Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Introduo A permanente necessidade da reduo dos custos nas empresas tem colocado as decises relativas a compras, armazenamento e stocks, num patamar de crescente importncia, no contexto da melhoria da competitividade organizacional. Tendo h muito sido identificada como a rea funcional com maior peso nos custos das empresas, igualmente vista como um importante sector gerador de mais valias, contri!uindo para o lucro das organizaes, pela via da reduo dos custos. "um contexto econ#mico interno e externo particularmente dif$cil, como o %ue

presentemente se vive, torna&se ainda mais evidente a importncia estrat gica desta rea da empresa, %ue tem merecido ao longo dos anos a ateno dos te#ricos da gesto. 'econhecendo a importncia crescente das compet(ncias neste dom$nio e sendo a gesto do aprovisionamento um dos elementos !ase para a gesto de stocks, este tra!alho de!ruar&se& so!re os factores determinantes para uma gesto eficaz do aprovisionamento. )u se*a, considerar as caracter$sticas da unidade hoteleira de refer(ncia, a implementao f$sica do economato, a implementao de sistemas organizacionais e de controlo +documentao interna e externa,, assim como a adopo de politicas de compras e de gesto de stocks ade%uadas.

Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro I - O aprovisionamento Hoteleiro A a%uisio de g neros e mercadorias constitui uma das maiores preocupaes do hoteleiro, no s# pela necessidade de manter o esta!elecimento permanentemente a!astecido, como, ainda, pelo facto de as referidas mercadorias deverem corresponder, em %ualidade e preo, aos verdadeiros interesses e exig(ncias da explorao. .ortanto, torna&se indispensvel a cola!orao entre todas as seces envolvidas, com vista / o!teno das mercadorias necessrias, com a %ualidade exigida, ao melhor preo e em tempo 0til. "o entanto, no se trata apenas de uma %uesto organizacional em termos de politicas de gesto. Trata&se, pois, de criar infra&estruturas materiais e humanas %ue sirvam os prop#sitos da gesto do aprovisionamento e por se%u(ncia, os da empresa. )u se*a, devero ser criadas condies, desde o Layout do economato, formao tica e profissional dos cola!oradores aos sistemas de gesto e controlo, para %ue se efective uma gesto eficaz.

1) Enquadramento A 1esto do Aprovisionamento 2oteleiro, assim como em todas as empresas, dever ser adaptada / realidade das necessidades da organizao em causa. .ois, dependendo da sua dimenso ser #!via a proporcional complexidade da gesto. .osto isto, para um melhor entendimento da 1esto do Aprovisionamento 2oteleiro aplicado a um caso prtico, o estudo ter por !ase o 32otel 4ondego5. ) referido hotel, em!ora o!*ecto de estudo de um mero pro*ecto, representa perfeitamente uma realidade concreta.

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Identifi ao da !nidade Hoteleira

2otel 4ondego 77777 8 1olf 9 :pa Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

H ot e l**** Mond e go

G olf& Spa

"ara ter#sti as do $otel

) empreendimento hoteleiro localiza&se a B km do centro da Cigueira da Coz, numa zona estrat gica de acesso e em harmonia com o meio am!iente. Hst inserido numa zona verde de !eleza 0nica, >uarcos, reunindo todas as condies ideais para a sua actividade e constitu$do porD - Hdif$cio com B pisos, - Fampo de golf de I !uracos, com @<Jm6 - .iscina exterior +6<mxB<m, K - para crianas 6 Fourts de t nis

) edif$cio composto porD Audit#rio com capacidade para 6B< pax, com e%uipamento para traduo simultneaL >ar com capacidade para -<< pessoasL Business Center; FozinhaL 'estauranteM:ala de !an%uetes com capacidade para 6<< paxL B :alas polivalentes +? x -<<m6 e 6 x @Bm6,L

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro :.A +piscina e ginsio,L 6 Hspaos comerciais +A<m6 e ?<m6,L -6< Nuartos distri!u$dos pelo -G ao ?G andarD & =O Nuartos duplos, & A< Nuartos tPins, & A :uites *unioresL 6< Apartamentos T-, no AG andarL .ar%ue autom#velL Qavandaria.

'ervios

Espe ifi a%es do departamento de Alimentao e Be&idas

) 2otel oferece os servios ditos tradicionais da hotelaria, com a particularidade de os apresentar de forma melhorada e inovadoraD :ervio de >uffet para os pe%uenos&almoosL Almoos e *antaresL Room service; Cocktails, recepes, coffee-break, brunch e outros servios de alimentao e !e!idas de apoio a reunies, congressos e outros eventosL >an%uetesMFatering.

"o(in$a As instalaes da cozinha * conferem as cmaras de refrigerao e congelao, assim como os espaos destinados aos tu! rculos, legumes e frutos, produtos lcteos e charcutaria, para respectivo armazenamento e utilizao. Hsta opo tem como o!*ectivo o de evitar a duplicao do e%uipamento de conservaoMrefrigerao e congelao +cozinha e economato,. .or outro lado, atri!uir a responsa!ilidade directa de produtos de fcil deteriorao a %uem det m melhor conhecimento t cnico e prtico para uma gesto ade%uada.

A
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Hstes produtos alimentares devero ser armazenados por g neros +frutos e legumesL tu! rculosL produtos lcticosL charcutariaL peixe frescoL peixe congeladoL carne frescaL carne congelada, em zonas aut#nomas, com caracter$sticas espec$ficasD 'ede de saneamento e drenagemL .ortas com isolamento t rmicoL .avimento de fcil higienizao e antiderrapanteL 'evestimento interior de azule*oL 4#dulos ou elementos com!inveis de refrigerao e de congelao, munidos de prateleiras, term#metros e outros utens$lios, consoante o fim a %ue se destinaL Term#metro no interior de cada zonaL Rluminao.

A recepo destes produtos ser feita, sempre, pelo economato %ue depois de conferir +o documento do fornecedor com a nota de encomenda, o peso, %uantidade, %ualidade e estado de conservao, *untamente com o chefe de cozinha,, imediatamente os transfere para a cozinha. :er esta!elecido um horrio para a recepo das diferentes mercadorias de acordo com a disponi!ilidade do chefe de cozinha afim de proceder ao controlo ade%uado das referidas mercadorias.

)) Implantao do e onomato S designada de economato as instalaes onde so armazenadas as mercadorias e outros artigos necessrios /s actividades do 2otel. A sua implementao f$sica deveria ser sempre o!*ecto de estudo pr vio a%uando a pro*eco ar%uitect#nica do edif$cio com vista / renta!ilizao do espao, /s acessi!ilidades interseces e ao acondicionamento #ptimo das mercadorias.

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro *a+out

"este caso situar&se& na cave do edif$cio, *unto do local da recepo de mercadorias, pr#ximo da cozinha e das seces %ue mais afluem aos seus servios. ) local de acesso para os fornecedores dever ser independente e isolado dos circuitos dos h#spedes e dos clientes do hotel +internos e externos,. ;ever ter a seguinte configuraoD

,emperatura

A temperatura do economato dever ser controla. ;ever ser um local !em ventilado e afastado das canalizaes de gua %uente, ou se*a, fresco e seco.

