Proyecto - Manual Normas y Politicas

Jefatura de Sistemas Informticos
MANUAL DE ACCESO LGICO
POLTICA: Cada usuario se responsabilizar por el mecanismo de acceso lgico asignado, esto es su identificador de usuario y contrasea necesarios para acceder a la informacin e infraestructura de comunicacin en EL CENTRO VACACIONAL HUAMPANI, es responsabilidad de cada usuario la confidencialidad de los mismos. El acceso a la informacin que fluye dentro de la infraestructura tecnolgica de Centro Vacacional Huampani se otorga en base a las funciones del usuario, se debern otorgar los permisos mnimos necesarios para el desempeo del cargo o rol.
CONTROLES DE ACCESO LGICO: Todos los usuarios de equipos computacionales son responsables de la confidencialidad del identificador de usuario (ID) y el password o contrasea de su equipo, as como de aplicaciones especiales que requieran el mismo control de acceso lgico.
Todos los usuarios debern autenticarse con los mecanismos de control de acceso lgico antes de tener acceso a los recursos de la Infraestructura tecnolgica en Centro Vacacional Huampani. No est permitido a los usuarios proporcionar informacin a personal externo sobre los mecanismos de control de acceso a los recursos e infraestructura tecnolgica de la Institucin, salvo el caso de autorizacin expresa por la Direccin General de la entidad.
El identificador de usuario dentro de la red es nico y personalizado, no est permitido el uso del mismo identificador de usuario por varios miembros del personal. El usuario es responsable de todas las actividades realizadas con su identificador de usuario, por tanto no debe divulgar ni
MANUAL DE ACCESO LOGICO - Jefatura de Sistemas Informticos
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permitir que terceros utilicen su identificador, al igual que est prohibido usar el identificador de usuario de otros.
ADMINISTRACIN DE PRIVILEGIOS: Todo cambio en roles, funciones o cargo que requiera asignar al usuario atributos para acceso a diferentes prestaciones de la infraestructura tecnolgica en Centro Vacacional Huampani debe ser notificado a la Jefatura de Sistemas Informticos por el Jefe inmediato correspondiente a la dependencia.
MANUAL DE ACCESO LOGICO - Jefatura de Sistemas Informticos
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Funciones especficas Manual de Roles

Para todo el personal integrante de la Oficina de Nuevas Tecnologas: 1. Administrar y evaluar los requerimientos de informacin de las distintas reas del CENTRO VACACIONAL HUAMPANI. 2. Coordinar con el Equipo de Apoyo de la Jefatura de Sistemas Informticos en la definicin, factibilidad, especificacin y validacin de requerimientos. 3. Vigilar la correcta aplicacin de los estndares y metodologas de desarrollo de sistemas de informacin, as como sugerir las mejoras que sean necesarias. 4. Coordinar con los lderes usuarios de las distintas dependencias para la definicin de requerimientos funcionales y no funcionales de los sistemas de informacin.
5.
Revisar, aprobar y mantener actualizados los manuales de los sistemas, de operacin y de usuario, concerniente a los sistemas de informacin y tecnologas (TICS).
6. Elaborar reportes de avance y estrategias de ejecucin de los proyectos de desarrollo de sistemas de informacin. 7. Desarrollar e implementar dependencias, necesidades. 8. Efectuar el mantenimiento y actualizacin de los sistemas de informacin, analizando los problemas o planteamientos de modificacin, garantizando su cor recta sincr oniz aci n. 9. Participar en los procesos de adquisicin y pruebas de las soluciones informticas de terceros. Asimismo, supervisar las actividades realizadas por terceros en el desarrollo e implementacin de soluciones informticas.
MANUAL DE FUNCIONES Y ROLES Jefatura de Sistemas Informticos VERSIN
los a
sistemas de las
informacin
que requieran en el
las
de
acuerdo
prioridades
establecidas
plan de
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10. Apoyar en la capacitacin al usuario final y al personal designado de la Seccin Soporte a Usuarios, en el adecuado uso de los sistemas de informacin, proporcionando material de soporte y los medios necesarios para tales fines. 11. Administrar en forma eficiente los recursos asignados a la Oficina, as como el centro de cmputo, velando por la seguridad de accesos y operatividad, y protegiendo la informacin de ingreso, salida y almacenamiento. 12. Participar en la elaboracin de la propuesta del Plan de Actividades de la Oficina, en los planes de contingencia y en la implementacin de acciones que minimicen el riesgo de Tecnologas de Informacin. 13. Verificar que el personal de la Jefatura de Sistemas Informaticos atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las dependencias, supervisando el cumplimiento de las metodologas, estndares y/o tcnicas implementadas en la Seccin. 14. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por los entes de vigilancia y control tanto externo como interno. 15. Ejecutar los planes de respaldo y las recuperaciones de informacin que se requieran para garantizar la continuidad operativa de las actividades. 16. Atender asuntos relativos al servicio de soporte tcnico de primer nivel para la solucin de problemas referidos a hardware, Software, comunicaciones y servicios de computacin personal, efectuados por el personal de la Oficina y por todas las
dependencias institucionales. 17. Participar en los Procesos de Atencin de los Problemas y Reclamos. 18. Atender consultas tcnicas, operativas y funcionales a los usuarios, incentivndolos en el mejor uso y operacin de las tecnologas de informacin.
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19. Representar a la Institucin ante los organismos competentes gubernamentales y no gubernamentales. 20. Ejecutar, instalar, configurar, y puesta en lnea de los equipos de cmputo y perifricos en las oficinas Administrativas de la Sede Principal y Sedes alternas cumpliendo con los procedimientos y estndares aprobados.
21. Instalar y diagnosticar los daos del cableado estructurado de la red de las
oficinas Administrativas y Sedes alternas.

