GED - Gestão de Conteúdo

RELATOS DE PESQUISA
GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRNICOS: ESTUDO DE CASO COM O SISTEMA DE GESTO DE CONTEDO PLONE
Marcello Peixoto Bax
Doutor em Informtica, Anlise de Sistemas e Tratamento de Sinal pela Universit de Montpellier II, Frana. Professor da Escola de Cincia de Informao da Universidade Federal de Minas Gerais, Brasil. E-mail: bax@eci.ufmg.br
Josmria Lima Ribeiro de Oliveira

Doutoranda em Cincia da Informao pela Universidade Federal de Minas Gerais, Brasil. Professora da Pontifcia Universidade Catlica de Minas Gerais e da Faculdade Batista de Minas Gerais, Brasil. E-mail: josmaria@pucminas.br
Daniel Mendes Barbosa

Mestre em Cincia da Informao pela Universidade Federal de Minas Gerais, Brasil. Professor da Universidade de Itana, Brasil. E-mail: danielmb@gmail.com
Resumo A gesto de documentos eletrnicos demanda novas formas de gerenciamento para garantir agilidade e atender requisitos jurdicos e arquivsticos. O artigo desenvolve estudo de caso realizado em uma empresa de jornalismo, que em seu processo de trabalho apresenta necessidade de automatizao do contnuo fluxo de interao autor-editor. Os resultados revelam as necessidades informacionais para a gesto de documentos eletrnicos no ambiente de anlise, em relao teoria de arquivos. Alm, disso apresenta uma soluo baseada na adoo de um arcabouo web (framework) colaborativo que atende 1 s necessidades de operao e gerncia do processo. A soluo identificada foi utilizar o Plone , um arcabouo voltado construo de portais corporativos em software livre, de forma integrada com o 2 ambiente Windows proprietrio. O artigo mostra como tal soluo atende aos requisitos tericos e empresariais. Para a empresa torna-se possvel o controle de edio compartilhada dos documentos, o acesso universal aos mesmos pela internet, o uso de metadados, e a automao dos processos de editorao via mecanismo de workflow. Palavras-chave: Arquivos eletrnicos. Gesto eletrnica de documentos. Ferramentas de colaborao. Plone. Jornalismo.
1 INTRODUO A gesto de documentos arquivsticos eletrnicos demanda novas formas de gerenciamento para garantir agilidade e atender, ao mesmo tempo, especificidades jurdicas e arquivsticas. O uso da web em intranets para compartilhar arquivos via e-mail tem gerado dificuldades de gerenciamento, implicando em duplicidade de arquivos, dificuldade no controle de verses e baixa segurana das informaes empresariais, pela possibilidade de interceptao. As polticas e aes sobre documentos eletrnicos recebem contribuies na
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Plone um arcabouo (framework) de software para gesto de contedo em portais corporativos. MS Windows, marca registrada da empresa Microsoft.
Perspectivas em Gesto & Conhecimento, Joo Pessoa, v. 1, n. 2, p. 166-190, jul./dez. 2011. http://periodicos.ufpb.br/ojs2/index.php/pgc. ISSN: 2236-417X. Publicao sob Licena
Marcelo Peixoto Bax; Josmria Lima Ribeiro de Oliveira; Daniel Mendes Barbosa
rea da Cincia da Informao, especificamente sobre estudos arquivsticos. fato que a base de sustentao para o uso de documentos nas empresas, na grande maioria dos casos, ainda a tecnologia MS Office. Tais arquivos apresentam dificuldades em sua interao com aplicativos de portais corporativos construdos em software livre. Isso compromete a evoluo de aes tticas que permitam a gesto da informao e do conhecimento no contexto empresarial. Sero analisados neste artigo alguns ganhos da integrao de software de escritrio com portais corporativos, tais como: edio de documentos diretamente no portal; acesso seguro universal via web, facilitando o trabalho remoto e em equipe; organizao avanada das informaes via metadados; automatizao de fluxos de trabalho com os documentos da organizao. Um recente escndalo brasileiro permitiu verificar como a gesto de arquivos eletrnicos relevante. O caso da planilha, apresentado por Oltramari (2008), possivelmente divulgado por um funcionrio da Casa Civil transformou um arquivo eletrnico em prova para a possvel confeco de um dossi, da qual o governo foi acusado. Em contrapartida, o governo brasileiro solicitou Polcia Federal que apurasse o crime de vazamento de informaes sigilosas do governo. Um grande conflito poltico se estendeu por dias no Congresso Nacional e na Imprensa, no perodo de maro e abril de 2008, devido s dificuldades que aos poucos foram reveladas nao, de lidar com arquivos eletrnicos no governo brasileiro. Vale notar que o governo brasileiro um grande usurio de softwares livres (pblicos) no pas. Tal situao revela que o tema de gesto dos arquivos eletrnicos complexo, e que as instituies carecem de aplicaes prticas para permitir solues adequadas, inclusive de acompanhamento da edio de arquivos eletrnicos que proporcionem fidedignidade e autenticidade. A pesquisa de Silva (2008) apresenta direcionamentos que esclarecem a prtica da preservao arquivstica governamental nas polticas pblicas no Brasil, e levanta trs pontos de reflexo: 1) h necessidade de que a preservao seja contnua; 2) o oramento destinado a preservao precisa ser suficiente e constante; 3) a poltica nacional de arquivos precisa ser formulada. Apesar deste artigo no abordar a gesto governamental, pode-se perceber que os reflexos notados na esfera pblica so tambm percebidos na perspectiva empresarial. Uma organizao tpica da rea de servios, na qual os funcionrios tm seus computadores interligados em rede local e trabalham criando e editando arquivos com o MS Office apresenta alta complexidade para a gesto de documentos eletrnicos. Neste cenrio, encontram-se documentos, planilhas, e apresentaes utilizadas em processos de trabalho, que passam por aprovaes de reas, estabelecendo fluxos de trabalho (ou workflows). Este cenrio presente nas empresas que adotam uma soluo precria de gesto da informao, geralmente passando pela estruturao do trabalho de seus funcionrios em torno de algumas pastas compartilhadas na rede local; em geral uma rede MS Windows. O fato agravado, quando empresas possuem colaboradores que atuam fora do espao fsico da empresa, fazendo constante uso de aplicaes para transferncia de arquivos, sendo a mais precria e utilizada, o correio eletrnico. Este artigo apresenta um estudo de caso desenvolvido em uma empresa de jornalismo, localizada em Belo Horizonte, que atuava poca com cerca de 20 colaboradores para produo de informativos na internet e impressos, revistas e jornais para empresas. O objetivo da pesquisa consistiu em identificar o processo de gesto de arquivos eletrnicos. Aps o levantamento da situao apresentada pela empresa foi possvel diagnosticar os principais riscos existentes na gesto de arquivos, e analisar as demandas informacionais para a gesto de arquivos eletrnicos e o fluxo do processo de edio e reviso. Como contribuio dos resultados, o artigo revela um sistema de gerenciamento de contedo em software livre, e
