MANUAL MUTU JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh : : : : Ketua UJM Administrasi Publik Ttd Prof.Dr.Abdul Hakim, M.Si Disetujui oleh : Ketua Jurusan Administrasi Publik Ttd Dr.Mujibur Rahman Khairul Muluk,S.Sos,M.Si

DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu 1.2. Tujuan Manual Mutu II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU III. ISTILAH DAN DEFINISI IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.2. Organisasi Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.3. Proses Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu 4.6. Sistem Dokumen dan Audit V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Kepuasan Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan Sistem Mutu 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.6. Tinjauan Manajemen VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan 7.2. Proses Terkait Mahasiswa 7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.4. Pembelian 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran VIII. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1. Panduan Umum 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.3. Analisis Data 8.4. Perbaikan

I. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu Manual mutu ini merupakan panduan implementasi

manajemen mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya yang sekaligus juga menjadi salah satu persyaratan yang dituntut keberadaannya dalam sistem manajemen mutu. Oleh karena itu setiap unit kerja di lingkungan Universitas Brawijaya yang terlibat dalam sistem manajemen mutu harus memenuhi persyaratan tersebut. Manual Mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya disusun untuk mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 layanan dengan pedoman IWA2:2007, implementasinya dalam pendidikan

peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi BANPT. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal Jurusan Administrasi Publik Universitas Universitas untuk secara Brawijaya. Jurusan Ilmu Administrasi Publik pertanggungjawaban mengembangkan mutu kepada stakeholders Jurusan

Brawijaya melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pendidikan

berkelanjutan. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan pendidikan di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BANPT) atau badan akreditasi internasional. Dalam penerapan SPMI, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya, mampu memenuhi kebutuhan/ memuaskan stakeholders yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Untuk itu, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya menyusun dokumen SPMI sebagai berikut: a. Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi dan Misi Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya, Rencana Strategis Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya, Program Kerja, dan Pedoman Pendidikan. b. Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas, Standar Mutu, Manual Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borangborang. c. Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal (AI) Jurusan Ilmu Administrasi

Publik

Universitas MP

Brawijaya, Penilaian

MP

Penilaian

Kinerja IK

Unv./Fak./Prog,

Kinerja

Jur./PS,

Pelaksanaan Audit untuk Auditor (0040010201), Borang Kinerja Jurusan Ilmu Brawijaya. Administrasi Publik Universitas

1.2. Tujuan Manual Mutu Manual mutu ini merupakan panduan implementasi

manajemen mutu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya. Untuk itu Manual Mutu ini bertujuan untuk: a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjsama di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi kepuasan pelanggan. b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas. c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dengan persyaratan ISO 9001:2008.

d. Mencerminkan komitmen Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan, kerjsama. 1.3. Lingkup Proses Utama dan Pelanggan 1. Bisnis proses Bisnis proses yang utama di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya terdiri dari lima proses utama: 1. 2. 3. Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi untuk program Sarjana (S1) di bidang Administrasi Publik; Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya, Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik 4. 5. Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder); Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja penelitian, pengabdian masyarakat dan

Dengan tiga proses pendukung: 1. Kelancaran urusan tata usaha; 2. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)

3. Pengadaan barang dan jasa. Adapun hubungan antara proses dan output dan penetapan

customer di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya

dapat disajikan sebagai berikut:
Proses Pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi Output (Produk) Sarjana (S1) Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, thesis, disertasi) Customer Mahasiswa, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan, atasan langsung pimpinan unit kerja Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, atasan langsung pimpinan unit kerja

Proses Penelitian

Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);

Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian) Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten) Layanan Ilmiah (Scientific Service) 1. Jasa pelatihan konsultasi magang, studi banding 2. Kemitraan Jasa penelitian, penerbitan jurnal Penyelenggaraan even ilmiah : Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres Peran serta dalam even ilmiah: Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres Laporan Evaluasi Diri Tahunan terhadap

Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, atasan langsung pimpinan unit kerja Masyarakat, industri, PT lain, peneliti lain Instansi Pemerintah, Alumni, atasan langsung pimpinan unit kerja Atasan langsung pimpinan unit

Proses manajerial, pemantauan dan

evaluasi kinerja

pencapaian Renstra Laporan Kinerja Dosen (LKD) Daftar Penilian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil oleh atasan Laporan Kinerja oleh IRJEN dan BPPK Laporan Keuangan oleh Akuntan Public

kerja

2. Pelanggan Pelanggan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain, Alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja. Kriteria pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu untuk mahasasiswa S1. Pelanggan mahasiswa adalah mahasiswa yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi dan tercatat sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung. Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB tercantum dalam web http://selma.ub.ac.id/ dimana ada dua katagori utama yaitu Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur Nasonal dibagi empat yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2) PSB Non Akademik 2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis dan (4) Beasiswa Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat sistem yaitu: (1) SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih

Program. Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif secara detail tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan Akademik dan NonAkademik, serta Manual Prosedur yang terkait. Sedangkan persyaratan pelanggan masuk mahasiswa adalah pascasarjana (S2 dan S3) ditetapkan dalam buku panduan Pascasarjana. Persyaratan mahasiswa tercapainya kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan (tercantum dalam Buku pedoman pendidikan tahun akademik 2008/2009 s/d 2010/2011). Pelanggan masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain dan alumni yang menggunakan layanan jasa Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya didasarkan tingkat kepentingan bersama antara parapihak dengan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya, dengan alternatif: 1) Datang langsung ke Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dan mengisi buku tamu, atau 2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya atau Fax 0341 558227 atau melalui e-mail ke fia@ub.ac.id, atau 3) Memorandum of Understanding (MoU) atau, 4) Kontrak Kerja

II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU 2.1. Kebijakan Mutu Sebagai salah satu universitas terkemuka di Indonesia, Universitas Brawijaya telah menetapkan kebijakan untuk menjadi dengan

entrepreneurial
motto

university Class

bertaraf

internasional Dalam upaya

World

University.

menyeleraskan visi UB dalam visi Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dan unit kerja di bawahnya, Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya telah mengambil keputusan untuk mengembangkan dan melaksanakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang sebagian besar mengadopsi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008. Sistem yang dipakai diselaraskan dengan sistem yang telah ditetapkan oleh Universitas. Penerapkan SPMI diarahkan guna memberikan layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat untuk memuaskan pelanggan utama (mahasiswa, masyarakat dan instansi lain sebagai pengguna) serta memelihara kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara berkelanjutan. Secara umum sasaran mutu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya adalah: a. Mempertahankan dan meningkatkan semua aspek mutu pada setiap proses dan kegiatan, serta b. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik.

Selaras dengan sasaran di atas, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya UB bertekad: a. Mengembangkan SPMI yang terintegrasi dengan SMM ISO 9001:2008 di bidang akademik dengan dukungan dari seluruh personil organisasi. b. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem penyelenggaraan kegiatan akademik pendidikan tinggi dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk dan layanan melalui SMM. c. Manajemen, semua anggota dan staf administratif Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya sepakat untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing. d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan e. Mengkaji bagi manajemen, dan semua anggota, staf administratif dan personil pendukung keseluruhan proses. efektivitas efisiensi kinerja organisasi sehingga Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya dapat mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu UB. 2.2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu Rujukan yang digunakan sebagai landasan kebijakan

Manajemen Mutu di Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya adalah:

a. Undang-undang

No.20

Tahun

2003

tentang

Sistem

Pendidikan Tinggi Nasional b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. c. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003. d. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. e. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. f. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. g. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. h. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. i. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. j. Dokumen Rencana Strategis Universitas Brawijaya. k. Dokumen Rencana Strategis Fakultas Ilmu Administrasi l. Dokumen Rencana Strategis Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya. m. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya.