22. Coordinar y analizar las incidencias y magnitudes de un desastre, determinando
prioridades de atencin, disminuyendo el nivel de riesgos y traumatismos en la operacin.

23. Determinar y gestionar de inmediato las actividades a realizar para generar una solucin y
puesta en marcha en el menor tiempo posible de todos los sistemas de informacin colapsados en el desastre. 24. Administrador de la Red: Actualmente vivimos en una sociedad que depende de los Sistemas de Informacin (Tics), que se encuentran tanto en la parte interna como externa de toda organizacin, sin embargo para poder acceder a esta informacin es necesario que estos sistemas se encuentren interconectados por medio de un recurso llamado red. Red, recurso constituido por equipos (router, bridges, switch, etc.), de medios de comunicacin (Fast Ethernet, Gigabyte Ethernet, E1, T1, E3, STM-1, etc.), adicionalmente, las redes internas se conectan a otras redes (corporativas, Internet), lo que hace que se vuelvan ms complejas y robustas. Es por ello, que se hace necesario el uso de herramientas para dar el soporte adecuado y ptimo. La ISO International Standards Organization, cre un modelo de administracin, donde se definen claramente las
funciones de los administradores de redes, en 5 reas:

1. Administracin del Desempeo (Performance Management): Encargada de monitorear y
medir varios aspectos de rendimiento, funcionamiento y utilizacin de la red, con el fin de mantener en niveles aceptables los servicios que se encuentran disponibles, as como
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rastrear todos los efectos en su operacin.

2.
Administracin de la configuracin (Configuration Management): Encargada de los aspectos de configuracin de los dispositivos de la red, como los archivos de configuracin de dichos dispositivos, y administracin del software; as como el almacenamiento en un lugar que sea accesible por el personal autorizado.
3.
Administracin de la Contabilidad (Accounting Management): Encargada de generar la informacin que permita describir el uso de los recursos que conforman la red. El primer paso es medir la utilizacin de todos los recursos para luego realizar un anlisis de que proporcione el patrn de comportamiento actual de uso de la red, de aqu tambin se puede obtener informacin que ayude a planear un crecimiento o actualizacin de cada elemento que forma parte de la red, as como determinar si dicho uso es justo y adecuado.
4.
Administracin de Fallas (Fault Management): Encargada de detectar, registrar, aislar, notificar y corregir fallas en aquellos equipos que son parte de la red que presenten algn problema que afecte el buen funcionamiento de la red. Es importante aclarar que cualquier problema que se presente se ver reflejado como una degradacin en los servicios que ofrece la red. El proceso inicia desde la deteccin y determinacin de sntomas hasta el registro del problema y su solucin.
5.
Administracin de la Seguridad (Security Management): Controlar el acceso a los recursos de la red, de acuerdo a las polticas establecidas con el fin de evitar algn abuso y la perdida de la confidencialidad; entre las funciones est identificar los recursos sensibles y crticos de la red, monitorear los accesos.
MANUAL DE FUNCIONES Y ROLES Jefatura de Sistemas Informticos
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Manual de Contingencias
INTRODUCCION
Usualmente los controles de operacin en el uso de las Tics aplicados al proceso enseanza aprendizaje permitirn elevar el desempeo en los sistemas previniendo fallas tanto de software, como de hardware y tambin humanas. Razn por la cual es de mucha importancia, mantener un nivel aceptable de operacin para el buen funcionamiento de las Salas de Sistemas, parte acadmica y toda la infraestructura administrativa.
Plan de Contingencia
Se puede definir como un conjunto de procedimientos que permitan recuperar el estado normal de funcionamiento de toda la infraestructura informtica y as poder prestar un servicio de calidad en el uso de Tics.
El Plan de Contingencias implica realizar anlisis de los posibles riesgos a los cuales se puede estar expuesto, tanto el equipo informtico, como toda la informacin contenida en los diversos medios de almacenamiento.
Pese a todas las medidas de seguridad a implementar, puede ocurrir un desastre, por tanto es necesario que el Plan de Contingencias incluya un Programa de Recuperacin a n te Desastres, el cual tendr como objetivo principal, la restauracin del servicio en forma rpida, eficiente y con el menor costo y prdidas posibles. Se pueden presentar daos de diferentes niveles, por lo que se hace necesario suponer que el desastre ha sido total, motivo por el cual se debe establecer un Plan de Contingencias lo ms completo posible.
Fases de un Plan de Contingencias:

MANUAL DE CONTINGENCIAS Jefatura de Sistemas Informticos VERSIN 01

Plan de Reduccin de Riesgos.
MANUAL DE CONTINGENCIAS Jefatura de Sistemas Informticos
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Plan de Recuperacin de Desastres. Actividades Previas al Desastre. Establecimiento del Plan de Accin. Actividades durante el Desastre. Plan de Emergencias. Actividades despus del Desastre. Evaluacin de Daos. Ejecucin de Actividades Evaluacin de Resultados. Retroalimentacin del Plan de Accin. Tipos de fallas a considerar en el Plan de Contingencias: Instalaciones elctricas. Bases de datos y aplicativos. Problemas con el servidor. Estaciones de trabajo y perifricos. Redes e Internet. Anlisis de RiesgosISIS DE RIESGOS
El anlisis de riesgos supone ms que el hecho de observar la posibilidad de que ocurran cosas negativas. Se ha de tener en cuenta la probabilidad de que sucedan cada uno de los problemas posibles. De esta forma se pueden priorizar los problemas y su costo potencial desarrollando un plan de accin adecuado. Teniendo en cuenta la frecuencia con que puede ocurrir un desastre, nivel de daos y las consecuencias generales.
En la fase de evaluacin de riesgos se debe priorizar, que se va a proteger, a que se puede enfrentar: terremotos, incendio, inundacin, robos, vandalismo, fallas en los equipos, eliminacin accidental de archivos, virus. Como tambin determinar el nivel de riesgo: bajo, muy bajo, medio, alto y muy alto.
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Sistema Actual: con el propsito de salvaguardar toda su infraestructura tecnolgica e informtica CVH, debe contemplar los siguientes aspectos en su labor diaria:
Hacer copia casi diaria de los archivos que son vitales para la Institucin. Control de acceso a las instalaciones de la Institucin. Realizar el mantenimiento preventivo de forma regular. Se debe prohibir el ingreso de comidas y bebidas en las Instalaciones informticas. Mantener estos espacios libres de humo de tabaco, (Prohibido Fumar). Realizar limpieza constante, evitando la acumulacin de polvo. Mantener actualizado el programa antivirus. Permitir solo el acceso a las instalaciones informticas en horarios programados o con la presencia de un supervisor o monitor. Adems deber configurar las computadoras para que dispongan de bloqueo en el teclado.
Plan de Recuperacin
Es de vital importancia definir los procedimientos y planes de accin para el caso de una posible falla, siniestro o desastre que afecten la infraestructura tecnolgica tanto acadmica como administrativa.
Cuando ocurra una contingencia, es esencial que se conozca al detalle el motivo que la origin y el dao producido, lo que permitir recuperar y poner en marcha, en el menor tiempo posible el proceso perdido.
Los procedimientos debern ser de ejecucin obligatoria y bajo la responsabilidad de los encargados de la realizacin de los mismos, debiendo haber procesos de verificacin de su cumplimiento. Estos procedimientos estarn a cargo del personal de la Jefatura de
Sistemas Informticos.
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Las actividades a realizar en un Plan de Recuperacin se pueden clasificar en tres etapas:
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1. Actividades previas al Desastre Son todas las actividades de planeamiento, preparacin, entrenamiento y ejecucin de las actividades de resguardo de los activos de la infraestructura tecnolgica de la Institucin, que nos aseguren un proceso de Recuperacin con el menor costo posible.
Establecimiento del Plan de Accin
Equipos de Cmputo: Es necesario realizar un inventario actualizado de los equipos, especificando su contenido (software y licencias).
Respaldos de Informacin o Backups: Se deber establecer los procedimientos para la obtencin de copias de Seguridad de todos los elementos de software necesarios para asegurar la correcta ejecucin del Software y/o Sistemas operativos. Copias del Sistema Operativo (en caso de tener varios Sistemas Operativos o versiones, se contar con una copia de cada uno de ellos), Software de uso diario, herramientas de trabajo, Bases de Datos, Aplicativos. Uso obligatorio de un registro detallado y control de los Backups. Almacenamiento de los Backups en condiciones ambientales ptimas, dependiendo del medio magntico empleado. Reemplazo de los Backups, en forma peridica, antes que el medio magntico de soporte se pueda deteriorar. Pruebas peridicas de los Backups (Restore), verificando su funcionalidad. 2. Actividades durante el Desastre
Una vez presentada la Contingencia, Falla o Siniestro, se deber ejecutar las siguientes actividades, planificadas previamente:
Plan de Emergencias Se establecen las acciones a realizar cuando se presente una falla o desastre, as como la coordinacin y