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apresenta as principais vantagens da sua aplicao para a gesto de documentos eletrnicos no contexto empresarial analisado. Para tanto, o artigo se estrutura em sete sees. A primeira seo consiste na introduo que desvela o contexto geral da investigao e a relevncia do tema para as pesquisas em Cincia da Informao. A segunda seo aborda as principais bases tericas revelando os aspectos a serem considerados na gesto de documentos eletrnicos. A terceira seo contempla uma discusso terica e aplicada. A discusso terica envolve o levantamento das ferramentas web que proporcionem a colaborao na edio de arquivos eletrnicos, e para tanto, aborda as caractersticas dos sistemas de gerenciamento de contedo. Alm disso, tambm abordada a participao dos portais corporativos neste processo. A discusso aplicada envolve a anlise da aplicao Plone, que ao mesmo tempo uma ferramenta e uma plataforma de desenvolvimento para a construo de diversos tipos de portais web. A quarta seo apresenta as caractersticas metodolgicas da investigao. A quinta seo descreve a situao atual da empresa investigada, analisando os processos empresariais e a gesto dos documentos eletrnicos. A sexta seo apresenta solues para a empresa, descrevendo as interaes necessrias para a utilizao da aplicao Plone. A stima seo contempla as consideraes finais. Finalmente, importante deixar claro que o artigo utiliza muitas vezes o termo arquivo, comumente utilizado para traduzir dois termos em ingls: file e document/record. No entanto, neste artigo, o termo foi utilizado sempre para traduzir document/record. 2 GESTO DE ARQUIVOS ELETRNICOS Sousa et al. (2006, p. 9) apresentam que o gerenciamento da crescente produo de documentos em meio eletrnico o novo desafio dos profissionais da informao. A comunidade arquivstica observa de modo mais atento a possibilidade da utilizao da rede para disponibilizar e gerenciar de forma eficiente os acervos arquivsticos, por meio da utilizao de formatos de metadados. Schellenberg (2006) afirmava em sua obra escrita, antes de 1970, os elementos de classificao ao abordar a gesto dos arquivos correntes. O autor apresenta que os trs elementos principais eram: 1) a ao a que os documentos se referem; 2) a estrutura do rgo que os produz; 3) o assunto dos documentos. Atualmente, todos os trs elementos podem ser contemplados concomitantemente, por meio dos aplicativos tecnolgicos. O autor j relatava que o homem produz documentos, como resultado da execuo de um trabalho, o que hoje caracterstico da produtividade em empresas, e at mesmo na academia conforme expressa Yamamoto (2000), analisando a clebre frase: publish or perish. Para Santos (2007, p. 216), o perfil do arquivista est mudando e este profissional, cada vez mais, tem papel ativo na tomada de deciso das reas gerenciais das instituies. Pinto (2001) apresenta uma viso mais atuante da arquivstica na gesto de arquivos, propondo uma nova metodologia de abordagem, que procure cada vez menos estabelecer e impor regras operativas e cada vez mais conhecer e compreender o fenmeno e o processo informacional, para depois apresentar as solues mais adequadas. Santos (2007) destaca que ao idealizar a poltica de gesto de documentos, deve-se contemplar a gesto do conhecimento; pois a gesto do conhecimento fica comprometida pela ausncia da gesto da informao e dos documentos. O autor revela que os arquivistas que atuam na gesto de documentos record managers esto assumindo papel de profissionais essenciais consecuo dos objetivos da instituio qual esto vinculados. A arquivstica se apresenta como uma rea de pesquisa em crescimento no Brasil. Costa (2007) desenvolveu um mapeamento quantitativo da produo, traduo e edio de livros sobre arquivstica no Brasil. O autor identificou que a rea de pesquisa apresentou um
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considervel aumento quantitativo e qualitativo na produo bibliogrfica arquivstica. Mas, ressalta que o aumento qualitativo poderia ser maior para uma rea que deseja alcanar o carter de disciplina cientfica, e carece de uma maior produo bibliogrfica que contemple as demandas acadmicas e profissionais. Rondinelli (2007) apresenta um relato sobre o projeto da Universidade de Pittsburgh, nos EUA. Deste projeto, consideram-se as hipteses apresentadas, ressaltando a primeira: s necessidades bsicas das instituies de criao e manuteno de documentos que no mudam caso os documentos sejam eletrnicos. O projeto identificou treze requisitos agrupados em categorias: relativos instituio, que refletem especificaes para sistemas de gerenciamento arquivstico de documentos, e relativos ao documento (capturados, mantidos e usveis). Os requisitos funcionais identificados pelo projeto representam um conjunto de condies que as instituies, os sistemas de informao e os documentos teriam que satisfazer para garantir o fornecimento de prova (RONDINELLI, 2007, p. 82). A partir dos requisitos funcionais e das regras de produo, apresenta-se um conjunto de metadados, ou seja, elementos que identificam cada documento. Os metadados foram apresentados a partir de seis camadas e algumas subcamadas para cada documento, conforme Rondinelli (2007). A primeira camada diz respeito ao registro, para tanto, declara-se o documento arquivstico por meio da identificao da sua origem, o tipo, e o momento da transao, apresentando as especificaes de descritores. A segunda camada refere-se aos termos e condies de acesso proporcionado o controle. Faz parte desta camada a identificao da autoridade competente para a avaliao, as leis e regulamentos que a embasam, e a tabela de temporalidade. A terceira camada diz respeito estrutura do documento, tendo como subcamadas a forma do documento, a dependncia ou no do software, o mtodo de compresso, e os algoritmos para criptografar o contedo, entre outros. A quarta camada refere-se ao contexto, que identifica a provenincia do documento e o ambiente jurdico-administrativo que o envolve, registrando: instituio, pessoa ou sistema que deu incio transao e a que horas; quem recebeu a transao, qual o tipo de transao, e qual a regra que governa aquele tipo de transao. Desta forma, apresenta-se a idoneidade das operaes. A quinta camada envolve o teor do documento, sendo denominada como contedo. A sexta camada informa sobre a histria do uso registrando quando, por quem e como o documento foi usado. Outro relato apresentado por Rondinelli (2007) diz respeito Universidade de British Columbia, no Canad. Para esta escola, os elementos mnimos exigidos para que um documento arquivstico seja considerado completo so: data, autor, destinatrio, assunto e ttulo. Mas, para o documento arquivstico ser considerado fidedigno em ambiente eletrnico, deve-se acrescer os metadados: data, hora e local da transmisso e do recebimento, cdigo de classificao, e nmero do protocolo. Alm disso, o procedimento de criao deve cumprir os procedimentos de identificao das redes de comunicao, dos usurios do sistema e de seus privilgios, da identificao dos meios seguros para acessar o sistema, e da definio dos espaos: geral (acessvel a todos os membros da instituio), grupo (acessvel a funcionrios que partilham da mesma competncia), e individual. Da Austrlia, advm os estudos que geraram o Dirks (Designing and implementing recordkeeping systems) que um manual de gerenciamento arquivstico de documentos. A metodologia do Dirks envolveu sete passos e foi utilizada como referncia para proceder investigao na empresa em anlise. Na Figura 1 so apresentados os passos, conforme apresentado por Rondinelli (2007, p. 110), considerando que importante desenvolver a anlise de funes e atividades, pois desta forma possvel obter um foco estvel ao longo do tempo, alm de facilitar a avaliao, contextualizar melhor os documentos e permitir maior acessibilidade.
