DEPARTAMENTALIZACIN El trmino departamento hace referencia a un rea, divisin o segmento de una empresa; es utilizado para obtener homogeneidad en las

tareas de cada rgano, teniendo en cuenta el tamao y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempee. Al departa mentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia: 1. Listar todas las funciones de la empresa. 2. Clasificarlas. 3. Agruparlas segn un orden jerrquico. 4. Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas. 5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos. 6. Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos. 7. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa y las funciones involucradas.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIN La departamentalizacin es un medio para obtener homogeneidad en las tareas de cada rgano. En otros trminos, los cuatro factores de la departamentalizacin, son: 1. ORGANIZACIN POR OBJETIVO: de acuerdo con el producto o servicio. 2. ORGANIZACIN POR PROCESO: de acuerdo con la funcin o tipo de trabajo a desempear. 3. ORGANIZACIN POR CLIENTELA: de acuerdo con el tipo de personas para quienes se ejecuta el trabajo. 4. ORGANIZACIN POR REA GEOGRFICA: de acuerdo con la ubicacin atendida por la organizacin y/o donde se realiza el trabajo. Los tipos de departamentalizacin ms mencionados por la teora neoclsica son los siguientes: 1. Departamentalizacin por funciones. 2. Por productos o servicios. 3. Por localizacin geogrfica. 4. Por clientes

5. Por fases del proceso (o procedimiento) 6. Por proyectos. 7. Por tiempo. 8. Por nmero. 9. Por ajuste funcional. En el fondo, la departamentalizacin consiste en la escogencia de modalidades para homogeneizar las actividades, agrupando por departamentos o divisiones los componentes de la organizacin.

DEPARTAMENTALIZACIN POR FUNCIONES Este tipo de departamentalizacin consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa teniendo en cuenta que toda empresa u organizacin tiene como funciones principales primero la produccin, segundo vender y tercero financiar, encontramos que esto genera varias caractersticas como son:

No existe una terminologa nica ampliamente aceptada por las empresas. No todos los organismos optan por las mismas denominaciones funcionales. Este tipo de departamentalizacin es caracterstica de las grandes organizaciones. La coordinacin de las actividades se hace mediante reglas y procedimientos, teniendo en cuenta aspectos de la planeacin. Ventajas:

Cuando hay una tarea especializada a una secuencia de tareas especializadas que exigen un seguimiento interno que permita agrupar a los especialistas bajo una jefatura nica y comn. Cuando hay una exigencia de producto o servicio de calidad superior, garantiza el mximo de utilizacin de las habilidades tcnicas actualizadas a las personas. Permite la economa de los recursos, por la utilizacin mxima de las personas y mquinas y por la produccin en masa. Orienta a las personas hacia una actividad especfica, concentrando su competencia de manera eficaz. Es aconsejada para empresas que tengan pocas lneas de productos o servicios que permanezcan inalterables por largo tiempo. La departamentalizacin funcional refleja uno de los ms altos niveles de auto orientacin de una organizacin, de introversin administrativa. Desventajas:

Tiende a reducir la cooperacin interdepartamental, puesto que exige fuerte concentracin interdepartamental, adems de crear barreras entre los departamentos, ante el nfasis en las especialidades.

Se muestra inadecuada cuando la tecnologa y las circunstancias externas son cambiantes e imprevisibles. Dificulta la adaptacin y flexibilidad a cambios externos, pues el enfoque cerrado de la departamentalizacin funcional casi no percibe ni visualiza lo que sucede fuera de la organizacin. Tiende a hacer que las personas concentren sus esfuerzos en sus propias especialidades, en detrimento del objetivo global de la empresa. Refleja uno de los ms altos niveles de auto orientacin e introversin administrativa, demostrando la preocupacin de la empresa por su propia estructura interna.

