Rolando Prraga Chamorro 18 de Enero de 2014

Qu es Microsoft Project?
Microsoft Project es un programa o software para la gestin de proyectos. Esta aplicacin permite organizar la informacin acerca de la asignacin de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.

Microsoft Office Project

Es una aplicacin que nos ofrece las herramientas necesarias para la

administracin de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control

y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotbamos en un papel o

en una hoja Excel.

Podemos introducir toda la informacin en tablas y tener una visin general de

las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos

hacer una modificacin en los datos ingresados todo se recalcular de forma

automtica.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versin 2013

es la ms reciente) es til para la gestin de proyectos eficaz y flexible que puede

utilizar para controlar proyectos simples o complejos.

Qu se puede hacer con Microsoft Project?

- Planificar, gestionar y coordinar - Guardar y almacenar informacin. Actualizarla. - Crear escenarios de hiptesis (anticipacin) - Controlar los recursos asignados a cada tarea - Seguimiento de un proyecto por medio del diagrama de Gantt

Planificacin y control de proyectos

Despus de la segunda guerra mundial, con la divulgacin del Grfico de Gantt,

ideado por Henry L. Gantt que permite representar el desarrollo de las distintas actividades a lo largo del tiempo, donde se trazan las actividades con lneas horizontales cuya longitud es directamente proporcional a su duracin.

Bases de la Gestin de Proyectos

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Temporal significa que cada proyecto tiene principio y fin, que utiliza recursos identificados (humanos y materiales) durante su ejecucin, y que tiene un costo, deber tener recursos presupuestados y una hoja de balance independiente de la compaa. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no sern alcanzados o el proyecto sea cancelado.

Bases de la Gestin de Proyectos

Los proyectos pueden crear:

Productos artculos producidos Prestar servicios Un resultado

Productos artculos producidos Automvil TV Piscigranja Construccin de edificios Construccin de puentes Construccin de carreteras Etc.

Bases de la Gestin de Proyectos

Prestar servicios

Funciones de negocios de ventas Marketing Distribucin de mercadera Auditoria Procesamiento de datos

Etc.

Resultados nicos
Proyectos de investigacin

Tesis
Seminarios

Etc.

Ejemplos de proyectos
Construccin de carretera Tramo VII Izq.-Hvca.

Estudio de factibilidad Perfil Diseo Ejecucin

Desarrollo de una planta de procesamiento qumico

Ingeniera de proceso
Diseo de las unidades de Procesamiento principales

Diseo de ingeniera (Planos de mquinas)

Instalaciones

Ejemplos de proyectos
Desarrollo de un Software Educativo

Estudio Anlisis Diseo Codificacin Pruebas

Puesta en marcha
Documentacin

Ejemplo de programacin de proyecto Construccin de una vivienda

1. Introduccin

Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios,

construccin, arte lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para
tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto: OBJETIVO, COSTO y DURACIN.

Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto. Costo: Todo lo que costar llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres). Duracin: Este es un punto muy importante ya que con este se determinar cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.

2. Primeros pasos para planificar y gestionar proyectos

A. Configurar el smbolo de moneda:
Antes de comenzar a trabajar con Project deber modificar el smbolo de Moneda a S/. Para cambiar el smbolo de moneda haga o siguiente: Men archivo/Opciones/Mostrar/Seleccione Moneda: PEN

3. Primeros pasos para planificar y gestionar proyectos

B. Establecer datos generales del proyecto:
Men archivo/Informacin

Establecer la fecha de comienzo, el tipo de programacin, el calendario y la prioridad.

El Proyecto Mi Vivienda debe iniciar el 05 de Febrero de 2014.

Crear un nuevo calendario para este proyecto llamado Mi Vivienda

4. Primeros pasos para planificar y gestionar proyectos

C. Indicar o verificar la fecha de comienzo o finalizacin:

Men Proyecto/Propiedades/Informacin del proyecto

Ingresar la fecha de comienzo o la fecha de finalizacin.

