1 Apostila Controle Documentos

Controle de Documentos & Registros
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CONT ROLE DE DOCU MEN TOS & REGI STRO S!

Setembro, 2013 e-mail: pedrocam@uol.com.br
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INDICE:
1. INTRODUO! 2. DEFINIES! 3. OS REQUISITOS 4.2.3 & 4.2.4 DA ISO 9001:2008! 4. INTERPRETANDO OS REQUISITOS 4.2.3 & 4.2.4 DA ISO 9001:2008! 5. CONCLUSO FINAL!
Setembro, 2013
e-mail: pedrocam@uol.com.br
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O! U D RO T N 1. I
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1. INTRODUO:
Toda empresa para iniciar seu negcio, tem sua organizao estruturada em Documentos e Registros. A quantidade de Documentos e Registros em uma empresa, independe do seu tamanho, mas sim do grau tecnolgico do seu produto. Uma usina produtora de lcool ou um frigorfico / abatedouro de aves, tem bem menos Documentos & Registros que uma montadora de veculos, a qual tem menos que uma empresa que fabrica avies.
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1. INTRODUO:
Isto independe se a empresa tem uma certificao ISO 9001 ou no. A diferena, que se houver certificao de SGQ, esta empresa tem um Sistema de Gesto da Qualidade implementado, e portanto, seus Documentos e Registros so controlados. Fica mais fcil administrar e planejar o dia-adia e o futuro desta empresa; a qualquer tempo podemos resgatar informaes e prover a melhoria contnua.
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1. INTRODUO:
Todo gestor tem necessidade de saber quais so as regras estabelecidas, onde estamos, onde queremos chegar, e como esto nossos concorrentes. A nica forma de se obter respostas rpidas para a tomada de deciso, ter Documentos e Registros atualizados e com informaes ntegras. Documentos & Registros demonstram o passado, o presente e o futuro de uma empresa.
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1. INTRODUO:
Tambm definem, documentam e registram a Cultura e o Comportamento existente na organizao. Padronizam as tarefas / atividades produtivas e administrativas, perpetuando o conhecimento. Portanto, Documentos & Registros constituem o crebro de qualquer empresa, seja ela pblica ou privada.
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S! E I IN F E .D
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2. DEFINIES!
DOCUMENTO: So papis ou outros meios de informao que sofrem revises peridicas para atualizao dos dados e prticas descritas. Exemplos: Manual da Qualidade, Procedimentos, Instrues, Score card*, Auxlios Visuais, Planos de Ao*, Avaliao de Desempenho*, etc...
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2. DEFINIES!
REGISTRO: So papis que registram resultados ou dados especficos de uma ao e no sofrem revises. o retrato dos resultados ou dados da ao efetuada no momento. Exemplos: Carta de Controle, Relatrios Dimensionais, Score card*, Planos de Ao*, Avaliao de Desempenho*, Pronturio, etc...
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ITOS S I U REQ S O . 3 .2.4 4 & 3 4.2. DA 008! 2 : 1 0 0 ISO 9

