e#*&$o &e re1*er.o e#r*c#*r!'
3.@.+ C!"!c$&!& I)#!'!&!
3.@.- Co)c'*$o)e
3.C 7e#$/) &e C!'$&!&
Proyecto Factibilidad IPS
3. O"er!c$o)e
El captulo estudio operativo se desarroll con el fin crear alternativas de
servicios, definicin de todos los recursos y estudios econmicos, que cumplan
con los requerimientos ptimos de la PS, y como fuente para la validacin del
estudio de pre-factibilidad.
Se plantearon subcaptulos desde el planteamiento de unos procesos macro,
requerimientos de servicios, plataforma de recurso humano, modelos de
dispensacin hasta el modelo de gestin de calidad, definidos cada uno por
unidad de gestin.
Cada modelo de servicio fue construido desde la perspectiva del portafolio, se
desarrollo de propuestas econmicas y alternativas de servicios logsticos
(alimentos, aseo, lavandera, mantenimiento y servicios pblicos),
requerimientos y valorizacin de equipamiento y dotacin, se construy la
plataforma de recurso humano necesaria, evaluacin de las alternativas de
informtica y tecnologa, modelo de dispensacin de medicamentos y mdico-
quirrgicos, requerimientos de infraestructura fsica y equipos industriales, todo
los modelos concluyen en un ltimo captulo, denominado modelo de gestin
de calidad.
3.1 Proceo
ntroduccin
Presentar el macroproceso ideal para la PS, como sustento tcnico a los
requerimientos de recursos para su operacin, donde se relacionan los procesos
de los servicios asistenciales y administrativos con sus interrelaciones.
As mismo, disear los modelos de procesos para cada uno de los servicios:
Ambulatorios (Consulta externa General y Especializada), de Urgencias,
Hospitalizacin, Ciruga, Apoyos Diagnsticos (Laboratorio Clnico e
magenologa), Apoyos Teraputicos (Terapia Ocupacional, Terapia
Respiratoria, Terapia Fsica y Nutricin), que integren la informacin operacional
hacia los requerimientos legales y de gestin para la organizacin, junto a un
modelo Administrativo que asegure el control del costo mdico y de los
procesos, el seguimiento y seguridad del paciente en una historia clnica
Proyecto Factibilidad IPS
electrnica integral como eje central del centro hospitalario y como un sustento
complementario a los estudios de factibilidad de la PS.
En l se establecen los lineamiento generales de operacin hacia un servicio
planificado con orientacin al cliente y a la gestin operacional y administrativa,
adecuados al servicio, al paciente y a las condiciones de negociacin
contratados con las diferentes Empresas Administradoras de Planes de
Beneficios.
3.1.1 M!cro"roceo O"er!#$%o
Por medio de este modelo se pretende asegurar la prestacin de los servicios
ofrecidos en el portafolio a partir de la correcta planificacin de su operacin,
cobijados por una estructura de apoyo asistencial, logstica y administrativa que
permita una fluida prestacin y a su vez un adecuado control y cumplimiento de
los requisitos legales. El macroproceso contempla los siguientes procesos:
Procesos Administrativos
Referencia y Contrareferencia
Atencin Ambulatoria para Consulta Externa General y Especializada
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Atencin de Urgencias
Servicios Hospitalarios: UC, Hospitalizacin Mdica, Unidad Hospital de
da, Extensin Hospitalaria, Unidad de Corta estancia, Atencin Ciruga
Ambulatoria y Programada
Apoyos Asistenciales: Laboratorio Clnico, magenologa, Apoyo
Teraputico, Banco de sangre
Es requisito para la implementacin la definicin de los POE (Procedimientos
Operativos Estndar) de los servicios para la ejecucin de las actividades y para
un ptimo funcionamiento y gestin de toda la operacin.
Caractersticas de informacin control y seguimiento:
Reportar informacin base para la correcta operacin de los diferentes
procesos asistenciales y de servicio al cliente, por ejemplo el traslado
interno y de referencia de pacientes que requieran atencin en cuidados
especiales, fuera del alcance de nuestra Capacidad o disponibilidad.
Generar indicadores gerenciales para la operacin asistencial, como
frecuencias, ndice poblacional, productividad y oportunidad, para el
control de la operacin asistencial y administrativa.
Llevar registros de perfil epidemiolgico, indicadores de morbilidad,
mortalidad y prevalencia entre otros, incluyendo los exigidos por los entes
de vigilancia y control.
Hacer control y seguimiento a la Historia Clnica, eje de la informacin de
servicios prestados y vnculo de interaccin con actividades
administrativas de admisin, cargos a pacientes, altas de servicios y
facturacin.
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3.1.2. Mo&e'o A&($)$#r!#$%o Pro"*e#o
El modelo Administrativo propuesto se enmarca en una infraestructura
tecnolgica que abarca lo funcional y tcnico, soportado por un sistema de
informacin integral que contempla el total de parmetros de tipo asistencial y
administrativo requeridos para la atencin de usuarios, con diferentes
caractersticas contractuales; redunda en la correcta facturacin y facilita la
gestin financiera.
Teniendo en cuenta la normatividad vigente, los planes de beneficio, los
manuales tarifarios y las reglas de negocio como base para la prestacin de los
servicios asistenciales, que presentes como parmetros a lo largo de los
procesos y centrados en la historia clnica, aseguren el correcto cargue a
pacientes del total de los servicios dispensados en cualquier instancia de
servicio del Hospital.
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Y asegura la generacin de informacin estadstica e indicadores que sirvan
como apoyo para la gestin eficiente de los recursos y una adecuada toma de
decisiones.
La Gestin Hospitalaria est basado en el manejo de la Historia clnica
Electrnica (HCE) como ncleo de todas las operaciones y procedimientos
involucrados para la identificacin y atencin del paciente (afiliados, no afiliados,
planes de beneficio) permitiendo desde all controlar la vigencia de derechos y
consultar el estado de cuenta de cada paciente.
gualmente se contar con un manejo estricto de las agendas de citas de los
mdicos y de los servicios de apoyo de diagnsticos, teraputicos y otros. Con la
informacin clnica de los pacientes en Historia Clnica Electrnica (HCE) sobre
la base de episodios epidemiolgicos (motivos de la consulta), con los registros
de notas mdicas, tratamientos, indicaciones mdicas, diagnsticos. Con un
sistema que permita la gestin y generacin de rdenes de servicios (Solicitud
de servicios) para las diferentes dependencias de apoyo como lo son Central de
Esterilizacin, farmacias, laboratorios, equipo mdico - quirrgico,
mantenimiento y otros servicios centralizados.
La Gestin Administrativa requiere de herramientas o mdulos tecnolgicos
necesarios para la gestin, monitoreo, control de los servicios hospitalarios y
control del costo mdico; entre ellos:
3.1.2.1 Historia Clnica Electrnica (HCE)
Se debe contar con un sistema de informacin para visualizar la historia
clnica del paciente en lnea e interactuar con ella. Permite realizar bsqueda
por campos especficos o con la combinacin de varios. La HCE, puede ser
agrupada entre otras por episodios (motivos de consultas), procesos clnicos,
diagnsticos, etc., guardando toda la informacin que se genera en torno a la
asistencia a un paciente en un Repositorio nico de Datos Clnicos,
relacionndolo con la HCE, as como todas las pruebas diagnsticas
solicitadas con los resultados o informes asociados a este.
Elaboradas las notas u observaciones mdicas de cada evento, integrando
de manera automtica los datos del paciente y del mdico tratante, quien
despus de firmarla la enviar el registro del expediente fsico, si se requiere.
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Una vez concluida la sesin con la HCE, se registra la huella o traza de las
actividades y personas que interactu con ella, las cuales no pueden ser
modificadas, garantizando as la seguridad de HCE y el derecho a la
privacidad del paciente como lo exige la ley.
A continuacin se enuncian algunas de las principales funcionalidades:
Administrar y controlar Historia Clnica con validaciones automticas
Unicidad de la historia clnica
Apertura de expediente fsico, si se requiere.
Registros de Consulta de signos vitales del paciente
Elaboracin de Historias Clnicas por especialidades
Adicciones (tipo, recurrencia, periodicidad, grado)
Antecedentes personales patolgicos
Antecedentes Personales no Patolgicos
Motivo de la consulta (Episodios)
Diagnstico preliminar, definitivo y secundarios
Diagnstico y problemas clnicos
Notas de post parto (partograma)
Padecimiento actual
Antecedentes heredo familiares
Teraputica empleada y resultados obtenidos
Resultados previos y actuales
Exploracin fsica
Elaboracin de la nota de evolucin
Administrar y control del mecanismo electrnico para la identificacin
del paciente a travs de la lectura electrnica del carn y/o del brazalete
Controlar y llevar log de impresiones o reportes de la HCE
Administrar y controlar la emisin y custodia de Certificados de
Defuncin: plantilla pre impresa con diferentes diseos7
Administrar y controlar emisin de Epicrisis
Administrar y controlar emisin de resmenes de HCE parametrizables
(para autorizaciones mdicas, autorizaciones para ampliar estancias de
hospitalizados, casos especiales)
Manejo de notas tipo SOAP (subjetivo, objetivo, anlisis y plan)
Registro de diagnsticos CE-10
Registro de procedimientos
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Registro de coherencia prestacional
Registro de recetas dentro y fuera del cuadro bsico de medicamentos.
Manejo de planes preventivos de salud (inmunizaciones)
Consulta de HCE: cronolgico, descendente ascendente y especialidad;
as como notas asociadas a un diagnstico del paciente
Administrar y controlar la generacin de formatos de consentimiento
informado.
Administrar y controlar el acceso a las imgenes diagnsticas.
Registro de firma electrnica.
Generacin de informacin estadstica e indicadores de gestin
relacionados que permitan medir productividad y tendencias de grupos
de riesgos e ndices de uso por grupos etareos y patologas.
3.1.2.2. Administracin de contratos, afiliaciones y validacin de derechos
Es la gestin de verificacin, ingreso y control de las personas afiliadas y no
afiliadas al sistema de seguridad social de la Red Cafam, permitiendo
especificar distintos tipos de planes de afiliacin, administrar las condiciones
y actualizacin de novedades de contratacin con aseguradoras y
administradoras de Planes de Beneficio, relacionados con afiliados, servicios,
montos de cobertura asociados y derechos. Gestionar y actualizar los
volmenes de poblacin e incluir reglas de negocio de tipo contractual y legal,
que permita cuantificar los ingresos cuando se trata de poblacin capitada o
por grupos etreos. Y establecer los enlaces e integracin necesarios, para
cuantificar y gestionar estadsticamente el uso de servicios por afiliado, por
tipo de poblacin, grupo etreo, sexo, y por grupos de riesgo epidemiolgico.

Es base indispensable para autorizar accesos al servicio y establecer los
derechos y coberturas de servicios prestados a los diferentes tipos de
afiliados.
La importancia de esta gestin radica en los controles que se deben
establecer como:

Mantener actualizadas las reglas contractuales y entes autorizadores para
la validacin de derechos y autorizaciones
Comprobar la identificacin de los pacientes y su tipo de planes de
beneficios
Controlar las vigencias de los planes de los contratos
Proyecto Factibilidad IPS
Controlar los requisitos para atender a un paciente de acuerdo con su
administradora de salud y establecer el derecho a la prestacin del
servicio.
ntegrar la informacin de la empresa, cotizante y beneficiario para la
autorizacin de servicios y capitacin para todas las vas de ingreso;
como control de poblacin y Planes de Beneficio
Bloquear automticamente el registro de nuevos eventos relacionados
con contratos que finalizan.
dentificar cuotas moderadoras y copagos, de acuerdo a los planes de
Beneficio
Determinar pacientes con mltiples planes.
Controlar la realizacin de procedimientos o formulacin del POS o de los
servicios convenidos en el contrato (Portafolios de servicios por Plan de
Beneficio)
Permitir la captura de la autorizacin que otorgan las aseguradoras.
Controlar estadsticamente y gestionar los indicadores relacionados que
permita medir la productividad, Grupos de Riesgos e ndices de uso de
servicios por tipo de poblacin.
3.1.2.3 Admisiones
La admisin como funcin administrativa es el canal de acceso de los
usuarios o afiliados a todos los servicios de la institucin y ms que una
funcin debe ser una rea de responsabilidad, porque desde all se deben
gestionar la infraestructura de servicio hospitalario, censo hospitalario,
disponibilidad y priorizacin de asignacin de servicios de referencia
contrareferencia, y de la central de autorizaciones; asegurando de esta
manera la integracin de informacin de los pacientes, eventos y servicios
realizados, remitidos y recibidos. Ejercida por funcionarios administrativos con
perfil asistencial, y no involucrar al personal asistencial de planta a este tipo
de actividades de control.
Se responsabiliza del ingreso administrativo del paciente a cualquier servicio
asistencial. nicia con la validacin de derechos y la solicitud de
autorizaciones cuando haya lugar. Se apoya en el uso racional de los
servicios, la capacidad instalada, el censo hospitalario y en el conocimiento
pleno del portafolio de servicios ofrecido por el hospital.
La gestin a realizar en admisiones soporta las actividades relacionadas
con la atencin administrativa al paciente quirrgico o de hospitalizacin. La
Proyecto Factibilidad IPS
elaboracin de presupuestos, control de las reservaciones y disponibilidad
de habitaciones, camas en hospitalizacin y la solicitud de programacin de
cirugas.
Su esencia est en la atencin de ingreso del apaciente a la institucin, el
control y liquidacin de los estados de cuenta donde se registran los
insumos y servicios utilizados durante la estada en la institucin, cargos a
pacientes, se realiza el registro de los honorarios mdicos quirrgicos y se
procesa el egreso del paciente autorizando el proceso de facturacin.
Como un ente de control del costo y la facturacin, Admisiones debe:
dentificar al paciente
Generar la identificacin del paciente (medio electrnico, tarjeta
inteligente, lector de huella, cdigo de barras)
Producir brazalete con mecanismo de identificacin electrnico diferenciar
pacientes de primera vez utilizando la Historia Clnica Electrnica
Expedir el carn del paciente con la informacin bsica requerida y
suficiente para ser ledo por los medios electrnicos propuestos en el
punto anterior
Registrar de la informacin que suministra la aseguradora
Controlar el acceso del paciente por consulta externa, urgencias,
hospitalizacin, pacientes remitidos de otras entidades y particulares
Controlar el reingreso de los pacientes a la institucin antes de las 24
horas
Verificar preadmisin y reserva de habitacin en caso de hospitalizacin
Emitir formularios de reclamacin de accidentes de trnsito y reclamacin
por eventos catastrficos
Controlar el proceso y los registros de referencia y contrareferencia
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad.
Control y manejo de la Agenda mdica
3.1.2.4 Agendas mdicas y central de citas
Administrar el personal mdico y asistencial, su disponibilidad y agenda de
servicios. Teniendo en cuenta los das y horarios de consulta, la asignacin
de consultorios y su ubicacin, la especialidad, la capacidad instalada en
nmero de pacientes o consultas que pueden ser atendidas por el mdico
Proyecto Factibilidad IPS
durante cada turno de consulta, tanto las de primera vez como consultas
sucesivas.
Como controles de la Administracin de la agenda mdica se derivan:
Realizar la verificacin de derechos, al asignar cita.
Administrar y controlar la asignacin de citas por diversas vas: Presencial,
Call Center, Va nternet.
Registrar los datos del paciente, desde cualquier sitio de ingreso o
dependencia de la red de servicios (consulta externa, urgencias,
hospitalizacin, ambulatorio, hospital) o referido por otra red de servicios.
Los horarios de consulta
Contemplar en la agenda el registro de vacaciones, das feriados y
permisos de los profesionales mdicos
Registro y consulta de la informacin de los pacientes referidos y contra
referidos por especialidad, diagnstico y unidad mdica
Conceder citas por mdicos, consulta de primera y sucesivas
Controlar turnos y jornadas de los profesionales.
Flexibilizar los tiempos de duracin de las consultas por especialidad.
Asignar las citas por varios criterios de presentacin de la agenda: por
profesionales de la misma especialidad, por fecha de disponibilidad, por
consultorio; por centro de excelencia
Administrar y controlar listas de espera; comunicar a pacientes en espera
de turno alterno de ciruga programada, cuando se habilite la capacidad.
Bloquear de agendas.
Controlar ausencias de los profesionales y sus reemplazos.
Controlar cancelacin de citas e inasistencia.
Controlar disponibilidad de consultorios.
Reasignacin de citas
Controlar citas prioritarias y extras.
Administrador de gestin de citas por paciente, profesional, especialidad,
consultorio, agendas, Unidades de Gestin
Programar actividades que involucre a varios profesionales de distintas
especialidades.
Asignar de citas grupales, cuando se requiera
mprimir del comprobante en la cita solicitada
Consulta de la informacin de las agendas de consultorios
Consulta de la informacin de las agendas cualquier servicio
Consultas en lnea de agendas por consultorio de consulta externa
Proyecto Factibilidad IPS
Programacin de citas seriadas (estudios o tratamientos que requieran
varias citas)
Solicitud de apertura del expediente fsico del paciente
Emisin de agendas por servicio
Cancelacin solicitudes de admisin
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad. (capacidad instalada, rotacin de servicios,
disponibilidad hospitalaria).
Los cargos requeridos son:
Lder de Admisiones - Referencia y Contrareferencia - Autorizaciones,
desempeado por una Enfermera Jefe quien tendr la responsabilidad de:
Asegurar que el total de eventos prestados en el hospital cuenten con la
autorizacin necesaria para su respectivo cobro.
Coordinar el seguimiento a eventos para garantizar la correspondiente
autorizacin de tipo administrativo y obtener las autorizaciones que
llegasen a faltar.
Generar informes de tipo estadstico y operativo que midan la gestin del
rea para la toma de decisiones.
Formular planes de mejora para el trmite de autorizaciones de cara a las
diferentes Empresas Administradoras de Planes de Beneficios
Apoyar las remisiones de los pacientes y el ingreso de estos provenientes
de otras PS (referencia y contrareferencia)
Representante nterlocutor con la central de autorizaciones de la
aseguradora no es una decisin unilateral.
Auxiliar de Enfermera (Perfil Administrativo y ca!a" desem#e$ado #or un
t%cnico administrativo &uien tendr' la res#onsa(ilidad de:
Verificar derechos del total de usuarios que harn uso de los servicios del
hospital en la admisin.
Solicitar la autorizacin inicial ante la Empresas Administradoras de Planes
de Beneficios para la atencin inicial
Realizar el ingreso administrativo del usuario en el sistema de informacin.
Realizar el alta y admisin de servicio de acuerdo con la conducta medica.
Debe apoyar al lder de admisiones en el proceso de referencia y
contrareferencia en las actividades de tipo operativo.
Velar por la depuracin del censo hospitalario para garantizar el proceso
correcto de ingresos.
Proyecto Factibilidad IPS
3.1.2.5 Autorizaciones
Teniendo en cuenta que la modalidad de contratacin para la PS est dada
por eventos no capitados y de alto costo, es indispensable que la totalidad de
estos estn autorizados, segn la normatividad legal vigente (Resolucin
3047 de 2008). Los eventos capitados de alto riesgo, los procedimientos
capitados de costo normal de bajo riesgo sin oportunidad en las otras salas
de Clnica y Kennedy sern evaluados y destinados preferiblemente a una de
las instituciones de la red Cafam.
La PS dispondr de puntos autorizadores de las diferentes Empresas
Administradoras de Planes de Beneficios con el fin de facilitar los trmites de
los usuarios que accedan a los servicios ofrecidos. Considerar que los costos
de procedimientos capitados sern facturados a la PS Cafam, por evento y a
tarifas de referencia previamente acordadas.
3.1.2.6 Liquidacin y Facturacin
Este proceso tiene la finalidad de garantizar que el total de los servicios
prestados sean correctamente cobrados, segn los convenios o contratos
con las diferentes Empresas Administradoras de Planes de Beneficios, con
oportunidad para mejorar los flujos de caja y calidad para reducir el riesgo de
glosas; e independientemente del tipo de contrato que posea el paciente, el
control del costo mdico se debe realizar sobre eventos, llevando una estricta
contabilizacin estadstica de las interacciones de servicios dentro del ciclo
de servicio, durante la permanencia del paciente en la institucin, ejemplo: los
servicios de apoyo asistencia como un interconsulta, debe estar controlada
en el sistema de informacin y contabilizacin de costo ejecutado.
Los cargos requeridos son:
Ca!ero ) *acturador" desem#e$ado #or un t%cnico administrativo &uien tiene
la res#onsa(ilidad de:
Confrontacin del censo en el servicio contra el observado en piso (camas,
camillas, sillas) por medio de recorridos fsicos dentro de las instalaciones
de la PS.
Revisin administrativa concurrente de los usuarios que estn haciendo
uso de los servicios del Hospital, velando que los servicios prestados sean
Proyecto Factibilidad IPS
correctamente cargados a la historia clnica del paciente para garantizar la
correcta facturacin.
Es responsable de verificar las autorizaciones para los eventos derivados
de la conducta medica dentro de un mismo evento, as mismo verificar los
derechos con las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios para
la prestacin de estos servicios.
Verificar la cuenta de cobro al egreso del paciente e imprimir la factura con
cargo a la Empresas Administradoras de Planes de Beneficios una vez
corroboradas las tarifas y soportes de acuerdo con las condiciones
contractuales de la atencin de cada paciente y dar el alta administrativa al
paciente para que en caja general generen el correspondiente cobro al
usuario y paz y salvo.
Debe consolidar diariamente los envos de facturacin para hacer el envo
al rea de cuentas mdicas.
3.1.2.7 Coordinacin de cuentas mdicas
Es transversal a la operacin de la PS, con el fin de procesar la facturacin
de los eventos vendidos y gestionar el pago a los diferentes proveedores de
acuerdo con la modalidad de contratacin (honorarios mdicos, pagos a
farmacia, banco de sangre, patologas, etc.). Es responsable de realizar el
seguimiento a la cartera, tanto de los servicios vendidos como la facturacin
radicada por parte de los proveedores y de conciliar las glosas imputadas a la
PS como las imputadas a los proveedores. Debe manejar relaciones internas
y externas para garantizar los procesos de cuentas salud. Elaboracin y
anlisis de informes para retroalimentacin y toma de decisiones. Controlar lo
vendido Vs lo facturado de acuerdo con los diferentes contratos y convenios.
nternamente debe relacionarse con los centros de excelencia que prestan
servicios asistenciales, para aclarar informacin resultante de las revisiones
de cuentas por pagar y por cobrar; con el Administrador del Hospital, para
coordinar las actividades relacionadas con la operacin de cuentas por pagar
y cobrar y con el responsable del proceso de contratacin para el desarrollo
de la operacin de cuentas por pagar y cobrar segn procesos de
contratacin. As mismo, debe relacionarse externamente con Proveedores,
Hospitales Privados y Pblicos para realizar seguimiento al pago de cuentas,
conciliacin de glosas, con las Empresas Administradoras de Planes de
Beneficios vinculadas o asociadas y entes de vigilancia y control entre otros,
a quienes se les haya prestado servicios, haciendo seguimiento al pago de
las cuentas por cobrar y por pagar conciliaciones de glosas.
Proyecto Factibilidad IPS
Los cargos requeridos son:
Coordinador de cuentas salud, desempeado por un profesional
especializado en auditoria en salud, con experiencia en el cargo de ms de
dos aos, quien tiene la responsabilidad de:
Coordinar y verificar la recepcin, asignacin, revisin y captura de
cuentas salud, teniendo en cuenta el tipo de contratacin, parmetros
establecidos y los sistemas de informacin, con el fin de asegurar el pago
oportuno de las facturas y gestionar el cobro de los servicios prestados
por el Hospital.
Revisar, analizar y liberar en el sistema el pago de las facturas
individuales, verificando asociacin de autorizacin de servicios, cuenta
contable, siniestros, valores totales de glosa, teniendo en cuenta para el
pago los criterios establecidos.
Coordinar y realizar la conciliacin, seguimiento y negociacin de glosas a
los proveedores de servicio, de acuerdo a los parmetros establecidos,
con el propsito de definir los valores a pagar por concepto de
conciliacin de glosas.
Verificar la actualizacin de tarifas y creacin de proveedores de servicio
requerido en los diferentes sistemas y aplicativos, con el objeto de
asegurar un correcto pago de facturas.
Verificar la actualizacin de los catlogos en los diferentes sistemas y
aplicativos de acuerdo a los contratos suscritos con el fin de prever por la
adecuada generacin de las facturas a los diferentes clientes.
Coordinar la generacin de informes que permitan evaluar el
comportamiento de las cuentas por pagar y cobrar, con el fin de que se
tomen decisiones que optimicen los recursos econmicos.
Orientar a los Auxiliares y Profesionales de Cuentas Mdicas, para el
anlisis de cada cuenta o liquidacin segn el servicio prestado y el
proveedor o cliente, con el propsito de unificar criterios de revisin en
aspectos tcnicos y de transparencia, as como en las conciliaciones de
objeciones realizadas o recibidas por estos.
Monitorear a travs del sistema de informacin que la prestacin de los
servicios, sean efectivamente cobrados y realizar el seguimiento de las
cuentas por cobrar, con el fin de controlar el recaudo y la recuperacin de
las cuentas.
Realizar seguimiento a la Gestin de Cartera con los diferentes clientes.
Proyecto Factibilidad IPS
Realizar cruces y anlisis de estados de cartera con los diferentes
proveedores.
Controlar que todas las facturas por pagar radicadas y los soportes de
facturacin por cobrar, sean tramitados en el perodo correspondiente,
con el fin de asegurar que el resultado contable refleje adecuadamente la
operacin.
Disear e implementar Planes de Mejora relacionados con los Modelos
Operativos y Financieros de los Servicios prestados por la PS.
Generar informes mensuales de provisin de recursos y dems
informacin de tipo contable y operativa, relacionadas con las cuentas por
pagar y cobrar, con el fin de contribuir al mantenimiento de estados
financieros que reflejen la realidad del negocio.
Profesionales de cuentas salud, desempeado por un profesional
especializado en auditoria en salud quien tiene la responsabilidad de:
Revisar las cuentas salud teniendo en cuenta los parmetros,
procedimientos y beneficios contemplados en las normas que rigen el
servicio, evaluando la pertinencia mdica y estancia hospitalaria, con el fin
de verificar la correcta facturacin de la cuenta.
Realizar el proceso de conciliacin y generar los documentos respectivos
(cuadros y actas de conciliacin, entre otros), registrando los valores
definitivos de conceptos glosados, con el objeto de dar trmite a las
rdenes de pago o cobros correspondientes.
Realizar el anlisis y revisin de las respuestas de glosas radicadas y
objeciones para dar continuidad al pago o cobro de cuentas.
Elaborar informes que permitan evidenciar el comportamiento de las
cuentas por pagar y cobrar del Hospital, con el fin de facilitar la toma de
decisiones.
Participar en la auditora concurrente para el cobro de las cuentas
propias, con el fin de evitar la glosa para la facturacin.
Auxiliar de cuentas salud, desempeado por un auxiliar tcnico de cuentas
salud quien tiene la responsabilidad de:
Apoyar toda la parte operativa de los procesos de cuentas salud.
Revisar administrativamente las cuentas radicadas por los proveedores.
Consolidar los envos ante las Empresas Administradoras de Planes de
Beneficios y generacin de RPS en el sistema de informacin.
Proyecto Factibilidad IPS
Cargar los pagos y glosas realizados por las Empresas Administradoras de
Planes de Beneficios en el sistema de informacin.
Apoyar la respuesta de glosas en trminos administrativos.
Realizar actividades de apoyo para hacer el seguimiento de la cartera.
3.1.2.8 Caja General
En este proceso se reciben los dineros pagados por los usuarios que
accedan a los diferentes servicios del Hospital, previa liquidacin y
facturacin por parte de los responsables de cada servicio. El inicio de
actividades debe estar sujeto a la entrega de una base en dinero estipulada
por la Administracin del Hospital de acuerdo con el flujo de atenciones y de
dinero que a diario se maneje. Este proceso est en capacidad de recibir
diferentes formas de pago el pool de caja general o en el servicio indicado.
Los cargos requeridos son:
Rece#cionista ca!ero, desempeado por un auxiliar administrativo quien tiene
la responsabilidad de:
Recibir los dineros en efectivo, cheques, tarjetas de crdito o documentos
que respalden el pago de los mismos verificando el correcto
diligenciamiento de estos para un eficiente servicio y recaudar los dineros
correspondientes.
Entregar los dineros y documentos derivados de las diferentes formas de
pago al funcionario responsable de su recaudo con el fin de cumplir con los
procedimientos establecidos para el recaudo de dineros por concepto de
servicios prestados.
3.1.2.9 Recaudos
Este proceso tendr responsabilidad directa en el desarrollo coordinacin y
control para el funcionamiento de las operaciones de recaudo de medios de
pago, generados por la prestacin de servicios de los diferentes centros de
excelencia y servicios de la PS.
Los cargos requeridos son:
Revisor ca!as" desempeado por un auxiliar administrativo quien tiene la
responsabilidad de:
Proyecto Factibilidad IPS
Realizar la apertura y/o cierre de los sistemas de registro, transaccin e
informacin de la dependencia as como verificar su normal
funcionamiento, con el fin de garantizar las operaciones relacionadas con el
recaudo de medios de pago y prestacin de los servicios.
Entregar al personal de cajas el dinero correspondiente a bases y cambio
con el fin de facilitar las operaciones de registro y evitar demoras en la
atencin al pblico.
Manejar el fondo de caja menor de acuerdo con los procedimientos
establecidos y elaborar las relaciones correspondientes con el fin de
legalizar los gastos efectuados u obtener la reposicin del fondo de tal
manera que se mantenga el dinero suficiente para sufragar los gastos
menores.
Manejar las bases de caja, con el fin de tener dinero de baja denominacin
disponible para suministrar a los(a) cajeros(a).
Efectuar arqueos como medio de control o generados por reclamos de
clientes relacionados con el cambio recibido o solicitados por el Jefe
nmediato, con el fin de verificar las operaciones de registro as como el
manejo del dinero se realicen de manera adecuada.
Efectuar el cierre de cajas al final de las jornadas establecidas y realizar el
recibo de valores correspondientes a las ventas estableciendo los faltantes
o sobrantes, cindose a los procedimientos establecidos para determinar
y dar a conocer el resultado de las operaciones diarias.
Realizar el cierre diario de los datafonos de las redes bancarias, as como
verificar su adecuado funcionamiento con el fin de garantizar la prestacin
del servicio.
Diligenciar o generar los documentos establecidos y requeridos por las
diferentes dependencias para el reporte de los ingresos generados por
ventas, operaciones, diarias y consignacin de dineros en el banco con el
fin de registrar los resultados de las operaciones, remitir oportunamente los
valores y facilitar las estadsticas e indicadores de gestin.
Efectuar las actividades establecidas para la remisin de dineros a travs
de la transportadora de valores con el fin de que se garantice la seguridad
de los mismos.
Llevar el registro o generar los listados de los descuadres de cada
cajero(a) con el fin de contar con indicadores de desempeo laboral y
tomar decisiones.
Controlar y custodiar los documentos valor generado, con el fin de dar
cumplimiento a las normas establecidas.
Proyecto Factibilidad IPS
Dar solucin a las inquietudes presentadas por los cajeros recepcionistas
en el registro de servicios de acuerdo con las normas establecidas.
Efectuar, recolectar y verificar anticipos a los(a) cajeros(a) con el fin de
agilizar el flujo de dinero y efectuar consignaciones a la transportadora
y/o banco.
Programas los turnos y actividades de los cajeros, a fin de distribuir
equitativamente las cargas de trabajo y responder efectivamente a los
cambios presentados segn las necesidades de la dependencia.
3.1.2.10 Otras actividades de soporte administrativo
Las actividades trasversales de soporte administrativo estarn a cargo de un
Asistente Administrativo:
Control y seguimiento a la ejecucin presupuestal del Hospital.
Coordinar el recaudo y procesos contables del Hospital.
Coordinar y controlar Auditorias peridicamente de la caja menor y valor
de las bases para las cajeras recepcionistas, segn norma de manejo de
fondo de caja menor y bases y su respectivo procedimiento detallado.
Es el nico interlocutor autorizado para tramitar ante las reas Corporativas
cualquier tipo de solicitud o requerimiento.
Supervisin, control y reporte de la operacin y desempeo del personal.
Dirigir y controlar las actividades de logstica en las instalaciones del Centro
de Atencin en Salud para garantizar la calidad en la prestacin del servicio
al usuario.
Determinar y cubrir los requerimientos del personal administrativo, recursos
tecnolgicos, materiales, suministros, equipos, implementos de cafetera,
papelera, aseo y dems dotacin administrativa y asistencial, y
necesidades de mantenimiento locativo del Hospital, para garantizar la
calidad en la prestacin del servicio.
Articular con las unidades asistenciales y centros de excelencia las
actividades necesarias para asegurar la prestacin integral del servicio.;
desde el punto de vista Administrativo y procedimental para procedimientos
de facturacin y pagos.
Verificar las condiciones adecuadas de higiene y seguridad industrial del
Hospital, para garantizar el ambiente e infraestructura ptimos a su
personal y usuarios.
Proyecto Factibilidad IPS
Controlar el cumplimiento de las condiciones contractuales acordadas entre
el Centro de Atencin en Salud con Famisanar, aseguradoras y
proveedores de bienes o servicios, para asegurar la adecuada relacin
entre las partes y la eficiencia en los servicios prestados a los usuarios.
Controlar la vigencia de los documentos legales de funcionamiento,
licencias, patentes y permisos del Centro de Atencin en Salud, para
asegurar el acatamiento de las normas gubernamentales vigentes.
Promover y controlar el cumplimiento de las normas de bioseguridad, con
el fin de evitar riesgos derivados de la operacin del Centro de Atencin en
Salud.
Establecer controles para garantizar el cuidado de los equipos y dems
dotacin suministrada para el desempeo de las actividades
administrativas del Centro de Atencin en Salud.
Disear e implementar estrategias y programas de contencin del gasto
administrativo del Centro de Atencin en Salud, con el fin de asegurar la
eficiencia financiera.
3.1.2.11 Control y gestin sobre los procesos corporativos
Consisten en la gestin y el
control sobre las solicitudes de
cualquier producto o servicio a
la farmacia, almacn, rayos X,
resonancia, dietas, lavandera,
Central de Esterilizacin y
Equipos, Mantenimiento, y
otros, del hospital, esta
solicitud puede ser fsica o en
lnea preferiblemente para una
gestin y seguimiento de la
misma y colocndola en
automtico en el servicio
correspondiente.
A continuacin se enuncian algunas de las principales funciones:
Estado de solicitudes
Solicitudes extraordinarias
Esta metodologa de gestin y control se basa en los
conceptos bsicos de TL que busca el
perfeccionamiento continuo del servicio.
Proyecto Factibilidad IPS
Solicitud con base en dotacin fija
Cancelacin de solicitudes para los servicios auxiliares
Seguimiento de solicitudes por fecha, hora, rechazo y aprobacin
Bitcora de acciones y responsables de las mismas
Administrar y controlar el registro de rdenes mdicas solicitadas por los
diferentes servicios
Administrar y controlar el registro de medicamentos solicitados por los
diferentes servicios
Administrar y controlar el registro de las evoluciones desde los diferentes
servicios
Al alcance puede ser total sobre servicios asistenciales y logsticos como el
mantenimiento, la seguridad integral, las compras, el talento humano y
proveedura, con injerencia directa en la gestin y control de tipo
administrativo por parte de quien recibe el servicio, el Administrador del
Hospital, quien har el seguimiento desde los sistemas de informacin
corporativos a las diferentes solicitudes realizadas por cada centro de
excelencia, servicio o unidad teniendo en cuenta la prioridad y evaluando
criterios en cuanto a oportunidad en la atencin de las solicitudes, calidad
en las respuestas a las solicitudes, completitud en la respuesta a los
usuarios y garanta de los servicios recibidos por medio de las ordenes de
servicio generadas desde el sistema de informacin, generando indicadores
de gestin con comits de retroalimentacin con cada una de las unidades
corporativas para minimizar riesgos y ofrecer servicios de calidad a los
usuarios.
3.1.2.12 ndicadores de gestin para la gestin hospitalaria
Los servicios hospitalarios y el enfoque de negocio viene en constante
evolucin, enmarcada en nuevas tecnologas orientadas a optimizar y volver
eficiente los procesos; haciendo de la Gestin Hospitalaria una gerencia de
negocio hacia la eficiencia, productividad y servicio social, la tecnologas de la
nformacin, ha permitido de manera natural el estableciendo mediciones en
el control de procesos, medir el Output de las actividades e integrando a nivel
de comunicacin y flujo de informacin toda la gestin administrativa y
soporte con la gestin de procesos y de servicio asistencial.
Los centros Hospitalarios se deben considerar como empresas productoras
de servicios, para lo cual deben ser sostenibles y se deben gestionar como
tal, con sus limitaciones y dems consideraciones frente al servicio social y
Proyecto Factibilidad IPS
humano; por ello el control y el mejoramiento dado continuamente a estos
servicios.
Se definirn indicadores de los diferentes procesos tanto administrativos
como asistenciales e indicadores de referencia para controlar parmetros de
negociacin con la Aseguradoras y validar especficamente referidos a los
ndices de uso de servicios por parte de la poblacin afiliada, siendo un
instrumento valioso para justificar posiciones de negociacin frente a los
servicios prestados, coberturas y derechos.
Tambin los mtodos para evaluar calidad de la atencin sanitaria pueden
aplicarse a tres elementos bsicos del sistema: la estructura, el proceso y los
resultados. Este enfoque se mantiene como modelo de la monitorizacin de
la calidad de la atencin sanitaria y hospitalaria en particular.
De manera general, los indicadores de calidad de la estructura, o indicadores
de estructura, miden la calidad de las caractersticas del marco en que se
prestan los servicios y el estado de los recursos para prestarlos, los
indicadores de la calidad del proceso o indicadores de proceso miden, de
forma directa o indirecta, la calidad de la actividad llevada a cabo durante la
atencin al paciente y los indicadores basados en resultados o indicadores de
resultados miden el nivel de xito alcanzado en el paciente, es decir, si se ha
conseguido lo que se pretenda con las actividades realizadas durante el
proceso de atencin. Tambin se utilizan indicadores que miden sobre todo la
eficiencia y que resultan complemento obligado de los indicadores de calidad.
Estos indicadores aportaran a los objetivos Corporativos en la medida en que
estn alineados a la estrategia Corporativa, instrumento para justificar una
situacin x o y de desfase en el logro de los objetivos, los indicadores
dependiendo del tipo deben ser capaces de medir los impactos en los
estados de resultados, que mantengan un control sobre los cambios de
entorno (ndices de uso), que se pueda asociar inmediatamente a una
situacin e intervenirla de manera oportuna. gualmente permitir dimensionar
y predecir volmenes de eventos o servicios a prestar de acuerdo a una
poblacin objetivo.
Los indicadores persiguen valorar y hacer un seguimiento de la ejecucin
en cuanto a la consecucin de un objetivo concreto o realizar una actividad
determinada. Se concentran en aspectos relacionados con la economa, y
eficiencia. Relacionan nputs soportados frente a recursos previstos,
relacionan la prestacin de los servicios efectuados y recursos utilizados,
Proyecto Factibilidad IPS
miden el funcionamiento, y resultado especfico sobre el objetivo
establecido.
El sistema de informacin que soporta toda la estructura funcional de
atencin de los servicios hospitalarios se convierte en un herramienta
inmersa en los procesos, que permite la captura y consolidacin de los
eventos e informacin en la medida de su ejecucin, siendo una actividad
transparente al normal de la atencin asistencia, sin implicar un esfuerzo
adicional en la obtencin y consolidacin de informacin para el clculo de
indicadores.
A.Gestin Financiera:
Rotacin de cartera,
Edades de cartera (30, 60, 90 y 120 das), las de ms de 120 das se han
dado a un cobrador externo por un porcentaje de recuperacin.
Capacidad de endeudamiento,
Capacidad de apalancamiento,
Sobre ejecucin de gastos,
Cuentas por pagar a proveedores,
Edades de las cuentas por pagar,
Sustitucin de fuentes de financiamiento.
Provisin de gastos, frente a la imputacin real.
B.Servicios de Salud:
Egresos, consultas, urgencias.
ndice de ocupacin de la cama.
Cirugas realizadas.
Das de estancia.
Giro de cama.
Costos unitarios, versus estndar de Costos
C. ndicadores de Consulta Ambulatoria
Rendimiento hora / mdico
Utilizacin de consultorios fsicos
Concentracin de consultas
Grado de cumplimiento de hora medico
D. ndicadores de Hospitalizacin
Proyecto Factibilidad IPS
Promedio de Permanencia
ntervalo de Sustitucin
Porcentaje de Ocupacin
Rendimiento-Cama
Tasa de nfecciones ntrahospitalarias
Tasa Bruta de Letalidad
Tasa de Reingreso < de 7 das
Tasa de abortos
Cobertura de partos
E.ndicadores de Urgencias
% de pacientes en Sala de Observacin con estancia > o = a 24 horas
% de reingresos a Urgencias en menos de 24 horas
Promedio de Tiempo de espera en minutos
F. ndicadores de Centro Quirrgico
Rendimiento de la Sala de Operaciones (12 h)
Porcentaje de Operaciones Suspendidas
Porcentaje de Horas Quirrgicas Efectivas
Porcentaje de ntervenciones Quirrgicas de Emergencia
Tasa de Pacientes que presentan Encefalopata Hipxica post-acto
quirrgico
Tasa de Mortalidad de Centro Quirrgico
Tasas de Pacientes Reintervenidos
% de Ocupacin de Salas
G. ndicadores de Patologa Clnica
Promedio de anlisis de laboratorio por consulta externa
Promedio de anlisis de laboratorio por emergencia
H. ndicadores de Radiodiagnstico e mgenes
Promedio de exmenes radiolgicos por consulta externa
Promedio de exmenes radiolgicos por emergencia
. ndicadores de Farmacia
Promedio de recetas por consulta externa
Proyecto Factibilidad IPS
Promedio de recetas por Urgencias
J. Calidad de la Atencin:
En ciruga cumplimiento de lo realizado con relacin a lo programado en
sala de operaciones.
Oportunidad de la atencin en los quirfanos.
Anlisis de causas de cancelacin de la ciruga.
Evaluacin de la calidad tcnica por medio de auditoras.
Preparacin para la certificacin con la norma SO9000.
nfeccin intrahospitalaria.
Mortalidad hospitalaria.
K.Administrativos:
Mercadeo externo de los servicios del hospital.
ndices de uso por patologa de la poblacin.
Gestin de referencia y contrareferencia (Eventos atendidos en otras
instituciones vs Captura realizada, contrareferencia realizada)
Estado de prdidas y ganancias de cada unidad de negocio.
Desechos de las drogas en las farmacias del hospital.
Rotacin de inventarios.
Rotacin de cartera.
3.1.2.13 Referencia y Contrareferencia
Proyecto Factibilidad IPS
Se entiende por Referencia, el envo de usuarios o elementos de ayuda
diagnstica por parte de las unidades prestatarias de servicios de salud, a
otras instituciones de salud para atencin o complementacin diagnstica,
que de acuerdo con el grado de complejidad den respuesta a las necesidades
de salud.
Y se entiende por Contrareferencia, la respuesta que las unidades
prestatarias de servicios de salud receptoras de la referencia, dan al
organismo o a la unidad familiar. La respuesta puede ser la contra-remisin
del usuario con las debidas indicaciones a seguir o simplemente la
informacin sobre la atencin recibida por el usuario en la institucin
receptora, o el resultado de las solicitudes de ayuda diagnstica.
El Rgimen de Referencia y Contra-referencia incluye las remisiones de
usuarios o muestras biolgicas, enviadas por los promotores de
Salud y otros agentes comunitarios y los gestores de salud. Segn la ley El
Rgimen de Referencia y Contrareferencia tiene como finalidad facilitar la
atencin oportuna e integral del usuario, el acceso universal de la poblacin
Proyecto Factibilidad IPS
al nivel de tecnologa que se requiera y propender por una racional utilizacin
de los recursos institucionales.
De las modalidades de solicitud de servicios.
Dentro del Rgimen de Referencia y Contra-referencia se dan las siguientes
modalidades de solicitud de servicios:
Remisin. Procedimiento por el cual se transfiere la atencin en salud de
un usuario, a otro profesional o institucin, con la consiguiente
transferencia de responsabilidad sobre el cuidado del mismo.
nterconsulta. En la solicitud elevada por la institucin, responsable de la
atencin del usuario a otros profesionales o instituciones de salud para
que emitan juicios y orientaciones sobre la conducta a seguir con
determinados usuarios, sin que estos profesionales o instituciones
asuman la responsabilidad directa de su manejo.
Orden de servicio. En la solicitud de realizacin de actividades de apoyo
diagnstico y/o tratamiento entre una institucin y otra. Para lo anterior
pueden referirse: Personas, elementos o muestras biolgicas y productos
del ambiente.
Apoyo tecnolgico. Es el requerimiento temporal de recursos humanos,
de dotacin o insumos, de un organismo a otro, para contribuir a la
eficiencia y eficacia en la prestacin de servicios, de conformidad con el
principio de subsidiariedad, evitando as el desplazamiento de usuarios.
El proceso estar en cabeza de la Central de Autorizaciones .Admisiones.
Los procesos de referencia y contra referencia contemplan desde la
interaccin entre los centros de Excelencia del Hospital, pasando por los
centros de atencin de la red PS Cafam y las diferentes instituciones de la
red externa
La referencia debe contener datos administrativos y clnicos completos del
paciente, sealando el nivel de complejidad de atencin requerido y el tipo
de ambulancia para el traslado. El paciente que sea producto de un Cdigo
Azul o Clave Blanca en los Centros de Urgencias de la PS se atender
dentro de estos servicios y desde all se realizara la referencia segn el
protocolo establecido.
El responsable del servicio, iniciara la remisin coordinndola con la
Central de Autorizaciones al nivel correspondiente; los pacientes no crticos
(cuyo estado vital no est comprometido) se dar plazo mximo de estada
en un centro de atencin hasta que se cierre el mismo; una vez termine
Proyecto Factibilidad IPS
este plazo la ambulancia interna o externa lo recoger y ser trasladado a
los centros de destino acordado.
Los pacientes de consulta externa que necesiten remisin sern
responsabilidad de la enfermera jefe del servicio gestionar con Central de
Autorizaciones, si es cdigo azul y si es clave blanca se entregara a el
servicio de urgencia de la Clnica y se continuara la remisin a cargo de la
enfermera jefe del servicio.
Es importante para controlar y gestionar adecuadamente el trfico de
pacientes hacia otras instituciones y que llegan remitidos, se debe contar
con un sistema de informacin que permitir el registro y control de los
pacientes que son referidos o contra referidos de un nivel de atencin a
otro.
A continuacin se enuncian algunas de las principales funcionalidades:
Controlar el tiempo de autorizacin de la referencia.
Registro del paciente, contra-referencia a la unidad mdica de origen.
Registro del paciente, referencia por una unidad mdica de la red de
servicios, por diagnostico, medico a cargo y servicio
Consulta de la informacin de los pacientes referidos y contra referidos
por especialidad, diagnostico y unidad mdica
Administrar y controlar el registro de rdenes de traslado entre servicios,
traslado entre instituciones, hospitalizacin y altas de pacientes servicios
3.1.2.13.1 Referencia
AUTORIZACIONES COORDINACION FACTURACION - CONTROLCARGOS
PROCESOS CORPORATIVOS
ORGANIZACIONALES, FINANCIEROS Y LOGISTICOS
TECNOLOGIA - HISTORIA CLINICA - PROTOCOLOS- GUIAS- ENTORNO LEGAL- SISTEMASDEGESTION YCONTROL
CONSULTA
PROGRAMADA
CONSULTA PRIORITARIA
URGENCIAS
ATENCION
CLAVEBLANCA
ENFERMERA JEFE
DESIGNADA
(GRIPSy/ o PEP)
AUTORIDACIONES
ADMISIONES
TRASLADO DESDE CAFAM
ENFERMERA JEFEDE
PRIORITARIA
SALASDECIRUGIA
ENFERMERA JEFEDEL
SERVICIO
CAJA O
AUTORIZACIONES
INTERCONSUL
TA
EMER7ENCIA
ATENCION
CODIGO AZUL
HOSPITALIZACION
AREADESTINADA PARAATENCION
DECLAVEBLANCA YCODIGOAZUL
SOLICITUD DE
REFERENCIA
REGLAS CONRACTUALES CON LAS INTITUCIONES DE LA RED
Proyecto Factibilidad IPS
3.1.2.13.2 Contrareferencia
Buenas prcticas en el Sistema:
Cafam como PS, debe establecer los controles sobre los pacientes
remitidos a otras instituciones a travs de un buen sistema de control
(Tecnologa), como tambin requiere sobre bases nuevas de negociacin
con la aseguradora exigir y controlar la referencia que FAMSANAR realiza
sobre la poblacin de la PS Cafam.
Establecer con la aseguradora reglas de negociacin de cara a asegurar un
mercado para la PS de Alta complejidad, tomando un porcentaje del total
de referencias que realiza de alto costo, de su poblacin y referirla a la PS
de Alta complejidad.
3.1.3 Proceo A$#e)c$!'e
Todos los procesos asistenciales deben estar orientados al modelo de atencin
basado en riesgos y las necesidades de los pacientes deben estar determinadas
AUTORIZACIONES COORDINACION FACTURACION - CONTROLCARGOS
PROCESOS CORPORATIVOS
ORGANIZACIONALES, FINANCIEROS Y LOGISTICOS
TECNOLOGIA - HISTORIA CLINICA - PROTOCOLOS- GUIAS - ENTORNO LEGAL- SISTEMAS DEGESTION Y CONTROL
SOLICITUD DE
CONTRAREFERENCIA
RED ETERNA
O INTERNA
AUTORIZACIONES
SERVICIOSHOSPITALARIOS
Y URGENCIASCAFAM
REFERENCIA
NO ACEPTADA
ALIANDAS
ESTRATE7ICAS
REFERENCIA
ACEPTADA
TRASLADO 8ACIA
CAFAM
REGLAS CONRACTUALES CON LAS INTITUCIONES DE LA RED
Proyecto Factibilidad IPS
por los Equipos GRPS; dando un manejo programado de la atencin al
paciente de acuerdo a la gestin del riego patolgico; para lo cual debe existir un
apoyo importante de una plataforma estadstica de informacin de pacientes en
funcin de riesgos, que sea un manejo preventivo de las patologas, contar con
informacin estadstica y operacional que soporte debidamente los procesos y la
gestin mdica y administrativa.
3.1.3.1 Atencin ambulatoria para consulta externa general y especializada
En el proceso de consulta externa el paciente accede al Hospital a recibir un
servicio puntual de alguna de las especialidades disponibles, inclusive. Se
entiende que la consulta externa es un evento puntual, sin embargo y muy
frecuentemente genera rdenes para otros servicios.
Inicio: El proceso se genera por necesidades de salud propias de paciente o
por una remisin de alguna otra institucin o servicio.
Asignacin de cita: El paciente se comunica con la persona encargada de la
agenda mdica de los especialista que requiere (Puede ser por Contac
Center, directamente en una Caja de Asignacin de citas o va nternet). La
Proyecto Factibilidad IPS
persona encargada revisa la disponibilidad y le presenta las diferentes
alternativas al paciente para hacer su seleccin.
Admisin y facturacin - La Recepcin del Paciente: al paciente se acerca a
Caja para el pago de su servicio y se dirige al piso y consultorio programado,
previa validacin de derechos del paciente, y apertura de historia clnica si es
primera vez. Se registra la informacin socioeconmica del paciente.
Como buenas prcticas de la atencin en la Asignacin y facturacin de cita,
de control y de registros:
Controlar ingreso del paciente, su evolucin y salida de la consulta externa
Administrar la produccin de profesionales mdicos incluyendo personal de
planta, residentes, contratistas, etc.
Controlar la asignacin de pacientes de acuerdo con la disponibilidad de
consultorios
Contar con un sistema de alerta para las rdenes de medicamentos no POS
Generar solicitudes y emisin de prescripciones mdicas y apoyos
diagnsticos en lnea y actualizacin en lnea hacia los servicios de apoyo
(los exmenes de diagnstico, imgenes, hospitalizacin, ciruga, salidas,
medicamentos e insumos)
Administrar ayuda teraputica en lnea : consultar, programar.
Administrar pedidos automticos a farmacia
Administrar y controlar solicitudes de nter-consulta entre servicios y
Centros de Excelencia
Generar los formatos de consentimiento informado si aplica al servicio
Controlar secuencia de procedimientos realizados en consulta externa y
evitar repeticin de servicios por un mismo usuario en distintos centros de
atencin.
Disponer de ayudas en lnea asociadas a los procedimientos. Ejemplo:
protocolos de manejo
Registro de pacientes (ficha de dentidad)
Agendas de mdicos y configuracin de horarios normales y/o festivos
Registro e identificacin de pacientes en transito
Registro de datos del responsable del paciente (en caso de menores de
edad o imposibilitado de informar)
Actualizacin de datos de los pacientes (ocupacin, escolaridad, organismo
pblico de procedencia)
Nmero de veces que asiste por el mismo padecimiento
Proyecto Factibilidad IPS
Nmero de veces que asiste al ao por diversas causas
Consulta de resultados de imagenologa (diagnostico en formato texto)
Registro de pacientes con solicitudes a calificar por medicina del trabajo;
Consulta de censos de pacientes;
Consulta de empresas con convenio Consulta mdica mpresin del informe
diario Alta de pacientes ambulatorio;
Registro de referencias;
Alta de pacientes ambulatorio;
Registro de contrareferencia mpresin del informe diario Alta de pacientes
ambulatorio;
Actualizacin y mantenimiento de la Historia Clnica Electrnica, no se
podrn modificar notas previas
Registro e impresin de incapacidades
Registro e impresin de notas de evolucin y tratamiento
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad.
Generar registros Clnicos y epidemiolgicos para Secretaria Salud
Generar RPS consolidados para informes legales
Consulta Mdica - Atencin mdica: El Especialista procede a atender
al paciente. Se registran los aspectos clnicos de la consulta, como el
diagnostico, notas de evolucin y tratamiento, as como las solicitudes de
interconsultas, servicios de apoyo, referencias y contrareferencia
actualizando con esto a la Historia Clnica Electrnica. Los procedimientos
de atencin se deben ajustar a los protocolos y guas mdicas de atencin.
Si se requieren servicios adicionales de apoyo o materiales siempre el
paciente o su acompaante deben pasar a la Caja de pagos para cancelar
el servicio antes de la atencin o suministro.
Los mdicos de atencin Ambulatoria pueden desde su consultorio,
revisan sus agendas en lnea, en la que se especifican los pacientes
registrados para consulta y en espera de atencin, as como el registro y
revisin de la Historia Clnica Electrnica, apoyado en funcionalidades
especficas para cada especialidad, realiza los registros clnicos del
paciente. Adems de relacionarse con los mdulos de farmacia para la
revisin de disponibilidad de medicamentos a la hora de completar las
recetas mdicas.
Proyecto Factibilidad IPS
A continuacin se enuncian algunas de las principales prcticas en
Consultorio para control y gestin:
Registro y actualizacin de pacientes.
Manejo del gestor de Historia Clnica Electrnica
Manejo del gestor de agendas y central de citas
Manejo del mdulo de gestin de solicitudes y ordenes de servicios a
diferentes dependencias (servicios de apoyo clnico, teraputico,
tratamiento, logstico, etc.)
Acceder a programacin de salas de ciruga
Registrar valoracin anestsica
Registro de la asistencia y/o inasistencia del paciente
ncorporar plantillas de captura especiales, tales como grficos corporales,
fichas teraputicas de piel
Generar reportes de ncapacidades y Certificados, registro y generacin
de receta mdica (dentro y/o fuera de cuadro bsico)
Anlisis histrico de algunas variables clnicas
Remisin a otra especialidad (Referencia): S el profesional considerar la
necesidad que el paciente debe ser valorado por otra especialidad, en tal
caso es remitido interna o externamente.
3.1.3.2 Atencin de Urgencias
Proyecto Factibilidad IPS
El proceso inicia por una necesidad manifiesta del paciente, por un trastorno
de su salud o por una remisin de otra institucin, remisin que deber ser
autorizada y procesada por la Oficina de referencia y Contrareferencia. Una
vez el paciente en la Unidad de Atencin, es valorado a travs de una
actividad de tamizaje Triage, donde al paciente se asigna el tipo de atencin
que debe recibir (Triage 1-2-3-4). Si se identifica un triage 4, el paciente es
direccionado a Consulta externa.
Luego de viene la admisin, que consiste el tomar el registro de ingreso en el
sistema, verificando sus derechos y solicitar las autorizaciones requeridas
para su atencin.
Dependiendo de la criticidad a la entrada del paciente, el ingreso puede ser
directamente a la sala de reanimacin o al consultorio de Urgencias, donde
se prestan los servicios de Urgencias, el mdico tratante determina una
conducta orientada a restaurar la salud del paciente por ejemplo practicar
procedimiento menor, controlar su evolucin en Observacin, ordenar
apoyos diagnsticos (Laboratorios, mgenes) y medicamentos, ordenar
Apoyos Teraputicos, nterconsulta, ordenar traslado a otro servicio dentro de
Proyecto Factibilidad IPS
la institucin, Hospitalizacin, Ciruga, referirlo a otro centro hospitalario,
gestionado conjuntamente con la oficina de Referencia y Contrareferencia.
Es indispensable como parte de la calidad de servicio, realizar los registros
de atencin como RPS, ordenes traslados, Consentimiento informado,
autorizaciones, registros de consumos y cargos a pacientes durante su
etapa de atencin en su Historia Clnica.
Una vez obtenida la Alta mdica, con la orden, se genera la liquidacin y
facturacin, generando una cuenta de paciente para que el paciente o
acompaante se dirija a la Caja de Pagos y obtener su paz y salvo Financiero
para su salida de la institucin.
Esta definicin es un modelo preliminar y como tal no profundiza en detalles
operacionales, reglas de negocio, polticas de prestacin e indicadores
operacionales y de gestin que se deben definir para la implementacin
operacional y de la plataforma de informacin.
La gestin en la Atencin de Urgencias depende del los registros de los
eventos y desarrollo de la consulta de Urgencias, los tratamientos aplicados y
el material consumido por cada paciente, como tambin los registros del
ingreso de pacientes a hospitalizacin, Ciruga u otro servicios de la
nstitucin; el otorgamiento de citas a pacientes a una consulta de
especialidad. Registros de tamizaje del triage de pacientes.
Algunas de las prcticas de Control y registros durante la Atencin de
Urgencias:
Registro de pacientes que acuden al servicio
Validacin de derechos
Permitir el registro de la informacin proporcionada por las aseguradoras.
Controlar y emitir documentos de notificacin de acuerdo con la urgencia.
Controlar evaluacin inicial del paciente (triage).
Controlar asignacin de prioridades.
Utilizacin de guas y protocolos mdicos de procedimientos
Manejo de la Historia Clnica Electrnica
Manejo de gestor de hospitalizacin y quirfano
Ordenamiento y solicitudes de servicios
Ordenes de referencia y contrareferencia
Gestin de rdenes de incapacidades
Proyecto Factibilidad IPS
Controlar informacin de signos vitales
Controlar pacientes con reingresos antes de las 24 horas
Controlar formularios de reclamacin a Aseguradoras y otros servicios de
seguros
Emitir rdenes mdicas
Realizar control sobre los resultados solicitados a travs de rdenes
mdicas
Controlar egresos de pacientes de urgencias (por mejora, traslado,
voluntaria, fallecimiento)
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad
3.1.3.3 Servicios de Hospitalizacin
El proceso define las actividades a realizar para la prestacin del servicio de
Hospitalizacin mdica, UC, Hospital de da, Corta estancia y Extensin
Hospitalaria, en las instalaciones de la PS y describe en trminos generales
la secuencia de operacin del servicio y no profundiza en detalles
operacionales, reglas de negocio, polticas de prestacin e indicadores
Proyecto Factibilidad IPS
operacionales y de gestin que se deben definir para la implementacin
operacional o de la plataforma de informacin.
Se consideran las Unidades de Corta Estancia, Hospital de Da y Extensin
Hospitalaria en la PS para poder atender a nuestra poblacin hasta en un
40%, que requieren atencin a nivel hospitalario, con recursos humanos y
fsicos coordinados por Cafam, previniendo de manera eficaz la salida a otras
instituciones y disminuyendo los recobros por dicha atencin.
Unidad hospital de da! Asistencia en la Clnica o Centros de Atencin,
durante un periodo de tiempo breve (horas), ya sea para diagnsticos,
investigaciones clnicas y/o exploraciones mltiples, tambin para
tratamientos que no pueden hacerse en la consulta externa, pero que no
justifican la estancia completa en un medio hospitalario.
+nidad de corta estancia" atiende pacientes convenientemente seleccionados
(procesos agudos o crnicos agudizados, con diagnstico y tratamiento
definido, que necesiten pocas exploraciones complementarias, sin problemas
socio-familiares y sin deterioro funcional previo) durante una estancia no
mayor a 5 das.
+nidad extensin ,os#italaria" traslado al domicilio del paciente, del personal,
los servicios y la tecnologa necesarios para su recuperacin o tratamiento en
igual cantidad y calidad que en la Clnica, propiciando la participacin activa
del paciente y su familia en el proceso teraputico.
El paciente programado, llega a la Oficina de Admisiones donde se le realiza
la apertura de su ingreso con la respectiva verificacin y copia de los
documentos de identificacin, EPS y orden mdica. Si el paciente ingresa
por urgencia u otro servicio, en el servicio correspondiente genera la orden y
el traslado, previa verificacin de disponibilidad en el sistema y en piso,
realiza el ingreso y la respectiva asignacin de cama.
El paciente llega al servicio y es recibido por la Auxiliar o Jefe de Enfermera
de piso quien lo recibe, la apertura de historia clnica la realiza el mdico
hospitalario (Servicios Clnicos) y se procede al llamado de especialista
tratante. El Mdico Especialista valora diariamente al usuario e imparte las
rdenes para manejo y tratamiento. El Mdico Hospitalario supervisa
diariamente el cumplimiento de lo ordenado por medico tratante, garantizando
oportunidad y seguridad en lo realizado. Segn la evolucin del paciente se
ordena la Alta mdica, la Alta del Servicio hacia otro servicio interno, o se
Proyecto Factibilidad IPS
procede a su referencia por poca disponibilidad o capacidad limitada en el
manejo de una complicacin del paciente.
Es indispensable como parte de la calidad de servicio, realizar los registros
requeridos de atencin como RPS, orden de traslado, Consentimiento
informado, autorizaciones, registros de consumos y cargos a pacientes
durante su etapa de atencin en su Historia Clnica.
Todas las actividades, evoluciones y cargos de pacientes deben ser
originados por el personal Asistencial (Profesionales Medios y Asistenciales),
fuente de informacin para la liquidacin y facturacin final, luego de la alta
mdica. Una vez obtenida la orden e informe de Alta mdica, viene una
liquidacin y facturacin en piso, generando una cuenta de paciente para que
este se dirija a la Caja de Pagos y obtener su paz y salvo Financiero para la
salida de la institucin.
Al igual que en todos los servicios se requiere gestionar a travs de registros
y control de los ingresos, cirugas, control de camas, egresos, defunciones,
trabajo social, bioestadstica, laboratorio y Farmacia, as como el estado de
cuenta individual de los pacientes, de acuerdo a sus derechos y coberturas.