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Anlise das funes e atividades desempenhadas pela instituio
Identificao dos requisitos para gerenciamento arquivstico de documentos
Avaliao dos sistemas de gerenciamento de documento existentes na instituio
Identificao das estratgias para gerenciamento arquivstico de documentos
Elaborao do sistema de gerenciamento arquivstico de documentos
Implementao do sistema de gerenciamento arquivstico de documentos
do funcionamento 7 Figura 1Avaliao - Metodologia de Dirks do sistema de gerenciamento arquivstico de documentos Figura 1- Metodologia de Dirks Fonte: Rondinelli (2007, p. 110)
O modelo australiano, tambm destaca que para um arquivo eletrnico ser prova, este deve ser: autntico, fidedigno, completo e inalterado (protegido de intervenes no autorizadas), e usvel (passvel de localizao, recuperao e interpretao). Desta forma, para garantir as qualidades que sustentem as caractersticas apresentadas, necessrio utilizar um sistema capaz de executar a captura, o registro, a classificao e indexao, o acesso e segurana, a avaliao, o armazenamento, o uso e rastreamento, e a destinao (RONDINELLI, 2007). Ao tratar a gesto e preservao de documentos eletrnicos de arquivos, Thomaz (2006) apresenta a incompatibilidade das tecnologias atuais, com seus predecessores como um fator complicador. A autora revela a trajetria histrica da discusso sobre a gesto de arquivos eletrnicos, compartilhando a experincia de vrios pases. Como ltima experincia compartilhada, a autora revela o RKMS que um esquema padronizado de metadados. Ele atende especificao do Resource Description Framework - RDF da World Wide Web Consortium - W3C. Portanto, ele permite identificar e descrever documentos resultantes das atividades sociais e organizacionais, alm de associar caractersticas significativas do contexto, onde os documentos so produzidos, gerenciados e usados. Recentemente, de acordo com Thomaz (2006), as normas ISO apresentam as contribuies mais significativas no assunto, sendo elas: ISSO 15.489 (Information and documentation: records management), ISO 14.721 (Open archival information system reference model), e a ISO 19005-1 (Electronic document file format for long-term preservation). Lucca, Charo e Stein (2006) apresentaram metadados para a gesto eletrnica de documentos arquivsticos, a partir do estudo de cinco padres de metadados: ISAD(G), Dublin Core MetaData Element Set, MoReq, a Resoluo n 20 do CONARQ, e a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica. Os autores avaliaram as semelhanas entre os padres e construram um modelo de metadados que uniu os cinco padres, estabelecendo quatro grupos de metadados, representando as quatro funes arquivsticas: classificao, avaliao, descrio e difuso. Este modelo pode ser visto no Quadro 1:
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Funo arquivstica Tcnicos Classificao De negcio Tcnicos De negcio
Metadados Identificador, Datas, Nvel de descrio, Notas, Palavras-Chave, Responsvel Identificador, Datas, Assunto, Tipo Documental, Temporalidade, Eliminao, Notas, Palavras-Chave, Responsvel, Regras e Convenes
Avaliao
Identificador, Datas, Histria/Biografia, Histria Arquivstica, Notas, Notas do Arquivista, Regras e Convenes Tcnicos Condies de acesso, Condies de reproduo, Tipo, Formato, Tamanho, Requisitos tcnicos, Verso Difuso De negcio Identificador, Ttulo, Autor, Datas, Procedncia, Assunto, Idioma, Localizao original, Localizao cpias, Relacionamentos, Direitos do autor, Notas, Contribuidores Quadro 1 - Modelo de metadados para o sistema em desenvolvimento Fonte: Lucca, Charo e Stein (2006, p. 12)
Descrio
Tcnicos De negcio
Ao abordar o tema arquivos eletrnicos, deve-se considerar os desafios da preservao. Os arquivos na empresa precisam ser preservados para que a recuperao da informao ocorra. Inarelli (2007) apresenta os dez mandamentos da preservao digital a serem observados: 1) manters uma poltica de preservao; 2) no dependers de hardware especfico; 3) no dependers de software especfico; 4) no confiars em sistemas gerenciadores como nica forma de acesso ao documento digital; 5) migrars seus documentos de suporte e formato periodicamente; 6) replicars os documentos em locais fisicamente separados; 7) no confiars cegamente no suporte de armazenamento; 8) no deixars de fazer backup e cpias de segurana; 9) no preservars lixo digital; 10) garantirs a autenticidade dos documentos digitais. 3 FERRAMENTAS WEB DE COLABORAO PARA ARQUIVOS ELETRNICOS A gesto de arquivos eletrnicos abordada por Santos (2008), apresentando ser este um processo complexo, pois as modificaes do cenrio influenciam o comportamento dos agentes. Tal mudana direciona os recursos a serem canalizados para suprir necessidades que no podiam ser previstas antes. Portanto, neste tipo de ambiente o gestor passa a ter dificuldades em saber de tudo que ocorre, e em manter a disciplina, a hierarquia e a coordenao do processo. Mas, as novas tecnologias de informao e comunicao criaram possibilidades para a coordenao de atividades e atuao de gestores em ambientes mais complexos. A anlise do autor aponta que, inicialmente, os instrumentos focavam ampliar o mximo possvel a capacidade e eficincia do gestor, garantindo sua centralizao. Para tanto, foram criadas ferramentas (Outlook, LotusNote, Organize, Project), que atuavam como secretrias e gerentes, para que: estabelecido o plano, definidas as responsabilidades e funes, elaboradas as metas, autorizaes e permisses sejam ampliadas a informao e a comunicao dos membros de um projeto, criando relatrios. Santos (2008) afirma que estes procedimentos, que apenas criavam rotinas e mecanizavam as aes de gesto se mostraram inoperantes para gesto de grandes sistemas. O autor reconhece que se vive uma nova fase e um novo tipo de resposta a este tipo de problema atravs da criao de sistemas colaborativos, interativos, descentralizados e emergentes.
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As exigncias do mercado a partir das certificaes de qualidade tm levado as empresas a buscarem meios para gerenciar os processos e a gesto de arquivos. Nascimento e Flores (2008) analisaram as entidades certificadas pelo Programa Gacho de Qualidade e Produtividade (PGQP) e verificaram que no se encontrou nestas organizaes uma poltica de gesto de arquivos arquivstica. As empresas afirmaram que apesar disso esto conseguindo ter um acesso rpido e at certo controle sobre as informaes que produzem. A soluo apresentada pelas empresas foi o uso de listas mestres de documentos e listas de controle de registros. Contudo, percebeu-se que o tratamento feito apenas para recuperao dos documentos especficos da gesto da qualidade produzidos recentemente. Identificou-se que as empresas destacam como prioridades a serem implementadas os aspectos relativos ao acesso, difuso por meio de um canal apropriado que favorea a comunicao entre as pessoas, manuteno apenas das informaes relevantes, proteo e conservao. Nascimento e Flores (2008) afirmam que comum encontrar documentos no atualizados, cpias desnecessrias, procedimentos no documentados, registros indisponveis, documentos com a mesma funo, porm com nomes diversos. Os procedimentos arquivsticos de classificao e de avaliao de documentos so pouco utilizados pelas empresas certificadas. Apenas 30% das organizaes responderam fazer uso de planos de classificao de documentos para organizar as suas informaes produzidas, enquanto que 56% das demais, afirmaram utilizar-se de outros instrumentos para a organizao de seus documentos e 14% responderam no utilizar de qualquer instrumento para organizar as suas informaes. Os portais corporativos causam mudanas fundamentais nos processos gerenciais e no modo como as empresas funcionam, apoiando os funcionrios no que tange ao compartilhamento de informaes e conhecimentos, segundo Terra e Bax (2003). As plataformas de portais corporativos mais avanadas provem solues que se adquam s necessidades de informao e de colaborao de cada funcionrio e/ou parceiros de negcio. Desta forma, elas personalizam o acesso informao, automatizam e melhoram os ciclos de deciso complexos, e incentivam nveis mais profundos de colaborao entre empregados. Com a vantagem de prover um nico ponto de contato com as fontes de informao, o portal corporativo assume papel integrador nas organizaes. Assim, segundo Terra e Bax (2003), os portais corporativos constituem novos instrumentos de gesto de informao e conhecimento nas organizaes. Existe uma extensa literatura em diversas reas de conhecimento, da Cincia da Informao Cincia da Computao, passando pela Administrao e Comunicao, que analisa os benefcios dos portais corporativos para uma organizao sob diversos aspectos, principalmente do ponto de vista da teoria da gesto de conhecimento e de como esta pode, teoricamente, ajudar as pessoas a permanecerem conectadas e a trabalhar em equipe com mais eficincia (DIAS, 2001), (TERRA; GORDON, 2002), (TOLEDO, 2002), (TERRA; BAX, 2003), (CARVALHO, 2006), (CABESTR et al., 2007), (SCHONS; COSTA, 2008). A gesto de contedo empresarial (ou corporativo), conhecida pela sigla ECM (Enterprise Content Management), consiste no conjunto de tecnologias usadas para gerir o ciclo de vida da informao no estruturada. As fases envolvidas so: criao/captura, armazenamento, versionamento, gesto, indexao, e distribuio de contedos. Todas as fases relacionam os contedos com os processos de negcio (WIKIPEDIA, 2008b). Alguns componentes de uma soluo de contedo so: gerenciamento de documentos e contedos; ferramentas de colaborao; gesto de processos de negcio (BPM - Business Process Management) (TREEPOINTSWEB, 2008).
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Uriarte (2006) apresenta o Enterprise Content Management3 (ECM), que rene, para a autora, trs funcionalidades obrigatrias: 1) GED (Gesto Eletrnica de Documentos); 2) Workflow (fluxo de processos); e 3) Portal (ambiente que rene Gesto de Contedo, Workflow e Gesto de Qualidade, e promove comunicao e colaborao entre seus usurios). Shitsuka et al. (2005) sugerem que a incorporao desta viso em portais corporativos poder viabilizar informaes rpidas tanto para clientes quanto para fornecedores, em base de dados de contexto, de metadados e de outras bases, como pode ser visto na Figura 2. Os autores consideram que as empresas devem repensar a maneira de incorporar as tecnologias, considerando a estrutura de uma camada de ECM, por ser esta, a base da construo de um software de gesto do conhecimento.