comunicacin de las mismas.
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Es muy conveniente prever los posibles escenarios de ocurrencia del Siniestro, el cual se puede dar en horario diurno, como nocturno.
El plan debe contemplar la participacin y actividades a realizar por todas las personas que se pueden encontrar presentes en el rea de ocurrencia, detallando, salidas de emergencia, vas de evacuacin, sealizacin y demarcacin de las seales de auxilio (extintores, caja de breakers, linternas y lmparas de mano, nmeros telefnicos de emergencia y nombres de funcionarios a contactar).
Entrenamiento
Establecer un programa de prcticas peridicas de todo el personal en la lucha contra los diferentes tipos de siniestros, de acuerdo a los roles que se le hayan asignado en los planes de evacuacin del personal, para minimizar costos se puede aprovechar fechas de recarga de extintores, charlas de los proveedores, ARP, etc., (Simulacros).
Un aspecto importante es que el personal tome conciencia de que los siniestros (incendios, inundaciones, terremotos, apagones, etc.) pueden realmente ocurrir, y tomen con seriedad y responsabilidad estos entrenamientos, para estos efectos es conveniente que participen to d o s los funcionarios, directivos, docentes, administrativos y asistenciales.
3. Actividades despus del Desastre
Despus de ocurrido e l Desastre es necesario realizar: Evaluacin de Daos: Inmediatamente despus de concluido el desastre, de deber evaluar la magnitud del dao producido, equipos estimacin del tiempo. Ejecucin de Actividades: La recuperacin y puesta en marcha del servicio afectado, se realizara en dos fases, la primera restablecer el servicio usando los recursos propios (Equipos de
no funcionales, cuales se pueden recuperar y
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respaldo) y la segunda con el apoyo de proveedores y entes tanto gubernamentales como no gubernamentales .
Evaluacin de Resultados: Finalizada las fases de recuperacin, se debe evaluar objetivamente las actividades realizadas, porcentaje de eficiencia y efectividad, tiempo, inconvenientes, colaboracin y apoyo. Retroalimentacin del Plan de Accin: Con la evaluacin de resultados, se debe actualizar el plan de accin original, mejorando las actividades ms complejas y reforzando las que respondieron adecuadamente.
Amenazas
Incendio: el fuego es una de las principales amenazas y causas de desastre, contra todo tipo de infraestructuras fsicas. El dixido de carbono, actual alternativa del agua, resulta peligroso para los humanos.
Extinguidores manuales: Cuando no se cuenta con sistemas automticos contra incendios, la alternativa ms adecuada es la de usar extintores anti fuego, pero se debe tener en cuenta el tipo de material que se est consumiendo por el fuego (papel, madera, plstico, lquidos inflamables). Se recomienda capacitar al personal sobre el manejo adecuado de estos dispositivos y llevar control de las recargas y fechas de caducidad.
Inundaciones: Daos por agua pueden ocurrir como resultado de goteras y filtraciones del techo, goteras de tuberas o del aire acondicionado cerca a equipos electrnicos.
Terremotos: Catstrofe natural se pueden presentar en cualquier momento y sin previo aviso, por tanto es de suma importancia incluir en el plan de accin, recomendaciones a seguir, dando prioridad a salvaguardar la vida de los funcionarios del instituto.
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Instalaciones elctricas: Para que funcionen adecuadamente, los computadores de escritorio necesitan de una fuente de alimentacin elctrica fiable, es decir, una que se mantenga dentro de parmetros especficos. Si se interrumpe inesperadamente la
alimentacin elctrica o vara en forma significativa, fuera de los valores normales, las consecuencias pueden ser serias. Pueden perderse o daarse los datos que hay en memoria, se puede daar el hardware, interrumpirse las operaciones activas y la informacin podra quedar temporal o definitivamente inaccesible. Por lo general los computadores personales toman la electricidad de los circuitos elctricos normales, a los que se llama tomas de corriente. Esta corriente es bastante fuerte, siendo una corriente alterna (AC), ya que alterna el positivo con el negativo. La mayor parte de los computadores incluyen un elemento denominado fuente de alimentacin, la cual recibe corriente alterna de las tomas de corriente y la convierte o transforma en la corriente continua de baja potencia que utilizan los componentes del equipo informtico. Se recomienda tener redes elctricas reguladas y contar con dispositivos reguladores, estabilizadores de potencia y ups. Bases de Datos y aplicativos: La Red de datos es la que permite transmitir informacin de un computador a otro. La estructura de Red que posee CVH es cliente/servidor, por lo que el servidor es uno de los componentes importantes de la Red. El cableado es estructurado y topologa es estrella, y una parte cuenta con tecnologa inalmbrica. El elemento activo de comunicaciones es el switch de datos, conectado a un router, el cual permite trasladar a cada nodo (host) los paquetes de datos para que se intercambie informacin en toda la Red. Es una Red de rea Local (LAN), lo que limita su cobertura de servicios
estrictamente, sin embargo, a travs de un proveedor de servicios (RCP), se puede tener acceso a la Red Internacional (Internet) para utilizar este recurso como herramienta pedaggica en el proceso enseanza aprendizaje y complementar labores diarias en la
parte administrativa. Es por ello, que debe ser de suma importancia el poder detectar las fallas en la red de datos, ya que de esa forma se permitir prestar ciento (100%) de sus recursos disponibles a la comunidad educativa. Cableado estructurado: El cableado estructurado es la plataforma de comunicaciones en la red que posee CVH, este cableado usualmente es UTP (cable de par trenzado no apantallado) y su importancia radica que es el medio de transmisin por
en un cien por
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el cual se transmite la informacin de un nodo a otro. Es posible que por problemas de cableado, se tengan problemas de conectividad, sin embargo, en la mayora de casos, el cableado entregado debe estar debidamente certificado por el proveedor y supervisada por la Jefatura de Sistemas Informaticos . Equipos de comunicacin: El elemento activo de comunicacin que se utiliza en el Instituto es el swicth de datos, el cual es un elemento que permite la transmisin de tramas (paquetes de datos) desde la tarjeta de Red del Transmisor a la tarjeta de Red del Receptor. Este elemento activo de comunicaciones es de suma importancia, y no debe estar apagado, ya que en ese momento se tendra una cada en la Red de datos. Usualmente estos elementos activos de comunicacin son de 24 puertos, los cuales poseen unos led (indicadores visuales) que sealan el estado de funcionamiento de cada puerto, en el momento en que est activo el puerto, el led del mismo debe estar encendido. Cada puerto conecta a un nodo o computador por lo que una de las formas de detectar que hay falla de comunicacin es observar el puerto, obviamente, cada puerto debe estar relacionado con el punto de Red respectivo.
