Noes de

administrao

NOES DE ADMINISTRAO. 1 Processo administrativo. 1.1 Funes da administrao:
planejamento, organizao, direo e controle. 1.2 Estrutura organizacional. 1.3 Cultura
organizacional. 2. Gesto da qualidade e modelo de excelncia gerencial. 2.1 Principais tericos e suas
contribuies para a gesto da qualidade. 2.2 Ciclo PDCA. 2.3 Ferramentas de gesto da qualidade. 2.4
Modelo do gespublica. 3. Noes de gesto de processos: tcnicas de mapeamento, anlise e melhoria
de processos. 4. Legislao administrativa. 5 Administrao direta, indireta, e funcional. 6 Noes de
administrao de recursos materiais. 7. Noes de arquivologia. 7.1 Arquivstica: princpios e
conceitos. 7.2 Legislao arquivstica. 7.3 Gesto de documentos. 7.3.1 Protocolos: recebimento,
registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos. 7.3.2 Classificao de documentos de
arquivo. 7.3.3 Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo. 7.3.4 Tabela de temporalidade
de documentos de arquivo. 7.4 Acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo.
7.5 Preservao e conservao de documentos de arquivo.






1. PROCESSO ADMINISTRATIVO

PROCESSO ADMINISTRATIVO

a seqncia da documentao e das providncias necessrias para a obteno de determinado ato
final

Procedimento Administrativo o modo pelo qual o processo anda, ou a maneira de se encadearem os
seus atos o rito.

- Pode ser:
a)vinculado: quando existe lei determinando a seqncia dos atos, ex. licitao
b) discricionrio: ou livre, nos casos em que no h previso legal de rito, seguindo apenas a praxe
administrativa.

- Na esfera administrativa no existe coisa julgada, podendo sempre ser intentada ao judicial, mesmo
aps uma deciso administrativa art. 5, XXXV.

Princpios do processo administrativo:
a) legalidade objetiva apoiar-se em norma legal especfica
b) oficialidade impulsionado pela administrao
c) informalismo
d) verdade real
e) garantia de defesa
f) publicidade

Fases do procedimento:
a) Instaurao ato da prpria administrao ou por requerimento de interessado.
b) Instruo
c) Defesa
d) Relatrio
e) Deciso
f) Pedido de reconsiderao se tiver novos argumentos
g) Recurso para autoridade hierarquicamente superior, todos tem efeitos devolutivo, podendo ter ou
no efeito suspensivo


Modalidade de processo:
a) mero expediente
b) internos so os processos que envolvem assuntos da prpria Administrao
c) externos so os que abrangem os administrados
d) de interesse pblico so os que interessam coletividade
e) de interesse particular so os que interessam a uma pessoa
f) de outorga so aqueles em que o poder pblico autoriza o exerccio de direito individual (licena de
edificao)
g) de controle so os que abrangem atividade sujeita a fiscalizao
h) disciplinares envolve atuao dos servidores
i) licitatrio os que tratam de licitao

Sindicncia: apurao prvia, pode se usado para infraes leves, punidas com advertncia e suspenso
de at 30 dias.



1.1 FUNES DA ADMINISTRAO: PLANEJAMENTO, ORGANIZAO, DIREO E
CONTROLE

O processo organizacional composto pelo conjunto das funes administrativas: planejamento,
organizao, direo e controle. No cenrio globalizado e de profundas mudanas que vivenciamos
atualmente ainda devemos incluir a comunicao e a avaliao.


PLANEJAMENTO

a funo administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessrios para
alcan-los adequadamente. O planejamento consiste no processo de elaborao execuo e controle
de um plano projeto que tem como objetivo final aumentar o lucro das empresas planejamento
privado ou o bem estar econmico de uma populao planejamento pblico.
O planejamento necessrio a fim de prever as incertezas para fazer frente s complexidades,
problemas e oportunidades resultantes das mudanas.
Analisando estritamente o planejamento pblico, podemos citar, tambm, as seguintes motivaes:

falhas de mercado: o sistema de mercado pode no ser capaz de resolver sozinho todos os
problemas econmicos de uma populao, como a existncia de monoplios ou falta de capital
para investimentos em atividades estratgicas, por exemplo.
subdesenvolvimento econmico: em pases subdesenvolvidos, o planejamento pblico pode
ser justificado pela busca, por parte da sociedade, de fatos econmicos que possibilitem um
rpido desenvolvimento.

O planejamento um processo constitudo de uma srie sequencial de seis passos, a saber:

definir os objetivos;
verificar qual a situao atual em relao aos objetivos;
desenvolver premissas quanto s condies futuras;
analisar as alternativas de ao;
escolher um curso de ao entre as vrias alternativas;
implementar o plano e avaliar os resultados.

DIREO

Quando fayol anunciou as funes administrativas elas eram representadas pela sigla POCCC
(planejamento, organizao, comando, coordenao e controle). Com o passar do tempo, as funes de
comando e coordenao foram unificadas na letra D de direo. Assim, direo a funo
administrativa que interpreta os objetivos e os planos para alcan-los, conduz e orienta as pessoas
rumo a eles. Esta funo engloba atividades como a tomada de deciso, a comunicao com os
subordinados, superiores e pares, a obteno, motivao e desenvolvimento de pessoal.
Princpios de Direo:

quanto aos fins: princpio da contribuio individual ao objetivo e princpio da harmonia dos
objetivos.
quanto aos meios: princpio da unidade de comando, princpio da unidade de direo e
princpio da seleo da tcnica (orientao emisso de ordens delegao de autoridade).


COMUNICAO ORGANIZACIONAL

Ser um comunicador habilidoso essencial para ser um bom administrador e lder de equipe. Mas a
comunicao tambm deve ser administrada em toda a organizao. A cada minuto de cada dia,
incontveis bits de informao so transmitidos em uma organizao. Sero discutidas as
comunicaes de cima para baixo, de baixo para cima, horizontal e informal nas organizaes.

Antes vamos ao bsico, os elementos da comunicao. A comunicao manifesta-se de inmeras
formas, como por exemplo, um gesto, um olhar, palavras, smbolos, pelas artes de uma forma geral,
sinais sonoros, pela escrita, por contatos fsicos, como um aperto de mo ou um abrao, entre outros.
Ela condiciona-nos a desempenharmos determinadas funes enquanto seres sociais, seja expressando
desejos e opinies, trocando informaes, aprimorando nossos conhecimentos, retratando
sentimentos, enfim, participando efetivamente de uma coletividade.

Seja qual for o tipo de comunicao utilizada, sempre h uma mensagem a ser transmitida e,
sobretudo, uma finalidade especfica que se deseja obter diante do ato comunicativo. Tendo em vista
que, como dito anteriormente, a linguagem estritamente social, ou seja, a no ser que se trata de um
dirio pessoal, sempre estamos dialogando com o outro.

Para que esse dilogo se efetive de maneira plausvel, alguns elementos so preponderantes diante
deste propsito. Assim sendo, importante familiarizarmo-nos com os mesmos, conhecendo sobre
cada uma de suas funes:

O emissor (ou locutor) a pessoa que emite a mensagem.
Receptor (ou interlocutor) a pessoa a quem a mensagem remetida.
A mensagem Constitui a essncia do que se prope a dizer, ou seja, o contedo contido na
informao.
O Cdigo Representa o conjunto de signos lingsticos combinados entre si, de acordo com o
conhecimento do falante em relao lngua materna.
O canal Trata-se do meio pelo qual a mensagem transmitida, seja por livros, meios de
comunicao de massa, entre outros.
O contexto ou referente o objeto, assunto ou lugar a que a mensagem faz referncia.


COMUNICAO DE CIMA PARA BAIXO

A comunicao de cima para baixo refere-se ao fluxo de informao que parte dos nveis mais altos da
hierarquia da organizao, chegando aos mais baixos. Entre os exemplos esto um gerente passando
umas atribuies a sua secretria, um supervisor fazendo um anncio a seus subordinados e o
presidente de uma empresa dando uma palestra para sua equipe de administrao. Os funcionrios
devem receber a informao de que precisam para desempenhar suas funes e se tornar (e
permanecer) membros leais da organizao.

Muitas vezes, os funcionrios ficam sem a informao adequada. Um problema a sobrecarga de
informao: os funcionrios so bombardeados com tanta informao que no conseguem absorver
tudo. Grande parte da informao no muito importante, mas seu volume faz com que muitos
pontos relevantes se percam.


CONTROLE E AVALIAO

Controle: significa verificar se o que foi planejado e organizado est sendo, de fato, executado
conforme o planejado e organizado. Consiste em medir e corrigir o desempenho dos subordinados
para assegurar que os objetivos da empresa sejam atingidos, identificar os possveis erros ou desvios, a
fim de corrigi-los e evitar a sua repetio.
O controle um processo cclico e repetitivo composto de quatro etapas, a saber:
estabelecimento de padres;
avaliao do desempenho;
comparao do desempenho com o padro estabelecido e
ao corretiva.
medida que o processo se repete, o controle permite um gradativo aperfeioamento, ou, em outros
termos, uma gradativa aprendizagem do sistema, que corrige seus erros e melhora seu desempenho.
Seguindo esses processos e procedimentos o administrador multiplica suas chances de sucesso em
qualquer empreendimento.

Fases do controle

1. Estabelecimento de padres de desempenho
Os padres representam o desempenho desejado. Podem ser tangveis ou intangveis, vagos ou
especficos, mas sempre relacionados com o resultado que se deseja alcanar. Os padres so normas
que proporcionam a compreenso daquilo que se dever fazer.
A Escola da administrao Cientfica de Taylor deu exagerada nfase ao desempenho de tcnicas e
mtodos capazes de proporcionais padres de desempenho. O estudo de tempos e movimentos
constitui uma tcnica desenvolvida para determinar o tempo padro, isto , o tempo mdio que um
operrio dever levar para executar uma determinada tarefa. O custo padro um outro exemplo de
tcnica que fixa padres para analisar e controlar os custos empresariais.
Existem vrios tipos de padres utilizados para avaliar e controlar os diferentes recursos da empresa, a
saber:

A. Padres de quantidade: como nmero de empregados, volume de produo, volume de vendas,
percentagem de rotao do estoque, ndice de acidentes etc.
B. Padres de qualidade: como padres de qualidade para a produo, funcionamento de mquinas e
dos equipamentos, qualidade dos produtos e servios oferecidos pela empresa, assistncia tcnica etc.
C. Padres de tempo: como permanncia mdia do empregado na empresa, tempos padres de
produo, tempo de processamento dos pedidos dos clientes etc.
D. Padres de custo: como custo de estocagem das matrias-primas, custo do processamento de um
pedido, custo de uma requisio de material, custo de uma ordem de servio, relao custo-benefcio
de um novo equipamento, custos diretos e indiretos da produo etc.


2. Avaliao do desempenho

Para se controlar o desempenho deve-se, pelo menos, conhecer algo a respeito dele e do seu passado,
Isto pode parecer coisa simples, porm, se a base da mediao ou mensurao no for bem definida, o
processo cair em erros e confuses. Um sistema de controle depende da informao imediata a
respeito do desempenho e da unidade de mensurao dever estar de acordo com o padro
predeterminado e dever ser expressa de forma que facilite uma comparao entre o desempenho e o
padro de desempenho desejado.


3. Comparao do desempenho com o padro

A comparao do desempenho com o que foi planejado no busca apenas localizar os erros ou desvios,
mas tambm permitir a predio de outros resultados futuros. Um bom sistema de controle, alm de
proporcionar rpidas comparaes, permite localizar possveis dificuldades ou mostrar tendncias
significativas para o futuro. No possvel modificar o passado, mas a sua compreenso pode propiciar
auxilio para, a partir do presente, criar condies para que as operaes futuras obtenham melhores
resultados.

No fundo, a comparao pode ser feita por meio de:
a. Resultados: quando a comparao entre o padro e a varivel feita depois de terminada a
operao. A mensurao realiza-se em termos de algo pronto e acabado, no fim da linha, e apresenta
o inconveniente de mostrar os acertos e faltas de uma operao j terminada, uma espcie de atestado
de bito de algo que j aconteceu.
b. Desempenho: quando a comparao entre o padro e a varivel feita paralelamente operao, ou
seja, quando a comparao acompanha a execuo da operao. Embora feita paralelamente ao tempo
e, portando, atual, a mensurao feita sobre uma operao em processamento e ainda no terminada.
Correspondente a uma espcie de monitorao do desempenho, sem interferir no seu resultado ou na
sua consecuo.

A comparao do resultado ou do desempenho em relao ao padro pode resultar em trs
possibilidades:

A. Conformidade ou aceitao: o resultado ou desempenho est de acordo com o padro e, portanto,
aceito.
B. Os resultados ou desempenho apresenta leve desvio quanto ao padro, mas dentro da tolerncia
permitida, e, portanto, aceito, embora a conformidade no seja a ideal.
C. Rejeio: o resultado ou desempenho apresenta desvio, afastamento ou discrepncia para maio ou
para menos em relao ao padro, alm da tolerncia permitida e, portanto, rejeitando e sujeito ao
corretiva.

A comparao dos resultados obtidos com os resultados planejados geralmente feita por meios de
apresentao como grficos, relatrios, ndices, percentagens, medidas e estticas etc. Esses meios de
apresentao impem tcnicas disposio do controle para que este tenha maior informao sobre
aquilo que deve ser controlado.


AO CORRETIVA

O controle deve indicar quando o desempenho no est de acordo com o padro estabelecido e qual a
medida a adotar. O objetivo do controle exatamente indicar quando, quanto, onde e como se deve
executar a correo.

A ao corretiva tomada a partir dos dados quantitativos gerados nas trs fases anteriores do
processo de controle. As decises quanto as correes a serem feitas representam a culminao do
processo de controle.

Qualquer que seja o nvel, a rea de atividade ou o problema envolvido, o processo de controle
basicamente o mesmo e segue aproximadamente estas quatro fases. Pode mudar o mecanismo, mas o
processo sempre o mesmo.

O controle depende e contribui para as outras funes administrativas, guardando estreito inter-
relacionamento com todas elas. Sem o planejamento para fixar os objetivos e especificar as atividades,
o controle no teria qualquer propsito. Sem a organizao, a orientao sobre quem deve fazer as
avaliaes e quem deve tomar as aes corretivas no existiria. Sem a direo, todos os relatrios de
avaliao no teriam nenhuma influncia sobre o desempenho atual da empresa.
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1.2 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Estrutura Organizacional o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e
decises das unidades organizacionais de uma instituio.

Tipos de Estruturas Organizacionais:

Deve ficar claro que no h um melhor caminho para estruturar uma organizao. A estruturao
determinada de acordo com os critrios de melhor atendimento aos objetivos organizacionais. Os
principais tipos de estruturas encontrados em uma organizao pblica so: a funcional; a por
programas, produtos ou servios e a matricial.

Com vistas no delineamento da estrutura organizacional, apresentaremos, a seguir, os seus
componentes, condicionantese nveis de influncia que podem influenciar as diferentes
configuraes organizacionais:



A) Componentes da estrutura organizacional

Sistema de responsabilidade - (resultado da alocao de atividades): constitudo por:
departamentalizao (funcional; a por programas, produtos ou servios e a matricial).

Sistema de autoridade - (resultado da distribuio do poder): constitudo por: amplitude
administrativa e nveis hierrquicos; delegao e descentralizao/centralizao.

Sistemas de comunicaes- (resultado da interao entre unidades organizacionais): constitudo
por: o que, como, quando, de quem e para quem comunicar.

Observao: Pode-se, ainda, considerar mais um sistema componente da estrutura organizacional: o
Sistema de deciso (resultado da ao sobre as informaes).


B) Condicionantes da estrutura organizacional

Fator objetivo e estratgia

Fator ambiente externo

Fator humano

Fator tecnologia


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C) Nveis de influncia da estrutura organizacional

Estratgico

Ttico

Operacional


PRINCIPAIS TIPOS DE ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS APLICADOS NA GESTO PBLICA:

Ao se considerar OS TIPOS DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, na Gesto Pblica, deve-se
lembrar que estes so os resultados diretos dos tipos de organizaes linear, funcional e linha-staff.


A) DEPARTAMENTALIZAO FUNCIONAL:
Departamentalizao o agrupamento, de acordo com um critrio especfico de homogeneidade, das
atividades e correspondentes recursos (Humanos, Materiais e Tecnolgicos) em unidades
organizacionais. As atividades so agrupadas de acordo com as funes da organizao.
Pode ser considerado o critrio de departamentalizao mais usado pelas instituies. Exemplo:
Departamentalizao funcional em um governo estadual.


B) DEPARTAMENTALIZAO POR PROGRAMAS, PRODUTOS ou SERVIOS
O agrupamento dos Recursos feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos programas,
produtos ou servios da organizao. Exemplo: Departamentalizao de programas em uma Secretaria
de Sade Pblica.


C) DEPARTAMENTALIZAO MATRICIAL
Baseia-se na sobreposio de dois ou mais tipos de departamentalizao sobre a mesma pessoa.
Geralmente, esta sobreposio se refere fuso entre a estrutura funcional e a estrutura por projetos.
Exemplo: Departamentalizao matricial em um governo municipal.