LA DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTOS Se basa en la agrupacin de las actividades de acuerdo con los productos y resultados ofrecidos por la empresa, su caracterstica primordial es que requiere de una estructura organizacional flexible y cambiante, adems sta estrategia es utilizada en empresas de gran tamao y envergadura. Ventajas:

Se concentra la atencin en las lneas de productos. Se permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios. La responsabilidad recae sobre el nivel divisional. Desventajas:

Se requiere de personas especializadas con habilidades de gerente general. Cada proyecto es nico, por lo tanto se aumentan los costos. DEPARTAMENTALIZACIN TERRITORIAL O GEOGRFICA Este otro tipo de departamentalizacin consiste en agrupar las actividades con respecto al rea de donde se ejecutar el trabajo o el rea de mercado que cubrir la empresa. La caracterstica primordial de este tipo de departamentalizacin es que es utilizado por compaas que cubren grandes reas geogrficas y cuyos mercados son extensos. La departamentalizacin, territorial generalmente es utilizada en empresas que cubre grandes reas geogrficas y cuyos mercados son extensos. Es especialmente recomendable para empresas multinacionales utilizan esta estrategia para sus operaciones fuera del pas donde tienen su sede. Es ms indicada para el rea de produccin y ventas, y es poco utilizada por el rea financiera, que no siempre permite descentralizacin.

Ventajas:

Se hace nfasis en los problemas y necesidades locales y regionales. Se mejoran la coordinacin en una regin. Se recomienda a empresas minoristas, si centralizan ciertas funciones.

Desventajas:

Se complica el control por parte de la direccin. Puede dejar de segundo plano los aspectos de la planeacin.

DEPARTAMENTALIZACIN POR CLIENTELA La organizacin con base en la clientela con lleva a la diferenciacin y agrupamiento de las actividades de acuerdo con el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las caractersticas de los clientes -edad, sexo, nivel socioeconmico, tipo de consumidor, etc.- constituyen la base para ese tipo de departamentalizacin. Esta departamentalizacin consiste en un agrupamiento de actividades que refleja un inters fundamental por el consumidor del producto o servicio realizado por la organizacin. Divide las unidades organizacionales para que cada una pueda servir a un cliente diferente. Ventajas:

Su concentracin se basa en las necesidades del cliente. Motiva a todo el personal y a todos los ejecutivos y empresarios a trabajar por el cliente. Hace sentir al cliente escuchado y comprendido por su proveedor. Desventajas:

Necesita de personal capacitado y expertos en los problemas de los clientes. Las dems actividades de la organizacin pasan a segundo plano.

DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESO Este tipo de departamentalizacin se basa en agrupar las actividades segn el rea productiva o de operacin que realice en la empresa, la departamentalizacin por procesos y objetivos va muy de la mano con la tecnologa, esto es quizs una de sus principales caractersticas, adems de que es comn en las empresas manufactureras.

Ventajas:

Se obtienen ventajas econmicas, derivadas de la propia naturaleza del equipo o de la tecnologa. Uso de tecnologa especializada. Utilizan conjuntamente las habilidades humanas junto con la tecnologa. Desventajas:

Se complica la coordinacin de los departamentos. No es propenso a cambios. La responsabilidad recae sobre la autoridad.

DEPARTAMENTALIZACIN POR PROYECTOS El agrupamiento u organizacin con base en proyectos implica la diferenciacin y el agrupamiento de las actividades de acuerdo con los productos y resultados relativos a uno o varios proyectos de la empresa. Esta estrategia es utilizada en empresa de gran tamao, que fabrican productos que exigen gran concentracin de recursos y un prolongado tiempo para su produccin. Esta estrategia de organizacin adapta la estructura de la empresa a los proyectos que ella se propone realizar. La departamentalizacin por proyectos requiere una estructura organizacional flexible y cambiante, capaz de adaptarse rpidamente y sin consecuencias imprevistas a las necesidades de cada proyecto que es desarrollado y ejecutado en un determinado plazo. Como el proyecto generalmente est definido por el cliente, de acuerdo con sus necesidades y especificaciones, y como requiere de una determinada tecnologa, la adaptabilidad organizacional constituye un problema de base. El agrupamiento por proyectos representa una estrategia que permite un elevado grado de coordinacin entre las partes involucradas, las cuales abandonan sus posiciones anteriores para establecer temporalmente en un determinado proyecto que pasa a absorberlas totalmente. Ventajas: Su principal ventaja es la enorme concentracin de diferentes recursos en una actividad compleja que exige puntos definidos de iniciacin y terminacin. Es el tipo de departamentalizacin orientada hacia los resultados.

