Cundo hacer modificacin de estatutos que signifique elevar a escritura pblica y registrar en la oficina de instrumentos pblicos?

Por: actualicese.com Publicado: 3 de abril de 2014

Cuando un bien privado dentro de una P.H. aumenta su rea privada y por ende crece su coeficiente de rea privada, significa que automticamente todos los dems bienes se reducen en su coeficiente de rea privada. Al modificarse los coeficientes significa que tambin cambia la participacin en el pago de las expensas y el presupuesto.
Respondamos la siguiente inquietud. Para que una reforma al reglamento tenga validez, se debe modificar la escritura que los contiene o simplemente es vlido con el acta de la asamblea donde se aprueba? Hay que recordar que la P.H. tiene cierta autonoma de manera estatutaria, pues as se lo da la Ley 675. Entonces en el reglamento interno o estatutos se van a definir muchos aspectos, pero lo ms importante en estos papeles es definir claramente cules son las reas comunes, las privadas y por ende los coeficientes de propiedad privada. De tal manera que cuando se hace una reforma a los estatutos que signifiquen alterar reas comunes o privadas, especialmente estas ltimas, donde un inmueble va a aumentar su rea privada significa que automticamente todos los dems inmuebles se reducen en coeficiente. Cuando un bien privado dentro de una P.H. aumenta su rea privada y por ende crece su coeficiente de rea privada, significa que automticamente todos los dems bienes se reducen en su coeficiente de rea privada. No en metros sino en porcentaje de rea privada. Y al modificarse los coeficientes significa que tambin se modifica la participacin en el pago de las expensas y el presupuesto.

Entonces cuando se presenta modificacin de coeficientes, el contenido del acta de la asamblea se debe llevar a escritura pblica y registrar ante la oficina de instrumentos pblicos para que haga la inscripcin en todos y cada uno de los inmuebles privados de la P.H. Si se va a realizar una reforma de los estatutos que no implique reforma de coeficientes no es necesario que se eleve a escritura pblica y por ende no se va a registrar en la oficina de instrumentos pblicos.

Inasistencia a asamblea de propietarios, multa no es automtica

Por: actualicese.com Publicado: 3 de abril de 2014

En muchas propiedades horizontales se cree que la multa por inasistencia a su asamblea de copropietarios es automtica, cuando para ello debe estar creada primero por el mximo rgano social y segundo, debe agotarse un proceso antes de imponerse.
Siempre que pensemos en un castigo, cualquiera que sea, en nuestro caso, la multa, es menester por disposicin de la Constitucin Poltica en su artculo 29, debe establecerse primero la falta y su castigo, y posteriormente el procedimiento para aplicarla lo que conlleva a poder ejercer el derecho de defensa. Por ende, la aplicacin de una multa pecuniaria o no pecuniaria (dinero o de otra clase) por inasistencia a las asambleas de copropietarios por parte de un propietario o su delegado, deber tambin ajustarse a la norma que est por encima de la Ley 675 de 2001 y los Estatutos: la Constitucin Poltica.

Lo primero: es obligacin o es potestativo del propietario asistir a asambleas?

Primero veamos la Ley 675 de 2001: Artculo 37. Integracin y Alcance de sus Decisiones. La asamblea general la constituirn los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados, Todos los propietarios de bienes privados que integran el edificio o conjunto tendrn derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella.(Subrayado nuestro) Legalmente es potestativo, pero su asistencia es un deber, pues no asistir perjudica la posible toma de decisiones, aprobacin de presupuestos, nombramiento de Administradores, etc. La razn, es que su ausencia afecta la conformacin los qurum mnimos exigidos en la Ley o los Estatutos, para poder deliberar y decidir.

Sancin por inasistencia a asambleas

Como mencionamos, la Ley habla de una potestad pero en la prctica es un deber que los mismos propietarios pueden imponerse sanciones por su inasistencia. Para ello, deben cumplirse unas condiciones:

Creacin de la sancin/multa
Debe estar plasmado en los Estatutos o en una adicin o reforma a los mismos o en su defecto, como mnimo aprobado por la Asamblea de Propietarios y estar as plasmado en un Acta anterior (Art. 38 nm. 6 y Art. 59), la cual se le hizo la debida publicidad y notificacin (Art. 47). De igual manera, debe plasmarse el monto a cobrar, la cual slo aplicar para las futuras Asambleas de Propietarios, nunca para la misma Asamblea en la cual se est creando el castigo. Nota: Dicha sancin la debe crear el mximo rgano social, nunca el Consejo de Administracin, lo que si puede hacer ste ltimo rgano es el proceso para su imposicin, si as se lo deleg la Asamblea de Propietarios, segn los siguientes puntos.