1.3 CULTURA ORGANIZACIONAL
A cultura organizacional formada por seus valores ticos e morais, princpios, crenas, polticas
internas e externas, sistemas, e clima organizacional. So regras que todos os membros dessa
organizao devem seguir e adotar como diretrizes e premissas para guiar seu trabalho.
Cultura pode ser definida como um modelo de suposies bsicas que os grupos inventam, descobrem
ou desenvolvem com a experincia para enfrentar seus problemas.
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A cultura organizacional envolve artefatos (padres de comportamento), valores compartilhados
(crenas) e pressupostos (valores, verdades). Tambm pode conter componentes visveis, que so
sempre orientados pelos aspectos organizacionais, ou componentes ocultos, que so sempre orientados
pela emoo e situaes afetivas.
Preceitos (implcitos ou explcitos): normas, regulamentos, costumes, tradies, smbolos, estilos
de gerncia, tipos de liderana, polticas administrativas, estrutura hierrquica, padres de
desempenho.
Tecnologia (instrumentos e processos utilizados): mquinas, equipamentos, layout, distribuio e
mtodos de trabalhos.
Carter (Manifestao dos indivduos) como que o indivduo se comporta diante da sociedade:
participao, criatividade, grupos informais, medo tenso, apatia, agressividade, comodismo.

Essa mesma cultura pode aparecer nas organizaes de duas formas distintas. Como um subsistema
que se liga estrutura, estratgia, sistemas polticos e tcnicos, ou ainda como uma superestrutura
que determina todos os demais componentes. Alguns dos componentes da cultura so de origem
histrica, do ambiente e territrio em que ela se situa de crenas e pressupostos (mitos, ideologias,
etc.), de regras, nomes e regulamentos, do processo de comunicao (linguagem), de ritos, rituais e
cerimnias, de heris e tabus, ou ainda de produtos e servios com que est envolvida.
Existem diversas funes que a cultura pode exercer dentro de uma organizao: ela define os limites,
a coerncia nos atos dos empregados; d aos funcionrios uma sensao de identidade, de pertencer a
algo grande, amplo e srio, trazendo motivao e ainda fazendo-os se comprometer com interesses
coletivos; reduz a ambigidade, determinando exatamente como os trabalhos devem ser executados.
Algumas vezes ela funciona at mesmo como um vnculo entre os funcionrios e a empresa, ajudando
a permanecerem unidos atravs de normas do que se deve fazer e dizer. Mas sua principal funo
distinguir uma organizao de outra.
A cultura organizacional, assim como a gesto das organizaes, modifica-se com o tempo, j que
tambm sofre influncia do ambiente externo e de mudanas na sociedade. Entretanto, a cultura de
uma instituio tambm pode influenciar essa mesma sociedade.
Em sua formao existem os princpios bsicos da administrao, sua filosofia e valores que indicam a
direo para guiar procedimentos, para ditar como as coisas devem acontecer. Outra forte influncia
na formao da cultura de uma empresa seu capital humano, seu pessoal. Cada indivduo tem uma
forma de pensar, princpios e crenas diferentes. A juno dessas pessoas dentro de uma mesma
organizao leva a uma condensao de todos esses pensamentos diferentes, formando uma s cultura
para todos se guiarem. A cultura dominante tem uma viso macro da organizao e trata apenas dos
valores centrais.
Alm desta cultura principal, existem tambm as subculturas, que podem estar ou no relacionadas
entre si, ou que podem at concorrer umas com as outras. Elas podem ser geogrficas, departamentais
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ou situacionais. Os valores centrais da cultura dominante esto presentes nessas subculturas, porm
so includos valores adicionais e particulares de alguns grupos, equipes ou departamentos.
A contracultura tambm existe nas organizaes, e nada mais do que um movimento reacionrio,
por parte de um grupo pequeno, ou at mesmo grande, que quer reagir contra os valores tradicionais,
que est insatisfeito, e vive em busca de mudanas e inovaes na cultura atual.
Na formao da cultura h tambm uma forte influncia dos fundadores da instituio, que
estabeleceram diretrizes culturais, e que so vistos com muito respeito, ou at adorados, por grande
parte dos colaboradores.



2. GESTO DA QUALIDADE E MODELO DE EXCELNCIA GERENCIAL


A preocupao com a qualidade, no sentido mais amplo da palavra, comeou com W.A. Shewhart,
estatstico norte-americano que, j na dcada de 20, tinha um grande questionamento com a
qualidade e com a variabilidade encontrada na produo de bens e servios. Shewhart
desenvolveu um sistema de mensurao dessas variabilidades que ficou conhecido como Controle
Estatstico de Processo (CEP). Criou tambm o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Action), mtodo
essencial da gesto da qualidade, que ficou conhecido como Ciclo Deming da Qualidade.

Logo aps a Segunda Guerra Mundial, o Japo se apresenta ao mundo literalmente destrudo e
precisando iniciar seu processo de reconstruo. W.E. Deming foi convidado pela Japanese Union
of Scientists and Engineers ( JUSE ) para proferir palestras e treinar empresrios e industriais
sobre controle estatstico de processo e sobre gesto da qualidade. O Japo inicia, ento, sua
revoluo gerencial silenciosa, que se contrape, em estilo, mas ocorre paralelamente, revoluo
tecnolgica barulhenta do Ocidente e chega a se confundir com uma revoluo cultural. Essa
mudana silenciosa de postura gerencial proporcionou ao Japo o sucesso de que desfruta at hoje
como potncia mundial.

2.1 PRINCIPAIS TERICOS E SUAS CONTRIBUIES PARA A GESTO DA
QUALIDADE
Frederick Taylor
No final do sculo XIX e incio do sculo X, nos EUA, as teorias administrativas de Frederick
Taylor, sobre o Gerenciamento Cientfico causaram forte impacto no ambiente empresarial. A
partir de observaes no denominado cho de fbrica, Taylor comeou a verificar que possvel
aplicar conhecimentos cientficos aos processos de trabalho, aperfeioando a produo para
melhorar a eficincia atravs do desenvolvimento de processos para definir a melhor forma de se
executar as atividades. Nessa poca, os gerentes de produo limitavam-se a estabelecer cotas de
produo, sem preocupao direta com os processos. Uma vez que a prioridade era cumprir
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prazos e metas quantitativas, os gerentes de operao poderiam perder sua colocao caso no as
cumprissem. Neste ambiente, de viso puramente quantitativa, era dada pouca (ou quase
nenhuma) ateno aos fatores qualitativos, especificamente no processo de planejamento e de
produo. Nesse contexto, Taylor definiu e criou a funo de inspetor de qualidade, com a
funo de inspecionar os produtos finais. Seguindo este modelo, a busca pela qualidade dos
produtos custava cada vez mais caro, pois exigia cada vez maior nmero de profissionais alocados
em atividades de inspeo (no produtivas).



Walter Shewhart
As teorias de Taylor, ainda que tenham aberto o caminho para a criao de novas e mais eficazes
formas de trabalho, focava apenas um ponto do processo produtivo, em que os custos de produo
j estavam comprometidos, tanto nos produtos bons como naqueles descartveis. Alm disso,
a alocao de A Gesto da Qualidade como Premissa Estratgica profissionais em atividades de
verificao, ps produo, elevava constantemente mais os custos dos produtos (sem o
correspondente ganho de qualidade).

Este processo precisava ser melhorado e, em 1924, o matemtico Walter Shewhart introduziu o
Controle Estatstico da Qualidade, com o objetivo de efetuar um acompanhamento mais amplo e
no apenas verificar o produto final, aps o processo realizado. Shewhart estabeleceu o conceito
de tolerncia e passou a usar o grfico de controle de qualidade de produtos. A variabilidade, que
a oscilao em torno da mdia de um produto ou servio, um ponto fundamental para o controle
da qualidade, pois dela deriva a No Uniformidade das matrias-primas, dos processos de cada
etapa da produo, das mquinas. O CEP: Controle Estatstico de Produo, se mostra
fundamental para a garantia da qualidade, pois apresenta ferramentas de baixo custo, que
possibilitam
Com Shewhart, o foco da Qualidade tem a primeira grande mudana de foco, j que sai da
verificao do produto pronto e passa a considerar os elementos da cadeia produtiva, desde a
qualidade da matria prima empregada.


William Edwards Deming
As idias de Deming nortearam o conhecimento a respeito da Qualidade. Uma das principais idias
a Constncia de Propsitos, que serve como um agente libertador do poder de motivao,
criando em todos os colaboradores a sensao de satisfao, orgulho, felicidade no trabalho e no
aprendizado. Os atributos de liderana, obteno de conhecimento, aplicao de metodologias
estatsticas, compreenso e utilizao das fontes de variao e perpetuao do cliclo de melhoria
contnua da qualidade esto no ncleo da filosofia de Deming.

Os 14 pontos para a gesto da qualidade, conforme sua teoria,descrevem o caminho para a
qualidade total, o qual deve ser continuamente aperfeioado.

01 Estabelecer Constncia de Propsitos na melhoria contnua de produtos e servios.
02 Adotar a nova filosofia.
03 No depender da Inspeo em Massa.
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04 Cessar a prtica de avaliar as transaes apenas com base nos preos.
05 Melhorar continuamente o Sistema de produo e prestao de servios.
06 Instituir o Treinamento profissional dos Funcionrios.
07 Instituir a liderana.
08 Eliminar o medo.
09 Eliminar as barreiras entre os Departamentos
10 Eliminar slogans e exortao e metas de nvel zero de falhas para a mo de obra.
11 Eliminar quotas numricas.
12 Incentivar a que as pessoas tenham orgulho de seu trabalho.
13 Instituir o Programa de educao e reciclagem de novos mtodos.
14 Engajar todos da empresa no processo de realizar a transformao



Armand Vallin Feigenbaun
Feigenbaun, engenheiro eletricista, que ao publicar o seu livro Total Quality Control:
Engineering and Management em 1961, definiu a Qualidade como um conjunto de
caractersticas do Produto ou servio, as quais satisfazem as expectativas do Cliente.

Joseph M. Juran
Engenheiro Eletricista e Ph.D em Direito, tambm contribuiu para o desenvolvimento da
Qualidade no Japo e no mundo. Ele esteve no Japo em 1954, tambm a convite do JUSE, com
o objetivo de apresentar uma viso mais ampla sobre como difundir a idia da Qualidade em toda
uma Organizao, introduzindo o conceito de que o Controle da Qualidade deveria ser uma
ferramenta administrativa, criando, assim, o conceito de Qualidade Total. Juran, como Deming,
considerava que a maioria dos problemas da Qualidade est baseda em trs processos gerenciais,
que so: A) O Planejamento; B) O Controle; e a C) Melhoria constante.



Kaoru Ishikawa
Conhecido como o pai do TQC japons (Total Quality Control), que, em 1962, enfatizou que
os aspectos humanos e a implementao de Circulos de Controle da Qualidade (CCQ) so
fundamentais para implementar uma cultura da Qualidade. Para a teoria de Ishikawa, cada
elemento da empresa tem que estudar, praticar e participar do controle da Qualidade. O TQC
enseja que, com a participao de todos os empregados, incluindo o presidente, todas as
empresas que ofeream produtos ou servios, podem buscar a melhoria contnua da Qualidade a
um custo baixo. Como conseqncia deve ser possvel o aumento das vendas, a melhoria do lucro
e o aprimoramento do ambiente organizacional.



Philip B. Crosby
Philip Crosby est diretamente relacionado ao conceito de Zero Defeito ou premissa de Fazer
certo na primeira vez. Para ele, qualidade significa conformidade com os Requisitos ou
Especificaes, que, por sua vez, variam de acordo com as necessidades do Cliente. A meta
produzir, atendendo s especificaes, o que encoraja as pessoas a melhorarem continuamente.
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Ele defendeu que o Zero Defeito no apenas um slogan, mas um padro de desempenho a ser
atingido.

Crosby tambm defendia que os responsveis pela falta de qualidade so os gestores, e no os
empregados executores. As iniciativas que objetivam a Qualidade devem ser de cima para baixo,
na estrutura organizacional. Devem ser passadas dos niveis diretivos, aos operacionais, atravs de
coerncia e exemplos. Isto exige o comprometimento da alta direo e a formao dos operarios
em tcnicas de melhoria e aplicao da Qualidade. A criao de um grupo estratgico de
especialistas da qualidade nas empresas dos elementos bsicos de seu modelo.

A base filosfica para a implementao de uma cultura da Qualidade delineada pelos quatro
princpios de gesto da Qualidade: A) A Qualidade definida como sendo a Conformidade aos
Requisitos; B) O Sistema que leva Qualidade a preveno; C) O padro de execuo o Zero
defeito; D) A medida de Qualidade o preo da no-conformidade.




2.2 CICLO PDCA


O ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, um ciclo de desenvolvimento que tem
foco na melhoria contnua.

O PDCA foi idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou.
Inicialmente deu-se o uso para estatstica e mtodos de amostragem. O ciclo de Deming tem por
princpio tornar mais claros e geis os processos envolvidos na execuo da gesto, como por
exemplo na gesto da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos.

O PDCA aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gesto e pode ser utilizado
em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negcios, independentemente da rea de
atuao da mesma.
O ciclo comea pelo planejamento, em seguida a ao ou conjunto de aes planejadas so
executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e
repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ao para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no
produto ou na execuo.

Os passos so os seguintes:


Plan (planejamento): estabelecer uma meta ou identificar o problema (um problema tem o
sentido daquilo que impede o alcance dos resultados esperados, ou seja, o alcance da meta);
analisar o fenmeno (analisar os dados relacionados ao problema); analisar o processo
(descobrir as causas fundamentais dos problemas) e elaborar um plano de ao.

Do (execuo): realizar, executar as atividades conforme o plano de ao.


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Check (verificao): monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e
resultados, confrontando-os com o planejado poe meio de KPIs ( Key Performance
Indicator ) objetivos, especificaes e estado desejado, consolidando as informaes,
eventualmente confeccionando relatrios. Atualizar ou implantar a gesto vista.

Act (ao): agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatrios, eventualmente
determinar e confeccionar novos planos de ao, de forma a melhorar a qualidade,
eficincia e eficcia, aprimorando a execuo e corrigindo eventuais falhas.



Cuidados na implementao do Ciclo PDCA

O PDCA um ciclo e, portanto, deve rodar continuamente. Para que rode de maneira
eficaz, todas as fases devem acontecer. A supresso de uma fase causa prejuzos ao processo como
um todo. Ao implementar o Ciclo PDCA, portanto, evite:

Fazer sem planejar
Denir as metas e no definir os mtodos para atingi-las
Denir metas e no preparar o pessoal para execut-las
Fazer e no checar
Planejar, fazer, checar e no agir corretivamente, quando necessrio
Parar aps uma volta


Enfatizando: O PDCA um ciclo e, portanto, deve rodar continuamente. Para que
rode de maneira eficaz, todas as fases devem acontecer, sob pena do processo como um todo
sofrer prejuzos. Quando implementado corretamente, um verdadeiro processo de melhoria
contnua se instala nos estabelecimentos.



CONCEITUANDO O CICLO PDCA


A filosofia da melhoria contnua (Kaizen) possui como sua mais conhecida representao o Ciclo
PDCA, tambm conhecido como Ciclo de Shewhart, seu idealizador, ou como Ciclo de Deming,
o responsvel por seu desenvolvimento e reconhecimento.

O Ciclo PDCA um mtodo gerencial para a promoo da melhoria contnua e reflete, em suas
quatro fases, a base da filosofia do melhoramento contnuo. Praticando as fases do Ciclo PDCA
de forma cclica e ininterrupta.


O Ciclo PDCA (Plan; Do; Check; Act) ou Ciclo de Deming, (que se baseou nas pesquisas, na rea
de Controle da Qualidade, realizadas por Walter A. Shewhart Deming o chamou de
Shewhart Cycle) o grande e abrangente conceito para a Gesto e Melhoria de Processos. Ele
mostrado esquematicamente na seqncia.

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As metas e os mtodos so definidos na fase P (de Plan ou Planejamento). A estrutura de
Feedback e o plano de controle so outros passos que fazem parte desta fase. A execuo, na Fase
D (de Do
ou Executar/ Fazer/ Realizar) exige treinamento dos que vo atuar no processo, pois uma coleta
minuciosa de dados ser necessria. As Fases C (de Check ou monitoramento) e A (de Act ou
atuar corretivamente) englobam o estabelecimento de controles do processo e o mapeamento de
aes corretivas.

Muitas das mais importantes mudanas referem-se a inovaes, como uma nova tecnologia, um
novo produto ou uma reorganizao significativa. Para tal, o Ciclo PDCA, em seu formato
genrico, aplicvel. Entretanto, em se tratando do ajuste fino de processos existentes, o
progresso realizado, quando possvel, em pequenos passos.


2.3 FERRAMENTAS DE GESTO DA QUALIDADE


Grfico de Pareto
O grfico de pareto um grfico de barras que dispe a informao de forma a tornar evidente e
visual a priorizao de temas. A informao assim disposta tambm permite o estabelecimento
de metas numricas viveis de serem alcanadas.

Diagrama Causa e Efeito
O Diagrama de Causa e Efeito tambm conhecido como Diagrama de Ishikawa, ou Espinha de
Peixe. O mtodo do Diagrama de Causa e Efeito atua como um guia para a identificao da causa
fundamental de um efeito que ocorre em um determinado processo.

Histograma
O histograma um grfico de barras que tem por objetivo representar uma distribuio de
freqncia de uma varivel de interesse. A barra horizontal representa os intervalos ou classes e
a barra vertical representa a frequncia do intervalo correspondente.

Folha de Verificao
Uma folha de verificao um meio bastante simples de coleta de dados. A folha de verificao
mais simples um conjunto de itens que podem aparecer em um processo, para o qual se deve
verificar a ocorrncia ou no.

Diagrama de Disperso
Os Diagramas de disperso so representaes de duas ou mais variveis que so organizadas em
um grfico, uma em funo da outra. Este tipo de Diagrama muito utilizado para correlacionar
dados, como a influncia de um fator em uma propriedade, dados obtidos em diferentes
laboratrios ou de diversas maneiras (predio X medio, por exemplo).


Fluxograma
O fluxograma uma ferramenta muito til na determinao e principalmente na visualizao das
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etapas de um processo. O fluxograma utiliza alguns smbolos que representam diferentes tipos de
aes, atividades e situaes.

