Algunos aspectos acerca de una base de datos en Winisis para la gestin documental de un archivo audiovisual Por Rito Alberto

Torres Subdirector Tcnico de la FPFC y Carlos Alberto Castellanos Ingeniero de Sistemas de la FPFC En primer lugar, para poder decidir por el tipo de Base de Datos ms adecuado, para gestionar y administrar en un archivo audiovisual los inventarios de soportes, sean rollos en cine, cintas y casetes de video o discos pticos, adems de realizar la descripcin de los contenidos que estn fijados en esos soportes, es necesario entender qu es una base de datos. Una base de datos es un conjunto de informacin estructurada en registros y almacenada en un sistema electrnico legible y consultable desde un computador. Cada registro constituye una unidad autnoma de informacin que puede estar a su vez estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen y estn disponibles para su consulta. En la Fundacin Patrimonio Flmico Colombiano usamos para la catalogacin e inventario de material audiovisual en general tanto de soportes flmicos como magnticos en video y dems, la Base de Datos Documental CDS/ISIS en su versin para Windows Winisis, tomando como fundamento que en ella los materiales audiovisuales son documentos que tienen de una parte un contenido y de otra un soporte fsico, slo que es diferente al papel, que fue el soporte tradicional hasta antes de la invencin y popularizacin del cine y la televisin. Winisis es un motor de base de datos de orden referencial no relacional, es decir trabaja con una sola tabla que define los campos y construye un diccionario de trminos dentro de la estructura definida para gestionar la recuperacin de informacin. CDS/ISIS fue creado y es mantenido por la Organizacin de las Naciones para la Educacin, la Ciencia y la Cultura (Unesco), es de dominio pblico y actualmente se encuentra en su versin 1.5.3.; se usa en archivos, bibliotecas, centros de documentacin y en general para cualquier sistema que maneje informacin textual, que adems requiera un potente sistema de recuperacin de informacin.

CDS/ISIS permite construir y manejar bases de datos estructuradas no numricas, es decir bases de datos constituidas en su mayor parte por texto. Si bien CDS/ISIS trabaja con textos y palabras, y ofrece por tanto muchas de las herramientas normalmente encontradas en los paquetes de procesadores de textos, no consiste exactamente en un procesador de textos. Esto es as porque los textos que CDS/ISIS procesa estn estructurados en categoras de elementos de datos definidos por el usuario. La caracterstica particular de CDS/ISIS es que ha sido diseado especficamente para manejar campos (y por consiguiente registros) de longitud variable, lo que permite, por una parte una utilizacin ptima de los discos de almacenamiento, y por otra, una completa libertad a la hora de definir la longitud mxima de cada campo. Un campo puede ser opcional (es decir, puede estar ausente en uno o ms registros), puede contener un simple elemento dato, o dos o ms elementos con datos de longitud variable. En este ltimo caso se dice que el campo contiene subcampos, cada uno de los cuales se identifica por un delimitador de subcampo de dos caracteres, que precede al correspondiente elemento. Adems un campo puede ser repetible, es decir un determinado registro puede contener ms de una instancia u ocurrencia en el campo. Las principales funciones que permite una base de datos en CDS/ISIS son: 1. Definir una base de datos con los elementos y datos requeridos por el usuario. 2. Ingresar nuevos registros en una base de datos ya determinada. 3. Modificar, corregir o borrar registros existentes. 4 Construir automticamente el acceso a los archivos de cada base de datos y mantener un rpido proceso en las bsquedas. 5. Recuperar registros a partir de la descripcin de su contenido, gracias a la definicin de unos descriptores generales, pero a la vez precisos, que filtran la informacin. 6. Visualizar los registros o porciones de ellos de acuerdo con los requisitos y necesidades de la bsqueda. 7. Ordenar los registros en cualquier secuencia deseada.

8. Imprimir catlogos, parciales o totales, o ndices. 9. Desarrollar aplicaciones especiales usando las facilidades integradas de programacin. Caractersticas Generales del Sistema Cantidad de Bases de Datos Cantidad mxima de registros por base Tamao mximo de informacin en una base Tamao mximo de un registro Mxima cantidad de lneas en la FDT (Tabla de definicin de campos) Mximo nmero de lneas en la FST (Tabla de seleccin de campos) Mximo nmero de campos por pgina de hoja de trabajo Mximo nmero de pginas en una hoja de trabajo Mximo nmero de palabras vacas ilimitado 16 millones 500 Megabytes 8.000 Caracteres 200 200 19 20 799

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