III. ISTILAH DAN DEFINISI 1. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah gabungan struktur, proses, prosedur, standar, aturan, dokumen, SDM dan lainnya yang secara khusus dirancang, dikembangkan dan dilaksanakan untuk menjamin bahwa keluaran suatu aktivitas atau program tertentu memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. 2. Mutu adalah keseluruhan karakteristik dalam produk yang menunjukkan kemampuannya memenuhi

permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat. Dalam pelaksanaannya upaya pencapaian mutu harus mengacu pada Rencana Strategis Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya. 3. Manual Mutu (MM) adalah adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manajemen mutu yang isinya berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya. 4. Pelanggan. Dalam konteks pendidikan, pelanggan adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjsama. Pelanggan dibidang pendidikan di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya

dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pelatihan; dan pengguna lulusan. Untuk penelitian, pengabdian masyarakat dan kerjasama adalah masyarakat umum, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Peruguan Tingi lain dan alumni. 5. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) adalah sebuah badan yang dibentuk oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 1994 melalui Kepmen. Dikbud No. 187/U/1994, tanggal 7 Agustus 1994. 6. Akreditasi adalah proses evaluasi dan penilaian mutu institusi atau program studi yang dilakukan oleh suatu tim pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program studi yang bersangkutan. 7. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan. 8. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan. 9. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).

10.Universitas

adalah

Universitas pendidikan

Brawijaya akademik

yang dan/atau

menyelenggarakan

pendidikan vokasi dalam sejumlah ilmu pengetahuan, teknologi, dan/atau seni dan jika memenuhi syarat dapat menyelenggarakan pendidikan profesi. 11.Rektor adalah Rektor Universitas Brawijaya. 12.Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas di Universitas Brawijaya. 13.Senat Universitas adalah Senat Universitas Brawijaya. 14.Statuta adalah Statuta Universitas Brawijaya. 15.Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya adalah himpunan sumber daya pendukung, yang dapat dikelompokkan menurut program studi, yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik, vokasi, atau profesi dalam satu rumpun disiplin ilmu pengetahuan yang focus terhadap administrasi publik 16.Dekan adalah dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. 17.Senat Fakultas Ilmu Administrasi adalah Senat Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. 18.Jurusan program adalah studi himpunan dalam sumber daya pendukung ilmu satu rumpun disiplin

pengetahuan yang focus kepada administrasi publik. 19.Organisasi dan Tata Kerja adalah Organisasi dan Tata Kerja Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya yang merupakan jabaran Statuta Universitas ke dalam rincian

hubungan tentang fungsi dan tugas organisasi di semua struktur organisasi Universitas yang ditetapkan oleh Senat Fakultas. 20.Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan Universitas Brawijaya dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 21.Baku Mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil, keluaran serta manfaat pendidikan. 22.Program Studi adalah unsur pelaksana akademik yang menyelenggarakan dan mengelola jenis pendidikan akademik, vokasi, atau profesi dalam sebagian atau satu bidang ilmu pengetahuan dan administrasi publik. 23.Standar Nasional Pendidikan adalah kriteria minimal tentang sistem pendidikan di seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia. 24.Standar pelayanan minimal adalah kriteria minimal berupa nilai kumulatif pemenuhan Standar Nasional Pendidikan yang harus dipenuhi oleh setiap satuan pendidikan. 25.Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran, serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan.

26.Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi. 27.Sivitas akademika adalah komunitas dosen dan mahasiswa pada perguruan tinggi. 28.Pembelajaran adalah proses interaksi peserta didik dengan pendidik dan/atau sumber belajar pada suatu lingkungan belajar. 29.Dokumen adalah informasi dengan media pendukungnya yang umumnya berupa kertas atau file komputer 30.Borang adalah dokumen isian yang khusus dirancang untuk menampung informasi tertentu, dalam hal ini informasi yang relevan dengan mutu pendidikan tinggi yang diselenggarakan di lingkungan Universitas Brawijaya. 31.Rekaman adalah media elektronik yang berfungsi menyimpan informasi suara atau multimedia lainnya. 32.Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan.

IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang Jurusan Administrasi Publik Sejarah berdirinya Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya diawali dengan dibukanya Fakultas Administrasi Niaga (FAN) yang didirikan oleh Universitas Kotapraja Malang pada tanggal 15 September 1960. Universitas Kotapraja Malang adalah lembaga pendidikan tinggi, dan merupakan cikal bakal dari Universitas Brawijaya saat ini, yang didirikan oleh Yayasan FAN Perguruan pada masa Tinggi itu Malang Drs. dibawah Soejekti kepemimpinan Seoradji Djojopranoto dan Soetomo H.R. Pimpinan adalah Djajadiatma,MSPA selaku Dekan dan Drs. Suparni Pamuji selaku Sekretaris. Keduanya merupakan dosen Akademi Pemerintahan Dalam Negeri (APDN) Malang. Pada tanggal 30 September 1962, Fakultas Administrasi Niaga diubah namanya menjadi Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK). Perubahan nama ini membawa implikasi pada bertambahnya jurusan, yang semula hanya terdiri dari satu jurusan yakni jurusan administrasi niaga, kini menjadi dua jurusan yakni Administrasi Negara dan Administrasi Niaga. Tanggal ini pula yang dipakai sebagai dasar untuk menetapkan hari lahirnya FKK sekaligus hari lahirnya Jurusan Administrasi Negara. Perubahan nama ini dilakukan sebagai upaya untuk menyesuaikan diri dengan Undang-Undang Perguruan Tinggi Nomor 22 Tahun 1961. Pada tanggal 5 Januari 1963, Universitas Brawijaya dengan seluruh Fakultasnya dinegerikan

dengan keputusan Menteri PTIP No 1 Tahun 1963, yang kemudian dikukuhkan dengan keputusan Presiden Republik Indonesia, No 196 Tahun 1963. Menindaklanjuti Surat Keputusan Menteri PTIP RI Nomor 97 tahun 1963 Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan di Kediri, terhitung sejak tanggal 15 Agustus 1963 dikukuhkan sebagai cabang Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan Universitas Brawijaya. Karena satu dan lain hal, dalam perkembangan selanjutnya, FKK Cabang Kediri akhirnya dilebur dan dipindahkan ke Malang. Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK) memiliki dua jurusan, yaitu Jurusan Administrasi Negara (public

administration) dan Jurusan Administrasi Niaga

(business administration). Dalam perkembangannya, sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 27 tahun 1982 tentang Penataan Fakultas pada Universitas/Institut Negeri dan Keputusan Presiden RI Nomor 59 tahun 1982 tentang susunan Organisasi Universitas Brawijaya, Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK) kemudian diubah menjadi Fakultas Ilmu Administrasi (FIA). Perubahan nama Fakultas tersebut merupakan tindak lanjut salah satu saran dari hasil Simposium Ilmu Administrasi yang diselenggarakan oleh Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan Universitas Brawijaya pada tahun 1974 dan saran hasil rapat Konsorsium Ilmu-ilmu Sosial pada bulan Pebruari 1982 di Jakarta, dalam rangka untuk lebih menggambarkan disiplin ilmu yang diemban dan untuk lebih memantapkan perkembangannya.

Selaras dengan perkembangan Fakultas Ilmu Administrasi, Jurusan Ilmu Administrasi Publik/ Negara telah mengalami beberapa kali periodisasi kepemimpinan. Periode I (1983-1986) Di bawah naungan Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK), pada Tahun 1975 Jurusan Administrasi Negara membuka spesialisasi Administrasi Pemerintahan Daerah, melengkapi spesialisasi Pemerintahan Umum yang sudah dikembangkan sejak berdirinya FKK. Walaupun sejak awal beridirinya FKK jurusan administrasi Negara sudah diakui sebagai jurusan yang memiliki identitas, namun belum memiliki ketua dan sekretaris jurusan. Tugas jurusan di kala itu dilaksanakan oleh Pembantu Dekan I dengan dibantu oleh Kepala Bagian pendidikan dan Pengajaran karena alasan keterbatasan tenaga . Baru pada tahun 1983, Jurusan Administrasi Negara memiliki stuktur organisasi dan tata kerja jurusan yang jelas. Pada saat itu posisi ketua jurusan dipercayakan kepada Dra. Sjamsiar Sjamsuddin yang pada awalnya belum memiliki sekretaris jurusan. Baru pada tahun 1984, sekembalinya Drs Soesilo Zauhar,MS dari studi S2, jurusan administrasi Negara memiliki sekretaris jurusan. Masa kepemimpinan Dra. Sjamsiar Sjamsuddin berlangsung selama 3 tahun yaitu mulai tahun 1983 sampai dengan tahun 1986. Pada periode ini terdapat dua spesialisasi, yaitu spesialisasi administrasi pemerintahan umum dan administrasi

