IV.

5 Herramientas y tcnicas de la planeacin Herramientas de la planeacin A las herramientas de la planeacin, tambin se les llama tipos de planes y segn stos, toda operacin debe tener un propsito o meta; generalmente el propsito de los negocios es la produccin y distribucin de bienes y servicios (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretacin y aplicacin de leyes; el de la universidad la enseanza, la investigacin y la extensin. Algunos de ellos son: Los propsitos Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social. La investigacin Aplicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. Los objetivos: y control; as que, los objetivos y metas son considerados como planes. Las estrategias Cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Polticas Son enunciados generales que guan o canalizan el pensamiento o la accin en la toma de decisiones. Las polticas delimitan el rea dentro de la cual debe tomarse las decisiones y deben ser acordes a los objetivos; las polticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control. Las polticas se pueden clasificar en bsicas, generales y departamentales, ellas identifican al nivel de la organizacin. Programas Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes.-Es la consecuencia cronolgica que confiere vitalidad y sentido prctico a un plan. Los programas pueden ser a corto plazo generalmente a un ao y de largo plazo cuando excede ese perodo. Presupuestos Considerado como un plan, un presupuesto es la expresin de los resultados esperados en trminos numricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado de ganancias y prdidas. Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que permite consolidar los planes de una empresa. Adems de su uso en la planeacin, el presupuesto tambin se utiliza para el control y la coordinacin. Existen diferentes tipos de presupuestos: 1. Especficos. Comnmente se usa en el gobierno, consiste esencialmente en que establece una suma de dinero como lmite a gastar o a invertir en una determinada actividad o programa.

2. Fijos. Implican un plan que no cambia, aunque cambien sus ventas o la produccin; el estndar o unidad de medida no cambia. 3. Flexibles o variables. Permite revisar los gastos y los costos de produccin; es ms fcil de utilizar en el control de operaciones que el presupuesto especfico. Procedimientos Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guas de accin ms que de pensamiento. Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las polticas establecidas, cuya finalidad es la de sealar la secuencia cronolgica ms eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada funcin concreta realizada dentro de una empresa o grupo social. Mtodos Es una descripcin de cmo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor forma posible, ejemplo: la tcnica especfica en la aplicacin de un test de aptitudes es un mtodo; mientras que la secuencia de pasos para emplear personal constituye un procedimiento.-La simplificacin del trabajo (eliminacin de los movimientos innecesarios para hacer un trabajo) debe comenzar con el estudio de los procedimientos. Reglas. Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al procedimiento y al mtodo; las reglas de por tanto, son normas que se refieren a una accin especfica y definida; o sea, que una regla dice con exactitud qu debe hacerse y que no debe hacerse. Tcnicas de la planeacin Tcnicas Cualitativas Las tcnicas cualitativas utilizan el juicio y las opiniones de conocedores, generalmente se usan cuando los datos precisos son limitados o difciles de conseguir; teniendo que hacer uso del criterio y la experiencia Dentro de las tcnicas cualitativas se encuentra: Tormenta de ideas Se renen gerentes o directivos e individualmente empiezan a aportar ideas para la toma de decisiones; se anotan todas las ideas por ms descabelladas que aparezcan y una vez que se han generado una gran cantidad de alternativas se analizan y se toma la decisin por consenso. El propsito de este enfoque es mejorar la solucin de problemas con soluciones nuevas e inusuales. En las sesiones de tormenta de ideas se busca la multiplicacin de ideas. Las reglas son las siguientes: nunca se critican las ideas; mientras ms radicales sean las ideas es mejor; se insiste en la cantidad de produccin de ideas; se estimula la mejora por otros, y todos aportan ideas. Delphi Es una tcnica para tomar decisiones de manera individual. Se pide a los gerentes o directivos involucrados que generen por escrito sus opiniones o alternativas en forma annima. Se recopilan todas las ideas, se analizan y se elige la mejor.