Aceptar

5. Primeros pasos para planificar y gestionar proyectos

D. Crear calendarios laborales:

1 da = 8 horas;

1 sem. = 5 das;

1 mes =4 sem.

Men Proyecto/Propiedades/Cambiar tiempo de trabajo/Crear calendario

Escribir el nombre del calendario y aceptar.

6. Primeros pasos para planificar y gestionar proyectos

Establecer periodo laborable:

Ficha Semana Laborables y clic en detalles

Seleccionar los das de la semana que van hacer laborables

Por ejemplo: Lunes a Sbado

7. Primeros pasos para planificar y gestionar proyectos

Establecer das festivos no laborables:

Ficha Excepciones y clic en la columna Nombre

Escribir Feriado. Por ejemplo Jueves y Viernes Santo

8. Ingresar las tareas con su respectiva duracin:

10. Insertar las Fases:

Insertar una tarea al inicio y ponerle el nombre de Fase Cimientos. Insertar debajo de la tarea Hacer la base", la tarea Fase Estructural. Insertar debajo de la tarea Llenado techo, la tarea Fase Mecnica. Insertar debajo de la tarea Electricidad, la tarea Fase Acabado Exterior e Interior.

11. Insertar los Hitos:

Al final de cada Fase debe haber un hito con el nombre Fin de Fase Fn del proyecto. Mostrar la tarea Resumen del proyecto y ponerle como nombre Proyecto Construccin mi vivienda

12. Poner sangra para identificar las fases y las tareas :

Seleccionar las tareas hasta fin de fase 1.
Hacer clic en el botn sangra.

As sucesivamente las dems fases

13. Poner tareas de duracin fja:

Las tareas Piso y Llenado Techo son de duracin fija.

14. Resultado de las columna tareas:

15. Establecer dependencias y delimitaciones de tareas

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cmo se relacionan las tareas entre si y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por ejemplo, vnculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vnculos se denominan dependencias entre tareas.

Dependencia Fin a Comienzo:

Dependencia Comienzo a Comienzo:

Dependencia Fin a Fin:

Dependencia Comienzo a Fin:

15. Vincular las tareas de la siguiente forma:

o Fase Cimientos: La tarea Hacer la base comienza cuando termina la tarea Preparar terreno. o Fase Estructural: La tarea Paredes se inicia cuando termina la tarea Columnas y vigas.

La tarea Piso se inicia junto con la tarea Paredes.

La tarea Encofrado Techo se inicia cuando las tareas Piso y Paredes hayan concluido. o Fase Mecnica:

La tarea Fontanera debe tener una posposicin de 5 das despus de terminado la tarea
Llenado Techo La tarea Electricidad se inicia cuando termina la tarea Fontanera.

o Fase Acabado Exterior e Interior:

Las tareas Colocar Puertas y Colocar ventanas se inician al mismo tiempo.

La tarea Decoracin empieza cuando la tarea anterior tiene un inicio del 50%

Vincular Tareas:
15. Para establecer dependencia entre tareas, establezca relaciones entre tareas.

Seleccionar las tareas relacionadas (Por ejem. Preparar terreno y Hacer la base) Clic en el botn vincular y as sucesivamente vincular las otras tareas

16. Vincular los hitos con las tareas :

Cada hito se debe vincular a la primera tarea de la fase siguiente.