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3. OS REQUISITOS 4.2.3 & 4.2.4 DA ISO 9001:2008
A ISO 9001:2008 define que os documentos necessrios ao SGQ, devem ser controlados. Vejamos o que diz a ISO no requisito 4.: Os documentos requeridos pelo sistema de gesto da qualidade devem ser controlados. Registros so um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessrios para:
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A ISO 9001:2008 nos diz o que tem que ser feito mas no nos diz como fazer. Isto tem um objetivo, que deixar que cada empresa use a sua imaginao. Os documentos elaborados iro refletir a Cultura da empresa e estaro mais prximo da realidade. A melhoria contnua ocorre naturalmente, pois para um mesmo assunto, teremos nas diversas empresas, maneiras diferentes de atender os requisitos.
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Portanto, temos que controlar os Documentos & Registros necessrios ao SGQ, e elaborar um Procedimento definindo as 7 etapas do Controle de Documentos, para: a) aprovar documentos quanto sua adequao, antes da sua emisso, b) analisar criticamente e atualizar, quando necessrio, e reaprovar documentos, c) assegurar que as alteraes e a situao da reviso atual dos documentos sejam identificadas,
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d) assegurar que as verses pertinentes de documentos aplicveis estejam disponveis nos locais de uso, e) assegurar que os documentos permaneam legveis e prontamente identificveis, f) assegurar que documentos de origem externa determinados pela organizao como necessrios para o planejamento e operao do sistema de gesto da qualidade sejam identificados e que sua distribuio seja controlada, e g) evitar o uso no pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificao adequada nos casos em que eles forem retidos por qualquer propsito.
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O TAND E R P ER 4 . IN T OS 4.2.4 & 3 . 2 . 4 SITOS I U Q RE DA 8! 1:200 0 0 9 ISO