Figura 2 - Componentes da gesto de contedo empresarial (ECM) Fonte: Shitsuka et al. (2005)
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Gerenciamento de Contedo Corporativo Perspectivas em Gesto & Conhecimento, Joo Pessoa, v. 1, n. 2, p. 166-190, jul./dez. 2011
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Segundo Bax e Parreiras (2003), as ferramentas de cdigo aberto para gesto de contedo se mostram to ou mais interessantes para a construo de portais do que ferramentas proprietrias. Entretanto, no se encontra na literatura informaes sobre como realizar, na prtica, a implantao de um portal utilizando-se de ferramentas de softwares livres. Segundo Bax e Parreiras (2003) so vrios os benefcios gerados pela implantao de um portal corporativo, tendo entre eles: a) organizao do acervo de documentos e da memria organizacional (categorizao, classificao e busca em texto livre); b) acesso aos arquivos pela web, possibilitando o trabalho remoto; e c) melhoria dos processos de trabalho pela sua automatizao. A seguir, sero apresentadas as caractersticas de uma ferramenta de cdigo aberto, denominada Plone, que tem sido abordada em empresas e em investigaes acadmicas. 3.1 Plone O Plone um CMS (Content Management System) construdo sobre o Zope, um servidor de aplicaes web e de desenvolvimento de sistemas Open Source amplamente utilizado, conforme afirma Thiruvathukal e Lufer (2004). O Plone um sistema de gerenciamento de contedo que tem recebido popularidade pela facilidade de instalao, configurao e uso, segundo Bax e Parreiras (2003). O aplicativo apresenta um instalador automtico para plataforma Windows ou Mac, que apresenta passos comuns instalao de um software com durao aproximada de 3 minutos (PLONE, 2008). Quanto instalao, considera-se ainda que a aplicao um software open source, licenciado sob a GNU General Public License, a mesma licena utilizada pelo Linux. Conforme afirma Burton (2007), isto d o direito de uso sem uma licena, alm de permitir o avano do produto pelos seus usurios. Quanto configurao, para usar o Plone, a princpio, no se faz necessrio desenvolver aplicaes em Zope. Mas, para o desenvolvimento de novos tipos de contedo, uma pequena quantidade de conhecimento em Zope til, e abordada na documentao. O Zope escrito em Python, uma linguagem de programao Open Source j abordada por Oliphant (2007). A linguagem Python utilizada para adicionar novos recursos ao Plone, e para alterar a forma como Zope e Plone interagem. Outra caracterstica interessante desse sistema sua extensibilidade, existindo uma grande quantidade de produtos adicionais que incorporam novos recursos e tipos de contedo. O Plone tambm tecnologicamente neutro e pode interoperar com a maior parte dos sistemas de banco de dados relacional, open source e comercial. Ele pode ser executado em uma ampla variedade de plataformas, incluindo Linux, Windows, Mac OS X, Solaris e BSD. Segundo informaes do sitio Ohloh (2008), o projeto Plone recebeu contribuies, ao longo de toda a histria do projeto de 219 desenvolvedores, sendo representativo o nmero de contribuies com cdigo novo mais recentemente. Estima-se que a comunidade Plone aborda uma das maiores equipes de cdigo aberto em todo o mundo. Burton (2007) salienta que o nmero de desenvolvedores organizados na comunidade Plone e o aumento das empresas especializadas na aplicao, sinalizam que o Plone tem um bom nvel de suporte. A plataforma Zope/Plone trata contedos como objetos. Isto proporciona ao portal os benefcios inerentes e conhecidos da tcnica de orientao a objetos, segundo Pereira e Bax (2002), sendo as principais: modularidade que promove o controle da complexidade, e flexibilidade que permite reutilizao das mesmas informaes em diversos locais do portal. Por padro, o Plone armazena seu contedo em um banco de dados transacional orientado a objeto, que faz parte do Zope, o ZODB. Existem produtos e tcnicas, no entanto, para compartilhar informaes com outras fontes, como bancos de dados relacionais, LDAP e sistemas de arquivos.
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Quanto ao uso, o Plone segue padres e normas de usabilidade e acessibilidade (PLONE, 2008). Suas pginas seguem o padro E.U. Seo 508, e o rating AAA do W3C para a acessibilidade. Ele possui suporte internacionalizao, oferecendo interface para mais de 35 tradues. Alm disso, existem ferramentas para gerir contedos multilinges. Observa-se que a gesto de contedo web contemplada na plataforma Plone. Para tanto, utiliza-se a tecnologia para atualizao de textos e para a gesto de documentos multimdia em portais. Tal funcionalidade resulta em maior facilidade de alimentao e atualizao por pessoas, que no tm conhecimentos de design web. Utilizada como infra-estrutura do portal, essa tecnologia permite que todo o contedo seja publicado e editado remotamente por meio de navegadores web. Para tanto, a tecnologia prov suporte complexidade da Gesto de Contedo Web, baseando a autoria em estilos (style-based), para garantir a publicao de contedos em mltiplos formatos de apresentao. Como mostra a Figura 3, a plataforma opera em trs dimenses independentes, sendo elas: lgica, contedo e apresentao.
Dados e funcionalidade Atores: programadores de computador definindo os modelos de dados e as funcionalidades
Estrutural e de contedo Atores: profissionais da informao para definir taxonomia, metadados, moldes ou gabaritos (templates)
Visual ou de apresentao
Atores: designers
Figura 3 - Dimenses independentes da ferramenta Plone Fonte: Adaptado de Plone (2008)
A independncia das dimenses compatvel com a arquitetura MVC (Model, View, Controller), referenciada na literatura da Cincia da Computao por Krasner e Pope (1988) citado por Gandra e Lima (2008). A MVC apresenta vantagens para o processo de desenvolvimento e manuteno de portais, tendo como principal evidncia, o fato de permitir a racionalizao do trabalho dos diferentes profissionais, sem que um interfira na atividade do outro. Desta forma, em cada uma das trs dimenses, o profissional utiliza-se, respectivamente, de: scripts, moldes (templates) e estilos CSS (Cascading Style Sheets). A partir das dimenses, as pginas do portal oferecem facilidade para proporcionar manuteno e evoluir contedo e estrutura, sem exigir competncia tcnica em informtica ou design daqueles usurios responsveis pelo uso e evoluo do contedo do portal, ou seja, os autores que publicam e editam o contedo organizado no portal. Outra vantagem percebida da separao em diferentes dimenses diz respeito s novas formas de apresentao dos contedos, pois estas podem ser adicionadas ao portal, sem a necessidade de duplicar o contedo, o que acarretaria em problemas de gesto de informao (ex: verso para impresso, verso para smartphone, mudana de idioma). Como em outras plataformas, em Plone, o contedo do portal organizado na estrutura taxonmica, ou seja, em pastas. Isto possibilita a delegao do acesso de usurios da empresa, com controle
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efetivo e flexvel, atravs da definio de papis e tarefas, permitidas a cada papel, por rea do portal (PLONE.NET, 2008). Pastore (2006) desenvolveu um estudo sobre gerenciamento de contedo na web com o uso do Plone. O autor destaca que o compartilhamento de informaes no-estruturadas importante para as empresas que visam a gesto do conhecimento. O autor considera que a complexidade dos processos de negcio exige um sistema de informao adequado que possa encontrar tecnologias que facilitem a interao entre autores e editores. O artigo de Pastore (2006) descreve as solues adotadas no contexto de desenvolvimento para web site em um instituto de investigao. A soluo apresentada foi o uso do Plone que permitiu personalizar papis, fluxos de trabalho e garantir segurana no processo de publicao. Alm de todos estes recursos, raramente presentes ao mesmo tempo em uma nica ferramenta de gesto de contedo em software livre, o Plone ainda possui excelente interao com softwares de escritrio. Este recurso normalmente nem implementado por ferramentas de gesto de contedo. 