Grfico de Controle
O Grfico de Controle a ferramenta da qualidade mais conhecida e difundida. Muitas empresas
j a utilizam h muito tempo, pois ela muito til no controle de processos e produtos. A
ferramenta baseada em dados estatsticos e tem por princpio que todo processo tem variaes
estatsticas. A partir da determinao desta variao, so calculados parmetros que nos
informam se o processo est ocorrendo dentro dos limites esperados ou se existe algum fator que
est fazendo com que o mesmo saia fora de controle.

Estratificao
A Estratificao consiste no agrupamento da informao (dados) sob vrios pontos de vista, de
modo a focalizar a ao. O agrupamento da informao feito com base em fatores apropriados
que so conhecidos como fatores de estratificao. A ideia bsica da estratificao que os dados
que esto sendo examinados necessitam ser protegidos de fatores originrios que possam
conduzir a diferentes caractersticas estatsticas.
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2.4 MODELO DO GESPBLICA

Criado pelo Decreto n. 5.378/2005, o resultado da fuso do Programa da Qualidade no Servio Pblico e
do Programa Nacional de Desburocratizao.


Sua misso promover a gesto pblica de excelncia, visando contribuir para a melhoria da qualidade dos
servios pblicos prestados ao cidado e para o aumento da competitividade do pas.

Usa como estratgia a mobilizao de pessoas e organizaes voluntrias para atuarem como agentes
transformadores da gesto pblica brasileira.

Orienta a adoo de prticas de excelncia em gesto com a finalidade de levar as organizaes pblicas
brasileiras a padres elevados de desempenho e de qualidade em gesto.

O Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao (Gespblica) foi lanado em fevereiro de 2005
e tem a atribuio de implementar aes de governo que se destaquem pela gesto
eficiente com melhor aproveitamento de recursos e por uma nova forma de administrar, que seja
essencialmente profissional e voltada aos interesses da sociedade. O Gespblica uma fuso dos
Programas da Qualidade e da Desburocratizao.

Podem aderir ao Gespblica as organizaes pblicas brasileiras ou suas unidades, dos nveis federal,
estadual e municipal, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio.

A formalizao da adeso deve ser feita por meio do Termo de Compromisso da Organizao de Adeso,
firmado pelo dirigente maior da organizao e enviado ao Ncleo Estadual do Programa.


Visto como uma poltica pblica fundamentada em um modelo de gesto especfico, o Programa tem
como principais caractersticas o fato de ser essencialmente pblico, orientado ao cidado e respeitando
os princpios constitucionais da impessoalidade, da legalidade, da moralidade, da publicidade e da
eficincia , de ser contemporneo alinhado ao estado-da-arte da gesto , de estar voltado para a
disposio de resultados para a sociedade com impactos na melhoria da qualidade de vida e na gerao
do bem comum e de ser federativo com aplicao a toda a administrao pblica, em todos os
poderes e esferas do governo.

Nos ltimos anos, o GesPblica utilizou-se de uma estratgia de sucesso alicerada no trabalho voluntrio
de representantes de instituies pblicas, desenvolvendo e divulgando conceitos e solues para gesto,
implantando e mobilizando ncleos regionais e setoriais nas unidades da federao e realizando avaliaes
do nvel de gesto das instituies, seja por meio de auto- avaliaes, seja nos ciclos anuais do Prmio
Nacional da Gesto Pblica. Destaque tambm foi dado a iniciativas relacionadas ao atendimento ao
cidado, tais como o desenvolvimento de estudos, guias e eventos para as centrais de atendimento integrado
e a recente publicao do Decreto de Simplificao do Atendimento.

Com o Decreto Presidencial que instituiu 2009 como o Ano Nacional da Gesto Pblica, a estratgia do
Programa para cumprimento de sua misso foi ajustada de forma a facilitar a construo coletiva de uma
agenda de gesto e a adeso das instituies aos princpios da Carta de Braslia, documento elaborado em
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conjunto pelo Ministrio do Planejamento e pelo CONSAD e que contm um conjunto de orientaes
para a melhoria da gesto pblica em nosso Pas.

Em especial, foi criado um frum nacional permanente de discusso do tema, foi lanado o Portal
Nacional da Gesto Pblica (www.gespublica.gov.br) e os processos de trabalho que sustentam o
GesPblica passaram a ser a articulao, o fomento e a mobilizao de redes de gesto, com gerao de
conhecimento em gesto pblica.

Em uma viso mais ampla do Programa, iniciativas como a proposta de contratualizao do desempenho,
a lei orgnica da administrao, o desenvolvimento e a implantao de indicadores de desempenho, a
adequao da fora de trabalho das organizaes e as aes dos programas de cooperao internacional
para a execuo da agenda federativa se integram no cumprimento da misso de melhorar os servios
prestados sociedade.









At o fim de 2009, o plano de trabalho do GesPblica prev:


- o fortalecimento da comunicao das solues de gesto, com disposio de vdeos instrutivos de todas as
ferramentas disponveis no Portal da Gesto Pblica e incorporao de conceitos e tcnicas de redes
complexas de cooperao ao Modelo de Excelncia em Gesto Pblica;

- a implantao do Ncleo GesPblica do Distrito Federal, criado conforme as diretrizes do Ano
Nacional da Gesto Pblica;


- a divulgao de instituies que obtiverem sucesso na implantao do decreto de Simplificao do
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Atendimento e de suas respectivas solues para integrao das bases de dados;


- a reformulao do Comit Gestor do Programa GesPblica, com representatividade de setores da
sociedade que tenham papel de induo das polticas de gesto pblica;

- a discusso e divulgao das orientaes para o 12o ciclo do Prmio Nacional da Gesto Pblica PQGF
, ampliando a participao de instituies pblicas.




3. NOES DE GESTO DE PROCESSOS

Gerenciamento de processos ou gesto de processo o instrumento que orienta a modelagem e a gesto de
processos voltados ao alcance de resultados. A descrio envolve a reflexo acerca de caractersticas de validade
dos produtos e servios prestados, de referncias (normas e conhecimentos) observadas, de recursos
consumidos e dos insumos necessrios tomada de deciso com qualidade pelas pessoas e pelas instituies
pblicas.


Um Processo tem que ter as seguintes caractersticas:

Contnuo
Independente de pessoas da organizao de produtos
gerencivel



Subprocesso
a primeira diviso de um processo. Um processo deve ser subdividido quando ele muito complexo. Define-
se subprocesso como: Conjunto de atividades correlacionadas,
que executa uma parte especfica do processo, do qual recebe insumos e para o qual envia o produto do
trabalho realizado por todas.
Os subprocessos so componentes de um processo dentro de uma organizao que seguem linhas funcionais,
recebendo entradas e gerando sadas dentro da prpria empresa. Um processo organizacional poder ser
composto por vrios subprocessos.


Atividade
Todo processo composto de vrias atividades que, embora sejam igualmente importantes, tm papeis e
responsabilidades diferenciados no conjunto. Atividade pode ser definida como
sendo: Conjunto de instrues (conhecidas como procedimentos, normas e regras), mo-de-obra e tecnologias
cujo objetivo o de processar as entradas para produzir parte
do produto de um processo, a fim de atender aos objetivos de sua funo dentro da organizao. Thomas
Koulopoulos define atividade como sendo: Unidade de trabalho executada por um nico responsvel, que tem
condies determinadas de incio e fim.
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Procedimento
Toda atividade, qualquer que seja sua natureza, subdivide-se em procedimentos. Existem dois tipos de
procedimentos: os formais e os informais.

O conjunto de informaes que indica para o responsvel por uma atividade como, quando e como que ele
deve ser executada.

J os procedimentos informais so considerados como o conjunto de prticas no escritas que o ocupante de um
posto incorpora realizao de seu trabalho.


Segundo a ISO 8402: Um procedimento escrito ou documentado inclui normalmente o escopo da atividade, o
que deve ser feito e por qual papel funcional, onde e como deve ser feito; quais
materiais, equipamentos e documentos devem ser usados e como a atividade deve ser registrada, controlada e
medida.

Processo como um fluxo de trabalho
Processo deve ser entendido como um fluxo de trabalho com inputs (insumos) e outputs
(produtos/servios) claramente definidos e tarefas discretas que seguem uma seqncia e
dependem umas das outras numa sucesso clara. Essa idia vem da tradio da engenharia, que tambm deu
origem idia de reengenharia.
Os inputs podem ser materiais, equipamentos e outros bens tangveis, mas tambm podem ser informaes e
conhecimento.



CONCEITOS DA ABORDAGEM POR PROCESSOS

O conceito de abordagem por processos foi proposto pela ISO 9001:2000 como um modelo para o
gerenciamento dos sistemas da qualidade. O objetivo principal era construir um mapa das atividades que so
realizadas nas organizaes. Assim, deveria ser o contraponto ao modelo de tarefas (ou departamentos)
proposto por Taylor e, adotado amplamente como referncia pelos gestores.

Com isto, conscientes ou no, a ISO 9001:2000 deveria questionar o modelo de gesto em vigor para cada uma
das empresas certificadas. Parece que isto no deu muito certo. A iniciativa do uso da abordagem por processos
teve um sucesso parcial algumas poucas organizaes assim se estruturaram, a grande maioria definiu uma
caixa preta em seus manuais da qualidade e, outra parcele mantm uma relao conflituosa com os dois
modelos de gerenciamento. O fato, porm, que a nova ISO 9001:2008 manter o requisito de abordagem por
processos numa aposta que reflete a expectativa de sucesso futuro.

A abordagem por processo tem por finalidade melhorar a eficcia e a eficincia da organizao na consecuo
dos objetivos por ela definidos.

Os benefcios da abordagem de processo so:
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Integrao e alinhamento dos processos, a fim de possibilitar que os resultados planejados sejam atingidos.
Capacidade de direcionar os esforos para a eficcia e a eficincia dos processos.
Demonstrao de confiana aos clientes e a outras partes interessadas sobre o desempenho adequado da
organizao.
Transparncia das operaes da organizao.
Custos mais baixos e tempos de ciclo menores devido ao uso eficaz dos recursos.
Resultados melhores, coerentes e previsveis.
Gerao de oportunidades para iniciativas de melhoria focadas e priorizadas.
Motivao para o envolvimento das pessoas e o esclarecimento de suas responsabilidades.

A abordagem de processo uma maneira poderosa de organizar e gerenciar como as atividades de trabalho
geram valor para o cliente e para outras partes interessadas. Geralmente as organizaes so estruturadas
dentro de uma hierarquia de unidades funcionais. As organizaes normalmente so gerenciadas
verticalmente, sendo a responsabilidade pelas sadas desejadas dividida entre as unidades funcionais. O cliente
final ou outra parte interessada nem sempre visvel a todos os envolvidos.

Conseqentemente, d-se menor prioridade aos problemas que ocorrem nas fronteiras das interfaces do que
aos objetivos de curto prazo das unidades. Isso leva a pouca ou nenhuma melhoria para a parte interessada,
uma vez que as aes so em geral focadas nas funes, e no no benefcio global para a organizao. A
abordagem de processo introduz a gesto horizontal, cruzando as fronteiras entre as diferentes unidades
funcionais e unificando seu enfoque nos principais objetivos da organizao. Alm disso, tambm melhora a
gesto das interfaces dos processos.

A abordagem por processos um dos 12 fundamentos de excelncia disseminados pela FNQ - Fundao
Nacional da Qualidade. Esses fundamentos servem de referencial para os Critrios de
Excelncia, um modelo sistmico de gesto empresarial que se traduz em prticas encontradas em organizaes
de elevado desempenho. Seu significado implica a compreenso e o gerenciamento da organizao por meio de
processos, buscando levar a empresa a um patamar de competitividade mundial.

Todos os processos da organizao sejam eles de produo, financeiros, de recursos humanos, marketing,
logstica ou suprimentos devem ser abordados por meio da gesto por processos. E preciso buscar a
perfeio em sua execuo, desenhando e trabalhando os processos para atender plenamente s necessidades
dos clientes. Para isso, trs conceitos fundamentais devem ser agregados empresa: liderana, conhecimento e
sistema de gesto.

Cada lder de processo deve buscar incansavelmente atingir o desempenho benchmark, a excelncia em sua
rea de atuao. Para isso, deve medir seu desempenho e resultados e compar-los aos melhores do mundo.
Afinal, quem no mede no gerencia. O lder tambm deve conhecer e dominar em profundidade o produto, o
processo e o mercado. Para que tudo isso funcione,
necessrio haver sistemas integrados.

E, ainda, sistemas de gesto por processos com o respectivo PDCA organizado (ciclo Plan/Do/Check/Act, ou
seja, planejar, executar, checar e agir), para que o conhecimento e a liderana no se percam por falta de
sistematizao.

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A busca contnua pela perfeio de cada processo e de forma integrada entre todos os processos que compem a
organizao que permitir buscar a perfeio final no atendimento ao cliente. S assim a empresa poder
atingir o desempenho de classe mundial e se tornar competitiva no cenrio global.

Todos os conceitos de abordagem de processos so vlidos tambm para as atividades alm da iniciativa
privada. Para que uma repartio governamental, por exemplo, possa ter foco em atingir seus objetivos, os
conceitos sobre a teoria do negcio devem estar claramente definidos. Da mesma forma, uma entidade do
terceiro setor, como uma organizao no-governamental, no atingir o mximo de eficcia e excelncia em
seu trabalho se no tiver pleno domnio de seu negcio.

Dessa forma, o primeiro, o segundo e o terceiro setor tambm podem se valer dessa eficiente ferramenta para
atingir um padro de qualidade mundial em produtos e processos.


NOES DE ESTATSTICA APLICADA AO CONTROLE E MELHORIA DE PROCESSOS

A Estatstica aplicada ao controle melhoria de Processo pode ser descrito como um conjunto de ferramentas
de monitoramento on-line da qualidade. Com tais ferramentas, consegue-se uma descrio detalhada do
comportamento do processo, identificando sua variabilidade e possibilitando seu controle ao longo do tempo,
atravs da coleta continuada de dados e da anlise e bloqueio de possveis causas especiais, responsveis pelas
instabilidades do processo em estudo, conforme dados de nossos estudos (Alencar, 2004) e tambm
confirmados por Cortivo (2005).

O Controle Estatstico de Processo abrange a coleta, a anlise e a interpretao de dados com a finalidade de
resolver um problema particular (Paranthaman, 1990).

A idia principal da Estatstica aplicada ao controle melhorar os processos de produo com menos
variabilidade proporcionando nveis melhores de qualidade nos resultados da produo. muito comum nas
fbricas que processos industriais no sejam otimizados no sentido de serem caracterizados por altos nveis de
eficincia, no entanto, dentro do Controle Estatstico de Processo existem ferramentas para monitorar o
processo e, portanto, melhor-lo. (Paladini, 2002; Carvalho & Paladini, 2005).

A eficcia da utilizao do Controle Estatstico de Processo baseia-se no seguinte conceito: se um processo
ocorre sob condies conhecidas e estas so cuidadosamente mantidas, este processo estar sujeito apenas aos
efeitos de Causas Comuns - que definem a posio e a disperso do processo, configurando-se por uma
Distribuio Normal. Assim, sendo um processo conhecido, pode-se prever toda sua ocorrncia (Pinton, 1997).

Agir no processo , antes de tudo, evitar defeitos, independente de onde eles possam manifestar-se. Este o
princpio do Controle Estatstico de Processos, que, alm de atuar sobre o processo produtivo, sem se fixar,
portanto, no produto em si, utiliza-se da Estatstica como instrumento bsico para a organizao, tratamento e
anlise das informaes do processo. O Controle Estatstico de Processo
opera preventivamente; utiliza-se de uma base objetiva de anlise; tem atuao abrangente: no se limita a
alguns casos especficos, mas produo como um todo, e, enfim, permite adequada avaliao da qualidade
(Paladini, 1990; Diniz, 2001).


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Cartas de controle

Na estratgia do Controle Estatstico, processos so controlados efetuando-se medies de variveis de interesse
em pontos espaados no tempo e registrando os resultados em cartas de controle. As cartas de controle so as
ferramentas principais utilizadas no controle estatstico de processo e tm como objetivo detectar desvios de
parmetros representativos do processo, reduzindo a quantidade de produtos fora de especificaes e os custos
de produo. Sua utilizao pressupe que o processo seja estatisticamente estvel, isto , no haja presena de
causas especiais de variao ou, ainda e de outra forma, que as sucessivas amostragens representem um
conjunto de valores independentes ou no correlacionados. Este pressuposto quase sempre no atendido e
muitas vezes leva utilizao das cartas de controle com limites inadequados e com a freqente ocorrncia de
alarmes (pontos fora ou prximos aos limites da carta) sem que, necessariamente, representem a presena de
uma causa especial (Juran, 1992; Ogunnaike & Ray, 1994;Montgomery, 2004).


Os grficos de controle

Os grficos de controle representam uma das tcnicas estatsticas que servem de apoio ao controle da qualidade
de um processo, fornecendo evidncias de suas variaes tanto de carter aleatrio quanto de carter
determinvel. Eles permitem que se possa atuar no processo de forma preventiva, corrigindo possveis desvios
de qualidade, em tempo real, no momento em que eles esto ocorrendo, no deixando que a situao de
possibilidade de ocorrncia de no conformidade perdure e acabe com uma possvel reprovao do lote final.
(Toledo, 1987).

importante destacar que um grfico de controle no permite a identificao de quais so as causas especiais
de variao que esto atuando em um processo fora de controle estatstico, mas ele processa e dispe
informaes que podem ser utilizadas na identificao destas causas (Werkema, 1995).