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro -ateriais. onstruo

) economato dever constru$do de forma a prever %ual%uer situao %ue ponha em perigo o estado de conservao dos produtos armazenados eMou os intervenientes %ue nele operam. ;everD * :er revestido material lavvel e antiderrapanteL * Hstar isolado contra pragas e humidadesL * Ter sistema de ventilaoMrenovao de arL * Ter sistema de saneamento e drenagemL * Ter alarme contra inc(ndiosL * Ter iluminao ade%uadaL

A essi&ilidade Fomo * foi referido, as acessi!ilidades do economato devero ser condicionadas e a mesmo tempo de fcil acesso. Fondicionadas, relativamente ao exterior, permitindo o acesso exclusivo aos fornecedores %uando estes estiverem previstos ou 3agendados5. ;evero oferecer condies de cargaMdescarga ade%uadas +porta larga, rampa de acesso a monta&cargas e circuito amplo para mano!ras,. ;e fcil acesso, em termos de circuitos internos, /s seces %ue pela natureza das suas actividades, mais vezes se 3socorrem5 da seco do economato. Hstes devero ser constitu$dos por corredores amplos e com espao suficiente para a circulao de monta& cargas.

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro /) Or0ani(ao f#si a do e onomato A organizao do espao do economato dever convergir para a economia do esforo e do espao e ao mesmo tempo de utilidade prtica e de fcil controlo. .osto isto, deveremos ter em considerao os aspectos seguintesD

Equipamento

) e%uipamento necessrio para o economato serD * .rateleiras de material resistente e lavvel. * Tinas com gua canalizada. * 4esas de apoio. * >ancadas de apoio. * 1arrafeiras. * Fontentor de lixo. * Ar%uivo. * :ecretria, computador, telefone, cadeira, ar%uivo, material de escrit#rioMpapelaria, calculadora. * CacasMT&acto. * Term#metro infra&vermelho. * Ta!ela de temperaturas. * Hscadote. * Farro monta&cargas. * QuvasMe%uipamento de proteco individual. * Hxtintores e sistema de alarme contra inc(ndios. * >alanas, constantemente aferidas * 4anual de !oas prticas.

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro -ovimentao1 'u&divis%es e "ara ter#sti as das su&divis%es Fonforme est desenhado na figura no ponto 6 (layout,, dever haver uma zona de recepo de mercadorias, situada entre a porta para o exterior +acesso aos fornecedores, e a zona de armazenagem. Hste local destina&se / recepo de mercadorias ad%uiridas no exterior, onde devero ser conferidas pela nota de encomenda e pelo documento %ue as acompanha +factura, guia de remessa ou venda a dinheiro, pesadas ou contadas, verificadas %uanto ao seu estado de conservao eMou prazos de validade, antes de serem encaminhadas para os respectivos locais de armazenamento ou consumo. A zona de armazenagem est repartida por %uatro espaos independentesD um destinado / armazenagem dos produtos de higiene e limpezaL outra destinada aos artigos de papelariaL o ga!inete +ou espao e e%uipamento, reservado ao ec#nomo para o exerc$cio das suas funes com algumas paredes em vidroL e a terceira, a maior, destinada aos restantes produtos alimentares. "esta 0ltima est inclu$da a cave geral, e%uipada com garrafeira para melhor acondicionamento e controlo das !e!idas alco#licas. Nuanto /s duas primeira reas optou&se pela sua independ(ncia f$sica face / terceira, pois, a natureza dos produtos a armazenar re%uer o seu isolamento como medida preventiva dos riscos de contaminao ou deteriorao. Hxiste, para al m do corredor de acesso /s restantes seces do hotel, um pe%ueno compartimento destinado ao lixo proveniente das em!alagens das mercadorias rece!idas %ue no final do dia dever ser removido para o exterior e o espao dever ser higienizado.

2) ,arefas administrativas do e onomato Hc#nomo, o tra!alhador %ue compra, %uando devidamente autorizado, armazena,

conserva e distri!ui as mercadorias e artigos diversos destinados / explorao das cantinas, refeit#rios e esta!elecimentos similares. 'ece!e os produtos e verifica se coincidem, em %uantidade, %ualidade e preo, com o discriminado nas notas de encomenda ou simples re%uisies, toma provid(ncias para %ue os produtos se*am I
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro arrumados nos locais apropriados, consoante a sua naturezaL responsvel pela sua

conservao e !eneficiao, de acordo com a legislao sanitria e salu!ridade, fornece as seces de produo, venda e manuteno dos produtos solicitados, mediante as re%uisies internas devidamente autorizadas, mant m sempre em ordem os ficheiros de preos de custo, escritura as fichas e mapas de entradas, sa$das e devolues, %uando este servio for da compet(ncia do economato, ela!ora as re%uisies para os fornecedores %ue lhe se*am determinadas, com vista a manter as exist(ncias m$nimas fixadas superiormente e tam! m as dos artigos de consumo imediatoL procede periodicamente a inventrios das exist(ncias, em %ue pode ser assistido pelos servios de controlo ou por %uem a direco determinar. Cornece a esta nota pormenorizada *ustificativa das eventuais diferenas entre o inventrio f$sico e as exist(ncias anotadas nas respectivas fichas e responsa!iliza&se pelas exist(ncias a seu cargo. )rdena e vigia a limpeza e higiene de todos os locais do economato. ;e um modo geral, as funes do ec#nomo difundem&se nas tarefas administrativas do economato %ue soD Re epo

Fonsiste no rece!imento das mercadorias entregues pelos respectivos fornecedoresL conferimento das mesmas pelo encomendado +nota de encomenda, e pelo documento %ue as acompanha +factura, guia de remessa ou venda a dinheiro,L a sua %ualidade, estado de conservao, prazo de validade e, eventualmente, preo acordadoL devolver %uando esta no apresentar os re%uisitos exigidosL registar a entrada das mercadorias no sistema informticoL ar%uivar a documentao ou %uando for o caso encaminha&la para a seco de compras +facturas ou vendas a dinheiro,.

Arrumao

Uma !oa metodologia organizacional na %uesto da arrumao dos artigos para stock proporcionar, sempre, um !om controlo e por conseguinte, uma !oa gesto. .ara o efeito, dever&se& implementar algumas regras importantesD * Fumprimento das normas do 2AFF. +limites de temperaturas e higiene e segurana dos alimentos,. -<
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * )s artigos devero ser agrupados por g neros e acondicionados no mesmo grupo de prateleiras. * )s artigos devero ser colocados nas prateleiras, sempre no mesmo local, para maior facilidade do servio e inventariao. * .ara uma maior rapidez do servio e economia dos esforos, devero colocar&se nas prateleiras mais acess$veis os artigos mais fre%uentemente re%uisitados. * "as prateleiras mais !aixas, os artigos mais pesados. * :eparao e distri!uio segundo a tipologia dos artigos e prazos de validade +sistema CRC),. Hm termos administrativos dever&se& proceder / eti%uetagem para identificao de produtos espec$ficos aplicando o princ$pio de rastrea!ilidade com utilizao de m%uina apropriadaL seguir a metodologia organizacional de forma a facilitar o controlo da deteriorao, desvios e inventariao.

"onservao

A conservao consiste no controlo entre o inventrio permanente versus o inventrio de contagem e na higienizao do e%uipamento e local.