4 METODOLOGIA A pesquisa caracterizou-se como exploratria, descritiva, aplicada e intervencionista por explorar solues em Cincia da Informao para uma realidade investigada. Esta escolha fundamentou-se no interesse em ter uma compreenso maior dos fatos. Para Martins e Lintz (2000) o estudo de caso possibilita a penetrao na realidade social, no conseguida plenamente pela anlise e pela avaliao quantitativa. No entanto, no so permitidas generalizaes, segundo Yin (2001). Um estudo de caso no tem de ser meramente descritivo; pode ter, igualmente, um profundo alcance analtico; confrontar a situao com outras situaes j conhecidas e com as teorias existentes (MERRIAM, 1988; YIN, 2001). O ambiente de anlise consistiu em uma empresa de jornalismo, localizada em Belo Horizonte. A empresa contava poca do estudo com 15 jornalistas e seis estagirios, coordenados por quatro editores, que produzem informativos na internet e impressos, revistas e jornais para empresas. A escolha pelo ambiente de anlise se justificou pela alta complexidade revelada para a gesto dos arquivos eletrnicos, tendo em vista o curto prazo disponvel para o desenvolvimento dos servios prestados, o que caracterstica do setor. A oportunidade de desenvolver a pesquisa na empresa, foi proporcionada pelo interesse das scias em aprimorar os processo empresariais, uma vez que a gesto de arquivos eletrnicos torna-se um obstculo para a busca da eficincia. A pesquisa caracterizou-se como exploratria, pois um assunto revelador que confirma as definies de Malhotra (2001) e Cooper e Schindler (2003). Os relatos de um estudo de caso assumem normalmente a forma de uma narrativa, cujo objetivo contar uma histria que acrescente algo de significativo ao conhecimento existente e seja, tanto quanto possvel, interessante e iluminativo (STAKE, 1988). Os dados foram coletados em entrevistas semi-estruturadas, questionrios estruturados e anlise documental, seguindo as orientaes de Trivios (1987), Alencar (2000) e Merriam (1988). Os trs princpios, informados por Yin (2001) para coleta de dados, foram observados. Os dados coletados foram submetidos a diversas tcnicas de anlise, incluindo: anlise de contedo, tcnica de triangulao e modelagem. A anlise de contedo foi utilizada com a finalidade de explicitar e sistematizar o contedo da mensagem, por meio da anlise confirmatria de dados (BARDIN, 1977; BABBIE, 1999). Para o desenvolvimento da anlise, utilizou-se a anlise categorial, sendo as categorias definidas a partir do referencial terico. A triangulao foi fundamental para que os dados coletados de diferentes fontes fossem
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analisados de maneira integrada. A modelagem permitiu recriar o contexto no qual os dados foram gerados. 5 ANLISE DA GESTO DE ARQUIVOS ELETRNICOS NA EMPRESA DE JORNALISMO Para a anlise empresarial, utilizou-se a metodologia de Dirks, apresentada por Rondinelli (2007). Esta seo apresenta os passos 1, 2, 3 e 4 recomendados pelo modelo terico. A empresa de jornalismo atua com o desenvolvimento de comunicaes jornalsticas para empresas. Cada empresa captada alocada a um jornalista. Apenas, em alguns projetos, ocorre o desenvolvimento por mais de um jornalista. As demandas dos clientes so variadas. Desta forma, existem emisses de comunicaes dirias para a intranet, semanais, mensais, bimestrais e quadrimestrais. Contudo, a freqncia mais utilizada a mensal. O processo de trabalho utilizado para desenvolver uma comunicao jornalstica foi escrito pela empresa e revisado recentemente, mas percebeu-se que tal processo padronizado no estava disponvel de imediato. A partir das entrevistas, foi possvel construir o fluxo da operao. O fluxo da operao inicia com a elaborao da pauta, que composta por representantes da empresa e pelo jornalista. Aps a reunio, o jornalista envia o fechamento da pauta em arquivo eletrnico do Word por e-mail. A fase seguinte consiste na apurao, que a coleta de dados por meio das entrevistas. A captao de fotos ocorre concomitantemente por um terceiro empresa. Depois de captadas as informaes, o jornalista produz a redao das matrias, e costuma trabalhar com pequenos arquivos no Word, sendo um para cada matria. A fase seguinte redao a edio, que procedida por um dos quatro editores da empresa. Para tanto, o jornalista, compila em um nico arquivo Word as matrias com a localizao das mesmas no projeto em elaborao, tendo em vista a organizao prevista na pauta. As recomendaes do editor so acrescentadas ao arquivo Word. Depois de aceitas as recomendaes emitidas pelo editor, o jornalista separa cada matria em um arquivo com cabealho especfico para proceder aprovao das fontes, que recebem as matrias por email. O prazo solicitado para retorno da avaliao da fonte de 48 horas. O controle do recebimento das recomendaes difuso, pois os comentrios podem ser feitos por telefone ou e-mail. Finalizada a verificao pelas fontes, o jornalista sintetiza todas as informaes em um arquivo Word para envio ao diagramador. Neste momento, tambm so referenciadas as fotos que faro parte do projeto e o envio dos documentos feito via FTP. O diagramador produz a arte e a envia via formato PDF para que o jornalista faa a reviso de arte. Depois de acertada a reviso de arte, o jornalista encaminha novo arquivo PDF, enviado pelo diagramador, para a aprovao de arte da empresa. Sendo a arte aprovada, procede a impresso da prova e a reviso por parte do jornalista. Concludo este processo, o projeto est liberado para impresso grfica. A Figura 4 e o Quadro 2 ilustram o fluxo dos arquivos eletrnicos desenvolvidos pela empresa. Ao todo, so 15 transferncias de arquivo para a finalizao de um projeto editorial. Contudo, caso seja necessrio repetir mais de uma vez algum o processo, o nmero de transferncias ser superior. Entende-se que esta alta transferncia de arquivos via e-mail e a forma como as informaes so transmitidas, no devidamente controlada pela empresa, dificultando o desenvolvimento do fluxo do processo pr-estabelecido. Para a gerao de arquivos, existe um procedimento recomendado pela empresa, para nomear e armazenar. O armazenamento e a organizao dos arquivos so feitos por meio do Windows Explorer, em pastas pblicas (ou compartilhadas) armazenadas no servidor. Apenas os arquivos administrativos, que dizem respeito principalmente a contratos, controle de
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pagamentos, propostas de servios, e controle de pessoal, no so compartilhados. A unidade do servidor disponvel a todos os funcionrios sem restrio.
Figura 4 - Fluxo documental do processo da empresa de jornalismo Fonte: Dados da pesquisa
Etapa Ocorrncia 1 O jornalista envia o fechamento da pauta para o cliente 2 O cliente revisa a pauta e devolve ao jornalista 3 O jornalista envia as matrias para a reviso do editor 4 O editor revisa as matrias e devolve ao jornalista 5 O jornalista encaminha as matrias s fontes 6 As fontes revisam as matrias e as devolvem ao jornalista 7 O jornalista encaminha as matrias ao diagramador juntamente com as fotografias 8 O diagramador encaminha a verso diagramada para o jornalista 9 O jornalista procede a reviso de arte e encaminha alteraes ao diagramador 10 O diagramador procede as revises e encaminha ao jornalista 11 O jornalista encaminha a verso revisada do diagramador ao cliente 12 O cliente expressa sua opinio e solicitaes de reviso ao jornalista 13 O jornalista encaminha as solicitaes de reviso ao diagramador 14 O diagramador procede as revises e encaminha ao jornalista 15 O jornalista aprova a arte final e encaminha ao diagramador 16 O diagramador encaminha grfica Quadro 2 - Fluxo documental do processo da empresa de jornalismo Fonte: Dados da pesquisa
Uma das empresrias inviabilizar o atendimento ao unidade, esto disponveis os Estes arquivos tambm esto
afirma que a ausncia de restries resulta do receio em cliente, caso um dos jornalistas esteja ausente. Na mesma arquivos pessoais dos funcionrios, apresentados por nome. abertos ao acesso de todos, apesar de serem pessoais. Os
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entrevistados afirmaram que depositam nestas pastas: msicas, trabalhos de ps-graduao, e demais arquivos de frum pessoal. A organizao dos arquivos busca representar a lgica do processo de trabalho. Os principais arquivos utilizados pela empresa tem a extenso: *.doc (editor de texto do MS Office), *.pdf (portable document format), *.jpeg (formato de compresso para fotografias). Foram identificadas algumas planilhas eletrnicas em formato *.xls (planilha eletrnica do MS Office). Nas entrevistas, foi possvel identificar que alm dos arquivos armazenados no servidor, existem arquivos que so depositados em pen-drive, para desenvolver atividades distncia, e outros que so transferidos por e-mail, principalmente para os editores. Uma das editoras afirmou que ao editar o arquivo, altera o nome do arquivo, acrescentando ao nome a palavra editado. A pasta Clientes constitui a principal pasta da empresa, que contm os arquivos em produo e produzidos. A pastas contm sub-pastas com o nome de cada cliente. Esta, por sua vez, tem sub-pastas com o nome de cada projeto, e dentro de cada projeto tem-se as subpastas por ano e por edio. Cada edio contm, pelo menos, as seguintes sub-pastas: aprovaes, diagramao, fotos, matrias e referncias. Contudo, esta estrutura modificada de colaborador para colaborador, pois a estrutura do Windows Explorer permite flexibilidade para serem criadas e renomeadas as pastas. A Figura 5 ilustra o modelo recomendado pela empresa para a estrutura da pasta Clientes com dados representativos.
