Arquivologia e documentação: conceitos e funções dos arquivos

Arquivologia ARQUIVO E DOCUMENTAO
1.0 A Arquivologia, tambm conhecida como Arquivstica, a disciplina que estuda as funes dos arquivos e seus documentos. Ento cabe Arquivologia, ou Arquivstica, estudar os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos e seus documentos: suas atividades, seus processos, seus usurios, suas ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depsitos de documentos funcionais. Conhecendo a disciplina, vamos ento definir o seu objeto de estudo: os arquivos. A palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados.
Prof. Giovanna Carranza

consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar. Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato. Contudo, no basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para que um documento possa compor um arquivo, ainda necessrio outro elemento: que tenha sido resultado, consequncia de uma ao referente atividade da instituio. o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES. Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido uma assinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a revista. A revista em si NO SER considerada documento de arquivo, uma vez que a empresa no a recebeu por executar uma atividade administrativa. Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinatura ser documento de arquivo, pois consequncia de uma atividade administrativa da empresa, que seria a aquisio de peridico. Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. No mesmo exemplo, no por ter a posse da revista que a empresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar que far isso. Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes; so classificados em dois grupos: 1.1 Quanto ao gnero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes: Textuais: so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; Cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo
So eles: 1 - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funes; 2 - Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante, etc); 3 - Edifcio, ou parte dele (sala, andar) destinado guarda de documentos; 4 - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, diviso de arquivo, etc). O Documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois elementos: Informao: o conhecimento, a mensagem, a idia que se deseja transmitir. Suporte: o material fsico onde est registrada a informao. Assim podemos concluir, por uma frmula bem simples: INFORMAO DOCUMENTO + SUPORTE =
Como exemplo de documento, temos a carta, a msica gravada, o email, os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informao registrada em um suporte material: o papel, o plstico, a pelcula, etc. MAIS CONCEITOS SOBRE DOCUMENTOS Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizado para
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Rua Corredor do Bispo, 85, Boa Vista, Recife/PE F.: 3222-6231 www.espacohebervieira.com.br
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representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 1.2 Quanto natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser: Ostensivo - A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Graus de sigilo Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso Informao (Lei Federal n 12.527/11), que entrou em vigor h pouco; e o Decreto Federal n 4.553/02, que trata dos documentos e material de carter sigiloso para a Administrao Pblica. As normas citadas atribuem graus de sigilo, sua classificao e o perodo pelo qual o documento dever permanecer sigiloso. Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo: ultra-secreto; secreto; confidencial; reservado. A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa noautorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional. Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. Seguem as tabelas de classificao:
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Ateno: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso Informao j estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 no foi modificado e nem revogado explicitamente, mesmo que a Lei tenha trago alteraes. Portanto, fundamental que fiquem atentos a este detalhe: caso o item se refira classificao e perodo de tempo do Decreto, considerem a primeira tabela; caso se refira classificao e perodo de tempo segundo a Lei, considerem a segunda tabela. Alm disso, a Lei no prev explicitamente a possibilidade de prorrogao dos prazos, como o Decreto; Prev apenas sua reduo. Ento caso a questo d margem dupla interpretao, ou seja elaborado em desacordo com a legislao, ser objeto de recurso de muitos candidatos. Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema polmico, a mesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas. 2. ARQUIVO 2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo a Lei n 8.159/91, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; b. estar instalado em local apropriado; c. dispor de instalaes e materiais adequados; d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; e. contar com normas de funcionamento; f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. 2.3 IMPORTNCIA DO ARQUIVO Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza. Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informaes vitais para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 2.4 TIPOS DE ARQUIVAMENTO
2.2 ARQUIVOS
FINALIDADE
FUNO
DOS
Podemos arquivo:
destacar
como finalidades
do A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal e Vertical. Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao.
1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas.
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Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. rgos de Documentao Arquivo O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou provenincia (princpio que estudaremos mais adiante), tem como principal suporte utilizado o papel e principal gnero o textual (tambm estudaremos mais adiante). O arquivo rgo receptor e seu pblico so os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar. Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e tratados como peas isoladas. Esses documentos existem em vrios exemplares, so unidos pelo seu contedo e, em sua maior parte, so impressos. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS, e seu pblico formado por pesquisadores, estudantes e cidado comuns. Sua funo instruir e educar. Centro de Documentao / Informao O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar. Museu O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so classificados como tridimensionais. Estes so os quatro rgos de documentao que aparecem em provas de concursos. Ao dar ateno aos termos destacados, o candidato poder facilmente diferenciar estes rgos e no errar questes.

