como se hace un manual?

alguien me puede decir como se hace un manual, cuales son los pasos a seguir para un manual en general es que ia busq en algunas paginas web pero me salen manual de lengua HTTML, manual de estadisticas, etc etc.

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by betgur Miembro desde: 01 marzo 2007 Total de puntos: 5.191 (Nivel 5)

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3. Conformacin Del Manual A) IDENTIFICACIN Este documento debe incorporar la siguiente informacin: * Logotipo de la organizacin. * Nombre oficial de la organizacin. * Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. * Lugar y fecha de elaboracin. * Nmero de revisin (en su caso). * Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin. * Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o diagonal. B) NDICE O CONTENIDO Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del documento. C) PRLOGO Y/O INTRODUCCIN Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.

D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales. E) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Esfera de accin que cubren los procedimientos. Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales. F) RESPONSABLES Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases G) POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: * Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas. * Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. * Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores. H) CONCEPTO (S) Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la consulta del manual. I)PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones). Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una

unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado. K) DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados. L) GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos DISEO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin , toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y cada una de sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo. A) RESPONSABLES Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin. Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de consultores externos. B) DELIMITACIN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en l; para ello, deben realizar:

ESTUDIO PRELIMINAR Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio. http://www.monografias.com/trabajos13/ma ** http://www.manualmoderno.com/ http://www.zonasiete.org/manual/

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Otras respuestas (1)

by Profesor... Miembro desde: 03 abril 2008 Total de puntos: 2.583 (Nivel 4)

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Lo primero que debes definir es el objetivo del manual que deseas redactar, esto es, un manual para qu? Un manual de cocina? un manual de uso de artefactos elctricos? un manual de conviencia? Cul es el propsito del manual? Los manuales, hasta donde entiendo, son textos instructivos, es decir, estn formulados para explicarle a alguien muy inexperto en el tema qu pasos debe seguir para conseguir un objetivo.

Si lo que deseas es elaborar un manual de instrucciones para utilizar un objeto, por ejemplo, debes partir por especificar las caractersticas de ste. Seguidamente, y de preferencia utilizando numeracin, debes especificar de forma secuencial (primero, segundo,tercero, etc.) los pasos a seguir, partiendo de lo ms bsico y obvio. Se trata aqu de ordenar en una secuencia temporal cada una de las cosas que deben hacerse. Por ejemplo: Manual para instalar un DVD: 1. Desempaque cuidadosamente el equipo de la caja de embalaje. 2. Conecte el cable de alimentacin al toma corriente. 3. ... etc. Si lo que deseas es elaborar algo as como un manual de conviencia (normas de conducta, por dar un ejemplo) , por lo general se hace una breve descripcin del proyecto que lidera "x" organizacin, y a continuacin se clasifica la informacin de acuerdo a los distintos temes que contemple (por ejemplo, en el tem de deberes o responsabilidades del miembro, enumerars cada uno de estos deberes en orden de importancia; en un tem de derechos, lo mismo, sikempre en orden de importancia). Si especificaras el objetivo que persigue tu manual, creo que podra brindar una mejor ayuda.

Captulo 23: Qu es la Unidad de Gestin Financiera?

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La unidad de gestin financiera es un rgano integrado por cinco (5) habitantes de la comunidad electos o electas por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, que funciona como un ente de ejecucin financiera de los consejos comunales para administrar recursos financieros y no financieros, servir de ente de inversin y de crdito, y realizar intermediacin financiera con los fondos generados, asignados o captados. A los efectos de esta Ley, la unidad de gestin financiera se denominar Banco Comunal. El Banco Comunal pertenecer a un Consejo Comunal o a una Mancomunidad de consejos comunales, de acuerdo con el desarrollo de los mismos y a las necesidades por ellos establecidas. Sern socios y socias del Banco Comunal todos los ciudadanos y ciudadanas que habiten en el mbito geogrfico definido por la Asamblea de Ciudadanos y

Ciudadanas y que conforman el Consejo Comunal o la Mancomunidad de consejos comunales. El Banco Comunal adquirir la figura jurdica de cooperativa y se regir por la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, la Ley de Creacin, Estmulo, Promocin y Desarrollo del Sistema Micro financiero y otras leyes aplicables, as como por la presente Ley y su Reglamento. Los Bancos Comunales quedarn exceptuados de la regulacin de la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras. Art. 10 La Ley abunda en el Art. 4, numeral 10, explicando que el Banco Comunal es la forma de organizacin y gestin econmico-financiera de los recursos de los consejos comunales; es una organizacin flexible, abierta, democrtica, solidaria y participativa.

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Cules son los requisitos para ser integrante del Banco Comunal? Para ser electo o electa como integrante de la Unidad de Contralora Social o de la Unidad de Gestin Financiera, dice la LECC en su Art. 14, se requiere: 1. Ser habitante de la comunidad, con al menos, seis (6) meses de residencia en la misma, salvo en los casos de comunidades recin constituidas o circunstancias de fuerza mayor. 2. 3. 4. 5. Mayor de edad. Disposicin y tiempo para el trabajo comunitario. Estar inscrito en el Registro Electoral Permanente. No ocupar cargos de eleccin popular.

Captulo 24: Banco Comunal

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Qu otras actividades desarrollar el Banco Comunal? La Cooperativa de Proteccin Social o Banco Comunal es la entidad que debe manejar todo el dinero que ingrese al Consejo Comunal, as como llevar un control minucioso de los gastos que este realiza. Es la segunda instancia del Consejo Comunal. Tambin administra los ingresos de cualquier ndole que ingresen al Consejo Comunal, incluyendo propiedades, terrenos, cesiones, donaciones, etc.