*evantamento

Hsta tarefa refere&se a processo de atender /s necessidades das outras seces, mediante re%uisio interna, assinada pelo responsvel da seco e na actualizao do inventrio. 3istri&uio

V o processo de transfer(ncia de mercadorias do economato para a seco re%uisitante, e seu registo no sistema informtico. II - Or0ani0rama departamental.se torial do Hotel

-Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro ) 2otel 4ondego dispe de =6 cola!oradores distri!u$dos pelos vrios departamentos e seces. A estrutura hierr%uica representada pelo seguinte organigramaD

3ire o

Assistente ;ireco

A9>

Fonta!ilidad eMCinanceiro

FomercialM 4arketing

Alo*amento

'ecursos 2umanosM Nualidade

'elaes .u!licasM Foord.1rupo s

4anuteno

Fozinha

'estaurante

>ar

Hconomato

Fompras

Andares

'ecepo

Qavandaria

Fopa

FafetariaM 'oom service

.artindo do princ$pio de %ue o 2otel 4ondego ainda ir iniciar a sua de actividade, verificou&se a necessidade da exist(ncia da seco de Fompras. Uma vez %ue ainda no existe um sistema de a%uisies ao exterior implementado com uma !ase de dados de potenciais fornecedores para todas as mercadorias previs$veis, este tra!alho de pes%uisa e contacto dever ser efectuado por uma seco especializada. .or outro lado, ser de toda a conveni(ncia %ue esta seco este*a directamente envolvida com as %uestes financeiras do 2otel, de forma a poder con*ugar os recursos dispon$veis com as necessidades emergentes +criando, tam! m, uma 3esp cie5 de presso estrat gica para a procura das melhores solues,. )u se*a, a seco de compras pertencer ao departamento CinanceiroMconta!ilidade. -6
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

.ortanto, o economato estar hierar%uicamente su!ordinado ao departamento de Alimentao e !e!idas, mas para o!ter mercadorias do exterior dever recorrer / seco das compras, mediante aprovao do ;irector de A9>, %ue por sua vez proceder /s respectivas a%uisies, mediante autorizaoMassinatura do ;epartamento CinanceiroMconta!ilidade. Hm termos funcionais, apresento o seguinte es%uemaD

Fompras

Hconomato 'ecepo das mercadoria s

Hconomato Qocais de armazenam ento

:eces

.apelaria

Armaz m

.rodutos higiene e limpeza

Fozinha

Fave

Wleos e azeites

Hspeciarias

FereaisM arroz

4assas aliment$cias

Carinhas

'efrigerant esM gua

)utros artigos

Qegumes Qcteos .eixe Htc.

)utras seces

Faracter$sticasD

'e o de ompras

* Fonhecimento da gama de produtos utilizados pelo hotel. -?

Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * ;eve estar sempre ao corrente dos preos do mercado e ter muita experi(ncia em compras (conhecimento so!re as formas de negociar, * ;eve conhecer os princ$pios de conta!ilidade. * Xisita os mercados para se dar conta das condies de compra mais favorveis. * :e necessrio, prepara os contratos de compra para o director A9>. * )rganizao e controlo dos documentos referentes /s transaces comerciais e interseces para imputao de custos. * ;eve tra!alhar em estreita cola!orao e satisfazer o mais rapidamente poss$vel as necessidades do economato. * .roceder /s a%uisies necessrias para todos os servios, ap#s ade%uada instruo dos processos. * 'ealizar prospeces do mercado com vista a localizar os fornecedores e artigos necessrios / actividade do hotel. * Hfectuar anlises so!re os fornecedores, designadamente no %ue respeita /s suas capacidades e condies de fornecimento, procedendo / actualizao do respectivo registo. * )rganizar e controlar os processos de compras e consultas para a%uisio de !ens e servios. * ;esencadear os procedimentos de consultas ade%uados /s a%uisies. * .romover a consulta, recepo, anlise e relat#rio das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de servios +ela!orao de mapa comparativo de preos propostos,. * Hla!orar as notas de encomenda, procedendo, em cola!orao com o departamento de Fonta!ilidade, ao seu compromissoL * .roceder ao controlo das compras ou contratos, nomeadamente atrav s da vigilncia de prazos e verificao de %uantidades e %ualidades, com !ase na consulta aos dados dispon$veis. * Fontrolar os prazos de entrega dos !ens, avisando os fornecedores em caso de atraso na entrega dos !ens e servios. * Fola!orar na apreciao das propostas de fornecimento.

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * 'ece!er as facturas relativas aos fornecimentos executados e garantir a sua confer(ncia com o processo de despesa promovido pela seco e posterior envio da factura para a conta!ilidade. * 'ecepo de facturas conferidas pelos servios re%uisitantes e promovendo o envio para a Fonta!ilidade para li%uidao.

III - As aquisi%es A a%uisio de mercadorias a funo %ue consiste em a!astecer a empresa e colocar /

sua disposio, nas melhores condies de preo, de %ualidade, de %uantidade, de pagamento e de prazo de entrega, todas as mercadoria e produtos necessrios / sua actividade. .ara %ue este processo produza resultados #ptimos para a empresa a todos os n$veis, dever&se& analisar os seguintes elementosD

1) 4oliti a de ompras Y semelhana de %ual%uer empresa, tam! m as empresas hoteleiras devem definir uma politica de compras %ue assegure o !om funcionamento das suas operaes, por um lado, e garantam o menor investimento poss$vel, por outro. "este sentido, uma politica de compras dever conferir os seguintes aspectosD * :er esta!elecida pela ;ireco do 2otel, nomeadamente na gesto de stocks, crit rios de seleco de fornecedores, prazos de pagamento. * Fonvergir a escolha dos tipos de produtos para cada tipo de clientela. * Fonsiderar as condies e espao dispon$vel de armazenamento, assim como os respectivos custos.

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * A Qocalizao dos fornecedores seleccionados ou possiveis, afim de poder prever a facilidade de entrega ap#s encomenda das mercadorias. * As condies gerais do mercado +por exemploD aprovisionamento antes da su!ida dos preos, aproveitamento dos preos de %uantidade,.

)) 4ro esso de ompra .ara uniformizar e simplificar a descrio do sistema de a%uisies, a!aixo designo as entidades intervenientes num processo de a%uisio de um !em, de um modo 0nico e gen rico.

:eco & Hntidade pertencente ao hotel e %ue consome !ens. Cornecedor & Hntidade designada para fornecer, ou * fornecedora, de um !em. Cirma & Hntidade pass$vel de consulta para fornecimento e %ue pode vir a ser Cornecedor. Hconomato & :eco %ue gere o material em stock e a sua entrega /s outras :eces do hotel e o espao onde so depositados, de um modo provis#rio, os !ens ad%uiridos.

Fompras & :ervio %ue efectua e gere o processo de a%uisio de um !em.

