2007 (MOSS) Ignacio Lpez - Ingenieroen Informtica Software Architect en Alhambra-Eidos Indice de Contenido CaractersticasGeneralesde MOSS Quese entiendepor GestinDocumental? Bibliotecasde documentosen MOSS Estructuray tiposde sitiosweb en MOSS Modelosde documentosy formularioscomerciales Integracincon Microsoft Office 2007 Tiposde Contenido Workflows Indexaciny Bsqueda Seguridady Permisos Caractersticas generales de MOSS Las caractersticas ms destacables, en lo que a gestin documental se refiere, son: Colaboracin Administracin de contenido Bsqueda Formularios comerciales Qu se entiende por Gestin Documental? La gestin documental comprende todo el ciclo de vida que experimenta un documento, desde que se crea hasta que se archiva y/o destruye. Tambien debemos tener en cuenta la forma organizativa, en la que se gestionan conjuntos de documentos. Generalmente este ciclo de vida, se puede resumir en los siguientes pasos: 1. Creacin: Se suele hacer en base a un modelo o plantilla, fiel a la imgen corporativa de la organizacin. 2. Revisin: Una vez creado un documento suele ser revisado por una o varias personas. 3. Aprobacin: Una vez revisado, podemos aprobar el documento, o bien rechazarlo porque presenta algun tipo de deficiencia. Hasta que un documento no es aprobado, solo debe ser visible para la persona que lo crea y para las personas que lo revisan y/o aprueban. 4. Publicacin: Desde que es aprobado el documento, este pasa a estar disponibles para otros usuarios. 5. Archivado: Muchos documentos tienen cierta caducidad, y es necesario que dejen de estar disponibles, pasada una fecha en concreto o bien cuando una persona lo decida. 6. Destruccin: Si no nos interesa tenerlos archivados, tenemos que tener funcionalidades parar eliminar documentos. Bibliotecas de documentos Unabibliotecade documentospermitealmacenary gestionardocumentosde forma global e individual. Unabibliotecade documentospermite: Aadir un documento a la biblioteca. Estructurar el contenido en carpetas Desproteger un documento para poder editarlo. Proteger un documento editado y devolverlo a la biblioteca. Utilizar permisos para controlar qu operaciones pueden realizar los usuarios con las diferentes versiones. Cargar nuevos documentos que ya tengamos. Dispone de diferentes vistas, y filtros para ver los documentos que queremos. Permite exportar la informacin de la biblioteca a otras herramientas como Excel o Access. Podemos mantener todas las versiones por las que ha pasado un documento y revisar as que modificaciones ha ido sufriendo. Estructuray Tipode SitiosWeb MOSS establece una estructura jerrquica, en forma de rbol, de los sitios web que creamos, de tal manera que un sitio web padre, puede tener a su vez un conjunto de sitios web hijos. A toda la estructura jerrquica se la denomina Coleccin de sitios. Esta estructura permite definir independientemente la estructura documental, para cada una de las reas de la organizacin, teniendo en cuenta aspectos funcionales, de seguridad etc. En cada uno de los sitios web, podemos tener diferentes bibliotecas de documentos, para almacenar y gestionar toda la informacin que tengamos. Plantillas de sitio y tipos de bibliotecas A la hora de crear un sitio web se utiliza una plantilla, en la que se define la funcionalidad bsica que va a tener el sitio web. MOSS dispone por defecto de diferentes plantillas, para diferentes propsitos como gestion documental, gestin de contenido, creacin de intranets etc. Las plantillas disponibles para gestin documental son: Centro de documentacin: Plantilla de sitio diseada para permitir a los usuarios acceder a una gran cantidad de documentos de manera rpida y sencilla. Es nueva en MOSS, y ofrece tres listas predeterminadas (documentos, anuncios y tareas) y la navegacin predeterminada est establecida en modo vista de rbol. rea de documentos: Plantilla de sitio diseada para la publicacin y edicin de documentos. Dentro de un sitio web, podemos crear bibliotecas de documentos de diferentes tipos: Bibliotecas de documentos, con funcionalidades anteriormente descritas. Bibliotecas de formularios. Bibliotecas de diapositivas. Bibliotecas de traduccin de documentos. Bibliotecas de imgenes. Integracincon Microsoft Office 2007 Las bibliotecasde documentosenlazany abren directamenteaplicacionescomoWord o Excel, permitiendocrear modelosde documentos, quelos usuariospuedanutilizar paracrear nuevosdocumentos. Gracias a Microsoft Infopath2007, podemos crear formularios, con diferentescontroles, con validacinde datos, y con conexina otros orgenesde informacin(comobases