UNIVERSIDAD DE LAS CIENCIAS Y EL ARTE ADMINISTRACIN I

TRABAJO DE INVESTIGACIN TEORA GENERAL DE SISTEMAS APLICADO A UNA EMPRESA

ALUMNAS

ROXANA VARGAS BOLAOS YORLYN MORA JIMNEZ ALEJANDRA ULATE CINDY VILLALOBOS DAYAN FLETES MARN

PROFESOR SILIAN RUZ DIAZ

III CUATRIMESTRE 2013

INDICE

INTRODUCCIN

Los sistemas se encuentran en todo nuestro entorno, en nuestro caso, analizaremos la aplicacin de la Teora General de Sistemas (TGS) en la empresa comercial denominada: Crissol Libreras. Cabe destacar que esta empresa ofrece diversos productos, tales como: celulares, artculos de librera y artculos de cmputo; tambin ofrece al pblico algunos servicios: internet, video club y servicios secretariales. Nuestra investigacin se centra en un subsistema, del sistema como tal, compuesto por Crissol Libreras; el departamento de compras, especficamente en la compra celulares, donde se

requiere abastecer a este negocio de un artculo que presenta para la empresa un mercado positivo, pues, por su variedad de clientela, productos y servicios, se abre un portillo para su comercializacin. Por otra parte, este estudio es aplicable a todas los dems artculos que compra Crissol en sus dems divisiones, por ejemplo los productos de librera y los artculos de cmputo, puesto que el proceso es el mismo. No obstante, para no hacer demasiado extenso este estudio, nos enfocamos en los elementos del sistema que intervienen en la compra de celulares, tratando de establecer una dinmica y un enlace con todo el proceso de abastecimiento de este artculo.

CAPTULO I PROBLEMA DE INVESTIGACIN

Cul es la aplicacin la Teora General de los Sistemas en el proceso de compras de celulares la empresa comercial Crissol Librerias?

OBJETIVO GENERAL

Analizar el departamento de compras de celulares de la Librera Crissol Teora General de Sistemas.

fundamentos en la

OBJETIVOS ESPECFICOS

1) Identificar el cliente y las entradas del proceso de compra de celulares de Crissol Libreras.

2) Establecer las actividades principales del proceso de compra de celulares de Crissol Libreras y sus salidas o resultados.

3) Confeccionar un dibujogragrama que ejemplifique la dinmica del rea de compra de celulares con base en la Teora General de Sistemas y su aplicacin al proceso.

CAPTULO II

MARCO REFERENCIAL

La Empresa Crissol Libreras S.A. nace en el mes de febrero del 2005 como una iniciativa privada de la familia Sibaja Vargas para la venta y comercializacin de artculos de librera, fotocopiadora y literatura cristiana, siendo que, su nombre se seleccion de un pasaje bblico de proverbios 17-3 que dice: El crisol es para la plata y el horno para el oro, pero Jehov es quien prueba los corazones. Por tanto, como el crisol es una vasija que se emplea en diversas

operaciones qumicas, especialmente en la fundicin y purificacin del oro y la plata, por lo tanto, han de poder resistir temperaturas elevadas sin fundirse. Lo que este pasaje bblico indica es que el hombre debe ser fuerte como el crisol, ya que Dios lo someter a pruebas para purificarlo como el oro y la plata y solo con esta fortaleza como la del crisol soportaremos la prueba para purificar nuestros corazones y lograr la vida eterna. Por analoga aplicndolo a la empresa, con este nombre se quiso dar la fortaleza del crisol a los proyectos que se emprendan, para que estos siempre sean rectos y bien dirigidos con el fin de soportar las pruebas que surjan en el camino y lograr el xito en todo momento. Luego al nombre se le agreg una ms para significar adems de crisol, las primeras tres letras de Cristo, como la inspiracin que debe seguirse para logra todos nuestros propsitos en forma recta y verdadera. La Empresa empez ubicndose 300 metros norte de la antigua Municipalidad de Alajuela, con un solo empleado y su Junta Directiva, presidida por Rodolfo Sibaja Sols, su propietario. Actualmente cuenta con tres empleados y un organigrama bien estructurado. Esta empresa fue reubicada desde el ao 2007, 275 metros sur del Almacn Francisco Llobet en el centro de Alajuela.