Desventajas: En general, cada proyecto es nico e indito e incluye muchas habilidades y conocimientos dispersos en la empresa, con los cuales puede pasar de una fase a otra dentro del ciclo de vida. As, cuando termina un proyecto, la empresa puede verse obligada a despedir personal o a paralizar mquinas y equipos si no tiene otro proyecto a

la vista. Aplicaciones El agrupamiento por proyectos es ampliamente utilizado por empresas que se dedican a actividades fuertemente influenciadas por el desarrollo tecnolgico. La administracin por proyectos es una consecuencia de esta estrategia organizacional y sta centrada en la adaptacin de ciertos segmentos de la empresa a un producto complejo, manufacturado a partir de una enorme concentracin de recursos y de especialistas diferentes, para atender las especificaciones predeterminadas, orientadas, casi que exclusivamente, a las exigencias y necesidades de los clientes. El diseo organizacional por proyectos es particularmente indicado en situaciones en donde la iniciativa es muy grande y tcnicamente compleja. Si la tecnologa es autosuficiente e independiente de otras actividades u rganos para su desempeo eficaz, la estructura por proyectos es la ms indicada. Una variante interesante del agrupamiento es la fuerzatarea, que es la tcnica para solucionar y controlar problemas representativos de una era de complejidad. La fuerza-tarea tiene dos caractersticas fundamentales: es transitoria y de corta duracin.

DEPARTAMENTALIZACIN POR OTROS CRITERIOS Muchas veces, los tipos de departamentalizacin ya descritos son insuficientes para resolver casos que no encuadran adecuadamente en ninguno de ellos. Se utiliza entonces el criterio de ajuste personal o funcional: se escoge el departamento que, por su menor carga de trabajo o por su mayor afinidad con el sector que va a ser dirigido, est en condiciones funcionales de absorberlo.

SELECCIN DE ALTERNATIVAS PARA LA DEPARTAMENTALIZACIN Para los autores clsicos, la departamentalizacin no es un fin en s misma, sino un mtodo de organizar las actividades de la empresa, de modo que se facilite la consecucin de sus objetivos. No es tampoco la solucin ideal, pues la separacin de actividades, cualquiera que sea el modelo adoptado, crea problemas de coordinacin, generalmente de difcil solucin. Existen varias alternativas desde el punto de vista de las departamentalizaciones principales, intermediaria y combinada. 1. Departamentalizacin principal: Es la departamentalizacin existente en el nivel ms elevado de la organizacin. Es el mejor que adapta a las actividades de cada empresa, sea cual fuere su ramo de actividad. 2. Departamentalizacin intermedia: Es la que se presenta en el nivel intermedio, es decir, entre los departamentos principales en la alta administracin y los departamentos existentes en la base de la jerarqua de la organizacin. El criterio debe determinarse

siempre en funcin de la ventaja real que traiga para la empresa y no simplemente para hacer paralelismo de actividades. 3. Departamentalizacin combinada Cosiste en la aplicacin de varios modelos de departamentalizacin para obtener el mximo rendimiento de la organizacin. Existen cuatro principios que, permiten al administrador resolver el problema de la departamentalizacin. a) Principio de mayor utilizacin: el departamento que ms haga de una actividad debe tenerla bajo su jurisdiccin. b) Principio de mayor inters: el departamento que ms inters tenga por una actividad debe supervisarla, porque se vuelve conocedor de ella. c) Principio de separacin del control: las actividades de control debe ser autnomas, independientes y separadas de las actividades que estn siendo controladas. d) Principios de la supresin de la competencia: debe eliminarse la competencia entre departamentos, agrupando actividades diversas en un solo departamento, aunque en ciertos casos la rivalidad interdepartamental es saludable cuando crea una competencia natural y leal.