Controlar de manera adecuada el ingreso/egreso de pacientes al piso, se
recomienda acceso restringido y con autonoma de admisiones para autorizar
y validar los derechos de ingreso, el personal mdico y asistencial pueden
autorizar ingresos solo atreves de ordenes en el sistema y referidos por otro
servicio; con una correcta validacin de derechos par parte de admisiones y
cumplimiento de los trmites y autorizaciones reglamentarias. Registros de
diagnsticos de notas de evolucin, de estado de salud de pacientes, de
tratamientos a seguir, control de prescripciones de medicamentos, control de
lquidos, de signos vitales, de reactivos, control de dietas, control de nutricin
parenteral, escala de Glasgow, monitoreo hemodinmico, ventilatorio, control
de registros de dilisis peritoneal intrahospitalaria y ambulatoria, registro y
control de microbiologa y control de quimioterapias entre otros. Es importante
la integracin con los sistemas de almacn, farmacia, banco de sangre,
laboratorio, comedor (dietas) y en general registro de insumos por paciente.
A continuacin se enuncian algunas de las principales funciones en la gestin
de Hospitalizacin:
Consulta de pacientes programados y con orden de Hospitalizacin, en
sus dos modalidades: ciruga programada, canalizacin del servicio de
urgencias y referidos.
Proyecto Factibilidad IPS
Censo en lnea de las camas disponibles, habitaciones, pabellones con
mapa de ubicacin y disponibilidad.
Cargo automtico a Historia Clnica y a cuenta de Paciente, manejo de
paquetes hospitalarios y validacin de liquidacin de adeudos en caso de
pacientes no derechohabientes, funcin de Admisiones.
Generar rdenes de servicios de Apoyo Asistencial y Logstico.
Consulta del censo de pacientes hospitalizados: por cama, por rea, por
aseguradora, por nombre.
Alta administrativa del paciente, con sus registros e integracin al sistema,
para bloquear cargos posteriores a la alta mdica.
Consulta de mdicos especialistas, apoyo en nterconsultas y tratamientos.
Cancelacin de ingresos de pacientes, Admisiones y Caja.
Controlar ingreso, evolucin, traslado y egreso de pacientes
Manejo de check in / check out de habitaciones
Controlar mantenimiento de habitaciones, camas y camillas
Generar constancias y certificados de hospitalizacin
Sistema de alerta para medicamentos NO POS
Acceso al sistema de gestin de Enfermera
Acceso de consulta a la Historia Clnica Electrnica.
Es indispensable la integracin con los sistemas de Farmacia e nventarios
de Suministros
Controlar secuencia de procedimientos realizados en hospitalizacin
Administrar y controlar interconsultas
Administrar y controlar juntas mdicas de pacientes hospitalizados
Permitir la formulacin electrnica al paciente
Controlar solicitudes de apoyos diagnsticos y teraputicos
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad.
Como servicios de UC es de considerar las siguientes funciones
Administrar y controlar ingresos y egresos de la Unidad de Cuidados
ntensivos
Administrar y controlar asignacin de camas en la Unidad de Cuidados
ntensivos
Controlar valoracin
Calcular hojas de monitoreo respiratorio y hemodinmico
Proyecto Factibilidad IPS
Calcular automticamente el goteo requerido y el total de ampollas de la
infusin en 24 horas
Controlar el nmero de das de antibiticos, das en la Unidad de Cuidados
ntensivos, das de ventilacin mecnica, del catter y otras medidas de
apoyo
Pre-programar ayudas diagnsticas prioritarias
Controlar registro de resultados de ayudas diagnsticas
Permitir la formulacin electrnica al paciente
Manejo del Expediente Clnico Electrnico
Controlar los procedimientos de consentimiento informado.
Manejo de agenda y central de citas (servicios de apoyo, gabinetes, etc.)
Administrar y controlar los mantenimientos preventivos y correctivos de los
equipos de la Unidad de Cuidados ntensivos
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad
3.1.3.4 Atencin Ciruga Hospitalaria y Ambulatoria
Proyecto Factibilidad IPS
Este proceso aplica tanto para ciruga Hospitalaria como para Ciruga
Ambulatoria donde se tiene una recuperacin temprana y la Alta mdica (Alta
mdica o administrativa) se da unas horas luego de la ciruga. Este proceso
cuenta con la actividad del Comit o Junta mdica; quien evala la
pertinencia para casos especiales y consensos interdisciplinarios en la
realizacin o no de un determinado procedimiento quirrgico, por lo general
procedimientos de alto costo y del uso o no de determinado medicamento.
El proceso describe las actividades a realizar para prestar el servicio de
procedimientos quirrgicos hasta un cuarto nivel de complejidad, en el
tratamiento de diversas patologas a pacientes y usuarios de la institucin; a
continuacin se realiza una descripcin general del proceso.
Previo al proceso de Ciruga es requisito cumplir con las instancias de
consulta externa General y consulta con el especialista que diagnostica y
establece la necesidad de una intervencin quirrgica. En esta ltima
instancia se ordenan los exmenes de rutina particulares a la especialidad
tratante ejm: Gineclogo Cirujano Traumatlogo Otorrino
Oftalmlogo Urlogo, (Unidades de Gestin) y la orden para la una
valoracin anestsica. Los resultados de los exmenes son requisitos para
asistir a esta valoracin.
La consulta con el Anestesilogo es una actividad del ambiente Ambulatorios
(Consulta Externa), es importante y condicional al procedimiento quirrgico.
El Anestesilogo har la valoracin al paciente y definir si puede ser
intervenido. Si el Anestesilogo define que es paciente quirrgico para este
nivel, se procede con la bsqueda de la Autorizacin, para ello se debe
anexar la documentacin requisito para ella. Una vez obtenida la
Autorizacin, el paciente debe dirigirse al rea de Programacin Quirrgica,
all se programara de acuerdo a disponibilidad medica y de quirfano;
informando al paciente de la Fecha, Hora, Sala; adems de entregar el
presupuesto de costo del procedimiento. Programa tambin la fecha y hora
de la Charla Pre-Quirrgica.
Si el paciente viene remitido directamente para una intervencin quirrgica,
debe pasar por Central de autorizacin para revisar documentacin y
requisitos requeridos para valoracin de especialista o Anestesilogo segn
sea el caso y continuar con el procedimiento interno para el procedimiento
Quirrgico. Cuando se tiene separado el turno de ciruga el paciente deber
cancelar los derechos, de acuerdo a su contrato de afiliacin, y regresar
nuevamente al rea de Programacin Quirrgica para confirmar el turno.
Proyecto Factibilidad IPS
Para la charla Pre - Quirrgica la enfermera le explicar:
En qu consiste el procedimiento quirrgico, revisar el listado de elementos
solicitados por el especialista para la ciruga. Se le darn recomendaciones
sobre dieta, aseo personal e implementos con los que debe presentarse. Da,
hora y lugar de hospitalizacin (si lo requiere) y firma del Consentimiento
nformado del procedimiento a realizar.
El paciente debe presentarse en sala de ciruga segn la programacin y se
procede al acto Anestsico y al Acto Quirrgico, y de acuerdo al
procedimiento pasar a una recuperacin inmediata o una recuperacin
tarda. Previa al Alta del Servicio, alta que puede ser un traslado a
Hospitalizacin o una alta mdica si es una Ciruga Ambulatoria.
Es de resaltar que todas las actividades, evoluciones y cargos de pacientes
deben ser originados por el personal Asistencial (Profesionales Medios y
Asistenciales), fuente de informacin para la liquidacin y facturacin final,
luego de la alta mdica.
Una vez obtenida la Alta mdica, viene una liquidacin y facturacin en piso,
generando una cuenta de paciente para que este se dirija a la Caja de Pagos
y obtener su paz y salvo Financiero para su salida de la institucin.
Paciente Remitidos y fuera Bogot. La intervencin ser analizada y
autorizada por la Central de Autorizaciones (Admisiones - Referencia y
Contrareferencia) y luego continua con el procedimiento de valoracin y
programacin Quirrgica. El procedimiento ser programado con sus
respectivos documentos debidamente diligenciados (Autorizacin, informe
evolucin o H.C.).
En la gestin de Salas de Ciruga se vuelve importante la programacin y
administracin de la agenda de Quirfanos y Especialistas; dentro de esta
gestin se consideran:
La administracin de quirfanos: Que consiste en los registros de resultados
de los procedimientos realizados sobre el paciente, programa cirugas,
administra el personal que interviene en la operacin y recibe resultados de
los servicios de diagnstico.
Proyecto Factibilidad IPS
La logstica de suministros quirrgicos: Consiste en administrar y controlar la
solicitud al almacn y preparacin de cestas quirrgicas y el consumo de
material en el quirfano, manejando cestas prediseadas, consumos
adicionales y devoluciones de material; indispensables en el control de
inventarios y control del costo mdico, son actividades coordinadas y en lnea
entre farmacia y personal de enfermera. Cabe mencionar que los consumos
de los pacientes son introducidos en su estado de cuenta al momento en que
se registran los materiales consumidos y devueltos de su ciruga.

Es importante que los programas de ciruga puedan ser consultados
previamente por, enfermera, consultorio mdico, quirfanos y cualquier
otro servicio que requieran.
Dentro de la gestin logstica se considera todo el tema de programacin y
asignacin de salas quirrgicas por especialidad, tiempos quirrgicos, turnos,
proceso de atencin, pre, trans y post anestsico, pres, trans y post
quirrgico, con interfases on line con los sistemas de Central de Esterilizacin
y Equipos, almacn, farmacia, laboratorio, banco de sangre y patologa.
Se presentan algunas de las funciones de control y gestin, para su ptimo
funcionamiento:
Control del sub-almacn de quirfanos
Registro de cirugas efectuadas
Elaboracin de solicitudes automticas con base en consumos por hora a
la farmacia y almacn
Administrar y controlar programacin de quirfanos (salas de ciruga),
considerando el recurso humano, insumos y espacios fsicos
Administrar programacin de pacientes en salas, asignando hoja de ruta y
nmero de radicacin y controlar traslados de pacientes a otras salas
(quirfanos, fechas)
Generar presupuesto quirrgico
Administrar y controlar el ingreso, evolucin y salida de pacientes de salas
de ciruga
Administrar y controlar el ingreso, evolucin y salida de la sala de
recuperacin
Administrar y controlar defunciones en salas de ciruga
Administrar y controlar hojas quirrgicas
Controlar inventario de instrumentos e instrumental
Proyecto Factibilidad IPS
Administrar, controlar y generar formatos relacionados (hoja de patologa,
descripciones quirrgicas, remisin a hospitalizacin, etc.)
Administrar informacin relacionada con la realizacin de procedimientos
quirrgicos y sus resultados
Administrar y controlar la central de esterilizacin
Controlar solicitudes de servicios a otras reas de apoyo (banco de
sangre, farmacia, patologa, ayudas diagnsticas, etc.)
Administrar y controlar mantenimiento de equipos de ciruga
Recepcin de materiales y medicamentos solicitados
Manejo del mdulo de inventarios (farmacia y suministros), son
indispensable los reportes consolidados de costos por ciruga, por
especialidad quirrgica, por servicios y centro de responsabilidad)
Cirugas canceladas por motivo: por mdicos o servicios
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad
3.1.+ A"o,o A$#e)c$!'e
3.1.4.1 Servicios central de enfermera (estacin de enfermera)
Para el servicio de enfermera deben planificar gestionar y controlar y los
diferentes recursos para la optima prestacin de servicios, turnos de
enfermera, la asignacin de pacientes, elaboracin de solicitudes, control de
stock de emergencia y por pisos; control en los servicios de hotelera y
desinfeccin, camas o habitaciones. Aunque la asignacin inicial de
habitaciones y camas se origina en el mdulo de admisin, debe ser posible
la modificacin de las asignaciones desde el piso de hospitalizacin en caso
de ser necesario.
La estacin de trabajo incluye: las indicaciones de tratamiento y notas de
evolucin por parte de los mdicos y la atencin del paciente por parte de las
enfermeras, incluyendo la formulacin, administracin y registro de
medicamentos suministrados, y los registros de notas de evolucin u
observaciones e indicaciones para enfermeras entrantes al cambio de turno.
A continuacin se enuncian algunas de las principales funcionalidades:
Estar informadas del manejo de agenda y central de citas - Admisiones
Estar informadas de ngreso y egreso de pacientes a piso - Admisiones
Proyecto Factibilidad IPS
Administrar y controlar planes diarios de cuidados por paciente y
procedimientos especficos (vacunacin, transfusiones, dilisis,
quimioterapia, otros notas de la enfermera, notas de post parto, notas
de recuperacin)
Administrar y controlar turnos de enfermera (asistencias, guardias,
plantillas de enfermera)
Controlar ausencias
Registro de diagnsticos, Conceptos de enfermera
Administrar y controlar condicin del paciente
Administrar y controlar insumos de enfermera por paciente: material
quirrgico, material para curaciones, insumos de farmacia, devoluciones;
realizar os cargos de estos consumos al paciente a travs de la HCE y de
su cuenta de ingreso.
Administrar y controlar medicamentos o tarjeta de medicamentos:
solicitados, administrados, rdenes de pedido sin atender, devoluciones,
etc.
Administracin y control de los signos vitales con opcin de presentacin
grfica
Administracin y control de lquidos: administrados, eliminados, etc.
Captura y consulta de la hoja de indicaciones del mdico y gabinete
Administrar y controlar actualizacin sobre la historia clnica
Monitoreo hemodinmica y ventilatorio
Registro y control de microbiologa
Manejo y control del mdulo de solicitudes de servicios a diferentes
dependencias (farmacia, almacenes, servicios de apoyo diagnsticos)
Elaboracin de solicitudes automticas en base a consumos
Modificacin a los artculos y cantidades de la solicitud automtica,
llevando el control de estos movimientos y de quien los autoriza
Liberacin e impresin de solicitudes generadas
Recepcin de materiales y medicamentos solicitados
Traslado de pacientes entre servicios
Consultas de alta mdicas de pacientes
Registro y consulta Censo de pacientes en lnea, de todos los servicios
Consulta del programa de cirugas
Registro de medicamentos suministrados, preparaciones bsicas para el
suministro
Generacin de hoja de supervisin
Proyecto Factibilidad IPS
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad
3.1.4.2 Central de esterilizacin y equipos
El servicio consiste en la esterilizacin, preparacin y alistamiento de los
equipos e instrumental Mdico Quirrgico de acuerdo a los programas
establecidos de ciruga y dems servicios de la institucin, para lo cual se
requiere del acceso a la informacin de los servicios programados para
originar sus actividades, mostrando el procedimiento programado y as poder
establecer el kit quirrgico requerido. Y registrando las cargas de los equipos
de esterilizacin, el lavado de equipos y el inventario del material y el equipo
a su cargo, emitiendo diversos informes de la actividad del servicio,
demandas y volmenes cargados por servicio.
A continuacin se enuncian algunas de las principales funcionalidades:
Consulta del programa de cirugas
Consulta de solicitudes de esterilizacin de otros servicios
Registro del uso de autoclaves
Control de material esterilizado
Consulta de material esterilizado
Control del inventario de material y equipo en almacn
Generar estadsticas e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividades
3.1.4.3 Laboratorio clnico
Proyecto Factibilidad IPS
REFERENCIA YCONTRAREFERENCIA - AUTORIZACIONESCOORDINACION FACTURACION - CONTROLCARGOS
TECNOLOGIA - HISTORIA CLINICA - PROTOCOLOS- GUIAS- ENTORNO LEGAL- SISTEMASDEGESTION YCONTROL
SERVI CI O S A SEO - L A V A NDERI A
SERVI CI O S A SI STENCI A L ES DE EN FERM ERI A
SERVI CI O ESTERI L I ZA CI N
PROCESOS CORPORATIVOS
ORGANIZACIONALES, FINANCIEROS Y LOGISTICOS
INGRESO EGRESO
CONTREFERENCIA
CONSULTA
AMBULATORIA
URGENCIAS
HOSPITALIZACI!N
UCI
CIRUGIA
ASIGNAR
CITA
AUTORIZACI!N
CAJAS
FACTURACION
CAJAS
PACIENTE
HISTORIA
CLINICA
ENTREGA
RESULTADOS
TOMADE
MUESTRA
INTERPRETACI!N
RESULTADOS
PREPARACION
PROCESAMIENTODE
MUESTRAS
RECEPCION
MUESTRAS
CONTRAREFERENCIA
REDCAFAM
PROCESO DE HABILITACION

GESTION DE CALIDAD
Los servicios de laboratorio clnico son una necesidad de los servicios
mdicos asistenciales para un diagnstico con alto nivel resolutivo, o para
proceder con el tratamiento correcto de pacientes. El paciente se remite al
laboratorio para solicitar su cita de atencin, con su respectiva orden mdica
y autorizacin. All se le entrega su cita y esta se confirma al realizar el pago
en la ventanilla de Caja. El paciente en algunos casos requiere de
preparacin para la toma de la muestra, se le entrega la instruccin para su
preparacin (verbal o escrita) y si cumple pasa a toma de muestra.
La muestra es preparada e identificada para su debido procesamiento e
interpretacin preliminar de resultados. Resultados que deben estar
registrados en el sistema de informacin asociado a la historia clnica. El
laboratorio estar en capacidad de responder a diversos tipos de anlisis
para la necesidad de un cuarto nivel de atencin hospitalaria y tratamientos
de alto costo, tambin recibir paciente o pruebas remitidas por diversas
instituciones de la red y fuera de ella.
El Laboratorio Clnico debe contar con un entorno acadmico, accediendo a
las necesidades de prcticas para los alumnos de la Universidad Nacional.
Proyecto Factibilidad IPS
Autorizacin: Se requiere tener una autorizacin de la aseguradora para
llevar a cabo el examen es responsabilidad del paciente tener la debida
autorizacin para llevar a cabo el examen.
Admisin de paciente: Al paciente se le revisan y validan los derechos del
examen, se prepara la historia clnica. Se prepara al paciente para la
muestra.
Toma de muestra: Se prepara los instrumentos necesarios para la toma de la
muestra. Se le toma la muestra al paciente y es debidamente identificada. Se
le explica al paciente el momento en que puede recoger los resultados.
Muestra remitida: El laboratorio recibe muestras extradas en otras
instalaciones para su anlisis.
Procesamiento de muestra: En el laboratorio se hacen los procesos tcnicos
a las muestra para obtener los resultados requeridos.
Anlisis de muestras: Se procede a analizar y estudiar las muestras.
Entrega de resultados: Los resultados son entregados al mdico interesado
y/o al paciente. De igual forma, los resultados son registrados en la historia
clnica.
Facturacin: Se procede a cuantificar y contabilizar los gastos generados por
la atencin al paciente. Estos son facturados y entregados para cobro.
3.1.4.4 magenologa
Proyecto Factibilidad IPS
REFERENCIA YCONTRAREFERENCIA - AUTORIZACIONESCOORDINACION FACTURACION - CONTROLCARGOS
TECNOLOGIA - HISTORIA CLINICA - PROTOCOLOS- GUIAS- ENTORNO LEGAL- SISTEMASDEGESTION YCONTROL
SERVI CI O S A SEO - L A VA NDERI A
SERVI CI O S A SI STENCI A L ES DE ENFERM ERI A
SERVI CI O ESTERI L I ZA CI N
CONTREFERENCIA
INGRESO EGRESO
INTERPRETACI!N
RESULTADOS
CONSULTA
AMBULATORIA
URGENCIAS
HOSPITALIZACI!N
UCI
PROCESOS CORPORATIVOS
ORGANIZACIONALES, FINANCIEROS Y LOGISTICOSCIRUGIA
ASIGNAR
CITA
AUTORIZACI!N
CONTACTCENTER
CAJAS
FACTURACION
CAJAS
PACIENTE
HISTORIA
CLINICA
ENTREGA
RESULTADOS
TOMA DE
IMAGEN
PROCEDIMIENTO
DIAGNOSTICO
PREPARACION
PROCESO DE HABILITACION