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4. INTERPRETANDO OS REQUISITOS 4.2.3 & 4.2.4 DA ISO 9001:2008
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! S TO N ME
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Vejamos: Os documentos requeridos pelo sistema de gesto da qualidade devem ser controlados.
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a) aprovar documentos quanto sua adequao, antes da sua emisso, O Procedimento do Controle de Documentos, 1 dos exigidos, deve definir as responsabilidades para a aprovao de documentos. Estes responsveis devem ter Competncias Tcnicas para Anlise Crtica e aprovao final do documento quanto a sua adequao.
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Qualquer empregado pode elaborar documentos pertinentes a sua atividade. Mas somente empregados definidos com Responsabilidade e Autoridade, podem aprovar os documentos antes de envi-los s reas de aplicao.
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b) analisar criticamente e atualizar, quando necessrio, e reaprovar documentos, O emitente do documento, que pode ser um especialista na atividade tem a responsabilidade de Analisar Criticamente e atualizar o mesmo, suportado por demais usurios. A responsabilidade para reaprovar os documentos so mantidas.
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A reaprovao deve ser feita por empregados definidos com Responsabilidade e Autoridade, ou outro empregado de mesmo nvel hierrquico ou acima. importante que as Regras estabelecidas para: Aprovao, Anlise Crtica, Atualizao, e Reaprovao de documentos, na falta dos titulares, estejam documentadas e que sejam do conhecimento de todos os envolvidos.
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c) assegurar que as alteraes e a situao da reviso atual dos documentos sejam identificadas, Um Histrico de Revises atende este requisito. O Histrico deve conter no mnimo: a) A data da reviso, b) A descrio da reviso, c) O n das pginas revisadas d) O responsvel pela reviso, OBS: O procedimento de Controle de Documentos deve ter descrito a forma de identificar a reviso (itlico, cor da letra, etc...)
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Histrico de Revises
Data da Reviso Descrio da Reviso Pginas Revisadas Responsvel
12-Mar-02
Alterado o Representante da Administrao. Acrescentado em "Marcos Histricos" a obteno da certificao ISO14001 pela Planta. Reviso geral do Manual para adequao ISO9000:2000
P.Campos
15-Set-02
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P.Campos
28-Set-03
Todas
P.Campos
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d) assegurar que as verses pertinentes de documentos aplicveis estejam disponveis nos locais de uso, Os documentos operacionais necessrios para a realizao das atividades tem que estar na operao. Ex: Plano de Controle, Auxlio Visual, Plano de Reao, etc... Documentos de orientao, podem permanecer prximo a operao, em pastas, armrios, etc... Ex: Instruo de lanamento de scrap, Auxlio Visual de
Identificao de torque de parafusos, etc...
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e) assegurar que os documentos permaneam legveis e prontamente identificveis, Os documentos devem ser preservados sem rasuras ou deteriorao (sujeira, rasgado, etc...) Deve-se colocar cpias dos documentos nas operaes, preservando-se os originais. A Lista Mestra deve indicar a localizao do documento. Fisicamente, o documento deve ser identificado, sem desperdcio de tempo.
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f) assegurar que documentos de origem externa determinados pela organizao como necessrios para o planejamento e operao do sistema de gesto da qualidade sejam identificados e que sua distribuio seja controlada, e Um sistema para recebimento, controle e distribuio de documentos de origem externa, deve ser implementado. Uma Lista Mestra para controle dos documentos de origem externa, deve ser elaborada.
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g) evitar o uso no pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificao adequada nos casos em que eles forem retidos por qualquer propsito. Uma Matriz de Distribuio de documentos, deve ser elaborada, para garantir que a cada cpia atualizada distribuda, a cpia obsoleta tenha sua retirada garantida. Uma identificao diferenciada, atravs de carimbo, cres, etiquetas, etc... deve ser feita para identificar o documento obsoleto preservado por qualquer motivo.
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G E R
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Registros so um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4. Conceito de um Registro: De maneira geral, um registro definido como a informao mantida em uma forma fsica, ou lgica e preservado como evidncia, memria de uma ao, deciso ou outra atividade significativa.
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Em outras palavras; exatamente qualquer ao empreendida no decorrer da realizao dos negcios da Organizao e preservada de certa forma, no importando por quais meios. O Registro ter sempre a funo especfica de resgatar fatos e dados j ocorridos no passado. Este passado poder ser de: segundos, dias, meses, anos, etc...
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Constituio de um Registro: O conceito de um registro independente da sua natureza de qualquer meio especfico ou formato embora seja composto de trs aspectos fundamentais: Estrutura, Contexto, e Contedo.
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ESTRUTURA:
A estrutura de um registro refere-se ao seu formato e as relaes entre os elementos que constituem o registro. Isto , um registro eletrnico pode compor-se de muitas partes discretas fisicamente e logicamente que funcionam juntas como uma unidade. Ex: os arquivos eletrnicos que compe um pedido de compra.
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CONTEXTO:
O contexto tem referencia organizacional, funcional e circunstncias operacionais que requer a criao, recebimento, armazenamento ou uso de um registro e a sua relao com outros registros. Ex: uma reunio, a assinatura de um contrato, uma admisso ou demisso, uma promoo, etc...