En los ltimos aos cambi la estrategia comercial original, ya que la venta de literatura cristiana no gener las expectativas de ventas esperadas, pues el mercado es cerrado y muy especializado. Por tanto, hoy en da adems de la actividad de librera y fotocopiadora original, se diversific, adicionando otras actividades de ndole tecnolgico, tales como: respaldo digital de documentos, procesamiento de informacin, servicios de Internet en equipos PC, accesorios de computadora, alquiler de pelculas en DVD y Blu Ray de corte familiar, pago de servicios pblicos, recarga de tiempo aire en lneas telefnica prepago y venta de celulares. Es por esto que,

observando la demanda que exista de todos nuestros servicios, decidimos aprovechar el mercado de clientes que acude a la empresa y darles la oportunidad de adquirir los celulares de mayor demanda, en el mismo lugar, a un precio muy competitivo. La venta y comercializacin de celulares es una actividad de alta demanda y rentabilidad, adems de que se trata de un producto vigente congruente con el alto desarrollo tecnolgico en al rea de las comunicaciones que la poblacin en general requiere satisfacer. De esta forma, esta realidad aunada a ventajas competitivas que se tienen actualmente, tales como: un punto de ventas consolidado que presta servicios complementarios a la venta de celulares (recarga de prepago), un mercado cautivo de internet, librera y videoclub; adems, contar con infraestructura,

mobiliario y equipos apropiados, hacen de estos aspectos una opcin justificable.

ORGANIGRAMA CRISSOL LIBRERAS S. A.

JUNTA DIRECTIVA

GERENCIA

ADMINISTRA CION

VENTAS

CONTABILIDAD

COMPRAS

productos

servicios

TESORERA

REGISTRO

PROVEEDURA

BODEGA

CELULARES

INTERNET

LI BRERA

VDEO CLUB

ARTCULOS
CMPUTO

SEVICIOS SECRETARIALES

MARCO TERICO

Teora General de Sistemas

La Teora General de Sistemas es la historia de una filosofa y un mtodo para analizar y estudiar la realidad y desarrollar modelos, a partir de los cuales se puede intentar una aproximacin paulatina a la percepcin de una parte de esa globalidad que es el Universo, configurando un modelo de la misma, no aislado del resto al que llamaremos sistema. Todos los sistemas concebidos de esta forma por un individuo dan lugar a un modelo del Universo, una cosmovisin cuya clave es la conviccin de que cualquier parte de la Creacin, por pequea que sea, que podamos considerar, juega un papel y no puede ser estudiada ni captada su realidad ltima en un contexto aislado. Su paradigma, es decir, su concrecin prctica, es la Sistmica o Ciencia de los Sistemas, y su puesta en obra es tambin un ejercicio de humildad, ya que un buen sistmico ha de partir del reconocimiento de su propia limitacin y de la necesidad de colaborar con otros hombres para llegar a captar la realidad en la forma ms adecuada para los fines propuestos. Estos apuntes muestran la Teora General de Sistemas como una ciencia de la globalidad, en la que las ciencias rigurosas y exactas nacidas del paradigma cartesiano no slo pueden convivir sino que se potencian mutuamente por su relacin con las conocidas como ciencias humanas, y en la que la lgica disyuntiva formal, que desde Aristteles hasta nuestros dias ha realizado enormes progresos y conducido a resultados espectaculares, se da la mano con las lgicas recursivas y las borrosas. La Teora General de Sistemas describe un nivel de construccin terico de modelos que se sita entre las construcciones altamente generalizadas de las matemticas puras y las teoras especficas de las disciplinas especializadas y que en estos ltimos aos ha hecho sentir, cada vez ms fuerte, la necesidad de un cuerpo sistemtico de construcciones tericas que pueda discutir, analizar y explicar las relaciones generales del mundo emprico. Segn Boulding ese es el destino de la Teora General de Sistemas. Por supuesto que no se busca establecer una teora general de prcticamente cualquier cosa, nica y total, que reemplace todas las teoras especiales de cada disciplina en particular.

