31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE HERMOSILLO, SONORA

Tecnologas de la Informacin y Comunicacin,

ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI REPORTE DE LECTURA Presenta: Efran Eusebio Gmez Ruiz Grupo SemiPresencial
Hermosillo, Sonora. 31 de Marzo de 2014

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

Contenido
11. GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO ....................................................................... 3 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 Planificar la Gestin de Riesgos. ................................................................................... 3 Identificar los Riesgos. .................................................................................................. 4 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos ................................................................... 6 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos ................................................................ 7 Planificar la Respuesta a los Riesgos ........................................................................... 8 Monitorear y Controlas los Riesgos .............................................................................. 9

12. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO. ....................................................... 10 12.1 12.2 12.3 12.4 Planificar las Adquisiciones .......................................................................................... 11 Efectuar las Adquisiciones ........................................................................................... 12 Administrar las Adquisiciones ..................................................................................... 13 Cerrar las Adquisiciones .............................................................................................. 14

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

11. GESTIN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

La gestin de los riesgos del proyecto incluye los procesos relacionados con llevar a cabo la planificacion de la gestin, la identificacion, el analisis, la planificacion de respuestas de riesgos, as como su monitoreo y control en un proyecto. Los objetivos son aumentar la probabilidad y el impacto de eventos positivos, y diminuir la probabilidad y el impacto de eventos negativos para el proyecto. Estos son los procesos que involucran dicha gestin de los riesgos del proyecto: Planificar la Gestin de Riesgos Identificar los riesgos Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos Planificar la Respuesta a los Riesgos Monitorear y Controlar los Riesgos.

Estos interactan entre si y con los procesos de las otras reas de conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o mas personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o mas fases del proyecto. Generalmente se ubican siempre en el futuro, podemos definir el riesgo como un evento o condicin incierta que, si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los objetivos del proyecto. Los objetivos pueden incluir el alcance, el cronograma, el costo y la calidad.

11.1 Planificar la Gestin de Riesgos.

Es el proceso de decidir como enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. Es importante planificar para asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestin de riesgos estn en proporcin tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto para la organizacin.

Planificacin la Gestin de Riesgos: Entradas A. Enunciado del Alcance del Proyecto B. Plan de Gestin de Costos C. Plan de Gestin del Cronograma

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

D. Plan de Gestin de las Comunicaciones E. Factores Ambientales de la Empresa F. Activos de los Procesos de la Organizacin a. Las categoras de riesgo b. Las definiciones comunes de conceptos y trminos c. Los formatos de declaracin de riesgos d. Las plantillas estndar e. Los roles y las responsabilidades f. Los niveles de autoridad para la toma de decisiones g. Las lecciones aprendidas h. Los riesgos de los interesados, que son tambien activos crticos que deben revisarse como componentes para establecer planes eficaces de gestin de riesgos. Planificar la Gestin de Riesgos: Herramientas y Tcnicas A. Reuniones de Planificacin y Anlisis Planificar la Gestin de Riesgos: Salidas A. Plan de Gestin de Riesgos a. Metodologa b. Roles y Responsabilidades c. Presupuesto d. Calendario e. Categoras de riesgo f. Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos g. Matriz de probabilidad e impacto h. Tolerancias revisadas de los interesados i. Formatos de los informes j. Seguimientos.

11.2 Identificar los Riesgos.

Es el proceso por el cual se determina que riesgos podran afectar el proyecto y documentar sus caractersticas. Quienes se encargan de identificar los riesgos es el equipo de proyecto, el equipo de gestin de riesgos, expertos en la materia provenientes de otras reas de la organizacin, clientes, usuarios finales, otros directores de proyectos, interesados en el proyecto y expertos externos.