Fom estes intervenientes definidos, as vrias fases %ue integram o fornecimento, de um !em a uma seco, podem descrever&se do seguinte modoD -. Nuando uma seco necessita de um !em pede&o / seco de Hconomato atrav s de uma 'e%uisio interna. 6. ) Hconomato verifica a exist(ncia do !em em armaz m. ?. :e houver no economato o !em pretendido este acompanhado da c#pia da re%uisio interna. A. :e no houver no economato, d&se in$cio a um processo de a%uisio atrav s da seco de compras. entregue / seco

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Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro B. A seco de compras efectua o processo de consulta ao mercado e tomada uma deciso de a%uisio de um !em a uma dada Cirma, a %ual direco do departamento a %ue pertence +A9>,. O. ) Cornecedor, ap#s a recepo da 'e%uisio oficial ou "ota de encomenda, entrega o !em ao 2otel. A entrega, dependendo do tipo de !em, pode ser no economato ou na seco. "o entanto, %uem acusa a recepo do !em Hconomato atrav s da recepo da 1uia de remessaMCactura CornecedorMXenda a dinheiro. =. Ap#s entendimento de !oa recepo do !em +%ue se torna pass$vel de pagamento, o !em ou as mercadorias so registadas no sistema informtico +nas entradas, ficha do produto e seco de armazenamento,. @. ;epois sero, ento, efectivamente armazenadas ou transferidas para a seco re%uisitante +%uando for o caso da transfer(ncia, o ec#nomo dever efectuar o registo nas sa$das de mercadorias e anexar o documento %ue acompanha as mercadorias previamente re%uisitadas & re%uisio interna,. o do formalizada por uma 'e%uisio oficial ou "ota de encomenda, aprovada e assinada pela

"o entanto, a compra

uma tarefa de grande responsa!ilidade, pois no s# envolve o ponto a partir do %ual definido o custo e a

elevadas despesas, como tam! m %ualidade do produto final.

.or outro lado, as mercadorias em geral +mercearias, !e!idas, produtos de limpeza, papelaria, devero ser encomendadas pela gesto do stock m$nimo. )u se*a, dever ser estipulado um stock m$nimo para cada produto, em funo do consumo m dio dirio e do seu tempo de aprovisionamento previs$vel, no caso do 2otel 4ondego, desde a sua encomenda at / sua entrega na unidade hoteleira. Nuando o produto atingir o stock m$nimo +%uantidade m$nima previamente calculada, dever ser efectuada a encomenda do mesmo produto. "o caso dos produtos perec$veis ou frescos, as compras devero ser feitas diariamente ou dois em dois dias +dependendo da localizao dos fornecedores,, devido / necessidade do seu consumo imediato e /s oscilaes da procura +previso de clientela & estimativa mais concreta,. -=
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

)u se*a, dever existir um sistema de controlo das exist(ncias informatizado de forma a permitir uma actualizao dos stocks permanente assessorada pelo registo das entradas e sa$das de mercadorias para a determinao dos n$veis decis#rios de um produtoD * "$vel mximo de stock 8 %uantidade de produto mxima tolerada em stock.Hxcedendo representa um custo agravado. * "$vel do pedido automtico 8 %uantidade de produto em stock so!re o %ual o sistema avisa a seco de compras +ponto F, para proceder /s respectivas a%uisies +durante o processo de reposio do stock, a %uantidade de exist(ncia %ue ir ser consumida representada pelo segmento de recta F;L o segmento do recta A>, representa a %uantidade de exist(ncia consumidas desde o n$vel mximo de stocks, interceptando o n$vel do pedido automtico at a n$vel m$nimo num intervalo de tempo,. * "$vel m$nimo 8 %uantidade de exist(ncias de um produto %ue deve haver sempre em stock. * 'eserva inating$vel 8 refere&se / %uantidade de exist(ncias do n$vel m$nimo de stock %ue assegura a actividade do hotel, num intervalo de tempo, sendo os servios previs$veis. Fomo, na prtica, no se pode prever, em a!soluto, as %uantidades a consumir, esta reserva nunca dever !aixar.

Hste sistema de controlo em termos de ponto de compra pode seguinte grficoD

representado pelo

-@
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

7uantidade

5#vel m6imo 5#vel de pedido automti o

C 5#vel m#nimo Reserva inatin0#vel ,empo D B - 4onto r#ti o

)s n$veis de stocks devero ser calculados considerandoD * 'itmo de compra face / sazonalidade +determinar a variao da procura segundo as estaes do ano, * Hspao dispon$vel para a armazenagem * .er$odos de alterao inerentes / natureza dos produtos. .ortanto, o processo de compra tem por !ase, para al m da informao ou o conhecimento das entidades %ue podero satisfazer essas necessidades +fornecedores,, a expressoMlevantamento das necessidades de produtos e servios pr#prios da actividade do hotel, ou se*aD * Tipo de produto ou servio a comprar, * Nualidade do produto pretendida +caracter$sticas espec$ficas,, * Nuantidade necessria a comprar tendo em conta os desvios ou perda, gastos com o armazenamento, o transporte das mercadorias, as promoes, o oramento dispon$vel e a %uantidade do stock m$nimo, * .razo de entrega e validade do produto +carcter de deteriorao, face /s condies de armazenamento, / rotatividade de stocks e a sua distri!uio pelas seces do hotel com a devida anteced(ncia e efici(ncia,

-I
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * .reo %ue o hotel est disposto a pagar, 3o preo saudvel5 ou 3*usto5 considerando %ualidade, %uantidade, prazo de entrega e custo da transformaoMproduo, pois, so factores %ue interferem no preo final do produto a pagar pelo consumidor, * .edido de compra e respectivos procedimentos.

'esumindo, os fundamentos do processo de compra regem&se pelo guiaM%uestionrio dos A Z[sD * What? 8 ) %ue comprar, %ual a %uantidade, %ualidade e preo, * When? 8 Nuando comprar e %uando %ue se vai utilizar, * Where? 8 )nde comprar e onde armazenar * Why? 8 .or%u(, a escolha da%uele produto.

/) Re epo das mer adorias A recepo das mercadorias consiste em garantir de %ue o hotel est a rece!er os produtos na %uantidade e %ualidade solicitados, ao preo acordado e de %ue acondicionamento ade%uado na armazenagem ou / devoluo imediata. .ara %ue a recepo das mercadorias se*a !em sucedida dever&se &a verificar os seguintes re%uisitosD o seu feita a sua transfer(ncia directa para

as seces, ou, %uando no verificadas as caracter$sticas dos produtos exigidas, proceder

4essoal da re epo

) ec#nomo ser o responsvel pela recepo de todos os produtos. 4as, %uando se tratar de produtos perec$veis com destino / seco da cozinha dever ser, sempre, assistido pelo chefe de cozinha cu*a funo devoluo dos produtos. 6<
Rosrio Barros

determinante para a !oa recepo ou

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

.ara desempenhar o cargo de ec#nomo do hotel 4ondego, dever auferir de caracter$sticas espec$ficas, tais comoD * Ter um conhecimento perfeito das diferentes mercadorias e uma grande compet(ncia relativa /s %ualidades dos produtos alimentares e aos meios de proceder / sua conservao. * ;eve ser conhecedor da origem dos produtos %ue compra. * ;eve conhecer os princ$pios de conta!ilidade. * ;eve aprimorar na sua conduta tica e profissional. * ;eve ser met#dico, organizado e responsvel. * Fumprir os sistemas implementados de gesto, controlo e segurana alimentar. * ;eve cooperar, cola!orar e ser eficaz na satisfao dos pedidos de todas as seces.

