1.

INTRODUO As empresas comerciais e prestadoras de servios so responsveis por uma grande porcentagem do PIB (Produto Interno Bruto) brasileiro, isto significa que esto em constante desenvolvimento. Devido a isto devem aprimorar-se, e para tanto preciso conhecer bem os seus gastos com comunicao, a fim de tomar decises importantes e em tempo real para o seu futuro. Para facilitar este conhecimento quanto a estes gastos com comunicao, interessante a criao de um sistema de custos, o qual ir coletar os gastos da empresa e transform-los em informaes teis para os seus diversos usurios. Para que se tenha informaes teis preciso que os dados sejam confiveis, por isto muito importante uma boa organizao da empresa. A coleta de dados o primeiro passo para elaborao de um sistema de comunicao que colabore com o futuro, principalmente financeiro, de uma organizao. 1.1 Problemtica Segundo dados de diversas revendedoras, o comrcio de veculos auto motores cresceu consideravelmente nos ltimos anos, e conjuntamente a este crescimento vem a maior utilizao, por parte dos proprietrios de veculos, das auto mecnicas e auto peas. A empresa abordada neste estudo a Bl Bl Auto Peas. Pelo crescimento significativo da atividade o gestor da empresa resolveu ampliar o quadro de colaboradores e por consequncia criou-se uma nova necessidade: a melhoria da Comunicao. Situada em So Paulo, capital e tendo representantes em dois estados ( Rio de Janeiro e Curitiba) bem como vendedores internos, aumenta-se a necessidade de uma comunicao estvel e funcional para a total sintonia entre todos os seguimentos da empresa. Com todo este avano, tambm torna-se importante saber como esto se comportando os gastos da empresa com comunicao. Define-se ento a seguinte pergunta problema: Qual o custo incorrido com telefonia em cada departamento da Auto Peas? 1.2 Objetivo Geral Analisar, atravs de um sistema de custos, os gastos com telefonia da empresa, e implantar uma ao para otimizao do sistema de comunicao da Empresa com um confivel sistema de gesto e controle. 1.3 Objetivos Especficos Elaborar o organograma da Empresa; Elaborar planilhas de necessidades de comunicao para cada um dos departamentos; Calcular o gasto de cada departamento; Elaborar um projeto de Telecom, otimizando a comunicao da Empresa .

1.4 Justificativa Com o aumento do comrcio de veculos automotores no Brasil, houve tambm um aumento dos servios realizados nas auto mecnicas, pois, apesar do aumento na comercializao de veculos a m conservao de estradas e a falta de cuidado por parte dos proprietrios faz com que os veculos apresentem problemas contnuos, gerando grande demanda na compra de peas e partes automotivas. O gestor da empresa, por desenvolver um bom trabalho no decorrer dos anos, viu o seu negcio crescer precisando inclusive aumentar o quadro de colaboradores. Por ser uma pessoa bastante organizada possui um bom controle interno, porm se preocupa com a empresa de uma maneira geral, pois todos os custos so apropriados de uma forma geral e no individualmente por departamento, o que dificulta seu gerenciamento. A necessidade abordada neste estudo a de comunicao e nossa empresa foi contratada para elaborar um projeto que no s otimize a comunicao da empresa, mas tambm possamos controlar e gerir esses gastos que so de uma forma geral imprescindveis para o aumento de receita. 2. Instrumentos, Procedimento de coleta e tratamento dos dados Sero elaboradas planilhas, atravs de dados fornecidos pela empresa atravs de anlise das contas para levantamento dos gastos atuais j com o novo quadro de colaboradores. Para que consigamos entender melhor como este estudo se dar, temos que destacar primeiramente como so os gastos por setores da empresa esto envolvidos. Iniciando nosso estudo, foi constatado que o gasto com comunicaes era sem nenhum tipo de controle ou gesto, isto tambm devido o nmero de colaboradores da empresa ser reduzido, mas com as novas contrataes, alm do gasto com esta tecnologia aumentar, viu-se necessrio um investimento preciso, obtendo assim qualidade com o melhor custo-benefcio. Neste perodo a empresa j disponibilizava do novo quadro de colaboradores, composto por: Diretor; Secretria; Diretor de Vendas, Diretor Financeiro, Diretor de Relacionamento de Clientes; Gerente Geral, Gerente de Produo e Gerente de Compras; Representantes (2); Inspetor de Qualidade; Vendedores (4); Linha de montagem (10);