Deteccin de fallas Por problemas de energa elctrica: Si hay problemas de suministro de fluido elctrico, posiblemente se apague el elemento activo de comunicaciones, por lo tanto, el resultado ser una cada en la red de datos. Por problemas en el switch de datos: Si el elemento activo tiene una falla de tipo elctrico este no encender y se tendr un problema similar al caso anterior.
Por problemas de puerto: es posible que por alguna variacin de voltaje, se queme una cantidad limitada de puertos, se recomienda verificar los led que indican conectividad.
Por problemas en la tarjeta de Red: puede existir la posibilidad de que la tarjeta de Red este fallando, una forma rpida de verificar su funcionamiento es identificar si el led de la tarjeta
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de Red est funcionando, en caso contrario es posible que la NIC no est operando adecuadamente. Otro caso probable es que este desactivado desde el sistema operativo.
Recomendaciones En el caso de falla en el suministro de energa elctrica, se recomienda colocar un UPS dedicado para el elemento activo, adems, si CVH tiene los recursos, se recomienda que l a UPS tenga un regulador de voltaje integrado para evitar picos de voltaje.
Por problemas de switch de datos: Si el responsable de la Jefatura de Sistemas Informticos ha detectado que el elemento activo no enciende, entonces se sugiere reportarlo a la Seccin de Compras y verificar si es posible reemplazarlo utilizando para ello la garanta. En caso contrario, la entidad realizar las gestiones necesarias para entregar un elemento activo para reemplazar el daado.
Por problemas de puerto: una forma sencilla de verificar que el puerto est fallando, es verificar que el led de la tarjeta con que est conectado el puerto esta encendido, si al realizar un ping al Server, este no contesta, entonces, es posible que el puerto est fallando, otra verificacin es cambiar la conexin de la tarjeta a otro punto de red, si al realizar un ping al Server y este contesta, entonces, se puede concluir que el puerto es el que est fallando, lo mismo se puede realizar si hay problemas con los puntos de red.
Por problemas en la tarjeta de Red: La tarjeta puede estar deshabilitada desde el Sistema Operativo, ser necesario revisar si este est habilitado o no, en el caso que este deshabilitado, habilitarlo inmediatamente desde el sistema operativo. Si est habilitada la tarjeta de red y no hay comunicacin, ser necesario reinstalar el driver de la tarjeta de Red, o revisar si posee direccin Ip, en caso persiste el problema, favor llamar a la Jefatura de Sistemas Informticos.
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Servidor y Estaciones de trabajo Uno de los elementos importantes en una Red de datos es el Servidor de Aplicaciones (archivos), el cual puede ser utilizado como un servidor proxy, y tambin como servidor Web.
El servidor puede presentar problemas de configuracin (DNS, DHCP, Directorio Activo, IIS), de comunicaciones (protocolos), de hardware (Disco duro, tarjeta de red, motherboard, memoria ram, fuente de poder, teclado, mouse).
Redes e Internet
El servicio de Internet permite tener acceso a los recursos de Internet tales como bibliotecas electrnicas, bases de datos, cursos en lnea, correos electrnicos, chat, compartir archivos, videoconferencia. Los componentes del servicio a Internet: s e r v i d o r proxy, router y conectividad dado por el ISP (Telmex), del Directorio activo, DHCP automtico.
El Router es el elemento activo que permite comunicar la red de datos al servidor de comunicaciones, al proveedor de Internet y a la red de rea local (LAN).
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre Objetivo Asesora para usuarios de Sistemas de Informacin Atender las necesidades de los usuarios de equipo de cmputo de las diversas reas de Centro Vacacional Huampani que puedan presentarse debido a la forma de operacin de los Sistemas de Informacin. Eventual Actividad 1 Descripcin Recibe va telefnica de las distintas reas de Centro Vacacional Huampani, la solicitud de asesora tcnica debido a dudas en la forma de operacin de los Sistemas de Informacin o fallas presentadas de los mismos. Registra la solicitud de asesora tcnica en el formato llamado FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIN, REPARACIN, ACTUALIZACIN, MANTENIMIENTO O CAMBIO DE MATERIALES Y EQUIPOS (UF_SAME_V01) el cual se puede descargar de la pgina WEB (http://www.cvhuampani.com/jsi/formatos.htm., en original y lo archiva de manera cronolgica. Atiende la solicitud de asesora tcnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Informacin. Cul es la causa de la solicitud de asesora? En caso de que la solicitud de asesora se deba a error por operacin del usuario: Explica al solicitante la adecuada operacin del Sistema de Informacin, personalmente o va telefnica. Fin. 4.2 En caso de que la solicitud de asesora sea por mal funcionamiento del Sistema de Informacin: Determina la causa del mal funcionamiento. 5 Cul es la causa del mal funcionamiento?
Frecuencia rea Jefatura de Sistemas Informaticos
4 4.1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Jefatura de Sistemas Informticos
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5.1
En caso de que se deba a la configuracin del equipo de cmputo: Explica al solicitante personalmente o va telefnica el proceso para la configuracin ptima del equipo de cmputo. Fin.
5.1.1
5.2 5.2.1 6
En caso de que se deba a una falla de programacin: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Informacin y se formulan las pruebas de validacin correspondientes. Notifica va telefnica a las reas de Centro Vacacional Huampani que el Sistema de Informacin ha sido modificado y actualizado. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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INICIO
AREAS DE CVH
RECIBE SOLICITD DE ASESORIA
VIA TELEFONICA
DIAGNOSTICA CAUSAS
SISTEMAS DE INFORMACION
REGISTRA
CONFIGURACION DEL EQUIPO
FORMATO SOLICITUD
CUAL ES LA CAUSA DE LA
EXPLICA Y CORRIGE
USUARIO SOLICITANTE PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA
FALLA DE PROGRAMACION
EQUIPO DE CMPUTO
ATIENDE SOLICITUD Y ANALIZA