8a ilidades para a re epo Fonforme * foi mencionado, a recepo de mercadorias dever ser de fcil acesso e ade%uadas /s cargas e descargas de mercadorias. ) circuito dever ser independente dos restantes circuitos de tal modo a %ue estes no percepcionem a sua exist(ncia. ) planeamento para a recepo de mercadoria, em termos de calendarizao +dia da semana, m(s e hora, dever ser ela!orado de acordo com os seguintes aspectosD * ;isponi!ilidade dos intervenientes +chefe de cozinha e ec#nomo,. * 4ovimentao do hotel +nas horas de menor actividade no hotel,. * Fonveni(ncia administrativa a n$vel de gesto de stocks. * 'egularidade dos consumos versus entregas +rotao de stocks,.

6Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Espe ifi a%es das normas de re epo ) procedimento !aseia&se na comparao das guias de remessa ou facturas com as notas de encomenda e por meio de uma inspeco f$sica dos produtos entregues +%uantidade, %ualidade, estado de conservao e preo,. "o entanto, nunca demais referir a importncia das condies t cnicas e

administrativas essenciais para %ue as normas se cumpramD * Hstrutura f$sica +acessi!ilidades, espao, * H%uipamento ade%uado +!alanas, lavat#rios, etc., * Fonhecimentos * Fonhecimento t cnicos de +clculo, operacionalidade especifica do sistema informtico ou manual, alguma legislao +organizao, conservao e segurana alimentar,.

Re0istos de re epo Ap#s a verificao na recepo da mercadoria dever ser feito o registo da operaoD * Hntrada da factura * Hntrada da mercadoria +actualizao dos stocks, ou devoluo +registo da nota de devoluo, * Hspecificao da seco armazenadora +economato ou outra, para onde a mercadoria vai.

Auditoria 9 re epo ;ever ser feita regularmente, mas no previs$vel, auditoria / recepo afim de inspeccionar o processo da recepo de mercadoriasD ) auditor dever verificarD * .esos 66
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * Nualidade dos produtos * Qanamentos no sistema informtico * .razos de validade * Fonservao das em!alagens e produtos * Armazenagem seguindo o sistema CRC)

2) "ontrolo da ompra A exist(ncia de um mecanismo de controlo para as compras proporciona / gesto do hotel alcanar os seus o!*ectivos, dos %uais, renta!ilizar a !aixo custo. .articularmente, nas compras para %ue o controlo se efective de uma forma #ptima dever&se& verificar os seguintes etapasD

Espe ifi a%es da ompra

) responsvel pela compra, neste caso o responsvel pela seco de compras, dever especificar na nota de encomenda o produto ou produtos pretendidos, as %uantidades necessrias, o preo unitrio previamente acordado e outras o!servaes, sempre %ue necessrio.

"oordenao da ompra

"esta etapa, devero ser tomadas as decises relacionadas com as %uantidades, a data da compra e a %uem comprar. ) resultado +nota de encomenda, dever ser assinado pelo responsvel da seco de compras e pelo director do departamento a %ue a seco re%uisitante pertena.

Autori(ao da ompra %ue ir validar a

"o caso do hotel 4ondego, o responsvel pela conta!ilidade encomenda.

6?
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Auditoria da ompra

"a auditoria da compra dever constar os aspectos a!aixo descriminadosD * Utilizao dos fornecedores seleccionados * Anlise dos fornecedores seleccionados relativamente /s condies mais favorveis +preos, prazos de entrega, etc., * Xerificao dos stocks em armaz m +stock m$nimo e mximo,.

I: - A arma(ena0em A superf$cie necessria para os locais de armazenagem factores a ter em consideraoD * Qocalizao do hotel * Cacilidades de a!astecimento * Tipo de clientela * Foeficiente de utilizao do restaurante, !ar, alo*amento, etc. * :azonalidade do hotel. Hsta rea de armazenamento dever estar !em e%uipada e organizada de forma a permitir o seu perfeito conhecimento paraD varivel existindo alguns

o Arma(enar os produtos .ara o hotel 4ondego, o!*ecto de estudo neste tra!alho, e como * foi referido nos pontos 6 e ?, o espao dever ser ade%uado / dimenso do hotel e a sistema de armazenagem implementadoD mercearias, vinhos, artigos de papelaria e artigos de limpeza, para o economatoL os produtos perec$veis ficaro armazenados na cozinha.

6A
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro o *o ali(ar os produtos mais anti0os ) m todo mais eficaz para a localizao dos produtos mais antigos, para al m da !oa organizao em termos de acondicionamento das mercadorias, a utilizao do sistema de 1esto CRC), tam! m * referido. Hste sistema consiste na utilizao para consumo dos artigos mais antigos para o mais recente, ou se*a, o primeiro artigo a dar entrada no stock ser o primeiro a ser consumido. .ara facilitar o acesso a estes artigos, os mesmos sero colocados na parte da frente da prateleira +local especifico para a armazenagem do seu tipo de artigo,, sempre %ue ha*a reposio de stocks +novas entradas de artigo,.

: ; 3o umentao

A exist(ncia de um processo documental !em organizado permiteD * A consulta, pelo armaz m, dos artigos re%uisitados e ainda no integralmente fornecidosL * A consulta de sa$das de materiais do armaz m, por seco, por direco M departamento, por artigo, ou entre datasL * A satisfao dos pedidos das secesL * A entrada, em armaz m, de artigos referentes a uma "ota de encomendaL * A consulta de entradas de artigos em armaz m, por artigo, por data, por fornecedorL * ) registo de notas de devoluo e a sua consulta, por data, por seco ou por artigoL * A actualizao imediata de exist(ncias, %uando da entrada ou da sa$da de materiais do economatoL * A actualizao imediata do valor das exist(ncias e do custo m dio unitrio dos !ens em armaz mL * A valorizao de todos os artigos fornecidos /s seces +imputao de custos,L * A consulta dos pedidos de compra do economato, com respectiva situao, data de re%uisio ao fornecedor e tempo necessrio para entrega, por artigoL 6B
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * A consulta de re%uisies, por diferentes formasD de um artigo, entre datas ou re%uisies dirigidas a um fornecedorL * A verificao da evoluo da \conta corrente\ de um artigo, apresentando se%uencialmente os diversos movimentos de entrada e sa$daL * A definio de exist(ncias iniciais ou resultado de uma inventariao intermitenteL * A lista de exist(ncias reportadas, para confronto com o inventrio f$sico dos materiaisL * A consulta de artigos com exist(ncias a!aixo do ponto de encomendaL * ) clculo das compras a efectuar +%uantidade,, com !ase no comportamento o!servado do consumo durante um per$odo anteriorL * A gesto de um classificador de artigos, por grupo e su!grupo, permitindo&se ainda a consulta por c#digo do artigo ou por ordem alfa! ticaL * A localizao f$sica em armaz m de cada artigoL * A definio de artigos indispensveis, para os %uais no pode existir ruptura de stocks. Todas as operaes referidas so feitas no sistema informtico %ue as poder traduzir em documentos impressos. "o entanto, existem algumas operaes %ue no prescindem da exist(ncia de documentos impressos, independentemente da exist(ncia do sistema informtico. ) con*unto dos documentos referidos su!divide&se em dois gruposD 1) 3o umentao &ase do ir uito de mer adorias

a) 3o umentos emitidos ao e6terior<

Requisio e6terna ou =nota de en omenda>

6O
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro V um documento em triplicado, pelo %ual o responsvel pelas compras, encomenda a um fornecedor produtos inexistentes no stock do re%uisitante +economato,, ou %uando se chegar / %uantidade considerada de reserva m$nima. Ori0inal 8 vai para o fornecedor, depois de aprovado pelo controlo +neste caso,, pela direco ou por algu m com autorizao para o fazer, assinado e carim!ado. 1? "@pia 8 agrafada *unto do documento emitido pelo fornecedor +guia de remessa, e

vai para o controlo. )? "@pia 8 fica em posse do economato, visada pelo controloM conta!ilidade. "o caso de encomendas efectuadas pelo telefone dever ser feita, na mesma, a nota de encomenda para posterior controlo na recepo das mercadorias +no economato,. 'esumo do circuitoD