3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente); extenso de sua atuao (setorial e central). Classificao quanto entidade mantenedora : quanto entidade mantenedora os arquivos podem ser pblicos ou privados. Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis para consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos. Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por instituies de carter privado. So documentos que dizem respeito a suas atividades particulares, e, portanto, no obrigatria a sua disponibilidade para consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencial atravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor ter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado. Existe ainda outra classificao, atribuda pela autora Marilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares. Pblicos: mantidos por instituies de carter pblico. Comerciais: mantidos por instituies com fins lucrativos. Institucionais: mantidos por instituies sem fins lucrativos. Familiares ou pessoas ou famlias. pessoais : mantidos por
Ento, quanto entidade mantenedora, os arquivos classificam-se em pblicos ou privados. Quando mencionar a autora acima, classificam-se me pblicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.
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Classificao Documentos segundo a natureza dos

partes, do objeto, das condies, clusulas, etc. O contrato ento uma espcie documental (considerando o aspecto formal). Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel. Em resumo, temos o contrato (espcie) de aluguel (funo). Essa idia pode ser aplicada a vrios outros documentos. Vejamos alguns exemplos: Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo) Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo) Relao (espcie) patrimoniais (tipo) / Relao de bens
Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia. Classificao quanto extenso de atuao: quanto extenso de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais). Os arquivos setoriais so aqueles que esto localizados prximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos prximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao. Encontram-se principalmente em empresas, rgos e entidades de grande porte, ou de estrutura administrativa complexa (vrios departamentos, vrias filiais, etc). Por exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados pode ser separado por filial, por setor de atuao (Depto. Financeiro, de RH, Compras, etc). Os arquivos centrais ou gerais so aqueles que guardam todos os documentos de uma entidade em um s lugar. utilizado principalmente por empresas e rgos de mdio e pequeno porte, ou por instituies de estrutura administrativa simples (poucos departamentos, poucos rgos, apenas um local para instalaes fsicas, etc). Por exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione em apenas um edifcio, um rgo pequeno, um consultrio medico, etc. importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral. Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaes de forma que se possa identific-lo como contrato: possui identificao das
muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato e forma. O formato a configurao fsica que o suporte assume. Ex: suporte papel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc. A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado de produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia.
Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas de concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica. Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas: 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados.
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2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase. 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente. Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos. Valorao dos Documentos Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico. Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas. Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes

daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou documento de 3a idade, jamais ser eliminado ou destrudo. Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais). O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo. Destinao final dos Documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente. Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico.
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natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte: - Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente? - Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria? - Como saber se o documento tem ou no valor histrico? Tabela de temporalidade o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela. Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotticos:

2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores; 3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente); 4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); 5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero eliminados; 6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente);
4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a criao, o uso, a manuteno, a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos, visando alcanar a recuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento (material permanente e de consumo). Os arquivos correntes correspondem s atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outras denominaes similares. Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo corrente sejam distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes: a) Protocolo que inclui como setores de recebimento e classificao: Recebimento e Classificao - Receber, separar e distribuir as correspondncias oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao etc.; Registro e Movimentao - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: nmero de
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Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente. Informaes importantes 1) Todo documento ser criado na fase corrente;
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protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatrio; arquivar as fichas do protocolo em ordem numrica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc. b) Expedio que como rotina receber a correspondncia enviada do protocolo; verificar se no faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cpias; separa original das cpias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mos; Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes. d) Emprstimo e consulta sem dvida uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao rpida e completa da informao. De modo geral, os documentos s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. e) Destinao H documentos que freqentemente so usados como referncia, h outros aos quais se faz referencia com menos freqncia ou quase no so usados e ainda aqueles que, aps a concluso do assunto, no sofrem nenhum uso ou referncia. Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia de uso dos documentos, a avaliao, a seleo, a eliminao de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas. 5. ORGANIZAO DE ARQUIVO A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases constitudas em: LEVANTAMENTO DE DADOS Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas alm de buscar entender as finalidades, funes a atividades, o volume da documentao, o gnero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espcies de documentos mais freqentes (cartas, relatrios etc), os modelos e os formulrios, bem como os mtodos de arquivamento adotados e conceito de conservao dos documentos.