Los objetivos de la Teora General de Sistemas pueden ser fijados a diferentes grados de ambicin y de confianza. A un nivel de ambicin bajo pero con un alto grado de confianza. su propsito es descubrir las similitudes en las construcciones tericas de las diferentes disciplinas y desarrollar modelos tericos que tengan aplicacin al menos en los campos diferentes de estudio

Desarrollo histrico de la teora General de sistemas

La primera formulacin en tal sentido es atribuible al bilogo Ludwig von Bertalanffy (1901-1972), quien acu la denominacin "Teora General de Sistemas". Para l, la TGS debera constituirse en un mecanismo de integracin entre las ciencias naturales y sociales y ser al mismo tiempo un instrumento bsico para la formacin y preparacin de cientficos. Sobre estas bases se constituy en 1954 la Society for General Systems Research, cuyos objetivos fueron los siguientes: a. Investigar el isomorfismo de conceptos, leyes y modelos en varios campos y facilitar las transferencias entre aquellos. b. Promocin y desarrollo de modelos tericos en campos que carecen de ellos. c. Reducir la duplicacin de los esfuerzos tericos d. Promover la unidad de la ciencia a travs de principios conceptuales y metodolgicos unificadores. Como ha sido sealado en otros trabajos, la perspectiva de la TGS surge en respuesta al agotamiento e inaplicabilidad de los enfoques analtico-reduccionistas y sus principios mecnicocausales. Se desprende que el principio clave en que se basa la TGS es la nocin de totalidad orgnica, mientras que el paradigma anterior estaba fundado en una imagen inorgnica del mundo. A poco andar, la TGS concit un gran inters y pronto se desarrollaron bajo su alero diversas tendencias, entre las que destacan la ciberntica (N. Wiener), la teora de la informacin (C.Shannon y W.Weaver) y la dinmica de sistemas (J.Forrester). Si bien el campo de aplicaciones de la TGS no reconoce limitaciones, al usarla en fenmenos humanos, sociales y culturales se advierte que sus races estn en el rea de los sistemas naturales (organismos) y en el de los sistemas artificiales (mquinas). Mientras ms equivalencias reconozcamos entre organismos, mquinas, hombres y formas de organizacin social, mayores

sern las posibilidades para aplicar correctamente el enfoque de la TGS, pero mientras ms experimentemos los atributos que caracterizan lo humano, lo social y lo cultural y sus correspondientes sistemas, quedarn en evidencia sus inadecuaciones y deficiencias (sistemas triviales). No obstante sus limitaciones, y si bien reconocemos que la TGS aporta en la actualidad slo aspectos parciales para una moderna Teora General de Sistemas Sociales (TGSS), resulta interesante examinarla con detalle.

Papel de la teora general de sistema

Esta teora se ha desarrollado con la finalidad de ofrecer una alternativa a los esquemas conceptuales conocidos con el nombre de enfoque analtico y mecnico con la aplicacin del mtodo cientfico. Se les llama mecnico porque estos fueron instrumentos en el desarrollo de las leyes de Newton, y analtico estos proceden por medio del anlisis, se caracterizan porque pueden ir de lo ms complejo a lo ms simple.

Definicin de Sistema

Por el momento, se definir Sistema como el conjunto de partes que interactan entre s para lograr un objetivo. Propios de esta definicin seran: los equipos de ftbol cuyo objetivo es anotar ms goles que su adversario; una nevera, cuyas partes se relacionan para mantener a una temperatura dentro de la misma; y, el aparato digestivo humano cuyo objetivo es transformar en energa adecuada los alimentos que el hombre consume.

Planteamientos de algunos autores sobre la Teora General de Sistemas

Von Bertalanffy define la T.G.S. como un rea lgica - matemtica cuya misin es la formulacin y derivacin de principios que son aplicables a los sistemas en general.

Para West Churchman3 la T.G.S. es una manera de pensar sobre los sistemas y de sus componentes. Al estudiar un fenmeno se debe identificar primero el objetivo que se persigue y solo despus su estructura.

Caractersticas de los diversos enfoques de la teora de sistema

El Enfoque Reduccionista

Gran parte del progreso que se ha obtenido en cada uno de los campos de las ciencias se debe a el enfoque reduccionista, el cual estudia un fenmeno complicado a travs del anlisis de sus partes o elementos. Los fenmenos no solo son estudiados por el enfoque reduccionista, existen fenmenos que solo son explicados teniendo en cuenta todo lo que le comprende. Si los sistemas se van haciendo ms complicados, la explicacin de los fenmenos que presentan los comportamientos de esos sistemas toman en cuenta su medio y su totalidad. El enfoque reduccionista tiende a la subdivisin cada vez mayor del todo, y al estudio de esas subdivisiones mientras que el enfoque de sistemas trata de unir las partes para alcanzar la totalidad lgica o una independencia relativa con respecto al grupo que pertenece.