Imposicin de la sancin/multa
Para poder imponer la sancin por inasistencia, se debe cumplir con varias condiciones:

1. Primero, que la citacin de convocatoria se haya efectuado con la debida antelacin que establece la Ley 675 de 2001, artculos 39 y 41, o sea, 15 das calendario para la primera convocatoria y mnimo tres das hbiles despus la segunda. 2. Que se haya notificado debidamente a los propietarios mediante comunicacin enviada a cada uno de los propietarios de cada inmueble a la ltima direccin registrada por los mismos ante la administracin. Nota: no necesariamente a un propietario se le debe notificar en el mismo inmueble de su propiedad, pues es posible que tenga desocupado o arrendado su inmueble, de tal manera que se le deber notificar en la direccin que informe a la administracin (ante desconocimiento absoluto, incluso de correo electrnico o celular, se har entonces en el inmueble que est al interior de la PH). 3. Se le permita al propietario que ser sancionado por no asistir, su derecho a la legtima defensa. O sea, se le escuche en descargos por parte de la Asamblea o Consejo de Administracin si lo hay, para que el propietario pueda presentar las excusas debidamente que prueben la causal de inasistencia, posterior a eso, el ente sancionador podr determinar si acepta o no las pruebas de dicha inasistencia y multar o no. Como se observa en el Punto 3, no es que por el hecho de no presentarse, que simplemente la administracin en el siguiente mes le carga la multa en el recibo de la cuota mensual de administracin. Primero se le debe notificar del inicio del proceso sancionatorio para que se pueda defender, luego y segn los descargos, si se impondr formalmente la multa.

Monto de la multa que puede establecer la asamblea de copropietarios

Es potestativo de la Asamblea fijar su valor, en todo caso, no puede ser superior al valor de dos (2) cuotas mensuales de administracin. (Art. 59 nm. 2 Ley 675 de 2001).

Proceso de cobro
Una vez impuesta la multa (agotado la diligencia de descargos como sealamos), es el administrador quien tiene la obligacin de iniciar el cobro de todo valor legal, como son las cuotas de administracin ordinarias, extraordinarias, intereses de mora y las multas (art. 51, nm. 8, Ley 675).

Inmueble administrado por una inmobiliaria

Cuando una persona encarga la administracin de su inmueble ubicado al interior de una P.H., por ejemplo, a una inmobiliaria, se debe fijar claramente en el contrato de administracin, quin es el responsable de asistir a las Asambleas de Propietarios, si el propietario, o la empresa inmobiliaria como administrador del inmueble. De lo anterior, se deber informar a la Administracin de la P.H., para que esta sepa a quin debe enviar la citacin de convocatoria. En todo caso, siempre ser el propietario quien deber responder econmicamente por las multas y no est exonerado ante la P.H. por el hecho de haber delegado la administracin de su inmueble.

Impugnacin y demanda en actas de asambleas de copropietarios, puntos a tener en cuenta

Por: actualicese.com Publicado: 3 de abril de 2014

Muchas propiedades horizontales hicieron sus reuniones obligatorias en enero y febrero y desde esa poca fueron publicadas las actas de las mismas, de tal manera que ya estn a punto de caducar o vencer el trmino para poderlas impugnar. Lo primero: publicidad de las decisiones (acta)
Una vez termine la asamblea de copropietarios y que sea plasmada en acta (fsicamente) y firmada por las personas que fueron asignadas como Presidente y Secretario para esa reunin, el administrador tendr 20 das hbiles para poner a disposicin de los propietarios y moradores que lo soliciten, copia del acta debidamente suscrita por quienes ya se mencion.

La publicidad puede realizarse de dos formas: dejando copia en la sede del administrador (oficina o zona comn Cartelera-) o en su defecto, entregando una copia directamente en cada apartamento o casa.

Tiempo para impugnar la decisin tomada por el mximo rgano social: dos meses
Una vez publicada el acta en la forma anteriormente mencionada, se cuenta con dos meses para demandar, impugnar, las decisiones del mximo rgano social, si dichas decisiones no se ajustan a la ley o a los estatutos de la Propiedad Horizontal (art. 49 Ley 675/01). El proceso se adelanta ante un Juez Civil del domicilio de la propiedad horizontal denominado abreviado. Necesariamente, quien vaya a impugnar debe hacerlo por conducto de un abogado, quien deber presentar el proceso.

Impugnacin por obligaciones no pecuniarias es de un mes

Cuando la decisin que se va a impugnar es por una sancin por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias, la impugnacin o demanda se debe presentardentro del mes (1 mes) siguiente a la comunicacin de la respectiva sancin (art. 62 Ley 675/01).

Demanda por impugnacin es distinta a denuncio por falsedad material o ideolgico

Los dos meses o uno para presentar la demanda de impugnacin como antes sealamos, aplica cuando se presume que las decisiones tomadas son contrarias a la Ley o los Estatutos. Pero si el contenido del acta contiene una alteracin o se anota algo contrario a lo tratado, podramos estar frente a una conducta delictiva y como tal. Lo que se debe hacer es un denuncio penal por falsedad ante la Fiscala General de la Nacin (la copia del acta debidamente suscrita ser prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. art. 47 de la Ley 675 de 2001).

Recuerde: administrador puede ser sancionado por no entregar copia de las actas
Tanto propietarios, revisores y residentes (no propietarios) pueden solicitar copia de las actas de las asambleas de copropietarios.

Si el administrador se niega a entregar copia de las actas, el solicitante podr acudir ante la Alcalda (ante la dependencia encargada del Registro de Propiedades Horizontales) e interponer la queja y ser el ente pblico el que exigir al Administrador su entrega, so pena de sancin de carcter policivo (sanciones administrativas).

No olvide
Contenido general del acta:

Expresar si la reunin es ordinaria o extraordinaria. La forma en que se hizo la convocatoria. Nombres de los asistentes (expresando si son propietarios o delegados, revisor fiscal, invitados, asesores, etc.). El nombre de las personas que fueron designadas como Presidente y Secretario. El porcentaje de coeficiente que representan los propietarios o sus delegados asistentes. El orden del da. Un breve relato de los asuntos, sus discusiones y propuestas planteadas y sometidas a votacin. La votacin emitida.