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

Identificar los Riesgos: Entradas A. B. C. D. E. F. G. H. I. Plan de Gestin de Riesgos Estimaciones de Costos de las Actividades Estimaciones de la Duracin de la Actividad Lnea Base del Alcance Registro de Interesados Plan de Gestin de Costos Plan de Gestin del Cronograma Plan de Gestin de Calidad Documentos del Proyecto a. El registro de supuestos b. Los informes de desempeo del trabajo c. Los informes sobre el valor ganado d. Los diagramas de red e. Las lneas base f. Otra informacin del proyecto que resulte valiosa para la identificacin de riesgo J. Factores Ambientales de la Empresa a. La informacin publicada, incluidas las bases de datos comerciales b. Las investigaciones acadmicas c. Las listas de control publicas d. Los estudios comparativos e. Los estudios industriales f. Las actitudes frente al riesgo K. Activos de los Procesos de la Organizacin a. Los archivos del proyecto, incluidos datos reales b. Los controles de los procesos de la organizacin y del proyecto c. Las plantillas de declaracin de riesgos d. Las lecciones aprendidas Identificar los riesgos: Herramientas y Tcnicas A. Revisin de la Documentacin B. Tcnicas de Recopilacin de Informacin a. Tormenta de ideas b. Tcnica Delphi c. Entrevistas d. Anlisis casual C. Anlisis de las Listas de Control D. Anlisis de Supuestos E. Tcnicas de Diagramacin a. Diagrama de causa y efecto

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

b. Diagrama de flujo o de sistemas c. Diagrama de influencias F. Anlisis SWOT (o DAFO, Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) G. Juicio de Expertos

Identificar los Riesgos: Salidas A. Registro de Riesgos a. Lista de riesgos identificados b. Lista de respuestas potenciales

11.3 Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos

Es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. Evala la prioridad de los riesgos identificados usando la probabilidad relativa de ocurrencia, el impacto correspondiente sobre los objetivos del proyecto si los riesgos se presentan, as como otros factores, tales como el plazo de respuestas y la tolerancia al riesgo por parte de la organizacin asociados con las restricciones del proyecto en cuanto a costos, cronograma, alcance y calidad. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos: Entradas A. B. C. D. Registro de Riesgos Plan de Gestin de Riesgos Enunciado del Alcance del Proyecto Activos de los Procesos de la Organizacin a. Informacin procedente de proyectos similares anteriores completados b. Estudios de proyectos similares realizados por especialistas de riesgos c. Bases de datos de riesgos que pueden estar disponibles, procedentes de fuentes industriales o propietarias

Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos: Herramientas y Tcnicas A. B. C. D. Evaluacin de Probabilidad e Impacto de los Riesgos Matriz de Probabilidad e Impacto Evaluacin de la Calidad de los Datos sobre Riesgos Categorizacin de Riesgos

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

E. Evaluacin de la Urgencia de los Riesgos F. Juicio de Expertos Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos: Salidas A. Actualizaciones al Registro de Riesgos a. Clasificacin relativa o lista de prioridades de los riesgos del proyecto b. Riesgos agrupados por categoras c. Causas de riesgo o reas del proyecto que requieren particular atencin d. Listas de riesgos que requieren respuesta a corto plazo e. Lista de riesgos que requieren anlisis y respuesta adicionales f. Lista de supervisin para riesgos de baja prioridad g. Tendencias en los resultados del anlisis cualitativo de riesgos

11.4 Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Es el proceso que consiste en analizar numricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto, se aplica a los riesgos priorizados mediante el proceso anlisis Cualitativo de Riesgos por tener un posible impacto significativo sobre las demandas concurrentes del proyecto. Entradas. A. B. C. D. E. Registro de Riesgos Plan de Gestin de Riesgos Plan de Gestin de Costos Plan de Gestin del Cronograma Activos de los Procesos de la Organizacin a. Informacin procedente de proyectos similares anteriores completados b. Estudios de proyectos similares realizados por especialistas en riesgos c. Bases de datos de riesgos que pueden estar disponibles, procedentes de fuentes industriales o propietarias