 Grupos TGN

La tcnica de grupo nominal (TGN) es una reunin estructurada en la que participan varios gerentes para generar ideas acerca de un problema o tomar decisiones bajo el siguiente procedimiento: 1. Todos los participantes en silencio ponen sus ideas por escrito. 2. Los miembros del grupo se retroalimentan registrando en una pizarra o rotafolio las ideas. 3. Se discuten cada una de las ideas registradas, con fines de aclaracin y evaluacin. 4. Se vota de manera individual sobre la prioridad de las ideas; la decisin se toma por votacin puntuando aritmticamente las alternativas.

Crculos de calidad y equipos de mejora Son grupos que se renen con el fin de definir y analizar problemas y mejorar procesos o funciones. Los crculos de control de calidad, o simplemente crculos de calidad (CC), son grupos de personas, por lo general entre 6 y 12 de la misma rea organizacional, que se renen peridicamente y comparten de modo voluntario ideas para solucionar problemas o mejorar sus funciones o productos, con el fin de incrementar la calidad y la productividad. Tratan de identificar problemas, analizan sus causas y proponen soluciones. Tcnicas Cuantitativas Las tcnicas cuantitativas aplican un conjunto de reglas matemticas o estadsticas a una serie de datos anteriores para predecir datos futuros. Grfica de Gantt La grfica de Gantt es uno de los mtodos ms utilizados en la planeacin de proyectos y en la planeacin y el control de actividades. En este diagrama se detallan las actividades para lograr un objetivo y los tiempos (semanas, meses o das) necesarios para realizarlas, as como los

responsables. Se utiliza una lnea de color o continua para definir el tiempo planeado para cada actividad y otra lnea de distinto color o punteada para sealar el tiempo real en el que se realiz la actividad. Esta informacin se muestra mediante un par de corchetes, uno de los cuales indica la fecha de inicio y el otro la de la terminacin para cada tarea. La grfica de Gantt permite al gerente tomar decisiones basndose en los tiempos planeados de terminacin.

El mtodo del camino crtico (CPM, Critical Path Method). El modelo del camino crtico (CC) es una herramienta que facilita la funcin de planeacin. Un proyecto est formado por un objetivo y el conjunto de actividades que deben realizarse para lograrlo. Para efectos de este mtodo, es necesario conocer, adems de la lista de actividades, las fechas de terminacin, el tiempo necesario para realizarlas su interdependencia y la secuencia u orden de ejecucin. Lo anterior constituye las caractersticas del proyecto. El mtodo del CC consta de dos partes: 1. La construccin de la grfica del proyecto. 2. El clculo del camino crtico y de los tiempos libres de las actividades. De esta forma, a travs del camino crtico se determina el tiempo ptimo para realizar un proyecto mediante la determinacin de las actividades que pueden realizarse simultneamente, los mrgenes de holgadura y las actividades crticas o de mayor relevancia. PERT (Tcnicas de evaluacin y revisin de programas). Es una extensin lgica de la grfica de Gantt. Sistema de anlisis de red de tiempo en el cual se identifican los diversos acontecimientos en un programa proyecto, con el tiempo planeado para cada uno y colocados en una red que muestra las relaciones de cada evento con otros; a partir de la secuencia de eventos interrelacionados, la trayectoria de aquellos en que hay tiempo de holgura (o el mnimo) en trminos de terminacin planeada es la ruta crtica; los sistemas PERT/Tiempo tratan slo del tiempo; los sistemas PERT/Costo introducen los costos de cada acontecimiento y se combinan con el tiempo transcurrido de cada evento o serie de eventos.