REPARA Y REALIZA PRUEBAS

FIN
CUAL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD? MAL FUNCIONAMIENTO ERROR DE USUARIO O FALLA HUMANA
NOTIFICA MODIFICACION Y ACTUALIZACION
AREAS DE CVH
PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA
IMPARTE EXPLICACIONES
USUARIO SOLICITANTE
FIN
PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA
FIN
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Nombre Objetivo Frecuencia rea Jefatura de Sistemas Informticos.
Registro en la Red Administrativa Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las reas de la Institucin. Eventual Actividad 1 Descripcin Recibe de las distintas reas de CVH, el formato de solicitud creacin de usuarios para registrar en la base de datos de la red administrativa. Revisa la solicitud de creacin de usuario en el formato 2 llamado Solicitud de creacin de cuenta de usuario, en original y lo archiva de manera cronolgica.
Evala la solicitud y la viabilidad de instalacin. 3 Es viable la ubicacin para la instalacin? 3.1 En caso de que el punto no es viable: 3.2 Propone nueva ubicacin y realiza la instalacin. Fin. En caso de que la solicitud sea viable su instalacin: 3.3 Solicita a la Coordinacin de Almacn y Compras, los materiales requeridos.
Entrega la solicitud de materiales 4 Despus de un tiempo
Recibe los materiales solicitados, acude e instala el punto de 5
24
red, realiza pruebas.
5.1
Existen fallas:
5.1.1
Realiza correcciones necesarias al Sistema de Informacin y se formulan las pruebas de validacin correspondientes.
5.1.2
Notifica va telefnica a las reas de Centro Vacacional Huampani que el Sistema de Informacin ha sido modificado y actualizado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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INICIO
AREAS DE CVH
DETERMINA RECIBE FORMATO SOLICITD DE CREACION

VIA TELEFONICA COORDINACION ALMACEN Y COMPRAS
REQUIERE MATERIALES
INSTALA E INFORMA
SOLICITUD MATERIALES REVISA LA SOLICITUD FORMATO CREACION USUARIO ADQUIERE MATERIALES
ELABORA INFORME FORMATO SOLICITUD
PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA JEFE AREA BENEFICIADA AREAS CVH SECRETARIO GENERAL
ENTREGA MATERIALES EVALUA LA SOLICITUD Y VIABILIDAD FORMATO SOLICITUD
ACUSE RECIBO FORMATO SOLICITUD FORMATO SOLICITUD
SI ES VIABLE LA UBICACIN?
RECIBE MATERIALES
FIN
NO
ACUDE E INSTALA PUNTO DE RED PROPONE NUEVA UBICACIN E INSTALA REALIZA PRUEBAS SISTEMAS DE INFORMACION
AREAS DE CVH
EXISTEN FALLAS?
NO
FIN
SI
REPARA FALLAS
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Nombre Objetivo
Frecuencia rea Jefatura de Sistemas Informticos
Mantenimiento preventivo Mantener en un nivel funcional ptimo, los equipos de cmputo d e l a s d i f e r e n t e s r e a s o d ependencias de Centro Vacacional Huampani y que les permita procesar con oportunidad la informacin que manejan. Peridica Actividad 1 Descripcin Revisa el programa de mantenimiento preventivo de equipos de cmputo y verifica las reas de Centro Vacacional Huampani a las que les corresponde el mantenimiento. Elabora Formato (UF_SAME_V01) UF_Solicitud_Adquisicion_Materiales_Equipos_V01 en original y copia para informar al rea correspondiente las fechas en que se proporcionar el mantenimiento preventivo a los equipos. Solicita visto bueno (V.B.) al Administracin en el formato UF_SAME_V01 en original y copia y entrega el original al rea de Centro Vacacional Huampani programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronolgica en el programa de mantenimiento preventivo. Despus de un tiempo. 4 Informa va telefnica, con un da de anticipacin a las reas de Centro Vacacional Huampani de la programacin del mantenimiento al equipo de cmputo. Acude a las reas de Centro Vacacional Huampani y retira el equipo de cmputo programado para mantenimiento, anotando en el formato UF_SAME_V01, fecha y hora de retiro. Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cmputo. Revisa el funcionamiento del equipo de cmputo, verificando si existen fallas correctivas en el hardware. Existen fallas correctivas en el equipo de cmputo? 7.1 En caso de existir fallas correctivas en el equipo de cmputo: Informa verbalmente Huampnai al rea de Centro Vacacional
Administracin
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Huampani que proceder el mantenimiento correctivo. Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cmputo. 7.2 En caso de no existir fallas correctivas en el equipo de cmputo: Traslada y entrega el equipo de cmputo a las reas de Centro Vacacional Huampani y lo instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento preventivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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INICIO
AREAS DE cvh
REVISA PROGRAMA MANTENIMIENTO
VIA TELEFONICA
REVISA FUNCIONAMIENTO
EQUIPO CMPUTO
ELABORA UF_SAME_V01
EXISTEN FALLAS?
SI
INFORMA
AREAS DE CVH
FORMATO UF_SAME_V01
NO GERENC ADM AREAS DE CVH
EQUIPO CMPUTO
PERSONALMENTE
TRASLADA Y ENTREGA SOLICITA VISTO BUENO FORMATO UF_SAME_V01 EQUIPO CMPUTO
AREAS DE CVH
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: CORRECTIVO DE EQUIPO DE CMPUTO
MANTENIMIENTO
C FIN
INFORMA VIA TELEFONICA
ACUDE AL AREA Y RETIRA EQUIPO COMPUTO
EQUIPO CMPUTO
REALIZA LIMPIEZA Y DEPURA
EQUIPO CMPUTO
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Nombre Objetivo
Mantenimiento correctivo Mantener en un nivel funcional ptimo, los equipos de cmputo de las dife r e n t e s r e a s o dependencias de Centro Vacacional Huampani y que les permita procesar con oportunidad la informacin que manejan. Eventual Actividad 1 equipo de cmputo. Descripcin Recibe formato UF_SAME_V01 con el reporte de fallas en
Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cmputo si la falla detectada requiere de la compra de partes o materiales.
Requiere partes o materiales?
3.1
En caso de no requerir partes o materiales:
Corrige fallas y verifica el funcionamiento ptimo del equipo de cmputo y lo devuelve a la oficina duea.
3.2
En caso de necesitar partes o materiales: Elabora Formato (UF_SAME_V01) en y
UF_Solicitud_Adquisicion_Materiales_Equipos_V01 original y copia para informar al rea d e A l m a c n C om pras y a Se creta ra General .
Despus de un tiempo. 4
Recibe de Almacn y Compra s las par tes y/o m ate ri ale s, re para el e q ui po de cm pu to y
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veri fica su funcionamient o ade cua do. 5 Traslada y e ntrega e quipo de cmputo, al rea d u e a d e l m i s m o , y l o instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento correctivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
31
INICIO
AREAS DE CVH
RECIBE REPORTE DE FALLAS EQUIPO DE CMPUTO UF_SAME_V01
ELABORA FORMATO UF_SAME_V01