17. Mostrar la ruta crtica:

Mostrar la Ruta crtica

18. Lista de Recursos:

o Tipo trabajo: Carpinteros: Luis Soria Electricistas: Juan Salas $10 $15 Decorador de Interiores: $10 $15 Manuel Pea $ 8 $10

Rosa Prez

$100

<- Costo uso

O Tipo trabajo:

Obreros:
Julio Rosas $8 $10 $10 Pablo Samaniego $8

Mario Hinojoza $8
Ricardo Merino

$10

$8 $10 $10 $15

Albailes:
Oscar Paredes Fontaneros: Pedro Martnez $10 $15

Nicols Mendoza $8 $10

Leoncio Haro
Equipo:

$8

$10 <-Costo uso

<- Costo uso

Mescladora
PC

$10 $10
$60

O Tipo de material: Cemento (bolsas) de 50 kg $10

Ladrillos (millares)
Tubera de agua (metros)

$30
$2

Cable elctrico (metros)

Madera (pies)

$1
$3

Loseta (x mtr2)
Arena (bolsas) de 50 kg O Tipo costo:

$7
$0.5

Transporte
Cena O Disponibilidad:

$20
$100

Julio Rosas solo estar disponible el 50% del tiempo para el proyecto. Nicols Mendoza estar disponible la segunda semana solo el 80% del tiempo.

19. Asignar recursos a las respectivas tareas :

Preparar terreno Julio Rosas Pablo Samaniego Hacer la base Julio Rosas Pablo Samaniego Mario Hinojoza Ricardo Merino Cemento 50 bolsas Arena 150 bolsas Columnas y vigas Mario Hinojoza Ricardo Merino Oscar Paredes Nicols Mendoza Cemento 30 bolsas Arena 90 bolsas

19. Asignar recursos a las respectivas tareas :

Paredes Oscar Paredes Nicols Mendoza Cemento 10 bolsas Arena 30 bolsas Ladrillos 5 millares Piso Mario Hinojoza Ricardo Merino Oscar Paredes Loseta 100 mts2 Cemento 30 bolsas Arena 90 Bolsas Encofrado Techo Julio Rosas Pablo Samaniego Mario Hinojoza

19. Asignar recursos a las respectivas tareas :

Llenado Techo Julio Rosas Pablo Samaniego Mario Hinojoza Ricardo Merino Oscar Paredes Nicols Mendoza Cemento 40 bolsas Arena 120 bolsas Ladrillo 1 millar Mescladora Fontanera Pedro Martnez Leoncio Haro Cemento 1.5 bolsas Arena 4.5 bolsas Tubera de agua 30 mts.

19. Asignar recursos a las respectivas tareas :

Electricidad Juan Salas Cable elctrico 50 mts. Colocar puertas Luis Soria Manuel Pea Madera 40 pies2 Colocar ventanas Luis Soria Manuel Pea Madera 20 pies2 Decoracin Rosa Prez PC

19. Resultados de la asignacin:

20. Asignar costos :

Todas las personas que intervienen en el llenado del techo (solo para esta tarea) tienen un sobrecosto del 50%, del costo asignado.

El electricista Juan Salas tiene 4 horas extras.

Las tareas Colocar puertas y Colocar ventanas se pagan cuando se haya concluido el trabajo. Redistribuir si hay recursos sobre asignados.

Crear y guardar la lnea de base del proyecto.

21. Guardar la lnea de Base :

Crear y guardar la lnea de base del proyecto.

22. Comparar el Plan :

Comparar con el plan real, para ello simular el avance del proyecto: Tarea: Preparar terreno 100%
Tarea: Hacer la base 100% Tarea: Columnas y vigas 80%

23. Mostrar tareas y costos :

Mostrar tareas incompletas.
Mostrar los Costos por GRUPOS.

24. Guardar el Proyecto :

Guardar el archivo.

Establecer tiempo entre tareas

Establecer tiempo entre tareas

A veces un vnculo de tarea no basta para mostrar con precisin la relacin entre tareas. Para mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo de adelanto. Para mostrar un retraso entre tareas, establezca el tiempo de posposicin.

Establecer tiempo entre tareas:

25. Establezca las tareas Piso y Llenado techo de duracin fija:

Doble clic en la tarea Piso

Seleccione la pestaa Avanzado

Establezca en Tipo de Tarea: Duracin Fija y Clic en Aceptar

Idem para la tarea Llenado techo

Rolando Prraga Chamorro rparraga@continental.edu.pe