Herramientas y Tcnicas. A. Tcnicas de Recopilacin y Representacin de Datos a. Entrevistas b. Distribuciones de probabilidad B. Tcnicas de Anlisis Cuantitativo de Riesgos de Modelado a. Anlisis de sensibilidad

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

b. Anlisis del valor monetario esperado c. Modelado y simulacin C. Juicio de Expertos Salidas. A. Actualizaciones al Registro de Riesgos a. Anlisis probabilstico del proyecto b. Probabilidad de alcanzar los objetivos de costo y tiempo c. Lista priorizada de riesgos cuantificados d. Tendencias en los resultados del anlisis cuantitativo de riesgos

11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Incluye la identificacin y asignacin de una persona. Aborda los riesgos en funcin de su prioridad, introduciendo recursos y actividades en el presupuesto, el cronograma y el plan para la direccin del proyecto, segn se requiera. Presenta las metodologas utilizadas comnmente para planificar las respuestas a los riesgos. Estos incluyen amenazas y oportunidades que pueden afectar el xito del proyecto, y se debaten las respuestas para cada una de ellas. Entradas. A. Registro de Riesgos B. Plan de Gestin de Riesgos Herramientas y Tcnicas. A. Estrategias para Riesgos Negativos o Amenazas a. Evitar b. Transferir c. Mitigar d. Aceptar B. Estrategias para Riesgos Positivos u Oportunidades a. Explotar b. Compartir c. Mejorar d. Aceptar C. Estrategias de Respuesta para Contingencias

31 de marzo de 2014 D. Juicio de Expertos Salidas.

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

A. Actualizaciones al Registro de Riesgos B. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos C. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto a. Plan de gestin del cronograma b. Plan de gestin de costos c. Plan de gestin de calidad d. Plan de gestin de la adquisiciones e. Plan de gestin de los recursos humanos f. Estructura de desglose del trabajo g. Lnea base del cronograma h. Lnea base del desempeo de costos D. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

11.6 Monitorear y Controlas los Riesgos

Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evala la efectividad del proceso contra los riesgos a travs del proyecto. Se incluye en el plan para la direccin del proyecto se ejecutan durante el ciclo de vida del proyecto, pero el trabajo del proyecto debe monitorearse continuamente para detectar riesgos nuevos, riesgos que cambian o que s vuelven obsoletos. Entradas. A. B. C. D. Registro de Riesgos Plan para la Direccin del Proyecto Informacin sobre el Desempeo del Trabajo Informes de Desempeo

Herramientas y Tcnicas. A. B. C. D. E. Revaluacin de los Riesgos Auditorias de los Riesgos Anlisis de Variacin y de Tendencias Medicin del Desempeo Tcnico Anlisis de Reserva

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

F. Reuniones sobre el Estado del Proyecto Salidas. A. Actualizaciones al Registro de Riesgos B. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin C. Solicitudes de Cambio a. Acciones correctivas recomendadas b. Acciones preventivas recomendadas D. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto E. Actualizaciones a lo Documentos del Proyecto

12. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO.

La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organizacin puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proceso de gestin del contrato y control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. Incluye la administracin de cualquier contrato emitido por una organizacin externa que este adquiriendo el proyecto a la organizacin ejecutante, as como la administracin de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud del contrato. Estos son los procesos que involucran la Gestin de las Adquisiciones del proyecto. Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones.