ALMACEN Y COMPRAS
UF_SAME_V01 UF_SAME_V01
GER. ADM
DETERMINA TIPO DE FALLAS

ALMACEN Y COMPRAS
RECIBE PARTES Y/O MATERIALES

REQUIERE PARTES O MATERIALES? SI
REPARA EQUIPO DE CMPUTO
NO
CORRIGE FALLAS Y VERIFICA ESTADO
TRASLADA Y ENTREGA
EQUIPO CMPUTO
EQUIPO CMPUTO
FIN
32
Nombre Objetivo
Actualizacin y mantenimiento Sitio WEB Contar con un p o r t a l electrnico que contenga la informacin Institucional necesaria que permita la difusin, comunicacin y promocin de los programas, actividades, eventos de Centro Vacacional Huampani. Eventual Actividad 1 Descripcin Recibe de las reas de Centro Vacacional Huampani, el UF_PWEB_V00 en original, los archivos anexos en fsico y medio magntico con la informacin para actualizar la pgina Web. 2 Completa el formato UF_PWEB_V00 en original para llevar el registro de las solicitudes de las reas.
Analiza la informacin recibida tanto en documentos fsicos como en medios magnticos para determinar el tipo de informacin a procesar. Qu tipo de informacin recibe?
3.1
En caso de recibir grficos o fotografas: Revisa la informacin de los documentos y los medios magnticos y selecciona por tipo de archivos, digitaliza las imgenes, y se graban en formato jpg. Actualiza las pginas correspondientes.
Contina con la actividad 6.
3.2
En caso de recibir texto: Revisa la informacin recibida en los documentos y en
33
medios magnticos.
Procesa
la
informacin actualizando los link o realiza el
diseo de los nuevos enlaces de la pgina Web.
Es correcta la informacin que se publicar en la Web?
5.1
En caso de no estar correcta la informacin:
Solicita las respectivas correcciones a la Oficina duea de la informacin.
Recibe los ajustes a la informacin que se publicar en la pgina Web, de acuerdo a las peticiones de la oficina solicitante.
Contina con la actividad 6.
5.2
En caso de estar correcta la informacin:
Edita o disea la pgina que contendr la informacin a publicar y accede al servidor actualizando los hipervnculos correspondientes.
Accede al servidor de
http://www.cvhuampani.com y
sube las actualizaciones y modificaciones realizadas a las pginas Web. 7 Complementa el cronolgicamente. UF_PWEB_V00 y lo archiva
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
34
INICIO REVISA LOS ARCHIVOS DOCUMENTOS
AREAS DE CVH
RECIBE SOLICITUD INFORMACION PAGINA WEB UF_PWEB_V00
DISCO MAGNETICO
PROCESA LA INFORMACION ANALIZA TIPO DE INFORMACION
SOLICITA CORRECCIONES
1
RECIBE INFORMACION CORREGIDA
ES CORRECTA LA INFORMACION?
NO
TIPO DE INFORMACION?
TEXTO SI
GRAFICOS Y/O IMAGENES
ACTUALIZA O DISEA LOS LINK
REVISA LOS ARCHIVOS DOCUMENTOS ACCEDE AL SERVIDOR WEB DISCO MAGNETICO
DIGITALIZA LAS IMAGENES
PUBLICA EN LA WEB LA NUEVA INFORMACION UF_PWEB_V00
1
FIN
35
Nombre Objetivo
Baja de bien informtico Mantener organizado y actualizado el programa de Inventarios de Activos de la Institucin, seleccionando los equipos de cmputo y perifricos obsoletos y/o con dao fsico de hardware o software y que no presten ningn servicio, sean retirados de los informes y balances de activos de Centro Vacacional Huampani. Eventual Actividad 1 Descripcin Recibe de las reas de Centro Vacacional Huampani, el formato UF_BAJA_V00 en original. Recoge el bien informtico o equipo de cmputo de las reas de Centro Vacacional Huampani. Elabora el diagnstico tcnico. Cuenta con piezas reutilizables? En caso de tener piezas reutilizables: 5 6 Extrae las piezas y elabora un inventario de ellas. Entrega UF_BAJA_V00 en original y copia, con dictamen tcnico al Geren. Adm y al Jefe Financiero, solicitando la baja del bien informtico. Recibe de la Geren. Adm. y del Jefe Financiero la copia del UF_BAJA_V00 con el aval para dar de baja, lo archiva de forma cronolgica. Contina con la actividad 8. En caso de no tener piezas reutilizables: Complementa el formato UF_BAJA_V00 detallando el estado real del aparato. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
3 4
36
INICIO EXTRAE PIEZAS ELABORA INVENTARIO RECIBE FORMATO UF_BAJA_V00 UF_BAJA_V00

EQUIPO DE CMPUTO
AREAS DE CVH
1
ENTREGA FORMATO UF_BAJA_V00
Geren. Adm.
RECOGE EQUIPO
UF_BAJA_V00 UF_BAJA_V00
JEFE FINANCIERO
EQUIPO DE CMPUTO Geren. Adm. JEFE FINANCIERO
RECIBE FORMATO UF_BAJA_V00 REALIZA DIAGNOSTICO TCNICO