pemerintahan daerah. Khusus untuk spesialisasi administrasi pemerintahan daerah, mahasiswa yang diambil adalah mahasiswa yang berasal dari lulusan APDN/pemerintah daerah seluruh Indonesia melalui departemen dalam negeri sebagai mahasiswa tugas belajar. Periode II (1986-1990) Walaupun keberadaan Jurusan Administrasi Negara sudah ada sejak berdirinya Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan pada 30 September 1962, namun pengakuan pemerintah terhadap ketua dan sekretaris jurusan sebagai pejabat struktural di lingkungan Universitas Brawijaya baru muncul pada tahun 1986. Pada tahun 1986 Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia mengeluarkan SK Nomor 10239/A2.I.2/C/1986 tertanggal 29 Januari 1986 yang mengangkat 26 Ketua Jurusan dan 26 Sekretaris Jurusan di lingkungan Universitas Brawijaya sebagai pejabat struktural yang mendapat tunjangan struktural Rp 50.000,00 bagi ketua jurusan dan Rp 25.000,00 bagi sekretaris jurusan. Untuk Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan ditetapkanlah Drs. Timotius Hartono, MPA sebagai ketua Jurusan Administrasi Negara dan Drs.Soesilo Zauhar, MS sebagai sekretaris jurusan administrasi Negara untuk masa bakti 1986 1990. Walaupun secara deyure Drs Soesilo Zauhar, MS baru mengakhiri masa jabatannya pada tanggal 27 Februari 1990 bersamaan dengan keluarnya SK dari Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 3700/A2.I.2/C/1990 tentang Zauhar, pemberhentiannya MS sudah sebagai masa sekretaris jurusan pada administrasi negara, namun secara de facto Drs Soesilo mengakhiri jabatannya pertengahan Tahun 1989 dengan diangkatnya dia sebagai Ketua Pusat Pengembangan Ilmu-Ilmu Sosial Umiversitas Brawijaya. Selama periode ini, hampir semua kegiatan jurusan merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan sebelumnya (Dra. Sjamsiar Sjamsuddin). Pada periode ini tidak ada perubahan kebijakan dalam hal pengembangan spesialisasi. Periode III(1991-1995) Periode kepemimpinan Drs. Mardiyono, MPA dan Drs.

Suwondo, MS berlangsung selama satu periode dengan dibantu Drs.Trilaksono Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS yang saat itu menjabat sebagai staf jurusan. Kebijakan yang dikeluarkan pada masa kepemimpinan Drs. Mardiyono MPA merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan sebelumnya (Drs. Timotius Hartono, MPA). Periode IV (1995-1999) Periode kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, dibantu staf jurusan yang terdiri dari Drs.Trilaksono Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS. Sebagai upaya penyesuaian dengan

perkembangan kondisi yang ada, pada periode ini terjadi perubahan dari spesialisasi menjadi konsentrasi. Jurusan Administrasi Negara dibawah kepemimpinan Drs. Suwondo, MS dan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS, membuat kebijakan pengembangan jurusan dengan membuka tiga konsentrasi, yaitu, 1. Konsentrasi Administrasi Pembangunan, 2. Konsentrasi Adminstrasi Pemerintahan Daerah 3. Konsentrasi Kebijakan Publik Untuk bukan konsentrasi hanya Administrasi yang Pemerintahan berasal dari Daerah, lulusan diberlakukan kebijakan baru bahwa mahasiswa yang diambil mahasiswa APDN/pemerintah daerah seluruh Indonesia. Sehingga seluruh mahasiswa dapat memilih konsentrasi sesuai dengan minat. Pada periode ini sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0223/U/1995 tentang Kurikulum yang Berlaku Secara Nasional, Program Sarjana Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, maka kurikulum Fakultas Ilmu Administrasi Akademik Universitas 1995/1996 Brawijaya adalah yang berlaku yang tahun telah kurikulum

diselaraskan dengan kurikulum nasional tersebut. Dalam kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, pada tahun akademik 1996/1997 dikeluarkan pula sebuah kebijakan mengenai pembukaan Program Sarjana S-1 Ekstensi guna memberi kesempatan bagi mereka yang telah bekerja untuk menyelesaikan studi sarjana dengan kurikulum dan silabi yang

sama dengan Program S-1 Reguler. Selaku Ketua Program Studi adalah Drs. Bambang Supriyono, M.Si yang selanjutnya digantikan oleh Drs. Edy Yulianto, M.P., dan berdasarkan Kep. Mendiknas RI No. 28/DIKTI/Kep/2002 maka tahun 2003 tidak ada lagi status mahasiswa Ekstensi. Bersamaan dengan masa kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, pada tahun 1995 Administrasi, baik dibuka bidang Program Magister S-2 Administrasi Negara Ilmu dan

Administrasi Niaga dalam naungan Program Pendidikan Pascasarjana Universitas Brawijaya dengan Ketua Program Studi Prof.Dr.Moch.Ichsan. Ilmu Pada saat yang bersamaan Ilmu Fakultas Administrasi membuka Magister

Administrasi (MIA) dibawah naungan Fakultas. Pada tahun 1996, beberapa bulan setelah Program Ilmu Administrasi Niaga dibawah naungan Fakultas resmi dibuka, keluarlah SK Dirjen Dikti Depdikbud tentang ijin penyelenggaraan Program Magister Ilmu Administrasi Negara. Sebagai Ketua Program diangkat Drs.Solichin Abdul Wahab,MA,Ph.D untuk periode 1997-2000. Prof.Drs.Ismani Kemudian HP, berturut-turut MA dari tahun dijabat oleh 2000-2005,

Prof.Dr.R.Riyadi Soeprapto,MS, dari tahun 2005-2006 dan Drs.Andy Fefta Wijaya,MDA,Ph.D dari tahun 2006 sampai sekarang.

Periode V (1999-2003) Periode kepemimpinan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS dan Drs. Choirul Saleh, M. Si berlangsung selama satu periode dan merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan sebelumnya (Drs. Suwondo, MS). Pada periode ini terdapat pergantian S.Sos,M.Si dan Imam staf jurusan dari Drs.Trilaksono Hanafi,S.Sos,M.Si yang dalam Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS menjadi M.R Khairul Muluk perkembangannya posisi Imam hanafi,S.Sos, M.Si digantikan oleh Endah Setyowati S.Sos, M.Si. Dibawah kepemimpinan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS Jurusan Ilmu Administrasi Negara berhasil mendapatkan akreditasi A untuk pertama kalinya. Namun Selama demikian periode kepemimpinan sebuah ini tidak ada yang perubahan kebijakan dalam hal pengembangan Konsentrasi. terdapat kebijakan memberlakukan magang sebagai alternatif pilihan Kuliah Kerja Nyata (KKN). Sebagai upaya meningkatkan kualitas serta menyebarluaskan kajian Administrasi Publik sekaligus sebagai wahana komunikasi diantara cendikiawan, praktisi, mahasiswa, dan pemerhati masalah dan praktika Administrasi Publik, pada tahun 2000 diterbitkan Jurnal Adminiatrasi Negara. Sejalan dengan perkembangan Jurusan Ilmu Administrasi Publik, pada tahun 2001 dibuka Program S-3 Ilmu Administrasi dengan bidang minat Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis.

Periode VI (2003-2007) Di masa kepemimpinan Drs. Irwan Noor, MA dan Drs. Soekanto, MS terjadi peralihan staf jurusan dari M.R Khairul Muluk S.Sos,M.Si kepada Dra. Lely Indah Mindarti, M.Si. Sehingga staf jurusan pada masa ini diduduki oleh Dra. Lely Indah Mindarti, M.Si dan Endah Setyowati S.Sos M.Si. Kepemimpinan Drs. Irwan Noor, MA mempelopori perubahan nama jurusan dari Administrasi Negara menjadi Administrasi Publik, serta perumusan visi misi Jurusan Administrasi Publik. Sejalan dengan upaya pengembangan jurusan, pada masa kepemimpinan ini Jurusan Ilmu Administrasi Publik mendapatkan akreditasi A untuk kali kedua.Sehubungan dengan pemberlakuan kurikulum baru 2004/2005, maka untuk menjamin kelancaran proses belajar dan mengajar dibuat aturan pemadanan/konversi antara kurikulum lama dengan kurikulum baru secara terpisah. Pada tahun 2003, Jurnal Administrasi Negara mengalami perubahan nama menjadi Jurnal Ilmiah Administrasi Publik seiring dengan perubahan nama jurusan dari Administrasi Negara menjadi Administrasi Publik. Pada tahun yang sama, Jurnal Ilmiah Administrasi publik terakreditasi melalui SK No: 49/DIKTI/KEP/2003. Di tahun 2005, diluncurkan website Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Publik yang merupakan website Jurnal Publik pertama di Indonesia.