As cartas ou grficos de controle consistem em uma linha central, um par de limites de controle, um dos quais
se localiza abaixo e outro acima da linha central, e valores caractersticos marcados no grfico representando o
estado de um processo. Se todos esses valores marcados estiverem dentro dos limites de controle, sem qualquer
tendncia particular e a disposio dos pontos dentro dos limites for aleatria, o processo considerado sob
controle. Entretanto, se os pontos incidirem fora dos limites de controle ou apresentarem uma disposio
atpica, o processo julgado fora de controle (Kume, 1993; Vieira, 1999).


TCNICAS DE MAPEAMENTO, ANLISE E MELHORIA DE PROCESSOS

O mapeamento de processo o conhecimento e a anlise dos processo e seus relacionamentos com dados
estruturados em viso top-down, at um nvel que permita sua perfeita compreenso.

Exemplo de processo
A ttulo de exemplo, podemos examinar o caso de uma editora de livros. O sucesso desta organizao depende
do desempenho de seus processos.


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Uma falha no processo de divulgao poder comprometer os resultados do negcio. Por outro lado, um bom
trabalho de divulgao e vendas pouco poder contribuir para reverter uma falha na escolha de um texto de
contedo literrio pobre.

Processos de uma Editora:
Seleo de ttulos
Edio de textos Impresso de livros Recebimento e armazenagem Divulgao
Venda
Entrega


2. Processo decisrio: tcnicas de anlise e soluo de problemas; fatores que afetam a deciso; tipos de
decises.


Tcnicas de anlise e soluo de problemas ou mtodo de anlise e soluo de problemas, tambm conhecido
como MASP, a denominao que o QC-Story, mtodo de soluo de problemas de origem japonesa, acabou
sendo atribuda no Brasil.

O MASP um mtodo prescritivo, racional, estruturado e sistemtico para o desenvolvimento de um processo
de melhoria num ambiente organizacional, visando soluo de problemas e obteno de resultados otimizados.
O MASP se aplica aos problemas classificados como estruturados (SIMON, 1997; NEWELL et al.(1972), cujas
causas comuns (DEMING, 1990) e solues sejam desconhecidas (HOSOTANI, 1992), que envolvam reparao
ou melhoria (NICKOLS, 2004) ou performance (SMITH, 2000) e que aconteam de forma crnica (JURAN et
al., 1980; PARKER; 1995). Pode-se perceber que para serem caracterizados da forma acima, os problemas
precisam necessariamente possuir um comportamento histrico. Devido esse fato, o MASP se vale de uma
abordagem que Parker (1995) caracteriza como reativa, o que contrasta com
a abordagem proativa necessria aos problemas de engenharia (NICKOLS, 2004) ou de concepo
(SMITH, 2000; AVRILLON, 2005).

A introduo do QC-Story na literatura foi feita por Campos (2004). O mtodo apresentado apenas como um
componente do Controle da Qualidade Total, um movimento de propores muito mais amplas. O mtodo
apresentado pelo autor denominado de MSP Mtodo de Soluo de Problemas, que se popularizou como
MASP - Mtodo de Anlise e Soluo de Problemas. Embora no ressalte as diferenas nos passos ou sub-passos
das abordagens, Campos (2004) afirma que o Mtodo de Soluo de Problemas apresentado por ele o mtodo
japons da JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers) chamado QC-Story. Talvez devido aos fatores
histricos e influncias culturais e gerenciais, o MASP o mtodo de soluo de problemas mais difundido e
utilizado no Brasil (ALVAREZ, 1996). Em Minas Gerais por exemplo, ele empregado e discutido em grupos
de empresas e profissionais h mais de 20 anos.

O MASP um caminho ordenado, composto de passos e sub-passos pr-definidos para a escolha de um
problema, anlise de suas causas, determinao e planejamento de um conjunto de aes que consistem uma
soluo, verificao do resultado da soluo e realimentao do processo para a melhoria do aprendizado e da
prpria forma de aplicao em ciclos posteriores. O MASP prescreve como um problema deve ser resolvido e
no como ele resolvido, contrapondo dois modos de tomada de deciso que Bazerman (2004) denomina de
modelo prescritivo e modelo descritivo. O MASP segue o primeiro modelo e por esse motivo tambm
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definido como um modelo racional. Partindo tambm do pressuposto de que toda soluo h um custo
associado, a soluo que se pretende descobrir aquela que maximize os resultados, minimizando os custos
envolvidos. H portanto, um ponto ideal para a soluo, em que se pode obter o maior benefcio para o menor
esforo, o que pode ser definido como deciso tima (BAZERMAN, 2004).

A construo do MASP como mtodo destinado a solucionar problemas dentro das organizaes passou pela
idealizao de um conceito, o ciclo PDCA, para incorporar um conjunto de idias inter-relacionadas que
envolve a tomada de decises, a formulao e comprovao de hipteses, a objetivao da anlise dos
fenmenos, dentre outros, o que lhe confere um carter sistmico.



O MASP formado por oito etapas:


Etapa 1: Identificao do problema

A identificao do problema a primeira etapa do processo de melhoria em que o MASP empregado. Se feita
de forma clara e criteriosa pode facilitar o desenvolvimento do trabalho e encurtar o tempo necessrio
obteno do resultado. Charles F. Kettering, cientista e inventor norte-americano, observa que um problema
bem definido um problema meio solucionado.

A identificao do problema tem pelo menos duas finalidades: (a) selecionar um tpico dentre uma srie de
possibilidades, concentrando o esforo para a obteno do maior resultado possvel; e (b) aplicar critrios para
que a escolha recaia sobre um problema que merea ser resolvido.

Passos da Etapa 1 - Identificao do problema
Identificao dos problemas mais comuns
Levantamento do histrico dos problemas
Evidncia das perdas existentes e ganhos possveis Escolha do problema
Formar a equipe e definir responsabilidades
Definir o problema e a meta


Etapa 2: Observao

A observao do problema a segunda etapa do MASP e consiste averiguar as condies em que o problema
ocorre e suas caractersticas especficas do problema sob uma ampla gama de pontos de vista. O ponto
preponderante da etapa de Observao coletar informaes que podem ser teis para direcionar um processo
de anlise que ser feito na etapa posterior. Kume (1992) compara esta etapa com uma investigao criminal
observando que os detetives comparecem ao local do crime e investigam cuidadosamente o local procurando
evidncias o que se assemelha a um pesquisador ou equipe que buscam a soluo para um problema.

Passos da Etapa 2 - Observao

Observao das caractersticas do problema atravs de dados existentes
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Observao do problema no local
Cronograma de trabalho


Etapa 3: Anlise

A etapa de anlise aquela em que sero determinadas as principais causas do problema. Se no identificamos
claramente as causas provavelmente sero perdidos tempo e dinheiro em vrias tentativas infrutferas de
soluo. Por isso ela a etapa mais importante do processo de soluo de problemas. Para Kume (1992) a
anlise se compe de duas grandes partes que a identificao de hipteses e o teste dessas hipteses para
confirmao das causas. A identificao das causas deve ser feita de maneira cientfica o que consiste da
utilizao de ferramentas da qualidade (HOSOTANI, 1992), informaes, fatos e dados que dem ao processo
um carter objetivo.

Passos da Etapa 3 - Anlise

Levantamento das variveis que influenciam no problema
Escolha das causas mais provveis (hipteses)
Coleta de dados nos processos
Anlise das causas mais provveis; confirmao das hipteses

Teste de consistncia da causa fundamental
Foi descoberta a causa fundamental?


Etapa 4: Plano de Ao

Segundo Ishikawa (1986), a descoberta de anomalias, se no for seguida da adoo das medidas saneadoras,
ser algo intil. Assim, uma vez que as verdadeiras causas do problema foram identificadas, ou pelo menos as
causas mais relevantes entre vrias, as formas de elimin-las devem ento serem encontradas (PARKER, 1995).
Para Hosotani (1992) esta etapa consiste em definir estratgias para eliminar as verdadeiras causas do problema
identificadas pela anlise e ento transformar essas estratgias em ao. Conforme a complexidade do processo
em que o problema se apresenta, possvel que possa existir um conjunto de possveis solues. As aes que
eliminam as causas devem, portanto, ser priorizadas, pois somente elas podem evitar que o problema se repita
novamente.

Passos da Etapa 4 - Plano de Ao
Elaborao da estratgia de ao Elaborao do plano de ao Negociao do plano de ao


Etapa 5: Ao

Na seqncia da elaborao do plano de ao, est o desenvolvimento das tarefas e atividades previstas no
plano. Esta etapa do MASP se inicia por meio da comunicao do plano com as pessoas envolvidas, passa pela
execuo propriamente dita, e termina com o acompanhamento dessas aes para verificar se sua execuo foi
feita de forma correta e conforme planejado.
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Passos da Etapa 5 - Ao

Divulgao e alinhamento Execuo das aes Acompanhamento das aes


Etapa 6: Verificao
A etapa 6 Verificao - do MASP representa sozinha a fase de check do ciclo PDCA e consiste na coleta de
dados sobre as causas, sobre o efeito final (problema) e outros aspectos para analisar as variaes positivas e
negativas possibilitando concluir pela efetividade ou no das aes de melhoria (contramedidas). nesta etapa
que se verifica se as expectativas foram satisfeitas, possibilitando aumento da auto-estima, crescimento pessoal
e a descoberta do prazer e excitao que a soluo de problemas pode proporcionar s pessoas (HOSOTANI,
1992). Parker (1995) observa que nenhum problema pode ser considerado resolvido at que as aes estejam
completamente implantadas, ela esteja sob controle e apresente uma melhoria em performance. Assim, o
monitoramento e medio da efetividade da soluo implantada so essenciais por um perodo de tempo para
que haja confiana na soluo adotada. Hosotani (1992) tambm enfatiza este ponto ao afirmar que os
resultados devem ser medidos em termos numricos, comparados com os valores definidos e analisados usando
ferramentas da qualidade para ver se as melhorias prescritas foram ou no atingidas.

Passos da Etapa 6 - Verificao
Comparao dos resultados com a meta estabelecida
Identificao dos efeitos secundrios
A ao foi efetiva?


Etapa 7: Padronizao

Uma vez que as aes de bloqueio ou contramedidas tenham sido aprovadas e satisfatrias para o alcance dos
objetivos ela podem ser institudas como novos mtodos de trabalho. De acordo com Kume (1992) existem dois
objetivos para a padronizao. Primeiro, afirma o autor, sem padres o problema ir gradativamente retornar
condio anterior, o que levaria reincidncia. Segundo, o problema provavelmente acontecer novamente
quando novas pessoas (empregados, transferidos ou temporrios) se envolverem com o trabalho. A
preocupao neste momento portanto a reincidncia do problema, que pode ocorrer pela ao ou pela falta da
ao humana. A padronizao no se faz apenas por meio de documentos. Os padres devem ser incorporados
para se tornar uma dos pensamentos e hbitos dos trabalhadores (KUME, 1992), o que inclui a educao e o
treinamento.

Passos da Etapa 7 - Padronizao
Elaborao ou alterao de documentos
Treinamento
Registro e comunicao
Acompanhamento dos resultados do padro


Etapa 8: Concluso

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A etapa de Concluso fecha o mtodo de anlise e soluo de problemas. Os objetivos da concluso so
basicamente rever todo o processo de soluo de problemas e planejar os trabalhos futuros. Parker (1995, p.
54) reconhece a importncia de fazer um balano do aprendizado, aplicar a lies aprendidas em novas
oportunidades de melhoria.

Passos da Etapa 8 - Concluso
Identificao dos problemas remanescentes Planejamento das aes anti-reincidncia Balano do aprendizado


O MASP um mtodo que permanece atual e em prtica contnua, resistindo s ondas do modismo, incluindo
a a da Gesto da Qualidade Total, sendo aplicado regularmente at progressivamente por organizaes de
todos os portes e ramos.


Fatores que afetam a deciso
So inmeros os fatores que afetam a deciso, tais como custos envolvidos, fatores polticos, objetivos, riscos
que podem ser assumidos, tempo disponvel para decidir, quantidade de informaes disponveis, viabilidade
das solues, autoridade e responsabilidade do tomador de deciso, estrutura de poder da organizao
etc.Chiavenato destaca trs condies sob as quais a deciso pode ser tomada:


Incerteza
Situao em que o tomador de deciso tem pouca ou nenhuma informao a respeito da probabilidade de
ocorrncia de cada evento futuro.

Risco
a situao em que sabemos a probabilidade de ocorrncia de um evento, mas que tomamos diferentes
decises, de acordo com os riscos que estamos dispostos a assumir. Por exemplo, na prova desse concurso, se
cair uma questo que trate de um assunto acercado qual nunca ouvimos falar, e todas as alternativas parecem
igualmente plausveis, temos 20% de chance de acertar e 80% de chance de errar. Para marcar o gabarito, cada
um adotar uma ttica, considerando os riscos e benefcios envolvidos. Neste caso, a intuio, que vimos
anteriormente, tambm pode estar presente.


Certeza
a situao em que temos sob controle todos os fatores que afetam a tomada de deciso. Sabemos quais so os
riscos e probabilidades de ocorrncia de eventos, temos informaes acercados custos, sabemos quais so os
fatores potencializadores e restritores, temos estudos de viabilidade das alternativas etc.


Tipos de decises
Existem diferentes tipologias para a tomada de deciso. A tipologia mais famosa a que ope decises
programveis e no programveis.


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Decises programveis, ou programadas, so aquelas previamente imaginadas, para a qual a organizao dispe
de solues padronizadas e pr-estabelecidas. So tomadas com base em regras e procedimentos pr-
estabelecidos. Aplicam-se a problemas rotineiros, cujas solues podem ser previstas. Neste tipo de deciso,no
precisamos seguir as etapas normais de deciso, pois j sabemos qual o problema, qual o diagnstico, quais
so as alternativas possveis, quais so os critrios etc. Deve-se buscar, no contexto organizacional, tomar o
maior nmero possvel de decises programveis.


Decises no-programveis, ou no-programadas, so aquelas referentes a problemas inditos, novos ou
problemas que as solues programadas no so capazes de resolver. Exigem que sejam seguidas todas as etapas
de tomada de deciso (identificao do problema, diagnstico etc).



4. LEGISLAO ADMINISTRATIVA

O Direito Administrativo Brasileiro no est codificado, em que pese o grande esforo do administrativista
Hely Lopes Meirelles, que via na codificao uma instituio que ocorrer para a unificao de princpios
jurdicos j utilizados na nossa Administrao Pblica. Contudo, por no estar codificado, no se deve
recusar o estudo de forma sistemtica dessa matria de reconhecida relevncia jurdica.

A consolidao legislativa cumpre um papel inicial e importante at o advento da codificao, pois supre os
problemas de clareza e organizao da matria de direito administrativo e constitui uma formao orgnica do
direito, com vistas ao aumento do poder de preciso e segurana entre regras e princpios. A simples
harmonizao sistmica tambm contribui para a elucidao dos institutos de Direito Administrativo, reunidos
em documento nico e organizando o contedo em sede legislativa correspondente. Pois a ao dispersiva de
distintas normas jurdicas prejudica a concretude inicial da vontade legislativa e a correspondente
hermenutica jurdica.

O Direito Administrativo, por traduzir o Direito do Estado com relao sociedade, no pode ser um direito
isolado, que gravite em torno de leis esparsas ou pela Constituio; ao contrrio, quer tambm o autor que a
consolidao legislativa seja um instrumento indutor de estreitamento de relao entre governo e cidado,
unidos pelo conhecimento e respeito lei, inclusive para realizar a finalidade social do direito e do Estado.

As ordenaes temticas por assunto e pela fonte hierrquica so critrios necessrios e suficientes que
reclamam a boa interpretao jurdica e a facilidade de manuseio por parte do leitor.

Leia mais na Apostila Legislao Administrativa (complementar)




5. ADMINISTRAO DIRETA, INDIRETA, E FUNCIONAL

Segundo ensina Maria Sylvia Zanella Di Pietro o conceito de administrao pblica divide-se em dois
sentidos: "Em sentido objetivo, material ou funcional, a administrao pblica pode ser definida como a
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atividade concreta e imediata que o Estado desenvolve, sob regime jurdico de direito pblico, para a
consecuo dos interesses coletivos. Em sentido subjetivo, formal ou orgnico, pode-se definir Administrao
Pblica, como sendo o conjunto de rgos e de pessoas jurdicas aos quais a lei atribui o exerccio da funo
administrativa do Estado".

Em sentido objetivo a atividade administrativa executada pelo Estado, por seus rgos e agente, com base em
sua funo administrativa. a gesto dos interesses pblicos, por meio de prestao de servios pblicos. a
administrao da coisa pblica (res publica).

J no sentido subjetivo o conjunto de agentes, rgos e entidades designados para executar atividades
administrativas.

Assim, administrao pblica em sentido material administrar os interesses da coletividade e em sentido
formal o conjunto de entidades, rgos e agentes que executam a funo administrativa do Estado.

As atividades estritamente administrativas devem ser exercidas pelo prprio Estado ou por seus agentes.


Quanto ao aspecto subjetivo da Administrao Pblica, vejamos a classificao contida no art. 4 do Dec.Lei
200/67:


1 Administrao direta, que se constitui dos servios integrados na estrutura administrativa da Presidncia
da Repblica e dos Ministrios;


2 A Administrao indireta, que compreende as seguintes categorias de entidades, dotados de
personalidade jurdica prpria:


a) Autarquias;

b) Empresas pblicas;

c) Sociedades de Economia Mista;

d) Fundaes pblicas;
Vejamos o esquema abaixo:



ADMINISTRAO DIRETA

- A Administrao exercida pelo prprio Estado

- RGOS:

* DE DIREO;

* CONSULTIVOS;

* DE EXECUO


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ADMINISTRAO INDIRETA

- A atividade administrativa descentralizada exercida pessoa distinta do Estado

- ENTIDADES:

* AUTARQUIAS;

* FUNDAES PBLICAS;

* EMPRESAS PBLICAS;

* SOCIEDADES DE ECONOMIA MISTA;



ENTIDADES:

A administrao indireta o conjunto das entidades que, vinculadas a um ministrio, prestam servios
pblicos ou de interesse pblico. Sua existncia se baseia no princpio de descentralizao ou distribuio
de competncias e atividades. Ou seja, quando no pretende executar certa atividade atravs de seus
prprios rgos, o poder pblico transfere a sua execuo a outras entidades.