GESTION DE CALIDAD
El proceso consiste en la toma de imgenes especializadas del paciente,
solicitadas por el especialista tratante.
Asignacin de cita / Autorizacin: El paciente se comunica con la persona
encargada de agenda las citas del especialista que requiere (Puede ser por
contact center o directamente con la secretaria). gualmente, se puede
requerir una imagen en urgencias, en esta caso la respuesta es de
disponibilidad inmediata. La persona encargada revisa la disponibilidad y le
presenta las diferentes alternativas al paciente para hacer su seleccin. Con
la asignacin de cita, se requiere tener una autorizacin de la aseguradora
para llevar a cabo el examen. Es responsabilidad del paciente tener la debida
autorizacin para llevar a cabo el examen.
Admisin de paciente: El da de la cita, al paciente se le revisa y valida los
derechos de la cita, se prepara la historia clnica. Se hace una preparacin
del paciente para la imagen.
Realizacin de la imagen: El especialista procede a tomar las imgenes
requeridas del paciente.
Anlisis de imagen: El especialista procede a hacer un anlisis de la imagen
para entregar al mdico tratante.
Proyecto Factibilidad IPS
Entrega de resultados: Los resultados son entregados al mdico interesado
y/o al paciente. De igual forma, los resultados son registrados en la historia
clnica.
Facturacin: Se procede a cuantificar y contabilizar los gastos generados por
la atencin al paciente. Estos son facturados y entregados para cobro.
3.1.4.5 Apoyo teraputico
REFERENCIA YCONTRAREFERENCIA - AUTORIZACIONESCOORDINACION FACTURACION - CONTROLCARGOS
TECNOLOGIA - HISTORIA CLINICA - PROTOCOLOS- GUIAS- ENTORNO LEGAL- SISTEMASDEGESTION YCONTROL
SERVI CI O S A SEO - L A VA ND ERI A
SERVI CI O S A SI STENCI A LES DE EN FERM ERI A
SERVI CI O ESTERI L I ZA CI N
PROCESOS CORPORATIVOS
ORGANIZACIONALES, FINANCIEROS Y LOGISTICOS
INGRESO EGRESO
CONTREFERENCIA
CONSULTA
AMBULATORIA
URGENCIAS
HOSPITALIZACI!N
UCI
CIRUGIA
ASIGNAR
CITA
AUTORIZACI!N
CAJAS
FACTURACION
CAJAS
PACIENTE
HISTORIA
CLINICA
CONTROLES
VALORACI!N
AGENDAPLAN
TEPAEUTICO
EJECUCI!N
TERAPEUTICA
VALORACI!N
PROCESO DE HABILITACION

GESTION DE CALIDAD
Asignacin de cita / Autorizacin: El paciente se comunica con la persona
encargada de agenda las citas del especialista que requiere (Puede ser por
contac center o directamente con la secretaria). gualmente, se puede
requerir una terapia en urgencias, para este caso la respuesta es de
disponibilidad inmediata. La persona encargada revisa la disponibilidad y le
presenta las diferentes alternativas al paciente para hacer su seleccin. Con
la asignacin de cita, se requiere tener una autorizacin de la aseguradora
para llevar a cabo el tratamiento. Es responsabilidad del paciente tener la
debida autorizacin para llevar a cabo el tratamiento.
Admisin de paciente / Programacin terapias: El da de la cita, al paciente se
le revisan y validan los derechos de la cita, se prepara la historia clnica. Se
Proyecto Factibilidad IPS
debe hacer una valoracin del paciente para determinar el nmero de
sesiones requeridas y el tipo de tratamiento a seguir. Se hace una
programacin para ejecutar la terapia. gualmente, se establece la necesidad
de dispositivos mdicos y de qu tipo.
Ejecucin de terapia: Se realizan las terapias programadas, registrando el
avance en la historia clnica.
Valoracin / Control / ndicacin trabajo domiciliario: se programa una
sesin de valoracin, donde se determina el efecto de la terapia en el
paciente. Se determina si necesita tratamiento adicional o no. Se agenda
sesiones de control y se dan la indicaciones de cuidado domiciliario que
debe ejecutar el paciente.
Facturacin: Se procede a cuantificar y contabilizar los gastos generados
por la atencin al paciente. Estos son facturados y entregados para cobro.
3.1.4.6 Banco de sangre
REFERENCIA YCONTRAREFERENCIA - AUTORIZACIONESCOORDINACION FACTURACION - CONTROLCARGOS
TECNOLOGIA - HISTORIA CLINICA - PROTOCOLOS- GUIAS- ENTORNO LEGAL- SISTEMASDEGESTION YCONTROL
SERVI CI O S A SEO - L A VA N DERI A
SERVI CI O S A SI STEN CI A L ES D E EN FERM ERI A
SERVI CI O ESTERI L I ZA CI N
PROCESOS CORPORATIVOS
ORGANIZACIONALES, FINANCIEROS Y LOGISTICOS
INGRESO EGRESO
IPSRED
CONTRAREFERN
URGENCIAS
CIRUGIA
RECEPCION
DONANTES
VOLUNTARIOS
IDENTIFICACION
UNIDADES
ENTREGA DE
UNIDADES
ALMACENAMIENTO
SUBPRODUCTOS
RECEPCION
SANGRE
OTRASDONACIONES
PROCESAMIENTO
PRUEBAS
CALIDAD Y
CLASIFICACI!N
ALMACENAMIENTO
HOSPITALIZACION
UCI
OTRAS
ENTIDADES
DONANTES
PROCESO DE HABILITACION

GESTION DE CALIDAD
El servicio dentro de su gestin requiere del registro de donadores,
receptores, relacin entre los mismos, el inventario e identificacin de
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unidades de sangre por tipo y ubicacin, los movimientos de unidades y su
destino, adems de las pruebas practicadas. La administracin de banco de
sangre controla las solicitudes de estudios de los pacientes, registro de citas,
se emite resultados, Control de inventarios de plasma y dems derivados,
adems de la informacin de cada uno de las actividades.
Como funciones del servicio del banco de sangre se tienen:
Administrar y controlar el registro y seleccin de donantes, pacientes y
vinculacin entre ellos
Elaboracin de encuestas de antecedentes personales
Registro de donacin
dentificacin de productos y control de inventario a lo largo de la cadena
de produccin
Registro de solicitudes de productos hemoderivados
Gestin de transfusiones
Comunicacin completa y transparente con los mdulos de Facturacin y
Costos
ntegracin con los mdulos de unidades de enfermera y quirfanos
Administrar y controlar agendas de trabajo, Recurso Humano y otros
recursos del Banco
Administrar, controlar y hacer seguimiento a rdenes solicitadas por otras
reas de forma automtica
Administrar y controlar inventario y mantenimiento de insumos
nteractuar con equipos de diagnstico y producir registros automticos e
impresos
Controlar el registro de la informacin de unidades transfundidas y
pruebas realizadas
Administrar y controlar informacin de alta confidencialidad generada en
el banco de sangre (manejo de privilegios) y adems realiza auditorias
sobre los resultados
Controlar donaciones desde y hacia otros bancos de sangre
Controlar inventarios, reserva y vencimientos de bolsas de sangre y de
hemocomponentes, adems del registro y control de temperaturas
Controlar incineracin de unidades de sangre y de hemocomponentes
Administrar y controlar la calidad de reactivos y equipos: expedicin de
sellos de calidad
Proyecto Factibilidad IPS
Administrar y controlar el proceso de control de calidad de equipos e
insumos
Generar identificaciones para la marcacin de muestras
Establecer nterfaces con equipos mdicos
Comprobante para el donante con fecha la fecha en que se realiz la
donacin y los resultados de anlisis practicados al donante
Administrar y controlar costos de operacin
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita
medir productividad
3.1.- Ac#*!'$.!c$/) , &e#!''e &e 'o "roceo
3.1.5.1 Proceso unidad funcional ciruga

En este documento se pretende contextualizar el proceso de ciruga en el
entorno hospitalario de la Red Cafam y la red externa, estableciendo los
lineamientos y criterios que establecera las relaciones y prioridades en la
ejecucin y marcha de los diferentes centros de atencin con relacin al
proceso de Cirugas; adems de algunos detalles en el proceso operativo y
funcional tanto de la programacin quirrgica como del procedimiento
asistencial.
Objetivo General
Lograr que las tres unidades de ciruga (Calle 51, Kennedy, la PS) en las
que interviene Cafam funcionen de una manera coordinada, dinmica,
logrando que se cumplan unos estndares de alta calidad que aseguren una
adecuada prestacin del servicio en trminos de seguridad del paciente, un
bajo nivel de infeccin y procedimientos con el mnimo de complicaciones
posible, con atencin humanizada y clida para nuestros usuarios que nos
permitan optimizar los recursos y una rentabilidad que haga este proyecto
sostenible en el tiempo.
Objetivos Especficos
Tener un sistema de programacin que logre la mayor optimizacin de
los tiempos quirrgicos evitando prdidas de tiempo costosas para el
quirfano.
Lograr una adecuada comunicacin entre las diferentes unidades
funcionales de servicios (especialidades) para que todos sientan como
Proyecto Factibilidad IPS
suyas las salas de ciruga y se pueda programar lo que efectivamente se
requiere y se va a utilizar y no dejar unas jornadas rgidas que ocasionan
tiempos muertos.
Lograr un adecuado manejo de los insumos para evitar el desperdicio y
permitir mejora en los estados financieros.
Manejo adecuado de los pacientes en las diferentes reas por donde
circula (internacin, quirfano, recuperacin) logrando la mayor rotacin
de camas que hacen posible la salida pronta de los pacientes evitando
mayores gastos.
Uso de insumos y medicamentos de pocos efectos colaterales que
permiten manejo rpido de los pacientes en las diferentes patologas,
evitando reingresos que resulten con ms costos de tratamiento
complementario.
Establecer unas bases para la adecuada facturacin de cada
procedimiento.
Utilizacin de personal idneo con amplios conocimientos que procure la
agilizacin de los procedimientos y la seguridad de los pacientes y el
cumplimiento de altos estndares de calidad.
ntroduccin
Las Salas de Ciruga son unidades que tienen amplias posibilidades de
convertirse en pilares de desarrollo de las instituciones cuando se logra un
manejo dinmico y funcional de las mismas, que permitan menor tiempo de
estancia hospitalaria, por procedimientos menos invasivos, menos
cruentos, por la utilizacin de materiales altamente efectivos y de excelente
calidad. Es necesario garantizar una programacin adecuada optimizando
al mximo los tiempos para que un paciente que deba ser operado sea
llevado a ciruga, en el tiempo que realmente debe estar en la institucin,
cumpliendo con la norma en los tiempos de respuesta al acto quirrgico,
evitando infecciones y complicaciones as como sobrecostos innecesarios
para el hospital. Para nuestro caso se debe manejar adecuadamente los
procedimientos que son capitados, los no capitados y los procedimientos de
pacientes que vienen por aseguradoras diferentes a las EPS a las que les
prestamos servicios, particulares etc., logrando un equilibrio financiero
sostenible sin descuidar el compromiso adquirido por mantener la salud de
nuestros afiliados.
El plan quirrgico debe ir desde la programacin de los procedimientos
hasta el egreso de la sala de ciruga quedando el paciente incluido en el
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plan de seguimiento que debe realizarse de acuerdo al tipo de ciruga
realizada, o al programa de clnica de dolor si es paciente que se va a
quedar hospitalizado por varios das.
Sub unidades Funcionales
Programacin quirrgica
Pre anestesia
Salas de nternacin.
Preparacin para la Ciruga
Salas de Ciruga
Sala de Recuperacin
Central de Esterilizacin
reas Administrativas (admisin, facturacin)
Coordinacin medico quirrgicos nsumos definir responsables por sala
(Funciones de mantener el stock en piso)
3.1.5.2 Descripcin funcional del procedimiento
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Criterios para utilizacin de salas y distribucin de procedimientos
Clnica Calle 51
Seguira operando todo lo que es materno infantil, incluyendo Ginecologa
de bajo riesgo para mujeres mayores, es decir histerectomas,
colposcopias, conizaciones etc. As como todo lo peditrico pues
contamos con el recurso humano y tcnico para hacer procedimientos
hasta de cuarto nivel, apoyados por nuestra UC peditrica y neonatal. Y
estableciendo acuerdo de servicio peditrico con las Unidades de Gestin
de la PS.
Centro de Atencin Kennedy
Contina operando todo los procedimientos de tipo ambulatorio
incluyendo ciruga artroscpica que actualmente se opera nicamente en
calle51.
PS
Operara todo lo de alto costo, sin perjuicio de que en algn momento
podamos operar algunos casos de urgencia independientemente que
sean de menor complejidad, siempre y cuando la capacidad instalada y
los tiempos de respuesta sean los ptimos, maximizando el uso de los
recursos de la red.
Estos quirfanos quedaran distribuidos as:
Dos (2) quirfanos para urgencias, que no implica que deban estar
desocupados, pues seguramente a medida que se produzcan las revistas
de las diferentes especialidades se irn llenando para operar casos de
ciruga general, ortopedia, etc.
Dos (2) quirfanos para la ciruga Cardiovascular: lo cual implica dos (2)
extracorpreas,
Un (1) quirfano para Neurociruga que puede ir compartido con otras
especialidades como urologa, ciruga plstica y reconstructiva, ortopedia,
(reemplazos articulares).
Tres (3) quirfanos para ciruga General donde se operaran pacientes
programados de cirugas de todas las complejidades.
Proyecto Factibilidad IPS
Mecanismos de programacin
La priorizacin de los procedimientos quirrgicos se regir por prioridad,
disponibilidad y tipos de contratacin con aseguradoras y paciente, es del
criterio de la Junta quirrgica decidir la prioridad de un determinado
procedimiento, dando siempre los espacios requeridos a necesidades
extraordinarias y de urgencias.
Una vez definida la priorizacin de los procedimientos se asignaran a los
Centros y salas segn criterios de asignacin definidos, manteniendo una
flexibilidad de maniobra para casos especiales, Se comunica en lnea la
programacin al Especialista Quirrgico responsable de la orden o de la
valoracin previa, a sus asistentes. Se establecer contacto con el
profesional a fin de confirmar toda la informacin relacionada con los equipos
necesarios para la intervencin, elementos necesarios, reservas de sangre y
sus derivados etc. programacin de la pre anestesia, preparacin para ciruga
etc.
La unidades quirrgicas para la programacin sern de una hora y sobre
este parmetro funcionara para ejecutar el programa, teniendo en cuenta
histricos de cada profesional, actividad acadmica, complejidad de la
ciruga.
Es conveniente siempre disponer para los programadores quirrgicos y para
los especialistas de un manual o mapa mdico y quirrgico (Agendamiento
mdico - quirrgico) que permita consulta en lnea de disponibilidad y
compromisos de sala y de profesionales, para que se puedan dar cambios en
el parmetro de una hora (es decir bajar a medias horas) se contar con
autorizacin de la enfermera jefe responsable del quirfano.
Para alcanzar una buena productividad y gestionar adecuadamente los
recursos de ciruga se establecer una pago por evento a los cirujanos y
anestesilogos, controlando as a travs de la Junta quirrgica la
productividad sin llegar a excesos, ni permitir la demora en los
procedimientos, cancelaciones injustificadas etc.
Los procedimientos a operar tendrn que haber sido autorizados previamente
por el coordinador de la especialidad o por la junta quirrgica, que se haya
establecido con el nimo de darle mayor oportunidad a aquellos
procedimientos prioritarios como cncer, lesiones incapacitantes etc. Esto
Proyecto Factibilidad IPS
tendr que ser producto de acuerdos de servicio entre las unidades y las
salas de ciruga. Esta tambin permitir la utilizacin de sala en los espacios
disponibles, todos aquellos procedimientos cortos que puedan llegar de
servicios de urgencias, hospitalizacin o consulta Externa, con disponibilidad
del personal para realizarlo.
Se requiere que los cirujanos no tengan dependencia funcional de las reas
quirrgicas, y pertenezcan a los Centros de Excelencia y no de las reas
administrativas o de consulta externa, permitiendo flexibilidad en la
programacin y disponibilidades para operar de estos profesionales.
Extendiendo la prctica de centros de excelencia a todos los Centros de
Atencin de la PS Cafam, con el objeto de tener unas tarifas por evento, de
todos los servicios profesionales de especialistas.
Es importante obtener la lista de contingencia en espera de pacientes al
llamado de acuerdo con las cancelaciones de ltimo momento; es estrategia
para movilizar y aprovechar al mximo las salas de ciruga.
La programacin de cirugas debe estar controlada por un Coordinador
quirrgico o Jefe de Enfermera Quirrgica con la experticia en el tema, de las
salas de ciruga de toda la PS con comunicacin directa hacia las jefaturas
de las salas de ciruga de cada centro, centralizando la Programacin
Quirrgica y flexibilizar la programacin de acuerdo a prioridades y lista en
espera. Se debe contar con un sistema de comunicacin con los
especialistas para establecer los compromisos de programacin quirrgica
por su parte y asegurar su ejecucin, comunicacin directa con ellos para
confirmar las cirugas programadas.
Teniendo en cuenta que los ingresos financieros derivados de los servicios
quirrgicos prestados a particulares, planes de atencin complementaria y
Planes ntegrales de Salud (PS) en Cafam PS son importantes, se debe
iniciar una con miras a tomar parte de este mercado e incrementar el uso de
las salas y quirfanos.
En la actualizada no se cuenta los protocolos para los procedimientos
quirrgicos, haciendo complejo el establecimiento de tiempos y estndares de
operacin y con ello perdiendo el control sobre los profesionales de ciruga.
Proyecto Factibilidad IPS
Subunidad de Programacin
Esta sub unidad ser manejada con un profesional de enfermera con alto
conocimiento de Salas de Ciruga, en compaa de dos auxiliares de
enfermera y una persona administrativa, aqu se emitirn los programas
quirrgicos que se deben estar enviando a cada Sala de Ciruga (Calle 51,
Kennedy, PS) desde el da anterior a fin de poder gestionar las canastas por
cada paciente y procedimiento, verificacin oportuna de reservas de sangre,
llegada de materiales de osteosntesis o de reemplazo articular, verificacin
de optimo funcionamiento de equipos para los procedimientos, etc.
Los programas deben estar armados con cinco das de anticipacin pues de
aqu se enlaza el procedimiento de los anestesilogos, que vern a los
pacientes basados en los programas con esta anticipacin.
En esta sub unidad se verificar con la adecuada anticipacin si todos los
pacientes programados cumplen con los requisitos, como es tener la
documentacin al da, la preparacin quirrgica realizada, valoracin
anestsica etc.
Subunidad de preanestesia y clnica de dolor
Esta sub unidad est manejada bsicamente por los anestesilogos que
deben valorar a los pacientes que sern llevados a ciruga, con cinco das de
anticipacin al procedimiento con el fin de que si es necesario cancelar la
ciruga por alguna condicin especial del paciente, el cirujano responsable del
mismo lo pueda reemplazar por otro paciente.
A esta unidad estarn adscritas enfermeras que se encargarn de la Clnica
del Dolor en la PS, su trabajo consiste en visitar a los pacientes operados el
da anterior y a quienes se les haya dejado instaladas bombas de PCA con el
nimo de valorar el dolor, la mejora o deterioro, revisin de hojas de control
de signos vitales, sitio de venopuncin, cambio de mezclas analgsicas etc.
esto lo harn con un anestesilogo, este ser producto de un acuerdo de
servicio entre las salas de ciruga y la unidad de anestesia.
Recepcin del paciente admisiones
La recepcin del paciente se har en las Subunidades de Admisiones de
cada sede de ciruga aqu harn la verificacin de documentos (rdenes
Proyecto Factibilidad IPS
vigentes) de tal manera que al llegar al quirfano ya el paciente est
identificado en el sistema de informacin listo para que se le efecten los
cargos y costos derivados del procedimiento quirrgico. El paciente es
llevado a la Subunidad de nternacin.
Subunidad de nternacin
Aqu se inicia el proceso de cargos al paciente, se le entrega una llave de un
casillero para dejar sus pertenencias, se le entrega la ropa que debe portar
para pasar a ciruga, se asigna una camilla, se procede a la verificacin del
estado de salud del pacientes, control de signos vitales, verificacin de
ingesta de alimentos, medicamentos etc.
Una vez se han realizado las verificaciones, se procede a la canalizacin de
vena con lquido previamente ordenado por anestesilogo o mdico
ayudante, si el paciente requiere va arterial se procede al procedimiento.
Cuando el paciente llega de piso por estar hospitalizado se deben verificar las
lneas venosas que trae, cambiar las que sean necesarias o si anestesia lo
decide se colocar lnea central y dems protocolos establecidos en el
quirfano.
Subunidad de Quirfano
El paciente es recibido por la circulante de la sala quien pasar el paciente de
la camilla a la mesa quirrgica, e iniciar la monitorizacin, si es paciente de
corazn en compaa del anestesilogo la enfermera que se encuentra
asignada a anestesia lo har, o circular la colocacin de catter para
mediciones de presiones invasivas, la enfermera asignada a anestesia o la
circulante colaborar en la administracin de medicamentos de induccin de
anestesia y asistir la intubacin, para este momento todos los equipos
necesarios para la ciruga estarn listos para su utilizacin, la
instrumentadora ya debe tener paquetes de ropa y accesorios, una vez
terminado el procedimiento el paciente se pasa a recuperacin inmediata,
donde debe llegar extubado si las condiciones as lo permiten, en los casos
de ciruga de alta complejidad, donde el paciente ya tiene reservada cama en
la UC se pasa directamente con el anestesilogo y se deja instalado.
Tan pronto el paciente est fuera del quirfano, la auxiliar de servicios
generales y la auxiliar de enfermera deben disponer a la desinfeccin de la
Proyecto Factibilidad IPS
sala y realizar el aseo protocolario, para que el quirfano est listo para la
siguiente ciruga.
La circulante de quirfano debe realizar la totalidad de los cargos al paciente.
Subunidad recuperacin nmediata
Cuando los pacientes se dejan en esta unidad como parte de nuestro actuar
es usar productos de pocos efectos colaterales, se presume que el despertar
es rpido y el paciente debe estar con dolor controlado, para que se pueda
movilizar a piso cuando va a quedar hospitalizado, o la recuperacin tarda
en caso de ciruga ambulatoria.
Esta unidad ser controlada por el Departamento de anestesia y estar
liderada por un profesional de enfermera en el caso de la PS, con auxiliares
de enfermera, cuando el paciente ha sido sometido a ciruga con anestesia
regional se debe hacer una adecuada monitorizacin de los signos vitales
antes de proceder al traslado del paciente.
Debe hacerse un muy buen acuerdo de servicios con el Departamento de
Anestesia para realizar procedimientos con tcnicas anestsicas que
favorezcan la rotacin de camas y la adecuada circulacin de los pacientes.
Cuando los pacientes se encuentran en recuperacin tarda por que fueron
sometidos a ciruga ambulatoria la enfermera Jefe debe estar al tanto de la
salida del paciente para entregar las recomendaciones, verificar que la herida
est bien, sin hematoma, que el paciente tolera sentarse y ponerse de pie por
sus propios medios.
La enfermera Jefe de esta rea ser la responsable de verificar que en
recuperacin se hayan hecho los cargos completos, que las notas de
enfermera coincidan con lo cobrado Ej.: Lquidos, analgsicos etc.
La Unidad de Ciruga debe proporcionar todas las herramientas para que
se liquide el procedimiento en su totalidad independientemente que el
paciente quede en otra Unidad hospitalizado, se debe hacer la liquidacin
del total del servicio prestado en el quirfano, entendido este como todas
las sub unidades de circulacin por donde pas el paciente para que se le
pudiera realizar el procedimiento programado.
Proyecto Factibilidad IPS
Subunidad de central de esterilizacin
Esta Sub Unidad tiene bajo su responsabilidad la parte ms importante para
la seguridad de los pacientes en trminos de la prevencin de infecciones por
deficientes procesos de mantenimiento del instrumental.
La Central de esterilizacin tendr a su cargo en la PS todo el manejo de la
ropa estril, equipos que se llevan a los pisos para diferentes procedimientos
a los pacientes hospitalizados, a la consulta externa etc., que siempre irn
con una solicitud de la enfermera jefe del piso que solicita los equipos etc.
El proceso inicia con el rea de lavado y desinfeccin del material: en este
momento las auxiliares que se encargan de esta labor deben contar cada
elemento que hace parte del equipo que le entrega la instrumentadora, para
lo cual contar con unos listados fciles de consultar y que impida la prdida
del instrumental.
Debe utilizar los diferentes lquidos que respondan al protocolo para realizar
la labor de lavado y eliminacin de biocarga de los equipos, tendr a su
disposicin equipos de aire comprimido, para poder lavar y secar
adecuadamente los equipos.
Una vez est lavado y desinfectado se pasa a empaque, donde es verificado
por la auxiliar encargada, esta labor es de suma importancia pues aqu es
donde se verifica que no queden residuos de sangre, agua etc. para evitar
abortar las cargas de elementos que resultan costosos como son los de
perxido de hidrgeno, oxido de etileno etc.
El embalaje debe ser utilizando los mejores materiales que garanticen la
adecuada esterilizacin, un adecuado almacenamiento, sin riesgos de
contaminacin.
De este lugar se pasa a esterilizacin, donde se debe tener claramente
definido el mtodo a aplicar (vapor, perxido de hidrgeno, oxido de etileno
etc.) Una vez esterilizado se procede a sacar la carga y a dejar almacenado
en lugar dispuesto para cada equipo u elemento.
En la PS particularmente se manejar con una enfermera Jefe, y 6 auxiliares
de enfermera por cada turno maana y tarde y en la noche se quedarn
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solamente 3 personas que adicionalmente de hacer la labor propia de la
central dejarn completamente listo todo el material para el inicio de la
jornada al da siguiente.
3.1.5.3 Proceso unidad funcional extensin hospitalaria
ntroduccin
En los ltimos aos se ha desarrollado en el mundo un nuevo modelo de
atencin en salud, la hospitalizacin domiciliaria, que rompe con el esquema
tradicional de la prestacin de servicios hospitalarios, como una alternativa en
el tratamiento mdico y optimo uso de los recursos.
Objetivo
Ofrecer asistencia mdica con Calidad humana, que garantice una
recuperacin efectiva en la atencin de pacientes domiciliarios, contribuyendo
al bienestar del paciente.
Proyecto Factibilidad IPS
Ventajas
Es un modelo de atencin que permite optimizar recursos y dar prioridad en la
prestacin de servicios hospitalarios, favoreciendo al paciente con una
significativa disminucin de los costos y creando ambientes favorables para
su recuperacin, como lo es un ambiente familiar, prestando una atencin
similar a la que se prestara dentro de la institucin, participando as de un
servicio que en el mercado est desarrollado por otras instituciones en el pas.
Para el paciente
Atencin personalizada e integral en un ambiente de bienestar y confort.
Disminucin en costos a los familiares por gastos de alimentacin y
traslados.
Se minimiza el riesgo de infecciones contradas en instituciones
hospitalarias.
Estimular el bienestar de los pacientes en su entorno familiar.
Obtener, lo antes posible el mayor grado de autonoma e independencia
del paciente.
Profesionales de alta competitividad que dedican el tiempo que el paciente
requiere.
Acelerar la recuperacin funcional consiguiendo Educacin en Salud.
Acompaamiento a la familia para que haga parte del equipo de
recuperacin.
Para '! e("re! !e3*r!&or!
Tarifas competitivas que generan confianza.
Mejora la disponibilidad del recurso hospitalario para sus afiliados
Bajar el nivel de riesgo por enfermedades nosocomiales
Genera altos niveles de satisfaccin en pacientes y familias.
Oportunidad, eficiencia y eficacia en el servicio.
Seguimiento continuo, mediante informes y encuestas de satisfaccin del
servicio.
Racionalizacin en los costos de hospitalizacin
Servicios de e#e "ro3r!(!
Proyecto Factibilidad IPS
Auxiliar de enfermera entrenado en manejo de pacientes de UC
Terapias (fsicas, respiratoria, ocupacional, de lenguaje, Enterostoma,
Neuro Desarrollo, Neuro Rehabilitacin)
Visita por mdico general y/o especialista
Evaluacin y manejo por enfermero profesional de patologas
concomitantes (heridas, escaras, sondas) y en pacientes con alimentacin
enteral y/o parenteral
Alquiler de ventilador mecnico, y equipamiento hospitalario.
Cuidados postquirrgicos, pacientes geritricos y terminales.
Exmenes de laboratorio (toma de muestras a domicilio)
Capacitacin continua al equipo de enfermera sobre el cuidado del
paciente
Atencin ! "!c$e)#e
Estamos en condiciones de atender pacientes de diferentes patologas
Paciente agudos
Paciente crnico
Paciente crnico de cuidado especial
Paciente terminal
Paciente de cuidado post quirrgico
Paciente minusvlido
Servicio de Ambulancia
Disponemos de ambulancia bsica las 24 horas para el transporte de
pacientes que por su condicin requieran ser trasladados a un centro clnico,
dentro o fuera de la ciudad. Los servicios de este programa se prestaran, de
acuerdo a una evaluacin tcnica, directamente por la nstitucin o por
terceros.
A continuacin se desarrollan tablas con diferentes patologas como
propuesta y alternativas para implementacin en la PS.
Proyecto Factibilidad IPS
T!:'! No 1 P!0*e#e , Co("o)e)#e "or "!#o'o36!
Proyecto Factibilidad IPS
Proyecto Factibilidad IPS
3.2 E0*$"!($e)#o , Do#!c$/)
ntroduccin
Se establecieron los requerimientos necesarios en dotacin, equipos e
instrumental de acuerdo con el portafolio de servicios y resolucin de habilitacin
No 1043 de 2006. Adicionalmente se validaron las necesidades con las
diferentes reas de prestacin y un grupo de especialistas de la Universidad
Nacional por unidades de gestin.
3.2.1 S$#*!c$/) !c#*!'
La seccin de compras nternas recibe informacin del equipamiento y dotacin
por reas de la coordinacin del proyecto de la PS, con el nimo de dar inicio a
revisar la informacin y proceder a cotizar los tems solicitados, y establecer la
inversin en equipamiento y dotacin de la PS.
Para la realizacin de las cotizaciones se tuvieron en cuenta los siguientes
criterios: marca, referencia y dimensiones, se adelantaron reuniones con
colaboradores de la subdireccin de salud y proveedores con el fin de ampliar las
especificaciones para las cotizaciones correspondientes.
3.2.2 Proceo &e co#$.!c$/)
Se solicitaron cotizaciones de equipos, muebles e instrumental a los
proveedores; Quirulgil, Gbarco, Hospimedics, Fisiomdica, Colhogar,
mcolmedica, con base en los requerimientos establecidos por cada unidad de
gestin.
Posteriormente se recibieron archivos adicionales correspondientes a dotacin
de uniformes y dems elementos para los cuales se investigaron los precios y de
esta manera establecer la plataforma de dotacin, para el recurso humano de la
PS establecido desde el estudio de planta de personal.
Proyecto Factibilidad IPS
3.2.3 Co)o'$&!c$/) &e $)1or(!c$/)
3.2.3.1 Dotacin nversiones
Se consolido la informacin de equipamiento y dotacin por unidades de
gestin, con precios y descripciones de los tems requeridos; estos precios
corresponden a cotizacin con proveedores y valores histricos actualizados
en la unidad de compras nternas, informacin que se llev al estudio
financiero por un valor total de inversin en dotacin de $ 22.283 Millones,
clasificado en activos por $ 19,849 millones y gasto por $ 2.434 millones.
3.2.3.2 nstrumental
Se realiz un levantamiento de informacin de la cantidad, descripcin y
valorizacin del instrumental quirrgico requerido para la PS, como insumo
para el estudio financiero.
3.2.3.3 Uniformes
Se estableci el talento humano correspondiente y a operar en la PS, con
esta informacin se clasific los cargos que requeran dotacin, se valoriz
con precios que corresponden a valores histricos actualizados en la unidad
de compras nternas. Esta valorizacin sumo 65 millones de acuerdo al
nmero de dotaciones a suministrar anual.
3.2.+ Proceo
Se presenta propuesta de procesos de compras, como extensin de los
procesos actuales y que se podran desarrollar en la PS.
T!:'! No 1 Er:o' &e Proceo
PROCESO
MAPA DE
PROCESOS
PROCEDMENTOS
Objetivo Procedimiento
(para qu y qu caractersticas?) Codigo Nombre
Compras PCF10
PCF100001
Evaluar
Proveedores
Evaluar la capacidad e idoneidad de los
prospectos a proveedores de CAFAM para
su registro en los maestros de acreedores,
con el fin de garantizar un portafolio de
candidatos para la adquisicin o suministro
de bienes, materiales, productos o servicios.
PCF100002 Seleccionar
Proveedores
Ordenar la compra al proveedor que ms le
convenga a la Caja, teniendo en cuenta los
siguientes cuatro (4) criterios bsicos de
Proyecto Factibilidad IPS
calificacin: calidad, oportunidad, precio y
garanta.
PCF100003
Reciir !
Veri"icar El
Produc#o $
Servicio o
Proceso
Co%&rado
mplementar la inspeccin u otras
actividades necesarias para asegurar que el
producto/servicio o proceso a recibir cumpla
con las propiedades y caractersticas
especificadas.
PCF100004
Reevaluar
Proveedores
Calificar y controlar peridicamente a los
proveedores de bienes, materiales, servicios
o procesos, con el fin de aprobar, bloquear o
establecer acuerdos de mejora en la
prestacin de sus servicios, para contar con
un portafolio competente de proveedores.
F*e)#eF Por#!' &e 7e#$/) &e '! C!'$&!& C!1!(? !Ao 200G
3.2.4.1 Proceso de seleccin de proveedores
Ordenar la compra al proveedor que ms le convenga a la clnica, teniendo en
cuenta los siguientes cuatro (4) criterios bsicos de calificacin: calidad,
oportunidad, precio y garanta.
Este procedimiento inicia con las siguientes actividades:
Solicitud de Compra: documento mediante el cual se solicita a
Compras aquellos materiales que no son activos.
Solicitud de Asignacin Presupuestal: documento mediante el cual se
solicita a compras exclusivamente bienes que son activos.
Cuando se trate de materiales y elementos mdico-quirrgicos que
sean administrados a travs de un almacn, estos materiales que
previamente han sido objeto de negociacin en nuestro aliado C3,
sern reabastecidos de acuerdo con el movimiento de inventarios en
el almacn mediante el aplicativo SAP.
Una vez recibidas las solicitudes se llama a cotizar a los proveedores expertos
en cada una de las categoras a comprar, con las cotizaciones se elaboran
cuadros comparativos en los cuales se califica los conceptos de calidad,
oportunidad, precio y garanta, siendo seleccionado aquel proveedor que
obtenga mayor puntaje en este proceso de seleccin.
3.2.4.2 Recibir y verificar producto comprado
mplementar la inspeccin u otras actividades necesarias para asegurar que el
producto a recibir cumpla con las propiedades y caractersticas especificadas
Proyecto Factibilidad IPS
en el pedido, orden de compra, contrato o cualquier otro documento donde se
le ordene la compra al proveedor.
En este procedimiento es importante resaltar que el documento mediante el
cual se le recibe al proveedor los bienes o productos comprados es el nforme
de Mercanca Recibida (MR), en el cual el funcionario que recibe los
mencionados bienes debe colocar las cantidades recibidas en forma
satisfactoria.
3.2.4.3 Categoras de elementos a comprar
La unidad de Compras nternas tiene parametrizado en el aplicativo SAP los
bienes a comprar, para este caso en especial se gestionara la compra de
todos aquellos bienes, materiales, uniformes, equipos, instrumental,
dotaciones en general que requerira este nuevo servicio.
De igual forma en el aplicativo SAP han sido creados previamente por cdigo
los materiales o elementos mdico-quirrgicos en el documento maestro de
materiales desde donde se tramitar el reabastecimiento de estos elementos
segn el cdigo.
3.2.2.4 Los procedimientos correspondientes a evaluacin y reevaluacin de
proveedores sern aplicados cuando: en el primer caso en el proceso de
cotizacin se requiera registrar nuevos proveedores, se tramitar el
documento registro nico de proveedores, una vez evaluado pasar a ser
parte del maestro de proveedores; en el segundo caso la reevaluacin de
proveedores se realiza automticamente en el aplicativo SAP cada trimestre y
al final del periodo anual se efecta reevaluacin manual por parte del
comprador de la categora.
3.2.- Ece)!r$o Eco)/($co
3.2.5.1 Presupuesto de nversin
En ronda telefnica con los proveedores se exploraron los escenarios de
suministro en los que estaran dispuestos a participar en una futura
negociacin, cada opcin sera evaluada debido a que de acuerdo con ella se
podran negociar descuentos y considerar el costo del dinero.
Para la consecucin del equipamiento se presentan las siguientes
alternativas:
Proyecto Factibilidad IPS
Compra con recursos propios (Cafam): hace referencia a negociaciones con
pedido y pago normal (inmediato, 30 das, 60 das y otras alternativas de
fechas a lograr).
Compra con crdito bancario: hace referencia a negociaciones con pedido y
pago normal (inmediato, 30 das, 60 das y otras alternativas de fechas a
lograr), los recursos se obtendran de crditos bancarios posiblemente a
mediano o largo plazo.
Leasing con entidad financiera: hace referencia a negociaciones con pedido y
pago a travs de la gestin de leasing con entidad financiera.
Arriendo: modalidad que permite pactar un canon de arrendamiento en el
tiempo por el uso de los activos recibidos, posiblemente los pagos se apliquen
a un valor final descontable al valor inicial de los activos.
Comodato: modalidad que permite usar los activos del proveedor con el
compromiso de consumir un mnimo de producto producido por el fabricante.
3.3 Lo36#$c! , Ser%$c$o 7e)er!'e
3.3.1 Ser%$c$o &e A'$(e)#o 8o"$#!'!r$o
ntroduccin
Para el servicio de alimentacin de la PS se realiz referenciacin con las cinco
principales empresas que prestan el servicio de alimentacin hospitalaria en la
ciudad de Bogot, donde se les explicaron las necesidades de los diferentes
servicios que se prestaran, y los requisitos mnimos exigidos para una PS de
cuarto nivel, desde la perspectiva de servicios de acuerdo con el portafolio de la
PS.
Las cinco empresas convocadas que fueron, Servinutrir, Nutrir de Colombia,
Compas Grup, Health Food y servicio de alimentos Cafam quienes prestan sus
servicios en Clnica Cafam, Hospital de Bosa, Clnica de la Polica Nacional,
Proyecto Factibilidad IPS
Hospital San Cose, Hospital San Rafael, Hospital de tercer nivel del Tunal,
Hospital de Engativa, Hospital de tercer nivel Simn Bolvar, Clnica del nio,
Fundacin Santa F, Clnica Marly, Clnica Valle de Lily, Clnica Sahio,
Fundacin Cardio nfantil. Solo cuatro presentaron una propuesta final.
Los cinco proponentes realizaron una evaluacin de la infraestructura de la
cocina, de los equipos industriales para cocina existentes que documentaron
como soporte para la adecuacin y puesta en funcionamiento del servicio de
alimentacin en sus procesos de recepcin, almacenamiento, elaboracin y
distribucin y venta de los alimentos hasta la disposicin de los residuos
generados por este servicio.
3.3.1.1 Re1ere)c$!c$/) , 8!''!.3o
En la actualidad, las reas dispuestas para la produccin de dietas y
productos para restaurante, se encuentran en buen estado segn las visitas
realizadas los das 30 de Julio y 09 de agosto de 2010 por personal del
departamento de servicios de alimentacin de Cafam.
De estas visitas se generan los siguientes hallazgos y requerimientos de
adecuacin de infraestructura:
T!:'! No.1 Le%!)#!($e)#o &e I)1or(!c$/)
AREA 8ALLAD7OS REHUERIMIENTOS
Techos
El techo del corredor que da ingreso a
la cocina, no est completo y est
construido en Dray wall lo cual permite
el paso de polvo desde el cielo raso.
En algunos sectores este presenta
humedad lo que genera
desprendimiento de pintura.
Se recomienda completar el techo
del corredor tambin empaetar y
pintar os sectores que presenta
humedad.
Techo
Algunas cajas elctricas localizadas en
el techo no presentan las tapas
correspondientes.
S recomienda realizar el
mantenimiento correspondiente.
Pisos
Los pisos son de material
antideslizante, los cuales son aptos
para esta clase de establecimientos,
pero algunas reas presentan grietas
en la unin de las baldosas.
Se recomienda emboquillar para
evitar la acumulacin de residuos.
Desages
Las rejillas de algunos desages estn
partidas, lo que se convierte en una
posible ruta de ingreso para las plagas.
Se recomienda corregir este
inconveniente con el fin de aislar el
rea del medio exterior.
Paredes Con respecto a las paredes se
encontr que presentan losas partidas
y las columnas estn deterioradas,
Se recomienda cambiar las losas
que sean necesarias.
Proyecto Factibilidad IPS
generando el incumplimiento del
artculo noveno literal d del decreto
3075/97.
Lmparas
No todas las lmparas tienen la
proteccin adecuada.
Se debe proteger las lmparas de la
luz como lo recomienda el decreto
3075 con el fin de evitar, en caso de
ruptura una contaminacin fsica.
Trampa de
grasas y
residuos
lquidos
No hay evidencia que la cocina cuente,
con un tratamiento primario de los
residuos lquidos (trampa de grasas)
generando un alto impacto ambiental.
Contar con una trampa de grasas.
Ventanas
No todas las ventanas cuentan con
anjeos.
Las ventanas y otras aberturas se
deben proteger por medio de
anjeos, para as de evitar el ingreso
polvo, insectos y roedores.
Puertas
Las puertas son de madera adems la
distancia entre esta y el piso es mayor
a 1 cm.
Se recomienda cambiarlas por
puertas de metal e instalarlas de tal
manera que la distancia con el piso
sea inferior a 1 cm.
3.3.1.2 Pro"*e#! &e D$eAo
3.3.1.2.1 Procesos y alternativas de soporte
El macroproceso est compuesto por los siguientes procesos sobre los
cuales, se basa la realizacin de la operacin en los servicios de
alimentacin, y son los siguientes:
Compras
Recibo de Mercanca
Procesamiento de Materia Prima
Venta de Alimentos y Bebidas.
Administracin de inventarios.
El proveedor deber establecer los siguientes procesos: Mapa de procesos,
caracterizacin de procesos, compras, abastecimiento, produccin,
alimentos y bebidas, y administracin de inventarios y perecederos.
Para asegurar la calidad e inocuidad de los alimentos y bebidas, se
desarrollan los siguientes procedimientos:
Ver$1$c!c$/) , co)#ro' &e "ro&*c#o )o co)1or(eF Procedimiento con el
cual se verifican las caractersticas organolpticas, temperatura,
Proyecto Factibilidad IPS
presentacin y tamao de porcin, de los productos producidos antes de
ser puestos a disposicin de los clientes y usuarios del servicio. Se
realiza la verificacin a travs de muestreos diarios. Aquellos productos
que presenten alguna inconsistencia son retirados de la produccin y
manejados como producto no conforme, dndoles a ellos un tratamiento
segn el caso (reproceso o baja), garantizando as que estos no lleguen
al cliente.
7e#$/) &e Pe#$c$o)e? H*eB! , Rec'!(o 2PHRS5F Procedimiento
para la atencin de las quejas, reclamos o sugerencias de los clientes.
Los tiempos de respuesta estn estandarizados y son controlados a
travs de un software corporativo.
Co)#ro' &e Proceo Tercer$.!&o: A travs del procedimiento para
seleccin, evaluacin y reevaluacin de tercerizados se busca garantizar
que los servicios tercerizados (aseo, meseros y lavandera), cumplan con
los estndares y normas establecidas por la Caja, para la prestacin de
los servicios.
Acc$o)e correc#$%! , "re%e)#$%!: Con base en el resultado de
ndicadores, PQRS, productos no conformes, tercerizados, entre otros,
se establecen acciones y planes de trabajo para intervenir las causas
generadoras de desviaciones en los estndares de calidad.
Todos los procesos estn documentados dentro del Sistema de Gestin de
Calidad.
Indicadores del "er#icio
Se utilizaran los siguientes indicadores de gestin claves en el proceso:
-ndicador de P.R/:
Con este indicador se mide el nmero de quejas presentadas
mensualmente sobre el nmero de transacciones realizadas. La meta
es del 1% mximo.
-ndicador de #roducto no conforme0
Con este indicador se establece el nmero de Productos no conformes
(PNC) que se presentan en los procesos de produccin. Se mide
Proyecto Factibilidad IPS
mensualmente. La meta es que los PNC no superen el 1% sobre los
totales producidos en el periodo.
-ndicadores de cum#limiento de caractersticas micro(iolgicas y
cum#limiento de condiciones ,igi%nicas sanitarias
A travs de laboratorio certificado se realiza muestreo mensual a los
productos, personas y ambientes. A partir de los resultados, se miden los
dos indicadores. La meta es el 90% de cumplimiento como mnimo.
3.3.1.2.2 Descripcin de la solucin operativa
Para la prestacin de este servicio de alimentacin en la PS una vez
cumplidos los procedimientos y normas de recibo y almacenamiento de
materias primas y productos, se realiza la produccin de alimentos para
atender los siguientes servicios:
Dietas para pacientes: desayunos, nueves, almuerzos, onces y cenas
para las dietas normal, blanda, lquida complementaria 2 y cero, renal,
hipo grasa, hiperproteica, hiposdica, hipoglusida y todas aquellas
variaciones y combinaciones que requiera el servicio hospitalario.
Desayuno, almuerzo, cenas, panadera, pastelera y comidas rpidas
para funcionarios y visitantes de la Clnica.
Refrigerios y cenas para el personal que labore en la noche.
El horario de atencin en el restaurante seria de 7 am a 7 pm de lunes a
domingo. Los horarios de entrega de dietas sern acordados con la
Administracin de la PS
Para la programacin de minutas para dietas y restaurante, se contar con
una Nutricionista. La entrega de dietas se realizar en cada habitacin, para
lo cual adicional a los carros de transporte de alimentos existentes se
adquiran tres ms.
El registro de ingresos se har a travs de terminales de pago y se
contabilizarn en comprobantes diarios de venta. Los servicios por dietas se
registrarn por memorando crdito a los centros de costos que indique la
Subdireccin de Salud.
3.3.1.2.3 Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio.
Proyecto Factibilidad IPS
El desarrollo de la propuesta est basado en la programacin mensual de
minutas realizado como referencia de otra institucin de cuarto nivel de
complejidad. Las propuestas presentadas por los participantes para la
operacin de las dietas, incluyen gestionar los productos de restaurante
requeridos por la PS, de manera competitiva y rentable, segn el mercado.
A continuacin se detallan las caractersticas tcnicas de los requerimientos
mnimos para desarrollo de la operacin de este servicio.
3.3.1.2.4. Tabla de espacios fsicos para desarrollo de la produccin.
T!:'! No.2 Ere! &e "roceo 2Coc$)! C'6)$c!5
AREA
AREA
M2
PUESTOS DE TRABAJO REHUERIMIENTOS
Cocina Fra 25 (3) Auxiliares de Cocina
Aplican los requerimientos
generales citados en la tabla
No.1.
Cocina Caliente 35
(1) Cocinero
(3) Auxiliares de Cocina
Aplican los requerimientos
generales citados en la
tabla No.1.
reas de
Almacenamiento
40 (1) Auxiliar Almacn
Aplican los requerimientos
generales citados en la
tabla No.1.
reas de
Alistamiento
16
(2) Auxiliar productos Frescos
B
Se requieren tomas elctrica
y punto de red para dos
computadores y una lnea
telefnica.
Oficina 10
(1) Supervisor
(1) Nutricionista
(1) Auxiliar de Oficina
Se requieren tomas elctrica
y punto de red para dos
computadores y una lnea
telefnica.
Para el rea de restaurante los requerimientos dependern del rea que se
asigne, en ella laboraran dos auxiliares productos frescos B.
3.3.1.3 Ece)!r$o Eco)/($co
Para la proyeccin de los escenarios econmicos se toma como base los
precios y costos actuales de dietas a los cuales se les proyecta un 3.5% de
incremento para el ao 2011. Los ingresos estn calculados bajo escenarios
de ocupacin del 95% y 90% con estadsticas de consumo de dietas para
hospitales de 3ery 4to nivel. Se adiciona un valor de ventas por concepto de
restaurante y cafetera.
Proyecto Factibilidad IPS
La planta de personal proyectada esta basada en los cargos existentes en el
Servicio de Alimentacin de la Clnica Cafam.
Los salarios estn proyectados para el ao 2011, los gastos generales estn
calculados por participacin de ingresos tomado como referencia servicios
similares.
Dentro de los gastos diferidos se han incluido las dotaciones de personal, la
cubertera y bandejas necesarias para el servicio.
3.3.1.+ Reco(e)&!c$o)e
De los cuatro proponente, dos proponentes ofertaron el tipo de dietas
requeridas de acuerdo a la complejidad, para los servicios y tipo de paciente
de la PS, los cuales fueron Health Food y Cafam. Los proveedores Servinutrir,
y Nutrir de Colombia no ofrecan todos los tipos de dietas requeridos.
De estos dos proponentes (Health Food y Cafam), el ms competitivo por sus
bajos precios en relacin a los dems, por la calidad de los servicios y
productos fue el servicio de alimentacin de Cafam.
Debido a que el servicio de alimentacin de Cafam fue el seleccionado se
recomienda incluir profesionales en nutricin con experiencia en el rea clnica
de cuarto nivel que se va a prestar en la PS.
3.3.2 Ser%$c$o &e Aeo
ntroduccin
Para este estudio se realiz recorrido con las empresas de aseo del sector
hospitalario, las convocadas efectuaron la cotizacin de acuerdo con las
capacidades a desarrollarse y desde la perspectiva de los servicios proyectos
para la PS.
A continuacin se adjunta tabla de levantamiento de informacin que se
desarrollo como parte del apoyo para la referenciacin y consecucin de
escenarios de la futura operacin.
T!:'! No1 Le%!)#!($e)#o &e $)1or(!c$/).
Proyecto Factibilidad IPS
Decr$"c$/) O:er%!c$o)e Ree("'!.!rIRe"!r!r
NSTALACONES
EN GENERAL
Se realiz un recorrido general
encontrando que estn
realizando mejoras en la
infraestructura lo que dificulta el
levantamiento de informacin
para una cotizacin acertada
sobre las necesidades de aseo
reales.
De acuerdo con informacin de
la arquitecta, se va a construir
urgencias, y se encuentran en
proceso las salas de ciruga,
UC, y 4 piso de
hospitalizacin.
PSOS
Los pisos de algunas reas no
cumplen con los requerimientos
de la secretara. El resto de
pisos se les d
En el recorrido efectuado se
identifica el cambio de pisos en
las UC, y pacillos de salas de
ciruga.
Para el resto de pisos es
importante realizar una brigada
profunda de mantenimiento
con el fin de ponerlo en
condiciones ptimas de aseo.
BATERAS DE
BAOS
No se encontraron suficientes
instalaciones para la afluencia de
pacientes proyectados.
De acuerdo con informacin de
arquitecta se van a construir
ms bateras de baos y se
van a remodelar algunas de
ellas.
CAFETERA.
No evidenci el espacio en el
recorrido.
Se adecuar una zona
especfica para prestar este
servicio.
LABORATOROS
Las instalaciones no estn
adecuadas.
Estn en proceso de
adecuacin.
3.3.2.1 Proceo
Alternativa macro-proceso y propuesta para la operacin del servicio de la PS
desde el desarrollo del servicio de aseo.
Proyecto Factibilidad IPS
3.3.2.2 Decr$"c$/) &e '! o'*c$/) o"er!#$%! , (!cro"roceo
El servicio de aseo en Cafam se realiza mediante contrato de empresas
reconocidas en el mercado. La contratacin se solicita partiendo de unos
trminos de referencia y como extensin a la PS, donde se incluya los
siguientes requerimientos y suministros:
Mano de obra en el horario requerido incluyendo horas extras y
cubrimiento total en las reas de servicio.
Dotacin para el personal.
Capacitacin del personal en bioseguridad, manual de residuos, rutas
sanitarias, normatividad legal y desinfeccin.
Supervisin.
Materiales de aseo. Escobas, traperos, bayetillas, etc.
Maquinaria de Aseo.
Productos de aseo, desinfectantes, jabones, detergentes, etc.
Cumplimiento de protocolos de aseo que cumplan con las normas de la
Secretara de Salud.
Participacin en los comits de epidemiolgico para detectar las posibles
contaminadas cruzadas.
El personal que presta el servicio de aseo en las dependencias de Salud,
debe estar debidamente vacunado contra la Hepatitis B y Ttano, estas
Proyecto Factibilidad IPS
vacunas se aplican de acuerdo al Esquema de Vacunacin establecido
por la Secretaria de Salud.
La contratacin se hace partiendo de la base de contrato de servicio mas no
de operarios, con lo cual se estipula que el servicio cotizado debe incluir la
mano de obra, maquinaria e insumos necesarios para garantizar un servicio
ptimo, de calidad al mejor precio.
3.3.2.3 Pro"*e#! #<c)$c! "!r! e' &e!rro''o &e' er%$c$o
La propuesta tcnica se resume a continuacin
Antecedentes
Cafam en su Poltica de Calidad expresa su compromiso de mejora continua
en funcin de los requerimientos de sus clientes y usuarios, por lo cual
permanentemente est buscando alternativas de mejoramiento, es as como
el Departamento de Servicios Generales se plantea el anlisis de las ofertas
del mercado en bsqueda de dicho mejoramiento Continuo, adems de ser un
requerimiento de la norma de calidad SO 9001 V2000.
$%pectati#as
En Cafam somos conscientes de la importancia de adquirir servicios
corporativos de calidad, oportunos y competitivos, por cuanto somos un
soporte fundamental para la Gestin de las Unidades de Negocio, quienes a
su vez deben adquirir y retener clientes e incrementar la satisfaccin del
mismo, mediante el ofrecimiento de productos de Alta Calidad.
Pretendemos ofrecer y entregar nuestros servicios con una sola cara: amable,
oportuna y efectiva, dentro de un marco estratgico que nos permita
establecer y mantener una ventaja competitiva en el mercado.
&'(eti#o
Evaluacin de calidad en la prestacin del servicio, garanta y precios para la
contratacin del servicio de aseo en la PS.
Mantener el indicador de satisfaccin del cliente y usuario, mnimo en 90% en
todos los servicios que se presten en la Unidad.
Re)uisitos para presentar la propuesta:
Tener oficina principal en Bogot.
Presentar propuesta dentro del plazo establecido.
Proyecto Factibilidad IPS
Ser Empresa legalmente constituida para la prestacin de servicios de
aseo en Salud con una antigedad superior a 5 aos en los sectores
cotizados en la propuesta.
Presentar certificado de existencia y representacin legal expedido por la
Cmara de Comercio de Bogot.
Presentar certificaciones de cumplimiento en Contratos similares con
montos superiores a mil millones de pesos (mximo 3 mnimo 1)
Presentar propuesta de acuerdo con requerimientos del presente
documento.
Certificado de gestin de calidad o certificado de avance en la
implementacin de un sistema de calidad.
Presentar Certificaciones en donde se demuestre una experiencia
mnima de 3 aos en entidades reconocidas del Sector Salud.
Re)uisitos del "er#icio:
Suministro de personal debidamente calificado para prestar servicio de
aseo y afiliado al rgimen de seguridad social y dems obligaciones
legales.
Suministro de maquinas y equipos propios para prestar el servicio de
aseo.
Programa de control de calidad del servicio.
Cumplimiento de protocolos establecidos para el aseo de cada rea.
(anexar protocolos de aseo establecidos con las correspondientes
frecuencias)
Suministro de materiales de aseo, acabados para pisos.
Limpieza de vidrios y partes altas semestral.
Lavado de tapetes y alfombras como mnimo 2 por ao, aspirado y
mantenimiento permanente.
Lavado general de pisos como mnimo 2 por ao y renovacin de
acabado para pisos cada vez que sea necesario.
Ropa de trabajo en las cantidades previstas por la ley y elementos de
proteccin personal para todas las actividades que se realizan en cada
dependencia.
Mantener en perfecto estado de limpieza los pisos, escaleras, retretes,
baos, paredes, espejos de baos, lavamanos, enchapados de paredes,
divisiones, accesorios de los sanitarios, vestieres, lockers, pasillos,
corredores, vidrios, ventanas, escritorios, ceniceros, papeleras, muebles,
sillas, telfonos, archivadores, estantera en general, aspirado de
Proyecto Factibilidad IPS
alfombras y tapetes y en general todas las reas de las ubicaciones
cotizadas anexando las frecuencias para cada protocolo de aseo.
Limpieza diaria de polvo, ceniceros, canastas de basura, archivadores,
escritorios, sillas, ventanas, bordes de paredes, etc.
Limpieza de parqueaderos y reas aledaas.
Organizacin de las basuras para su evacuacin el da de recoleccin y
mantener aseado el sitio destinado para su recoleccin, apoyando las
actividades programadas por Cafam para el reciclaje. (Rutas Sanitarias)
Mantener encerados y debidamente brillados los pisos, como mnimo dos
sellados y restaurados al ao utilizando productos antideslizantes.
Capacitar el personal para el aseo en sitios donde se manipulen
alimentos como reas de carnes, perecederos y panadera.
Capacitar personal en Bioseguridad, manual de residuos, rutas y
normatividad legal, desinfeccin, complementando con los cuidados y
riesgos en el manejo de desechos slidos, Patgenos y
anatomopatolgicos. El personal adems debe tener al da las vacunas
Hepatitis B Rubeola Sarampin y Ttano para el aseo en Centros de
Salud.
Responsa'ilidades:
El proponente deber hacerse cargo de la totalidad de las obligaciones
laborales del personal empleado para la ejecucin del Contrato, garantizando
que su vinculacin se realice a travs de contratos laborales que contengan
las obligaciones que la ley exige en cuanto a salarios, subsidio de transporte,
cesantas, primas, vacaciones, intereses de cesantas, aportes a salud,
pensin,. ARP, SENA, Caja de Compensacin Familiar, CBF, etc.
Tabla de espacios fsicos para desarrollo de la solucin.
T!:'! No 2 Re0*er$($e)#o.
Decr$"c$/)
&e Ser%$c$o
U:$c!c$/)
I)#e)$&!&=
8or!r$o
O:er%!c$o)e
ASEO Consulta Externa 48 Horas diurnas
Semanales
Lunes a sbado
Laboratorio 8 Horas Diurnas
8 Horas Nocturnas
Lunes a sbado
Rayos X 6:00 a.m. 2:00 p.m.
2:00 p.m.- 10:00 p.m.
10:00 p.m. 6:00 a.m.
Lunes a Domingo
Medicina
Alternativa
6:00 a.m. 2:00 p.m.
2:00 p.m.- 10:00 p.m.
10:00 p.m. 6:00 a.m.
Lunes a Domingo
Salas de ciruga 6:00 a.m. 2:00 p.m. Lunes a Domingo
Proyecto Factibilidad IPS
2:00 p.m.- 10:00 p.m.
10:00 p.m. 6:00 a.m.
UC 6:00 a.m. 2:00 p.m.
2:00 p.m.- 10:00 p.m.
10:00 p.m. 6:00 a.m.
Lunes a Domingo
SALAS DE
TERAPA
6:00 a.m. 2:00 p.m.
2:00 p.m.- 10:00 p.m.
10:00 p.m. 6:00 a.m.
Lunes a Domingo
HABTACONES 6:00 a.m. 2:00 p.m.
2:00 p.m.- 10:00 p.m.
10:00 p.m. 6:00 a.m.
Lunes a Domingo
URGENCAS 6:00 a.m. 2:00 p.m.
2:00 p.m.- 10:00 p.m.
10:00 p.m. 6:00 a.m.
Lunes a Domingo
SALAS DE
ESPERA
6:00 a.m. 2:00 p.m.
2:00 p.m.- 10:00 p.m.
10:00 p.m. 6:00 a.m.
Lunes a Domingo
3.3.2.+ Ece)!r$o Eco)/($co
Los parmetros de calidad tenidos en cuenta en la verificacin de las
propuestas son:
Mejor oferta en precio que mantenga la cantidad de personal adecuada de
acuerdo con la experiencia obtenida en otras dependencias, para
garantizar la calidad del servicio.
Capacitacin del personal contratado - experiencia
Maquinaria y equipos suministrados.
Materiales suministrados.
Solidez de la empresa. (se solicitan estados financieros)
Experiencia en el rea de salud.
Referencias comerciales.
Certificaciones de calidad.
Se solicita cotizacin con los contratistas que tienen experiencia en reas
de Salud: Tensoactivos, Don Vapor y Casalimpia realizando estudio
pormenorizado de aseo de las nstalaciones
De estas empresas la mejor propuesta econmica presentada es la de la
firma Tensoactivos de Colombia, por su trayectoria en el rea de Salud,
puesto que prestan servicio de aseo en los Centros de Salud de Calle 48,
Suba, Quirigua, Floresta, Kennedy, Soacha, Facatativa, Cha, Melgar, Rosal,
Madrid y los de Nueva EPS de Centenario y Granada Hills, de acuerdo con
las condiciones de prestacin de servicios de aseo en las reas de Salud.
Proyecto Factibilidad IPS
Debido a que las cotizaciones se presentaron sobre reas sin construir, y
teniendo en cuenta que Tensoactivos presenta el valor por persona ms
econmico, conjuntamente con la Administradora de centros de atencin, se
proyect para dicha propuesta, una cantidad de operarios teniendo como
base la experiencia y cantidades de personal de la Clnica Calle 515? resultado
que se transfiri al anlisis financiero para el rubro de costos y gastos del
estudio.
3.3.3 Ser%$c$o &e '!%!)&er6! "re)&! Jo"$#!'!r$!
ntroduccin
T!:'! No1 Le%!)#!($e)#o &e $)1or(!c$/)
Decr$"c$/) O:er%!c$o)e Ree("'!.!rIRe"!r!r
INSTALACIONE
S DE
LAVANDER'A
La clnica cuenta con
instalaciones y equipos
adecuados para lavado de
ropa interno.
No existen hojas de vida de los
equipos por tanto no se
conoce el estado de los
equipos.
De acuerdo con reuniones los
lderes del proyecto informan que
no estn interesados en utilizar
estas instalaciones puesto que se
requiere centrar la capacidad
instalada en el negocio.
A pesar de lo anterior se solicit a
los proveedores cotizar el servicio
utilizando dichas instalaciones.
Proyecto Factibilidad IPS
3.3.3.1 D$eAo "ro"*e#o "!r! e' o"or#e o"er!#$%o
El servicio de Lavandera en Cafam se realiza mediante contrato de empresas
reconocidas en el mercado en modalidad de outsourcing. La contratacin se
realiza partiendo de unos parmetros establecidos:
Para iniciar el contrato Cafam realiza una verificacin de la existencia
total de documentacin regulatoria y posteriormente efecta una
inspeccin de la infraestructura instalada del contratista para constatar
que cumplen con los requisitos y normas generales de los entes
reguladores.
Cafam entregar a la Lavandera las prendas por inventario para su
respectivo tratamiento.
La empresa debe transportar las prendas tanto en el recibo como
entrega.
La lavandera desarrollar el proceso que le garantice a Cafam un
servicio de ptima calidad que incluye el lavado, desinfeccin, refaccin
y planchado de las prendas.
Entrega y pesaje de prendas debidamente lavadas desinfectadas,
desmanchadas y refaccionadas.
Proyecto Factibilidad IPS
Verificacin de parte de las persona encargada por Cafam de la entrega
correcta y completa de las prendas, devolucin de las irregularidades
encontradas.
La empresa de lavandera revisar las devoluciones y corregir el
proceso para su posterior entrega.
La persona designada por Cafam firma una planillas de recibido a
conformidad las prendas.
La lavandera realizar el cobro sobre el pesaje de las prendas
entregadas "limpias y secas.
Cafam realiza el posterior pago con las condiciones de pago
establecidas.
La contratacin se realiza teniendo en cuenta que el pago se hace sobre el
valor por kilo de prendas lavadas desinfectadas y desmanchadas y
refaccionadas, usando productos no contaminantes y que garanticen la
optimizacin de la vida til de las prendas y la calidad en el lavado.
3.3.3.2 Pro"*e#! #<c)$c! "!r! e' &e!rro''o &e' er%$c$o
La propuesta tcnica incluye entre otros:
Cumplimiento de las normas de la Secretara de Salud para el proceso
de lavado de prendas hospitalarias.
Los vehculos deben reunir los requisitos de seguridad e higiene del
Ministerio de transporte y Secretara de Salud.
Tener al da la documentacin establecida por los organismos de
control y entes regulatorios necesaria para operar. (Bomberos,
Ministerio de Transporte.)
Recoleccin y transporte de prendas hospitalarias para lavado.
Lavado desinfeccin y desmanchado de prendas hospitalarias.
Refaccin de prendas rasgadas.
Planchado de prendas.
Entrega y pesaje de prendas debidamente lavadas desinfectadas,
desmanchadas y refaccionadas.
Cobro sobre el pesaje de las prendas entregadas "limpias y secas.
3.3.3.3 E"!c$o 16$co "!r! &e!rro''o &e '! o'*c$/)
De acuerdo con reuniones Cafam no est interesado en utilizar las
instalaciones ni equipos actuales ya que se requiere centrar la capacidad
Proyecto Factibilidad IPS
instalada en el negocio. Sin embargo, se requieren dos bodegas para la
entrega y recibo de las prendas totalmente independientes para evitar la
contaminacin de las prendas limpias.
T!:'! No 2 Re0*er$($e)#o
Decr$"c$/) U:$c!c$/)
Ere!
(2
O:er%!c$o)e
Bodega Recibo
prendas limpias.
Primer Nivel 7
Ya existe un rea determinada para esta
labor.
Bodega entrega
prendas para
lavar.
Primer Nivel 4
Ya existe un rea determinada para esta
labor.
Cubculo Ropa
Limpia
Hospitalizacin
7
Estas reas es recomendable manejarlas
dentro la oficina o jefatura de Enfermera
de Cada Piso Con la estantera adecuada
para su correcta acomodacin y mayor
control y seguridad de las prendas.
Cubculo Ropa
Sucia
Hospitalizacin 4
Cubculo Ropa
Limpia
UC 10
Estas reas es recomendable manejarlas
dentro la oficina o jefatura de Enfermera
de Cada Piso Con la estantera adecuada
para su correcta acomodacin y mayor
control y seguridad de las prendas.
Cubculo Ropas
sucia
UC 5
Para la Unidad de Cuidad ntensivos es
necesario manejar un sitio especial por la
contaminacin que puede generar.
El lugar ideal es un Shuck o caneca roja.
Cubculo Ropa
Limpia
URGENCAS 7
Estas reas es recomendable manejarlas
dentro la oficina o jefatura de Enfermera
de Cada Piso Con la estantera adecuada
para su correcta acomodacin y mayor
control y seguridad de las prendas.
Cubculo Ropas
sucia
URGENCAS 4
Para el rea de Urgencias es necesario
manejar un sitio especial por la
contaminacin que puede generar.
El lugar ideal es un Shuck o caneca roja.
3.3.3.+ Ece)!r$o Eco)/($co
Dentro de las propuestas presentadas por las firmas citadas Sil, CLA,
Lavanser para prestar el servicio de lavado, desinfeccin, desmanchado y
refaccin de prendas la que presenta una mejor oferta es la empresa CLA,
Proyecto Factibilidad IPS
quien ya tiene trayectoria en CAFAM prestando sus servicios a los puntos de
Quirigua, Suba, Floresta y Kennedy.
La proyeccin de las cantidades se realiza con base en la experiencia de los
proveedores en una clnica de cantidades similares (250 camas).
Dentro de algunos datos promedio de kilos vs servicios clnicos, podemos
decir que se estima una atencin de pacientes en urgencia de 17.000 al mes,
en consulta externa 13.000 mes, una facturacin general de 7 mil millones
mes en servicios clnicos.
El kilaje depende factores como:
a) rotacin de pacientes.
b) inventario de prendas
T!:'! No 3. C!)#$&!& &e K3 &e ro"! e#$(!&o "or >re!
U)$&!&
C!)#$&!& K7 L
Oc*"!c$/) A'#!
C!)#$&!& K7 L
Oc*"!c$/) B!B!
Cuidados ntensivos 7.822 6.223
Salas de Ciruga 21.715 19.420
Consulta Externa y
Urgencias
6.502 4.538
Hospitalizacin 18.563 14.198
TOTAL 54.692 44.379
Para el estudio y el clculo del promedio de ciruga no se incluye el servicio
de parto, debido a que la PS no tendr este servicio.
3.3.+ Ser%$c$o P9:'$co
ntroduccin
Para el estudio de los servicios pblicos no se establecieron consumos histricos
o estadsticas, se desarroll desde la complejidad y la capacidad en uso de las
instalaciones actuales y proyectadas.
3.3.+.1 D$eAo "ro"*e#o "!r! e' o"or#e o"er!#$%o
Proyecto Factibilidad IPS
Los servicios pblicos estn reglamentados por la Comisin Reguladora de
Energa y Gas. CREG y se rigen por la ley 142. Todas las empresas de
servicios pblicos deben acatar dicha normatividad.
En Cafam los servicios pblicos estn centralizados en la Seccin
Administracin de Servicios por lo cual se realiza la gestin correspondiente
para que los recibos de pago sean enviados por las Empresas de Servicios
Pblicos directamente a las nstalaciones de dicha Seccin para su revisin,
pago correspondiente y reclamacin en los casos que amerite.
Por norma antes de la reclamacin se realizan los pagos para evitar
inconvenientes de cortes o suspensiones de servicio.
3.3.+.2 Pro"*e#! #<c)$c! "!r! e' &e!rro''o &e' er%$c$o

