DEFINICION DE WORKFLOW Qu es workflow?

Es la automatizacin de un proceso de negocio, en todo o en partes, durante el cual los documentos, informacin o las tareas (actividades) se pasan de un participante a otro para que realicen alguna accin, de acuerdo a un conjunto de reglas procedimentales.

Automatizacin: El workflow permite una tecnologa que automatiza todos o determinados aspectos del proceso de negocio. Proceso de negocio: Conjunto de uno o ms procedimientos o actividades directamente ligadas, dentro de un contexto en una Organizacin, definidos con roles y relaciones entre los mismos. Documentos, Datos y Tareas: Son los elementos que se distribuyen entre los participantes que actan en el WorkFlow. Participantes: Pueden ser automticos (programas) o manuales (personas, roles o grupos de usuarios). Actividades: Son las que hacen los participantes para lograr el objetivo del negocio. Reglas: Son las que rigen el proceso automatizado.

ORIGENES Y EVOLUCION Los Sistemas de Gestin de Procesos o Flujos de Trabajo (Workflow Management Systems) tuvieron origen en: Automatizacin de operaciones intensivas en personal, como aprobacin de crditos en EEFF o gestin de plizas, partes de accidentes en aseguradoras. Tramitacin de expedientes en la Administracin Publica. Gestin Documental (procesamiento, imgenes, circulacin, almacenamiento)

La implementacin de Sistemas Workflow se fue extendiendo a todo tipo de procesos de negocio, estando su filosofa de orientacin al proceso muy presente en SI integrados. Ejemplo, metodologa EPC en SAP R/3 (cadena de proceso dirigida por
eventos)

En los ltimos aos se ha extendido (impuesto) el termino BPM (Gestion de Procesos de Negocio-Business Process Management) en cuya filosofa se

incluirn los Sistemas WorkFlow. Engloba una visin ms amplia, incluyendo prcticas de negocio y otras tecnologas, aunque a veces parece solo aplicarse como una etiqueta de Marketing WORKFLOW Y BPN

Las 3Ps y las 3R`s Marshak (1994) sintetiza la tecnologa Workflow con sus 3P`s y 3R`s: Processes (Procesos) Policies (Polticas) Practices (Practicas) Routes (Rutas-Caminos) Rules (Reglas) Roles (Perfiles o Papeles)

PROCESOS Hablamos de los procesos establecidos, que controlan y dirigen la actividad de una empresa. Son tan variados y tan personales como las personas que participan en ellos.

Con frecuencia, los procesos no son diseados, sino que se identifican despus del hecho en cuestin y se extraen del uso la actividad comn. Es importante determinar cada uno de los procesos que una organizacin trata de automatizar. Cules son los objetivos y el impacto que tienen en el negocio. Conjunto de uno o ms procedimientos o actividades directamente ligadas, dentro de un contexto en una Organizacin, definido con Roles y Relaciones entre los mismos.

POLITICAS Las normas o polticas son expresiones redactadas formalmente, que indican la forma en que deben manejarse ciertos procesos: cmo se realiza el trabajo y que decisiones se toman al respecto. Por ejemplo: cuando los empleados inician un nuevo trabajo, se les comunican las normas de la compaa sobre vacaciones, beneficios asistenciales y pagos en caso de enfermedad. Aunque las compaas deberan mantener una poltica formal sobre cmo manejar cada proceso de negocio, es habitual encontrar excepciones a este hecho. PRACTICAS Las prcticas son reglas y mtodos menos formales que las polticas. De forma un poco coloquial podramos decir que las prcticas son lo que verdaderamente sucede en las empresas, cmo se hace realmente el trabajo. Pueden considerarse como actos que infringen las reglas (o quelas extienden) y que hacen que el proceso funcione realmente. Al plantear una automatizacin de procesos mediante un sistema de Workflow, deben no solo tenerse en cuenta las polticas, sino descubrir las prcticas que llevan a cabo los participantes de dicho procesos. Hay que examinarlas y evaluar cules deben ser incorporadas en el diseo de dicho workflow. RUTAS Se refiere al orden en que la informacin fluye a travs de los diferentes pasos de un proceso. Los primeros productos workflow eran en realidad routers inteligentes. Hoy, es necesario especificar el flujo de cualquier tipo de objeto como documentos, formularios, datos, aplicaciones, entre otros. La informacin puede fluir secuencialmente, en paralelo (nodos divergentes o convergentes), condicionalmente o en interaccin:

REGLAS Las reglas determinan qu informacin debe dirigirse a travs de qu ruta y a quin. Esto se conoce a veces como enrutamiento (routing) condicional o tratamiento de situaciones de excepcin. El enrutamiento condicional a menudo depende de las reglas de negocio o de las decisiones que se toman en el transcurso del proceso. Es decir, puede basarse en: La propia informacin que se en ruta (normalmente valores de campos en formularios) P.ej., prstamos superior a 500 k, necesitan dos niveles de aprobacin, no uno. En selecciones explcitas de los participantes segn opciones autorizadas.