Compem a administrao indireta as autarquias, as fundaes pblicas, as empresas pblicas e sociedades
de economia mista. As primeiras so entidades administrativas autnomas, criadas por lei especfica, com
patrimnio prprio e atribuies estatais especficas. O Banco Central (BC), o Conselho Administrativo de
Defesa Econmica (CADE), a Comisso de Valores Mobilirios (CVM), a Superintendncia de Seguros
Privados (SSP) e as agncias reguladoras so exemplos de autarquias.

Entre elas, pode-se destacar, pela sua importncia, o Banco Central, subordinado ao Ministrio da Fazenda.
O BC a principal autoridade monetria do pas. Seus principais objetivos so o controle monetrio
(inflao), equilbrio do Balano de Pagamentos e estmulo da economia nacional.

AUTARQUIAS

Conceito:
Autarquias so pessoas jurdicas de direito pblico criadas para prestao de servio pblico contando com
um capital exclusivamente pblico.

Com a criao da Autarquia, h uma descentralizao por outorga (transferncia da titularidade e execuo
do servio pblico). A Autarquia surge como um longa manus da atuao do Estado, pois tem a mesma
personalidade jurdica da Administrao direta por se criada para prestao de servio pblico.

Ex: INSS (Instituto Nacional do Seguro Social); INCRA (Instituto Nacional de Colonizao e Reforma
Agrria); IBAMA (Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renovveis); INPI
(Instituto Nacional da Propriedade Industrial); Banco Central (fiscaliza as demais instituies financeiras);
CADE (Conselho Administrativo de Defesa Econmica que tem por finalidade fiscalizar as atividades
desenvolvidas pela iniciativa privada, nelas interferindo se forem contrrias Constituio, em particular
s regras da ordem econmica: da livre concorrncia e livre iniciativa. Ir combater a formao de
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monoplio).


Caractersticas:
Autonomia administrativa: A autarquia tem liberdade para gerir as suas atividades. Ex: Autarquia tem
liberdade para contratar pessoas, mas com concurso pblico; para contratar servios, mas por licitao e
etc.

Autonomia financeira: A Autarquia tem verbas prprias que, em regra, vem do oramento, mas nada
impede que venha dos servios por ela prestados.

Patrimnio prprio.


Controle:
S pode existir um controle quanto legalidade dos atos praticados pelas Autarquias. Assim, a
Administrao direta no poder interferir no mrito dos seus atos, tendo que respeitar a autonomia que
elas receberam ao serem criadas.


Criao:
As Autarquias s podem ser criadas e extintas por meio de lei especfica. Assim, para cada Autarquia deve
existir uma lei.

Somente por lei especfica poder ser criada autarquia e autorizada a instituio de empresa pblica, de
sociedade de economia mista e de fundao, cabendo a lei complementar, neste ltimo caso, definir as
reas de atuao (art. 37, XIX da CF).

A lei ordinria que criar a Autarquia ser de iniciativa do Presidente da Repblica, por fora do artigo 61,
1, II e da CF. So de iniciativa do Presidente da Repblica leis que disponham sobre criao e extino
de Ministrios e rgos da administrao pblica, observado o disposto no art. 84, VI da CF.


Privilgios:
Como a Autarquia tem personalidade jurdica de direito pblico e presta servio pblico, ter os mesmos
privilgios da Administrao direta.

Privilgios processuais (art. 188 do CPC): As autarquias tm prazo em qudruplo para contestar e em
dobro para recorrer, visto que esto includas na expresso Fazenda Pblica. A expresso
contestar foi utilizada num sentido amplo, isto , no sentido de responder.

Privilgios tributrios (art. 150, 2 da CF): As autarquias so imunes a impostos sobre patrimnio,
renda ou servios, vinculados a suas finalidades essenciais ou delas decorrentes. No so imunes s
taxas e contribuies de melhoria.


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Responsabilidade:
As prprias Autarquias respondem por obrigaes, compromissos e prejuzos que causarem a terceiros, por
conseqncia lgica da sua autonomia. A Administrao direta pode ser chamada a responder pelas
obrigaes contradas pelas Autarquias apenas em carter subsidirio (depois de esgotadas as foras das
autarquias) e no solidrio.


Falncia:
As Autarquias no se submetem ao regime falimentar, pois so prestadoras de servio pblico.




FUNDAES PBLICAS

Conceito:
Fundaes so pessoas jurdicas de direito pblico ou de direito privado criadas somente para a prestao
de servio pblico, contando com um capital inteiramente pblico e patrimnio prprio personalizado.

Se for dotada de personalidade jurdica de direito pblico, o servio pblico ser transferido por outorga
(99% das fundaes que integram o Estado so de personalidade jurdica de direito pblico). Se for dotada
de personalidade jurdica de direito privado, o servio pblico ser transferido por delegao.

relevante no confundi-las com as Fundaes particulares, pois embora esta tambm tenha patrimnio
personalizado, submete-se a regime jurdico diferente. Nas Fundaes particulares, os bens so
particulares; No h um controle pelo Tribunal de Contas; Os seus dirigentes no se submetem a mandado
de segurana, a ao popular e nem a Ao Civil Pblica.

Ex: IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e estatstica); FUNAI (Fundao Nacional do ndio); FEBEM
(Fundao Estadual para o Bem Estar do Menor); Hospital das Clnicas; Biblioteca Nacional; Fundao
Memorial da Amrica Latina; Fundao Zoolgico; Fundao Butant; PROCON (Fundao de Proteo e
Defesa do Consumidor), Fundao Padre Anchieta Rdio e TV Cultura (esta ltima a nica Fundao
com personalidade jurdica de direito privado).

As fundaes que tiverem personalidade de direito pblico sero tambm chamadas de Autarquias
Fundacionais, pois vo se assemelhar s autarquias, com exceo do patrimnio personificado.

Caractersticas:

Autonomia administrativa: Tem liberdade para tomar suas decises nesse setor, sem necessitar de
concordncia da Administrao Direta. Ex: Pode contratar pessoas atravs de concurso, Adquirir
bens atravs de licitao; Gerir as suas atividades.

Autonomia financeira: Tem verbas prprias para gerir suas atividades. A principal fonte de verbas
vem do oramento, mas no impede que possam cobrar pelos servios que prestam.

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Patrimnio prprio personalizado: O patrimnio personalizado, personificado, diferenciando-se
das demais.

As pessoas jurdicas de base associativa tm como aspecto principal as pessoas que as integram, j as pessoas
jurdicas de base fundacional tm como aspecto peculiar o patrimnio, pois ele vai beneficiar as pessoas
que se encontram na Administrao e as que esto fora dela.

Controle:
H apenas um controle quanto legalidade dos atos praticados pelas Fundaes. Assim, a Administrao
direta no poder interferir no mrito dos seus atos, tendo que respeitar a autonomia que elas receberam
ao serem criadas.

Criao:

Se for pessoa jurdica de direito pblico: A lei especfica cria.

Se for pessoa jurdica de direito privado: A lei especfica autoriza a sua criao. Assim, s adquiriram
personalidade jurdica aps aprovao e registro dos Estatutos.

A lei deve ser especfica, assim para cada Fundao deve existir uma lei. Somente por lei especfica poder
ser criada autarquia e autorizada a instituio de empresa pblica, de sociedade de economia mista e de
fundao, cabendo a lei complementar, neste ultimo caso, definir as reas de atuao (art. 37, XIX da CF).

A lei ordinria que criar a Fundao ser de iniciativa do Presidente da Repblica, por fora do artigo 61,
1, II e da CF. So de iniciativa do Presidente da Repblica leis que disponham sobre criao e extino
de Ministrios e rgos da administrao pblica, observado o disposto no art. 84, VI da CF.

Privilgios:

Privilgios processuais (art. 188 do CPC):

o Se for pessoa jurdica de direito pblico: Tem os mesmos privilgios da Administrao Direta, isto ,
prazo em qudruplo para contestar e em dobro para recorrer, visto que esto includas na expresso
Fazenda Pblica. A expresso contestar foi utilizada num sentido amplo, isto no sentido de
responder.

o Se for pessoa jurdica de direito privado: No tem privilgios, pois no integra o conceito de
Fazenda Pblica.

Privilgios tributrios (art. 150, 2 da CF): As Fundaes institudas e mantidas pelo Poder Pblico
so imunes a impostos sobre patrimnio, renda ou servios, vinculados a suas finalidades essenciais
ou delas decorrentes. No so imunes s taxas e contribuies de melhoria.

Responsabilidade:
As prprias Fundaes respondem por obrigaes, compromissos e prejuzos que causarem a terceiros, por
conseqncia lgica da sua autonomia e patrimnio.
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A Administrao direta pode ser chamada a responder pelas obrigaes contradas pelas Fundaes apenas
em carter subsidirio (depois de esgotadas as foras das autarquias) e no solidrio.

Falncia:
No se submetem a regime falimentar, pois so prestadoras de servio pblico.





EMPRESAS PBLICAS

Conceito:
Empresas Pblicas so pessoas jurdicas de direito privado criadas para a prestao de servio pblico ou
para a explorao de atividade econmica, contando com um capital exclusivamente pblico e constitudas
sob qualquer modalidade empresarial.

A descentralizao do servio pblico s se faz por delegao (s transfere a execuo do servio pblico).
Com relao explorao de atividade econmica devem se submeter aos princpios da ordem econmica
(art. 170 e 173, 1 da CF).

Ex: BNDES (Banco Nacional de Desenvolvimento Social: financia projetos de natureza social - presta
servio pblico); Caixa Econmica Federal (explora atividade econmica); Radio Brs (responsvel pela
voz do Brasil: presta servio pblico).

Caractersticas:

Autonomia administrativa: Tem liberdade para gerir as suas atividades, tomar decises. Ex: Pode
contratar pessoas por concurso pblico; pode contratar servios por meio de licitao.

Autonomia financeira: Tem verbas prprias e verbas que vm do oramento.

Patrimnio prprio: A Administrao Direta transferiu parte de seu patrimnio a elas. No pode-se
falar em execuo do direito privado contra a Empresa Pblica, pois o patrimnio pblico, dando-
se o pagamento por meio de precatrios.

Controle da Empresa Pblica:
H apenas um controle quanto legalidade dos atos praticados pelas Empresas Pblicas. Assim, a
Administrao direta no poder interferir no mrito dos seus atos, tendo que respeitar a autonomia que
elas receberam ao serem criadas.

Criao:
Sendo a Empresa Pblica pessoa jurdica de direito privado, a lei autoriza a sua criao. Adquiriro
personalidade jurdica com o registro de seus estatutos no rgo competente.

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A lei deve ser especfica, assim para cada Empresa Pblica deve existir uma lei. Somente por lei especfica
poder ser criada autarquia e autorizada a instituio de empresa pblica, de sociedade de economia mista
e de fundao, cabendo a lei complementar, neste ltimo caso, definir as reas de atuao (art. 37, XIX da
CF).

Privilgios:
Privilgios processuais (art. 188 do CPC): As Empresas Pblicas no tm privilgios processuais, pois
estes s so conferidos Fazenda Pblica, expresso esta que s abrange as pessoas jurdicas de
direito pblico.

Privilgios tributrios (art. 150, 3 da CF):

Quando explorarem atividade econmica: No tero privilgios tributrios. No sero imunes a
impostos.

Quando prestarem servios pblicos: No tero privilgios, salvo se no cobrarem tarifas dos
usurios.

As empresas pblicas e as sociedades de economia mista no podero gozar de privilgios fiscais no
extensivos s do setor privado (art. 173, 2 da CF).

Responsabilidade:
As prprias Empresas Pblicas respondem por obrigaes, compromissos e prejuzos que causarem a
terceiros, por conseqncia lgica das suas caractersticas.

Se a Empresa Pblica for prestadora de servio pblico, a Administrao Direta pode ser chamada a
responder em carter subsidirio (depois de esgotadas as foras da empresa publica) e no solidrio.
Entretanto, se for exploradora de atividade econmica, a Administrao direta no poder ser acionada,
pois ela estar regulada pelo mesmo regime da iniciativa privada.

Falncia:
Se a Empresa Pblica for prestadora de servio pblico no se submete a regime falimentar. Mas, se
explorar atividade econmica pode falir, pois est competindo com a iniciativa privada.

A Empresa Pblica no ser extinta pela falncia, pois s pode ser extinta por meio de lei.






SOCIEDADES DE ECONOMIA MISTA

Conceito:
Sociedades de economia mista so pessoas jurdicas de direito privado criadas para prestao de servio
pblico ou explorao de atividade econmica, contando com um capital misto e constitudas sob a
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modalidade de sociedade annima.

A descentralizao do servio pblico s se faz por delegao (s transfere a execuo do servio pblico).
Com relao a explorao de atividade econmica, assim como as Empresas Pblicas, tambm esto
submetidas aos princpios da ordem econmica (art. 170 e 173, 1 da CF).

Diferem-se da empresa pblica, pois contam com um capital misto (participao da iniciativa privada) e
so constitudas sob a modalidade de sociedade annima.

Ex: Banco do Brasil (exerce atividade econmica); Petrobrs (presta servio pblico); Sabesp (presta
servio pblico); Metr (presta servios pblicos); Cetesb (presta servios pblicos); Dersa (presta servios
pblicos); Anhembi Turismo (presta servios pblicos); CET (presta servios pblicos).

Caractersticas:

Autonomia administrativa: Tem liberdade para gerir as suas atividades, tomar decises. Ex: Pode
contratar pessoas por concurso pblico; pode contratar servios por meio de licitao.

Autonomia financeira: Tem verbas prprias e verbas que vm do oramento.

Patrimnio prprio: A Administrao Direta transferiu parte de seu patrimnio a elas. No pode-se
falar em execuo do direito privado contra a Sociedade de economia Mista, pois o patrimnio
pblico, dando-se o pagamento por meio de precatrios.

Controle:
H apenas um controle quanto legalidade dos atos praticados pelas Sociedades de Economia Mista.
Assim, a Administrao direta no poder interferir no mrito dos seus atos, tendo que respeitar a
autonomia que elas receberam ao serem criadas.

Criao:
Sendo a Sociedade de Economia Mista pessoa jurdica de direito privado, a lei autoriza a sua criao. A
personalidade jurdica ser adquirida com o registro dos Estatutos no rgo competente.

A lei deve ser especfica, assim para cada Sociedade de Economia Mista deve existir uma lei. Somente por
lei especfica poder ser criada autarquia e autorizada a instituio de empresa pblica, de sociedade de
economia mista e de fundao, cabendo a lei complementar, neste ltimo caso, definir as reas de atuao
(art. 37, XIX da CF).

Privilgios:

Privilgios processuais (art. 188 do CPC): As Sociedades de Economia Mista no tm privilgios
processuais, pois estes s so conferidos Fazenda Pblica, expresso esta que s abrange as pessoas
jurdicas de direito pblico.

Privilgios tributrios (art. 150, 3 da CF):

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Quando explorarem atividade econmica: No tero privilgios tributrios. No sero imunes a
impostos.

Quando prestarem servios pblicos: No tero privilgios, salvo se no cobrarem tarifas dos
usurios.

As empresas pblicas e as sociedades de economia mista no podero gozar de privilgios fiscais no
extensivos s do setor privado (art. 173, 2 da CF).

Responsabilidade:
As prprias Sociedades de Economia Mista respondem por obrigaes, compromissos e prejuzos que
causarem a terceiros, por conseqncia lgica das suas caractersticas.

Se a sociedade de economia Mista for prestadora de servio pblico, a Administrao Direta pode ser
chamada a responder em carter subsidirio (depois de esgotadas as foras da empresa publica) e no
solidrio. Entretanto, se for exploradora de atividade econmica, a Administrao direta no poder ser
acionada, pois ela estar regulada pelo mesmo regime da iniciativa privada.

Falncia:
Se a Sociedade de Economia Mista for prestadora de servio pblico, no se submete a regime falimentar.
Mas, se explorar atividade econmica pode falir, pois est competindo com a iniciativa privada.



AGNCIAS REGULADORAS E EXECUTIVAS

As agncias executivas e reguladoras fazem parte da administrao pblica indireta, so pessoas jurdicas
de direito pblico interno e consideradas como autarquias especiais. Sua principal funo o controle de
pessoas privadas incumbidas da prestao de servios pblicos, sob o regime de concesso ou permisso.

Agncias reguladoras
Sua funo regular a prestao de servios pblicos, organizar e fiscalizar esses servios a serem prestados
por concessionrias ou permissionrias, com o objetivo garantir o direito do usurio ao servio pblico de
qualidade. No h muitas diferenas em relao tradicional autarquia, a no ser uma maior autonomia
financeira e administrativa, alm de seus diretores serem eleitos para mandato por tempo determinado.
Essas entidades tm as seguintes finalidades bsicas: a) fiscalizar servios pblicos (ANEEL, ANTT, ANAC,
ANTAQ); b) fomentar e fiscalizar determinadas atividades privadas (ANCINE); c) regulamentar, controlar
e fiscalizar atividades econmicas (ANP); d) exercer atividades tpicas de estado (ANVS, ANVISA e ANS).