Figura 5 - Representao da pasta compartilhada Fonte: Dados da pesquisa
Para o gerenciamento arquivstico de documentos por projeto a estratgia utilizada pela empresa a organizao em pastas. Portanto, referente aos dados do projeto, a pasta
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referncias contm todo o material que serviu como fonte de referncia para o desenvolvimento do trabalho jornalstico. J a pasta matrias, contm todos os textos que foram elaborados pelo jornalista. A pasta aprovaes contm as matrias elaboradas, com uma pgina introdutria de orientao para que as fontes analisem, revisem e aprovem o que foi escrito pelo jornalista. A pasta fotos contm todas as fotos que foram captadas para o projeto. A pasta diagramao contm um arquivo em formato Word que apresenta todo o texto do projeto, mais as orientaes para o diagramador. As informaes transmitidas do jornalista ao diagramador so codificadas por cores, desta forma, quando estiver colorida a fonte, o diagramador interpretar que uma orientao. Outros arquivos constantes nesta pasta so as fotos. Elas so nomeadas por pgina e nmero da foto, pois uma pgina pode conter mais de uma foto. Desta forma, a foto nomeada como 3.1, deve ser inserida na pgina 3, sendo esta a primeira foto da pgina. Os arquivos enviados pelo diagramador so arquivados, conforme ilustrao da Figura 5, na pasta 101 junho; mas alguns jornalistas criam uma pasta geral denominada PDF que contm todos os arquivos do diagramador de todas as edies do ano. Em relao s cpias de segurana dos arquivos eletrnicos, a empresa de suporte oferece via aplicao programada para toda sexta-feira, a cpia dos arquivos da pasta Clientes. Esta cpia feita para um HD externo que a princpio deveria ser retirado todo o final de semana, por uma das empresrias, para que fosse armazenado em outro local, evitando perda de dados, em caso de sinistro. Contudo, atualmente isto no feito. O HD externo permanece na empresa com as cpias da pasta Clientes. Outra inteno da empresa era desenvolver um backup dirio com os arquivos modificados, mas tal prtica no est ativa. Entre as pastas compartilhadas do servidor, foi possvel identificar uma pasta denominada arquivos clientes que contm uma cpia da pasta Clientes, no definida qual inteno da mesma. Outra pasta presente a arquivos dvds que constituda por arquivos com muito espao em disco que deveriam ser transmitidos a dvds para liberar mais espao no servidor. Contudo, tal pasta permanece, sem que as cpias sejam feitas. Quanto armazenagem dos arquivos pouco utilizados, a empresa no tem uma clara poltica. Recentemente, os arquivos anteriores a 2005 foram retirados do servidor e armazenados em um ambiente no-compartilhado. Os arquivos criados a partir de 2006, esto disponveis no servidor, sendo pequena a consulta aos anos de 2006 e 2007. A partir das entrevistas foi possvel identificar que os colaboradores sentem falta de ferramentas de busca no desenvolvimento da atividade. Apesar da empresa ter por poltica a no replicao integral de matrias para clientes diferentes, ela percebe que poderia ter como referncia as prprias reportagens j desenvolvidas na empresa. E, com a gesto atual dos arquivos, no possvel identificar claramente quantas matrias sobre ISO 9.000 j foram desenvolvidas pelos jornalistas. Desta forma, os contedos abordados so assimilados por meio da memria dos colaboradores que tentam vincular os trabalhos ao cliente, ao projeto e ao perodo que foi publicado. Outra dificuldade percebida foi quanto gesto de fotos. Atualmente, existe dificuldade de aproveitar fotos, porque no possvel fazer uma busca pelo nome da pessoa presente na foto, devido ausncia de metadados. E ainda, como os fotgrafos so terceirizados, existe a dificuldade de citar o nome de fotgrafo que gerou a fotografia. Na empresa, os funcionrios trabalham com seus computadores interligados em uma rede local, criando e editando arquivos com o MS Office. Alguns desses documentos so de uso exclusivo do funcionrio, localizados em geral em sua pasta pessoal. Porm, em sua grande maioria esses documentos so corporativos e precisam ser compartilhados entre os funcionrios a partir de um local nico na rede. Assim busca-se evitar duplicidade por razes de consistncia e disperso atravs do e-mail, por razes de segurana.
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Como a empresa realiza servios, executando processos de trabalho, alguns documentos gerados precisam passar por aprovaes de outros funcionrios de reas relacionadas, e tambm de superiores na hierarquia da empresa, passando em alguns casos por mais de um nvel de aprovao. Ou seja, para realizar a sua misso no dia-a-dia de forma racional e organizada, a empresa estabelece alguns fluxos de trabalho (ou workflows) que envolvem a tramitao de documentos entre funcionrios, s vezes de diversas reas. Alm disso, para uma gesto adequada da complexidade de uma organizao desse tipo claramente necessrio planejar uma poltica de controle de acesso aos arquivos. Alguma estratgia de segurana da informao que possa ser intermediria, entre a anarquia e o absolutismo informacional, ambos indesejveis. Quem pode acessar, editar e aprovar determinado arquivo em determinada pasta? Infelizmente a empresa ainda adota uma soluo precria de gesto da informao que inevitavelmente passa pela estruturao do trabalho de seus funcionrios em torno de algumas pastas compartilhadas na rede local; na rede MS Windows. Pode-se identificar alguns pontos negativos desse tipo de soluo, ou seja, o compartilhamento de pastas no sistema de arquivos, que dificultam a gesto adequada da informao e bloqueia o aumento de produtividade nos processos: Falta de memria organizacional, o que implica em dificuldade de se recuperar a informao desejada com o uso de buscas simples em texto livre ou buscas avanadas usando metadados, gerando gasto de tempo para se encontrar o arquivo desejado, ou retrabalho, o que ainda pior. Falta de acesso universal pela web aos arquivos, dificultando o trabalho remoto dos funcionrios. Processos de trabalho no automatizados, implicando em confuso e na difuso desnecessria de documentos por e-mail, gerando problemas de segurana da informao. Curiosamente, nesses processos pouco automatizados, em geral o estado dos documentos (pendente, aprovado etc) informado em seus nomes ou no incio do corpo do documento.
6 PROPOSIES PARA A GESTO DE ARQUIVOS ELETRNICOS NA EMPRESA DE JORNALISMO Esta seo refere-se s etapas 5, 6 e 7 da metodologia de Dirks, apresentada por Rondinelli (2007) para desenvolver uma orientao de gerenciamento arquivstico de documentos a instituies. Aps a coleta e anlise dos dados da empresa de jornalismo identificaram-se cinco aspectos que precisam ser tratados. A partir destes aspectos, explorou-se a aplicao Plone para verificar a possibilidade de implantao a fim de permitir melhoria da gesto de arquivos eletrnicos. Os cinco aspectos relacionam-se a aes prticas que correspondam expectativa terica e prtica, abordando o correto tratamento na gesto de arquivos eletrnicos e a agilidade e funcionalidade esperada pelas empresrias. 1) Viabilizar o acesso universal, pela web, possibilitando o trabalho remoto por parte dos funcionrios. 2) Integrar a tecnologia MS Windows, padro utilizado na rede local. 3) Controlar a edio dos documentos, atravs de check-in e check-out, j que estes sero editados por vrias pessoas, atravs da rede.