) documento ter a seguinte estruturaD 5ota de En omenda nAB

5ota< indicar na guia de remessa ou factura

H o t e l**** Mo n d e g o

Av. ;a .raia, <<= >uarcos Go lf& S p a ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

o n.G desta nota de encomenda.

'e o< +compras, .razo entregaD 6=

Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro CornecedorD 4orada Fontri!. nGD Nuant. ;esignao F#digo .reo Unitrio Total

Total
FontroloD

;ataD 2oraD 4odo de expedioD Qocal de entregaD

M h

M m
'esponsvel pM s. FomprasD

.or vezes,

"ompra dire ta ou da =praa>

necessrio recorrer aos mercados dirios para a a%uisio de produtos feito pelas seces directamente envolvidas

frescos. Hste processo, geralmente, dispon$veis nesses mercados.

+cozinha, restaurante, %ue devero ter conhecimento actualizado dos produtos

"o entanto, esta aco re%uer sempre o suporte de um documentoD "ompra dire ta nB
H o t e l**** Mo n d e g o
Rosrio Barros
Go lf& S p a

6@

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

'e o< .razo entregaD

CornecedorD 4orada Fontri!. nGD Nuant. ;esignao F#digo .reo Unitrio Total

Total
FontroloD

;ataD 2oraD 4odo de expedioD Qocal de entregaD

M h

M m
'esponsvel pM s. FomprasD
'esponsvel pela seco re%uisitante

) documento

em triplicado e tem a mesma estrutura da nota de encomenda. V

ela!orado pelo responsvel da seco re%uisitante em con*unto pela seco de compras, no caso do hotel 4ondego, %ue ter um fundo de caixa para fazer face a este tipo de despesas. )riginal 8 para agrafar ao documento emitido pelo fornecedor, +compras, e depois segue para a conta!ilidade. -] F#pia 8 fica no economato. 6] c#pia 8 fica na seco de compras ) circuito ser o seguinteD 6I
Rosrio Barros

conferido na caixa

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

5ota de devoluo

.or vezes, as mercadorias rece!idas no correspondem /s especificaes adoptadas pelo hotel +%ualidade, %uantidade, preo, etc.,. "estes casos o ec#nomo dever proceder / respectiva devoluo ela!orando um documento pr#prio especificando o motivo da devoluo. A nota de devoluo em triplicadoD Ori0inal 8 destina&se ao fornecedor, depois de devidamente aprovada. 1? "@pia 8 agrafada / nota de cr dito emitida pelo fornecedor e segue para o controlo. )? "@pia 8 fica em posse do armaz m %ue a emitiu. Ter a seguinte configuraoD

?<
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

5ota de 3evoluo nAB<

Av. ;a .raia, <<= H o t e l**** Mo n d e go

>uarcos Go lf& Sp a da Coz ?<@A&B<6 Cigueira TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

:ecoD CornecedorD moradaD Fontri!. nGD XM ;ocumento nG .reo Unitrio Total

Nuant.

;esignao

Motivo

Total ;ataD 2oraD M h M m Hc#nomo compras

) circuito ser o seguinteD

?Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

&) 3o umentos para uso interno< "enhuma mercadoria dever ser fornecida /s seces sem a apresentao de um documento para o efeito, devidamente preenchido e assinado pela pessoa autorizada. )s documentos para uso interno so tr(sD

Requisio interna

Hste documento, emitido em duplicado, destina&se ao registo dos pedidos de mercadorias das seces ao economato. .ara %ue ha*a a correcta imputao dos custos, o documento dever descriminar, para al m da seco re%uisitante, o fim a %ue as mercadorias se destinamD reposio de stocks, para produo, para promoo, para confeco ou ced(ncia. Ori0inal 8 vai para a seco re%uisitada 1? "@pia 8 vai para a seco re%uisitante

) documento ser assimD

?6
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Requisio Interna nAB< A secoD

H o t e l**** Mo n d e go

Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

Go lf& S p a

'e%uisita / secoD .reo u. 'eposio de stock .M produo .M promoo .M confeco Fed(ncias 'e%uisitante ;ataD 2oraD 'e%uisitado ;ataD 2oraD Fontrolo ;ataD 2oraD

Nuant.

;esignao

) circuito ser assimD

??
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

,ransferCn ia interna

Hste documento serve para registar as transfer(ncias entre seces e %ue os produtos em causa no existam no economato. :erve, fundamentalmente, para actualizar os stocks das seces envolvidas e, por conseguinte, a correcta imputao dos custos. Ori0inal 8 vai para o controlo 1? "@pia 8 fica na seco onde se verificou a %ue!ra.

HxemploD

?A
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

H o t e l**** Mo n d e go

,ransferCn ia Interna nAB

Av. ;a .raia, <<= Go lf& S p a >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

A seco transfere para a seco .reo F#digo Fusto

Nuant.

;esignao

Total

Total 'e%uisitante
;ataD 2oraD

'e%uisitado ;ataD 2oraD ;ataD 2oraD

Fontrolo

?B
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

5otas de que&ra

:empre %ue se verifi%ue uma %ue!ra dever ser a!atida no stock. )s motivos da referida %ue!ra devero ser sempre mencionados no documentoD inutilizao durante a sua movimentao, deteriorao devido /s ms condies de armazenamento, expirao do prazo de validade, rou!o, etc. ) documento de suporte para o registo comprovada pelo controlo. Ori0inal 8 vai para a seco re%uisitada e depois para o controlo. 1? "@pia 8 fica na seco re%uisitante. a nota de %ue!ras devidamente preenchida e

H o t e l**** Mo n d e go

Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt

Go lf& S p a

5ota de 7ue&ras nAB :ecoD ?O

Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Font.nGD B<< <<< <<=

Nuant.

;esignao

.reo Fusto Total

)!servaes

;ataD 2oraD

M h

M m

) 'esponsvel

Fontrolo

FircuitoD

)) 3o umentao de apoio ao ir uito de mer adorias

?=
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro .ara al m dos documentos referidos, existe um con*unto de documentos provenientes das outras seces %ue servem de apoio ao circuito das mercadorias, mais precisamente, a controlo de todas as operaes ligadas /s mercadoriasD

4edido de servio ou omprovante preenchido pelo chefe de mesa,

V um impresso numerado, emitido em triplicado, %ue perante o pedido feito pelo cliente. Ori0inal 8 destina&se / cozinha, cave do dia ou ao !ar. 1? "@pia 8 vai para a caixa. )? "@pia 8 fica para o chefe de turno.