Agncias executivas
So pessoas jurdicas de direito pblico ou privado, ou at mesmo rgos pblicos, integrantes da
Administrao Pblica Direta ou Indireta, que podem celebrar contrato de gesto com objetivo de reduzir
custos, otimizar e aperfeioar a prestao de servios pblicos. Seu objetivo principal a execuo de
atividades administrativas. Nelas h uma autonomia financeira e administrativa ainda maior. So requisitos
para transformar uma autarquia ou fundao em uma agncia executiva: a) tenham planos estratgicos de
reestruturao e de desenvolvimento institucional em andamento; b) tenham celebrado contrato de gesto
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com o ministrio supervisor. Jos dos Santos Carvalho Filho cita como agncias executivas o INMETRO
(uma autarquia) e a ABIN (apesar de ter o termo "agncia" em seu nome, no uma autarquia, mas um
rgo pblico).






7. NOES DE ARQUIVOLOGIA.

Arquivstica: princpios e conceitos.

A arquivstica ou arquivologia um campo de conhecimento que estuda a informao arquivstica, isto , a
informao ligada a processos de trabalho. Ainda hoje h aqueles que confundem as funes e prticas de
bibliotecas, museus e arquivos, visto que essas trs instituies se ocupam da guarda, conservao e
processamento de documentos para uso futuro ou corrente.
No entanto, a natureza do documento e a finalidade de cada instituio diferem e caracterizam cada uma
delas distintamente. Essas trs entidades que se ocupam da guarda de documentos podem ser chamadas de
rgos de documentao.



Gesto de documentos


Podemos conceituar a gesto de documentos como uma operao arquivstica, "o processo de reduzir
seletivamente a propores manipulveis a massa de documentos, que caracterstica da civilizao
moderna, de forma a conservar permanentemente os que tm um valor cultural futuro, sem menosprezar a
integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa.


Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os
atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador
Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os
documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a
adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente.
Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos
documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo
arquivstico:


Criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;

Proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;

Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado


Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:

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Necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;

Motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de
cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus;

Razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma
sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos
feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade
principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios.


Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos.
Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia
de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um
crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da
histria.


Arquivos: Elementos e Definies

O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero
arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel
governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes
cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento
de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como
manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como, por
exemplo, os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos.

O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os
documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais
foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados
para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio).

Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece. Para que se
possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los conservados num todo como
documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao,
modificao ou destruio de parte deles.

Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini- los como,
os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo
preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista
dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por
um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir
Administrao; e sua funo a de tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua
guarda.

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O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins desta
lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.


Estgios de sua evoluo

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de documentos
em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil acesso.

Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que deixaram
de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-
los. No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses
arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio.

Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o
valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que
constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada.


Extenso de sua atuao

Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos
de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo
funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio,
centralizando as atividades de arquivo corrente.


Natureza dos documentos

Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por
esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os
documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que
apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.


Gnero (caracterstica)

Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos,
gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas),
microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM).


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Natureza do Assunto (caracterstica)

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja
divulgao no prejudica a administrao.So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser
de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao.
Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:


Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos.

1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas so originariamente sigilosos.

2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito
por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.

3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por
um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.

Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de
situao pessoal da parte.

Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.


A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que
est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.


Correspondncia

toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como
aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio.

Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a
correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos,
circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de
uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas.

A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de
interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de
servidores ou empregados de uma instituio.


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Tipo de Arquivamento

Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os
outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem
dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros
documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.



Diferenciao entre biblioteca e arquivo

As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo
pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto, os
arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra
entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca
visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta.

Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so
adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou
recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero colecionadores
como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a
inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais.

Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar
o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base
partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um
relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao
inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material
a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus
documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto.

O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema
de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada
pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre
no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu
valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas
origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O
princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o
emprego de diversos esquemas de classificao.

Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos
exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero
de cpias.

Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de
documentos.

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Centros de documentao ou informao

Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da
informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos de
toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar,
selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para
ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o
esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias
que foram testadas anteriormente.


Organizao e Administrao de Arquivos Correntes

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da
documentao recolhida
1
. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem
ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa
depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos
permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando
que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original.

Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser
descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso contrrio,
tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes.

Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam
s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e
concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos
so eficientemente administrados quando:

Uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso;

Quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s
atividades correntes; e


Quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades,
a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins.



Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa
ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de
custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de
vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que
devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente, ou ao
limbo de um depsito intermedirio.
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A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais
importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os
que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas
essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os documentos
importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser
identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de
rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao
uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos
ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas
vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados
num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa
de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps
perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao.


A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:

Levantamento de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Implantao e
acompanhamento.


Levantamento de Dados


O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,

organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser
complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos
documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado
de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos;
mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para
conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de
classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal
encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada,
condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios
de comunicao disponveis (telefones, fax).


Anlise dos dados coletados

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem
sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou
lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente
do arquivo.
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Planejamento

Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente)
possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em
conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir. Posio do
arquivo na estrutura da instituio

Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo

hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de
autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das
comunicaes administrativas.


Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo

A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e
permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.


Centralizao

No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de
todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de
documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado
Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar.

Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais
eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida
delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos
custos operacionais, economia de espao e equipamentos.


Descentralizao

A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.

Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento,
onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos
pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos
rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois
critrios:

Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm denominados
ncleos de arquivo ou arquivos setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos


Coordenao

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Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so
imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas,
orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos
setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas
de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou
reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos
setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao
poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.


Escolha de mtodos de arquivamento e classificao

O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira ordenada e
acessvel de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos
torna-se necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados.

Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do rgo.

Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunhoou
prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos concernentes organizao e
funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos documentos visa
a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade
administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da
auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao
importante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e
destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.

Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e
sistemas de arquivamento.


Sistemas de registro

O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, uma
constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva
o seu nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se
acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos.

Esses nmeros so a chave para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de
referncia para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos
so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro
mais aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em unidades de
arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so colocados juntos. Essas
unidades so registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se ndices para os nomes
das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das unidades de arquivamento.O sistema
de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentrio.

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Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem registros
ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o
seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-
lembrete, que veremos mais adiante.



Elementos de Classificao


H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a ao a que os
documentos se referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os produz; c) o assunto dos
documentos.

Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos.

Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais de atividades que se podem
caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de qualquer espcie de
atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou atos: polticos ou normativos
e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo
gnero.

Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de arquivamento
2
. Por exemplo, o item
Patrimnio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem alfabtica; o item
Correspondncia, em ordem cronolgica etc.


Princpios de classificao

S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos que se
originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a materiais
de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser classificados em relao
organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que os acumulam executem atividades
relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos pblicos devem ser classificados em relao
funo, pois resultam de uma funo, so usados em relao funo e devem, portanto, ser classificados de
acordo com esta (vide Resoluo n 14
3
do CONARQ que trata da Classificao, Temporalidade e
destinao de documentos de arquivos relativos s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser
muito extensa no foi reproduzida aqui)
4
.


Escolha das Instalaes e equipamentos

Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do trabalho
arquivstico.

Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as pastas, as
tiras de insero e outros.

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Notao a inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. Tambm poder
ser aberta ou fechada. Ser aberta quando indicar somente o incio da seo e fechada quando indica o
princpio e o fim. Vide figuras abaixo.

A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade da
guia, a um tero, um quarto ou um quinto.

Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.

Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais
tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.

Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em
ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.

Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo
fim.


Constituio de arquivos intermedirios

Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral,
existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de sua
descentralizao fsica.


Implantao e acompanhamento

O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os
procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas, terminologia,
informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento das rotinas
etc.
















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Gesto de documentos

A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas
duplicaes e emisso de vias desnecessrias.

A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento,
classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao (emprstimos e consultas).

A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados
nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de
arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de
informao para a instituio e para terceiros.

Protocolo

Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:
Pass
o
Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Separar a correspondncia oficial da particular
3 Distribuir a correspondncia particular
4 Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter
sigiloso
5 Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa
6 Abrir a correspondncia ostensiva
7 Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a
existncia de antecedentes
8 Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no
estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde
se encontram e os solicitar para ser feita a juntada
9 Interpretar e classificar a correspondncia
10 Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento
11 Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo
de assunto, se for o caso
12 Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo
13 Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao





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Registro e movimentao


Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas
atribuies podem ser assim descritas:

Passos

Atividades
1 Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de
protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do
documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio
2 Anexar a segunda via da ficha
5
ao documento, encaminhando-o ao seu
destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes

Passos

Atividades
pertinentes nas respectivas fichas
3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de
procedncia e assunto, rearquivando-as em seguida
4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica
5 Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos,
anotar nas respectivas fichas (numricas) o novo destino
6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com
despacho de autoridade competente

Expedio

Geralmente so adotadas as seguintes atividades:

Passos

Atividades
1 Receber a correspondncia
2 Verificar se no faltam folhas ou anexos
3 Numerar e completar a data, no original e nas cpias
4 Separar o original da cpias
5 Expedir o original com os anexos
6 Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem, ao arquivo











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Organizao e Arquivamento

Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico , pgina 8; e quanto ao arquivamento
passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases includas na
operao de arquivamento propriamente dito.

Mtodos de Arquivamento

O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela
estrutura da entidade.

Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os
documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os
sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode apresentar
resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento deve-se, com mais
freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um mtodo de arquivamento deve-
se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexvel e deve admitir
expanses.

Bsicos Alfabtico

Geogrfico
Numricos Simples
Cronolgico

Digito-
terminal





Ideogrficos

Alfabticos
Enciclopdico
Dicionrio



Numricos
Duplex
Decimal
Unitermo ou
Indexao
coordenada



Padronizados
Variadex

Automtico
Soudex
Mneumnico
Rneo




ndice
Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um


Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice
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ou um cdigo.

O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de
mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)

Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so
dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao.

As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples
abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.

Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos
muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos
nomes.

Regras de Alfabetao
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima
Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira,
Maria Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia
Praia
Vermelha
Arquivam-se: Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor;
Praia
Vermelha, Slvia

Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita
Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus.

As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.


Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira
Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto

Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm
regra n 9)
Exemplo: Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque.
Arquivam-se: Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo.

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so
55
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considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo: Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho.
Arquivam-se: Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia
Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de
descrio.

Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre
parnteses.
Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila.
Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia.

Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis
e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy
Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav


As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las
como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo: Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont
Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles

Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de
famlia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y
Molinero, Antonio de los Rios
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello,
Francisco de; Rios, Antonio de los

Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.
Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang
Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang

Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como e
apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os
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constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o
nome.
Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress
Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress (The)
Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos,
romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.

Exemplo: III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil
Urbana, 1 Congresso de Odontologia
Arquivam-se: Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana
(Oitavo); Congresso de Odontologia (1)

As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor, seo,
gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e no da unidade.
Exemplo: Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da TELERJ
Arquivam-se: TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia Financeira

Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.
Exemplo: 3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4
Arquivam-se: Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3
(Trs) M do Brasil

Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe
sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de ordenao
podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma aps a
outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras.
Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a

procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:

Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)

Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs
do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a
capital que, logicamente, no seguir a ordem alfabtica.
Exemplo:
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
Arquivam-se:
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Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
So Paulo Campinas Pedro Luiz

Nome da cidade, estado e correspondente

Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para
as capitais.
Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
So Mateus ES Maria Augusta
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Mateus ES Maria Augusta

necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o
mesmo nome em diferentes estados.

Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguido
da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica, aps as respectivas
capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil manuseio. Sua desvantagem a
de exigir duas classificaes.


Mtodo numrico simples

O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico. Nesse
mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com a
ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um registro para controle da numerao utilizada nas
pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais tero a sua
documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte correspondentes cada
uma.

Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente as
pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais recebero o nmero
da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de miscelnea),
arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a notao das pastas
miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 etc.

Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla
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aplicao nos arquivos especiais e especializados.


Mtodo numrico cronolgico

Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase todas as
reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o documento colocado em
uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de processo. Nesse mtodo, tambm possvel
o reaproveitamento de numerao, desde que seja da mesma data. o nico mtodo de arquivamento que
dispensa o uso de pastas miscelnea. As vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor
possibilidade de erros, por ser mais fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato
de ser um mtodo indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.


Mtodo Dgito-terminal

Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande
volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so
numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os
nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando
pares.
Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para
fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de arquivamento e
rapidez na localizao e arquivamento.


Mtodos por assunto (ideogrficos)

Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou
indexao coordenada.


Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico

Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia



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Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio

Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia
poltica Pesquisas de
economia


Mtodo ideogrfico numrico
duplex

Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico
remissivo. So portanto mtodos indiretos.
Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o
particular.
Exemplo:
0 Administrao Geral
1 Pesquisas
1-1 Psicologia
1-1-2 Aplicada ao trabalho
Aplicada educao
1-2 Cincia poltica
1-3 Administrao
1-4 Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura
ilimitada de classes.


Mtodo ideogrfico numrico
decimal

Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o
conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente
gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe
subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte
inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs
ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a
seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao
decimal pode ser encontrado na resoluo n 14 do CONARQ.

Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no
ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio.

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Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)

Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste em se
atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente (nmero de
registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar o
documento quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so identificadas as
palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa. Tais elementos devem
ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:


Assemblia Extraordinria
N 0012
Palavras-Chave / descritores
Greve
Resumo: Assemblia extraordinria
para deliberar sobre a continuidade da greve


Mtodos padronizados

Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.
Mtodos padronizados automtico
Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do

alfabeto.

Mtodos padronizados soundex

Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex, segundo
o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela seqncia
estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As unidades de
arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem levar em conta se a
grafia ou no a mesma.


Mtodos padronizados rneo e mnemnico

No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.


Mtodos padronizados variadex

Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como

elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos. Nesse
mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do
nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero existir pastas nas cinco
cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de arquivamento muito comuns no
mtodo alfabtico.

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Mtodo alfanumrico

Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela constituda
de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes
fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af =1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.


Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e guarda
dos documentos.



Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao
arquivamento.

Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribuda, a
existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias cruzadas.

Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de
um
processo interpretativo.

Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado.


Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua
finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.

Guarda dos documentos
o arquivamento propriamente dito.

Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os

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receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s
autoridades superiores, na mesma linha hierrquica.

Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa
faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser utilizada a
guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve conter os seguintes
dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, ndice da pasta, assinatura de
quem retirou e do arquivista responsvel pelo emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua follow-
up para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. Para informaes
adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.


Anlise, avaliao, seleo e eliminao

O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas
atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar dos
mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm disso, os
documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita.

O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento
temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de seu
volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata.

A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela
exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para um futuro
uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia permanente, o valor para
pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s proposta
quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique a despesa. E, lgico, faz-se mister
um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. Para maiores informaes vide art.
1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68.

Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-somente identificao de
corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou
dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou
lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem
descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela
decorre da possibilidade de os documentos nela includos serem removidos e eliminados no fim dos
perodos de reteno recomendados. A remoo ordenada e o descarte de grande quantidade de papis
inteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de
administrao.

Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros
de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados . Um documento feito
com esse objetivo chama-se tabela de descarte.

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Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e
indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um arquivo de
custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de
destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de destinao so atos normativos.

Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao
correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos documentais, datas
abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do instrumento de destinao
que autoriza a destruio.

Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a
sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de tal modo
que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao uso corrente. A
triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de
arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto
de vista econmico, a menos que uma boa parte dos documentos que esto sendo examinados possa ser
separada para descarte. A classificao, portanto, tem estreita ligao com as prticas de destinao.

Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em
atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte. Contudo, se
os documentos forem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral, ser eliminados
segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria funo. As decises para se
destruir documentos devem ser finais e irrevogveis.

Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente
ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma
opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminao
normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por qualquer outro meio:
fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer pelo aumento do ndice de
poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, no deve ser adotada. Quando se
faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma clusula proibindo a sua revenda como
documento. A macerao ou qualquer outro tratamento sempre aconselhvel quando se tratar de
documentos confidenciais.


Valor dos documentos


Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de
importncia vital para a organizao.

Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente.
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Temporrios >quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do
documento.


Distino entre valores primrios e secundrios


Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a
prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e
utilizadores privados.


Distino entre valores probatrios e informativos


Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os analisarmos
em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo
governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos origem, ao
desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou demonstrativos, que
contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a informao que contm sobre pessoas,
entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado.

Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes
sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao que
contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo geral, a
pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores no se excluem
mutuamente.


Valores probatrios


Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de
como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o
mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante uma seleo
criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente
pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo. Para efeito probatrio deve-se
procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?, como era conduzido, por quem e com
que resultados?.

As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da
documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no importa
quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir trabalhos que
sirvam como substitutivos dos documentos originais.

Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova da
organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os
criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.
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Valores Informativos


Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos
assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias
reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia valiosa,
menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pessoas
determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e propriedades que deram origem a
competente ao.

Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em
considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O
interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores
informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.



Unicidade

Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a
unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao, significa
que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em outras fontes
documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente nica se no pode ser
encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a nica boa fonte de informao
sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.

O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos
documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que todos
os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na Frana, 1830; e na
Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo
Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes
criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.


Forma

Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta:

a) a forma da informao nos documentos, e

b) a forma dos documentos.


A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que:

a) uns poucos fatos so apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos
(informao extensa);

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b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos (informao intensa); ou

c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas coisas e fenmenos (informao
diversa).


Em geral, os documentos que representam concentrao de informao so os que mais se prestam
preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de espao para a guarda de
documentos.

O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio fsica dos
documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser preservados num
arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios criadores, us-los sem
dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos ou eletrnicos.