Legislao pertinente: - mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e procedimentos - mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos - mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos Organizao - organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos. - Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus rgos. Documentao - gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc; - tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem de computador; - volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms; - estado fsico: necessidade de restaurao. Processos - rotinas e formulrios em uso na empresa; - registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondncia com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data); - arranjo e classificao documental. Recursos - Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nvel das pessoas, escolaridade); - fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento; - ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo. ANLISE DE DADOS COLETADOS Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo est sendo organizado. PLANEJAMENTO Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao do arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de sua evoluo corrente, intermedirio e permanente.
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Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da instituio, devendo estar divido em trs partes: 1 parte Sntese da situao real encontrada; 2 parte Anlise e diagnstico da situao; 3 parte Projeto propriamente dito, com prescries, recomendaes, procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantao. IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do projeto arquivstico e seu acompanhamento. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies. O papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose, tambm h outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o prprio homem. Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio, mas intervenes e a higiene, entre outros. Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorizao. Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais. Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento especficos (higienizao, reparos e acondicionamento). Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser

acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservao. Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico. 6. MATERIAL DE ARQUIVO Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivstico. O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. J o material de consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e constantemente substitudo. Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios, fichrios, etc.
Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).
7. MICROFILMAGEM A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em
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1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transaes bancrias. Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena frao do formato original. Pelo seu tamanho no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as caractersticas fiis do documento e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura. So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao. Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. 8. Princpios Arquivsticos A Arquivologia, enquanto cincia, possui princpios que devem orientar seus trabalhos e estudos. Esses princpios so utilizados desde o final do sculo XIX e constituem a prpria base da Arquivstica Moderna. Vamos a eles: Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais importante princpio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos e arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo so complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organizao e funcionamento de seu produtor, razo pela qual no deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevida ou misturados com os de outras pessoas ou instituies). Ao conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de fundo arquivstico. Princpio da Organicidade: Este deriva do Principio da Provenincia. A organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e externas de seu produtor. Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Este princpio enuncia que,

considerando as relaes estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade. Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por uma atividade especfica e para atender a necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produo so nicas. Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambm derivado do Principio da Provenincia, a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituio, e os documentos que o compem tm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possvel o seu produtor, o que no ocorrer se o mesmo no estiver ntegro. Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que os arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e de outros rgos de documentao (que veremos mais adiante), em que a cumulao de documentos se d de forma gradativa (com a aquisio dos documentos por compra, permuta ou doao), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades. Princpio da Territorialidade: Este princpio, nascido de questes polticas pelas fronteiras do Canad, utilizado no sentido de definir o domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde sero produzidos seus efeitos. Essa jurisdio do documento deve ser definida conforme a rea territorial, a esfera de poder e o mbito administrativo onde foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio especfica ou uma nao. Como exceo deste princpio, no se aplica a documentos produzidos por acordos diplomticos ou por aes militares. Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, esta teoria constitui um verdadeiro marco na histria da Arquivstica. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam
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por estgios conforme seus valores mudam. Quando um documento produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente. Princpio da Reversibilidade: a qualidade pela qual os procedimentos, mtodos, decises e processos adotados no arquivo so reversveis, ou seja, podem ser desfeitos. So exemplos: a passagem de documentos entre as fases, a atribuio de cdigo de assunto a um documento, a tramitao e arquivamento, etc. Como exceo prtica a aplicao desse princpio, ou seja, operaes que no podem ser desfeitas, podemos citar a expedio de documentos (uma vez que o documento sai, no h como recuper-lo, devendo ser emitido outro solicitando a desconsiderao) e a eliminao de documentos (o documento eliminado jamais pode ser recuperado). Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua provenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado na Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos os documentos so classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de ser, que refletir e mostrar as atividades e organizao das instituies. Ateno: Existem ainda outros princpios que dificilmente aparecero em provas, mas que podem confundir. So eles: Princpio da Pertinncia Funcional ou Provenincia Funcional: Este princpio determina que os documentos devam ser transferidos de uma autoridade a outra quando ocorrer mudanas polticas ou administrativas, para garantir a continuidade administrativa. Tambm est em desuso. Princpio da Pertinncia Territorial: Este princpio afirma que os documentos deveriam ser transferidos para a custdia de arquivos com jurisdio arquivstica sobre o territrio ao qual se reporta o seu contedo, sem levar em conta o lugar em que foram produzidos. Princpio da Provenincia Territorial: Este princpio, contrrio ao anterior, afirma que os

documentos deveriam ser conservados em servios de arquivos do territrio no qual foram produzidos, com exceo daqueles produzidos por operaes militares ou representaes diplomticas. 9. MTODOS DE ARQUIVAMENTO A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao. Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico. Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos. Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico. Este mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de forma direta. Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:
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BSICOS MTODO ALFABTICO o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao. REGRAS DE ALFABETAO O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Sistemas Direto Indireto Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira Jos 5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filha Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino.
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Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Neto, Jorge 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du Pont, Chales Mac Adam, John OBrien, Gordon