Partes del enfoque

Es un conjunto organizado de cosas o partes interactenles e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo fsico (objetos), sino ms bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos, salidas y retroalimentacin.

Isomorfismo

Isomrfico significa "con una forma similar" y se refiere a la construccin de modelos de sistemas

similares al modelo original. Por ejemplo, un corazn artificial es isomrfico respecto al rgano real: este modelo puede servir como elemento de estudio para extraer conclusiones aplicables al corazn original.

Recursividad

Es una caracterstica de todo sistema viable y se refiere a que todo sistema contiene dentro de s a varios otros sistemas, llamados subsistemas, los cuales poseen funciones y caractersticas similares al Sistemas de Informacin I I.S.F.T. N 38 J.P.Boffi 4 sistema superior en que estn contenidos. Por ejemplo una empresa matriz ( Banco) posee filiales dedicadas al rea financiera, que permiten el financiamiento a la compaa e individualmente cada una de esas filiales tambin posee un rea financiera.

Sinerga

Este concepto nos dice que el todo es diferente ( normalmente mayor) a la suma de sus partes.

Todas las partes de la TGS conformarn las herramientas indispensables y aplicables a este estudio, donde stas y las actividades que de cada una de ellas se emana, trabajan en conjunto, y se transformaran para alcanzar un valor tanto para el cliente interno como el externo.

CAPTULO III

ANALISIS DEL RESULTADO

Identificacin del cliente

Con la empresa Crissol se identifica una poblacin de personas circunvecinas al sector del Barrio el Carmen de Alajuela y del Sector del Parque Calian Vargas, frente al Parque Juan Santamara, adems de las personas que transitan casualmente por la zona. Este pblico visita

frecuentemente el negocio como clientes de los diferentes artculos y servicios que ofrece Crissol Libreras; de ah que, se interesen en esta mercanca. Por otra parte, se capturan compradores, que a travs de la red, se les da a conocer la venta de celulares con todas sus especificaciones, donde, a travs de esta pgina weep se promocionan los artculos. Esta clientela no tiene una edad especfica, sino que es capturado todo el mercado dispuesto a adquirir un celular comercialmente accesible. No obstante, como nuestro estudio se basa en el abastecimiento de celulares para la librera Crissol, por consiguiente, en este caso nuestro cliente est representado por la fbrica o proveedores de los celulares u otros productos que se ofrecen.

IDEMTIFICACIN DE LAS ENTRADAS

El objetivo principal de este elemento consiste en gestionar las compras de insumos o materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo adems con las especificaciones de calidad, precios, fechas y lugar de entrega. En este caso, como se seleccion la seccin o departamento de compras de Crissol Libreras para atribuirle la Teora General de Sistemas, cabe mencionar que ste representa un subsistema dentro del todo que es el sistema como tal, el cual est representado por todas las dems reas que conforman los rganos totales del sistema: Crissol Libreras. De esta seccin se parte para establecer las entradas del rea de compras de Crissol, las cuales representan los insumos requeridos para llevar a cabo eficientemente el proceso de compras;

estos son documentos que transmiten y abastecen la informacin necesaria para cumplir con la misin de iniciar el proceso de abastecimiento del departamento, para lo cual se asignan los siguientes actividades y documentos: Solicitar cotizaciones por medio de un formulario. Formular el pedido de mercaderas por medio del formulario. Seleccionar los proveedores y recibir la factura de compra del artculo. Formular la entrada de mercaderas.

IDENTIFICACIN DEL PROCESO El proceso como tal se relaciona con la transformacin de los insumos o entradas. En el caso del departamento de compras nuestro proceso es llevado a cabo por este elemento definindolo de la siguiente forma: El administrador solicita los celulares a Proveedura en el departamento de Compras, ya que el stok existente lleg a la cantidad mnima; si no hay stok en Bodega se solicita a Compras, Compras pide cotizaciones y resuelve a quien comprar, das despus el proveedor entrega los celulares y la factura, la Bodega de Crissol recibe los celulares y Contadura la factura, Contadura le ordena a Tesorera que pague la factura, correspondiente. Segn la descripcin anterior, se designan las siguientes actividades: Solicitar cotizaciones a los proveedores. Decidir adjudicacin y confeccionar pedido. Recibir mercadera contra la factura del proveedor. Ingresar el nuevo inventario dentro del sistema informtico. Tesorera emite el cheque