Las reglas tambin se utilizan para gestionar el propio funcionamiento del workflow. Por ejemplo, balancear la carga de trabajo (las asignaciones) entre los participantes del proceso. PERFILES La informacin no se en ruta usualmente a una persona especfica sino ms bien a los puestos, perfiles o papeles que las personas tienen en esa organizacin. Por ejemplo, en un proceso de aprobacin de gastos, la peticin se enva a la direccin de RR.HH. y no a Silvia Martnez De igual forma, se utilizan a menudo grupos de perfiles, como puede ser el caso de un grupo de gestores de prstamos. La aplicacin de workflow ms que enviar una peticin a un gestor particular lo har al prximo gestor que est disponible. MODELO DE REFERNCIA

De la Workflow Coalition (WfMC): Descripcin de la arquitectura de un Sistema Workflow, con sus principales elementos y las interfaces que se definen entre ellos.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA WORKFLOW Elementos de un Workflow (I) Herramientas de anlisis, modelizacin y definicin de procesos Representacin de la secuencia de actividades y de informacin que constituye cada Flujo de TrabajO Elementos de un Workflow (II) Motor del Sistema Ejecucin de procesos: se encarga de interpretar las definiciones de los distintos procesos y crear un entorno donde se puedan ejecutar varias instancias de los mismos. Distribucin de tareas: controla las distintas etapas de ejecucin de un proceso, invocando en cada etapa a la persona y/o aplicacin a la que corresponda actuar.

Gestiona las listas de trabajo asociadas a cada uno de los participantes en el proceso. Gestin de restricciones temporales asociadas a algunas tareas (plazos) estableciendo un sistema de prioridades y de alarmas. Control y administracin: mantiene internamente informacin sobre el estado de cada instancia de los procesos en ejecucin as como informacin de seguridad y auditora. Comunicacin: paso de la informacin pudiendo emplear distintos servicios electrnicos de mensajera (email, intercambio de datos en entorno de objetos distribuidos,..). o Arquitecturas basadas en mensaje vs basadas en bbdd.

Elementos de un Workflow (III) Los estados en que puede encontrarse un proceso: Iniciado (an no ejecucin) / en ejecucin / activo / suspendido / completado /terminado (finalizado antes de completar todas sus actividades) Interfaz Controla interaccin de los usuarios y/o aplicaciones con el Motor del Sistema. Gestiona las colas de trabajo, presentando la lista de tareas que debe ejecutar cada usuario. Dependiendo del sistema, puedes ser el usuario el que elija la tarea a realizar o ser el propio workflow el que marque prioridades o restricciones temporales.

Herramientas de Administracin y Monitorizacin Acceso a datos histricos, estadsticos o de rendimiento del sistema.

Enlace con otros sistemas Cooperacin con otras aplicaciones o sistemas workflow.

MODELO DE COMPONENTES

CICLO DE UN PROCESO DE NEGOCIO Descubrimiento: explicitar cmo se hacen las cosas Diseo: modelizacin, simulacin, reestructuracin. Despliegue: implantar el proceso a todos los participantes (personas, sistemas, otros procesos). Ejecucin: asegurar que el nuevo proceso es llevado a cabo por todos los participantes. Interaccin: permitir a las personas gestionar el interfaz entre procesos automticos y manuales. Operacin y Mantenimiento: intervenir para resolver excepciones. Reasignar participantes. Optimizacin: mejoras continuas en el proceso. Anlisis: medir el rendimiento y propuestas de mejora. Automatizacin: a realizar durante las etapas de despliegu e.

TIPOS DE WORKFLOW Existe una gran variedad de productos catalogados como workflow y han sido muchos los intentos por clasificarlos. Vamos a presentar 4 categoras, aunque en general, las fronteras no son slidas y muchos procesos abarcan varias de ellas. Workflow ad-hoc Es un proceso que se ejecuta una sola vez. Est basado tpicamente en un sistema de correo electrnico (email) Puede definirse como un enrutamiento inteligente de documentos/ papeles. Cuando una persona acaba de procesar la informacin el documento se enva automticamente a la siguiente persona de la lista. Elaborado.

Workflow de Colaboracin Coordina las actividades de personas que trabajan para conseguir un objetivo comn. Proporciona una capa de gestin a los procesos utilizados regularmente en la organizacin. Los documentos son la clave, y por lo tanto es esencial para la solucin de workflow mantener la integridad de dichos documentos. Pueden ser procesos predefinidos, pero tambin creados deforma ad-hoc. Debe ser muy flexible por las caractersticas de los procesos que aborda. Suele utilizarse el email o sw de gestin documental. Ejemplos: diseos de Arquitectura, Ingeniera, creacin de un Informe Anual, diseo de un folleto, elaboracin de una ofertaetc