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Bem-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna
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Quino Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3) MTODO NUMRICO Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico. Numrico Simples Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica. Numrico Cronolgico Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo. Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao. Mtodo Dgito-terminal Considera o nmero do prprio documento como elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura. O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n 256.741 (mtodo numrico simples). O nmero de arquivamento ser: 25-67-41 41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta 67 grupo secundrio, indicando a guia 25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia (posio).

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento. Ex: GT GS GP 25 85 95 86 92 95 06 07 98 MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO) No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico. O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionrio e ordem enciclopdica. Alfabtico Dicionrio Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem alfabtica. Alfabtico Enciclopdico Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados alfabeticamente. Mtodo ideogrfico numrico duplex Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. Exemplo: 0 Administrao Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho 1-1-3 Aplicada educao 1-2 Cincia poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. Mtodo ideogrfico numrico decimal Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada
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para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio. Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere.

pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que se preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto. MTODO GEOGRFICO O mtodo geogrfico do sistema direto, a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so: a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Exemplo: ESTADO Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo CIDADE Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo (capital) Lorena CORRESPONDENTE Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra, Gilson Silva, Alberto
Dica de prova: Vocs no devem se aprofundar muito no estudo desse mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea, a dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas. Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao com outros assuntos. Dica de prova: Vocs tambm devem ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico. MTODO ALFANUMRICO O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo numrico
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais. CIDADE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro So Paulo ESTADO Rio de Janeiro Amazonas So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo CORRESPONDENTE Almeida, Jos de Santos, Antnio J. Silva, Alberto Sobreira, Lusa Rodrigues, Isa Corra, Gilson
No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Exemplo: Braslia (Distrito Federal) Braslia (Minas Gerais)
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Itabaiana (Paraba) Itabaiana (Sergipe) Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. Exemplo: PAS Frana Frana Portugal Portugal Portugal CIDADE Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto MTODOS PADRONIZADOS Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles; Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. Ex: MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: A D e abreviaes = ouro ou laranja E H e abreviaes = rosa ou amarelo I N e abreviaes = verde O Q e abreviaes = azul R Z e abreviaes = palha ou violeta No precisam decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate desse assunto. Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico, apenas acrescentando cores. Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios fornecedores e clientes. CORRESPONDENTE Unesco Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio

Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhana sonora entre eles. Ex: FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos. Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (rima). Por isso ficam arquivados prximos. Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da informao. Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores. Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica, somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados com freqncia, mas ficaram obsoletos com os avanos tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos. Avaliao de documentos Na fase de destinao da Gesto de Documentos realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano
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de Classificao, assim necessrio programar ferramentas. como quando for mudanas nessas