Importncia

O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha
informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam,
as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar
certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importncia relaciona-se a
fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e
forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so passveis de ser avaliados na base
de fatos que no deixam dvidas.


Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica

Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre pessoas, dois critrios so
possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais como
formulrios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa, intensa ou
diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos ou pastas que
sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos
investigados.

Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos
sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica.


Documentos relativos a coisas

No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da
informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas. Entre as
coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.

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Documentos relativos a fenmenos

O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so antigos,
interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou estudiosos de
administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente apreciar os
documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos arquivistas tende a preservar
todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos
importantes.

Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o princpio
da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so selecionados para
preservao, porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um
acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm dados considerados prprios para um
estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio do
princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento
do mtodo que o arquivista, em geral, no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de
correlao de dados, cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-
ndices so tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.



Concluses


A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor.
Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se referem os
documentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tempo em que aquilata
os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentao do
rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve
levar em considerao a documentao total em conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve
determinar se aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma
que o torne til como uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do
impondervel.



Microfilmagem


Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b)
garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada nos
seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operao; o
processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo contra o da preservao
dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter caractersticas fsicas
que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matria.

O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens
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fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos
foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas.

Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda temporria,
com vistas ao aproveitamento de espao.

As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha;


Filme (rolo)

a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme
original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para consulta.
Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos so chamados de fotogramas.


Jaqueta


A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois
filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo formato
passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o
arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser constantemente
atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como esse processo mais
trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa encontra-se nesse suporte.


Microfichas


Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM Computer
Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita spool, sem passar
pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios contnuos. Sua capacidade de
armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas em arquivos que sejam bastante
utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser
simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.


Tecnologia da Informao


Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que
merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que
assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos
materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes;
obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios leitura das informaes
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armazenadas; falta de padronizao na fabricao de equipamentos e suportes.


Transferncia e recolhimento


Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da
Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de uso e no
do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o
recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a
localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo
intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente.

As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a
trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam
regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos perodos de tempo;
b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos extintos ou de determinadas
atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acmulos de documentos regulares
ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de administrao de documentos ou
arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas de custo reduzido, contribuindo para a
economia do sistema, que sua finalidade primordial. A maior desvantagem de um plano de depsito tipo
limbo, reside no incentivo que d s instituies para protelar o exame de seus documentos. Esses centros
no devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam
decidir de imediato.

Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se
mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos
mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito teis na avaliao, as
descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para a informao que pode ser
prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que os documentos transferidos a um
depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes.

Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um
arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes
repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem ser
documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro, os corpos dos
documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas, acompanhadas dos
ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possvel, destitudos de peas
sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo, um arquivo de custdia no deve recolher
documentos a cujo uso se imponham restries consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico.


Tipos de transferncia


At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas idades
dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a outro estgio,
no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da
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idade intermediria e com ela a noo de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis
que no esto mais em uso corrente. Os arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida
por administradores e arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento
transitrio, isto , em assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados
pela administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos
estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela
eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.

H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa em
intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser
transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos, em intervalos
determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo
determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e mximo.

Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos
diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a
transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em duas etapas tambm
conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do ciclo os documentos so
transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante determinado perodo e,
posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo para o arquivo permanente.

normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos documentos.



Arquivos permanentes


Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma grande massa
de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatrio e
informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos documentos em particular, mas
devido ao seu significado no conjunto da documentao de um determinado assunto ou atividade, ou, em
termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo
estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um
duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para serem usados.

Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais
documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade.
Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas
para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O
princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como
contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).

A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de
custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade
pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos da
custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram e
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continuam a ser propriedade do Estado.

Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no que
diz respeito ao seguinte:

Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade
que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.

Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so
comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao para
fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundrios de outras
reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom
cumprimento de seus deveres.

Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa
regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem a
devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).

Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por diversas
circunstncias, devido sua utilizao.

Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser
distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties
de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos corrente e
intermedirio.


Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:

arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;

descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao;

conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda,
visando a impedir sua destruio;

referncia poltica de acesso e uso dos documentos.



Atividades de arranjo


Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das
sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo uma das
funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada.
As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais e fsicas. As intelectuais consistem na
anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo. As atividades fsicas se referem
colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc.
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H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Quanto
aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da
palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se apenas critrios racionais de
disposio dos documentos em estantes e armrios.




Princpios de arranjo de arquivos


O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica
repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo
de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas subdivises
administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para uso no-corrente,
em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios bsicos da arquivstica e no
segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de arquivamento.


Evoluo dos princpios de arranjo


O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com
esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da Instruo
Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de
documentos dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos Archives Nationales, pela lei
de 26 de outubro de 1796.

O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular
emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de
1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et l classement des archives
dpartmentales et communales, estabeleceu um esquema lgico para o agrupamento de documentos dos
dpartments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios
gerais estabelecidos para a execuo desse esquema foram os seguintes:

Os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios
de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou
uma famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio;

Os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria
atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos;

As unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem
cronolgica, geogrfica ou alfabtica.


A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos os
documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser agrupados,
constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e aps, em ordem
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cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem
ser determinadas pelo contedo dos mesmos.

Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as peas
devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais
documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel o arranjo geogrfico,
visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos
relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico pelos nomes dos indivduos facilita as buscas.

O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos
seguintes termos:

Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira
adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao
apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que qualquer outro
sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio determinar a origem. Num
grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da
reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio
de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes
outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na
natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.

O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de classificao
de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema baseado em princpio
aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza
das instituies pblicas que os acumulam.

O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que os
documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e no
de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana ) e, em segundo lugar, que o
arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser preservado no arquivo de custdia
permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos
pblicos administrativos chamado princpio da provenincia.

O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como
um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos
transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os
documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na ordem dada pelo servio de
registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos.

Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua a
ordem original do registro para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lgico
de cabealhos de assuntos. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada arbitrariamente, no
resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do corpo administrativo de cujo
funcionamento o registro produto.

A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se
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mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes:

O princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos
pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se
acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, atravs da
funo e da organizao administrativa, assim os documentos so mais inteligveis quando
conservados juntos, sob a identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram acumulados
e na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo;

o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais
somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os
documentos so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema
subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentria, pode-se
tornar obscuro ou at se perder;

O princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e utilizao dos
documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las arbitrariamente por novas
consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de
assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o acabamento de qualquer tarefa desse
gnero.


Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos


Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa ter
sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus
documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a
relao desses para com a funo ou campo de assunto.

Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo
devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou
acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas as
necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em ordem,
conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Dar novo
arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em ordem ou parcialmente
ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um plano de arranjo arbitrrio aos poucos
documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a qualquer objetivo concebvel.

Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes
receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primrios. O
arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos
arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser preservados no
arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas.

Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem
referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na ordem que
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melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de documentos
modernos preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares ou sobre matria
social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista
facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na
repartio.

A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias,
obedecendo a dois critrios:

Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos;

Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo,
reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.


Atividades de descrio e publicao


O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que
consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usurios nas
diversas modalidades de abordagem a um acervo documental.

Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as
caractersticas dos documentos.

Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo que
os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dando-se informao
sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so arquivados ou classificados.

O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o
nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou; o segundo elemento o tipo
fsico a que pertencem os documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e outros; o terceiro
elemento o ttulo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura fsica da unidade partes de
um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos de documentos ou caixas.


Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa


Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade de
definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros no
dispem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo selecionou e
definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio.


Guia


Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram
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o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar
sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar sobre o histrico, a natureza,
a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.


Inventrio sumrio


Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so
identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizao deve
refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, por exemplo.

Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas unidades
de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento
preliminar de busca para cada fundo.

O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes
elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica sobre a
instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o modo de consulta do
inventrio.

O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado
tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter oficial quanto para os
de arquivos privados.


Inventrio analtico


Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas
divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio um
conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de seu
contedo.


Catlogo


Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou
geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria
ou pormenorizada. Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto , ou que
tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a
lugares especficos existentes num ou mais fundos.


Repertrio


o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente
selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou
geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou no a incluso de
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determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos especficos, quando h inteno de ressaltar
documentos individuais relevantes. A disposio das entradas e demais informaes se assemelha do
catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.


ndice instrumento de pesquisa auxiliar


uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de
documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.




Tabela de equivalncia ou concordncia


um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que
tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo.


ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica


Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser usada
em conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao.

O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos
de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem comear na
ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida.

As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais
como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos j
existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por exemplo, o
princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma conseqncia prtica do
princpio do respeito aos fundos.

Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e
em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as partes
constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente significativa quando vista
no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no nvel do fundo, no nvel da srie,
no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do item. Nveis intermedirios, tais como sees
ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a
complexidade da estrutura administrativa e / ou funes da entidade que gerou os documentos e a sua
organizao.

No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de um fundo
compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas
da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo a uma diviso geogrfica,
cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma
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estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas subdivises subordinadas quantas forem necessrias,
de modo a refletir os nveis da estrutura hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.


Descrio multinvel


Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio,
utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas podem
ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as
descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram
elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio denominada descrio
multinvel.



REGRAS PARA DESCRIO MULTINVEL


DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR
Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes.
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e
subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries resultantes
numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo) para o mais
particular.


INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO

Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio.

Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo,
no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for um fundo; no
fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrio for
uma diviso ou uma seo.


RELAO ENTRE DESCRIES

Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia.

Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio, e
identifique o nvel de descrio.



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NO REPETIO DE INFORMAO

Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas.

Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No
repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior.

Elementos de descrio



Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de
contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e rea de
controle da descrio.

ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas
e famlias


Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de registros
de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famlias,
permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas instituies, como tambm o prprio
rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famlias em fundos diversos de variados
arquivos.



Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)


Catlogo de autoridade (authority file) - conjunto organizado de registros de autoridade.

Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes
prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso.

Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de autoridade ou em um arquivo
de autoridade.

Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituio
arquivstica responsvel.

Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio
possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.

Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros
elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode remeter
a outras entradas de autoridade



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ATIVIDADES DE CONSERVAO


A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local de
sua guarda.

H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas ( Bureau of Standards) que afetam
a preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos de deteriorao. Os
agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos so inerentes prpria
natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-
se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos dos agentes externos e empregando mtodos
que preservem os materiais perecveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma.

A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais
agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases cidos da
atmosfera e particularmente o dixido sulfrico (H
2
SO
5
). A poluio cida do ar, bem como outros fatores
externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente podem ser tratados pelo uso de
aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada poluio atmosfrica, os prdios
destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de temperatura,
de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera
favorvel conservao dos documentos denomina-se climatizao.

As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano secundrio, em face
do importante problema da preservao dos documentos.

A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a
mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental.

A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s acelera o desaparecimento
das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com parcimnia.

O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.

A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O
ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%.

A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor constante destri as
fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a
fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No sendo vivel tal prtica, deve-
se empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no fundo das gavetas ou estantes para
combater a umidade.

A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis. As emanaes
deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel.

Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou casena, mas a umidade a
principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies ideais para se
desenvolverem.

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So as seguintes as principais operaes de conservao:

a) desinfestao;
b) limpeza;
c) alisamento;
d) restaurao ou reparo.


Desinfestao


O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser
empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ao.
Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente destrudos.

Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de Indgrid
Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e compostos
oxidantes danosos.



Limpeza


a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um
pano macio, uma escova ou um aspirador de p.


Alisamento


Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com
forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em seguida,
so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado de
fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.


Restaurao

Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por qualquer
mtodo.

A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os
mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural
e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e
sem que aumente o volume e o peso.


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Banho de gelatina


Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia,
no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural, tornam-se suscetveis ao
ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor.



Tecido


Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido.
A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de
insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e
a flexibilidade. Silking

Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao
uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a
flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. ,
no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.


Laminao


Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de
acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere
ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao
de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo.

O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e
a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do
mtodo ideal.


Laminao manual


Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada,
embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual, tambm
chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para
instalar equipamentos mecanizados.


Encapsulao


Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento
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colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre
o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas.

A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.


Atividades de referncia

Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos
documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relao ao
que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou restrio de acesso, aps
analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem como os direitos de terceiros, ou
determinao de autoridade superior.

Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos,
indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala
de consulta.





Tabela de Temporalidade

Como cedio todos os arquivos possuem um ciclo vital, composto pelas fases corrente, intermediria e
permanente. Mas como saber quando um arquivo cumpriu uma fase de seu ciclo de vida e passou para outra
fase? A resposta encontra-se na Tabela de Temporalidade, que o instrumento que define os PRAZOS DE
GUARDA e DESTINAO FINAL dos documentos.

A Tabela de Temporalidade criada pela comisso de avaliao de documentos formada por funcionrios que
conheam bem a organizao, devendo ser aprovada pela autoridade competente da instituio.
O Prazo de Guarda dos Documentos um termo tcnico da arquivologia que trata do tempo que cada
arquivo dever permanecer nas fases correntes e intermedirias.

As fases do ciclo de vida de um documento so definas a partir do seu valor documental e de sua frequncia
de uso, que esto expressas na Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD.

Muito importante!!! Segundo o glossrio de termos arquivsticos, a Tabela de Temporalidade definida como
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferncia,
recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos.

Concluindo, podemos definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de
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avaliao do valor dos documentos para a organizao e que determina o seu prazo de guarda nas fases
corrente e intermediria, bem como sua destinao final, conforme exemplo da tabela de temporalidade
abaixo:



Exemplo da tabela extrada do texto "Classificao, Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica" (Conarq 2011).





Legislao




DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997

Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria dos documentos
pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio, e tenso em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRETA:
CAPTULO I
DAS DISPOSIES GERAIS

Art. 1 Este decreto regula a classificao, reproduo e o acesso aos documentos pblicos de natureza
sigilosa, apresentados em qualquer suporte, que digam respeito segurana da sociedade e do Estado e
intimidade do indivduo.

Art. 2 Para os fins deste Decreto, considera-se:

I - acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo;
II - classificao: atribuio de grau de sigilo a documentos;
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III - credencial de segurana: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma pessoa a
ter acesso a documento sigiloso;
IV - custdia: responsabilidade pela guarda de documentos;
V - desclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos documentos sigilosos
os torna ostensivos e acessveis consulta pblica;
VI - documento ostensivo: documento cujo acesso irrestrito;
VII - documento sigiloso: documento que contm assunto classificado como sigiloso, e que, portanto requer
medidas especiais de acesso;
VIII - grau de sigilo: gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a natureza
de seu contedo e
tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de conhec-lo.
IX - reclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos documentos altera a
sua classificao.


CAPTULO II
DO ACESSO

Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste Decreto
e no art. 22 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto, recolhido a
instituio arquivstica pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta pblica, no poder
sofrer restrio de acesso.

Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos, devero
constituir Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo ser criadas
subcomisses.

Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos sigilosos sob
custdia, submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo regulamentar,
efetuar, se for o caso, sua desclassificao.

Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou da
instituio, tipo, nmero e data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto, dever ser
encaminhada, semestralmente, pelas comisses permanentes de acesso, para publicao em Dirio Oficial
da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios, conforme o caso.

Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso devero
liberar os documentos referidos nesse dispositivo.

Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais, desde que
previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de natureza
sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos objetivos da pesquisa.

Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive privadas,
custodiados para fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial, somente poder ser
autorizado pelo agente do respectivo rgo ou instituio de origem.
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Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases estrangeiros,
atender s normas e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos.

Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito.

Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica
custodiadora, documentos e informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados
pblicos.

Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos arquivos
ou em bancos de dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do requerimento no protocolo.


CAPTULO III

DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO
Art. 15. Os documentos pblicos, sigilosos classificam-se em quatro categorias:
I - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurana e cujo teor s
deva ser do conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu estudo e manuseio;
II - secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam ser do
conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou manuseio, sejam
autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade funcional;
III - confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgao possam ser prejudiciais ao interesse do Pas;
IV - reservados: aqueles que no devam, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral.

Art. 16. So documentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles referentes soberania e
integridade territorial nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas, cuja divulgao ponha
em risco a segurana da sociedade e do Estado.

Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria ultra-secreto somente poder ser feita pelos
chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais.

Art. 17. So documentos passveis de classificao como secretos aqueles referentes a planos ou detalhes de
operaes militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e aos assuntos diplomticos que
requeiram rigorosas medidas de segurana cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do
Estado.

Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria secreta somente poder ser feita pelas
autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de Estado,
ou, ainda, por quem haja recebido delegao.

Art. 18. So documentos passveis de classificao como confidenciais aqueles em que o sigilo deva ser
mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa vir a frustrar seus objetivos ou
ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado.

Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria confidencial somente poder ser feita pelas
autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos rgos da
Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios, ou, ainda, por quem haja
recebido delegao para esse fim.

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Art. 19. So documentos passveis de classificao como reservados aqueles cuja divulgao, quando ainda
em trmite, comprometa as operaes ou objetivos neles previstos.

Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria reservada somente poder ser feita pelas
autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes pblicos formalmente
encarregados da execuo de projetos, planos e programas.

Art. 20. Os prazos de classificao dos documentos a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de
sua produo, e so os seguintes:

I - ultra-secretos, mximo de trinta anos;
II - secretos, mximo de vinte anos;
III - confidenciais, mximo de dez anos;
IV - reservados, mximo de cinco anos.

Art. 21. Os documentos sigilosos, de valor probatrio, informativo e histrico, de guarda permanente, de
acordo com o art. 25, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 no podem ser destrudos.