La revisin de las facturas se realizar de la siguiente manera:
Histricos de consumo.
Tarifa de acuerdo con la CREG.
Servicios adicionales prestados por las Empresas de Servicios Pblicos.
Contribuciones o mpuestos legales.
Proyecto Factibilidad IPS
Normatividad vigente y nuevas disposiciones de la CREG.
nconsistencias presentadas.
Si se presentan inconsistencias se procede de acuerdo con la ley 142 a
realizar Derechos de peticin y Recursos de apelacin segn el caso.
3.3.+.3 Ece)!r$o Eco)/($co
Los servicios pblicos estn reglamentados por la Comisin Reguladora de
Energa y Gas, CREG y se rigen por la ley 142. Todas las empresas de
Servicios pblicos deben acatar dicha normatividad en lo referente a las
tarifas unitarias y cargos adicionales como contribuciones, servicios,
restricciones, etc.
3.3.4.3.1 Costo mensual
Los costos mensuales se proyectaron teniendo en cuenta los consumos
promedios de la Clnica Cafam Calle 51 multiplicados por 2 ya que la
capacidad de PS es aproximadamente el doble. Este ejercicio se realiz
para los servicios de Energa, Acueducto y Telefona.
Para el servicio de gas natural se tom como referencia el consumo del
Club Campestre, teniendo en cuenta la cantidad de calderas. Todos estos
datos se proyectaron, para las diferentes simulaciones financieras.
3.3.- Ser%$c$o &e Fo#oco"$!&o
ntroduccin
Se desarrolla este captulo con el fin de contemplar todos los aspectos de
servicios de apoyo, en funcin de la atencin y operacin de la PS. Aspectos
como el servicio de fotocopiado redundan en los costos y gastos de la gestin
clnica desde el impacto de soportes y gestin de documentos.
T!:'! No1 Le%!)#!($e)#o &e $)1or(!c$/)
Proyecto Factibilidad IPS
Decr$"c$/) O:er%!c$o)e Ree("'!.!rIRe"!r!r
NSTALACONES PARA
REA DE FOTOCOPADO
La clnica no cuenta con
instalaciones para llevar a
cabo el servicio de
fotocopiado.
Dentro del recorrido se hizo la
recomendacin a la arquitecta
encargada de la obra, de la
asignacin de un espacio con las
conexiones elctricas necesarias
para prestar este servicio.
3.3.-.1 D$eAo "ro"*e#o "!r! e' o"or#e o"er!#$%o
El servicio de fotocopiado en Cafam se realiza mediante contrato con
empresas reconocidas en el mercado.
La contratacin se realiza partiendo de unos parmetros claros donde:
Se hace una convocatoria a las empresas de copiado ms
reconocidas en el mercado.
Se hace una negociacin del costo unitario por fotocopia y de los
servicios como duplicacin, empastes y anillado.
Las dependencias solicitan el servicio diligenciando el formato de
solicitud de fotocopiado.
El contratista realiza el cobro mediante la consolidacin de formatos
de los servicios prestados y posterior facturacin.
Proyecto Factibilidad IPS
La contratacin se realiza teniendo en cuenta que el pago se hace sobre el
valor por servicio pactado en el contrato.
3.3.-.2 Pro"*e#! #<c)$c! "!r! e' &e!rro''o &e' er%$c$o
La propuesta tcnica debe incluir entre otros:
Equipos de alta velocidad y ltimas tecnologas.
El servicio incluye el tner y el papel.
La cantidad de equipos las determina el contratista teniendo en cuenta
que debe prestar un servicio gil y oportuno y que cumpla con los
volmenes requeridos por cada dependencia.
El mantenimiento de los equipos es a cargo del contratista.
La mano de obra y obligaciones de ley para con los operarios de los
equipos de fotocopiado son a cargo del contratista.
El pago se hace multiplicando las cantidades ejecutadas por el valor
unitario negociado y registrado en el contrato.
3.3.-.3. E"!c$o 16$co "!r! &e!rro''o &e '! o'*c$/)
T!:'! No 1 Re0*er$($e)#o
Decr$"c$/) U:$c!c$/) Ere! (2
P*e#o &e
#r!:!Bo
O:er%!c$o)e
Centro de
copiado.
Atencin al
Cliente.
4 1
Se calcula con base en
el fotocopiado realizado
en la Clnica 51 que
tiene un promedio de
40.000 copias. En un
horario de 8AM a 6:00
PM
3.3.-.+ Ece)!r$o Eco)/($co
La realizacin del contrato de fotocopiado se hace una vez al ao teniendo en
cuenta las mejores ofertas presentadas por empresas reconocidas en el
medio tales como, Xerox, Assenda, Gran magen, n Plant (Auros copias),
etc.. Cada nuevo punto que requiere este servicio se incluye teniendo en
cuenta la negociacin inicial con los mismos costos unitarios.
Proyecto Factibilidad IPS
3.3.; Mo&e'o M!)#e)$($e)#o Loc!#$%o
ntroduccin
El modelo da respuesta a las exigencias contempladas en el marco legal, segn
el Articulo 7 decreto 1769 de 1994 del Ministerio de la Proteccin Social y su
aclaratorio el Decreto 1617 de 1995, reglament el Artculo 189 de la Ley 100 de
1993 sobre el Mantenimiento Hospitalario, y Circular 029 del 13 de marzo de 1997
de la Superintendencia Nacional de Salud, y en el Decreto 2174 de 1996, por el
cual se organiza el Sistema de Garanta de Calidad, establece en su artculo 3
las caractersticas de la calidad, una de las cuales es la disponibilidad y
suficiencia de recursos, calidad que depende en buena medida de la realizacin
del mantenimiento hospitalario. Este es el marco legal, sobre el cual se sustente
la necesidad del plan de mantenimiento en la red de servicios de Salud de Cafam.
Conservando el concepto de mantenimiento en el marco legal como la actividad
tcnico-administrativa dirigida principalmente a prevenir averas, y a restablecer la
infraestructura y la dotacin hospitalaria a su estado normal de funcionamiento,
as como las actividades tendientes a mejorar el funcionamiento de un equipo. Se
elabora la propuesta de Administrativa y Operativa del servicio.
3.3.;.1 O:Be#$%o
La actividad de mantenimiento de la infraestructura y de la dotacin
hospitalaria, tiene como objetivos generales los siguientes:
Asegurar la disponibilidad y garantizar el funcionamiento eficiente de los
recursos fsicos para la prestacin de los servicios de salud y obtener as
el rendimiento mximo posible de la inversin econmica en los recursos
para la atencin en salud y contribuir a la reduccin de los costos de
operacin de la nstitucin.
Garantizar la seguridad de los pacientes y del personal que administra y
utiliza los recursos fsicos del hospital.
Contribuir a que la atencin en salud cumpla con las caractersticas de
calidad previstas en el numeral 9, Artculo 153 de la Ley 100 de 1993 y en
el Decreto 2174 de 1996.
Es necesario establecer entre las partes el detalle de lo que se desea y
espera del servicio de Mantenimiento, definiendo as los Acuerdos de Niveles
de servicio, requisito para establecer una relacin justa, equilibrada y con
Proyecto Factibilidad IPS
argumentos definidos para el control y gestin de la recepcin, ejecucin y
garanta de los servicios recibidos de mantenimiento; as como las tarifas,
calidad, oportunidad y otras caractersticas de calidad deseadas.
Para ello se tendr un plan operativo sobre el cual se establecern las
diferentes actividades y programa de mantenimiento, con los objetivos y
metas propuestas, describiendo los objetos susceptibles del mantenimiento,
la programacin de actividades, y los recursos destinados para estas, entre
otras cosas; necesarios para cumplir con los objetivos del negocio.
El plan de mantenimiento especificar los elementos de la infraestructura y
para la dotacin, orientando al estricto cumplimiento de ley a garantizar la
calidad de los servicios a y la seguridad del paciente. En este sentido, los
planes de mantenimiento sern de elaboracin anual y se incluirn los
captulos de infraestructura y otro para la dotacin de tipo asistencial, as:
Subcaptulo: Mantenimiento de la infraestructura
Edificios.
nstalaciones fsicas.
Redes lgicas e infraestructura tecnolgica
Redes elctricas, de sistemas y comunicaciones, telefnicas,
hidrulicas y de vapor, redes cloacales, redes de conduccin de
gases medicinales.
reas adyacentes a las edificaciones.
Sistemas de Ventilacin y Extraccin.
Refrigeracin y aire acondicionado.
Equipos de carga (Ascensores, Montacargas, Gatos hidrulicos)
Cocina, cafetera y procesamiento de alimentos.
Plantas de Emergencia
Sistemas de bombeo
Oficinas, Muebles y enseres
Calderas
Muebles y enseres
Hidrosanitarias
Tanques de almacenamiento
Otros (Jardinera, Fumigacin, vertimientos, plantas de tratamiento)
Subcaptulo: Mantenimiento de la dotacin
El equipo industrial de uso hospitalario
Proyecto Factibilidad IPS
Plantas elctricas.
Equipos de lavandera y cocina.
Calderas.
Bombas de agua.
Autoclaves y equipos de esterilizacin.
Equipos de refrigeracin y aire acondicionado.
Equipos relacionados con servicios de apoyo hospitalario.
Otros equipos industriales.
Equipos de Seguridad.
El equipo biomdico Se entiende como todo aparato o mquina,
operacional y funcional, que rena piezas elctricas, electrnicas,
mecnicas y/o hbridas desarrollado para realizar las actividades de
prevencin, diagnstico, tratamiento o rehabilitacin en servicios de
salud.
Los muebles para uso administrativo y para usos asistenciales.
Los equipos de comunicaciones e informtica.
Equipos de cmputo.
Centrales telefnicas.
Equipos de radiocomunicaciones.
Equipos para el procesamiento, reproduccin y transcripcin de
informacin.
Todos aquellos que conformen el sistema de informacin hospitalario
(Software y Hardware)
Otros equipos de comunicaciones e informtica.
3.3.;.2 Or3!)$3r!(! Pro"*e#o
Proyecto Factibilidad IPS
Este modelo es el que actualmente aplica para Cafam como Corporacin,
donde se nombra un nterventor para cada servicio, quien se encarga de
planificar y programar todo el plan de mantenimiento y gestin de servicio. Y
para el soporte en la nueva institucin se propone esta estructura.
El servicio de mantenimiento requiere un modelo autnomo, orientado a la
gestin gerencial del servicio, de tal forma que se busquen ahorros a escalas
significativas, teniendo en cuenta que la Subdireccin de Salud duplicara sus
servicios; de igual manera, debe prestar asesora permanente en la
incorporacin de nuevas tecnologas biomdicas, que apoyen la bsqueda de
mejores prcticas en el PS institucin de alta complejidad donde los
requisitos, la vigilancia y control se hacen ms estrictos.
3.3.;.3 M$$/)
Dependencia de apoyo que se encarga de gestionar la adecuada prestacin
del mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles
de la Organizacin, garantizando la optimizacin de su vida til y
funcionamiento a costos razonables con la mejor calidad y oportunidad.
3.3.;.+ Proceo
Proyecto Factibilidad IPS
Planeacin y programacin de Mantenimiento: planear y programar los
mantenimientos preventivos para la maquinaria, equipos, infraestructura y
sistemas de comunicacin, responsabilidad del Departamento de
Servicios Generales, con el fin de prevenir fallas en su funcionamiento y
dar cumplimiento a los planes de mantenimiento.
Recepcin de solicitudes: recibir las solicitudes del cliente para
registrarlas confiablemente y generar un nmero de orden mediante el
cual el usuario pueda hacer seguimiento a su requerimiento.
Prestacin del servicio: realizar las actividades necesarias para solucionar
oportunamente los requerimientos de las Unidades Organizacionales de
acuerdo a las prioridades establecidas, de tal forma que no se vean
afectadas sus labores diarias.
Verificacin e nterventora de Mantenimiento: realizar seguimiento a las
labores efectuadas en el mantenimiento preventivo y correctivo de la
maquinaria, equipos, infraestructura y sistemas de comunicacin
garantizando la calidad y el cumplimiento del servicio.
Trmite de Facturas: tramitar oportunamente los documentos entregados
por los proveedores de servicios y/o de repuestos o partes garantizando
que el cobro corresponde a los valores acordados en la negociacin.
Recepcin e instalacin de maquinaria y equipo: Realizar la recepcin e
instalacin de la maquinaria y equipos responsabilidad del Departamento
de Servicios Generales y entregarlos en correcto funcionamiento a las
Unidades Organizacionales correspondientes, en el tiempo establecido
para ello y con las caractersticas solicitadas por el usuario.
Proyecto Factibilidad IPS
Proyecto Factibilidad IPS
Son funciones claras de una administracin y control de mantenimiento:
Presupuesto de mantenimiento
Actualizar y controlar hojas de vida de equipos mdicos
Manejo del mdulo de solicitudes de servicios
Programar atencin de servicios
Planear y presupuestar servicios solicitados
Administrar y controlar mantenimientos preventivos y correctivos
Administrar y controlar inventarios de equipos mdicos
Manejo de activos y manejo de trabajos
Rendimiento de activos y predicciones
Seguimiento de componentes y repuestos
Generar estadstica e indicadores de gestin relacionados que permita medir
productividad y gestin de costos, contratos y servicios especializados.
3.3.;.- Co#o &e M!)#e)$($e)#o
a) Actualmente, analizando la informacin financiera de la Subdireccin de
Salud, se calcula que el rubro de mantenimiento est cercano al 2%. Es un
costo total para referencia con la ley y el mercado. Y revisar el grado o
impacto sobre la infraestructura actual (Obsolescencia, deterioro y control en
el inventario de activos)
b) Esta definicin (presupuesto de mantenimiento) deber ser una directriz,
alineada con alguna de las estrategias corporativas y visin del negocio, hacia
donde queremos llegar y como se quiere llegar.
c) Para administrar y gestionar la operacin del mantenimiento o ingeniera, es
importante contar con un gestor de servicios, para la gerencia de las
operaciones de mantenimiento, estas operaciones pueden incluir tanto
mantenimiento fsico como de adecuacin de un activo, entendindose como
cualquier cosa que requiera mantenimiento, por ejemplo: un edificio, un equipo
de aire acondicionado, estaciones de trabajo, entre otros.
d) En este captulo se proyectan los requerimientos de equipos industriales y
posibles costos para su acondicionamiento y puesta en operacin. mportante
resaltar que estos equipos hacen parte de la infraestructura de la PS y
necesidades que cubrir la Universidad Nacional para la operacin.
Proyecto Factibilidad IPS
3.3.;.; Pro"*e#! T<c)$c!
3.3.6.6.1 Situacin actual
Para el estudio se realiz un levantamiento de la situacin actual fsica y equipos
industriales con propuestas y requerimientos, para la adecuada operacin de la PS.
Estos requerimientos se transfirieron al grupo de ingeniera a cargo de la Universidad
Nacional, para el establecimiento de las adecuaciones locativas.