administrativa. No arquivo intermedirio, o prazo de guarda comea a contar do momento da sua transferncia. Dica de prova: No se esqueam que a Tabela no define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de Documentos pra no arquivo intermedirio. Preservao de Documentos J sabemos que o documento a informao registrada em um suporte material. A principal funo de um documento (mais precisamente do suporte) fazer com que a informao se perpetue no tempo e no espao sem perder ou alterar suas caractersticas. A conservao de documentos engloba um conjunto de ferramentas, atividades, mtodos e cuidados a serem observados para colaborar com a durabilidade do documento, isto , fazer com que ele exista pelo maior prazo de tempo possvel. Est dividida em conservao corretiva (aes no documento quando o mesmo j sofreu algum dano) e conservao preventiva (aes a serem empregadas para evitar os danos). Antes de prosseguirmos com a conservao, preciso conhecer os conceitos de armazenamento e acondicionamento, e as determinaes do CONARQ para sua aplicao. Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para sua preservao. Trata-se de coloc-lo em uma embalagem (pasta ou caixa). Armazenamento: a guarda do documento propriamente dita. a colocao do documento no arquivo, seja ele o mvel, o prdio ou parte dele, ou o depsito. Podem perceber pela definio dada pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica, que no nada difcil entender essas tcnicas. Vamos ento s recomendaes do CONARQ, que so as adotadas pelas bancas para elaborar suas questes. Armazenamento Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem condies ambientais apropriadas s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinao. A localizao de um depsito de arquivo deve prever facilidades de acesso e de segurana contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: - reas de risco de vendavais e outras intempries, e de inundaes; - reas de risco de incndios;
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A avaliao tem a finalidade de atribuir ou identificar o valor dos documentos para a instituio. Sendo esse valor subjetivo (pode existir para uns e no para outros), este o motivo pelo qual a Comisso deve ser interdisciplinar. Com a identificao desse valor, possvel preservar aqueles documentos de valor permanente e eliminar os que no tm importncia. Alm disso, evita-se o recolhimento de documentos sem valor secundrio ou o descarte de documentos com esse valor. A Comisso deve fazer uma triagem de documentos com os principais assuntos de que trata a instituio, estudar esse documento e tentar identificar o que relevante e o que no em seu contedo informacional. Ento mesmo que traga um assunto importante, se a informao se repetir com frequncia em outros documentos, o mesmo pode ser descartado. Uma vez definidos os assuntos que tm relao direta com a origem, evoluo e objetivos da instituio, devem ser determinados os prazos de guarda em cada fase documental de acordo com a importncia do documento, assim como a sua destinao. E isso ser feito atravs da Tabela de Temporalidade. Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so o resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao. Esses dois instrumentos so as ferramentas bsicas da Gesto de Documentos e sempre andam juntos, pois a classificao fundamental para a aplicao da temporalidade e destinao. Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais uma vez o esquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no incio da apostila. Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. O prazo de guarda dos documentos (sempre determinado em anos) comea a contar da data da sua produo. No arquivo corrente, que onde o documento criado, o prazo de guarda comea a contar de sua produo, mesmo que ainda no tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade
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- reas prximas a indstrias pesadas com altos ndices de poluio atmosfrica; - reas prximas a instalaes estratgicas. As reas de trabalho e de circulao de pblico devero atender s necessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Nas reas de depsito (de documentos), os cuidados devem ser dirigidos a: - evitar, principalmente, os subsolos e pores, em razo do grande risco de inundaes; - prever condies estruturais de resistncia a cargas; - ter limite de 200 m2 de rea. Os depsitos devero ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si, separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, de preferncia, tambm com sistemas independentes de energia eltrica, de aerao ou de climatizao; - evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e quadros de energia eltrica sobre as reas de depsito; - evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagao de fogo ou formao de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; - aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade das paredes externas, em especial daquelas sujeitas ao direta de raios solares, por meio de isolamento trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Alm dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas, sempre que for possvel, posicionar os depsitos nos prismas de menor insolao; - promover a ventilao dos ambientes de forma natural ou artificial, inclusive com a disposio adequada do mobilirio, de forma a facilitar o fluxo do ar; - evitar a presena de pessoas em trabalho ou consulta em tais ambientes; - manter suprimento eltrico de emergncia. Nas reas de depsito, os documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber: - documentos textuais, como manuscritos e impressos; - documentos encadernados; - documentos textuais de grande formato; - documentos cartogrficos, como mapas e plantas arquitetnicas; - documentos iconogrficos, como desenhos, gravuras e cartazes; - documentos em meio microgrfico; - documentos fotogrficos; - documentos sonoros; - documentos cinematogrficos; - documentos em meios magnticos e pticos.

Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e de trabalho devem receber tratamento diferenciado das reas dos depsitos, as quais, por sua vez, tambm devem se diferenciar entre si, considerando-se as necessidades especficas de preservao para cada tipo de suporte. Recomenda-se um estudo prvio das condies climticas da regio, nos casos de se elaborar um projeto de construo ou reforma, com vistas a obter os melhores benefcios, com baixo custo, em favor da preservao dos acervos. A deteriorao natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reaes qumicas, que so aceleradas por flutuaes e extremos de temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposio aos poluentes atmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A adoo dos parmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura entre 15 e 22 C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes e midos, o emprego de meios mecnicos sofisticados, resultando em altos custos de investimento em equipamentos, manuteno e energia. Os ndices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variaes bruscas e a falta de ventilao promovem a ocorrncia de infestaes de insetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as propores dos danos. Com base nessas constataes, recomendase: - armazenar todos os documentos em condies ambientais que assegurem sua preservao, pelo prazo de guarda estabelecido; - monitorar as condies de temperatura e umidade relativa do ar; - utilizar preferencialmente solues de baixo custo direcionadas obteno de nveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na mdia, evitando variaes sbitas; - reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos quando os equipamentos de climatizao no puderem ser mantidos em funcionamento sem interrupo; - proteger os documentos e suas embalagens da incidncia direta de luz solar, por meio de filtros, persianas ou cortinas; - monitorar os nveis de luminosidade, em especial das radiaes ultravioleta; - reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou s luminrias; - promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nas reas de armazenamento; - manter um programa integrado de higienizao do acervo e de preveno de insetos; - monitorar as condies do ar quanto presena de poeira e poluentes, procurando reduzir
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ao mximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas; - armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e pticos em condies climticas especiais, de baixa temperatura e umidade relativa, obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados, sobretudo para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber: fotografias em preto e branco T 12C 1C e UR 35% 5% fotografias em cor T 5C 1C e UR 35% 5% filmes e registros magnticos T 18C 1C e UR 40% 5% Acondicionamento Os documentos devem ser acondicionados em mobilirio e invlucros apropriados, que assegurem sua preservao. A escolha dever ser feita observando-se as caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A confeco e a disposio do mobilirio devero acatar as normas existentes sobre qualidade e resistncia e sobre segurana no trabalho. O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteo contra danos fsicos, qumicos e mecnicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armrios ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato. Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em mapotecas adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos confeccionados em carto alcalino e acondicionados em armrios ou gavetas. Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o cho. As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de computador, devem ser armazenadas longe de campos magnticos que possam causar a distoro ou a perda de dados. O armazenamento ser preferencialmente em mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, de efeito antiesttico. As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos acidentais, minimizam as variaes externas de temperatura e umidade relativa e reduzem os riscos de danos por gua e fogo em casos de desastre. As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e presso, caso tenham de ser empilhadas. Precisam

ser mantidas em boas condies de conservao e limpeza, de forma a proteger os documentos. As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos padronizados, e devem ser sempre superiores s dos documentos que iro abrigar. Todos os materiais usados para o armazenamento de documentos permanentes devem manter-se quimicamente estveis ao longo do tempo, no podendo provocar quaisquer reaes que afetem a preservao dos documentos. Os papis e cartes empregados na produo de caixas e invlucros devem ser alcalinos e corresponder s expectativas de preservao dos documentos. No caso de caixas no confeccionados em carto alcalino, recomendase o uso de invlucros internos de papel alcalino, para evitar o contato direto de documentos com materiais instveis. Ateno: Na pratica, e pode ser pedido em prova, a recomendao sobre evitar subsolos e pores no adotada pela imensa maioria das instituies, devido falta de uma estrutura arquitetnica capaz de suportar o grande peso dos arquivos. Ento, para efeitos de recomendao, deve ser evitado esse tipo de ambiente, mas par para efeitos prticos, vantajoso por no comprometer a estrutura dos edifcios. Apesar de no ser difcil, um contedo um pouco extenso. Mas as questes sobre ele no so raras. Tcnicas de Restaurao: Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica, aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de ataque de fungos e bactrias. Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos. Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por outros especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so um pouco afetadas. Alm disso, o material muito especfico o deixa com custos altos. Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145 a 155C.
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Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona folha de acetato de celulose. Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. Existem outras tcnicas de restaurao de documentos, mas no so muito comuns em provas. Vamos a elas: Reintegrao ou Reenfibragem: processo pelo qual partes perdidas da folha so reconstrudas com celulose nova. Nesta etapa utilizado um equipamento, que executa, por meio de suco, o preenchimento de todas as reas de perda de suporte. O processo consiste em despejar no equipamento, uma soluo de polpa e gua que, aps suco, se concentra nas reas onde no h suporte (vazadas). Essas reas novas devem ter espessura igual do original, mas com a tonalidade de cor um ponto abaixo do tom original, para diferenciar as reas novas da antiga. Reintegrao cromtica a cobertura com pigmento de cor e tom, prximos do original, em reas de remendo ou reforo. Ela feita com lpisaquarela importado diretamente nas reas em que necessria uma homogeneidade entre o antigo e o novo, para compor a esttica do documento. S quando necessria. Planificao a prensagem do documento. Montagem compreende a reorganizao das folhas conforme a seqncia do original sobrepondo as folhas, obedecendo a ordem de numerao do original. Costura feita em linha de algodo, em substituio aos grampos metlicos; compe-se de dois pontos de costura. Alm da restaurao e suas tcnicas, temos tambm como aes corretivas a desinfestao, que consiste no combate atividade de insetos (o mtodo mais comum a fumigao), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material especfico, e o alisamento, que consiste em passar os documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas. Dica de prova: O alisamento, a limpeza e a desinfestao NO SO tcnicas de restaurao! Elas esto no mesmo patamar, e as quatro so atividades de CONSERVAO CORRETIVA! Portanto fiquem atentos, pois muito comum que a banca tente derrubar o candidato afirmando isso. Ento temos: Conservao corretiva: alisamento, limpeza e desinfestao.