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4) Organizar o acervo de documentos utilizando metadados: descrio de propriedades, categorizao, classificao e busca em texto livre. 5) Automatizar fluxos de trabalho pela utilizao de workflows. Ao analisar a ferramenta Plone percebeu-se que a mesma atende s especificaes apresentadas pelo modelo australiano, referenciado por Rondinelli (2007) quanto a preservao das caractersticas de um arquivo eletrnico: autntico, fidedigno, completo e inalterado, e usvel. Desta forma, o Plone demonstra capacidade de executar a captura, o registro, a classificao e indexao, o acesso e segurana, a avaliao, o armazenamento, o uso e rastreamento, e a destinao (RONDINELLI, 2007). O Quadro 3 apresenta uma anlise do Plone, mediante as caractersticas evidenciadas na literatura:
Caracterstica sistema captura do Recurso oferecido pelo Plone
Determina pela interao com o MS Office como o documento capturado pelo sistema registro Formaliza a captura, gerando um identificador e solicita ao usurio informaes sobre o documento (breve descrio), alm de dar a opo de registrar um nome de arquivo. Gera data, hora, ttulo, assunto, e origem do arquivo. classificao e indexao Identifica as atividades relacionadas ao documento e o liga a outros documentos para facilitar a descrio, controle, destinao e acesso, prdeterminadas pela identificao do workflow. Podem ser acrescentadas palavras-chave para auxiliar na busca. O arquivo passvel de localizao, recuperao e interpretao pelo tempo em que seu valor de prova persistir. acesso e segurana Estipula os direitos e as restries para uso de determinados documentos, vinculado ao perfil do usurio. avaliao Identifica o perodo de reteno do documento, no momento da sua captura e registro, podendo ser alterado posteriormente, a depender do perfil do usurio. Tal ao contribui para a construo da tabela de temporalidade no sistema. Contudo, os arquivos no so excludos aps o prazo de reteno, mas so gerenciados pelo sistema para que no sejam apresentados como arquivos correntes. armazenamento Mantm os documentos pelo tempo em que possam ser exigidos legalmente. Ao expirar o prazo, os arquivos so desassociados do acesso pelos usurios, ficando armazenado em bases de backup. uso e rastreamento Assegura que apenas determinados colaboradores podem ter acesso a determinados documentos, com aes pr-definidas (leitor, editor, revisor, administrador). Tal acesso rastreado como medida de segurana. destinao Identifica documentos com temporalidade semelhante, analisa o uso do documento para confirmar ou alterar a temporalidade e mantm um termo de eliminao para fins de auditoria. Quadro 3 - Anlise do Plone a partir das caractersticas apresentadas por Dirks para arquivos e sistemas Fonte: Dados da pesquisa
A anlise do Plone tambm permitiu identificar que a aplicao atende o modelo de documento encapsulado em metadados, apresentado por Rondinelli (2007), a partir da experincia americana. Apesar de a aplicao ser considerada um sistema gerenciador de
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contedo web pode-se identificar que o Plone atende s seis camadas, pois oferece controle de: registro, termos e condies de acesso, estrutura, contexto, contedo e histria de uso. 6.1 Acesso via Web (intranet e extranet) Para a melhoria da gesto da informao nos processos de trabalho da empresa de jornalismo interessante o fato de o portal proporcionar acesso universal, pela web, aos seus contedos. Tal recurso possibilita o trabalho remoto por parte dos funcionrios. Permitir o acesso remoto via web aos seus contedos uma caracterstica comum a qualquer portal que esteja acessvel fora da rede interna da empresa. Como todo portal, o portal Plone possibilita o acesso seguro universal s informaes via web, facilitando o trabalho remoto por parte de suas equipes. A importncia de citar esta caracterstica consiste em pontuar que o acesso universal bastante facilitado pelo portal, em relao a uma soluo simples de pasta compartilhada na rede local. Com efeito, ao armazenar os arquivos exclusivamente no sistema de arquivos da rede Windows, estes ficam inacessveis pela web. Existem solues para acesso remoto, mas em geral elas no so prticas ou simples de instalar. 6.2 Integrao com a tecnologia de escritrio MS Office No momento atual, a integrao do portal com a tecnologia de escritrio MS Office um aspecto exigido pelo mercado. Com efeito, como visto no caso em anlise, utiliza-se de rede local com mquinas rodando Windows. Desta forma, para que o portal seja realmente til, necessria alguma forma de integrao com essa tecnologia de escritrio. Ou seja, necessrio que os documentos sejam editados (com o MS Word) diretamente no portal. Alm disso, para que seja possvel o carregamento em massa dos documentos para dentro do portal (importante, sobretudo na fase de implantao) necessrio suporte funcionalidade de arrastar-e-soltar, a partir das pastas do Windows Explorer para dentro do portal. Para implementar a integrao com o Windows Explorer e com o MS Office, o administrador do portal precisa instalar alguns produtos. Para tanto, ser necessria uma aplicao desenvolvida para o sistema operacional Windows que executada na mquina do usurio (i.e., do lado do cliente), chamada "Enfold Desktop" (ED). Trata-se de um produto compatvel com portais Plone, licenciado para uso gratuito pela comunidade, que permite o uso do recurso arrastar-e-soltar entre o Explorer e o portal Plone. Do lado do servidor ser necessrio instalar o produto chamado "Enfold Server". Ao instalar o ED os usurios podem fazer o carregamento de arquivos para dentro e fora do portal de forma simples, com o recurso de arrastar-e-soltar. Alm disso, os documentos podem ser editados pelo Word diretamente no portal. Ou seja, ao clicar no arquivo com a extenso ".doc" (por exemplo), a aplicao no cliente lana a execuo do Word permitindo assim que o usurio faa a edio. Aps fechar o documento, este devolvido para o portal, sendo liberado para edio por outro usurio. Assim, os documentos (arquivos) do Office podem ser editados tanto pelo portal quanto pelo sistema de arquivos. O componente cliente, ED, deve ser instalado (existe um instalador disponvel) e executado no computador de cada usurio que acessa o portal. Graas a este componente, o usurio pode trabalhar no contedo do portal usando o gerenciador de arquivos do sistema Windows. O componente servidor da aplicao Zope/Plone (Produto, no jargo Zope/Plone) permite a edio de vrios dados relativos aos arquivos que so gerenciados pelo portal, tais como: metadados do plone, nome, ttulo, descrio e estado do workflow.
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6.3 Controle de edio de documentos (Check-in e check-out) O ED prov a gesto de documentos em um nico local, com controle de check-in e check-out para permitir a edio concorrente e viabilizar a colaborao em grupo. Ele mantm a segurana e a integridade dos arquivos. O modo como os arquivos so usados passa por um controle de acesso, que nega o acesso aos usurios que no tenham os necessrios privilgios, e impede o acesso a um arquivo, que esteja sendo editado. Tal fato ocorre para evitar que o arquivo eletrnico seja alterado em concorrncia (check-in/check-out). Outra funo tpica o controle de verses. A aplicao armazena cada verso de um documento que tenha sido alterado, mantendo um registro de auditoria dessas modificaes. Esta funo til para a produo de: apresentaes; contratos; propostas; manuais; e outros documentos que necessitam de vrias iteraes, por vrios atores, antes de completos e aprovados. Com o controle, tambm eliminada a confuso sobre qual a verso corrente de um determinado documento, uma vez que ser essa, a apresentada ao usurio que o solicite. Depois de fazer o check-out de um documento e atualiz-lo, o usurio deve fazer o check-in. Ao fazer o check-in de um documento, ele fica disposio de outros usurios para fazer check-out e modificaes. 6.4 Organizao de documentos com o uso de metadados Outro aspecto importante para a melhoria da gesto da informao nos processos de trabalho da empresa a possibilidade de organizar o acervo de documentos utilizando metadados e busca em texto livre. Metadados so essenciais para descrio de propriedades dos contedos visando sua categorizao e classificao. A busca em texto livre, dos metadados e tambm do textos que compem os contedos, importante para conferir agilidade na recuperao da informao. Seguindo o padro Dublin Core (WIKIPEDIA, 2008), o portal Plone possibilita a organizao avanada dos documentos com o uso de metadados. Alm das propriedades comumente utilizadas, tais como autor, data de criao, publicao e expirao, palavraschave, direitos autorais, outras podem ser adicionadas. Alm disso, no portal da comunidade Plone (plone.org) existem diversos produtos que podem ser utilizados para proporcionar uma gesto ainda mais avanada utilizando metadados. Existem produtos que geram tesauros, permitem a gesto de palavras-chave, taxonomias e ontologias; ou seja, este aspecto est avanando sempre medida que a comunidade cria novos produtos. Com relao busca em texto livre, o Plone utiliza-se de conversores que automaticamente, quando o documento inserido no portal, extraem o texto ASCII dos formatos originais do MS Office ou PDF inserindo-os em seu ndice de busca, denominado Catalog. A partir desse momento os documentos ficam disponveis no portal para serem recuperados atravs de pesquisa simples. Desta forma, possvel fazer pesquisas dos metadados e dos contedos textuais que compem os arquivos eletrnicos. 6.5 Utilizao de workflow O termo workflow utilizado neste trabalho para designar uma cadeia de aes ou eventos que ocorrem sobre um conjunto de estados pelos quais passam um objeto informacional (instncias de contedo), para alcanar um objetivo (cf. Figura 6). A implantao de um workflow adequado mostra que o software entende bem como as pessoas realizam seu trabalho. Mesmo tarefas simples, como por exemplo, a publicao de um documento, envolve
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um grupo de pessoas que possuem diferentes papis e responsabilidades. O uso do workflow prov o controle de nveis de segurana configurados para a gesto adequada do contedo. O portal Plone possui um mecanismo avanado para criao, configurao e uso de workflows, que se revela como diferencial em relao aos concorrentes na rea. possvel a utilizao de workflows pr-definidos, assim como a definio simples de novos (novas cadeias de aes e eventos). Alm disso os fluxos podem ser definidos globalmente, para todos os objetos do portal (instncias de tipos de contedo) ou localmente, em determinadas pastas, ou ainda, por tipo de contedo. Um workflow necessrio porque em geral, a autoria, a etiquetagem de metadados e a publicao devem estar sujeitas a algumas regras centralizadas que caracterizam o processo. A verso 3 do Plone possui workflows elaborados para facilitar a criao de polticas de segurana da informao adequadas aos diferentes contextos ou tipos de portais. O ambiente oferece fluxos mais simples, gerenciados por uma pessoa ("One State Workflow"), atendendo portais de intranet/extranet (exemplo da Figura 6) e at portais de comunidade ("Community Workflow"), mais complexos.