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CONTEDO:
O contedo refere-se substncia intelectual de um registro e a natureza da informao contida dentro do registro.
Ex: dados de medio, resultados de indicadores, uma minuta de reunio, etc...
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Caractersticas de um Registro: Um registro deve refletir corretamente o que foi comunicado ou decidido ou que ao foi empreendida. Deve ser capaz de suportar as necessidades dos negcios ao qual ele representa e ser usado para demonstrar responsabilidade. Um registro tem as seguintes caractersticas: Autenticidade Integridade
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Legvel e Compreensvel Recupervel
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AUTENTICIDADE:
Um registro autntico aquele que comprova, ser o que ele declara ser. Foi criado ou enviado pela pessoa que declarou ter criado ou t-lo enviado no tempo declarado. Um registro autntico aquele o qual podemos confiar no contedo como uma representao completa e exata da transao, atividades e fatos aos quais ele atesta e pode estar sujeito no decorrer de transaes subseqentes ou atividades.
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INTEGRIDADE:
A integridade refere-se a um registro como sendo concludo e inalterado. A integridade das informaes est nas mos de quem fornece as mesmas. Se manipulaes forem feitas em dados de registros, os mesmos no iro representar os objetivos previamente estabelecidos. Decises podero ser tomadas equivocadamente, disperdiando os recursos.
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LEGVEL E COMPREENSVEL:
Um registro legvel e compreensvel aquele que pode ser apresentado e interpretado dentro de algum tempo, mesmo com modificaes em hardware e software. Independente do tempo de preservao, estes registros estaro sempre disponveis, mesmo que micro-filmados, mantendo-se sua legibilidade e clareza.
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RECUPERVEL:
Um registro recupervel aquele que pode ser localizado e removido. O registro recupervel deve estar contido na Lista de Controle de Registros, indexado por: Ordem alfabtica, Ordem numrica, Dia, ms ou ano, etc...
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Ciclo de Vida de um Registro: O conceito de ciclo de vida do registro refere-se a uma srie de etapas pelas quais um registro passa durante a sua vida. Isto inclui: planejamento e anlise; criao, recebimento de registros; organizao, recuperao, uso, acessibilidade e transmisso; armazenamento e proteo; e disposio final.
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O ciclo de vida do registro apresenta trs fases distintas: Fase Ativa: criar e usar Fase Semi-Ativa: armazenar Fase Final: disposio final
(destruir, deletar ou transferir arquivos)
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Fase Ativa: CRIAR e USAR Nesta fase especfica e a mais importante, analisa-se a real necessidade da criao do registro. A elaborao inicia-se com a criao de um formulrio em branco, onde sero colocado os dados que daro origem ao registro.
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O tempo de reteno do registro s inicia a contagem, aps o total preenchimento dos dados. Dando-se por finalizado o registro, inicia-se o tempo de reteno. A finalizao pode durar, minutos, horas, semanas, meses, anos, etc...
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Fase Semi-Ativa: ARMAZENAR Aps a concluso do registro, ou seja, a Fase Ativa, o mesmo dever ser arquivado no local de uso ou no arquivo morto. O critrio para deciso de arquivar no local de uso ou no arquivo morto, verificar se o registro ser consultado no ano corrente. Se sim: local de uso Se no: arquivo morto
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O arquivamento deve manter a organizao estabelecida, considerando: Ordem alfabtica, Ordem numrica, Dia, ms ou ano, etc...
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Fase Final: DISPOSIO FINAL Esta fase constitu-se na etapa final do ciclo de vida do registro, ou seja: O registro ser destrudo, deletado ou transferido de arquivo para preservao. Tem-se que garantir que o registro destrudo ou deletado no possa mais ser recuperado em hiptese alguma. Uma das formas de garantir que o registro no possa ser recuperado, e fazer o picotamento de corte cruzado ou incinerar.
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S U CL ! N O NAL C 5. FI
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5. CONCLUSO FINAL
Um dos requisitos mais difcil de se manter o controle no Sistema de Gesto da Qualidade, so os requisitos: 4.2.3 Controle de Documentos, e 4.2.4 Controle de Registros Isto devido a grande quantidade de documentos e registros em circulao, e ao nmero elevado de pessoas que os manipulam. As pessoas tem que estar muito bem treinadas quanto aos controles, e tambm saber da importncia das informaes contidas nos papis.
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5. CONCLUSO FINAL
Estatsticamente, sabe-se que 95% das noconformidade encontradas nas Auditorias de 1 ou 3 parte, tem sua origem no Controle de Documentos e Registros. Portanto, um desafio para o SGQ de qualquer empresa manter a disciplina do Controle de Documentos e Registros. O Comprometimento, e Treinamento tem que ser uma constante no dia-a-dia da empresa, para gerar cada vez mais... Conhecimento.
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4. INTERPRETANDO OS REQUISITOS DA ISO 9001:2008
FIM!
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ITOS S I U REQ S O . 3 .2.4 4 & 3 4.2. DA 008! 2 : 1 0 0 ISO 9

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3. OS REQUISITOS 4.2.3 & 4.2.4 DA ISO 9001:2008

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3. OS REQUISITOS 4.2.3 & 4.2.4 DA ISO 9001:2008

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3. OS REQUISITOS 4.2.3 & 4.2.4 DA ISO 9001:2008

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3. OS REQUISITOS 4.2.3 & 4.2.4 DA ISO 9001:2008

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Ex: dados de medio, resultados de indicadores, uma minuta de reunio, etc...

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