Noes de Preservao: A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portanto relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um tanto bvias. As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a elas: - Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada. - Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo. - Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura ideal deve estar entre 16 e 22C. - Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel. - Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou riscos. - No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez. - No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o desenvolvimento de microorganismos que vo destru-lo. - No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedao de papel. - Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas. - Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados. - Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de cidos, sujeira, desfigurao dos materiais). - Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrrio recomenda-se no usar, pois os danos sero muito maiores. - Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo. - Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas. De forma geral, os seguintes cuidados devem ser tomados para os documentos, de acordo com suas caractersticas:
restaurao,
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Documentos em papel: - Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos de pintura (para evitar a ferrugem); - Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos; - Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos; - No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA), para evitar a perda de um fragmento do volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis no local de aplicao. - No escrever nos documentos; - No dobrar as pginas; - Na apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; - No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido; - Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode ser utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada com tecido de fil ou gaze; - Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas de algodo ou borracha em p; - Remover grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos; - Fazer anotaes e observaes somente lpis. Fotografias: - Devem ter proteo individual de boa qualidade; - Devem ser manuseadas com luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; - No forar a separao de uma fotografia da outra; - Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio. Diapositivos (slides): - Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); - Utilizar mobilirio metlico revestido de tinta; - Produzir cpias ou vias em caso de projees frequentes. Microfilmes: - Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo, e acondicionados em latas vedadas contra a umidade. - Produzir cpias ou vias (determinao legal); - Remover a sujeira com pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Film Cleaner. Disquetes e CDs: - Usar disquetes de boa qualidade;

- Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; - Usar programas antivrus; - Proteger os CDs contra arranhes e poeira. Caixas de Arquivo (caixa-box): - Utilizar caixas de papelo e no as de plstico; esta tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas. Alm disso, o papel em que forem confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro, pois so livres de acidez. Ainda, suas medidas devem ser maiores que as dos documentos que vai acondicionar, utilizando calos ou apoios para evitar que os documentos se dobrem ou rasguem. Limpeza do assoalho: - No utilizar gua, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com pano umedecido e aspiradores; - Remover a poeira com cuidado para no desloc-la para as estantes e para os documentos. No utilizar vassouras ou espanadores. sempre aconselhvel utilizar panos umedecidos e aspiradores. - O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. necessrio tambm lav-lo sempre que ficar totalmente sujo.
Gesto de Documentos Vamos recordar o funcionamento da Teoria das Trs Idades, pois fundamental o seu entendimento. A Teoria das Trs Idades, Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de Evoluo dos Arquivos (lembrem-se dessas expresses) afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que so a corrente, a intermediria e a permanente. Todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores diferentes: o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao. Todo documento, quando criado ou recebido, possui o valor primrio; se no fosse assim, no seria sequer criado. Esse valor temporrio, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas ao contrrio, nem todo documento possui valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o valor).
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Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, aquele que guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado permanentemente. Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos, diferentes daqueles para os quais foi criado. Lgico, os documentos tm seu valor atribudo pela Tabela de Temporalidade, que veremos mais adiante. Mas mesmo sem ela possvel determinar quais documentos tero valor secundrio. So documentos relativos criao de entidades (leis, estatutos, contratos sociais), sobre seu funcionamento (organogramas, projetos de alteraes, regimentos), e outros que se relacionem a fatos importantes em sua histria. A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa cientfica, por exemplo. A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gesto de Documentos PRA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ou guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo. A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a utilizao e a destinao. Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc. Utilizao: a onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para que foram

criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades desta fase so de busca e localizao (protocolo), de consulta e emprstimo, entre outras. Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimentopara o arquivo permanente. Arquivos Correntes e Intermedirios Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermedirio. Como dito no incio da aula, a compreenso da Teoria das Trs Idades fundamental, pois ser com base nela que todos os estudos e prticas sero desenvolvidos. Estudamos juntos os arquivos corrente e intermedirio porque as diferenas entre eles so pequenas. Alis, pelas caractersticas dos dois arquivos, alguns autores chegam a afirmar que o arquivo intermedirio uma extenso do arquivo corrente. A no ser pela frequncia de uso de seus documentos, no h diferenas significativas entre eles. Vamos falar sobre cada um. Arquivos Correntes A primeira das fases, o arquivo corrente, caracterizado por guardar documentos que so consultados frequentemente pelo seu produtor. So documentos de grande valor primrio e vitais para as atividades administrativas. Este arquivo deve estar o mais prximo possvel de seu produtor, tanto fsica quanto logicamente. Seus documentos, sendo extremamente necessrios, esto com o mximo do valor primrio. Sua configurao, como vimos na aula anterior, pode ser arquivo setorial (dividido nos vrios departamentos) ou central (localizado em apenas um ambiente). E somente o arquivo corrente pode ter esta configurao. Entre suas atividades esto: Atividades de pesquisa; Diagnsticos; Avaliao da necessidade de recursos humanos, materiais e espao; Elaborao de ferramentas de controle, preservao e recuperao; Atividades de Protocolo e Expedio; Arquivamento, emprstimo e consulta; Avaliao de Documentos; Classificao de Documentos;
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Preservao de Documentos. Dica de prova: Nesta fase os documentos no so de interesse pblico, por mais que tenham o valor secundrio. Por isso o acesso aos documentos somente autorizado ao seu produtor, ou a terceiros com a permisso daquele. Arquivos Intermedirios Os arquivos intermedirios so a segunda fase, e so responsveis por guardar documentos com valor primrio decrescente, ou seja, que esto perdendo sua importncia administrativa. Exatamente por este motivo, esses documentos sofreram uma reduo na frequncia de sua utilizao. Os documentos desse arquivo no so mais necessrios para a realizao de atividades administrativas, mas ainda devem ser mantidos como prova de direitos e obrigaes das partes envolvidas. Mas mesmo assim ainda tem o seu acesso restrito ao produtor ou a terceiros, com a autorizao desse. Sua configurao deve ser um depsito com grande espao interno e estruturas firmes, com recursos humanos e materiais adequados preservao e recuperao da informao. A localizao deve ser a mais distante possvel do produtor, em locais de seguros e longe de reas de riscos naturais ou militares, para viabilizar o fluxo do arquivo corrente. A principal justificativa para a criao dessa fase a facilidade da gesto dos documentos correntes e a economia de recursos humanos, materiais e de espao. Por isso sua implementao deve ser precedida de estudo prvio, feito por especialistas, onde seja apontada a necessidade de sua criao; caso contrrio, vai se tornar um verdadeiro elefante branco para a instituio, tendo o efeito contrrio ao esperado. Suas atividades so: Arquivamento; Emprstimo e Consulta;

protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar: - O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento dentro da instituio. muito utilizado em processos. - O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes internas do documento. Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as anotaes sobre a movimentao do documento. O espao destinado para anotaes como o nmero do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatrio. - A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo ocorre com as movimentaes internas: antes de seguir de um setor a outro, o documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra instituio ou pessoa. As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade. So atividades de recebimento e classificao: Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos; Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao. As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio. As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o
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Dica de prova: Os arquivos intermedirios devem ser entendidos como uma extenso dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui so as mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de e documentos, pois no h tramitao (movimentao administrativa). Protocolo O protocolo o conjunto de atividades que tem por objetivo controlar o trmite, isto , a movimentao interna do documento no ambiente interno da instituio. O protocolo um conjunto de atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de Documentos. Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra
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protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio. Dica de prova: As atividades de protocolo esto associadas s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso freqente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente. Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de documentos dentro da instituio. Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. Classificao de Documentos No confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora so as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituio. Alm disso, a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate. O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio. Quando se tratar de documento ou correspondncia de carter ostensivo, a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e de seu destinatrio, proceder classificao e encaminhar os documentos ao destinatrio. Dica de prova: As bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, o que no verdade: responsabilidade do setor de protocolo.

O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender as necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para assuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas podem ocorrer. Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir trs critrios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituio; o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituio; e o temtico ou por assunto, que classifica os documentos de acordo com contedo de sua informao. Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda vez que se criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo. Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criao. Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de que tratam, independente da rea de atuao da instituio.
Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico. Dica de prova: Por fora da Resoluo CONARQ n 14, todas as entidades integrantes do
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Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Cdigo de Classificao para documentos da atividade meio, institudo para eles, e ainda elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e entidades pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e algumas instituies privadas que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituio dessas tem autonomia para elaborar o prprio, contanto que siga o mesmo padro daquela adotada para os documentos da atividade meio. o caso do Ministrio da Fazenda. A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so: ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificao so as seguintes: 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo (estudo); 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento (codificao); 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios.
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Arquivologia e documentação: conceitos e funções dos arquivos

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Arquivologia ARQUIVO E DOCUMENTAO

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