 Investigacin de operaciones Es la aplicacin de mtodos cientficos al estudio de alternativas para la toma de decisiones, con la finalidad de obtener una base cuantitativa para elegir la mejor solucin. Las caractersticas esenciales de de la investigacin de operaciones en cuanto a su aplicacin en la toma de decisiones son: 1. Se utilizan modelos mediante la representacin de una realidad o un problema. 2. Las metas de un rea de problema y el desarrollo de medidas de eficacia se determinan para comprobar si en la solucin existe certeza de alcanzar estas metas. 3. Incorpora las variables de un problema o las que parezcan ser importantes para su solucin. 4. El modelo, las variables, las limitaciones y las metas se especifican en trminos matemticos para que puedan ser claramente identificados y simplificados, con el fin de ser utilizados con rapidez para el clculo mediante la sustitucin de las cantidades por smbolos. 5. Las variables de un problema se cuantifican, ya que solamente los datos cuantificables pueden ser transferidos a un modelo para que ofrezca un resultado mensurable. 6. De todas estas caractersticas, quiz la principal contribucin de la investigacin de operaciones es la construccin y el uso de modelos conceptuales; algunos de stos presentan las relaciones lgicas entre las variables. Podran llamrseles simulativos o descriptivos si estn diseados solamente para describir la relacin de los elementos en una situacin. Programacin lineal Es una tcnica que sirve para determinar la combinacin ptima de recursos limitados a fin de obtener la meta deseada; es una de las aplicaciones ms exitosas de la investigacin de operaciones. Se basa en la suposicin de que existe una relacin lineal o de lnea recta entre las variables y que pueden determinarse los lmites de las variaciones. El desarrollo de la programacin lineal para la administracin se le atribuye al matemtico George Dantzig, quien present, en 1947, su mtodo simplex. Esta tcnica es particularmente til cuando los datos de los insumos pueden ser cuantificados y los objetos a una medicin definitiva. La programacin lineal debe utilizarse en la resolucin de problemas que presenten las siguientes caractersticas: 1. Variables de decisin. Existe la posibilidad de determinar los valores numricos para dos o ms de stas. Las variables de decisin son factores que se encuentran bajo el control de quien toma la decisin y si ste se modifica, tienen como efecto diferentes resultados. 2. Funcin objetivo. Es una ecuacin matemtica que permite medir el resultado de cuales quiera de las alternativas propuestas. 3. Objetivo. El propsito es encontrar los mejores valores para las variables de decisin, es decir, aquellos valores que produzcan el valor mximo (o el mnimo) para la funcin objetivo. 4. Restricciones. Los valores que puede darse a las variables de decisin estn restringidos, limitados o constreidos; no existe completa libertad de eleccin en la prctica. Los valores permitidos o factibles para las variables de decisin estn definidos por ecuaciones variables de restriccin. Tasa Interna de Retorno (TIR). Es un ndice de rentabilidad que se define como la tasa de inters que reduce a cero el valor presente de los flujos de efectivo neto. Lo anterior significa que en la tasa interna de retorno, el valor presente de los ingresos es igual al valor presente de los gastos. El criterio de la tasa interna de

retorno establece que una inversin se acepta si su TIR es superior al costo de capital para la empresa. Cuando se contemplan diferentes proyectos de inversin, se elige aquel que tenga la mayor tasa interna de retorno. El clculo de la tasa interna de retorno vala el proyecto de inversin con la tasa de inters del costo de capital. Con el clculo anterior, el valor presente neto es positivo, se incrementa la tasa de inters del clculo, hasta acercarla lo ms posible a cero. Teora de juegos. La teora de juegos trata de predecir cmo se conducirn las personas racionales en situaciones competitivas. De ese modo, ayuda a la gente que compite a idear estrategias que combinen grandes ganancias con costos reducidos. Al analizar lo que probablemente hagan los competidores en ciertas circunstancias, la teora de juegos ayuda a los gerentes a desarrollar estrategias efectivas. FUENTES DE INFORMACIN Chiavenato, Idalberto (2005). Introduccin a la Teora General de La Administracin. Mxico. Editorial Mc Graw Hill. Gareth R. Jones (2006). Administracin Contempornea. Mxico. Editorial: Mcgraw-Hill Interamericana. Hernndez, Sergio (2006). Introduccin a la Administracin (4ta Ed.) Mxico. Editorial McGraw Hill. Mnch Galindo, Lourdes (2006). Fundamentos de Administracin. Casos y Prcticas. Mxico. Editorial trillas Stephen P. Robbins (1996). Fundamentos de administracin: Conceptos y aplicaciones. Mxico. Editorial Prentice Hall. Universidad Iberoamericana www.bib.uia.mx CREFAL http://atzimba.crefal.edu.mx/bibdigital/ ITESM http://biblioteca.itesm.mx/ UNAM http://www.bibliodgsca.unam.mx/ http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/default2. asp