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A travs del Comit de Educacin, promover la creacin de las Cooperativas que se encargarn de dirigir los proyectos industriales, agrcolas, pesqueros, tursticos, etc. dando a los miembros de la comunidad, los talleres necesarios para ilustrarlos en materia de cooperativismo, desarrollo sustentable, desarrollo humano, desarrollo endgeno y produccin social. Deber Impulsar el presupuesto participativo, jerarquizando las necesidades de la comuna, utilizando la nueva concepcin del Cooperativismo Revolucionario. Qu es el Cooperativismo Revolucionario? El Cooperativismo Revolucionario es un movimiento sociopoltico que constituye una va para el desarrollo endgeno y de la autogestin de la nacin para que los medios de produccin, sean de propiedad colectiva y la economa social sea un mecanismo de expresin de la democracia protagnica y participativa. Promueve los intereses comunes, a travs de organizaciones en las que todos y todas tienen los mismos derechos, sin privilegios ni jerarquas.

Captulo 25: Funciones del Banco Comunal

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Qu funciones especficas realiza el Banco Comunal? La Ley en el Art. 22, precisa: Son funciones del Banco Comunal:

Administrar los recursos asignados, generados o captados tanto financieros como no financieros. Promover la constitucin de cooperativas para la elaboracin de proyectos de desarrollo endgeno, sostenibles y sustentables. Impulsar el diagnstico y el presupuesto participativo, sensible al gnero, jerarquizando las necesidades de la comunidad. Promover formas alternativas de intercambio, que permitan fortalecer las economas locales. Articularse con el resto de las organizaciones que conforman el sistema microfinanciero de la economa popular. Promover el desarrollo local, los ncleos de desarrollo endgeno y cualquier otra iniciativa que promueva la economa popular y solidaria. Rendir cuenta pblica anualmente o cuando le sea requerido por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. Prestar servicios no financieros en el rea de su competencia. Prestar asistencia social. Realizar la intermediacin financiera. Rendir cuenta ante el Fondo Nacional de los Consejos Comunales anualmente o cuando este as lo requiera. Promover formas econmicas alternativas y solidarias, para el intercambio de bienes y servicios. Qu tareas debe realizar el Banco Comunal? Inicialmente, y teniendo en su poder dinero proveniente de cualquier instancia local o fornea, el Banco Comunal debe: a. Administrar, controlar y evaluar los proyectos que desarrolla el Consejo Comunal, a travs de un sistema contable universal, llevando la Contabilidad General del Consejo Comunal, de los proyectos en desarrollo y del propio Banco. b. c. Abrir una Cuenta Corriente en un Banco cercano a la comunidad Abrir una Cuenta de Ahorros en el mismo Banco

d. Disear un Programa de otorgamiento de crditos a los miembros de la comunidad. e. f. g. Prestar asistencia social cuando le fuere posible Llevar la contabilidad de todos los proyectos individualmente. Llevar la contabilidad individual del Banco.

h. Depositar con exactitud los gravmenes de Ley: ahorro habitacional, INCE, Seguro Social, SENIAT, etc. i. Actuar dentro de la comunidad como un mini banco, promoviendo el ahorro y las inversiones a corto plazo. j. Se encargar de tramitar, apoyando al rgano Ejecutivo del Consejo Comunal, los documentos para la obtencin de recursos ante el FIDES, LAEE, Minpades, Fondafa, Inapesca, Banco Agrario, Banco Industrial, etc.

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Quines conforman el Banco Comunal? Si se adopta la forma de Cooperativa, cinco de los voceros/as elegidos han de rellenar el formulario de Sunacoop y solicitar el registro correspondiente, cumpliendo todos los trmites que seala la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas. Tambin el rgano Ejecutivo, puede contratar los servicios especializados de una cooperativa para realizar la tarea de Banco Comunal. Si la Asamblea decide manejar la forma de mini Banco o Banco Comunal, debe recordarse que de acuerdo a la Ley, sern socios y socias del Banco Comunal todos los ciudadanos y ciudadanas que habiten en el mbito geogrfico definido por la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas y que conforman el Consejo Comunal o la Mancomunidad de consejos comunales. Con qu equipo inicial debe contar el Banco Comunal? Consideramos como equipo indispensable para ese trabajo: Una o dos computadoras Pentium IV Software contable y administrativo, con inventario, nmina y balances. Dos escritorios Una caja fuerte porttil Libros sociales y libros contables debidamente legalizados Material de oficina

En lo referente al software, existen varias marcas conocidas como Saint, Cisnes, Galac, Valery, etc., algunos de los cuales son especficos: Contabilidad, Administracin, Inventario, etc. Hoy otros que vienen en combos administrativo-contable, administrativoinventario, nmina-inventario, etc. Cada Banco Comunal tiene la opcin de escoger el software que mejor se ajuste a sus necesidades. Cmo se pagan los servicios del Banco Comunal? En vista de que el trabajo contable es siempre abundante, minucioso, permanente y comprometido, es necesario contemplar el pago de los voceros participantes y contratados, para que el control sea efectivo y eficiente. Mientras no se cuente con asignaciones especiales, se recomienda cargar esos costos a cada uno de los proyectos a ejecutarse. De esa manera, si el proyecto ha

de tener una vida operativa de 11 meses, debe calcularse el costo de 11 meses de trabajo del Banco Comunal, ms el valor de sus muebles, equipos y papelera.