O organograma abaixo demonstra como a empresa est dividida:

Diretor

Secretria

Diretor Vendas

Diretor Financeiro

Diretor de Relacionamento de Clientes

Vendedores

Gerente geral

Gerente de Compras

Representantes

Gerente de Produo

Inspeo de Qualidade

Linha de Montagem

Legenda

Novos colaboradores contratados

2.1 Dados dos meses de Dezembro de 2013, Janeiro e Fevereiro de 2014 Na planilha 1 ( Em anexo), so elencados os gastos referentes ao meses de Dezembro de 2013, Janeiro e Fevereiro de 2014, includo todos os tipos de ligao ( Local, Vc1, Vc2, Vc3 e ligaes internacionais, se houver) Na planilha 2 ( Em anexo), temos o resultado da otimizao do sistema de comunicao da empresa (Telefonia e Dados), segundo nossa consultoria.

3. ANLISE E APRESENTAO DOS RESULTADOS Durante o processo de implantao do sistema pode-se verificar a necessidade da empresa em se reeducar no uso da telefonia, efetuando chamadas com mais objetividade e funcional, e os gestores podendo verificar de uma forma mais clara e objetiva os gastos existentes em cada departamento. Concluindo nosso estudo, ser necessrio efetuar a demonstrao do resultado, onde anteriormente tnhamos um cenrio em discordncia, devido vrios

colaboradores no possurem celulares da mesma operadora, elevando assim os gastos e tambm ligaes originadas de telefones fixos para celulares, pagando assim sempre a maior tarifa sem estar operando de forma concisa e objetiva. 3.1 AES IMPLANTADAS Efetuamos a contratao de um plano corporativo da empresa NEXTEL, onde a comunicao entre todos os setores da empresa ficou no s mais barato, mas tambm com uma reduo sensvel dos gastos individuais e auxiliando na comunicao com os representantes fora do estado conforme Planilha 2 (em anexo). Mudamos de operadora e contratamos a Embratel, devido o custo de ligaes locais serem mais baratas e ligaes dentro do estado para qualquer operadora custo zero (Utilizando o CSP21), aumentando o alcance dos vendedores internos. Implantamos no PABX uma interface para celular e contratamos uma franquia da empresa Transit Telecom com tarifas VC1, Vc2 e Vc3 Flat ao custo de R$ 0,19 onde anteriormente a empresa vinha pagando valores tarifrios de : VC1 R$ 0,23, VC2 R$ 0,45 e VC3 R$ 0,66

4. CONCLUSO DO TRABALHO DE IMPLANTAO Com a implantao das aes de nossa consultoria na empresa analisada podese concluir que, sendo bem elaborado, auxilia os gestores a tomar decises que sero importantes para o futuro da organizao. Com a realizao do estudo, pode-se observar que, apesar de ser uma empresa organizada, no possua gesto efetiva dos gastos com telecom, o que dificultava a mensurao real dos gastos, alm de ter a comunicao comprometida e cerceada. Quando foi feita a contratao de um plano corporativo de telefonia mvel, a mudana da operadora de telefonia fixa e a implantao das interfaces para as ligaes de fixo para mvel, pode-se observar o comportamento destes gastos, e analisando ento como eles se comportam, viu-se que a empresa estava gastando muito e sem a eficcia necessria, ou seja, est arcando com um prejuzo que poderia ter sido evitado, caso tivesse sido implantado anteriormente. Portanto pode-se verificar a importncia da implantao de um sistema dimensionado para telefonia na empresa, objetivando uma melhor comunicao dos departamentos, bem como para com seus clientes e fornecedores, trazendo assim resultados positivos, refletindo em toda gesto da empresa.