IDENTIFICACIN DE LAS SALIDAS En las salidas se identifican los resultados del proceso, por esta razn, podemos establecer como salidas, las mercaderas ingresadas a la Bodega y el trmite de pago a proveedores. Las cuales se establecer las siguientes actividades: Enviar todos los formularios; documentos tales como: nota de pedido, orden de compra, factura al proveedor y nota de entrada a proveedura, debidamente llenos. Tramitar el pago de de proveedores con Tesorera y realizar el registro en Contabilidad. Ingresar las unidades de mercadera en Bodega.

IDENTIFICACIN DE LAS MEDIDAS DE RETROALIMENTACIN La retroalimentacin como mecanismo de accin reaccin, la interaccin dada el rea de

compras de Crissol, este sistema abierto busca satisfacer su objetivo: la compra de celulares, pasando por todas la actividades que representan los elementos del sistema. La retroalimentacin permite a las entradas verificar la efectividad del proceso, al mismo tiempo que reorienta sus futuras acciones con el fin de lograr las salidas o resultados deseados. Como existe interdependencia entre todos estos elementos, tambin, esta relacin es influenciada con el medio ambiente. Esta condicin de interdependencia mutua, va conformando una retroalimentacin permanente que orienta el sistema en s. La retroalimentacin del abastecimiento de mercadera se da en funcin de la demanda de celulares que es un factor externo del ambiente o entorno en el cual se desenvuelve la empresa, por consiguiente, entre mayor demanda, mayor cantidad de procesos debern ser realizados para el stock de inventario y no se pierdan ventas. Por otra parte, la retroalimentacin del sistema de compras ingresando la informacin de existencias de unidades.

DIAGRAMA DEL ABASTECIMIENTO DE CELULARES SEGN LA TGS

ENTRADA

PROCESO

Procesamiento Necesidad documentos Determinacin del requerimiento Seleccin Negociacin Proveedores Orden de compra Nota de pedido Factura a proveedor

SALIDA

Recepcin y control

Pago a proveedores

Verificacin Gestin de Inventarios Stock de celulares Necesidad satisfecha

RETROALIMENTACIN

CAPTULO IV

CONCLUSIONES

Al analizar el rea de comparas de la empresa Crissol Libreras bajo los conceptos pre establecidos por la Teora General de Sistemas hemos llegado a las siguientes conclusiones.

El departamento de compras de Crissol es una de las partes del sistema como tal, y cumple satisfactoriamente todas las actividades que conlleva este proceso, fomentando el engranaje con las dems unidades que tienen relacin con este departamento.

Las entradas o insumos que en este caso, se ven representadas con los requerimientos de la necesidad de adquirir celulares segn la demanda de mercado, de ah que, se parte de la documentacin, la cual se gestiona para llegar oportunamente para su

procesamiento, pues de esta informacin se deriva un proceso efectivo. Para Crissol Libreras, una empresa pequea, el procesamiento es rpido, ya que la informacin

requerida en la documentacin agiliza las compras y el stock en bodega se mueve con rapidez, logrando as tambin una salida del producto de manera asertiva y conveniente para la empresa y el cliente. La retroalimentacin es fundamental para mantener un stock de celulares antes de que se agoten las existencias del inventario, pues de de aqu se da la respuesta de retorno.

RECOMENDACIONES

Fomentar el la TGS en todas las empresas para aplicar un modelo cientfico un subsistema del negocio que est presentando mala comunicacin entre departamentos.

Mantener un buen ambiente laboral porque esto influye sobre el desempeo en alguna medida, ya que, la retroalimentacin o respuesta de retorno est estrechamente ligada al ambiente.

BIBLIOGRAFA

Bertalanffy, von L.; Asbhy, W. R.; Weinberg, et al. [1987] Tendencias en la teora general de sistemas. Madrid : Alianza Editorial. Johansen Bertoglio, O. [1982] Introduccin a la teoria general de sistemas. Mexico : Limusa. Kendall, K. E. [1991] Analisis y diseo de sistemas. Mexico : Prentice. http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/indata/v04_n1/propuesta.htm http://www.uhu.es/cine.educacion/didactica/0012sistemas.htm http://carolbr.wordpress.com/caja-negra/

ANEXOS