Dalam kurun waktu yang sama, program Magister yang telah ada juga mengalami perkembangan yang cukup signifikan. Program Magister Ilmu Administrasi Negara/Publik mengembangkan Pemberdayaan

Tailor
Masyarakat

Made,
yang

Double

Degree

dan

bekerjasama

dengan

BAPPENAS, DEPKEU, DEPDAGRI dan DIKNAS. Khusus untuk program Double Degree, Program Magister Ilmu Administrasi Negara/Publik telah bekerjasama dengan Perguruan Tinggi di Jepang, yaitu

Takushoku

University

(Tokyo),

Tohoku

University (Tokyo), Keio University (Tokyo), Ritsumeikan University (Kyoto), Ritsumeikan Asia Pasific University-APU
(Kyoto) dan GRIPS University (Tokyo), sehingga mahasiswa yang melakukan study Double Degree akan memperoleh dua gelar sekaligus dari Fakultas Ilmu Administrasi dan Perguruan Tinggi di Jepang tersebut. Program Magister Ilmu Administrasi Negara/Publik diketuai oleh Drs. Andy Fefta Wijaya, MDA, Ph.D. sampai sekarang. Periode VII (2007-2009) Masa kepemimpinan Prof. Drs. Solichin Abdul Wahab, MA. PhD dibantu oleh Dr.Imam Hanafi, M.Si sebagai skretaris jurusan dan staf jurusan yang diisi oleh Firda Hidayati.,S.Sos., MPA dan Wima Yudo Prasetyo, S.Sos., MAP menggantikan staf jurusan sebelumnya. Pada masa kepemimpinan Prof. Drs. Solichin Abdul Wahab, MA. PhD diterapkan kurikulum baru yang berfokus pada Ilmu Administrasi Publik. Selaras dengan

perubahan kurikulum tersebut, Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengeluarkan kebijakan untuk menghilangkan seluruh konsentrasi dan menjadikan Jurusan Ilmu Administrasi Publik non konsentrasi. Kebijakan ini dibuat atas dasar pemikiran bahwa mahasiswa harus mendapatkan keilmuan secara umum sehingga alumni Jurusan Ilmu Administrasi Publik mampu menembus pasar kerja. Dalam rangka upaya peningkatan jaminan mutu melalui pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan menghadapi sertifikasi ISO 9001:2008 di Universitas Brawijaya, maka Jurusan Ilmu Administrasi publik membentuk Tim UJM yang diketuai oleh Drs.Moh. Rozikin, MS. Periode VIII (2009-2013) Selama kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si hingga saat ini, Jurusan Ilmu Administrasi Publik telah memiliki empat program studi dengan dibukanya tiga Program Studi Baru pada tahun 2010 yaitu Perencanaan Pembangunan, dan Administrasi Pemerintahan serta Administrasi Perpustakaan pada tahun 2011. Penambahan Program Studi baru pada Jurusan Administrasi Publik diharapkan dapat mengakomodir kebutuhan masyarakat akan Ilmu Administrasi dan semakin memperkaya disiplin dan kajian ilmu tentang Ilmu Administrasi khususnya Jurusan Administrasi Publik. Khusus untuk Program Studi Ilmu Administrasi Publik, Ketua dan Sekretaris Prodi dijabat oleh Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si dan Mohammad Nuh, S. IP, M. Si, sehingga pada

periode ini Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan merangkap sebagai Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi. Di tengah perjalanan, tepatnya pada tahun 2011, Mohammad Nuh, S. IP, M.Si selaku Sekretaris Jurusan melanjutkan studi S3 di Thailand, untuk itu posisi Sekretaris Jurusan kemudian diganti oleh Drs.Minto Hadi,M.Si Untuk Program Studi Administrasi Pemerintahan, ketua program studi ditempati oleh Dr Luqman Hakim, M.Sc dengan dibantu Alfi Hariswanto, MAP,MMG sebagai sekretaris prodi. Pada Program Studi Perencanaan Pembangunan diketuai oleh Dr Hermawan, M.Si dengan Wima Yudo Prasetyo, S.Sos., MAP sebagai sekretaris prodi. Sedangkan kedudukan ketua Program Studi Administrasi Perpustakaan ditempati oleh Dr.Irwan Noor, MA dengan sekretaris pada program studi Administrasi Perpustakaan Farida Nuraini,S.Sos, M.Si. Disamping upaya pengembangan jurusan melalui pembukaan program studi baru, Jurusan Ilmu Administrasi Publik dibawah kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si mengembangkan tiga laboratorium yang pengelolaannya berada Politik dibawah dan program studi meliputi dan Laboratorium Laboratorium Publik. struktur Kebijakan dan Perencanaan Pembangunan, Laboratorium Tata Pemerintahan, dan Pengembangan Brawijaya No. Organisasi Manajemen maka dan

Berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas 01/J10.1.14/SK/2010, Kebijakan kepengurusan Laboratorium Perencanaan

Pembangunan Ketua

diketuai Studi

oleh

Drs.Heru

Ribawanto,MS Pembangunan. sebagai MS

menggantikan Dr.Hermawan,M.Si yang kini menjabat sebagai Program Perencanaan yang oleh Kepengurusan Drs.Heru Ribawanto, MS dibantu oleh Fadillah Putra,S.Sos,M.Si,M.P.Aff Pemerintahan menjabat sebagai diketuai berkedudukan Dr.Tjahjanulin Program Studi sekretaris laboratorium. Untuk Laboratorium Politik dan Tata Domai, menggantikan Dr.Luqman Hakim,M.Sc yang pada saat ini sebagai sekretaris Ketua Administrasi untuk Pemerintahan dengan dibantu Farida Nuraini, S.Sos,M.Si laboratorium. Sedangkan Laboratorium Pengembangan Organisasi dan Manajemen Publik diketuai oleh Dr.Imam Hardjanto, MPA dan Drs.Dwi Sulistyo,MPA yang bertindak sebagai sekretaris laboratorium. Sehubungan dengan upaya peningkatan jaminan mutu, pengelolaan UJM yang semula diketuai oleh Drs.Moh. Rozikin, MS kemudian diganti kepada Prof.Dr. Abdul Hakim, M.Si melalui Surat Keputusan Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya No.74A/J.10.1.14/SK/2009. Sedangkan dalam upaya pemantapan posisi Jurusan Ilmu Administrasi Publik, untuk kali ketiga Jurusan Ilmu Administrasi Publik mendapat Akreditasi A dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Pada tahun 2010, kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si ikut mempelopori pembentukan Indonesian Association of Public Administration (IAPA) serta Indonesian Qualification Framework (IQF) dalam

bidang Administrasi Publik. Pembentukan IAPA diharapkan mampu menjadi wadah bagi ilmuwan Administrasi Publik dalam pengembangan ilmu dan melakukan upaya transformasi administrasi publik di Indonesia. Sedangkan keberadaan

Indonesian Qualification Framework (IQF) dianggap perlu

terkait kebutuhan atas kesepakatan nasional mengenai kompetensi lulusan jurusan Administrasi Negara/Publik untuk menghindari singgungan dengan keilmuan yang lain. Dalam kepengurusan Association of Public Administration (IAPA) periode 2010-2013 terdapat beberapa nama dosen Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. Diantaranya adalah Dr. MR. Khairul Muluk sebagai Dewan Pakar serta Prof.Dr.Soemoartono, Prof. Bambang Supriyono dan Mohammad Nuh, M.Si sebagai pengurus pusat. Masuknya beberapa dosen FIA-UB dalam kepengurusan IAPA diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan Ilmu Administrasi di Indonesia pada waktu-waktu mendatang. 4.2. Organisasi Jurusan Administrasi Publik Organisasi Jurusan Administrasi Publik sesuai dengan