"o documento dever se registado os pedidos do cliente, o %uarto em %ue est hospedado se for o caso e so! %ue regime de hospedagem +4eia penso, penso completa, ou se 3passante5.

?@
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

H ote l**** Mond e go

G olf& Spa

Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

4edido 'ervio 5AB

4esaD NuartoD 4. ;esignao

;ataD

.F

.ass. Nuant.

?I
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

;este comprovante resulta sempre um dos seguintes documentosD * 8a tura Nue ser apresentado ao cliente para sua li%uidao das suas despesas efectuadas no restauranteM!ar, no momento ou posterior, caso pretenda %ue lhe se*a de!itado na conta do %uarto em %ue se encontra hospedado.

Ori0inal 8 vai para o cliente. 1? "@pia 8 o caixa do restauranteM!ar agrafa a c#pia da factura / do comprovante e ap#s o fecho do turno entrega na recepo para verificaoL depois do fecho do dia feito pelo recepcionista da noite enviada para o controloMconta!ilidade.

H o t e l**** Mo n d e go

Go lf& Sp a

Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

8a tura restaurante.&ar 5AB NuartoD Fontri!uinteD

"omeD ;ataD ;esignao

2oraD Nuant.

.reo unit.

Tx.

RXA

Total

A<
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Total

* "omprovante de despesa 0rtis Hste documento destina&se ao registo de todas as despesas grtis, autorizadas pela administraoMdireco, e outros fins como por exemplo as promoes. ;evero estar descriminados os consumos, !em como o 3motivo5 da sua exist(nciaD administrao, direco, ofertaMpromoes, animao, pessoal e outros. Ori0inal 8 vai para o controlo.

H ot e l**** Mond e go

G olf& Spa

Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

"omprovante de 3espesa Grtis nAB

;ataD ;esignao Nuant. .reo Unit. Total Administrao ;ireco )fertasM.romoes Animao .essoal

ARosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro )utros

Total 'esponsvel Fonsumidor

-apas de ontrolo

Hste mapa destina&se ao registo dos pe%uenos&almoos dirios, ou se*a, / ventilao dos custos dos pe%uenos&almoos por %uarto, por pessoa, s consumido no %uarto, em %ue regime e a referencia dos extras. Ori0inal 8 vai para a recepo para confirmao dos lanamentos e depois para o controlo.

H ot e l**** Mond e go

G olf& Spa

Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

-apa de "ontrolo de pequenos- almoos 5B

Nuarto

"G pax

'oom service

A.A A.

Hxtras

A6
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

'esponsvel ;ataD

Re0istos de onsumo

Hstes documentos su!dividem&se em dois gruposD

Re0isto de onsumo de mini-&ares ^unto do mini&!ar de cada %uarto, existe um documento onde esto descriminados todos os produtos existentes no mini&!ar. Hsse impresso preenchido pelo cliente %ue registar todos os produtos e respectivas %uantidades consumidas durante a sua estadia. A efectuar o seu check&out, apresentar esse documento %ue ser comprovado pelos dados fornecidos pela governanta. Hstes dados devero ser dirios, pois, na eventualidade do cliente no apresentar o impresso devidamente preenchido, haver dados suficientes para se proceder a d !itos dos eventuais consumos, em tempo 0til.

H otel**** Mondego

quarto nAB
Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

G olf& Spa

data

produtos refrigerantes gua sMgas agua cM gas martini porto champanhe

quantidade

A?
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Phisk_ chocolates etc liente

-apa de ontrolo de mini-&ares Hste documento permite verificar os consumos mensais de mini&!ares, para %ue possa ser feita uma gesto de stocks organizada.

AA
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Av. ;a .raia, <<= H >uarcos

ot e l**** Mond e go

G olf& Spa

-apa de "ontrolo de -iniBares 4(sD

?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt

Font.nGD B<< <<< <<= ;ia Foca cola 6 ? A B O = @ I -< --6 -? -A -B -O -= -@ -I 6< 666 6? 6A 6B 6O 6= 6@ 6I ?< ?Tot. 1overnanta =up `gua sMgas `gua cMgas

Fhoc.

4artini

Xinho porto

etc.

Fontrolo

Ori0inal 8 destina&se / recepo. 1? "@pia 8 vai para o controlo. )? "@pia 8 fica para a governanta.

AB
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro ) preenchimento deste documento re%uer a ela!orao pr via do -apa de onsumos do mini-&arA V um documento onde se registam todos os consumos de todos os %uartos referentes a mini&!ar num dia.

-apa de "onsumos de -ini-Bares

H ot e l**** Mond e go

Av. ;a .raia, <<= >uarcos ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<=

G olf& Spa

;ataD

.isoD

Nuarto

Foca cola

=up

`gua sMgas

`gua cMgas

Fhoc.

4artini

Xinho porto

etc.

Total

'esponsvel

1overnanta

'ecepo

) mapa de consumos de mini&!ares ir ser o suporte de informao para o controlo dos d !itos referentes aos consumos do mini&!ar a imputar aos clientes pela recepo. Fomo instrumento de tra!alho, a governanta poder adoptar pela ela!orao de outro documento de apoio ao preenchimento dos dois documentos atrs referidosD

AO
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

H ot e l**** Av. M ond e go ;a .raia, <<=

>uarcos G olf& Spa ?<@A&B<6 Cigueira da Coz TelefD 6??A<<<<= CaxD 6??A<=<<= e&mailD 2777774ondegoE1olf9:pa.pt Font.nGD B<< <<< <<= =up `gua sMgas `gua cMgas

Resumo dirio de mini-&ares ;ataD Fhoc. 4artini Xinho porto etc.

.iso

Foca cola

Total 1overnanta

"as colunas mais pe%uenas situadas antes da coluna de cada produto, dever ser inscrita a %uantidade de artigos a stock permanente, ou se*a, a carga standard de cada mini&!ar cheio.

:I - O a&aste imento 9s se %es ) a!astecimento /s seces dever prever, sempre, dois aspectos fundamentaisD

1) 4ro edimentos )s procedimentos referem&se a todas as aces inerentes ao a!astecimento /s seces. Fonforme tem sido a!ordado ao longo deste tra!alho, devero serD * 4et#dicos 8 seguindo aces sist micas, %ue visem o fcil controlo das operaes. * )rganizados 8 para %ue se*am exe%u$veis e coerentes. A=
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * Hstrat gicos 8 visando a melhor gesto a menor custo. * )ficiais 8 aprovados, implementados, coordenados, controlados e auditados pelas entidades competentes.

)) 3o umentos a utili(ar )s documentos a utilizar no a!astecimento /s seces so a re%uisio interna e a transfer(ncia interna, pois, nada deve sair das seces sem comprovativo oficial.