de datos y web services), paraposteriormente publicarlos, y poder visualizarloscomosi de unapginaweb se tratase, gracias a Microsoft InfoPath Forms Server 2007. Podemosutilizar todaslascapacidadesde los productosde la familiaOffice, y posteriormente guardar todoslos resultadosen bibliotecasde MOSS, sin tener queacceder al portal a travs de web. Del mismomodo, podemosutilizar una bibliotecade MOSS, comoorgende datos, y exportar sucontenidoa Excel o Access. Tipos de Contenido (Content Types) Los tipos de contenido, permiten agregar informacin a medida, dentro de nuestras bibliotecas de documentos, y que nos ayudarn a organizar y gestionar todos los documentos. Podemos aadir tipos de contenido, para guardar texto, nmeros, fechas, campos de tipo lgico, hipervnculos, imgenes, mens de eleccin etc. Los tipos de contenido deben ser considerados metadatos, es decir, datos sobre datos, que nos ayuden a gestionar los documentos, pudiendo obligar al usuario a introducirlos en el momento que cree un documento, gracias al soporte que ofrecen herramientas como Microsoft Word 2007. Es frecuente aadir tipos de contenido a documentos, para establecer categoras de documentos, fechas importantes en la gestin de los mismos, as como informacin relacionada con otra biblioteca de documentos. DEMO (I) Workflows Un flujo de trabajo o workflow, es un conjunto de acciones y condiciones que permiten definir una serie de operaciones de mantenimiento y gestin. En el mbito de gestin documental, nos permiten implementar y parametrizar segn las nececidades de la organizacin, todo el ciclo de vida de un documento. En MOSS es posible que haya varios workflows a la vez ejecutndose para un mismo documento Algunos de los flujos por defecto que vienen con MOSSson: Aprobacin: Permite que uno o ms miembros designados como aprobadores rechacen o aprueben un documento. Si el documento es rechazado el flujo de trabajo termina. En otro caso, contina hasta que todos los Aprobadores asignados hayan aprobado el documento. Recoleccin de comentarios: Permite que uno o mas usuarios, revisen un documento. Este flujo de trabajo est definido en paralelo por defecto por lo que todos los usuarios reciben las notificaciones por correo electrnico simultneamente Recoleccin de firmas: Permite que un conjunto de usuarios, firmen un documento. Las notificaciones por email son lanzadas en paralelo a todos los usuarios. Utilizando herramientas como Microsoft Office Word 2007, podemos firmar digitalmente un documento. Workflows (II) Podemos crear nuevos workflows utilizando diferentes herramientas como: Microsoft SharePoint Designer2007. Gracias a esta herramienta, usuarios de negocio pueden crear fcilmente flujos de trabajo, que se adapten a sus necesidades. Microsoft Visual Studio 2005. Esta fundamentalmente orientada a tcnicos, y gracias a esta herramienta podemos crear flujosde trabajo de una forma completamente personalizada. Es sin duda la solucin ms potente a la hora de crear workflows. DEMO (II) Indexaciny bsqueda MOSS nos permite indexar tanto el contenido de nuestros documentos, como los metadatos asociados a los mismos. Utilizando la opcin de bsqueda, podemos encontrar el documento o informacin que nos interese, sin ms que introducir una palabra o frase descriptiva. Las bsquedasson coherentescon el sistemade permisosde MOSS, yaqueun documentono apareceren la bsquedasi el usuariono tienepermisosde visualizacindel mismo. Podemosprogramar el momentoen el quese realizael indexado, tantocompletocomoincremental (actualizacionesdel yaexistente) de nuestrosdocumentos, y ver a travsde un registroquedocumentos se hanindexado, quedocumentosfaltanpor indexar, cualeshanproducidoun error etc. Por defecto, MOSS soportael indexadode todoslos formatosde la familiaOffice, as comoformatos de ficherosplanos(.txt, .htm, .html etc.) y tambiengracias a extensionesde diferentesfabricantes, denominadosIfilter, permiteindexar todotipode formatos, comopor ejemplopdf. DEMO (III) Seguridad y gestin de permisos El sistema de seguridad de MOSS, permite establecer permisos a nivel de coleccin de sitios, a nivel de sitio exclusivo, a nivel de biblioteca y ahora tambin a nivel de documento. Si un usuario no tiene permiso para ver un documento o acceder a un sitio web, directamente no le aparece. Se integra con Active Directory. Por defecto un sitio web tiene 3 grupos de usuarios: Visitantes Integrantes Propietarios Permite establecer niveles de permisos para los diferentes usuarios. DEMO (IV) Dudas y preguntas Gracias por su atencin Ignacio.Perez@a-e.es www.alhambra-eidos.es