Organisasi Tata kerja Fakultas Ilmu Administrasi (OTK), serta Tupoksi Jurusan Administrasi Publik meliputi Unsur Pelaksana Akademik (Jurusan dan Prodi), Unsur Pelaksana Administrasi, Unsur Penunjang, Unsur Pemantau dan Evaluasi serta Unsur Kemahasiswaan. Secara lebih terperinci adalah sebagai berikut:

a. Unsur Pelaksana Akademik 1. Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik 2. Program Studi a) Program Studi Administrasi Publik b) Program Studi Perencanaan Pembangunan Daerah c) Program Studi Administrasi Pemerintahan d) Program Studi Ilmu Perpustakaan b. Unsur Pelaksana Administrasi c. Unsur Penunjang (Laboratorium) d. Unsur Pemantauan dan Evaluasi 1. Unit Jaminan Mutu e. Unsur Kemahasiswaan

Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Jurusan Administrasi Publik

1. Jurusan Ilmu Admininistrasi Publik Jurusan dipimpin oleh seorang Ketua Jurusan dan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris jurusan. Ketua dan sekretaris jurusan dipilih oleh seluruh dosen tetap jurusan, dari antara dosen yang memenuhi syarat untuk diusulkan ke Rektor melalui dekan. Ketua Jurusan berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada dekan. Jurusan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Jurusan mempunyai fungsi: 1. perencanaan kebutuhan, penyeleksian, pembinaan & pengembangan dosen; 2. pengevaluasian 3. perencanaan mahasiswa; 4. perencanaan pembelajaran; 5. perencanaan kebutuhan anggaran pelaksanaan akademis; 6. perencanaan kebutuhan koleksi referensi/pustaka; 7. perumusan dan evaluasi kualifikasi dan kompetensi lulusan; 8. perumusan baku mutu pendidikan program sarjana dan evaluasi dan pengembangan kurikulum; kebutuhan fasilitas pendukung proses kinerja dan pengusulan dan kenaikan calon pangkat/jabatan dosen; daya tampung kualifikasi

9. perencanaan, penyelenggaraan, serta pemantauan dan evaluasi proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat; 10.pengembangan program studi; 11.pengembangan kerjasama dan jaringan; dan 12.penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan tahunan jurusan kepada dekan. 2. Program Studi Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengembangkan program studi menjadi 4, yaitu Program Studi Administrasi Publik, program Studi Perencanaan Pembangunan, Progam Studi Administrasi Pemerintahan dan Program Studi Ilmu Perpustakaan. Program Studi terdiri atas satu atau beberapa laboratorium. Program Studi dipimpin oleh seorang ketua dan dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris. Ketua Program Studi berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada dekan.Ketua dan Sekretaris Program Studi dirangkap oleh ketua dan sekretaris Jurusan. Program studi mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengembangkan dan mengevaluasi kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi sesuai dengan program studinya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, program studi mempunyai fungsi:

1. pengkoordinasian kegiatan pendidikan pada program studinya; 2. perumusan baku mutu pendidikan pada program studinya; 3. evaluasi pelaksanaan kegiatan di program studinya; 4. pengkajian dan pengklasifikasian skripsi dan karya ilmiah mahasisawa dan yang layak sebagai laporan sumber kegiatan referensi ilmiah; dan 5. penyusunan penyampaian tahunan program studi kepada dekan. 3. Laboratorium Secara keseluruhan, Jurusan Ilmu Administrasi Publik memiliki 3 laboratorium yang meliputi Laboratorium Organisasi dan Manajemen, Laboratorium Perencanaan dan Kebijakan, dan Laobratorium Politik dan Tata Pemerintahan. Laboratorium terdiri atas satu atau lebih kelompok dosen. Laboratorium dipimpin oleh seorang kepala laboratorium dan dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua Program Studi. Laboratorium mempunyai tugas melakukan kegiatan pengembangan ilmu sebagai penunjang pelaksanaan tugas Jurusan/Program Studi. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Laboratorium mempunyai fungsi:

1. pengkajian dan pengembangan ilmu melalui penelitian dan praktek belajar; 2. perencanaan kegiatan kerja sama dengan pihak lain sesuai dengan bidang keahliannya. 4. Dosen Kelompok Dosen mempunyai tugas melakukan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi sebagai penunjang pelaksanaan tugas jurusan/program studi. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana,Kelompok Dosen mempunyai fungsi: a. pengkajian dan pengembangan RKPS dalam ruang lingkup laboratorium yang bersangkutan; b. penelitian dan pengembangan bidang ilmu yang menjadi tanggung jawabnya. Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Ilmu Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, maka dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup keterkaitan tingkat universitas, fakultas, fakultas dan jurusan/program studi (Gambar 2).

Gambar 2. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya. Struktur Organisasi UJM di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya adalah sebagai berikut:

Gambar

3.

Struktur Organisasi Administrasi Publik

UJM

Jurusan

Tugas Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah membantu Ketua Jurusan dalam upaya peningkatan mutu melalui :

1. Penyusunan dokumen (Spesifikasi Program Studi (SP), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur di tingkat fakultas); 2. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Jurusan; 3. Penyiapan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA); 4. Peningkatan mutu jurusan berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi. Berdasarkan struktur organisasi Unit Jaminan Mutu yang telah ada berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Administrasi No. 74A/J10.1.14/SK/2009, maka tugas pokok dan fungsinya adalah sebagai berikut (Gambar 3): 1. Pengarah a. Memberikan pengarahan dalam menyusun kebijakan dan sasaran mutu jurusan dan program studi b. Memberikan pertimbangan atas permintaan Ketua UJM terhadap proses penyusunan dan implementasi mutu akademik jurusan dan program studi 2. Ketua UJM a. Merumuskan informasi b. Menyusun kebijakan dan sasaran mutu jurusan dan Prodi c. Melakukan review kinerja Jurusan/Prodi dalam penjaminan mutu dan melaksanakan aktivitas untuk perbaikan mutu akademik manajemen dan sistem

d. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Jurusan/Prodi secara rutin 3. Sekretaris UJM a. Menyusun rencana anggaran pelaksanaan penjaminan mutu b. Mengkoordinir pelaksanaan penjaminan mutu unit-unit c. Menyusun rencana anggaran pelaksanaan penjaminan mutu 4. Anggota a. Menyusun manual atau pedoman prosedur penjaminan mutu b. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua UJM secara rutin

Gambar 4. Tugas dan Fungsi Unit Jaminan Mutu Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya 4.3. Proses Bisnis Jurusan Administrasi Publik Dalam proses bisnis di Jurusan Ilmu Administrasi Publik, ditinjau dari fungsi pengembangan ilmu, Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengembangkan program studi menjadi 4, yaitu Program Studi Administrasi Publik, program Studi Perencanaan Pembangunan, Progam Studi Administrasi Pemerintahan dan Program Studi Ilmu Perpustakaan.

Gambar 5. Proses Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya

1. Deskripsi urutan proses bisnis Pelanggan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain, Alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja. Kriteria pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu untuk mahasasiswa S1. Pelanggan mahasiswa adalah mahasiswa yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi dan tercatat

sebagai

mahasiswa

aktif

dengan

melakukan

registrasi

administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung. Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB tercantum dalam web http://selma.ub.ac.id/ dimana ada dua katagori utama yaitu Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur Nasonal dibagi empat yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2) PSB Non Akademik 2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis dan (4) Beasiswa Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat sistem yaitu: (1) SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih Program. Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif secara detail tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan Akademik dan NonAkademik, serta Manual Prosedur yang terkait. Sedangkan persyaratan masuk mahasiswa pascasarjana (S2 dan S3) ditetapkan dalam buku panduan Pascasarjana. Persyaratan pelanggan mahasiswa adalah tercapainya kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan (tercantum dalam Buku pedoman pendidikan tahun akademik 2008/2009 s/d 2010/2011). Pelanggan masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain dan alumni yang menggunakan layanan jasa Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya didasarkan tingkat kepentingan bersama antara parapihak dengan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya, dengan alternatif:

1) Datang langsung ke Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dan mengisi buku tamu, atau 2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya atau Fax 0341 558227 atau melalui e-mail ke fia@ub.ac.id, atau 3) Memorandum of Understanding (MoU) atau, 4) Kontrak Kerja

2. Kriteria Input dan Output setiap proses Bisnis proses yang utama di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya terdiri dari lima proses utama: 1) 2) 3) Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi untuk program Sarjana (S1) di bidang Administrasi Publik; Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya, Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik 4) 5) Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder); Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja

Dengan tiga proses pendukung yaitu kelancaran urusan tata usaha, pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan pengadaan barang dan jasa. Adapun hubungan antara proses

dan output dan penetapan customer di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya dapat disajikan sebagai berikut: 1) Dalam proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi kriteria output yang dihasilkan adalah Sarjana (S1) dan Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, tesis dan disertasi) 2) Dalam proses penelitian kriteria output yang dihasilkan adalah Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan hasil penelitian), Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten), Layanan Ilmiah (Scientific Service). 3) Dalam Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik kriteria output yang dihasilkan adalah Jasa (pelatihan, konsultasi, magang dan studi banding) serta kemitraan. 4) Dalam Proses Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder) kriteria output yang dihasilkan adalah Jasa penelitian, penerbitan jurnal, penyelenggaraan even ilmiah (Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres), peran serta dalam even ilmiah (Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres) 5) Dalam Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja kriteria output yang dihasilkan adalah Laporan Evaluasi Diri Tahunan terhadap pencapaian Renstra, Laporan Kinerja

Dosen (LKD), Daftar Penilian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil oleh atasan, Laporan Kinerja oleh IRJEN dan BPPK dan Laporan Keuangan oleh Akuntan Publik. 4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik Sistem manajemen mutu Jurusan Administrasi Publik

dimaksudkan untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik. Dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik (0030101000) merupakan kebijakan mutu yang telah ditetapkan oleh Ketua Senat Fakultas Ilmu Administrasi. Visi, Misi dan tujuan Jurusan Administrasi Publik adalah sebagai berikut: 1. Visi Menghasilkan sarjana ilmu Administrasi Publik (Negara), yang bermutu dan mampu bersaing dalam persaingan global. 2. Misi Jurusan a. menjadikan pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi, baik pendidikan dan pengajaran, penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat, makin berkualitas guna merespon kebutuhan pasar nasional dan internasional b. menjadikan ilmu administrasi publik (negara) memiliki kualitas terbaik di dalam maupun di luar negeri

3. Tujuan Jurusan a. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara) yang profesional dan berdedikasi tinggi serta peka terhadap masalah-masalah administrasi publik (negara) b. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara) yang menguasai ilmu dan teknologi administrasi, baik dalam bidang administrasi pembangunan, pemerintahan daerah maupun kebijakan publik c. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara) yang cakap serta mampu membina dan mengembangkan administrasi publik (negara) 4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu Pogram kerja dan sasaran mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya dituangkan dalam Renstra Jurusan Ilmu Administrasi Publik 2009-2013 yang didalamnya terdiskripsi indikator kinerja sebagai sasaran mutu serta Program Kerja Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik 2009-2013. Terdapat 3 pilar utama program kerja dan sasaran mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik, yaitu: 1. Pilar I Pemerataan dan Perluasan Akses, mencakup, a. pengembangan program studi b. peningkatan promosi pendidikan

c. pengembangan seleksi masuk d. penataan daya tampung e. pengembangan kelas internasional f. peningkatan pertukaran dosen dan mahasiswa asing 2. Pilar II Peningkatan Mutu, Relevansi dan Daya saing, mencakup, a. pengembangan kurikulum dan teknologi pembelajaran b. peningkatan mutu akresitasi c. pengembangan mutu dosen d. pengembangan mutu PBM e. pengembangan mahasiswa f. peningkatan mutu lulusan g. peningkatan mutu penelitian h. pengembangan laboratorium i. peningkatan mutu publikasi ilmiah j. peningkatan mutu layanan masyarakat k. peningkatan peran alumni 3. Pilar mutu kegiatan non akademik

III

Penguatan

tata

Kelola,

Akuntabilitas

dan

Pencitraan Publik, mencakup,

a. Penyehatan Organisasi dan persiapan otonomi b. pengembangan mutu tenaga administrasi c. peningkatan mutu perpustakaan

d. jaminan mutu akademik e. pengembangan struktur pendanaan f. peningkatan sarana dan prasarana g. peningkatan disiplin, kesejahteraan, keamanan dan kenyamanan kerja

4.6. Sistem Dokumen dan Audit Sistem dokumentasi dalam Penjaminan Mutu mengacu pada dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik dan rujukan dokumen pada Landasan Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi, Misi dan Tujuan UB; Statuta; OTK-BLU; SPM BLU-UB; Renstra UB; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen Mutu (Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung). Prosedur pengendalian dokumen dan rekaman dilakukan melalui pengendalian surat masuk dan surat keluar yang dijabarkan dalam: 1) 2) 3) 4) Manual Prosedur Perancangan dan Pengembangan Kurikulum (MP.UJM-JIAP-FIA-UB-001) Manual Prosedur Tracer Study (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-002) Pengembangan Staf Pengajar(MP-UJM-JIAP-FIA-UB-003) Evaluasi Dosen (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-004)

5) 6) 7) 8) 9)

Pemantapan Mutu Input Mahasiswa (MP-UJM-JIAP-FIAUB-005) Administrasi Perkuliahan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-006) Pelaksanaan Perkuliahan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-007) Ujian Tengah Semester/Ujian Akhir Semester (MP-UJMJIAP-FIA-UB-009) Evaluasi Proses Belajar Mengajar (MP-UJM-JIAP-FIA-UB010)

10) Pelaksanaan KKN/Magang (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-011) 11) Ujian KKN/Magang (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-012) 12) Pendaftaran Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-013) 13) Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIAUB-014) 14) Seminar Proposal (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-015) 15) Ujian Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-016) 16) Yudisium (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-017) 17) Penggunaan Laboratorium (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-018) 18) Peminjaman Fasilitas Jurusan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-019) 19) Perbaikan Sarana dan Prasarana (MP-UJM-JIAP-FIA-UB020) 20) Usulan Pengadaan Sarana dan Prasarana (MP-UJM-JIAPFIA-UB-021)

V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Komitmen Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya harus dihubungkan dengan komitmen dan tanggung jawab manajemen terhadap kepuasan dan harapan pelanggan. Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya telah mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan sistem manajemen mutu. Strategi yang seharusnya ada, meliputi: 1. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran masa depan Jurusan; 2. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices; 3. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengetahui visi, misi dan tugasnya. 4. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan materi, yang diperlukan untuk mencapai sasaran; dan 5. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran yang ditetapkan.

5.2. Kepuasan Pelanggan Jurusan Ilmu Administrasi Publik sebagai penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan indikator kinerja. Persyaratan pelanggan dinyatakan secara jelas. 5.3. Kebijakan Mutu 1. Jurusan menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan Proses mengarahkan pendidikan di pengambilan unit-unit keputusan kerja dan untuk mengacu peningkatan berkesinambungan dalam proses layanan. kebijakan mutu fakultas dan universitas. 2. Dokumen kebijakan mutu Jurusan menjadi dokumen pendukung, didistribusikan ke unit-unit kerja untuk dikomunikasikan dan dipahami oleh semua personel yang terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses layanan pendidikan. 5.4. Perencanaan Sistem Mutu Perencanaan sistem mutu dinyatakan/tersirat dalam sasaran mutu. Sasaran mutu unit unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu Fakultas dan universitas. Keefektifan

perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu Jurusan dan menjadi tanggung jawab Ketua Jurusan. 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 1. Wakil Manajemen Jurusan menetapkan Wakil Manajemen atau MR (Management

Representative)

ditingkat

Jurusan

sebagai

perwakilan

manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal. MR adalah Sekretaris Jurusan. MR mempunyai wewenang untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu di tingkat Jurusan. MR bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan terpenuhi. MR tingkat Jurusan masing-masing harus melapor kepada Ketua Jurusan serta mengkomunikasikan kepada mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu UB dan Audit baik internal maupun ekternal. MR harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi saran/konsultasi mengenai implementasi standar.

2. Komunikasi Internal Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya. Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpanbalik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi. 5.6. Tinjauan Manajemen Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, ketua jurusan harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya. Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota jurusan ilmu Administrasi Publik.

VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Jurusan harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan. Disamping itu jurusan juga perlu untuk mengidentifikasikan merealisasikan perencanaan Jurusan anggaran melalui UJM untuk juga pelayanan.

memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan lain : 1. Menetapkan sumber daya; 2. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; 3. Melakukan perencanaan anggaran untuk laboratorium guna menunjang aktivitas laboratorium. Adapun laboratorium yang ada di jurusan Administrasi Publik antara lain Laboratorium Kebijakan dan Perencanaan Pembangunan, Laboratorium Politik dan Tata Pemerintahan, dan Laboratorium Pengembangan Organisasi dan Manajemen Publik. 4. Menyusun perencanaan anggaran untuk fasilitas-fasilitas lain guna meningkatkan kepuasan pelanggan. 5. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan masukan untuk mendeteksi kebutuhan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan pelanggan. Beberapa Hal yang dilakukan antara

6. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM dan untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi. 6.2. Sumber Daya Manusia 1. Umum Jurusan harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki masing-masing individu (pendidikan,keterampilan,maupun keahlian) untuk yang efektif. 2. Kompetensi Jurusan Administrasi Publik melakukan pemetaan SDM sesuai dengan kompetensinya masing-masing. Adapun pemetaan yang selanjutnya disebut dengan Homebase tersebut sebagai berikut : ketentuan layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu

HOMEBASE DOSEN PROGRAM STUDI DI JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK

S1 Administrasi Publik*
NIP 195401271981031003 195902191986011001 195912271986011001 NAMA Drs.Minto Hadi Drs.M.Shobaruddin,M.A Drs.Sukanto,MS NIDN 0027015402 0019025903 0027125906

Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh S1 Ilmu Administrasi Pemerintahan*

NIP 195608011987011001 195302011980101001 195803201987011001 NAMA DR.Luqman Hakim,M.Sc Drs.Suwondo,MS Drs.ABB.Fuad,M.Si NIDN 0001085604 0001025303 0020035803

Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh S1 Perencanaan Pembangunan*

NIP 197204052003121001 1957091119850310003 195209111979031002 NAMA DR.Hermawan,S.IP,M.Si Drs.Abdullah Said,M.Si Drs.Heru Ribawanto,MS NIDN 0005047203 0011095712 0011095201

Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh

S1 Ilmu Perpustakaan*
NIP 196110241986011002 196004301986011001 196007171986011002 NAMA DR.Irwan Noor,MA Drs.Riyanto,M.Hum Drs.Siswidiyanto,MS NIDN 0024106108 0030046006 0017076007

Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh Beberapa Pemetaan atau homebase tersebut diatas

didasarkan atas sertifikasi dosen (serdos),selain itu pemetaan tersebut sesuai dengan mata kuliah yang diajarkan. Rencana pengembangan SDM dosen yang ada di Jurusan Administrasi Publik antara lain melalui studi lanjut baik di dalam maupun di luar negeri. Dimana dosen difasilitasi untuk mengikuti program bahasa yang akan melakukan studi lanjut di luar negeri ( diberi bantuan dana untuk kursus bahasa asing sesuai tujuan negaranya) disamping itu rencana pengembangan SDM dilakukan pula melalui evaluasi kinerja, yang dilaksanakan setiap 6 (enam) bulan tiap periodenya melalui rapat jurusan Administrasi Publik. Adapun bentuk evaluasi yang dilakukan didasarkan pada mahasiswa serta didasarkan pada penilaian resmi yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Disamping itu juga dilakukan melalui evaluasi EKD ( evaluasi kinerja dosen). Selain itu juga dilakukan pelatihan dan pendidikan bagi dosen guna meningkatkan kemampuan dan kompetensi sesuai dengan bidangnya.adapun training plan yang dimaksud tersebut salah satu bentuknya melauli diskusi bulanan . Adapun maksud dan tujuan dari diskusi bulanan tersebut

adalah dalam rangka memperbarui dan mengembangkan teori serta akademik terbaru. Di samping itu Jurusan harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Fakultas dan Jurusan serta Pascasarjana harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan sesuai tuntutan/kebutuhan kurikulum dan persyaratan yang ditetapkan. Sumber daya lainnya yang dibutuhkan jurusan administrasi publik antara lain mengenai infrastruktur seperti laboratorium bahasa, ruang kuliah yang memadai, lab-SIM, dan prasarana lainnya seperti Aula ruang rapat, Musholla, serta peralatan lainnya untuk mendukung perkuliahan. 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Jurusan harus mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses belajar mengajar, untuk penelitian kegiatan dan pengabdian kepada masyarakat. Jurusan harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang penerimaan, pelaksanaan, perlindungan, pembelian, instalasi, penyimpanan,

penggunaan dan pemeliharaan. Jurusan harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,

keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait, seperti misalnya fasilitas kesehatan, keamanan fisik, transportasi, toko buku, dan kafetaria, dan lain-lain. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan. Jurusan serta Pascasarjana harus menyediakan bukti bahwa lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan berkesinambungan.

VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Realisasi Produk Jurusan Administrasi Publik harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi (PT)),termasuk rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan meliputi S1, Skripsi, KKN/magang, pelatihan, konsultasi dan studi banding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi. Perencanaan program layanan FIA-UB Jurusan Administrasi Publik secara rinci disampaikan dalam Program Kerja Ketua Jurusan yang mengacu pada Rencana Strategis FIA-UB (10300 02000). 1. Pendidikan/Pengajaran Jurusan/Program Studi harus merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan. Jurusan/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum Program Studi S1 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan

learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Adapun

prasyarat evaluasi keberhasilan studi pada akhir studi antara

harus memenuhi prasyarat seperti : IPK sekurang-kurangnya 2.00; nilai D tidak melebihi 10% dari beban kredit total, tidak ada nilai E, dan lulus ujian sarjana. Jurusan/Program Studi harus merencanakan sumberdaya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi terkontrol lulusan meliputi dan yang dijanjikan pada aktivitas desain, dan pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus asesmen kebutuhan; pengembangan pengkomunikasian prosedur

instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Evaluasi Hasil kepuasan evaluasi mahasiswa terhadap proses pembelajaran di evaluasi pada setiap akhir semester. menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu secara berkesinambungan.

2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Jurusan Administrasi Publik mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan untuk dapat bersaing di tingkat nasional, regional, harus dan internasional. Jurusan/Program Studi merencanakan program

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria mencapai evaluasi, sasaran dan prosedur peningkatan untuk yang diinginkan. Fakultas dan merencanakan sumber

Jurusan/Program Studi harus

daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1). Evaluasi kepuasan partner atau pelanggan terhadap kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,termasuk penerapan inovasi iptek, layanan atau studi banding praktek baik (good practices) dan konsultasi, harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output

berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan metode pengendalian prosesproses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dipelihara. 7.2. Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus

Stakeholder Lainnya) Fakultas melalui masing-masing Jurusan/Program Studi secara umum memberikan layanan yang intangible, not storable dan

comsumed kepada pelanggan

utama yaitu mahasiswa,

maupun stakeholder lainnya. Universitas harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktekkan penerapannya untuk mencapai

learning

outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai

bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar

kelas/laboratorium,didalam/luar a. b. c. d.

kampus

UB,

diharapkan

minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut : Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung jawab memeliharanya. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan universitas yang responsive. Personel jurusan memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang sesuai dengan kualifikasinya. Mahasiswa, menurut Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia Nomor 60 Tahun 1999 adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi tertentu, beserta dosen sebagai bagian dari masyarakat ilmiah sudah selayaknya menggunakan metode discourse atau dialogis dalam proses belajar-mengajar. Agar proses tersebut berjalan lancar, khususnya bagi mahasiswa, perlu memperhatikan tradisi yang berkaitan dengan nilai, norma serta etika yang mengatur sikap dan perilakunya. Dilain pihak, mahasiswa memiliki hak dan kewajiban, ada larangan dan sanksi dan dibentuknya lembaga kemahasiswaan sebagaimana yang telah diatur dan disebutkan dalam Pedoman Pendidikan FIA-UB (00300 03001).

1. Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi (PT) Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan FIA-UB terutama Jurusan Administrasi Publik/Program kualifikasi Studi untuk pemenuhan dalam harapan Pedoman masyarakat akademik, profesional dan umum. Persyaratan mahasiswa dijelaskan Pendidikan FIA-UB (00300 03001) sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh universitas. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan memberikan yang ditetapkan oleh fakultas dalam kepada layanan administrasi pendidikan

mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi fakultas/jurusan, NIM dan lain-lain. Layanan Tri Dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan. Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan

track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran,

kebutuhan pengembangan IPTEK sesuai Program Studi (PS), permasalahan di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/Internasional pemberi dana (Dikti, Ristek, PT luar negeri dan standar mutu WCU. Persyaratan terkait

layanan

tersebut

juga fakultas

mencakup atau

persyaratan dana

yang dalam

ditetapkan oleh

pemberi

administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Tinjauan Persyaratan Terkait Produk Fakultas harus meninjau persyaratan terkait layanan Tri Dharma PT untuk memastikan bahwa: a. Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan b. Persyaratan yang berbeda dari diselesaikan c. Fakultas hingga Program Studi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan d. Apabila persyaratan pendidikan diubah, fakultas harus memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan. e. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara. sebelumnya telah

3. Komunikasi dengan Pelanggan Fakultas terutama Jurusan administrasi Publik/Program Studi harus menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan : informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM, Edom dan termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik juga harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna (stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan tri dharma PT, telepon, UB menggunakan email dan komunikasi interaktif fax, website www.ub.ac.id,

www.fia.ub.ac.id/publik.