Proyecto Factibilidad IPS
3.3.6.6.2 Diseo tcnico - propuesto
Decr$"c$/) C!)# E#!&o Acc$/)
Calderas 2 Fuera de servicio, sin conectar Realizar conexiones nuevas
Central de aire 1
No cumple Res 4410 ni la 1672.
Pequea la central para la nueva
demanda
mplementar para que se ajuste a la
normatividad. Se propone una nueva
central
Central de Vaco 1
En buen estado.
Pequea para la nueva demanda
Realizar mantenimiento preventivo. Se
propone una nueva central de vaco
Central de Oxigeno 0 No existe Montar central generadora de Oxigeno
Planta Elctrica 1 Deteriorada Realizar Mantenimiento y pruebas
Planta Elctrica 1 Fuera de servicio, Obsoleta Reemplazar
Ascensores 5
2 en funcionamiento, 3 fuera de
servicio
Remanufacturar
Red de Gases
Medicinales
4
ncompleta, en mal estado y
faltante en diferentes reas. 4
Pisos
Redisear
Red Vapor
ncompleta y en regular estado la
actual.
Redisear y reemplazar. Habilitar
donde se requiera
Subestacin elctrica de
tensin.
1
No cumple con normatividad
actual
Reemplazar
Sub. estacin elctrica
de Tensin Radiologa
1
Consultar con proveedor de los
equipos si cumple con
necesidades
Sub. estacin Elctrica
de baja tensin
1
Deteriorada, no cumple con
normatividad actual
Reacondicionar
Sistema de vertimientos
aguas residuales
No cumple normatividad Actual Reacondicionar
Tanque ACPM 1 Externo - Subterrneo
Realizar pruebas hidrosttica o
reemplazar
Sistema Suministro agua
Potable
1 En funcionamiento Realizar mantenimiento
Quirfanos 8
Desmanteladas, no cumplen con
los requerimientos
Adecuar
Sistemas de ventilacin,
extraccin, aire
acondicionado
No se evidencia, y en lugares
puntuales como ciruga no
cumple con normatividad
Disear, instalar y adecuar
Sistema de para rayos 1 No cumple normatividad
Disear, y elaborar bajo normas
actuales
Sistema de proteccin
contra sobre tensiones
0 No existe Disear e implementar
Sistema puesta a tierra
red elctrica
1 No cumple normatividad
Disear, elaborar bajo normas
actuales
Sistema llamado de
enfermeras
1 Existe tan solo en el 3er piso Disear e instalar en reas faltantes
Tableros elctricos de
distribucin reas
comunes
20 Deteriorados y en mala estado Reemplazar y actualizar
Tableros elctricos salas
de ciruga y rea
atencin pacientes
12 No existe
Disear, elaborar bajo normas
actuales
Proyecto Factibilidad IPS
a0 Alternativas #ro#uestas #ara la o#eracin del servicio de Calderas
Como parte de la evaluacin se realiz una validacin a los equipos
industriales y se adelantaron estudios del estado y costos de adecuacin. Sin
embargo estos hacen parte de la adecuacin fsica a realizar por parte de la
Universidad Nacional.
A continuacin se presenta el estudio realizado por la firma Eidecol.
Otra fi
La firma Tecno 2000 present propuesta econmica aproximada, y para la
etapa de implementacin presentaran un diseo y cotizacin final.

(0 Alternativas #ro#uestas #ara el servicio de aire medicinal
Para la evaluacin de la demanda de aire medicinal, se realiz visita a las
instalaciones del PS por parte de la compaa Kaeser, y se concluye que al
aumentar el nmero de camas de cuidados intensivos al igual que el nmero
de quirfanos se aumentar la demanda de aire medicinal, por lo tanto se crea
la necesidad de la adquisicin de otros equipos. Sin embargo estos hacen
parte de la adecuacin fsica a realizar por parte de la Universidad Nacional y
se entrega requerimientos.
Por parte de mantenimiento se entreg una tabla con el listado de servicios
para as poder calcular la nueva necesidad. Se debe construir o ampliar la
sala actual en un rea mayor de 4x5 mts
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o M
Diseo Preliminar 1 Planos, especificaciones tcnicas, 5.000.000
Mano de Obra,
Calderas
1
Revisin tubo de fuego, partes
refractarias, prueba hidrosttica, e
inspeccin general
2.200.000
Mano de obra
instalaciones cuarto
de calderas
1
nstalacin de redes de conduccin
de vapor, condensado, retorno, agua
fra
104.000.000
Chimenea 1 Suministro e instalacin chimenea 9.200.000
Suavizador de Agua 1 Suministro e instalacin 11.500.000
Proyecto Factibilidad IPS
Puesta en funcionamiento central de aire.La firma Kaeser recomienda la
adecuacin de lo existente para cumplir normatividad exigida por el NVMA y
para tal efecto pasara una propuesta.
c0 Alternativas Pro#uestas #ara el servicio de vaco
Para el clculo de la demanda de vaco, la propuesta para la PS se calcul de
acuerdo con el nmero de servicios y se consider un nuevo equipo para
suplir la nueva demanda. Sin embargo estos hacen parte de la adecuacin
fsica a realizar por parte de la Universidad Nacional y se entrega
requerimientos.
.
De igual manera se recomienda ampliar la sala actual en rea mayor de 4x5
mts.
Central de vaco actual
Los equipos son operables, se recomienda realizar mantenimiento preventivo
para poner a punto.
d0 Alternativas Pro#uestas #ara el servicio de 1xigeno medicinal
Planta generadora de Oxigeno en sitio: Luego de visita e inspeccin parte de
la firma Kaeser, mantenimiento entrega el listado de los servicios que van a
funcionar en el hospital para poder realizar el calculo y presupuesto.

Sistema de Oxgeno Criognico tradicional
La firma Cryogas entreg propuesta para el clculo de suministro de oxigeno
medicinal y evolucin del estado actual de la central de oxigeno para la PS.
Sin embargo estos hacen parte de la adecuacin fsica a realizar por parte de
la Universidad Nacional y se entrega requerimientos.

e0 Alternativa #ro#uesta #ara servicio #lanta el%ctrica
Puesta en funcionamiento planta Cummins KT1150 ntersil

Decr$"c$/) O:er%!c$o)e Co#o M
Alistamiento y
puesta en operacin
planta elctrica
Se cambiar elementos esenciales como
son: Aceite, filtros, bateras, cargador de
bateras
3.526.100
Reacondicionar
transferencia
automtica
Cambio de elementos como: Cable,
Terminales, pilotos, mini breakers 1.005.800
Proyecto Factibilidad IPS
f0 Alternativa #ro#uesta #ara cam(io #lanta el%ctrica
Propuesta de Gecolsa Cat
Decr$"c$/
)
C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o
Planta elctrica Caterpillar 1 548 Kw. US $ 89.200
nstalacin grupo
electrgeno
1 $ 17.990.000
Cargador de bateras 1 24 voltios
nterruptor Totalizador 1 $ 10.400.000
Transferencia automtica 1 $ 16.265.000
Sin embargo estos hacen parte de la adecuacin fsica a realizar por parte de la
Universidad Nacional y se entrega requerimientos.
g0 Alternativa #ro#uesta #ara remodelar ascensores
Se contacta al jefe de proyectos de la compaa nternacional Elevador Otis y
se solicita una propuesta para la modernizacin de los 5 ascensores el cual
asistieron a visita de inspeccin con la siguiente propuesta de modernizacin:
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o
Modernizacin ascensores
OTS
4
Valor Materiales importados
en dlares
U$ 169.141 +
VA
Modernizacin ascensores
OTS
4
Valor material local y mano de
obra en pesos
$ 138.683.225 +
VA
Modernizar ascensor Andino 1
Valor Materiales importados
en dlares
U4 18.005 + VA
Modernizar ascensor Andino 1
Valor material local y mano de
obra en pesos
$ 25.346.810
Sin embargo estos hacen parte de la adecuacin fsica a realizar por parte de la
Universidad Nacional y se entrega requerimientos.
,0 Alternativa red gases medicinales
Propuesta Gas Proyect, para el estudio la firma entreg planos de las
instalaciones de la clnica y costos de implementacin.
i0 Alternativas propuestas para la red de tuberas de vapor
Proyecto Factibilidad IPS
La firma Eidecol y la firma Tecno 2000 realizaron visita de inspeccin
concluyendo, presentaron alternativas econmicas para el estudio de la
PS.
Se entregan requerimientos como parte de la adecuacin fsica a realizar
por parte de la Universidad Nacional
!0 Alternativas #ro#uestas #ara red el%ctrica
Se realiz una evaluacin a la subestacin elctrica y se requiere un
mantenimiento, revisin y pruebas, Cafam entrega propuesta econmica de
proveedores de l mercados a la Universidad Nacional para su adecuacin y
ajuste a la infraestructura fsica requerida.


20 Alternativas #ro#uestas #ara sistema de vertimientos de aguas
residuales
En la inspeccin inicial se concluye que no se cumple con la normatividad
actual y para la etapa de implementacin se deber tener el diseo y planos
del sistema de vertimientos. nformacin que se transfiere a la Universidad
Nacional, como requerimientos a las adecuaciones locativas.
Alternativas #ro#uestas #ara funcionalidad tan&ue de com(usti(le
El tanque se encuentra en la parte exterior subterrneo y para obtener
confiabilidad se debe realizar una prueba hidro esttica, al llegar a no pasar la
prueba se debe cambiar el tanque. nformacin que se transfiere a la
Universidad Nacional, como requerimientos a las adecuaciones locativas.
l0 Alternativas #ro#uestas #ara sistema de #ara rayos
Propuesta
Descripcin Cant Observaciones Costo Activo/ Gasto
Diseo, suministro y
construccin sub
estacin elctrica
1 630 Kva.
140.000.00
0
G
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o
Disear sistema de para rayos
global
1 Bajo normatividad
vigente
$ 6.000.000
Elaboracin sistema contra rayos
global
1 $ 30.000.000
Proyecto Factibilidad IPS
Se entregan requerimientos como parte de la adecuacin fsica y locativa de la
infraestructura.
m0 Alternativas propuestas para sistema de proteccin de sobre tensiones
elctricas
Requerimientos y especificaciones para adecuaciones locativas
n0 Alternativas #ro#uestas #ara im#lementacin sistema #uesta a tierra0
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o
Ac#$%o I
7!#o
Diseo sistema puesta a
tierra
1
contempla red regulada,
red normal, sub
estacin elctrica, salas
de ciruga
$ 8.000.000 G
Construccin sistema
puesta a tierra
1 $ 40.000.000 G
Requerimientos y especificaciones para adecuaciones locativas
o0 Alternativas #ro#uestas #ara el sistema de llamado de enfermeras
Pro#uesta C34 Ltda0
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o
Ac#$%oI
7!#o
Llamado de enfermeras
mportado
5
Los trabajos de infra
estructura no estn
contemplados
US $
182.020
A
Actualmente se encuentra una estacin de llamado de enfermeras en el rea de
hospitalizacin 3er piso, se debe entrar a revisar su funcionalidad.
#0 Alternativa #ro#uesta #ara o#timizacin ta(leros el%ctricos 'reas comunes

Estudio realizado por la firma Dixpro,
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o
Ac#$%oI
3!#o
Suministro e instalacin
tableros elctricos
20
reas comunes y
servicios generales
$ 40.000.000 G
nformacin que se transfiere a la Universidad Nacional, como requerimientos
a las adecuaciones locativas.
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o
Diseo del sistema de proteccin
por sobre voltajes
1 Sistema elctrico
de baja tensin
$ 4.000.000
mplementacin del sistema 1 $ 25.000.000
Proyecto Factibilidad IPS
&0 Alternativa propuesta para suministro tableros elctricos salas de ciruga
Propuesta Dixpro
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e Co#o
Ac#$%oI
3!#o
Suministro e instalacin
tableros salas de ciruga
12
ncluye reas de
atencin a pacientes
$ 120.000.000 G
nformacin que se transfiere a la Universidad Nacional, como requerimientos
a las adecuaciones locativas.
3.+ Mo&e'o &e &$"e)!c$/) (e&$c!(e)#o e $)*(o (<&$co
0*$r9r3$co
ntroduccin
Contribuir en forma integral a la prestacin de servicios asistenciales de alta
complejidad (centros de excelencia de cuarto nivel de atencin hospitalaria), a travs
de una gestin responsable del servicio farmacutico con acciones y procedimientos
en los aspectos tcnico, cientfico y administrativo para la dispensacin de
medicamentos y otros productos farmacuticos a travs del sistema de dosis unitaria,
complementada con la central de mezclas parenterales.
3.+.1 M!cro"roceo &e' Ser%$c$o F!r(!c<*#$co
Proyecto Factibilidad IPS
El modelo de operacin del Servicio Farmacutico se define en dos grandes etapas
de carcter administrativo y tcnico-cientficas:
. Gestin de Suministro - Abastecimiento
a) Seleccin de medicamentos
b) Adquisicin y componentes logsticos de programacin
c) Recibo y almacenamiento
d) Distribucin de medicamentos
. Gestin y Operacin Asistencial Hospitalaria
a) Distribucin por dosis unitaria y Central de Mezclas parenterales
b) Distribucin de mezclas intravenosas.
c) Centros de informacin de medicamentos.
d) Desarrollo de programas de Frmaco-vigilancia y Tecno-vigilancia.
e) Evaluacin de la racionalidad de la utilizacin de medicamentos.
f) Atencin a pacientes ambulatorios.
Proyecto Factibilidad IPS
Algunas de las caractersticas de calidad del servicio y factores de xito para
este proceso son:
Acceso oportuno a los medicamentos
Calidad durante el abastecimiento, el almacenamiento y la distribucin.
Uso racional y controlado de los medicamentos.
Control del costo relacionado.
Personal competente en la manipulacin y dispensacin de Medicamento
Tecnologa adecuada a las exigencias del mercado y siempre pensando
en la seguridad del paciente.
Medios eficientes de almacenamiento, transporte, distribucin, entrega y
dispensacin intrahospitalaria, acorde a las exigencias del Centro
Hospitalario.
Conocimiento y aos de experiencia en los servicios de Salud y de apoyo
como Farmacia.
Algunos preceptos relacionados
a) Enfoque administrativo: Programacin - Compra - Almacenamiento -
Distribucin, previa Seleccin satisfactoria de medicamentos y otros productos
farmacuticos (vademcum o listado institucional). Contratacin, acuerdos de
niveles de servicio, precios y tarifas competitivas, gestor integrado a los
servicios hospitalarios, que garanticen las existencias ptimas, el cargo a
pacientes y el control y actualizacin inventarios en lnea, al lado de una
infraestructura tecnolgica que facilite los procesos de integracin y
generacin de informacin necesaria para la gestin de pedido, tiempos de
entrega, clasificaciones de uso por tipo de riesgo y estadsticas generales de
la operacin que faciliten los anlisis de situaciones y la toma de decisiones
hacia el mejoramiento continuo. Estructura de Organizacin y planta de
personal para su operacin.
b) Comit de farmacia y teraputica , Con participacin acadmica de la
Universidad Nacional y administrativa de Cafam, y un representante de cada
especialidad o centro de excelencia. Este comit define el vademcum
teraputico o listado institucional, con base en las guas frmaco-teraputicas.
As mismo, define el sistema de distribucin de medicamentos en dosis
unitarias. Con base en la gestin del Comit de farmacia y teraputica, la
farmacia coordina la programacin de necesidades, estima las cantidades de
abastecimiento y programa la correspondiente distribucin. En este comit se
deben analizar los resultados de los programas de farmacovigilancia y
tecnovigilancia implementados en la institucin.
Proyecto Factibilidad IPS
c) reas del servicio farmacutico: Administrativa - Recepcin - Revisin de
pedidos o requisiciones - Preparacin y despacho - Empaque y re- empaque -
Ordenamiento y limpieza, con una superficie asociada al nmero de camas
(250 camas=210 m2 / 600 camas=375 m2 / 1000 camas=500 m2, aprox.*).
Para el manejo de lquidos de gran volumen se adiciona un 50% de rea y a
manera de referente, para manejar dispositivos mdicos, se adiciona otro 50%
de rea; espacio aproximado requerido, cerca de 400 m2.
Disponer de un rea especfica para las farmacias satlites de urgencias y
salas de ciruga de aproximadamente de 20 m2 para cada una
respectivamente.
*Fuente: Gua de desarrollo servicios farmacuticos OPS.
d) Mobiliario: Escritorios, archivadores, sillas, calculadoras, PC, impresoras.
Sistemas de almacenamiento, material auxiliar (escaleras, mesas de recibo y
empaque, selladoras trmicas, estibas, carros transportadores de
medicamentos, carretilla). Equipos de aire acondicionado, deshumidificadores
y refrigeradores.
e) Otras condiciones: Ventilacin e iluminacin condiciones ambientales de
conservacin - Pisos de material resistente fciles de limpiar y lavar, no
resbaladizos y parejos - Sistema elctricos protegidos - Equipo contra
incendios - nstalaciones para vestuarios del personal - Sealizacin de las
reas - nstalaciones sanitarias - Sistemas de comunicacin.
*unciones del ser#icio *armacutico:
Administrativa: Direccin, planeacin, organizacin y control, retomando la
prescripcin de medicamentos, a cargo de otras instancias. Con Autonoma
en la estructura de organizacin, para la gestin operativa y de control,
como responsabilidad de los servicios Farmacuticos Hospitalarios y una
extensin de agilizacin, aseguramiento de pedidos y despachos desde el
CENDS y la Gerencia Nacional de Medicamentos.
Suministro: Adquirir, recibir y almacenar, distribuir y dispensar
medicamentos y dispositivos mdicos. Nota: Su participacin en la
seleccin y adquisicin de medicamentos y dispositivos mdicos es de
carcter tcnico.
Elaboracin y adecuacin de preparaciones magistrales o ajuste de
concentraciones de dosis de medicamentos, segn prescripciones mdicas
y cumpliendo con las BPE establecidas por el ente de control.
Atencin farmacutica: Dirigida a pacientes previamente identificados por el
comit de farmacia y teraputica.
Proyecto Factibilidad IPS
Participacin en programas de frmaco-vigilancia, tecno-vigilancia, manejo
de antibiticos y, en general, buenas prcticas en el manejo de
medicamentos y dispositivos mdicos.
Participacin en comits de farmacia y teraputica, infecciones, entre otros.
Centros de informacin de medicamentos con poblacin objeto pacientes,
familiares y personal mdico asistencial.
Promocin y prevencin : mpulsar estilos de vida saludable y uso adecuado
de medicamentos y dispositivos mdicos.
3.+.2 7e#$/) &e S*($)$#ro = Mo&e'o &e A:!#ec$($e)#o

El modelo plantea una ventaja competitiva en el mercado, al contar con un grupo de
negociacin de medicamentos y dispositivos mdicos, Consorcio C3, que obtiene
mrgenes de rentabilidad competitivos y condiciones de seguridad y oportunidad
favorables para las redes hospitalaria y ambulatoria de las EPS socias (Nueva EPS
y Famisanar).
Proyecto Factibilidad IPS
Con base en un vademcum y su correspondiente consumo histrico, se proyectan
las necesidades de medicamentos y dispositivos mdicos para un periodo y un
servicio asistencial dados. Esto, en el marco de una cadena paciente - servicio
asistencial - farmacia - proveedor, en el que la .P.S. Cafam administra el servicio
asistencial y la Gerencia Nacional de Medicamentos administra el servicio
farmacutico.
El comit de compras gestiona la seleccin y adquisicin de medicamentos, con
base en unas especificaciones tcnicas predefinidas (ver macroproceso servicio
farmacutico). Esto, teniendo en cuenta los acuerdos de un comit de farmacia y
teraputica, el seguimiento de los problemas relacionados con medicamentos, el
seguimiento a las buenas prcticas de manejo de medicamentos, el seguimiento a
los registros sanitarios, el seguimiento a los proveedores y los respectivos reportes
de frmaco-vigilancia y tecno-vigilancia de los productos.
La compra centralizada de medicamentos e insumos se efecta a travs de la
Gerencia Nacional de Medicamentos de Cafam, que cuenta con una Centro de
distribucin de medicamentos - CENDS. Para el caso particular de la PS, el Servicio
Farmacutico de la misma (administrado por medicamentos Cafam) se
responsabiliza por la interlocucin y gestin con el CENDS.
Desde el punto de vista manejo de inventarios (CENDS y Servicio Farmacutico
hospitalario), se busca establecer un equilibrio entre los niveles de seguridad para la
operacin y el ptimo nivel de almacenamiento por categora de producto. La clnica
se identifica en el sistema de abastecimiento de la Gerencia Nacional de
Medicamentos, como un centro de costo especfico.
Se anota una diferencia entre el inventario total de la PS y el inventario disponible
para la PS: El inventario total de la PS se establece a partir del nmero de das
disponibles del producto, sumando la disponibilidad del mismo en la clnica y el
producto dispuesto en el CENDS. El inventario disponible en clnica se establece a
partir del producto exclusivamente disponible en la clnica.
Desde el punto de vista abastecimiento, se trata de un modelo automatizado que no
genera mayor carga administrativa y permite un nivel mnimo de almacenamiento,
manteniendo en todo caso, un nivel de servicio alto y una oportunidad adecuada a
las necesidades del servicio hospitalario.
Dependiendo de la categora de productos, se maneja el abastecimiento bajo
diferentes esquemas, a saber:
Proyecto Factibilidad IPS
El Just-n Time: Que busca el abastecimiento directo, contino y frecuente de los
productos que son crticos para el negocio y de alto volumen. Se trabaja con una
frecuencia alta de abastecimiento y un mnimo de inventario y reas ocupadas para
almacenar los insumos; aplica por ejemplo, a lquidos intravenosos. En este
esquema es de suma importancia el nivel de cumplimiento del proveedor, no
pudiendo aplicar este esquema con un proveedor que tenga un nivel de cumplimiento
menor a 90%. gualmente, el proveedor debe tener un lead time de mximos 1 da.
El formato planteado para los insumos de mediana rotacin (con criticidad baja) es el
de cross-docking, donde hay un reabastecimiento semanal a partir de una plataforma
central. La gestin de este inventario tiene en cuenta existencias mnimas o stock de
seguridad y reserva, con su correspondiente fluctuacin y proteccin. As mismo,
tiene en cuenta existencias mximas o cantidad mxima aceptable (suma del
consumo del periodo establecido para una reposicin promedio, ms existencia
mnima):
Se tiene adicionalmente en cuenta la existencia de alertas sobre puntos de re-orden
y reposicin (segn rotacin, disponibilidad de espacio para almacenamiento,
disponibilidad del producto en el mercado y aspectos financieros).
El esquema por demanda aplica a los productos que, por su baja rotacin, no
requieren un abastecimiento semanal y su volumen es mnimo.
El pedido automtico se verifica y aprueba, teniendo en cuenta los consumos reales
del servicio farmacutico y generando rdenes de compra para los proveedores
relacionados.
El servicio farmacutico efecta la recepcin tcnica de insumos y, a su vez, es
responsable del abastecimiento de los servicios asistenciales y farmacias satlites
(con frecuencias establecidas con base en los respectivos consumos). A su vez, el
jefe del servicio de enfermera donde se ubica la farmacia satlite o el servicio
asistencial, responde por los medicamentos, insumos y dispositivos mdicos, segn
inventario entregado y segn condiciones tcnicas de manejo y almacenamiento,
predefinidas por el servicio farmacutico.
Los factores de xito de este proceso, son:
Pedidos a proveedores de manera centralizada.
Control unificado de entregas por parte de proveedores.
Simplificacin de procedimientos e integracin de los sistemas de informacin
farmacutico y asistencial para el control efectivo de los inventarios y el cargo
Proyecto Factibilidad IPS
adecuado de los consumos por pacientes, segn historia clnica y centros de
responsabilidad.
En todo caso y dependiendo de las condiciones de negociacin con los
proveedores, se contempla igualmente el modelo de consignacin, en el que el
laboratorio farmacutico es dueo del inventario en Clnica. Finalmente, se
contempla la eventualidad de que un producto est agotado en el mercado (o el
proveedor haya incumplido y no haya stock de seguridad): Para este caso, se
debe recurrir a otra institucin para que facilite el producto requerido en calidad de
prstamo.
3.+.3 Lo36#$c! 3e)er!' &e' er%$c$o 1!r(!c<*#$co
La distribucin intra-hospitalaria de medicamentos y dispositivos mdicos, contempla:
un sistema de reserva por piso (stock) / un sistema de prescripcin individual / un
sistema de distribucin de medicamentos en dosis unitaria / un sistema mixto de
prescripcin individual y de reserva por pisos.
Proyecto Factibilidad IPS
Para que el sistema funcione adecuadamente, con las medidas de control, se
deben establecer las siguientes condiciones:
Recursos fsico, tecnolgicos y humanos que permitan optimizar y ejecutar el
proceso con eficiencia, oportunidad y a costos razonables.
Normativa legal (nacional o institucional) que afecta el suministro.
Tipo de administracin de la institucin: centralizada o descentralizada,
El control de los medicamentos en el hospital, de los servicios farmacuticos en
ltimas de la Gerencia Nacional de Medicamentos.
Se establecern normas administrativas, manuales de procedimientos y
estructuras organizadas complementadas por un adecuado sistema de
informacin y de recursos para cada etapa que conforma el sistema del
suministro.
Y su funcionamiento se debe apoyar en:
Los acuerdos de niveles de servicios con el comit de Farmacia y Teraputica
(F&T) de la nstitucin o si va a regir para toda la red CAFAM y la gerencia
nacional de medicamentos.
Designacin del Comit de F&T responsable por la planificacin del sistema de
suministro de medicamentos en el hospital, por parte de la direccin de ste,
definir el vademcum.
3.+.+ Mo&e'o &e &$#r$:*c$/) e) &o$ *)$#!r$! , ce)#r!' &e (e.c'!
Proyecto Factibilidad IPS
El sistema de distribucin del modelo de dosis unitaria, contempla:
a) Concepto: Dosis unitaria o dosis de un medicamento prescrito para un paciente
en particular y cuyo envase o empaque debe permitir administrar el
medicamento directamente al paciente. Este concepto implica entregar a la
unidad de enfermera o a la sala de hospitalizacin, la dosis necesaria para 24
horas de tratamiento.
b) Objetivos:
Mantener disponible, en el lugar apropiado y en forma oportuna para su
aplicacin al paciente, los medicamentos prescritos,
Racionalizar la distribucin de medicamentos y terapia farmacolgica.
Disminuir los errores de medicacin.
Procurar la correcta administracin de los medicamentos al paciente.
ntegrar al equipo de salud, el conocimiento del qumico farmacutico
(Q.F.).
c) Lineamientos generales:
Proyecto Factibilidad IPS
Criterios de prescripcin mdica para adecuada interpretacin frmaco-
teraputica.
Prescripcin de medicamentos de control especial en receta separada.
Acompaamiento del Q.F. en el proceso de frmaco-terapia.
Autorizacin del perfil frmaco-teraputico diario y registro del nmero de
dosis entregadas para 24 horas, por parte del Q.F. al personal de apoyo del
servicio farmacutico.
Presentaciones en crema, pomadas o colirios, no son objeto de
fraccionamiento.
dentificacin clara de medicamentos por paciente y de medicamentos por
servicio asistencial.
Llenado de cajetines de los carros de medicamentos, por parte del tcnico
auxiliar de farmacia.
Transporte de carros de medicamentos, por parte del tcnico auxiliar de
farmacia.
Cargo de inventarios en el sistema de informacin, por parte del asistente o
analista del servicio.
Entrega de medicamentos de control especial al servicio de enfermera,
para custodia bajo llave.
Registro de medicacin en la historia clnica del paciente, por parte de
enfermera (Hoja de control de medicamentos: hora, fecha, firma).
Retiro del carro de medicamentos, por parte del tcnico auxiliar de farmacia.
Devolucin de medicamentos, debidamente documentada, para
seguimiento frmaco- teraputico
d) Actividades principales de la central de dosis unitaria y mezclas parenterales:
Recibo de orden o prescripcin mdica de medicamentos.
Revisin de especificaciones de la orden mdica para identificar
requerimiento: Dosis unitaria / Elaboracin / Dispensacin directa.
Preparacin de Dosis unitaria o generacin de orden de elaboracin, segn
requerimiento.
Alistamiento de medicamentos, insumos o materiales mdicos.
Adecuacin o elaboracin de mezclas parenterales y preparaciones
magistrales.
Muestreo de calidad para liberacin.
Embalaje e identificacin.
Alistamiento de adecuaciones o preparaciones magistrales.
Distribucin para entrega a piso o al servicio asistencial.
Proyecto Factibilidad IPS
Administracin de informacin para contabilizacin de medicamentos y
dispositivos mdicos.
Aseguramiento de la calidad del servicio de dosis unitaria y central de
mezclas, en sus etapas de interpretacin de la orden mdica / clculo de
cantidades / ingreso a las reas / limpieza y desinfeccin de reas /
desinfeccin personal / estabilidad de los medicamentos sometidos a
adecuacin y mezcla / buena prctica en la elaboracin de preparaciones /
manejo de contaminacin accidental / controles fsico-qumico y
microbiano /uso, calibracin, desinfeccin y mantenimiento de equipos /
buenas prcticas de recepcin y almacenamiento de materias primas y
material de acondicionamiento / manejo de residuos.
e) Planificacin y programacin:
Nmero de distribuciones al da, de acuerdo con el personal y las
caractersticas del servicio asistencial.
Horarios de entrega de prescripciones, debidamente coordinados con los
servicios de enfermera, teniendo en cuenta los horarios de administracin o
aplicacin de medicamentos en el rea de hospitalizacin.
Mecanismos de entrega especial para medicamentos de gran volumen
(lquidos endovenosos), productos inyectables cuando no se cuente con
sistema de jeringas pre-llenadas. As mismo, mecanismos de entrega de
medicacin urgente o cambio de tratamientos.
Definicin de Medicamentos de stock para emergencias.
Definicin de especificaciones de carros de medicamentos.
Determinacin del sistema de cargo o cobro a pacientes.
f) Trazabilidad documental:
Orden mdica original y en lnea, segn especificaciones normativas.
Perfil frmaco-teraputico, en el que se registran los datos del paciente, la
medicacin prescrita y los datos administrativos, para posterior seguimiento
teraputico.
Hoja de devolucin de medicamentos o retorno de medicacin, asegurando
informacin de justificacin de la devolucin.
nformacin de ubicacin y traslado de pacientes.
Listas pre-impresas de carros de paro, botiquines de emergencia y stock
permanentes de medicamentos, insumos y dispositivos mdicos.
Todos los sistemas que apoyan la seguridad del paciente CF&T TV
FV- CH
Proyecto Factibilidad IPS
g) Recurso Humano:
Un jefe de servicio, por normatividad de acuerdo a la complejidad del
servicio debe ser un Qumico Farmacutico con perfil administrativo
Un Qumico Farmacutico asistencial, entrenado en frmacoterapia y en
sistemas de distribucin de medicamentos en dosis unitarias (SDMDU),
debido a que el sistema incluye la interpretacin del perfil frmaco-
teraputico.
Se puede aprovechar el apoyo de los estudiantes de farmacia en periodo
de rotacin.
Tambin incluye un personal de apoyo calificado (tcnicos - auxiliares de
farmacia) y asistentes o analistas de farmacia.
Regentes de farmacia para cubrir los turnos nocturnos de las farmacias
satlites (Urgencias y salas de ciruga)
En principio, el Servicio Farmacutico de la PS, requiere:
Rec*ro 8*(!)o C!)#$&!&
Director Tcnico (Q.F.) 1
Qumico Farmacutico para SDMDU 1
Tcnico auxiliar de farmacia 9
Regente de Farmacia 2
Asistente o analista de farmacia 1
El horario de la farmacia, as como el horario crtico de las actividades de
dispensacin, son factores que se tienen en cuenta para contemplar la
operacin mxima en los cinco primeros das hbiles de la semana (lunes
a viernes).
h) Dotacin:

PISO NOMBRE SERVICIO
DESCRIPCIN
ACTIVOI7ASTO
C!)# V. U)$#!r$o V. To#!'
1 Servicio Farmacutico
Columna Mster
Medicamentos
6 6.257.517 37.545.102
1 Servicio Farmacutico
Columna Mster Medico
Quirrgicos
6 6.180.029 37.080.174
1 Servicio Farmacutico Nevera Medicamentos 2 6.721.445 13.442.890
1 Servicio Farmacutico
Carros transporte
medicamentos
6 2.941.180 17.647.080
1 Servicio Farmacutico Estibas 5 288.960 1.444.800
1 Servicio Farmacutico Mesa Alistamiento nsumos 1 663.505 663.505
1 Servicio Farmacutico Termo higrmetros 1 30.000 30.000
Proyecto Factibilidad IPS
1 Servicio Farmacutico Termmetros 2 35.000 70.000
1 Almacn
Columna Mster
Medicamentos
10 6.257.517 62.575.170
1 Almacn
Columna Mster Medico
Quirrgicos
10 6.180.029 61.800.290
1 Almacn Nevera Medicamentos 2 6.721.445 13.442.890
1 Almacn Estibas 15 288.960 4.334.400
1 Almacn Termo higrmetros 1 30.000 30.000
1 Almacn Termmetros 2 35.000 70.000
1
S. Farmacutico
Urgencias
Columna Mster
Medicamentos
2 6.257.517 12.515.034
1
S. Farmacutico
Urgencias
Columna Mster Medico
Quirrgicos
2 6.180.029 12.360.058
1
S. Farmacutico
Urgencias
Nevera Medicamentos 1 6.721.445 6.721.445
1
S. Farmacutico
Urgencias
Estibas 2 288.960 577.920
1
S. Farmacutico
Urgencias
Termo higrmetros 1 30.000 30.000
1
S. Farmacutico
Urgencias
Termmetros 1 35.000 35.000
2
S. Farmacutico S.
Ciruga
Columna Mster
Medicamentos
2 6.257.517
12.515.0
34
2
S. Farmacutico S.
Ciruga
Columna Mster Medico
Quirrgicos
2 6.180.029
12.360.0
58
2
S. Farmacutico S.
Ciruga
Nevera Medicamentos 1 6.721.445
6.721.44
5
2
S. Farmacutico S.
Ciruga
Estibas 2 288.960 577.920
2
S. Farmacutico S.
Ciruga
Termo higrmetros 1 30.000 30.000
2
S. Farmacutico S.
Ciruga
Termmetros 1 35.000 35.000
31+.;--.21-
Equipos y mobiliarios para central de mezclas
FARMACOTNCNIA CANTIDAD VALOR
Cabina de flujo laminar horizontal 1 $ 7,200,000
Cabina de flujo laminar vertical 1 $ 7,500,000
Cabina de seguridad biolgica 1 $ 19,500,000
Mesn acero inoxidable 1 $ 850,000
Mesa de acero inoxidable 1 $ 800,000
Refrigerador 1 $ 6,721,445
Carros bandeja alistamiento medicamentos 5 $ 7,364,000
Sistema control de presiones de aire 1 $ 658,200
Proyecto Factibilidad IPS
Sistema de aire limpio o filtrado 2 $ 25,378,500
Sistema lavado de manos con sensor 4 $ 1,200,000
Sistema esclusas 8 $ 9,315,000
Validacin sistema de aire anual 1 $ 2,349,835
Lockers o mueble entrepaos 4 $ 600,000
Sillas 8 $ 2,400,000
Butacos 4 $ 200,000
To#!' M G2.03;.GC0
i) rea Fsica:
Decr$"c$/) U:$c!c$/)
Ere!
(2
P*e#o
&e #r!:!Bo
O:er%!c$o)e
Servicio
Farmacutico
Primer piso 70 5
Se requieren acometidas elctricas
reguladas, red de voz y datos y
puestos de trabajo
rea de
farmacotecnia
Primer piso 55 4
Se requieren acometidas elctricas
reguladas, red de voz y datos y
puestos de trabajo
Almacn Primer piso 107 2
Se requieren acometidas elctricas
reguladas, red de voz y datos y
puestos de trabajo
Almacn dispositivos
mdicos
Primer piso 50
1
Se requieren acometidas elctricas
reguladas, red de voz y datos y
puestos de trabajo
Almacn lquidos de
gran volumen
Primer piso 50
Servicio
Farmacutico
Urgencias
Primer piso 5 1
Se requieren acometidas elctricas
reguladas, red de voz y datos y
puestos de trabajo
Servicios
Farmacutico Salas
de Ciruga
Segundo
Piso
10 1
Se requieren acometidas elctricas
reguladas, red de voz y datos y
puestos de trabajo
To#!' >re! 3+@
Para el modelo de servicio farmacutico de la PS, se propone contar un servicio
farmacutico principal (primer piso), para dispensar medicamentos e insumos, un
espacio para almacenar el inventario semanal (primer piso), dos servicios
farmacuticos satlites (uno en urgencias y otro en salas de ciruga), para
garantizar la disponibilidad inmediata de insumos al momento de atender una
emergencia vital.
3.+.- Ece)!r$o Eco)/($co
Para estimar el escenario econmico, se referenci el consumo y el valor de los
medicamentos y elementos medico quirrgicos de un hospital de cuarto nivel.
Proyecto Factibilidad IPS
Dicho consumo fue valorado con precios de negociacin C3 - 2010, buscando
obtener un comportamiento mensual proyectado.
Se realiza un modelo de medicamentos y mdico-quirrgicos, requeridos para la
operacin de la PS, y de acuerdo a la poblacin de pacientes para los niveles de
ocupacin mensual y anual, estos costos se proyectaron para el captulo de los
estudios financieros.
3.- Mo&e'o #ec)o'/3$co , &e I)1or(>#$c!
3.-.1. So"or#e 1*)c$o)!' S$#e(! &e I)1or(!c$/) 8o"$#!'!r$o
Desde la perspectiva actual y funcional de los sistemas de informacin de la
corporacin, se descri'e a continuacin el detalle de la operacin y soporte
tecnolgico desde el tratamiento de los incidentes hasta su resolucin, estos se
extender como propuesta de forma transversal a la PS, cumpliendo con los
lineamientos de apoyo en tecnologa requeridos.
ntroduccin
La Seccin administracin funcional de sistemas, es el rea de la Subdireccin de
Salud que proporciona servicios encaminados a planear, coordinar, administrar y
ejecutar los procesos derivados de la implementacin, ajuste y actualizacin de los
sistemas de informacin que soportan los procesos de la Subdireccin, de forma que
permitan suplir las necesidades actuales y futuras de Cafam, con el fin de garantizar
su integridad y la integralidad con la Corporacin.
Misin
dentificar las necesidades de la subdireccin salud, asesorando desde el
conocimiento del negocio del sector y las tecnologas aplicables costo-efectiva, para
apropiarlas en los servicios de la subdireccin garantizando su integracin
corporativa para generar soluciones que satisfagan los planteamientos estratgicos,
operativos y legales.
Visin
Ser el innovador tecnolgico, proactivo e idneo para la Corporacin, para el
mejoramiento permanente de sus procesos potenciando a la Subdireccin de salud
en el logro de su visin
Proyecto Factibilidad IPS
Los procesos de la Seccin Sistema nformacin, se construyeron de acuerdo con
las definiciones conjuntas del Departamento Administrativo Salud, Departamento de
Tecnologas de la nformacin y Departamento de Servicios Generales, donde se
determinaron los alcances y los roles de cada uno.
Cada uno de estos integrantes ocupa un rol especfico para dar soporte a los
diferentes componentes de la implementacin (definiciones de negocio, procesos,
datos y tecnologa), con el objetivo de lograr el desarrollo, actualizacin, integracin,
mantenimiento, documentacin, capacitacin, operacin y soporte de los sistemas de
informacin en la Subdireccin de Salud.
Para cada actor en la estructura de administracin de sistemas se establecen las
funciones que le corresponden de acuerdo con los diferentes ambientes del sistema
de informacin:
Administracin de los sistemas de informacin de salud: Departamento
Administrativo Salud
Soporte Tcnico: Departamento de Servicios Generales
Administracin de la infraestructura tecnolgica: Departamento de Tecnologas
de la nformacin
Clientes
Jefaturas de Departamento, rea y seccin de la subdireccin de salud.
Unidades asistenciales y administrativas de la subdireccin de salud.
Unidades corporativas usuarias de los sistemas de informacin.
Entidades de control y vigilancia de la subdireccin de salud.
Entidades externas a Cafam entre las cuales tenemos:
EPS Famisanar
Nueva EPS S.A.
Otras Empresas Administradoras de Planes de Beneficios.
nstituciones prestadoras de servicios de salud tercerizadas
Servicios
Asesora tecnologa e informtica (proyectos, mantenimientos, mejoras) a
requerimientos concertados con los clientes para su implantacin.
Garantizar la implementacin metodolgica de soluciones tecnolgicas e
informticas.
Proyecto Factibilidad IPS
Evaluar y preparar el impacto tcnico y operativo de las necesidades
tecnolgicas en la Subdireccin de Salud.
Realizar estudios de referenciacin de mejores prcticas y herramientas
tecnolgicas aplicables a la subdireccin de salud y/o la corporacin.
Generacin y anlisis de indicadores, reportes y estadsticas de la operacin
registrada en los sistemas de informacin de la subdireccin de salud.
Proporcionar soporte funcional a las herramientas tecnolgicas de la
subdireccin de salud.
Realizar la supervisin del funcionamiento de los sistemas informticos.
Capacitar a los multiplicadores del servicio en las nuevas funcionalidades de
las tecnologas a implantar.
Conducto regular y roles del proceso
Correo Electrnico
El total de las solicitudes hechas a la Seccin Sistema de nformacin Salud, debe
ingresar va correo electrnico por medio de las cuentas corporativas que se
detallan a continuacin:
U*!r$o F*)c$/) Correo e'ec#r/)$co
Subdireccin de
Salud
Recepcin de solicitudes para
creacin, actualizacin,
inactivacin de parmetros en el
sistema, soporte funcional,
generacin de informes e
indicadores.
Seccin Sistema nformacin
Subdireccin Salud CAFAM,
Asistemasalud@Cafam.com.co con
copia a la Administracin del centro,
Agenda y atencin al usuario de
cada centro.
Jefes
autorizadores
Recepcin de todas las quejas,
reclamos y sugerencias acerca de
los Sistemas de nformacin y el
servicio de mesa de ayuda.
Hernn Daro Camacho Ortiz,
hcamacho@Cafam.com.co
Las diversas novedades relacionadas con los parmetros en los sistemas de
informacin deben ser informadas a las respectivas reas que se vean afectadas
por dichas actualizaciones en los sistemas de informacin.
Telfonos de soporte
Los incidentes relacionados con el funcionamiento de los sistemas de informacin
deben ser reportados a lnea 4000 o al celular de soporte de Mesa de Ayuda
nmero 315-3492429.
Proyecto Factibilidad IPS
En caso de una solicitud urgente que se genere de lunes a viernes despus de las
6:00 P.M. o el sbado despus de las 2:00 P.M. se deben comunicar al celular de
soporte.
Poderes de Aprobacin
Todas las solicitudes dirigidas a la Seccin Sistema nformacin Salud, deben ser
generadas por los clientes que tengan los poderes de aprobacin para tomar
decisiones administrativas con su servicio, de esta forma, la creacin, inactivacin
o modificacin de estos parmetros son responsabilidad directa de estos
funcionarios y sern ejecutados por la Seccin.
En el siguiente cuadro se describen los diferentes roles representados por cada
uno de los cargos que en la organizacin estn autorizados para tramitar
solicitudes a la Seccin Sistema nformacin Salud, mediante el uso mecanismos
de comunicacin descritos anteriormente.
AUTORIDADOR FUNCIONES
Jefes de Departamento - Modificaciones Funcionales del Sistema
- Parmetros del sistema (Usuarios, Servicios)
Jefes de Seccin - Parmetros del sistema (Usuarios, Servicios)
- Modificaciones Funcionales del Sistema (Con autorizacin
del Jefe de Departamento)
Administradores Centros
de Atencin.
- Parmetros del sistema (Usuarios, Servicios)
- Modificaciones Funcionales del Sistema (Con autorizacin
del Jefe de Departamento)
Jefes de rea - Parmetros del sistema (Usuarios, Servicios) con
autorizacin del jefe de Seccin.
Profesionales
Autorizadores delegados
por el Jefe de Servicio
- Parmetros de Sistema (Usuarios), con autorizacin del
jefe de Seccin y Administradores de Centros de Atencin
T!:'! No. 1 Po&ere A"ro:!c$/)
Sistemas de nformacin Soportados
CENTRO DE ATENCION SI7ESAI8CEB
BREAK POINT
INTE7RA
SICYPRO8
Calle 51 X X X
Proyecto Factibilidad IPS
CENTRO DE ATENCION SI7ESAI8CEB
BREAK POINT
INTE7RA
SICYPRO8
Clnica X X
Kennedy X X
Calle 48 X X
Floresta X
Urgencias_floresta X X
Suba X
Urgencias_suba X X
Quirigua X
Madrid X
Faca X
Cota X
Cha X
Soacha X
Bojaca
El rosal X
Cajic X
Melgar
Girardot
Granada hills X
Centenario X
Call center X X
Neps-calle51 X
T!:'! No. 2 S$#e(! &e I)1or(!c$/) ! So"or#!r
Requisitos para desarrollar solicitudes
Las definiciones de negocio se deben ver reflejadas en los sistemas de
informacin. Para definir un parmetro o una novedad en dichos sistemas se
deben cumplir con los siguientes requisitos:
La solicitud debe estar aprobada por los jefes autorizadores (segn tabla No.
1) y la solicitud debe corresponder al servicio que gestiona. Si existen
funcionarios delegados por estos autorizadores, las solicitudes deben estar
aprobadas por el jefe responsable del servicio.
La generacin de las solicitudes debe realizarse por medio de las
herramientas estipuladas para tal fin. Solo se aceptarn llamadas telefnicas
de los generadores de solicitudes siempre y cuando se hayan superado los
tiempos normales de espera para su diligenciamiento, por extrema necesidad,
por falla en las herramientas oficiales o por urgencia en la atencin de la
Proyecto Factibilidad IPS
solicitud, sin eximir la obligatoriedad de legalizar la solicitud mediante la
utilizacin de las herramientas mencionadas. Una vez tramitada la solicitud se
informar por Correo Electrnico al responsable del servicio, su resultado y las
medidas aplicadas para atenderlas.
Se atendern las solicitudes que tengan el formulario totalmente diligenciado
(requeridos por los sistemas). Cuando no est completa correcta la solicitud
se rechazar por las herramientas oficiales establecidas, informndole al
solicitante.
La informacin relacionada con las solicitudes deben cumplir con las
siguientes caractersticas:
mpacto Organizacional
B!Bo: Soporte realizado en un tiempo de 5 a 10 minutos. Resolutividad
rpida y bajo impacto operacional
Me&$o: Soporte funcional avanzado que exige intervencin de otros
actores., se debe responder mximo en 24 horas.
Para ntegra-Break Point los tiempos de respuesta estarn limitados a
la disponibilidad del proveedor de software.
A'#oF Por su impacto operativo requiere de un desarrollo o
mantenimiento por parte del proveedor de software.
Ur3e)#e: debe atenderse de forma inmediata siempre que las
condiciones para su desarrollo estn al alcance para su solucin. Para
estas solicitudes, es necesario informar la razn de la excepcin, se
cuantificarn y analizarn este tipo de solicitudes para el seguimiento
administrativo correspondiente.
Cualquier solicitud ser atendida segn su prioridad, acorde a la disponibilidad
de los recursos que sean requeridos. Es de tener en cuenta que para el
proceso de generacin de indicadores e informacin estadstica se debe
identificar el grado de complejidad para la generacin de los datos en caso de
que sea un reporte nuevo que no est incluido en el calendario de entrega de
informacin que se encuentre a la fecha.
Procedimiento para el diligenciamiento de la solicitud
Establecer de forma precisa la fecha de solicitud.
Establecer de forma precisa la fecha de entrega o terminacin de la
solicitud.
La informacin datos de la solicitud debe ser clara, precisa, explcita y
completa.
Proyecto Factibilidad IPS
Debe incluir los motivos o finalidad de la solicitud.
Periodicidad del requerimiento o si est regido por calendarios
preestablecidos.
Definir claramente los clculos y frmulas, si son requeridas (aplica para
informes, estadsticas e indicadores).
Los medios en los cuales se debe entregar el resultado de la solicitud
(impreso, magntico).
De ser necesario compartir la informacin o el resultado de la solicitud, se
deben definir los destinatarios adicionales, para garantizar la
confidencialidad de la informacin o solicitud.
Las solicitudes radicadas en horarios no hbiles es decir despus de las
6:00 p.m. (Lunes a Viernes) 2:00 p.m. (Sbados) solo se concluiran en la
siguiente jornada laboral, salvo prdida de capacidad operativa del servicio
ante cada del sistema.
Para aquellas solicitudes que requieran del soporte superior de otras reas de
la organizacin (Departamento de Tecnologas de la nformacin,
Mantenimiento Electrnico, Departamento de Procesos, Administracin
centros de atencin o clnica y actores externos a CAFAM) informaremos
sobre su estado y los tiempos de espera que tomar su diligenciamiento,
segn los acuerdos de servicios establecidos con esas dependencias.
Para habilitar los accesos a los sistemas de informacin, se requiere
aprobacin de los jefes autorizadores. Se estableci un protocolo especial
para la creacin de usuarios y administracin de contraseas con el
Departamento de Tecnologas de la nformacin para el acceso a la red
corporativa de CAFAM, de forma que se garantice la continuidad en la
prestacin de los servicios. A continuacin describimos algunos aspectos
importantes sobre este tema:
Las solicitudes relacionadas con creacin de usuarios se enviarn
con 12 horas de anticipacin, a excepcin de los usuarios Nueva
EPS quienes deben enviar la solicitud con 4 das de anticipacin,
segn acuerdo de servicio con el proveedor externo.
Las solicitudes de creacin de usuario se harn en los formatos
preestablecidos diligenciados en su totalidad; deben contener:
Nombre completo del usuario.
Nmero de empleado (Opcional, con legalizacin
posterior).
Nmero de identificacin.
Relacin contractual con Cafam (Tipo de contrato).
Proyecto Factibilidad IPS
Centro de costo correspondiente.
Fechas de vigencia de acceso a la red (fecha inicial y final
contrato).
Es responsabilidad de cada funcionario de Cafam que acceda a los sistemas
de informacin el manejo de su contrasea; esta es personal e intransferible;
se recomienda que la cambie la primera vez que ingrese al sistema y una vez
al mes como lo establece la clausula del manejo de los usuarios.
Segn el acuerdo celebrado con los Departamento de Tecnologas de la
nformacin y Talento Humano, no es necesario contar con el nmero de
empleado para la creacin de accesos a la red de Cafam y sus respectivos
sistemas.
La Seccin Sistema nformacin Salud es la nica rea que podr solicitar el
desbloqueo temporal de los usuarios mientras se realiza la gestin pertinente
ante Talento Humano.
Los usuarios Windows que se encuentren con contrato vencido sern
bloqueados al siguiente da hbil del cierre de novedades (das hbiles: lunes
a viernes).
Los usuarios Windows que hayan sido bloqueados, sern retenidos en la Base
de Datos de Usuarios por un trmino de treinta (30) das calendario, periodo
en el cual se espera que se hayan realizado los ajustes necesarios en Talento
Humano y se notifique al Departamento de tecnologas de la informacin,
sobre los nuevos nmeros de empleados de los usuarios cuando hayan sido
vinculados nuevamente. En caso de no ser notificado dicho nmero de
empleado dentro de los treinta (30) das calendario siguiente al bloqueo, se
proceder a eliminar el acceso del usuario de la red de CAFAM.
Los horarios de las reas involucradas en el proceso de creacin de usuarios
son:
El Departamento de Tecnologas de la nformacin realiza las tareas de
administracin de usuarios (series, Windows) dentro del horario 5x8
(cinco das x ocho horas), lunes a viernes entre las 8:00 a.m. y las 5:00
p.m., sin que queden pendientes de la Subdireccin Salud despus de
las 5:00 p.m. En caso que la solicitud llegue despus de las 5:00 p.m.,
ser tramitada el siguiente da hbil en el horario establecido.
El Departamento de Servicios Generales (Help Desk o Lnea 2000)
puede reactivar los usuarios inactivos y usuarios bloqueados dentro del
horario 6x12 (seis das x doce horas), lunes a sbado entre las 7:00
a.m. y las 7:00 p.m. En caso que una solicitud de este tipo llegue
despus de las 7:00 p.m., ser tramitada el siguiente da hbil en el
horario establecido.
Proyecto Factibilidad IPS
La Seccin Sistema nformacin Salud puede reactivar los usuarios en
los sistemas de la Subdireccin de Salud, dentro del horario 5x15
(cinco das x quince horas) de Lunes a Viernes entre las 6:00 a.m. y las
9:00 p.m. y Sbados entre las 6:00 a.m. y las 2:00 p.m. En caso que
una solicitud de este tipo, llegue despus de las 6:00 p.m. (Lunes a
Viernes) o 2:00 p.m. (Sbados), ser tramitada telefnicamente a
travs del celular de soporte de Mesa de Ayuda (315-3492429).
En condiciones normales los tiempos para la creacin de un usuario en el
sistema pueden oscilar entre cuatro (4) a seis (6) horas hbiles, exceptuando
los usuarios de los sistemas de informacin de Nueva EPS quienes deben
enviar la solicitud con 4 das de anticipacin.
Se establece un proceso de depuracin de los parmetros de los sistemas de
informacin, el cual queda reflejado en una matriz identificando responsables
y tiempos de ejecucin.
Cualquier queja, sugerencia o reclamo relacionado con los servicios de la
Seccin Sistema nformacin Salud debe tramitarse por intermedio de la
Jefatura de esta dependencia mediante comunicado al correo electrnico
dirigido a hcamacho@Cafam.com.co con copia a
asistemasalud@Cafam.com.co.
Cuando se hayan identificado y documentado errores en la ejecucin de
solicitudes por parte de la Seccin Sistema nformacin Salud, se dar inicio al
proceso corporativo establecido en el capitulo X del reglamento interno de
trabajo.
Para el desarrollo de las solicitudes de transporte de nuevas versiones de los
aplicativos al ambiente de produccin y/o la ejecucin de procesos especiales,
debern aplicarse los acuerdos celebrados con el Departamento de
Tecnologas de la nformacin con tres (3) das de anticipacin, los pasos a
produccin solo se autorizan para los das mircoles y jueves
ncidentes con los sistemas de informacin
Los incidentes relacionados con el funcionamiento de los sistemas de informacin
deben ser reportados a lnea 4000, Seccin Sistema nformacin Salud o por
intermedio del correo electrnico asistemasalud@cafam.com.co, en donde se le
otorgar un ticket de seguimiento y trazabilidad para el incidente reportado.
Los problemas de hardware deben ser reportados a la lnea 2000 (Help Desk) de
Mantenimiento Electrnico quien generar una orden para su respectivo trmite.
Proyecto Factibilidad IPS
Para un adecuado seguimiento a los incidentes, se debe proporcionar la siguiente
informacin para conocimiento de la situacin y desarrollo de la solucin:
Tipo de incidente (Medio de recepcin, proceso, cliente, producto)
Fecha de presentacin del incidente.
Mdulo del sistema donde se presenta.
Proceso del servicio afectado.
Responsables para resolver el incidente.
Establecer medidas contingentes al incidente.
Estimar duracin de la reparacin de la fallas.
3.3.5.1 Diseo Propuesto
Alternativas propuestas para la operacin del servicio:
El servicio hospitalario establece un modelo operativo que debe ser soportado por
un sistema de informacin que integre desde sus funcionalidades los procesos
asistenciales y financiero administrativos (transversalmente), habilitando la
gestin propia as como la integracin corporativa.
T!:'! No. 3 Mo&e'o Tec)o'/3$co 8o"$#!'!r$o
Proyecto Factibilidad IPS
Para ello se establece un modelo tecnolgico que supla dichas necesidades bajo
la perspectiva de un sistema de informacin nico que segn las definiciones
establecidas desde el comit estratgico de sistemas cumpla con las siguientes
condiciones:
Solucin estndar del mercado funcionando con xito en lo asistencial y
administrativo en entidades hospitalarias equivalentes.
La solucin debe estar integrada verticalmente en todo el servicio.
Suscripcin de contrato bajo la modalidad de arrendamiento mensual.
Las alternativas de soporte funcional identificadas son las siguientes:
Soporte en sitio presencial: Funcionarios dedicados de tiempo completo
a atender presencialmente los soportes reportando a la Jefatura de
Seccin.
Soporte centralizado con acceso remoto: Funcionarios atendiendo
telefnicamente los soportes aprovechando esquemas de acceso
remoto para atender peticiones.
Soporte mixto: Figura intermedia que permite desarrollar ambos
esquemas pero segn se desarrolle la evolucin de la implantacin y
estabilizacin de la solucin tecnolgica, iniciando con soporte en sitio
en fases de preparacin, puesta en marcha y posterior estabilizacin
reduccin de la cantidad de funcionarios para atender solicitudes de
forma remota bajo condiciones de estabilidad y curva de aprendizaje de
los usuarios del sistema ya culminada.
3.3.5.2 Diseo propuesto para el soporte operativo
Bajo la anterior perspectiva se establece el modelo de operacin de soporte
funcional que permita coordinar con el proyecto de la PS, el soporte funcional
para la implantacin, estabilizacin y continuidad del sistema de informacin.
El siguiente modelo de servicio est concebido para desarrollar las actividades
esenciales que contribuyen a la entrega oportuna, con calidad y eficiencia, de los
requerimientos hechos y las necesidades evidenciadas por la Seccin Sistema
nformacin, como rea responsable en la Subdireccin Salud de los proyectos
tecnolgicos, mantenimientos y soporte funcional a las aplicaciones de los
sistemas de informacin que soportan los procesos asistenciales, administrativos
y financieros.
Objetivos
Proyecto Factibilidad IPS
Planear, disear, desarrollar y monitorear el soporte funcional para los
procesos que favorezcan el desarrollo de los sistemas informticos de la
subdireccin de salud.
Mantener el sistema de informacin institucional integral de apoyo a la toma de
decisiones de la Subdireccin de Salud.
Apoyar el uso de aplicaciones de negocio y la resolucin de las dudas de
operacin de la funcionalidad del sistema.
Fomentar y velar por el buen aprovechamiento de los recursos de servicios
informticos.
Desarrollar un esquema de mejoramiento operativo tecnolgico para el soporte
a los servicios hospitalarios.
Orientar y canalizar el desarrollo de los diversos soportes tecnolgicos
relacionados con los sistemas de informacin de la subdireccin de salud,
para su desarrollo coherente.
Garantizar los procedimientos de control para la actualizacin de los sistemas
de informacin usados por los funcionarios de salud derivados de cambios de
norma y/o respectiva actualizacin.
nformar necesidades estructurales para el mejoramiento del proceso.
Establecer mecanismos de control y comunicacin para la generacin de
indicadores de nuestro servicio para el control de la operacin.
Descripcin General
El modelo de servicio de la Seccin Sistema nformacin Salud est enmarcado
en los objetivos estratgicos de la Subdireccin y en las caractersticas de
resolutividad, calidad y oportunidad definidas por la seccin y se manifiesta en
una serie de actividades para soportar la infraestructura tecnolgica, desde el
soporte funcional de los aplicativos y programas, la gestin integral a los
mantenimientos, actualizacin de los sistemas de informacin y sus parmetros,
la gestin de proyectos tecnolgicos y generacin de indicadores, estadsticas e
informes operacionales, hasta la entrega o solucin a satisfaccin de las
necesidades de los servicios, optimizando el recurso humano, administrativo y
financiero.
Condiciones necesarias para desarrollar el modelo
Norma Administrativa de Sistemas, documento marco, sobre el cual se
establecen reglas generales de operacin de la Seccin Sistema nformacin
Salud y relaciones con clientes y proveedores internos.
Proyecto Factibilidad IPS
Procedimientos, que incluyen las rutas de operacin de la Seccin, as como
los medios de interaccin al interior.
Procedimiento Administracin de Parmetros Sistemas Salud
Procedimiento Soporte Funcional Sistemas Salud
Procedimiento Anlisis mplementacin Sistemas
Polticas, documentos que enuncian los controles y directrices para el
desarrollo de los procesos en la seccin.
Poltica Direccionamiento de Proyectos Tecnolgicos
Poltica Actualizacin Parmetros
Formatos y herramientas de trazabilidad, estos instrumentos permiten registrar
todas las solicitudes, desarrollos y respuestas que se procesan desde la
Seccin Sistemas nformacin Salud.
Formatos de especificaciones funcionales, incluidos en la metodologa
Herramienta de seguimiento y control (Controla)
Mecanismos de control y seguimiento, son herramientas que permiten
monitorear el comportamiento de la gestin interna de la Seccin Sistema
nformacin Salud, como de los proveedores internos y externos que soportan
los sistemas de la Subdireccin Salud.
Constitucin de acuerdos de servicio con clientes y proveedores, estipulando
funciones, responsabilidades, tiempos de respuesta y esquemas de
escalamiento.
Sistemas de nformacin a soportar
SGESA
HCEB: Sistema de informacin que apoya la gestin ambulatoria mediante
el uso de historia clnica electrnica.
SERES: Sistema de informacin usado para apoyar los procesos
administrativos de la consulta externa mediante la integracin del sistema a
la historia clnica SGESA.
AUTORZACONES
ORACLE: Sistema autorizador de servicios para prestadores externos.
SGA: Sistema de autorizador de servicios para prestadores internos.
PLATAFORMAS WEB
FAMSANAR: Validador de derechos de usuarios de FAMSANAR.
RUAF: Sistema para registro de nacimientos y fallecimientos.
CMS: Sistema integral para la gestin de cuentas por pagar
Proyecto Factibilidad IPS
BREAK PONT: Sistema de informacin que apoya los procesos
administrativos del negocio CAFAM-NEPS
NTEGRA: Sistema de informacin que apoya los procesos asistenciales del
negocio CAFAM-NEPS.
SCYPROH: Sistema de informacin usado para apoyar los procesos
administrativos y clnicos hospitalarios mediante la integracin del sistema a la
historia clnica.
DATALAB ENTERPRSE: nterfaz para el registro de autorizacin de ordenes
de servicio de laboratorio, toma de muestra y reporte de los resultados.
Solicitud y Requerimientos
Todas las solicitudes o requerimientos deben ingresar va correo electrnico al
buzn corporativo asistemasalud@Cafam.com.co o va telefnica al PBX: 310
5111 Ext. 4000 y dependiendo el procedimiento, debe cumplir los requisitos para
atender dicha solicitud.
El marco de accin de este modelo se circunscribe en tres grandes esquemas
que abarcan los procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades
de la Seccin Sistema nformacin Salud, bajo la responsabilidad de la jefatura de
la seccin, apoyado de un lder tecnolgico para cada proceso.
Descripcin de la solucin operativa
Modelo de Servicio Propuesto
Proyecto Factibilidad IPS
Tabla No. 4 Modelo General Propuesto
Roles
Jefe Seccin Sistema nformacin Salud
Desarrollar desde el mapa estratgico de la subdireccin de salud la
planeacin tecnolgica integrndola con los proyectos en curso, valorando su
impacto y coherencia.
Negociar directamente con los servicios, las necesidades referentes al sistema
de informacin en la PS Cafam acorde a los requerimientos debidamente
formalizados desde el comit operativo.
Auditar los procesos de soporte y cumplimiento de niveles y estndares de
servicio de los proveedores.
Generacin y desarrollo del ciclo PHVA de los sistemas de informacin.
Generar propuestas que den solucin a las necesidades de la operacin.
Recibir y tomar acciones expeditas sobre las quejas y sugerencias referentes
al servicio de soporte prestado por la seccin.
Lder Asistencial y/o Operativo
Proyecto Factibilidad IPS
Solicitar, segn los conductos establecidos en la norma administrativa de
sistemas, la atencin y solucin a necesidades puntales del servicio (mejoras,
mantenimientos, parametrizaciones), a la seccin sistemas de informacin
salud.
Participar activamente en el desarrollo de las pruebas de acuerdo a los
cambios solicitados a los sistemas de informacin.
Practicantes Universitarios
Participar activamente en el desarrollo de las pruebas de acuerdo a los
cambios solicitados a los sistemas de informacin.
Realizar la documentacin correspondiente a los cambios solicitados en el
sistema.
Modelo Operativo Soporte Funcional
T!:'! No. - Mo&e'o So"or#e F*)c$o)!' Pro"*e#o
El modelo operativo establecido por la Seccin Sistemas de nformacin busca
integrar la operacin de la Subdireccin Salud cubriendo la demanda de
solicitudes de soporte funcional de los sistemas de informacin de la Subdireccin
Salud que ingresan va telefnica a la lnea 4000 o por correo electrnico al buzn
corporativo asistemasalud@Cafam.com.co.
Perspectiva de Procesos
Proyecto Factibilidad IPS
Lder de Soporte: Profesional responsable de administrar y controlar el correcto
desarrollo de los procesos de la mesa de ayuda.
Controlar y verificar que cada una de las solicitudes y asignaciones a
funcionarios encargados del trmite tenga en cuenta los siguientes criterios:
Volmenes de trabajo y otras funciones asignadas.
Conocimiento y dominio tcnico, procedimientos y sistemas de informacin.
Complejidad de las solicitudes relacionadas con los tiempos de respuesta.
Responsables de los procesos tecnolgicos.
Brindar soporte avanzado/Back office, segn la demanda y tipificacin de los
casos recibidos por el soporte exprs.
Coordinar las acciones conjuntas entre los responsables de los procesos
tecnolgicos y el soporte avanzado, para generar una adecuada resolutividad
en todos los casos que lo requieran
Controlar la solucin de todos los casos que ingresen por lnea 4000 o buzn
corporativo.
Evaluacin de actitud, calidad y oportunidad del servicio.
Generar los indicadores y reportes de gestin del total de los requerimientos,
trmites, ejecuciones y respuestas de acuerdo con lo estipulado en el captulo
de indicadores para presentarlos a la Jefatura de la Seccin.
Soporte Exprs: Este tipo de soporte se recibe nicamente por va telefnica y
refiere a la atencin y solucin de casos que no requieren soporte de nivel
superior. Su respuesta debe generarse en lnea en un tiempo inferior o igual a 10
minutos.
Los funcionarios encargados de este tipo de soporte deben:
Atender todas las llamadas que ingresen a la lnea 4000
Radicar la totalidad de llamadas que ingresan va telefnica, en la
herramienta controla y asignar la etiqueta para llevar la trazabilidad de todos
los casos; incluir y adjuntar la informacin completa del caso para poder
iniciar la ejecucin de la tarea y darle solucin en la instancia
correspondiente.
Tramitar, ejecutar y dar solucin a los casos que lleguen a la lnea 4000 y
que por tipificacin y/o conocimiento tenga la capacidad de ejecucin.
Transferir a otra instancia de Soporte Avanzado/Back office, las solicitudes
tipificadas de mayor complejidad, haciendo seguimiento a la aceptacin y al
estado de todos los casos.
Proyecto Factibilidad IPS
Soporte Avanzado/Back Office: Este tipo de soporte hace referencia a la atencin
y solucin de casos que demandan ms de 10 minutos de atencin en la lnea
y/o soporte de nivel superior para dar respuesta a casos transferidos desde
Soporte Exprs o que ingresan por el buzn asistemasalud@Cafam.com.co.
Administrar el buzn Corporativo donde llegan las solicitudes que no
ingresan va telefnica.
Radicar el total de las solicitudes que ingresen al buzn corporativo en la
herramienta CONTROLA y asignar el consecutivo de control (tiquete) para
llevar la trazabilidad en todos los casos.
Establecer incluir y adjuntar la informacin detallada completa del caso para
poder iniciar la ejecucin de la tarea y darle solucin en la instancia
correspondiente.
Analista responsable del Servicio: Atencin y solucin de casos que requieren
soporte de nivel superior fuera de la capacidad de resolucin del soporte
Avanzado o que exista dependencia hacia un tercero interno o externo de la
organizacin.
Atender de manera personalizada de las solicitudes de las reas de servicio
Mantener una comunicacin oportuna y efectiva con las reas de servicio
impactadas por los sistemas.
Controlar, revisar y reportar el estado de las solicitudes radicadas al
administrador del sistema de informacin.
Registro y reporte de solicitudes y actividades.
Medir la calidad de informacin suministrada al servicio, a travs de muestreos
en das especficos y contra histricos.
Emitir conceptos ejecutivos de variaciones en la informacin y/o los registros y
montos, para el solicitante de la informacin.
Para identificar con ms claridad cada uno de roles antes mencionados nos
podemos remitir al detalle del procedimientos que se encuentra en el archivo
"Soporte Funcional Sistemas Salud que describe el procedimiento
correspondiente, para la atencin telefnica se maneja el protocolo de atencin
descrito en el documento "Guin Soporte en Lnea que describe el protocolo y
actividades para la atencin telefnica.
Proyecto Factibilidad IPS
Esquema de Escalamiento
T!:'! No. ; N$%e'e &e ec!'!($e)#o
El esquema de escalamiento propuesto podra variar con la implementacin y
necesidades de la herramienta SAP.
Perspectiva Administrativa
Dentro de la administracin del modelo, se incluyen varios mecanismos para la
gestin y control de la operacin en el desarrollo de los procesos de la mesa de
ayuda con unos acuerdos de servicios que se establecern con la PS.
ndicadores: Con el nimo de crear mediciones para establecer la calidad de
atencin con la cual se est prestando un servicio con calidad y oportunidad,
buscando de esta forma una mejora continua.
Poltica de permisos: Herramienta para el control de los permisos y licencias a los
actores en el proceso de soporte, lo anterior tendr como base los documentos
escritos por la corporacin par dicho trmite, entre los que estn:
Reglamento interno de trabajo Captulo V, Artculo 37, 38 y 39.
http://sgcdocumentos.Cafam.dom/C8/Reglamento%20nterno%20de
%20Trabajo/default.aspx.
Cronograma de rotacin de mesa de ayuda: Cronograma mensual de rotacin
de los funcionarios que trabajan en la mesa de ayuda, cuya programacin se
Proyecto Factibilidad IPS
actualiza en el l formato rotacin mesa de ayuda.xls, que es enviado por correo
electrnico a todos los servicios involucrados en el soporte tecnolgico.
Controla: Sistema de informacin para realizar el registro, seguimiento, control,
trazabilidad de cada una de las solicitudes que se realizan a la seccin,
adicionalmente permite llevar un adecuado seguimiento de cada uno de los
casos as como la obtencin de indicadores en la atencin de mesa de ayuda.
Modelo Operativo Mantenimientos Sistemas
T!:'! No. @ Mo&e'o M!)#e)$($e)#o Pro"*e#o
Ejecutar las actividades requeridas para cambios, creacin y actualizacin de los
parmetros que rigen los sistemas de informacin de la Subdireccin Salud
derivados de solicitudes de las unidades estratgicas de servicio, variaciones en
polticas, normatividad cambios internos. Para este modelo operativo
tendremos en cuenta los siguientes tipos de mantenimiento:
Mantenimiento Perfectivo: La realizacin permanente del ciclo PHVA para las
funcionalidades de los sistemas de informacin con el objetivo de mejorar o
aadir nuevas caractersticas para llevarlo a un mayor nivel de evolucin
funcional
Mantenimiento Adaptativo: La adaptacin de los sistemas de informacin a los
cambios en su entorno con el objetivo de aprovechar las innovaciones
tecnolgicas potenciando los procesos de la organizacin.
Proyecto Factibilidad IPS
Mantenimiento Correctivo: Correccin a los defectos detectados durante la
ejecucin de los procesos en los sistemas.
Mantenimiento Preventivo: Revisin de los sistemas de informacin para la
actualizacin permanente de parmetros.
Perspectiva de Procesos
Lder de Mantenimientos: Realizar actividades relacionadas con el mantenimiento
a los sistemas de informacin, proponiendo y realizando mejoras, con el fin de
garantizar procesos agiles con informacin confiable y oportuna.
Atender de manera personalizada de las solicitudes de las reas de servicio
Efectuar solicitudes de ajustes a los sistemas de informacin por mal
funcionamiento del mismo, realizando una evaluacin de viabilidad.
Ejecutar las actividades de mantenimiento de los sistemas de informacin de
la Subdireccin Salud con el fin de garantizar su vigencia y disponibilidad
Asesorar a Jefaturas, funcionarios y/o usuarios CAFAM, en los temas
relacionados con cambios en el sistema para llegar a la elaboracin de una
solicitud coherente y eficaz.
Registro, control y reporte de los mantenimientos que se realicen sobre los
Sistemas de nformacin.
Medir la calidad de informacin suministrada al servicio, a travs de muestreos
en das especficos y contra histricos.
+lan ,ecnolgico: Es un proceso dinmico y reflexivo que se elabora en la
Corporacin para evaluar el potencial de ventajas tecnolgicas. Los planes
tecnolgicos estn basados en la misin de la empresa y aseguran la clarificacin
de las metas tecnolgicas, elaborando proyectos con prioridades de inversin,
desarrollo y puesta en produccin, manteniendo siempre evaluacin en los
resultados obtenidos.
$studio de -ia'ilidad: El proceso de estudio de viabilidad de un proyecto se
elabora en dos etapas, en la primera evalan aspectos como coherencia,
pertinencia, validez de los datos y completitud del mismo, para este estudio se
deben tener en cuenta algunos requisitos metodolgicos al momento de realizar
la evaluacin, tales como: objetividad, imparcialidad, confiabilidad, oportunidad,
utilidad, retroalimentador y costo/eficaz. En la segunda se realizara la evaluacin
ante el comit tecnolgico correspondiente, en el cual se revisarn aspectos
importantes como pertinencia, eficacia, eficiencia, sostenibilidad.
Recepcin del mantenimiento: Todas las solicitudes de mantenimiento, deben
ingresar va correo electrnico al buzn corporativo
asistemasalud@Cafam.com.co, estas pueden tener dos orgenes, el primero de
las Unidades Estratgicas de Servicio las cuales deben diligenciar el formato
Proyecto Factibilidad IPS
Solicitud Requerimientos Tecnolgicos en su totalidad de acuerdo con lo
estipulado en el procedimiento Procedimiento_AdmonParametrosSistemSalud, la
segunda desde la poltica de actualizacin de parmetros. Cada una de estas
solicitudes ser asignada al Lder de Mantenimiento quien debe realizar una
evaluacin de viabilidad en conjunto con el Departamento de nformtica si es
necesario. De acuerdo al anterior estudio, la solicitud puede pasar a diferentes
etapas, de acuerdo a la complejidad del mismo:
Para actualizacin de parmetros, pasa a ejecucin del mismo, no es
necesario paso a comit interno.
Para cambio en el sistema siempre se debe ser evaluado en el comit
interno, en donde se evala el costo y tiempo de desarrollo, si el costo
supera ms de los 50 SMMLV y su tiempo de desarrollo es mayor a 3
meses debe aplicarse el proceso para proyectos tecnolgicos de lo
contrario se inicia el proceso de desarrollo del mantenimiento
correspondiente.
.esarrollo del mantenimiento: En esta etapa, se inicia la ejecucin del
cronograma acordado, adoptando la Metodologa de requerimientos funcionales
para sistemas de informacin salud, cumpliendo con todas las condiciones,
requisitos y validaciones contempladas en sta, aplicando la poltica de
desarrollos.
+rue'as: Este paso se desarrollara con base en el documento de especificacin
de requerimientos en conjunto con la persona responsable de la solicitud y se
tendr participacin de aprendices universitarios. De acuerdo con su complejidad
se debe determinar si es necesario desarrollar pruebas de estrs en las cuales
debe participar el Departamento de nformtica.
Entrega solucin al mantenimiento: De acuerdo con lo estipulado en el
procedimiento Anlisis e implementacin de mejoras para sistemas de
informacin salud, se documenta, informa y divulga la respuesta a satisfaccin
del requerimiento y se autoriza el pago del mismo como se estipula en la poltica
de desarrollos.
La informacin detallada del procedimiento se encuentra en el documento
"Procedimiento_AdmonParametrosSistemSalud el cual especifica los actores y
las actividades correspondientes.
Perspectiva Administrativa
Dentro de los controles de que se desarrollan en este modelo se encuentran:
Proyecto Factibilidad IPS
+oltica de Actuali/acin de +ar0metros: Para garantizar que el sistema de
informacin se encuentre actualizado con se establece con el responsable de
cada proceso realizar peridicamente verificaciones y actualizaciones de los
parmetros del negocio. El detalle sobre la misma se encuentra en el documento
"Politica de actualizacin de parmetros.
+oltica de desarrollos: Para controlar los procesos de solicitud, aprobacin,
desarrollo, pruebas, puesta en produccin y autorizacin de pago de los
requerimientos realizadas, se establecen las actividades y responsables
garantizando su desarrollo y su optima gestin financiera. El detalle sobre el
mismo se encuentra en el documento
"Politicadireccionamientoproyectostecnologicos.
Indicadores: Permiten controlar el desarrollo de los mantenimientos, basado en
mediciones de oportunidad y calidad, con el objetivo de garantizar el
cumplimiento de los compromisos trazados en el cronograma (alcance, tiempo,
dinero).
Comit Interno: Est compuesto por el jefe de la seccin, lder de soporte, lder
de mantenimientos y lder de proyectos teniendo a su cargo las siguientes
actividades:
Realizar evaluacin de viabilidad a los proyectos y solicitudes de
mantenimiento.
Establecer cronogramas y responsables para el desarrollo de las actividades.
Evaluar el desempeo de los sistemas y avance en el desarrollo de los
cronogramas, mediante el seguimiento a los indicadores de oportunidad,
estableciendo segn corresponda las penalizaciones a los terceros derivadas
del incumplimiento de dichos acuerdos.
Comit operati#o de seguimiento: Est compuesto por analistas responsables
de los proyectos o mantenimientos, jefe de la seccin y tendr a su cargo las
siguientes actividades:
Establecer de manera peridica sesiones de seguimiento a los avances en
el desarrollo de las actividades o los proyectos.
ntegrar en los procesos de seguimiento a los responsables de la solicitud de
proyecto o mantenimiento.
Validar el desarrollo de la metodologa de implantacin de sistemas para la
aprobacin de las nuevas versiones a produccin.
Servir como nico mecanismo de control de versiones (nuevos desarrollos en
el sistema de informacin).
Proyecto Factibilidad IPS
Modelo Operativo Proyectos Tecnolgicos
T!:'! No. C Mo&e'o Pro,ec#o Pro"*e#o
Se consideran proyectos tecnolgicos, todas las solicitudes derivadas de
definiciones y necesidades Estratgicas de Negocio de la Subdireccin Salud o
corporativas, las cuales se estructuran en un plan tecnolgico (estratgico u
operativo), el cual una vez aprobado por las Jefaturas de Departamento
correspondientes o Subdirector de Salud, se desarrollan bajo los lineamientos
corporativos del Departamento Administrativo de Proyectos.
Perspectiva de Procesos
Recepcin del requerimiento: Todas las solicitudes o requerimientos de proyectos
tecnolgicos, deben ingresar va correo electrnico al buzn corporativo
asistemasalud@Cafam.com.co con el respectivo formato Solicitud
Requerimientos Tecnolgicos.
En la siguiente fase, la jefatura de la Seccin, en comit interno con sus lderes
tecnolgicos, evalan, la pertinencia, la viabilidad tecnolgica del proyecto y el
costo beneficio, precisando en esa instancia, si la solicitud aplica como un
proyecto tecnolgico, un mantenimiento a los sistemas de informacin u obedece
a un soporte funcional a los sistemas de informacin.
Proyecto Factibilidad IPS
El requerimiento es definido como proyecto tecnolgico, en reunin con la
Jefatura de Departamento Administrativo Salud, se aprueba y se fijan fechas de
cronograma para el desarrollo y entrega del producto.
.esarrollo del proyecto: En esta etapa, se inicia la ejecucin del cronograma
acordado, adoptando la metodologa de requerimientos funcionales para sistemas
de informacin, cumpliendo con las condiciones, requisitos y validaciones
contempladas en sta.
$ntrega solucin del re)uerimiento: De acuerdo con lo estipulado en el
procedimiento Anlisis e mplementacin de Sistemas, se documenta, informa y
divulgar la respuesta a satisfaccin del requerimiento.
Perspectiva Administrativa
Dentro de los estndares, controles y normas a tener en cuenta para el desarrollo
del modelo se encuentran:
Metodologa del .A+ (.epartamento Administrati#o de +royectos):
Metodologa Corporativa que busca gestionar eficientemente los proyectos de la
Organizacin para que garantice el cumplimiento de los objetivos de los mismos
y faciliten el logro de los objetivos estratgicos.
Metodologa re)uerimientos funcionales: Mtodo para guiar el proceso para la
solicitud de requerimientos funcionales para el desarrollo de proyectos de
sistematizacin basado en principios disciplinados de desarrollo de software y las
fases fundamentales que lo caracterizan: planeacin, definicin funcional,
definicin tcnica, mejoramiento, puesta en marcha, modelamiento, desarrollo y
pruebas.
Matri/ de seguimiento de costo: Formato que permite realizar seguimiento del
costo proyectado versus el costo ejecutado.
Mecanismos de control y seguimiento
Para poder generar un control, y seguimiento estricto de las actividades y
procedimientos de soporte realizados por la Seccin, se establecen los siguientes
mecanismos de control:
Metodologa del DAP
Proyecto Factibilidad IPS
Metodologa requerimientos funcionales
Poltica de desarrollos,
Comit nterno.
Comit operativo de seguimiento
Herramienta seguimiento y control, Controla
ndicadores de productividad, resolucin y Calidad
Reporte y documentacin de pruebas.
Calendario de indicadores y reportes.
ndicadores
NOMBRE DEL
INDICADOR
DESCRIPCIN
DELINDICADOR
PERIODICIDAD FUENTE
OPORTUNDAD
Porcentaje de gestin a
requerimientos de
sistemas hacia usuario
final.
Mensual
Matriz de Seguimiento-
Sistema de nformacin
Controla
Porcentaje de gestin a
requerimientos por parte
del tercero.
Mensual
Matriz de Seguimiento-
Sistema de nformacin
Controla
RESOLUTVDAD
Porcentaje de
requerimientos atendidos
en el mes.
Mensual
Matriz de Seguimiento-
Sistema de nformacin
Controla
CALDAD
Promedio de calificaciones
de muestreo por encuesta
de los servicios prestados
por la seccin
Mensual Encuesta de Calidad
T!:'! No. G I)&$c!&ore &e "ro&*c#$%$&!&
Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio
Para el desarrollo del modelo operativo sugerido se requiere de una estructura
tecnolgica basada en herramientas de comunicacin telefnica, equipos de
cmputo, impresoras, software de apoyo remoto, software de registro y control de
la operacin y generacin de indicadores de productividad del rea.
Proyecto Factibilidad IPS
T!:'! No. 10 Pro"*e#! T<c)$c! "!r! '! $("'!)#!c$/)
Decr$"c$/) C!)#$&!& C!r!c#er6#$c!
Operador de sistemas de informacin 3
Perfil con conocimientos en
legislacin de salud y sistema de
informacin de salud
Analista de Sistemas Salud 1
Responsable desde la subdireccin
de salud para la implantacin
Administrador Tecnologas de
nformacin
1
Responsable desde la subdireccin
de calidad para la integracin de la
plataforma tecnolgica corporativa
Analistas proveedor 2
Responsable desde la firma
proveedora para el desarrollo del
proyecto
Facilitadores del servicio
Facilitadores de procesos
3
2
Responsables de garantizar los
procesos en el sistema,
parametrizacin y desarrollar
capacitacin al usuario final.
Computadores Desktop
12 Lenovo, dos de los equipos un
mpresoras Laser
1 Lexmark E460dn
Telfonos o Diademas
(5 extensiones y 2 fijos)
5
Diademas
2 Fijos
Diademas telefnicas para
operacin manos libres
Software de control remoto 7
Software corporativo de comunicaciones
OCS 7
Permite la comunicacin con sedes
centrales y soporte avanzado
Red de comunicaciones LAN
Red de comunicaciones WAN
Horario de Atencin de Lunes a Viernes
6:00AM a
9:00 PM
Soporte presencial
Horario de Atencin Sbados
6:00AM a
2:00 PM
Soporte presencial
Soporte con disponibilidad Mvil 7X24
7X24 los
365 das
de la
semana.
Soporte va celular y presencial si
se requiere.
T!:'! No. 11 Pro"*e#! #<c)$c! "!r! o"or#e "o# e#!:$'$.!c$/)
Proyecto Factibilidad IPS
Decr$"c$/) C!)#$&!& C!r!c#er6#$c!
1#erador de sistemas de
informacin
5 Perfil con conocimientos en legislacin
de salud y sistema de informacin de
salud
Analista de /istemas /alud 6 Res#onsa(le desde la su(direccin de
salud #ara la im#lantacin
Com#utadores 7es2to# 8 Lenovo" dos de los e&ui#os un
-m#resoras Laser 6 Lexmar2 E9:;dn
4el%fonos o 7iademas
(5 extensiones 6 directo
5 7iademas
6 *i!os
7iademas telefnicas #ara o#eracin
manos li(res
/oft<are de control remoto 8
/oft<are cor#orativo de
comunicaciones 1C/
8 Permite la comunicacin con sedes
centrales y so#orte avanzado
=orario de Atencin de Lunes
a >iernes
::;;A3 a ?:;;
P3
/o#orte #resencial
=orario de Atencin /'(ados ::;;A3 a 5:;;
P3
/o#orte #resencial
/o#orte con dis#oni(ilidad
3vil @A59
@A59 los 8:B
das de la
semana0
/o#orte va celular y #resencial si se
re&uiere0
T!:'! No. 12 Re0*er$($e)#o Pro"*e#! T<c)$c! "!r! '! $("'!)#!c$/)
T!:'! No. 13 Re0*er$($e)#o Pro"*e#! T<c)$c! "!r! o"or#e "o# e#!:$'$.!c$/).
Decr$"c$/) U:$c!c$/)
Ere!
(2
P*e#o &e
#r!:!Bo
O:er%!c$o)e
Puestos de trabajo Administracin 24
12 (grupo de
trabajo
implantacin)
Requiere red de
datos, red
telefnica y red
elctrica,
escritorios y sillas.
Archivador Administracin 1
Sala de reuniones Administracin 6 1
Requiere red de
datos, red
telefnica y red
elctrica y mesa de
trabajo con 8
puestos.
Proyecto Factibilidad IPS
3.3.5.3Escenarios Econmicos