Figura 6 - Representao dos estados e transies de um dos workflows do Plone (workflow de intranet/extranet) Fonte: Autoria prpria
O workflow mostrado na Figura 6 tem 5 estados (cada elipse da figura) e 10 transies possveis (cada arco direcionado), onde cada arco parte do estado de origem e aponta para o estado de destino da transio. Cada transio requer ainda um papel (conjunto de permisses) especfico para se realiz-la, ou seja, o usurio s conseguir alterar o estado de um objeto atravs de transies que possam ser executadas apenas com os papis que seu usurio possua. Finalmente, vale notar que o workflow padro do Plone (chamado de "Community Workflow") tem 4 estados e envolve 2 papis (dono4 e revisor). Assim que criado, um documento recebe o estado "visvel". O proprietrio do documento o submete para publicao no portal e seu estado alterado para "pendente". Quando um usurio no papel "revisor" faz o login no portal, todos os documentos que esto no estado "pendente" so mostrados em uma lista de reviso. O revisor pode ento rejeitar ou publicar cada um dos documentos. No primeiro caso, o documento volta para o estado visvel, enquanto no segundo, o documento assume o estado "publicado". O workflow apresentado na Figura 6 (chamado de Intranet/extranet) apresenta ainda a possibilidade de tornar determinado contedo visvel externamente e revela-se o mais indicado ao processo da empresa analisada. Com efeito, em um mesmo portal, a empresa
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Owner na terminologia do Plone. Perspectivas em Gesto & Conhecimento, Joo Pessoa, v. 1, n. 2, p. 166-190, jul./dez. 2011
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pode disponibilizar contedos internamente, para seu prprio staff de jornalistas, e tambm contedos para o pblico annimo em geral (pblico externo). 7 CONSIDERAES FINAIS Por meio do estudo de caso desenvolvido em uma empresa de jornalismo que faz intenso uso de documentos, localizada em Belo Horizonte, foi possvel descrever e caracterizar o processo de gesto de arquivos eletrnicos. Aps o levantamento da situao apresentada pela empresa foi possvel diagnosticar os principais riscos existentes no processo, e analisar as demandas informacionais para a gesto de arquivos eletrnicos e o fluxo de trabalho. Ao descrever a situao e analis-la, foi possvel sintetizar e definir os requisitos de uma soluo automatizada. Justificou-se assim a aplicao de uma soluo de gerenciamento de contedo, que trouxe vantagens para a gesto de arquivos eletrnicos no contexto empresarial analisado. A contribuio deste artigo de natureza complementar grande quantidade de trabalhos tericos na rea da Cincia da Informao sobre o tema portais corporativos. Complementar no sentido em que o artigo mostra que possvel, na prtica, implementar, utilizando software livre, com baixo custo, um portal corporativo em modalidade intranet e extranet, que melhore a gesto da informao. Como o artigo se refere a uma ferramenta de software livre, o Plone, estima-se tratar de uma relevante contribuio, com impactos financeiros diretos no sentido da reduo de custos com tecnologia da informao. Isso considerando que nessas empresas os colaboradores trabalham em rede utilizando-se, sobretudo de softwares proprietrios, em sistema operacional MS Windows, e servindo-se a todo tempo do gerenciador de arquivos Windows Explorer e o pacote de escritrio MS Office ou outras aplicaes semelhantes. A insero efetiva de um software livre nesse contexto proprietrio em geral difcil e rara ainda hoje em dia, apesar das tentativas principalmente nas organizaes da esfera pblica em migrar os aplicativos do MS Office para o pacote correspondente em software livre, OpenOffice. Nota-se tambm que no artigo no foi dado foco ao lado do servidor5, onde se localiza fisicamente o portal, uma vez que, em servidores, o software livre, sobretudo o Linux, j amplamente utilizado. Finalmente pde-se concluir que, com um portal de intranet/extranet, a empresa passa a contar com os seguintes benefcios relevantes para a gesto da informao: integrao com o ambiente de gesto de arquivos do MS Windows (windows explorer); edio de documentos MS Office diretamente no portal; acesso seguro universal s suas informaes via web, facilitando o trabalho remoto por parte de suas equipes; automatizao do fluxo de documentos em seus processos dentro do portal, com o uso de fluxos de trabalho pr-definidos e com a definio de novos fluxos de trabalho; gesto avanada de documentos em um nico local, com check-in e check-out para controle de edio e colaborao em grupo; organizao avanada das informaes com o uso de metadados (thesaurus, gesto de palavras-chave, taxonomias e ontologias, etc). Para trabalhos futuros, propem-se a anlise de outros contextos empresariais, e o acompanhamento da atual empresa investigada. Com o acompanhamento da mudana
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Referncia ao computador servidor em uma rede de software do tipo cliente-servidor. Perspectivas em Gesto & Conhecimento, Joo Pessoa, v. 1, n. 2, p. 166-190, jul./dez. 2011
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tecnolgica na empresa, ser possvel identificar as principais dificuldades encontradas e propor alternativas para minimizar o impacto da adaptao. importante ainda, analisar como os agentes externos empresa, cliente, fontes e diagramador assimilaram as mudanas proporcionadas. Finalmente pode-se tambm investigar outras aplicaes CMS de cdigo aberto (tais como: Drupal, Joomla etc) que possam proporcionar resultados prximos aos esperados com o uso do Plone.
MANAGEMENT OF ELECTRONIC FILES WITH WEB TOOL COLLABORATIVE IN A BUSINESS OF JOURNALISM: ADVANCING SHARED FOLDER Abstract The management of electronic documents requires new forms of management to ensure agility and meet the specific legal and archival needs. The paper develops a case study in business journalism, which has need for automation of the continuous workflow of authoreditor interaction. The results reveal the information needs for electronic management in environment of testing in relation to the theory of files. Also, it presents a solution for the adoption of a collaborative web tool that meets the needs of the process operation and management. The identified solution was to deploy Plone, an enterprise portal framework that uses open software in an integrated way with the Windows proprietary environment and meets the requirements theorists and entrepreneurial. Thus, becomes possible to the company to control shared editing, universal access to the collection through the Internet, the use of metadata, and process automation via workflow. Key-word: Electronic archives. Management of electronic documents. Collaboration tools. Plone. Journalism.
Artigo recebido em 14/07/2011 e aceito para publicao em 24/10/2011
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Artigo recebido em 14/07/2011 e aceito para publicao em 24/10/2011

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