7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 1. Desain dan Pengembangan Dalam perencanaan program studi dan kurikulumnya, pimpinan fakultas, jurusan dan program studi yakni dan kurikulum untuk kepentingan Dekan dan Ketua Jurusan/PS harus mempertimbangkan pengembangan PS pelayanan pada mahasiswa. Pengendalian rancangan

harus sesuai dengan lama studi pendidikan. Prosedur yang

berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan learning

outcomes

mahasiswa.

Hal

ini

digunakan

untuk

menentukan agar PBM dapat membantu

mahasiswa

menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan target kurikulum. Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk proses rancangan kurikulum, menggambarkan hasil analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan kurikulum. Proses pengembangan kurikulum PS harus didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara kegiatan akademik dengan menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan urutan tahap proses pengembangan, personel yang terlibat, mekanisme evaluasi dan kriteria digunakan. 2. Masukan Desain dan Pengembangan Unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan

kurikulum masyarakat.

PS,

penelitian

dan

pengabdian

kepada

3. Luaran Desain dan Pengembangan Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi kinerja organisasi. 4. Tinjauan Desain dan Pengembangan Tim evaluator sesuai pada hasil setiap tahap dan evaluasi atau harus standar

mengidentifikasi kurikulum yang

rancangan

pengembangan

dengan

persyaratan

diacu (misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu

profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis FIAUB (10300 02000) 5. Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan secara independen. Tahap keluaran rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara. 6. Validasi desain dan Pengembangan Validasi pimpinan pendidikan masyarakat umum, ini dilaksanakan unit yang dapat kerja dengan agar pengesahan dalam oleh

karakteristik

layanan rancangan

direncanakan

kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada dipastikan penerapannya. Secara pada tahap akhir suatu validasi dilakukan

perencanaan. Sebagai contoh validasi yang ada di jurusan administrasi publik meliputi validasi soal ujian yang dilakukan oleh tim pengajar . Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus dipelihara.

7. Pengendalian Pengembangan

Perubahan

Desain

dan

Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan iptek secara Perubahan dan kebutuhan dan masyarakat menjadi arahan menghasilkan perubahan. tinjauan rancangan dan pengembangan tri dharma PT periodik tersebut diidentifikasi, didokumentasikan,

disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan terkait dan rekaman harus dipelihara. 7.4. Pembelian/Pengadaan Sumberdaya Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang sesuai Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, FIA-UB yang

mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus memenuhi persyaratan peraturan FIAUB dan perundang-undangan yang berlaku. 1. Proses Pembelian/Pengadaan Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat,

termasuk

persyaratan kompetensi,

kualifikasi yang

SDM

untuk dengan

meningkatkan

dilakukan

pelatihan dan atau studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di FIAUB. Proses dan tahapan pengadaan dilakukan sesuai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa dengan penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang

Pemerintah Kepres No. 80 tahun 2003 dan atau aturan pemanfaatan dana hibah yang diterima UB misalnya dana IMHERE dan dari World Bank atau yang TPSDP dari Asian Proses eDevelopment Bank. Hal ini menyangkut alokasi anggaran klasifikasi barang/jasa dibutuhkan. dalam pengadaan barang dikembangkan sistem

procurement FIA-UB. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan.

2. Informasi pembelian Informasi keperluan. pengadaan Harus harus memenuhi informasi kebutuhan tersebut

barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai dijamin bahwa memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, sistem e-procurement dan kualifikasi SDM. Untuk membangun komunikasi dengan pemasok dengan efektif, maka UB menerapkan e-procurement seperti dijelaskan di website FIA-UB. 3. Verifikasi Produk yang Dibeli Tim penerima barang/jasa FIA-UB melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan Dekan. Hasil verifikasi disampaikan kepada Dekan dalam bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat ketidaksesuaian maka Dekan meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau pencegahan.

7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan 1. Pengendalian Penyediaan Layanan Fakultas dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu, fakultas juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev Renstra FIA-UB sesuai prosedur yang berlaku. 2. Validasi Proses Penyediaan Layanan Fakultaas melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan dan penyediaan jurusan. layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan FIA-UB (00300 02000), Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh BPP fakultas. Dengan pedoman

tersebut, universitas melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian yang pengabdian kepada masyarakat sesuai

direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda. 3. Identifikasi dan Mampu Telusur Fakultas dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri dharma PT (sesuai ketentuan 4.2.4). Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan Fakultas melalui Audit Internal Mutu (AIM) FIA-UB berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Dekan. 4. Properti Pelanggan Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau stakeholder lainnya) yang diberikan FIA-UB pendaftaran masuk, pendaftaran ulang pada saat dan diakses. selama Jika

pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus tersimpan, terekam, dan atau mudah terpaksa hilang, harus dan rekaman dipelihara. dilaporkan kepada pelanggan

5. Preservasi Produk Fakultas atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, terpelihara pendidikan simpan pengelolaan, hingga pengemasan, perlindungan, persyaratan saat baik memenuhi

penyerahan. Barang tersebut termasuk untuk proses dan layanan pendidikan dengan umur untuk pengajaran atau penelitian terbatas,

dan pekerjaan pengembangan. 7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran Fakultas penilaian pengukuran Strategis atau unit kerja harus (assessment) harus yang menetapkan instrumen valid dalam dicapai. untuk rangka mengukur menjamin dan

keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan dilakukan yang kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana dan target Pemantauan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.

Fakultas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, fakultas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 8.1 Panduan Umum Outcome dari pemantauan dan pengukuran dapat digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. 8.2 Pemantauan dan Pengukuran 1. Kepuasan Pelanggan Jurusan menetapkan persepsi mahasisiswa tentang tingkat dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya. Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh bukti obyektif. Jurusan mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya. Mekanisme dan analisis kepuasan pelanggan dicantumkan dalam Manual Prosedur terkait (MP Tracer Study MP.UJM-JIAP-FIA-UB-002) 2. Audit Internal a. Jurusan melaksanakan audit internal berdasarkan

program audit internal untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu dan PBM. b. Jurusan mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk

mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan. c. Rekaman audit internal dipelihara. d. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Manual Prosedur (MP) Audit Internal Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya (MP-UJM-AP-FIA-UB10-04) 3. Pemantauan dan Pengukuran Proses a. Jurusan mengukur dan memantau kinerja dan

keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. b. Jurusan mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses. 4. Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan a. Jurusan sebagai penyelenggara layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan

peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. b. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, mengukur sebagai alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan sebaiknya c. Penilaian digunakan kinerja untuk kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Jurusan penyelenggara layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. d. Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan. 8.3 Analisis Data 1. Jurusan Administrasi Publik sebaiknya menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, dan digunakan sebagai data dasar di dalam proses pengambilan setiap pengambilan. 2. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan pencegahan. 3. Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis (continues

improvement)

melalui

tindakan perbaikan, dan juga tindakan korektif dan

kecenderungan

dapat

membantu

dalam

memjamin

efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistem manajemen mutu. 4. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya menerus dan dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja. Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan. Lihat 8.4 Perbaikan 1. Perbaikan Berkesinambungan a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus

meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong staf personel untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup kerjanya/layanan. b. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan potensi peningkatan kualitas layanan yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. c. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).

2. Tindakan Perbaikan a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis b. Tindakan penyebab korektif ketidaksesuaian sebaiknya dan diambil peluang untuk peningkatan. mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. c. Tindakan korektif sebaiknya direkam. 3. Tindakan Pencegahan a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus menetapkan manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). b. Tindakan pencegahan sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan pencegahan sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan organisasi.