Art. 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, ou a autoridade mais elevada,
findo o motivo de sua classificao ou alterao de sua natureza, e considerando o interesse para a pesquisa
e para a administrao, alter-la ou cancel-la, tornando-os ostensivos.

Art. 23. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, considerando o interesse de
segurana da sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual perodo.

Pargrafo nico. Poder a autoridade superior que classificou o documento alterar o grau de sigilo dos
documentos em trmite.

Art. 24. Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de segurana.

Art. 25. Os procedimentos relativos emisso de credencial de segurana sero objeto de disposies
internas de cada rgo ou instituio de carter pblico.

Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar, devidamente
conferidos, a seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.

Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser
encaminhados instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo permanente
do rgo, para fins de organizao, preservao e acesso.


CAPTULO IV DA
INTIMIDADE
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a intimidade,
a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham
tramitado em segredo de justia.

Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os documentos a que se
refere o art. 28 deste Decreto.

Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9, poder ser
autorizado o acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.
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CAPTULO V

DA REPRODUO

Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada pelo
usurio, reproduo total ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as estabelecidas pelas
Comisses Permanentes de Acesso.

1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso Permanente
de Acesso respectiva.
2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a imagem de
terceiros podero ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8 deste Decreto.

Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu estado de
conservao, desde que necessrias para fazer prova em juzo.


CAPTULO VI
DAS DISPOSIES FINAIS

Art. 32. Os agentes pblicos responsveis pela custdia de documentos sigilosos esto sujeitos s regras
referentes ao sigilo profissional ou a seu cdigo especfico de tica.

Art. 33. Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos tero um
prazo mximo de sessenta dias para constituir e instalar sua Comisso Permanente de Acesso, a partir da
data de publicao deste Decreto.

Art. 34. Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.

Art. 35. Ficam revogados os Decretos ns 79.099, de 06 de janeiro de 1977, e 99.347, de 26 de junho de 1990.

Braslia, 24 de janeiro de 1997; 176 da Independncia e 109 da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Nelson A. Jobim
(Dirio Oficial da Unio, de 27 de janeiro de 1997)






Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte
lei:

CAPTULO I
Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos,

como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de
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prova e informao.

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza
dos documentos.

Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob
pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do
Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei.

Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da
violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.


CAPTULO II


Dos Arquivos Pblicos

Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas
atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia
de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.

1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter
pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de suas atividades.

2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de sua
documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.

1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam
de consultas freqentes.

2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.

3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo
que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada
mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.

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Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

CAPTULO III


Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas
fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e desenvolvimento
cientfico nacional.

Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados
com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e
social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados a
ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do
Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.


CAPTULO IV


Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas

Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do
Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da Marinha, do
Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.

2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do
Poder Judicirio.

3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judicirio.

4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
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acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.

Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades
regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados em juzo e
oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, observado o
disposto na Constituio Federal e nesta lei.



CAPTULO V

Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos

Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.

Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos.

1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como
aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas so originariamente sigilosos.

2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um
prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por
uma nica vez, por igual perodo.

3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo
mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.

Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao
pessoal da parte.

Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por qualquer
forma, restringir o disposto neste artigo.


Disposies Finais

Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
92
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pblico e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que
definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado
por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.

2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho


Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
CAPTULO I

DA NATUREZA E DA FINALIDADE

Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo Nacional,
criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de
Arquivos, e regulamentado pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, tem por finalidade:

I - definir a poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e;

II - exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de
arquivo.

CAPTULO II


DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto,

preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas;

III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao
aperfeioamento e implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e
acesso aos arquivos pblicos;
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V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes executiva, legislativa
e judiciria;

VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da
poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;

VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da
Unio, nos Estados, no Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica,
a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da Lei n 8.159, de
1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073, de 2002;

X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas
instituies integrantes do SINAR;

XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica Nacional de arquivos
pblicos e privados;

XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver
atividades censitrias referentes a arquivos;

XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e
encadear aes; e

XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de
educao, cultura, cincia e tecnologia, informao e informtica.


CAPTULO III


DA COMPOSIO E DO MANDATO

Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas; e
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94

X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.

1 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no
Arquivo Nacional.

2 Cada conselheiro ter um suplente.

3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal.

4 Os membros referidos no inciso IV sero designados um pelo Presidente da Cmara dos Deputados e
outro pelo Presidente do Senado Federal.

5 Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente da Repblica,
observado o disposto no art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da
Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades
representadas.

6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.

7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de comparecer reunio do Plenrio do CONARQ
providenciar o comparecimento do suplente.

8 A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reunies no perodo de um ano ser
comunicada autoridade responsvel pela designao do conselheiro, para as providncias que entender
cabveis.

Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza relevante e no sujeito a remunerao.


CAPTULO IV


DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica

Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras Setoriais e as
Comisses Especiais.

Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.

Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo
Nacional, por deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a
convenincia de adoo dessa medida.

Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.

Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e no
sujeito a remunerao.

Seo II Do
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95

Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3 deste

Regimento.

Art. 10. Ao Plenrio compete:

I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento;
II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados;
III - baixar normas necessrias regulamentao e implementao da Poltica Nacional de Arquivos e do
SINAR;

IV - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras tcnicas, cmaras setoriais,
comisses especiais, conselheiros e representantes da sociedade civil; e

V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem como definir as
competncias e estabelecer o prazo de durao destas.

Seo III

Das Cmaras Tcnicas

Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando elaborar
estudos e normas necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e ao
funcionamento do SINAR.

1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente
do CONARQ, ad referendum do Plenrio.

2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para o trato
de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.

3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um
ano, ser desligado.

4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da respectiva Cmara, por maioria
simples dos votos de seus integrantes.

Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes.

Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.

Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus
membros.


Seo IV

Das Cmaras Setoriais
96
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Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visando identificar,
discutir e propor solues para questes temticas que se repercutirem na estrutura e organizao de
segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.

1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo Presidente
do CONARQ, ad referendum do Plenrio.

2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o trato
de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.

3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo de um
ano, ser desligado.

4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respectiva cmara, por maioria
simples dos votos de seus integrantes.

Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes.

Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator.

Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos pareceres.

Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos de seus
membros.



Seo V

Das Comisses Especiais

Art. 21. O Plenrio do CONARQ constituir comisses especiais, de carter temporrio, para exame de
assuntos especficos.

1 Em caso de urgncia, o Presidente do CONARQ poder criar comisses especiais, ad referendum do
Plenrio.

2 As comisses especiais sero integradas por especialistas,conselheiros ou no, designados pelo
Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio, sendo o exerccio das atividades por eles
desenvolvidas considerado relevante e no sujeito a remunerao.

3 O presidente de comisso especial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para o
trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.

4 O membro de comisso especial que faltar maioria das reunies realizadas pela Comisso no ter seu
nome includo nos crditos dos documentos por ela elaborados.

5 As comisses sero presididas por um de seus membros, eleito por maioria simples dos votos de seus
membros.

Art. 22. O presidente de comisso especial designar o relator da matria a ela submetida, para elaborao
97
97

de documento conclusivo a ser apresentado ao Plenrio do CONARQ.

Pargrafo nico. O parecer da comisso ser aprovado por votao da maioria simples dos votos de seus
membros.

CAPTULO V


DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seo I
Do Presidente
Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do Conselho
e, especificamente:

I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
II - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes de
deliberao;

IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na ordem dos trabalhos ou
suspendendo-os sempre que necessrio;
V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do Plenrio; VI -
indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias;
VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres necessrios
consecuo das finalidades do CONARQ;

VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio;

IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao seu cumprimento;
X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de motivos e informaes
sobre matria da competncia do CONARQ;

XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio;
XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e
XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento propostas
pelo Plenrio.

Seo II



Art. 24. Aos conselheiros incumbe:
I - comparecer s reunies;
II - apreciar e votar a ata de reunio;

III - debater e votar a matria em discusso;
Dos Conselheiros
98
98


IV - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao Presidente do CONARQ; e

V - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atribudas.


CAPTULO VI


DAS REUNIES DO CONARQ

Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada quatro meses e,
extraordinariamente, por convocao de seu Presidente ou a requerimento de, no mnimo, dois teros de
seus conselheiros.

Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez
conselheiros.

Art. 26. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-se-o por convocao dos
respectivos presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma estabelecido por seus membros.

Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais somente se reuniro para
deliberao presentes a maioria de seus membros.

Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de comisses especiais ser
lavrada ata que, aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ.

Art. 28. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada aos conselheiros com
antecedncia de, no mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao necessria a estudos para
deliberao.

Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes:
I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior;
II - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia;
III - deliberao de matria; e
IV - votao de matria.

CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirimidos pelo Plenrio

do CONARQ.

Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002








99
99



DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.
Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos
pblicos e privados.



Captulo I


DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 1
o
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado
pelo art. 26 da Lei n
o
8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos
de arquivo.

Art. 2
o
Compete ao CONARQ:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto,
preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao
sistmica das atividades arquivsticas;

III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao aperfeioamento e
implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

III - propor ao Ministro de Estado da J ustia normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da
poltica nacional de arquivos pblicos e privados; (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos
arquivos pblicos;
10
01

V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria;

VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica
nacional de arquivos pblicos e privados;

VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e J udicirio da Unio, dos
Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei n
o
8.159, de 1991;

X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, a
declarao de interesse pblico e social de arquivos privados;

X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Ministro de Estado da J ustia, a declarao de interesse
pblico e social de arquivos privados; (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies
integrantes do SINAR;

XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos
pblicos e privados;

XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver
atividades censitrias referentes a arquivos;

XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou
complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes;

XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao,
cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.

Art. 3
o
So membros conselheiros do CONARQ:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder J udicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino, pesquisa,
preservao ou acesso a fontes documentais.

1
o
Cada Conselheiro ter um suplente.

2
o
Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente do
Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.

3
o
Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a partir de
listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e
entidades representados.
10
11

3
o
Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da Repblica, a
partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da J ustia, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e
entidades representados. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

4
o
O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.

5
o
O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto legal no
Arquivo Nacional.

Art. 4
o
Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ.

Art. 5
o
O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio, no mnimo, uma
vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu Presidente ou a requerimento de dois
teros de seus membros.

1
o
O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.

2
o
As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por
deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a convenincia de adoo dessa
medida.

Art. 6
o
O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez conselheiros.

Art. 7
o
O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de elaborar
estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e
privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor solues
para questes temticas que repercutirem na estrutura e organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo
com as cmaras tcnicas.

Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.

Art. 8
o
considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das atividades de
Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.

Art. 9
o
A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Chefe da
Casa Civil da Presidncia da Repblica.

Art. 9
o
A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da competncia do Ministro de
Estado da J ustia. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

Captulo II

DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.

Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;

II - os arquivos do Poder Executivo Federal;

III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder J udicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e J udicirio;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e J udicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
1
o
Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR
por intermdio de seus rgos centrais.
10
21

2
o
As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante
acordo ou ajuste com o rgo central.

Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:

I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de competncia,
em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central;

II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central, zelando pelo seu
cumprimento;

III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do ciclo
documental;

IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao aperfeioamento e
implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e social;

X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico nacional;

XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento
de atividades censitrias referentes a arquivos;

XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais
constitudas pelo CONARQ;

XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo constante
atualizao.

Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuzo de sua
subordinao e vinculao administrativa.

Captulo III

DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias;

II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n
o
9.637, de 15 de maio de
1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela Lei n
o
8.246, de 22 de outubro de
1991.

Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ constar dos
Contratos de Gesto com o Poder Pblico.

Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservao
adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.

Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das empresas em
processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies arquivsticas pblicas, na sua esfera de
competncia.
10
31

1
o
O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos de
desestatizao.

2
o
Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de desestatizao,
providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do CONARQ, a identificao, classificao e
avaliao do acervo arquivstico.

3
o
Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no 2
o
,
enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo expedida pelo CONARQ.

4
o
Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos termos do art. 10
da Lei n
o
8.159, de 1991.

5
o
A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o acervo
arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas obedecero s instrues do
CONARQ sobre a matria.

Captulo IV

DA GESTO DE DOCUMENTOS

DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL

Seo I

Das Comisses Permanentes de Avali ao de Documentos

Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de
avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo
da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos
para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.

1
o
Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses
Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos
estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ.

2
o
Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1
o
sero submetidos s
Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, que
estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

3
o
Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades
geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas Comisses
mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Seo II

Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arqui vo Nacional

Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo
Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de
instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.

Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao recolhimento de
documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores dos arquivos.

Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes,
liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica
a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio
documental acumulado, nos termos do 2
o
do art. 7
o
da Lei n
o
8.159, de 1991.

Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os inventariantes,
liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos, solicitar ao Ministro de Estado da J ustia
a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a orientao necessria preservao e destinao do patrimnio
documental acumulado, nos termos do 2
o
do art. 7
o
da Lei n
o
8.159, de 1991. (Redao dada pelo Decreto n 7.430,
de 2011) Vigncia
10
41

Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo
detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, para a plena
consecuo das medidas constantes desta Seo.

Art. 21. O Ministro de Estado da J ustia, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixar instruo detalhando os
procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da administrao pblica federal, para a plena consecuo
das medidas constantes desta Seo. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

Captulo V

DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a
histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e social por decreto do
Presidente da Repblica.

1
o
A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia do respectivo
acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela
guarda e a preservao do acervo.

2
o
So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3
o
da Lei n
o
8.394, de 30 de dezembro de 1991;

III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da Lei n
o
3.071, de
1
o
de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n
o
8.159, de 1991.

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de
parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos
privados pelo Presidente da Repblica.

Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao, acompanhada de
parecer, ao Ministro de Estado da J ustia, com vistas declarao de interesse pblico e social de arquivos privados
pelo Presidente da Repblica. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

1
o
O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente constituda pelo
CONARQ.

2
o
A avaliao referida no 1
o
ser homologada pelo Presidente do CONARQ.

3
o
Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, na forma prevista na Lei n
o
9.784, de 29 de janeiro de 1999.

3
o
Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Ministro de Estado da J ustia, na forma
prevista na Lei n
o
9.784, de 29 de janeiro de 1999 (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social dever comunicar
previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do
territrio nacional.

Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser precedida de
notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo mximo de sessenta dias, interesse na
aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n
o
8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social devem manter
preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da
legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e social podero
firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o apoio para o desenvolvimento de
atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e social ou de
quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietrios ou detentores.
10
51

Captulo VI

DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS

Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares execuo deste
Decreto.

Art. 30. O Ministro de Estado da J ustia baixar instrues complementares execuo deste Decreto. (Redao
dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida a
subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3
o
do art. 3
o
.

Art. 31. Fica delegada competncia ao Ministro de Estado da J ustia, permitida a subdelegao, para designar os
membros do CONARQ de que trata o 3
o
do art. 3
o
. (Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia

Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.

Art. 33. Ficam revogados os Decretos n
o
s 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de
20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181
o
da Independncia e 114
o
da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni





LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias.



O PRESIDENTE DA REPBLICA , fao saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:


Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais.

1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas
obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou
fora dle.

2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por
incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao.

3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se- mediante
lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro prprio.

4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora do
arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto.

5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se- mediante
lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente.
10
61

6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados antes de seu
arquivamento.

7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser
microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.

Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em local
diverso da repartio detentora dos mesmos.

Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de traslados e
certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais.

1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos capacitados
para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem
realizada por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de
produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certides
originrias.

2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para a
autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra terceiros.

Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes.

Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica.

A. COSTA E SILVA
Lus Antnio da Gama e Silva






RESOLUO N 2


(Dirio Oficial da Unio, de 24 de outubro de1995)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos documentais
para instituies arquivsticas pblicas.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies
previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio,
em 27 de setembro de 1995 e
Considerando a importncia da preservao dos acervos produzidos pela administrao pblica como
instrumento de prova e informao sobre suas atividades para as administraes e geraes futuras;
10
71

Considerando a necessidade de orientar os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
- SINAR em relao transferncia ou ao recolhimento de seus acervos para instituies arquivsticas
pblicas, cumprida sua finalidade administrativa nos arquivos correntes;
Considerando que a transferncia e o recolhimento de acervos, corretamente operacionalizados, so
fundamentais para garantir melhores condies de guarda e preservao dos documentos, bem como para
torn-los rapidamente disponveis aos usurios,

RESOLVE:

Art. 1 - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies arquivsticas pblicas,
pelos rgos e entidades do Poder Pblico, devero estar organizados, avaliados, higienizados,
acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao e controle.
1 - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo
intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
2 - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em instituies
arquivsticas pblicas.
Art. 2 - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1 dever conter os seguintes dados: rgo de
procedncia (responsvel pela transferncia ou recolhimento); rgo de provenincia (responsvel pela
produo e acumulao do acervo); tipo e nmero das embalagens utilizadas no transporte (containers,
caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de acondicionamento; descrio do contedo, indicando, entre
outras informaes, o gnero dos documentos (textual, iconogrfico, audiovisual, cartogrfico, informtico);
e datas-limite dos documentos.
Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e assinatura do responsvel pelo rgo que
procede a transferncia ou o recolhimento.
Art. 3 - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar instrues normativas sobre a matria, no seu
mbito de atuao.

JAIME ANTUNES DA SILVA
ARQUIVO NACIONAL








RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999

Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de
documentos arquivsticos.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuies
previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio,
em sua 15 reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e,

Considerando os dispositivos da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799,
de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de
documentos arquivsticos;

10
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Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n 30, de 22 de
fevereiro de
1999, com a finalidade de adequar os smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas
microfilmagem de documentos arquivsticos;

Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos seja realizada
dentro dos padres e normas internacionais, resolve:

Art. 1 Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos constantes
da ISO
9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2.

Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.

JAIME ANTUNES DA SILVA (Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202)