EQUIPO DE CMPUTO
UF_BAJA_V00
SI
LLENA FORMATO UF_BAJA_V00
TIENE PIEZAS REUTILIZABLES?
EQUIPO DE CMPUTO IRREPARABLE
NO
FIN
FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIN, REPARACIN, ACTUALIZACIN, MANTENIMIENTO O CAMBIO DE MATERIALES Y EQUIPOS

Da Mes Ao
Fecha de Solicitud
Solicitante Tipo Herramienta Papelera Aseo Otro
Tipo de Solicitud
Cargo
Adquisicin Actualizacin Mantenimiento
Revisin Cambio Otro?
Dependencia Discriminacin
Equipo Materiales Insumos Otro Cul?
Marca Modelo Serie No en Inventario Ubicacin Responsable Breve descripcin de la razn de la solicitud o del contenido de la solicitud
Da
Mes
Ao
Nombre del servidor o funcionario Cargo del servidor o Fecha de recibo de la Firma del servidor o funcionario que recibe la solicitud funcionario que recibe la solicitud solicitud No Aprueba Concepto del servidor o funcionario que recibe la solicitud Aprueba Para uso exclusivo del proceso de Gestin de Bienes y Servicios Servidor / Contratista para No de orden atender la solicitud da mes ao Fecha de solicitud Hora Para uso exclusivo del Servidor / Contratista da mes ao Fecha de solicitud Hora Descripcin de lo realizado
Firma del Servidor / Contratista
Nombre de quien recibe
Cargo
Para uso exclusivo del solicitante Dependencia Hora
da mes ao Fecha de entrega Fue recibido a satisfaccin A la espera de capacitacin para el uso correcto Queda pendiente por repuestos y partes Queda pendiente para ser retirado y reparado en el taller del contratista
Firma de recibo
38

SOLICITUD TECNICA BAJA DE BIEN INFORMATICO
DEPENDENCIA: FECHA DE SOLICITUD:
DD MM AAAA
SOLICITUD NO.
NOMBRE DEL FUNCIONARIO: CARGO DEL FUNCIONARIO: NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO: CARACTERISTICAS DEL BIEN INFORMATICO DESCRIPCION: MARCA MODELO No. INVENTARIO No. SERIE VALOR ESTIMADO MOTIVO DE BAJA
OBSERVACIONES Y/O DESCRIPCION:
CLAVES PARA DAR DE BAJA:
DAADO
DESUSO
IRREPARABLE
V.B. JEFE FINANCIERO
V.B. GERENTE ADMINISTRATIVO
NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_BAJA_V00 - JSI
39

SOLICITUD PUBLICACION EN PAGINA WEB
DEPENDENCIA: FECHA DE SOLICITUD:
DD MM AAAA
FECHA DE RECEPCION: EVENTO
DD
MM
AAAA
NOTICIA
INFROMACION
NOMBRE DEL EVENTO: INVITA: DIA: LINK URL PAGINA WEB: MATERIAL ENTREGADO: IMGENES Y/O FOTOS MEDIOS MAGNETICOS SOPORTES FISICOS: CD ROM CD ROM FOTOGRAFIAS MATERIAL IMPRESO TEXTOS MULTIMEDIA HORA: LUGAR:
OBSERVACIONES Y/O DESCRIPCION:
NOMBRE OFICINA SOLICITANTE
ADMINISTRADOR
WEBMASTER
FECHA DE GRABACION:
DD
MM
AAAA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_PWEB_V00 JSI
40
SOLICITUD DE REPARACION EQUIPO INFORMATICO

FECHA DE SOLICITUD:
DD MM AAAA
DEPENDENCIA: EQUIPO: MODELO: DESCRIPCION DE LA FALLA: SERIE: MARCA: No. INVENTARIO:
RESPONSABLE DEL EQUIPO:
Para uso exclusivo del Auxiliar de Compras y Almacn
NOMBRE CONTRATISTA: FECHA DE SOLICITUD DEL SERVICIO: REPORTADO POR: HORA:
Para uso exclusivo del Tcnico
FECHA DE ATENCION:
NOMBRE DEL TECNICO: DESCRIPCION DEL MANTENIMIENTO:
FIRMA:
Para uso exclusivo del Solicitante
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_PWEB_V00 - JSI
41

EL EQUIPO: FUE RECIBIDO A SATISFACCION QUEDA PENDIENTE POR REPUESTOS Y PARTES QUEDA PENDIENTE PARA SER RETIRADO Y REPRADO EN EL TALLER DEL CONTRATISTA NOMBRE DE QUIEN RECIBE: FIRMA: FECHA: HORA:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_PWEB_V00 - JSI
42
RESPALDO DE INFORMACION EM MEDIOS MAGNETICOS

FECHA DE SOLICITUD:
DD MM AAAA
SOLICITUD No.
DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE DEPENDENCIA: FUNCIONARIO CARGO: JEFE INMEDIATO: CORREO ELECTRONICO:
TIPO DE INFORMACION A ALMACENAR CONFIDENCIAL: NO CONFIDENCIAL:
SOFTWARE: BASES DE DATOS:
SISTEMAS DE INFORMACION: OTRO:
TIPOS DE MEDIOS MAGNETICOS CD / DVD CINTA / CARTUCHO MEMORIA USB
OBSERVACIONES:
NOMBRE Y FIRMA SOLICITANTE
FIRMA DE RECIBO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_BACKUPS_V00 - JSI

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