Los requerimientos y costos, para la implementacin de los sistemas y soporte
funcional de la PS, se divide desde la post-implementacin por $87 millones y la
implementacin por $448 millones, datos que alimentaron las diferentes
simulaciones financieras.
Decr$"c$/) U:$c!c$/)
Ere!
(2
P*e#o &e
#r!:!Bo
O:er%!c$o)e
Puestos de
trabajo
Administracin 8
3 (soporte post
estabilizacin)
1 Puesto de
trabajo eventual,
para labores del
Analista
Requiere red de
datos, red
telefnica y red
elctrica, escritorios
y sillas
Archivador Administracin 1
Sala de
reuniones
Administracin 6 1
Requiere red de
datos, red
telefnica y red
elctrica y mesa de
trabajo con 8
puestos
Proyecto Factibilidad IPS
3.-.2. M!)#e)$($e)#o "!r! co("*#!&ore e $("reor! , o"or#e re(o#o
ntroduccin
La PS en la actualidad no cuenta con equipos e impresoras para el desarrollo del
proyecto, tampoco tiene un proveedor o esquema soporte definido.
T!:'! No.1 Le%!)#!($e)#o &e $)1or(!c$/)
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e
Computadores Desktop 0 Evaluar su compra
Computadores Laptop 0 Evaluar su compra
mpresoras Laser 0 Evaluar en Outsourcing
Tcnicos de soporte HW
SW Computadores
0 Definir tipo de soporte
Tcnicos de soporte
mpresoras
0
Definir soporte en
Outsourcing
Horario de Atencin de
Lunes a Sbado
7:00AM a 7:00 PM Requerido
Soporte con
disponibilidad Mvil
7X24
7X24 los 365 das de la
semana.
Requerido
3.5.2.1 Diseo Propuesto
Alternativas propuestas para la operacin del servicio:
Cafam cuenta en la actualidad con el proceso de Gestin de Mantenimiento, el
cual incluye los siguientes procedimientos:
Planeacin y Programacin de Mantenimiento: planear y programar los
mantenimientos preventivos para la maquinaria, equipos, infraestructura y
sistemas de comunicacin, responsabilidad del Departamento de Servicios
Generales, con el fin de prevenir fallas en su funcionamiento y dar
cumplimiento a los planes de mantenimiento.
Recepcin de solicitudes: recibir las solicitudes del cliente para registrarlas
confiablemente y generar un nmero de orden mediante el cual el usuario
pueda hacer seguimiento a su requerimiento.
Recepcin e nstalacin de Maquinaria y Equipo: realizar la recepcin e
instalacin de la maquinaria y equipos responsabilidad del Departamento de
Servicios Generales y entregarlos en correcto funcionamiento a las Unidades
Organizacionales correspondientes, en el tiempo establecido para ello y con
las caractersticas solicitadas por el usuario.
Proyecto Factibilidad IPS
Prestacin del Servicio: realizar las actividades necesarias para solucionar
oportunamente los requerimientos de las Unidades Organizacionales de
acuerdo a las prioridades establecidas, de tal forma que no se vean afectadas
sus labores diarias.
Verificacin e nterventora de Mantenimiento: realizar seguimiento a las
labores efectuadas en el mantenimiento preventivo y correctivo de la
maquinaria, equipos, infraestructura y sistemas de comunicacin garantizando
la calidad y el cumplimiento del servicio.
Trmite de Facturas: tramitar oportunamente los documentos entregados por
los proveedores de servicios y/o de repuestos o partes garantizando que el
cobro corresponde a los valores acordados en la negociacin.
3.5.2.2 Diseo propuesto para el soporte operativo
+ 26/10/2010
Se busca una posible solucin
remota
No se puede resolver
Remotamente se asigna
tcnico para solucionar
problema en sitio.
Problema resuelto.
Se necesitan repuestos.
Se realiza cotizacin, aprobacin
y disponibilidad de los Mismos.
Instalacin de Repuestos
Recepcin de
Solicitudes
Soporte Correctivo
PCF04 Gestin de Mantenimiento
Proyecto Factibilidad IPS
Funciones bsicas mantenimiento y soporte de:
PCS, mpresoras y Equipos de POS
Equipos de Seguridad
Redes de voz y datos
Equipos de Voz y datos
UPS
nterventora de redes elctricas, de voz y datos
Operacin de conmutadores
Como solicitar soporte
Se ofrece soporte tcnico de lunes a viernes entre las 6 A.m. y las 9 P.m.
Sbados de 6:00 A.m. y las 3 P.m.
Domingo y festivos 10 A.m. y las 3 P.m.
Nos pueden contactar en nuestra Lnea 2000 6468000 Ext. 2000 o por correo
Electrnico Helpdesk@Cafam.co
Disponibilidad
Si la solicitud es de emergencia en horario no hbil marque 6468000 Ext. 2000 y
escoja el men
1 Mantenimiento Locativo
2 Mantenimiento Electrnico
a) Soporte POS
b) Redes y comunicaciones
c) Seguridad Electrnica
d) Sistema Salud
Proyecto Factibilidad IPS
Recepcin de Solicitudes
Lnea de atencin a usuarios CAFAM 6468000 Ext. 2000
Correo Electrnico Helpdesk@Cafam.com.co
Para solicitar servicio se debe tener en cuenta
Activo fijo del equipo que se reporta (Hoja de Vida)
Persona de contacto (Responsable de los Equipos)
Numero de Empleado
Serie del Fabricante
Marca, Modelo
Dao que se Reporta
Localidad
Ubicacin del Equipo Fsica (Caja 10 Medicamentos)
Tomar nota sobre el numero de la solicitud, para poder realizar seguimiento
Servicio Remoto
Nuestros tcnicos ubicados en la mesa de ayuda llamaran de nuevo al usuario
para realizara un procedimiento de diagnstico con el fin de dar solucin o
entregar un informe completo sobre la avera.
Para este tipo diagnostico solicitamos la colaboracin a nuestros usuarios en
realizar los procedimientos indicados por el Tcnico.
Esto nos ayuda a entregar Soluciones Remotas
No incurrir en gastos innecesarios
Enviar el tcnico ms apropiado para esta labor
Optimizar el tiempo de respuesta
Tcnico en sitio
Se enva tcnico para prestar el soporte en el sitio de la avera, o si la cantidad
de equipos es alta por ubicacin, se asigna tcnico permanente en el lugar con el
propsito de evitar desplazamientos.
Solicitamos la colaboracin para el tcnico que los visita en los siguientes
aspectos:
Atender en el menor tiempo posible al tcnico
Proyecto Factibilidad IPS
ndicarles el sitio de la avera o la maquina averiada
Prestar un computador para enviar el informe tcnico sobre la avera
Firmar el documento de la visita
Diligenciamiento de la encuesta de satisfaccin
Solicitud de repuestos
De acuerdo con el diagnstico del tcnico y su respectiva
aprobacin por el coordinador encargado proceder a cotizar.
Se elige la cotizacin de mejor precio, tiempo de garanta,
tiempo de entrega.
Los repuestos dependen de la disponibilidad de los mismos en el mercado,
tambin se pueden establecer contratos de soporte que incluyan repuestos, o si
se van a tener equipos nuevos, se pueden adquirir con 4 o 5 aos de garanta que
incluye repuestos en sitio.
nstalacin de Repuestos
Se entrega repuesto al tcnico para
proceder a instalarlo y realizar la entrega
del servicio al usuario, con cualquiera de
las modalidades definidas.
Problema Resuelto
La solucin se puede dar en forma remota o en sitio. para
poder concluir la orden de servicio y para dar
cumplimiento a nuestro sistema de gestin calidad se
debe diligenciar la encuesta de satisfaccin
Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio
Para la propuesta tcnica se tiene como base el planteamiento realizado por
Cafam rea de Salud en la cual se definieron una cantidad de equipos mnima y
mxima segn los estndares manejados por el servicio. Adicionalmente,
partimos de una base instalada de equipos nuevos que contarn con garanta de
repuestos mnima de 3 aos, as mismo, partimos de un supuesto que las
impresoras se tomaran en contrato de outsourcing, no en adquisicin.
Proyecto Factibilidad IPS
Teniendo en cuenta lo anterior, se contemplan proveedores de experiencia en el
mercado con este tipo de soluciones, como son Assenda S.A. y Santini System
Group.
T!:'! No.2 Pro"*e#! T<c)$c!
Decr$"c$/)
C!)#$&!&
C!r!c#er6#$c!
Assenda Santini
Computadores Desktop 273 a 331 Lenovo
Computadores Laptop 11 Lenovo
mpresoras Laser 117 a 130 Lexmark E460dn
Tcnicos de soporte HW SW
Computadores
2 3 Tcnicos o tecnlogos
Tcnicos de soporte
mpresoras
1 0 Operador
Horario de Atencin de Lunes
a Sbado
7:00AM a 7:00 PM Soporte presencial
Soporte con disponibilidad
Mvil 7X24
7X24 los 365 das de la
semana.
Soporte va celular y
presencial si se requiere.
Tabla de espacios fsicos para desarrollo de la solucin.
T!:'! No.3 Re0*er$($e)#o
Decr$"c$/) Ere! (2
P*e#o &e
#r!:!Bo
O:er%!c$o)e
Cuarto de
Mantenimiento
POR DEFNR m2
2
1 rea adicional de
trabajo
Requiere red de voz
(1 punto), red datos
(2) y 2 adicionales
1 mesa de trabajo
3.3.5.3 Escenarios Econmicos
Para desarrollar del soporte tcnico de hardware (Computadores e impresoras), se
estudio un valor mes de $201 millones, incorporado en el estudio financiero.
3.-.3 C!:'e!&o e#r*c#*r!&o , e)er36! re3*'!&!
ntroduccin
De la inspeccin realizada al Hospital se encontr que existe una red de cableado
estructurado y elctrico instalada que da servicio solo a ciertas zonas del hospital.
Se encontraron tres centros de cableado en los que se observo que existen varias
categoras y marcas de cable utp y en algunas zonas est mezclado con cableado
elctrico.
Proyecto Factibilidad IPS
Por lo anterior y teniendo en cuenta que la ubicacin de los puntos existentes no
coincide con las nuevas ubicaciones de los planos, se establece que este cableado
no es apto para las nuevas necesidades de la PS.
Con respecto al cableado elctrico regulado, se encontraron 4 cuartos elctricos en
donde se encuentran los tableros de distribucin, los cuales fueron diseados para
cargas muy inferiores de las requeridas en este proyecto.
Para la parte telefnica se encontr una Planta telefnica Panasonic que tampoco es
adecuada para las nuevas necesidades.
3.5.3.1Diseo Propuesto
Diseo propuesto y descripcin de la solucin operativa
Los requerimientos de salud con respecto a puntos de red y voz, en un escenario
optimista son de 500 puntos de datos y 373 de voz.
Con estos datos se procedi a realizar el presupuesto de cantidades a instalar y
costos estimados.
Para cumplir la norma de cableado que establece que el cableado de red no
puede exceder los 100 m, de extremo a extremo, se estableci la necesidad de
instalar 6 centros de cableado as:
PSO 1
El Centro de cableado existente a un lado de la sala de espera principal, es
adecuado, se solicita mantener esta ubicacin y rea. En este adems del rack de
cableado estructurado se mantendr el Rack de ETB, para comunicacin del
hospital y la Planta telefnica. DMENSON APROX 3,1X2,4 m.
PSO 2
La ubicacin del Centro de cableado ubicado en la parte central del segundo piso,
es adecuada. Sin embargo se solicita aumentar el rea de este al doble del
actual, es decir adicionarle el cuarto contiguo denominado en el plano "TRABAJO
SUCO AREA APROXMADA 2X3,5 m.
Se propone la instalacin de 2 centros de cableado adicionales, uno en el cuarto
elctrico ubicado en la zona Hospitalizacin y el otro en la zona de Urgencias,
Proyecto Factibilidad IPS
preferiblemente adyacente al ducto del ascensor. Este ltimo debe tener un rea
mnima de 3x2 m.
PSO 3
La ubicacin del Centro de cableado en el cuarto elctrico ubicado en la parte
central del tercer piso es adecuado, se solicita mantener est rea.
PSO 4
Ubicar un centro de cableado en la zona central, debe tener un rea mnima de
3x2 m. La interconexin de los centros de cableado se plantea en fibra ptica
entre los diferentes centros de cableado.
La solucin elctrica regulada se plantea con 2 UPS, una para atender las areas
administrativas en general y la otra para atender los quirfanos y UCs.
La distribucin de circuitos de las zonas administrativas se realizar desde 6
cuartos elctricos, 5 de los cuales ubicados en los mismos sitios actuales.
Como la norma especifica que para cada uno de los quirfanos se debe instalar
un tablero y transformador de aislamiento independiente, estos deben quedar
adyacentes a cada quirfano.
Para las UCs la situacin es similar. Sin embargo se propone la instalacin de 28
tableros y transformadores para las 42 UC.
Tabla de espacios fsicos para desarrollo de la solucin.
Los requerimientos de espacio para centros de cableado, cuartos elctricos,
cuartos de UPS, se definieron y marcaron en plano en reunin realizada en la PS
con el grupo de arquitectura de la Universidad Nacional.
3.3.5.2 Escenarios Econmicos
Se contempl un escenario ptimo para la conectividad de todos los equipos de
cmputo de la PS, as como para la parte regulada en la que se plantean
tableros que soporten la carga proyectada con todos los equipos de computo
funcionando y equipos mdicos requeridos desde la parte locativa y fsica de la
PS.
3.-.+. M!)#e)$($e)#o &e UPS , $#e(! &e e3*r$&!&
ntroduccin
Proyecto Factibilidad IPS
La PS en la actualidad no cuenta con UPSs, sistema de sonido para perifoneo y
Sistema Televisin corporativo.
T!:'! No.1 Le%!)#!($e)#o &e $)1or(!c$/)
Decr$"c$/) C!)#$&!& O:er%!c$o)e
Ups 0 Evaluar su compra
Tableros Elctricos 0
Evaluar su suministro e
instalacin
Sistema Sonido Perifoneo 0
Evaluar su suministro e
instalacin
Sistema Televisin 0
Evaluar montaje de
infraestructura
3.5.4.1Diseo Propuesto
Alternativas propuestas para la operacin del servicio:
Cafam cuenta en la actualidad con el proceso de Gestin de Mantenimiento, el
cual est descrito en el captulo de soporte para equipos de cmputo e
impresoras.
3.5.4.2.Diseo propuesto para el soporte operativo
Se presta con el mismo proceso de Gestin de Mantenimiento del Literal B.
Se presta con el mismo proceso de Gestin de Mantenimiento del Literal B.
Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio
Para la propuesta tcnica se tiene como base el planteamiento realizado por
Cafam rea de Salud en la cual se definieron los requerimientos mnimos segn
los estndares manejados por el servicio.
Adicionalmente, se parte de no tener una base instalada de equipos, cableado e
infraestructura.
Teniendo en cuenta lo anterior, se contemplan proveedores de experiencia en el
mercado con este tipo de soluciones, como son Energex,. CMT Ltda, Dixpro,
entre otras alternativas presentadas del mercado.
Proyecto Factibilidad IPS
Se recomienda que el contrato de mantenimiento que se establezca para las dos
UPSs incluya repuestos, es decir la alternativa A del estudio y detallado en el
siguiente anexo:
T!:'! No.2 Pro"*e#! T<c)$c!
Decr$"c$/) C!)#$&!& C!r!c#er6#$c!
UPS 160 KVA 2 Gamatronix
Tableros Elctricos - UPS 2 Tableros Elctricos de Entrada/Salida para
la UPS
Sistema Sonido Perifoneo 1 Challenger con 3 puntos de control
Sistema Televisin 1 TrueSpeac con 128 puntos
Contrato de mantenimiento
costo fijo mensual para UPS
Cirugia y UC / Sede
Administrativa.
1
Contrato de mantenimiento anual, que
incluye mantenimientos preventivos y
correctivos con o sin repuestos
Contrato mantenimiento
Sistema Sonido Perifoneo
1 Revisin y mantenimiento preventivo y
correctivo sin repuestos. El valor a pagar es
por servicio o visita realizada.
Contrato mantenimiento
Sistema Televisin
1 Revisin y mantenimiento preventivo y
correctivo sin repuestos. El valor a pagar es
por servicio o visita realizada.
T!:'! &e e"!c$o 16$co "!r! &e!rro''o &e '! o'*c$/).
T!:'! No.3 Re0*er$($e)#o:
Decr$"c$/) Ere! (2 O:er%!c$o)e
Cuarto de UPS
Ciruga 1 piso
16.5 m2
Ventilacin forzada o aire
acondicionado.
1 punto de red y 2 tomas
elctricas normales
Cuarto UPS
Administrativa 1
piso
16.5 m2
Ventilacin forzada o aire
acondicionado.
1 punto de red y 2 tomas
elctricas normales
Todos los requerimientos relacionados en la tabla fueron identificados y definidos
de comn acuerdo entre los funcionarios de la Universidad Nacional y Cafam
Es necesario considerar el peso de la UPS, por lo tanto, se recomienda ampliar el
espacio de alojamiento de la UPS del primer piso para ubicar all la UPS del
segundo piso, debido a que la placa del segundo piso no soporta el peso de la
UPS aproximado de 10 toneladas.
Proyecto Factibilidad IPS
3.-.- So"or#e (!)o &e o:r! c!:'e!&o e#r*c#*r!&o 2&!#o? %o. , e)er36!
re3*'!&!)
ntroduccin
El Hospital no cuenta con este servicio
3.5.5.1 Diseo Propuesto
Diseo propuesto para el soporte operativo
Se acoge al Procedimiento PCF04 Gestin de Mantenimiento
T!:'! Pro"*e#! T<c)$c!
Decr$"c$/) C!)#$&!& U:$c!c$/)
C!r!c#er6#$c!
T<c)$c!
soporte 5x8 y
sabados 4
horas
1
PS
Tcnico para soporte en
sitio para todas las
actividades de
mantenimiento de la red
horario diurno por un
mes
Propuesta tcnica para el desarrollo del servicio
Para la propuesta tcnica se tienen como base el estimativo de puntos de datos,
voz y regulada en un escenario optimo, y como requerimientos de la parte locativa
y fsica.
500 puntos de red
373 puntos de voz
6 centros de cableado
T!:'! Pro"*e#! T<c)$c!
Decr$"c$/) C!)#$&!& C!r!c#er6#$c!
Puntos de red 500 Categora 6A
Puntos de Voz 373 Categora 6A
Centros de cableado 6
Cuartos elctricos 6
Tcnicos 1
Horario de Atencin
Lunes a viernes
8:00AM a 5:00 PM
Sbados
8:00 a 12 M
Soporte presencial
Soporte en horario no
hbil
Por demanda Pagadero a destajo
Proyecto Factibilidad IPS
3.-.;. A&($)$#r!c$/) $)1r!e#r*c#*r! #ec)o'/3$c!
Las tecnologas de la informacin han jugado un importante papel en desarrollo del
mundo empresarial. Sin embargo, no ha sido hasta tiempos recientes que mediante
la automatizacin de su gestin se han convertido en una herramienta imprescindible
y clave para empresas e instituciones.
La informacin es probablemente la fuente principal de negocio en el primer mundo y
ese negocio a su vez genera ingentes cantidades de informacin. Su correcta gestin
es de importancia estratgica y no debe considerarse como una herramienta ms
entre muchas otras.
Hasta hace poco las infraestructuras informticas se limitaban a dar servicios de
soporte y de alguna forma eran equiparables con el otro material de oficina: algo
importante e indispensable para el correcto
funcionamiento de la organizacin pero poco ms.
Sin embargo, en la actualidad esto ha cambiado y
los servicios T representan generalmente una parte
sustancial de los procesos de negocio. Algo de lo
que es a menudo responsable el advenimiento de ubicuas redes de informacin:
sirva de ejemplo la Banca Electrnica.
Los objetivos de una buena gestin de servicios T han de ser:
Proporcionar una adecuada gestin de la calidad
Aumentar la eficiencia
Alinear los procesos de negocio y la infraestructura T
Reducir los riesgos asociados a los Servicios T
Generar negocio
Bajo los conceptos generales de la Biblioteca
de nfraestructura de Tecnologas de
nformacin, abreviada como TL, se
establece el marco de trabajo de las buenas
prcticas para administrar los servicios de
tecnologas de la informacin, TL resume un
extenso conjunto de procedimientos de
gestin ideados para ayudar a las
organizaciones a lograr calidad y eficiencia
en las operaciones de T. Estos
procedimientos son independientes y han
Proyecto Factibilidad IPS
sido desarrollados para servir como gua que abarque toda infraestructura, desarrollo
y operaciones de T.
Los diversos procedimientos establecidos para la gestin tecnolgica segn TL se
describen a continuacin como elementos contextualizadores para identificar desde
la gestin tecnolgica de CAFAM los diversos actores:
Para garantizar la implantacin,
estabilizacin, continuidad y
evolucin de las tecnologas de
informacin, se negocian con los
diferentes actores del negocio los
acuerdos de servicio que se deben
atender bajo condiciones de
oportunidad, calidad y resolutividad,
mediante la disposicin de una
estructura que garantice la atencin
y solucin a las necesidades de los
usuarios de los sistemas
(solicitudes, requerimientos,
incidentes y cambios) desarrollando
los procesos que garanticen la
gestin tecnolgica integral
gestionando los indicadores de
productividad establecidos.
Estos procesos se consideran como
la gerencia operativa tecnolgica.
Los procesos se soporte
administrativo y de proyeccin
tecnolgica se establecen con el
nimo de incrementar la
productividad de la tecnologa en los
procesos de negocio mediante la
bsqueda permanente de soluciones
que reduzcan el costo de propiedad
tecnolgica costo eficientes,
permitiendo a las organizaciones
centrase en el Core de su negocio.
Proyecto Factibilidad IPS
Paralelamente a la gestin
operativa se desarrolla la
gestin estratgica
orientada a la alineacin
de los procesos
tecnolgicos con las
directivas corporativas de
forma que se desarrollen
planes tecnolgicos que
identifiquen desde la visin
corporativa los recursos
tecnolgicos en el logro de
la misma.
Para el caso de la PS, se
ha planteado un modelo
tecnolgico que debe
desarrollarse segn sus
necesidades y modelos
operativos.
Desde el modelo tecnolgico de negocio, se establecen los requerimientos para el
sistema de informacin, el cual establece el marco tecnolgico de referencia (sistema
de informacin transaccional) y sobre al cual se complementan las dems
necesidades tecnolgicas (servicios informativos corporativos) que se requieren para
la PS, para el desarrollo de sus actividades:
Proyecto Factibilidad IPS
Se plantean tres escenarios que abarcan el cumplimiento de las necesidades
tecnolgicas para PS:
Aplica para implantacin de
un sistema de informacin
hospitalario ubicado en el
centro de cmputo de Cafam,
as como los servicios
informticos corporativos.
Las soluciones tecnolgicas
evaluadas que sugieren este
esquema es HOSVTAL.
Se establecen dos
situaciones que permitan
articular dinmicamente los
escenarios:
Aplica para implantacin de
un sistema de informacin
hospitalario en modalidad de
Hosting usando a la Floresta
intercomunicador, integrando
los servicios corporativos
desde el centro de cmputo
de Cafam.
Las soluciones tecnolgicas
evaluadas que sugieren este
esquema son HEON o SAP
(esquema futuro).
Aplica para implantacin de
un sistema de informacin
hospitalario en modalidad de
Hosting con comunicaciones
directas al centro de cmputo
del proveedor, integrando los
servicios corporativos desde
el centro de cmputo de
Cafam.
Proyecto Factibilidad IPS
Las soluciones tecnolgicas
evaluadas que sugieren este
esquema son HOSPTAL o
SAP (esquema futuro).
Este escenario resultara ser
el ms favorable para Cafam
por su flexibilidad y
disponibilidad otorgndole al
negocio una dinmica
operativa segn las
condiciones establecidas para
la contratacin del software
hospitalario en
arrendamiento.
(*) Optimista: Mayor cobertura para la totalidad de usuarios Pesimista: Cantidad
de usuarios limitado a operacin bsica con posibilidades a crecimientos futuros
Como estructura de soporte para PS y tomando como punto de partida el modelo
de negocio, la gestin tecnolgica debe plantearse previendo el futuro escenario
para desarrollar el modelo tecnolgico integrado, partiendo de la premisa que la
gestin tecnolgica debe ser integral y nica no desarticulada como hoy da se
plantea. Dicho modelo se podr llevara a cabo posterior a las definiciones
corporativas que lo determinen. A continuacin se propone un modelo general
que podra abarcar las necesidades de la PS independiente del modelo
centralizado o descentralizado con los mecanismos actualmente utilizados por
Cafam.
Proyecto Factibilidad IPS
Seleccin sistema de informacin hospitalario
El sistema de informacin hospitalario para la PS suplir las necesidades propias
de unidad funcional de servicios, as como tambin mitiga el riesgo por
obsolescencia del sistema de informacin SCYPROH, usado hoy da para la
Clnica de Cafam
La adopcin del sistema de informacin permitir su transicin e integracin a un
modelo integrado de atencin.
El sistema de informacin debe cumplir con las principales caractersticas para
una PS de nivel V, multiempresa, expuesto en el RFP elaborado entre el
Departamento Hospitalario y Administrativo de la subdireccin de salud y del
Departamento de Tecnologas de la nformacin de la Subdireccin de Calidad, el
cual est sustentado en el modelo de negocio y tecnolgico propuesto.
Proyecto Factibilidad IPS
La evaluacin del software se desarrollo bajo los lineamientos corporativos
descritos desde la Subdireccin de Calidad, ponderando las calificaciones
otorgndoles los pesos a cada uno de los aspectos fundamentales de evaluacin
A"ec#o E%!'*!&o Po)&er!c$/)
Aspecto Funcional 50%
Aspecto Tcnico 30%
Metodologa de
mplantacin 20%
Total Evaluacin
Producto 100%
El proceso de evaluacin considero desde el modelo de negocio hospitalario
propuesto por el sistema, el cumplimiento de las reglas y necesidades de negocio
registradas en los documentos de trabajo del grupo funcional, y basados en las
demostraciones de su funcionamiento (ptica asistencial y administrativa) se
practico la validacin de los procesos claves de negocio. Complementariamente
mediante la referenciacin del sistema en PS usuarias de los sistemas, se
realizaron ciclos de atencin integral a pacientes para corroborar sus
caractersticas inherentes as como el proceso de implantacin, estabilizacin y
Proyecto Factibilidad IPS
continuidad del sistema, cuyos resultados se incorporaron en la evaluacin
funcional.
Desde la perspectiva tecnolgica la evaluacin contemplo el cumplimiento de los
aspectos tecnolgicos que garanticen la disponibilidad, desempeo, escalabilidad
y dinamismo que un sistema de misin critica requiere. De igual forma, se verifico
que la tecnologa evaluada cumpla con los estndares y la estrategia tecnolgica
corporativa, asegurando sinergias y la integracin con otras herramientas ya
implementadas.
Considerando que el xito de la implantacin del sistema hospitalario, reposa en
la correcta aplicacin de la metodologa, se verific la aplicacin de la misma en
otros proyectos, as como sus documentos de trabajo y registros de control y
seguimiento para cada una de las fases del proyecto, corroborando que los
diferentes elementos de la metodologa apoyen la alineacin permanente del
sistema con los procesos del negocio, asegurando la transferencia de
conocimiento para los miembros de la organizacin.
Las soluciones tecnolgicas evaluadas son las siguientes:
Proveedor DGTALWARE - Sistema HOSVTAL
Empresa desarrolladora de software con 11 aos de experiencia en el proceso de implementacin
de software hospitalario y 170 clientes, 100 contratos vigentes con presencia principalmente en el
Valle del Cauca.
nstalaciones:
Hospital de San Carlos con 250 camas (Bogot).
Clnica del Puente del Comn 50 camas (Bogot).
Clnica S. Juan de Dios Cartagena con 281 camas
Clnica la Asuncin con 156 camas
Clnica rosales con 111
Comfenalco Valle con 54 camas, cuenta con interfase con sistema ERP SAP
Proveedor SAP Sistema SH, SH-MED
Consultor mplantador ADP contactado inicialmente, identificando falta de experiencia en
implantacin en la vertical de salud, no posee implantacin localizada.
Contacto posterior con COMPUNET, presento experiencia desarrollada para vertical de salud
localizada para Colombia en PS de V nivel, se percibe como proveedor con experiencia en salud.
Hospital Valle Lili con 400 camas, liberan producto en Noviembre del 2010, actualmente
en segundas pruebas integrales.
Otras implantaciones de SAP SH en Colombia
Direccin General de Sanidad Militar
Proyecto Factibilidad IPS
PS San Vicente de Pau
Hospital Cancerolgico
Clnica Palermo
Comfandi Valle (en proceso)
Proveedor SALUDCOOP Sistema HEON:
Empresa con 7 aos de experiencia en el proceso de implementacin de software hospitalario y
234 clientes con contratos vigentes de los cuales se destacan 51 Clnicas. Desarrollo que ha
evolucionado lentamente y no se ha consolidado en instituciones diferentes al grupo Saludcoop.
nstalaciones:
Hospital Meissen con 140 camas
Clnica San Rafael con 400 camas
PS de Saludcoop
CAFS de Caf Salud
Proveedor NFORMTCA HOSPTALARA NTEGRADA S.A. Sistema HOSPTAL:
Empresa con 5 aos de experiencia en el proceso de implementacin de software hospitalario y 15
clientes con contratos vigentes y todos en el modelo de arrendamiento.
nstalaciones:
Operadora Hospitalaria Country S.A. Quito Ecuador con 110 camas
Administradora Country con 211 camas
Clnica Candelaria PS con 92 Camas
UT Hospital Cardiovascular del nio (Soacha) con 287 camas.
Proveedor A&A Sistema NTEGRA:
Empresa con 15 aos de experiencia con sistema ambulatorio con 27 clientes, no tiene Contratos
vigentes a nivel hospitalario.
nstalaciones:
Nueva EPS, Servicio ambulatorio para 95 PS a nivel nacional
Sersalud, Servicio ambulatorio Colmedica EPS Cali
ARS SDS Repblica Dominicana, Tramite de cuentas medicas
Descartado del proceso por no cumplir con condiciones establecidas en el comit estratgico de
sistemas (En funcionamiento y consolidado en el mercado con experiencia comprobada)
Proveedor CNT Sistema CNT PACENTES:
Empresa con 11 aos de experiencia en el proceso de implementacin de software hospitalario y
97 clientes con contratos vigentes
nstalaciones:
Centro Policlnico del Olaya 170 camas
Clnica Ntra. Sra del Rosario 98 camas
Proyecto Factibilidad IPS
Clnica Chicamocha 70 camas
E.S.E. Hospital del Sarare con 70 camas
Conclusiones del proceso de evaluacin tcnico y funcional
Como conclusin conjunta de los integrantes del comit estratgico de sistemas
desde la Subdireccin de Calidad y de Salud, se declara:
Subdireccin de Calidad:
"Se concluye que la mejor alternativa es la implementacin de la solucin SAP.
Adems de cumplir con los requisitos funcionales y tcnicos, garantiza una
integracin natural inmediata en los aspectos administrativos, logsticos y
financieros. En el mediano plazo permitir el manejo corporativo de la gestin del
cliente e indicadores automticos del Balance Scorecard Corporativo y por unidad
de negocio.
Caractersticas como la solidez de la casa de software, el nivel de soporte y la
arquitectura, orientada a servicios empresariales, hacen que SAP se encuentre a
nivel del negocio de Salud de Cafam.
SAP es la mejor herramienta para desarrollar sinergias y procesos fluidos en la
Subdireccin de Salud y mejorar la eficiencia en la Administracin Central. La
solucin cumple con las condiciones funcionales en lo asistencial y administrativo
que permitirn alcanzar ahorros en la Unidad Estratgica de Servicio y las
Unidades de Apoyo.
Subdireccin de Salud:
"Al tener SAP el mayor puntaje, se convierte en la alternativa elegible para
soportar la gestin hospitalaria de la Subdireccin de Salud bajo la versin de
SAP -MySSS, dado que el producto cumple ampliamente las condiciones
funcionales, tecnolgicas y metodolgicas definidas para la seleccin y su
implementacin es factible en los tiempos establecidos por el proyecto.
La estrategia de implantacin del sistema SAP MYSSS, esta orientada a la
definicin de procesos estndar, lo cual implica contar con un modelo integrado
basado en la historia clnica y el seguimiento al paciente en sus diferentes
escenarios a travs de informacin en lnea de salud, operativa y financiera.
Si bien las condiciones econmicas de la propuesta son las ms exigentes,
abarcan inicialmente la gestin hospitalaria y ambulatoria y permitirn la
implementacin de un nuevo modelo administrativo integrado con la Corporacin,
y por ende ahorros significativos para la Subdireccin de Salud y para las reas
Proyecto Factibilidad IPS
de impacto en la Corporacin, apoyando la viabilidad del negocio de salud a largo
plazo.
Calificacin final
El anexo de costos del modelo tecnolgico para el sistema de informacin,
contempla cuatro escenarios que se generan desde las propuestas presentadas
en la evaluacin, si bien contina pendiente la informacin final de la
e#aluacin econmica para la decisin final desde la "u'direccin de
Calidad, la nformacin de los cuatro escenarios presentados nutrir el estudio de
prefactibilidad para la PS para desarrollar sus anlisis.