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

12.1 Planificar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Identifica que necesidades del proyecto pueden satisfacer de mejor manera, o deben satisfacer, mediante la adquisicin de productos, servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto, y que necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto. Entradas. A. Lnea Base del Alcance a. Enunciado del alcance b. EDT c. Diccionario de la EDT B. Documentacin de Requisitos C. Acuerdos para Trabajar en Equipo D. Registro de Riesgos E. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos F. Requisitos de Recursos de la Actividad G. Cronograma del Proyecto H. Estimaciones de Costos de las Actividades I. Lnea Base del Desempeo de Costos J. Factores Ambientales de la Empresa K. Activos de los Procesos de la Organizacin Herramientas y Tcnicas. A. Anlisis de Hacer o Comprar B. Juicio de Expertos C. Tipos de Contrato a. Contrato de precio fijo Contrato de precio fijo cerrado Contrato de precio fijo mas honorarios con incentivos Contrato de precio fijo con ajuste econmico de precio b. Contratos de costos rembolsables Contrato de costo mas honorarios fijos Contrato de costos mas honorarios con incentivos Contrato de costos mas honorarios por cumplimiento de objetivos c. Contrato por tiempo y materiales

31 de marzo de 2014 Salidas. A. B. C. D. E.

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

Plan de Gestin de las Adquisiciones Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin Decisiones de Hacer o Comprar Documentos de la Adquisicin Criterios de Seleccin de Proveedores a. Comprensin de la necesidad b. Costo total o del ciclo de vida c. Capacidad tcnica d. Riesgo e. Enfoque de gestin f. Enfoque tcnico g. Garanta h. Capacidad financiera i. Tamao y tipo de negocio j. Desempeo pasado de los vendedores k. Referencias l. Derecho de propiedad exclusiva F. Solicitudes de Cambio

12.2 Efectuar las Adquisiciones

Es_el proceso que consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. En este proceso, el equipo recibir ofertas y propuestas, y aplicara criterios de seleccin definidos previamente a fin de seleccionar uno o mas vendedores que estn calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales. Entradas. A. B. C. D. E. F. G. Plan para la Direccin del Proyecto Documentos de la Adquisicin Criterios de Seleccin de Proveedores Lista de Vendedores Calificados Propuestas de los Vendedores Documentos del Proyecto Decisiones de Hacer o Comprar

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

H. Acuerdos para Trabajar en Equipo I. Activos de los Procesos de la Organizacin Herramientas y Tcnicas A. B. C. D. E. F. G. Conferencias de Oferentes Tcnicas de Evaluacin de Propuestas Estimaciones Independientes Juicio de Expertos Publicidad Bsqueda en Internet Negociacin de Adquisiciones

Salidas. A. B. C. D. E. F. Vendedores Seleccionados Adjudicacin del Contrato de Adquisicin Calendarios de Recursos Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

12.3 Administrar las Adquisiciones

Es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario. Tanto con el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisicin con finalidades similares. Los procesos de direccin de proyectos que se aplican incluyen, entre otros: Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto Informar el Desempeo Realizar el Control Integrado de Cambios Monitorear y Controlar los Riesgos

Entradas. A. Documentos de la Adquisicin

31 de marzo de 2014 B. C. D. E. F.

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

Plan para la Direccin del Proyecto Contrato Informes de Desempeo Solicitudes de Cambio Aprobadas Informacin sobre el Desempeo del Trabajo

Herramientas y Tcnicas. A. B. C. D. E. F. Sistemas de Control de Cambios del Contrato Inspecciones y Auditorias Informes de Desempeo Sistemas de Pago Administracin de Reclamaciones Sistemas de Gestin de Registros

Salidas. A. Documentacin de la Adquisicin B. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin a. Correspondencia b. Cronogramas y solicitudes de pago c. Documentacin sobre la evaluacin del desempeo del vendedor C. Solicitudes de Cambio D. Actualizaciones al Plan para la direccin del Proyecto a. El plan de gestin de las adquisiciones b. La lnea base del cronograma

12.4 Cerrar las Adquisiciones

Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto, brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase, ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables. Entradas. A. Auditorias de la Adquisicin B. Acuerdos Negociados Salidas. A. Adquisiciones Cerradas

31 de marzo de 2014

[ADMINISTRACION DE PROYECTOS DE TI]

B. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin a. El archivo de la adquisicin b. La aceptacin de los entregables c. La documentacin sobre lecciones aprendidas