:II - A movimentao dos sto Ds A movimentao dos stocks , sem d0vida, uma rea !astante mais complexa do %ue aparenta. )s factores determinantes para uma gesto dessa movimentao soD

1) 'istemas de valori(ao Nue poder fazer&se segundo os princ$piosD * .reo m dio * CRC) * QRC) Apesar do sistema de armazenamento ser feito segundo o sistema CRC), ao n$vel da gesto financeira, o sistema adoptado pelo 2otel 4ondego ser o sistema do preo m dio, por%ue, por um lado no dif$cil uma vez implementado o softPare ade%uado / gesto do aprovisionamento, por outro lado, os valores encontrados por este sistema esto mais e%uili!rados +comparativamente com a realidade do momento do !alano, do %ue pelo sistema CRC). .or outro lado, a !ase para o clculo do custo das mercadorias para se pro*ectar o respectivo preo da venda dever se reger pelo sistema do preo m dio. .or isto, tam! m se verifica %ue a adopo de sistemas de gesto depende de in0meros factoresD dimenso do empreendimento, taxa de ocupao, preo m dio praticado, etc. A@
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

)) -ovimentao manual e informti a Hm todo a gesto do aprovisionamento existem movimentaes manuais, por exemploD * 'e%uisies internas * 'e%uisies externas * "otas de encomenda * "ota de devoluo * Transfer(ncias internas * etc. 4as, se no houve um sistema informtico implementado, muitas mais haveriam, por exemploD * Cicha do produto * 4apa das entradas * 4apa das sa$das * 4apa dos inventrios por fam$lia de artigos, por armaz mMseco * 4apa do controlo de stocks * etc. :o not#rias as vantagens da exist(ncia de um sistema informtico, por%ue permiteD * Rnventariao constante e permanente * Hconomia das operaes de registo * Hconomia na ela!orao de documentos para controlo * Flculos automticos * 4aior credi!ilidade dos resultados * Fontrolo da gesto pelo stock m$nimo automtica * Qigao directa com o departamento de controlo +compras e conta!ilidade, * ;e entre outros

AI
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro /) "ontrolo Fontrolar um instrumento de tra!alho %ue disponi!iliza meios para %ue os o!*ectivos

possam ser atingidos, ou se*a, maximizar a %ualidade e a renta!ilidade e simultaneamente prevenir a inefici(ncia ou as perdas. "esta %uesto de movimentao dos stocks, controlar pressupeD * Rnventariao informtica e f$sica dos artigos * Hla!orao, registo e organizao dos documentos * Actualizao das entradas e sa$das permanente * )!ter aprovao pelas entidades competentes de todos os procedimentos importantes * Fumprimento dos cola!oradores nas suas funes * )rganizao e manuteno dos espaos e acondicionamentos envolvidos. ) controlo , apenas um mecanismo vital, para %ue a gesto do aprovisionamento se*a !em sucedida.

"on luso A gesto do aprovisionamento uma rea muito vasta. Apesar de, como em todas as

ci(ncias, se de!ruar so!re um tema espec$fico, %uando aplicado a um caso concreto como o deste tra!alho verifica&se a sua complexidadeD a sua interdepend(ncia face a B<
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro outros dom$nios, como por exemplo, a conta!ilidade, os servios de restaurao e !e!idas, a gesto financeira, a politica de gesto, as infra&estruturas humanas, materiais e econ#micas. .articularmente, neste tra!alho, a !ase para uma !oa gesto de aprovisionamento assenta, so!retudo, nos recursos existentes +espao, e%uipamento e pessoal,, nas pol$ticas de gesto adoptadas +compras, armazenamento, sistema entre seces, %uantidades em stock m$nimo, sistema documental,, no sistema organizacional +circuitos de pessoas e mercadorias, arrumao e distri!uio, procedimentos, etc., e no controlo +coordenao, registo e auditoria,. )u se*a, a gesto do aprovisionamento dever ter em considerao todos os elementos intervenientes no ciclo das mercadoriasD desde o levantamento das necessidades, compra, recepo, armazenamento, / distri!uio. .or outro lado, dever adoptar e adaptar os sistemas de organizao e de gesto ade%uados para a sua realidade.

Endi e Introduo..................................................................................................................1 I - O aprovisionamento Hoteleiro..............................................................................2

1) EnquadramentoAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)
Rdentificao da Unidade 2oteleira......................................................................................? Faracter$sticas do hotel........................................................................................................? Hspecificaes do departamento de Alimentao e >e!idas................................................A

)) Implantao do e onomatoAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAF
Qa_out...................................................................................................................................O Temperatura..........................................................................................................................O 4ateriaisMconstruo............................................................................................................=

BRosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Acessi!ilidade......................................................................................................................=

/) Or0ani(ao f#si a do e onomatoAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAG

H%uipamento.........................................................................................................................@ 4ovimentao, :u!divises e Faracter$sticas das su!divises...........................................I

2) ,arefas administrativas do e onomatoAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAH

'ecepo............................................................................................................................-< Arrumao..........................................................................................................................-< Fonservao.......................................................................................................................-Qevantamento.....................................................................................................................-;istri!uio........................................................................................................................--

II - Organigrama departamental/sectorial do Hotel...............................................11

:eco de compras.............................................................................................................-?

III - As aquisies.....................................................................................................15
1) 4oliti a de omprasAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA1F )) 4ro esso de ompraAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA1I /) Re epo das mer adoriasAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)J
.essoal da recepo............................................................................................................6< Cacilidades para a recepo................................................................................................6Hspecificaes das normas de recepo.............................................................................66 'egistos de recepo..........................................................................................................66 Auditoria / recepo...........................................................................................................66

2) "ontrolo da ompraAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)/
Hspecificaes da compra..................................................................................................6? Foordenao da compra.....................................................................................................6? Autorizao da compra.......................................................................................................6? Auditoria da compra...........................................................................................................6A

I - A arma!enagem.................................................................................................2"
Arma(enar os produtosAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)2 *o ali(ar os produtos mais anti0osAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)F

# $ocumentao...................................................................................................25
1) 3o umentao &ase do ir uito de mer adoriasAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA)I
a, ;ocumentos emitidos ao exteriorD..................................................................................6O 'e%uisio externa ou 3nota de encomenda5.....................................................................6O Fompra directa ou da 3praa5............................................................................................6@ "ota de devoluo..............................................................................................................?< !, ;ocumentos para uso internoD........................................................................................?6 'e%uisio interna..............................................................................................................?6 Transfer(ncia interna..........................................................................................................?A "otas de %ue!ra..................................................................................................................?O

)) 3o umentao de apoio ao ir uito de mer adoriasAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA/K

.edido de servio ou comprovante.....................................................................................?@

"omprovante de despesa 0rtisAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA21

4apas de controlo..............................................................................................................A6 'egistos de consumo..........................................................................................................A? 'egisto de consumo de mini&!ares.....................................................................................A? 4apa de controlo de mini&!ares.........................................................................................AA

I - O a%astecimento &s seces.............................................................................."'

1) 4ro edimentosAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA2K )) 3o umentos a utili(arAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA2G

B6
Rosrio Barros

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro II - A movimentao dos stoc(s.............................................................................") 1* +istemas de valori!ao.......................................................................................")

)) -ovimentao manual e informti aAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA2H /) "ontroloAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAFJ

,oncluso.................................................................................................................5.ndice........................................................................................................................51

B?
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