Cabe anotar la propuesta presentado para el sistema de informacin SAP
MySSS, contempla licenciamiento para la parte hospitalaria y ambulatoria de la
Red Cafam, este costo se distribuye proporcional de acuerdo con el nmero de
camas a operar en la PS y el correspondiente porcentaje del 61% del total de la
red Cafam.

3.-.@ Te'e(e&$c$)!
La Universidad Nacional desde la facultad de medicina y especficamente el grupo
de Telemedicina, present intencin de participar en la construccin de un
sistema de informacin hospitalario que contemple los niveles de complejidad la
PS. De esta manera CAFAM dentro de su metodologa de evaluacin para la
consecucin del Sistema de informacin, entreg al grupo de Telemedicina de la
UNAL, la metodologa y RFPs para calificar las funcionalidades, capacidad
tecnolgica, metodologa de implementacin, soporte, procesos y riesgos del
sistema a implementar.
En conclusin e4$#e *)! "ro,ecc$/) 1*#*r! ! &e!rro''!r co) e' (o&e'o &e
Te'e(e&$c$)! &e '! U)$%er$&!& N!c$o)!', que se podr contemplar en etapa de
operacin.
3.; Rec*ro 8*(!)o
3.6.1Antecedentes
Proyecto Factibilidad IPS
Referenciacin "alarial
Cafam cuenta con salarios de enganche para cada cargo, los cuales estn
determinados por la complejidad del mismo y por el mercado, garantizando as la
equidad interna y la competitividad.
Todos los cargos de la Subdireccin Salud cuentan con salarios de enganche
acorde con el nivel, perfil, complejidad y mercado. Para la definicin de salarios,
se utilizaron las encuestas salariales de ACRP (Federacin Colombiana de
Gestin Humana), de Human Capital y un estudio especial para Colsubsidio y
Cafam de Price Water Hause Coopers.
Las instituciones de salud encuestadas en los estudios mencionados
anteriormente se observan en la tabla No. 1.
T!:'! No. 1 I)#$#*c$o)e &e !'*& e)c*e#!&! e) 'o e#*&$o &e ACRIP? 8C , PRICE.
ACRIP 8*(!) C!"$#!' PRICE
- Asistencia Mdica
nmediata S.A.
- Clnica de la Preservacin.
- Clnica de Occidente.
- Clnica de Oftalmologa de
Cali S.A
- Clnica Farallones S.A.
-Clnica mbanaco
- Clnica Psiquitrica San
Juan de Dios de Manizales
- Clnica San Fernando Ltda.
- Coomeva E.P.S
- Cruz Roja Valle
- Diagnstico y Asistencia
Mdica S.A.
- EM Colombia.
- Fundacin Clnica Valle de
Lili.
- Hospital Bocagrande S.A.
- Hospital de Caldas S.E.S
- Hospital San Juan de Dios.
- Hospital San Vicente de
Paul.
- Hospital Universitario San
gnacio.
- Servicio Occidental de
Salud S.O.S - E.P,S
- A.R.P Sura Riesgos Profesionales.
- AGS Colombia
- Cafesalud EPS
- Centro Mdico mbanaco Cali.
- Clnica Antioquia.
Clnica Cardiovascular Santa Mara.
- Clnica Corpus y Rostrum.
- Clnica de la Mujer.
- Clnica Juan N Corpas.
- Clnica las Vegas
- Clnica los Andes
- Clnica los Farallones.
- Clnica Martha
- Clnica Pamplona
- Clnica San Pablo
- Clnica Santa Cruz de la Loma.
- Clnica Santa sabel.
- Clnica Universitaria Teletn.
- Colmena Riesgos Profesionales.
- Compensar EPS
- Coomeva EPS.
- Coomeva Medicina Prepagada.
- Cooperativa Salud Solidaria.
- Coorporacin PS Cruz Blanca.
- Cruz Blanca EPS
- Diagnstico y Asistencia Mdica S.A
Dinmica PS Sura.
- EM
- EPS Sura
- ESMED
- Comfandi
- Comfama
- Comfenalco Antioquia
- Compensar.
- Clnica del Country
- Copomeva EPS
- EPS Sanitas.
- Fundacin Santaf.
- Fundacin Hospital
San Rafael.
- SaludCoop.
- Servicios Occidentales
de Salud
Proyecto Factibilidad IPS
- Fundacin Abood Shaio.
- Fundacin Santaf de Bogot.
- Hospital el Tunal.
- Hospital en Casa.
- Hospital Pablo Tobn Uribe
- PS Sura
- Laboratorio Angel.
- Laboratorio Bioimagen.
- Mdicos Asociados.
- Promotora Mdica las Amricas.
- Salud Colpatria.
- SaludCoop EPS.
- Servicio Occidental de Salud S.O.S.
Para la validacin de la pre-factibilidad se realizaron escenarios con salarios de
una clnica de referencia, realizando una homologacin con los cargos de la clnica
de referencia slo para el personal de planta, debido a que para los grupos de
especialistas de las Unidades de Gestin Mdica y de apoyo, se est evaluando la
contratacin por prestacin de servicios con terceros.
3.6.2 Diseo
ntegracin de los Procesos de Gestin Humana con la PS
Cafam, a travs del Dpto. Gestin Humana, tiene centralizado el proceso de
Gestin Humana para toda la Caja.

Los procedimientos principales de Gestin Humana son:
Asesora en Estructura
Asesora en Prcticas de Remuneracin
Seleccin y contratacin
Desarrollo de Personal en coordinacin con Capacitacin Organizacional.
Administracin de Personal
Nmina
Bienestar
Gestin de Clima Organizacional
Gestin del Desempeo
A continuacin se diagrama la cadena de valor de Gestin Humana:
Proyecto Factibilidad IPS
Proyecto Factibilidad IPS
Proyecto Factibilidad IPS
Proyecto Factibilidad IPS
3.6.3 Propuestas Estructura
La Subdireccin Salud cuenta con una Estructura Organizacional para prestar los
servicios como PS, contando con:
Cinco unidades asistenciales: Dpto. Administrativo Salud, Dpto. Nueva EPS y
Alianzas, Dpto. Servicios Hospitalarios y Urgencias, Seccin Servicios
Ambulatorios Regionales, Seccin Prevencin y Salud Laboral.
Tres unidades administrativas: Dpto. Administrativo Salud, Seccin Mercadeo
Salud y Seccin Gestin Calidad Salud.
Proyecto Factibilidad IPS
Una Unidad de Proyectos: Dpto. Red Hospitalaria
Y una Seccin de Rgimen Subsidiado.
Ver. Organigrama Subdireccin Salud
Se propone que los servicios que se prestarn en la PS, se soporten con una
estructura organizacional integrada a la actual de la Subdireccin Salud,
incluyendo unidades acorde con los centros de gestin mdica y al tema docente
asistencial.

3.6.4 Escenarios Econmicos
Para construir los escenarios econmicos, se realiz una homologacin de los
cargos de la clnica de referencia con los cargos requeridos por la PS,
consolidando una plataforma de recurso humano de 1.091 empleados
aproximadamente clasificados en Asistencial 991 y administrativos 100. Los
costos de nomina mensual se presentan en los estudios financieros.
Proyecto Factibilidad IPS
3.@ I)1r!e#r*c#*r! 16$c!
O:Be#$%o
El objetivo del estudio de la remodelacin y el reforzamiento de la infraestructura del
Hospital Universitario es el de proponer las modificaciones necesarias a la
infraestructura para poder albergar de manera adecuada y segura a los Centros de
Excelencia y a las Unidades de Apoyo propuestas en el proyecto de prefactibilidad,
siguiendo los requisitos de calidad y habilitacin sealados por el Ministerio de la
Proteccin Social y la Secretara Distrital de Salud.
3.@.1 Ac#$%$&!&e
Para el desarrollo del diseo arquitectnico de la actualizacin de la infraestructura
del Hospital se conform un equipo de trabajo integrado por el grupo de la Seccin
de Gestin de Calidad de Cafam y de la Vicerrectora de Sede de la Universidad
Nacional de Colombia.
Las actividades que se han desarrollado son las siguientes:
3.7.1.1 Definicin del Programa Mdico Arquitectnico
El programa mdico arquitectnico del proyecto se defini con base en las
necesidades de los Centros de Excelencia, de las Unidades de Apoyo
propuestas y en las necesidades de Cafam.
3.7.1.2 Diseo de los servicios
Cada unos de los Centros de Excelencia y de las Unidades de Apoyo se
disearon a partir de entrevistas efectuadas a los especialistas, profesores de la
Universidad Nacional de Colombia, quienes puntualizaron los requisitos
indispensables que deba tener un servicio en el contexto del Hospital
Universitario de Alta Complejidad con miras a una acreditacin internacional.
Posteriormente, estos requisitos se cruzaron con las necesidades de Cafam, los
cual permiti definir la capacidad y el tamao de cada uno.
3.@.2 D$eAo co)B*)#o co) '! Secc$/) &e 7e#$/) &e C!'$&!&
Cuando se tiene el programa definido y un primer esquema de diseo, se trabaja
de manera especfica en cada servicio, revisando que se cumplan todos los
requisitos de calidad conducentes a la habilitacin y se toman decisiones con
relacin a la mejor manera de operar este servicio.
Proyecto Factibilidad IPS
Este es el proceso que ms tiempo le ha tomado al proyecto, dado que la revisin
ha sido exhaustiva y para la mayora de los servicios se han realizado varias
reuniones en compaa de los profesores especialistas de cada uno.
Con el fin de cumplir los requisitos de habilitacin, las reformas a la planta fsica se
han desarrollado con base en la siguiente reglamentacin:
Resolucin 4445 de 1996
Proyecto de modificacin de la Resolucin 4445 de 1996
Resolucin 1043 de 2006 y la normatividad complementaria
Resolucin 2200, y todas las que se refieren a la farmacia
3.@.3 Coor&$)!c$/) co) e' e#*&$o &e re1*er.o e#r*c#*r!'
Se est evaluando la mejor opcin de reforzamiento estructural de acuerdo a la
NSR-10, que sea viable tcnicamente y financieramente.
Se estudiaron los estudios previos
Se evaluaron los posibles soluciones estructurales
Se escogi la solucin que implica ejecutar menor cantidad de obra
Se est avanzando en el estudio de sismorresistencia
Se est en proceso de contratacin de la actualizacin del estudio de suelos el
cual es indispensable para la finalizacin del estudio de sismorresistencia
3.@.+ C!"!c$&!& I)#!'!&!
Segn el proyecto de Remodelacin y Reforzamiento, el Hospital Universitario
tiene la siguiente capacidad instalada:
T!:'! NO 1. Re*(e) &e '! c!"!c$&!& $)#!'!&! &e' 8o"$#!' U)$%er$#!r$o
Ser%$c$o N"
Consul#orios ()
Salas de Procedi%ien#os ))
*nidades de Tra#a%ien#o +,
Ca%as de
-os&i#ali.aci/n )01
Ca%as de Oservaci/n ()
T!:'! NO 2. C!"!c$&!& &e 'o Ce)#ro &e E4ce'e)c$!
Proyecto Factibilidad IPS
Ce)#ro &e e4ce'e)c$! NO &e co)*'#or$o
S!'! &e
"roce&$($e)#o U)$&!&e &e #r!#!($e)#o
Cardiologa 2 7
Enfermedades Degenerativas 4 7
Hemato-oncologa 4 17
Medicinas Alternativas 3 4
Neumologa 2 1 5
Neurociencias 2 2
Ortopedia 5 1
TOTAL 22 2 +2
Fuente: Proyecto Remodelacin y Reforzamiento del Hospital Universitario, octubre 15 de 2010.
T!:'! NO 3. C!"!c$&!& &e '! U)$&!&e &e A"o,o
U)$&!&e &e !"o,o NO &e co)*'#or$o
S!'! &e
"roce&$($e)#o U)$&!&e &e #r!#!($e)#o
Anestesia 2
Ciruga 2
Clnica del Dolor 1 1
Farmacia
Gastroenterologa 2 3
mgenes Diagnsticas
Laboratorio Clnico
Odontologa 3
Rehabilitacin ntegral 7 19
Urologa 1 1
Clnica de Heridas 1 1
TOTAL 1G ; 1G
Fuente: Proyecto Remodelacin y Reforzamiento del Hospital Universitario, octubre 15 de 2010.
T!:'! NO +. C!"!c$&!& &e' er%$c$o &e 8o"$#!'$.!c$/)
8o"$#!'$.!c$/) 8!:$#!c$o)e &o:'e 8!:$#!c$o)e e)c$''! C!(!
Segundo Piso 10 10
UC 42
Tercer Piso 24 30 78
Cuarto Piso 54 54
TOTAL 2+ G+ 1C+
Fuente: Proyecto Remodelacin y Reforzamiento del Hospital Universitario, octubre 15 de 2010.
T!:'! NO +. C!"!c$&!& &e' er%$c$o &e Ur3e)c$!
Proyecto Factibilidad IPS
UR7ENCIAS
Camas de Observacin 12
Camas de Aislados 3
Triage 4
Consultorios )5
Camas de Reanimacin 3
Salas de Procedimientos 3
Sala de Yesos )
Sala de Terapia Respiratoria )
Fuente: Proyecto Remodelacin y Reforzamiento del Hospital Universitario, octubre 15 de 2010.
3.@.- Co)c'*$o)e
El proyecto de Remodelacin y Reforzamiento del Hospital Universitario incluye el
diseo arquitectnico de los servicios y la coordinacin con el estudio de
reforzamiento. Se ha trabajado tambin con los conceptos por parte de Cafam y
del grupo de ingenieros de redes de la Universidad Nacional la definicin de
cuartos tcnicos y salidas de emergencia. Falta desarrollar los estudios tcnicos
de las redes para completar el proyecto.
3.C 7e#$/) &e C!'$&!&
ntroduccin
La Gestin de la calidad en salud se debe entender como una herramienta al servicio
de la calidad de la prestacin de servicios en la PS de Alta Complejidad que permite
monitorear el funcionamiento general de los servicios en cuanto a procesos y sus
resultados entendidos estos como la satisfaccin de los usuarios y su percepcin de
mejora en su estado de salud.
Este manual tiene por objeto describir el funcionamiento del Sistema de Gestin de
Calidad Salud a travs de procesos y procedimientos estandarizados con los cuales
se asegura el cumplimiento de la normatividad vigente, las polticas institucionales y
la proyeccin a alcanzar estndares superiores de calidad en la prestacin de los
servicios con lo cual aportamos a alcanzar la misin de PS.
Est dirigido a todos los colaboradores de la institucin, tanto en el rea asistencial
como en la administrativa.
Proyecto Factibilidad IPS
El alcance del actuar de la seccin comprende:
Procesos administrativos
Procesos asistenciales
Procesos internos de calidad
Procesos de Docencia-Servicio
A travs de los cuales se estandarizan el funcionamiento de la Seccin Gestin de
Calidad y se alinea con el mapa estratgico con el fin aportar a alcanzar los objetivos
estratgicos planteados.
Filosofa Organizacional
Este captulo contiene la declaracin de los principios en los cuales se fundamenta la
labor de la PS.
Organigrama de la PS
La PS est conformada por Unidades de Gestin de Alta Complejidad, Unidades de
Gestin Asistencial, Unidades de Apoyo Administrativo, Unidad de Gestin de
Enfermera, Unidad de Docencia-Servicio, Unidad de nnovacin e nvestigacin y
Unidad de Atencin Domiciliaria.
SERVICIOS 8OSPITALARIOS
UNIDAD DE
DOCENCIA
UNIDADESDE
ECELENCIA
URGENCIAS
ATENCION
DOMICILIARIA
Co#$%&' No(#)%$*o'
G+'%$,- .+ C)/$.).
Co#$%& U-$*0 N)1$o-)/ - CAFAM
Coo(.$-)1$,- C$+-%23$1)
SUBDIRECTOR DE SALUD
UNIDAD DE
INNOVACION E
INVESTIG0
UNIDADESDE
GESTION
MEDICA
SALASDE
CIRUGIA
UNIDAD DE
ENFERMERIA
ACUERDOS
NIVELESDE
SERVICIO
Proyecto Factibilidad IPS
En este organigrama, la Gestin de Calidad acta como ente asesor que depende
del Director, y es responsable de la implementacin y mantenimiento del Sistema
de Garanta de Calidad de la PS de Alta Complejidad.
Sistema garanta de calidad de atencin en salud ips de alta complejidad
Definicin
El Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de Atencin en Salud del Sistema
General de Seguridad Social en Salud, SOGCS, es el conjunto de instituciones,
normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemticos que
desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los
servicios de salud en el pas, segn el Decreto 1011 de 2006.
Las empresas de servicios de salud, deben velar por la calidad en la prestacin
de los mismos, en los cuales influyen factores tcnicos y cientficos,
administrativos, de comunicacin y relaciones humanas entre otros. La calidad
de un servicio se juzga como un todo sin disociar sus componentes y por lo tanto,
prevalece la impresin de conjunto y no el xito relativo de una u otra accin. Lo
anterior sugiere la necesidad de conformar un Sistema de Garanta de Calidad en
la PS que vele por la calidad de los servicios a travs del seguimiento de los
factores bsicos que lo conforman.
El Sistema de Garanta de Calidad en la PS garantiza el cumplimiento de los
estndares bsicos de calidad con miras hacia la acreditacin de los servicios que
lleven a la institucin al reconocimiento por parte de los usuarios como la mejor
institucin de salud del sector con lo cual logremos llegar a cumplir la estrategia
planteada dentro del mapa estratgico. Adicionalmente, con el mantenimiento de
estndares superiores de calidad podremos ampliar el horizonte de la
organizacin, optando por estndares internacionales con los cuales aseguramos
la participacin en el mercado internacional.
Proyecto Factibilidad IPS
.
La calidad de la atencin en salud se define como: "la provisin de servicios de
salud a los usuarios individuales y colectivos de manera accesible y equitativa, a
travs de un nivel profesional ptimo, teniendo en cuenta el balance entre
beneficios, riesgos y costos, con el propsito de lograr la adhesin y satisfaccin
de dichos usuarios
1
.
Esta definicin contiene varios elementos:
ntroduce el concepto bsico de la calidad entendida como una relacin entre
beneficios, riesgos y costos, lo cual significa que la definicin de la calidad debe
estar basada en el conocimiento de la evidencia cientfica y en el
establecimiento de una relacin entre estos aspectos; pues la calidad no puede
ser ajena a la eficacia, la efectividad y la eficiencia.
Se concede una gran importancia a la accesibilidad y la equidad como
condiciones complementarias entre s e indispensables para contribuir al logro
de resultados deseables en salud. En efecto, el primer reto en materia de calidad
de un servicio, en cualquier sector de la economa, consiste en garantizar el
acceso a la poblacin usuaria. Adicionalmente, en la medida en que el acceso
se restrinja a cualquier grupo humano de esa poblacin, los resultados
diferenciales sern una prueba de la inequidad de dichos servicios. En este
contexto, resulta de singular importancia la accin coordinada entre las EPS, las
PS y las Entidades Territoriales de salud.
El concepto de nivel profesional ptimo debe entenderse como la interaccin de
un conjunto de factores estructurales y de proceso orientados a la obtencin de
un resultado. gualmente, se incluyen en este concepto la eficacia, efectividad y
)
Decre#o )5)) de 35546 Ar#iculo 1
Proyecto Factibilidad IPS
pertinencia de las intervenciones en salud de acuerdo con guas de atencin
basadas en la mejor evidencia cientfica disponible.
La definicin tambin hace referencia a la necesidad de tomar en consideracin
los recursos disponibles, ya que no se justifica que el costo de mejorar la calidad
resulte superior al costo de la mala calidad.
gualmente, se inserta el concepto de calidad a nivel de las poblaciones, pues
mientras que al nivel del individuo es cierto el concepto comnmente aceptado
de que solamente se puede exigir y brindar medios y no resultados, al nivel de
las poblaciones s es altamente posible la medicin de dichos resultados y su
variabilidad.
Finalmente, se incorpora, como un elemento transversal del concepto de
calidad, la perspectiva de una atencin en salud centrada en el usuario, como la
racionalidad que debe orientar el desarrollo de todas las acciones enmarcadas
en el concepto de Garanta de calidad. De acuerdo con la definicin, se
considera que la adhesin y satisfaccin del usuario son los resultados
esperados de la atencin en salud.
La auditora para el mejoramiento de la calidad de la atencin en salud es un
componente de mejoramiento continuo en el Sistema Obligatorio de Garanta de
Calidad de la Atencin en Salud; esto tiene implicaciones conceptuales y
metodolgicas:
El Mejoramiento Continuo de la Calidad (MCC) comprende un
conjunto de principios que deben llevar a las organizaciones a pensar ms
all de la evaluacin de la calidad o de establecer guas o protocolos de
seguimiento que sirven nicamente para la inspeccin.
El MCC debe ser visto como un proceso de Autocontrol,
centrado en el cliente y sus necesidades, que lo involucra en sus actividades,
y que consiste en la identificacin permanente de aspectos del proceso que
resulten susceptibles de mejoramiento, con el fin de establecer los ajustes
necesarios y superar las expectativas de dichos clientes.
La filosofa de mejoramiento continuo nace en la industria como
el resultado del desarrollo y aplicacin de herramientas y mtodos de calidad,
por personas como Edward Deming, Joseph Juran y Philip Crosby en los
Estados Unidos y en el Japn, se introduce en salud a raz de los trabajos de
Donald Berwick
2
en la dcada de los 90, integrndose y potencindose con
3
Origen, evolucin y caractersticas de los programas de la Gestin de la Calidad en los servicios de salud, Rosa
Suol / Joaquim Baeres en Saturno P., Qu es la Calidad? Publicado en Calidad Asistencial en Atencin
Primaria, Tomo , Murcia, 1998.
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los conceptos y mtodos provenientes del modelo asistencial
3
, incluidos los
planteamientos pioneros de EA Codman. Las acciones de mejoramiento
deben involucrar a todas las personas en la organizacin.
El MCC ocasiona una inversin econmica relativamente
pequea, comparativamente inferior a la de otros enfoques, por cuanto
implica una filosofa de vida laboral, personal y social, centrada en esfuerzos
de mejoramiento constante, y aunque los mejoramientos aislados son
pequeos, el proceso origina resultados dramticos a travs del tiempo,
adems de constituir un modelo de bajo riesgo.
El MCC procura convertir en cultura organizacional el
mejoramiento de los procesos: hace esfuerzos para trabajar en las personas,
en su estado de nimo, en la comunicacin, en el entrenamiento, el trabajo en
equipo, el compromiso y la disciplina. Es un enfoque de sentido comn que
fomenta el pensamiento orientado a procesos, ya que los procesos deben
perfeccionarse para que mejoren los resultados. El hecho de no lograr los
resultados indica que hay una falla en el proceso. Es responsabilidad de la
gerencia identificar y corregir los errores debidos al proceso.
Una buena forma de representar el enfoque del Mejoramiento Continuo es el
ciclo de mejoramiento o PHVA7
4
. En este mtodo gerencial bsico se
fundamenta el modelo de auditora para el mejoramiento de la calidad de
atencin en salud. En forma grfica, el ciclo se presenta en la Figura 1.
La aplicacin del ciclo es un continuo en el tiempo; a continuacin se explica
cada uno de los cuadrantes:
Planear (P): Esta fase est compuesta de dos etapas. La primera tiene por
objeto identificar metas (qu). La segunda tiene que ver con la definicin de
los medios (cmo), es decir, las maneras de alcanzar las metas.
Hacer (H): Esta es la fase de ejecucin de los medios establecidos en la fase
inicial; a su vez, tiene dos etapas: la primera se orienta a la formacin de las
personas en las formas o "cmos establecidos para cumplir la meta; la
segunda se presenta formalmente como la ejecucin de lo planeado, pero
tiene que ver, adicionalmente, con la recoleccin de los datos.
,
Donabedian, Avedis. Continuidad y Cambio en la bsqueda de la Calidad, Revista de Calidad Asistencial, 1994;
1:31-39.
1
Tambin denominado ciclo de Shewart, o Ciclo de Deming, o Ciclo PDCA.
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MEJORAMIENTO PLANEACIN
EVALUACIN
EJECUCIN
.efinir los
mtodos )ue
permitir0n
alcan/ar las
metas
$ducar y
entrenar
-erificar los
resultados de la
tarea e(ecutada
Actuar
Correcti#amente
.efinir las
metas
$(ecutar la
tarea1
Recoger los
datos
Fi7ura ) Cliclo P-VA
Verificar (V): Esta es la fase de verificacin de los resultados. Aqu, sobre la
base de la evaluacin del comportamiento de los indicadores que se han
construido o de la aplicacin de los mtodos de evaluacin de la calidad,
incluidos aquellos que forman parte de la auditora para el mejoramiento de la
calidad, se valida la ejecucin de la etapa anterior gracias a los hechos y datos
recogidos.
Actuar (A): En esta cuarta fase es preciso actuar en relacin con todo el
proceso. Existen bsicamente dos posibilidades; en el caso de que la meta
haya sido conseguida, es necesario estandarizar la ejecucin con el nimo de
mantener los resultados del proceso. La otra opcin es que no se haya
cumplido con la meta, en cuyo caso resulta necesario corregir y ajustar el
proceso, para volver a girar el ciclo hasta que la meta sea alcanzada.
Las acciones de auditora se desarrollan identificando las oportunidades de
mejora, priorizando, haciendo anlisis causal, implantando las acciones de mejora
y reevaluando, lo cual quiere decir que las acciones de auditora deben responder
a un plan de mejora en el cual la fase de verificar se transforma en actuar en un
continuo que repite cuantas veces sea necesario el ciclo de mejora hasta
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garantizar al usuario la prestacin de servicios con calidad. Esta es su relacin
con el ciclo PHVA.
El otro pilar del Sistema de Garanta de Calidad es la atencin centrada en el
cliente; la norma entiende como cliente al usuario, es decir, al cliente externo. No
significa esto que a la luz del Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad de la
Atencin en Salud no sea importante la satisfaccin del cliente interno, lo es y
mucho, sobre todo en la medida en que su satisfaccin es un prerrequisito para
obtener los resultados centrados en el usuario.
En la actualidad la integridad y la continuidad son aspectos necesarios para el
buen resultado de la atencin y el bienestar de la poblacin. Para lograr este
objetivo se requiere que las organizaciones cambien la forma de planear, realizar
y evaluar los procesos el esfuerzo debe estar dirigido a la atencin y entrega del
servicio en forma planeada e integral, acompaada de una gestin transparente
para el usuario y su familia e incorporando las necesidades del paciente y su
familia en el diseo, ejecucin, evaluacin y mejoramiento de los procesos de
atencin. Esta forma de evaluacin implica que la organizacin debe coordinar y
articular todas las actividades desde que el usuario llega a la institucin hasta que
sale.
Los principios en que se fundamenta la atencin centrada en el cliente son:
Las instituciones, sus programas y sus servicios deben identificar con
precisin quines son sus clientes y cules son sus necesidades y
expectativas de cuidado y servicio.
La evaluacin de los procesos no se realiza por dependencias, sino de
manera transversal, con los equipos de trabajo que participan en el resultado
de los procesos, de tal forma que se reflejen todos los niveles y reas de la
organizacin involucradas en cada proceso.
El respaldo y el compromiso gerencial son factores claves para el xito de los
procesos de mejoramiento de la calidad. As, los directivos de las instituciones
juegan un papel preponderante en el desarrollo de esta cultura.
Por ltimo dentro de los pilares fundamentales de los sistemas de atencin en
salud han alcanzado un importante desarrollo y son complejos. An acciones de
atencin en salud aparentemente simples se desarrollan mediante la
operativizacin de secuencias de procesos mltiples y en los cuales intervienen
Proyecto Factibilidad IPS
muchos profesionales y trabajadores de la salud, durante los cuales pueden
presentarse fallas en la calidad impactando en la seguridad del paciente.
Es necesario ser conscientes entonces de que los sistemas de atencin en salud
son sistemas de alto riesgo y que por lo tanto en ellos deben analizarse
permanentemente tanto de manera retrospectiva cuales han sido los errores que
se han cometido y han culminado en un dao al paciente (eventos adversos) o
que podran haberlo hecho (incidentes o casi - evento adverso), como de manera
proactiva cuales son las fases en los procesos de atencin en las cuales se
podran presentar fallas para prevenirlas de manera sistemtica a travs del
establecimiento de barreras de seguridad (modo de falla).
La seguridad del paciente debe involucrar acciones hacia el paciente y la familia
en los temas de informacin cuando ocurre un evento adverso y de apoyo durante
el despliegue de las acciones requeridas para remediar o mitigar sus
consecuencias.
La auditora para el mejoramiento de la calidad de la atencin en salud debe
constituir una de las herramientas clave para proteger la seguridad del paciente:
elegir prioritariamente fuentes de trabajo que impacten en ella, desplegar
metodologas que favorezcan el anlisis causal y el anlisis de las fallas para
desatar acciones de mejoramiento efectivas y eficientes.
gualmente durante el despliegue de las acciones de la auditora debe facilitar la
creacin de una cultura organizacional autocrtica y proactiva ante los errores y
que sea solidaria con los pacientes y sus familias.
Justificacin
La conformacin del Sistema de Garanta de la Calidad en las nstituciones
Prestadoras de los Servicios de Salud, encuentra su justificacin en la legislacin
vigente relacionada con la prestacin de los mismos.
La Constitucin Poltica de 1.991 consagra y exige la racionalizacin, cobertura y
eficiencia de los servicios pblicos y el aseguramiento y control de la calidad en
bienes y servicios ofrecidos a la comunidad.
En particular, el Decreto 1011 de 2006 -que organiza el Sistema de Garanta de
Calidad (SGC) como un componente del Sistema General de Seguridad Social y
en su artculo 4 contempla los componentes bsicos del SGC, de obligatorio
cumplimiento en las PS:
Proyecto Factibilidad IPS
a. El Sistema nico de Habilitacin.
b. La Auditora para el Mejoramiento de la Calidad de la Atencin de Salud.
c. El Sistema nico de Acreditacin.
d. Sistema de informacin para la calidad en salud
Con el objeto de orientar la labor del SGC, se han formulado las siguientes
premisas relacionadas con el control y aseguramiento de la calidad:
Definicin clara de las responsabilidades de los cargos en las guas
ocupacionales.
Clasificacin de estndares de calidad
dentificacin de las posibles fuentes de error en los procesos y
establecimiento de los mecanismos para minimizar los riesgos o eliminarlos.
Eliminacin de los errores en la fuente (Hacer las cosas bien desde el
principio)
Enfoque del trabajo hacia el mejoramiento y la perfeccin.
Visin prospectiva, es decir, la proyeccin de las decisiones con mente
visionaria hacia el futuro.
Misin del sistema de garanta de calidad
Gestionar la mejora del servicio en la PS, con base en la comunicacin con el
cliente y la nformacin epidemiolgica, en procura de la Seguridad del paciente y
su satisfaccin.
Principios y Valores
1. doneidad: apropiacin de conocimiento con asertividad.
2. Responsabilidad: hacer lo que se debe, cuando se debe.
3. mparcialidad: actuar objetivamente. tica.
4. Trabajo en equipo: complementariedad de valores individuales para alcanzar
objetivos colectivos.
5. Compromiso organizacional: alineacin con los principios y objetivos
organizacionales.
Estructura del SGC en la PS
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La Seccin Gestin de Calidad en Salud por un equipo multidisciplinario
conformacin en Medicina, Odontologa, Enfermera y Trabajo Social, con
especializacin en Auditoria, Epidemiologa y Participacin comunitaria.


JEFE DE SECCION
A*&$#or6!
M<&$c!
A*&$#or6!
O&o)#o'/3$c!
A*&$#or6! &e
E)1er(er6!
E"$&e($o'o36!
A#e)c$/) !'
U*!r$o
P!r#$c$"!c$/)
Co(*)$#!r$!
SECRETARIA
O1$c$)$#! A#e)c$/) !'
U*!r$o
Or$e)#!&ore &e Ser%$c$o
Pr!c#$c!)#e
SENA
El trabajo de la seccin tiene como eje principal la seguridad de los pacientes,
entendida esta como el conjunto de actividades dirigidas a controlar los procesos
de atencin en salud para minimizar la probabilidad de ocurrencia de daos en el
usuario durante la recepcin de alguno de los servicios en las instalaciones de la
PS.
Para dar cumplimiento a la misin de la Seccin se han definido como marco dos
estrategias:
1. ngeniera del servicio a travs del cual se determinan los ciclos de servicio y
diseo de tiempos y movimientos en los diferentes procesos y procedimientos
asistenciales y administrativos, as como la verificacin de la promesa del
servicio con los usuarios.
2. Mejoramiento contino con el cual se realizar el perfeccionamiento de los
diferentes procesos y procedimientos de la institucin con el objeto de ofrecer
una atencin con las caractersticas de calidad definidas en la normatividad
vigente y en los lineamientos corporativos. Este mecanismo se ejecuta a travs
de los diferentes procedimientos establecidos en la Seccin de Calidad con
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miras a prestar un servicio diferencial a travs del cual el usuario se sienta
satisfecho y logremos as su fidelizacin.
Procesos
Con el objeto de estandarizar las actividades de Seccin Gestin Calidad en
Salud y garantizar la uniformidad en su actuar, se han establecido tres procesos,
fundamentados en dos pilares de la calidad:
IN8ENIERIA DEL SERVICIO
GESTION DE LA VOZ
DEL CLIENTE
AUDITORIA
CONCURRENTE
ESTRATEGIA SEGURIDAD DE LA ATENCI!N
ME9ORAMIENTO CONTIN*O

A continuacin se desarrollan los tres procesos que se desarrollan en la Seccin
Calidad en Salud:
1. Gestin de la voz del cliente: que se refiere a la escucha de las necesidades y
expectativas de los usuarios de la PS con el objeto de realizar el mejoramiento
de los servicios, y alcanzar la satisfaccin de stos a travs de los siguientes
procedimientos:
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7ESTION
VOD DEL
CLIENTE
Gestin de
Necesidades del
Usuario
Gestion de
P.Q.R.S
Auditoras del
Sistema de
nformacin y
Atencin al
usuario (SAU)
a. PQRS: en el que se realizan principalmente: gestin de investigacin y
respuesta, consolidacin y anlisis de PQRS y gestin y seguimiento de los
planes de mejoramiento.
b. Gestin de las necesidades del usuario: se realizar a travs de la oficina de
atencin al usuario en donde se recibirn las inquietudes de los usuarios, se
gestiona los resultados de la encuesta de satisfaccin corporativa, CLSAS en
los diferentes servicios, estrategia del cliente interno y la comunicacin hacia el
cliente.
c. Auditoria al SAU: a travs del cual se asegura el cumplimiento de la
normatividad legal vigente.
2. Estrategia de seguridad de la atencin: este proceso se desarrolla a travs de
los siguientes procedimientos:
Proyecto Factibilidad IPS
Acre&$#!c$/)
C*("'$($e)#o
e#>)&!re
J!:$'$#!c$/)
SE7URIDAD
DE LA
ATENCIN
Pro3r!(! &e A*&$#or$!
"!r! e' MeBor!($e)#o
Co)#$)*o 2PAMEC5
Pro3r!(! &e
Se3*r$&!& &e'
P!c$e)#e
A*&$#or6! &e
8$#or$! C'6)$c!
Co($#<
Re3'!(e)#!r$o
7e#$/) e"$&e($o'/3$c!
E%!'*!c$/) &e
"ro%ee&ore
a. Programa de seguridad del paciente: con este se busca:
Formulacin de polticas y diseo de procesos, enfocados a la promocin
de una atencin en salud segura.
Disminuir el riesgo en la atencin y prevenir la ocurrencia de eventos
adversos, tanto aquellos relacionados con la atencin misma, los procesos
de soporte administrativos, los relacionados con medicamentos e insumos
(farmacovigilancia), equipos biomdicos (tecnovigilancia) y reactivos de
laboratorio (reactivovigilancia).
Coordinar las acciones del equipo de salud hacia la mejora de la calidad a
partir de la implementacin del programa.
Educar al equipo asistencial, a los usuarios y sus familias para promover
la cultura de la seguridad en su actuar diario.
b.Cumplimiento de estndares de habilitacin: procedimientos mediante los cuales
se establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones
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bsicas de capacidad tecnolgica y cientfica, de suficiencia patrimonial y
financiera y de capacidad tcnico-administrativa, indispensables para la entrada
y permanencia en el Sistema, los cuales buscan dar seguridad a los usuarios
frente a los potenciales riesgos asociados a la prestacin de servicios y son de
obligatorio cumplimiento por parte de los Prestadores de Servicios de Salud.
c. Evaluacin de historias clnicas: entendida sta como el proceso sistemtico de
verificacin de la calidad del registro de las atenciones en salud de un paciente,
enfocada al cumplimiento de las normas legales e institucionales vigentes y la
adherencia a guas y protocolos, a partir de lo cual se retroalimenta a los
profesionales, generando conciencia de las oportunidades de mejora y los
compromisos personales enfocados a ella.
d.Programa de Auditoria para el Mejoramiento Continuo (PAMEC): en un
instrumento de evaluacin y monitorizacin permanente de los procesos que la
organizacin defina como prioritarios, cuya finalidad es establecer las brechas
entre la calidad observada y esperada generando planes de mejoramiento que
permitan acercarse cada vez ms a estndares superiores de calidad.
e.Comits reglamentarios: son instrumentos establecidos en la institucin con el fin
de hacer seguimiento a aspectos o temas de importancia, generando polticas y
acciones que contribuyan mejoramiento de los procesos de atencin en salud.
f. Acreditacin: entendida sta como el conjunto de estndares, actividades de
apoyo y procedimientos de autoevaluacin, mejoramiento y evaluacin externa,
destinados a demostrar, evaluar y comprobar el cumplimiento de niveles
superiores de calidad por parte de las nstituciones Prestadoras de Servicios de
Salud y de las EAPB.
g.Evaluacin de proveedores: es la verificacin sistemtica de los
productos/servicios suministrados a la PS por terceros, para verificar el
cumplimiento de los estndares corporativos de calidad.
h.Gestin epidemiolgica: a travs del cual se monitoriza y gestionan los eventos
que por su historia natural representan un riesgo para la poblacin general, para
los cuales las autoridades sanitarias, locales y naciones, han definido
lineamientos de intervencin; y el anlisis de las caractersticas epidemiolgicas
de la poblacin afiliada detectando los riesgos de sufrir una patologa priorizada,
para intervenir de manera individual sobre los factores predisponentes y/o
desencadenantes de la enfermedad. gualmente, identificar rpidamente y
gestionar las necesidades de atencin despus de sufrir un evento en salud.
Proyecto Factibilidad IPS
3. Auditora concurrente en el mbito hospitalario: definida como las acciones que se
desarrollan durante el proceso de atencin para gestionar que se ajuste a lo
definido en las Guas de Prctica Clnica establecidas para la patologa objeto de
tratamiento y de esta manera se minimice el riesgo de resultados no esperados.
AUDITORIA
CONCURRENTE
Mo)$#oreo &e
re*'#!&o &e
A*&$#or$!
C*("'$($e)#o &e
'! %6! c'6)$c!
a. Cumplimiento de las vas clnicas: Las vas clnicas son una herramienta
organizativa multidisciplinar para la gestin de los procesos asistenciales, que
basada en el diagnstico establece una relacin secuencial ptima para el uso
adecuado, racional y coordinado de los recursos asistenciales para mejorar la
calidad de la atencin prestada. Con su implementacin se podr reducir la
variabilidad de la prctica clnica, la estancia media y los costos asistenciales; se
basa en las Guas institucionales de prctica clnica.
b. Monitoreo de resultados: Deteccin de la variabilidad de la atencin y anlisis de
sus causas para definir las oportunidades de mejoramiento.
Bibliografa Sistema Gestin de Calidad
1. Decreto 1011 de 2006, por el cual se establece el Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad de la Atencin de Salud del Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
2. Resolucin 1445 de 2006, por la cual se definen las funciones de la Entidad
Acreditadora y se adoptan otras disposiciones.
3. Resolucin 1995 1999, por la cual se establecen normas para el manejo de la
Historia Clnica.
4. Resolucin 1043 de 2006, por la cual se establecen las condiciones que
deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar sus
servicios e implementar el componente de auditora para el mejoramiento de
la calidad de la atencin y se dictan otras disposiciones.
Proyecto Factibilidad IPS
5. Resolucin 1046 de 2006, por la cual se define el Sistema de nformacin para
la Calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del Sistema Obligatorio
de Garanta de Calidad de la Atencin en Salud.
6. Gua tcnica "buenas prcticas para la seguridad del paciente en la atencin
en salud, Direccin General de Calidad de Servicios, Unidad de Normalizacin
7. Norma Tcnica Sectorial en salud "Buenas prcticas para la seguridad del
paciente en la atencin en salud Ministerio de la Proteccin Social, Direccin
General de Calidad de Servicios, Unidad Sectorial de Normalizacin
8. Lineamientos para la mplementacin de la Poltica de Seguridad del paciente
en la Repblica de Colombia, Ministerio de la Proteccin Social, Direccin
General de Calidad de Servicios, Unidad Sectorial de Normalizacin.
9. Pautas indicativas de Auditoria para el Mejoramiento Continuo, Ministerio de la
Proteccin Social.