Workflow de Administracin Este workflow es el que involucra procesos de administracin de una empresa tales como: rdenes de compra, peticin de viaje, control de inventario, Aunque puede haber distintas tipologas, una solucin comn es la basada en formularios: o Los formularios estn constituidos por un conjunto de campos de datos sobre los que el usuario puede interactuar (introducir o editar informacin) o Los datos que se presentan provienen de bbdd corporativas. De igual forma, si el usuario edita informacin en esos formularios, lo hace realmente sobre dichas bbdd (se dice que los formularios actan como front-end)

o Los formularios se en rutan de forma inteligente, en base a los datos introducidos en los formularios, utilizando la infraestructura de distribucin electrnica de mensajes de la organizacin (email,) Workflow de Produccin (o de Transacciones) La clave en esta tipologa de workflow son las transacciones que tienen lugar en una base de datos. Son aplicaciones de misin crtica. De alguna manera el proceso de negocio que se automatiza es el negocio en s, y no tanto una funcin de soporte. Por ejemplo, un tramitar solicitudes de crdito en una entidad financiera o un proceso de reclamaciones de plizas en una aseguradora. En general, automatiza procesos de negocios que tienden a ser repetitivos, bien estructurados y con muchos datos y documentos. Es similar a la produccin en una lnea de ensamble en una fbrica: debe ejecutarse en el menor tiempo posible, es altamente predecible, repetitivo y de alto volumen. Es habitual que est circunscrito a un departamento o rea de la empresa. No suele exigirse mucha flexibilidad. Es muy importante la velocidad de transferencia, o sea, la velocidad con que las tareas pasan de un paso a otro, ya que es la actividad principal de los participantes. Es improductivo que un miembro del equipo no haga nada mientras espera a que le llegue trabajo.

Workflow: objetivos (I) Reflejar, mecanizar y automatizar los mtodos y organizacin en el sistema de informacin. Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos. Independizar el mtodo y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan Mejorar la eficiencia guiando hacia menores costos y mayor capacidad para absorber carga de trabajo. Mejorar el control dando como resultado procedimientos estandarizados. Prevenir que el proceso se detenga o quede sin dueo entre una actividad y la siguiente.

Workflow: objetivos (II) Reducir significativamente el volumen de documentos que se mueven entre una bandeja de entrada y otra. Reducir o eliminar la necesidad de reingresar la misma informacin en diferentes etapas del mismo proceso.

Detectar actividades con retraso y tomar acciones correctivas en tiempo real. Identificar y resolver cuellos de botella. Gestionar procesos en tiempo real. Integrar procesos de terceros, ya sean proveedores, clientes o relacionados.

Workflow: objetivos (III). Cambio de filosofa en los SI. Permite dar seguimiento a las diferentes actividades, fases o etapas del trabajo. Con ello, es factible tener un mejor control y una administracin ms precisa, conociendo el estado actual o los trmites sufridos por un asunto en particular, y analizando el proceso en su conjunto o por grupos de tareas utilizando las estadsticas asociadas. Opera mejor en apoyo a las actividades operativas, de trmites ms bien definidos o con alto volumen de operaciones. En este sentido es un elemento importante para mejorar la productividad en los trabajos de oficina clsicos que todava tienen un potencial amplio para mejorar su rendimiento. Mantiene actualizada la informacin del sistema en forma automtica. Esto permite mejores decisiones y reduce las cargas de trabajo que normalmente se asocian con la obtencin de informes.

Workflow: beneficios (I) Obliga a la realizacin de un proceso de reingeniera (o de revisin y rediseo) de las actividades. Facilita el desarrollo de los sistemas con una mayor orientacin al negocio y a las tareas crticas de la empresa. Ofrece opciones para optimizar los procesos y mejorar la productividad, permitiendo la integracin de actividades en un conjunto coherente, con un apoyo automatizado de las tareas que se beneficien de ello, manteniendo el control del proceso en manos de los empleados y directivos que deben participar.

Workflow: beneficios (II)

Agiliza los trmites al eliminar o reducir considerablemente el papeleo, simplificando los requerimientos de mensajera, formas impresas y otros insumos normales en toda actividad empresarial. Estimula el trabajo con calidad y eficiencia. Los procedimientos al estar bien definidos permiten mantener los mecanismos de aseguramiento de calidad. Al eliminar los tiempos muertos en el flujo de los datos y de los documentos, se mejora el rendimiento del grupo de personas asociadas al proceso que se automatiza. Simplifica el proceso de entrenamiento de los trabajadores y se reducen los problemas derivados de la normal rotacin del personal.

Workflow: Inconvenientes Requiere que los procesos sean definidos con claridad y precisin y que la administracin sea consciente de que el sistema debe gestionarse con orden, limitando las excepciones y las gestiones fuera del procedimiento. Gestin del cambio: puede resultar muy difcil el cambio cultural implcito en la transformacin de los sistemas al enfoque workflow. Como ocurre en cualquier tipo de implementacin de un nuevo sistema, la adecuada comunicacin, involucracin, formacin y soporte de/a los usuarios del sistema es el punto crtico para el xito del mismo. Necesita que todo el personal asociado al sistema cuente con un equipo enlazado a una red. Deben preverse las complejidades operativas asociadas a este tipo de tecnologa y considerar el riesgo que la red tenga problemas. Se deben considerar mecanismos alternativos en caso de emergencias por falta de red, as como sistemas de recuperacin del sistema y de la informacin cuando se restablezca el servicio. Se debe actualizar o redisear el sistema conforme se requiera, en caso de producirse cambios normales en los procedimientos.