OTROS TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACION Adems de los anteriores y ms populares tipos de departamentalizacin, otros son posibles: La departamentalizacin por nmeros simples: Se practica cuando el ingrediente ms importante para el xito es el nmero de trabajadores. La organizacin para la competencia de ajedrez en una comunidad local podra ser un ejemplo. La departamentalizacin por tiempo o turno: Las organizaciones que trabajan las 24 horas del da se pueden departamentalizar de acuerdo al turno. A manera de conclusin, se puede afirmar que la departamentalizacin no es un fin en si misma, sino un medio para facilitar la obtencin del objetivo de la empresa. Cada mtodo tiene sus ventajas y desventajas, por lo que el proceso de seleccin envuelve una consideracin de stas y de aquellas en cada tipo de departamentalizacin en los diferentes niveles de la estructura organizacional. Pero el problema central tiene que ver con el tipo de coordinacin que el gerente desea obtener. Ante esta afirmacin, seala Mercado (1990 p. 305), que en el nivel primario las razones de la departamentalizacin funcional son muy poderosas, pues est ms de acuerdo con las actividades de toda empresa y permite la coordinacin por una persona de cada una

de las funciones bsicas: Produccin, ventas y finanzas, por lo que el gerente general se puede concentrar en la coordinacin de los departamentos de asesora y servicio con las reas funcionales sin estar envuelto en los asuntos internos de stas. Aun cuando los departamentos funcionales de ventas y produccin pueden no estar en un primer nivel, la funcin de finanzas s, porque el manejo de los fondos de la compaa y su contabilizacin deben coincidir con la administracin general de la empresa en su conjunto, como una funcin centralizada que resuma y controle la operacin de la empresa en su totalidad. En lo que respecta a una departamentalizacin intermedia, este mismo autor afirma que incluye todas las actividades agrupadas, en la estructura organizacional, entre los departamentos primarios en el alto nivel y los niveles inferiores de la jerarqua administrativa. Es en la departamentalizacin a tales niveles donde los ejecutivos encuentran ms difcil adoptar la decisin. Aunque la departamentalizacin funcional puede resultar en una agrupacin de primer nivel, en una agrupacin por territorio o por clientela, el departamento de ventas puede estar en un nivel secundario, el departamento de produccin puede tener una clasificacin por producto, y el departamento de finanzas puede utilizar la agrupacin funcional derivada. Por tanto, las bases para la departamentalizacin son seleccionadas no por paralelismo, sino sobre la base de la ventaja neta para el departamento funcional ejecutivo. Asimismo, Mercado agrega que con frecuencia se da la mezcla de tipos de departamentalizacin dentro de un rea funcional; por ejemplo: Una empresa mayorista, distribuidora de droguera ha agrupado las actividades de compras y ventas relacionadas con bebidas gaseosas en un departamento de produccin, ha reunido en el mismo nivel todas las otras actividades de ventas sobre bases territoriales. Tales prcticas se pueden justificar sobre bases lgicas debido a que el objetivo de la departamentalizacin no es formar una estructura rgida, equilibrada en gminis de niveles y caracterizada por bases consistentes e idnticas. El propsito es juntar las actividades de tal manera que contribuyan mejor a la obtencin del objetivo de la empresa. En sntesis, no hay una forma ideal de departamentalizacin que d los mejores resultados y sea aplicable a todas las organizaciones en todas las situaciones. Los gerentes deben determinar lo que es mejor al observar la situacin a la que se enfrentan: Los trabajos a realizar y la forma como deberan hacerse, los empleados afectados y su personalidad, la tecnologa utilizada en el departamento, los usuarios servidos y otros factores ambientales internos y externos de la situacin. Sin embargo, si conocen los diversos patrones, sus ventajas, desventajas y peligros, los gerentes debern ser capaces de disear la estructura organizacional ms adecuada para sus operaciones particulares.